对企业涉密档案保密工作思考

第一篇：对企业涉密档案保密工作思考

对企业涉密档案保密工作思考

论文 关键词: 企业 ；涉密档案；管理

论文摘要:企业涉密档案是企业的核心秘密，涉及到企业的商业安全，关系到企业未来 经济 发展 的成败。首先要加强库房的硬件设施管理，库房的管理是涉密档案保管工作的重要前提，同时还要加强企业涉密档案的内部 科学 管理；档案的借阅利用是涉密档案保管工作的关键环节，要贯彻落实《保密法》以及1991年国家保密局、国家档案局联合制发的《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》的精神，广泛宣传、提高认识。企业涉密档案的借阅利用应严格按照规定手续办理。要正确分析和鉴别涉密档案内容的现实作用和 历史 作用，确定涉密档案保管期限；强化管理人员职责是涉密档案保管工作的有力保证。

企业涉密档案记录着企业商务活动的全过程，如“谈判合同签订”、“研发项目规划”、“课题成果报告”、以及“专利申请”等等，它是企业的核心秘密，涉及到企业的商业安全，关系到企业未来经济发展的成败。因此，为确保企业核心秘密的安全，我们必须要重视做好企业涉密档案的保管工作。

一、档案的库房管理是涉密档案保管工作的重要前提

首先要加强库房的硬件设施管理，库房的管理是涉密档案保管工作的重要前提。从总体上讲，档案库房应按照国家有关规定单独兴建，档案库的库房门必须是专用的防盗保险门，窗户应专门加固，库房内外都要安装防盗监视器，以防盗窃。还应尽量做到库房与办公室分开，库房与阅览室分开。档案库房应指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度，无关人员一律禁止入内，从档案库房内外部的硬件保管条件上确保企业涉密档案的安全。

同时，还要加强企业涉密档案的内部科学管理。企业涉密档案应与非涉密档案分别保管。要注意把涉密级文件和非涉密文件分开组卷、分开保管、分开提供利用，杜绝造成混合易扩散机密的漏洞。企业涉密档案科学管理要贯彻1991年国档发28号文件精神，实施馆室藏涉密档案解密划控工作，有针对性地对以前大量混订在卷内的密级文件可以原封不动，但在今后一般查档中只提供所查内容，不提供含涉密文件的原卷；对外提供利用时，可采取对与所查档案无关的涉密文件进行密封等措施。今后对涉密级文件特别是绝密级文件应当单份盒装保存，彻底解决涉密与非涉密的文件材料混卷问题，以及涉密档案文件分散不集中，日后调密不便的问题。要按立档单位档案中的文件密级编制目录卡片，建立涉密文件统计台帐和存放地点索引，为科学管理，准确掌握，有效保密，及时地提供利用创造条件。实践证明，档案库房的软硬件科学管理，是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。

二、档案的借阅利用是涉密档案保管工作的关键环节

加强涉密档案的借阅利用管理是保密工作中不可忽视的一个关键环节。

一是要贯彻落实《保密法》以及1991年国家保密局、国家档案局联合制发的《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》的精神，在广泛宣传、提高认识、大力协调的基础上，严格执行解密划控的时间标准、有关涉密内容标准及保密规范标准，做到有法必依，执法必严，违法必纠。严格划清涉密档案与非涉密档案的界限，确定哪些档案能开放利用，哪些限制在一定范围内提供利用，哪些还不能提供利用，力争使涉密档案提供利用工作按照解密划控的标准规范化。

二是企业涉密档案的借阅利用应严格按照规定手续办理，必须认真履行登记、签字手续，经指定责任部门、指定责任人审批，任何人无权擅自提供借阅。涉密档案在规定的时间内使用完毕后，还应及时核对、检查，发现失密、泄密问题，应及时查明原因，进行补救。

三是要正确分析和鉴别涉密档案内容的现实作用和历史作用，确定涉密档案保管期限。根据企业经济生活需要和为企业积累信息资源财富的需要，全面确定企业涉密档案的保存价值，准确地判定涉密档案的保管期限。而保密期限是根据企业秘密事项在一定时间内，如被泄露，将对企业的安全和利益造成的危害来确定的，它表示该企业秘密事项在其确定的期限

