档案编研材料的编写

第一篇：档案编研材料的编写

档案编研材料的编写

怎样编写《全宗介绍》

全宗介绍是以文章的叙述形式介绍和揭示档案室所保存的某一个全宗档案内容和成分及其利用价值的一种材料，又称全宗指南，是一种书本式检索工具。某体例包括以下内容：

立档单位和全宗的历史概况。此部分可简要叙述立档单位成立的时间、人数、机构设置情况，主要领导的配备，立档单位的性质、任务及主要职能活动情况，隶属关系以及全宗历史的沿革等。

全宗内档案内容和成分的介绍。这是全宗介绍的主体部分。其叙述方式，首先介绍全宗内档案的构成及数量；其次，以档案内容或以组织机构为主线分别介绍档案情况，突出有价值的内容；第三，介绍全宗内档案的整理（分类、编目）及保管情况。

全宗介绍的辅助材料。此部分主要包括：关于利用全宗内档案材料的说明（利用方式，服务手段，利用效果），有关立档单位历史和全宗历史的参考资料情况（自编参考资料的种类、数量）等。

怎样编写《组织沿革》

组织沿革，也称组织机构沿革。是系统记载一个机关、一个地区或专业系统的组织机构、人员编制、体制变革情况的一种档案参考资料。

一、组织沿革的作用

（一）为利用者研究和查考某一机关或系统的机构演变人才培养情况、进行经济体制

改革和政治体制改革提供参考资料。

（二）为研究国家机关史、革命史、专业史、地方史提供必要的参考材料。

（三）为整理、鉴定档案价值、熟悉立档单位情况、编写全宗介绍提供系统的素材。

组织沿革的编写形式有文字叙述式和图表式两种。组织沿革所记载的内容，要根据机关的职责范围，内设机构情况编写在组织机构沿革演变中对日后有一定查考利用价值的有关事项。其内容主要包括：

1、组织机构建立、合并、撤销、名称更改、办公地点迁移的原因、时间；

2、组织机构职责范围、性质任务、隶属关系、编制的扩大与缩小；

3、主要工作；

4、内设机构设置、职能变化；

5、领导人任免职务及时间；

6、文书工作制度及变化情况、文书处理使用的各种印章戳记及其作用。

二、组织沿革的特点及内容

（一）特点

第一，它着重记述和反映机关自身在组织系统方面的有关情况，至于该机关做了哪些

工作，开展的哪些活动，取得了哪些成绩等，则不在组织沿革的记述范围之内。

第二，它以系统地反映该机关自身发展、变化的历史过程为主要目的，而不能片面、孤立、静止地只记一时的情况，否则就不能称之为“沿革”了。

（二）内容

组织沿革的内容包括：地区、专业系统或机关历史概况；行政区划、建制变更情况：

机关成立、合并、撤销和复建的情况；机关名称变更、办公地点的迁移情况；机关性质、职权范围、主要任务及其情况；机关隶属关系、所辖机构和地区范围及其情况；机关主要领导人的任免情况；机关领导体制及其情况；机关人员编制及其变化情况；机关内部组织机构的设置及其变化情况；主要内部组织机构的职能及其负责人的任免情况；其他与所谓“组织”有关的情况。上述内容有的同志把它归结为“五大要素”：①机关性质和主要职能；②隶属关系；③人员编制；④内部机构设置；⑤领导成员的组成。

三、编写组织沿革的意义

1、为主要领导人和有关工作人员查考本地区、本专业系统或本机关内部组织机构设置

和人员变化等情况提供了资料，有利于借鉴历史的经验，吸取历史的教训，做好今后的工作。

2、编写组织沿革工作可以与编史修志活动有机地结合起来，它既可以作为编史修志活

动的一个步骤，又为编史修志提供了比较全面、系统、准确的史料，因此深受史志部门的欢迎。

3、编写组织沿革可以为编写立档单位历史沿革提供系统的材料，对做好档案的收集、整理、鉴定、编目和提供利用工作，都有积极的作用。

四、组织沿革的体例和形式 比较常用的体例有以下四种：

1、编年法

这种体例是以年度为单位，以年度先后为顺序，逐年编列机关自身各方面情况的一种方法。通常在年度再分问题或设项来记述或填写有关情况，即采取“年度——问题（或项）”的形式。此方法适用于变化较多、较频繁的机关。

2、系列法

这种体例是以机关内部的组织机构为主线，将每一个组织机构的人员编制、主要负责人的沿袭、变化等情况，分别作为一个系列来加以记述或填写。此方法适用于组织系统比较稳定的机关。

3、阶段法 阶段法是根据机关历年来自身变化的特点，将其历史划分为若干阶段，再于每个阶段中，分别记述和反映机关自身各方面的情况及变化。

采用阶段法，首先要正确划分阶段。阶段划定之后，还有一个重要问题需要进一步解决，这就是如何把每一阶段中的情况记述和反映清楚，不同阶段可以分别采用不同的结构和记述方式。主要有两种情况：一是采用单层结构，即在阶段下直接按时间顺序加以记述；二是采用复式结构，即在阶段之下先分问题或系列，再将每个问题或系列的内容按时间顺序加以记述，形成“问题（或系列）——时间”的结构形式。

4、问题法

问题法，就是通过对机关自身组织体系发展演变的历史进行深入系统的研究，抓住主 要特点，结合读者了解和查考的实际需要，把机关自身各方面的沿革情况分别列为一个个问题，然后再一个问题、一个问题地加以记述。

采用问题法，首先需要明确列出问题。由于所列问题大小不同内容繁简不一，在具体

编写每一个问题时，其结构安排和记述形式也可以灵活处理。比较简单的问题，可以采用单层结构，直述其事。如果该问题内容比较繁杂，则可以采用复式结构，即于该问题之下或者再列若干小问题，或者再分若干历史阶段，或者再设若干系列，最后才分别具体记述。由于采用问题法编写组织沿革有较强的灵活性和针对性，所以被许多单位编写时采用。

五、编写要求

要使编写出来的组织沿革全面、真实、实用性强、具体做到：

1、要真实可靠。就是说所记载的情况与客观事实相一致，要实事求是地记录机关（内

设机构）各个时期的名称变化情况，每一个领导人姓名、职务和主管工作。领导人姓名要用常用名，机构名称要用全称，如出现个别机构名称或领导人姓名等考证不准时，要在说明栏里注明。

2、要全面完整。就是要全面完整地反映出整个组织样的全貌。不得以任何理由和原因

而漏记或不记该记述的内容。

怎样编写《大事记》

大事记是用简明的文字按时间顺序扼要地记载一定历史时期内发生的重大事件，揭示

重要事件和活动的发生、发展过程以及它们之间的关系的参考资料。以事为纬，简明的记载和反映一定范围内各种重要史实的资料和工具书。

一、大事记的作用

1、从纵的方面为利用者研究历史提供史实梗概。

2、补充档案史料汇编、历史著作和地方志不足，为编史修志提供可靠的资料。

3、为回顾历史、总结经验提供线索和依据。

二、大事记的种类

1、大事记的题目性质即大事记所反映的客观对象的性质各不相同，据此，可以把大

事记划分为许多种类。其中较为常见的有国家大事、地区大事记、机关大事记、企业大事记、人物大事记（即人物年谱）。

2、按照大事记记事范围的不同，可以把它分为综合大事记与专题大事记两种。

3、按照大事记正文形式的不同，可以把它分为文字叙述式与表格式两种。

4、大事记印行和使用方式有所不同，主要有两种方式，一种是单行本，另一种是作为

其他作品的一部分或附录。

三、大事记的编写

1、大事时间的编写

编写大事时间，必须注意以下几个问题：

第一，大事时间必须考证、换算准确，标示清晰，避免错误及含混不清。为了保证大

事时间的准确、明晰。不能使用哪些笼统含混的时间概念，如“近来”、“不久以前”等。

第二，大事记时间应该标示具体，尽量写全年、月、日，必要时甚至应该写出时、分、秒。确实无法考证具体时间时，对应大事条目的具体排列原则：日无考附于月末，标“是月”；月无考，附于年末，标“是年”。

