OA管理办法

第一篇：OA管理办法

OA管理办法 目的

规范OA系统的管理和使用，保证系统稳定高效运行。2 范围

适用于集团OA系统的管理、使用和维护。职责

3.1 集团企业管理部负责OA系统的管理和维护，指导系统使用人员规范使用OA系统。3.2 集团各部门/子公司负责按本文件要求使用OA系统。管理要求

4.1 使用OA系统处理各项办公事务的过程和所产生的结果，与原工作流程所产生的结果具有同样的效力。

集团OA系统承载如下办公事项：

a）集团所有体现在系统中流程的运作和管理；

b）集团所有公告、通知、会议纪要及其他行政公文的发布； c）集团文件制度、报表等电子文档的管理和共享； d）集团员工日常办公中的信息传递与共享；

e）集团各部门、子公司及员工制定的个人工作计划、日程； f）通过其他形式在OA中流转的文件或流程处理。4.2 集团OA系统的登录地址。

4.2.1 集团OA系统运行在集团公司服务器上，公司员工可使用终端的浏览器，通过办公内网、Internet网络和手机直接访问系统。

a）办公内网登录地址（适用于集团办公网络用户）：

b）Internet网络登录地址（适用于外地子公司、出差人员）：

c）手机登录地址（适用于在外无法连接网络并急需处理待办事宜的）： 4.3 OA系统的用户包括：集团所有二线员工。

4.3.1 OA系统帐号的申请：新员工入职后，由该员工所在部门/子公司的人事管理员在OA系统中提交‘OA/ERP/AM用户申请’流程，经集团企业管理部网络主管开通后流转至人事管理员，再由人事管理员通知至新员工。

4.3.2 OA系统帐号的注销：员工在办理离职手续后，由该员工所在部门/子公司的人事管理员以内部邮件或AM信息方式传递至集团企业管理部网络主管处理。4.4 OA系统的使用管理。4.4.1 OA系统中流程的管理。4.4.1.1 OA系统的流程，应本着“简单、高效、实用”的原则制作。固化在OA系统中的流程，需满足以下任一条件：

a）使用频率不得低于1次/月；

b）通过该流程收集的数据形成报表能对使用人工作效益有所提升； c）流程各节点相对固化；

d）现有OA流程不能满足要求。

4.4.1.2 新增的流程，应编制《OA流程说明书》，并通过OA系统中集团企业管理部的“OA流程说明书发布”流程，经过本部门/子公司负责人和集团企业管理部部长审核、集团企管主管领导审批后，由集团企业管理部网络主管制作并固化在OA系统中。4.4.1.3 现有流程如有变动需要修改的，由该流程的《OA流程说明书》编制人，通过OA系统中集团企业管理部下的‘OA/ERP数据修改’流程，经过部门、子公司负责人和集团企业管理部部长审批后，集团企业管理部网络主管在OA系统中实施更改。

4.4.1.4 每季度末月的28号，集团企业管理部网络主管要统计OA系统中流程的使用频率，对于季度使用频率低于3次的（不做数据收集形成报表的流程），要征询该流程归口使用部门、子公司和的意见，经集团企业管理部部长确认后，对该流程做隐藏使用或删除处理。4.4.1.5 OA系统流程标题的规范使用。对于OA系统未自动生成流程标题的流程，提交人在拟定流程标题时必须完整表达对人或事的描述，如“XX公司关于xxxxx的通知”、“对xxx违反xx制度的考核”、“关于xxxxx的请示”，以便查阅。对未按本条规定拟定流程标题的，处以10元/流程的考核。

4.4.1.6 OA系统流程的删除。对于发布数据有问题需要删除的流程，在流程未审批完成并发布的，由提交人通知当前审批节点操作人退回，由提交人删除。已经通过审批并发布的流程，由提交人通过OA系统中集团企业管理部下的‘OA/ERP数据修改’流程，完整描述流程名称、发布日期和删除原因，经过所在部门/子公司负责人和集团企业管理部部长审批后，由集团企业管理部网络主管执行删除。4.4.2 OA系统中文档和报表的管理。

OA系统中的文档、报表等文件全部归类存放在‘我的知识’—‘文档中心’的相关目录中。4.4.2.1 文档或报表的发布。集团各部门、子公司二级部门使用和存档的报表，统一在‘我的流程’—‘报表发布’下用相应的流程发布。

4.4.2.2 文档或报表名称的规范。文档或报表的编制人，在提交该文档、报表时，需完整填写该文档、报表的名称和发布年月，如“XXXXXXXX-2011年1月”，以便查阅。对未按本条规定填写文档、报表标题的，处于10元/个的考核。4.4.3 OA系统使用的管理。

4.4.3.1 OA系统通过用户名和密码进行身份管理和认证，使用人员首次登录系统应及时更换密码，不得泄露给他人，由于密码泄露造成的一切后果由本人负责。

4.4.3.2 OA系统的使用人员在工作时间内，不论身在何地，均有责任和义务，自觉的、有意识的登录、使用OA系统来处理日常办公事务，使用人员每天上班后需及时登录OA系统并保持在线，以保证及时动态接收、及时处置和办理流程和文档。任何已发送到OA系统上的通知、流程、文档、报表，均视为已通知当事人。不得以任何理由说未得到知会。4.4.3.3对于可在公司OA系统中处理的办公事务，流程的发起者如果仍沿用原处理方式的，则其流程处理人可视情况不予受理。

4.4.3.4 OA系统的使用人员要自觉遵守系统运行中相关的规章制度，按照自己的权限，认真完成本人在系统中所承担的工作，必须对文件资料的安全性、保密性、准确性、完整性及发布范围负责，每位员工均要对系统中记录的所有以其名义处理的事务和结果承担责任。4.4.3.5操作人员如因出差等原因较长时间不在公司，或有其他特殊情况可能会影响工作时，应将处理流程和文档的权限通过OA系统‘我的流程’—‘流程代理’代理给其他人员，返回公司上班后应及时收回权限。被委托人员应及时办理委托事项。

4.4.3.6 OA系统的使用人员不得在本系统上发布与工作无关的文档和资料，一切言论皆需遵守国家相关法律法规，同时尊重他人权益及隐私；不得擅自将OA系统中的文档、数据用于与工作无关的其他用途，否则将追究相关部门、子公司及人员的责任。4.4.3.7 OA系统使用培训。对新员工入职后，由该员工直接上级负责讲解OA系统操作，也可在OA系统‘我的知识’—‘文档中心’—‘系统使用’—‘系统使用培训’目录中下载资料自学。集团企业管理部每年组织一次OA系统的培训。

