电子文件对档案保密工作提出的挑战及其对策

第一篇：电子文件对档案保密工作提出的挑战及其对策

电子文件对档案保密工作提出的挑战及对策

随着信息社会的发展和电子计算机技术的广泛应用，电子文件作为一种新型的信息载体出现在文档领域中，并以强劲的势头冲击着传统的档案工作，给档案的保密工作带来了很多新的课题。如何做好信息时代档案的保密工作，已经成为摆在档案界和档案工作者面前一个亟待解决的问题。

一、电子文件对档案保密工作提出的挑战

1、保密领域拓宽。随着改革开放的不断深入和经济、科技对外交流的日益频繁，经济、科技领域的保密问题越来越突出，档案的保密领域由过去的保守政治、军事秘密向经济、文化、科技等更深、更广的领域扩展。

2、保密工作的内容拓展。随着电子文件、电子档案的出现，信息的记录载体和传输手段发生了巨大的变化，档案保密工作除了要继续保证纸质档案的安全外，还要保证无形的电子档案信息的安全；既要重视秘密的静态管理，又要重视秘密的动态管理，要贯穿于电子档案信息存储、处理、传递的全过程；既要做好本单位的保密工作，又要保证所处网络中每个终端都做到不泄密。否则，任何一个终端泄密，整个网络都将无密可保。

3、保密工作难度加大。计算机网络等信息技术的广泛应用，新的泄密渠道不断增加，窃密者的窃密手段更加高明、途径更多、速度更快、距离更远不易被发现和难于检查。电子文件、电子档案的这种隐性泄密，加大了档案保密工作的难度。

4、保密技术要求提高。现代通信设备和办公自动化技术的广泛应用，保密防范和窃密活动中高科技成果和先进技术手段的运用，使国际社会保密与窃密的斗争越来越带有高科技抗衡的特点，仅靠传统的方式和手段已不能满足保密工作的需要。传统的纸质等档案，只要把档案锁好，不丢失，不让无关的人接触，就可保证秘密不泄密；而使用了计算机之后，就要防止电磁辐射，防止磁盘剩磁泄密；上了互联网，除了要 防止各种病毒外，更要预防各种非法访问。

5、泄密事件发生后，影响面更大，产生的后果更为严重。档案信息上网后，由于信息的共享性、网络传播的快速性，使得秘密一旦泄露，则可通过网络迅速传输到任何网址，无限扩散，其影响面之大，产生后果之严重，令人无法想象。

6、对档案工作人员素质要求更高。国际档案理事会主席王刚在“电子和其他现行文件委员会年会”与“国际档案保护技术研讨会”开幕式上讲道：“电子文件的产生，改变了传统观念中对档案的理解，也改变了对档案存在形式、特征、特性、意义上的认识。电子文件的产生、形成、归档及其传送、存贮、保存等管理均与传统的纸质档案所用的技术、方法不同”。这就要求我们的档案工作者必须掌握计算机网络等现代科学技术，以适应这一文件管理上的革命。

二、加强对电子文件保密的对策

由于电子文件和电子档案具有纸质档案无法比拟的优越性，因此，档案信息电子化是信息时代发展的必然趋势。要大力发展电子技术，实现档案管理现代化的同时，应采取相应的措施，建立综合性的防御体系。

1、提高思想认识，增强对电子文件的保密观念。信息革命风起云涌，解决信息安全保密工作问题迫在眉睫。然而，很多人对纸质档案等载体的安全保密上，对电子档案信息的保密问题上认识不足，以为只要把电脑管好了，没有人动过，上面的信息没有丢，就是做好保密工作了。因此，要提高思想认识，改变旧有的思想，使工作人员更好地树立新形式下保密工作的紧迫性和严峻性。

2、提高技术，研制自己的操作系统和加密技术。当今世上，还没有一种真正安全的计算机技术，现有的网络加密和“防火墙”等技术对“黑客”高手已是防不胜防。在计算机保护技术最先进的美国，其国防部的电脑系统也曾被各地的“黑客”多次“拜访”。我国的保密技术研究与应用起步较晚，总的说来还相对滞后，技术防范能力不强，不少方面至今仍处于不设防的状态。目前各种计算机域网以及个人计算机普遍 采用的都是一些美国公司现成的操作系统，存在着极大的泄密隐患，而且，我国尚未研制出自己的标准统一的网络和数据库以及个人电脑的加密技术，从大型的网络到PC机，普遍采用的加密软件大多是国外现成的软件，这也是一个严重的泄密隐患。

