对入世后企业档案工作若干问题的探讨

第一篇：对入世后企业档案工作若干问题的探讨

对入世后企业档案工作若干问题的探讨

加入世贸组织对企业档案工作的影响并不是一时的结果，而是一个长期作用的过程。入世意味着我国的经济将全面与世界经济接轨，处于市场经济体制下的企业在资本所有制形态、技术形态与管理形态上亦会发生深刻的变革。在这一背景下企业档案工作在管理体制、管理模式、服务机制上会面临一系列挑战，对此我们不能站在计划经济体制的角度来研究对策，应结合国情在参照企业档案工作传统经验的基础上，借鉴国外企业档案工作的实践，探讨市场经济体制下企业档案工作的新路。

一、企业档案工作的管理体制及其运行机制

所谓管理体制主要是指管理机构的设置与权限的划分。企业档案工作管理体制包含两方面的含义，一是国家档案行政管理部门对企业档案工作的宏观管理体制，我国目前正处于所有制多元化的阶段，入世后既有相当一批国有与国有控股企业，又有日益增多的民营企业与合资企业，它们在建立健全档案工作上需要有一个过程，为了加强对国家与社会有保存价值档案的监控，并对企业档案工作进行有效指导，国家档案行政管理部门在企业档案工作管理上仍存在完善宏观管理体制的问题。二是企业内部企业档案工作的微观管理体制。在计划经济体制下，一方面多数企业规模较小，形态较为简单，国家档案行政管理部门对企业档案工作实行的是大一统的管理模式，很少研究企业内部档案工作的微观管理体制。另一方面是企业所有制形式单一，很少探讨适合自身的档案管理体制。在市场经济体制下面对企业形态的变化，应当从宏观与微观两个层面上创新企业档案工作的管理体制。

（一）企业档案管理工作体制

创新企业档案工作管理体制的原则是灵活、有效、自主。灵活是指宏观管理体制与微观管理形式要灵活。宏观管理体制要适应企业档案工作多元化发展的需要，微观管理形式应因企而定，不能千企一面，对不同规模、不同资本所有制形态、不同技术形态与管理形态的企业应区别对待。有效指管理效果，宏观上以档案行政管理部门对国家与社会有保存价值的档案不失去控制为限，微观上以能满足企业自我需要为限。自主指宏观管理的目的重在推动企业档案工作依法自主运行。

在这一思想指导下，企业档案工作的管理体制可以表述为：在统一领导、分级（属地）管理原则指导下按类管理，实行以法人为单位的集中统一管理的管理体制。这一管理体制的具体含义为：

在统一领导、分级（属地）管理原则指导下按类管理。统一领导主要指国家档案局对企业档案工作的领导，分级（属地）管理主要指地方档案行政管理部门对所属地区企业档案工作的管理，这一限定是和我们国家的管理体制相一致的。按类管理是指将企业按资本所有制、规模、或管理形态等划分为若干类型，不同地区的档案行政管理部门对不同类型企业实施不同的管理形式，使企业档案工作管理体制呈现多元化。例如国有或国有控股企业的档案属国有档案，档案行政管理部门应依法进行管理，对民营企业除对国家和社会有保存价值的档案实行依法监督外，在管理方式上主要应以引导、服务为主。

以法人为单位实行集中统一管理。企业档案微观管理体制的核心是集中统一管理。应该说对档案是否实行集中统一管理与企业的所有制间没有必然的联系，问题是要研究集中统一管理的形式与程度。例如大型企业集团是以资产为纽带，以母子公司为主体，多法人的经济联合体，具有多层次的组织结构，在其内部可实行以法人为单位的多级集中统一管理体制。即总公司一级集中统一管理母公司及控股、参股企业有关资产运作的档案，各子公司的档案由法人独自管理。各法人单位在职权范围内对自有档案实行集中统一管理，符合企业法人的地位，也有利于维护企业的权益。至于一般中小型企业，均应以法人为单位实行集中统一管理。

（二）企业档案工作运行机制

管理体制一旦确定，应进一步研究推动体制运行的机制。推动企业档案工作运行的内在动力，主要是企业自身，与档案意识和自身努力程度有关；其外在动力是档案行政管理部门依法行政的能力。下面主要从宏观层面上分析一下推动企业档案工作管理体制运行的机制。

执法监督：在市场经济体制下推动企业档案工作运行的主要手段是执法检查。执法检查的重点一是加强对国家和社会有保存价值档案的监控，二是检查集中统一管理原则的落实。档案行政管理部门在以往执法检查中普遍感到力不从心，执法难具有普遍性。其原因固然是多方面的，例如社会法制观念与企业档案意识不强等，但与执法检查的指导思想也有关，建议增强执法检查的针对性，把重点放在法定档案的范围内，不要指望靠执法检查能解决对所有单位档案的管理问题，希望过大反而会落空。

服务引导：档案行政管理部门的职责主要是执法监督、依法行政和提供公共服务，提供服务本身就是管理的一种形式。目前在企业档案工作宏观管理上存在的普遍问题是，档案行政管理部门的行政管理色彩较浓，服务、引导不足。企业档案工作说到底属企业行为，档案行政管理部门对具体业务不能插手过深，要从习惯“指手划脚”转向通过提供法规服务、标准服务、中介服务、教育服务、典型服务、技术服务等公共服务导向企业档案工作，尤其是对民营企业更应如此，把企业档案工作引导到依法自主运行的轨道上来。抓大导小：据2001年统计全国有4.68万户国有企业，有203万户私营企业；据2002年2月统计，上海原国有企业实行股份制或其他形式的有61971户，实行股份合作制的有12523户。面对数量众多，类型多样的企业，档案行政管理部门不可能面面俱到地予以一一管理，事实上过去也从未做到过。唯一可行的选择是实行抓大导小的策略。抓大首先要抓住大型企业集团，它们是国民经济的主体，也应该是全国或本地区企业档案工作的主体。其次应抓大型科研活动、重大工程项目、重大经济领域的建档工作。有所失，才有所得，什么都抓结果什么也抓不住，抓住了主体不仅解决了主要矛盾，还能对中小企业起到示范、引导的作用。

行业自律：在市场经济体制下行业协会的作用将会逐渐突出，建国前企业发展的历史也证明了这一点，例如旧上海的同业公会。档案行政管理部门应依托行业协会这一中介组织，通过行业协会去约束、引导企业档案工作，例如在行业内部可根据市场竞争或反倾销的需要统一提出归档范围、管理制度等。

从上述企业档案工作管理体制，可以看见它与传统企业档案工作管理体制的异同。相同点都强调实行统一领导、分级管理的原则，强调集中统一管理的原则。其区别在于：在管理手段上，这一体制改变了以往行政管理为主的做法，强调执法监督为主。在管理形式上，市场经济体制下更强调按属地分类管理、抓大导小的宏观调控职能。在管理方式上，淡化了按专业统一管理，强调行业自律，突出企业的法人地位，以法人为集中统一管理的基础。在管理观念上，改变了以往大一统的管理观念，允许企业档案管理体制的多元化，突出强调服务引导，一般不涉及企业的具体档案业务。