第三，某些大事持续时间较长，并且在大事记作为一个条目编写，其时间可以概括书

写，也可以表明起止日期，如“X年X月至X年X月”。

第四，大事时间一般以公元纪年为准。

2、大事条目的编写

大事条目是正文乃至整个大事记的核心部分，因此，在编写时，要注意以下几点：

第一，编写大事条目一定要做到真实、可靠、准确，不仅基本内容确实无疑、确切无误。

第二，编写大事记条目一定要以马克思列宁主义、毛泽东思想为指导，做到观点正确，详述得体。具体编写时，要注意两点：一是寓论断于叙述，于叙述中见观点。二是适当直接评论，鲜明地表明自己的观点，即夹叙夹议。

第三，对于客观史实的叙述，可以详尽一些，也可以简略一些，但无论内容详略，文

字都应力求简明。

第四，为了使大事记正文眉目清楚，编写大事条目应坚持“一条一事”的原则，即在

一个条目中着重记述一件事情，而不能把几件事揉在一起。

第五，对于那些持续时间较长的史实，应该根据其特点，分别采用分条记述的办法，或按照记事本末的体例，合并记述。第六，编写大事记条目要搞清各种客观史实之间的内在联系。在编写时，应言简意赅

地点明此事与其他某事的关系，有其实彼此间的因果关系。

2.大事条目的编排

大事记以按时间顺序记事为主，时间顺序是对大事条目进行编排的基本依据。编者可

根据大事记的繁简程度，灵活进行编排。

四、大事记的选事原则及范围

大事记的选事原则：紧紧围绕大事记所要记述和反映的对象，勾勒全貌，突出重点，大事要事必载，小事琐事不取。

1、机关综合性大事记的选事范围 机关综合性大事记的选事范围包括：（1）本机关召开的各种重要会议；

（2）本机关做出的重要决定、决议、规划、部署以及发布的重要文件；（3）本机关成立、撤销、合并、复议以及内部机构设置、变化情况；（4）本机关隶属关系和职能范围的变化情况；

（5）本机关党政领导人的任免、奖惩及其重要活动；

（6）本机关发生的重大事件、开展的重大活动、完成的重大任务、取得的重大科研

成果；

（7）本机关参加上级机关和其他机关召开的重要会议的情况；

（8）上级机关对本机关的重要指示、批示、表彰、批评以及来本机关检查指导工作 的情况；

（9）本机关向下级机关或基层单位派出调查组、工作组以及检查指导工作的情况；

（10）本机关所辖范围内发生重大灾情和事故；（11）本机关开展的重要外事、外贸活动；

（12）本机关所属范围内知名英雄、模范的主要事迹及其活动情况；（13）报刊、电台、电视台关于本机关情况的重要报导；（14）其他重大事件和重要情况。

五、大事记的编写要求

1、内容要真实，观点正确。所记述的内容要符合客观实际，不得随意加进编者的主观

见解，更不准歪曲事实。

2、文字要简明扼要。对所记载的内容一定要做到“大事突出、要事不漏”。一般一条

一事，每条大事涉及的时间、地点、人物、数据、发展过程、因果关系等均应揭示出来。

3、时间要准确。按时间顺序逐年逐月逐日记载，有的甚至要确切到时、分、秒。如有 的没有时间或时间不够准确，应尽力进行考证。

六、大事记的书写格式：以年度为段落，月日顶格，内容在月日右侧书写。例如：XXXXX大事记 XXXX年 X月X日

怎样编写《基础数字汇编》

基础数字汇编也称基础数字汇集。是以数字形成反映一个地区、一个单位或某一方面

基本情况的档案参考资料，是根据实际工作需要，从档案资料中选取有关统计数字汇编而成的。

基础数字汇编具有内容集中、数字确切、简明扼要、利用方便、说服力强等特点。它的作用可为利用者掌握情况、研究问题、制定计划、总结经验提供素材，为进行宣传教育提供依据和参考。

一、基础数字汇编的整体结构

独立成书的单行本基础数字汇集，一般由总题名（即书名）、序言和凡例、正文、注释、附录等组成。作为其他作品正文组成部分或附录的基础数字汇集，整体结构简单一些，通常只有总标题、编制说明和正文三个部分，偶尔也有注释。

二、基础数字汇编正文要素与形成

基础数字汇编正文要所记述和反映的客观内容，主要是各种数量概念和数量关系，人

们通常称之为数列。数列是构成基础数字汇编正文的基本要素，一个数列一般可以包含四个方面的具体内容，即：统计对象、时间范围或空间范围、统计指标、统计数值。

基础数字汇编正文主要有三种编写形式，一是文字叙述形式，二是图表形式，三是文

字叙述与图表形式相结合的形式。

三、基础数字汇编表格的制作 基础数字表格除总标题外，通常有三部分组成：一是横标题，列在表的左方；二是纵

标题，列在表的上方；三是基础数值，填写在横行与纵栏的交汇处，任何一个基础数值，都由横、纵标题所限定。有些表格还有附记、制表单位、制表日期等项。横行标题和纵栏标题用于表明基础对象、时间范围或空间范围、基础指标等内容，无论横行标题还是纵栏标题，其下都可以再设一级或几级小标题。

四、基础数字汇编的编写要求

1、基础数字汇编提供大量的统计数字来为本机关或社会各界服务，因此必须从实际出

发，实事求是，确保统计资料的准确。这就要求在收集、摘录、加工、使用各种统计资料时，一定要认真细致、一个数码、一个小数点都不能发生差错，同时还要特别注意对统计数字进行严格的核实。

2、编写基础数字汇编一定要广泛收集资料，并对资料进行科学的整理和编辑加工，确

保统计资料的全面性和系统性。

3、基础数字汇编是国际国内、各行各业都普遍使用的资料形式，因此在具体编写时应

尽量规范，应按标准执行。

第二篇：档案编研资料之大事记编写提纲

大事记编写提纲

大事记就是按照时间顺序简要地记载一定历史时期发生的重大事件的书面材料。它用简明的文字，系统扼要地记录和反映一定人物、事件、机构等方面的重要活动和发展变化的历史情况。大事记与其他编研资料相比，有其不同特点：它一般按时间顺序排列大事，便于通览和查找；只简记大事、要事，不记小事；言简意赅，用简短的篇幅概括丰富的内容。

大事记的编写要求是：

（1）观点正确，用材真实。在分析人、物、事时，必须按照历史唯物主义的观点去分析，取其所当取，舍其所当舍，详略适当，褒贬公允，一切从实际出发，实事求是，如实反映事物的本来面目。

（2）大事突出，要事不漏，小事不要。因为一个机关（单位），每年有成百甚至更多的事件发生，大事是少数，多数是要事和小事。编写大事记时，应坚持小事不要，如不区分大事和小事，凡事都记，材料罗列，大事淹没在琐碎的事物之中，把它记成了明细帐，就没有什么参考价值了。

