档案室管理制度

第一篇：档案室管理制度

档案室管理制度

主题词： 档案管理制度试行

起草：校对：签发：

类别：制度编号：2010005

一、目的： 为加强公司档案的管理，确保档案信息完整、准确、系统、安全，有效地利用档案信息资源，维护公司合法权益，特制订本制度。

二、范围：从公司成立和现在的公司、各级部门及员工在从事生产、经营、管理、公关宣传等活动中所形成的有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

第三条档案资源是公司发展的重要战略资源之一，其所有权归属本公司，由公司统一管理、调度和使用。

第四条公司、各部门、员工都有提供和保护档案的义务。公司和部门负责人有责任加强对本单位档案工作的领导，保障档案工作正常开展；并按规定定期向公司档案管理部门移交档案。

第五条档案资源实行统一管理、信息共享、方便使用的基本管理原则。

第二章档案机构及管理模式

第六条机构设置

公司行政部设立档案室；在各部门设置档案管理岗位。

第七条工作职责

公司档案室：

1、负责制定和完善相关管理制度、工作规范和标准，规划档案系统，确保档案安全和方便利用。

2、负责公司的档案、收集、整理、管理工作，提供档案。

3、对部门的档案业务工作进行指导、监督。

4、向各级领导报送档案及服务相关数据。

5、推行档案信息化管理，逐步提高档案工作效率。

6、收集保管体现公司发展历程、标志公司重大事件的相关资料。

7、各部门档案管理岗：

1、负责本部门档案材料的收集、整理及服务工作。

2、负责向公司档案室定期提供档案收集、整理及利用相关数据。

3、接受公司档案室管理

第三章接口关系及职责

第八条公司分管领导、公司行政部经理为该部门档案工作主要责任人。负责督促该单位档案的收集、归档工作。

第九条各部门

按月收集、整理本单位在本月中形成的、有保存价值的各种文件材料。

按规定的范围、日期、要求将形成的档案材料移交到档案管理部门。负有保护公司档案资源和未归档的文件材料的义务。

对已移交的档案材料的真实性负责。

第十条各资源部门

财务部门：基本建设工程项目、大型设备仪器档案材料未移交到档案管理部门即档案管理部门未出具该项目档案材料交接清单不得结算。

项目验收鉴定组织机构：在对项目责任单位的项目作结项验收、鉴定时，其项目验收资料应由档案管理部门提供（项目责任单位应提前将项目档案材料移交到档案管理部门），不得索取、接受非档案管理部门提供的项目文档。