内，受国家有关保密 法律、法规的保护，产生法律效力的时限。《国家秘密保密期限的规定》中规定：除有特殊规定外，绝密级事项不超过30年，机密级事项不超过20年，秘密级事项不超过10年。这里所说的“特殊规定”是指制定保密范围的中央、国家机关可以规定有关保密范围中某类事项的保密期限为“长期”。对规定为“长期”的国家秘密事项，在授权机关作出解密前，其他机关、企事业单位应当对其采取长期的保密措施，不得擅自决定解密和随意对外提供。

三、强化管理人员职责是涉密档案保管工作的有力保证

提高 企业 涉密档案管理人员的素质，强化涉密档案管理人员职责是做好保密工作的有力保证。

企业涉密档案管理人员具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特点，为此，他们对保守企业秘密负有比一般工作人员更为重大的责任。企业档案保密工作好与坏，企业档案管理人员的保密素质很关键。涉密档案管理人员必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识，不仅要有严谨的工作作风，经手的事情件件有头有尾，手续清楚，而且要防止头脑中秘密的泄露。如大庆油田勘探开发研究院科技资料室的馆藏档案，涉及到大庆油田开发建设四十多年来的科技秘密，每一份档案都是价值连城。由于企业档案管理人员经常接触企业大量的商业秘密，这些秘密随着管理人员的社会活动被带到各个复杂的场合，往往一句话，说者无意，听者有心，在不知不觉中就泄露了秘密。所以档案人员无论在什么场合，都应做到守口如瓶，万无一失，把保守企业秘密做为自己的神圣职责和应尽的义务。

企业涉密档案管理人员的职责，就是要维护企业涉密档案的完整与安全。这既是涉密档案保管工作的基本任务，也是涉密档案保管工作的目的。企业涉密档案保管工作的具体任务，就是“十二字原则”：不损坏、不丢失、不散乱、不泄密。不损坏，就是使档案保管得完好无损，不致因温度、湿度、虫蛀等等各种不利因素而使档案损坏，对已经破损的档案，要及时抢救。不丢失，就是使档案绝对安全，不致因工作疏忽而使档案遗失或被窃，不仅要保证档案实体安全，也要保证档案内容的安全。不散乱，就是要求档案保管工作有条不紊，档案排架整齐规范，有规可循，有目可查。不泄密，就是要求档案管理工作者时刻警惕，要有保密意识，守口如瓶，所保管的档案资料信息不外传。为此，涉密档案保管工作的任务既是光荣的，更是艰巨的。确保企业涉密档案齐全完整安全，不仅是企业一项日常的基础工作，更是确保企业 经济 活动可持续 发展 的一项重要内容。

第二篇：涉密网安全保密工作自查报告

XX局涉密网安全保密工作自查报告

为贯彻落实国家密码管理局《通知》和《南京市党政机关涉密计算机网络管理规定》（宁委办发[2007]32号）、《关于进一步加强涉密网管理工作的通知》（宁机发[2011]36号）的精神，进一步加强网络窃密泄密防范工作，我局严格按照文件要求，对计算机网络保密管理开展自查自纠工作，现报告如下：

一、强化涉密组织领导。为严格保密纪律，堵塞漏洞，消除隐患，加强机关的保密工作，我局成立了保密工作领导小组，以办公室为主要责任处室，局长为组长，办公室主任为副组长，机要人员为成员的领导小组。做到分管领导负责抓，经办人员具体抓。严格实行保密工作领导责任制，按照各自分工，明确职责，将保密工作与实际工作相结合，在研究部署、检查、总结工作时同步安排保密工作。及时填报《涉密网安全保密管理情况登记表》。

二、加强涉密人员管理。对我局涉密计算机和涉密计算机信息系统明确专人负责保密管理工作，安排政治素质高、工作责任心强的机要人员负责。能够认真履行保密责任，严格遵守保密规定，并定期与所有涉密人员签定保密责任书，履行保密责任和保密义务，遵守保密纪律和有关规定。对于涉密网机要人员变动能按照规定进行审查及时履行报批手续，并视情况进行脱密期管理，脱密期一般为6个月至3年。对于涉密人员调动或退休须及时清退个人承办、保管的密件，经机要室验证无误后，方可予以办理工作调动或退休手续。为加强计 1