（3）系统条理，简明扼要。大事记按时间顺序记述，一事一条，不要数事一条。记述大事提纲挈领，文字简明，切忌冗长，但必须把每一大事涉及的时间、地点、人物、数据、发展经过、因果关系，言简意赅地表述出来。

大事记的主要内容：机构设置沿革；人事任免奖惩；各种重要会议；领导视察活动；上级重要指示；本单位重 1

要决定；各项中心工作；生产科研成果；重点工程建设；较大自然灾害；重大事故发生；外事活动；报刊有关报道；以及其他需记事项。

组织沿革编写提纲

一、编写内容

组织沿革应包括目的、内容、范围以及结构形式等，大致可由五部分组成。（1）序言，或称前言、引言，或称总序；

（2）机关历史概况；（3）组织变革情况；（4）工作成就；（5）附录。

（一）序言。根据组织沿革的功能，所写的序言，其目的是为了便于对组织沿革的使用，使它起到指导和查考作用。因此，它应包括的内容是：

（1）说明编写的目的和用途；

（2）编写的体例；

（3）材料的来源和可靠程度；

（4）基本内容的介绍或评述；

（5）其他需要交待和说明的问题。

（二）机关历史概况。简要地阐明以下几点：

（1）本机关建立（含合、并、撤）及更名的时间断限和变化的原因；

（2）本机关当时的办公地点及其变更；

（3）本机关的性质、职能（职权范围）及任务；

（4）管辖的地区范围及辖属机构的情形；

（5）本机关的党、工、团组织设置及变化情形。

（三）组织变革情况。主要说明内设机构、直属单位的沿袭和变动，以及机构、领导成员变化情况。具体写法要根据编写的体例来定。一般说来有如下方面：

（1）首先用图表示意。如：机构名称变化示意图；

（2）按年或按问题或按机构的变动编列出程式，明确反映机构、人员的历史发展状况；交待清楚机构的起止时间和职权范围、隶属关系；

（3）主要领导成员的任职情况，并按任职先后排列，注明任职起止时间；

（4）人员编制情况。

编写的结构形式可采用文字叙述和图表示意相结合，达到体例严谨、文字简朴的特点。

二、编写的步骤与方法

第一步，制定方案，明确体例。具体编写方案的内容是：

（1）编写的目的、性质；

（2）编写范围（工作、生产发展和内部组织机构的演变情况）；

（3）时间；

（4）材料来源；

（5）编写体例；

（6）编写结构形式及编写法；

（7）编写人员的组织。

第二步，收集素材，分析研究。对内查阅本机关和上级机关的档案资料，同时外出访问老干部或请进来开调查座谈会，了解机关发展变化情形及考证史实。

第三步，按纲综合，加工编写。在材料基本收齐的基础

上按编写方案程序进行综合，写成初稿。

第四步，提交审阅，定稿付印。在撰写成初稿后，交给老同志及有关同志审阅，最后由领导审批定稿，尔后付印。

三、应注意的几个问题

（一）组织沿革的核心是“沿”字，组织（建制）与沿革（沿袭）要紧密结合，使其脉络清晰、系统、完整地反映出本机关单位的发展变化的全貌。

（二）划定体例是写好组织沿革的前提条件。确定哪种体例，要根据本机关单位的演变过程的实际情形，去认真选择。

（三）组织沿革内容中的工作成就的写法，要简明概括。工作成就是每个机关单位执行任务的结果，所以它要同本机关的任务密切地联系起来，成为有机的一个整体。因此，其段落安排可单独成段，也可放在本机关单位任务后面阐述。

全宗介绍编写提纲

全宗介绍即全宗指南，由“立档单位历史概况”和“全宗情况”两部分组成。前部分可写得简略些，采用问题、年代相结合的办法来介绍。对立档单位历史比较简短的全宗，这部分只作为全宗介绍的序言来叙述亦可。后部分“全宗情况”是介绍的主体。

一、立档单位历史概况的内容

1、立档单位的名称及其变更、成立、撤销、归并的时间、原因；办事地点及迁移情况。

2、立档单位的隶属关系、机构性质、主要任务、职责范围及其变更。

3、立档单位内部组织机构、编制及其变更情况；直属、附属单位职能、权限及其变更；主管人员姓名。

4、立档单位文书处理和档案工作制度、办法、文书处理工作中的各种标记章戳及其作用。

5、立档单位产生和发展过程中的重大历史事件，执行的特殊任务，等等。

二、全宗情况介绍的内容

1、档案数量，所属年代，收进移出情况。

2、档案完整情况，有否受到过大的损失，鉴定、销毁及其时间、原因数量内容。有否存放在其他地方而未收集的案卷。

3、档案质量有什么问题，采取过什么措施，效果如何。

4、案卷整理编目情况，全宗内分类、编目方法；案卷目录及档案排列情形；检索工具及使用方法。

5、档案内容与成分，主要叙述档案来源（作者）、档案内容（可分类介绍，如人事组织类、财会类、业务类、行政事务类等。）这部分可采用重点与全面相结合的办法，对一般案卷分类作综合介绍，对具有特别意义的重要卷，作详细介绍。

6、档案价值及利用情况。

三、编写要求

1、在编写立档单位历史概况时，必须坚持历史唯物主义观点，从历史出发，实事求是。

2、编写全宗介绍的材料，一般以档案为主，在档案不足时可利用其他资料，但必须经过全面分析、筛选，不能凭自己主观想象来写。

第三篇：档案编研工作

档案编研工作

一、档案编研工作含义

档案编研工作是档案馆（室）根据社会利用的需要，对档案内容进行研究和编纂的工作。主要包括编纂公布史料，汇编现行机关档案文集，编写档案参考资料，参加历史研究和编史修志，撰写专门著作。编研工作是档案部门系统、广泛地提供档案利用服务的有效方式，也是提高档案馆（室）工作水平的重要途径。档案馆（室）编研工作主要包括三个方面:

 一是汇编档案文献，编纂和公布档案史料；

 二是熟悉与研究档案内容，编写档案参考资料；

 三是参加历史研究和编史修志，撰写文章和著作

 档案编研工作以满足社会对档案信息的利用需求为主要目的。

 档案编研工作的内容实质是对档案信息内容进行分析、研究、选择、加工和编排的过程。 编研工作在档案业务工作中占有十分重要的地位，它是档案利用工作的一种手段，工作的主要物质对象是档案文件。在选题、选材上应以馆（室）藏档案为对象，否则编研工作将成为“无源之水、无本之木”。

二、档案编研工作的质量

编研工作是一项严肃认真的工作，需要有高度的政治责任心，实事求是的科学态度。无论内部发行或公开出版的档案史料、参考资料都应内容丰富、观点正确、符合历史本来面目，有较高的利用价值和学术价值。质量要求：

（1）政治上的正确性。用正确的立场、观点来指导编研工作。选题和选材应从维护党和国家的根本利益出发，为两个文明建设服务。

（2）史料上的真实性。尊重历史，维护历史的本来面貌。档案工作者的责任就是通过编研工作正确地反映历史，保持本来面目，不溢美、不隐恶，不能用现在的观点加以修改和补充。使史实失真。

（3）内容上的充实。要求内容丰富、材料充足，有骨有肉。

（4）体例上的系统性。把档案材料按照内在的联系组成一个有机的整体。使内容条理系统、上下贯通、合乎逻辑，不能前后重复。体例统一、结构严谨。

三、常见的档案编研成果及其编制方法：

档案编研成果作为档案参考资料，是根据一定题目，对有关档案内容进行研究，综合编写的系统材料。他改变了档案原来的面貌，具有问题集中、内容准确、根据性强的特点。常见的有大事记、组织沿革、基础数字汇集、会议简介等。



