浅谈规范化档案管理具体措施

第一篇：浅谈规范化档案管理具体措施

浅谈规范化档案管理具体措施

摘要：当今社会随着信息科学技术的飞速发展，档案管理已经成为各项工作中必不可少的一部分，如何方便高效的进行规范化档案管理已经成为热点讨论的问题。我国社会已经由工业化转型为信息化。知识产业也已经逐步形成，作为一种新的经济形式，已经日渐成为新的经济增长点。在新世纪新形势下，档案管理工作既面临着新的机遇，也带来了新的挑战。作为重要的社会信息资源，档案资源也应采用更高效的信息技术进行管理。本文以高校校报中的档案管理为例，分析和阐述了做好高校校报档案管理工作应注意的问题，以及如何进行档案的规范化管理。

关键词：档案管理规范化整理措施

前言：随着档案资源利用的不断开放与深入，档案管理工作事业面临着严重挑战，如何实现档案管理工作的现代化已经成为档案管理工作的重点。各级档案部门只有解放思想，开拓前进，充分利用现代化管理设备，既要为档案资源的使用者提供工作的便利，又要积极的开创档案管理工作的新局面。笔者以高校校报中的档案管理为例，分析和阐述了做好高校校报档案管理工作应注意的问题，以及如何进行档案的规范化管理及具体的整理方法和步骤。

1、高校如何进行档案管理

1.1.建立审稿专家库，筛选优秀作者群

学报档案收集的信息量是十分巨大的，其中反映了广大科研、管理工作者的实际学术水平和科研能力，以此作为条件能够筛选出优秀作者群，对他们的学术动向有一定的了解，并向他们约请质量高的文章，向优秀作者进行专题组稿，以便满足学报专题化的发展趋势的要求。

1.2做好交换期刊的管理工作

与其他学术刊物的办刊宗旨不同，学报和是纯粹的学术交流而不是商业性的，学报的收藏目的是以交换为主，所以，凭借这一优势，各个学报之间应该相互学习交流经验，达到共同进步的目的，这不仅可以使各学报的浪费减少到最低限度，更可以使其学术影响得以扩大，刊物价值得以提高。此外，在印量和资金有限的前提下，交换资料应有针对性，即根据各学报办刊重点栏目和特色栏目，交换与之相关的刊物。

1.3档案管理的规范化、制度化

在规范化方面，要以资料室管理人员的专业文献检索能力，对学报档案的分类、编目、著录以及装订收藏，科学、有序、系统地分类、编号登记;建立健全借阅学报文献资料卡片和学报资料财产账;实行电子文档管理化，使学报资料检索更为方便快捷。在制度化方面，为保证情报资料管理工作的正常进行，必须建立一套切实可行的规章制度。如登记制度、借阅制度、流通制度等。

1.4管理人员自身素养的提高

档案管理人员应当具备熟练的基本功和业务技能。不断进行业务学习和数量，努力提高自身管理水平，爱岗敬业，认真对待读者检索、咨询服务外，要按时完成本学报的交流工作，具有责任心，能够维护本校学报的信誉，及时向编辑部介绍交流学报中有关的信息和情况等，使学报办出具有自身特点的特色水平。

2、规范化档案管理

档案工作规范化、标准化是实现档案管理化的重要中间环节，在搞好硬件建设的同时，做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。日益丰富的工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，根据我单位的实际情况我中心相关科室都设置了档案管理员，定期将相关需存档的资料按规定时间交资料室存档做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。不断深化的工作实践证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响

档案价值的因素，而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。

3、整理方法和步骤

3.1收集文件

收集文件，就是根据党和国家的有关规定，通过一定的方式和手续，把散存在机关内部和个人手中的文件材料，加以清交、聚集的工作，是确保整理工作质量的前提条件和物质基础。收集齐全完整为其基本原则。

3.2 区分材料范围

3.2.1归档文件材料的范围

凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料。机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料。本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料。其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。

3.2.2不归档文件材料的范围

上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等。本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料。同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料。下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

结语

随着我国信息事业的不断进步，档案管理整体水平日趋成熟，开发档案信息所要实现的目标就是为经济建设和社会发展更好地提供服务。作为一个档案工作者，思想认识上必须明确，工作方法上则要贴近经济建设，面向社会服务。在服务中求发展，在发展中进一步提供服务。一言以避之，档案信息资源 的开发要疏通信息渠道，拓宽信息来源。档案工作者要以“提供高层次服务，开展深层次加工，采取多渠道检索”来正确处 理主动服务与被动服务的关系，做到常规提供利用和开发服务统筹兼顾，相得益彰。本文从高校校报中的档案管理入手，分析和阐述了做好高校校报档案管理工作应注意的问题，以及如何进行档案的规范化管理。

参考文献

[1]张帆.档案数字化中两项关键技术的研究[D].中国优秀硕士学位论文全文数据库,2007

[2]苏文静,朱明富.网络环境下电子档案系统ATP的设计[J]电脑开发与应用, 2004

第二篇：加强农村档案管理的具体措施

加强农村档案管理的具体措施

当前农村档案管理工作存在众多问题，例如档案意识浅薄，忽略对于档案的管理；相关的农村档案管理机构功能缺失，配备的基础设施也陈旧落后，档案管理人员的业务水平完全无法符合现在社会发展需求。所以需要借助建立规章制度、加强基础工作、增加管理水平培训等多种方式来促进农村档案管理方面的提升。

