档案信息安全档案的分类

第一篇：档案信息安全档案的分类

一、按字母排列的分类法

在这种分类法中，每一通讯人的名字立一个案卷，案卷严格按照字母顺序排列。姓的第一个字母是指示该案卷在档案柜中存放位置最初步的索引，如果要决定该卷的准确位置，姓氏第一个字母以后的字母是决定的因素。例如，CoffinThomas应该排在 Cryton Philip之后。

数量较少的、无须—一分别立卷的文件资料归放在一起组成杂类卷，这类案卷也可以用字母表中的字母来标分，每一杂类卷的封面上应写有该卷内装放的文件资料的目录。

1、按主题分类

文件的主题有时会取代作者成为归档的依据，最重要的主题名称作为归档的首要因素，次要的主题作为第二个因素，依次类推。最基本的分类导片标示出各类文件的主要标题，这些标题都是与单位的某项业务相关的，如：广告、运输、独家代理商、购置、管理等等。很多单位都有一定数量的文件资料适合按主题分类，这些主题通常是有关该业务部的总的管理以及该业务部与其分部、代理商、贸易联系单位的关系等等。各主题之间的排列可以根据字母排列顺序进行。按主题分类立档的优点是所有有关资料都集中存放，可以迅速、简便地查阅。

2、按地区分类

在按地区分类法中，档案是按其产生的省、市、地、县等分类的，其基本原理与按主题分类的基本原理是相同的，只是在该法中，文件是按国名、省份、城市等名称的字母顺序排列的。这样可以使有关地区的所有文件集中存放，然后再按其他问题分别立卷。运输和出口业务部门、计划部门和销售部门最适合用这种方法保存文件。

二、按数字分类

案卷以数码排列，每一份文件给定一个数码。用索引卡或索引条可以查出某一数码所代表的名字。所有索引卡按所标名字的字母顺序排列，集中放在索引卡抽屉里。当需要查找某份文件时，先从索引卡抽屉中相应的字头下找出与文件相关的信息，从而得知该案卷的数码，然后可以在适当的档案柜中找到标有该数码的案卷。

1、按十进位制数码编排分类

这是数字法的一种，经常与按专题分类相结合。用于图书分类的杜威十进位制数码法就是这种分类的一个很好的例子。操作起来比较简单，主要专题分别用某个整数表示。

当该系统中需要新增立案卷时，通常把它归入已立档的某一项目，插在适当的位置，然后编上小数。这样就可以不需要对已经建立的系统进行大的修改和变动。

使用十进位制数字排列法立卷，能较容易地根据文件上所编的案卷号得知该信件所属域和该案卷在档案柜中的位置。

2、按日期排列分类、这种方法操作十分简单，文件是按照用数字表示的文件日期的先后顺序立卷的。按日期排列的方法虽然不作为一种基本系统来使用，但它一般是排列案卷内文件顺序的标准方法。

三、字母法和数字法的比较

1、字母顺序排列法的优点

1.按公司、专题或地理位置分类存放文件是一种方便实用的方法，它能直接、迅速地立卷，不需要建立索引卡。

1.材料费用较低。

2、字母顺序排列法的缺点

1.查找常用名字时可能会遇到困难。

2.当需要查找某一专题案卷时案卷位置难以确定。

3.需要扩充时不容易估算所需要的空间。

3、数字排列法的优点

1.标有数码的案卷比按字母法排列的案卷更容易查找，当文件用毕归档时，放错位置的可能性较小。

2.标上数码的文件方便查询。

2.由于新立案卷排放在已立案卷的后面，因而可以无限扩充;建立起的相应索引卡片或索引条可以兼作其他用途。

4、数字排列法的缺点

1.必须建立相应的索引卡片或索引条，而且通过索引卡查找案卷会占用一部分时间。

2.该系统的建立和保持比较费钱、费时。

3.如果数码标错会造成文件和案卷放错位置的严重后果。

四、字母法和数字法的综合运用

按字母顺序排列和按数字排列对档案进行分类各有其优点和缺点，我们可以把这两种方法结合起来运用。

在字母顺序排列法中套编上数字索引，用数字分别表示每一个字母或字母的一部分，在立卷时，每个案卷再分别编号。例如：假定A用回来表示，在该组中有5个案卷，那么第四个案卷的编号就是1/4。在这种方法中，案卷是按字母顺序排列的，数字编号只起辅助作用，只作为查文编号以供通讯时引用。

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铝及铝合金和镁及镁合金表面处理方法垫弹性块装夹方式刀具选择 http:// 我们每天都会产生大量的文件，而在这个“寸土寸金”的社会里，我们的办公室没有多余的空间存放这么多的纸质档案，因此要把它们转移到指定的贮藏室里，需要用时再取出。转移档案要制定一个周密的计划，并且要有很多的步骤，这样才能安全容纳大量资料。