1、大事记：

按照时间顺序简要记述一定范围内发生的重大事件、重要活动的一种档案参考材料。大事记可以从纵的方面了解一个单位各时期的大事及其发展过程的梗概。给查找档案史料提供线索。可以检验档案室收集是否齐全。 结构：

大事记一般由题名、正文组成。正文是大事记的核心部分，它又包括大事时间和大事记述两部分。此外，根据大事记的编写目的、对象、篇幅长短、年限长短等情况，还可以设置前言（或编辑说明）、目录、概况、附录（包括注释、材料出处、图表等）。

 编写要求：

(1)观点正确，用材真实。大事记内容广泛涉及不同历史时期、人物、事件，正反两个方面材料，在分析人、物、事时，必须按照历史唯物主义的观点去分析，一切从实际出发，坚持实事求是，如实反映事物的本来面目，内容不实根据不详者，一般不予采用。（2）大事突出，要时不漏，小事不要。要立足于本地区、本系统、本单位的主要职能活动。大事指影响较大，涉及范围广，事后影响较久或性质重要的事件。大事、要事的标准，要根据所编大事记的题目来定。

（3）以时为序、逐条排列。任何事件都在一定时间里发生，因此每一件大事必须写明年、月、日，对时间不详或不准的要考证准确后，再按序编排。

（4）系统条理，简明扼要。大事记按时间顺序记述，一时一条，不要数时一条，但事与事之间应前后照应，给人以条理清晰之感。记述大事提纲

领，文字简明切忌冗长，但必须把涉及的时间、地点、人物、数据、发展经过、因果关系等言简意赅地表述出来。一般不加评论。

(５)选材范围要恰当，既要总揽全局，又不能大小事一起罗列。机关单位大事记的选材范围主要是：

1、本机关召开的重要会议；

2、本机关领导参加的重要活动；

3、本机关重要的决定、决议、规划、部署以及发布的重要文件；

4、本机关机构的设置、撤销、体制的调整、职能和隶属关系的变化；

5、本机关党政领导及各部门负责人的任免、奖惩；

6、本机关完成的重大任务或科研成果；

7、上级领导对本机关的重要指示和检查活动；

8、本机关及管辖范围内发生的重大灾害、事故；

9、本机关参加的外事活动；

10、本机关主办或协办的重要活动；

11、本机关及所辖范围内的知名人物、英雄模范的主要事迹及其活动情况；

12、本机关集体或个人获得的各种奖励和荣誉称号；

13、本机关干部职工受重大党政纪律处分与刑事处分；

14、报刊、电台、电视台关于本机关情况的重要报道；

15、其他重要事件。大事记

×××人民政府××年9月份大事记

9月8日 市委、市政府庆祝第×届教师节暨优秀教师表彰大会召开，有关领导××、×××、×××、×××出席。

9月9日 ×××市长向全市教师发出公开慰问信。

9月13日 第十届市运动会召开。

9月28日 ×××国家×××领导人来访。9月30日 市政府召开新闻监督座谈会，主要议题是研究部署新闻系统加大反腐败斗争和廉政建设的舆论监督作用。

 ２、组织沿革：

系统记述一个机构、地区、行业的组织机构、人员编制、隶属关系、职能与管理体制等基本情况的一种档案参考资料。组织沿革具有现实参考和历史凭证作用。对于开展整理、鉴定、利用等工作具有重要价值。随着社会发展，行政区划、建制沿革、机构设置、人员编制及人事任免经常发生变化，形成大量档案材料，分散在不同、全宗中，而编制组织沿革，就能较好地解决利用问题。

组织沿革的主要用途是：

（一）便于各级领导人员和有关部门查考、研究本机关的组织机构、人员变化的历史情况，指导当前工作；

（二）为研究各种机构的发展史、政治制度史、编修地方史志积累系统的史料；

（三）在档案工作方面，可为编写立档单位和全宗历史考证以及全宗指南中的立档单位沿革简介提供系统的材料，对于档案人员熟悉立档单位情况，做好档案的收集、整理、鉴定和提供利用工作，都有积极的作用。

（１）组织沿革内容：

 地区历史概况、行政区域、建制变更；机构名称演变、建立撤消或合并的时间、原因、隶属关系、性质任务和职权范围；领导人员的任免；人员编制；编制的扩大与缩小；内部机构的设置和办公地址迁移等。（２）组织沿革五大要素：

    一是单位性质和主要职能； 二是隶属关系； 三是人员编制；

四是内部机构设置；

 五是领导成员的组成及各要素的发展变化情况。

（3）组织沿革体例：

体例是指材料内容的结构、表达形式及材料编排的层次和顺序。组织沿革的体例大致有四种：

 第一种是编年法。即按年代顺序，逐年编列出单位的内部机构设置和主要领导成员。这种体例的表述包含年代——系列（包括组织机构和领导成员）两个层次，适用于组织系统经常变化的单位。但是，一般单位的机构、人员在正常情况下都是相对稳定的，因此每一年都编列出单位内部所有机构和主要领导成员，会造成内容重复。

第二种是系列法。即以单位内部的组织机构为主线，对每一个机构及其领导成员的沿袭变化，按时序进行系列编写。一个单位有多少机构，就相应地设多少个系列。这种体例能清楚地反映一个单位的整个组织体系和每一个机构及其主要领导成员沿袭变化的历史线索，适用于组织系统比较稳定的单位。但是绝对稳定的单位是不存在的，当组织系统发生重大变革时，用系统法就很难处理。

第三种是阶段法。即根据单位发展史上的重要变化，把单位的历史分为若干自然的阶段，在每一个阶段里采用以单位内部组织机构为主线的方法进行编写。这种体例包括阶段——系列两个层次。阶段法体例保留了编年法以时为序的原则和适应多变的优点，兼取了系列法以系列为主线，脉络清楚的长处，而避免了它们的缺点。

 阶段法的优点归纳起来有以下四点：

 ⑴内容比较完整，单位的内设机构、人员编制、领导成员以及性质和主要职能、隶属关系诸方面可以得到全面反映；

 ⑵形式比较灵活，不论单位大小都可以根据自身重大变革的环节，自然地划分出单位历史发展的主要阶段；

 ⑶整个单位在各个阶段的组织体系一目了然；

 ⑷通过划分阶段，单位各方面的沿袭和变革的历史线索清晰可辨。

我将重点介绍阶段法的编写方法

 第四种是问题法。即通过对单位自身组织体系发展演变的历史深入系统的研究，抓住主要特点，结合读者了解和查考的实际需要，把单位自身各方面的沿革情况分别列为一个个问题，然后再一个问题一个问题地加以记述。简言之，这种方法就是以问题作为安排组织沿革正文结构的基本线索和首要依据。问题法的最大优点在于问题设置的灵活性与针对性。

采用问题法，首先要明确列出问题，而问题的确定，则要根据每一个单位的性质及其发展演变的特点和读者利用的需要，有的放矢。在具体编写时，对每一个问题的结构安排和记述形式也可以灵活处理。较简单的问题，可用单层结构，直述其事；复杂的问题，则可采用复式结构，在大问题下再设小问题，或者再分若干阶段，或者再设若干系列，最后才分别具体记述。

