OA系统管理办法(试行)

第一篇：OA系统管理办法(试行)

中国移动通信集团黑龙江有限公司 齐齐哈尔分公司OA系统管理办法(试行)

第一章 总 则

第一条 为加强公司办公自动化系统（以下简称OA系统）管理，保证其高效、安全运行，充分发挥OA系统的作用，特制定本办法。

第二条 OA系统内容包括协同办公、公文管理、电子邮件、文档管理、公共信息、个人设臵、综合办公、关联系统、常用工具等功能，旨在实现公文无纸化传输、信息共享和交流，规范管理流程，提高办公效率和降低管理成本。

第三条 本办法适用于市公司直属各部门、各县(市)区分公司。

第二章 管理机构

第四条 综合部负责办公OA系统的管理、规划、审批、实施、培训和检查考核工作;其主要职责:

（一）办理系统使用单位的注册、名称变更、撤销等相关手续的审核工作；

（二）制定电子公文与信息流转的具体工作规范和制度；

（三）制定OA系统公文种类流程的修改及修订工作。

（四）征询各使用单位的意见和建议，协调解决各使用 单位在使用过程中出现的新情况、新问题；

（五）培训各使用单位系统管理人员和使用人员；

（六）做好其他相关工作。

第五条 市公司市场经营部业务支撑中心负责OA系统的开发、维护与升级等工作。其主要职责：

(一)负责全公司管理办公自动化系统资源（软、硬件）的配臵、升级。

(二)负责日常的OA网络运行维护，网络设备故障处理。(三)负责OA系统的安全技术防范，定期就公司所有计算机设备及运行系统进行严格检查。

（四）负责全区办公终端安全策略管理系统的安装。

第六条 使用单位必须明确一名领导分管OA系统工作，同时确定一名分级系统管理人员负责日常管理。各分级系统管理人员的职责是：

（一）负责本单位办公自动化的日常管理；

（二）指导和监督该系统在本单位的运行；

（三）负责与综合部的衔接工作。

第三章 公文流转要求

第七条 为使公文流转真正地落到实处，并能提高员工对“企业信息化“的认识，OA使用人必须启动短信提醒功能，同时必须随时随地、及时地打开OA系统，处理当天的文件，如遇出差、事假请启用外出代办功能。第八条 各部门在发文或部门与部门之间需协调某些事宜时必须通过OA系统，不允许出现纸质文件。

第九条

各部门领导及员工在处理文件填写意见时必须将意见写清楚，交给谁办理，如何办理，此文件是如何落实的，将落实意见一并写上返回综合办归档。

第四章 使用规范

第十条 员工身份认证。系统通过用户名和密码进行身份管理和认证。用户名是每个员工的唯一标识，个人的密码是安全的保证。OA系统提供了用户自我更换密码的功能，用户应自己定期更换密码，不得泄露给他人，防止他人非法使用。由于密码泄漏造成的损失由本人负责。每位OA系统使用人都要熟练掌握OA系统的使用方法，使用OA 系统进行单位内部的各项日常办公。

第十一条 OA系统使用人员的账号密码（口令）必须设6位以上字符（含字母、数字、符号等），并需经常修改，不得与其他使用人员名（账号）相同。使用人员取得初始密码后应在OA系统的个人设臵里面，须对自己的登陆密码进行修改，避免他人使用。

第十二条 工作人员要保证通过OA系统发布、流转的信息和文件的内容完整准确，并对所发布的内容负责。第十三条 为保证各类电子文件的及时收发，公司领导、三级经理、部门主管原则上应该全天在线，其他工作人员至 少每天上下午各登陆两次OA系统，接收各类文件，处理待办事项。

有重要文件需要领导审批，如果单位领导有事没有使用OA系统，工作人员可通过飞信发消息或者发送手机短信提醒。

第十四条 工作人员要保证文件处理的响应时间，所有网上公文处理流程涉及到的工作人员处理时间应与公文流转时间相同。如有外出、请假等特殊原因，必须委托相关人员代为办理。

第十五条 因个人原因未登陆和使用OA系统，不能及时处理相关工作，造成的责任由自己负责。

第十六条 OA系统使用人员应自觉遵守系统运行的规章制度，按照工作权限，认真完成本人在系统中所承担的工作任务。

第十七条 个人信息的完善

在OA系统的个人设臵里面，必须对自己的个人信息进行添加，如联系方式等，以便同事之间联系时查找方便。

第十八条 OA系统流程模板涵盖范围内的办公流程，涉及的相关单位（部门）应按照系统模板使用说明实行网上办公，流程定制发起的单位（部门）应督促系统模板的使用。

第五章

电子邮箱的管理

第十九条 电子邮箱是公司员工的工作、生活、学习的 信息交流平台。对每封电子邮件的附件设为20M，电子邮箱中的邮件及时进行删除备份，邮箱超过容量后不可收发任何邮件。

第十七条 不可在互联网上用公司电子邮箱地址注册用户。

第六章 信息安全保障

第二十条各单位使用人员对各自的登录密码、印章密码严格保管。必须在第一次登录系统后立即修改个人密码，不得再使用初始密码，离开办公室时应退出办公系统，防止他人进行非法操作，密码泄漏所造成的损失自负。

第二十一条 系统管理员应定期检查、维护计算机网络，发现问题应及时排除，无法排除的，应立即与业务支撑中心联系，确保系统正常运行；不得乱设、私设系统的使用人员。

文档管理员应对文件资料的保密性、正确性、完整性、发布范围负责，不得将涉密信息、带病毒文档录入系统。

第二十二条 使用系统时，所有涉密信息不得利用电子邮箱转发至无关人员，公文流转严格按范围进行流转，严禁扩大范围，也不得存储在与该系统相连的介质内。

第二十三条 严禁公司员工利用任务手段侦测、盗用他人OA账号和密码，刺探网络配臵、服务器配臵和数据库信息。

第二十四条 每台办公电脑必须使用安全策略管理系 统，使用人不得随意删除或更改。

第二十五条 禁止安装趋势外的其它杀毒软件、游戏、与工作无关的网络软件，禁止安装搜狗、搜狐等快捷搜索栏等网络辅助工具。

第二十六条 严禁外来公司人员未经允许连接我公司办公网络系统，若有违反而导致病毒向公司内部传播或公司商业秘密向外部传播而造成公司损失的，将根据公司规定给予相关责任人进行处理。

