前台行政管理制度

第一篇：前台行政管理制度

行政管理制度

为加强职协行政事务管理，营造一个整洁美好的职协形象，提高员工的向心力和责任感，实现互相帮助，互相监督，使各项管理标准化、制度化、提高办事效率，特制定以下行政管理制度。

一、档案管理

1、归档范围：统计资料、财务审计、人事档案（建立员工晋级、处分、任免、辞退、档案移交等资料档案）、会议记录、决议、决定、项目策划、通告、通知、海报、传单等具有参考价值的文件资料。

2、财务方面、档案管理由办公室负责，保证原始资料及单据完整。

3、档案的借阅与索取

会长、副会长及部长借阅档案应通过秘书处办理借阅手续，直接提档；协会其他人员需借阅档案时，要经会长批准，并办理借阅手续；

借阅档案必须爱护，保持整洁、严禁涂改，注意安全和保密，严禁转借、遗失。

二、印章管理

1、协会印章一般由办公室负责保管。未经会长批准，印章不能交给他人管理使用。

2、协会印章的使用一律由会长签字许可后办公室方可盖章，如违反此项规定造成后果由直接责任人负责。

协会印章的使用应谨慎、规范并按规定程序经申请报批后由印章管理人统一加盖，任何人不能擅自使用印章；

印章管理人在使用印章前必须认真检查审批程序，对于不合法或不合审批手续的用印，有权提出异议或拒用。如遇特殊情况，印章管理人应经请示批准后方可加盖印章；

对于擅自使用印章或以欺骗手段使用印章，应根据情节轻重给予行政处分直至追究法律责任。

3、协会所有需要盖章的说明及对外开出的任何公文，应统一编号登记，以备查询、存档。

4、一般不允许开具空白证明，如因工作需要或其他特殊情况确需开具时，必须经会长签字批条方可开出。

5、盖章后出现的意外情况由批准人负责。

三、公文管理

1、协助审核、修订协会各项管理规章制度，进行日常行政工作的组织与管理。

2、各项规章制度监督与执行。

3、各部门所有打印、复印公文或文件必须至少一式两份，交秘书处留底存档。

四、前台管理

1、接待访客：协会来人访问时友好接待，保持接待处的整洁，备好茶水。若来访者无提前预约，应及时联系相关同事对接。接待应聘人员应热情，耐心询问应聘岗位后要求填写职协应聘申请表后，引导其去初试人员处面试或在指定等待区域等待。

2、负责协会办公环境建设，协会办公用品的申购、领用和分发工作

3、招聘、录用、升迁、离退职的办理(录用人员需通过3天的日常工作考核，由秘书长面试或笔试，考核通过人员需拟定薪资待遇签字后呈交给会长批示方可正式上岗)

4、会务安排：做好会前准备、会议记录和会后内容整理工作

5、做好材料收集、传真快递等文件收发，各类公告的发布等工作

6、执行行政事务工作、奖惩办法的实施及会员部内部日常事务工作

7、协助秘书长做好协会部门成员之间的协调工作

8、完成领导下达的其他日常行政工作。

第二篇：公司行政前台管理制度

恒天财富投资管理股份有限公司前台管理制度

公司的前台是一个单位的脸面和名片，所以前台工作人员必须掌握公司前台的工作职责、工作要求、办公礼仪等，这对于塑造公司形象有着非常重要的作用，为使公司前台人员工作更加规范，特制订本制度。