第十一条公司、部门、员工

自觉维护公司利益，保护公司档案资源。

及时将工作中形成的档案资源送交相应人员进行汇集、整理。

保护好所借档案材料，不得损坏、遗失、私自向第三方泄漏相关信息，自觉维护档案的信息安全，并按时归还。

第四章档案的管理

第十二条管辖权

凡是公司所属档案和有保存价值的材料都必须交由档案管理部门管理，其他任何部门和个人不得私存、转让、销毁。

公司档案室：

公司所属部门档案的管理和服务工作。

公司对外签署的投资、金融方面的合同、协议。

体现公司发展历程的重大事件的相关资料。

非本制度规定，由公司领导指定由档案室保管之档案的管理与服务工作。

各部门或档案管理岗：

本部门形成的档案材料（公司档案室管辖的除外）的管理与服务工作。

第十三条档案的分类

公司档案根据其形成内容分为如下九类：

运作档案（三会、投资、设立及变更材料等）

行政管理档案（行政事务、公关宣传、资源配置等）

经营管理档案（计划统计、财务金融管理、对外经济活动形成的合同、协议）

学术研究档案（公司学术活动、科研项目、培训资料等）

基本建设档案（合同、协议、验收报告等）

财务会计档案（报表、帐簿、凭证及其它会计资料）

人力资源档案（人力资源登记册、个人档案、培训记录等）

教学档案（各类培训、教材、记录、成绩等）

党群工作档案（党务工作、共青团工作、协会工作等）

第十四条档案归档流程：由归档人员填写移交清单，经档案管理人员确认并在移交单上双方签字后接收。

第十五条公司档案材料归档要求：

归档文件质量要求：

1、应当归档的文件材料由相关责任人收集齐全，按归档要求初步整理后，填写移交清单一式二份后向公司档案管理部门移交归档。

2、归档的文件材料必须保持其成套性和完整性。

3、归档的文件材料必须文实相符，准确地反映公司各项活动的真实面貌和历史过程。

4、归档的文件材料必须层次分明，保持其有机联系，符合其形成规律。

5、对完整系统的归档文件材料，必须按序整理。

6、归档的文件材料必须签署完备、印鉴齐全。

7、归档的文件材料要求载体优良、格式统一、书写清晰、字迹整洁、图线清晰、装订整齐美观。不得使用圆珠笔、铅笔书写档案材料。

8、基建档案、以光盘、软件等为载体的电子信息档案，归档部门应编写归档材料简要说明。归档时间和数量要求：

1、经营合同签署完毕后即归档一份。

2、工程项目必须先归档，后验收。验收后一周内补归验收过程中形成的文件材料。

3、重要设备仪器开箱验收后，其所属资料立即全部归档。安装验收后，应立即将竣工报告、验收报告等归档。

4、文件材料每月头五天内归档一份。

5、会计档案每年第二季度移交前一年档案材料。

6、人力资源档案每季度第一个月15日前整理归档上季度档案。

7、教学档案形成后立即归档。

8、部门撤销：原部门负责人应做好文件材料的整理工作,移交档案管理部门,任何个人不得带入其他部门。

第十六条 监督：公司行政部定期或不定期地对各部门档案工作进行检查以监督其执行情况。

第十七条 销毁：须报经公司总经理/董事长、档案室负责人几方批准，销毁时应有两人以上负责监销，并在清单上签字。

第十八条档案利用：提供利用是档案工作的核心内容，档案管理人员必须主动、积极了解公司、各项工作的需要，广泛开展档案利用工作，在提供服务中要严格把握档案利用审批，以维护公司利益。

档案利用流程：申请人提出申请——审批人审批——档案管理部门提供利用——按时归还。审批权限：一般档案及秘密档案——部门负责人或其授权人审批；

机密档案——公司负责人或其授权人审批；

绝密及重要档案——公司总经理/董事长或其授权人审批。

非公司人员原则上不允许直接借用或查看公司的任何档案材料。如确需借用或查阅的，须取得公司档案室负责人同意后报经公司总经理或其授权人批准。

第十九条档案库房应该设在安全、防盗、防潮、防火、防光、防尘、防虫的建筑内。第二十条档案室应在内部办公信息系统中公布并定期更新各类收藏档案目录和借阅管理办法，方便档案的有效利用。

第二十一条档案安全：所有档案必须确保其信息安全并做好备份工作。

第五章责任及其它

第二十二条本规范适用于公司、部门和全体员工。

第二十三条有下列行为之一，一经查实，视其情节轻重，给予记过失、停职反省，直至除名处理；造成经济损失的，据实赔偿或并处罚款；触犯法律的移交司法机关处理： 毁损、丢失或擅自销毁档案。

擅自向外界提供、抄摘档案。

涂改、伪造档案。

未及时上报归档或管理不善的部门或档案管理者。

未按手续就借阅、外带者或越级查阅者（档案管理者同处）。

第二十四条本制度自发布之日起实行

第二篇：档案室管理制度[模版]

档案室管理制度

一、本制度适用于安全监督处各类档案资料的整理归档、存放。

二、档案室是机要重地，为确保安全，防止泄密，非我处室人员不得入内。

三、档案室是存放总承包项目经理部安全监督处档案资料的专用库房，档案室内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆及其它有损档案资料的物品。

四、档案资料应按标准规范进行分类，有规范的档案编号和标签，并建立电子与纸质分类目录。

五、室内必须清洁卫生，要有防光、防盗、防高温、防火、防尘、防鼠、防虫等设施，及时更换驱虫药物。

六、档案对接收、移出、外借必须履行登记手续，借出档案须在规定时间内归还。

七、定期清理核对库藏档案资料，检查保管质量，做到帐物相符，对破损或载体变质的档案进行修复，发现问题及时处理。

八、离开档案库房时，必须检查好门、窗，加强防范措施，妥善保管库房钥匙。

九、借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案资料，不得在文件上圈点、画线和涂改，未经批准不得复印和摘抄档案。