一、农村档案管理的现状

从新农村建设开始，就已经开始加大力度对乡村档案进行规范管理，档案部门也在积极选取人员进行农村基层党员的培养，以上是人力方面的投入，我国政府还为农村置办了大量的电脑、空调以及档案柜等档案管理设备设施。由此可以看出，我国政府下大力度对农村档案管理进行规范，并促进其进行标准化管理和运行。政府方面给予农村档案管理以非常大的帮助，无论是档案管理员还是硬件设备设施都顺利到位。但是，经济的相对落后、教育程度的欠缺以及农村特殊的地域特点，都使得农村的人缺乏除了档案的意识，更不会对档案进行收集、整理和保存。对于他们而言，档案是一件无关紧要的东西，所以农村档案不断在产生和丢弃之间循环。在农村，即便是正规的档案室和正规的档案管理人员，档案也依然面临的是被丢弃的结果。在农村中，受到档案重要性意识薄弱的影响，所以即便是正规的档案管理人员也很难做到尽职尽责。此外，很多农村的档案管理人员都是没有编制或者甚至没有正规的管理人员，更有甚者，完全没有档案管理这个部门，相关的管理经费也非常的欠缺，基本没有满足最基本的档案管理，并且档案堆放杂乱无章，也没有做任何的防潮防蛀措施，这就很可能造成档案的损坏。而且我国农村的档案在归档整理和系统管理方面都存在问题，很多档案都缺乏系统的整理，更有甚者，将档案存放在村干部的家里，所以在农村，有大量的档案因为没有及时的进行收集而丢失或者损坏。此外，档案在农村没有体现出什么作用，主要是因为农村的档案管理人员自身缺乏先进的服务理念和服务思路，并且对于相关的服务手段的了解也较为片面，档案的查阅方法也很是老旧，这就造成了无法借助档案进行相关的利用服务的情况。

二、如何加强乡村档案的保管

1.更新档案管理技术

社会在不断发展，各个层次都在引进多媒体等技术来提高其管理水平。所以在社会现代化发展的过程中，可以推进农村档案逐渐由纸质档案向电子档案的方向发展，逐渐推广磁盘、光盘等电子类的新型载体在档案管理方面的应用，此外在农村档案管理中，还可以尝试引进微缩技术、扫描技术以及光盘技术的，这样不仅让档案的信息储存量得到显著提高，还保证了档案的直观和易操作。所以一方面加强农村档案管理硬件方面的投入，另一方面对农村档案管理人员进行现代化档案管理的培训，通过现代化技术的广泛应用减少档案管理人员繁琐的操作，使得档案管理人员有足够的时间和精力对档案管理方法进行深入的研究和创新，以保证农村档案管理水平的稳定提高。

2.增强宣传效果

应当根据农村的实际情况，结合农村的特点进行档案保管的宣传。在农村人经常大量聚集的地方进行档案保管的宣传，比如在人们赶集的时候进行宣传，会取得很好的效果。

3.规范管理

在社会主义新农村建设活动中，基层农村形成了各种资料，这些资料体现了我党和国家农业农村政策，同时也可以为社会主义新农村建设提供所需要的条件和依据，所以需要对农村档案管理质量进行规范化管理管理，同时也是最大程度地保证了档案的价值。所以首先要有农村党员干部带头遵循相关法律法规，并按照上级要求，按时的、保质保量的对相关的文字以及图表和视频音频等众多记录进行分类整理，形成一个基本的农村材料保管体系，从基础上保证档案的管理质量；此外还需要农村的档案管理人员对农村工作的特点进行深入的了解，并且要保证与档案管理部门沟通畅通，双方共同推进档案管理的基础建设，并且借助科学和统一的档案管理手段并得到提高；此外，档案管理意识淡薄和业务能力较差是我国农村档案管理人员普遍存在的现象，所以除了对档案管理人员业务水平进行提高之外，还需要将档案管理纳入相关绩效考核，以提高农村档案管理人员的档案管理意识。

三、结语

我国的社会主义现代化的不断发展，推动着我国的新农村建设步伐的不断迈进，飞速发展的农村建设使得如何保留农村记忆得工作变得迫在眉睫，作为一个合格的农村档案管理人员，需要从现在起，结合实际、认真思考、尝试通过多种途径实现农村档案的归档和保存。

（作者单位：151100黑龙江省肇东市供销合作社联合社）

第三篇：公司规范化档案管理规范

公司规范化档案管理制度标准

一、目的

规范档案管理工作，是公司发展过程中一项重要的基础性工作。企业拥有健全的档案资源，对维护企业权益、开发新产品、开发人力资源、研究潜在客户、减少企业成本、提高经济效益等都有重要意义。公司档案工作必须坚持统一集中管理的原则，档案管理也必须逐步向系统化、标准化、科学化、现代化发展。

