关于加强公司档案管理工作的通知

第一篇：关于加强公司档案管理工作的通知

关于加强红淖三铁路有限公司档案

管理工作的通知

公司各部室：

为了加强并规范公司档案管理工作，依据《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理规范》、《铁路建设项目资料管理规程》（TB10443-2010）、《铁路建设项目竣工文件编制移交办法》（办档[2002]8号）等规定，结合目前公司档案工作管理现状，现就加强公司档案管理工作提出如下要求。

一、成立公司档案管理领导小组

根据《中华人民共和国档案法》、《企业档案工作规范》和广汇能源股份有限公司要求成立档案管理领导小组的要求，公司决定成立档案管理领导小组。

组长：任齐民。

副组长：肜森、齐永祥、蔡端沅、曾明、周效勤。

组员：黄秉俊、史春雷、张锦辉。

领导小组的主要职责：

1、负责对公司档案工作的领导，使档案工作适应公司快速发展的需要。

2、把档案工作列入公司发展规划，列入领导议事日程和目标职责制。

3、听取档案部门工作汇报，讨论审核公司档案工作年-1-

度计划、经费预算、帮助解决档案管理工作中需要解决的重大问题。

4、组织公司员工学习、宣传、贯彻国家、行业、广汇能源开发公司有关档案工作的法规、办法等，不断强化公司员工的档案法制意识。

5、适时对公司各部室档案归档情况进行检查、指导、考核，并提出奖惩意见。

二、组建综合档案室，实行集中统一管理

1、组建公司档案室，暂设2人，负责公司档案管理工作，隶属综合部管理。

主要职责：

㈠负责制定公司档案工作中、长期发展规划、年度档案工作要点，各项管理规章等。

㈡负责对各参建单位及公司各部室收集保管的建设项目竣工文件编制、收集、归档工作进行检查、指导，适时开展业务培训。

㈢负责接收公司各部室形成、积累、并已整理好的应归档文件，入库上架，进行科学保管，并做好档案的提供利用工作。

㈣实施档案信息化管理，运用档案管理信息系统软件，对各门类档案进行计算机管理。

㈤协助、指导各部室搞好当年形成文件的平时立卷工

作，为下一年归档工作奠定基础。

㈥参与公司建设项目档案静态验收工作。

三、加强档案管理工作的几项任务与措施

㈠红淖三铁路建设项目档案管理工作

1、为规范公司铁路建设项目档案管理工作，确保建设项目档案的完整性、真实性、客观性和系统性，公司档案室抓紧制定《红淖三铁路建设项目竣工文件编制立卷归档管理办法（暂行）》，明确竣工文件的归档范围及内容、编制责任、提供套数、质量要求和时限。

2、建设项目竣工文件实行谁形成、谁收集整理的原则，各部室应积极做好对项目文件的形成、积累、收集、整理、归档工作，须指定一名同志作为兼职档案员负责本部门项目文件的收集、整理和归档移交工作。档案室对各部门移交的项目文件，按照组卷要求进行整理、组卷、归档。要求各部室于8月8日前将兼职档案员人员名单、联系电话报综合部档案主管汇总。

3、自8月15日起，公司档案室将与各部门兼职档案员进行对接，根据公司各部室管理职责，按照建设项目资料编号及归档内容，逐一核查各部室项目文件的收集、整理情况。对工程中实际发生，且已列入归档范围而缺失的项目文件抓紧催要，力争做到项目文件的形成、收集和整理工作与工程进度同步，确保应归档的竣工文件齐全完整。

㈡其它档案门类的管理。

1、除了建设项目档案外，公司各部室还形成了许多应归档的文书、科技、会计、声像、实物档案，这是公司档案工作的重要组成部分，缺一不可。档案室应尽快制定各门类档案的管理办法，明确归档范围、内容和保管期限，使公司档案工作逐步实现标准、规范化管理。