二、企业内部档案管理模式

未来企业档案工作管理模式要与企业形态相适应、与企业需求相适应。

企业档案管理模式与企业形态相适应，主要体现在：一是档案管理机构的设置应与企业规模形态相适应。在企业产权重组中，国家有意识地组建了若干大型企业集团。由于其规模大，组织机构复杂，可实行以法人为基础的多级管理。至于规模一般、结构简单的中小型企业可实行单级管理。二是档案管理形态应与企业技术形态相适应。当前企业档案管理形态有实体管理、信息管理、知识化管理等形态，从全局上看，企业档案管理形态具有共存性与渐进性的特征，其发展趋势是实体管理向信息管理或知识化管理发展。企业技术水平不同相应档案管理形态也不相同。三是档案管理的重点应与企业经营管理形态相适应。企业档案中除文书、科技、人事等档案外，以资本运作为主的企业应加强与资本经营相关档案的收集，以生产经营为主的企业应加强经营、知识产权等档案的收集。

为使企业档案管理模式与企业需求相适应，关键是档案部门要转变观念、与时俱进：

其一，档案管理范围应与企业长远需求相适应。在市场经济体制下，一方面从经济效益角度考虑，企业尤其是中小企业档案专职人员大大减少，大部分为兼职人员，且流动性大。另一方面企业需要大量有关市场、产品、销售等资料信息。在这一情况下企业档案工作陷入了两难的境地，一是人员安排上难以应付档案工作的需求；二是传统档案中缺乏企业急需的信息。为此企业档案工作应转变观念，正确理解集中统一管理的精神与做法。

其二，档案管理观念应与企业竞争需要相适应。入世后我国企业面临国内外两个市场的竞争，国际贸易中的技术壁垒、知识产权保护、绿色壁垒是入世后我国企业遇到的三匹“狼”，一方面我国许多产品达不

到发达国家的技术标准，出口频频受阻，另一方面发达国家又利用技术标准恶意构成技术壁垒，例如出口到日本的大米须检测123项指标，对欧盟出口的茶叶有118项检测指标。技术壁垒对我国出口的影响每年超过450亿美元，占到出口总额的1/4以上。企业档案工作欲为提高企业核心竞争力服务，应树立“大档案”观，一方面要加强对产品成本、质量认证、环保认证、知识产权等档案的收集，减少一般档案的数量，另一方面要加强技术标准、市场等资料的收集，企业档案工作要贴近实际，面向企业竞争的需要。

其三，档案管理手段与企业信息化进程相适应。我国实行的是以信息化带动工业化，以工业化促进信息化的方针，在这进程中企业信息化水平参差不齐，档案管理中的手工管理、计算机辅助管理、网络管理会同时并存。脱离企业管理技术形态单纯追求档案管理手段的更新是没有基础的。不能盲目追求信息化。总之，进入世贸组织后，随着企业形态和类型的多样化，企业档案管理形式将会呈现多元化、个性化的趋势。为此档案行政管理部门对企业档案工作的管理观念、方式亦要作相应的调整，在坚持集中统一管理原则的同时，应对集中统一管理的形式与范围作相应的变革。

第二篇：企业档案工作规范

企业档案工作规范

DA／T 42—2009(国家档案局2009年11月2日发布，2010年1月1日实施)1 范围

本标准确立了企业档案工作原则、组织和制度要求，给出了企业档案业务工作、档案信息化建设、档案工作设施设备配置等方面的方法与技术指南。

本标准适用于大中型工业企业，其他类型企业及事业单位可参照使用。

2规范性引用文件

下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。

GB／T 9705 文书档案案卷格式 GB／T 11821 照片档案管理规范

GB／T 11822 科学技术档案案卷构成的一般要求

GB／T 17678.1 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求 GB／T 18894 电子文件归档与管理规范 DA／T 1 档案工作基本术语 DA／T 12 全宗卷规范 DA／T 13 档号编制规则

DA／T 15 磁性载体档案管理与保护规范 DA／T 22 归档文件整理规则

DA/ T 28 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范 DA/T 31 纸质档案数字化技术规范 DA/T 32 公务电子邮件归档与管理规则 DA/T 43 缩微胶片档案数字化技术规范 JGJ 25 档案馆建筑设计规范

ISO 15489.1 信息与文献一文件管理：通则 IS0 15489.2 信息与文献一文件管理：指南

3术语和定义

DA／T 1—2000 确立的以及下列术语和定义适用于本标准。3.1 企业档案business records

企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件。3.2 企业档案工作business records management 企业履行档案管理职责的行为和活动。3.3 电子档案electronic records

具有保存价值的归档电子文件及相应元数据、背景信息和支持软件。3.4 档案信息化archival informationization

运用信息技术对归档文件、数据信息资源及档案进行采集、整合、维护、处置和提供利用服务的档案管理提升过程和工作方式。

4档案工作总则

4.1 企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分。企业档案工作是企业研发、生产、经营和管理活动的基础性管理工作。

4.2 企业档案工作应以企业资产关系为纽带，实行统一领导、统一管理、统一制度、统一标准。

4.3 企业档案工作应以满足企业各项活动在证据、责任和信息等方面的需求为导向，运用现代技术与管理方法，通过资源整合和开发，为企业研发、生产、经营、管理和持续发展提供有效服务。

4.4 企业应维护档案的完整、准确、系统与安全。

5档案工作组织 5.1 组织系统建设 5.1.1档案工作领导 企业应确定档案工作的分管领导，确定各职能或承办部门、各项目档案工作的负责人，确定档案部门的负责人。5.1.2 档案机构设置

企业应根据规模和管理模式设置专门的档案机构，或指定负责档案工作的机构。大型企业应设立档案馆。5.1.3 档案人员配备

企业应配备与企业研发、生产、经营和管理相适应的专职档案人员；各部门、各项目应配备专职或兼职档案人员。企业应保持档案人员相对稳定。5.1.4 档案工作体系

企业应建立以档案部门为核心，各职能或承办部门、各项目专兼职档案人员为基础的企业档案工作体系。5.2企业管理职责

5.2.1 企业应贯彻国家有关档案工作法律、法规和方针政策，建立健全档案工作规章制度，将档案工作纳入企业发展规划和工作计划，为档案工作持续发展提供保障。

5.2.2 企业应将文件形成、积累和归档要求纳入各部门、项目及专项工作职责和有关人员岗位职责，并对分管领导、部门和项目负责人及有关人员职责履行情况进行考核。5.2.3 企业应采取必要措施，维护和确保档案的完整、准确、系统和安全。

5.2.4 企业资产与产权变动时应做好档案的处置工作，国有企业应依照档发字[1998]6号文件的要求进行，其他企业可参照。

5.2.5 企业应对档案工作中做出成绩的集体或个人给予表彰和奖励；对违反有关规定造成档案损失的相关人员给予处分。5.3企业部门职责

5.3.1 企业各职能或承办部门及项目负责人应对本部门或项目归档文件的完整和系统负责。5.3.2 企业各职能或承办部门及项目文件形成者应负责积累文件，并对归档文件的齐全、准确和形成质量负责。

5.3.3 专兼职档案人员应负责收集、整理应归档的文件，对归档文件的整理质量负责。5.3.4 企业各职能或承办部门及项目对文件管理的责任，见ISO 15489.1第七章、ISO 15489.2和档发[2002]5号文件要求。5.4档案部门职责

5.4.1 统筹规划企业档案工作，制定企业文件归档和档案鉴定、整理、保管、统计、利用、移交等有关规章制度。

5.4.2 负责企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作。5.4.3 指导企业各部门、项目及专项工作文件的形成、积累、整理及归档工作。