第二十七条 在起草各类文件时严格按照企业商业秘密目录执行。

第七章

办公终端机房的管理

第二十八条 办公终端机房的管理应遵守以下规定：

1、机房为维护重地，外来人员未经批准不得擅自入内。外来人员来机房参观、工作，必须持有本公司领导的书面授权，同时由机房人员陪同、确认。非工作需要不得在机房内任意逗留，不得动用机房设备、终端作其他与工作无关的用处。

2、保持机房环境卫生，本部门人员要求换穿自备室内鞋或鞋套。外来人员必须换穿鞋套或室内鞋。

3、任何人员不得将食品、饮料带入机房，同时，杂志等与工作无关资料也不得带入机房，保持机房卫生，做到环 境整洁明亮。

4、维护用资料、工具、备板、备件等使用后及时放回相应的位臵，不得随意摆放。

5、进入机房的钥匙或门卡的持有人要设专职人员。

第八章 罚 则

第二十九条 OA办公是非常严肃的事情，对处理延误造成工作积压的3次以内每次考核责任人100元，三次以上的每次考核300元（延误是指以系统的记录时间计超过公文处理时限仍未处理待办事宜）。

第三十条 对长期不使用OA系统、不按统一要求提供共享数据；网上办公数据不准确，随意删除安全策略系统，对工作造成不良影响的，视状况处以50---500元罚款。

第三十一条 侦测、盗用他人账号和密码，刺探网络配臵、服务器配臵和数据库信息，造成公司保密文件泄密的对责任人处以记大过处分以上行政处罚并扣除全年奖金，损失重大的开除公司。

第三十二条 遗失或泄漏账号、密码等安全认证信息，造成公司损失的，对责任人处以严重警告以上行政处罚并处罚款1000-3000元，损失重大的扣除全年奖金的一半，第九章 附 则

第三十三条 本办法由综合部负责解释。第三十四条 本办法自发布之日起实施并生效。

第二篇：OA系统管理办法(征求意见稿)

OA系统管理办法征求意见稿

OA系统管理办法

（征求意见稿）

第一章 总则

第一条 为保证集团办公自动化系统（本办法简称OA系统）顺利实施，保证其高效、安全运行，充分发挥OA系统的作用，结合集团办公自动化工作实际情况，特制定本办法。

第二条 OA系统，主要运用于集团总部各中心、部门、各子公司之间的公文流转。

第三条 OA系统内容包括协同办公、公文管理、车辆管理、工作报表、用品管理、任务管理、工作计划、工作总结、工作日志、文档管理、公共信息、个人设置、综合办公、常用工具等功能。

第四条 OA系统自动对协同工作进行跟踪，对每位公司员工工作事项的处理周期、处理件数、延误情况进行记录，员工使用OA系统进行协同工作的情况将纳入该单位考核范围。

第五条 本办法适用于集团总部各中心、部门、各子公司。

第二章 管理分工与职责

第六条 集团行政管理中心负责OA系统的管理、规划、实施、培训和检查考核等工作，对系统实行统一部署，分级管理。其主要职责：

1．根据总裁办的指令，办理系统使用单位的注册、名称变更、撤销等相关手续的审核工作；

2．根据公司的发展，将新的管理规定实施到OA系统中； 3．根据实际情况对OA系统各类表单和流程进行修改及修订工作；

4．征询各使用单位的意见和建议，协调解决各使用单位在使用过程中出现的新情况、新问题；

5．培训各使用单位的员工； 6．做好其他相关工作。

第七条 集团行政管理中心网络信息管理员（以下称系统管理员）负责OA系统的维护和管理等工作。其主要职责：

1．负责管理OA系统的软、硬件配置、升级。

2．负责日常的OA系统运行维护，网络设备故障处理。

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3．负责OA系统的安全技术防范，定期就系统运行进行严格检查。4．负责集团总部各部门办公终端系统的安装。

第八条 各使用单位必须设一名负责人分管OA系统的运营管理工作，指导和监督本单位员工使用OA的情况；

第九条 集团各管理中心、各子公司应指定文档管理员一名，负责对本部门文档进行管理（新建、归档、整理、授权等）。

第十条 使用单位需变更系统中的相关资料，应向行政管理中心提出申请，并办理相关手续：

1．使用单位名称变更的，应办理名称变更手续，并由该单位来函确定新的使用人员名单；

2．使用单位撤销的，应办理注销手续。即在系统中删除该单位名称，注销该单位使用人员，并将系统中的相关文件按撤销单位提出的处理办法进行处理；

3．使用单位合并的，合并后的使用单位名称如果沿用合并前其中一个使用单位名称的，则该名称作为合并后的使用单位名称在系统中保留，被合并的使用单位按本条第二项规定办理注销手续；合并后的使用单位如果使用新的单位名称的，则按本办法第八条的规定重新办理注册手续，合并前在系统中使用的单位名称按本条第二项规定办理注销手续。

4．使用单位协同审批表单或流程需要修改，必须经过集团相关领导审批通过后，由主管部门通知系统管理员进行操作。

5．集团各部门、各子公司申请新员工系统账号，需通过所在公司人力资源部向系统管理员提交新员工资料：姓名、部门、职位及其上级主管。系统管理员添加员工编号及相关权限后，通过消息方式通知人力资源部及其上级主管，由上级主管转达给新员工，由行政管理中心统一安排新员工进行培训和考核。

