跟单人员注意事项（写写帮推荐）

第一篇：跟单人员注意事项（写写帮推荐）

跟单人员注意事项

1.拿到定单后，及时与签单人员确认各项内容，确定供应商。

2.及时与客人取得联系，确保每周至少电话联系一次，询问婚礼准备情况。

3.一周内确认接亲行程，并安排当天流程及注意事项交于客人。

4.尽量满足客人的合理要求，在沟通过程中客人有任何增加或更改的内容，必须在定单上体现。

5.尽早确定与司仪、化妆等人员的沟通时间，初定婚礼流程，沟通时跟单人员必须在场纪录有关事项。沟通完毕必须在定单上体现。

6.及时安排拍摄前期短片，问客人拿照片、海报等，尽快制作预告片、FLASH等。

7.婚前三周，与客人确认会场布置细节。

8.婚前三周，再次安排客人与司仪沟通，确定婚礼流程。

9.婚礼前10天，与花艺师确定会场布置方案。

10.婚礼前一周，问客人拿婚礼席位名单，并与客人确认。

11.婚礼前一周，开出会场布置清单给仓库。

12.婚礼前5天，与酒店确认进场事项（进场时间、手续）。

13.婚礼前3天，再次与所有供应商确认时间、地点及有否与客人联系。

14.婚礼前3天，将婚礼全天流程和仪式流程发给摄像供应商。（恒星QQ：414768779）

15.婚礼当天，跟单人员必须第一时间到达会场，与酒店协调办理相关手续。确保会场布置的完美度，确保婚礼顺利进行。

16.做好与供应商的协调工作，必须遵守酒店的各项规章制度。

17.所有供应商必须按照跟单人员要求严格执行。

18.婚礼结束，跟单人员必须确定现场无任何物品遗漏，方可撤离酒店。

19.跟单人员必须与仓库协调好，原则上根据跟单人员要求严格执行。

20.婚礼结束后，及时催促供应商，完成后期制作。

21.认真审核后期作品，无误后，联系客人结清余款。

第二篇：跟单人员

跟单文员 名词解释

跟单文员的定义：（什么是跟单文员？）Documentary Handler

跟单文员是指在企业运作过程中，以客户订单为依据，跟踪产品，跟踪服务运作流向的专职人员。（不能兼职，替代）所有围绕着订单去工作，对出货交期负责的人，都是跟单员。

官方定义:外贸跟单文员是我国商务行业继国际商务从业资格(外销员)、国际货代员、国际商务单证员职业资格培训考试后第四个岗位的培训与认证考试。外贸跟单员是指在出口贸易业务环节，在外销员签订贸易合同后，承担各类单证运转，衔接合同、货物、单证、订船、报检、保险、报关等环节，协助外销员按贸易合同规定交货的业务助理。外贸跟单员是本世纪以来随着我国国际贸易发展、业务细分出现的一个新岗位。据记者从会上了解，由于生产企业、流通企业、外资企业以及各进出口企业的内部分工不同，名称亦有不同，除跟单员、业务助理、驻厂业务员的称呼外，有的不分跟单员，由外销员一票到底。外贸跟单员又可分为前程跟单、中程跟单和全程跟单三大类。前程跟单是指“跟”到出口货物交到指定出口仓库为止；中程跟单是指“跟”到装船清关为止；而全程跟单是指“跟”到货款到账，合同履行完毕为止。绝大多数专家认为外贸跟单员培训内容应包括全程跟单范围，而考试内容则仅为中程跟单范围为宜。目前在一些地区开办的跟单员培训内容以及相关教材，大部分是订单跟单，而非外贸跟单，很少涉及外贸业务知识和工作流程。

