论合同、协议的归档管理

第一篇：论合同、协议的归档管理

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论合同、协议的归档管理

作者：陈 玲

来源：《沿海企业与科技》2005年第07期

[摘要]文章说明了合同、协议在企事业单位工作中的发挥的重要作用，分析了影响合同、协议归档的主要因素，并对如何加强合同、协议的及时、有效归档提出了作者的见解。

[关键词]合同协议；重要作用；归档管理；影响因素；加强途径

[中图分类号]C931

[文献标识码]A

第二篇：合同归档整理

档案整理

在合同文本双方签字盖章完毕后，由合同承办人两日内将合同以下有关资料移交法务部，并由法务部专人签收，法务部专人两日内负责将其记录到合同台账，同时，法务部专人每两周应查对已经用印并录入合同编号的合同的归档情况，对于出现的异常情况应及时上报。合同台账明细必须至少包括以下主要内容：合同编号、合同对方、合同标的、合同金额、签订时间、最终签署人、合同正本份数、有无变更或解除或其它事项的备注等。须归档资料具体范围包括：

（一）合同原件正式文本及附件。（附扫描件）

（二）合同审批表。（附扫描件）

（三）与合同签署有关的基础、背景资料。（附扫描件）

（四）合同对方当事人资信证明材料，包括但不限于加盖公章的营业执照复印件、税务登记证复印件、特定行业的设立或运营许可证明等。

（五）或有的法定代表人身份证明书、授权委托书、个人身份证明，当对方签字人不是其法定代表人时，应当向其索取由其公司签发的法定代表人身份证明书、对代理人的授权委托书，对方为自然人的应当索取其身份证明。

合同履行完毕或合同的权利义务终止后，由合同承办人五日内将合同以下有关资料移交法务部，并由法务部专人签收，法务部专门人员负责将其补充到合同台账中，其中若属于法务部承办事项的有关资料由法务部自动归档。须归档资料具体范围包括：

（一）合同履行中或有的电传、信函、电报、图表等。（附扫描件）

（二）或有的有关变更或解除合同的协议及一切相关文字信息、音像资料等。（附扫描件）

（三）或有的有关纠纷处理的协议书、调解书、裁决书、判决书等。（附扫描件）

（四）其它应当存档的合同相关资料。（附扫描件）

法务部应当每月末比对合同台账，检查已审批用印的合同相关资料是否归档完毕，对于合同编号已经登记在合同台账，但承办部门没有上交的合同资料，由

法务部专人通知相应承办部门立即上交；对于已经备注在合同台账、但承办部门没有上交的涉及合同变更解除或纠纷处理涉及的有关资料，由法务部专人通知相应承办部门立即上交。

合同承办人按合同约定，承担通知义务，组织合同履行，办理相关事项，重大合同每季度填写《合同履行情况统计表》报法务部备案。

《合同履行情况统计表》应包括合同编号、合同对方、合同标的、合同履行阶段、合同收付款金额、对方资信状况、或有的履行争议以及违约情况等。

第三篇：合同归档管理办法

板府办[2012]xx号

印发《××镇政府合同归档管理暂行办法》的通知

各村（居）委会、部门、单位：

《××镇政府合同归档管理暂行办法》业经镇委、镇政府同意，现印发给你们，请遵照执行。

××镇人民政府办公室

二○一二年一月xx日

××镇人民政府办公室2012年1月xx日印

（共印80份）

××镇政府合同归档管理暂行办法

第一章总则

第一条为了加强合同管理工作，促进依法理财和各项事业的发展，按照《中华人民共和国合同法》以及国家、省、市有关规定，结合我镇实际，制定本暂行办法。

第二条本办法所称的合同是指××镇机关部门、镇属企事业单位，镇财政供养的市直属机关基层分局（所），医院、居委会以及各公办中小学校幼儿园（下称合同承办部门）作为独立的民事主体在参与社会经济和民事活动中与其他平等主体的自然人、法人和其他组织之间明确双方的权利、义务关系所设立的书面协议。具体包括：