2、目前，考虑到公司档案库房面积小，档案装具容量小，暂时不具备集中统一管理公司全部档案门类的基本条件。现阶段除文书、科技（建设项目）档案交由档案室集中统一管理外，其它档案门类由各部室指定专人按照档案管理要求暂时代为保管，待公司档案室具备接收条件时，再统一移交，实行集中统一管理。

3、为了科学、有序管理档案，档案室近期将在各部室安装档案管理信息系统软件，凡代为保管档案的部门，要求兼职档案员按照管理要求录入相关信息，打印归档目录，文件装入档案盒保管。查（借）阅档案须严格审批手续，建立登记制度，防止文件丢失。

㈢对散失在部门、个人手中的重要文件进行抢救式收集、归档

新疆红淖三铁路有限公司成立于2011年11月21日，先期控制性工程也于2012年3月底开工建设，但从目前归档情况看，许多应归档文件资料，尤其是反映各职能部门工

作内容的归档资料（包括铁路公司公务活动、铁路工程建设、反映企业文化等方面的照片、视频文件以及动力机械、办公设备档案资料等）非常少，有些甚至是空白，如不抓紧收集、整理、及时归档，一旦遗失，将会对公司造成无法弥补的损失。

《中华人民共和国档案法》明确规定：“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有”。当前，亟需开展以下收集工作：

1、各部室抓紧清理个人手中留存的，自2012年12月31日以前围绕公司主要职能、公务活动及工程建设重点工作形成的，具有保存利用价值和凭证作用的各种载体的档案资料。指定专人收集，登记造册，于2013年9月1日起开始向档案室办理移交归档。收集归档情况纳入部室工作考核。

2、公司人员花名册、党员花名册、聘用人员花名册（含专家）、上级领导来公司辖区视察照片、公司领导班子成员合影照片、公司荣获的各种荣誉证书、锦旗、奖状、奖牌、奖杯等实物，也属此次收集范围。

㈣扎实做好文书、财务、人事档案基础工作，迎接股份公司对我单位档案分级检查考核

接股份公司通知，今年九月末十月初，公司将对我单位进行档案分级检查考核，综合部、财务部、人力资源部依据

《股份公司档案分级管理考核制度》所附考核标准，逐一对照，整改存在的问题，做好基础台账，力争取得较好成绩。

新疆红淖三铁路有限公司

二○一三年七月三十日

第二篇：关于加强卫生档案管理工作的通知

各卫生医疗单位：

卫生档案是卫生部门业务工作、科研成果和科学管理的真实记录和客观反映，是开展各项卫生工作的重要凭证，对做好卫生行政、医疗服务、疾病预防控制、卫生监督、科研等工作具有十分重要的价值，关于加强卫生档案管理工作的通知。做好卫生档案管理工作不仅是卫生部门自身改革发展的必然要求，同时也是落实科学发展观、构建和谐社会的客观需要。特别是在全面改善民生、促进社会和谐工作中，做好卫生档案管理工作对提高卫生部门管理水平和服务质量、维护群众合法权益等方面具有重要意义。为加强我县卫生档案工作，进一步规范卫生档案管理，实现卫生档案的有效利用，更好地为卫生事业服务，提出以下意见，请贯彻执行。

一、加强对卫生档案工作的领导、监督和指导

各卫生医疗单位档案工作要在县卫生局和县档案局的监督和指导下进行，认真贯彻执行档案工作的法律法规和方针政策，加强对本单位卫生档案工作的领导、监督和指导，把档案工作列入本单位整体工作计划与工作安排中，使档案工作与业务工作同步进行、协调发展。同时，继续开展档案工作目标管理活动，推进卫生医疗单位档案管理规范化建设，促进档案工作水平不断提高。

二、夯实卫生档案业务建设基础

各卫生医疗单位要根据国家档案局8号令的要求，制定本单位文件材料归档范围和保管期限表，报县卫生局审批，经审批同意后，送县档案局备案，工作汇报《关于加强卫生档案管理工作的通知》。要加大档案收集力度，做好文书档案、卫生专业档案、科技档案、会计档案、人事档案以及知识产权档案等的收集工作，将各种门类和载体档案纳入工作标准和管理要求，进行规范整理，进一步整合卫生档案信息资源，实现档案信息资源集中统一管理。要加强卫生档案基础设施建设，配备符合档案保管要求的库房及必要的设施设备，采取有效措施，切实做好防火、防盗、防潮等“八防”工作，确保卫生档案的安全保管。