5.4.4 监督、指导、检查企业所属单位(包括派出机构和投资的全资、控股企业)的档案工作。5.4.5 依照有关规定向国家档案馆或有关单位移交档案。5.5档案人员要求

5.5.1 档案人员应遵纪守法、忠于职守、具有专业知识。

5.5.2 档案部门负责人应具有中级以上专业技术职称或大学本科以上学历。5.5.3 档案人员应具备大学专科以上学历或同等学识水平。5.5.4 档案人员应定期接受档案业务培训。

6档案工作制度 6.1 工作规章

6.1.1明确企业文件形成、归档责任。企业在制定有关规章、标准和制度中应提出相应的文件收集、整理和归档的责任要求。

6.1.2 制定企业档案工作规定。企业档案工作规定是企业档案工作的基本要求，其主要内容应包括：档案工作原则及管理体制，文件的形成、积累与归档职责要求，档案收集、鉴定、整理、保管、统计、利用要求，资产与产权变动档案的处置原则，解释权限等。

6.1.3 建立档案工作责任追究制度。对相关岗位人员违反文件收集、归档及档案管理制度，发生档案泄密、造成档案损毁等行为，企业应提出责任追究和处罚措施，并将有关要求纳入相关管理制度。

6.1.4 制定档案管理应急预案。对可能发生的突发事件和自然灾害，企业应制定档案抢救应急措施，包括组织结构、抢救方法、抢救程序、保障措施和转移地点等。对档案信息化管理的软件、操作系统、数据的维护、防灾和恢复，应制定应急预案。6.2管理制度

6.2.1 文件归档制度。应明确文件归档范围及保管期限、归档时间、归档程序、归档质量要求以及归档控制措施。

6.2.2 档案保管制度。应明确各门类档案保管条件、特殊载体档案保管方式、档案清点检查办法、对受损档案的处置办法、档案进(出)库要求、库房管理要求和库房管理员职责。6.2.3 档案鉴定销毁制度。应明确鉴定、销毁工作的组织、职责、原则、方法和时间等要求。6.2.4 档案统计制度。应明确统计内容、统计要求和统计数据分析要求。

6.2.5 档案利用制度。应明确档案提供利用的方式、方法，规定查(借)阅档案的权限和审批手续，提出接待查(借)阅档案的要求。

6.2.6 档案保密制度。应明确档案形成者、档案管理者、档案利用者应承担的保密责任。6.2.7 电子档案管理制度。应对企业各信息系统中形成的电子文件提出归档、管理和利用要求。

6.2.8档案管理系统操作制度。应明确档案管理系统操作人员的职责、档案管理系统软件、硬件的操作要求。6.3业务规范

6.3.1 文件、档案整理规范。应明确文件立卷与档案整理原则、整理方法、档号编制要求和档案装具要求等。

6.3.2 档案分类方案。应明确分类依据、类别标识、类目范围。

6.3.3 文件归档范围和保管期限表。应明确各类文件归档的范围及其相对应的保管期限。6.3.4 特殊载体档案管理规范。应明确不同载体档案收集、整理的要求和保管的条件。

7档案业务工作

7.1 企业档案工作与业务活动

7.1.1企业档案工作是企业各项业务和活动的有机组成部分，应纳入企业领导工作议事日程，纳入企业规章制度及工作流程，纳入企业部门和有关人员的经济责任制或岗位责任制。7.1.2 企业档案部门或档案人员应参加产品鉴定、科研课题成果审定、项目验收、设备开箱验收等活动，负责检查应归档文件的完整、系统。

7.1.3 企业下达项目计划任务应同时提出项目文件的归档要求；检查项目计划进度应同时检查项目文件积累情况；验收、鉴定项目成果应同时验收、鉴定项目文件归档情况；项目总结应同时做好项目文件归档交接。7.2文件的形成、积累

7.2.1 文件形成时应使用耐久、可靠的记录载体和记录方式。

7.2.2 文件形成者应将办理完毕、有保存价值的文件及时交本部门、项目或专项工作档案人员保管。

7.3文件整理与归档 7.3.1 文件整理 文件立卷整理应遵循文件形成规律，区分保管期限，保持文件间有机联系。文书、科技、会计、人事等门类文件的整理，应分别符合GB 9705、DA／T

22、GB／T 11822、财会字[1998]32号、劳力字[1992]33号等标准及文件的要求；音像、电子等载体形态文件整理，应分别符合GB／T 11821、DA／T

15、GB／T 18894、DA／T 32等标准的要求。7.3.2 文件归档范围

7.3.2.1 企业在筹备、建设、生产、经营、管理等活动及产权变动过程中形成的具有保存价值的各种载体形式的文件都应纳入归档范围。国有企业文件归档范围应符合档发[2004]4号文件要求。

7.3.2.2 归档文件的主要来源有：

——本企业形成的文件；

——本企业引进项目、外购设备等接收的文件；

——所属单位及参股企业应向本企业提交的文件；

——本企业参与的合作项目，合作单位按要求应向本企业提交的文件；

——本企业执行、办理的外来文件。

7.3.2.3 企业应根据经营管理范围和业务活动类型制定文件归档范围和保管期限表。确定文件归档范围和保管期限可参照、但不限于附录A。项目建设类文件应依据企业在项目建设中的性质确定，建设单位、设计单位、施工单位、监理单位文件归档具体范围参见DA／T 28；服务类型企业各类文件归档范围及企业中专业性较强的业务活动的文件归档范围，应结合企业活动和专门业务编制。7.3.3文件归档时间

7.3.3.1 经营管理工作、生产技术管理工作、行政管理工作、党群工作中形成的文件一般应在办理完毕后的第二年一季度归档。

7.3.3.2 科研开发、项目建设文件应在其项目鉴定、竣工验收前归档，周期长的可分阶段、单项归档；产品生产及服务业务应定期或按阶段归档。

7.3.3.3 产权产籍、质量认证、资质信用、合同协议、知识产权等文件应随时归档；外购设备仪器或引进项目的文件应在开箱验收或接收后即时登记归档。

7.3.3.4 会计核算专业材料应在会计终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案部门移交。

7.3.3.5 电子文件逻辑归档宜定时进行，物理归档应与相应门类或内容的其他载体归档时间一致。7.3.3.6 磁带、照片及底片、胶片、实物等载体形式的文件应在工作结束后及时归档，或与相应内容的纸质载体归档时间一致。

7.3.3.7 更新、补充的文件，企业内部机构变动和干部职工调动、离岗时应清退的文件，企业资产与产权变动过程中形成的文件，其他活动中形成的文件等，应随时归档。7.3.4 文件归档要求

7.3.4.1 企业应实行部门、项目及专项工作的文件收集、整理、归档责任制。各部门、项目及专项工作专兼职档案人员应按照规定将文件整理后归档。

7.3.4.2 归档的文件应完整、准确、系统，其制成材料应有利于长久保存，图文字迹应符合形成文件设备(打印机、复印机、扫描仪等)标称的质量要求。

7.3.4.3 归档的文件应为原件。因故无原件的可将具有凭证作用的复制件归档。

7.3.4.4 非纸质文件应与其文字说明一并归档。外文(或少数民族文字)材料若有汉译文的，应一并归档，无译文的要译出标题和目录后归档。

7.3.4.5 归档的文件一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。7.3.4.6 两个以上单位合作完成的项目，应以合同、协议等形式约定文件归档要求。主办单位一般应保存全套文件，协办单位保存与所承担任务相关的正本文件。