4.4.3.8 当OA系统出现故障无法及时排除导致不能正常使用时，集团各部门、子公司可暂时按照原方式（有纸化办公）进行操作，以保障正常办公。待OA系统恢复正常后，需在OA系统中补发该流程或文档。

4.4.3.8 集团企业管理部网络主管要定期检查、备份、维护OA系统和数据库，发现问题要及时排除，无法排除的要立即与泛微公司联系，确保系统正常运行。

第二篇：OA应用管理办法

办公自动化系统管理办法

第一章 总

则

第一条

为了有效地配合集团办公自动化系统（以下简称：XXX-OA系统）的运用，推进集团信息化建设，从而有效地利用XXX-OA实现办公“流程电子化、制度规范化、工作协同化、管理精细化”目标，提高办公效率、提高信息综合利用、实现资源共享、提高企业管理水平，特制订本管理办法。

第二条

本办法适用于XXX-OA系统的管理（包括集团本部和各级公司）。

第三条

集团本部和集团所属各公司必须指定专人作为子机构系统管理员负责XXX-OA系统在公司的建设、实施和本公司的系统维护。集团本部和各公司的职能部门必须指定部门信息管理员，负责本部门的用户及权限、岗位、流程模板设定，部门文档权限（授权）的设置，负责本部门的操作人员的指导、咨询和培训，对本部门的信息安全负有保密的责任和义务，不得向任何无关人员泄露信息内容。第四条

系统内包含集团高度机密文件，用户应有良好的安全意识。应定期修改用户密码，并不得转借他人使用。

第五条

除个人文件外，用户不得随意修改和删除协同管理内文件。如文件作废或删除，必须征得部门负责人的同意。

第六条

XXX-OA系统用户对集团信息安全负有保密的责任和义务，不得随意设置权限，共享信息给无关人员，不得无故下载文件，更不能向公司外人员泄漏公司机密。第七条 XXX-OA的主要功能包括：  内部邮件管理  文档管理  流程管理  工作联络书  信息发布和交流

其中内部邮件管理、工作联络书、流程管理是XXX-OA的核心业务。全集团办公人员可以利用XXX-OA进行日常办公、公文审批、文件共享、知识共享，促进办公人员之间的交流和协作。

第二章

办公自动化系统的约定

第八条 集团办公自动化系统（简称XXX-OA）包括集团电子流程应用系统和电子邮件管理系统两个子系统。

第九条 第一次使用XXX-OA系统前，先联系本单位系统管理员，在用户自己使用的计算机上进行host文件设置后，方可使用。

第十条 XXX-OA系统的用户命名规则：XXX-OA用户名为用户汉语全名。如：集团本部XX，其登录XXX-OA系统的用户名为：XX。姓名重复的情况依照如下规则解决：

1． 重名者为不同公司的，则在名字后面加公司名称；如，集团本部和商业公司均有员工的姓名为：XX；则集团本部的XX在XXX-OA中的用户名为：XX（集团本部）；商业公司的XX在XXX-OA系统中的用户名为：XX（商业）

2． 重名者为如果为同一公司员工，则职务最大者使用汉语全名作为XXX-OA系统的用户名，其余的人以在系统中注册的先后秩序在汉语全名后加01、02等序号。如：集团本部分别有两个员工姓名为XX，则职务高者在XXX-OA中的用户名为XX；后者在XXX-OA系统中的用户名为：XX01 具体每个人在系统中的用户名，请以本公司或部门的信息管理员确定为准。

第十一条 集团电子流程应用系统应用于集团本部和集团所有下级公司，登录地址：http://oa.XXX.com/；用户名：用户自己汉字姓名或系统管理员分配的用户名；首次登录系统的密码：12345678，各用户第一次进入系统后请修改用户密码。

第十二条 外部电子邮件管理系统应用于全集团，各用户可登陆http://mail.XXXXX.cn 进行邮件的收发和管理，电子邮件系统使用的域名为：XXXXX.cn；电子邮箱的名称为：用户名的全拼@XXXXX.cn，例如：XX的电子邮箱名称为：XX@XXXXX.cn。如果出现电子邮件的姓名全拼出现重叠，则依照如下规则：

1.重名者为不同公司的，则在名字汉语后面加公司简称；如，集团本部和商业公司均有员工的姓名为：XX；则集团本部的XX的电子邮件帐号为：XX-jtbb；商业公司XX的电子邮件帐号为：XX-sygs 2.重名者为如果为同一公司员工，则职务最大者使用汉语全拼作为电子邮件账号名，其余的人以在系统中注册的先后秩序在汉语全拼后加01、02等序号。如：集团本部分别有两个员工姓名为XX，则职务高者的电子邮件帐号为：XX；后者的电子邮件帐号为：XX01 具体每个人的电子邮件帐号，请以本公司或部门的信息管理员确定为准。

第十三条 原则上XXX-OA只能在集团范围内的网络环境中使用，如果因工作需要或出差等需要，可向集团信息管理部申请VPN用户，使用VPN方式连接Internet后，即可使用XXX-OA系统。

第三章

制订流程的规定

第十四条 XXX-OA中的流程分为三类流程：集团流程、公司（集团本部视为公司）流程和部门流程。凡可能在集团下属多个公司发起使用的流程都归为集团流程；凡是仅仅在集团下属公司内部（含集团本部内部）流转，并可能在公司内部多个部门发起使用的流程，都视为公司流程；只有特定的部门发起的流程归为部门流程。

第十五条

流程的制订：集团流程统一由集团行政部会同集团体系管理员及信息员，根据集团管理规定制订。公司流程由各公司行政会同各部门管理员和信息员，依据本公司管理制度制订，集团本部流程由集团行政中心会同各部门管理员和信息员进行制订。部门流程由各部门信息员及部门负责人根据本公司管理制度和实际业务建立。第十六条

流程的修改：当实际流程变更时由相关部门提出，集团流程经集团行政部会同各相关部门讨论后由集团信息部信息管理员负责修改；公司流程由各公司行政部会同本公司各相关部门讨论后，由公司系统管理员负责修改；部门流程由本部门自行确定后修改。第十七条 流程的维护：集团及集团本部流程，由集团行政部会同集团体系管理员及原制订部门负责修改；集团下属各公司的流程，由各公司行政部会公司体系信息管理员及原制订部门负责修改；部门流程由各部门提出，公司系统管理员修改。