第三章 使用要求

第十一条 员工应自觉遵守OA系统运行的规章制度，按照工作权限，认真完成本人在系统中所承担的工作任务。对生产一线员工及辅助后勤员工（没有使用电脑的员工）用纸质先提起审批，然后由本部门文员或人事行政文员输入电脑进行审批和备案。

第十二条 系统通过用户名和密码进行身份管理和认证。员工应自己定期更换密码，防止他人非法使用。由于密码泄漏造成的损失由本人负责。每位员工都要熟练掌握OA系统的使用方法，使用OA 系统进行单位内部的各项日常办公。

第十三条 员工的密码丢失，应向系统管理员提出申请，恢复初始密码。第十四条 员工在OA系统的设置中心里面，对自己的个人信息进行添加，如联

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系方式、e-mail、出生日期等，以方便同事之间联系时查找。

第十五条 未经集团行政中心同意，非相关人员不得使用系统管理员的密钥和密码登录系统。

第十六条 为保证各类电子文件的及时收发，公司领导及各中心负责人原则上应该全天在线，其他员工至少每天上、下午各登陆两次OA系统，接收各类文件，处理待办事项。

第十七条 员工如因请假时间较长而无法处理待办事项的，应指定授权的代办人进行相关操作，取得授权的代办人在OA系统上以授权人名义所做的各类操作，均视为授权人的本人意见。如因出差，请使用手机审批功能，保证工作的延续性。

第十八条 为使公文流转真正地落到实处，并提高员工对“企业信息化”的认识，有审批权限的OA使用人必须启动短信提醒功能，同时必须随时随地、及时地打开OA系统，处理当天的文件，如遇出差、事假等没有上网条件的情况，须启用手机审批功能，保证事务正常审批，如遇长时间出差、事假的，须启用事务委托功能。

第十九条 各部门在发文或部门与部门之间需协调某些事宜时必须通过OA系统，不允许出现纸质文件（紧急情况除外）。处理文件填写意见时必须将意见写清楚。

第二十条 有紧急重要文件需要审批，员工可通过电话或者发送手机短信提醒。第二十一条 在系统中流转的电子公文，其文种、格式、内容等的审核把关由发文单位负责。

第二十二条 公文带有不方便进行电子化处理的附件（如物品等）的，可按纸质公文交换的方式进行交换。公文正文仍以电子公文形式交换。

第二十三条 电子公文接收失败的，收文单位应及时向发文单位提出申请，说明原因，请求重发或追加打印份数；因系统故障不能接收的，应及时向系统管理员反馈。

第二十四条 员工要保证通过OA系统发布、流转的信息和文件的内容完整准确，并对所发布的内容负责。

第二十五条 因个人原因未登陆和使用OA系统，不能及时处理相关工作，造成的责任由自己负责。

第二十六条 OA系统流程模板涵盖范围内的办公流程，涉及的相关单位（部门）应按照系统模板使用说明实行网上办公，流程定制发起的单位（部门）应督促系统模板的使用。

第二十七条 员工应熟练掌握OA系统的操作方法，在使用OA 系统处理办公业务时，应遵守以下规定：

1．通过OA 系统发布的信息、发起的协同，均视同OA使用人员知晓，因此所有员工应及时登录系统获取协同信息，处理相关业务。

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2．员工应保证通过OA系统发布、流转的信息和文件的内容完整准确，并对所发布的内容负责。

3．员工应保证OA系统处理办公业务的响应时间。网上公文及协同处理流程涉及到的员工处理时间原则上不超过１个工作日。如有出差、请假、培训等特殊原因离开时，须通过手机审批功能审批或代理设置功能委托相关人员代为办理。

第二十八条 OA系统公共信息管理实行实名制，不得在OA系统上发布与公司工作无关的公告或调查；不允许在OA上发布私人事务，禁止谈论工资等公司机密，尊重他人权益及隐私，言论应遵守国家相关法律法规。

第四章 业务管理规则

第二十九条 文档管理

发文管理根据《公文管理办法》执行，会签、审批、发放等环节均通过OA系统进行，如需向外发放纸质文件的，由行政管理中心打印发放。

1．一般文档管理

各中心、子公司文档管理员应对本单位需保存、共享的资料进行分类整理，归档到本单位“单位文档”对应目录中；并根据查询权限授权其它员工查询或借阅。重要文档需另外备份。

2．注意事项

各个部门的相关文件必须分类上传到部门文档中，在每个部门文档下可以新建文档夹以便使用。同时每个部门的单位文档必须对副总经理级以上领导公开，不允许上传与工作无关的文件。

第三十条 日常办公 1．协同办公管理

单位人员需要传递文件，须用协同工作与部门内部或其他部门人员、部门领导或公司领导进行日常的文件的交流和消息沟通，请使用“即时通”替代目前大部分常使用的QQ、邮箱的工具，对外可继续使用之前的沟通工具。

2．会议管理

会议的召开统一提前由会议发起人在OA上进行会议召开通知，其他人员收到通知后必须及时进行处理，说明是否参加会议。

3．公告管理

集团总部由行政管理中心起草公告通知等信息，交中心负责人审核后在OA系统上发布，其它部门的公告由自己部门起草，交中心负责人审核后在OA系统上发布，但要选择清楚公告对象。子公司的公告由相关部门负责起草，由部门负责人审批后在OA系统上发布。

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第三十一条 周工作总结及周工作报告

1．集团总部所有电脑使用人员均要求每周在OA上填写周工作总结及周工计划，并作为员工考核的指标之一。

2．每周工作总结及周工作计划必须在每个周末下班前完成。

4．周工作总结及周工作计划由直接上级签阅，副总经理及以上领导可以抽查所有员工的日志。签阅时，可以签署意见、指示等。

5．周工作总结除达到每周及时记录的要求，还需要能够准确、客观的反映本周重要工作情况，以便为以后的工作回忆提供帮助。

6．周工作总结记录本周重要工作的情况，由公司人力资源部根据日志与要求的吻合情况给予考核，如果记录特别差的，公司行政中心第一次提出改正意见，提醒当事人及时的改正，不能及时改正的，给予一定经济处罚。

