集团电子印章使用和管理规定

第一篇：集团电子印章使用和管理规定

集团电子印章使用和管理规定

一、电子印章的使用

1、在全集团范围内用于内部往来的正式文件和函件使用的电子印章与实物公章具有同等的法律效力。

2、电子印章不得在合同、协议、委托书、工作介绍信等信函或资料中使用。

3、电子印章的签署流程与实物印章的加盖流程一致。

二、电子印章的管理

1、集团所属公司、集团各部门所需使用的电子印章由集团总裁办公室负责统一制作、变更或销毁工作，并负责电子印章的备案工作。

2、电子印章与实物印章必须同等管理。集团及集团所属公司的电子印章与实物印章的管理模式等同；集团各部门的电子印章须指定工作责任心强、保密意识强、工作严谨的人员妥善管理。

3、集团、集团所属公司及集团各部门的电子印章管理人员须严格按照集团有关规定妥善保管电子印章，不得随意将电子印章交于他人或放置在不妥之处。集团及集团所属公司电子印章管理人员确需他人代理管理时，必须经各单位总经理（总裁）批准。集团各部门电子印章管理人员确需他人代理管理时，必须经各部门负责人批准。

4、集团、集团所属公司及集团各部门的电子印章必须由电子印章管理人员在专用的计算机上使用，并且必须在第一次使用电子印章时修改印章密匙密码，不得使用初始密码进行签章。

5、集团所属公司总经理及集团各部门负责人须对本单位电子印章的管理负全责。若因管理不慎造成后果，集团将严肃追究电子印章使用单位主要领导、分管领导及保管人员的责任。

三、电子印章的安全管理要求

1、电子印章的管理与实物印章的管理相同，均须严格按照集团印章管理相关制度妥善保管，不得带离指定的办公场所。

2、集团所属公司、集团各部门若需新增电子印章须专题上报集团，经集团审核批准后，由集团总裁办公室具体办理电子印章的制作等手续。

3、集团所属公司、集团各部门若需变更或注销本单位电子印章的，须由使用单位提出书面申请报集团同意后，向集团一并交回电子印章软件、密钥盘（key）及密钥盘密码，并由集团总裁办公室办理变更或注销。

4、由于操作失误或其它原因导致电子印章损坏的，须上报集团，并由集团总裁办公室负责重新办理制发电子印章手续。

5、电子印章丢失时，应立即汇报集团总裁办公室，进行确认及印章挂失。并根据本单位出具的书面证明重新补办密钥盘。

6、集团总裁办公室将定期对集团各单位电子印章的使用及安全状况进行检查。

四、集团所属公司、集团各部门电子印章于2010年7月1日起正式启用。

第二篇：集团印章管理规定

集团印章管理规定

一、总则

1.为规范集团及下属子公司的印章管理，防范经营管理风险，结合工作实际，特制定本规定。

2.本规定适用于集团及房地产类子公司。

3.本规定中的印章是指集团及子公司的公章、合同章、法人代表名章、董事会章和部门章。财务印章（财务专用章、法定代表人印章、发票专用章及各类结算专用章等）的管理按集团财务管理心的相关规定执行。

4.印章由集团总裁办公室（以下简称“总裁办”）、各子公司行政部门负责管理，集团总裁办对集团及下属子公司的印章管理工作实施统一制度建设、人员培训、督察考核等常规管理。

二、印章管理员

1.印章管理员是履行印章管理职责的主要责任人，负责印章的日常管理和使用。财务人员不得兼任印章管理员。

2.印章管理员实行“AB角”制度，即在印章管理员因出差或其他原因离开岗位较长时间时，由备选人员担任临时印章管理员，行使印章管理员的职责。

3.印章管理员平时应对临时印章管理员做好印章管理制度和操作流程的培训。印章管理员对临时印章管理员的印章管理及使用承担连带责任。

4.印章管理员及临时印章管理员由各公司选报，各公司行政、人力资源部门填写《印章管理员选报审批表》（附表一）后逐级上报，由集团董事长批准。子公司不得自行任命或撤换印章管理员。

5.印章管理员及临时印章管理员须在《印章管理员选报审批表》上与集团签订责任状以明确其职责，印章管理员上岗前应学习本办法及其他相关规章制度，接受总裁办开展的岗前培训。

