城建档案的鉴定与编研

第一篇：城建档案的鉴定与编研

城建档案的鉴定与编研

四川大学公共管理学院

秘书档案学系

史 江博 士

第一讲城建档案的鉴定工作

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一、城建档案鉴定工作的重要性

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二、开展城建档案鉴定工作的制约因素

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三、城建档案鉴定的原则与标准

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四、几种城建档案保管期限的划分

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五、城建档案鉴定组织与程序

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六、城建档案鉴定工作中的注意事项

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七、档案鉴定理论在城建档案鉴定工作中的应用 

八、电子环境下，城建档案鉴定面临的新问题

一、城建档案鉴定工作的重要性

城建档案馆经过二十多年的发展，各项业务工作已步入正轨，馆藏档案门类日渐完善，档案数量急剧增长，利用需求呈现多层次、多元化，使得馆藏档案数量和质量的矛盾日益突出，档案的鉴定已迫在眉睫，开展馆藏档案鉴定工作已成为许多城建档案馆面临的新课题。

城建档案馆作为城市重要城建档案资料储存、交流和服务中心，是保管具有永久和长期保存价值的城建档案的基地，对所保存的城建档案进行价值鉴定，是进行科学保管的客观需要，是城建档案馆的一项重要工作。

二、开展城建档案鉴定工作的制约因素

保管条件相对优越，得过且过心理。

存档护档意识强。

对丰富馆藏的“矫枉过正”。

缺乏成本与效益意识。

“财富说”与“潜在说”的影响。

鉴定本身的难度与理论、政策指导不够。现有体制的影响。

三、城建档案鉴定的原则与标准

基本原则：凡是在工作查考、科学研究、技术交流等工作中形成的具有长远利用价值的城建档案，都应永久保存；在一定时期内具有保

存和利用价值的城建档案，为定期保存；介于两种保管期限内的城建档案，其保管期限一律从长。鉴定标准：一般来说，应以全面的、历史的、发展的观点，从城建档案的内容、时间、来源和外形等方面来分析其科学的、历史的和现实的价值，从而划分不同的保管期限。

四、几种城建档案保管期限的划分

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（一）城市建设竣工档案

具有政治意义、纪念意义的工程以及重点保护工程和古建筑。-------永久保存国家和城市的重要工程。-------长期保存-重要部分

其他工程。-------长期保存

临时性的工程和有限期的工程。-------短期保存

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（二）城市建设设计档案

从各个历史阶段观察，具有先进技术的工程设计，或典型性，或具一定代表性的工程设计，以及历年的标准通用设计等。永久保存，并应向城建档案馆移交。

重要工程和大型工程的设计。长期保存-重要部分。

一般工程和小型工程设计。根据现实的需要划为长期保存和短期保存。

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（三）城市建设施工档案

在各个历史时期，采用各种新技术、新材料、新工艺施工的技术档案，应选其典型的划为永久保存。

施工的常用技术和一般新技术、新材料和新工艺档案，可以划为长期保存，也可根据其重要程度，分为“重要”、“一般”两种。

根据施工责任，确定一般施工档案的保管期限，合同有效期满，即可进行处理。除特殊工程外，一般划为短期保存。

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（四）城市建设管理档案

城市建设规划管理档案：一般应划为永久保存。但城市规划类档案，因具有变化性，也可以划为长期保存。

房地产管理档案：

外籍产档案，一般应划为永久保存；

私产档案，应尽量保存较长的时间，有的可永久保存；

公产和集体产的档案，后者应长于前者，一般来说，需要使用多长时间就保存多长时间。

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（五）城市规划档案

城市基础材料档案：

（1）按重要历史阶段划分。在重要历史时期产生的各种状况的材料档案，反映比较全面、系统的，都应永久保存；

（2）根据材料的系统性、全面性划分。接近重要历史阶段的较完整的档案，可以作为重要历史阶段档案的补充，有的也要划为永久保存；

（3）历史较长的档案要特别重视，一般也划为永久保存；

（4）其他零散材料，根据具体情况，划为长期或短期保存。

城市规划和国土规划档案：

（1）各个历史时期的代表方案，包括批准与未批准的，都应划为永久保存；

（2）局部重要地区的方案，也可划为永久保存；

（3）其他一般的和局部的规划方面的档案，可划为长期或短期。城市规划和国土规划档案，是反映城市方向性、战略性的“蓝图”，其保管期限应尽量从长。

五、城建档案鉴定组织与程序

档案鉴定的组织。档案的鉴定采用集中鉴定，即间隔一定的时间集中鉴定。时间间隔不宜过密，一般5年至10年一次。

每次鉴定都应成立由馆长或副馆长任组长的鉴定小组，抽调相关部门人员组成，做到馆领导、技术人员和城建档案工作人员三结合，具体组织实施本次鉴定工作。

鉴定工作程序：

⑴制定鉴定大纲，包括档案鉴定的目的、范围、具体要求；

⑵根据鉴定大纲，拟定工作计划；

⑶按鉴定大纲的要求实施初步鉴定，提出具体鉴定意见，列出拟保留、移出、销毁档案的清单；

⑷鉴定小组对拟保留、移出、销毁档案的清单，进行审定，并签字；

⑸编造保留、移出、销毁档案清册，报馆长批准，盖单位

公章，并报档案主管部门备案；

⑹按清册，实施档案的保留、移出、销毁。

档案的移出、销毁：

（1）根据批准的档案移出、销毁清册，逐一排序。

（2）对移出、销毁的档案进行第二次清点、校对，并签字核准。

（3）按档案鉴定的结论和销毁要求，实施档案的移出和销毁。其中：对移出的档案要求记录移出的去向，接收方签字。对销毁的档案应暂存半年，以免有误。

（4）销毁时必须有二人监销，送指定单位处理。材料销毁完毕，监销人须在销毁报告或销毁登记表上签字。（5）要注意保密与安全，在执行销毁过程中，均不得让无关人员参与。

六、城建档案鉴定工作中的注意事项

 归档时的鉴定是城建档案价值鉴定工作中的重要环节

灵活运用城建档案保管期限表

现场核对鉴定法是城建档案价值鉴定工作中的一个重要方法

城建档案价值鉴定中，要正确理解其成套性

城建档案价值鉴定须有有关专业的工程技术人员参加

七、档案鉴定理论在城建档案鉴定工作中的应用

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（一）年龄——档案价值的主要标志

受每个城市的历史长短的影响。

.受档案馆自身情况和条件的影响

城建档案的门类对“高龄”的影响。

档案载体的影响

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（二）来源原则不仅是档案分类、整理的依据，也是档案鉴定的标准

不能脱离具体工程去分别评判单份文件的价值。

应重视以前忽略了的项目来源、人物来源和历史来源，把档案鉴定从“实体鉴定转向形成和来源历史背景分析”，客观地确定其价值。

重大工程，特别是城市基础设施、公用设施档案的价值大于一般工程如住宅档案的价值；高层建筑档案的价值大于一般多层建筑档案的价值;知名的设计、施工单位及个人产生的文件高于一般单位或个人形成文件的价值;在短缺竣工档案的情况下，施工档案的价值高于设计档案的价值。

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（三）杜会分析与职能鉴定方法扩展了城建档案价值鉴定的视野

鉴定中应留心关注档案形成者在当时历史条件下的职能(务)、社会活动地位以及对后世的影响等因素，并对这些因素进行加权，提高其价值比重。

在对大量相似性档案的进行鉴定和优化时，应灵活运用职能鉴定中典型全宗原则。

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（四）在重视档案第一价值的同时，发掘档案的第二价值

美国学者谢伦伯格提出“文件双重价值论”，认为公共文件具有两种价值:一是对原始机关的原始价值，即第一价值，二是对其他机关与私人利用者的从属价值，即第二价值，包括证据价值和情报价值(研究价值)。这一理论对于城建档案价值鉴定具有积极的指导意义。