二、适用范围

本建议适合公司各个部门及新开工项目工程及新开发店面所有需存档的各类材料。

三、档案要求

档案作为一种应用文体，因其作用主要给在于存史、研究、借鉴、教育功能，所以档案在行文过程中力戒文章冗长 力求语言精练，以求达到达到“完整、真实、条理、精练、实用”的要求.而对于公司档案管理而言应重点做到八个统一，即鉴别标准统一、归档分类统一、取舍要求统一、目录填制统一、技术加工统一、索引编号统一、书写格式统一、卷面外观统一。

四、编号规则

1、档号

建议有档案部（室）或行政在整理和管理档案过程中，以字符形式赋予档案的一组代码，档号是存取档案的标记，并且有统计监督作用。

2、全宗号

档案部给定每个全宗的代码。

3、类别号

类别号是按档案不同类型划出的类别。建议运用以下编号规则进行编号

①本公司一级类别号分为：A行政管理（所有关于公司行政工作的文件资料）；B人力资料（所有公司人员及人才备用库的相关文件资料）；C工程项目（公司各类运营项目的相关文件资料）。

②本公司二级类别号按所属类别分类，其编制代码规则为：取类别拼音首字，如： 产品—CP 工程—GC、工具-GJ。

4、时间

精确到日期例如2013.12.2 5档案序号

该档案在该类档案的序号，例如宣传类的第三个档案为X0003

6、项目号

工程、项目等档案的代字或代号。本公司项目号取相关档案名称拼音首字，如：兽面纹鼎——SMWD。要求档案项目号于该项目开始前确定档案名称，并确定产品名称。注意：产品名称为该档案唯一名称，确定名称后交给负责人存档。此后所有涉及该件产品的表述必须使用此名称不得随意更改简化书写，以保证档案的统一性和唯一性。总顺序为： 一级类别号-二级类别号-时间-档案序号-项目号 范例：

2013年xxxxxxx宣传记事本档案 C-GC-2013.12.2-X03-XXXXXXXXXX

四、规制要求

封面不管规制如何以包含一下案卷封面项目封面项目包括：全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件、页数、归档号、各项目具体位置、尺寸。建议档案统一采用统一的排版打印。细分而言应包括封面、目录、正文和附录（以先后顺序排列）

五、正文内容

按公司档案分类分为行政管理类、人力资料类以及工程项目类，就工程项目类档案而言内容应包含设计思路及背景、设计草稿、图纸、尺寸（精确）、工艺流程、工艺难点、成品个角度高清照片以及最后的解决方案。

1、设计思路及背景

简要描述该产品的设计思路背景，如果能力允许可以适当加入该产品在推广过程中会用到的介绍词。对于背景及查阅资料，尽量对资料进行归纳和总结，注意逻辑关系。如非必要，建议尽量不要使用资料原文字。

2、设计草稿及图纸

设计图纸除包含必要的三视图立体图之外还应有产品表面的机理纹样图录，应对图纸进行规范化处理

3、尺寸

可将尺寸包含于产品三视图中但应在专门的表格内填入产品的长、宽、高、所用金属重量厚度等各种尺寸。

4、工艺流程

该部分是整个档案的重点工艺流程应包括所使用的工具、型号、所用工艺、重要步骤（建议一步尽可能附一个清晰产品阶段图）并在最后附上成品个角度清晰照片（照片除在文字档案中出现以外，还应将档案电子搞和照片原图放于一个文件夹中存档）。