（4）阶段法组织沿革的结构、形式及有关问题的处理

1、结构

阶段法体例的组织沿革由总题名、总序、目录、正文、附录五个部分组成。

下面按编写程序逐一介绍：

⑴总题名。包括标题、起止时间、编者。

如：

×××局组织沿革

××年×月——××年×月

×××局档案室编

总题名可置于封面、也可不用封面而置于全文之首。

 ⑵总序。置于第一页，目录之前：如不设目录，也可置于总题名之下，正文之前。要说明编写目的、体例、材料来源，本单位的性质和主要职能及历史沿革概况（概述几个阶段）。

 ⑶目录。置于总序之后、正文之前。每一阶段单位名称加起止年月为一条目。如有图示、表格，条目上应注明附图、附表或单设图、表条目。单位时间短、阶段少的也可不设目录。

 ⑷正文。按阶段先后编排。每阶段内容及顺序是：

 阶段名称。置于每一阶段之首，写出该阶段单位全称，注明起止时间。

 小序。置于阶段名称之下，说明该阶段本单位起止的背景、性质和主要职能、隶属关系、人员编制及其他有关问题。

 组织系统。置于每一阶段小序之下，按工作性质、重要程度依次编列机关在这一阶段的各内设机构，并分别写明起止时间、性质和主要职能、隶属关系及其变化情况。 领导成员。置于每一阶段的各内设机构之下，按职务高低编列其领导成员。同等职务的，以任职先后为序排列，并分别注明每个人的任期。⑸附录。有关图表、照片等，可作为正文的补充，附于有关内容之后或整个沿革之后。



2、形式：

 阶段法组织沿革的表达形式有三种：文字叙述、图示和表示。 ⑴文字叙述。分阶段，按顺序编写，各阶段均应反映出五个要素的内容。 ⑵组织系统图。分阶段在组织机构为主线绘制系统图，一个阶段一个图。

 ⑶组织系统表。分阶段列表，以五大要素为纵栏标题，各机构名称为横向标题，一个阶段制一表。

一般情况下主要采取文字叙述的形式，有些机关也可采用图示或表示形式。为了增强参考资料的直观效果，可以文字叙述为主，以图示和表示为辅，三种形式结合使用。即机关性质和主要职能用文字表述，其他要素可用图、表表示。在采用图示的表示形式时，应按机关的不同阶段分别绘制。图表可分别插入各阶段文字叙述之后，也可集中附在全文之末。总之，组织沿革可以采用文字叙述或图表的形式，也可以图文并用。在编写中宜文则文，宜表则表。通常对历史沿革、主要职能任务用文字叙述，机构、人员变化用图表，这样既能减少篇幅，又条理清楚，便于查阅。

3、关于同一阶段内机构和领导人员变化的处理

在编写组织沿革时经常会遇到同一阶段内出现机构的撤、设、分、并和领导人员发生变化。对此应采取以下办法加以处理：

 ⑴续补加注。对于新设机构，可跟在原有机构后面，注明起止日期，如同一机构领导人发生变化，应按任职先后排列，注明任期。 ⑵撤减加注。如内设机构撤销，可在该机构起止时间后注明其撤销后的归属。 ⑶分设和合并加注。如有一个内设机构分为多个机构或由多个机构合为一个机构，应先列出原来机构，注明何时分设或合并，然后排上新的机构。 ⑷更名加注。如内部机构名称发生变化，应采用新名称，并注明原名及更名日期，再注明起止年月。（5）组织沿革的续编工作



历史总是在发展，当我们编写了过去的组织沿革后，机构、人员、体制又会有新的变化，因此，对许多机构（单位）来说，都有一个组织沿革的续编问题。

组织沿革的续编有两种方法：



1、逐年续编。即把本单位机构设置情况、领导成员情况逐年加以整理、编印，其编写方法基本与编年法相似。有的单位则采取每年编年鉴的做法，把编写组织沿革作为年鉴的一项重要内容。



2、分阶段续编。一些机构不大复杂，但比较稳定的单位，没必要每年都续编组织沿革，可以按一定阶段进行续编。阶段的划分仍以机构人员的自然变化为准。

3、全宗介绍

 全宗介绍又称全宗指南，就是以某一全宗为对象范围，以文章叙述的形式，介绍和揭示档案馆（室）所保存的各立档单位及其档案的内容和成分等情况的一种报道性材料。由封页、正文、备注三部分组织。其结构形式如下：

封页

包括全宗介绍名称、时间、全宗号。

正文

a、全宗构成者沿革

b、全宗内档案情况简介

c、全宗内档案内容与成分介绍

备注

 全宗构成者沿革简介

1、全宗构成者的名称

2、时间：全宗构成者沿革应结合时间撰写，和下列内容有关的时间应反映在全宗构成者沿革中。（1）全宗构成者成立、合并、改组、更名和撤销时间。

（2）全宗构成者内部机构的设置及重要部门的调整、增设、合并、更名、撤销时间。（3）全宗构成者上级主管机关变更时间。

（4）其他所有反映全宗构成者重要活动的时间。



3、主要职能



4、隶属关系：

（1）全宗构成者和其上级主管机关的组织关系、业务关系。

（2）全宗构成者和其重要的直属下级机关的组织关系、业务关系。

（3）全宗构成者上级主管机关如有变更，应反映在全宗构成者沿革中。

5、全宗构成者负责人名录：全宗构成者正副职负责人姓名、职务、任期时间。

6、全宗构成者内部机构的设置及其各历史阶段演变情况。（1）全宗构成者内部以及机构的名称。

（2）全宗构成者内部一级机构正职负责任的姓名、职务、任期时间。（3）全宗构成者内部一级机构的主要职能。

（4）全宗构成者内部机构中重要部门的增设、调整、扩大、合并、撤销情况及内部一级机构在各历史阶段的变化情况。

7、其他

（1）涉及全宗构成者的重大事件和对全宗构成者产生了重要影响的活动。（2）全宗构成者改组和撤销的原因。



8、个人全宗：个人全宗构成者主要介绍其姓名、别名、生卒年月日、籍贯、职务、职称、主要业绩、荣誉称号及简历。



三、全宗内档案情况简介 

1、档案的数量及保管期限； 

2、档案的完整程度；



3、档案的利用价值及鉴定情况； 

4、检索工具的配置情况； 

5、档案的整理情况。



四、全宗内档案内容与成分介绍



1、档案内容与成分介绍的方式：按组织机构介绍；按问题介绍；以其他体系分类的档案全宗，应根据该全宗分类的特点结合问题介绍。

2、档案内容与成分介绍的一般方法

（1）档案内容与成分介绍一般应使用综合概括的方法介绍。介绍内容包括：  A、反映全宗构成者基本职能和主要活动方面的档案。

 B、反映全宗构成者每个阶段中心工作或特殊工作所形成的档案。 C、馆藏年代久远和特殊载体的档案。

（2）需要专门说明的档案按下列方法介绍：

 A、指明该档案文件的名称、责任者和文件形成的时间。 B、列出该档案文件的检索要素。 C、对其档案文件内容单独介绍。

（3）一般性文件介绍不使用引文，特殊性文件介绍如需使用引文应符合下列条件和原则：  A、引文有助阐述文件的内容实质。

 B、引用原文时不详细转述文件中叙述的事实和事件。

（4）和全宗构成者活动没有直接关系的上级文件不作介绍，必要时只作简要交待。 《基础数字汇集》是以数量特征反映一个地区（机构、行业）基本情况的档案参考材料。它不是各种统计表的简单合订，而是根据实际工作需要，从档案资料中选取有关的统计数字汇编而成。它是掌握情况、研究问题、总结经验、制定计划作为综合分析的依据和参考。但是，这些数字分散在各种统计表、总结报告、计划等文件中，利用不方便，经过加工整理方便利用。要注意目的性、真实性、对应性、可比性。