三、提高卫生档案服务水平

各卫生医疗单位要树立服务意识，围绕中心工作，积极开发卫生档案信息，主动开展服务。档案信息化建设要与本单位的信息化建设同步发展，积极建设数字档案室，进一步提高卫生档案信息化建设水平。按照国家有关电子文件归档及管理规范、纸质档案数字化技术规范等标准，做好原有纸质档案和其他类型载体档案的数字化工作，做好电子文件归档和电子档案管理工作，确保电子档案准确、真实、有效。同时，建立统一的卫生系统档案电子数据库，实现更大范围的档案信息资源共享，进一步拓展卫生档案服务功能，积极主动为卫生事业发展提供有效服务。

四、加强卫生档案干部队伍建设

档案人员是做好卫生档案工作的重要保证，各卫生医疗单位要进一步健全档案工作机构，充实档案工作人员，切实加强卫生档案工作力量。从事档案工作人员要持证上岗，掌握档案工作基本业务技能，要对档案人员进行档案工作继续教育培训，促进人才队伍培养，以适应新形势下卫生档案工作的实际需求。要关心卫生档案人员专业技术职务的评聘，充分调动他们工作积极性。

附件：《关于印发卫生档案管理暂行规定的通知》

绍兴县卫生局

绍兴县档案局

2008年9月9日

第三篇：档案管理工作

管理工作（25分）管理措施

（3分）

（1）学习、宣传、贯彻《档案法》及《档案法实施办法》，对档案工作有部署、有检查、有切实可行的考核办法、奖励措施。听汇报、实地考核，查看有关文件与原始记录

（2）机关档案工作已纳入机关工作计划或目标管理。

（3）机关档案工作已列入分客领导的岗位责任制，作为考绩内容。机构人员

（1）建立了与本机关档案工作任务相适应的综合档案机构。

（2）配备了与本机关档案工作任务相适应的档案人员。

（3）所配档案干部具有大专以上学识水平，经过市级以上档案专业五门主要课程的培训和业务培训。

（4）档案人员忠于职守、遵守纪律、熟悉业务。管理体制（3分）

（1）明确有1名机关领导分管档案工作；明确有1名机关综合部门负责人主管档案工作。

（2）对档案和档案工作实行了综合管理，即对本机关档案工作实行了统一领导、统一制度、统一标准；对本机关各种门类、各种载体的档案实体及资料实行了集中保管。

（3）建立了以机关档案综合管理机构为中心的档案管理网络。职能任务（7分）

（1）对本机关文书部门和业务部门形成的各种门类和载体的文件材料归档工作进行了指导和监督；并将文件材料的收集、归档工作列入了有关人员、部门的职责范围。

听汇报、实地考核，查看有关文件与原始记录

（2）对本机关所属单位的档案工作开展了正常的业务指导与监督工作，并取得了显著成绩。5 管理制度（5分）

制订了符合规范化的档案管理制度：立卷归档制度、档案保管制度、档案保密制度、档案利用制度、档案人员岗位责任制等制度。并得到落实。业务联系（3分）

（1）主动接受档案行政管理机关的指导与监督，切实改进本机关的档案工作。

（2）积极参加协作组活动，并较好地完成档案行政管理部门交办的任务。

二 保管设施（15分）用房（5分）

（1）有保管档案的专门库房。

2．5

现场考核

（2）档案库房安全适用，有防火、防盗、防鼠、防尘、防强光、防潮等措施。

2．52

装具（10分）

（1）有足够的档案柜、箱，并统一规范。

2．5

（2）配有温湿度计、消防器材、吸尘器、去湿机。

4．5

（3）档案库房和柜箱内配有防虫、防霉等药物。

三 业务建设（40分）立卷（16分）

（1）采取了与本机关工作相适应的立卷方法。现场考核，查看有关文件，抽查案卷（跨度较长）

（2）制订了本机关的档案分类类目、归档范围、保管期限表，并符合业务建设规范。2

（3）归档文件材料齐全、完整，归档率、完整率达95%。

（4）1986年来档案立卷质量基本符合《机关档案工作业务建设规范》要求：组卷合理，保管期限划分准确；案卷标题拟写准确；案卷封面按规定填写清楚；卷内文件排列有序；卷内目录清晰；备考表填写完整；装订结实整齐，装具统一规范。

