办公自动化(OA)管理办法[推荐]

第一篇：办公自动化(OA)管理办法[推荐]

南宁市工信委办公自动化（OA）管理办法

第一章 总则

第一条 为推进本委办公自动化（OA）以及信息化进程，实现办公标准化管理，加快公文流转速度，提高办文效率，减少文件丢失，同时保护环境，节约办公经费，特制定本办法。

第二条 委办公室负责网上办公系统公文处理的综合管理工作，委办计算机站管理员负责网上办公系统的技术保障和系统维护工作。本委各科室应明确人员和岗位职责，加强协作配合，按照办公自动化工作相关要求，熟练准确地使用办公自动化软件处理公文。

第三条 严格实行在网上办公制度。本委干部职工在工作时间必须登陆OA系统，及时处理公文和待办事项，查阅公告、通知等，不在办公室应在OA上添加个人去向。出差人员应使用手机、笔记本等网络终端处理工作，特殊情况无法上网的应指定代办人员。

必须通过OA处理收文、发文工作。凡不经过OA系统运行处理的文件资科，委办公室有权拒绝编发（涉密文件及不便在OA流转的文件除外）。所有非涉密一般文件除印发少量纸质文件存档或对外使用外，均以电子文件形式运行。涉密和不便在OA流转的公文，仍按纸质文件流转。

第四条 各科室及科室人员使用OA系统情况，列入年度工作目标考核范围进行考核，委办将定期对OA运行情况进行督查，各科室应按收文发文工作流程，落实好OA系统运行工作。

第五条 网上办公系统的用户名和密码实行统一管理。各科室需增加或减少用户时，应经办公室审核同意并统一办理。应及时修改个人登陆密码并妥善保管，如发现密码被盗或遗忘，应及时告知委办计算机站。

第六条 通过网上办公系统处理公文的范围：

（一）公文处理：收文、发文等。

（二）公共信息：包括内部通知、会议通知、需相关处室传阅的文件资料、人事政务信息及其他信息。

凡涉密和不便通过网上办公系统处理的公文，仍以纸质文件形式流转。

第七条 严格执行公文处理操作规程，对本岗位公文处理业务要应知应会，熟练应用，避免出现差错。不得擅自删除或更改与网上办公系统有关的软件和设置，发现病毒要及时告知信息中心。

第八条 使用网上办公系统处理公文时应严格遵守有关保密制度，严防泄密，严禁擅自拷贝、打印不便对外公开的文件或转给无关人员阅读，违反规定者视情按保密纪律处理。严格遵守国家和自治区计算机网络管理的有关规定，禁止利用网上办公系统处理与公务活动无关的事情，更不得发布有违国家法律、法规或不文明的信息。

第九条 委办计算机站负责公文处理系统的后台维护管理，做好公文处理系统计算机信息备份工作，实行每天增量备份和定期备份制度，确保公文处理系统的安全运行。办公室负责收集对OA使用情况的反馈，设定或优化OA运行流程，使其使用更方便快捷。

第二章OA收文处理

第十条 OA收文流转程序由委办结合相关规定，结合本委工作实际制定。以纸质文件形式流转的文件收文处理按《南宁市工信委公文办理制度》执行。

第十一条 收文。外来的文件(包括纸质文件和网上传送的电子文件)，由办公室收发员统一签收；涉密文件由保密员签收。签收时应及时拆封，仔细核对，发现错误，即予退回。

第十二条 扫描登记。收到的公文（不包括涉密公文）由委办统一扫描并校对后分类按顺序编号登记录入计算机。

第十三条 分送。会议通知、一般性简报、事务性通知、请柬等一般性文档材料由办公室文秘人员通过OA直接分送处理。

第十四条 拟办。需领导批办的文件经扫描登记后，委办提出拟办意见并通过OA分送委领导批办。对急办的公文，在呈送委领导的同时，可以先行抄送承办科室处理。

第十五条 批办。委领导在OA批办后直接转发给承办科室。如需其他委领导阅办的直接抄送其他委领导。如归口其他分管领导批办的退回办公室，由办公室再呈相关领导批办。

第十六条 承办。科室对承办的文件，由科长确定经办人员办理。承办人员根据文件办理要求和领导批示及时办理。委办根据文件时限和承办进度适时催办、督办。

第十七条 归档。承办处室承办或阅办结束后，将文件返回办公室归档。

第三章 OA发文处理

第十八条 OA发文流转程序由委办结合相关规定，结合本委工作实际制定。以纸质文件形式流转的文件发文处理按《南宁市工信委公文办理制度》执行。

第十九条 拟稿。拟稿人在拟稿时，必须先正确填写发文稿纸的各个项目，再撰写正文，附件列在正文之后。

第二十条 审核。在文稿送办公室核稿或其他科室会签前，应经所在科室负责人审核同意。

第二十一条 会签。如需其他科室会签的文件，由拟稿科室在OA选择“会办科室意见”，相关科室会签完成后返回主办科室。

第二十二条 签发。凡以委名义制发的文件，需委领导审批后签发，重要文件应由委主要领导签发。

第二十三条 核稿。按程序审签完毕的文件，通过OA送办公室核稿并编写发文字号。

第二十四条 发文。办公室核稿后通过OA发送至文印室。由文印室统一排版印刷。

第二十五条 归档。打印完毕文印室应将文件通过OA归档处理。纸质版文件还应执行封发、立卷、归档、销毁等程序。

第四章 公告通知

第二十六条 发布权限：委领导、委办、人事科、监察室、机关党委具有在全委范围内发布电子公告的权限。其他科室拟发布本委范围的电子公告，可由委办统一发布。

第五章 行程安排

第二十七条 发布权限：委干部职工具有在行程安排上添加本人行程安排的权限。委领导、委办有添加全委干部职工行程的权限。委干部职工有浏览全委人员行程安排的权限。

第五章 档案管理

第二十八条 外单位的来文由收文人员在扫描编号完毕后进行归档；无需编号存档的文件直接送各科室文件箱，委办不予扫描存档。

第二十九条 发文存档按照档案室相关规定执行。

第三十条 文件的查询和借阅。全委人员可以根据权限直接查询在OA存档文件。密级、资金、会议纪要、抄告单类的文件查阅需向办公室提出申请，经办公室分管主任批准方可查阅。

第六章 附 则

第二十九条 本委各科室、委直属单位可根据本办法自行安排内部具体操作流程。

第三十条 本委纸质公文的处理按《南宁市工信委公文办理制度》以及市政府的有关规定执行。

本办法自发文之日起执行。

第二篇：OA办公自动化系统运行管理办法

Q/LT

内蒙古兰太实业股份有限公司企业标准

Q/LT 201505—201

1代替 Q/

OA办公自动化系统

运行管理办法

201111发布 201111实施

内蒙古兰太实业股份有限公司发布

OA办公自动化系统

运行管理办法目的中盐吉兰泰盐化集团及各所属单位协同办公自动化系统（以下简称OA系统）是通过信息化手段实现工作实时管理，提升单位内部及单位之间协同工作效率，系统推进管理制度化、标准化和规范化的管理软件。为保障OA系统正常、规范、稳定运行，保障各类文件和信息快捷传递、查阅，提高工作效率，根据实际，制定本办法。适用范围