一、前台工作内容

1)接转总机电话。

2)负责传真、快速、文件、报纸的收发与管理。3)负责前台接待、登记。4)引见、招待、接送来宾。

5)负责公司前台的卫生清理及桌面摆放并保持整洁干净。6 负责前台花卉植物的维护和保养。

7)负责清洁员的工作监督与考核，检查公司清洁与卫生情况。

8)接受上级领导工作安排并协助行政办公室员工其他工作； 9)不得随意离开工作岗位，造成不便。

10)做好会前准备、会议记录和会后内容整理工作及开会时需要配合的一些相关后勤工作。

11)检查员工工作牌佩戴及着装情况。

12)公司电脑，打印机复印机等文印设备，发现故障应及时通知维修人员或供货商修复.确保设备正常使用。并协助各部门进行文字扫盲相关设备及时添加打印纸。

二、前台工作要求

（一）仪容仪表：

1、着工装，服装整洁，搭配协调。

头发整齐不零乱，不得批头散发，需化淡妆，给人清新的印象，忌浓妆。

上班前不能喝酒或吃有异味的食品。

（二）工作要求：

1、凡与公司业务无关人员应拒绝入内。

2、上班时间，不得有闲杂人等在前台区域高谈阔论，影响公司形象。

3、接待公司客人应礼貌请其座下，再通知部门相关人员是否接见。

4、上班时间不准打私人电话或电话聊天不准看书籍和报纸。

5、上班时间禁止做其他与本职工作无关的事情，以免影响工作质量。

6、负责管理会客室的整洁，并主动给参加会议的人倒茶水，会议结束后，立即通知保洁清理会议室。

（三）负责前台电话转接，接电话礼仪要求：

1、铃声响起三声之内，应立即接起电话。

2、接电话时不允许出现“喂，喂”或“你找谁”或查问对方“你是谁，你有什么事”等。

3、如果找公司领导，不能随意报出领导在哪，更不能随意报出领导的电话。

4、代接电话时对方如有留言，应当场用纸笔记录对方姓名，电话及内容，之后复述一遍，以免有误。并告诉对方会及进转告。

5．遇到对方拨错号码时，不可大声怒斥，或用力挂电话，应礼貌告知对方，如果是自己拨错了号码应向对方表示歉意。

（四）前台工作态度：

前台对待员工或其他客人要礼貌大方、热情周到。对来找高层管理者的客人，要问清事先有无预约，并主动通知被找者。

三、来访接待礼仪

客户或来访者进门，前台马上起身接待，并致以问候或欢迎辞。如站着则先于客人问话而致以问候或欢迎辞。

1.引导客户或来访者到咨询厅就座，递上茶水，送上公司营销宣传资料；

2.当场解答或电话通知相关业务接待人员出现；

3.引领客户或来访者接触相关人员，行走时走在客户或来访者侧前位置，并随时用手示意。途中与同事相遇，点头行礼，表示致意；

4.进入房间，要先轻轻敲门，听到回应再进。进入后，回手关门；

5.介绍双方，退出。如相关人员抽不开身回应，则安抚客户或来访者稍等，退出。

四、其他工作内容

1、会议、活动组织： 负责公司高管会议、公司例会组织、安排、服务工作。负责办公环境的美化，企业文化海报上墙。

2、物品管理：

负责公司办公用品的采购申请、入库核对，发放登记、库存盘点；制定办公用品计划，报主管领导审批；做好每月的分发、调配、保管工作，建全登记制度，做到帐物相符。

3、安全保卫：

负责公司的安全保卫工作。制定安全防火制度，负责公司防火、防盗等安全保卫工作，安排值班。

4、设备管理：

负责公司设备（打印机、饮水机等）的管理及设备维护。

5、事务工作：

负责交纳电话费、物业费，保证公司各部室饮用水供应，处理相关事务。

6、费用分摊，包括饮用水、绿植等。

7、车辆、停车场使用及管理。

8、组织制定公司行政相关规章制度，并督促、检查制度的贯彻执行。

恒天财富投资管理股份有限公司

行政办公室 2017.9.11

第三篇：《公司行政前台管理制度》

恒天财富投资管理股份有限公司前台管理制度

公司的前台是一个单位的脸面和名片，所以前台工作人员必须掌握公司前台的工作职责、工作要求、办公礼仪等，这对于塑造公司形象有着非常重要的作用，为使公司前台人员工作更加规范，特制订本制度。

