会议邀请必须考虑周全

第一篇：会议邀请必须考虑周全

不管什么样的会议或者展览，主办者当然希望适宜的对象(客户)参加。作为主办者，邀请的方式非常重要。通常情况下，邀请包括信息发布、回执处理、确认通知等3个程序。

信息发布——从媒体上分有印刷品(包括邀请信函、组织文件、会议通知)、电子邮件、印刷媒介公告、电子媒介公告等几种形式。通常信息发布包括主题、时间、地点(暂定或者候选)、主要议程及安排、费用及标准等等，有些还附送会议(展)企划书，可以让参与者了解参加的意义及对会展的期望。

回执——对于主办者来说，回执是对会展企划活动成功与否的判定标志之一。回执收到后，通常需要统计(在这之前，需要提醒的是回执单的设计非常重要，应当是合理且圆满的，应当包括如下信息——明确的人数、职务、性别、联系方式、预计到达目的地时间、迎送要求等等)、确认回执有效(通常以会务费用是否交纳为标志)，接下来需要做的就是资源分配——主要是展位与酒店住宿的安排，回执确认即确认通知可以在这一切完成后发出。回执可以有多种形式——传真、信函、电子邮件、网路回执或者电话均可。回执需要注意的是，如果会展课题允许，应该考虑到参与者的特殊要求，譬如家属、随行人员、保健要求、交通代理、饮食习惯、住宿要求等，如果回执清楚，那么对会展的有序安排会起到很大帮助。

确认通知——如果会务费用确认或者有其他方式可以确认，可以发出确认通知。同时发出的应该还有会展的确切地点、时间、议程、签到程序及会展注意事项等。

第二篇：会议邀请

International Conference On the Textile Industry

Call for Papers

Theme: The Development of Textile Industry

Conference goals:

To promote the development of the textile industry;to understand the research status of the textile industry;to discuss the important issues in the field;to provide opportunities for international communication;to promote the understanding of related disciplines;to explore future cooperation possibilities between the countries.Topics to be discussed:

Papers are solicited on theoretical issues and their applications related to the textile industry.Suggested topics include but are not limited to:

•The development status of textile industry,•Textile industry problems

•In view of the textile industry existence question, what measures weshould take

•How to realize sustainable development of the textile industry Date: April 6-8, 2014

Papers and submissions:

Authors are invited to submit full papers, up to six papers, with the authors’ names and affiliations, complete address(including email, fax,and phone number of the corresponding author),before March 6 ,2014,by email to(Prof.Gang Wang).The language is Chinese or English.The papers will be reviewed by the program committee based on content, presentation and suitability for the conference.The papers must be in an MS Word or Latex format(A4single space ,Songti,10 points if in Chinese ,or Time New Roman,12 points if in English).more detailed information will be available on the web page: http//textileindustry.zsu.edu.cn.Organizing Institution:

Institute of the textile industry, Wu Yi university, Sun Yat-sen university, China

Organizing committee:

Honorary Chair: A

Chair: B

Committee: C,D,E,F,G

Contact information:

Gang Wang

Email: Tel: 0329-1234567

Fax: 0329-1234569

第三篇：经销商会议邀请

尊敬的经销商伙伴伙伴：

首先感贵司对******公司的支持和厚爱，将于2018年**月**日在***酒店举办*****会，期待您的光临!

会议时间：2018年**月**日 星期* 会议地点：********

会务联系人：********

会场地址：********

**:00

*********公司 2018年**月**日

第四篇：会议邀请通知

会议邀请通知

会议邀请通知1

xx公司：

由于和贵司长期保持着良好的合作关系，并始终得到贵司的巨大支持，我司的钢铁业务得到了长足发展，创造了良好业绩。这一切离不开贵我之间的互相支持，互相理解，团结一致，密切合作。

同时，也希望在今后的发展中，我们能继续保持这种良好的关系，并诚请贵司给予更大的支持与帮助，实现贵我双方事业的共同发展。20xx年，xx集团投资1亿多元，对我公司的配套流程进行了全面的升级改造，通过能力提高了xx%，进一步增强了为xx集团等广大客户服务的能力。

