销售合同档案管理办法

第一篇：销售合同档案管理办法

销售部合同、合同章管理制度

公司为进一步规范销售合同文档和管理工作，提高管理水平，逐步实现销售合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。

一、本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种来往合同、协议、订单、确认书、价格变动函等（包括巨盛、中能、舒尔茨、内贸、外贸）。

二、公司在业务经营过程中，收取相应客户的资质、往来的调查表等，也属本管理制度的归档文件。

三、合同档案管理原则

1、公司经营产品的采购、销售均须订立合同。

2、业务合同归档、保管、建立档案，由销售部管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。

3、销售部指定专人负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有销售业务合同文档。

四、合同章管理原则

1、公司统一发放合同章，属销售业务使用的合同章发放到销售部。

2、业务合同章除因工作需要留一枚由驻马钢办事处保管外，其余均由指定人员保管。

3、各业务部门、业务人员用章时应填写用章登记表，并附上用章的文本原件或复印件，交由销售部经理签字后方可使用。若因工作需要带合同章外出时，须办借用手续，使用完毕后即行交回。

四、合同文档的管理要求

1、合同文档管理可以按“公司合同管理”中“合同编号”规定进行分类编

号。

2、保存的合同文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理并追究相关人员责任。

3、合同管理人员要加强对合同档案的登计、监督工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单。

4、合同档案管理人员应根据实际需要编制合同检索工具，以便有效地开展合同文档的查询、利用工作。

5、各业务员可查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须经部门领导签字同意后方可办理借阅手续，合同原件无特殊情况不得外借。

五、附则

1、本制度自审批通过之日起实施。

2、本制度由销售部负责解释。

六、附件

《合同档案登记表》

第二篇：合同档案管理办法(2017最新)

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合同档案管理办法(2017最新)

合同档案管理办法

（一）规章概述

合同档案管理是合同管理制度的组成部分，也是企业为维护自身的合法权益而采取的必要手段。通过对合同的档案管理，可以保存与合同有关的相关证据材料，一旦发生纠纷，可以及时运用档案记载的内容，依法维护公司的权益。

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（二）主要内容

合同档案管理办法的主要内容包括档案的期限、档案管理部门、合同档案的归档与借阅、档案利用、档案管理责任等。

（三）制作要求

制定该规章的基本要求是根据本企业管理的实际情况，规定合同档案的期限和管理程序，既要考虑到简便、实用，也要考虑到合理合法。由于合同档案不同于其他的档案，作为合同归口管理部门的企业法律顾问室也应当自己保存一份合同资料。因此，可以在办法中要求主办单位复印一套材料交法律顾问室。

（四）范本

_________公司合同档案管理办法

年月日发布（）法合档案字第号

1．总则

1．1为加强本公司的合同档案管理，根据公司合同管理办法

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赢了网s.yingle.com（司合字第号）的规定，制定本办法。

1．2合同档案的保存期限为5年，由公司档案处负责保管。

1．3公司法律顾问室作为公司的合同归口管理部门，也应当保存一份完整的合同档案资料。

2．归档

2．1合同订立后，主办单位应将合同文本的复印件送档案处和法律顾问室各一份。

同时应指定专人负责本合同的履行及相关资料的整理。

2．2合同履行完毕后10日内，主办单位应将全部合同资料整理成册，按照时间顺序先后编排，装订成册，正本送交档案处，并制作副本一份交法律顾问室。

2．3档案处和法律顾问室接收资料时应当出具收据。

3．档案借阅

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3．1根据工作情况，需要查阅档案的，应当由查阅部门提出申请，报经主管总经理批准同意后，到档案处办理借阅手续。