第一价值鉴定标准，便于我们从现实考虑和判断，因此，在鉴定城建档案时首先考虑档案的第一价值，同时也应把鉴定的着眼点放在第二价值的发掘上，以便正确评价，特别是从学术研究的角度出发鉴定城建档案的情报(研究)价值、潜在历史价值和地理环境情报价值。

八、电子环境下，城建档案鉴定面临的新问题

应用CAD技术形成的图纸和模型是否具有艺术价值

如何处理纸质文件与电子文件共存的局面

第二讲 城建档案的编研工作

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一、城建档案编研工作的定义

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二、城建档案编研工作的作用

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三、城建档案编研成果类型及具体种类

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四、城建档案编研工作的步骤

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五、城建档案编研工作的组织形式 

六、新时期城建档案编研工作的创新

一、城建档案编研工作的定义

城建档案编研工作就是根据一定的需要，通过对城建档案内容的分析研究和一定的调查研究，从而依据调研材料编写出城建档案参考资料的工作。

二、城建档案编研工作的作用

城建档案编研工作的主要作用，是为了解决城市规划、设计、施工、管理及其科学研究的需要与科学的提供利用之间的矛盾，最大限度地发挥城建档案在城市建设、生产技术、科学研究工作中的应有作用。

三、城建档案编研成果类型及具体种类

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（一）汇编型编研成果。可分为综合性汇编和专题性汇编，常见的汇编有：规章制度汇编、城市现状基本数据汇编、定额指标汇编、重要文献汇编等。

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（二）文摘型编研成果。文摘型城建档案编研成果形式多样，可以是单一的(文字、图形或数据)，也可以是复合的(文字附图表、或图表加文字说明等)。

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（三）编撰型编研成果。包括城建年鉴、大事记、城建志书、史料、手册和专题著述、设想建议、宣传、报道等。

四、城建档案编研工作的步骤

第一步选题

选题应围绕城市建设和经济建设

选题应先易后难，由小到大

选题应具有科学性和系统性

第二步选材

选材范围选材要求

五、城建档案编研工作的组织形式

一是城建档案馆自编；

二是馆内外合作，进行编研；

三是聘请有关人员参与编研。

六、新时期城建档案编研工作的创新

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（一）如何实现编研工作的创新



（二）如何提高城建档案编研成果的质量

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（三）如何建设城建档案编研工作

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（四）如何让城建档案编研工作兼具社会效益和经济效益

（一）如何实现编研工作的创新

思想观念创新。应树立“四个意识”和处理好“三个关系”。

“四个意识”即：

①产业意识。

②服务意识。

③精品意识。

④经济意识。

“三个关系”即：

①专业化与社会化的关系。

②城建档案与“大城建”概念的关系。

③后台与前台的关系。

内容的创新

其一，围绕经济发展和城市建设。

其二，体现专业特点和地方特色。

其三，突出服务重点和馆藏优势。

技术的创新

一是编研工作手段的更新。

二是城建档案编研产品形式的多样性。

组织管理创新

一要把编研工作纳入本单位业务建设规划中，纳入业务建设的日常管理。二要建立专门机构，加大人员投入，实现组织保障。三要建立横向联系，借助外界力量，实行联动效应。四要精心策划和组织，加强对编研成果的社会宣传，适时组织成果发布会，利用报刊、媒体等，对编研成果广为宣传。

（二）如何提高城建档案编研成果的质量

影响编研成果质量的原因

其一，编研人员缺乏专业技术知识，没有研究专业技术的能力。

其二，编者的文字表述不当。

措施：

一是选择好编研人员。

二要注意信息加工的技术方法。

三是通过编研人员的创造来提高城建档案信息的含量。

四是可选录一些与城建档案内容相关的城建档案资料一起进行加工。

（三）如何建设城建档案编研工作

第一，机制建设。

第二，资源建设。

第三，系统建设。

第四，人才建设。

（四）如何让城建档案编研工作兼具社会效益和经济效益

选题要市场化

构思要新颖

第二篇：加强城建档案编研工作创新思考

在当今的信息时代，人们对城建档案信息的需求量大、覆盖面广、针对性强并且要求信息集中、传播便捷，有更强的适用性。因此，编研工作和编研产品已成为实现人们对档案信息资源需求的重要手段。但就目前城建档案编研工作现状远远满足不了用户的需求。一些单位和部门对编研工作重要性在思想上缺乏认识，认为可有可无，没有长远规划、缺少资金投入；在开发

研究的深度上只限于层面，不重视理论研究，编研成果形式单一，含金量少；在组织管理上不到位、有的没有编研机构，或者有机构也没有投入技术骨干参加等等。如何突破现状，适应形势发展，实现编研工作的创新是当务之急。

一、思想观念创新

创新的前提是思想观念的更新，思想观念的不断吐故纳新，是一切事物发展变化的动力。城建档案编研工作的创新首先要实现服务理念和工作思路的转变，应树立“四个意识”和处理好“三个关系”。“四个意识”即：①产业意识。档案工作属于新兴信息产业的一部分，要充分认识档案信息资源特别是科技档案信息资源在信息产业中的地位和重要作用，提高产业意识，城建档案信息资源开发就是一种信息产业，应深层次挖掘城建信息资源为城市规划、建设、管理服务，和最大限度的发挥信息的社会效益及经济效益。②服务意识。编研工作不是停留在档案利用的“凭证和依据”层面上，而是以用户需求为宗旨，全方位、大信息量的经过编研的成果在更高层次上进行服务。因此，要从十六大提出的全面建设小康社会宏伟目标这一全局出发，及时进行市场需求调研，分析和把握用户需求，牢牢抓住服务重点，增强编研服务工作的主动性。③精品意识。有特色才有形象，有精品才有影响。城建档案工作要进一步提高社会地位和影响，需要城建档案编研成果具有较高水平的文化产品。要把“编”与“研”相结合，使编研成果“理论”和“实践”融合在一起，提高编研成果质量，在讲求编研成果内在知识含量和科技含量的同时，也应注意外包装。④经济意识。城建档案编研工作在注重社会效益的同时，更要注重市场需求。从编研选题开始就应以市场为导向，找准服务对象，使编研开发具有针对性、目的性，形成以编研促利用，以利用检验编研的良性循环。“三个关系”即：①专业化与社会化的关系。长期以来，城建档案编研工作囿于科技档案的特性，多围绕建筑设计、施工等专业技术人员进行，服务范畴较窄，虽取得一定成效，但影响面不大，城建档案不为社会所知。要摆脱只为少数城建专业服务局面，将城建档案信息资源融入信息社会，扩大服务范围，让更多的人了解城建档案，利用城建档案以期最大限度地发挥城建档案社会价值。编研工作要走专业化与社会化结合的路子，既要有适合专业人员利用的成果，也要有将专业性、通俗性、可读性结合的成果。如绍兴城建档案馆编写的《绍兴古桥》、《绍兴老屋》，我馆拍摄的**近代优秀建筑专题系列片等，都是上述结合的有益实践，深为社会各界人士所喜爱。②城建档案与“大城建”概念的关系。要摆脱城建档案是单份文件、单个建设工程项目的概念束缚，要从城建档案历史价值和现实价值寻觅城市的历史变迁、建设发展的轨迹、建筑风格的形成等等，以大城建、大市政的眼光和思维角度把零散的建设工程串接起来，构成一条城市发展的线索，这也为城建档案编研工作开拓了广泛领域。那看似孤立的一段段防汛墙、一幢幢旧屋新宅、一条条马路、一座座桥梁，只要赋予“大城建”这一概念和主线，就能形成一部最真实、生动的城市发展史解读本。③后台与前台的关系。编研工作是一项潜心砺志、埋头苦干的工作，一直以默默无闻而著称。但时代在发展，档案工作所处的环境、条件、技术、需求等都在发生重大变化。档案信息资源要融入信息社会、档案工作管理机制要适应市场经济、档案利用服务要最大化满足需求，就需要档案工作者从后台走向前台，传统的默默无闻精神要宏扬，但服务的理念和方式要转变，要加大宣传力度，推出特色产品，服务从被动变为主动。编研工作也已不再是画地为牢，编研资源要整合、编研力量要联动、编研内容要贴近市场、编研成果要宣传推广，编研工作与档案工作要从默默无闻到默默有闻、有声有色，让全社会都了解档案工作、熟悉档案工作、热爱档案工作、支持档案工作。