算机及其网络的保密管理，防止计算机及其网络泄密事件的发生，确保国家秘密信息安全，在计算机网络管理人员以及操作计算机的领导干部、涉密人员中强化计算机保密安全意识。我局采取多种方式，多种渠道对计算机保密相关人员进行宣传教育。一是认真组织学习《国家保密法》、《中华人民共和国国家安全法》、《中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》，并要求结合实际贯彻落实。二是进行警示教育。通过近几年互联网信息泄密事件，要求机关各处室汲取教训，进一步重视和加强网上信息的保密管理，确保计算机及其网络安全。

三、规范密码设备操作。我局机关涉密网络1条，即电子政务内网。涉密计算机存放于机要室保险柜中，由本局机要人员保管该密码设备，做到责任到人。实行定人、定岗、定责、定制度，严防计算机网络泄密等责任事故的发生。定期或不定期对密码设备的使用情况、管理工作的开展情况进行检查，查找隐患、堵塞漏洞、防范风险、确保密码设备的绝对安全和正常运行。

四、确保涉密环境安全。对于计算机网络管理，严禁在上互联网的计算机中制作、存储、传递和使用涉密文件、信息以及机关内部资料。去年我局对涉密环境进行了一次全面清查：全年无计算机泄密事件发生；涉密计算机没有感染木马病毒且未安装无线网卡等无线设备；未使用非涉密移动存储介质；无违规上国际互联网及其他公共信息网的记录；安全情况良好。为规范计算机及其网络的保密管理，我局主要采取了以下几项措施：一是计算机贯彻执行上级保密部门文件的有关项规定和要求，不断增强依法做好计算机保密管理的能力；

二是制定局各项涉密及非涉密计算机及网络管理制度；三是严格涉密信息流转的规范性，严格执行“涉密信息不上网，上网信息不涉密”的原则。

五、完善涉密文件台账。我局建立了完整的涉密载体登记台帐，由办公室机要人员登记并管理。通过台账明确涉密人员对文件收发、登记、传递、归档、销毁等环节的职能，使保密工作真正做到行有规章、做有依据、查有准则，真正实现制度化、规范化、科学化。我局保密工作在市委机要局的领导下，逐步走向规范化、制度化，从未出现过涉密事故。通过认真自查，今年我局保密工作组织能够做到组织领导到位、人员管理到位、涉密操作规范。在今后的工作中，我局将进一步加强对保密工作的重视，强化对涉密内容的管理，力争保密工作取得新成绩，积极探索研究新时期保密工作的新情况、新问题，确保城管系统涉密工作的顺利开展。

第三篇：关于加强企业保密工作的思考

关于加强企业保密工作的思考

【摘要】保密工作直接关系到国家的安全和利益，关系到企业的生存和发展。当前，保密工作面临的形势越来越严峻、复杂，加强企业秘密的保护越来越重要、紧迫。本文阐述了新形势下保密工作面临的严峻形势、做好保密工作的重要意义，分析了当前保密工作存在的主要问题，提出了有效改进和加强企业保密工作新思路、新举措。

【关键词】企业；保密工作；思考

随着改革开放的深化和科学技术的飞速发展，保密工作面临的形势发生了深刻的变化，出现了很多新情况、新问题，保密工作的范围越来越广，任务越来越重，难度越来越大。企业保密工作必须坚持与时俱进，求实创新，突出重点、严密防范、整体推进，使保密工作充满生机与活力，在企业改革、发展和稳定的大局中更好地发挥服务保障作用。