5制作难点及解决办法

该部分是对此次产品设计生产过程的一个总结，其内容应包括在制作中说所错误，有无返工情况原因及解决方法，制作难点及工艺师说提出的注意事项。

6、总结

总结此次工作的重点问题以及改进方案展望下次类似工作重点注意问题，旨在以后在有类似工作中重点应避免的问题，要求简练精确，六、正文格式规范建议

1、标题用“标题一”，用二号字写。如有小标题则用“标题三”。

2、正文无特殊要求采用宋体四号写，注意标点符号，不要将标点用成英文标点。最后页正文篇幅尽量超过页面的三分之二。

3、正文为1.5倍行距，正文左边距为3.5cm上、右、下均为2.5cm。正文尽量不要出现错别字。

4、注意页眉页脚，尤其是套用模板时注意修改页脚的序号。

七、档案封装

1、案卷卷皮格式

文书档案案卷卷皮分两种，一种是硬卷皮，一种是软卷皮。2.1 硬卷皮格式

2、硬卷皮外形尺寸

封面尺寸规格采用300mm × 220mm或280mm × 210mm(长×宽)。封底尺寸同封面尺寸。

封底三边(上、下、翻口处)要另有70mm宽的折叠纸舌。卷脊可根据需要分别设 10、15、20mm三种厚度。

用于成卷装订的卷皮，上、下侧装订处要各有20mm宽的装订纸舌。本标准推荐使用250 克牛皮纸制作案卷硬卷皮。

第四篇：安全生产规范化档案管理

附录A 项目法人安全档案目录

一、相关文件、证件及人员信息

1、上级主管部门批准或下发的安全生产文件；

2、项目法人印发的安全生产文件；

3、参建单位报送的安全生产文件；

4、项目管理人员登记表；

5、人身意外伤害保险证明（复印件）；

6、工伤保险证明（复印件）；

7、安全防护用品（包括：安全帽、安全网、安全带和漏电保护器等）允许使用相关证明；

8、安全生产费用投入台帐；

9、其他文件及证件。

二、安全生产目标

1、项目安全生产目标；

2、安全生产目标；

3、安全生产目标管理计划；

4、安全生产目标责任书（包括项目法人与施工单位、项目法人与各部门的安全生产目标责任书）；

5、安全生产目标考核标准（包括项目法人、项目法人各部门、施工单位考核标准等）；

6、安全生产目标考核结果。

三、安全生产管理机构和职责

1、安全生产领导小组组建文件；

2、安全生产会议纪要；

3各级安全生产责任制（包括项目法人、项目法人各部门、各岗位的安全生产责任制）；

4、安全生产目标管理考核表；

5、安全生产责任制的考核记录；

6、安全生产会议记录等。

四、安全产管理制度

1、项目法人印发的各项安全生产制度；

2、适用的安全生产法律法规、标准规范清单；

3、安全生产管理制度的学习记录；

4、安全生产管理制度的自查报告；

5、安全生产管理制度执行情况、适用性的检查评价报告及相关记录等。

五、施工组织设计和专项施工方案

1、项目法人保证安全生产的措施方案；

2、施工组织设计（含工程概况表）；

3、施工现场总平面布置图；

4、备案的专项安全施工方案及相关审查、论证记录；

5、消防设施平面布置图等。

六、安全教育

1、安全教育培训计划；

2、安全教育汇总表；

3、职工经经常性安全教育培训记录表等。

七、安全隐患排查治理

1、各级主管部门安全检查的记录、意见、整改报告等；

2、项目法人组织的各种隐患排查的记录、整改通知、整改回执等；

3、其他参建单位报送的隐患排查记录、整改情况等；

4、安全隐患排查记录汇总表及相关记录；

5、安全生产事故隐患排查治理情况统计分析月报表；

6、安全生产重大事故隐患排查报告表；

7、隐患治理方案及相关材料；

8、事故隐患治理验证及评估意见等。

八、危险源管理

1、危险源辨识、分级记录；

2、重大危险源识别与评价汇总表；

3、危险源（点）检查记录表；

4、重大危险源基本特征表；

5、区域位置图、平面布置图和主要设备一览表；

6、参建单位报送的重大危险源评估、监控等相关文件；

7、重大危险源关键装置、重点部位的责任人、责任单位名称；

8、重大危险源场所安全警示标志的设置情况；

9、其他文件、资料。

九、应急管理

1、项目安全事故应急救援预案；

2、安全生产月报表；

3、工程建设重大安全事故快报表；

4、安全事故档案；

5、度汛预案等。3

附录B 施工单位安全档案目录

一、文件、证件及人员信息

1、主管部门、项目法人、监理单位批准或下发的安全生产文件；

2、施工单位及相关单位印发的安全生产文件；

3、企业法人（复印件）、项目经理、安全员等施工现场安全管理人员岗位安全考核合格证；

4、专业施工队伍资质及专业人员证件（复印件）；

5、人身意外伤害保险证明（复印件）；

6、工伤保险证明（复印件）；

7、安全防护用品（包括：安全帽、安全网、安全带和漏电保护器等）允许使用相关证明；

8、机械产品（附着式升降脚手架、物料提升机、起重机、翻斗车、打桩机等）允许使用相关证明；

9、安全生产许可证（复印件）；

10、工程项目部管理人员登记表；

11、现场施工人员登记表；

12、企业负责人、安全生产管理专（兼）职人员登记表；

13、特种作业人员登记表；

14、安全生产档案审核表；

15、其他文件及证件。

二、安全生产目标管理

1、项目部安全生产目标及相关文件；

2、安全生产目标管理计划及相关文件；

4、安全生产目标责任书（包括项目部与项目法人、项目部与各部门、各作业队、各班组的安全生产目标责任书）；