本办法适用于可登录OA系统的中盐吉兰泰盐化集团、兰太公司各部室、分公司、子公司。工作流程及职责

3.1 用户帐号注册

各单位用户帐号统一报兰太企管中心设置。

3.2 个人表单流程设置

3.2.1 按照现行管理要求，兰太企管中心将部分管理流程制作成表单流程。

3.2.2 员工带薪休假须填写带薪休假表单流程，提交本单位负责人审批，人力资源中心审核备案。

3.2.3 目标卡、双向沟通卡、月度目标卡、业绩考核得分表等的填写，须按时通过OA系统表单流程提交直接上级审定。

3.2.4 各单位人员提交计算机耗材、办公用品计划、合同审批、档案借阅等应通过OA系统表单流程进行审批。

3.3 公文流程设置

3.3.1 发文流程

3.3.1.1 公司内部发文模板、电子印章、套红模板和发文流程等由各单位提交兰太企管中心制作，各单位使用。

3.3.1.2 各单位发布公文时，由拟稿人员按发文模板拟稿，按已设置的流程提交单位负责人核稿、总经理办公室主任审稿、公司分管领导签发（会签）、总经理办公室文档管理人员套红盖章封发。拟稿部门的公文收发员按照主送、抄送范围发送传阅，分类归档。

3.3.2 收文流程

3.3.2.1 公司内部各单位收文，由单位公文收发人员签收登记，调取文件传阅单，建立传阅流程提交单位负责人批示后，公文收发人员按批示意见转具体承办人传阅、办理后归档。

3.3.2.2 公司外来文件，由总经理办公室扫描后进入OA收文登记，调取文件阅处单，建立传阅流程提交总经理办公室负责人拟办、公司领导批示，收文员办理，按领导批示意见传相关部门承办，然分类后归档。

3.3.3 归档公文借阅流程

3.3.3.1 归档公文可供全体人员借阅。借阅时需调用档案借阅模板，按流程审批后方可借阅。

3.3.3.2 档案借阅流程：本人填写《档案借阅单》，经单位负责人签字确认后，总经理办公室负责人批准，由总经理办公室文档管理人员办理借阅。

3.4 新闻发布流程

3.4.1 新闻的发布范围是全体OA系统用户。

3.4.2 各单位应指定新闻发布人，报兰太企管中心备案后进行设置。

3.4.3 新闻发布人起草新闻后，应提交本单位负责人审核后方可发布。

3.5 公告发布流程

3.5.1 对于需要在指定范围内发布的时效性强的告知性文件和通知，可采用公告形式进行发布。

3.5.2 各单位须指定公告发布人，报兰太企管中心备案后进行设置。

3.5.3 各单位公告发布人起草公告后，须提交本单位领导审核后方可发布。

3.6 文档管理授权

3.6.1 OA系统的单位文档管理员由兰太企业管理中心指定系统管理员担任。

3.6.2 各单位指定一名文档管理员，由系统管理员按单位划分文档，分别授权给各单位的文档管理员，由各单位的文档管理员再划分下一级目录，再分别授权给相关部门的职能人员，指定相关职能人员负责发布各类信息。系统管理要求

4.1 用户帐号信息管理

4.1.1 各单位用户注册、注销、岗位信息变动、权限调整，须及时发送协同通知兰太企管中心做出相应调整。

4.1.2 用户需及时更新完善个人信息，包括办公室电话、手机号码、邮箱地址等信息，确保OA上的员工通讯录保持最新状态（完善个人信息方法：OA界面上端的菜单栏―个人设置―个人信息设置）。

4.2 协同管理

4.2.1 待办事项管理：待办事项增多，造成系统运行速度减慢。为保证系统高效运作，各用户需及时处理提交待办事项，待办事项一周内必须提交处理。（操作步骤：双击待办事项，点击处理，点击继续并提交。）

4.2.2 已办事项、已发事项管理：为节省服务器空间，所有用户必须对已办事项和已发事项于每月15日前进行定期删除清理。对于需保存的事项附件应另存到本地计算机硬盘后，再将协同事项删除；无需保存的事项应及时删除。（删除方法：已发事项、已办事项中不需要保存的流程打勾，点删除。）

4.2.3 各用户已经归档到个人文档的事项必须删除，不得在OA个人文档中上传保存个人文档资料，不得把OA当作个人网盘使用。

4.3 目标卡归档

各单位指定人员对本单位目标卡进行归档。

4.4 公文归档

4.4.1 各单位电子公文要求每月30日进行分类归档。

4.4.2 总经理办公室要把所有公文打印一份纸质文件归档，电子公文每月30日整理归档一次，年底刻录成光盘，存入档案室。

4.5 新闻发布要求

4.5.1 新闻格式要求：标题为宋体三号，正文为宋体小四号，上传图片清晰、美观，字节数控制在300K以内。（为便于排版，新闻正文可以提前在word里编辑好，进行复制，再用Ctrl+V快捷键粘贴到新闻发布栏，图片提前用QQ截图软件进行裁剪压缩，另存在桌面备用，再插入到新闻发布栏，发布前请先预览，版面合适后再正式发布。）

4.5.2 各单位必须严格按照新闻格式要求发布。凡不符合新闻格式要求发布的新闻，系统管理员有权从后台删除。

4.5.3 所有新闻由兰太企管中心每三个月从后台清理删除一次。

4.6 公告发布要求

4.6.1 公告必须指定发布范围，禁止直接选全单位发布。

4.6.2 公告格式要求：标题为宋体三号，正文为宋体小四号。（为便于排版，公告正文可以提前在word里编辑好，进行复制，再用Ctrl+V快捷键粘贴到公告发布栏，发布前请先预览，版面合适后再正式发布。）

4.6.3 各单位必须按照公告格式要求发布。凡不按格式要求发布的公告，系统管理员将从后台删除。

4.6.4 所有公告由兰太企管中心每三个月从后台清理删除一次。

4.7 讨论管理

4.7.1 讨论是员工畅所欲言的空间，应保证讨论话题活泼健康，体现企业员工积极向上的风采风貌。

4.7.2 禁止发布不良言论和与企业、工作无关的言论。否则系统管理员有权从后台删除。

4.7.3 所有讨论由兰太企管中心每三个月从后台清理删除一次。

4.8 系统日常维护

兰太企业管理中心负责OA系统的日常维护，定期对OA整个系统数据进行备份，建立数据备份档案，详细记录数据备份的时间、内容，在系统发生问题时恢复数据，并定期对网络系统进行杀毒，建立防火墙，防止黑客入侵，确保系统安全。

4.9 安全及保密管理

4.9.1 OA系统通过用户名和密码进行身份管理和认证。用户名是每位用户的唯一标识，个人密码是安全的保证。OA系统提供了用户更改密码的功能，用户应自行更改密码，不得泄露给他人，防止他人盗用。

4.9.2 任何人员不得盗用他人帐号和密码登陆OA窃密，也不得盗用他人帐号和密码登陆OA发表不良言论。

4.9.3 各单位指定的信息发布人员必须按要求发布信息，对所发布信息确保内容完整准确，安全无病毒，并对所发布的信息进行严格授权，确保信息不泄密。

4.9.4 凡涉密内容未经单位负责人许可不得在OA上发布。OA系统中的信息未经单位负责人批准不得由外部人员查看，不得下载受控信息。如发生泄密的情况，将追究相关人员责任。