6.印章管理员办理离职手续时，应向公司行政、人力资源部门做出书面承诺，对其在担任印章管理员期间未记录于《印章使用登记簿》的用印，愿意承担相应的经济和法律责任。离任和接任的印章管理员应在《印章使用登记簿》封面上签名交接，并注明交接日期。

三、印章的刻制和缴销

1、严格按照《印章刻制、缴销申请表》（附表二）的要求，写明印章刻制的原因、使用范围、样式、尺寸等内容后逐级报批。

2、总裁办将经逐级审批的《印章刻制、缴销申请表》报集团董事长批准。

3、经董事长批准的印章刻制、缴销，由总裁办负责办理，并填写《印章管理档案表》（附表三）报总裁办备案。

4、各公司行政部门向集团总裁办申领有集团标记的《印章使用登记簿》（另发），印章可启用。《印章使用登记簿》由集团统一制作下发，不得使用其他文本代替，其领用实行“以旧换新”原则，使用完毕的《印章使用登记簿》应上交总裁办保管。

5.印章刻制过程中如有以下情况的，集团将严格追究其经济、行政和法律责任：

5.1未按照国家及公安部法律法规规定的程序刻制印章的； 5.2未经批准擅自刻制印章的； 5.3伪造印章的。

6.因机构撤销、合并、更名，或由于印章样式改变，印章久用致使字迹不清等原因停用印章时，应办理缴销手续，其程序为：

6.1各公司行政部门及时填写《印章刻制、缴销申请表》并逐级报批； 6.2集团总裁办将经逐级审批的《印章刻制、缴销申请表》报集团董事长核准；

6.3印章缴回总裁办封存或销毁，印章应由两人以上共同销毁。任何公司和个人都不得私自保留废弃印章。

四、印章的保存和管理

1.公章、合同章、部门章、法人章、董事会章由印章管理员统一保管。

2.印章的用印批准人和印章保管人不得为同一人。公章、合同章与财务印章的保管人不得为同一人。

3.印章管理员应注意印章的日常保养及清洁，延长印章的使用寿命，保持印迹清晰。

4.印章管理员对印章必须妥善保管，不准随便将印章放在桌子上，离开或不用时必须将印章收存锁好，有条件的应存放于保险柜中，以防丢失，若丢失应立即向总裁办报告。

五、印章的使用 1.用印必须登记，除《印章使用登记簿》之外，根据用印文件的不同情况，可分别使用《印章使用申请单》（附表四）、《合同会签审批单》、《发文稿纸》等作为用印依据，经批准的用印，申请人用印时应在《印章使用登记簿》上登记备案，但批准人不需在《印章使用登记簿》上签字。

2.合同用印与其他类别用印应分别登记，同一公司可登记在一本《印章使用登记簿》上，根据工作实际需要以标签注明合同类、发文类、其它类等不同类别。

3.印章管理员必须亲自用印，用印前应当按照批准人的审批意见，审查用印文件的审批流程、文件内容、格式等，确认无误后方可用印。用印时要求图章清晰、端正，位置适当（一般应盖在文件的落款与日期之间，骑年压月处），对两页以上的文件原则上应加盖骑缝章。

4.印章原则上不得外借，如有特殊情况确需借用，须由借章人员填写《印章外借申请表》（附表五），经总裁办报集团董事长核准。

一般情况下印章管理员应作为监管人与借章人员一并办理印章外借期间的用印事项，由于特殊情况印章管理员不能作为监管人时，则由公司委派一名人员作为监管人，印章由监管人保管，用印时监管人与借章人员应同时在场，对印章的使用内容予以审核。借章人员与监管人对印章外借期间的用印风险承担一切责任。

印章外借使用完毕后，应及时办理归还手续。印章管理员须督促借章人员按时归还外借的印章。

5.印章管理员对下列用印申请，应当拒绝或暂缓办理：

5.1未经批准人签字核准的； 5.2批准人越权审批的； 5.3超出规定的使用范围的； 5.4规章制度未作出规定的。

对于上述情况的用印申请，印章管理员应立即向总裁办报告。

六、使用范围及审批权限

1.红头文件用印按照集团《公文管理条例》的规定履行报批手续，以经公司董事长签发的发文稿纸作为用印依据。2.合同用印按照集团《合同管理办法》的有关规定执行，以《合同会签审批单》作为用印依据。合同履行过程中对合同权利义务产生影响的文件用印，审批程序与合同用印一致。