3．2借阅档案原则上应在档案阅读室查阅，不得带出档案室。确有必要借带出档案室阅读的，应经主管领导批准后，方可带出。

4．诉讼与仲裁

4．1发生诉讼或者仲裁的合同，其合同档案中应附有诉讼或者仲裁的全部资料。

4．2诉讼或者仲裁文书应独立整理归档。为诉讼或者仲裁的需要，法律顾问室借用原件后应在10日内归还。如果不能按期归还，应说明理由并报经领导阅知。

5．责任

5．1主办单位未能按本办法第2.1、2.2条规定，办理归档手续的，对直接责任人扣发1个月的奖金。

5．2借阅档案人丢失档案的，根据情节可以给予警告、记过、记大过、开除、解除劳动合同的处理，并给予扣发3至12个月奖金

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赢了网s.yingle.com 的处罚。

6．实施

6．1本办法经董事会讨论通过后由总经理发布，修改时亦同。

6．2本办法自

年月日起施行。

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第三篇：销售合同管理办法

销售合同管理办法

为加强规范管理，完善销售合同的签订、执行情况，进行有效市场销售监督，形成合理销售体系，特制定销售合同管理办法。

一、销售合同的领用

销售合同由综合办统一印刷保管。各销售部门从综合办领取销售合同时须办理登记领用手续。凡隶属各销售部门的销售人员（包括中间商、专卖店、各部门销售人员）均从所属部门领取合同并办理登记领用手续。其中中间商在第一次领取销售合同时，除办理领用手续，还须交纳5000元/份的保证金。各部门每隔一个月将领用登记表复印一份给综合办备案。

二、销售合同的汇总

各部门销售合同使用可分为三种情况：自用、专卖店用、中间商用。各部门负责将三种销售合同汇总并建立合同档案。并每隔一个月将合同档案复印一份给综合办备案。

三、销售合同的归类

各销售部门负责将合同档案进行归类分A、B、C、D档四类客户，并据归类结果制定各部门的客户拜访计划。并将拜访计划传真给综合办，由综合办制定总经理的客户拜访计划。

四、销售合同领用后，遇不可见性情况处理：

1、空白销售合同如失窃或遗失，各部门负责人报综合办进行消号，并重新登记领用。但须支付登报等相关费用。

2、空白销售合同如遭污迹、折损等有碍公司整体形象的，均需重新领取新合同，持原合同予以调换。原合同按“作废合同”归档。

3、已签销售合同在综合办备案前遗失的，由当事人负责请求客户提供合同复印件。

五、综合办负责将销售公司各部汇总上来的销售合同登记领取、使用、汇总归类等情况向总经理汇报。

六、销售合同所签订的各项内容必须符合国家经济合同法规，必须符合销售公司的销售条件，如有违背，所发生的一切后果由当事人承担。

七、销售人员签订的销售合同所列各项条款内容要填写真实。否则，销售公司有权拒绝该销售合同的执行。一切后果由当事人承担。

八、专卖店，中间商与目标客户签订销售合同后，应与销售公司签订书面协议以保证销售合同的履行。

第四篇：企业合同档案管理办法（模版）

合同档案管理制度

为进一步规范合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本办法。

一、本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种协议、合同文本（不

包含劳动合同）。

二、合同档案管理原则

1、合同档案实行公司财务部集中统一管理，以确保档案的完整、完全和

有效利用。

2、财务部应指定专人负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同

文档，并负责监督指导各部门的合同管理工作。

3、需以公司名义订立各种履约性质的协议、文件的部门，为合同承办部

门，承办部门应根据合同项目需要指定承办人，试用期内员工非经总经办允许不得作承办人。

三、合同文档的管理办法

1、合同文档以部门名称结合签署日期年月份进行分类编号。

2、合同编号规则：承办部门名称首字母－合同签署年、月份（六位）－

顺序号（三位）。示例：TGB－201102－00113、合同管理实行承办部门与相关部门审查会签相结合的制度，承办部门

对合同订立、履行全过程负全部责任。承办部门主管为第一责任人，承办人为直接责任人。总经办和审查会签部门对应当提出相关意见而未提出的，应当承担相应的责任。

4、各相关部门和总经办依其职能对合同订立、履行、变更、解除全过程

进行监察、审计。

5、公司内各职能部门一律不得以个人名义对外发出要约，作出承诺，签

订合同或具有履约性质的书面文件。

6、合同承办部门和财务部应分别建立合同台账，实行履行跟踪报告责任

制，合同履行及原始资料必须由财务部保管，承办部门只留存影印件。

7、保存的合同文档每年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任；对超过两年以上（包含本数）的已履行完毕的合同协议，由财务部甄别并予以归案。

