档案管理工作模式（共5则）

第一篇：档案管理工作模式

档案管理工作模式

转载自中国科技信息网

档案是对人类社会各项活动的忠实记录，随着人类社会全面进入信息时代，档案工作的服务和管理模式也正在并将持续地发生巨大变化。传统的档案形式，其信息和载体是密不可分的统一体，而电子档案的产生尤其是电子签名技术的产生，完全改变了这各传统模式。这种信息记录、传输、发布模式的改变使得人们必须重新审视档案管理的理论、技术和工作模式。

1档案的收集

传统的档案收集工作一般发生在一项议案形成决议，一项工程已完成并验收，或某一事项已处理完毕之后，收集到的档案很难反映出很有意义的创意、方法和方案的形成过程。信息化时代以前，虽然人们认识到这种反映过程信息的重要性，但为缺少记录，所以很难都把它们收集到档案中。在信息化时代，这种反映中间过程的信息已比较完整地得到记录，但一般都分散在相关人员的个人计算机中和企业信息系统中，如果档案人员不进人到企业信息系统中去，则也很难收集到此类档案。无时无刻不在产生的电子文件、电子图纸使企业档案工作者再也无法坐等档案的最后形成与归档了。档案管理工作者必须在产生电子文件的源头就行使档案的监督指导职能，参照国家有关文件制定出本企业的《 电子文件管理办法》，提请企业信息集成系统的编制人员在其系统的设计和运行过程中加人电子档案文件的鉴定、归档、保存、利用等档案管理内容[3]。企业档案工作者要在专业人员的指导下学会运用专门的档案信息接收管理平台，要懂得如何控制和维护档案信息资源的有效性、可靠性和实时性，掌握电子档案信息的收集、管理；此时企业档案的保管也不再只以卷盒和柜架为装具，更多的是经过档案人员鉴定归档的企业档案信息将存人“虚拟库”。档案的保存

信息化不仅将档案的记录从纸墨刻画形式转变成了肉眼看不见的电子形式，也使信息的记录和传播变得极为方便，致人类社会能够获取和需要面对的信息飞速增长，因而传统的档案保存方式已经不再适用。

传统的档案馆，考虑得最多的是档案库房和档案柜的设置。信息化时代，档案保存的重点考虑内容应该是电子文档的保存。在设计档案馆时，不仅要考虑纸墨刻画形式的档案量及增长速度，更应该考虑电子存储的容量及更新换代的趋势。现代化的档案馆，应该有能力保存所有格式的电子文档，也应该有能力把所有纸质文档不失真地转化成电子记录，以提高检索能力节，省存储空间。

传统档案管理注重对档案实体的保护，对于电子档案来说，需定期将档案信息从服务器中转储到光盘或磁带上，以作长期备份。面对网络的不安全性，尽管可以采取各种各样的技术和方法来保证网络的安全，但客观地说，任何一个网络都不能确保万无一失，信息丢失或失真现象的发生是难免的，都会对息安全带来严重威胁。如果建立数据的备份，即使信息出现丢失和失真的情形，也能做到有备无患，只要使用备份对原来信息进行恢复，丢失或失真的信息就会重新还回原貌。档案管理模式

档案从传统形式转变成电子形式后，其保密、借阅、分类和检索也发生了巨大的改变。传统档案一般在案卷上标记保密级别，根据保密级别分别管理。保密的方式主要是对档案实体控

制，保证档案实体不被复印、拍摄或窃取。对于电子档案，密级的管理不是简单标记一个保密级别就能解决问题，而必须有相应的符合国家信息保密规范的信息系统支撑。电子档案信息系统本身应该具备非常高的安全性，对其中保存的档案，必须能按不同密级，不同的类别，区分不同的人群开放可及性。

传统的档案需要办理借阅手和归还手续，对于电子档案来说，正本和复制本毫无区别，任意次的阅读，都不会损害档案的原始性，不会发生一个人把档案借去了这份档案就离馆一段时间的现象。所以，电子档案不需要档案归还的管理。