工作定位

一、跟单文员

工作内容：负责处理客户订单

工作规划：（1）了解和掌握处理客户订单的一些知识及问题的解决方法等；

（2）利用所学电子商务专业，如用Dreamwaver做“处理客户订单的网页”等；（3）遵守公司的规则制度，以及服从公司对职位相关调配的工作等。

二、业务员

跟单员是业务员。他的工作不仅仅是被动的接受订单，而是要主动的进行业务开拓，对准客户实施推销跟进，以达成订单为目标，既进行业务跟单。因此，跟单文员要：

（1）寻找客户：通过各种途径寻找新客户，跟踪老客户。

（2）设定目标：主要客户和待开发的客户。我们的工作着重点及分配的工作时间。

（3）传播信息：将企业产品的信息传播出去。

（4）推销产品：主动与客户接洽，展示产品，为获取订单为目的。

（5）提供服务：产品的售后服务，及对客户的服务。

（6）收集信息：收集市场信息，进行市场考察。

（7）分配产品：产品短缺时先分配给主要客户。

三、业务助理

跟单员是业务助理：跟单员在许多时候扮演业务经理助理的角色，他们协助业务经理接待，管理，跟进客户，因此跟单员要：

（1）函电的回复：

（2）计算报价单

（3）验签订单

（4）填对帐表

（5）目录，样品的寄送与登记

（6）客户档案的管理

（7）客户来访接待

（8）主管交办事项的处理

（9）与相关部门的业务联系

跟单员是协调员：跟单员对客户所订产品的交货进行跟踪，即进行生产跟踪。跟踪的要点是生产进度，货物报关，装运等。因此，在小企业中，跟单员身兼数职，既是内勤员，又是生产计划员，物控员，还可能是采购员。在大企业，则代表企业的业务部门向生产制造部门催单要货，跟踪出货。

工作性质

一、跟单员是业务员。他的工作不仅仅是被动的接受订单，而是要主动的进行业务开拓，对准客户实施推销跟进，以达成订单为目标，即进行业务跟单。因此，跟单员要：

（1）寻找客户：通过各种途径寻找新客户，跟踪老客户。为自己下一步的工作打算.（2）设定目标：主要客户和待开发的客户。我们的工作着重点及分配的工作时间。

（3）传播信息：将企业产品的信息传播出去。

（4）推销产品：主动与客户接洽，展示产品，为获取订单为目的。

（5）提供服务：产品的售后服务，及对客户的服务。

（6）收集信息：收集市场信息，进行市场考察。

（7）分配产品：产品短缺时先分配给主要客户。

二、跟单员是业务助理；跟单员在许多时候扮演业务经理助理的角色，他们协助业务经理接待，管理，跟进客户，因此跟单员要：

（1）函电的回复：

（2）计算报价单

（3）验签订单

（4）填对帐表

（5）目录，样品的寄送与登记

（6）客户档案的管理

（7）客户来访接待

（8）主管交办事项的处理

（9）与相关部门的业务联系

三、跟单员是协调员：跟单员对客户所订产品的交货进行跟踪，即进行生产跟踪。跟踪的要点是生产进度，货物报关，装运等。因此，在小企业中，跟单员身兼数职，既是内勤员，又是生产计划员，物控员，还可能是采购员。在大企业，则代表企业的业务部门向生产制造部门催单要货，跟踪出货。

工作职责

一：跟单文员是从接到订单起的那一时刻起都要忙，对价钱，跟客户确认，制作厂内订单，通知各部门。

二：待货物快完成时还要联系报关，船务公司与拖车行，以及报关单证的填制，信用证跟单和跟进有关的业务。

三：另外，跟单文员也必须对电脑有一定的了解，熟悉互连网基本操作，比如手发EMAL等，报关也是相当重要的一部分，需要有这方面的相关经验，知识。业务要求

跟单文员主要是维护客户方面，不用自己去开发客户，相对来说。业务员压力大些，要独立开发客户.。

注意事项

1：物料是否正确。

2：尺寸是否“准确”。

3：款式是否错误。

4：做工是否细致。

5：成品颜色是否“正确”。

6：有无漏定物料。

7：物料是否能按预定时间到加工厂。

8：时间上是否有问题。

员工的一切行为代表着整个公司的企业形象，不论从个人言行或者处事上，注重个人以及公司形象很重要.自己总结。

发展前景

以客户定单为依据，跟踪产品（服务）运作流向并督促定单落实的跟单员是各外贸企业开展外贸业务的基础性人才。随着我国入世后外贸产业的蓬勃发展，2004年底我国贸易企业准入实施备案制，企业只要在工商部门备案即可获得进出口权，进出口经营权不再是国有贸易公司的专利。

这意味着：目前集中在外贸企业代理出口的大量业务届时将分散至各生产企业，由各生产企业自营出口，而每一个企业都需要几个专职的跟单人员处理本企业的外贸业务，缺了这一环节企业运转不了。