5、安全生产目标考核标准及相关文件；

6、安全生产目标考核结果及相关文件等。

三、安全生产管理机构和职责

1、项目部安全生产管理组织网络；

2、安全生产会议相关纪录、纪要及落实情况；

3、总包单位与分包单位、企业与项目部签订的协议书；

4、各级安全生产责任制（包括项目部、项目部各部门、各岗位的安全生产责任制）；

5、安全生产责任制的考核记录；

6、安全生产责任制审核表等。

四、施工现场安全产管理制度

1、施工单位印发的安全生产管理制度；

2、施工现场各工种安全技术操作规程；

3、施工现场各机械设备安全操作规程；

4、安全生产管理制度的学习记录；

5、安全生产管理制度的自查报告；

6、安全生产管理制度执行情况和适用性的检查、评价报告等。

五、安全生产费用

1、施工合同书（安全费用的内容复印件）；

2、安全生产费用使用计划及相关文件；

3、安全生产费用投入、使用台帐；

4、安全生产费用支付申请及凭证等。

六、施工组织设计和专项施工方案

1、施工组织设计（含工程概况表）；

2、施工现场总平面布置图；

3、危险性较大的分部分项工程汇总表；

4、专项安全施工方案及相关审查、论证记录；

5、安全施工技术措施、专项施工方案、工种等安全技术交底记录等。

6、消防设施平面布置图。

7、施工现场消防安全检查记录；

8、施工现场动用明火审批表等。

七、安全教育

1、安全教育培训计划；

2、安全教育汇总表；

3、管理人员、现场工人安全教育记录；

4、三级安全教育培训记录；

5、班组班前安全活动记录；

6、转岗安全教育培训记录等。

九、设施设备管理

1、设施设备管理台帐（包括安全设施、生产设备、现场机械、消防设备、特种设备等）；

2、劳动保护用品采购及发放台帐；

3、设施设备进场验收资料（包括起重机械、施工机械、机具、脚手架、模板工程、安全防护用具、砂石料系统、混凝土拌和系统验收记录等）；

4、设施设备运行记录；

5、设施设备检查记录；

6、设施设备检维修记录等。

十、作业安全

1、安全标志登记台帐；

2、动火作业审批表；

3、危险作业审批台帐单 ；

4、危险性较大作业安全许可审批表；

5、相关方安全管理登记表等。

十一、安全隐患排查治理

1、各级主管部门、项目法人、监理单位和本企业检查的有关资材料（事故隐患通知书、整改回执等）；

2、项目部隐患排查记录（隐患排查汇总表、整改通知单、整改结果等）；

3、隐患排查统计报告；

4、安全生产重大事故隐患排查报告；

5、隐患治理方案及处理结果；

6、安全生产事故隐患排查治理情况统计分析月报表等。

十二、危险源管理

1、危险源辨识、分级记录；

2、重大危险源识别与评价汇总表；

3、危险源（点）检查记录表；

4、重大危险源基本特征表；

5、区域位置图、平面布置图和主要设备一览表；

6、参建单位报送的重大危险源评估、监控等相关文件；

7、重大危险源关键装置、重点部位的责任人、责任单位名称；

8、重大危险源场所安全警示标志的设置情况；

9、其他文件、资料。

十三、职业卫生和环境保护

1、职业危害场所检测计划、检测结果；

2、建立职业卫生档案和员工健康监护（包括上岗前、岗中和离岗前）档案；

3、有毒、有害作业场所管理台账；

4、接触职业危害因素作业人员登记表；

5、职业危害防治设备、器材登记表等。

十四、应急管理

1、施工现场安全事故应急救援预案及演练记录；

2、安全生产月报表；

3、工程建设重大安全事故快报表；

4、生产安全事故相关材料和记录；

5、度汛预案等。

附录C 监理单位安全档案目录

一、文件、证件和人员信息

1、上级主管部门、项目法人批准或下发的安全生产文件；

2、监理机构印发的安全生产文件；

3、施工单位报送的安全生产文件；

4、监理机构人员登记表；

5、人身意外伤害保险证明（复印件）；

6、工伤保险证明（复印件）；

7、安全防护用品（包括：安全帽、安全网、安全带和漏电保护器等）允许使用相关证明；

8、安全生产费用投入台帐单；

9、其他文件及证件。

二、安全生产目标

1、项目安全生产目标；

2、施工单位安全生产目标；

3、安全生产目标管理计划；

4、项目法人与施工单位的安全生产目标责任书；

5、施工单位安全生产目标考核标准；

6、施工单位安全生产目标考核结果等。

三、安全生产管理机构和职责

1、安全生产会议纪要；

2、各级安全生产责任制；

3、安全生产责任制的考核记录；

4、安全生产会议记录等。

四、安全生产管理制度

1、监理机构印发的各项安全生产制度；

2、适用的安全生产法律法规、标准规范清单；

3、安全生产管理制度的学习记录；

4、安全生产管理制度的自查报告；

5、安全生产管理制度执行情况、适用性的检查评价报告及相关记录等。

五、施工组织设计和专项施工方案

1、项目法人保证安全生产的措施方案；

2、施工组织设计（含工程概况表）；

3、施工现场总平面布置图；

4、专项安全施工方案及相关审查、论证记录；

5、消防设施平面布置图等。

六、安全教育

1、安全教育培训计划；

2、安全教育汇总表；

3、职工经经常性安全教育培训记录表等。

七、安全隐患排查治理

1、各级主管部门安全检查的记录、意见、整改报告等；

2、监理机构组织的各种隐患排查的记录、整改通知、整改回执等；

3、施工单位报送的隐患排查记录、整改情况等；