二、内容形式创新

以往，不少城建档案馆的编研内容局限于大事记、工作或馆藏指南、效益汇编、资料汇编等，对深入城建档案的编研工作很少，远远不能满足城市建设和经济发展的需求。马克思讲“需求是一切动力中最大的动力”。编研工作要紧紧抓住用户需求，从编研内容的选择到编研成果形式，都需要有一个改变和创新。根据城建档案“是城市规划、建设及其管理工作的真实记录”特性，在编研选题上做到：其一，围绕经济发展和城市建设。这应始终是编研选题的重点。如我馆在**新一轮城市建设中，开展了专题资料汇编工作，选后汇编出版了苏州河治理工程、黄浦江沿岸综合改造工程、轨道交通建设、环保绿化等专辑，为规划、建设和管理部门以及

有关领导、专业技术人员提供了极具价值的参考资料，受到欢迎。结合苏州河整治和开发，利用馆藏资源，还启动了“苏州河畔老工厂”的编研项目，使编研工作紧扣时代主题，紧跟城市化进程。其二，体现专业特点和地方特色。城建档案含有丰厚的文化底蕴，反映着不同时期的施工技术、基础结构、建筑风格等，对现代设计业、建造业有极高的参考借鉴价值。例如，我馆历

史档案中，藏有旧**著名的公和洋行、马海洋行等设计洋行的大量作品，若仔细梳理，各个设计单位、设计师及设计技术、手法可一览无余，将给设计者受益非浅。城建档案的编研要充分利用这些资源，打造体现专业特点和地方特色的产品。其三，突出服务重点和馆藏优势。常言道“有为才有位”，档案工作的“有为”要靠服务来创造，而档案工作的“有位”要靠服务来提升。选择编研内容要明确服务对象，为领导决策服务，为经济建设服务，为建设单位服务，为社会各界服务。应研究不同利用者的不同需求，有针对性地选择主题，同时，尽可能地凸现人无我有的馆藏优势，逐步探索一套将城建档案内建筑文化、历史文化、科技文化相结合，将城建档案内地域、名人、名宅、历史事件、活动足迹相贯穿，将馆藏档案与征集收集来的资料相融汇的编研方法，走出一条具有地域特色、馆藏特色、专业特色的编研路子。在编研成果形式上，因进入信息社会，纸质档案的“一统天下”正逐步被纸质档案、声像档案、电子档案等多种载体并存的格局所替代，因此，传统的编研形式也必须进行转换和创新。以我馆编研工作为例：一是利用航拍、摄影、摄录像等多种形式和载体记录城市发展，并将其编制成专题片、画册、明信片等，这种生动、直观、说服力强的编研成果更能适应快节奏的社会，为处于“读图时代”的广大群众所接受。二是利用计算机网络、多媒体技术，将馆藏内容、城建信息、编研成果等制成网页，向社会提供利用，扩大服务领域。三是在保持传统的出版书刊编研形式基础上，进一步拓宽思路，尝试以邮票、纪念品的形式形成编研成果。随着现代信息技术的发展，又为编研工作提供了新契机和提出新要求，网络编研工作已被提到议事日程，编研成果形式注定要向多载体、全方位、深层次的方向转变。

三、组织管理创新

加强对编研工作的组织管理是加大编研服务力度的保证。目前，因受档案部门内部管理体制、机构设置及重视程度等不同因素的影响，城建档案编研工作组织不健全，管理力度不够，编研成效不理想。笔者认为，编研工作是城建档案工作这一系统工程中不可或缺的组成部分，为利用者提供的是一种“再创性”知识产品，有着原始档案所不能替代的信息量集中、系统、深入等优势，因此，有必要加强对编研工作的组织管理，做到机构到位、人员到位、工作到位。首先，要把编研工作纳入本单位业务建设规划中，纳入业务建设的日常管理。对编研工作既要有短期计划，单项任务计划，更要考虑和设计长远规划，这也有助于编研项目系统性，编研成果系列化。其次，要建立专门机构，加大人员投入，实现组织保障。编研人员的水平，直接关系到编研成果的质量。编研工作能否深入开展和有所创新，说到底，取决于编研人员能否胜任和档案信息资源是否丰富。因此，应把专业水平高、研究能力强、文字功底好的人员选派和充实到编研工作岗位上。第三，要建立横向联系，借助外界力量，实行联动效应。多年来，城建档案编研工作基本处于各自为政，依据自身的编研力量和馆藏资源进行开发编研，虽有成效，但局限性也是明显的，难上一个更高的水平。要想有新的突破，可以在馆内编研力量相对薄弱的情况下，借助院校或社会力量，走协作开发以及合作编研的路子，从而深入挖掘城建档案的内在价值，提高编研成果的科技含量。第四，要精心策划和组织，加强对编研成果的社会宣传，适时组织成果发布会，利用报刊、媒体等，对编研成果广为宣传。避免编研成果“躲在深闺无人识”现象，从而促进全社会的档案意识和档案界的社会意识。如，我馆将航拍的**城市建设景观，以空中看**的角度制作成明信片投放市场，受到广大市民们的喜爱，该成果还成为**市第十二届人大发给与会代表们的纪念品。再如，**市档案局去年举办的“黄浦江--**的母亲河”大型展览，通过新闻发布会、巡展等多种途径，取得良好的社会宣传效应，值得借鉴。

四、编研工作发展建设的思考

开发档案信息资源，全方位的提供利用服务是城建档案工作永恒的主题。编研工作作为提供利用的有效途径，也是一项长期和根本性的工作，必须从可持续发展的战略角度抓好四个方面的建设。第一，机制建设。建立城建档案信息需求和利用效果反馈机制，通过对城建档案利用的类别、频率、效益等统计分析，研究潜在的利用需求，预测市场所需的内容和趋势，抓住重点、热点编研适销对路的产品，从而加强城建档案资源开发及编研选题的针对性、目的性、时效性，充分发挥馆藏资源优势及信息服务功能。第二，资源建设。即大力加强城建档案的接收征集工作，丰富馆藏，因为丰富的馆藏是提供利用的不竭源泉，也是开展编研工作最重要的物资基础。城建档案工作最大的竞争优势依赖于城建档案，而要保持城建档案工作的生机和活力，在于最大限度地开发利用这些档案提供服务。采取多渠道、多方式努力丰富馆藏。今年来，我馆通过设置征集机构、发挥组织协调作用，在全市范围开展城市建设照片档案征集活动便是一个重要举措。第三，系统建设。要加强信息化、网络化的系统建设，充分运用计算机多媒体技术、光盘技术、数码影像技术及电子通讯等现代技术来进行城建档案的编研，加快编研速度和成果的多样化，使档案编研信息电子化，从而有利于利用、传播和反馈。使城建档案编研信息更趋社会化、更具时代感。第四，人才建设。创新和建立专家型编研人才队伍，还要注意培养和储备能适应网络时代的编研人才。可采取选派人员进修、委培和深造等方法培养高层次的研究人才，也可直接引进高层次人才。同时，积极做好在职人员的继续教育，提高全员的整体业务水平，为新的人才胜出创造条件。此外，编研岗位上的研究人员应相对固定，有利于熟悉馆藏、积累知识、深入研究，打造编研品牌。