4.10 登陆管理

4.10.1 OA系统同步在线人数为500人，每位用户处理完工作后应立即下线，以保障其他用户顺利登陆。

4.10.2 为保障用户都能顺利登陆正常工作，严禁用户自行安装A6精灵，已经安装A6精灵的用户必须卸载。检查考核

OA服务器存储空间有限，为确保OA系统稳定运行，OA系统运行列入基础管理考核内容之一。各单位要按照本办法要求定期组织检查考核，重点检查用户待办事项、已办事项和已发事项是否及时清理、公告和新闻发布是否规范，上传图片是否符合要求等。其中各部室由负责人负责，各单位由综合管理部负责进行检查考核，考核结果纳入各单位基础管理考核内容。兰太企管中心定期对各单位OA系统使用情况进行监督考核。附则

6.1 本办法由兰太企业管理中心归口和起草。

6.2 本办法自发布之日起执行。

_________________________________

第三篇：OA 办公自动化 人力资源

OA就是平常所说的办公自动化。OA是Office Automation 的简写，是利用电脑或手等

移动终端进行办公。目的是提高办公效率，减少办公流程，降低办公成本，提升企业管理水平，让企业的效益更好。

OA的核心问题是如何提高日常的办公效率问题。因此我们日常工作的所有内容都可以

归入OA处理的范畴，如文字处理、文件誊写、传真、申请审批、办公用品、公文管理、会议管理、资料管理、档案管理、客户管理、订货销售，库存管理，生产计划，器材需求，技术管理，质量管理，成本、财务计算、劳资、人事管理……等等，那么这些都是日常办

公工作的处理范围。

企业对OA的需求：

企业通过OA可以让让管理制度规范执行、内外部信息动向的自动获取和推送、知识经验分享利用、高效率的沟通渠道、行政类事务的集中处理；

OA办公系统与OFFICE是不同的。

OA办公自动化(OA: OFFICE AUTOMATION)就是采用Internet/Intranet技术，基于工作流的概念，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；改变过去复杂、低效的手工办公方式，实现迅速、全方位的信息采集、信息处理，为企业的管理和决策提供科学的依据。一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。

虽然诸如Lotus 1-2-3和MS Office系列的许多应用软件可以提高办公效率，但是这仅仅是针对个人办公而言。办公自动化不仅兼顾个人办公效率的提高，更重要的是可以实现群体协同工作。协同工作意味着要进行信息的交流，工作的协调与合作。由于网络的存在，这种交流与协调几乎可以在瞬间完成，并且不必担心对方是否在电话机旁边或是否有传真机可用。这里所说的群体工作，可以包括在地理上分布很广，甚至分布在全球上各个地方，以至于工作时间都不一样的一群工作人员。

我们日常工作的所有内容都可以归入OA处理的范畴，如文字处理、文件誊写、传真、申请审批、办公用品、公文管理、会议管理、资料管理、档案管理、客户管理、订货销售，库存管理，生产计划，器材需求，技术管理，质量管理，成本、财务计算、劳资、人事管理……等等，那么这些都是日常办公工作的处理范围。但是我们发现OA承载过多，那到底办公自动化应该包含那些内容：

广义讲，对于提高我们日常工作效率的软硬件系统，包括打印机、复印机以及办公软件都是可以成为OA系统。

狭义上讲，OA系统是处理公司内部的事务性工作，辅助管理，提高办公效率和管理手段的系统。

OA厂商，泛微OA、致远OA、金和OA、伟峰OA、通达OA都是比较有名的OA厂商。建议大集团采用泛微OA、致远OA，而中小企业用伟峰OA。伟峰认为中小企业选择OA应从以下几方面选择考虑：

1，要看自己的需求，看看哪个公司能比较好或最好的满足你的需求，只有能很好的满足你的需求的才是比较好；

2，看看这个公司你方面做了多不多案例，案例比较多的一般来说经验比较丰富，软件应该也比较好，并且也可以向该厂商的那些案例客户咨询一下或考查一下，看看这样客户用后的感觉、效果等；

3，看看该软件的可扩展性，易维护性，因为你公司都是向前发展的，到时有新的需求要可以比较容易的扩展，同时易维护也挺重要的，因为一般情况下中小企业都没有专业人维护人员，所以选择一个易维护。

对企业OA选择的建议：

目前，国内知名的OA厂商有泛微、致远、金和、伟峰OA等。泛微、致远与金和一样都是大型OA，适合有研发能力的大集团，伟峰OA是平台型OA，可自由配制，功能强大，性价比高，适合中小企业。平台型OA易扩展，要想什么功能配什么功能，同时能轻松的与其它像HR、CRM的小系统集合在一起形成一个大的协同系统，如果你想快速构建一体化管理体系推荐选用伟峰这各平台型OA。

OA选型要看企业的需求。最能满足你的需求、适合你的就是最好的。

OA选型时应该注意三点：

1，要看自己的需求，看看哪个公司能比较好或最好的满足你的需求，只有能很好的满足你的需求的才是比较好；

2，看看这个公司你方面做了多不多案例，案例比较多的一般来说经验比较丰富，软件应该也比较好，并且也可以向该厂商的那些案例客户咨询一下或考查一下，看看这样客户用后的感觉、效果等；

3，看看该软件的可扩展性，易维护性，因为你公司都是向前发展的，到时有新的需求要可以比较容易的扩展，同时易维护也挺重要的，因为一般情况下中小企业都没有专业人维护人员，所以选择一个易维护。

如果你是有研发团队推荐选用金和OA这类大型OA，如果你是想快速构建一体化管理体系，有比较特殊的需求，想找一个扩展性比较好的系统，推荐选用伟峰OA这种平台型OA，能快速适应中小企业管理变化。

OA选型一定要从企业自身出发哦，考虑好自己的需求，防止出现大而空。

为帮助您方便快捷的选择合适的OA软件，我们建议如下：

1，充分理解“系统”的概念。OA的本质是管企业核心软件不管的周边业务，涉及到行政、人事、财务、客户、项目、资产、IT、文控、售后服务、产品研发等诸多领域，企业不同，细节差异很大，是一个典型的“打杂”的系统。常规OA提供的是多个“无关联”的工作流，通过在不同领域构建很多电子流，使得信息传递的速度提升、规范提高。但不同“流”之间没有关联关系，不能构成“系统”，而伟峰OA，如公交系统，不但有多条线路（如多电子流），并且不同线路之间交叉关联，方便信息“换乘”，构成一体化企业信息“公交”系统，真正服务企业信息运转。

2，理解“系统”与单一的“流”的价值差异：单一流仅仅是一个“信息传递通道”的价值，用电子流加快传递速度，固化传递规范，属于最初级的管理。“系统”给用户带来的是不破坏企业管理运作的整体性，提供业务过程的连贯支撑、总体概览、报表统计，真正达到“管理”的要求。

3，企业选OA的矛盾：由于不同企业的生存环境、业务重点、管理模式、工作习惯的不同，这些周边业务表现得个性化差异很大。如果企业要构建这么多的系统，所需要的开发费用十分高昂，只有少数企业能选择动辄几十万，甚至是数百万的OA系统，通过大量的定制开发满足本企业个性化管理的要求。而大多数企业对这样的投入是望而却步的，退而居其次的选择了“通道型OA”。用后感觉仅是信息传递、文件共享方便了一点，对管理提升没有帮助，价格虽低，但是效果也很“鸡肋”，价值空间很窄，用不了多久就“过时”了。OA选择时两级分化的矛盾十分突出。