第三十二条 OA系统上的月度计划、月度总结模块的填写要求按照公司相关规定执行。

第三十三条 消息中心使用要求

1． 消息中心是日常工作交流工具，不许发送与工作无关的信息。

2． 除网络及系统不能正常使用外，要求所有的员工工作方面的事项全部通过消息中心系统交流，有据可查，明确责任。

3．要求所有员工上班后，就必须登录“即时通”，并保证在上班时间内一直在线，确保消息及时接收和审批。如需长时间离开电脑的，必须登录手机版，及时查收信息及审批事务。

第三十四条 知识发布要求

公司鼓励员工将工作中积累的知识经验及处理办法写成书面的文档发布到知识中心的相应版块中。

第三十五条 公司新闻的发布要求

公司鼓励员工将发生在身边有意义的人与事写出来提交到公司新闻中。第三十六条 员工建档要求

新员工入职后的一周内要求本人填写好个人资料详细档案，信息变动后要即时更新。

第三十七条 通知与待阅要求

员工必须及时查看通知与待阅栏内的文件，特别是通知文件，及时阅读，如因未阅读造成不良后果，由本人承担。

第三十八条 领导对OA系统使用及信息查询规范 1．日常检查

部门经理以上人员，每周下班后或每周第一天上班后，必须要查看下属员工的OA系统管理办法征求意见稿

周工计划及周工作总结，信息交流、客户关系记录，及时掌握员工工作状况。

如果检查中发现员工的工作有偏差，上级必须及时给予指正。如果因此造成工作延误，上级要承担相应责任。特别是在检查中发现员工的工作需要其它部门协助，上级要积极帮助员工与其它部门协调工作。

2．日常工作任务布置

通过“创建任务”将要求员工完成的工作在系统中布置任务给相关人员，并在任务管理中进行查看检查。

3．日常流程审批

（1）对各类流程申请应及时进行审批，保障流程正常流转。

（2）执行公司制度，通过系统协同审批模块发起自己需要经过审批的相关流程。（3）如果因未及时审批、提交相关流程而造成工作延误，根据造成损失按比例对当事人进行处罚。

第三十九条 在使用OA系统时需要上传附件的，要求附件容量大小不得超过20M，如果附件确实较大的，可通过其它方式发送。

第四十条 使用系统时，所有涉密信息不得转发至无关人员，公文流转严格按范围进行流转，严禁扩大范围，也不得存储在与该系统无关的介质内。

第四十一条 禁止安装与工作无关的网络软件，禁止安装搜狗、搜狐等快捷搜索栏等网络辅助工具。

第五章 安全保障

第四十二条 OA系统的推广应用由集团行政管理中心进行检查考核，对长期不使用OA系统、不按统一要求提供共享数据、或数据不准确的，按处罚规定处理。

第四十三条 严禁外来人员未经允许进入OA系统，若有违反而导致病毒向公司内部传播或公司商业秘密向外部传播而造成公司损失的，将根据公司规定给予相关责任人进行处理。

第四十四条 侦测、盗用、冒用他人账号和密码，刺探网络配置、服务器配置和数据库信息，遗失或泄漏账号、密码等安全认证信息，其处罚见考核制度。

第四十五条 联入OA系统的计算机，应安装杀毒软件。使用外来磁盘应检测，以防病毒入侵。

第四十六条 文档管理员应对文件资料的保密性、正确性、完整性、发布范围负责，不得将涉密信息、带病毒文档录入OA系统。

第四十七条 使用系统时，所有涉密信息不得在该系统内发布，也不得存储在与该系统无关的计算机中。

第四十八条 应加强计算机及网络安全保密知识教育，遵守保密纪律与保密规

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定。

第四十九条 不得利用电子系统从事危害国家安全、泄露国家秘密的违法犯罪活动；不得复制和传播妨碍社会治安或淫秽色情信息，一经发现将提交公安机关追究其刑事责任。

第五十条 系统出现异常，造成数据存储不完整、软件故障、数据丢失，影响系统完整运行的，应及时向集团行政管理中心反馈。

第五十一条 信息传输工作应严格执行各项管理制度，遵循统一的技术规范。接收的信息，应按照时限要求办理；发送的重要信息应经本单位负责人审批。

第五十二条 员工应严格执行有关操作规程。对不遵守规程、影响信息传输工作正常运行的员工予以通报批评；造成事故的，应追究有关人员和相关领导的责任。

第五十三条 密级文件不进入系统，按照现有公文流转方式处理；电子文件严格按发文范围发送，发文范围的审批仍按公司《公文管理办法》有关规定执行。

第五十四条 机房作为OA系统的中枢，原则上不允许外来人员进入，确须进入的，需由系统管理员陪同，全体员工均有义务保护机房内所有设备的安全。

第六章 应急处理

第五十五条 系统出现故障，导致电子公文与信息无法在系统中进行正常交换的，应及时通知系统管理员。由系统管理员尽快组织有关单位查明原因，排除故障，并在24小时内做出响应。若24小时内仍未排除故障，造成系统不能正常运行的，由集团行政管理中心提出解决办法，同时报告集团相关领导，并以纸质文件的方式通知使用单位，保障公文与信息交换工作的正常运行。

第五十六条 系统运行中遇到的问题，应及时向系统管理员反馈。

第七章 处罚规定

第五十七条 对处理OA系统流程或协同工作延误而造成工作积压的情况，按以下标准处罚：

一个月内发生3次（含）以内的每次处罚责任人100元，超过3次以上的每次处罚责任人300元（延误是指以系统的记录时间计超过24小时仍未处理待办事宜）。

第五十八条 集团总部全体人员未按要求每天登录OA系统的，按以下情况处理： 1．员工级的每少登录一天，罚款20元； 2．部门经理以上级每少登录一天，罚款50元；

如因出差、因公全天外出办事的，可凭出差申请表或外出登记表免除处罚。如请假的可凭请假单免除处罚。

第五十九条 对不按时间要求提供OA共享数据或准时填写各类报表的，对责任

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人及其直接上级每次分别罚款100元、200元。

第六十条 冒用、盗用、侦测他人账号和密码，刺探网络配置、服务器配置和数据库信息，造成公司保密文件泄密的对责任人处以记大过处分以上行政处罚并扣除全年奖金，损失重大的予以开除。