3、依法管理，建立和完善档案工作的法规体系，使档案保密工作的方方面面都有法可依，有章可循。国家安全部门严令规定，保密部门的计算机不准上国际互联网，然而，我军某军区档案馆的档案，竟在国际互联网上被发现。虽然从中央到各部委，对保密设施都有一定的要求，但是具体到一些档案部门，由于经费不足等原因，加上有的人思想麻痹，存在侥幸心里，因此在贯彻落实的过程中有打折扣、流于形式的问题，相当一部分单位没有采取安全保护措施。因此，必须建立和完善档案工作的法规体系，做到有法可依，有章可循。

4、加强宣传教育，包括信息安全保密的科普宣传、保密观念教育、保密技术教育。组织档案工作人员，特别是计算机、网络系统的技术操做人员，学习安全保密技术常识，了解泄密的原理及预防办法，提高安全保密技术技能，掌握和使用最新的防窃密技术，严防泄密事件的发生。

第二篇：对企业涉密档案保密工作思考

对企业涉密档案保密工作思考

论文 关键词: 企业 ；涉密档案；管理

论文摘要:企业涉密档案是企业的核心秘密，涉及到企业的商业安全，关系到企业未来 经济 发展 的成败。首先要加强库房的硬件设施管理，库房的管理是涉密档案保管工作的重要前提，同时还要加强企业涉密档案的内部 科学 管理；档案的借阅利用是涉密档案保管工作的关键环节，要贯彻落实《保密法》以及1991年国家保密局、国家档案局联合制发的《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》的精神，广泛宣传、提高认识。企业涉密档案的借阅利用应严格按照规定手续办理。要正确分析和鉴别涉密档案内容的现实作用和 历史 作用，确定涉密档案保管期限；强化管理人员职责是涉密档案保管工作的有力保证。

企业涉密档案记录着企业商务活动的全过程，如“谈判合同签订”、“研发项目规划”、“课题成果报告”、以及“专利申请”等等，它是企业的核心秘密，涉及到企业的商业安全，关系到企业未来经济发展的成败。因此，为确保企业核心秘密的安全，我们必须要重视做好企业涉密档案的保管工作。

一、档案的库房管理是涉密档案保管工作的重要前提

首先要加强库房的硬件设施管理，库房的管理是涉密档案保管工作的重要前提。从总体上讲，档案库房应按照国家有关规定单独兴建，档案库的库房门必须是专用的防盗保险门，窗户应专门加固，库房内外都要安装防盗监视器，以防盗窃。还应尽量做到库房与办公室分开，库房与阅览室分开。档案库房应指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度，无关人员一律禁止入内，从档案库房内外部的硬件保管条件上确保企业涉密档案的安全。

同时，还要加强企业涉密档案的内部科学管理。企业涉密档案应与非涉密档案分别保管。要注意把涉密级文件和非涉密文件分开组卷、分开保管、分开提供利用，杜绝造成混合易扩散机密的漏洞。企业涉密档案科学管理要贯彻1991年国档发28号文件精神，实施馆室藏涉密档案解密划控工作，有针对性地对以前大量混订在卷内的密级文件可以原封不动，但在今后一般查档中只提供所查内容，不提供含涉密文件的原卷；对外提供利用时，可采取对与所查档案无关的涉密文件进行密封等措施。今后对涉密级文件特别是绝密级文件应当单份盒装保存，彻底解决涉密与非涉密的文件材料混卷问题，以及涉密档案文件分散不集中，日后调密不便的问题。要按立档单位档案中的文件密级编制目录卡片，建立涉密文件统计台帐和存放地点索引，为科学管理，准确掌握，有效保密，及时地提供利用创造条件。实践证明，档案库房的软硬件科学管理，是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。

二、档案的借阅利用是涉密档案保管工作的关键环节

加强涉密档案的借阅利用管理是保密工作中不可忽视的一个关键环节。

一是要贯彻落实《保密法》以及1991年国家保密局、国家档案局联合制发的《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》的精神，在广泛宣传、提高认识、大力协调的基础上，严格执行解密划控的时间标准、有关涉密内容标准及保密规范标准，做到有法必依，执法必严，违法必纠。严格划清涉密档案与非涉密档案的界限，确定哪些档案能开放利用，哪些限制在一定范围内提供利用，哪些还不能提供利用，力争使涉密档案提供利用工作按照解密划控的标准规范化。

二是企业涉密档案的借阅利用应严格按照规定手续办理，必须认真履行登记、签字手续，经指定责任部门、指定责任人审批，任何人无权擅自提供借阅。涉密档案在规定的时间内使用完毕后，还应及时核对、检查，发现失密、泄密问题，应及时查明原因，进行补救。