4，企业希望适当提高一点费用，获得性价比更高的效果。为满足此需求，解决OA应用的尴尬现状。我公司的研发团队集十多年OA行业个性化项目深度定制的经验，锲而不舍，持续积累，打造了伟峰“零代码”开发平台，成为构建企业个性化管理系统的“利器”，使用者无需IT功底，只要能写excel的公式，稍加培训，就能成为本企业的个性化系统的“开发者”。

1、执行并完善公司的人事制度与计划，培训与发展，绩效评估，员工社会保障福利等方面的管理工作；

2、组织并协助各部门进行招聘、培训和绩效考核等工作；

3、执行并完善员工入职、转正、异动、离职等相关政策及流程；

4、员工人事信息管理与员工档案的维护，核算员工的薪酬福利等事宜；

1、工作对人力资源部部长负责。

2、负责完成公司人事工作任务,并提出改进意见。

3、负责员工人事档案管理,并按所在分厂、部门分类存放。

4、协助员工招聘的面试,负责报到及解聘手续的办理,接待引领新进员工。

5、负责新进员工试用期的跟踪考核,晋升提薪及转正合同的签订并形成相应档案资料。

6、负责员工调查问卷的发放和收集,分析汇总调查结果,形成结论上报。

7、负责统计汇总,上报员工考勤月报表,处理考勤异常情况。

8、负责员工绩效考核资料的定期统计汇总,上报,并对绩效考核的方式方法提出意见和建议。

9、负责员工薪酬发放的异常处理和薪酬政策的跟踪调查,提供相应的报表和资料。

10、负责员工技能培训方案,技能测评的督导与跟进。

11、负责公司人事文件的呈转及发放。

12、负责草拟,解释公司的福利保险制度,组织办理入保手续,联络退保,理赔事务。

13、协助部长处理人事方面的其他工作

第四篇：OA办公自动化方案

OA办公自动化

方案书

2008年3月13日

目录

第 1 章 概述...............................................................................................................2 1.1 什么是企业OA....................................................................错误！未定义书签。1.2 企业OA的典型功能..........................................................................................3-4 1.3 如何实施企业OA...............................................................................................4-5 1.4 工作流管理应具备的主要功能.........................................................................5-7 第 2 章 OA软件的模块功能介绍............................................................................7 2.1 基础办公模块........................................................................................................7 2.1.1 个人办公功能.....................................................................................................7 2.1.2 综合行政功能..................................................................................................7-8 2.1.3 网上交流功能.....................................................................................................8 2.2 知识管理模块........................................................................................................8 2.3 流程管理模块........................................................................................................9 2.3.1 审批流转.............................................................................................................9 2.3.2 表单定义.............................................................................................................9 2.3.3 流程控制........................................................................................................9-10 2.3.4 代理授权与催办...............................................................................................10 2.3.5 字段级的权限控制...........................................................................................10 2.3.6 统计分析...........................................................................................................10 2.4 公文处理模块.................................................................................................10-11 2.5 企业报价中心模块..............................................................................................11 第 3 章 OA助手...................................................................................11 3.1 OA助手功能....................................................................................................11-12

第1章 概述

1.1 什么是企业OA 办公自动化(OA: OFFICE AUTOMATION)就是采用Internet/Intranet技术，基于工作流的概念，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；改变过去复杂、低效的手工办公方式，实现迅速、全方位的信息采集、信息处理，为企业的管理和决策提供科学的依据。一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。

企业办公自动化系统(企业OA)是企业应用软件体系的重要组成部分。

企业OA系统，顾名思义，就是主要面向企业级的办公应用软件系统。它不是象MS Office一样的桌面(个人)办公系统，而是主要着眼于企业的工作人员间的协同工作。

对于一个企业而言，不仅包括具体的生产、销售、采购过程，也不仅包括财务、人力资源等专项管理，而且同时有着大量的日常办公工作，有着大量不同职位、不同部门间的协同工作。企业办公自动化系统就是通过应用软件为企业的日常办公、协作提供支撑的平台。

1.2 企业OA的典型功能

企业办公自动化系统(企业OA)通常包括以下主要部分：工作流、协同工作、知识管理、公文处理、行政办公等。

● 工作流一般包括可以对流程进行配置的工具和能够自动运行的工作流引擎，通过工作流功能以电子化的方式实现企业的业务流程的网上运转。

● 协同工作：以工作流引擎为基础，为企业各部门员工提供了强有力的沟通手段。企业各部门可以在电子化的方式协同完成完整的业务流程，各环节可以有机结合，无缝衔接。对于各职位之间的协同工作情况可以进行有效控制。

● 知识管理：对企业内部的文档进行有序管理，提供强有力的检索功能和权限控制。

● 公文处理：公文处理是办公自动化中非常重要的组成部分。传统的OA系统往往以OA为核心，在现代以工作流为核心的企业OA中，公文也仍然占据重要地位。公文处理一般包括收、发文的管理、文件修改、审批，流程查看等，其中比较先进的功能包括基于Word的文件处理和痕迹保留、进展短信通知等。

● 行政办公：一般在企业办公自动化系统中均包括了企业日常行政办公的常用流程，如信息发布、会议管理、工作计划、会议室预定、出差申请、办公用品管理、财务报销、文件流程等，以帮助企业提高日常办公的效率。

企业办公自动化系统(企业OA)经历了数代发展，目前形成了以工作流技术为核心、以B/S应用模式为主流、多种支撑平台并存的技术方向。

对于一个企业而言，成功实施企业办公自动化系统(企业OA)可以说是推动企业信息化发展的一条捷径

1.3 如何成功实施企业OA 可能是由于开发的门槛比较低吧，也或者是与企业的主要业务（比如：产品开发、财务、进销存及生产管理等）没有直接的关系，目前在企业的信息化工作中，大家对办公自动化系统似乎不屑一顾。

但现在从我对办公自动化系统发展趋势的认识以及对企业实际需求的了解和感受来看，我并不认为办公自动化系统是可有可无的，我甚至认为对大多数企业来说反而应该优先考虑应用办公自动化系统。理由如下：

１．企业普遍存在着部门内和部门间的信息沟通和共享方面的问题；（需要一个信息交流和沟通平台）

２．在企业的运作过程中，存在大量的文档需要在不同的人员和部门间签核流转，特别是那些管理水平比较高、严格按照质量认证体系执行的企业更是如此；（需要一个灵活的工作流处理机制和协同办公系统）。

３．知识管理对企业来说，其作用已经越来越重要了。如何将企业员工头脑中的知识和经验尽快和尽可能地保留在公司的知识库中，提供多种形式的共享和转移，转化为企业的智

力资源，这对于企业来说将是至关重要的；（需要建立企业的知识管理体系和系统）

４．企业领导做出决策需要及时获得来自各种渠道的信息和数据，包括企业外部的以及企业内部的各种信息。如何将这些信息资源做到有效利用并能很快发布给相关人员（当然包括各级领导）作为开展业务和做出决策的参考，也是企业非常重要和急需的需求；（需要有效的信息资源利用机制和整合信息的系统）