8、财务部要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单，以有效开展合同文档的查询、利用工作。

9、各部门员工可在财务部查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须

进行登记，方可在财务部办理相关借阅手续，以影印件借出。合同原件无特殊情况不得外借。

10、合同文档的保存条件有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同

文档的安全。

11、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。

12、合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，违者视情

节予以处罚。

13、已签署的合同应明确支付方式及付款时间，并交予财务部及时催款。

四、合同文档的移交

1、各部门在正式签署合同后，须在一周内将合同正本原件移交财务部存

档。

2、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。倘若合同发生变更，则合同编号不予改变。

3、合同文档移交时，必须编制合同移交清单并当面清点。以双方签字认

可后方可完成交接手续。

第五篇：销售合同评审管理办法

销售合同评审管理办法

第一章总则

第一条为了进一步贯彻公司精细化管理的精神，规范营销业务流程，加强合同评审的管理，明确合同评审的操作程序，便于合同计划管理的科学性与合理性，依据《合同评审控制程序》（以下简称“程序文件”）、《市场营销业务管理办法》制订本办法。

第二条公司所有的销售合同（又称订单）在正式签订前都必须进行评审。对于没有评审的销售合同，一律不予录入电脑系统，计划部门不得安排生产计划，仓储保管部门不得备货或发货。

第三条市场营销部归口管理销售合同评审工作，即负责所销售产品的合同评审和管理。

第二章销售合同种类

第四条销售合同可分为一般合同、特殊合同和重大合同三类。㈠一般合同

合同中以下各项条款我公司均能满足客户要求且客户提供资料齐全的为一般合同。

⑴ 产品即产品名称、牌号、型号（规格）、等级均为公司现有标准。

⑵ 技术（质量）要求和涉及模具制造等不超出公司现有质量保证体系。

⑶ 包装标准和包装方式为公司正在执行的标准。

⑷ 交货期按季度或月安排，数量在交货期内提供，均为公司正常交货期（参阅《公司品种管理办法》）。

⑸ 产品价格按公司《产品价格表》执行，结算方式为现款结算或已签定的协议执行。

⑹ 交货方式、地点和收货地点、单位名称以及货物保险均为公司现有的制度或按协议执行。

㈡特殊合同

一般合同中有一项或几项非关键条款不能满足客户要求或超出公司常规标准但又构不成重大合同的合同为特殊合同。

㈢重大合同

一般合同中有一项或几项关键条款不能满足客户要求的合同为重大合同。具体情形如：

⑴ 产品价格要求低于公司每月或每周确定的底线价格； ⑵ 交货期要求特紧且订单量在500公斤以上；

⑶ 技术标准和质量要求按公司现有生产水平无法达到，需要攻关的订单产品；

⑷ 货款结算期限在30天以上，但客户资信状况较好，合作以来无呆死帐款的产生。

⑸ 公司主管营销副总或营销部长提出并确认为重大合同的合同。第五条重大合同主要针对公司授牌的经销商或往年销售额在100万以上的直接使用客户或该笔订单金额达到10万元以上的客户签订。

第六条公司与所有客户签订的《经销协议》属于重大合同。

第三章销售合同形式

第七条销售合同有书面合同（包括合同书、协议、信件、数据电文等）、口头合同和其他合同三种形式。原则上都应签定书面合同。特殊情况下，一般合同也可采用口头合同、其他形式的合同方式，但必须有相关可供核查的书面原始记录（可以是书面的也可是贮存在其他任何媒体上的）以及经办业务员签名资料备查。特殊合同、重大合同必须是书面合同。