（5）档案字迹材料基本符合国家有关规定的质量要求。

收集（4分）

（1）按期做好各种门类、各种载体档案的接收工作，对档案资料实行了集中保管。2 各类档案实体（人事档案除外）与目录未实行统一管理的酌情扣分。

（2）应归档保存的各种门类、各种载体档案的资料收集齐全，归档及时。

整理（8分）

（1）各类档案、资料均已整理编目、上架，并符合规范编制了目录号，无积存文件。4 现场考核

（2）已按机关档案、资料的内容和载体，制订了统一的、科学的分类方案。

（3）已按不同门类、载体和不同的保管期限分别排列，并做到规范、有序、方法一致。24

保管（7分）

（1）建立了全宗卷，卷内材料不少于三种；有档案资料存放示意图。

现场考核，查看有关原始资料

（2）测记库房温湿度正常，在高温、高湿季节采取了积极措施。

（3）档案基本无霉变、褪色、尘污、破损、虫蛀、鼠咬等现象，并开展了定期检查、有原始记录。

（4）对永长破损、褪色档案进行了修复或复制，并80%完成。

鉴定统计（3分）

（1）建立了档案鉴定工作制度，成立了鉴定小组，定期进行鉴定、销毁工作，手续完备。

1（2）档案的收进移出登记及时，统计数据准确，帐物相符，各类档案统计台帐齐全。1

查看有关文件、台帐，查看原始记录。

（3）准确编制档案工作情况统计年报，上报及时

移交（2分）

（1）按规定向档案馆及时移交档案、案卷质量符合进馆要求。

（2）档案人员工作变动时，交接制度健全、移交手续完备。

四

利用服务（20分）

检索工具（9分）

（1）按不同门类、不同保管期限，不同载体分别编制室藏全部档案的案卷目录。4

如编有其它简便适用的检索工具可予适当加分，计算机检索档案可加1分，加分不超过2分。

（2）永久、长期档案全部编制了全引目录或文件卡片。

（3）有文卷号索引，并有五种专题目录（索引）或卡片（三年以上）。

利用（5分）

（1）档案人员熟悉室藏，调卷迅速准确，四分钟内准确查到一份永久和长期档案。2

现场考核查看有关材料

（2）有档案资料查借阅和利用效果登记簿，并坚持做好利用效果收集工作。

（3）编有利用事例汇编。

编研（6分）

编有：（1）全宗指南；（2）组织沿革；（3）发文汇编；（4）基础数据汇编；（5）专题汇编；

（6）机关历年大事记。

如编定了有衫价值，能反映本单位特色的可以适当加分；加分不超过2

中华人民共和国档案法

第一章 总 则

第一条 为了加强对档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，为社会主义现代化建设服务，制定本法。

第二条 本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条 一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务。

第四条 各级人民政府应当加强对档案工作的领导，把档案事业的建设列入国民经济和社会发展计划。

第五条 档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用，第二章 档案机构及其职责

第六条 国家档案行政管理部门主管全国档案事业，对全国的档案事业实行统筹规划，组织协调，统一制度，监督和指导。

县级以上地方各级人民政府的档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业，并对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导。

乡、民族乡、镇人民政府应当指定人员负责保管本机关的档案，并对所属单位的档案工作实行监督和指导。

第七条 机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构或者档案工作人员，负责保管本单位的档案，并对所属机构的档案工作实行监督和指导。