三是要正确分析和鉴别涉密档案内容的现实作用和历史作用，确定涉密档案保管期限。根据企业经济生活需要和为企业积累信息资源财富的需要，全面确定企业涉密档案的保存价值，准确地判定涉密档案的保管期限。而保密期限是根据企业秘密事项在一定时间内，如被泄露，将对企业的安全和利益造成的危害来确定的，它表示该企业秘密事项在其确定的期限

内，受国家有关保密 法律、法规的保护，产生法律效力的时限。《国家秘密保密期限的规定》中规定：除有特殊规定外，绝密级事项不超过30年，机密级事项不超过20年，秘密级事项不超过10年。这里所说的“特殊规定”是指制定保密范围的中央、国家机关可以规定有关保密范围中某类事项的保密期限为“长期”。对规定为“长期”的国家秘密事项，在授权机关作出解密前，其他机关、企事业单位应当对其采取长期的保密措施，不得擅自决定解密和随意对外提供。

三、强化管理人员职责是涉密档案保管工作的有力保证

提高 企业 涉密档案管理人员的素质，强化涉密档案管理人员职责是做好保密工作的有力保证。

企业涉密档案管理人员具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特点，为此，他们对保守企业秘密负有比一般工作人员更为重大的责任。企业档案保密工作好与坏，企业档案管理人员的保密素质很关键。涉密档案管理人员必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识，不仅要有严谨的工作作风，经手的事情件件有头有尾，手续清楚，而且要防止头脑中秘密的泄露。如大庆油田勘探开发研究院科技资料室的馆藏档案，涉及到大庆油田开发建设四十多年来的科技秘密，每一份档案都是价值连城。由于企业档案管理人员经常接触企业大量的商业秘密，这些秘密随着管理人员的社会活动被带到各个复杂的场合，往往一句话，说者无意，听者有心，在不知不觉中就泄露了秘密。所以档案人员无论在什么场合，都应做到守口如瓶，万无一失，把保守企业秘密做为自己的神圣职责和应尽的义务。

企业涉密档案管理人员的职责，就是要维护企业涉密档案的完整与安全。这既是涉密档案保管工作的基本任务，也是涉密档案保管工作的目的。企业涉密档案保管工作的具体任务，就是“十二字原则”：不损坏、不丢失、不散乱、不泄密。不损坏，就是使档案保管得完好无损，不致因温度、湿度、虫蛀等等各种不利因素而使档案损坏，对已经破损的档案，要及时抢救。不丢失，就是使档案绝对安全，不致因工作疏忽而使档案遗失或被窃，不仅要保证档案实体安全，也要保证档案内容的安全。不散乱，就是要求档案保管工作有条不紊，档案排架整齐规范，有规可循，有目可查。不泄密，就是要求档案管理工作者时刻警惕，要有保密意识，守口如瓶，所保管的档案资料信息不外传。为此，涉密档案保管工作的任务既是光荣的，更是艰巨的。确保企业涉密档案齐全完整安全，不仅是企业一项日常的基础工作，更是确保企业 经济 活动可持续 发展 的一项重要内容。

第三篇：文化委电子文件及电子档案管理办法

文化委电子文件和电子档案管理办法

为适应档案管理的需要，确保各种文件的安全性、可靠性和保密性，按照国家档案局及区档案局电子档案工作要求，结合我文化委工作的实际情况，制定本办法。

一、归档范围

电子文档归档范围参照纸质文件的归档范围，并应包括相应的背景信息和元数据。具体包括：

1、在计算机中产生和处理的文书文件、报表数据。

2、在计算机中产生和处理的各种文件、图像、声像等。

3、信息及计算机程序类文件，包括软件任务开发书、需求分析说明、系统分析报告、鉴定证书、软件文件、原程序、编写说明、测试报告、修改记录、安装使用说明书等。

二、分工与负责

电子文件的形成、积累、鉴定归档及电子档案的保管必须实行全过程管理，并由各科室专人负责。

1、电子文件的形成科室负责电子文件的收集、积累、鉴定和整理工作，并对电子档案的管理工作提供协助和支持。

2、计算机管理员负责对电子档案的技术环境、相关 软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等提供技术服务。