7.3.4.7 文件形成部门应就归档文件填写《档案交接登记表》(见附录B表B.1)。重要项目文件归档时应由项目管理部门编写归档说明，并经项目负责人审核签字。7.4档案收集工作 7.4.1 文件归档的交接

7.4.1.1 文件形成部门应按期将《档案交接登记表》随同已整理的文件向档案部门移交。7.4.1.2 档案部门接收时应认真核对，并检查档案质量。双方在《档案交接登记表》签字后各保留一份。

7.4.2 档案与资料的收集

7.4.2.1 企业应接收所属单位因产权变动后属本企业所有的档案。7.4.2.2 企业应根据资产管理权限接收无法人资格的所属单位档案。7.4.2.3 企业可根据需要收集宣传报道本单位的新闻资料。

7.4.2.4 企业可根据研发和市场竞争的需要收集与企业经营范围相关的资料。7.4.2.5 企业可根据需要向社会、离退休人员征集档案、资料。7.5档案整理工作

7.5.1 档案部门应区分全宗进行档案的分类、排列与编目。7.5.2 分类方案应依据企业管理职能，结合档案形成特点制定，并应保持相对稳定性和可扩充性。分类方案应附有分类说明。

7.5.3 类别号可采用阿拉伯数字、英文字母、拼音字母中的一种或两种混合方法设定。7.5.4 全宗内档案按类分别集中排列，类别内档案按类目条款顺序依次排列编号。7.5.5 根据分类方案和排列顺序编制档号。档号应指代单一，具有唯一性。档号编制方法见DA／T 13。

7.5.6 档号可采用“[全宗号—]分类号(或项目代号或目录号)—案卷号(或件号或盘、盒、张号)”([ ]表示可选)结构。

全宗号由企业根据对所属单位集中统一管理档案的需要和企业产权变更情况自行设定。7.5.7 纸质档案应与对应的非纸质载体档案设立互见号。

互见号是反映同一内容其他载体档案保管单位的档号。7.5.8 按全宗、类别、保管期限编制档案目录。

7.5.9 档案部门应对每个全宗建立全宗卷。全宗卷可单独管理。全宗卷的主要内容和编制方法见DA／T 12。7.6档案保管工作

7.6.1 档案存放应依据档案载体选择档案柜架。底图不宜折叠；磁性载体应选择防磁设施。重要档案应异地备份。

7.6.2 档案入库前一般应去污、消毒。受损的档案应及时修复或补救。对于易损的制成材料和字迹，应采取复制手段加以保护。7.6.3 库房管理

7.6.3.1 库房应保持干净、整洁，并具备防火、防盗、防光、防有害气体、防尘、防有害生物等防护功能(见JGJ 25)。

7.6.3.2 库房温、湿度应符合JGJ

25、GB／T 18894和DA／T 15对各类档案载体的保管要求，并有温湿度登记(登记表参见附录B表B.2)。

7.6.3.3 库房设备运转情况应定期检查，并及时排除隐患。

7.6.3.4 库藏档案应定期清理核对，做到账物相符。库藏档案数量发生变化时应记录说明。7.7档案鉴定工作

7.7.1 企业应成立由主管领导、职能部门、专业技术人员和档案人员组成的档案鉴定委员会(或小组)，负责确定文件保管期限和到期档案鉴定。

7.7.2 档案保管期限应根据文件对企业、国家和社会所具有的现实和今后工作查考、凭证作用，以及历史研究价值确定。

7.7.3 档案保管期限一般分为永久和定期两种。会计档案的保管期限执行《会计档案管理办法》。

7.7.4 永久保管档案。凡是反映本企业主要职能活动和历史面貌，对本企业、国家和社会有长远利用价值的文件，列为永久保管。

7.7.5 定期保管档案。凡是反映本企业一般工作活动，在一定时间对本企业各项工作有参考利用价值的文件，列为定期保管。定期保管档案的年限可根据其参考利用价值分为30年和10年。

7.7.6 企业应定期对已到保管期限的档案进行鉴定。经档案鉴定委员会鉴定，仍需继续保存的档案应重新划定保管期限；对保管期满确无保存价值的档案应登记造册，填写销毁清册(参见附录B表B.3)，经企业法定代表人批准后进行监督销毁。销毁清册永久保存。7.8档案统计工作

7.8.1 档案部门应及时、准确地填报本企业档案工作年报及有关统计报表。

7.8.2 建立档案工作统计台账，主要内容包括：档案馆(室)藏情况；入出库情况；档案利用情况；档案专兼职人员情况；档案设施、设备情况；档案销毁情况等。7.8.3 档案统计工作应保持连续性。7.9档案利用工作

7.9.1 档案部门应加强档案检索系统建设，开发档案信息资源，及时、有效地提供档案利用服务。

7.9.2 企业应根据保密规定和知识产权管理要求，设定利用者权限。超越权限的利用需经有关领导审批。’

7.9.3 利用档案应按规定进行登记(借阅登记表参见附录B表B.4)。利用效果突出的宜进行登记(利用效果登记表参见附录B表B.5)。

7.9.4 可采用直接查阅、电话调阅、网上查阅等方式提供利用原件、复制件、缩微件和电子档案。

7.9.5 企业宜对档案信息进行分类汇总，形成专题汇编，如规章制度汇编、专题文件汇编等。7.9.6 企业宜对档案信息进行综合整理，形成专题材料，如大事记、年鉴、组织沿革、产品性能比较、科研成果简介、工程项目简介、设备的更新换代、市场的变化等。

7.9.7 企业宜对档案信息进行分析研究，形成深层次加工材料，如历年生产经营指标统计分析、重大事故原因研究分析、企业史志等。7.9.8 企业可利用档案举办档案陈列或展览。

8档案信息化建设

8.1 档案信息化目标与原则

8.1.1企业档案信息化应以促进、完善企业信息化和提升档案管理现代化水平为总目标。8.1.2 企业档案信息化应坚持技术与管理并重、与企业信息化协调和同步的原则。8.1.3 企业各信息系统的开发与实施应充分考虑档案管理的要求。8.2电子文件的归档

8.2.1 电子文件归档要求及功能应嵌入文件生成系统。企业各信息系统生成的文本、图形、图像、数据等类型电子文件归档范围应参照纸质文件归档范围确定。音频、视频、多媒体等类型电子文件及数据库的归档范围应根据相关规定和需要确定。

8.2.2 企业各信息系统所形成的电子文件的元数据、背景信息，以及生成非通用电子文件格式的软件等应与电子文件一并归档。

8.2.3 归档的电子文件数据格式应易于识读、迁移。电子文件通用格式见GB／T18894第6章。8.2.4 电子文件应经鉴定、整理、审核后归档。电子文件的整理、鉴定与归档要求参见GB／T 17678.1和GB／T 18894。