第十八条 流程的制订范围：本着提高工作效率、节约成本的原则将集团内的大部分业务流程制订为电子流程。

第四章

电子流程管理的规定

第十九条 集团内的业务运作公布过的启用流程必须全部走电子审批流程，任何人不得以任何借口拒绝走XXX-OA系统流程。如果集团业务运作公布过的启用流程，用户还是坚持使用纸介流程，将严格按照管理办法进行处罚。

第二十条 为保证电子流程的正确性，任何人不得随意修改流程。如有必要修改，请向流程原制订者申请。

第二十一条 使用流程时的文件归档时要注意规范，把相应的归档文件归档到相应的文件柜，方便查询、使用。

第二十二条 如个人出差，必须设置流程代签人或通过XXX-OA中的IT服务流程向集团信息管理部申请VPN权限，以便流程及时运行。第二十三条 文件走流程时相关人员必须尽快做出相应的处理、提高工作效率。其中的工作效率将作为绩效考核的参数之一，纳入月度绩效考核。

第五章

邮件管理规定 第二十四条 http://mail.XXXXX.cn电子邮件系统是集团员工因公对外沟通和交流的方式之一。集团内部人员的工作沟通和交流尽量使用XXX－OA中的内部邮件和工作联络单。

第二十五条 http://mail.XXXXX.cn电子邮件系统使用空间每用户不超过500M，请各用户不要长期存放邮件，如该邮件需保存，请用户自行备份到本机。

第二十六条 邮件附件大小每用户不要超过10M，如因工作需要更大的附件限制，请使用XXX-OA系统信息管理流程中的Internet、Mail申请流程，进行申请。

第二十七条 系统中只保留6个月的邮件，超过6个月的，系统定期在下月一日删除，请用户注意做好邮件导出和备份工作。

第六章

文档管理的规定

第二十八条 按照文档的应用范围，文档分为常用信息、集团文件、公司文件和部门文件。常用信息指集团广泛使用的文件；集团文件指集团发布的制度文件、体系文件、公文模板等文件；公司文件指公司或集团本部范围的制度文件、文档模板、体系文件、归档文件等，不跨公司使用；部门文件指集团本部或各公司部门内部文件，不跨部门使用（部门文件只能是本部门人员使用）。

第二十九条 集团文件和集团本部文件、由总裁室秘书维护；公司文件由各公司行政部统一授权维护；部门文件由本部门负责人和信息员维护。

第三十条 文档组织要清晰、分类明确；不得随意存放文件；更不得随意授权。

第三十一条

注意文档的安全，任何人不得随意修改、删除和破坏文档。

第三十二条

发现公共文档有异常时应及时通知相关的维护人员。第三十三条 所有经过电子流程审批发布的文件，都为集团、各公司和部门经过XXX-OA系统签审的有效文件，并视为集团、各公司和部门的正式文件。

第七章 用户管理

第三十四条 由集团信息管理部信息管理员根据集团的组织架构维护XXX-OA系统的集团体系和集团本部的机构设置。各公司的组织架构维护是在集团机构的基础上，由各公司系统管理员负责维护。第三十五条 系统用户由各部门信息员和部门负责人维护，用户资料必须完整有效。集团信息管理部和各公司系统管理员提供技术支持。第三十六条 为确保系统信息安全，部门信息员必须及时根据部门人事变动维护用户信息。人员离职必须马上停止该用户使用XXX-OA系统的权限。人员调动必须由公司系统管理员或集团信息管理部系统管理员在XXX-OA中的用户设置作必要调整。

第三十七条 用户不允许在系统内上传和创建一些与工作无关的文件，比如.mp3、.rm、.mpeg、.dat、.avi、.wmv等多媒体文件。

第八章 培训管理

第三十八条 集团信息管理部统一制定计划，由各公司系统管理员定期对公司新进员工组织培训，各部门信息员负责对本部门新增员工的培训工作。

第九章 应急措施

第三十九条 在使用XXX-OA系统时遇到问题，请及时与本部门信息员联系，或本公司系统管理员联系。

第十章 奖惩规定

第四十条

为强化信息的保密性，集团内部范围内传递的邮件（工作联络单），非特殊原因必须使用XXX-OA系统传递。对没有特殊原因又长期使用外部邮件递信息者将视情况予以处罚。

第四十一条 数据命名不规范的，前2次警告，以后每次罚款20元。第四十二条 数据归档不规范的，前2次警告，以后每次罚款20元。第四十三条 数据提交流程不规范的，前2次警告，以后每次罚款20元。

第四十四条 公布范围内启用流程，用户还坚持使用纸介流程的，第一次警告，以后每次罚款20元。

第四十五条 数据流程任务完成超过规定时限的，前2次警告，以后每次罚款20元。

第四十六条 用户因出差或休假未能在系统内临时授权，第一次警告，以后每次罚款20元。

第四十七条 数据有明显错误的，但没造成系统事故的。数据提交者付主要责任，数据审核者付连带责任，每次罚款100元。

第四十八条 数据有明显错误的，造成系统事故的。数据提交者负主要责任，数据审核者负连带责任，每次罚款500元。

第四十九条 相关提交人员必须在文件内签名和签署意见(说明：WORD文档不会自动产生签名)。对未签名者前2次警告，以后每次罚款20元。

第五十条 以上所有警告和处罚由集团信息管理部负责统计，并定期向总裁室提交报告。

第十一章 保密与安全管理规定

第五十一条

各级用户对自己所能查看到的信息负有保密的责任和义务，不得向任何无关人员泄露信息内容。如有他人通过用户自己的密码登录，并造成数据泄密、数据修改或恶意破坏，责任由用户本人承担，并处于1000元的罚款。第五十二条 各级用户对自己的用户名和密码必须妥善保管，杜绝出现密码真空现象。用户密码必须定期更换，一般每一个月更换一次，一旦发现密码泄露或丢失应及时联系管理员更换。

第五十三条 广域网用户只限于出差用户和部分必须及时异地决策，异地工作的岗位（如：正副总裁、正副总经理，外协、销售、售后部门等用户）。特殊用户如果需要开通广域网用户权限，请填写《Internet/E-mail用户权限申请表》。