一、认清形势，提高认识，切实增强做好保密工作的责任感和紧迫感

（一）窃密活动越来越猖獗

近年来，境内外不同利益主体加紧了窃密与反窃密的活动。窃密人员大量增加，除间谍机关外，以新闻、商务机构和非政府组织为掩护的窃密分子明显增多，而且更具隐蔽性。窃密领域不断扩大，已经从以窃取政治、经济、军事、科技等方面的情报为主，扩大到民情、社情、能源、环保等多个方面。窃密方式日趋多样，不仅以思想渗透、金钱美色利诱等手段进行拉拢策反，还以商贸洽谈、学术交流为幌子收集窃取情报。窃密技术更加先进，越来越向高效率、多功能、超微型、善隐蔽方向发展，特别是利用网络技术和间谍卫星、侦察飞机、地面监听站、海底光缆等高科技手段进行窃密。网络发布的卫星图片，可以清晰地看到城市的每一条街道，甚至党政机关和企业单位的办公大楼。

（二）泄密隐患越来越复杂

随着以信息技术为代表的高新技术迅猛发展和广泛应用，新的涉密载体和新的信息处理方式、传输渠道不断出现，仅仅依靠传统的管理办法和“三铁一器”等防护手段，已经远远不能达到安全保密的目的。特别是计算机及其网络的安全问题日益突出，许多笔记本电脑、移动存储介质和手机，都存在十分严重的泄密隐患。据统计，近年来国家查处的泄密案件中，网络泄密已占据一半左右。国家有关部门在检查中发现，包括党政机关和企业要害部门在内的一批涉密计算机，被敌对分子注入木马病毒，造成大量秘密信息泄露。同时，随着社会主义市场经济不断发展和对外开放不断扩大，各个领域和部门对外交流更加广泛频繁；人们思想活动的独立性、选择性、差异性和多变性明显增强，包括涉密人员和高科技人员在内的各类人员流动不断加快。这些，无疑都给保密工作增加了新难度。

二、深入宣传，强化教育，牢固构筑保守秘密的思想防线

（一）深化领导干部的保密教育

要针对领导干部的特点，在形式、内容、时间等方面统筹兼顾、合理安排，实现保密教育的经常化。?猿职驯Ｃ芙逃?纳人两级党委中心组学习内容，认真组织学习上级关于保密工作的各项指示精神，集中观看失泄密警示案例，使各级领导干部能够深入了解信息化条件下形形色色的窃密手段，全面掌握加强当前保密工作的方法措施。各级领导干部既是保密工作的组织者，也是参与者、指导者，必须带头学习保密知识，带头遵守保密纪律，带头落实保密措施。

（二）深化专（兼）职保密干部和重点岗位涉密人员的保密教育

要根据他们的工作实际和业务特点，重点开展应知应会、遵章守纪等方面的保密教育。通过专家授课、警示教育、研讨交流、业务培训、知识竞赛、有奖征文等多种方式，认真组织学习保密法律法规、岗位秘密事项、技术防范常识以及先进的保密管理理念，使他们能够熟练掌握保密业务，提升防范技能。

（三）深化全员普及教育

搞好保密工作，必须强化全员保密意识，使每一名员工都能认清保密工作的重要性，都能自觉维护国家和企业的安全利益。因此，要坚持把保密教育与普法教育、忠诚教育、职业道德教育有机结合，纳人人厂教育、岗位培训、党团组织生活之中。将保密教育纳人干部职工培训计划，充实培训内容。要充分利用宣传栏、黑板报，以及报纸、电视、网络等媒体，扩大教育的覆盖面，为保密工作的深入开展打下坚实的群众基础。

三、突出重点，严密措施，不断提升保密管理的能力和水平

（一）抓好定密标密管理

定密标密是做好保密工作的前提和基础。只有科学定密、准确标密，把密与非密、国家秘密与商业秘密和工作秘密的界限划清，明确哪些是要害部门（部位）、哪些是涉密人员、哪些是涉密载体，才能在实际工作中有重点、有针对性地采取保密措施。目前，在实际工作中仍然存在该定密的不定密、不该定密的过高定密、标注密级不规范、变更密级不及时等问题。为此，必须严格按照国家和企业新修订的标准和规定，深入开展定密标密工作，真正做到科学定密、规范标密。

（二）抓好要害部门（部位）管理

要害部门（部位）是产生、使用和管理秘密事项的重要场所，也是最容易发生失泄密的地方。各单位要把要害部门（部位）作为工作的主要对象，强化保密管理，完善防范措施，确保各项秘密万无一失。要加大安全防护基础设施建设力度，为要害部门（部位）配备必要的防盗门窗、保险柜、报警器、碎纸机等设施，不断提高物防、技防水平。