第八条书面合同书原则上使用我公司印制的《工业品买卖合同》、《经销协议》标准文本或国家工商管理局印制的《工业品买卖合同》等。

第四章合同评审

第九条销售合同评审方式有审批、会签、会议三种，每次评审可以是一种或几种方式结合进行，视合同种类和实际需要而定。

第十条正常情况下，一般合同由业务员评审。业务员在接到客户要约时，确定在公司当时生产能力范围内的可以直接下单，由业务员在合同上签字确认（业务员驻外或出差由销售内勤与业务员联系后确认合同，由销售内勤在合同上签字确认。下同），然后交合同计划管理员审核汇总下达计划。第十一条正常情况指的是：①该合同客户为公司现有客户或与公司整体营销渠道的开发不相矛盾的客户；②该合同的货款风险为零；③该合同的其他事项均无特殊要求。

第十二条非常情况下的一般合同比照特殊合同评审。第十三条特殊合同、重大合同的评审必须进行书面合同评审。由业务员或销售内勤填写书面“合同评审表”，提出评审内容及客户要求连同合同书交业务部经理或专业产品销售部评审，报公司主管营销副总审批；重大合同由专业产品销售部经理或营销部长签署意见后报公司主管营销副总评审。

第十四条只涉及到价格、货款、折让问题且都在规定的权限范围内的特殊合同、重大合同，由业务部经理、专业产品销售部经理、营销部部长、公司主管营销副总按照公司当年《销售价格操作方案》的精神和规定权限予以评审。

第十五条对于涉及其它问题的特殊合同、重大合同，必须报经相关单位和部室评审（会签或会议评审）：

⑴ 关于超权限价格的评审必须由财务资产部或公司价格委员会参与评审，根据客户情况和公司生产成本给出最优惠的价格；对于低于公司生产成本的合同价格必须由财务总监给予审核。

⑵ 关于技术质量的评审必须由技术质量和生产部门的工艺技术主管领导参与评审；对于重大的技术或质量要求，必须有生产技术总经理的审核。

⑶ 关于产品交货期和产能保障的评审必须由生产单位或生产部主管领导参与评审；对于交货期要求很紧的合同订单，由生产部门报送生产技术总经理审核。

⑷ 关于产品包装和发运的评审必须由生产单位和物流部主管领导参与评审。

第五章后续管理

第十六条评审后的合同履行过程中需要变更的，相关业务员必须按照“程序文件”的规定执行：

⑴ 客户要求变更合同时，业务员在确认该合同尚未执行或经生产保障部或技术开发部负责人同意，将变更内容附在原合同正本后，交主管领导评审后，填写“合同变更通知单”通知计划员，方可变更合同。计划员负责及时将“合同变更通知单”通知生产保障部和生产单位；业务员负责以电传、电话形式答复客户并做好详细记录。

⑵ 公司要求变更合同时, 业务员负责以电传、电话形式通知客户，征得客户同意后，填写“合同变更通知单”通知计划员，方可变更合同。

第十七条合同评审资料应按照公司档案资料管理标准和保密的有关规定妥善予以保管。合同评审资料主要包括合同书、协议、非标产品图纸、合同评审表、合同变更通知单等。

第十八条合同评审资料实行分级管理：一般合同评审资料由销售内勤整理保管；特殊合同、重大合同评审资料由计划管理员整理保管，《经销协议》评审资料由营销部长整理保管。

第十九条加工公司负责自销产品的合同评审和资料的日常管理，年底交市场营销部门统一存档。资料保存期与合同保存期一致。

参阅文件：

① QG／CJ 05.02.04—2006《合同评审控制程序》 ② QG/CJ 05.02.03—2003 《记录控制程序》

销售合同档案管理办法

第一篇：销售合同档案管理办法

第二篇：合同档案管理办法(2017最新)

第三篇：销售合同管理办法

第四篇：企业合同档案管理办法（模版）

第五篇：销售合同评审管理办法

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