为进一步做好深化双方合作，保证贵司的生产需求，我公司拟于20xx年x月x日到x月x日，召开钢铁运输会议，届时邀请贵司主要领导参加。

报到时间：20xx年x月x日。

邀请人：

日期：

会议邀请通知2

公司各部门：

为了规范公司会议管理、提高会议质量、促进工作开展、加强部门间的沟通与交流，现将公司周例会管理通知如下：

一、会议形式：周例会

二、会议时间：每周周五下午2:00

三、会议地点：公司办公室

四、参会人员：现参会人员暂定为：(略)

五、会议要求：(1)参会人员须于在周五14：00准时参加会议

（2）会议期间需关掉电话或调制静音不得看报纸、杂志或做与会议资料不相干的事情

六、奖惩规定：无故不参加周例会者公司将给予200元/次的罚款处罚。以上要求请参会人员务必自觉遵守，谢谢大家的配合与支持。

特此通知

会议邀请通知3

由中华医学会航空航天医学分会暨空军飞行人员健康鉴定专业委员会主办的全国首届飞行人员健康鉴定学术会议暨空军飞行人员健康鉴定研讨会定于20xx年xx月xx日至xx日在贵阳市召开。会议期间，将举办全国飞行人员健康鉴定研讨班(国家级继续医学教育项目，编号：20xx-xx-01 012)。中华医学会航空航天医学分会委员会和《中华航空航天医学杂志》编辑委员会委员工作会议也将同期举行。

来自总后勤部、总装备部、陆海空三军、民航总局及各航空公司的科研院所、大学、医院、基层航医室的从事飞行人员/航天员选拔体检与健康鉴定的航空航天临床医学工作者和医学管理者的代表将参加这次全国性的临床航空航天医学界的学术盛会。会议特邀 作为协办单位参会。

会议的主办单位将向与会的单位和代表推介国内外有关医药企业，促进科技学术界与企业界的交流与合作，共同为发展我国载人航天和航空事业贡献力量。本次会议诚征医药企业参会交流并作为协办单位提供资助经费，将为企业提供产品推介宣传合作项目如下：