总之，城建档案的编研是一项实践性很强的工作，要以库藏档案资料为基础，以市场需求为导向，以创新发展为动力，以利用服务为目的，努力开拓工作思路，不断推进深化编研工作的开展，并以此促进城建档案工作水平的提高和扩大城建档案工作的社会影响。

第三篇：谈如何创新城建档案编研工作

在当今的信息时代，人们对城建档案信息的需求量大，覆盖面广，针对性强，并且要求信息集中，传播便捷，有更强的适用性。因此，城建档案编研工作和编研产品已成为实现人们对档案信息资源需求的重要手段。但目前城建档案编研工作现状远远满足不了用户的要求。一些单位和部门对城建档案编研工作的重要性，在思想上缺乏认识，认为可有可无，没有长远规划，缺少资金投入；在开发研究深度上留于表面，不重视理论研究，编研成果形式单一，含金量少；在组织管理上不到位，有的没有编研机构，或者有机构也没有投入技术骨干参加等等。如何突破现状，适应新形势的发展，实现城建档案编研工作的创新是当务之急。

一、思想观念求创新

创造的前提是思想观念的更新，思想观点的不断吐故纳新、推陈出新，是一切事物发展变化的动力，城建档案编研工作的创新，首先是要实现服务观念和工作思路的同步转变。目前，应树立“四个意识”和处理好“三个关系”。

树立四个意识：一是产业意识。档案工作属于新兴信息产业的一部分，要充分认识档案资源，特别是和科技档案信息资源在信息产业中的地位和重要作用，提高产业意识。城建档案新资源开发就是一种信息产业，应详细分割、提高层次，挖掘城档信息资源为城市规划、建设、管理服务，最大限度地发挥信息的社会效益和经济效益；二是服务意识。编研工作不是停留档案的凭证和依据层面上，而是以用户需求为宗旨。全方位、大信息量的经过编研的成果在更高层次上进行服务。因此，要从xx大提出的全面建设小康社会宏伟目标这一全局出发，及时进入市场需求调研，分析把握用户需求，牢牢抓住重点，增强编研工作的主动性；三是精品意识。有特色才有形象，有精品才有影响。城建档案工作要进一步提高社会地位和影响，需要城建档案编研成果具有较高水平的文化产品。要把“编”和“研”相结合，使编研成果“现状”与“实践”融合在一起，提高成果质量；四是经济意识。城建档案编研工作在注重实效的同时，要更注重市场需求，以市场为导向，找准服务对象，使编研开发有针对性、目的性，形成以编研促利用，以利用检验编研的良性循环。

处理好三个关系：一是专业化与社会化的关系。长期以来，城市建设档案编研工作囿于和科技档案的特征，多建设施工专业技术人员进行，服务范畴较窄，虽取得一定成效，但影响面不大，城档不为社会所知。要摆脱为少数城建专业服务的局面，将城档信息资源融入信息社会，扩大服务范围，让更多人了解城档，利用城档，最大限度地发挥其社会价值。要走专业化和社会化结合的路子，既要有适合专业人员利用的成果，也要有将专业性、创造性、可读性结合的成果；二是城建档案与“大城建”概念的关系。要摆脱城建档案是单份文件、单个建设工程项目的概念束缚。要从城建档案历史价值和现实价值寻觅城市的历史变迁、建设发展轨迹、建筑风格的形式等等，以大城建、大市政的眼光和思维角度把零散的建筑工程串接起来，构成一条城市发展的线索，这也为城建档案编研工作开拓了广泛领域。那看似孤立的一段段防汛墙、一幢幢旧屋新宅、一条条马路、一座座桥梁，只要赋予“大城建”这一概念和主线，就能形成一部最真实、生动的城市发展史解读本；三是后台与前台的关系。编研工作是一项潜心励志、埋头苦干的工作，一直以默默无闻而著称。但时代在发展，档案工作所处的环境、条件、技术需求等都在发生重大变化。档案信息资源要融入信息社会、档案管理工作机制要适应市场经济、档案利用服务要最大化满足需求，就需要档案工作者从后台走向前台，传统的默默无闻精神要弘扬，服务的理念和方式要转变。要加大宣传力度，推出特色产品，服务从被动变为主动。编研工作也以不在是划地为牢，编研资源要整合、编研力量要联动、编研内容要贴近市场、编研成果要宣传推广，编研工作与档案工作要从默默无闻到默默有闻、有声有色，让全社会都了解档案工作、熟悉档案工作、热爱档案工作、支持档案工作。

二、内容形式求创新

现在，不少城建档案馆的编研内容仅限于大事记、工作或馆藏指南、效益汇编、资料汇编等等。深入的城建档案编研工作很少，远远不能满足城市建设和经济发展的需求。马克思讲“需求是一切动力中最大的动力”。编研工作要紧紧抓住用户需求，从编研内容的选择到编研成果形式，都需要有一个改变和创新。根据城市档案“是城市规划、建设及其管理工作真实记录”的特性，在编研选题上要做到三点：其一，围绕经济发展和城市建设。这应始终是编研选题的重点。如我市在新一轮经济发展和城市建设中，结合实际，深入开展了专题资料汇编工作，为规划、建设、环保和管理部门以及有关领导、专业技术人员提供了极具价值的参考资料。其二，体现专业特点和地方特色。城建档案含有丰厚的文化底蕴，反映着不同时期的施工技术、基础结构、建筑风格等，对现代设计业、建造业具有极

高的借鉴参考价值。城建档案的编研要充分利用这些资源，打造体现专业特点和地方特色的产品。其三，突出服务重点和馆藏优势。常言道“有为才有位”。档案工作的“有为”要靠服务来创造，档案工作的“有位”也要靠服务来提升。选择编研内容要明确服务对象，为领导决策服务，为经济发展服务，为城市建设服务，为社会各界服务。应研究不同利用者的不同需求，有针对性地选择主题。同时，尽可能地凸现人无我有的馆藏优势，逐步探索一套将城建档案内建筑文化、历史文化、科技文化相结合，将城建档案内地域、名人、名宅、历史事件、活动足迹相贯穿，将馆藏档案与收集征集来的资料相融合的编研方法，走出一条具有地域特色、馆藏特色、专业特色编新研路子。

在编研成果形式上，因进入信息时代，纸质档案“一统天下”正逐步被纸质档案、声橡档案、电子档案等多种载体并存的局面所替代。因此，传统的编研形式也必须进行转换和创新。一是利用航拍、摄影、摄录像等现代化的装备和技术记录城市的发展，并将其制成专题片、画册、明信片等，这种生动、直观、说服力强的编研成果更能适应快节奏的社会，为处于“读图时代”的广大群众所接受；二是利用计算机网络、多媒体技术，将馆藏内容、城建信息、编研成果等制成网页，向社会提供信息资源，扩大服务领域；三是在保持传统的出版书刊编研形式基础上，进一步拓宽思路，尝试以邮票、纪念品的形式形成编研成果。随着现代信息技术的发展，又为编研工作提供了新契机和提出了新要求，网络编研工作已被列入日程，编研成果形式注定要向多载体、全方位、深层次的方向转变。