以上是从企业的应用需求来看，急切需要具备上述功能的办公自动化系统。

另一方面，从我国企业信息化的曲折历程、投资效益以及目前的现状来看，也应该优先考虑应该办公自动化系统：

１．有效利用硬件网络系统和相应的资金投入。由于办公自动化系统可以涉及企业的每个部门的每个人员，所以对于那些已投入了很大的资金全面建立起了企业内部网络的企业来说，办公自动化系统的应用能充分发挥硬件网络资源的效率；

２．与应用类似ERP和PDM等软件系统相比，应用办公自动化系统不仅投入小，而且实施应用难度小，容易取得成功。对于我们的大多数企业来说，避开投入大、实施成功率很低的ERP等系统，先应用办公自动化系统将是一个明智的选择。特别是我国的很多企业对信息化的认识和基础很有限，办公自动化系统的普遍应用将很好的提高企业领导及员工对企业信息化的认识，提升企业信息化应用的基础。同时能增强大家对信息化应用的信心，以利于逐步应用更艰难的ERP等系统。

总之，综合来看，我觉得具有中国特色的企业信息化应用之路至少应该包括优先考虑应用办公自动化系统。

1.4 工作流管理应具备的主要功能

几乎目前所有的办公自动化系统，都把流程化管理作为必不可少的重要部分，并且普遍采用了工作流技术来实现。工作流管理一般应该具备以下功能：

◆ 从使用角度：

＊ 表单的电子填报；

＊ 表单和事件在不同节点之间的自动流转；

＊ 根据不同业务要求，使用不同的流程；

＊ 流程的动态化，比如典型的根据报销金额的不同，相应转入不同人员审批；

＊ 灵活的签批功能，包括转发、抄送、批注等等；

◆ 从设计角度：

＊ 灵活的表单设计功能，一般应该可以自由地放置标签、文本字段、选择框、图片等等，好一些的产品还可以增加明细内容（比如，一个销售订单，包括订货方、日期等主表单中的内容，也要包括订货的明细项目，即明细行）。

＊ 灵活的流程设计功能：可以根据职务、岗位、角色等，灵活设计各种流转方式

◆ 从管理角度：

＊ 对于流程的监控、定时提醒等功能；

＊ 人员的审批权限控制；

＊ 代办（授权）功能：这是一个容易忽略、但非常重要的功能，如果一个人出差，可以将他的审批权限授权给其他人。

以上主要是从对知识、文档的基本管理角度。然而，知识管理有更深刻的含义，就是不仅要电子化地管理企业的知识，而且要通过知识管理系统，推动企业知识的积累。因此，知识管理还应该具备另外的一些重要功能：

＊ 阅读统计：统计不同文档被阅读的次数，统计最受欢迎的文档等等；

＊ 知识贡献统计：统计各部门、员工贡献的文档的篇数等；

＊ 知识地图：将不同内容的文档根据不同主题组织起来，提供快速掌握相关领域内容的指南；

＊ 与其他功能的关联：与企业的客户信息、项目信息、业务流程等建立紧密的关系，可以方便地查找相关的内容。

协同办公OA系统是功能强大、细致入微的协同办公自动化平台，它通过有效整合的基础办公、知识管理、流程管理、公文处理、报表中心等核心办公需求，为企业迅速搭建起一 6

个协同、高效、集成的现代化的办公自动化环境，使企业用最少的投入迅速提高企业的运作效率，改进对信息的掌握和利用，全面提升企业在信息化新时代的核心竞争力。

第2章OA软件的模块功能介绍

2.1基础办公模块

在办公OA系统里，最基本的功能就是基础办公模块，基础办公模块主要包含三方面的内容。其一：个人办公功能，其二：综合行政功能，其三：网上交流功能。

2.1.1 个人办公功能：

短消息

文件传送

个人文件柜

电子邮件

手机短信

工作日程

工作日记

工作计划

个人考勤

通讯录

时间 & 任务 我的工作日程

他人工作日程

工作任务

工作日记

工作计划

2.1.2 综合行政功能：

考勤管理：

工作时间设定

补签登记

请假登记

外出登记

出差登记

考勤查看

请假查询

外出查询

出差查询

会议管理

车辆管理

办公用品

图书管理

固定资产

2.1.3网上交流功能：

论坛

投票

实时聊天

视频会议

2.2知识管理模块

单位的各种知识和资源的共享中心，相当于一个信息库，可以将单位所有资料分门别类的存放，便于日后方便的查阅，不同的类别设置不同的目录，可以使成功案例、先进经验、技术方法、各种表单、文件资料等资源在这里共享，便于大家共同学习、使用，快速提高。可以由相关的人进行负责，由此人负责对这个目录赋予相关人一定的权限，允许其是否可以修改还是只读，这样就能保证单位的资料不被任何人进行修改。知识管理既可以按资料来建不同的目录，也可以按部门来建不同的目录，同一部门的人只能进自己部门的目录来查询资料，这样也可以避免各部门之间材料的保密性。

知识管理最重要的特点就是能够通过设置权限来保护机密资料的安全性。

2.3流程管理模块

2.3.1审批流转

审批流转是协同办公里最基本也是最重要的功能，通过审批流程管理，可以将一些常务工作固定化流程化，比如请假申请，转正申请，离职申请等简单的行政人事流程都可以通过电子化的审批流转过程进行。而一些比较复杂的财务申请，比如出差借款申请，也同样可以通过ENOA的审批管理轻松实现，通过表单设计，对表单里每个输入字段进行设置，可以分别对金额，部门，人员等字段进行详细统计，控制财政支出。

OA的流程管理主要包括下面几个部分：

● 起草申请 ● 我的申请查询 ● 待我审批

● 经我审批 ● 表单管理 ● 审批管理

在协同办公里，针对不同类别的表单进行分类管理，客户也可以根据自己的需求进行表单管理。

2.3.2表单定义

OA支持用户灵活地定义表单，不仅支持表单格式、内容的自定义，还支持明细表单（比如报销单明细），从而实现表单中带有明细条目的复杂表单。

2.3.3流程控制

OA提供了强有力的流程控制功能，我们来具体看看基于表单的流程是如何流转，如何进行相关统计的，这样更能一目了然：

申请人提出财务借款申请（比如出差借款），先经过本部门的经理同意，再转到归属部门总监级领导审批，如果是市场系统，自动流转到市场总监审批，如果是硬件部门就自动到硬件部门总监审批。当然这其中又涉及到审批权限了，如果在一定范围内（比如借款３００ 9

０元以内）自动流转到上级归属部门审批，但如果超过范围（比如超过３０００元），就要由总经理来把关，统一汇总到财务部门，由财务部门准备费用，最后报请人力部门备案，以便季度结束计算部门的差旅费用。

2.3.4代理授权与催办

如果某个节点的审批人不在，可以把相关工作委托别人代理，此为代理或授权，如果长时间没有审批动作，也可以设置系统强制通过或者催办提醒。

2.3.5字段级的权限控制

在表单里，可以设置修改或浏览权限，比如哪些人在哪个环节只能看到信息，不能修改信息（比如借款金额等），权限控制可以控制表单上每个字段。

2.3.6统计分析

由于表单里的每个字段都是单独存入数据库中，因此，协同办公可以对表单里的任何字段进行统计分析和查询，同时配合OA自有的报表系统生成各类审批报表，对各种单据进行统计分类分析，比如，某个部门一个季度出差情况及出差费用，和预算进行比较，是否超支，部门领导能随时监控部门的费用情况。