3、档案管理部门负责电子档案的保管、保密、借阅、统计工作。

三、归档时间

逻辑归档可实时进行，物理归档及电子文件内容相同的纸质文件在次年2月底完成并移交综合档案室实行集中统一管理。

四、归档要求

1、归档前应由文件形成科室对电子文件的原始性、有效性和完整性进行审核，并由负责人签署意见，如文件形成科室采用某些技术方法保证电子文件的有效性、完整性，则应把其技术方法和相关软件一同移交给档案室。

2、具有保存价值的电子文件，必须生成纸质文件，进行归档时，电子文件与纸质文件之间建立准确、可靠的标识关系，一并归档。

3、将带有归档标识的电子文件集中，制成数据库，拷贝到耐久性载体，一式两份。对于加密电子文件，应解密后完成上述工作。

4、软磁盘不可作为归档电子文件长期的载体。

5、存储电子文件的载体应贴标签，标签内容包括编 号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境等。

6、电子文件的机读目录、相关软件、说明等一并归档，并附归档电子文件登记表。

7、原电子文件数据库载体在完成电子文件归档后保留一年。

五、收集与整理

1、在电子文件收集、积累过程中，应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。在电子文件的运行中，采取签署技术、加密技术、身份验证、防写措施等保证电子文件信息的准确性、原始性。

2、建立电子档案库的数据备份制度。必须随时备份、存储于能够脱机保存的载体上，或通过计算机网络将电子文件转储到受档案部门控制的存储器上。

3、对脱机保存的电子档案，按照保管期限、归档部门进行组盘、并建立盘内文件目录。

4、对电子档案载体的著录内容包括载体类型、盘号、保管期限、归档部门、备注等。载体类型：磁盘、磁带、光盘

光盘：按不同的载体类型分别编制流水号。保管期限：记录该载体内电子文件的保管期限 归档部门：记录归档部门名称

5、对电子档案文件的著录内容包括：文号、责任者、文件题名、文件日期、归档日期、相关文号、保管期限、主题词、密级、盒号、文件页数、借阅范围、归档号、文件来源、备注等。对文件的著录项目可从电子文件的形成、运转中继承，由档案部门给定保管期限，并由计算机自动生成件号。

六、鉴定与销毁

（一）对电子文件的鉴定：归档前，电子文件的形成部门在档案部门的协助下，对归档的电子文件的内容进行鉴定。具体包括：

1、对电子文件的原始性、真实性的鉴定：确定归档电子文件是否形成时的或通过审批更改的、有效的电子文件是否是组成完成的系统的档案文件。

2、确定电子文件的价值和保存期限。并依此删除已收集积累但无保存价值的电子文件予以销毁。

3、在鉴定工作的同时，对电子文件、记录载体及计算机软硬件平台进行检测。

（二）对电子文件档案的鉴定：内容包括对已有保管期限的电子档案重新审查、鉴定，把丢失保存价值的电子档案剔除销毁。

（三）电子档案的销毁，应参照纸质档案的规定和程序执行。非保密电子档案可进行逻辑删除；属于机密范围的电子档案被销毁时，如存储在不可擦除载体上，须连同 储存载体一起销毁，并在网络中彻底清除。

七、质检与移交

1、对电子档案质量检验：档案部门在接收电子文件时，应检验每个文件能否被正常读取、打开或运行时，有无被感染计算机病毒；内容是否完整，是否与归档移交清单一致。

2、对电子文件载体的检验：为保证电子档案检验工作的进行，档案部门应配备相应的处理设备。电子档案存储载体每两年要机读抽验一次，不少于归档总数40%的载体均应接受检验。

3、电子档案的移交：归档电子文件经档案部门检查合格后，在电子档案入库移交登记表上签字。档案入库移交登记表一式两份，由文件形成部门、档案部门分别保存。纸质文件一同归档。

八、保管、统计与利用

1、电子档案的载体的保管应采用专门的保护设备，直立存放在避光、防磁、防有害气体的装具中，温度控制在17—20度，相对湿度控制在35%—46%。并由专人负责定期检查、复制。

2、电子档案统计：按对电子档案的归档、保管、利用情况、销毁情况进行统计。并生成电子档案统计表。

3、电子档案利用的要求：封存的电子档案不得外 借，未经批准任何人不得擅自复制电子档案；保密电子档案的利用参照纸质档案的国家有关规定执行。

第四篇：电子文件档案化管理

浅析电子文件档案化管理

摘要：本文从电子文件档案管理的特点，与传统档案管理的区别，对档案业务管理工作的影响，管理现状，应采取的对策等方面谈了对电子文件档案的管理。

关键词：电子文件 档案 管理

近几年信息技术不断飞速，推进了信息化建设的步伐!着计算机的普及、办公自动化、标准化、网络化。渐趋完善和办无纸代的出现，当代高等院校、行政机关事业单位使用办公动化管理系统代替以往手续繁杂的办公行文、来往函件，使去以纸质格式的文书档案逐步依托计算机形成电子格式的件和数据资料，对通过网络计算机等先进技术产生的各类电文件信息的分类、整理、编目、流转、归档、存储、进馆、利用就为了电子文件档案信息化管理的重中之重“电子文件在计算机和网络环境中形成，并借助办公自动管理系统进行阅读、利用、处理、传递，进行自动化网络化理，使电子档案信息管理更高效、更快捷”