一、合作项目

1. 为挂名协办企业代表提供开幕式或闭幕式xx分钟发言。

2. 会议宾馆门前或宴会厅悬挂祝贺布标。

3. 会议优秀论文及专题报告奖1项冠名。

4. 会议论文摘要集刊登企业及相关产品宣传资料(宣传资料印刷成本费由企业承担)。

5. 企业派1名代表免费参会(会议提供食宿费)。

6. 本次会议将向资助企业颁发资助证书。

二、资助经费额度及相应项目

1. 资助3万元人民币的企业可获得合作项目1～6的推介宣传商机。

2. 资助1.5万元人民币的企业可获得合作项目3～6的.推介宣传商机。

3. 资助5000元的企业可获得合作项目4的推介宣传商机。

欢迎广大医药企业参会，加盟到发展我国航空医学、载人航天医学与医学工程的跨世纪的辉煌事业的行列，科技学术界与企业界携手并进，共创新的奇迹。

联系人：xxx

会议邀请通知4

尊敬的女士先生：

您好！为增强企业活力，拓宽国际市场，提升企业竞争力，润达公司董事会决定召开第五次董事会会议,特请您出席会议。

一、会议安排

开会时间：20xx年XX月XX日

其他安排：20xx年XX月XX日——20xx年XX月XX日游玩新加坡主要景点

二、会议地点

新加坡富丽华城市中心酒店会议室

三、会议内容

1、分析公司在经营上对外开拓近况

2、研究参与国际市场竞争的策略

四、与会人员

1、董事长李先生；

2、副董事赵先生；

3、公司各经理和重要合作伙伴。

五、报到时间地点

20xx年XX月XX日早上八点润达公司大厅。

六、注意事项

与会人员请事先将抵达本市的车次、时间通知会务组。如有特殊情况，请联系会务组组长孟婷，联系电话0512-XXXXXXXX。

七、接到本通知后，请于三日内回复，联系人：李明 电话：XXXXXXXXX 。

特此通知

润达股份有限公司

20xx年XX月XX日

会议邀请通知5

尊敬的家长：

为了使家长更好地参与学校教育教学管理，家校共同培养学生的健康成长，经学校研究商定：召开家长委员会会议。具体安排如下：

一、时间：20xx年5月16日（星期二）下午2:00—4:00；

二、地点：我校支部活动室

三、参加人员：沈加彬、王旭东、吴虎良、杨代雨

卞莹、李剑南、蒋月菇、家委会成员

四、主持人、新闻稿撰写和材料归档：卞莹

五、拍照、会标书写、电子屏欢迎标语：盛立青蒋秋霞张丽君

六、后勤保障（35瓶矿泉水）：李炎

七、车辆安排：杭阿荣

八、流程：

1、卞莹老师宣读家委会名单

2、四位校长向家委会成员颁发聘书

3、王旭东副校长介绍学校概况、家委会职责等。

4、家长代表发言。

5、沈加彬校长讲话。

会议邀请通知6

各市委宣传部，xx党委宣传部：

定于9日9—10日召开全区宣传部长座谈会，现将有关事项通知如下：

一、会议议题

传达学习中宣部召开的部分省区市宣传部长座谈会精神；总结交流我区前八个月宣传思想工作；研究部署下一步工作。

二、参加人员

各市委宣传部长、xx党委宣传部长。

三、会议时间

9日9—10日（会期一天半，9日8日下午报到）。

四、会议地点

报到及住宿地点：xx市xx路xx宣传干部培训中心。

会场：区党委办公楼三楼会议室。

五、有关事项

（一）请参加会议人员准备约15分钟的发言。请将发言材料打印50份，在报到时交会务组（打印要求：16开幅面，在左上角用四号楷体注明“全区宣传部长座谈会发言材料”）。

（二）请各市委宣传部长、xx党委宣传部长安排好会议期间的各项工作，准时出席会议。在外出差、学习的，加无特殊情况，务请回邕参加会议。

（三）请各市委宣传部、xx党委宣传部于9月5日下午下班前将参加会议人员名单报到自治区党委宣传部办公室。

联系人：xxx，电话：xxxx，传真：xxxxxx。

20xx年xx月xx日

会议邀请通知7

尊敬的xx先生/女士：

感谢您一年来对xx协会的关心和支持！在新年即将来临之际，协会及秘书处全体人员祝愿您在新的一年里身体健康、家庭美满、万事如意！

过去的一年，协会在区管委会、区住建局等主管部门的大力支持和指导下、在全体会员单位的积极配合下，以为政府、为行业、为企业服务为宗旨，广泛宣传产业政策，积极反映会员诉求，努力提高企业素质，积极开展对外交流，取得了一定成效。

新的一年，为了总结工作，研讨和展望来年形势和发展，推动行业建设，增强行业凝聚力，协会定于20xx年x月x日召开xx协会年会（暨一x届x次会员大会），我们诚挚地邀请您拨冗莅临，共同推动xx区房地产行业的进步和发展！

邀请人：

日期：

第五篇：公益活动必须考虑的10个问题

公益活动必须考虑的10个问题

2015-08-28益家人公益众筹“ 当你体验的活动多了，就会发现一场活动也是一个世界，里边有很多值得琢磨的东西。做得好，一场活动也可能是一件灵光一闪的艺术品。

在做活动前，考虑完这10个问题，再加以数场活动实践，估计你就能成为一位活动专家了。以下活动经验，基本自室内非正式中小型活动，户外、酒店、大型活动有另外的考虑，但有些问题也还是共通的。

1为什么要办活动?对于办活动，这是一个最重要的问题，所以把它列在第一位。

因为做一场活动，要投入资源，纠集人力，忙叨数天，把大家拉到一起，半天或者一天，这些都是成本。如果不知道为了什么，没有目标，稀里糊涂的，那就是浪费了这些投入，经济上不划算，没有经济计算的活动，体验也不会好到哪里去。

为了不浪费投入的资源，做活动前，不管是机构还是个人，都要反问自己，我的目标是什么，一场什么样的活动，能给我带来什么？说白了，高效的活动是很功利性的，它要服务于活动主体——主办方，不是为了活动而活动，而是为了主办方的某个目标而活动，活动要有一个具体的目标。

这个目标通过一个过程来实现，而良好的实现还需要一定的程序，这就要求，活动需要前期良好的策划。没有策划，不会办出一场好活动。

2开放活动还是闭门活动?内向的闭门活动主要局限于参与者彼此的信息、观念分享，联络感情提升凝聚力，技能提升，或者团队接下来的工作安排等；外向型的开放活动主要是对一个事情做表态、发声，希望现场发生的事情有更多传播，传播是开放活动最大的目的。