第六十一条 遗失或泄漏账号、密码等安全认证信息，造成公司损失的，对责任人处以严重警告以上行政处罚并按所造成经济损失的10%进行经济处罚。

第六十二条 违反上传规定上传与工作无关的资料的，每次罚款50元。第六十三条 分公司、项目部未按公司相关规定准时填报数据报表的，按公司相关规定给予相应处罚。

第八章 附则

第六十四条 本办法由行政管理中心负责解释。第六十五条 本办法自发布之日起实施并生效。

第三篇：OA系统管理办法修订版

第一章 总则

第一条为了加强对公司办公自动化系统（以下简称OA系统）的管理，提高工作效率，实现公文无纸化传输、信息共享和交流，降低管理成本，规范管理流程，加快办公自动化建设，结合公司实际情况，特制定本办法。

第二条推行OA系统目的在于保障文件和各种信息传递快捷通畅，提高部门自身与部门之间协同工作的效率，最终推进管理工作朝着系统化、标准化和规范化的方向发展。

第三条本办法适用于公司全体员工。

第二章 管理部门职责

第四条信息管理部负责系统的管理和维护,其主要职责：

1、管理办法的制定与修正。

2、用户账号的建立与关闭：

（1）申请账号：普通岗位员工，需转正后由用人部门主管填写《OA申请表》申请开通账号；如遇特殊岗位员工在试用期间，需要开通账号，由用人部门主管填写紧急程度为紧急的《OA申请表》申请开通账号。

（2）关闭账号：信息管理部以签批《员工离职交接表》为准，关闭其账号。

（3）对于已关闭的账户有临时调取资料的需要，经人事行政中心副总或总经理审批，并确定关闭时间。开放最长时间为30天。

（4）为确保数据准确性，帐号与使用人采取实名唯一制，禁止修改账户使用人。

（5）移动OA权限的开通，中心副总、部门负责人及关键岗位人员，可不经申请直接开通。其它因工作需要，员工可由部门申请、经本中心领导、人事行政中心领导签批后开通。

3、核心工作流程设计与修改：

（1）各中心（部门）如需添加、修改OA表单或流程，需填写《OA表单制作、修改申请单》申请制作，信息管理部接到审核后的表单后，三个工作日内制作完毕，资料不全不予制作。（表单制作资料：①表单；②设计流程；③相关文件。）

（2）特殊、重要的表单流程（如借款单，付款单，材料采购计划等），关键节点处理事务缓慢，经使用部门向信息管理部反映现象，由信息管理部向上级领导汇报，由各中心领导三个工作日内召开专题会议，并给出处理结果。

4、征询各使用部门的意见和建议，协调解决各使用部门在使用过程中出现的新情况、新问题。

5、公司领导、各部门员工的培训与技术指导。

6、软件的配置升级管理。

7、数据备份管理。

第三章 系统管理

第五条OA系统网址：内网网址：http://192.168.1.5:8080；外网网址：http://221.203.79.87:8080。

第六条 使用OA系统的各级用户应保证各类文件处理的及时性。

1、中心副总，部门主管及关键岗位的工作人员原则上应该全天在线，其他工作人员至少每天上下午各登陆两次OA系统，接收各类文件，处理待办事项，以保证公文系统的正常流转和信息的及时传送。

2、中心副总，部门主管及关键岗位工作人员如遇出差，应每天登陆至少两次手机端（移动OA）处理待办事项，保证流程及时流转。

3、流程的发起人为整个流程的负责人，如后续流程节点承办人没有及时办理或意见不明确，发起人应通过电话、手机短信、QQ或微信等方式及时提醒，以确保流程意见明确与快速办理。

第七条协同及固定表单工作处理流程所涉人员，在接收到待办事项后，正常处理时间应不超过八个工作小时（即一个工作日内）。如有长期外出、请假、调休等特殊原因造成无法使用OA系统的，必须将所有或部分权限授权给关联人员，以保证各类业务的正常流转。

第八条每位OA用户要保证在OA系统上发布、流转的信息和文件的准确性、完整性和规范性，并对所发布和审批的内容负责。在OA系统中的意见和审批与原书面签署具有同等效力和权威，相应人员应予以执行和遵守。

第九条OA流程关键承办人在处理OA过程中，认真对OA中涉及内容负责，需要明确处理意见。

第十条OA系统中的各分类制度、公告、发文、新闻均由有权限人员予以发布和更新；各中心（部门）如需发布相关信息，需经人事行政中心副总审核后，予以发布。

第十一条公司内部各类会议通知、工作情况通报、部门之间的信息传递，以及其他只在系统内部需要贯彻的、部署性的、告知性的、事务性的文件等，只通过OA系统传递和办理，不再发送纸质文件。如需存档，由专门人员打印保存。

第十二条 OA系统实行实名制，不得在OA系统上发布与公司工作无关的信息；应避免在讨论区发布私人事务，尊重他人权益及隐私，言论应遵守国家相关法律法规。

第十三条各级OA用户应认真遵守本办法的相关规定，进行规范使用和操作，违反本办法规定进行操作或使用的，将由中心领导或OA系统管理人员视情节轻重给予警告、绩效考核或罚款等处罚。

第四章 安全保密

第十四条各部门使用人员对各自的登录密码严格保管。系统使用人员的账号密码必须设6位以上字符（含字母、数字、符号等），并需经常修改，不得与其他使用人员账号相同。使用人员取得帐号和初始密码后应在OA系统的个人设置里面，须对自己的登陆密码进行修改，避免他人使用。若密码丢失，信息管理部信息系统管理员提出申请，恢复初始密码。