第五十四条 集团信息管理部对防止外人对XXX-OA系统的非法访问及保护XXX-OA系统的数据安全负有完全责任，要从硬件及软件两个层次上解决XXX-OA系统的安全运行问题。

第五十五条 严禁对系统数据进行蓄意破坏，一经查证，予以重罚。情节严重者，交集团审计部，按集团制订的相关规定处理。

第十二章

附

则

第五十六条

本管理办法由集团信息管理部负责制订、解释与修订。第五十七条 本管理办法自下发之日起执行生效。

信息管理部

二00七年十二月二十日

第三篇：办公自动化(OA)管理办法[推荐]

南宁市工信委办公自动化（OA）管理办法

第一章 总则

第一条 为推进本委办公自动化（OA）以及信息化进程，实现办公标准化管理，加快公文流转速度，提高办文效率，减少文件丢失，同时保护环境，节约办公经费，特制定本办法。

第二条 委办公室负责网上办公系统公文处理的综合管理工作，委办计算机站管理员负责网上办公系统的技术保障和系统维护工作。本委各科室应明确人员和岗位职责，加强协作配合，按照办公自动化工作相关要求，熟练准确地使用办公自动化软件处理公文。

第三条 严格实行在网上办公制度。本委干部职工在工作时间必须登陆OA系统，及时处理公文和待办事项，查阅公告、通知等，不在办公室应在OA上添加个人去向。出差人员应使用手机、笔记本等网络终端处理工作，特殊情况无法上网的应指定代办人员。

必须通过OA处理收文、发文工作。凡不经过OA系统运行处理的文件资科，委办公室有权拒绝编发（涉密文件及不便在OA流转的文件除外）。所有非涉密一般文件除印发少量纸质文件存档或对外使用外，均以电子文件形式运行。涉密和不便在OA流转的公文，仍按纸质文件流转。

第四条 各科室及科室人员使用OA系统情况，列入工作目标考核范围进行考核，委办将定期对OA运行情况进行督查，各科室应按收文发文工作流程，落实好OA系统运行工作。

第五条 网上办公系统的用户名和密码实行统一管理。各科室需增加或减少用户时，应经办公室审核同意并统一办理。应及时修改个人登陆密码并妥善保管，如发现密码被盗或遗忘，应及时告知委办计算机站。

第六条 通过网上办公系统处理公文的范围：

（一）公文处理：收文、发文等。

（二）公共信息：包括内部通知、会议通知、需相关处室传阅的文件资料、人事政务信息及其他信息。

凡涉密和不便通过网上办公系统处理的公文，仍以纸质文件形式流转。

第七条 严格执行公文处理操作规程，对本岗位公文处理业务要应知应会，熟练应用，避免出现差错。不得擅自删除或更改与网上办公系统有关的软件和设置，发现病毒要及时告知信息中心。

第八条 使用网上办公系统处理公文时应严格遵守有关保密制度，严防泄密，严禁擅自拷贝、打印不便对外公开的文件或转给无关人员阅读，违反规定者视情按保密纪律处理。严格遵守国家和自治区计算机网络管理的有关规定，禁止利用网上办公系统处理与公务活动无关的事情，更不得发布有违国家法律、法规或不文明的信息。

第九条 委办计算机站负责公文处理系统的后台维护管理，做好公文处理系统计算机信息备份工作，实行每天增量备份和定期备份制度，确保公文处理系统的安全运行。办公室负责收集对OA使用情况的反馈，设定或优化OA运行流程，使其使用更方便快捷。

第二章OA收文处理

第十条 OA收文流转程序由委办结合相关规定，结合本委工作实际制定。以纸质文件形式流转的文件收文处理按《南宁市工信委公文办理制度》执行。

第十一条 收文。外来的文件(包括纸质文件和网上传送的电子文件)，由办公室收发员统一签收；涉密文件由保密员签收。签收时应及时拆封，仔细核对，发现错误，即予退回。

第十二条 扫描登记。收到的公文（不包括涉密公文）由委办统一扫描并校对后分类按顺序编号登记录入计算机。

第十三条 分送。会议通知、一般性简报、事务性通知、请柬等一般性文档材料由办公室文秘人员通过OA直接分送处理。

第十四条 拟办。需领导批办的文件经扫描登记后，委办提出拟办意见并通过OA分送委领导批办。对急办的公文，在呈送委领导的同时，可以先行抄送承办科室处理。

第十五条 批办。委领导在OA批办后直接转发给承办科室。如需其他委领导阅办的直接抄送其他委领导。如归口其他分管领导批办的退回办公室，由办公室再呈相关领导批办。

第十六条 承办。科室对承办的文件，由科长确定经办人员办理。承办人员根据文件办理要求和领导批示及时办理。委办根据文件时限和承办进度适时催办、督办。

第十七条 归档。承办处室承办或阅办结束后，将文件返回办公室归档。

第三章 OA发文处理

第十八条 OA发文流转程序由委办结合相关规定，结合本委工作实际制定。以纸质文件形式流转的文件发文处理按《南宁市工信委公文办理制度》执行。

第十九条 拟稿。拟稿人在拟稿时，必须先正确填写发文稿纸的各个项目，再撰写正文，附件列在正文之后。

第二十条 审核。在文稿送办公室核稿或其他科室会签前，应经所在科室负责人审核同意。

第二十一条 会签。如需其他科室会签的文件，由拟稿科室在OA选择“会办科室意见”，相关科室会签完成后返回主办科室。

第二十二条 签发。凡以委名义制发的文件，需委领导审批后签发，重要文件应由委主要领导签发。

第二十三条 核稿。按程序审签完毕的文件，通过OA送办公室核稿并编写发文字号。

第二十四条 发文。办公室核稿后通过OA发送至文印室。由文印室统一排版印刷。

第二十五条 归档。打印完毕文印室应将文件通过OA归档处理。纸质版文件还应执行封发、立卷、归档、销毁等程序。

第四章 公告通知

第二十六条 发布权限：委领导、委办、人事科、监察室、机关党委具有在全委范围内发布电子公告的权限。其他科室拟发布本委范围的电子公告，可由委办统一发布。

第五章 行程安排

第二十七条 发布权限：委干部职工具有在行程安排上添加本人行程安排的权限。委领导、委办有添加全委干部职工行程的权限。委干部职工有浏览全委人员行程安排的权限。

第五章 档案管理

第二十八条 外单位的来文由收文人员在扫描编号完毕后进行归档；无需编号存档的文件直接送各科室文件箱，委办不予扫描存档。

第二十九条 发文存档按照档案室相关规定执行。

第三十条 文件的查询和借阅。全委人员可以根据权限直接查询在OA存档文件。密级、资金、会议纪要、抄告单类的文件查阅需向办公室提出申请，经办公室分管主任批准方可查阅。