一、电子文件档案管理特点

电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储与磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读处理，并可在网络上传送的文件。电子文件档案化管理，就是在传统档案管理经验和形式基础上，结合电子文件自身的特点，采用先进的计算机和网络技术，对电子档案实行文件级的管理。对单位形成的电子文件实行自动化、网络化管理提供优质、稳定、安全的存储环境和空间，为社会提供真实准确、快捷的档案服务信息。

二、电子文件档案化管理与传统档案管理的区别

第一，电子档案的归档时间与传统档案不同。电子文件档案可以在文件办理结案后随时归档，或在某一时间周期定时统一归档，由文件形成部门通过网络传送给档案部门，并用电子数码签名封签认证，由档案工作人员接收登记，按事由原则给出档案分类号，设定访问限制级别.以便将来用户查找利用。

第二，电子文件的归档方式与传统档案不同。电子文件由于采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹。因此，电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证电子文件的法律凭证地位。

第三,电子文件在保管方式上和传统档案有差异。电子文件载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生和发展,都会影响电子文件的长期可读性。档案部门可以在接收到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份,但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部门的配合,档案部门在接收到电子文件后对文件进行格式转换,以通用、统一的格式存储接收到的电子文件档案,以便将来计算机技术发展后,仍能读取以前存储的档案,保证信息资源方便利用。

第四,电子文件的分类、编目等管理方式与传统档案不同。因为电子文件的特殊性,可以达到文件一级的管理,所以,档案部门在接收到文件同时,可以马上给每份文件编制一个唯一的文件号,并给出相应的分类号和档案号,根据上下行文之间的关系,再给出相关文件号,在归档的同时进行主题词标引、著录。技术条件允许时,可以编制多角度、全方位的检索工具、方便检索查询信息。用户只须给出文件分类号或主题词,即可以找出相应的文件和相关的上下级行文及附件,从而大大减轻档案工作人员的劳动强度

第五，电子文件查询利用方式和传统档案不同。只有符合一定条件，利用者才能注册、登记成为电子文件中心或电子档案馆的会员，会员就可以通过远程登录等方式，经电子文件中心进行确认身份并确定查阅权限获得许可后，才可以查询有关的电子档案信息，并要进行借阅登记和缴纳查询费用。

二、电子文件对档案业务管理工作的影晌

(一)传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则，如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而

电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是”办理完毕，具有保存价值.，的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。(二)由于电子文件信息与载体的可分离性，档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代，因为实体分类的结果只能体现一种属性联系，这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要，但在当今电子文件的环境中，文件的形式特征和内容特征均发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，不再需要对它进行象纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。(三)由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性，其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化，原有的档案价值理论分析范围也将扩大，要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论，文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限，而电子文件一方面由于制作方便，将产生比以往更多的文件，另一方面由于用户的需要，信息和数据不断地修改和补充，因此很难划定固定的保管期限，况且目前电子文件的凭证价值尚无法律保证。因此，其鉴定、管理方法亦无定论。此外，由于电子文件信息载体的特殊性，其保管方法、要求以及检索和对外利用等方面也与纸质文件有许多不同之处。

三、电子文件档案管理的现状

(一)档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。(二)在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。(三)标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，馆室藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差;档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。(四)档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信

息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档”文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。(五)档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。

四、对电子文件档案应采取的对策

(一)做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深人到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为”只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与

纸质文件一样发挥社会效用。(二)解决好电子文件的保存问题。以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存，因为它的信息读出是无接触式的，不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，所以，电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深人研

究和探讨的重要课题。目前，对于长久保存的电子文件，需要

定期进行复制，以防止信息损失。

(三)使档案管理向立体化方向发展。以前的档案管理是呈直线状态的，随着人们对利用服务工作的重视，使利用工作和其它基础工作构成一个平面。这种平面结构只反映纸质档案的情况，随着电子文件的介人，档案种类在增加，其基础工作和利用工作也都具有各自的个性。因此，在原有平面结构基础上，又增加了一项档案信息载体内容，就构成三维空间，形成了立体化的管理结构。