这也意味着：在年内，跟单人员的社会需求将随着外贸企业的增长以几何数级增长。

第三篇：外贸跟单注意事项

外贸跟单注意事项 1.色差

凡印刷与颜色需对照色卡，尽量集中一供应商印刷，注意要有耐黄测试。彩盒印刷制定同一间印刷厂,根据色卡给数据。不同材质的调色不一样,要注意 2.条形码

每个条形码需有货号、合同号与品名；印出后电脑扫描；条形码不可用封箱胶遮住，且要贴在纸箱指定的位置；给验货部的条形码要DOUBLE CHECK，验货员与客人的条形码必须一致;条码要用彩印机印,水墨纸会不平行。3.白色材质的商品要做紫外线测试,耐黄测试

4.客人给了PO后,要立刻计算CBM,计算出20寸或40寸的柜是否装得下所有的货物.如发现短装或溢装要及时与客人联系沟通,确定是否加货或者按原数量进行装载.计算CBM的误差值控制在3%-5%之间.应要求工厂尽快进行试箱,若结果与自己计算的CBM有较大出入,请尽快与客人联系.5.装箱时注意问题: i.混装的时候要预松位置

ii.装箱尽量用长方形,避免用正方形

iii.纸箱宽度不要超过60cm，高度一般在宽度的1/2到1/3之间.重量不能超过20公斤,否则要贴警告标志

iv.胶袋直径超过12公分的,要打气孔 v.某些商品要贴环保标志

6.常规包装无抛箱测试, 邮购盒包装的必须要进行抛箱测试 7.有些国家不允许使用泡泡袋进行包装,要改用纸袋 8.法国规定不能在产品中加防潮剂

9.注意商品的颜色,包装,功能性,安全性.如喷粉中,要用高温粉,防脱落.不锈钢产品要进行含镍测试, 产品是否有戒手问题.10.出货前3个礼拜要给工厂包装资料,最好越早越好,因为有大部分工厂得到包装资料后才进行生产的.11.资料或者订单发送给工厂后,要用飞信+e mail+电话+传真询问工厂是否收到发送出的资料.并要求工厂给出完成的时间.在工厂交货前两日用电话进行提醒，若不能如期交货，要做好补救措施。

12.收到PI后, 出合同给工厂时要注意付款条款.注意定金和订金的区别。所谓定金，是指合同当事人为了确保合同的履行，依据法律规定或者当事人双方的约定，由当事人一方在合同订立时或者订立后履行前，按照合同标的额的一定比例（不超过20％），预先给付对方当事人的金钱或其替代物。它是作为债权担保的一定数额的货币，它属于一种法律上的担保方式，目的在于促使债务人履行债务，保障债权人的债权得以实现。签合同时，对定金必需以书面形式进行约定，同时还应约定定金的数额和交付期限。给付定金一方如果不履行债务，无权要求另一方返还定金；接受定金的一方如果不履行债务，需向另一方双倍返还债务。债务人履行债务后，依照约定，定金应抵作价款或者收回。若工厂需30%定金，则在PI中注明20%为定金，另外10%为预付款。若违约，定金可翻倍返还。

13.跟单员要进行样板确认,最后给业务经理签字确认.最好尽快通过验货部问工厂拿确认板,并附上图片给验货人员和工厂.净重要DOUBLE CHECK 14.交货前10天要提醒验货人员去验货,查看中期进度.订单大的需要求工厂填写生产进度表,确保按时完成任务

15.当几间工厂同时做同一货品的不同配件时,要判断在哪间工厂拼柜.唛头要向上摆放；验货时要注意拼柜，验货员需有拼柜指引，切勿不可装错柜。装柜时要影相、留样。16.装柜要求:唛头,商唛,数量,装柜指引,柜号,司机联络电话等资料要给验货部的同事.以防有装错柜的现象.要确认好自己的货是去哪个港口或货仓的,与柜号是否一致.自己以及负责船务的同事的电话要留给船公司.17.装柜当日一定要将自己的电话号码留给工厂 18.当装柜后,有剩余货物时,一般按一下原则处理: a)ABC厂的货物若运去D厂装,先装ABC的货 b)彩盒优先,价值高的优先 c)客人指定除外

19.一般来说,比较少订单的工厂的货都会拉到较多订单的工厂处装柜 20.若要到公证行验货的,要求工厂提前交货

21.注意同工厂的关系.(1)不要让工厂知道把某些产品给其他工厂做了,在此情况下,要将前者的货拉到后者中装柜(2)关注工厂的收款期限（准时交货准时付款）。22.与工厂跟单员沟通期间,若遇问题,最好找其上级,不要胡乱说话,争吵 23.注意发传真时，不可发错。