 《基础数字汇集》形式：文字叙述、图示、表示三种。

▲文字叙述:类似总结报告中的基本数据分项介绍部分。她由标题、前言、数列、说明四部分组成。标题，即汇集的名称，概括所反映的内容。

前言，概括所反映的主题及主要方面，涉及的空间范围和起止时间，统计的依据和完整情况。

数列，包括一是统计对象，即数列标题；二是时间和空间范围；三是统计指标，即统计对象所含的各个方面；四是统计数值。

▲图示法：主要利用坐标图形反映、标示统计数字。

▲表示法：及利用统计计表格登录、标示统计数字。是一种广泛应用的形式。它由总标题、横向标题、纵栏标题、指标数值四部分组成。总标题是表的名称，横行标题是横行数列组的标题，代表统计表所要说明的对象，一般写在表的左方。纵栏标题是统计指标的名称，写在表的上方指标数值列在各横行与纵栏的交叉处，任何一个数值的内容均由横行标题与纵栏标题所限定。

 基础数字汇集的结构

 基础数字汇集一般由题名、序言、正文（表格）等组成。

 基础数字汇集的题名构成：单位或地区的名称﹢数据汇编的内容或专题﹢基础数据汇编三部分组成。如：《南开区华苑街道基础数字汇编》、《南开区华苑街道计划生育情况基础数字汇编》。

 序言：主要介绍编写该数字汇编的目的、作用、主要内容、时间跨度和数据分析等情况。序言应放在正文的前面。 正文（表格）：基础数字汇集的正文大多采用表格式或示意图方式，可以将每年的数据汇成一表，逐年续表。也可以将各年的数据汇成一表，以便比照。 基础数字汇编的编写要求

 1.选择基础数字汇编的编制内容，应反映本单位主要工作，根据领导、主要科室和重点工作的需求来编制，应具有使用价值。 如：《十八里店乡社员宅基地审批情况基础数字汇编》  2.基础数据一般应有一定的时间跨度，起止年代尽可能长远。 3.数字要准确可靠，不能估算。

 4.表式清晰、图形准确、规范、示意性能好。

▲《重要会议简介》扼要介绍重要会议基本情况的史料性参考资料。为召开同类会议提供借鉴。正文内容包括：按届次或开会时间先后，分别依次介绍会议名称、及时间、地点、主持人或主席团的组成；参加人员、会议的开法和议程；决议和决定、选举或讨论结果，及其他应介绍的情况。

第四篇：档案编研资料

档案编研是档案部门根据馆（室）藏档案和社会需求，在研究档案内容的基础上，编写参考资料、汇编档案文件、参与编史修志、撰写论文专著。

目录

一、具体做法

1、技术力量上采取“内举外聘”

2、选题上既坚持有所创意，又注重实用

3、选材上创新方法

4、专题编研成果突出地方特色、行业特色

二、运作方式

三、发展意识

四、内在意义

一、具体做法

1、技术力量上采取“内举外聘”

作为县（市）级档案馆，由于受人手紧张，专业人才欠缺、水平不高等因素的制约，我们采取了内举外聘的做法：“内举”即充分发挥馆内人员的专业特长，让其担任编研课题的负责人，参与编研的谋划工作；“外聘”即聘请有深厚文字功底和地方历史文化知识的已退休的老教师、老同志来担任编研的具体工作。

2、选题上既坚持有所创意，又注重实用 档案编研工作是将馆内静态的档案资源转化为动态的、可供利用的信息资源的加工制作过程。档案编研的选题只有贴近党委政府的工作中心，贴近人民群众，才能有效地为经济建设、社会发展服务，让档案编研成果满足社会各界及人民群众的需要，是档案编研工作的出发点和归缩。因此，在编研选题上要尽量避免过大、过深的做法，应坚持以编为主，研究为辅的方针，不囿于习惯性的模式，在选题的创新上作一些探索。如我馆坚持“注重实际，贴近现实，立足实用，讲求实效”的选题原则，确立了《xx民国档案概要》、《xx民国档案专题介绍》、《xx民国档案文献选编》、《历史记忆——xx民国档案图片集》等主题，在内容安排方面，专题性强，有深度，具有一定的史料价值，体现了为地方党委政府的中心工作和文化建设服务的基本理念。

3、选材上创新方法

档案信息是历代人类通过生产和实践保存和积累下来的，以档案的某种形式供后人利用的重要的历史文化资源。任何信息资源都有它的不完整性、不系统性和不准确性。因为档案在收集、整理、鉴定、归档时，无不受到当时当地的历史局限性，总有当时认识不到的、删除不准确的和未收集上来的现象，加上对未来变化和需要预测不足等原因，馆藏现有资源可能难以满足编研课题的需要。对此，我们不能仅靠馆藏档案资源进行编研工作，尚需馆外资料作补充。因此，我们在选材上提出了“档案不足资料补，馆内不足馆外补”的编研工作方针。编研过程中，我们采取“内部发掘与社会调查相结合”的方法，根据专题的需要走访了一些了解当时情况和保存有历史资料的老同志，并进行了座谈。政协文史委、文化、图书、史志办等单位提供的历史文化资料作了补充运用，从而弥补了一些专题编研资料不足的缺陷，实践证明，不失为一种可行的办法。

4、专题编研成果突出地方特色、行业特色

在编研的选题中，专题编研要体现独特性、新颖性，专题不在大，重在能反映出一个地方独特的风土人情和人文特色。

二、运作方式

开放和谐，是疏畅档案编研通途的基本保障。档案编研的路子要想越走越宽、越走越通畅，在运作理念上务求开放和谐，走开放式社会化的编研之路。开放搞编研，编研项目成为多家的合作成果，这不是谁动了我的奶酪，而是充分利用各方优势，共同把档案编研开发这个蛋糕做大，这是档案编研理念的又一拓展。

开放搞编研，有两个基本特征：一是在形式上，不是编研部门独家，而是与馆内、馆外多家合作，优势互补，实现科学合理的课题组合；二是在内容上，不仅仅限于馆藏，在依托和立足馆藏档案的同时，适度吸纳社会文化资料作为补 充，以求编出更完整系统的文化产品。

开放式编研务须注意这样两个问题：其一，务必抱有开放的心态，讲求协调运作，妥善处理各方关系。其二，务必充分尊重合作单位的意见和建议，编研开发档案的目的是服务，那么，我们在合作中就要努力服务到家到位。只有这样，档案编研的路才能越走越宽。

三、发展意识

更新档案编研观念、适应现代社会对档案编研的需求，是档案编研实践发展的要求。从实践来看，一是开辟档案信息资源利用的新途径，把对内部馆藏资源的编纂发展到对外部馆藏及现实的信息资源的挖掘。档案编研的信息资源更具有时效性，为档案编研贴近社会生活和现代社会对档案编研的需求提供了新思路的基础。二是随着计算机技术的发展，声像档案在满足社会需求方面发挥了直观优势，“读图时代”的大众传媒的需要使档案编研的新的形式不断出现。如史志类、画册类、汇编类等档案编研手段较好地贴近了社会的需求。只有档案编研观念创新，它所产生的成果如档案汇编、专题综述、组织沿革、大事记、档案研究文章及专著、档案电视片等，才能够满足和服务于社会主义物质文明、精神文明和政治文明的需要。做好档案编研工作，笔者认为需要树立“需要”和“精品”意识。