第六章 附 则

第二十九条 本委各科室、委直属单位可根据本办法自行安排内部具体操作流程。

第三十条 本委纸质公文的处理按《南宁市工信委公文办理制度》以及市政府的有关规定执行。

本办法自发文之日起执行。

第四篇：OA系统管理办法(试行)

中国移动通信集团黑龙江有限公司 齐齐哈尔分公司OA系统管理办法(试行)

第一章 总 则

第一条 为加强公司办公自动化系统（以下简称OA系统）管理，保证其高效、安全运行，充分发挥OA系统的作用，特制定本办法。

第二条 OA系统内容包括协同办公、公文管理、电子邮件、文档管理、公共信息、个人设臵、综合办公、关联系统、常用工具等功能，旨在实现公文无纸化传输、信息共享和交流，规范管理流程，提高办公效率和降低管理成本。

第三条 本办法适用于市公司直属各部门、各县(市)区分公司。

第二章 管理机构

第四条 综合部负责办公OA系统的管理、规划、审批、实施、培训和检查考核工作;其主要职责:

（一）办理系统使用单位的注册、名称变更、撤销等相关手续的审核工作；

（二）制定电子公文与信息流转的具体工作规范和制度；

（三）制定OA系统公文种类流程的修改及修订工作。

（四）征询各使用单位的意见和建议，协调解决各使用 单位在使用过程中出现的新情况、新问题；

（五）培训各使用单位系统管理人员和使用人员；

（六）做好其他相关工作。

第五条 市公司市场经营部业务支撑中心负责OA系统的开发、维护与升级等工作。其主要职责：

(一)负责全公司管理办公自动化系统资源（软、硬件）的配臵、升级。

(二)负责日常的OA网络运行维护，网络设备故障处理。(三)负责OA系统的安全技术防范，定期就公司所有计算机设备及运行系统进行严格检查。

（四）负责全区办公终端安全策略管理系统的安装。

第六条 使用单位必须明确一名领导分管OA系统工作，同时确定一名分级系统管理人员负责日常管理。各分级系统管理人员的职责是：

（一）负责本单位办公自动化的日常管理；

（二）指导和监督该系统在本单位的运行；

（三）负责与综合部的衔接工作。

第三章 公文流转要求

第七条 为使公文流转真正地落到实处，并能提高员工对“企业信息化“的认识，OA使用人必须启动短信提醒功能，同时必须随时随地、及时地打开OA系统，处理当天的文件，如遇出差、事假请启用外出代办功能。第八条 各部门在发文或部门与部门之间需协调某些事宜时必须通过OA系统，不允许出现纸质文件。

第九条

各部门领导及员工在处理文件填写意见时必须将意见写清楚，交给谁办理，如何办理，此文件是如何落实的，将落实意见一并写上返回综合办归档。

第四章 使用规范

第十条 员工身份认证。系统通过用户名和密码进行身份管理和认证。用户名是每个员工的唯一标识，个人的密码是安全的保证。OA系统提供了用户自我更换密码的功能，用户应自己定期更换密码，不得泄露给他人，防止他人非法使用。由于密码泄漏造成的损失由本人负责。每位OA系统使用人都要熟练掌握OA系统的使用方法，使用OA 系统进行单位内部的各项日常办公。

第十一条 OA系统使用人员的账号密码（口令）必须设6位以上字符（含字母、数字、符号等），并需经常修改，不得与其他使用人员名（账号）相同。使用人员取得初始密码后应在OA系统的个人设臵里面，须对自己的登陆密码进行修改，避免他人使用。

第十二条 工作人员要保证通过OA系统发布、流转的信息和文件的内容完整准确，并对所发布的内容负责。第十三条 为保证各类电子文件的及时收发，公司领导、三级经理、部门主管原则上应该全天在线，其他工作人员至 少每天上下午各登陆两次OA系统，接收各类文件，处理待办事项。

有重要文件需要领导审批，如果单位领导有事没有使用OA系统，工作人员可通过飞信发消息或者发送手机短信提醒。

第十四条 工作人员要保证文件处理的响应时间，所有网上公文处理流程涉及到的工作人员处理时间应与公文流转时间相同。如有外出、请假等特殊原因，必须委托相关人员代为办理。

第十五条 因个人原因未登陆和使用OA系统，不能及时处理相关工作，造成的责任由自己负责。

第十六条 OA系统使用人员应自觉遵守系统运行的规章制度，按照工作权限，认真完成本人在系统中所承担的工作任务。

第十七条 个人信息的完善

在OA系统的个人设臵里面，必须对自己的个人信息进行添加，如联系方式等，以便同事之间联系时查找方便。

第十八条 OA系统流程模板涵盖范围内的办公流程，涉及的相关单位（部门）应按照系统模板使用说明实行网上办公，流程定制发起的单位（部门）应督促系统模板的使用。

第五章

电子邮箱的管理

第十九条 电子邮箱是公司员工的工作、生活、学习的 信息交流平台。对每封电子邮件的附件设为20M，电子邮箱中的邮件及时进行删除备份，邮箱超过容量后不可收发任何邮件。

第十七条 不可在互联网上用公司电子邮箱地址注册用户。

第六章 信息安全保障

第二十条各单位使用人员对各自的登录密码、印章密码严格保管。必须在第一次登录系统后立即修改个人密码，不得再使用初始密码，离开办公室时应退出办公系统，防止他人进行非法操作，密码泄漏所造成的损失自负。