第十五条未经管理人员的同意，任何人不得随意让公司无关人员及外部人员查看OA系统中的内容，更不许下载受控的内容。

第十六条应加强计算机及网络安全保密知识教育，遵守保密纪律与保密规定。不得利用电子系统从事危害国家安全、泄露国家秘密的违法犯罪活动；不得复制和传播妨碍社会治安或淫秽色情信息，一经发现将提交公安机关追究其刑事责任。

第五章 考核

第十七条为强化OA系统的健康运行，发挥其有效作用，提高办事效率，对OA处理效率实施考核管理。对处理延误造成工作积压的（如：未及时签办工作流或处理周期过长的）处以：5元/条，最高100元/月的罚款进行处罚。

（注：延误是指以系统的记录时间累计超过1个工作日仍未处理待办事宜）

第十八条对长期不使用OA系统，不按统一要求进行规范使用；网上办公数据不准确，对工作造成不良影响的，视情况处以100—200元罚款。

第十九条对不遵守本办法、影响流程传输正常运行的使用部门和使用人员，追究相关人员和主管领导的连带责任，并抄送到人力资源部参与当月绩效考核。

第二十条OA系统管理员会对协同工作进行跟踪，并对部门、员工工作事项的处理周期及延误情况进行记录，并作为公司各类考核、评优的依据之一。

第六章 附 则

第二十一条本办法自下发之日起执行。

第二十二条本办法最终解释权归人事行政中心所有，人事行政中心负责本办法的制定、修正和监督执行。

第四篇：OA管理办法

OA管理办法 目的

规范OA系统的管理和使用，保证系统稳定高效运行。2 范围

适用于集团OA系统的管理、使用和维护。职责

3.1 集团企业管理部负责OA系统的管理和维护，指导系统使用人员规范使用OA系统。3.2 集团各部门/子公司负责按本文件要求使用OA系统。管理要求

4.1 使用OA系统处理各项办公事务的过程和所产生的结果，与原工作流程所产生的结果具有同样的效力。

集团OA系统承载如下办公事项：

a）集团所有体现在系统中流程的运作和管理；

b）集团所有公告、通知、会议纪要及其他行政公文的发布； c）集团文件制度、报表等电子文档的管理和共享； d）集团员工日常办公中的信息传递与共享；

e）集团各部门、子公司及员工制定的个人工作计划、日程； f）通过其他形式在OA中流转的文件或流程处理。4.2 集团OA系统的登录地址。

4.2.1 集团OA系统运行在集团公司服务器上，公司员工可使用终端的浏览器，通过办公内网、Internet网络和手机直接访问系统。

a）办公内网登录地址（适用于集团办公网络用户）：

b）Internet网络登录地址（适用于外地子公司、出差人员）：

c）手机登录地址（适用于在外无法连接网络并急需处理待办事宜的）： 4.3 OA系统的用户包括：集团所有二线员工。

4.3.1 OA系统帐号的申请：新员工入职后，由该员工所在部门/子公司的人事管理员在OA系统中提交‘OA/ERP/AM用户申请’流程，经集团企业管理部网络主管开通后流转至人事管理员，再由人事管理员通知至新员工。

4.3.2 OA系统帐号的注销：员工在办理离职手续后，由该员工所在部门/子公司的人事管理员以内部邮件或AM信息方式传递至集团企业管理部网络主管处理。4.4 OA系统的使用管理。4.4.1 OA系统中流程的管理。4.4.1.1 OA系统的流程，应本着“简单、高效、实用”的原则制作。固化在OA系统中的流程，需满足以下任一条件：

a）使用频率不得低于1次/月；

b）通过该流程收集的数据形成报表能对使用人工作效益有所提升； c）流程各节点相对固化；

d）现有OA流程不能满足要求。

4.4.1.2 新增的流程，应编制《OA流程说明书》，并通过OA系统中集团企业管理部的“OA流程说明书发布”流程，经过本部门/子公司负责人和集团企业管理部部长审核、集团企管主管领导审批后，由集团企业管理部网络主管制作并固化在OA系统中。4.4.1.3 现有流程如有变动需要修改的，由该流程的《OA流程说明书》编制人，通过OA系统中集团企业管理部下的‘OA/ERP数据修改’流程，经过部门、子公司负责人和集团企业管理部部长审批后，集团企业管理部网络主管在OA系统中实施更改。

4.4.1.4 每季度末月的28号，集团企业管理部网络主管要统计OA系统中流程的使用频率，对于季度使用频率低于3次的（不做数据收集形成报表的流程），要征询该流程归口使用部门、子公司和的意见，经集团企业管理部部长确认后，对该流程做隐藏使用或删除处理。4.4.1.5 OA系统流程标题的规范使用。对于OA系统未自动生成流程标题的流程，提交人在拟定流程标题时必须完整表达对人或事的描述，如“XX公司关于xxxxx的通知”、“对xxx违反xx制度的考核”、“关于xxxxx的请示”，以便查阅。对未按本条规定拟定流程标题的，处以10元/流程的考核。

4.4.1.6 OA系统流程的删除。对于发布数据有问题需要删除的流程，在流程未审批完成并发布的，由提交人通知当前审批节点操作人退回，由提交人删除。已经通过审批并发布的流程，由提交人通过OA系统中集团企业管理部下的‘OA/ERP数据修改’流程，完整描述流程名称、发布日期和删除原因，经过所在部门/子公司负责人和集团企业管理部部长审批后，由集团企业管理部网络主管执行删除。4.4.2 OA系统中文档和报表的管理。

OA系统中的文档、报表等文件全部归类存放在‘我的知识’—‘文档中心’的相关目录中。4.4.2.1 文档或报表的发布。集团各部门、子公司二级部门使用和存档的报表，统一在‘我的流程’—‘报表发布’下用相应的流程发布。