对于传播目的的活动要多说一句。线下活动只是传播的一种形式，活动是为了传播，传播却不仅仅局限于线下活动。所以为了传播的活动，在举办前最好想清楚，一场活动是不是实现传播目的的最好形式。

即使要做活动，活动也不都是线下的，线上也可以做活动。也可以考虑线上线下、多种活动形式的结合互动。

3选择哪种形式更好?除了上面说到的线下活动二分法，还有很多种分法，按主题可以分为环保，教育，医疗、救灾等；按形式又可以分为讲座、沙龙、研讨会、工作坊、培训等等，各种类型都有细微的差别。比如讲座都会有主讲人，沙龙则侧重参与者之间的分享，而研讨会聚焦在参与者的观点探讨上，工作坊和培训都是偏技能学习等等。

当然上面都是很传统的形式，现在也有很多好玩的形式，如真人图书馆、世界咖啡馆等，也都是活动的一种形式，采用哪种形式，是需要主办方在活动目标确认后就要考虑的。因为不同的形式，适合的主题、人数、效率、参与者体验、传播性都是不同的。

4我愿意投入多少成本?活动需要成本，这是句大白话，人力、场地费、物资甚至主讲人费用等等，当然活动也不是纯烧钱，也是可以赚钱的。能赚钱的活动属于极少数，大部分要么参与者付费，要么主办方付费。

所以一场活动也不一定都是自己投入资金，活动有意思，交钱也是有人参加的，当然如果活动主题切合，这个成本场地提供方也是有可能为你承担的。

不管谁承担，成本都是有的，只是谁出的问题。投入的成本能不能回收甚至有所盈余，都会因活动而异，但这都是从资金上说的。

还有一个角度是投入产出比，投入的不一定是钱，产出的也不一定是钱，只用钱衡量不准确，不然也就很难理解为什么那么多人主动花钱做活动。

从经济角度来说，有投入就要有产出，没有产出，或者产出不多，就是不经济的，或者说是没有效率的。所以一场活动，需要追求效果、效率，这也是为什么，活动前要设定一个目标，用于活动后的对比评估，看看活动的成果是否达成了这个目标，达成了，是一个成功的活动，没达成，这个活动的投入是低效甚至无效的，失败了。

追求有效的资源投入，需要专业，专业的策划，包括投入产出上的计算。所以为什么有人做的活动好，有人做的不好。

5完整的活动包含哪些环节?一场活动，按时间先后顺序，大体有三个环节，前中后。活动前是筹备阶段，活动中是现场执行阶段，活动后是二次传播和总结阶段。

筹备阶段需要确定活动目标、形式、举办日期；资源投入计算；选择场地；主持人、嘉宾选择和邀请；设计活动流程；开放活动要寻找合适的渠道发送通知，吸引感兴趣的人报名，活动后勤需求等等。

正式活动开始，主持人走流程，场地后勤得有保障，现场秩序维护，拍照录音摄像速记跟进。。

活动结束后，答谢、二次传播、总结。。

这些细节性的事情，几场活动下来都能意识到。

环节的把控，一张流程表或者议程就可以控制，活动做过了，制一个表格，只要按照表格执行，一般不会遗漏什么，这个是最技术化的部分。

6活动流程设计体现价值观?活动是一个有序的过程，一天或者半天的时间里，每一步做什么都是提前规划好的，主持人在现场就是要按照这个流程来执行，把控时间，尽量按时、顺利走完。

但是这个要用来执行的流程该如何规划呢？

打个比喻，规划活动流程就是一个编程的过程，是一个分配切割一段有限的时间的过程。发给参与者的一页纸议程看似简单，但背后的意思很多。围绕活动目标，有限的资源和时间，讨论什么不讨论什么，嘉宾是谁、谁来谁不来，谁先发言谁后发言，谁说的时间长，谁发言时间要短，这背后体现的是活动策划时的目标和价值观。

规划良好的活动不仅仅能帮助主办方有效达到活动目标，也能让参与者有较好的体验感。能否打造一场体验良好的活动，很考虑活动组织者的功力。

流程的设计有一个很好的东西可以参考，即罗伯特议事规则，它对议事有很多细致的规定，背后是一套现代价值观，民主、平等、效率等等。社会领域的活动或者探讨需要多向这个议事规则学习。