传统档案管理中，分类和检索是密切相关的，分类立卷主要是为了能更有效地检索档案。电子档案管理中，分类主要是为了更好地利用档案信息，如果仅为了检索，档案可以不借助任何分类。通过计算机，只需要输入与所查档案相关的关键词，即可迅速查出档案文件。现有档案立卷管理办法，已不再适用于电子档案的管理，我们需要研究出适合不同行业，有利于充分利用档案数据的立卷管理办法，否则，立卷这项工作，纯粹多余。档案利用方式

档案对人类社会活动的作用，无非是历史记录、证据、参考和知识几个方面，实体档案是如此，电子档案也不例外。然而，在这几种作用的利用方式上，却发生了本质的变化。传统的档案馆，当要提供给人们档案证据时，可以把档案复印一份给索求者，但是复印件和原件毕竟不同，并且可以很容易鉴别，在法律上，还是只有原件才能作为根本的证据。电子档案则不同，原件和复制本没有两样。没有经过数字签字的电子文件复印件，无法确定真伪。所以电子档案馆必须有一套数字认证系统，其提供的每一份档案，都必须经过提供方私钥和接受方公钥的双重加密，使得其所提供的证据具有不可篡改性，并且只有正确的接受方才能阅读。与传统相比，电子档案馆提供参考资料就方便多了。传统方式下，档案馆提供复制件给查阅者作为参考，对于有保密要求的档案，查阅者必须在一定期限内把复印件送回档案馆销毁。电子档案的复制比传统档案简单，销毁却完全不一样。电子档案，无法像传统档案那样确认被销毁，但却可以更容易控制可及性。通过数字认证技术和文件期限设置，可以确保档案复制件只被已授权人阅读，也可以保证档案复制件只能在一定的期内阅读，不存在回收销毁问题。

较之传统档案，电子档案最大的优越性体现在对档案的知识利用上。传统档案的信息是分散、无关联的，很难对其中有用信息进行综合分析统计，形成更有作用的知识，以进一步指导社会实践活动。电子档案，如果符合一定的标准格式，能分解成元数据，则可以进行任意范围和层次的分析统计，从中挖掘出更有深层次的规律性的知识[2]。

5新的工作内容

5.1 设备故障安全防范网络和计算机设备等硬件系统出现故障造成的危害也是非常大的。其主要可导致数据完全丢失或者系统无法保持原有数据的存贮状态。这就要求系统在设计之初应充分考虑到系统的安全应急措施、数据的异地备份等管理策略。当发生计算机设备故障时，是以保护数据为主要目的还是兼顾数据可用性，可根据自己的工作需要和资金分配进行选择。如果是以保护数据为主要目的，往往采用“冷备份”机制，其优点是比较节约，操作简单，缺点是数据不同步，最新数据有丢失。如果系统在设计之初就考虑了双机“热备份”机制，就可以比较好地保证系统应用程序和数据相对安全。“热备份”的优点是投资大，数据实时，系统运行不间断，当一台服务器出现故障时，另外一台能够及时替代其工作，可以保证业务人员安全地操作系统，不至于由于系统维修而耽误业务工作的开展。

5.2信息加密信息加密的目的是用来防止通信线路上的窃听、泄漏、篡改和破坏，保护网内的数据、文件、口令和控制信息的传输，确保不宜公开档案信息的非公开性。凡是需要

在网络上传输的不宜公开的数据，传输前必须加密。通过严格限定信息的共享范围来防止档案信息被非授权用户或实体篡改和破坏，保证合法用户

对信息和资源的使用不会被不正当地拒绝。在多数情况下，信息加密是保证档案信息机密性的有效方法。信息加密过程是由多种多样的加密算法来实施的，通常将其分为常规密码算法和公钥密码算法两大类。在实际应用中，人们常常将常规密码和公钥密码结合在一起使用，档案信息的加密技术就是将两者结合使用的，即发方使用收方的公开密钥发文，收方只用自己知道的解密密钥解密。由于加密和解密使用不同的密钥，因此第三者很难从中破解原文的内容，从而确保传输中的档案信息的安全。