4.4.2.2 文档或报表名称的规范。文档或报表的编制人，在提交该文档、报表时，需完整填写该文档、报表的名称和发布年月，如“XXXXXXXX-2011年1月”，以便查阅。对未按本条规定填写文档、报表标题的，处于10元/个的考核。4.4.3 OA系统使用的管理。

4.4.3.1 OA系统通过用户名和密码进行身份管理和认证，使用人员首次登录系统应及时更换密码，不得泄露给他人，由于密码泄露造成的一切后果由本人负责。

4.4.3.2 OA系统的使用人员在工作时间内，不论身在何地，均有责任和义务，自觉的、有意识的登录、使用OA系统来处理日常办公事务，使用人员每天上班后需及时登录OA系统并保持在线，以保证及时动态接收、及时处置和办理流程和文档。任何已发送到OA系统上的通知、流程、文档、报表，均视为已通知当事人。不得以任何理由说未得到知会。4.4.3.3对于可在公司OA系统中处理的办公事务，流程的发起者如果仍沿用原处理方式的，则其流程处理人可视情况不予受理。

4.4.3.4 OA系统的使用人员要自觉遵守系统运行中相关的规章制度，按照自己的权限，认真完成本人在系统中所承担的工作，必须对文件资料的安全性、保密性、准确性、完整性及发布范围负责，每位员工均要对系统中记录的所有以其名义处理的事务和结果承担责任。4.4.3.5操作人员如因出差等原因较长时间不在公司，或有其他特殊情况可能会影响工作时，应将处理流程和文档的权限通过OA系统‘我的流程’—‘流程代理’代理给其他人员，返回公司上班后应及时收回权限。被委托人员应及时办理委托事项。

4.4.3.6 OA系统的使用人员不得在本系统上发布与工作无关的文档和资料，一切言论皆需遵守国家相关法律法规，同时尊重他人权益及隐私；不得擅自将OA系统中的文档、数据用于与工作无关的其他用途，否则将追究相关部门、子公司及人员的责任。4.4.3.7 OA系统使用培训。对新员工入职后，由该员工直接上级负责讲解OA系统操作，也可在OA系统‘我的知识’—‘文档中心’—‘系统使用’—‘系统使用培训’目录中下载资料自学。集团企业管理部每年组织一次OA系统的培训。

4.4.3.8 当OA系统出现故障无法及时排除导致不能正常使用时，集团各部门、子公司可暂时按照原方式（有纸化办公）进行操作，以保障正常办公。待OA系统恢复正常后，需在OA系统中补发该流程或文档。

4.4.3.8 集团企业管理部网络主管要定期检查、备份、维护OA系统和数据库，发现问题要及时排除，无法排除的要立即与泛微公司联系，确保系统正常运行。

第五篇：OA办公自动化系统运行管理办法

Q/LT

内蒙古兰太实业股份有限公司企业标准

Q/LT 201505—201

1代替 Q/

OA办公自动化系统

运行管理办法

201111发布 201111实施

内蒙古兰太实业股份有限公司发布

OA办公自动化系统

运行管理办法目的中盐吉兰泰盐化集团及各所属单位协同办公自动化系统（以下简称OA系统）是通过信息化手段实现工作实时管理，提升单位内部及单位之间协同工作效率，系统推进管理制度化、标准化和规范化的管理软件。为保障OA系统正常、规范、稳定运行，保障各类文件和信息快捷传递、查阅，提高工作效率，根据实际，制定本办法。适用范围

本办法适用于可登录OA系统的中盐吉兰泰盐化集团、兰太公司各部室、分公司、子公司。工作流程及职责

3.1 用户帐号注册

各单位用户帐号统一报兰太企管中心设置。

3.2 个人表单流程设置

3.2.1 按照现行管理要求，兰太企管中心将部分管理流程制作成表单流程。

3.2.2 员工带薪休假须填写带薪休假表单流程，提交本单位负责人审批，人力资源中心审核备案。

3.2.3 目标卡、双向沟通卡、月度目标卡、业绩考核得分表等的填写，须按时通过OA系统表单流程提交直接上级审定。

3.2.4 各单位人员提交计算机耗材、办公用品计划、合同审批、档案借阅等应通过OA系统表单流程进行审批。

3.3 公文流程设置

3.3.1 发文流程

3.3.1.1 公司内部发文模板、电子印章、套红模板和发文流程等由各单位提交兰太企管中心制作，各单位使用。

3.3.1.2 各单位发布公文时，由拟稿人员按发文模板拟稿，按已设置的流程提交单位负责人核稿、总经理办公室主任审稿、公司分管领导签发（会签）、总经理办公室文档管理人员套红盖章封发。拟稿部门的公文收发员按照主送、抄送范围发送传阅，分类归档。

3.3.2 收文流程

3.3.2.1 公司内部各单位收文，由单位公文收发人员签收登记，调取文件传阅单，建立传阅流程提交单位负责人批示后，公文收发人员按批示意见转具体承办人传阅、办理后归档。

3.3.2.2 公司外来文件，由总经理办公室扫描后进入OA收文登记，调取文件阅处单，建立传阅流程提交总经理办公室负责人拟办、公司领导批示，收文员办理，按领导批示意见传相关部门承办，然分类后归档。