8.2.5 加密的电子文件归档时一般应解密，必须加密归档的电子文件应与其解密软件和说明文件一并归档。

8.2.6 文件形成部门应负责确保归档电子文件具备真实性、可靠性、完整性和可用性。8.3传统载体档案数字化

8.3.1 企业可根据档案保管和利用的实际需要，有选择地对传统载体档案实施数字化。8.3.2 纸质档案数字化应符合DA／T 31的要求，缩微胶片数字化应符合DA／T 43的要求。8.3.3 照片档案和声像档案数字化文件格式见DA／T 32的附录B。

数字化生成的档案副本档号应与原档案对应。8.4电子档案的保管

8.4.1 电子档案应参照纸质档案分类方案进行整理。

8.4.2 电子档案应存储到脱机载体上。其存储载体见DA／T 32的附录C，保管要求见GB／T 18894的9.4。

8.4.3 脱机存储电子档案的载体或装具上应贴有注明载体序号、电子档案号、密级、保管期限、存入日期等内容的标签，电子档案载体应设置成禁止写操作的状态。8.4.4 存储在脱机载体上的电子档案应一式三套，一套封存保管，一套异地保管，一套提供利用。

8.4.5超过保管期限的电子档案的鉴定和销毁，按照纸质档案的有关规定执行，其删除和销毁应符合GB／T 18894中9.8的相关规定。对确认销毁的电子档案应有销毁文件目录存档。8.5档案网络化服务

8.5.1 企业应建立馆(室)藏档案目录数据库，并逐步实现档案的全文检索。

8.5.2 对数字化档案和各信息系统归档的电子文件，档案部门应根据设定的利用权限提供及时有效的网络化服务。

8.5.3 涉密档案管理系统应与互联网物理断开，非涉密档案管理系统可与互联网逻辑隔离。8.5.4 档案管理系统应采取身份认证、权限控制、加装防火墙等安全保密措施。8.5.5 档案管理服务器应采取可靠的备份、恢复措施。

8.5.6 各信息系统应有生成电子文件自动归档功能的模块或接口。8.6档案管理系统软件

8.6.1 档案管理系统软件的配置应满足本企业的实际工作需要，并适应本企业信息化建设发展需要。

8.6.2 档案管理系统应具备收集整编、数据管理、检索浏览、借阅管理、统计汇总、权限设置、安全保密、系统维护等基本功能，并能辅助实体档案管理及根据需求增扩其他相应功能。8.6.3 档案管理系统应与各信息系统之间衔接，并能接收和兼容各信息系统生成的电子文件。档案管理系统设计与实施参见ISO 15489.1第8章和ISO 15489.2。

9档案工作设施设备 9.1 档案库房

9.1.1档案库房应设置在远离易燃、易爆物品和水、火等存在安全隐患的场所，无特殊保护装置一般不宜设置在地下或顶层。

9.1.2 档案库房楼层地面应满足档案及其装具的承重要求。9.1.3 档案库房面积应满足档案工作发展的需要，留有存储空间。

设置档案馆的企业，档案库房建筑应符合JGJ 25的要求，库房一般应满足日后20年档案存储需要。9.2业务技术用房

9.2.1 业务技术用房应满足接收、整理、修复档案的实际需要。9.2.2 企业可根据工作需要设置档案接收、整理、裱糊、消毒、复印、数字化、缩微以及安全监控等用房。9.3阅览及陈列室

阅览室应邻近办公室和档案库房，环境安静。

陈列室(展览室)宜设置在适于观览的场所。9.4档案装具

9.4.1 档案柜架应牢固耐用，一般应具有防火、防盗、防尘作用。应根据非纸质载体档案需要选择有专用保护功能的柜架。有条件的可采用密集架。

9.4.2 各类档案盒规格、式样和质量应符合GB／T 9705、GB／T 11822、DA／T 22和GB／T 11821的要求。9.5保护设备

9.5.1 档案库房应配置温湿度监控设备及灭火器材、防光窗帘、防盗门窗等必要的设施。9.5.2 根据库房管理需要可配置除尘器、消毒柜、去湿机、加湿机、空气净化器等设备。9.5.3 有条件的企业应配置自动报警、自动灭火、温湿度自动调控、监控等设备。9.6技术设备

9.6.1 配备档案整理工作所需要的装订机、打印机等设备。

9.6.2 配备档案修复、利用需要的数码照相机、摄像机、复印机、阅读机等设备。9.6.3 配备信息化管理需要的计算机、服务器、扫描仪、光盘刻录机等设备，以及容灾备份设备、应急电源。

9.6.4 根据需要可配备CAD绘图仪、工程图纸复印机、缩微机等设备。

第三篇：浅析如何做好企业档案档案工作

浅析如何做好企业档案室档案工作

企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和，它原始地记录了一个企业的发展过程，对维护企业经济利益和历史面貌、为企业发展服务等方面发挥着重要作用。企业档案工作是企业管理的重要组成部分，我们必须充分认识做好企业档案工作的重要意义，认真做好企业档案工作，为企业发展服务。随着生产力的发展，新兴科学不断出现，知识更新周期缩短，企业对信息需求也越来越强烈。企业档案室的服务内容和范围不断扩大、深化，尤其是信息技术在档案室的应用，使得衡量档案室的水平不再以馆藏量的多少为标准，而是看其以最便捷的服务手段、最大限度地满足利用者需求为最佳标准。本文对如何做好企业档案室的档案工作做简要探讨，希望有所裨益。

一，提高软硬件水平

(一)是要配备必要的计算机和网络硬件设施，构建局域网或连入外部网络。

计算机和网络设施是实现数字档案资源采集、管理、长久保存和共享利用的前提，是实现数字档案室各项功能的硬件保障，应根据基层单位的实际需要和财力投入，本着经济适用、适当超前的原则，配备必要的信息化硬件设施，包括计算机终端和打印机等外设、数字化扫描设备、光盘刻录机、网络服务器、数码相机、数码摄像机、路由器等网络连接设备，等等。档案数据量较大、对安全性要求较高的基层单位，可考虑配置其他离线或在线存储设备，如磁带库、光盘塔或采用SAN等存储构架的其他海量存储设备。

(二)是构建数字档案室的软件平台。

在信息化环境下，软件系统已代替档案管理人员成为新的档案管理模式的核心，档案信息的采集、管理、利用等各个环节都离不开软件平台的支持，特别是对于已开展电子文件的归档和管理的基层单位，必须配备与电子文件一体化管理需求相适应的数字档案室软件平台。但数字档案室软件平台的构建是一项系统工程，涉及标准规范建设、业务功能需求分析、软件平台设计、开发和测试等大量工作，很难由一个基层单位直接研发。

二，实行人本化的管理

管理模式是对管理观念及管理方式的通用性和规律性的概括。档案室传统的管理模式是物本管理，也就是以物为本的管理，在管理过程中，以档案材料等实物为主要管理对象，是围绕档案馆（室）馆藏而开展工作的。所谓人本管理就是以人为本的管理，在档案室管理中把人（包括利用者和工作人员）视为管理的主要对象和最重要的资源，是围绕人的行为和需

求进行管理的模式。在管理中，要充分考虑利用者的需求，考虑本馆（室）工作人员的素质水平、工作能力和各种需求等情况，运用各种激励手段充分调动人的积极性，挖掘人的潜能，从而使档案室的活力不断增强。