OA对审批管理功能做了系统完整的优化，使得审批上既可以做固定简单的流转功能，也能对复杂的条件流转进行做支持，并且对表单里的字段作详细统计，利用OA内嵌的报表中心自动生成统计报表，从而完整地满足企业对于流程管理的需求。

2.4公文处理模块

公文处理模块包括公文收文，公文发文两大部分。

实际上公文收发都是一个完整的工作流，只不过由于格式固定，流转固定，设置了公司的红头文件，更加正式，同样他也可以附带表单进行流转，但由于结构不同，在公文收发中不能对表单里面的字段进行统计分析，这和流程管理中的表单流转有所区别。但同时，他又比流程管理中复杂，比如增加了会签，核对等步骤，使得公文的发放更加严肃和规范。

文档在线编辑中或者流转过程中，如果审核或审批人对某些内容有意见，可以在权限许可下直接在线编辑文档，修改的文档完全实现痕迹保留，即使多人对文档内容进行删除、添加、改动也可以清晰的识别出来。除了支持痕迹保留，象其他功能：电子印章——可以在文

档上直接加盖个人或单位的电子印章，电子印章采用加密形式确保安全。手写签名也同样支持。

针对所有的收文和发文，都有发文监控和收文监控，拟稿人可以看到公文流转的状态已经进行到哪一步，在公文长期未反应时可以进行催办，敦促流转状态尽快完成。

2.5企业报表中心模块

OA的报表中心模块提供了强有力的商业智能功能，帮助企业全面利用分散的数据，生成各类报表，对大量报表进行分类管理，并提供了有效的权限控制机制。

通过报表中心，企业的高层管理者、部门经理和不同职位上的业务人员都可以方便地通过各类报表，获得企业不同数据库中的数据，进行整理、汇总、分析，有效进行企业绩效管理，透视企业运行情况，从而全面利用企业数据。

OA的报表中心采用了业内最先进的报表引擎来进行报表的设计和展现，其方便易用的类Excel设计方式，强大的新一代报表模型，使用户可以轻松完成各类复杂报表的设计。

OA的报表中心提供了强大的报表展现能力，可以在浏览器中灵活地查询数据，方便查看各种复杂报表，进行精确的预览、打印和文件导出，同时能够展现样式丰富的图表。

OA的报表中心提供了高效的用户、报表与权限管理机制，可以建立多层次的报表分类管理体系，并且可以控制不同用户、用户组的权限，从而保证只有用户才能看到与自己的相关的、被授权的报表，可靠地保证了企业的数据和信息安全。

应用OA的报表中心，将帮助企业在利用数据有效管理企业运行方面跨上新的台阶。

第3章OA助手

3.1 OA助手的功能

OA助手的功能：实现在即时消息的收发。

当然OA助手不仅仅提供这些功能，归纳为：

◆ 采用Web Service接口与服务器连接，实现WEB到桌面

◆ 使用类FTP技术实现大文件无阻上传

◆ 随客户机的启动自动与服务器连接，实时接收消息、文件

◆ 提供百余种界面皮肤，随时更改，展现个性

◆ 点对点及群组离线聊天，方便沟通

◆ 聊天记录直接保存到数据库中，防止因个人计算机故障造成信息丢失，方便日后查阅

◆ 离线查看知识管理、规章制度、电子期刊，信息及时下载

第五篇：国际集团OA办公自动化管理办法（写写帮整理）

xxxx国际集团

办公自动化系统（OA）试行管理办法

第一章

总

则

第一条 为加强集团办公自动化系统（以下简称OA系统）管理（地址：http://...: 0），保证其高效、安全运行，充分发挥OA系统的作用，根据《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》和国务院《关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》的规定，结合集团办公自动化工作实际，特制定本办法。

第二条 系统的应用分两个阶段：

第一阶段为试运行期，自2014年6月1日正式开始，集团实行办公业务双轨运行，即纸质公文和电子公文同时进行，试运行期为六个月。

第二阶段为正式运行，自2015年1月1日起系统投入正式运行，所有非涉密的一般文件除印发少量纸质文件存档或对外使用外，均以电子文件形式流转。涉密和不便通过系统流转的公文，仍按纸质文件流转。

第三条 OA系统，主要运用于集团总部各部门、各下属公司之间的公文流转。

第四条 OA系统内容包括协同办公、公文管理、电子邮件、文档管理、公共信息、个人日程计划、个人设臵、综合办公、关联系统、常用工具等功能，旨在实现公文无纸化传输、信息共享和交流，规范 1 管理流程，提高办公效率和降低管理成本。

试运行期间以下工作内容必须通过OA系统运行：协同办公、文档管理、公告、通知、日程计划安排、BBS论坛、领导审批。如有违反，将严格按照有关规定进行处罚。

第五条OA系统自动对协同工作进行跟踪，对每位公司员工工作事项的处理周期、处理件数、延误情况进行记录，员工使用OA系统进行协同工作的情况将纳入该单位（部门）考核范围。

第六条 本办法适用于使用单位为集团总部各部门、各下属公司。

第二章

管理机构

第七条 集团人力资源部负责办公OA系统的规划、推广和检查考核工作；集团监察部负责电子印章和领导签名管理的监察工作；集团企业发展部信息中心负责开发、实施、培训和维护工作。

第八条 集团企业发展部信息中心（以下简称信息中心）负责系统的维护和管理，对系统实行统一部署，分级管理。其主要职责:

（一）根据集团董事会的指令，办理系统使用单位的注册、名称变更、撤销等相关手续；

（二）制定电子公文与信息流转的具体工作规范和制度；

（三）征询各使用单位的意见和建议，协调解决各使用单位在使用过程中出现的新情况、新问题；

（四）培训各使用单位系统管理人员和使用人员；

（五）做好其他相关工作。

第三章

使用单位

第九条 使用单位为集团总部各部门、各下属公司。并通过OA系统身份密钥（简称密钥）和密码登陆。

第十条 公司各部室或车间应指定文档管理员一名，负责对本部门文档进行管理（新建、归档、整理、授权等）。

第十一条 使用单位必须明确一名领导分管系统工作，同时确定一名分级系统管理人员负责日常管理。各分级系统管理人员的职责是：

（一）负责本单位办公自动化的日常管理；

（二）指导和监督该系统在本单位的运行；

（三）负责本系统运行与信息中心的衔接工作。

第十二条 使用单位需变更系统中相关资料的，应向信息中心提出书面申请，并办理相关手续：

（一）使用单位名称变更的，应办理名称变更手续，并由该单位来函确定新的分级系统管理员及使用人员名单；

（二）使用单位被撤销的，应办理注销手续。即在交换系统中删除该单位名称，注销该单位电子印章和使用人员，并将系统中的相关文件按被撤销单位提出的处理办法进行处理；

（三）使用单位合并的，合并后的使用单位名称如果沿用合并前其中一个使用单位名称的，则该名称作为合并后的使用单位名称在系 3 统中保留，被合并的使用单位按本条第二项规定办理注销手续；合并后的使用单位如果使用新的单位名称的，则按本办法第八条的规定重新办理注册手续，合并前在系统中使用的单位名称按本条第二项规定办理注销手续。