十、外部及处室人员必须严格遵守档案室管理制度。

第三篇：档案室管理制度

现行技术图纸及资料管理规定

一，各种技术图纸及资料要齐全、完善，分类编号存档，以便查找和使用。

二，发放技术图纸及资料应由主管领导批准，并建立发放台账，按规定编号发放。

三，技术图纸及资料的借阅必须由主管领导批准，凭借条借阅，不得私自取走或转借，不得泄露机密，否则将给予经济处罚并追究相关责任。

四，借出的技术图纸及资料应及时追回。

五，技术图纸及资料的发放、保管、使用、借阅、更改及销毁必须按照“三标一体”管理程序文件要求执行。六，规程、措施要及时存档，妥善保管。七，次月统一交纳矿档案室存档管理。

档案室管理制度

一，认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》，以及其他有关档案管理工作的规定。

二，各种档案必须科学管理，存放有序，查找方便。三，严格执行保密制度，做好档案安全保密工作。四，凡已入档的各类档案，统一分类登记、科学管理，妥善存放，并制定案卷目录等索引查询工具。

五，对收来的档案要办理好交接手续，及时登记、分类、对号入座，档案资料要经常核对，做到账簿相符。六，非档案工作人员未经许可，不得擅自进入档案室。七，做好防火、防水、防潮、防盗、防有害生物、防尘、防光、防高温等工作，定期检查保管情况，确定档案室的安全，做好无丢失、无霉变、无虫蛀、无差错。八，本单位人员借阅档案室须经领导同意后办理借阅登记签字手续。并注明归还日期，方可借阅。

九，外单位借阅档案，须持单位介绍信，注明利用目的，经领导同意，才能借阅。

十，档案管理员每周对管理的档案进行细致的账簿核对，及时催促外借档案的归档。

档案管理员岗位责任制度

一，热爱档案管理工作，努力学习档案工作业务，虚心接受上级领导的业务指导，二，有计划编辑专题索引工具，提高查阅档案的效率，为档案使用者提供方便。

三，管理本单位的档案，检查档案的保管，保证档案的完整与安全。

四，严格执行档案借阅制度，凡单位内部借阅，本部门经领导同意后必须登记借阅时间及归还日期。

五，对单位各部门及所属单位档案工作进行业务指导，督促各部门做好各类档案资料的手机、整理、立卷工作。六，及时收集、整理工程施工类图纸以及补充资料，做好工程资料收发、运转、管理等工作，做好文件资料管理规范、完整。

七，掌握施工技术质量资料的归档要求，积极参与施工生产管理，做好资料的管理和监控。

八，完整接收各部门移交的档案，对未及时移交的档案资料主动向使用或生产该档案的部门催收。

九，对各类档案进行科学分类、加工、保管，按类别分别存放。每季度进行一次全面清点检查，发现问题及时报告各部门领导，妥善处理。

十，增强工作责任感，提高保密意识，切实涉密人员的保密义

务。

十一，经常检查档案室的门窗是否牢固，做好防火，防潮及防盗工作，确保档案不损坏，不丢失。

十二，坚守岗位、专研业务，各类档案要登记注册，做到查找及时，准确无误，保持档案室清洁卫生。十三，完成有关领导交办的其他工作。

第四篇：档案室管理制度

档案室管理制度

一、学校档案工作是学校管理工作的重要组成部分。建立健全学校各类档案，目的主要在于为学校领导和上级有关领导部门分析、总结、部署及调度学校工作和对学校工作做出决策，提供准确、可靠的依据。学校要成立档案管理领导小组，设立专（兼）职档案管理员，认真贯彻实施档案法，抓好学校的档案建设。