（一）.以档案用户为中心，积极开各种深层次的档案信息服务。

企业的需要，是企业档案存在的前提，企业是一个以赢利为目的的社会组织，企业的一切工作都必须以生产经营为中心，档案工作也必须服务于企业生产经营。正确认识自身的价值和位置，坚持服务宗旨，在服务中求生存，在提高服务质量中求发展。最大限度地满足企业的利用需求，尽可能多参与生产经营活动，使企业员工认识档案的价值，感到档案是企业生产经营活动的重要组成部分。利用者的需求是企业档案室组织一切工作的源头，档案室能否吸引利用者是衡量其工作优劣的主要标准。

（二）、尊重档案人员的发展机会。

企业应更多的为员工的个人发展提供机会，让员工朝着既定目标与事业发展并进。同时，给档案人员升迁的机会，配合相适应的教育培训计划，让档案人员认识到只有同心协力完成既定目标，个人也会获得丰厚的回报，个人的梦想才能实现。

（三）、创建科学的激励机制。

首先，物质鼓励。其次，精神激励。第三，领导行为激励。

三，提高档案管理人员的素质

信息管理和服务的知识性要求企业档案部门专业人员必须具备较高的计算机和网络技术的应用能力、外语水平以及对信息研究能力。档案工作人员在提供档案利用工作时应该努力做到如下几点：

(一)树立明确的服务观点，端正档案利用工作的指导思想。

档案馆、室工作人员都要明确认识档案部门是提供档案充分发挥其作用的职能部门。档案管理人员肩负这样的重任，一定要坚持党性原则，树立正确的服务观点，积极主动提供档案为两个文明建设服务。

(二)寻求最佳利用手段，千方百计地发挥档案的作用。

要多渠道、多层次、多形式地为社会各方面提供档案信息。根据社会需要，尽力扩大服务领域，改变服务方式，开展档案情报交流，馆际协作等等。

(三)加强调查研究，掌握利用规律。

档案是一种价值无量的信息资源，要开发利用这种资源，必须从研究利用效果出发，研

究档案的利用价值和影响档案利用的诸因素，以便获得最佳利用效果。档案管理人员必须具有管理素质，即:懂得档案管理知识，知晓有关专业情况;了解馆(室)藏档案资料内容，掌握各种档案资料的应用范围;既要知己一一熟悉缘底”，又要知彼一一了解社会需要。还要改进工作方法，提高服务质量，才能做好提供利用工作。

四，实现档案管理的信息化

计算机技术在企业事业单位档案管理中应用越来越广泛，对提高档案管理现代化水平起着越来越重要的作用。计算机的功能很多，在企业事业单位档案管理中主要应用于以下五个方面：

（一）.利用计算机技术进行档案的归档、整理、编目。

按照档案著录的格式将档案目录或全文存储在计算机磁盘、光盘中，充分利用计算机一次输入、多次输出的功能，进行档案的自动整理、编目等，节约手工劳动，提高效率。

（二）.利用计算机技术进行档案索引、文摘、专题资料的编制。

根据档案用户的需要自行选择有关专题、利用计算机编制、打印档案的各种索引、专题资料、文摘等。

（三）.利用计算机技术进行档案的流通管理。

通过计算机技术将档案案卷题名、档号、存放位置、利用者、借出及归还时间、鉴定、销毁、移交等信息及时记录下来，实现档案流通全过程自动化管理。

（四）.利用计算机技术进行档案检索。

充分发挥计算机强大的数据处理功能，为档案利用者提供方便、快捷的检索服务，及时满足利用者的要求。

（五）.联机检索档案。

利用计算机网络，进行不同单位、地域之间档案的联机检索，实现档案信息资源共享。五，用户至上

拥有用户是档案事业存在和发展的关键。但是，由于最初“重藏轻用，以藏为主”的观念一直到今天还在一部分档案工作者的头脑中不同程度地存在着，重新强调档案机构的服务性宗旨是十分必要的，即要“一切为了用户”；以档案用户为中心，积极开展各种深层次的档案信息服务。随着我国社会主义现代化建设事业的逐步深入，科学文化事业的日益繁荣，在档案利用工作中出现了一些新的特点，其中之一即是档案用户对档案部门的服务质量有 了更高的要求，他们不仅要求档案部门提供档案原件，而且要求档案部门编写出他们所需要的参考资料；他们不仅要求档案部门提供原始的档案信息，而且要求档案部门要提供二次档案信息，甚至是深加工的三次档案信息

六，科学管理做好档案保管工作

（一）改变室藏

改变以保管上级（红头）文件和本单位发文为主的单一文书档案管理的状况，坚持以我为主、兼顾需要”的归档原则，形成“门类齐全、收集完整、整理规范、方便适用”的档案管理新格局。“以我为主”就是归档以本单位形成文件为主；“兼顾需要”，就是根据企业经营的需要，适当保存与之有关的外来文件和信息材料，同时，力求保持归档文件材料的齐全完整与系统配套，这样既可防止室藏杂乱臃肿，又能满足企业的各种利用需要。对于企业产生的各种门类和载体的档案，则按其形成规律和特点，分别建立文书、财务、经营、工程、大型活动和声像等档案体系，实行集中统一管理，从而为形成档案管理新局面和实行室藏优化奠定坚实基础。

（二）丰富室藏

就是伴随企业改革与发展进程，不断增加扩充新的档案，以满足企业利用的需要。随着企业改革深化和经营规模的扩大，具有重要的保存利用价值。这些文档不仅内容新、内涵丰富，而且种类不一，形式多样，既有纸质文件也有电子文件，既有文字材料也有声像材料。经系统归档后，不仅使档案信息资源更加丰富，而且使室藏结构日趋完善。

丰富馆藏，除将企业自身的各种有保存价值的新型文件材料及时纳入室藏外，还应根据企业利用需要，收集保管各种外来信息资料，如行业动态、经营指标、有关客户和竞争对手的信息资料，从而做到内外结合、全方位和多层次地丰富档案室藏，确保企业利用信息的各种需求。

（三）优化室藏

就是通过鉴定剔除保管期满和无保存价值的档案。“优化室藏”说起来容易做起来难。由于档案鉴定理论研究滞后和多年来形成的档案保管期限“宁长勿短”观点的影响，档案鉴定工作存在“怕”字当头、“难”字挡路、裹足不前的消极被动状况，这也是造成众多立档单位室藏臃肿、工作效率低的根本原因。在上级或同级档案机关的指导下，借档案执法检查之机，从清理保管期满档案和撤销单位档案入手，依据有关规定程序，慎重而坚决地对一些过期和无保存价值的文档进行清除，既使室藏档案得到优化，又便于档案保管的利用。

以上就是我对于企业档案室档案管理的几点思考。让我们共同努力，做好企业档案室的档案保管工作，为我国案事业的发展尽绵薄之力。

第四篇：根据工作实际对非国有档案监管问题的探讨

档案与其来源相联系分为国有档案和非国有档案（或称国有档案和私人档案），这既是世界各国的通例，也与所有权理论相适应。同时，档案信息的可共享性和档案内容对国家利益和他人权益的相关性，使各国普遍认同了采取一定措施限制非国有档案信息传播与处置的做法。从当今世界的档案管理趋势看，对非国有档案的监管力度呈现日渐增强的趋势。