一、前台工作内容

1)接转总机电话。

2)负责传真、快速、文件、报纸的收发与管理。

3)负责前台接待、登记。

4)引见、招待、接送来宾。

5)负责公司前台的卫生清理及桌面摆放并保持整洁干净。

6 负责前台花卉植物的维护和保养。

7)负责清洁员的工作监督与考核，检查公司清洁与卫生情况。

8)接受上级领导工作安排并协助行政办公室员工其他工作；

9)不得随意离开工作岗位，造成不便。

10)做好会前准备、会议记录和会后内容整理工作及开会时需要配合的一些相关后勤工作。

11)检查员工工作牌佩戴及着装情况。

12)公司电脑，打印机复印机等文印设备，发现故障应及时通知维修人员或供货商修复.确保设备正常使用。并协助各部门进行文字扫盲相关设备及时添加打印纸。

二、前台工作要求

（一）仪容仪表：

1、着工装，服装整洁，搭配协调。

头发整齐不零乱，不得批头散发，需化淡妆，给人清新的印象，忌浓妆。

上班前不能喝酒或吃有异味的食品。

（二）工作要求：

1、凡与公司业务无关人员应拒绝入内。

2、上班时间，不得有闲杂人等在前台区域高谈阔论，影响公司形象。

3、接待公司客人应礼貌请其座下，再通知部门相关人员是否接见。

4、上班时间不准打私人电话或电话聊天不准看书籍和报纸。

5、上班时间禁止做其他与本职工作无关的事情，以免影响工作质量。

6、负责管理会客室的整洁，并主动给参加会议的人倒茶水，会议结束后，立即通知保洁清理会议室。

（三）负责前台电话转接，接电话礼仪要求：

1、铃声响起三声之内，应立即接起电话。

2、接电话时不允许出现“喂，喂”或“你找谁”或查问对方“你是谁，你有什么事”等。

3、如果找公司领导，不能随意报出领导在哪，更不能随意报出领导的电话。

4、代接电话时对方如有留言，应当场用纸笔记录对方姓名，电话及内容，之后复述一遍，以免有误。并告诉对方会及进转告。

5．遇到对方拨错号码时，不可大声怒斥，或用力挂电话，应礼貌告知对方，如果是自己拨错了号码应向对方表示歉意。

（四）前台工作态度：

前台对待员工或其他客人要礼貌大方、热情周到。对来找高层管理者的客人，要问清事先有无预约，并主动通知被找者。

三、来访接待礼仪

客户或来访者进门，前台马上起身接待，并致以问候或欢迎辞。如站着则先于客人问话而致以问候或欢迎辞。

1.引导客户或来访者到咨询厅就座，递上茶水，送上公司营销宣传资料；

2.当场解答或电话通知相关业务接待人员出现；

3.引领客户或来访者接触相关人员，行走时走在客户或来访者侧前位置，并随时用手示意。途中与同事相遇，点头行礼，表示致意；

4.进入房间，要先轻轻敲门，听到回应再进。进入后，回手关门；

5.介绍双方，退出。如相关人员抽不开身回应，则安抚客户或来访者稍等，退出。

四、其他工作内容

1、会议、活动组织：

负责公司高管会议、公司例会组织、安排、服务工作。负责办公环境的美化，企业文化海报上墙。

2、物品管理：

负责公司办公用品的采购申请、入库核对，发放登记、库存盘点；制定办公用品计划，报主管领导审批；做好每月的分发、调配、保管工作，建全登记制度，做到帐物相符。

3、安全保卫：

负责公司的安全保卫工作。制定安全防火制度，负责公司防火、防盗等安全保卫工作，安排值班。

4、设备管理：

负责公司设备（打印机、饮水机等）的管理及设备维护。

5、事务工作：

负责交纳电话费、物业费，保证公司各部室饮用水供应，处理相关事务。

6、费用分摊，包括饮用水、绿植等。

7、车辆、停车场使用及管理。

8、组织制定公司行政相关规章制度，并督促、检查制度的贯彻执行。

恒天财富投资管理股份有限公司

行政办公室

2017.9.11

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END

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第四篇：行政前台管理制度1

行政前台管理制度

一、为营造一个整洁美好的公司形象，提高员工对公司的向心力和责任感，实现互相帮助，互相监督，共同维护公司形象的目的，特制定以下行政前台管理制度。

二、本制度适用于前台工作者。

三、日常工作要求

1、热情、细腻、活跃、自然，有问有答、待人礼貌、处事矫捷、效率高。

2、连结前台工作区洁净、整洁，维持前台区域秩序，不聊天，不吃零食，不高声鼓噪。

3、回绝推销，对目生来客要提高警悟性，注重公司及员工财物平安。

4、严禁工作期间长时间脱岗，若有事需离开工作岗位，托其他同事暂代看顾。

四、具体工作内容

1、前台接待来访：来访人员应做好相关登记

①有客人来访需登记相关信息，并问清找谁、客人姓名、公司名称、是否有约，并打电话通知有关人员到前台迎候；

② 公司领导的客人经电话核实后，带进指定房间后、倒水；如暂时不能接待，请客人稍等，并向客人声名情形，请客人到会客室稍坐、倒水；

③如若来访人员需进入车间，则需报总经办审批后方可由公司人员带领进入；

④面试人员安排在接待室，提供《应聘人员信息表》、笔给予填写，并及时通知管理部相关人员进行面试。

2、接听电话

接听电话要口齿清楚、语气驯良、耐心细心解答对方提出的问题，如碰着不能解答的咨询或营业问题，尽可能转接相关部门有关人员接听，切忌立场生硬、古板。

3、国内、市内快递的统一收、发工作

①发件：公司员工在前台领取并填写国内或市内快递单后，把要寄的文件资料、物品交至前台，并注明交寄时刻，收件人等及其他出格要求，由前台统一寄出。寄件人所填写的快递单第一页，留前台存底已便查询。