三、组织管理求创新

加强对编研工作的组织管理是加大编研服务力度的保证。目前，受档案部门内部管理体制、机构设置及重视程度等不同因素的影响，城建编研工作组织不健全，管理力度不够，编研成果不理想。笔者认为，编研工作是城建档案工作这一系统中不可或缺的组成部分，为利用者提供的是一种“再创性”知识产品，有着原始档案所不能替代的信息集中、系统、深入等优势。因此，有必要加强对编研工作的组织管理，做到机构到位、人员到位、工作到位。首先，要把编研工作纳入到本单位业务建设规划中，纳入业务建设的日常管理。对编研工作既要有短期计划、单项任务计划，更要考虑涉及长远规划，这也有助于编研项目系统性、编研成果系列化。其次，要建立专门机构，加大人员投入，实现组织保障。编研人员的水平，直接关系到编研成果的质量。编研工作能否深入开展并不断提高，说到底，取决于编研人员能否胜任工作和信息资源是否丰富。因此，应把专业水平高、研究能力强、文字功底好的人员选派和充实到编研工作岗位上。第三，要建立横向联系，借助外界力量，实现联动发展。多年来，城建档案编研工作基本处于各自为政，依据自身的编研力量和馆藏资源进行开发编研。虽有成效，但局限性也是明显的，难上一个更高的水平。要想有新的突破，可以在馆内编研力量相对薄弱的情况下，借助院校和社会力量，走协作开发或联合编研的路子，从而深入挖掘城建档案的内在价值，提高编研成果的科技含量。第四，要精心策划和组织，大力营造良好的氛围。加强对编研成果的社会宣传，适时组织成果发布会，利用报刊、媒体等，对编研成果广泛宣传，避免编研成果“躲在深闺人不知”的现象，从而促进全社会的档案意识和档案界的社会意识。

四、基础建设求创新

开发档案信息资源，全方位的提供利用服务是城市档案工作永恒的主题。编研工作作为提供利用的有效途径，也是一项长期和根本性的工作，必须从可持续发展的战略角度出发，抓好四个方面的基础建设：第一，机制建设。建立城建档案信息需求和利用效果反馈机制，通过对城建档案利用的类别、频率、效益等统计分析，研究潜在的利用需求，预计市场所需的内容和趋势，抓住重点、热点，编研适销对路的产品，从而加强城建档案资源开发及编研选题的针对性、目的性、时效性，充分发挥馆藏资源优势及信息服务功能。第二，资源建设。即大力加强城建档案的接受征集工作，丰富馆藏。因为，丰富的馆藏是提供利用的不解源泉，也是开展编研工作最重要的物质基础。城建档案工作最大的竞争优势依赖于城建档案。而要保持城建档案工作的生机和活力，在于最大限度地开发利用这些档案提供服务。采取多渠道、多方式努力丰富馆藏至关重要。第三，系统建设。要加强信息化、网络化的系统建设，充分利用计算机多媒体技术、光盘技术、数码影像技术及电子通讯等现代技术进行城建档案的编研，加快编研速度和成果的多样化，使档案编研信息电子化，从而有利于利用、传播和反馈。进而使档案编研信息更趋社会化、更具时代感。第四，人才建设。创新并建立专家型编研人才队伍。还要注重培养和储备能适应网络时代的编研人才。可采取选派人员进修、委托培训和在职深造等方法培养高层次的人才。也可以用优厚的待遇直接引进高层次人才。同时，做好在职人员的培训和继续教育工作，提高全员的整体业务水平，为新型人才的脱颖而出创造条件。除此之外，编研岗位上的研究人员应相对固定。这有利于熟悉馆藏、积累知识、深入研究，打造编研精品。

总之，城建档案的编研是一项实践性很强的工作。要以馆藏档案资料为基础，以市场需求为导向，以创新发展为动力，以利用服务为目的，努力开拓工作思路，不断深化和推进编研工作的开展，并以此促进城建档案工作水平的提高和扩大城建档案工作的社会影响。

第四篇：档案编研工作

档案编研工作

一、档案编研工作含义

档案编研工作是档案馆（室）根据社会利用的需要，对档案内容进行研究和编纂的工作。主要包括编纂公布史料，汇编现行机关档案文集，编写档案参考资料，参加历史研究和编史修志，撰写专门著作。编研工作是档案部门系统、广泛地提供档案利用服务的有效方式，也是提高档案馆（室）工作水平的重要途径。档案馆（室）编研工作主要包括三个方面:

 一是汇编档案文献，编纂和公布档案史料；

 二是熟悉与研究档案内容，编写档案参考资料；

 三是参加历史研究和编史修志，撰写文章和著作

 档案编研工作以满足社会对档案信息的利用需求为主要目的。

 档案编研工作的内容实质是对档案信息内容进行分析、研究、选择、加工和编排的过程。 编研工作在档案业务工作中占有十分重要的地位，它是档案利用工作的一种手段，工作的主要物质对象是档案文件。在选题、选材上应以馆（室）藏档案为对象，否则编研工作将成为“无源之水、无本之木”。

二、档案编研工作的质量

编研工作是一项严肃认真的工作，需要有高度的政治责任心，实事求是的科学态度。无论内部发行或公开出版的档案史料、参考资料都应内容丰富、观点正确、符合历史本来面目，有较高的利用价值和学术价值。质量要求：

（1）政治上的正确性。用正确的立场、观点来指导编研工作。选题和选材应从维护党和国家的根本利益出发，为两个文明建设服务。

（2）史料上的真实性。尊重历史，维护历史的本来面貌。档案工作者的责任就是通过编研工作正确地反映历史，保持本来面目，不溢美、不隐恶，不能用现在的观点加以修改和补充。使史实失真。

（3）内容上的充实。要求内容丰富、材料充足，有骨有肉。

（4）体例上的系统性。把档案材料按照内在的联系组成一个有机的整体。使内容条理系统、上下贯通、合乎逻辑，不能前后重复。体例统一、结构严谨。

三、常见的档案编研成果及其编制方法：

档案编研成果作为档案参考资料，是根据一定题目，对有关档案内容进行研究，综合编写的系统材料。他改变了档案原来的面貌，具有问题集中、内容准确、根据性强的特点。常见的有大事记、组织沿革、基础数字汇集、会议简介等。



1、大事记：

按照时间顺序简要记述一定范围内发生的重大事件、重要活动的一种档案参考材料。大事记可以从纵的方面了解一个单位各时期的大事及其发展过程的梗概。给查找档案史料提供线索。可以检验档案室收集是否齐全。 结构：

大事记一般由题名、正文组成。正文是大事记的核心部分，它又包括大事时间和大事记述两部分。此外，根据大事记的编写目的、对象、篇幅长短、年限长短等情况，还可以设置前言（或编辑说明）、目录、概况、附录（包括注释、材料出处、图表等）。

 编写要求：

(1)观点正确，用材真实。大事记内容广泛涉及不同历史时期、人物、事件，正反两个方面材料，在分析人、物、事时，必须按照历史唯物主义的观点去分析，一切从实际出发，坚持实事求是，如实反映事物的本来面目，内容不实根据不详者，一般不予采用。（2）大事突出，要时不漏，小事不要。要立足于本地区、本系统、本单位的主要职能活动。大事指影响较大，涉及范围广，事后影响较久或性质重要的事件。大事、要事的标准，要根据所编大事记的题目来定。