（一）建设工程项目的勘察、设计、施工、监理等合同；

（二）物质、仪器、设备的买卖等合同；

（三）向外借款或在法律法规许可的前提下为其他单位提供担保的合同；

（四）物业租赁、土地租赁、委托管理合同、承包合同以及其他涉及镇政府利益的合同及服务合同等。

第三条合同承办部门签订本办法第二条所规定的合同，其归档管理均应遵守本办法。

第二章相关管理机构及职能

第四条镇政府办公室职责

（一）宣传贯彻《合同法》和国家有关法律、法规，制定并组织实施镇政府合同归档管理的规章制度；

（二）负责镇政府对外合同签字或委托签字的审核和盖章工作，如无合同编号的合同，一律不予盖章；

（三）督促合同承办部门及时将签订的合同送合同归档管理部门；

（四）负责已执行完毕的合同的归档管理。

（五）镇政府规定的其它职责。

第五条 合同归档管理部门职责

镇财政所是镇的合同归档管理部门，全面负责合同的归档管理工作。其主要职责是：

（一）对所有合同统一编号；

（二）按合同编号、内容、甲乙双方、要点摘要、时间、标的、履行完毕等项目分类归档；

（三）督促合同承办部门及时报送合同；

（四）负责对单位合同签订情况的日常抽检；

（五）协助有关部门对合同签订后的履行情况进行监督、监察；

（六）对合同执行期间的档案资料安全负责。合同执行完毕

3后移交至党政办档案室。

（七）镇政府规定的其它职责。

第六条各合同承办部门的职责

（一）签订合同前到镇财政部门领取合同编号，如承包部门签订没有合同编号的合同，财政所原则上不予补发合同编号及收付款项。

（二）签订合同后2个工作天内要将1份合同正本送合同归档管理部门；

（三）监督检查本部门承办合同的履行情况，发现问题及时解决，建立合同时限条款预警机制，定期向合同归档管理部门反映合同监督管理情况；

（四）发生争议的合同应及时向合同主管部门和镇相关领导汇报，参与争议处理，及时提供处理争议的有关证据；

（五）镇政府规定的其它职责。

第三章合同的签字和盖章

第七条对外订立的合同，原则上先由对方签字盖章后我方才予以签字盖章，严禁在空白文本上盖章，严禁我方签字盖章后以传真、信函的形式交对方签字盖章；如有特殊情况的，需经有关镇领导批准。

第八条属政府签订的合同，须由镇长签字或镇长书面委托

4相关人员签字，政府办方可盖章。属部门对外签订的合同，须填写《签订合同审批表》，经主管镇领导审批同意后，由部门法人或负责人签订。

第九条对于两页以上的合同须标明页码并加盖骑缝章。

第十条签订的合同一般应有一式四份，对方一份，合同承办部门一份，合同归档管理部门一份，镇财务会计一份。

第四章合同归档责任与纪律

第十一条合同承办部门所有对内、对外签订合同前，必须到合同归档管理部门领取合同编号；合同签订后要及时将一份送合同归档管理部门，一份送镇财务部门。如工作失误造成经济或其他损失，将依照有关规定追究相关责任人的责任。

第十二条合同归档管理部门必须依法并按规定的程序严格履行岗位职责，督促合同承办部门及时报送合同，开展日常抽检，做好分类归档工作，加强合同日常保管，确保合同不损坏或遗失，否则将依照有关规定追究责任。

第五章附则

第十三条本暂行办法与上级新的文件规定相矛盾时，按上级文件规定执行。

第十四条本办法自2012年x月x日起施行。以前签订正在执行的合同，合同承办部门须于x月x日前将合同复印件（盖合同承办部门公章）交合同归档管理部门。

第十五条本暂行办法由镇政府办公室负责解释。6

第四篇：档案归档管理

档案归档制度

一、坚持档案统一管理的原则，认真执行档案管理制度，任何部门或个人不得据为己有。

二、归档文件材料必须齐全完整、准确，保持文件材料之间的有 机联系，区分保存价值，分类整理、立卷。案卷标题简明确切，便于保管和利用。

三、各类文件材料的归档，应有文书部门或业务部门整理立卷。归 档时问均按各类文件材料归档要求与归档范围1～5的要求执行。

四、归档份数，一般归档一份，主要的或利用频繁的文件材料归档 二份如发文、打眼文件等。

五、凡归档的文件材料，必须符合档案材料的归档规定，严禁用复 写纸、铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水书写归档材料，必须用碳素或兰黑墨水 书写。