3.诉讼、仲裁、行政处罚等法律文书、行政文书用印，经法务部、法律顾问审核后，由集团副总裁核准。

4.办理企业设立、变更、注销登记等工商事务用印，按照集团《工商事务办理规定》的要求履行报批手续，以集团董事长签发的《企业内部工作底稿》及签署的工商登记材料作为用印依据。

5.向政府有关部门报送的文件用印，由各部门分管领导核准。但对于具备下列条件之一的文件由集团董事长核准：

5.1涉及对外承诺的；

5.2可能导致集团、子公司承担经济、法律责任的； 5.3对项目运营带来较大影响的；

5.4子公司总经理无法承担由此带来的后果的。

6.对外出具的具有担保性质的文件用印，经法律顾问审核后逐级报批，报集团董事长核准。

7.办理银行开、销户、变更手续需用印的，按照集团《财务管理制度（试行）》中关于银行存款管理的相关规定履行报批手续，以集团董事长批准的《单位银行账户开/销户/变更申请表》作为用印依据。

8.对外出具财务报表（包括对外提供有关资料）需用印的，逐级报批至集团财务负责人核准。

9.工程招投标、工程结算审价等文件用印，按照集团《工程招投标、采购管理办法》及《成本控制管理制度》规定的审批程序履行报批手续，由分管领导核准。

其他工程建设相关文件、表单、工程资料的用印，按照集团工程管理相关制度的规定履行报批手续，由分管领导核准。

10.办理人力资源工作（包括录用、退工、养老金、公积金申报等）需用印的，由人力资源部经办，由分管领导核准。涉及用印批准人自身的人力资源相关事务用印须报上一级主管领导核准，不得自行批准用印。涉及董事会任免的人员由董事会核准，涉及集团统一任免人员由集团董事长核准。11.外出联系工作需开具公司证明、介绍信的用印，履行审批手续，经分管领导审核后，由总裁办核准。

12.员工办理公派或因私出国（境）手续用印，履行审批手续，经分管领导审核后，由总裁办核准。

13.员工因私开具有关证明用印，履行审批手续，经分管领导同意，证明所涉及内容之专业分管领导审批，由总裁办核准。涉及用印批准人需因私开具有关证明的应报上一级主管领导核准，不得自行批准用印。不得开具与事实不符的证明。

14.车辆办理检车、保险等相关手续的用印，由总裁办分管领导核准。

15.不得在空白纸张、证明、表格上用印，不得在内容残缺可能引发事端的文件上用印。不得开具空白证明或介绍信。

16.董事会章仅限处理股东会、董事会事务使用，由集团董事长核准用印。17.部门章严格限于在集团内部的工作联系或对外办理一般事务性工作，绝对不可用于对外签订具有经济内容的任何形式的委托书、意向书、合同或其他任何具有行政效力、法律后果的文件。

18.日常工作中应尽量减少印章的使用频率，可以签名确认的文件应避免使用印章。

七、档案管理

1.集团总裁办及各公司行政部门应如实填写《印章管理档案表》，记录本单位各类印章的刻制、使用、缴销等情况，并及时报集团总裁办备案。

总裁办应建立集团及各公司印章管理员管理档案，记载印章管理员选报、奖惩、离任等信息。

2.印章管理员应妥善保管《印章使用登记薄》及其他用印依据（《印章使用申请单》、《合同会签审批单》、《发文稿纸》等），以备核查。

印章管理员应在每月5日前将上个月的《印章使用申请单》、《合同会签审批表》、《发文稿纸》等其他用印依据分类装订管理、备查。

《印章使用登记簿》的领用实行“以旧换新”原则，使用完毕的《印章使用登记簿》应上交总裁办统一存档。

3.用印文件按照集团《档案管理制度》的要求由相关部门负责存档，印章管理员应记录用印文件的存档情况，以便查询。

八、管理责任 1.印章管理员、用印批准人必须严格按本规定操作执行，违者将根据情节轻重给予扣罚相当3个月考核工资或一个月工资以上金额的经济处罚或记大过以上直至辞退的处分，并承担因过失或过错而造成的全部经济损失，性质特别严重触犯刑律的，将依法追究法律责任。印章管理员对不符合用印条件仍违规操作，或明知他人违规用印而未加以有效制止的，或对用印申请人所提交的材料未尽职审查而草率用印的，不论是否造成实际损失均应接受上述处分、处罚；造成集团或子公司损失的，由印章管理员负责赔偿一切损失。