第四章

使用人员

第十三条 从事本系统运行、维护、管理的工作人员，应具备良好的服务意识和相应的专业技术水平，尽职尽责，保证工作质量。第十四条 系统使用人员应自觉遵守系统运行的规章制度，按照工作权限，认真完成本人在系统中所承担的工作任务。

第十五条 系统使用人员的账号密码（口令）必须设6位以上字符（含字母、数字、符号等），并需经常修改，不得与其他使用人员名（账号）相同。使用人员取得密钥和初始密码后应在OA系统的个人设臵里面，须对自己的登陆密码进行修改，避免他人使用。若密码丢失，应向本单位分级系统管理员提出申请，恢复初始密码。如果本单位没有分级系统管理员，可以直接找信息中心系统管理员进行修改。

第十六条

个人信息的完善

在OA系统的个人设臵里面，必须对自己的个人信息进行添加，如联系方式、e-mail、生日日期等，以便同事之间联系时查找方便。

第十七条 未经本单位负责人同意，非相关人员不得使用系统管理员的密钥和密码登录系统。

第十八条 为保证各类电子文件的及时收发，集团领导、公司领导、部门主管原则上应该全天在线，其他工作人员至少每天上下午各登陆两次OA系统，接收各类文件，处理待办事项。

第十九条 使用人员如因出差或出差时间较长而无法处理待办事项的，应指定授权的代办人进行相关操作。

第五章 电子印章以及电子签名的使用与管理

第二十条 电子印章和电子签名是在电子公文上使用的签名印章，对电子公文进行电子化的签名和盖章。

第二十一条 电子印章和电子签名的采集、制作和保存

（一）需要进入系统的印章和手写签名的名单由信息中心提出申请，报集团综合管理部审批；（手写签名采集范围大致需要如下：董事会领导、总部部长、下属公司级领导、部门经理、车间主任。在运行 由人力资源部根据管理的实际需要逐步完善）

（二）印章和签名的采集由集团监察部指派专人与信息中心OA实施工程师共同负责，采集过程中每采集一个印章或签名，均由出具印章或签名的单位或个人与监察部指派人员和信息中心OA实施工程师共同签字确认；

（三）收集后，将把它们制作成电子形式的文件，存储到金格电子签章系统的密钥中，每个密钥可以存储4~6个不等的文件，同时每个密钥具有一个与之匹配的密码，同时密钥内的每个文件也具有一个 5 密码。

（四）电子印章和电子签名由用友致远公司负责制作，集团监察部指派专人和信息中心OA实施工程师对制作过程共同监督；

（五）制作完成后，印章和签名的原件交由集团总裁办归档保存备查。

第二十二条 电子印章和电子签名的使用安全

我们将把每个密钥分配给指定的相关人员进行保管，当需要使用时，必须由保管者本人登陆OA系统后，输入密钥的使用密码，才能查看到该密钥下已存储的文件，若需要调用其中某一个文件，则必须再次输入该文件所对应的调用密码。一共经历了三层加密。

电子印章或电子签名一旦被盖在WORD或EXCEL等文件上后，该文件内容将连同电子印章和电子签名一起被锁定。

第二十三条 使用单位需要、变更或销毁本单位电子印章的，由本单位提出书面申请，经本单位领导同意并签字后，报送集团人力资源部办理审核手续，经刘海燕总监批准同意后，在集团监察部指派人员的监督下由信息中心具体办理。

第二十四条 销毁电子印章时，印章使用者、集团监察部指派人员、OA系统管理员（销毁删除执行者）应同时在场，并对销毁结果签字确认。

第二十五条 使用单位的电子印章等同于实物印章管理，应由专人保管和使用，印章管理者将承担法律责任。

第二十六条 电子印章因损坏、遗失等原因不能使用或因单位名称变更、撤销、合并等原因需要变更的，应按第二十三条规定办理相关手续，将旧电子印章交回信息中心按第二十四条处理。

第六章

密钥的使用与管理

第二十七条 密钥是指登陆电子系统所必需的身份密码，用于存储电子签章以及手写签名的加密工具。（特别说明：密钥就是一个电子狗，和优盘大小差不多，他的作用就相当于网上银行的移动数字证书。只有持有密钥的人才能使用里面储存的电子印章和电子手写签名，持有密钥的人是可以自己修改密码，其他人无法使用，系统管理员并不能使用别人持有的密钥）密钥的管理包括密钥的购买、制作、分发、参数设臵、修改和使用。

第二十八条 信息中心OA实施工程师负责OA系统密钥的管理，并负责技术支持和服务。（系统管理员对密钥的管理就是制作、分发、参数设置）

第二十九条 申领密钥的单位或个人应向刘海燕总监提出书面申请，说明申领密钥的理由和准备使用的人员资料。

第三十条 综合管理部对密钥申请进行审查同意后，由信息中心负责制作密钥，同时办理登记领用手续。

第三十一条 密钥制作完成后，信息中心应向申请使用人员发出密钥领取通知，由申请单位或个人指派专人领取。

第三十二条 使用单位或个人应妥善保管和使用密钥，不得擅自 7 转借他人使用，确保密钥的安全，违者自负相关法律责任。

第三十三条 密钥使用人因故变动的，应报信息中心备案。新接任人员应及时修改密码，密码字符必须在6位以上，并且须数字与字符混合使用。

第三十四条 密钥应按机要设备妥善保管，密钥遗失的，应立即报告信息中心中止该使用人的使用权限，并由所在单位查明原因,视情况及时做出处理。需重新申领的,按照申领程序重新申请更换。因使用人员自身原因导致密码丢失，并造成损失的，按照有关规定追究其责任。

第七章

电子公文的发送与接受

第三十五条 在系统中流转的电子公文，其文种、格式、内容等的审核把关由发文单位负责。

第三十六条 公文带有不方便进行电子化处理的附件（如物品等）的，可按纸质公文交换的方式进行交换。公文正文仍以电子公文形式交换。

第三十七条 电子公文的制发由电子公文制作、盖章、发送三个环节组成，由一个或多个工作人员完成。

第三十八条 发送电子公文时，应选择公文的主送、抄送机关，并设臵允许收文机关打印的权限。

第三十九条 系统完成发送公文操作的时间为电子公文的发送时间。

第四十条 使用单位应按时接收电子公文。

第四十一条 接收电子公文时，应认真核对，确认无误后方可进行打印或进入本公司内部系统公文流转，并按常规收文进行登记，否则应予以退回。

第四十二条 打印后的电子公文相当于纸质公文复印件，参照纸质公文的管理办法处理。

第四十三条 首次进行电子公文打印或从系统中读取电子公文进入收文单位办公系统的时间为电子公文的接收时间。

第四十四条 电子公文接收失败的，收文单位应及时向发文单位提出申请，说明原因，请求重发或追加打印份数；因系统故障不能接受的，应及时向信息中心反馈。

第八章 业务管理规则

第四十五条 公司员工应熟练掌握OA系统的操作方法，在使用OA 系统处理办公业务时，应遵守以下规定：

（一）通过OA 系统发布的信息、发起的协同，OA使用人员视同知晓，应及时登录系统获取办公信息，处理相关业务。

（二）公司员工应保证通过OA系统发布、流转的信息和文件的内容完整准确，并对所发布的内容负责。

（三）公司员工应保证OA系统处理办公业务的响应时间。网上公文及协同处理流程涉及到的工作人员处理时间原则上不超过１个工作日。如有出差、请假、培训等特殊原因离开时，须通过代理设臵 功能委托相关人员代为办理。