六、文件和电报按其内容的联系合并整理立卷。

档案管理制度

一、档案库房必须坚固、安全，库内清洁、通风，应有防火、防 盗、防光、防潮、防尘、防虫、防鼠“七防”措施，做到办公、阅览、库房三分开。

二、永久、长期保管的档案要定期检查，发现破损和字迹模糊及 时修补和复制。

三、定期对已超过保管期限的档案进行鉴定与销毁。

四、档案部门应在文书或业务部门立卷的基础上，按照文件材料 归档、立卷要求进行分类、整理、保管。

五、建立档案的统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等 情况进行统计。

六、档案工作人员下班时应切断电源、关好窗、锁好门。

档案保密制度

一、档案属于国家机密，档案工作人员和接触档案人员，必须严 格执行遵守国家《保密法》和保密制度、守则。

二、档案在立卷归档、整理保管、鉴定销毁、提供利用等各个环节中注意保密。

三、档案收进、移出必须建账登记，做好帐档相符。

四、不准在私人交往和通信中泄露档案内容。携带秘密档案、资料外出工作不得违犯有关保密规定，不准在公共场所谈论档案内容和保管状况。

五、档案的提供利用、复印、摘抄，应根据秘密等级，经相应的主管领导批准，并办理规定的手续。

六、凡发生丢失、泄密问题时，应及时向主管领导和保密委员会报告。

七、具有牢固的门窗和防盗报警装置。

档案库房管理制度

一、非本室人员不得进入档案库房，借阅人一律在阅览室办理。

二、班前班后认真检查门窗，发现问题和可疑情况立即报告。

三、安全使用电器设备，定期检查消防器材，严禁在库内使用明火或吸烟。严禁在档案办公区内存放易燃、易爆、易腐蚀性物品。

四、档案库房柜架排列符合要求，库房内应有足够的通道，每个柜架要有标志，便于调阅和紧急抢救档案。

五、重大节假日，认真对库房进行安全检查，切断电源，关好门窗，锁好库房门，贴好封条。

六、档案库房应有专人负责安全、卫生及库内温、湿度的观测和记录工作，并根据库房要求，采取措施经常调节库房的温、湿度。

七、档案库房应定期进行检查并做好检查记录，发现问题及时采取措施予以处理。

八、档案管理人员应对自己所管理的库房保持整齐清洁，每周打扫不少于三次，周未要全面进行清扫；严禁把食物或杂物带进库房，做好“七防，工作防火、防盗、防光、防鼠、防虫、防尘、防潮。

档案借阅制度

一、凡来查阅档案者，外单位必须持单位介绍信，经主管档案工作的领导批准后方可查阅，本公司职工必须办理登记手续，但不得查阅与本人无关的档案。

二、因工作确需查阅涉密文件和本职工作以外的档案文件材料时必需经公司主管领导批准，严格办理登记借阅手续。

三、查阅档案文件一般在档案阅览室查阅，如因特殊情况必须借出时，要经主管领导同意，但必须限期归还，并注销登记手续。

四、查借阅档案不准折卷、涂改、划线、标记、转借、复印、摘抄、损坏、丢失和泄密，归还时要当面点清。

五、凡私自复制、翻印或出卖档案文件材料及丢失和泄密者，按《档案法》和《保密法》有关条款处理。

六、本公司所借阅人员在办理调离或离、退休时，必须将文件、档案全部归还。

档案利用效果登记制度

一、档案借出时，管理人员应给借阅者发放档案利用效果登记表。

二、借阅者应认真填写档案利用效果登记表，并以实例说明档案作用取得经济效益或实际效果，取得效益的要有部门领导认可。

三、档案归还时，档案管理人员应向借阅人员收回填写好的档案利用的中、长期效果。

四、技术人员和管理人员有重大的档案利用效果实例，应随时向档案部门报告，一般的档案利用效果由档案人员逐项统计，一年向主管领导和上级有关部门报告一次。

库房防火制度

一、认真贯彻“预防为主、防消结合”的方针，做好消防安全工作，保一方平安。

二、学习消防法规及消防知识，不断增强防火意识。职工应做到“三懂三会”。即：一懂得本岗位生产过程中的火灾危险性，会报警；二懂得预防火灾的措施，会使用灭火器材；三懂得扑救火灾的方法，会扑救初期火灾。