四、加强领导，科学谋划，扎实推进保密工作创新发展

（一）加大督查力度

督促检查是保证贯彻效果，推动工作落实的必要手段。要坚持高标准检查，不减少环节、不疏漏项目、不降低标准、不简化程序。要坚持同标准要求，不搞特殊、不搞例外、不搞下不为例。要坚持从严处理，对管理不严、措施不力、不遵守保密纪律、甚至发生失泄密问题的单位和个人进行严肃处理。保密部门要定期对各单位保密管理情况进行检查，及时发现问题、堵塞漏洞，确保各项规定和要求的有效落实。

（二）积极创新实践

严峻的保密形势，要求我们必须与时俱进，创新管理，运用新思路、新举措来解决新情况、新问题。要准确把握当前保密工作的新特点、新规律，对保密工作未来发展趋势作出正确分析和预测，提出具有前瞻性的管理思路，采取预防性的管理措施，不断提高保密工作超前管理的能力。

保密工作形势严峻、责任重大、任务艰巨，作为国有能源企业，必须以更加开阔的思路、更加有力的措施，进一步提高保密管理整体水平，切实维护好国家和企业的安全利益，为企业持续健康发展保驾护航！

第四篇：企业涉密档案之精细化管理

企业涉密档案之精细化管理

【摘 要】通过公司采取的一系列方法、手段管理涉密档案,探索精细化管理在涉密档案管理中的应用。

【关键词】精细化 涉密 档案 管理者

精细化管理是细节观念的理论化、系统化、实践化,是细节观念在管理领域的升华。它使细节观念充分深刻地融入到管理之中,使细节观念充分、深入地在管理实践中发挥作用。时代需要精细化管理,精细化管理也非常适应当今的需要。在涉密企业里都存有大量不同密级的各类涉密档案,并随着企业生产的发展,规模的扩大而不断产生更多不同价值的涉密档案,在当今的信息时代,先进的技术和计算机网络为收集和使用各类档案信息提供了方便,同时也增加了内容敏感的涉密档案管理的难度。使用互联网、电话、手机、传真机、复印机等办公自动化设备,稍有不慎,就会导致泄密,给国家和企业带来隐患或不可弥补的损失。因此,如何加强涉密档案的管理是每个涉密企业的重要工作之一。细节决定成败。我们公司在涉密档案管理中实施精细化管理,科学地维护和利用了涉密信息、档案,为国家和企业创造了潜在的价值。

一、宣传保密教育,树立涉密档案精细化管理理念

对企业全体员工进行普法保密教育,宣贯《保密法》。保密是每个公民应该履行的义务,尤其是对涉密档案管理者。因其特殊的工作岗位和身份,了解企业涉密档案内容较多,企业涉密档案有无失泄,跟档案管理者保密责任有着重大的关系,直接影响到企业保密工作的好坏。因此,要对涉密档案管理者及承载场所和载体进行精细化规范,统一管理,定期培训保密法律法规,学习《档案法》、《国家秘密管理规定》、计算机、网络保密防范技术知识,了解各类涉密档案的保管和利用,各种密级档案及其知悉范围,要懂保密,会保密,善保密,努力提高通过计算机、网络等介质泄密的识别能力和防范处置能力,可以通过保密知识手册、知识竞赛、宣传栏、组织观看泄密案例教育片等形式对档案管理者进行保密教育和保密提醒,增强保密意识,提高敏感性和责任心,在工作中自觉遵守保密原则,时刻牢记“敌人就在你身边,泄密就在一瞬间”。用高度的保密意识和理念,及时发现泄密隐患,堵塞泄密漏洞。用严谨的工作作风把守住企业的每个秘密。