（3）以时为序、逐条排列。任何事件都在一定时间里发生，因此每一件大事必须写明年、月、日，对时间不详或不准的要考证准确后，再按序编排。

（4）系统条理，简明扼要。大事记按时间顺序记述，一时一条，不要数时一条，但事与事之间应前后照应，给人以条理清晰之感。记述大事提纲

领，文字简明切忌冗长，但必须把涉及的时间、地点、人物、数据、发展经过、因果关系等言简意赅地表述出来。一般不加评论。

(５)选材范围要恰当，既要总揽全局，又不能大小事一起罗列。机关单位大事记的选材范围主要是：

1、本机关召开的重要会议；

2、本机关领导参加的重要活动；

3、本机关重要的决定、决议、规划、部署以及发布的重要文件；

4、本机关机构的设置、撤销、体制的调整、职能和隶属关系的变化；

5、本机关党政领导及各部门负责人的任免、奖惩；

6、本机关完成的重大任务或科研成果；

7、上级领导对本机关的重要指示和检查活动；

8、本机关及管辖范围内发生的重大灾害、事故；

9、本机关参加的外事活动；

10、本机关主办或协办的重要活动；

11、本机关及所辖范围内的知名人物、英雄模范的主要事迹及其活动情况；

12、本机关集体或个人获得的各种奖励和荣誉称号；

13、本机关干部职工受重大党政纪律处分与刑事处分；

14、报刊、电台、电视台关于本机关情况的重要报道；

15、其他重要事件。大事记

×××人民政府××年9月份大事记

9月8日 市委、市政府庆祝第×届教师节暨优秀教师表彰大会召开，有关领导××、×××、×××、×××出席。

9月9日 ×××市长向全市教师发出公开慰问信。

9月13日 第十届市运动会召开。

9月28日 ×××国家×××领导人来访。9月30日 市政府召开新闻监督座谈会，主要议题是研究部署新闻系统加大反腐败斗争和廉政建设的舆论监督作用。

 ２、组织沿革：

系统记述一个机构、地区、行业的组织机构、人员编制、隶属关系、职能与管理体制等基本情况的一种档案参考资料。组织沿革具有现实参考和历史凭证作用。对于开展整理、鉴定、利用等工作具有重要价值。随着社会发展，行政区划、建制沿革、机构设置、人员编制及人事任免经常发生变化，形成大量档案材料，分散在不同、全宗中，而编制组织沿革，就能较好地解决利用问题。

组织沿革的主要用途是：

（一）便于各级领导人员和有关部门查考、研究本机关的组织机构、人员变化的历史情况，指导当前工作；

（二）为研究各种机构的发展史、政治制度史、编修地方史志积累系统的史料；

（三）在档案工作方面，可为编写立档单位和全宗历史考证以及全宗指南中的立档单位沿革简介提供系统的材料，对于档案人员熟悉立档单位情况，做好档案的收集、整理、鉴定和提供利用工作，都有积极的作用。

（１）组织沿革内容：

 地区历史概况、行政区域、建制变更；机构名称演变、建立撤消或合并的时间、原因、隶属关系、性质任务和职权范围；领导人员的任免；人员编制；编制的扩大与缩小；内部机构的设置和办公地址迁移等。（２）组织沿革五大要素：

    一是单位性质和主要职能； 二是隶属关系； 三是人员编制；

四是内部机构设置；

 五是领导成员的组成及各要素的发展变化情况。

（3）组织沿革体例：

体例是指材料内容的结构、表达形式及材料编排的层次和顺序。组织沿革的体例大致有四种：

 第一种是编年法。即按年代顺序，逐年编列出单位的内部机构设置和主要领导成员。这种体例的表述包含年代——系列（包括组织机构和领导成员）两个层次，适用于组织系统经常变化的单位。但是，一般单位的机构、人员在正常情况下都是相对稳定的，因此每一年都编列出单位内部所有机构和主要领导成员，会造成内容重复。

第二种是系列法。即以单位内部的组织机构为主线，对每一个机构及其领导成员的沿袭变化，按时序进行系列编写。一个单位有多少机构，就相应地设多少个系列。这种体例能清楚地反映一个单位的整个组织体系和每一个机构及其主要领导成员沿袭变化的历史线索，适用于组织系统比较稳定的单位。但是绝对稳定的单位是不存在的，当组织系统发生重大变革时，用系统法就很难处理。

第三种是阶段法。即根据单位发展史上的重要变化，把单位的历史分为若干自然的阶段，在每一个阶段里采用以单位内部组织机构为主线的方法进行编写。这种体例包括阶段——系列两个层次。阶段法体例保留了编年法以时为序的原则和适应多变的优点，兼取了系列法以系列为主线，脉络清楚的长处，而避免了它们的缺点。

 阶段法的优点归纳起来有以下四点：

 ⑴内容比较完整，单位的内设机构、人员编制、领导成员以及性质和主要职能、隶属关系诸方面可以得到全面反映；

 ⑵形式比较灵活，不论单位大小都可以根据自身重大变革的环节，自然地划分出单位历史发展的主要阶段；

 ⑶整个单位在各个阶段的组织体系一目了然；

 ⑷通过划分阶段，单位各方面的沿袭和变革的历史线索清晰可辨。

我将重点介绍阶段法的编写方法

 第四种是问题法。即通过对单位自身组织体系发展演变的历史深入系统的研究，抓住主要特点，结合读者了解和查考的实际需要，把单位自身各方面的沿革情况分别列为一个个问题，然后再一个问题一个问题地加以记述。简言之，这种方法就是以问题作为安排组织沿革正文结构的基本线索和首要依据。问题法的最大优点在于问题设置的灵活性与针对性。

采用问题法，首先要明确列出问题，而问题的确定，则要根据每一个单位的性质及其发展演变的特点和读者利用的需要，有的放矢。在具体编写时，对每一个问题的结构安排和记述形式也可以灵活处理。较简单的问题，可用单层结构，直述其事；复杂的问题，则可采用复式结构，在大问题下再设小问题，或者再分若干阶段，或者再设若干系列，最后才分别具体记述。

（4）阶段法组织沿革的结构、形式及有关问题的处理

1、结构

阶段法体例的组织沿革由总题名、总序、目录、正文、附录五个部分组成。

下面按编写程序逐一介绍：

⑴总题名。包括标题、起止时间、编者。

如：

×××局组织沿革

××年×月——××年×月

×××局档案室编

总题名可置于封面、也可不用封面而置于全文之首。

 ⑵总序。置于第一页，目录之前：如不设目录，也可置于总题名之下，正文之前。要说明编写目的、体例、材料来源，本单位的性质和主要职能及历史沿革概况（概述几个阶段）。

 ⑶目录。置于总序之后、正文之前。每一阶段单位名称加起止年月为一条目。如有图示、表格，条目上应注明附图、附表或单设图、表条目。单位时间短、阶段少的也可不设目录。

 ⑷正文。按阶段先后编排。每阶段内容及顺序是：

 阶段名称。置于每一阶段之首，写出该阶段单位全称，注明起止时间。

 小序。置于阶段名称之下，说明该阶段本单位起止的背景、性质和主要职能、隶属关系、人员编制及其他有关问题。

 组织系统。置于每一阶段小序之下，按工作性质、重要程度依次编列机关在这一阶段的各内设机构，并分别写明起止时间、性质和主要职能、隶属关系及其变化情况。 领导成员。置于每一阶段的各内设机构之下，按职务高低编列其领导成员。同等职务的，以任职先后为序排列，并分别注明每个人的任期。⑸附录。有关图表、照片等，可作为正文的补充，附于有关内容之后或整个沿革之后。



2、形式：

 阶段法组织沿革的表达形式有三种：文字叙述、图示和表示。 ⑴文字叙述。分阶段，按顺序编写，各阶段均应反映出五个要素的内容。 ⑵组织系统图。分阶段在组织机构为主线绘制系统图，一个阶段一个图。

 ⑶组织系统表。分阶段列表，以五大要素为纵栏标题，各机构名称为横向标题，一个阶段制一表。

一般情况下主要采取文字叙述的形式，有些机关也可采用图示或表示形式。为了增强参考资料的直观效果，可以文字叙述为主，以图示和表示为辅，三种形式结合使用。即机关性质和主要职能用文字表述，其他要素可用图、表表示。在采用图示的表示形式时，应按机关的不同阶段分别绘制。图表可分别插入各阶段文字叙述之后，也可集中附在全文之末。总之，组织沿革可以采用文字叙述或图表的形式，也可以图文并用。在编写中宜文则文，宜表则表。通常对历史沿革、主要职能任务用文字叙述，机构、人员变化用图表，这样既能减少篇幅，又条理清楚，便于查阅。