5.3访问控制访问控制技术是网络环境下档案信息安全防范和保护的主要措施和手段，它的主要任务是保证包括档案信息在内的网络资源不被非法访问和非法使用。具体措施包括：①入网访问控制。它控制哪些用户能够登录到服务器并获取网络资源，控制准许用户的访问时间和准许他们在哪个网站入网。有了这道关卡，即使是网络合法用户，如果连网站都进不去，就谈不上获取相关的文档信息；权限控制。它控制用户允许访问哪些目录、子目录、文件和其他资源；指定用户对这些文件、目录、设备能够执行哪些操作，如只读、修改、创建、删除、查找、存取控制等，而最基本的控制是防止档案信息的拷贝、篡改和破坏;③防火墙控制。它允许用户对其常用的档案信息库进行适当权利的访问，限制随意删除、修改或拷贝档案信息文件。用以防止网络中的黑客访问某个机构网络的屏障，也可称之为控制进、出两个方向通讯的门槛，既可以阻止对本机构信息资源的非法访问，又可以阻止机要信息、专利信息从该机构的网络上非法输出。目前的防火墙主要有“包过滤型”和“应用代理型”两大类防火墙，分别用于不同的网络层来执行安全控制功能。

5.4 病毒防治网络信息安全主要的敌人就是计算机病毒。现在计算机病毒的传染每两个月增加1 倍。网络病毒的泛滥对计算机网络系统构成严重的威胁，它以各种形式有选择地破坏档案信息的有效性和完整性。应对措施是采用国家有关主管部门批准的查毒、杀毒软件，密切关注网络病毒动态，适时对服务器和客户端查毒、杀毒，并制定严格的防毒制度。总之，信息化给档案管理工作带来了巨大的变化，必须充分认识到这些变化，才有可能充分应用信息技术，提高档案管理工作的效率和质量，使档案为社会发挥更大的作用。