二、精细涉密档案管理制度

对制度的行为要求,执行责任,操作程序,监督措施等方面进行细化完善,以高技术防范手段和严密的监督制约措施对涉密档案管理工作的各个环节进行保护,完善各项规章制度是做好涉密档案管理工作的保障。我们公司根据《保密法》、《档案法》结合企业生产情况,制定了严密而简明、易于操作的保密管理细则,如《涉密档案保密管理细则》、《涉密档案归档制度》、《涉密档案利用制度》、《涉密档案解密制度》等,使涉密档案管理工作有制度可依,有章可循,同时用制度约束管理者在收集、整理、编订、保管、使用、解密、销毁等涉密档案管理的各个环节不出差错,减少泄密事件的发生。对不同涉密载体(光盘、U盘等介质)的档案分门别类的制定规章制度,各类涉密档案根据密级的不同,按照国家密级保管要求(秘密级10年,机密级20年,绝密级30年)制定不同的管理措施,办理相对应的登记审批手续,任何个人都无权私自存放、使用涉密档案,涉密档案必须在规定时间内使用完经审核后及时归档,不得随便摘抄复印、复制、遗失。如有失泄应及时查明原因,尽快补救,减少损失。这么多年来,我们公司从无发生涉密档案失泄事件,多次被河南省国防科工委评为保密先进单位。

三、精细责任

人是有责人感的,只要环境适当,人们不仅会承担责任,而且还会追求责任,愿意在工作中发挥自己的聪明才智和创造性。企业建立保密责任制,从公司领导到档案管理人员,层层签订保密责任书。替代压制性管理,推动管理者自觉完成担负的责任。我们公司采取责任双方共同签订的方式,上一层履行监督管理职责,下一层向上一层负责,形成一张“横向到边,纵向到底,一级向一级负责”的保密责任网络。可以“按图索骥”进行责任监督,责任考核和责任追究,做到“层层签订保密责任书,事事明确保密责任人,谁出问题谁负责”。用制度约束、监督,将安全保密责任转化为岗位操作规范,尽量减少知悉者的弹性空间,将对涉密档案人员的管理纳入考核,建立职责考核记录,一方面对考核记录不好的管理者进行保密提醒,扣发保密津贴,对记录好的给予奖励;另一方面注重分析履行职责不力的原因,引以为戒。奖惩分明的实施提高了管理者履行保密职责的能力,增强保密意识。公司对涉密档案各环节的管理制度化,标准化,责任到人,进行系统管理,做到未雨绸缪,防范未然,最大限度地杜绝泄密事件的发生,使国家秘密得到有效保护。

四、精细日常管理

著名的“海恩法则”强调,再完善的规章制度,在实际操作中也无法取代人的素质和责任心。物防、技防不如心防,档案保密工作重在心防,心防搞好了就会减少无意识的失密,就会少些因为“无知”造成的失密,更不会去违背规章制度,更不会有心窃密。因此,应该将安全保密工作观念、手段、方法传递到涉密档案部门的每个管理者,定期检查每一个工作程序,无论归档查收,整理编辑、借阅审批,密级保管,解密,销毁等各个环节,涉密档案都应在规章制度内运行,帐物相符,审批手续齐全,统计数字准确无误。除了档案部门自查,公司保密办也制定周密细致的检查制度,定期规范化的对涉密档案管理部门及管理者进行多层次检查,以“查”作为手段,以“补”作为出发点和落脚点,提高涉密档案管理者的素质和责任心。涉密档案管理人员无论在什么场合都要时刻警惕,从内心深处做到不想、不敢、不做违反保密制度规定的事。牢记国防科技工业涉密人员行为“十不准”,做到守口如瓶,万无一失,即保管的涉密资料不泄密,不损坏,不丢失,不散乱。严禁提供与配套项目研制无关的涉密信息,严禁将工作中知悉的国家秘密泄密给无关人员。

实践证明,对涉密档案进行精细化管理,是做好涉密档案保密,维护档案安全的科学方法,能够最大限度的实现涉密档案的利用价值,更好的为企业和社会服务。

第五篇：档案保密工作心得体会

本文作者：吕春野 好范文原创投稿

档案的保密工作要处理好五方面的关系

吕春野

一、要把握和处理好保密与利用工作的关系

在浩如烟海的各类档案中，有相当一部分是涉密档案。根据《保密法》规定，这部分档案划分为“绝密”、“机密”和“秘密”三级。做好涉密档案的保密工作，是

档案工作者的神圣职责。涉密档案应该保密，但保密的目的之一是为了利用，是有时间、地点、范围限制的利用。保而不用，只会失去保密的意义和档案的价值。当然，利用必须是在保密基础上的利用，无限制的利用会给党和国家的安全和利益造成危害。保密和利用两者都十分重要，档案工作者在思想认识和实际工作中，必须把握处理好两者的关系，不可偏废。