1、需要意识。在社会高度信息化的时代，档案信息来 源于社会需要，又必须回归于社会需要。只有树立需要意识，档案编研才能把档案信息资源从封闭状态开发出来，实现其潜在价值与社会功用，成为全社会需要的公共财富。档案编研的“有作为”要靠服务于社会需求来创造，而档案编研的“有地位”要靠服务社会需求来提升。服务对象要从为领导决策和学术研究的需要服务的狭小范围走出来，向为广大人民群众的需要服务转变。档案编研不能停留在提供个别的档案凭证和依据层面上，而要以新时期的社会需求为目的，提供批量的信息服务。

2、精品意识。社会需求是一个质的概念。有特色才有形象，有精品才有影响。档案编研要彰显和提高社会地位和影响，其编研成果应该是满足社会需求的具有高水平的文化产品。在讲求编研成果内在知识含量和科技含量的同时还要注意地方特色的总结和挖掘，才能适应现代社会的需求。多出精品、满足社会需求，是档案编研的重点。精品是社会需求对档案编研工作有效的检验和推动。提高质量必须树立精品意识，实施精品战略，以满足社会需求的高标准。满足社会需求，档案编研不仅要讲社会效益，而且要将社会效益同经济效益有机结合起来。档案编研要有精品计划，并对精品精心组织、精心设计、精心编制，争取更多的适应社会需求的精品推出。

四、内在意义

1、编研工作是档案利用工作的一个重要组成部分，是档案部门系统、广泛地向社会提供利用服务的一项重要的基础性工作。有了编研工作，才能通过主动提供档案的编研成果，直接服务于社会各项事业，有助于推动和促进地方人文历史、社会科学的研究。

2、编研工作是保护档案史料、方便利用的有效措施。档案大部分为孤本，在开展利用服务时，老是把原件提供利用，容易破损，影响档案的寿命。以编写档案史料的方式提供利用，可以避免档案原件的重复使用，减少磨损，从而延长档案的寿命。也能使这些资料长久保存，便于后人利用。

3、开展档案编研工作，可以扩大档案工作部门在社会上的影响力。通过编研工作，向社会提供编研成果，使广大利用者看到档案的价值，加深对档案和档案工作的了解，能起到很好的宣传作用。

4、档案的编研成果具有存史、资政、文化功能外，其教化功能更为明显。如我馆编研成果中的“红军活动”，“抗战时期的讲稿、诗文”，“鼠疫及预防措施”等重大历史事件的专题资料，都是对广大公众，特别是青少年进行爱国主义的生动教材。

5、档案编研工作有利于做好统战工作。档案中有许多弥足珍贵的历史资料，其中不乏个人的档案资料，这些档案的主人在当时往往是有一定影响的人物，现在他们的子孙遍 布祖国各地。通过编研工作，把这些档案信息提供给他们的后代，使其更加了解祖辈的情况，从而与之交友，建立友谊，互通信息，献计献策，为地方经济和社会发展服务，具有重要的现实意义。

．

第五篇：常见的几种编研材料的编写

常见的几种编研材料的编写

发布时间：2009-6-9 收藏本文

1.全宗介绍：是以文章叙述的形式向利用者介绍和报道全宗构成者（立档单位）及其所形成档案情况的一种检索工具。

全宗介绍主要由封面、正文和备注三部分组成。正文是全宗介绍的主体，包括立档单位和全宗历史概况，全宗内档案的内容与成分以及档案管理状况。

封面（标题、全总号、时间、编者以及编印时间）

标题由立档单位加“全宗介绍”构成，立档单位应写全称。例：西安市长安区建设局全宗介绍

全总号，由档案局给，建设局的全宗号为16

时间：全总内档案文件的起止年代。

总封面如下：

西安市长安区建设局全宗介绍

全宗号：16

XX年至2008年

西安市长安区建设局档案室编

2008年10月5日

正文（立档单位和全宗的历史概况，全宗内档案的内容与成分、档案的管理情况）

A、立档单位简要历史：立档单位成立、合并、改组、更名、撤销的时间、原因、依据及继承或代行职能机关的名称；立档单位的性质、职权范围、工作任务与主要职能；（这部分内容主要在三定方案上区查）立档单位的隶属关系（与上级主管机关，直属下级机关的组织关系、业务关系）；立档单位正副职负责人的姓名、职务及任职时间；立档单位内部组织机构的设置、职能及演变情况和内部组织机构的名称、正职负责人的姓名、职务及任职时间。

（2）立档单位的主要职能

（3）立档单位的隶属关系

（4）立档单位正副职负责人的姓名、职务、任职时间。

（5）立档单位内设机构及下属单位的主要职责

a.党委办：主任

XX

负责机关政务工作。。。

b.财务科：科长

XX

负责。。。

B.全宗简要历史

全宗内档案的门类、数量、起止年代；向档案馆移交档案情况；档案的整理、鉴定、销毁情况和档案的完整情况及其它需要说明的问题。例：XX局于XX年成立综合档案室，目前保管的档案门类有文书档案、会计档案、实物档案、基建档案、声像档案等。其中文书档案XX卷（1981年至2008年），会计档案„；1995年以前的文书档案均已移交到档案局。。。

C.全宗内档案的内容与成分

反映立档单位基本职能和主要活动的档案；反映立档单位每个阶段中的工作或特殊工作所形成的档案；反映立档单位的知名人物、历史事件及具有地方特色的重要科研价值的档案。例：机构设立、领导任免、职工花名册、会议记录、工作总结、工作计划、人事奖惩、调动、职称评定、调资等方面的材料；会计方面的材料有：凭证、报表、账簿等。

D.档案管理状况

档案室设施情况；档案管理制度情况；档案检索工具编制情况和参考资料编写情况。例：

（1）档案设施状况

综合档案室现有办公库房2间，面积共计63平米。配备了密集架5列、配备了电脑等。

（2）档案制度建设

（3）编研资料情况

（4）检索工具情况

E.备注

关于利用全宗介绍的说明；有关立档单位历史和全宗历史的参考资料；人名索引、地名索引等；有关全宗内档案的补充说明；全宗介绍中需加解释的名词、事件及问题；全宗介绍编制后，全宗内档案增加、调整、遗失、销毁等说明；其它有关问题的说明。

（三）组织沿革：是记载一个机关、地区或专业系统的体制、组织机构、人员编制等方面变革情况的一种参考资料。

组织沿革的内容包括：机关或地区、系统的历史概况，行政区划，建制变更情况、机关名称的改变、地址迁移，成立、合并以及撤销时间，职权范围、隶属关系、领导的任免、编制发展情况、内部组织机构的设置变化情况。

组织沿革的结构：由封面和正文两部分组成

封面：例

西安市长安区建设局组织沿革

全宗号：16

XX年至2008年

西安市长安区建设局档案室编

2008年10月5日

正文：

西安市长安区建设局组织沿革

A.机关成立、合并、更改名称的时间

B.机关办公地址的迁移

长安区建设局成立之初在韦曲街1号办公，2007年12月迁至XX路XX号办公至今。

C.机关的隶属关系、性质、职权范围

XX局隶属XX,其主要职能：XXXX D.机关领导人的任免

自XX年建局以来，历任机关领导人是：

局长

XX

(XX年1月1日----XX年1月1日)