第二十一条 系统管理员应定期检查、维护计算机网络，发现问题应及时排除，无法排除的，应立即与业务支撑中心联系，确保系统正常运行；不得乱设、私设系统的使用人员。

文档管理员应对文件资料的保密性、正确性、完整性、发布范围负责，不得将涉密信息、带病毒文档录入系统。

第二十二条 使用系统时，所有涉密信息不得利用电子邮箱转发至无关人员，公文流转严格按范围进行流转，严禁扩大范围，也不得存储在与该系统相连的介质内。

第二十三条 严禁公司员工利用任务手段侦测、盗用他人OA账号和密码，刺探网络配臵、服务器配臵和数据库信息。

第二十四条 每台办公电脑必须使用安全策略管理系 统，使用人不得随意删除或更改。

第二十五条 禁止安装趋势外的其它杀毒软件、游戏、与工作无关的网络软件，禁止安装搜狗、搜狐等快捷搜索栏等网络辅助工具。

第二十六条 严禁外来公司人员未经允许连接我公司办公网络系统，若有违反而导致病毒向公司内部传播或公司商业秘密向外部传播而造成公司损失的，将根据公司规定给予相关责任人进行处理。

第二十七条 在起草各类文件时严格按照企业商业秘密目录执行。

第七章

办公终端机房的管理

第二十八条 办公终端机房的管理应遵守以下规定：

1、机房为维护重地，外来人员未经批准不得擅自入内。外来人员来机房参观、工作，必须持有本公司领导的书面授权，同时由机房人员陪同、确认。非工作需要不得在机房内任意逗留，不得动用机房设备、终端作其他与工作无关的用处。

2、保持机房环境卫生，本部门人员要求换穿自备室内鞋或鞋套。外来人员必须换穿鞋套或室内鞋。

3、任何人员不得将食品、饮料带入机房，同时，杂志等与工作无关资料也不得带入机房，保持机房卫生，做到环 境整洁明亮。

4、维护用资料、工具、备板、备件等使用后及时放回相应的位臵，不得随意摆放。

5、进入机房的钥匙或门卡的持有人要设专职人员。

第八章 罚 则

第二十九条 OA办公是非常严肃的事情，对处理延误造成工作积压的3次以内每次考核责任人100元，三次以上的每次考核300元（延误是指以系统的记录时间计超过公文处理时限仍未处理待办事宜）。

第三十条 对长期不使用OA系统、不按统一要求提供共享数据；网上办公数据不准确，随意删除安全策略系统，对工作造成不良影响的，视状况处以50---500元罚款。

第三十一条 侦测、盗用他人账号和密码，刺探网络配臵、服务器配臵和数据库信息，造成公司保密文件泄密的对责任人处以记大过处分以上行政处罚并扣除全年奖金，损失重大的开除公司。

第三十二条 遗失或泄漏账号、密码等安全认证信息，造成公司损失的，对责任人处以严重警告以上行政处罚并处罚款1000-3000元，损失重大的扣除全年奖金的一半，第九章 附 则

第三十三条 本办法由综合部负责解释。第三十四条 本办法自发布之日起实施并生效。

第五篇：OA系统管理办法(征求意见稿)

OA系统管理办法征求意见稿

OA系统管理办法

（征求意见稿）

第一章 总则

第一条 为保证集团办公自动化系统（本办法简称OA系统）顺利实施，保证其高效、安全运行，充分发挥OA系统的作用，结合集团办公自动化工作实际情况，特制定本办法。

第二条 OA系统，主要运用于集团总部各中心、部门、各子公司之间的公文流转。

第三条 OA系统内容包括协同办公、公文管理、车辆管理、工作报表、用品管理、任务管理、工作计划、工作总结、工作日志、文档管理、公共信息、个人设置、综合办公、常用工具等功能。

第四条 OA系统自动对协同工作进行跟踪，对每位公司员工工作事项的处理周期、处理件数、延误情况进行记录，员工使用OA系统进行协同工作的情况将纳入该单位考核范围。

第五条 本办法适用于集团总部各中心、部门、各子公司。

第二章 管理分工与职责

第六条 集团行政管理中心负责OA系统的管理、规划、实施、培训和检查考核等工作，对系统实行统一部署，分级管理。其主要职责：

1．根据总裁办的指令，办理系统使用单位的注册、名称变更、撤销等相关手续的审核工作；

2．根据公司的发展，将新的管理规定实施到OA系统中； 3．根据实际情况对OA系统各类表单和流程进行修改及修订工作；

4．征询各使用单位的意见和建议，协调解决各使用单位在使用过程中出现的新情况、新问题；

5．培训各使用单位的员工； 6．做好其他相关工作。

第七条 集团行政管理中心网络信息管理员（以下称系统管理员）负责OA系统的维护和管理等工作。其主要职责：

1．负责管理OA系统的软、硬件配置、升级。

2．负责日常的OA系统运行维护，网络设备故障处理。

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3．负责OA系统的安全技术防范，定期就系统运行进行严格检查。4．负责集团总部各部门办公终端系统的安装。

第八条 各使用单位必须设一名负责人分管OA系统的运营管理工作，指导和监督本单位员工使用OA的情况；

第九条 集团各管理中心、各子公司应指定文档管理员一名，负责对本部门文档进行管理（新建、归档、整理、授权等）。

第十条 使用单位需变更系统中的相关资料，应向行政管理中心提出申请，并办理相关手续：

1．使用单位名称变更的，应办理名称变更手续，并由该单位来函确定新的使用人员名单；

2．使用单位撤销的，应办理注销手续。即在系统中删除该单位名称，注销该单位使用人员，并将系统中的相关文件按撤销单位提出的处理办法进行处理；

3．使用单位合并的，合并后的使用单位名称如果沿用合并前其中一个使用单位名称的，则该名称作为合并后的使用单位名称在系统中保留，被合并的使用单位按本条第二项规定办理注销手续；合并后的使用单位如果使用新的单位名称的，则按本办法第八条的规定重新办理注册手续，合并前在系统中使用的单位名称按本条第二项规定办理注销手续。

4．使用单位协同审批表单或流程需要修改，必须经过集团相关领导审批通过后，由主管部门通知系统管理员进行操作。

5．集团各部门、各子公司申请新员工系统账号，需通过所在公司人力资源部向系统管理员提交新员工资料：姓名、部门、职位及其上级主管。系统管理员添加员工编号及相关权限后，通过消息方式通知人力资源部及其上级主管，由上级主管转达给新员工，由行政管理中心统一安排新员工进行培训和考核。

第三章 使用要求

第十一条 员工应自觉遵守OA系统运行的规章制度，按照工作权限，认真完成本人在系统中所承担的工作任务。对生产一线员工及辅助后勤员工（没有使用电脑的员工）用纸质先提起审批，然后由本部门文员或人事行政文员输入电脑进行审批和备案。