3、安全隐患排查记录汇总表及相关记录；

4、安全生产事故隐患排查治理情况统计分析月报表；

5、安全生产重大事故隐患排查报告表；

6、隐患治理方案及相关材料；

7、事故隐患治理验证及评估意见等。

八、设施设备管理

1、设施设备管理台帐（包括安全设施、生产设备、现场机械、消防设备、特种设备等）；

2、劳动保护用品采购及发放台帐单；

3、设施设备进场验收资料（包括起重机械、施工机械、机具、脚手架、模板工程、安全防护用具、砂石料系统、混凝土拌和系统验收记录等）等。

九、作业安全

1、安全标志登记台帐；

2、动火作业审批表；

3、危险作业审批台帐单；

4、危险性较大作业安全许可审批表；

5、相关方安全管理登记表等。

十、安全隐患排查治理

1、各级主管部门、项目法人的有关材料（事故隐患通知书、整改回执等）；

2、监理机构隐患排查记录（隐患排查汇总表、整改通知单、整改结果等）；

3、隐患排查统计报告；

4、安全生产重大事故隐患排查报告；

5、隐患治理方案及处理结果；

6、安全生产事故隐患排查治理情况统计分析月报表等。

十一、危险源管理

1、危险源辨识、分级记录；

2、重大危险源识别与评价汇总表；

3、危险源（点）检查记录表；

4、重大危险源基本特征表；

5、重大危险源关键装置、重点部位的责任人、责任单位名称；

6、重大危险源场所安全警示标志的设置情况；

7、其他文件、资料。

十二、职业卫生和环境保护

1、职业危害场所检测计划、检测结果；

2、有毒、有害作业场所管理台账；

3、职业危害防治设备、器材登记表等。

十三、应急管理

1、项目安全事故应急救援预案；

2、安全生产月报表；

3、工程建设重大安全事故快报表；

4、安全事故档案；

5、度汛预案等。

第五篇：电力多经企业的档案管理具体措施初探

电力多经企业的档案管理具体措施初探

浙江容大电力工程有限公司 楼页新

摘要：当今电力多经企业的档案管理随着企业的蓬勃发展已卓有成效，但仍然存在着许多不容忽视的方面，笔者通过该公司档案管理发展历程进行了回顾，分析了存在的问题，提出了加强多经企业档案管理的六项具体措施，提出当前多经企业的档案工作要紧紧围绕企业生产和经营发展的中心，为改革和发展提供优质服务，要全面提高对档案价值的认识，全员重视多经企业档案管理工作，充分发挥多种经营体制改革档案的重要作用，对于多经企业改革、促进企业的健康发展，具有重要的意义。

关键词：多经企业档案管理业务探讨

0.引言

“档案是人类活动的记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据。档案能够更好地了解过去、把握现在、预见未来。档案事业是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面，是一项崇高的事业。”必须认识到多种经营档案工作是企业管理基础工作之一。是生产、经营、管理、科研、党建、企业文化、基础设施建设等各项活动的真实记录，是维护多种经营企业历史面貌、合法权益和经济利益的重要凭证和依据。随着电力体制改革不断深入，档案管理如何跟上企业发展的步伐，如何加强电力多经企业的档案管理工作。笔者结合自己多年的工作实践谈谈一些体会，与大家共同探讨。

1.公司档案管理工作回顾

1984年10月，富阳县供电局创办劳动服务公司。1986年10月更名为富阳县供电局电气安装公司,主要经营高低电气安装及维修,兼营电器器材零售业务，初创阶段从业人员仅为10多人,是以解决职工子女就业，改善职工福利为目的的安置福利型企业。至80年代后期逐渐转变为生产经营型企业。进入90年代后又更名为富阳市电力建设总公司,发展为跨行业、涉足多个领域的经济实体。经营项目从初创时的供电配套服务，发展为输变电安装施工、高低压开关柜制造、电力物资供应、发电、小水电、变压器出租和修造、预制构件和铁塔制造、起重运输和汽车销售及修理、自动化工程、房产物业和经济贸易，经济效益不断创出新高,一度成为富阳市最主要纳税大户。2004年2月,在富阳市电力建设总公司变电安装分公司、线路安装分公司、电力物资公司的基础上，三个公司经过整合、改制，经工商登记注册，正式更名成立为浙江容大电力工程有限公司。2005年4月正式建立综合档案室，配备了专职档案员，对文书、科技、特种档案等实行集中统一管理。

2.当前多经企业档案管理工作存在的问题

（1）全员档案意识仍有待加强。不规范字迹材料及复印件等仍有出现。有些部门归档资料移交不完整、不规范。一些重要厂家设备资料页面污秽，丢失严重。分析原因主要是施工时间长，班组内无专用的资料柜保存或保管不善，而导致一些资料丢失或残缺不全。使得部分原始资料没能补齐移交给档案室。竣工资料在工程开工时就必须准备二份，一份交局档案室或业主，另一份交公司档案室；如果不事先交代清楚，等到工程结束就难以完成或弥补，也成了公司档案室接收不到完整规范竣工档案的难题。

（2）工程档案移交工作不及时。由于档案的收集和归档需要多个部门的共同合作，有时候班组忙于施工，会忽略竣工资料的归档工作。档案管理人员要密切关注工程进展情况，有计划、分阶段及时催交归档资料。

（3）公司各部门的一些特种档案难以归档，这与部门经理的档案意识密切相关，因为特种档案归档要求多数人不清楚，专职档案员不可能知道公司发生的所有事情，只有部门经理事先告诉专职档案员来搜集，或者部门经理安排专职人员搜集工作，并及时移交档案室。