第二篇：档案管理工作

管理工作（25分）管理措施

（3分）

（1）学习、宣传、贯彻《档案法》及《档案法实施办法》，对档案工作有部署、有检查、有切实可行的考核办法、奖励措施。听汇报、实地考核，查看有关文件与原始记录

（2）机关档案工作已纳入机关工作计划或目标管理。

（3）机关档案工作已列入分客领导的岗位责任制，作为考绩内容。机构人员

（1）建立了与本机关档案工作任务相适应的综合档案机构。

（2）配备了与本机关档案工作任务相适应的档案人员。

（3）所配档案干部具有大专以上学识水平，经过市级以上档案专业五门主要课程的培训和业务培训。

（4）档案人员忠于职守、遵守纪律、熟悉业务。管理体制（3分）

（1）明确有1名机关领导分管档案工作；明确有1名机关综合部门负责人主管档案工作。

（2）对档案和档案工作实行了综合管理，即对本机关档案工作实行了统一领导、统一制度、统一标准；对本机关各种门类、各种载体的档案实体及资料实行了集中保管。

（3）建立了以机关档案综合管理机构为中心的档案管理网络。职能任务（7分）

（1）对本机关文书部门和业务部门形成的各种门类和载体的文件材料归档工作进行了指导和监督；并将文件材料的收集、归档工作列入了有关人员、部门的职责范围。

听汇报、实地考核，查看有关文件与原始记录

（2）对本机关所属单位的档案工作开展了正常的业务指导与监督工作，并取得了显著成绩。5 管理制度（5分）

制订了符合规范化的档案管理制度：立卷归档制度、档案保管制度、档案保密制度、档案利用制度、档案人员岗位责任制等制度。并得到落实。业务联系（3分）

（1）主动接受档案行政管理机关的指导与监督，切实改进本机关的档案工作。

（2）积极参加协作组活动，并较好地完成档案行政管理部门交办的任务。

二 保管设施（15分）用房（5分）

（1）有保管档案的专门库房。

2．5

现场考核

（2）档案库房安全适用，有防火、防盗、防鼠、防尘、防强光、防潮等措施。

2．52

装具（10分）

（1）有足够的档案柜、箱，并统一规范。

2．5

（2）配有温湿度计、消防器材、吸尘器、去湿机。

4．5

（3）档案库房和柜箱内配有防虫、防霉等药物。

三 业务建设（40分）立卷（16分）

（1）采取了与本机关工作相适应的立卷方法。现场考核，查看有关文件，抽查案卷（跨度较长）

（2）制订了本机关的档案分类类目、归档范围、保管期限表，并符合业务建设规范。2

（3）归档文件材料齐全、完整，归档率、完整率达95%。

（4）1986年来档案立卷质量基本符合《机关档案工作业务建设规范》要求：组卷合理，保管期限划分准确；案卷标题拟写准确；案卷封面按规定填写清楚；卷内文件排列有序；卷内目录清晰；备考表填写完整；装订结实整齐，装具统一规范。

（5）档案字迹材料基本符合国家有关规定的质量要求。

收集（4分）

（1）按期做好各种门类、各种载体档案的接收工作，对档案资料实行了集中保管。2 各类档案实体（人事档案除外）与目录未实行统一管理的酌情扣分。

（2）应归档保存的各种门类、各种载体档案的资料收集齐全，归档及时。

整理（8分）

（1）各类档案、资料均已整理编目、上架，并符合规范编制了目录号，无积存文件。4 现场考核

（2）已按机关档案、资料的内容和载体，制订了统一的、科学的分类方案。

（3）已按不同门类、载体和不同的保管期限分别排列，并做到规范、有序、方法一致。24

保管（7分）

（1）建立了全宗卷，卷内材料不少于三种；有档案资料存放示意图。

现场考核，查看有关原始资料

（2）测记库房温湿度正常，在高温、高湿季节采取了积极措施。

（3）档案基本无霉变、褪色、尘污、破损、虫蛀、鼠咬等现象，并开展了定期检查、有原始记录。

（4）对永长破损、褪色档案进行了修复或复制，并80%完成。

鉴定统计（3分）

（1）建立了档案鉴定工作制度，成立了鉴定小组，定期进行鉴定、销毁工作，手续完备。

1（2）档案的收进移出登记及时，统计数据准确，帐物相符，各类档案统计台帐齐全。1

查看有关文件、台帐，查看原始记录。

（3）准确编制档案工作情况统计年报，上报及时

移交（2分）

（1）按规定向档案馆及时移交档案、案卷质量符合进馆要求。

（2）档案人员工作变动时，交接制度健全、移交手续完备。

四

利用服务（20分）

检索工具（9分）

（1）按不同门类、不同保管期限，不同载体分别编制室藏全部档案的案卷目录。4

如编有其它简便适用的检索工具可予适当加分，计算机检索档案可加1分，加分不超过2分。

（2）永久、长期档案全部编制了全引目录或文件卡片。

（3）有文卷号索引，并有五种专题目录（索引）或卡片（三年以上）。

利用（5分）

（1）档案人员熟悉室藏，调卷迅速准确，四分钟内准确查到一份永久和长期档案。2

现场考核查看有关材料

（2）有档案资料查借阅和利用效果登记簿，并坚持做好利用效果收集工作。

（3）编有利用事例汇编。

编研（6分）

编有：（1）全宗指南；（2）组织沿革；（3）发文汇编；（4）基础数据汇编；（5）专题汇编；

（6）机关历年大事记。

如编定了有衫价值，能反映本单位特色的可以适当加分；加分不超过2

中华人民共和国档案法

第一章 总 则

第一条 为了加强对档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，为社会主义现代化建设服务，制定本法。

第二条 本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条 一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务。