第十二条 系统通过用户名和密码进行身份管理和认证。员工应自己定期更换密码，防止他人非法使用。由于密码泄漏造成的损失由本人负责。每位员工都要熟练掌握OA系统的使用方法，使用OA 系统进行单位内部的各项日常办公。

第十三条 员工的密码丢失，应向系统管理员提出申请，恢复初始密码。第十四条 员工在OA系统的设置中心里面，对自己的个人信息进行添加，如联

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系方式、e-mail、出生日期等，以方便同事之间联系时查找。

第十五条 未经集团行政中心同意，非相关人员不得使用系统管理员的密钥和密码登录系统。

第十六条 为保证各类电子文件的及时收发，公司领导及各中心负责人原则上应该全天在线，其他员工至少每天上、下午各登陆两次OA系统，接收各类文件，处理待办事项。

第十七条 员工如因请假时间较长而无法处理待办事项的，应指定授权的代办人进行相关操作，取得授权的代办人在OA系统上以授权人名义所做的各类操作，均视为授权人的本人意见。如因出差，请使用手机审批功能，保证工作的延续性。

第十八条 为使公文流转真正地落到实处，并提高员工对“企业信息化”的认识，有审批权限的OA使用人必须启动短信提醒功能，同时必须随时随地、及时地打开OA系统，处理当天的文件，如遇出差、事假等没有上网条件的情况，须启用手机审批功能，保证事务正常审批，如遇长时间出差、事假的，须启用事务委托功能。

第十九条 各部门在发文或部门与部门之间需协调某些事宜时必须通过OA系统，不允许出现纸质文件（紧急情况除外）。处理文件填写意见时必须将意见写清楚。

第二十条 有紧急重要文件需要审批，员工可通过电话或者发送手机短信提醒。第二十一条 在系统中流转的电子公文，其文种、格式、内容等的审核把关由发文单位负责。

第二十二条 公文带有不方便进行电子化处理的附件（如物品等）的，可按纸质公文交换的方式进行交换。公文正文仍以电子公文形式交换。

第二十三条 电子公文接收失败的，收文单位应及时向发文单位提出申请，说明原因，请求重发或追加打印份数；因系统故障不能接收的，应及时向系统管理员反馈。

第二十四条 员工要保证通过OA系统发布、流转的信息和文件的内容完整准确，并对所发布的内容负责。

第二十五条 因个人原因未登陆和使用OA系统，不能及时处理相关工作，造成的责任由自己负责。

第二十六条 OA系统流程模板涵盖范围内的办公流程，涉及的相关单位（部门）应按照系统模板使用说明实行网上办公，流程定制发起的单位（部门）应督促系统模板的使用。

第二十七条 员工应熟练掌握OA系统的操作方法，在使用OA 系统处理办公业务时，应遵守以下规定：

1．通过OA 系统发布的信息、发起的协同，均视同OA使用人员知晓，因此所有员工应及时登录系统获取协同信息，处理相关业务。

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2．员工应保证通过OA系统发布、流转的信息和文件的内容完整准确，并对所发布的内容负责。

3．员工应保证OA系统处理办公业务的响应时间。网上公文及协同处理流程涉及到的员工处理时间原则上不超过１个工作日。如有出差、请假、培训等特殊原因离开时，须通过手机审批功能审批或代理设置功能委托相关人员代为办理。

第二十八条 OA系统公共信息管理实行实名制，不得在OA系统上发布与公司工作无关的公告或调查；不允许在OA上发布私人事务，禁止谈论工资等公司机密，尊重他人权益及隐私，言论应遵守国家相关法律法规。

第四章 业务管理规则

第二十九条 文档管理

发文管理根据《公文管理办法》执行，会签、审批、发放等环节均通过OA系统进行，如需向外发放纸质文件的，由行政管理中心打印发放。

1．一般文档管理

各中心、子公司文档管理员应对本单位需保存、共享的资料进行分类整理，归档到本单位“单位文档”对应目录中；并根据查询权限授权其它员工查询或借阅。重要文档需另外备份。

2．注意事项

各个部门的相关文件必须分类上传到部门文档中，在每个部门文档下可以新建文档夹以便使用。同时每个部门的单位文档必须对副总经理级以上领导公开，不允许上传与工作无关的文件。

第三十条 日常办公 1．协同办公管理

单位人员需要传递文件，须用协同工作与部门内部或其他部门人员、部门领导或公司领导进行日常的文件的交流和消息沟通，请使用“即时通”替代目前大部分常使用的QQ、邮箱的工具，对外可继续使用之前的沟通工具。

2．会议管理

会议的召开统一提前由会议发起人在OA上进行会议召开通知，其他人员收到通知后必须及时进行处理，说明是否参加会议。

3．公告管理

集团总部由行政管理中心起草公告通知等信息，交中心负责人审核后在OA系统上发布，其它部门的公告由自己部门起草，交中心负责人审核后在OA系统上发布，但要选择清楚公告对象。子公司的公告由相关部门负责起草，由部门负责人审批后在OA系统上发布。

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第三十一条 周工作总结及周工作报告

1．集团总部所有电脑使用人员均要求每周在OA上填写周工作总结及周工计划，并作为员工考核的指标之一。

2．每周工作总结及周工作计划必须在每个周末下班前完成。

4．周工作总结及周工作计划由直接上级签阅，副总经理及以上领导可以抽查所有员工的日志。签阅时，可以签署意见、指示等。

5．周工作总结除达到每周及时记录的要求，还需要能够准确、客观的反映本周重要工作情况，以便为以后的工作回忆提供帮助。

6．周工作总结记录本周重要工作的情况，由公司人力资源部根据日志与要求的吻合情况给予考核，如果记录特别差的，公司行政中心第一次提出改正意见，提醒当事人及时的改正，不能及时改正的，给予一定经济处罚。