24.所有合同必须给工厂会签，包括采购合同与外销合同。

25.若然生产样板确认得慢,最好尽快找工厂联系进度,若发现还未开始生产,要考虑是否要找其他工厂生产.26.一般选择中行与交行做结算。

27.寄快递要标示清楚收件人和发件人的姓名,地址,联系电话,最好用封箱胶封起,同时要记下快递Number并立即告知收件人.在预计收到时间内联系收件人是否收到快递.28.包装要求请尽早联系买家

29.工厂的交货期由以下几点决定: a)是否赚钱

b)包装资料是否给得快 c)结算是否快 d)工艺成熟程度 e)沟通良好程度

f)及时礼貌地提醒对方交货

30.跟单人员应对自己所跟产品非常熟悉.31.配件问题

要了解清楚哪些工厂可以独立完成所有配件,哪些工厂只做一些配件,哪些配件由我司提供.32.选择供应商时主要评估其质量、交货期及价格优势。33.以下几点必须保密: a)供应商资料 b)配件工厂资料

c)两工厂间做一样的货品

34.毛重与净重十分重要.通往俄罗斯及土耳其的货品通常按重量计算.出箱时要过地磅,要与订单要求一致.35.因关税与货物毛、净重相关，做装箱单时需过地磅；注意集装箱的最大承载量，了解所有尺寸的集装箱的体积,可承载重量.36.CBM短装溢装若事前无同客人沟通,会被客人罚款的.要注意!CBM的计算

CBM与包装尺码相关；误差值为3%至5%。

装箱宽度不大于60cm，高度大概为宽度的一半，重量不大于20kg。37.常用警告标志

若装箱重量大于20kg，则需有警告标志； 胶袋直径超12公分的，需打孔； 注意喷粉不可含铅，要用高温粉。

38.当短溢装发生时，要按照实际情况，与客人做好沟通。39.跟单的总体流程：

a)文件交接 b)样板 c)货期 d)装箱 e)收钱 f)交单 出订单：

40.收到客人PO后要出形式发票。要客人回签以确认成立

41.回签后，计算CBM。称毛重。计算CBM包括两个过程。首先系预算。得出结果后，若有多余空间要与客人沟通如何处理。第二阶段是样品出来后，要求工厂进行试箱，检查多次CBM计算结果有无出入。误差值要少于5%。42.包装不能有松动，外箱与内盒间壁不能太大。凡是彩盒，要在上面封箱胶处加块纸皮（坑纸）作为开戒位。

43.计算出CBM，毛净重后才能出装箱资料 44.条形码记得要试扫描

45.在出装箱单给工厂前，一定要记得试箱。出采购合同： 46.筛选工厂：

a)货期 b)价格 c)质量

d)配合度和诚信

47.关于出合同的排序：货期迟的工厂要优先给合同。48.若产品为我司产品，则可以选多个供应商 49.若产品为工厂产品，则要依据货期选择。

50.作为跟单员，不要跟工厂谈价钱，应交由业务经理 51.制单制作：可复制旧订单，进行修改 52.制单验货要求：

a)按期完成 b)质量把握 c)抽检

53.产品安全性，功能性第一。外观第二

54.包装箱的长宽高一定要小于肩膀宽。重量不能超过20公斤 55.采购合同一定要回签，每星期都要跟进工厂进度 56.做陶瓷和树脂的用美金结算 57.出PI后，要有客人的回签。58.制单，包装资料交验货部

59.报关注意细节。彩盒，零件不是自己定的，要写含彩盒，零件。

60.潮汕，阳江，湛江，河南这些工厂诚信度不高，发票多是假的。一般都跟他们以美元结算

61.所有订单都要验货部认为合格后才能装运 62.注意漏货，少货，装错货

63.装柜时要给一张清晰的装柜单工厂

64.拼柜通知单的格式：若A厂的货送到B厂

TO：B厂，关于合同号XXX的装柜通知 抄送：A厂

正文：货品（数量）几时几日与你的合同号一齐装货。请把货品放在一起

若为我司提货送运，则：

TO：A厂，关于合同号XXX的收货通知

正文： 我司将于何月何日到贵厂提货。请届时与司机交接好。

TO：B厂，关于合同号XXX的发货通知

正文：

我司司机将于何月何日把货物放于贵厂仓库。请届时与司机交接好。65.拼柜工厂筛选：

a)配合度

b)有没有做过送来的货 c)仓库管理 66.装柜事项：

a)优先装从别厂拉过来的货物 b)先装大件，后装小件 c)轻件放上，重件放下 d)易碎件放顶部。

e)装柜前一天要通知验货部同事 67.唛头资料要填写出单日期。

68.关于产品质量和新产品验货标准等问题，业务部跟QC部门的讨论沟通 69.广交会前的准备工作和展会后的整理报价回复客人 70.相应产品需要sourcing的，找新供应商