3.加强多经企业档案管理工作的必要性

档案作用的大小、价值的体现和地位的高低是随着现代企业制度的建立和对企业档案认识的不断深化而不断提高的。社会经济发展和日益激烈的市场竞争，使那些不注重对日常信息资源的积累、管理，不注意做好档案工作和档案信息资源开发利用的企业容易失去工作的方向，而不能获得最佳的经济效益和社会效益，这样的事例在古今中外时有发生。所幸我公司的历任领导对档案工作的重要性有着深切的认识，及时解决档案管理中的“人、财、物”问题，公司档案管理工作充满生机和活力。不同所有制的企业，其档案工作有着不同的特点和重点。拿我们电力多经企业档案来说，其来源复杂、涉及内容广泛，档案产权多元化，对档案工作所产生的效益要求相对较高，因而在档案工作中更要注重文件材料的收集力度，通过提高档案人员的综合素质，强化档案工作的服务意识，充分发挥档案信息资源的开发和利用，努力追求企业的经济效益最大化。

4.提高档案管理的六项重要措施

4.1加强档案管理网络和硬件

我公司于2005年10月取得ISO9002质量管理体系论证后，根据企业资质升级

总体规划和要求，开始建立综合档案室，归口综合部管理，现有档案578卷和623件。其中，科技档案578卷，文书档案463件，特种档案160件。根据档案工作需要，配备了专兼职档案员，全公司的文书、科技、特种档案(会计档案仍有财务部管理)等实行集中统一管理。公司在档案管理体系上，由书记兼副总经理领导分管，档案工作具体由综合部经理落实，做到经常检查督促，特别在改善档案库房条件及更新设备等方面解决许多实际问题。几年来，由各职能部门及项目部兼职档案员组成的档案工作网络活动正常，定期进行档案业务指导和交流学习，以进一步提高管理水平。新大楼档案库房实用面积160平方米，设有办公室、阅览室、荣誉室、复印室等，有符合国家标准的档案柜和密集架,配有灭火器、去湿机、计算机及温湿度计等，大大加强了档案的安全保管，改善了库房管理条件。

4.2建立档案管理工作的保障机制

落实档案归档制度，按时收集归档资料。说说容易实际做起来难。只有争取企业领导的重视和支持，把档案工作纳入到公司每年的主要管理工作之中，才能得到有效保证。几年来，我们容大工程公司档案工作正是这样操作的。例如：我们的档案员也参加每周的生产会，在会上会提出最新完工工程的归档期限，通报上期未按时移交竣工资料的部门；公司平时将竣工资料移交工作与月度绩效奖挂钩，工程结算必须经档案室签字认可，用行政、经济手段来确保归档工作规范进行。

4.3紧紧抓住档案工作“收、管、用”三个环节

档案工作不仅是一项服务性很强的工作，也是一项专业性较强的工作，“收、管、用”是其中三个主要业务环节，此三个环节是基础业务建设中的重中之重。

首先是“收”的环节。收集的文件资料要做到齐全完整，才可能有丰富的档案内容，发挥较好的档案利用价值。开始时，在归档文件收集这一重要环节上，我们经常处于“有什么，交什么；交什么，收什么”的状态。有时候交接手续不健全，一交一收就算了，事过境迁,这种不规范的操作，势必造成档案材料内容上的残缺和一些宝贵材料原件的遗失,为今后的档案利用留下隐患。认识到这一点，我们通过ISO9002贯标工作，编制了文件控制程序，制订了档案移交制度，并付诸实施。同时，我们还注重档案的收集整理工作。例如，2006年5月，我公司通过杭州市电力局招投标承建萧山110KV红山变输变电工程，我公司档案人员到红山输变电工程施工现场整理资料，所有归档案卷均按档案管理标准进行装订

成册，使该工程整套设计、施工、竣工验收等档案“三率”水平达到验收标准，得到兄弟档案部门的好评。

其次是“管”。“管”这一环节包括两个方面：一是对各种档案科学分类的管理；二是指档案工作的管理模式。我公司档案室结合实际，参照《供电企业档案分类表》。制订本企业的档案分类表各种门类和不同载体的档案分类表。实践证明科学合理的分类，是发挥好档案作用的重要前提，对管理、利用档案有着重大影响。在“管”的第二个方面即档案工作管理模式，实行集中统一管理，而且能充分发挥档案信息服务中心的作用。