3、关于同一阶段内机构和领导人员变化的处理

在编写组织沿革时经常会遇到同一阶段内出现机构的撤、设、分、并和领导人员发生变化。对此应采取以下办法加以处理：

 ⑴续补加注。对于新设机构，可跟在原有机构后面，注明起止日期，如同一机构领导人发生变化，应按任职先后排列，注明任期。 ⑵撤减加注。如内设机构撤销，可在该机构起止时间后注明其撤销后的归属。 ⑶分设和合并加注。如有一个内设机构分为多个机构或由多个机构合为一个机构，应先列出原来机构，注明何时分设或合并，然后排上新的机构。 ⑷更名加注。如内部机构名称发生变化，应采用新名称，并注明原名及更名日期，再注明起止年月。（5）组织沿革的续编工作



历史总是在发展，当我们编写了过去的组织沿革后，机构、人员、体制又会有新的变化，因此，对许多机构（单位）来说，都有一个组织沿革的续编问题。

组织沿革的续编有两种方法：



1、逐年续编。即把本单位机构设置情况、领导成员情况逐年加以整理、编印，其编写方法基本与编年法相似。有的单位则采取每年编年鉴的做法，把编写组织沿革作为年鉴的一项重要内容。



2、分阶段续编。一些机构不大复杂，但比较稳定的单位，没必要每年都续编组织沿革，可以按一定阶段进行续编。阶段的划分仍以机构人员的自然变化为准。

3、全宗介绍

 全宗介绍又称全宗指南，就是以某一全宗为对象范围，以文章叙述的形式，介绍和揭示档案馆（室）所保存的各立档单位及其档案的内容和成分等情况的一种报道性材料。由封页、正文、备注三部分组织。其结构形式如下：

封页

包括全宗介绍名称、时间、全宗号。

正文

a、全宗构成者沿革

b、全宗内档案情况简介

c、全宗内档案内容与成分介绍

备注

 全宗构成者沿革简介

1、全宗构成者的名称

2、时间：全宗构成者沿革应结合时间撰写，和下列内容有关的时间应反映在全宗构成者沿革中。（1）全宗构成者成立、合并、改组、更名和撤销时间。

（2）全宗构成者内部机构的设置及重要部门的调整、增设、合并、更名、撤销时间。（3）全宗构成者上级主管机关变更时间。

（4）其他所有反映全宗构成者重要活动的时间。



3、主要职能



4、隶属关系：

（1）全宗构成者和其上级主管机关的组织关系、业务关系。

（2）全宗构成者和其重要的直属下级机关的组织关系、业务关系。

（3）全宗构成者上级主管机关如有变更，应反映在全宗构成者沿革中。

5、全宗构成者负责人名录：全宗构成者正副职负责人姓名、职务、任期时间。

6、全宗构成者内部机构的设置及其各历史阶段演变情况。（1）全宗构成者内部以及机构的名称。

（2）全宗构成者内部一级机构正职负责任的姓名、职务、任期时间。（3）全宗构成者内部一级机构的主要职能。

（4）全宗构成者内部机构中重要部门的增设、调整、扩大、合并、撤销情况及内部一级机构在各历史阶段的变化情况。

7、其他

（1）涉及全宗构成者的重大事件和对全宗构成者产生了重要影响的活动。（2）全宗构成者改组和撤销的原因。



8、个人全宗：个人全宗构成者主要介绍其姓名、别名、生卒年月日、籍贯、职务、职称、主要业绩、荣誉称号及简历。



三、全宗内档案情况简介 

1、档案的数量及保管期限； 

2、档案的完整程度；



3、档案的利用价值及鉴定情况； 

4、检索工具的配置情况； 

5、档案的整理情况。



四、全宗内档案内容与成分介绍



1、档案内容与成分介绍的方式：按组织机构介绍；按问题介绍；以其他体系分类的档案全宗，应根据该全宗分类的特点结合问题介绍。

2、档案内容与成分介绍的一般方法

（1）档案内容与成分介绍一般应使用综合概括的方法介绍。介绍内容包括：  A、反映全宗构成者基本职能和主要活动方面的档案。

 B、反映全宗构成者每个阶段中心工作或特殊工作所形成的档案。 C、馆藏年代久远和特殊载体的档案。

（2）需要专门说明的档案按下列方法介绍：

 A、指明该档案文件的名称、责任者和文件形成的时间。 B、列出该档案文件的检索要素。 C、对其档案文件内容单独介绍。

（3）一般性文件介绍不使用引文，特殊性文件介绍如需使用引文应符合下列条件和原则：  A、引文有助阐述文件的内容实质。

 B、引用原文时不详细转述文件中叙述的事实和事件。

（4）和全宗构成者活动没有直接关系的上级文件不作介绍，必要时只作简要交待。 《基础数字汇集》是以数量特征反映一个地区（机构、行业）基本情况的档案参考材料。它不是各种统计表的简单合订，而是根据实际工作需要，从档案资料中选取有关的统计数字汇编而成。它是掌握情况、研究问题、总结经验、制定计划作为综合分析的依据和参考。但是，这些数字分散在各种统计表、总结报告、计划等文件中，利用不方便，经过加工整理方便利用。要注意目的性、真实性、对应性、可比性。

 《基础数字汇集》形式：文字叙述、图示、表示三种。

▲文字叙述:类似总结报告中的基本数据分项介绍部分。她由标题、前言、数列、说明四部分组成。标题，即汇集的名称，概括所反映的内容。

前言，概括所反映的主题及主要方面，涉及的空间范围和起止时间，统计的依据和完整情况。

数列，包括一是统计对象，即数列标题；二是时间和空间范围；三是统计指标，即统计对象所含的各个方面；四是统计数值。

▲图示法：主要利用坐标图形反映、标示统计数字。

▲表示法：及利用统计计表格登录、标示统计数字。是一种广泛应用的形式。它由总标题、横向标题、纵栏标题、指标数值四部分组成。总标题是表的名称，横行标题是横行数列组的标题，代表统计表所要说明的对象，一般写在表的左方。纵栏标题是统计指标的名称，写在表的上方指标数值列在各横行与纵栏的交叉处，任何一个数值的内容均由横行标题与纵栏标题所限定。

 基础数字汇集的结构

 基础数字汇集一般由题名、序言、正文（表格）等组成。

 基础数字汇集的题名构成：单位或地区的名称﹢数据汇编的内容或专题﹢基础数据汇编三部分组成。如：《南开区华苑街道基础数字汇编》、《南开区华苑街道计划生育情况基础数字汇编》。

 序言：主要介绍编写该数字汇编的目的、作用、主要内容、时间跨度和数据分析等情况。序言应放在正文的前面。 正文（表格）：基础数字汇集的正文大多采用表格式或示意图方式，可以将每年的数据汇成一表，逐年续表。也可以将各年的数据汇成一表，以便比照。 基础数字汇编的编写要求

 1.选择基础数字汇编的编制内容，应反映本单位主要工作，根据领导、主要科室和重点工作的需求来编制，应具有使用价值。 如：《十八里店乡社员宅基地审批情况基础数字汇编》  2.基础数据一般应有一定的时间跨度，起止年代尽可能长远。 3.数字要准确可靠，不能估算。

 4.表式清晰、图形准确、规范、示意性能好。

▲《重要会议简介》扼要介绍重要会议基本情况的史料性参考资料。为召开同类会议提供借鉴。正文内容包括：按届次或开会时间先后，分别依次介绍会议名称、及时间、地点、主持人或主席团的组成；参加人员、会议的开法和议程；决议和决定、选举或讨论结果，及其他应介绍的情况。