第四条 各级人民政府应当加强对档案工作的领导，把档案事业的建设列入国民经济和社会发展计划。

第五条 档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用，第二章 档案机构及其职责

第六条 国家档案行政管理部门主管全国档案事业，对全国的档案事业实行统筹规划，组织协调，统一制度，监督和指导。

县级以上地方各级人民政府的档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业，并对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导。

乡、民族乡、镇人民政府应当指定人员负责保管本机关的档案，并对所属单位的档案工作实行监督和指导。

第七条 机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构或者档案工作人员，负责保管本单位的档案，并对所属机构的档案工作实行监督和指导。

第八条 中央和县级以上地方各级各类档案馆，是集中管理档案的文化事业机构，负责接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范围内的档案。

第九条 档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识。

在档案的收集、整理、保护和提供利用等方面成绩显著的单位或者个人，由各级人民政府给予奖励。

第三章 档案的管理

第十条 对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为已有。

国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档。

第十一条 机关、团体、企业事业单位和其他组织必须按照国家规定，定期向档案馆移交档案。

第三篇：档案模式（本站推荐）

一是履历材料。主要指本人填写的属于个人经历和基本情况的表格材料；第二类：鉴定、考核材料。主要指村干部的工作总结、述职报告，党员和村民代表民主评议情况，党组织对村干部德、才、能等方面的鉴定；第三类：学历材料。包括本人参加学历进修教育的毕业登记表，参加各类培训的结业证书等；第四类：参加中国共产党、民主党派的材料。包括入党志愿书、申请书、转正申请书等；第五类：奖励、处分材料。包括劳动模范、优秀共产党员、优秀党务工作者等各种荣誉称号的授奖决定和各类奖励通报材料；违犯党纪国法所受的处分决定，在民主评议党员中认定为不合格的主要实事依据及其他处分决定等；第六类：任免文件(含村委会主任当选证书复印件)、工资及各种代表会登记表等材料；第七类：其它应归档的材料。