第三是“用”。档案工作最终的根本目的是利用。当电力多经企业在市场经济的大潮中突飞猛进，大展宏图之时，我们档案工作也要很好地融入到企业发展的洪流中，主要是为内部工作参考，范围也不仅包括文书、财务、技术资料，而且也包括软盘、磁带、录像带、照片、缩微胶片等特种载体，实现档案载体的多样化。无论从档案利用方面，还是从利用产生的效益来看，都要能体现出档案特殊服务作用的无可替代性。但按高标准要求，我们在收集、管理两个环节中还存在薄弱之处，主要是档案人员向需求者提供利用档案资料的主动性还不够，档案人员工作较被动，没有形成积极开发利用档案的意识；一般地说，档案还处在原始积累阶段，显性作用还没有充分发挥出来。我们已经看到了多个行业档案利用方面普遍存在的通病，并意识到长此以往，势必会影响多经企业档案工作良性循环，影响档案工作在企业中相应的地位。因此，我公司档案人员尽量能多深入生产一线，与技术人员取得联系，了解他们最需要什么档案信息，同时编制库存档案检索目录放在“OA“系统上，有针对性地提供档案信息；档案人员主动上门将所需的文件材料帮助查询、复印并及时送到需要的部门。通过这些尝试，使我们清醒地认识到要注重档案利用的反馈信息，以便进一步深入持久地开展此项工作。

4.4拓展档案信息服务领域

衡量企业档案服务工作的一项重要标志：就要看企业档案信息是否得到充分利用，利用后是否为企业产生了较大的经济效益。如果企业档案工作能为企业的生产、经营、管理提供优质服务，能为企业提高显著的经济效益，增强企业的竞争能力等诸方面作出较大的贡献，那么，这个企业的档案工作必然会得到企业管理层的肯定和重视、同样会得到同事们的认可，企业档案管理人员的地位也会得到相应的提高。搞好利用工作，应当依托档案管理形式的集中统一管理的模式，开发企业档案信息资源，紧紧围绕企业经营发展部署，依托档案充分挖掘更深层次的信息资源，档案人员要深入基层，要加强内外调研，“多动脑、多动嘴、多动脚”对企业的生产、经营、管理动态多了解、多参与，要有超前意识，提前介入，而不是墨守成规或守株待兔，对本企业形成产生的重要文件应随时收集归档，超前监控，熟悉掌握文件的归属和流向，有利于提高收集工作的完整与准确率，避免因人员岗位调动而使归档资料的遗失或遗漏。档案管理人员通过精心加工、筛选、鉴定、编纂出各种类型的符合大家需求的编研材料供大家参阅，把死档案变成活信息，为各级领导平时重要决策、总结经验、制定计划、研究案例、处理问题时提供依据和参考价值；编制出更及时、更全面、更具体的编研材料或参考信息，真正为企业发展服务。

4.5建立健全档案管理制度

企业档案工作的规范化、标准化是时代的要求，是科学的选择。要根据企业发展的要求，同步推进档案工作标准化，不断修订多经企业档案管理标准，并在日常工作中加以认真贯彻执行。档案工作是企业管理的重要组成部分，没有必要的档案规章制度，档案工作的起步就不扎实，就不规范，就不能有序发展。必须建立健全企业档案工作各项制度，依据制度进行程序化规范化操作，并纳入企业考核机制有效地管理档案工作。目前我公司制订的档案管理制度主要有：建立企业档案工作制度，包括归档制度、库房管理制度、底图保管及更改（复制）制度和档案的收集、整理保管、鉴定、统计、利用、保密等工作制度，并相应制定了档案人员“四参加”制度。二是多经企业档案部门对档案管理的主要环节要照章管理，并纳入企业管理运行程序，有利于从文件材料的形成、积累、管理、归档有序进行。从而切实把多经企业档案管理纳入制度化轨道。

4.6稳步推行档案电子化管理

在当今数字化时代，档案信息化、自动化管理工作不仅是一种趋势，计算机在企业管理中已成为人们的主要工具，并显示出它的强大功效。多经企业处在市场竞争中的最前沿，稍有落后，便会有淘汰出局的可能，档案工作作为多经企业管理的一项基础工作，要探讨实现档案电子化管理的理论创新、机制创新、科技创新，以创新带动发展，促进发展。稳步推行档案电子化管理，用计算机“武装”起来的档案工作，为企业提供更加系统、全面、便捷、准确的各种信息。档案管理现代化与企业管理现代化同步，积极推行档案管理现代化，利用计算机辅助管理，配合设计完善的应用软件，一次输入，多次利用，极大地提高了工作效

率，帮助档案人员从繁重的手工劳动中解脱出来。努力实现档案服务领域的新拓展，服务思路的新突破，服务条件的新改进，稳步推进馆藏档案数字化。

5.结束语

事实证明：把企业在各种管理、创建文明单位、创建一流企业、申报优质工程、审计、招投标、资质升级等方面档案所起的作用和档案管理的水平高低联系起来，就会发现档案所起的作用是不可代替的。利用原始档案作为证据，使得企业避免无谓的损失，这样的实例也比比皆是，这就对档案管理的各个方面提出了更高的要求。时代需要档案管理，档案管理更应与时俱进。

总之，电力多经企业档案工作是一个大有作为的新领域，根据它的性质和特点，要注意在结合专业特点、找准切入点上下功夫研究、实践，坚持用与时俱进和科学发展观的精神开展多经企业档案工作，这也是我们努力的工作方向。

作者简介：

楼页新, 浙江容大电力工程有限公司，男，本科学历，助理馆员，1988年2月起从事档案管理工作，通讯地址：富阳市富春街道兴达路65号