在我国，与长时期内实行的一元化所有制形式和计划经济体制相适应，国家档案管理部门对国有档案的管理力度不断增强，相关的管理规范也日益健全，但对伴随近些年来多元化所有制形式而迅速丰富起来的非国家所有的档案，则无论在理论上还是在实践上，都远远不能适应档案工作发展的要求，本文拟根据档案工作的实际，运用所有权的基本理论，对非国有档案的内涵及加强非国有档案监管措施这一问题进行初步的探讨。

一、非国有档案的内涵与范围

1.非国有档案的含义

非国有档案，在我国的《档案法》和《档案法实施办法》中并未明确提出，更无明确定义，但条文中有多处涉及到了非国有档案的相关内容。如《档案法》第十六条规定：'集体所有的和个人所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案，档案所有者应当妥善保管'。国外档案界一般把档案分为公共档案和私人档案；根据我国的国情，本文且根据所有权归属将档案分为国有档案和非国有档案，两者没有实质的区别入

目前，对于非国有档案尚未形成公认的定义，简单地说即是不属于国家所有的档案。一般说来，它是指非国家所有的企事业单位、民间组织以及个人在其各种活动中直接形成或以其他形式合法拥有的、具有保存价值的历史记录。对于非国有档案，可以从三个方面把握它的内涵：

其一，非国有档案的形成主体，是非国家所有的企业事业单位、民间团体及个人 ── 非公务主体；

其二，非国有档案记录的社会活动，是非国有的主体所进行的，不属于国家公务活动的各种科技、经济、文化、生活及往来礼仪等活动 ── 非公务活动；

其三，非国有档案包含的信息内容，与其形成主体和记录活动相关，一般不涉及社会公共利益和公众事物，主要为档案形成者提供凭证和情报服务 ── 不直接涉及公共利益。同时，档案信息的价值扩展率和它具有的可开发性、共享性等特点，又使得非国有档案可能对国家、社会和他人具有参考依据作用；

其四，非国有档案既包括人们直接形成的材料，还包括以其他途径合法获得的其他档接受某一组织或个人捐赠的档案材料，使其成为该集体组织的档案；集体组织从其他的组织和个人手中依法购买的档案材料。

2.非国有档案的范围

随着社会科技和经济的发展，尤其是在社会主义市场经济条件下的多元化所有制形式的发展，非国有档案的形成主体和内容范围日渐丰富，大体上可将其分为以下两个大的方面：

第一、集体所有的档案。即两个以上的个人或非国有组织享有档案的所有权。根据其档案所有权的来源，分为原始取得所有权的集体档案与继受取得所有权的集体档案两类：

（1）原始取得所有权的集体档案指集体组织在其活动中形成的档案。这主要指非国有或非国家控股的中外合资企业、股份公司、外资企业、私营企业、乡镇企业、街道企业、个人合伙组织、大家庭（家族）等在生产、经营、科研、基本建设以及各项管理活动中形成的具有保存价值的档案，这类档案随着非国有的经济组织在我国经济生活中的作用越来越大而在社会档案财富中日渐重要。记录企业生产、科研、管理历史的档案，不仅对企业活动至关重要，而且也是反映当代社会经济生活的重要历史财富。

（2）继受取得所有权的集体档案指集体组织通过继承（继受）、购买或其他渠道从其他集体和个人手中获得的档案。如：一个集体企业吞并另一个或几个集体企业，在接受该企业其他财产的同时也接受了档案；企业接受某一组织或个人捐赠的档案材料，使其成为该集体组织的档案；集体组织从其他的组织和个人手中依法购买的档案材料。

第二、个人所有的档案。即由单个人或家庭拥有档案的所有权。它的内容比较丰富、繁杂，从档案的形成主体和内容角度，分为以下几方面：

（1）私人事务活动中形成的档案。国家工作人员在公务中形成的档案是其履行所在单位工作职责的产物，记录了单位的活动，属于所在单位所有并因单位的性质而属于国家所有。但国家工作人员在履行工作职责之外的私人事务处理如子女教育、家庭财产分配、朋友交往等私人事务属于个人隐私，与他人利益和公共利益无关，在这些私人事务中形成的档案属于个人所有。

当然，集体组织成员在其私人事务中形成的档案也属于个人所有，与他们在单位事务中形成的属于所在的集体组织所有的档案不同。

（2）公民个人非职务范围内的科学研究、技术开发、文艺创作等活动中形成的档案。值得注意的是，职务活动并不理

所当然地等于在单位上班时间的活动，上班时间以外活动中形成的档案也并不理所当然地属于个人所有，上班时间的工作不能与职务工作划等号，例如，根据我国《专利法》及有关规定，个人在上班时间外完成的发明创造，如果是利用单位物质技术条件、履行单位职责或完成单位交付的工作任务，甚至在离开原单位或离休、退休一年内完成的，与原单位工作职责或工作任务相

关，则属于职务发明创造。当然，相关的档案材料也属于单位所有。

确定某一活动是否属于非职务活动、相应的档案是否属于个人所有时，需要根据个人在单位的工作职责与任务及相关档案对单位的查考利用价值考虑，并尽量优先保证反映单位活动档案的完整与齐全。我们知道，国家工作人员因其特定的身份地位和工作内容，即使在个人活动领域和非职务活动时间，也可能形成许多反映单位活动或者国家机密的档案，在分析这些档案的所有权时，应根据档案的内容和影响，以保护国家机密、丰富国有档案内容的原则，合理确定非国有档案的范围。

（3）公民通过继承、接受捐赠、购买等方式从他人手中合法取得的档案。国家法律承认井保护个人档案所有权，个人对其所有的档案可以予以占有、使用或进行捐赠、继承、买卖甚至放弃。继承、接受捐赠、买卖成为个人获得档案所有权的方式。不过，档案作为一种特殊的所有权客体，可能涉及到国家安全与社会公共利益，我国与世界上许多国家一样，对于非国有的对国家和社会具有重要价值或应当保密的档案，规定了其买卖、捐赠的限制措施。

二、加强对非国有档案的监管

非国有档案内容丰富、形式多样，但由于其属于不同的集体或个人所有，缺乏统一的组织和管理，加之当前社会档案意识尚不强，容易自生自灭。为正确引导非国有档案的形成和积累，使之走上健康、有序的管理道路，保护好这批文化财富，国家有关部门需要正确认识新时期非国有档案的地位和作用，适应档案管理的新形势，研究新办法，有效地加强对非国有档案的监管。

1．依法推行非国有的重要档案登记制度

非国有档案是一种特殊的私有财产，它除了对档案所有者具有利用价值，还可能对国家和社会具有重要意义，具有国家文化财产的性质。所以对非国有的重要档案作出不同于一般私人财产的特殊规定 ── 由档案部门予以登记是完全必要的，这在诸如法国、黎巴嫩等国都有成功的先例可供借鉴。

为了加强国家对非国有重要档案的宏观控制，首先需要掌握非国有档案的基本情况，在调查研究的基础上对非国有档案相关情况予以登记，则是了解非国有档案底数的基本手段。国家档案管理法规应规定非国有档案所有者，特别是拥有对国家和社会有重要价值的非国有档案的所有者有到档案行政管理部门登记的义务，通过登记明确非国有档案的所有者、保管者、保管状况、流动情况等，同时确保登记过的档案不被修改、销毁以及最大限度地为利用者服务。

档案管理登记是一次大普查，能摸清所辖区域内档案的情况，它为档案行政管理部门制定相应的法规政策和规划提供了依据；也是一次大宣传，会促使非国有档案所有者对档案工作者对本单位的档案管理情况有进一步的了解。