第三十二条 OA系统上的月度计划、月度总结模块的填写要求按照公司相关规定执行。

第三十三条 消息中心使用要求

1． 消息中心是日常工作交流工具，不许发送与工作无关的信息。

2． 除网络及系统不能正常使用外，要求所有的员工工作方面的事项全部通过消息中心系统交流，有据可查，明确责任。

3．要求所有员工上班后，就必须登录“即时通”，并保证在上班时间内一直在线，确保消息及时接收和审批。如需长时间离开电脑的，必须登录手机版，及时查收信息及审批事务。

第三十四条 知识发布要求

公司鼓励员工将工作中积累的知识经验及处理办法写成书面的文档发布到知识中心的相应版块中。

第三十五条 公司新闻的发布要求

公司鼓励员工将发生在身边有意义的人与事写出来提交到公司新闻中。第三十六条 员工建档要求

新员工入职后的一周内要求本人填写好个人资料详细档案，信息变动后要即时更新。

第三十七条 通知与待阅要求

员工必须及时查看通知与待阅栏内的文件，特别是通知文件，及时阅读，如因未阅读造成不良后果，由本人承担。

第三十八条 领导对OA系统使用及信息查询规范 1．日常检查

部门经理以上人员，每周下班后或每周第一天上班后，必须要查看下属员工的OA系统管理办法征求意见稿

周工计划及周工作总结，信息交流、客户关系记录，及时掌握员工工作状况。

如果检查中发现员工的工作有偏差，上级必须及时给予指正。如果因此造成工作延误，上级要承担相应责任。特别是在检查中发现员工的工作需要其它部门协助，上级要积极帮助员工与其它部门协调工作。

2．日常工作任务布置

通过“创建任务”将要求员工完成的工作在系统中布置任务给相关人员，并在任务管理中进行查看检查。

3．日常流程审批

（1）对各类流程申请应及时进行审批，保障流程正常流转。

（2）执行公司制度，通过系统协同审批模块发起自己需要经过审批的相关流程。（3）如果因未及时审批、提交相关流程而造成工作延误，根据造成损失按比例对当事人进行处罚。

第三十九条 在使用OA系统时需要上传附件的，要求附件容量大小不得超过20M，如果附件确实较大的，可通过其它方式发送。

第四十条 使用系统时，所有涉密信息不得转发至无关人员，公文流转严格按范围进行流转，严禁扩大范围，也不得存储在与该系统无关的介质内。

第四十一条 禁止安装与工作无关的网络软件，禁止安装搜狗、搜狐等快捷搜索栏等网络辅助工具。

第五章 安全保障

第四十二条 OA系统的推广应用由集团行政管理中心进行检查考核，对长期不使用OA系统、不按统一要求提供共享数据、或数据不准确的，按处罚规定处理。

第四十三条 严禁外来人员未经允许进入OA系统，若有违反而导致病毒向公司内部传播或公司商业秘密向外部传播而造成公司损失的，将根据公司规定给予相关责任人进行处理。

第四十四条 侦测、盗用、冒用他人账号和密码，刺探网络配置、服务器配置和数据库信息，遗失或泄漏账号、密码等安全认证信息，其处罚见考核制度。

第四十五条 联入OA系统的计算机，应安装杀毒软件。使用外来磁盘应检测，以防病毒入侵。

第四十六条 文档管理员应对文件资料的保密性、正确性、完整性、发布范围负责，不得将涉密信息、带病毒文档录入OA系统。

第四十七条 使用系统时，所有涉密信息不得在该系统内发布，也不得存储在与该系统无关的计算机中。

第四十八条 应加强计算机及网络安全保密知识教育，遵守保密纪律与保密规

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定。

第四十九条 不得利用电子系统从事危害国家安全、泄露国家秘密的违法犯罪活动；不得复制和传播妨碍社会治安或淫秽色情信息，一经发现将提交公安机关追究其刑事责任。

第五十条 系统出现异常，造成数据存储不完整、软件故障、数据丢失，影响系统完整运行的，应及时向集团行政管理中心反馈。

第五十一条 信息传输工作应严格执行各项管理制度，遵循统一的技术规范。接收的信息，应按照时限要求办理；发送的重要信息应经本单位负责人审批。

第五十二条 员工应严格执行有关操作规程。对不遵守规程、影响信息传输工作正常运行的员工予以通报批评；造成事故的，应追究有关人员和相关领导的责任。

第五十三条 密级文件不进入系统，按照现有公文流转方式处理；电子文件严格按发文范围发送，发文范围的审批仍按公司《公文管理办法》有关规定执行。

第五十四条 机房作为OA系统的中枢，原则上不允许外来人员进入，确须进入的，需由系统管理员陪同，全体员工均有义务保护机房内所有设备的安全。

第六章 应急处理

第五十五条 系统出现故障，导致电子公文与信息无法在系统中进行正常交换的，应及时通知系统管理员。由系统管理员尽快组织有关单位查明原因，排除故障，并在24小时内做出响应。若24小时内仍未排除故障，造成系统不能正常运行的，由集团行政管理中心提出解决办法，同时报告集团相关领导，并以纸质文件的方式通知使用单位，保障公文与信息交换工作的正常运行。

第五十六条 系统运行中遇到的问题，应及时向系统管理员反馈。

第七章 处罚规定

第五十七条 对处理OA系统流程或协同工作延误而造成工作积压的情况，按以下标准处罚：

一个月内发生3次（含）以内的每次处罚责任人100元，超过3次以上的每次处罚责任人300元（延误是指以系统的记录时间计超过24小时仍未处理待办事宜）。

第五十八条 集团总部全体人员未按要求每天登录OA系统的，按以下情况处理： 1．员工级的每少登录一天，罚款20元； 2．部门经理以上级每少登录一天，罚款50元；

如因出差、因公全天外出办事的，可凭出差申请表或外出登记表免除处罚。如请假的可凭请假单免除处罚。

第五十九条 对不按时间要求提供OA共享数据或准时填写各类报表的，对责任

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人及其直接上级每次分别罚款100元、200元。

第六十条 冒用、盗用、侦测他人账号和密码，刺探网络配置、服务器配置和数据库信息，造成公司保密文件泄密的对责任人处以记大过处分以上行政处罚并扣除全年奖金，损失重大的予以开除。

第六十一条 遗失或泄漏账号、密码等安全认证信息，造成公司损失的，对责任人处以严重警告以上行政处罚并按所造成经济损失的10%进行经济处罚。

第六十二条 违反上传规定上传与工作无关的资料的，每次罚款50元。第六十三条 分公司、项目部未按公司相关规定准时填报数据报表的，按公司相关规定给予相应处罚。

第八章 附则

第六十四条 本办法由行政管理中心负责解释。第六十五条 本办法自发布之日起实施并生效。