第八条 中央和县级以上地方各级各类档案馆，是集中管理档案的文化事业机构，负责接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范围内的档案。

第九条 档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识。

在档案的收集、整理、保护和提供利用等方面成绩显著的单位或者个人，由各级人民政府给予奖励。

第三章 档案的管理

第十条 对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为已有。

国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档。

第十一条 机关、团体、企业事业单位和其他组织必须按照国家规定，定期向档案馆移交档案。

第四篇：公司档案检查通知

通

知

编号：201127 济农公司各部门：

为规范公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，使公司档案管理工作正规化和系统化，现要求各部门对本部门档案进行自查、整改，现将有关事宜通知如下：

一、时间要求：

各部门须于10月21日前完成自查、整改，并将自查、整改结果形成书面报告，报送行政人事部。报告内容应包括：检查人、时间、自查结果及存在问题、整改措施、整改结果等。

二、10月24日-10月28日，公司成立档案检查小组，对各部门档案自查、整改情况进行检查。档案检查小组人员如下：

组长：李民

副组长：职和平、李志 组员：杨嵘、马亚、金湘、党婷

三、此次档案自查，要求检查自2008年元月至今的档案。

四、此次档案自查涉及部门及档案范围如下：

（一）行政人事部

1、受控文件清单、外来文件登记表、文件借阅/领用审批表、文件发放/更改确认单、收文处理单、内审/外审相关资料、质量管理相关资料。

2、公司行政管理活动中形成的文件、资料：各种证书（原件及复印件）、资质证照（原件及复印件）、公司章程、内部文件、通知、请示报告、通报、法律文书、公司会议纪要、公司工作计划/总结、图片/音像资料、公司宣传资料、公司管理制度等；

3、产品质量检测报告、试验/实验/检验数据记录、质量管理制度/文件；

4、公司行政管理和质量管理形成的其他文件资料。

（二）销售部

1、销售部管理制度、产品订货单、生产通知单、报告/请示、销售合同、突发事件/客户投诉报告、包材需求申请表；

2、客户档案；

3、销售部业务活动中所形成的其他文件资料。

（三）市场部

1、市场部管理制度、推广活动审批表、活动方案变更/终止申请表、推广活动总结报告、样品肥申领单、广宣品需求表、市场推广活动执行确认表等；

2、产品资料：产品报告/请示、产品成本核算、产品定价/调价预算表、新产品设计开发计划表、新产品开发立项评审表、市场信息调研表、新产品上市报告、新产品配方/生产工艺鉴定记录、新产品设计开发输入评审表、定做产品资料等；

3、产品设计图：规划内产品设计稿、包装袋定稿、产品标签定稿、新品箱贴、新纸箱、产品单页海报等；

4、技术服务：作物/产品课件、技术服务需求表、下市场收集的各类农作物及肥料资料、各类现场农作物图、市场技术总结；

5、市场部业务活动中所形成的其他文件资料。

（四）杨凌工厂

1、出入登记证、门卫交接班表、员工门证、物证出门证；

2、生产部管理制度、特殊过程确认表、生产通知单、产品灌装通知单、产品灌装物料通知单、生产相关记录；

3、设备部管理制度、设备资料、消防器材检查记录表、设备大修记录、设备巡检记录等；

4、研发部管理制度、公司产品配方、产品化验标准、肥料登记资料、各种分析测定记录、试剂配制记录、取样记录、研发品及其它样品请检单、仪器维护记录、原材料到货验收单、半成品/成品检验报告、公司项目开展所产生或与项目有关的各类文件、资料；

5、生产部、设备部、研发部业务活动中所形成的其他文件资料。

（五）物流部

1、请示/报告、产品订货单、收货回执单、货物调拨记录、货运公司签合同、承运商审批表、运输合同审批表、运输报价单、运输申请单、货物发放登记表、运输费用统计表、索赔审批表、车辆日常维修记录等。