三、禁止在具有火灾危险的场所动用明火。确因工作生产需要时，必须按有关规定申报批准后，并有专人负责，采取严密的消防措施，以确保安全。

四、禁止私接电线，私自使用电炉，以及使用代用保险丝和违章作业。工作结束时必须做到人离电关。

五、对电气设备要经常检查，发现电线老化、绝缘不良、破损等情况时，必须立即维修更换。

六、消防器材应保持完好，不得随意乱动，如有意损坏灭火设备者，根据情节分别给予照价赔偿、罚款，直至追究刑事责任。

七、任何单位和个人发现火灾都有义务迅速报警，并积极参加补救。

八、经常进行防火白检，及时制止和纠正违章行为，防止和消除火险隐患。

九、本制度从规定之日起执行。

档案统计工作制度

一、统计工作是档案部门的基本任务之一，做好统计工作，对于了解和掌握档案工作情况，提高档案的科学管理水平，具有重要意义，必须认真做好。

二、明确专人负责、统计，根据上级要求，按统一表格、统一项目、统一口径，做到各项数字统计准确、及时。

三、每年对档案工作基本情况必须进行统计，上半年一次，下半年一次，全年上报档案工作综合报表。

四、建立案卷目录、案卷文件目录、专题目录、资料目录、资料目录、查阅档案材料登记和利用效果登记本。对档案的收进移出、案卷数量、利用等情况及时准确地进行统计。

档案计算机房管理制度

一、计算机房是档案综合统计、数据检索和自动化管理工作重地，非领导指定的计算机操作人员含子女禁止入内，操作人员也不得擅自将计算机借予他人操作。

二、凡是档案有关数据磁盘、打印纸等，应由领导指定专人负责，专柜存放，未经领导许可，不得复制或携带出机房。

三、操作人员提高警惕，严格执行保密纪律和有关规章制度，不得利用计算机打印涉密文件和资料。

四、工作人员要保持机房内清洁卫生，禁止吸烟，树立安全防火意识，不得存放易燃易爆物品。

五、不许在机房会客，接待参观人员必须经室领导批准。

六、不准用计算机干私活，严禁在计算机上装游戏盘。

七、外来软盘必须以计算机人员查病毒后方可使用。

八、计算机人员要坚守岗位，保持计算机良好的工作状态，定期观察电源、电压等，发现问题及时报告并协调解决。

底图管理规定

一、底图主要用于复制，一律不外借，确因工作需要借出者，须履行借阅审批手续后，方能借阅，但不得在底图上进行修改，以维持其原貌。

二、我公司原始记录、底图等均由档案部门集中统一管理，归档时要填写归档移交清单，签署手续完备，图样清晰整齐，方可接收。

三、底图归档后一般不允许更改，需要更改时，须经有关领导批准后，填写技术更改单，在底图上更改时标注要清楚。

四、接收归档底图应及时清理，按图纸部件逐一整理修补、摺边、扎边，然后进行登记上帐。装袋贴卡，以便利用。

五、对底图复制、更改，需要有祥细记，以备考查和统计。

第五篇：公司合同归档办法

南京锋尚房地产开发有限公司合同归档办法

一、公司合同按内容共分为三类

1、工程合同，合同编号：南锋房(工)合200X-XXX号

包括：规划、设计、勘察、监理、造价咨询、建筑、安装、装饰、市政、材料采购、甲方付款乙 方收货的三方合同、设备购买及安装、室外环境的设计、施工合同

2、宣传合同，合同编号：南锋房(宣)合200X-XXX号

包括：户外广告牌制安、媒介广告设计、制作、宣传品设计、印刷合同

3、行政合同，合同编号：南锋房(行)合200X-XXX号

包括：土地合同、办公用房租凭合同、员工劳动合同、借款协议等

二、合同接收程序

合同经办人将完整的合同（包括合同会签审批单及合同）存档时，应在档案接收登记本上登记并 签字，注明：合同名称、存档日期、数量。一般情况下，存档合同应为正副本各一份。

三、合同存档程序

合同交接后，首先对合同进行分类、盖上合同编号章及正、副本章。然后将正本合同扫描做成PDF电子文件存储在相应的档案室电脑的“合同”文件夹内，同时将合同信息登记在“合同”文件夹内对应的excel格式的“合同目录”上，并将合同编号与PDF格式的文件进行超级链接。第三，将正本合同存放在独立的牛皮纸档案盒内，按编号先后顺序收存于档案室铁皮柜里。

四、合同补充协议接收、存档程序

由于合同变更而产生补充协议时，接收程序同上。存档时，要将合同补充协议编号为：南锋房(X)合200X-XXX号—补充协议1（当合同多次变更时，补充协议的编号顺应为南锋房(X)合200X-XXX号—补充协议2，……）。补充协议要与原合同一起保存在同一个档案盒内。PDF格式的补充协议要与原合同的PDF文件进行合并，同时更新Exce格式的“合同目录”中“合同总额”等相关信息，并在备注栏说明：有补充协议，日期：XX年X月X日。

五、《付款审批表》和《入库单》存档程序

合同的《付款付款审批表》第一联（白色）和《入库单》（白色）应存在档案室，接收程序同上，并保存在该份合同的档案盒内。PDF格式文件要与原合同PDF格式文件进行合并。同时更新Excel格式的“合同目录”中“已付款”等相关信息。

六、副本合同向财务部移交程序

副本合同在档案室盖章编号后，应由档案室交财务部保管，双方交接合同时要在《档案移交登记 本》上签字确认，包括：合同名称、移交时间、移交数量、移交人和接收人签字。《档案移交登记 本》保存在档案室铁皮柜内。同样，财务部也应要求副本合同移交人在财务部的《档案接收登记 本》上签字确认。

七、为确保电子版的合同安全，每月5日、25日要将档案室的电子版合同文件夹备份到移动硬盘上，移动硬盘保存在档案室铁皮柜内。移动硬盘不能外借。

八、本管理办法由行政部负责解释。