二、学校建立综合档案室，统一存放各种门类的档案，包括文书档案、教学档案、人事档案、基建档案、财务档案、音像档案、荣誉档案、学籍档案、健康档案、体育档案等。

三、档案室要制定档案文件资料收集细目，各部门要按照这一细目全面及时地搜集各类档案资料，档案员要定期征集归档、建档。

四、建立健全并认真落实好档案工作的各项规章制度，包括归档制度、保管制度、保密制度、借阅利用制度、鉴定销毁制度、档案统计制度及监督检查制度等。有档案达标计划，使学校档案管理工作走上规范化、制度化、科学化。

五、严格完善归档制度。档案员和各部门要按照国家档案部门统一规定的规格和要求，明确归档范围，及时搜集立卷，严格立卷质量和保管期限。

六、档案员要认真学习档案法规和处理程序，熟悉学校各方面的工作，加强档案业务训练，努力提高自己的业务水平和管理水平。

七、档案员要按时向上级档案主管部门呈报各类报告，做好各类档案检查准备工作。

八、校内人员借阅业务性档案，须经有关领导同意后方可查阅，并办理登记手续，在规定期限内完好无损地归还。校外人员来校查阅档案，必须持有单位介绍信，经学校主要负责人批准后方可查阅档案。查阅者未经同意不得摘抄档案材料，经同意摘抄的材料，必须经档案室人员仔细核对签署意见。

九、健全各种检索工具，开发利用现有档案。不断挖掘档案信息，编制各种辅助表册，扩大利用服务范围，提高档案的利用效益。

十、加强档案保密工作。档案室门窗要加固，备有消防器材，保持整洁、干燥、自然通风，严禁吸烟，注意防盗、防火、防鼠、防霉、防蛀，档案员不得将无关人员带进档案室，不得外泄档案中的机密。

第五篇：档案室管理制度

档案室管理制度

一、档案室是机要重地，为确保安全，防止泄密，非档案人员不得入内。

二、档案室是存放党校档案资料的专用库房，档案室内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆及其它有损档案资料的物品。

三、室内必须清洁卫生，要有防光、防盗、防火、防尘、防鼠、防虫等设施，及时更换驱虫药物，定期检查电器设备、消防器材等设施，保证安全可靠实用。

四、档案室里柜橱要按类、按序编号排列整齐，便于通风顺畅。

五、档案人员定期对档案室温湿度进行检查、记录并采取措施，使室内温湿度控制在规定的范围之内。

六、对档案室里的档案资料做到勤检查，发现问题及时报告，并采取必要的措施。

档案管理人员工作职责

一、档案工作人员必须严格遵守《中华人民共和国档案法》和《中华人员共和国保密法》规定的各项条款，依法办事；

认真贯彻执行档案工作的各项规章制度。

二、各部门立卷人员和专业技术人员按时做好文件材料的收集、立卷归档工作，努力提高案卷质量。

三、做好档案的收集、整理、鉴定和登记、统计等基础工作，熟悉所保管的档案情况。

四、做好档案的利用服务工作，编制多种检索工作和参考资料，做到调卷及时迅速、准确无误。

五、做好档案的防火、防盗、防潮、防尘、防虫、防光等安全防护工作，维护国家的档案不受损失。

六、刻苦学习档案业务知识，提高业务能力和学术水平，努力实现档案管理科学化、现代化。

七、加强档案保密工作，严格遵守保密制度。

档案借阅制度

一、本校各部门因工作需要调阅档案，需办理登记手续；

外单位借阅档案一律凭单位介绍信；借阅重要文件的档案，须经校领导同意。

二、借阅档案者，不得在文件上圈划、涂改或增删内容，如需复印文件，需经校领导同意方可复印，摘录的材料交由档案工作人员核对、登记注明案卷号。

三、一般只限在调阅室查阅文件，需将档案借出档案室，必须办理借阅登记手续，借阅部门要妥善保管，不得污染案卷，不得转借他人，严防失、泄密事故发生，用后应立即归还。

如将档案借出本校，须经校领导批准，限期归还。

四、借阅档案者，有责任向档案工作人员提供档案利用情况，填写档案利用效果登记。

归还档案时，应详细检查、点交清楚，并办理注销手续。

五、档案管理人员，对归还的档案应详细检查，查对无误后，办理注销。

如发现有损坏，丢失等情况，应立即追查，并报有关部门及时查处。