第四十六条 OA系统公共信息管理实行实名制，不得在OA系统上发布与公司工作无关的公告或调查；不允许在讨论区发布私人事务，尊重他人权益及隐私，言论应遵守国家相关法律法规。

第四十七条 OA系统流程模板涵盖范围内的办公流程，涉及的相关单位（部门）应按照系统模板使用说明实行网上办公，流程定制发起的单位（部门）应督促系统模板的使用。

第四十八条 发文管理（单位管理部门发文、会议纪要）

（一）公司各管理部门发文，由各部门职员拟稿，交部门经理（或副经理）审核后，提交行政办公室核稿，由行政办公室根据文件性质和领导工作分工，把文件提交给相关领导签发，领导签发后文件传递给办公室文件管理员，管理员对文件存档，并分发到各相关部门和人员。

（二）会议纪要，由会议指定人员起草，提交会议发起方审核，主管领导签发，会议发起方的文档管理员归档并发布。

第四十九条 文档管理

（一）一般文档管理

各部室文档管理员应对本单位需保存、共享的资料进行分类整理，并归档到本部室“单位文档”对应目录中；并根据查询权限授权其它员工查询或借阅。重要文档需另外备份。

（二）公文文档管理

公文处理的流程完成后，文件自动归档到电子档案库，形成归档 文件，档案管理员要对文件进行登记、分类、立卷等工作并形成档案，供全体人员查询或借阅。单位人员查阅公文内容需要在办公系统中提出申请，由档案管理人员授权后查阅。

（三）注意事项

各个部门的相关文件必须分类上传到部门文档中，在每个部门文档下可以新建文档夹以便使用。同时每个部门的单位文档必须对公司领导公开，以便领导的查看。对于个人文档，不允许上传与工作无关的文件，如歌曲、短片、MTV等。

第五十条 日常办公

（一）请假等管理

单位人员请休病假或事假，须经协同系统传递填写请假单，并根据情况提交给本部门领导或直接交给公司领导审核，同时知会人事部门。

（二）协同办公管理

单位人员需要传递文件，须用协同工作与部门内部或其他部门人员、部门领导或公司领导进行日常的文件的交流和消息沟通。

（三）会议管理

会议的召开统一提前由会议发起人在OA上进行会议召开通知，其他人员收到通知后必须及时进行处理，说明是否参加会议。

（四）公告管理

由办公室起草公告通知等信息，交部门领导审核或直接交领导审核后在办公OA系统上直接发布。第五十一条 与领导的沟通方式

有任何建议和意见需要向领导汇报时，一方面可以通过协同单独与领导沟通，另一方面也可以通过公共信息——讨论——领导信箱进行发送。

模版应用

对现有的模版进行双轨运行，对该类模版的流程进行评析，以便优化，并欢迎提出更多合理的需求。公共模版必须通过OA上实现。

关联人员、关联项目。

每个人须将与自己联系较多的同事配臵为关联人员，其中必须将自己的上级和公司领导配臵为上级人员，以便查看。营销和工程人员，对于自己负责的项目必须在OA上进行新建项目的操作，主管领导设臵为自己的上级和公司领导，方便领导查看。

第九章

第五十二条

安全保障

1、OA系统的推广应用由集团人力资源部进行检查考核，对长期不使用OA系统、不按统一要求提供共享数据；网上办公数据不准确。其处罚见第十一章。

2、侦测、盗用他人账号和密码，刺探网络配臵、服务器配臵和数据库信息，遗失或泄漏账号、密码等安全认证信息，其处罚见第十一章。

3、违反保密规定，造成失密泄密的，按《保密法》有关规定进行处理。

第五十三条 联入系统的计算机，应安装杀毒软件。使用外来磁盘应检测，以防病毒入侵。

第五十四条 系统管理员应定期检查、维护计算机网络，发现问题应及时排除，无法排除的，应立即与信息中心联系，确保系统正常运行；不得乱设、私设系统的使用人员。

文档管理员应对文件资料的保密性、正确性、完整性、发布范围负责，不得将涉密信息、带病毒文档录入系统。

第五十五条 使用系统时，所有涉密信息不得在该系统内发布，也不得存储在与该系统相连的计算机中。

第五十六条 应加强计算机及网络安全保密知识教育，遵守保密纪律与保密规定。

不得利用电子系统从事危害国家安全、泄露国家秘密的违法犯罪活动；不得复制和传播妨碍社会治安或淫秽色情信息，一经发现将提交公安机关追究其刑事责任。

第五十七条 系统出现异常，造成数据存储不完整、软件故障、数据丢失，影响系统完整运行的，应由部门系统管理员负责维护。因技术因素导致系统不能正常工作的，应及时向信息中心反馈。

第五十八条 信息传输工作应严格执行各项管理制度，遵循统一的技术规范。接收的信息，应按照时限要求办理；发送的重要信息应经本单位负责人审批。

第五十九条 使用人员应严格执行有关操作规程。对不遵守规程、影响信息传输工作正常运行的网络成员单位，予以通报批评；造成事故的，应追究有关人员和相关领导的责任。

第六十条 密级文件不进入系统，按照现有公文流转方式处理；电子文件严格按发文范围发送，发文范围的审批仍按各单位公文管理有关规定执行。

第十章 应急处理

第六十一条 系统出现故障，导致电子公文与信息无法在系统中进行正常交换的，应及时通知信息中心。由信息中心尽快组织有关单位查明原因，排除故障，并在24小时内做出响应。

若24小时内仍未排除故障，造成系统不能正常运行的，由信息中心提出解决办法，同时报告集团相关领导，并以纸质文件的方式通知使用单位，保障公文与信息交换工作的正常运行。

第六十二条 系统运行中遇到的问题，应及时向信息中心反馈。

第十一章

罚

则

第六十三条 协同办公是非常严肃的事情，对处理延误造成工作积压的1—3次/月罚款50元，4—6次/月100元（延误是指以系统的记录时间计超过24小时仍未处理待办事宜），其他次数依次类推。第六十四条 OA系统的推广应用由集团人力资源部进行检查考核，对长期不使用OA系统、不按统一要求提供共享数据；网上办公数据不准确，对工作造成不良影响的，视状况处以50---200元罚款。第六十五条 侦测、盗用他人账号和密码，刺探网络配臵、服务器配臵和数据库信息，造成OA系统运行中断的，罚款100元。第六十六条 遗失或泄漏账号、密码等安全认证信息，造成公司损失的，罚款100元。

第六十七条 侦测、盗用他人电子印章及手写签名者，将罚款50—200元。严重者将移交公安机关进行处理

第六十八条

盗用他人密钥，将罚款50—200元。严重的将移交公安机关进行处理。

第六十九条 违反OA运行制度上的其他规章条理的处罚将另行规定。所有员工使用OA情况将纳入集团考核范围

第七十条

对于个人文档，不允许上传与工作无关的文件，如歌曲、短片、MTV等，违者将罚款50元。

第十二章

附

则

第七十一条 本办法由信息中心负责解释。第七十二条 本办法自发布之日起实施并生效。