流程的设计，还会碰到一个关键词“仪式感”，每一个环节都很严谨庄重，很容易给活动带来仪式感，如祭祀活动、大型论坛等，都会让人有仪式感、甚至神圣感。但非正式的活动相对轻松，这种仪式感以及由其带来的神圣感不明显。有时活动过于程式化，形式化，反而降低活动的效果，这也是为什么参加很多大型论坛，反而觉得不如十几个人的随意聊天更有收获。

7活动要来多少人?活动没有人参加是个很失败的事情，但也不是人越多越好，场地是否能够容纳，活动形式是否能够承载，要的产出是什么等等因素都影响活动规模。这里不说定向邀请参与者的活动，开放式活动，一般是在承载规模内，人越多越好。

这个时候就要考虑，到底哪些因素会影响活动的参与者人数。从经验来看，活动的主题、举办时间、活动地点、主讲人背景、主办方影响力、社会热点等等都会影响到一场活动的参与人数。

考虑完这些因素，也不代表参与规模就能达到预期，有时候感觉，开放性的活动只能做到“尽人事”，还有不少意外因素会影响活动参与规模，如天气。

但即使报名人数很多，也不意味着参与者很多，公开报名的活动有个规律是，报名的人不一定来，来的人不一定报名了，所谓“空降”。

8如何选择活动场地?线下活动肯定是要有个场地的，家里也好，办公室也好，咖啡馆也好，酒店也好，室外也好。都可根据活动大小选择适合的场地。不管在哪里，场地的使用都是有成本的，只是谁来承担这个成本。

活动场地的选择，影响因素无非是要不要场地费，交通位置是否方便，里边的设施是否齐全，周边是否适于参与者的住宿餐饮。

活动的性质有时会决定着场地的选择。轻松的活动放在酒店就很奇怪，在咖啡馆里举办正式活动也感觉不搭。

9活动现场收集素材活动进行中，总需要一些人忙前忙后，一个很重要的工作就是搜集素材。

素材的收集，首先要想清楚将来怎么用，然后倒推出来，应该收集什么样的素材，对素材的要求是什么。

素材包括哪些呢？一般有活动签到表、照片、录像、录音（有时邀请速记，那就是速记文字了）。活动签到表的内容是参与者的个人信息，姓名、电话、邮箱、机构等；照片一般有两类：特写和整体概况。

没有经验的人拍照经常在活动中啪啪不停地拍，拍了一大堆，最后没法使用，要么不清晰，要么都是一堆人在一起，没有主次，没有想表达的内容，活动结束后发现照片都是一类，想用的素材反而没有。

录音最简单，尽量清晰即可；如果有速记人员，提前给他们安排好位置即可，走的时候人家就把速记文字给你了。不管是录音还是速记，如果结束后不整理，做了也等于浪费。关键是事后要用起来。

这里最专业的可能是录像，小活动一般都是拿个简单的DV来拍摄，一个机位，一个人在活动中控制着，时不时挪一挪，基本是一个简单的记录，这么多活动下来，录像的很少，录像之后拿来传播的也很少。录像的价值没有被发挥出来。10活动结束后的二次传播一般我们会以为走完议程表上的流程，活动就结束了，但至少还有一个收尾工作没有做，答谢参与者也好，写写总结也好，这些都是很初级的。

对于开放性的活动，肯定是有传播目的的，这时，一场室内活动的结束只是另一个传播阶段的开始。就像录制电视节目，现场录制完后，后期加工剪辑，在一个更大的传播渠道上传播是一个更有价值更重要的事情。这样看，线下活动就是一个节目录制的过程，如果二次传播的事情不做，按照投入产出比来算，活动做的就很不值了，因为产出部分少了一大块。

但二次传播消耗的人力和资源投入一点也不少，甚至整个活动的举办都是为了这个二次传播。然而从投入资源的分配上，经常会有“虎头蛇尾”之感，活动轰轰烈烈，活动场地外的影响却有限，甚至不去过问。提前考虑上面10个问题，有助于我们成功举办一场高效的活动，但这10个只是搭起了活动的大骨架，还有很多具体面没有提到，也还有很多细节值得探索，如何让参与者体验良好，如何实现现场的良好互动，如何让活动更有影响力等等。