4变革档案人员知识构我国档案人员要适应信息技术和档案事业的发展必须采取积极措施抓好知识更新，引进、消化和吸收信息技术的成果，使档案人员拥有广博的知识，以适应信 息技术发展的需要。可以肯定，加快档案人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才，是档案工作迎接信息技术苹命最根本的对策。

第五篇：电子文件带来的挑战与对策——试谈电子文档的规范化管理

电子文件带来的挑战与对策——试谈电子文档的规范化管理

国务院及国务院办公厅、中共山东省委及办公厅自今年7月1日以后全部取消了纸质红头文件，并对重要文件和统计数据分别以政报、汇编等形式对外权威发布。我国发达地区比如深圳、重庆等地早在2002年2月前就取消了纸制文件，开创了我国文档管理新理念的先河。

电子文件是能被计算机系

统识别、处理，并按照一定格式存储在磁带、磁盘或者光盘等介质上，并可以在网络上传递的数字代码序列。在计算机显示器或者打印机上看到的文字、图纸等构成的电子文件形态，只不过是电子文件的某种输出形式而已。过去、现在和将来，使用纸墨、照片形成和传递的政府机关公文以及图书、图纸、图形、影像、文献资料、科技情报、商业信息，都可以利用计算机进行处理。而且电子文件越来越被政府机关、社会团体以及个人广泛地认识和应用，成为势不可挡的潮流。

电子文件的优越性在此不再一一赘述。如何利用和保护电子文件和电子档案工作已经成为文档战线思考和急待解决的问题。

一、使用和管理电子文档中遇到的困难与挑战。

（一）电子文件的内容不仅易于变化，而且失去了固定的形式。

一是电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹。虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多，从而使人们感到把握其内容原貌的困难。在网络上传递的电子文件也有可能被非法截获或更改。二是电子文件制作过程的虚拟化使得对其原件的界定难于实现。电子文件制作者不一定像制作纸质文件那样必须制出一份或一批原件来行使其职责，有时他只不过制作一个“窗口”，将必要的信息集中在一起，并在需要的时候将其输出。这个“窗口”可以在众多的电子计算机上显示出来，也可被不同的“收文者”拷贝到他的电子计算机存储器上或转换成硬拷贝保存起来。在不同时间不同地点由不同人获得同一内容文件可以毫无区别，无法区分其中哪个是“原件”和“复制件”。三是电子计算机软硬件技术的不断更新换代，迫使电子文件必须不断地适应新的“生存环境”，这种适应往往需要以自身结构、格式的改变为代价。为了保证电子文件的可读性，常常需要加以转换。因此，长期保存的电子文件很可能在结构和格式上与最初形成的大不相同。四是电子文件不再具有固定的存储载体，根据利用需要，人们可以采用不同的方式输出。对于长期保存的电子文件，还需要定期进行复制，转换载体，以防止信息损失。一份电子文件没有了固定的载体，也就无法通过载体来判定这份电子文件的原始性。五是电子文件不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，无法从字迹上分辨其原始性。六是目前电子文件的签署技术还不普及，我们还不能为每一份电子文件盖印或亲自签名，也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。①

（二）电子档案管理的困难性。

对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，绝不是仅仅懂得纸质档案管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的。也不是仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。前者不懂电子文件形式、存储、传输、检索、利用等技术，就无法对电子文件、电子文件归档及其归档后形成的电子档案进行管理，更无法达到长期保存和开发利用电子档案的目的。后者不懂档案管理的基础知识、管理原则和管理环节，无法理解电子档案长期保存的必要性和严重性，无法实施电子文件的收集、积累、整理、鉴定、归档，也就不可能采取一切必要的技术和措施，长期保存电子档案，使人类活动的真实记录不遭受损失。所以，我们不能盲目地认为凡是从事纸质档案管理的人员，都能管理电子档案；也不能机械地认为凡是懂得电子计算机软硬件技术或数字通信技术的工程人员，都可以管理电子档案。

对于电子档案的开发利用，将会出现一系列新问题，如怎样保证电子档案的可存取性、可用性、可理解性？又如电子档案利用场所，是允许上网利用？还是只限于在档案馆（室）的借阅系统？还有电子档案的开放年限问题、保密问题、跨国利用问题等等。