副局长 XX

（XX年1月1日-----XX年1月1日）

XX

（XXXXX）

E.内部组织机构负责人设置、变化、负责人姓名

内部组织机构的设置、变化

办公室（XX年1月1日----XX年1月1日）

内部组织机构负责人设置、变化

办公室

XX主任（XX年1月1日----XX年1月1日）

XX副主任

F.机关人员编制

（四）大事记：是按时间顺序简要记载一定历史时期的重大事件和重要活动的参考资料。其特点是内容上记载大事，文体上记而不评，编写方法以时间为线索，并且比较简练。

大事记，由大事时间和大事记述两部分组成，编写大事记首先要明确大事记的时间界限和内容范围；其次要广泛收集与之相关的档案文件和其它相关材料；第三是摘录应该列入大事记年表的事实；第四是对摘录的事实进行审核；第五是按计划排列大事，组成完整的系统。

1.大事记结构：由封面、正文两部分组成

（1）封面如下：

西安市长安区建设局大事记

全宗号：16

XX年至2008年

西安市长安区建设局档案室编

2008年10月5日

（2）大事记正文由大事记述和时间两部分组成

2.大事记记述的范围

大事记记述范围要全面记述反映机关职能活动和反映本机关工作特色的大事、要事。

(1)本机关召开的各种代表大会和重要的专业会议；

(2)本机关发生的重大事件和影响较大的活动；

(3)本机关重大的组织机构调整和人事任免；

(4)本机关发布的重大决定、决议事项；

(5)本机关对社会上某些重大活动的态度和反映；

(6)上级党、政府机关对本机关发布的重要指示、批示、批评、表彰等事项；

(7)各种报刊对本机关的经验介绍、批评等方面的报道；

(8)上级领导来机关视察的情况；

(9)本机关先进人物的事迹；

(10)各类重大事故；

(11)重要的外事活动；

(12)在业务职能活动中发生的大事、要事。

大事时间：对每件大事、要事按照时间顺序排列。一般以为一个部分，每部分按时间顺序排列。如：

二OOO年

1月1日。。。。。

2月1日。。。。。3.大事记记述要素

总体要求是文字简练、记述清楚，体现出五个要素：时间、地点、主要人物、事件的前因、事件的后果。

（五）基础数字汇编：又称基础数字汇集或统计数字汇集，是以数字的形式反映某一地区、某一单位或某一方面基本情况的参考资料。

1.内容：

（1）综合性基础数字汇编

记载和反映某一地区全面情况的数字汇编。包括自然环境、行政区域、人口、土地、工业、农业、畜牧业、水产、林业、水利、交通运输、文教卫生、财贸、党政工团等各方面情况；记载和反映某一机关、某一系统全面情况的数字汇编。其内容根据本机关业务职能活动的具体情况确定，汇编的项目和数字以本机关各类统计报表为依据，主要包括本机关系统的机构设置、人员设置、劳动人事管理、党政工团和各项业务工作情况。

（2）专题性基础数字汇编

记载和反映某一方面基本情况的数字汇编，编写时可根据需要确定专题。

2.编写方式

（1）文字记述式。将反映各方面情况的基本数字按统计对象分项目介绍

（2）表格式。将反映各方面基本情况的数据、项目和年代分别作为横行标题和纵览标题，将历年来个方面的情况的基本数据汇集在一起。

(3)图示式。将历年来某一方面情况的数据以直方图或折线图的形式汇集在一起。

3.结构

基础数字汇编由提示部分、正文和注释三部分组成。

（1）提示部分：包括封面和说明

封面：

西安市长安区建设局基础数字汇编

全宗号：16

XX年至2008年

西安市长安区建设局档案室编

2008年10月5日

说明：位于篇首，说明编写的目的、材料来源、收编范围与收编年限以及其它需要说明的问题。

（2）正文：一般采用表格式，将反映本单位各项工作基础数字分门别类汇编成表格。

4.编制《基础数字汇编》的工作步骤：

（1）根据本单位实际情况确定编研课题。

（2）根据课题要求了解档案中基础数字信息情况，明确选编范围，选定数据项目。

（3）根据汇编用途和原始数据资料特点设计汇编正文各个表格格式。

（4）鉴定原始数据的准确性、进行核对准确。

5.编制注意事项：

(1)尽量利用档案中的原始统计报表及现成的统计材料。

(2)选题要典型。涉及的年限、数据体系要具有代表性。

(3)数据要准确、权威，口径要统一，计量单位要符合国家标准。

四种常用的现行文件汇编

1.现行政策法规文件汇编

现行政策法规文件汇编，是将上级机关或本机关颁发的具有现行效用的法律、行政性法规类文件按照一定的选题汇集成册的编研成果。

现行政策法规文件汇编，按内容范围分，有综合性的，如《中华人民共和国法规汇编》，也有专题性的，如《人事工作文件选编》；按收录的文件所属时间分，有一年的，也有多年的；按发行范围分，有公开出版的，也有内部使用的。只能内部使用的，不能对外公开出版的在收集编研时，要分开收集编制，以免造成不必要的麻烦。

机关、专业主管部门一般编制本专业的政策法规汇编；企业、事业单位结合自身的工作职能、业务范围，选择与主要职能工作关系密切、使用频率高的政策法规性文件编制汇编。

2.重要文件汇编

重要文件汇编是将属于领导指导性的、方针性的或反映本机关主要职能活动的文件汇集成册的汇编。

重要文件汇编选择收录的材料范围较广泛，其选材标准以文件的重要程度和对本单位、本地区的适用性为主。重要文件汇编一般仅收录具有

现行效用的重要文件，主要用于为实现各项工作提供参考和依据。

重要文件汇编一般只收录上级和本级（本机关）的重要文件，而不选用下级的文件。既可单独编制上级重要文件汇编或本级（本机关）重要文件汇编，也可在一册汇编中同时收录上级和本级的重要文件。

机关、企事业单位编制重要文件汇编时，要从本单位的主要职能活动出发选择文件材料。对非职能性质的文件，如果其记载的事件、人物、科技活动等具有重大影响，也需选入汇编中。

3.会议文件汇编

会议文件汇编是将一些重要会议产生的、具有查考利用价值的文件汇集成册形成的汇编，属于专题汇编的范围，对于总结工作、交流经验、宣传和贯彻会议精神、开展学术研究等具有重要的参考价值。

会议文件汇编一般由召开会议的机关、单位编制。会议有各种各样的会议，如各级党代会、人代会、政协会议、工会会议、专业会议、学术会议等等，均可根据需要选择编制会议文件汇编。具体编制时，可选择一届（次）编制，如会刊，一般只针对一届（次）会议；也可将历届（次）会议的主要文件汇集起来，按届（次）顺序编排，形成历届（次）会议文件汇编。

由于一届（次）会议产生的文件材料庞杂，有的文件参考价值不大，也有的文件不宜公布，因此编制会议文件汇编时要注意从会议产生的所有文件中选择应收录的文件材料；会议的开幕词、上级的重要贺信、信电，工作报告、领导讲话、大会发言，提案审查报告、选举结果、会议讨论通过的决议、文件、宣言，闭幕词、代表资格审查报告，大会主席团、秘书长、个委员会名单、会议纪要、公报、大会照片等，一般视需要予以选择收录。会议的通知，一般的贺电、贺信，分组名单、参阅材料可不予收录。大部分会议的会议记录、小组会议记录不宜公布，因此也不予以收录。

4.发文汇集

发文汇集是由发文机关将本机关的全年发文按发文号顺序编排形成的汇编。