在非国有档案的登记中，档案行政管理部门应该明确非国有档案的所有权，即所有人享有的对所拥有档案的占有、使用、收益和处分的权利。明确自然人和法人拥有档案所有权的合法性，从而提高他们形成、积累档案的积极性。在确认公民个人档案的合法所有权时，需要区分个人私事、个人领域与公共事务、职务活动的关系，区分公民在个人领域、非职务活动中形成的档案与个人参与公共事务、职务活动或与此有关活动时形成的档案的关系，确保公民个人所有的档案为公民合法所有，而不是非法占有。

2.采取多种措施做好非国有档案的收集工作

近年来，私营企业、社会组织以及个人形成的档案数量日益增多，这些档案的保管条件也参差不齐。依照《档案法》的规定：对于集体和个人所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案，档案所有者可以向国家档案馆寄存或者出卖。因此，鼓励档案所有者把珍贵的档案寄存或卖给档案馆，对保管条件恶劣甚至根本不具备保管条件的单位来说，无疑是一个对自身和对档案都好的良策。一般来讲，档案部门可采用接受寄存、捐赠、购买等几种方式收集非国有档案进馆。

3.加强对非国有档案日常管理的监管

对于那些不愿寄存也不愿意出卖给档案馆的档案，档案行政管理部门则应对其保管环境进行监督检查，确保这批非国有档案能够长期保存。非国有企业一般内部机构简单，企业员工流动性大，一般没有档案管理部门和专职档案管理人员，而且大多租房办公，租金昂贵，设置档案库房和配备档案装具设施的成本过高，导致档案保管条件较差，档案的损毁现象较为严重；一些社会团体及个人无法建立起适合档案长期保存的条件，导致这些单位及个人所拥有的珍贵资料得不到妥善管理。依据江苏省南通市档案局调查组对南通市20家私营企业的调查结果显示：'被调查的私营企业都存有档案，但完整程度有差异。有45％的企业比较完整地存有档案，55％的企业存有一部分档案。'

从制度方面来看，我国的《档案法》第十六条第一款有关于非国有档案保管的规定：'集体所有的和个人所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案，档案所有者应当妥善保管。对于保管条件恶劣或者其他原因被认为可能导致档案严重损毁和不安全的，国家档案行政管理部门有权采取代为保管等确保档案完整和安全的措施；必要时，可以收购或者征购。'对非国有档案保管环境的监督管理，应该成为档案行政管理部门的工作职能之一。在日常的监管活动中，档案部门应该制定出相应的规章制度，确保所有者必须提供良好的保管条件，防止私人档案所有权的不正当转让。

4.对非国有档案利用和公布工作的监管

一些非国有企业占有人才技术优势，包括传统的工艺、祖传秘方、配方、'绝活'等等，再加上不惜血本地引进科技人才进行开发所形成的档案资料，这部分档案资料往往被所有者重点管理，这是合法的。但不可避免存在着管理上的不规范性，同时，从当前非国有档案的利用工作来看，非国有档案侵权、泄密现象时有发生，所以加强对非国有档案的利用和公布工作的监管是十分必要的。

（1）对于集体和个人所有的档案，档案所有者在一般情况下可以自行处置，包括对其予以公布。不过，集体和个人所有的对国家和社会具有保存价值或者应当保密的档案，档案所有者在公布时，应当遵守国家法律和有关保密制度的规定，不得损害国家、集体和其他个人的利益。

（2）集体和个人所有的档案向国家档案馆捐赠或出卖以后，其所有权归国家，相应地，其公布权也属于国家，接受捐赠的档案馆可以根据规定公布这些档案。不过，如果档案馆受赠或买得的档案是享有著作权的作品，著作权人在转让档案所有权时并未明确转让档案的著作权，档案公布权的确认就比较复杂。根据著作权法规定，档案著作权并不随档案所有权的转移而当然地转移，档案所有权转移后，其作为著作权作品的发表权仍属于著作权人。所以档案馆行使受赠或收购档案的公布权时，一定要处理好与档案作品著作权中发表权的关系。一般他说，公布档案前，应征求档案著作权人的同意，否则不能公布。

（3）集体和个人寄存于档案馆和其他单位的档案，档案的所有权属于寄存者，因而其公布权仍属于其所有者 ── 拥有该档案的集体组织和个人享有，任何组织和个人不得擅自公布。

5.搞好非国有档案宏观监管的配套措施

要想有效地对非国有档案进行监管，如下几项配套措施是必不可少的：

（1）加强法制建设，构建非国有档案管理的法规体系和监督机制。强化档案立法，是构建非国有档案管理法规体系的主体要素。档案行政管理部门应尽快制定、出台一批地方性档案行政规章、管理标准、制度，并在实践中不断修改、完善。在立法基础上，强化档案普法，以构建发展非国有档案管理法规体系的社会要素，通过普法，最大限度地提高档案所有者的档案意识。

（2）不断充实档案学理论体系，适应多种所有制下的档案工作的发展。

（3）强调人才培养，不遗余力地提高档案人员素质。

（4）运用多种手段，对非国有档案进行监管。

监管非国有档案的目的是把对国家和社会有保存价值的档案安全管理好，一方面有利于对国家和社会有保存价值的档案的安全保管、科学利用、合理流向，另一方面有利于促进全部档案科学管理水平的提高。

第五篇：对中国入世十年的总结

对中国入世十年的总结

中国加入WTO世界贸易组织已有十年，回顾这十年来，我国经济变化的步伐是如此巨大。经济总量世界第二，中国从入世之初的世界第九经济体快速成长为第二大经济体、世界第一大出口国和世界第二大贸易国。中国对外投资也渐成气候，加入世贸组织时，中国一年也就三四十亿美元的对外投资，到2010年增长到678亿美元，成为全球第五大对外投资国，从原来的“引进来”为主，发展成为如今的“引进来”和“走出去”并重的局面。国内经济在十年间保持了平稳快速的增长，尤其是遭遇全球经济危机之后，中国经济增长依然是全世界最快的，GDP总额跻身世界第二。

我们看到中国加入世贸组织后取得巨大的成就，同时我们也会看到中国面临着巨大挑战。加入WTO后，我国可获得多边、稳定、无条件的最惠国待遇，并以发展中国家身份获得普惠制等特殊优惠待遇，从而实现市场多元化，是出口贸易大大增加。但是我国的出口商品常常受到歧视性待遇，比如在一些国家我国不能获得普惠制待遇，在有的国家被实施配额限制，遭受反倾销、反补贴、保障措施的案例不断增多。中国已经成为全球反补贴调查的最大目标国，全球70%以上的反补贴调查是针对中国。应对数量不断增多，类型不断变化的贸易摩擦，无疑是我国发展对外贸易，在国际市场站稳脚跟的巨大挑战。我们要采取积极应对的措施，不怕和老外打官司。因为一些涉案企业态度消极，患得患失导致进口国调查受理机构只根据其搜集到的资料来确定倾销幅度，从而作出不利于中国企业的裁决。我国要培养应诉专业人才，积极应诉。采取“抱团”应战策略，与国际巨头相比，我国外贸企业大多属于中小企业，实力较弱，单独应诉难度大。但如果能形成合力，效果就大大不一样了。