2.各公司至少每半年开展一次印章管理自查，并将自查情况报总裁办。总裁办每年对各单位印章管理情况开展1-2次检查评比，集团将对“印章管理先进单位”和“印章管理先进个人”的业绩纳入考核中。

3.各公司印章管理工作纳入单位以及单位负责人的业绩考核体系，印章管理工作被评为不合格的，不得参评当集团的任何荣誉奖项，并对责任人酌情处理。

九、附则

各子公司参照本规定制定相关管理细则，报集团总裁办备案，本规定自发布之日起执行，原印章管理相关规定同时废止。

本规定由集团总裁办公室负责解释。

第三篇：印章使用管理规定范文

印章使用管理规定

一、总则

为规范公司印章管理，确保公司资产的安全运营，维护公司信誉，特制定本管理制度。

二、印章使用范围

第一条：公司所有印章必须按规定范围使用，不得超范围使用。第二条：公司行政公章的使用范围主要为： 1、公司对外签发的文件。、公司与相关单位联合签发的文件。3、由公司出具的证明及有关材料。4、公司对外提供的财务报告。5、公司章程、协议。6、员工调动。7、员工的任免聘用。、协议（合同）资金担保承诺书。

第三条：公司合同专用章的使用范围主要为： 1、对外投资、合资、合作协议。2、各类经济合同等。

第四条： 公司法人私章或总经理私章主要用于需加盖私章的合同，财务及报表，人事任免等各类文件。

第五条： 财务专用章，法人财务印章主要用于货币结算等相关业务。第六条： 公司各职能部门专用章仅限于公司内部工作联系使用，不得对外。第七条：子公司的公章由公司总部领导指定专人到综合办办理公章领用手续，负责公章保管，子公司应参照本制度制定子公司的公章使用规定，报总部批准后严格执行。

三、印章管理 第八条：公司印章按部门职责分工，由专人保管。印章保管人员必须切实负责，不得随意放置或转交他人。如因事离开岗位需移交他人的，可由总经理指定专人代替，但必须办理移交手续，并填定移交登记表。

第九条：印章损坏，由公司下文件申明停止使用，办公室将印章统一登记，收缴销毁。

第十条： 公司行政公章等重要公章被盗或丢失，需及时向当地公安部门报案，并登报申明作废。

第十一条：印章使用必须严格遵循印章使用审批程序，按照印章使用范围，经审批后方可用印章。使用公司行政公章必须经公司总经理审批后，由印章保管人盖戳。对外重大投资、合资、合作协议在盖合同专用章前，需经总经理审批。公司法定代表人私章或总经理私章由法定代表人或总经理本人签字或被授权人签字后方可使用。财务专用章、支票专用章、法定代表人由财务部门按岗位职责权限使用。化工业务部的合同专用章，由专职人员负责日常保管，其使用必须严格按照业务审批流程进行，只有在业务计划获得审批后，方能盖章。

第十二条：印章使用须严格用章登记程序。印章使用，首先由用章人经有权审批人或被授权人审批后，由印章保管人根据审批规定的使用范围在“用章登记簿”上做好登记，印章使用人签字，然后盖章。如遇紧急情况，审批人外出，审批人可电话批示印章保管人用章，但事后必须办审批和登记手续。“用章登记簿”由印章保管人保管。印章禁止带出公司外使用，如因特殊需要，必须经总经理批准，必要时由综合办人员携带前往，用后立即带回。

第十三条：公章一律不得在空白介绍信、空白纸张、空白单据、空白文件等上加盖公司印章。（如遇特殊情况时，必须经总经理同意。公章一般应在上班时间内使用，如无特殊情况，下班后停止使用公章。

第十四条：非特殊情况不准携带印章外出或外借。

第十五条：印章保管人必须书面承诺严格执行公司印章管理制度，不私自使用印章，不因任何人指使、要求而违规用章。印章管理审批人必须书面承诺将严格执行公司印章管理制度，不违规审批或运用权力压服印章保管人违规用章。印章管理承诺书一式两份，一份由承诺人保留，一份交公司档案室存档。