②收件：前台收件后须进行归类、挂号并实时发放，收件人领取时须在挂号表上签字。

4、物品管理、总经理室环境及订水

①物品管理：

A、负责日常办公用品、劳保品、厂服等的发放及管理，物品月盘点报表，预算相关物品库存量并及时填写《采购申请单》；

B、打印机使用管理及维护。

②负责做好公司领导办公区的清洁卫生，确保公司领导办公室干净整洁。（每天上班后半个小时内完成）。

③联系公司饮用水供应商及时送水。

5、会议室管理：各部门会议室使用管理，会议室使用结束后的验收整理及安全检查。

6、上级领导交待的其他行政工作（供桌整理、清洁，外来文件签收等），日常较忙时配合相关人员工作。

7、接待室接待完客户后，必须收拾干净，如客户喝的水杯，较乱的座椅等。

8、上下班时整理好接待室的桌椅，晚上下班时，需检查门窗及水电关闭情况，方可离岗。

核准：管理部2011-10-04

第五篇：行政前台管理制度考核

1.以下哪项不符合前台行政人员礼仪（B）

A．上班期间穿着公司统一发放的制服

B．佩戴形状过于奇异的首饰

C．发型干净整洁，不披头散发

D．化淡妆，行为举止端庄大方

2.快递、挂号信文件从签收开始多少时间内分发（A）

A． 30分钟

B． 45分钟

C． 1个小时

D． 1.5小时

3.对于会议人员或访客即使送茶并在多少时间内续水一次？（A）

A．20分钟

B．40分钟

C．50分钟

D．60分钟

4.前台人员在接听电话时，以下哪点是错误的？（D）

A.口齿清晰

B.声音柔和

C．使用标准礼貌用语

D．不需要对重要通话信息进行记录

5.以下哪个是违背了前台环境管理的？（C）

A．保持前台地面、桌面整洁

B.禁止堆放快递及其他物品

C．大声喧哗、声音嘈杂

D.劝阻公司员工或外来人员在前台区域处理个人事务

6.以下哪种行为会受到处分？（C）

A．病假

B．事假

C.无故旷工

D.生育产假

7.以下哪个不是前台行政人员的职责（C）

A．来访者的引导接待

B．前台的环境维护

C．会议室电子仪器设备运行管理

D．快递、文件的收发管理

8.会议室的预订以下哪点是不可遵循的？（D）

A．先预订，后临时

B．先客户，后内部

C．先公司会议，后部门会议

D.先到先得

9.办公区域的维护哪个属于前台行政助理的工作职责？（C）

A.办公绿化的维护

B．办公桌椅的维护

C.办公区域灯光设备的定期维护。

D．办公区域地毯的维护。

10.哪项属于前台行政助理工作应有的工作状态

A．给予每一位来访的客人以及电话需微笑耐心应答

B．把客人高低贵贱等级之分，对重要来宾微笑相迎，对快递员等可以冷漠对待

C．份内工作做好以后表现出坐姿东倒西歪

D．在前台与公司内部人员嬉笑打骂

11.以下哪条不归行政前台管理？（B）

A．桌椅的排放

B．会议设备（投影仪、电视、话筒、电子白板等）

C．固定资产的缺失

D．随意张贴、涂写墙面

12.前台在来电振铃几声之内应及时接起电话?(C)

A.1声

B．2声

C．3声

D．4声

13.以下哪类不属于行政前台保管？（A）

A.员工私人物品

B．报刊、杂志

C．快递文件

D．传真、挂号信

14.办公区域内，哪些物品无需定期检查与补充？

A.地面整洁

B．办公区域的打印设备纸张的补充与维护

C．及时补充前台的快递面单保证各部门领用库存的充沛

D．传真机与粉碎机的维护

15.以下哪句话适用于电话应答标准？（A．“喂？”

B.“喂，你好。”

C.“请讲。”

D．“您好，中化国际，请讲。”

D）