二、解决存在问题的思路与对策。

（一）对电子文件的“原始性”概念进行重新界定。

电子文件的上述特点使我们无法采用与纸质文件相同的标准和方法来判断它的原始性，需要为这建立一个新的“原始性”概念。对于一份电子文件来说，只要它的内容确确实实是当时，由原作者撰写或制作出来，此后从未修改过，我们就应该承认它是原始的，尽管它没有固定的载体，没有实在的物理形态，甚至因转换而失去了原来的格式。②这种“原始性”概念与纸质文件原件的区别主要在于，它抛弃了文件形式上的原始性，即允许文件载体、字迹、格式等表现形式发生变化，仅以文件中所含信息的真实、准确，即内容的原始性为唯一标准。根据现代信息技术的特点和社会各方面对电子文件的需要，建立

这样一个“原始性”的新概念是适当和必要的，它将是电子文件转化为电子档案，全面行使“历史记录”和“社会记忆”功能的根据，是电子档案“享有”与纸制档案同样凭证作用和法律效力的基础。

（二）寻找文档管理创新的理论支持。

文件运动周期理论，又称文件生命周期理论，是指导文件从其形成到转化为档案直至消亡的整个发展变化过程及其运动规

律的理论。这一理论的基本含义主要可概括为：从现行文件到档案是一个完整的运动周期；这一整个运动周期因其特点和作用不同而区分为不同的运动阶段；针对各个不同运动阶段的特点，应采用相应的管理方式。文件运动周期理论，是档案学的基本理论，它普遍流行于欧美档案学界。③近几年来，我国有的档案学者开始对这一理论进行宣传介绍和研究工作，逐渐在我国档案学界引起重视。了解和熟悉这一理论，认识和掌握文件转化为档案全过程的规律及各个阶段的特点和作用，对进一步科学地管理好文件和档案有着重要意义。

文件运动周期理论告诉我们，从现行文件到档案是一个统一的、前后衔接的过程，将这样一个有机联系的整个过程纳入一个统一的管理系统之中产生文件和档案的一体化管理是理所当然的。所谓一体化，并非去抹煞不同运动阶段文件管理的特点，而是要求在一个统一的系统之内，有统一的控制中心，统一的工作制度，统一的、前后各有特点又互相衔接的工作程序。也就是说对原来相隔在文书和档案两个工作部门，且相对独立，但又有不少具体工作环节互相雷同和重复的两个管理系统，真正从组织制度和工作程序上结合在一起，成为一个统一的管理体系。这样就能从文件的形成时起对其运动的全过程进行比较全面、有效和统一地控制，既精简了工作程序，减少了不必要的重复劳动，又能避免因现行文件管理不善致使档案部门有可能收集不到系统、完整档案的弊端，提高了案卷质量，达到了以较小的耗费取得较大的效益的目的。

（三）充分了解电子文档管理的特殊性和发展趋向。

电子档案与纸质档案，有着截然不同的区别，这就造成电子文件及电子档案管理的特殊性，并表现出发展的趋势和方向。

一是信息内容数码化。电子文件、电子档案是将文字、图形、图像、影像、声音等信息，按照一定的格式转换为数码或符号，进行存储、传输。通过相应的软硬件技术还原后才能知晓。

二是文档管理现代化。这两者的核心问题又是在现行文件管理和档案管理中应用电子计算机。当文件制成并进入现行阶段，文书工作人员便依据文件运动周期理论和统一的程序、标准将文件信息和有关数据输入计算机，同时完成对其分类标引、主题标引，并经过计算机的数据处理程序，自动转换成具有档案管理特征的信息资源。然后根据需要自动形成各种形式的，具有检索、统计、编研等有实际利用价值的二次档案信息，实现一次输入，多次、多种形式输出的目的，并为下一年初的调整立卷奠定可靠基础。同时，也为档案部门深化管理提供了必要的物质条件。计算机文书处理与档案管理统一系统的建立，加强了部门之间的横向信息联系和纵向的深化管理，使档案部门可以及时对每一处理完毕的文件材料实施标准化监督和业务指导。它保证了文书处理过程和档案标准程序的同步实现，从而大大地减少了的手工管理的重复劳动和工作环节，提高了工作效率和质量。