71.配合部门内部工作的安排，并努力完成任务的委派

第四篇：外贸跟单注意事项

如何成为一名跟单员呢?要做到一下的跟单要求：

(1)工作要始终开朗自信、热情大方，服务要到位，给客户留下好印象，取得客户信任。

(2)全面熟悉公司产品，报价，制样，订单审批，生产，质检，验货，出货流程。这是为客户提供专业服务的基础。

(3)沟通：向上，积极及时汇报每日工作情况;向下，第一时间传达上级指令，并追踪确保一切正常运转;

(4)追踪：做到多问、多查。多问生产部生产进度，多下车间核查货物实际生产情况，查看是否符合客户要求，有无质量问题，并了解熟悉该产品具体结构和材质等。对产品生产和出货数量、外购的配件要时时盘点，进行监控和调整，有效地保证每一环节顺利进行。

(5)关注进度、做好统计工作：要经常关注生产进度，预先提醒各部门做好准备，避免某环节脱节耽误出货(如采购不到位，其实完全可以先预测部件或材料须到货的时间，然后去追踪生产部或采购部，要求早做准备)

(6)协调：不仅要关注产品动向，同时要时常关注各部门间合作是否紧密协调，如发现问题要及时沟通解决，提高生产效率……

(7)保密：向下：不要向车间人员透露客户信息和订单动态，以免影响工人积极性。向外，不要交流和其他客户的情框。

(8)分清主次：每一天上班时要明确当天的工作，下班前回想今天工作情况，并做好明日工作计划。分清主次，确保完成最主要和最重要的事情。合理利用时间，及时完成并超额完成工作。

(9)工作中要多思考、多总结，可记录成文，用于平时警戒。

(10)充分利用网络资源，查询资料弥补知识。

第五篇：跟单人员手册

跟单人员手册（跟单必看）

概论

本章要点：跟单员的定义，工作界定，工作定位，工作特点，跟单员素质，工作内容及知识，技能要求及跟单员工作的重要性。

一．跟单员的定义：（什么是跟单员？）Documentary handler

跟单员是指在企业运作过程中，以客户订单为依据，跟踪产品，跟踪服务运作流向的专职人员。（不能兼职，替代）。

二．跟单员的工作界定：

跟单员广泛存在于订单型生产企业和进出口外贸企业中，跟单员的工作性质与特点随企业的规模性质而有所区别，但跟单员总的来说是作为业务跟单与生产跟单而存在的。

1． 业务跟单：对客户进行跟进。尤其是己对本公司的产品己有了兴趣，有购买意向的人进行跟进。以缔

结业务，签定合同为目标的一系列活动。对外业务或业务助理。

2． 生产跟单：对己接进来的订单进行生产安排。对生产进度进行跟踪，按期将货物送互客户手中。对内

叫：业务经理、生产主管或总经理助理。不管是外贸公司的跟单员。还是工厂企业里的跟单员，他们基本职责是由业务跟单和生产跟单两部分构成。

三．跟单员的工作定位：（工作性质）

跟单员是业务员。他的工作不仅仅是被动的接受订单，而是要主动的进行业务开拓，对准客户实施推销跟进，以达成订单为目标，既进行业务跟单。因此跟单员要：

（1）寻找客户：通过各种途径寻找新客户，跟踪老客户。

（2）设定目标：主要客户和特开发的客户。我们的工作着重点及分配的工作时间。

（3）传播信息：将企业产品的信息传播出去。

（4）推销产品：主动与客户接洽，展示产品，这获取订单为目的。

（5）提供服务：产口的售后服务，及对客户的服务。

（6）收集信息：收集市场信息，进行市场考察。

（7）分配产品：产品短缺时先分配经主要客户。

跟单员是业务助理；跟单员在许多时候扮演业务经理助理的角色，他们协助业务经理接特，管理，跟时客户，因此跟单员要：

（1）函电的回复：

（2）计算机价单

（3）验签订单

（4）填对帐表

（5）目录，样品的寄送与登记

（6）客户的档案的管理

（7）客户来访接待

（8）主管交办事项的处理

（9）与相关部门的业务联系

跟单员是协调员：跟单员对客户所订产品的交