第四篇：档案管理工作标准

行政部档案主管岗位工作标准主题内容与适用范围

1.1 本标准规定了华能北京热电厂行政部档案主管岗位的任职条件、工作内容与要求、责任与权限、检查与考核。

1.2 本标准适用于华能北京分公司（电厂）行政部档案主管岗位的工作。任职条件

2.1 具有电力类或档案类大专以上学历，中级专业技术资格，从事档案管理工作七年以上。有一定的组织能力和独立工作能力。

2.2 工作踏实、认真负责。组织、保密观念强。

2.3 具有胜任本岗位的专业技能和独立开展工作的能力，有较强的责任感和事业心。

2.4 掌握国家和电力部门档案管理的法规和制度，有较强的文字表达能力。工作内容与要求

3.1 以身作则，敢于善于管理，组织好所管辖范围的人员完成本职责内的各项工作

3.2 对档案室的各种设备、物品等能严格管理。

3.3 加强档案管理的规范化、科学化和现代化，归档率达100％。

3.4 在档案管理方面，做好七防工作。

3.5 尽力完成上级交办的有关事宜。责任与权限

4.1 责任

4.1.1 在主任领导下，负责档案室的全面工作。

4.1.2 认真贯彻执行《档案法》和上级有关档案工作批示，建立、健全各项档案管理制度，制订档案工作发展规划和计划、总结。

4.1.3 负责组织档案的收集、归档、鉴定工作。

4.1.4 组织完成档案管理中规定的任务。

4.2 权限

4.2.1 按照职责范围和有关制度的规定，对本室的业务工作有处理决定权。

4.2.2 依据档案管理有关规定，有权决定档案资料是否向外借阅或复制。

4.2.3 有权建议订购科技图书杂志和档案用品。检查与考核

5.1 本标准的执行情况由行政部主任按月进行检查和考核。

5.2 本标准按《华能北京分公司（电厂）综合承包管理办法》进行检查与考核，并相应进行奖惩。

5.3 按本标准和行政部的具体考核细则进行检查与考核。

本标准自发布之日起实施

本标准委托行政部负责解释

本标准由规章制度建设领导小组提出

本标准由行政部负责起草

本标准主要拟稿人：林久扬

核 稿：王云荣

批 准：李宝柱

第五篇：档案管理工作鉴定

档案管理工作鉴定

1)编制档案保管期限表

档案保管期限表是用表册形式列举档案的来源、内容和形式，并指明档案保管期限的一种指导性文件，档案管理工作鉴定。它是鉴定档案保存价值和确定档案保管期限的依据。

档案保管期限表通常由顺序号、条款、保管期限、附注以及总的“说明”等部分组成，其中，条款和保管期限是最基本的项目。

(1)顺序号。

顺序号是按照条款的系统排列顺序统一编的序号。它起着固定条款的排列位置和顺序的作用，也可作为鉴定时引用条款的代号。

(2)条款。

条款是一组类型相同的文件的名称和标题。每一条款应代表一组有内在联系的价值相同的文件。有时，为了使条款简洁醒目，也可以将价值不同的而有联系的一组文件写成一个条款，在条款下面分别指出其不同的保管期限。条款的拟制一般不宜过多过细，应具有一定的概括性，但范围也不能过宽。条款较多的保管期限表还须把条款加以分类。

(3)保管期限。

保管期限分为永久保存和定期保存。永久保存就是无限期地尽可能长远地保存下去，定期保存就是只保存一定的年限，保管期满后即可销毁。长期保存一般是指档案须保存16～50年;短期保存一般是指15年以下。

定期保存的时间计算方法一般是从文件产生后的第二年起计算，有些特殊文件和专门文件可以从其失效、结案后算起。所有确定为定期保存的档案到保管期满后还须复查，如发现有继续需要保存的，仍应保存下去，有的延长保管期限，有的转为永久保存。

对于机关档案保管期限表，其中，短期和长期的期限也可视需要指出明确的年限，如

短期保管的文件保管年限又可分为3年、5年、10年等，长期保管的文件保管年限分为20年、25年、30年等，工作鉴定《档案管理工作鉴定》。

(4)附注。

附注是在条款之下对条款及其保管期限所作的必要的注解或说明。例如，有些合同、协议书、借据的保管期限往往需要从有效期满后算起，就可在保管期限后注明“失效后”字样。

(5)说明。

说明是对保管期限表所作的总的说明，一般包括保管期限表的适用范围、结构、制定的依据、保管期限的计算方法以及其他需要说明的事项。

以上只是档案保管期限表一般的结构，可以根据各种档案保管期限表的特点增加或减少某些项目。

2)编制“档案销毁清册”

档案销毁清册是准备剔除销毁的档案文件的登记簿，它是供领导人审查批准的表册，同时也是日后查考档案销毁情况的凭据。

档案销毁清册应由登记顺序号、案卷或文件的题名、起止日期、数量、原保管期限、销毁原因、备注等项目组成。每一清册应编制一式两份，一份留档案馆(室)备查，一份送机关领导人审查批准。如果须送上级机关或档案行政管理机关批准，就应多备一份。同时报送两份，其中一份经审批后退回。

3)档案的销毁

为了慎重起见，已经被批准准许销毁的档案不应立刻销毁，而应暂时存放一段时间，待确认确实无价值时再进行销毁，以免造成不可挽回的损失。

批准销毁的档案一般应该直接送造纸厂化为纸浆或者就地焚毁。为了保守机密，应销毁的档案一般不得留作它用，更不允许倒卖出售。档案销毁工作是一个非常严肃的工作，一般由档案部门会同保卫、保密部门进行，并由专人销毁、专人监销。销毁完毕后，销毁人和监销人都要在销毁清册上签名盖章，并注明“已销毁”字样和销毁日期。

如有个别档案未被批准销毁，可在“销毁清册”上做出适当的说明。对于已销毁的档案，也应在检索工作上注明“销毁”字样加以说明。