3.3.3 归档公文借阅流程

3.3.3.1 归档公文可供全体人员借阅。借阅时需调用档案借阅模板，按流程审批后方可借阅。

3.3.3.2 档案借阅流程：本人填写《档案借阅单》，经单位负责人签字确认后，总经理办公室负责人批准，由总经理办公室文档管理人员办理借阅。

3.4 新闻发布流程

3.4.1 新闻的发布范围是全体OA系统用户。

3.4.2 各单位应指定新闻发布人，报兰太企管中心备案后进行设置。

3.4.3 新闻发布人起草新闻后，应提交本单位负责人审核后方可发布。

3.5 公告发布流程

3.5.1 对于需要在指定范围内发布的时效性强的告知性文件和通知，可采用公告形式进行发布。

3.5.2 各单位须指定公告发布人，报兰太企管中心备案后进行设置。

3.5.3 各单位公告发布人起草公告后，须提交本单位领导审核后方可发布。

3.6 文档管理授权

3.6.1 OA系统的单位文档管理员由兰太企业管理中心指定系统管理员担任。

3.6.2 各单位指定一名文档管理员，由系统管理员按单位划分文档，分别授权给各单位的文档管理员，由各单位的文档管理员再划分下一级目录，再分别授权给相关部门的职能人员，指定相关职能人员负责发布各类信息。系统管理要求

4.1 用户帐号信息管理

4.1.1 各单位用户注册、注销、岗位信息变动、权限调整，须及时发送协同通知兰太企管中心做出相应调整。

4.1.2 用户需及时更新完善个人信息，包括办公室电话、手机号码、邮箱地址等信息，确保OA上的员工通讯录保持最新状态（完善个人信息方法：OA界面上端的菜单栏―个人设置―个人信息设置）。

4.2 协同管理

4.2.1 待办事项管理：待办事项增多，造成系统运行速度减慢。为保证系统高效运作，各用户需及时处理提交待办事项，待办事项一周内必须提交处理。（操作步骤：双击待办事项，点击处理，点击继续并提交。）

4.2.2 已办事项、已发事项管理：为节省服务器空间，所有用户必须对已办事项和已发事项于每月15日前进行定期删除清理。对于需保存的事项附件应另存到本地计算机硬盘后，再将协同事项删除；无需保存的事项应及时删除。（删除方法：已发事项、已办事项中不需要保存的流程打勾，点删除。）

4.2.3 各用户已经归档到个人文档的事项必须删除，不得在OA个人文档中上传保存个人文档资料，不得把OA当作个人网盘使用。

4.3 目标卡归档

各单位指定人员对本单位目标卡进行归档。

4.4 公文归档

4.4.1 各单位电子公文要求每月30日进行分类归档。

4.4.2 总经理办公室要把所有公文打印一份纸质文件归档，电子公文每月30日整理归档一次，年底刻录成光盘，存入档案室。

4.5 新闻发布要求

4.5.1 新闻格式要求：标题为宋体三号，正文为宋体小四号，上传图片清晰、美观，字节数控制在300K以内。（为便于排版，新闻正文可以提前在word里编辑好，进行复制，再用Ctrl+V快捷键粘贴到新闻发布栏，图片提前用QQ截图软件进行裁剪压缩，另存在桌面备用，再插入到新闻发布栏，发布前请先预览，版面合适后再正式发布。）

4.5.2 各单位必须严格按照新闻格式要求发布。凡不符合新闻格式要求发布的新闻，系统管理员有权从后台删除。

4.5.3 所有新闻由兰太企管中心每三个月从后台清理删除一次。

4.6 公告发布要求

4.6.1 公告必须指定发布范围，禁止直接选全单位发布。

4.6.2 公告格式要求：标题为宋体三号，正文为宋体小四号。（为便于排版，公告正文可以提前在word里编辑好，进行复制，再用Ctrl+V快捷键粘贴到公告发布栏，发布前请先预览，版面合适后再正式发布。）

4.6.3 各单位必须按照公告格式要求发布。凡不按格式要求发布的公告，系统管理员将从后台删除。

4.6.4 所有公告由兰太企管中心每三个月从后台清理删除一次。

4.7 讨论管理

4.7.1 讨论是员工畅所欲言的空间，应保证讨论话题活泼健康，体现企业员工积极向上的风采风貌。

4.7.2 禁止发布不良言论和与企业、工作无关的言论。否则系统管理员有权从后台删除。

4.7.3 所有讨论由兰太企管中心每三个月从后台清理删除一次。

4.8 系统日常维护

兰太企业管理中心负责OA系统的日常维护，定期对OA整个系统数据进行备份，建立数据备份档案，详细记录数据备份的时间、内容，在系统发生问题时恢复数据，并定期对网络系统进行杀毒，建立防火墙，防止黑客入侵，确保系统安全。

4.9 安全及保密管理

4.9.1 OA系统通过用户名和密码进行身份管理和认证。用户名是每位用户的唯一标识，个人密码是安全的保证。OA系统提供了用户更改密码的功能，用户应自行更改密码，不得泄露给他人，防止他人盗用。

4.9.2 任何人员不得盗用他人帐号和密码登陆OA窃密，也不得盗用他人帐号和密码登陆OA发表不良言论。

4.9.3 各单位指定的信息发布人员必须按要求发布信息，对所发布信息确保内容完整准确，安全无病毒，并对所发布的信息进行严格授权，确保信息不泄密。

4.9.4 凡涉密内容未经单位负责人许可不得在OA上发布。OA系统中的信息未经单位负责人批准不得由外部人员查看，不得下载受控信息。如发生泄密的情况，将追究相关人员责任。

4.10 登陆管理

4.10.1 OA系统同步在线人数为500人，每位用户处理完工作后应立即下线，以保障其他用户顺利登陆。

4.10.2 为保障用户都能顺利登陆正常工作，严禁用户自行安装A6精灵，已经安装A6精灵的用户必须卸载。检查考核

OA服务器存储空间有限，为确保OA系统稳定运行，OA系统运行列入基础管理考核内容之一。各单位要按照本办法要求定期组织检查考核，重点检查用户待办事项、已办事项和已发事项是否及时清理、公告和新闻发布是否规范，上传图片是否符合要求等。其中各部室由负责人负责，各单位由综合管理部负责进行检查考核，考核结果纳入各单位基础管理考核内容。兰太企管中心定期对各单位OA系统使用情况进行监督考核。附则

6.1 本办法由兰太企业管理中心归口和起草。

6.2 本办法自发布之日起执行。

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