2、物流部业务活动中所形成的其他文件资料。

（六）新业务拓展部

1、产品订货单、生产通知单、退换货申请单、请示报告、各类合同、形象店日常管理维护表/评分表、库存盘点表。

2、新业务拓展部业务活动中所形成的其他文件资料。

请各部门高度重视此项工作，严格按照本通知各项要求开展自查工作。

行政人事部

二〇一一年九月十五日

陕西鼎天济农腐殖酸制品有限公司

第五篇：档案管理工作鉴定

档案管理工作鉴定

1)编制档案保管期限表

档案保管期限表是用表册形式列举档案的来源、内容和形式，并指明档案保管期限的一种指导性文件，档案管理工作鉴定。它是鉴定档案保存价值和确定档案保管期限的依据。

档案保管期限表通常由顺序号、条款、保管期限、附注以及总的“说明”等部分组成，其中，条款和保管期限是最基本的项目。

(1)顺序号。

顺序号是按照条款的系统排列顺序统一编的序号。它起着固定条款的排列位置和顺序的作用，也可作为鉴定时引用条款的代号。

(2)条款。

条款是一组类型相同的文件的名称和标题。每一条款应代表一组有内在联系的价值相同的文件。有时，为了使条款简洁醒目，也可以将价值不同的而有联系的一组文件写成一个条款，在条款下面分别指出其不同的保管期限。条款的拟制一般不宜过多过细，应具有一定的概括性，但范围也不能过宽。条款较多的保管期限表还须把条款加以分类。

(3)保管期限。

保管期限分为永久保存和定期保存。永久保存就是无限期地尽可能长远地保存下去，定期保存就是只保存一定的年限，保管期满后即可销毁。长期保存一般是指档案须保存16～50年;短期保存一般是指15年以下。

定期保存的时间计算方法一般是从文件产生后的第二年起计算，有些特殊文件和专门文件可以从其失效、结案后算起。所有确定为定期保存的档案到保管期满后还须复查，如发现有继续需要保存的，仍应保存下去，有的延长保管期限，有的转为永久保存。

对于机关档案保管期限表，其中，短期和长期的期限也可视需要指出明确的年限，如

短期保管的文件保管年限又可分为3年、5年、10年等，长期保管的文件保管年限分为20年、25年、30年等，工作鉴定《档案管理工作鉴定》。

(4)附注。

附注是在条款之下对条款及其保管期限所作的必要的注解或说明。例如，有些合同、协议书、借据的保管期限往往需要从有效期满后算起，就可在保管期限后注明“失效后”字样。

(5)说明。

说明是对保管期限表所作的总的说明，一般包括保管期限表的适用范围、结构、制定的依据、保管期限的计算方法以及其他需要说明的事项。

以上只是档案保管期限表一般的结构，可以根据各种档案保管期限表的特点增加或减少某些项目。

2)编制“档案销毁清册”

档案销毁清册是准备剔除销毁的档案文件的登记簿，它是供领导人审查批准的表册，同时也是日后查考档案销毁情况的凭据。

档案销毁清册应由登记顺序号、案卷或文件的题名、起止日期、数量、原保管期限、销毁原因、备注等项目组成。每一清册应编制一式两份，一份留档案馆(室)备查，一份送机关领导人审查批准。如果须送上级机关或档案行政管理机关批准，就应多备一份。同时报送两份，其中一份经审批后退回。

3)档案的销毁

为了慎重起见，已经被批准准许销毁的档案不应立刻销毁，而应暂时存放一段时间，待确认确实无价值时再进行销毁，以免造成不可挽回的损失。

批准销毁的档案一般应该直接送造纸厂化为纸浆或者就地焚毁。为了保守机密，应销毁的档案一般不得留作它用，更不允许倒卖出售。档案销毁工作是一个非常严肃的工作，一般由档案部门会同保卫、保密部门进行，并由专人销毁、专人监销。销毁完毕后，销毁人和监销人都要在销毁清册上签名盖章，并注明“已销毁”字样和销毁日期。

如有个别档案未被批准销毁，可在“销毁清册”上做出适当的说明。对于已销毁的档案，也应在检索工作上注明“销毁”字样加以说明。