四、责任追究

第十六条： 对违规刻章使用、管理的行为和行为人追究行政、经济到法律责任。

第十七条： 凡擅自私刻公司印章给予除名处理。

第四篇：印章使用管理规定

印章使用管理规定

为加强单位印章和用印管理，保障印章及用印安全，使单位各项用印事务安全运行，特制订本规定。

一、印章的使用范围

1、公章使用：由中心名义签发的文件、文书，包括各类通知、通报、报告、决定、计划、纪要、函件等，代表中心对外工作联系的介绍信，需证明的各类材料，与我中心的各类合同、项目协议、授权书、承诺书及其它需要的签章等。

2、其它情况需加盖公章时，必须由主任签批。

二、印章的使用要求

1、使用印章须经中心主任、副主任签字批准，进行统一登记，填写印章使用登记表。

2、公章禁止带出本单位外使用。如因特殊需要，必须经中心主要负责人同意后，方可带出。公章带出期间，借用人只可将公章用于申请事由，并对公章的使用后果承担一切责任。

3、对一些行文不规范（字迹潦草、有明显涂、改痕迹、表达不清、落款单位不明）的文档，拒绝加盖印章。

4、单位印章一律不得在空白纸页上使用。严禁在空白的纸张、表格、信函、证件等上面加盖公章。如遇特殊情况，必须提出书面申请，经主任签字同意后，方可用章。

5、特殊情况急需使用公章的，由公章使用人注明事由，并向主任或副主任取得联系后可先行用章，但公章使用人应在事后及时补办手续。

7、负责管理公章人员必须认真负责、严格管理，按照管理程序办事，应当认真核对有关内容，使用人所填写的内容和拟使用公章的文稿材料不符的，不予用章。

8、有下列情况，公章必须停用：单位名称变动；公章使用损坏；公章遗失或被盗，声明作废。

9、经批准停止使用的公章由办公室统一封存或送相关部门销毁，不得私自处理。

三、印章的保管

1、中心所有公章由办公室专人负责管理，未经领导批准不得私自转交他人代管；保管人员要建立“公章启用登记表”，按照规定程序使用，严禁私自交于他人。

2、保管人需负责对印章保管的安全，公章存放在指定安全的地方，严禁擅自携带外出。

3、保管人需负责对印章的保养，使用中达到干净、字迹清晰、色调鲜艳。

4、保管人因工作需要调离，需办理公章交接手续。

5、公章遗失应及时上报，对外登报作废。

浦口区市政设施综管中心

第五篇：关于印章使用及管理规定

关于印章使用及管理规定

第一章 总则

第一条 为使公司的管理规范化、制度化、使印章的管理及使用能更好地保证公司的科研、生产、经营工作顺利进行，特定本规定。

第二章 印章的分类和保管

第二条 本规定适用于以下印章：

（一）公司章、公司领导私章（由办公室保管）

（二）合同专用章（由市场营销部保管）

（三）外协合同章、物资采购合同章（由品质保证部保管）

（四）事业部章、智能部门章以及其他专用章（由直接相关部门保管）

第三条 对印章的保管坚持“谁管理、谁负责”的原则。对因印章管理不善给公司造成损害的，视情节轻重对负责人进行处理，甚至追究法律责任。

第三章 印章的刻制和收回

第四条 刻制印章应遵循制印程序（见附图1）

第五条 若发生机构撤销、变更，应由办公室收回旧印章。旧印收回，应保存印模，做好登记工作，并存档备查。

第四章 印章的使用范围

第六条 所有公文应加盖公司章

第七条 对外交往中的契约类文书应加盖印章。

第八条 其他需加盖印章的文书。

第五章 印章的使用要求

第九条 公司及公司领导的印章，由指定的专人负责保管，并由监印人。

第十条 正式公文用印，须持经办公室主任审核签字的发文文稿方可用印。

第十一条 其他印章，应经保管该印章单位的领导或经单位领导授权的其他负责人批准，方可用印。

第十二条 监印人发现用印不符合要求时，有责任向用印人提出，待符合要求后，方可用印。

第十三条 印章要端正清晰地盖在成文日期上，并做到上不压正文，下压成文日期中间的4－7字。

第十四条 用印应遵循用印程序（见附图2）。

第十五条 本规定的解释权属于公司办公室，并由办公室负责监督实施。第十六条 本规定自下发之日起实施。