三是文档处理一体化。电子文件、电子档案和电子计算机软硬件技术及相关设备，有着密不可分的关系。而电子文件归档必须要了解形成电子文件的相应软件和设备。在电子文件设计形成阶段，档案人员就要参与设计，进行指导，使产生的电子文件能按归档要求归档，并能进行统一管理和长期保存；同时还要了解具有长期保存价值的电子文件产生背景、设计思想、数据形式、以及相应的电子计算机软硬件技术等。电子文件形成后，在使用过程中，档案人员要参于对其管理，熟知在使用过程中发生的各种情况，并进行积累。要及时按档案整理、鉴定的有关要求，对电子文件进行整理、鉴定、归档。否则长时期不过问，相关技术发生了变化，设备陈旧或更新，原来的电子文件，在新的条件下必然读不出来，这样人类活动的真实记录就可能遭受损失。从管理方面看，电子文件、电子档案之间很难划分出明显的界限。电子文件的形成者，电子档案的管理者，要通力协作，才能保证电子文件、电子档案的可存取性、可用性、可理解性。因此，在电子文件时代，文档一体化管理，势在必行。

四是档案信息情报一体化。二十一世纪是电子时代。办公室工作的自动化和文件档案管理的现代化，人们迫切需要社会信息“资源共享”，于是档案与文件管理的一体化及档案、图书、情报工作一体化的发展趋势更加突出。档案与图书和情报同为社会信息资源，在信息管理上具有许多共同点，所以档案工作与图书工作和情报工作实行一体化管理也是具有共同基础的。随着人们对档案、文书、图书和情报等综合文献信息需要的日益增长。以及世界范围内要求信息“资源共享”的新趋势，社会要求综合信息实行一体化管理。同时，以电子计算机为中心的现代科学技术，也为“两个一体化”管理提供了技术保证。

五是保管保存技术化。电子档案的保存要比纸质档案保存复杂的多。首先要考虑电子档案可存取性、可用性、可理解性等，这就要求不仅保存电子档案所表述的信息，而且还要保存相应的软硬件技术及背景信息和元数据等。电子档案所依赖的电子计算机发展很快，设备不断更新，软件技术日新月异；其存储载体性能也不甚耐久，磁性存储载体常有退磁、粘连等现象，光盘也有矫变和保护膜遭受划伤等现象。这些都是影响电子档案长期保存的不利因素，需要电子档案的管理人员认真对待，并且要有一套整的对策、技术和措施。

三、探索文档管理规范化的路子。

（一）合理舍取，充分借鉴纸制档案的管理标准。

在我国，纸质等载体档案有一套较为完整的管理标准，这些标准是长期实践经验的总结，它是在纸质等载体档案管理现代化的迫切需要下，近十年来才完成的。这些标准的条文，在电子文件归档及电子档案管理的过程中，可能只有部分适用，甚至完全不适用。电子档案管理是一项极其复杂的技术工程，与纸质等载体档案截然不同，所以一开始就充分注意到电子档案的各项管理标准、法规、制度的建立，以防有长期保存价值的电子文件在形成、使用、归档过程中，遭受损失。但制定电子文件及电子档案的管理标准，难度很大。因为我们没有这方面的长期实践经验，而电子文件所涉及的技术和设备又在不断地发展和变化。我们只有根据我国的实际情况，用认真研究来弥补我们的实践少、经验不足，同时也可借鉴国际上有关标准和发达国家的经验，尽快地制定出我国有关电子文件及电子档案的管理标准、法规和制度。近年来，我国档案部门和研究机构针对文档管理进行了深入的探索，逐步摸索出了电子文档管理的“雏形”。制定出台了《电子文件归档与电子档案管理规范》，针对电子文件进行了定义、电子文件的收集范围、收集积累要求、收集方法、电子文件的整理、电子文件的归档包括归档范围、归档时间、电子文件及相关数据设备的检测、有效性和完整性鉴定、保管期限的划分、电子档案的移交与保管都作了详细的规定。这就为文档管理规范化奠定了基础。

（二）以人为本，锻造复合型文档管理人才资源。

在电子时代，电子档案的实质是技术工程；电子档案管理，实质是一项档案技术工程的管理。“五化”的发展趋势，要求档案专业人员必须成为既能从事现代文书的处理和档案的管理，又能从事档案、图书、情报等综合信息的管理。文档管理管理人员既要掌握本专业的基本理论和基本知识外，要求管理人员既具备档案管理基础知识，熟练地掌握档案工作的基本原则和方法；又要熟练掌握微电子技术、电子计算机软硬件技术、数字通信技术等。还要学习文书学、图书馆学和情报学的有关知识。

鼓励和支持文档工作者提高自身素质，提高自身“含金量”，才能适应文档工作的需要和文档事业的发展要求。

参考文献：

①、②国家档案局，《电子文件归档与电子档案管理概论》，中国档案出版社1999年第1版，29.P123.③易炳炎、苗壮主编，《档案学概要》，甘肃人民出版社1998年第1版，P270.