第五篇：档案编研资料

档案编研是档案部门根据馆（室）藏档案和社会需求，在研究档案内容的基础上，编写参考资料、汇编档案文件、参与编史修志、撰写论文专著。

目录

一、具体做法

1、技术力量上采取“内举外聘”

2、选题上既坚持有所创意，又注重实用

3、选材上创新方法

4、专题编研成果突出地方特色、行业特色

二、运作方式

三、发展意识

四、内在意义

一、具体做法

1、技术力量上采取“内举外聘”

作为县（市）级档案馆，由于受人手紧张，专业人才欠缺、水平不高等因素的制约，我们采取了内举外聘的做法：“内举”即充分发挥馆内人员的专业特长，让其担任编研课题的负责人，参与编研的谋划工作；“外聘”即聘请有深厚文字功底和地方历史文化知识的已退休的老教师、老同志来担任编研的具体工作。

2、选题上既坚持有所创意，又注重实用 档案编研工作是将馆内静态的档案资源转化为动态的、可供利用的信息资源的加工制作过程。档案编研的选题只有贴近党委政府的工作中心，贴近人民群众，才能有效地为经济建设、社会发展服务，让档案编研成果满足社会各界及人民群众的需要，是档案编研工作的出发点和归缩。因此，在编研选题上要尽量避免过大、过深的做法，应坚持以编为主，研究为辅的方针，不囿于习惯性的模式，在选题的创新上作一些探索。如我馆坚持“注重实际，贴近现实，立足实用，讲求实效”的选题原则，确立了《xx民国档案概要》、《xx民国档案专题介绍》、《xx民国档案文献选编》、《历史记忆——xx民国档案图片集》等主题，在内容安排方面，专题性强，有深度，具有一定的史料价值，体现了为地方党委政府的中心工作和文化建设服务的基本理念。

3、选材上创新方法

档案信息是历代人类通过生产和实践保存和积累下来的，以档案的某种形式供后人利用的重要的历史文化资源。任何信息资源都有它的不完整性、不系统性和不准确性。因为档案在收集、整理、鉴定、归档时，无不受到当时当地的历史局限性，总有当时认识不到的、删除不准确的和未收集上来的现象，加上对未来变化和需要预测不足等原因，馆藏现有资源可能难以满足编研课题的需要。对此，我们不能仅靠馆藏档案资源进行编研工作，尚需馆外资料作补充。因此，我们在选材上提出了“档案不足资料补，馆内不足馆外补”的编研工作方针。编研过程中，我们采取“内部发掘与社会调查相结合”的方法，根据专题的需要走访了一些了解当时情况和保存有历史资料的老同志，并进行了座谈。政协文史委、文化、图书、史志办等单位提供的历史文化资料作了补充运用，从而弥补了一些专题编研资料不足的缺陷，实践证明，不失为一种可行的办法。

4、专题编研成果突出地方特色、行业特色

在编研的选题中，专题编研要体现独特性、新颖性，专题不在大，重在能反映出一个地方独特的风土人情和人文特色。

二、运作方式

开放和谐，是疏畅档案编研通途的基本保障。档案编研的路子要想越走越宽、越走越通畅，在运作理念上务求开放和谐，走开放式社会化的编研之路。开放搞编研，编研项目成为多家的合作成果，这不是谁动了我的奶酪，而是充分利用各方优势，共同把档案编研开发这个蛋糕做大，这是档案编研理念的又一拓展。

开放搞编研，有两个基本特征：一是在形式上，不是编研部门独家，而是与馆内、馆外多家合作，优势互补，实现科学合理的课题组合；二是在内容上，不仅仅限于馆藏，在依托和立足馆藏档案的同时，适度吸纳社会文化资料作为补 充，以求编出更完整系统的文化产品。

开放式编研务须注意这样两个问题：其一，务必抱有开放的心态，讲求协调运作，妥善处理各方关系。其二，务必充分尊重合作单位的意见和建议，编研开发档案的目的是服务，那么，我们在合作中就要努力服务到家到位。只有这样，档案编研的路才能越走越宽。

三、发展意识

更新档案编研观念、适应现代社会对档案编研的需求，是档案编研实践发展的要求。从实践来看，一是开辟档案信息资源利用的新途径，把对内部馆藏资源的编纂发展到对外部馆藏及现实的信息资源的挖掘。档案编研的信息资源更具有时效性，为档案编研贴近社会生活和现代社会对档案编研的需求提供了新思路的基础。二是随着计算机技术的发展，声像档案在满足社会需求方面发挥了直观优势，“读图时代”的大众传媒的需要使档案编研的新的形式不断出现。如史志类、画册类、汇编类等档案编研手段较好地贴近了社会的需求。只有档案编研观念创新，它所产生的成果如档案汇编、专题综述、组织沿革、大事记、档案研究文章及专著、档案电视片等，才能够满足和服务于社会主义物质文明、精神文明和政治文明的需要。做好档案编研工作，笔者认为需要树立“需要”和“精品”意识。

1、需要意识。在社会高度信息化的时代，档案信息来 源于社会需要，又必须回归于社会需要。只有树立需要意识，档案编研才能把档案信息资源从封闭状态开发出来，实现其潜在价值与社会功用，成为全社会需要的公共财富。档案编研的“有作为”要靠服务于社会需求来创造，而档案编研的“有地位”要靠服务社会需求来提升。服务对象要从为领导决策和学术研究的需要服务的狭小范围走出来，向为广大人民群众的需要服务转变。档案编研不能停留在提供个别的档案凭证和依据层面上，而要以新时期的社会需求为目的，提供批量的信息服务。

2、精品意识。社会需求是一个质的概念。有特色才有形象，有精品才有影响。档案编研要彰显和提高社会地位和影响，其编研成果应该是满足社会需求的具有高水平的文化产品。在讲求编研成果内在知识含量和科技含量的同时还要注意地方特色的总结和挖掘，才能适应现代社会的需求。多出精品、满足社会需求，是档案编研的重点。精品是社会需求对档案编研工作有效的检验和推动。提高质量必须树立精品意识，实施精品战略，以满足社会需求的高标准。满足社会需求，档案编研不仅要讲社会效益，而且要将社会效益同经济效益有机结合起来。档案编研要有精品计划，并对精品精心组织、精心设计、精心编制，争取更多的适应社会需求的精品推出。

四、内在意义

1、编研工作是档案利用工作的一个重要组成部分，是档案部门系统、广泛地向社会提供利用服务的一项重要的基础性工作。有了编研工作，才能通过主动提供档案的编研成果，直接服务于社会各项事业，有助于推动和促进地方人文历史、社会科学的研究。

2、编研工作是保护档案史料、方便利用的有效措施。档案大部分为孤本，在开展利用服务时，老是把原件提供利用，容易破损，影响档案的寿命。以编写档案史料的方式提供利用，可以避免档案原件的重复使用，减少磨损，从而延长档案的寿命。也能使这些资料长久保存，便于后人利用。

3、开展档案编研工作，可以扩大档案工作部门在社会上的影响力。通过编研工作，向社会提供编研成果，使广大利用者看到档案的价值，加深对档案和档案工作的了解，能起到很好的宣传作用。

4、档案的编研成果具有存史、资政、文化功能外，其教化功能更为明显。如我馆编研成果中的“红军活动”，“抗战时期的讲稿、诗文”，“鼠疫及预防措施”等重大历史事件的专题资料，都是对广大公众，特别是青少年进行爱国主义的生动教材。

5、档案编研工作有利于做好统战工作。档案中有许多弥足珍贵的历史资料，其中不乏个人的档案资料，这些档案的主人在当时往往是有一定影响的人物，现在他们的子孙遍 布祖国各地。通过编研工作，把这些档案信息提供给他们的后代，使其更加了解祖辈的情况，从而与之交友，建立友谊，互通信息，献计献策，为地方经济和社会发展服务，具有重要的现实意义。

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