利用档案为实践活动服务，具有极为重要的现实意义。然而，在实际工作中普遍存在着重保轻用，利用不足的弊端。档案工作者害怕失密，或心存顾虑，不敢大胆利用，使很有利用价值的档案被束之高阁，造成档案资源的浪费。笔者认为，两者主要矛盾在档案工作者一边。档案工作者一定要解放思想，端正认识，与时俱进，改变传统观念，在严格做好保密工作的基础上，积极为利用者提供方便，才能使档案的价值真正在利用中体现出来。

二、要把握和处理好制度与措施的关系

俗话说，没有规矩，不成方圆。既要档案保密，又要大胆利用，必须有一整套严格的制度和与之配套的措施作为保障。有制度无措施，执行起来就会落不到实处。有措施而无制度，则会纲目混乱，难以长期坚持执行。两者是相辅相成，互为补充的。以笔者所从事的档案工作实际为例，建立了档案阅览制度、外借制度、复印制度等，规定不同的审批手续，做到档案利用工作有章可循。与此同时，按照中央相关法律法规，对收发、分送、传递、借阅、移交、销毁等各个环节，建立相关工作措施。为保证各项制度和各项措施的落实，建立了由主要领导同志任组长的保密工作领导小组，定期监督检查。由于有多项制度和措施保证了档案保密与利用有章可循、有条不紊实施，收到较好的实效。

三、要把握和处理好“死”与“活”的转化关系

根据《保密法》对涉密档案分为三级的规定，是为了让档案工作者根据不同密级采取不同的管理措施，最大限度地利用档案。同时，根据国家还规定了涉密档案的保管期限，除有特殊规定外，绝密级事项不超过３０年，机密级事项不超过２０年，秘密级事项不超过１０年，保密事项在其确定的期限内，受国家保护。但是涉密事项不是一成不变的，保密期届满，就失去了它的保密价值，这部分档案便死而复活。在思想认识上，一成不变地看待档案的涉密性，无视涉密性的时效和范围是不对的。而缺乏保密观念，对涉密档案无视其秘密性，无限地扩大开放利用范围，也是错误的。档案工作者必须对涉密档案进行科学管理，及时区分保密期限，掌握“死”与“活”。严格划清活密与死密的界限，确定哪些档案可开发利用；哪些在一定范围内利用；哪些还不能提供利用。使死档案复活，最大限度地开放利用。

四、要把握和处理软件与硬件的关系

所谓软件，是指人的思想建设。再好的制度和措施都是要相关人员去遵守和执行。既要重视涉密档案管理有关设施的硬件建设，更要加强档案保密利用工作的思想建设，否则，很难收到预期效果。因此，必须加强档案保密法制教育，增强广大干部群众的保密观念。同时，要大力开展档案保管利用的宣传工作。以笔者所在单位为例，根据档案保密管理的要求，设立了专门的档案库房，与办公室分开，配备温湿度机、去湿机和粉碎机等专用设备。与此同时，广泛开展宣传教育，特别是对涉密人员、管理部门工作人员、新进和调离重要岗位的工作人员进行档案保密和利用教育。要求全体工作人员，对不该知道的秘密不问、不看、不记；不在通信中涉及国家秘密；不与亲属、朋友等无关人员及在公开场合谈论秘密；不向外泄露领导同志的地址、电话及行踪；不向外泄露尚未公布的突发事件；不隐瞒泄密事件。同时档案工作者是具有特殊身份和地位的人员。有知密早、知密多、知密深的特性。必须切实加强档案工作者的政治素质修养，提高保密意识，做到守口如瓶。由于既有硬件保证，又有软件相配合，收到了很好的效果。