1.在转移之前计划好新的档案。

2.如果全部档案都要转移，文件抽屉里只留下导引卡，要为新的档案提前准备好文件夹，文件夹的标签上使用与以前文件夹不同的颜色标明日期和主题。

3.如果留下文件夹和导引卡，要准备一套文件夹装转移抽屉里的材料，在这些文件夹上贴上与原来的档案相同的标签并提前作好转移准备。

4.如果有足够的空间，可以让准备转移的档案在办公室里再放几个星期，直到新的档案中积累了足够的参考资料。

5.确保贮藏室有足够的空间和适合的环境存放旧档案。

6.为避免影响正常的办公室工作，要在制定转移计划的几个小时之内完成整个转移过程，这时不妨多找几个人来帮忙，分工合作，既高效又保持工作质量。

7.在所有转移文件或盒子上贴上标签，写明档案的内容、日期等内容以便认读时方便省时。

8.把转移的档案或盒子捆紧，并在运送过程中确保安全。

一、电子档案的优点

1、操作方便

形成档案之前的电子文件，其增、删、改等都很方便，而且改后不留任何痕迹，保证了档案页面的整洁。并且电子档案具有高度的标准性，使之对电子档案的检索更加方便。

2、传递快捷、实现资源共享

一份纸质档案只能在某时、某地让能够接触到它的人阅读，而电子档案由于其处理环境是计算机和网络技术，因此可以不受这种限制。网络上传递电子档案的时间是按秒计算，而同样距离的纸质档案传递则是以天计算的，二者在速度上的区别非常明显。而且，一个终端上的电子文件也可以同时发给若干个网络

终端，电子档案这种不受存储载体限制的特点，使利用者产生一种共享的感觉，从而摆脱时间和空间的制约。

3、存储空间小

无限增长的纸质文件与有限的存储空间之间存在着日益激烈的矛盾，而电子档案占据的极少量空间能够很好地解决这一矛盾，例如：一张光盘容量可达600MB-4 000MB，可存 35万张打印纸上的文字信息或 10万页图形信息。而且，如果不移动存储载体，只处理信息，那么电子档案几乎无重量和体积可言，相比之下纸质文件的笨重就显而易见了。

4、具有多种表现形式

随着多媒体电子计算机的应用，电子档案的形态也随之多样化了。文字、图形。声音、影像等多种媒体信息都可以单独或相互搭配成电子档案的内容，这就造成了电子档案的多媒体集成性，使电子档案比纸质档案更加全面、形象、生动。

5、复制时不容易丢失信息

纸质文件复制或缩微品拷贝经常会出现清晰度下降、畸变、信息丢失等问 题，而电子档案的复制，由于是数字化的信息处理，几乎不存在这些问题。所以 完全可以做到复制后得到的电子档案与原来的电子档案无任何区别。

一、控制纸质档案的使用

档案柜一般都上锁，秘书不在时，要锁住档案柜以保护纸质文件。到档案室取送资料时，要有专人负责。

把资料从档案室中取出时，在原来放资料的地方做一个标记，可以记录借出日期、材料名称、借者姓名及归还日期等。

二、控制缩微品档案的使用

缩微品档案的载体和信息是合二为一的，对缩微品信息安全的控制，实际上就是对缩微胶片的安全保管。因此，要保证缩微品档案的信息安全，必须注意：

(1)将存放有缩微品档案的柜子上锁，以防丢失或外人的随便使用。

(2)不能将缩微品原件外借，以防损坏或丢失。

(3)缩微品的存取借用要和纸质档案一样有相应的记录。

(4)存取胶片时戴上手套，或者拿取胶片的两边，避免造成污染、擦痕或留下指纹等。

(5)阅览室最好装有空调设备，保证室内有适当的温度和湿度。

三、控制电子档案的使用

秘书使用的计算机很可能不是一人“独占”，如果是这样，别的使用者就可能会看见他不希望别人看见的资料，甚至被另存盘或打印出来。他们就更容易把它带出办公室了;如果他发了一封电子邮件，这封邮件的内容可能会被发到电子信箱或者告示板上，和他使用同一系统的人都能看到这些信息。因此，电子档案让人没有安全感，容易被人非法使用。

1、必须采取各种措施控制电子档案的使用

1.请上司规定清楚哪些人可以打开这个电子档案。

2.、如果计算机离一些无关的人很近，就要采取一些适当的安全措施：

(1)使用密码，没有密码将无法检索文件;

(2)锁住计算机，这样其他任何人都打不开;

(3)锁上装有软盘的盒子或箱子。

3.如果一些同事有权借用这个秘书的电子档案，他要把原件留在自己身边，拷贝一个副本给他们。当然，拷贝是一件非常方便的事，所以绝对不能把非常机密的材料拿出办公室，非上司有特殊的明确说明。

4.保存一份流外(外借)档案，在上面记录借出日期、材料内容、借者姓名和归还日期等。

5.如果使用了别人的计算机或者软盘在别的计算机上使用过，在把它们拿到自己机器上使用之前，一定要先查毒、杀毒。给自己的计算机装上防病毒软件，并注意及时更新，因此病毒更新换代的速度也是十分迅速的。

6.不同的软盘要存放在专门设计的盒子、圆盘或其他箱子里，这些盒子或箱子最好有盖，这样可以使软盘保持干净并不受损害。

7.不要触摸磁盘的表面，要防尘、防油渍以及其他残留物，因为这些污染物都会抹掉软盘上的资料。磁盘还要远离磁场。

8.光盘也需要有干净、安全的环境来保护。软盘的保护措施也可用于保护光盘。

第二篇：档案分类

一般有以下几类:

一、文书档案:档案分类

（1）党群工作类:党务工作、组织工作、宣传工作、纪检工作、工会工作、共青团工作、协会工作等；

（2）行政管理类：行政事务、治安保卫、审计工作、人事劳资、教育工作、医疗卫生、后勤福利、外事工作等

（3）经营管理类：经营决策、计划工作、财务管理、物资管理、企业管理等

（4）生产管理类：生产调度、质量管理、能源管理、安全管理、科技管理、环境保护、计量工作、标准化工作、档案与信息管理、基建管理、设备管理、合同等

二、科技档案

（1）产品文字材料：各种任务书、建议书、协议书、说明书、鉴定书、试验大纲、试验报告、分析报告、审查报告、运行报告、总结、产品图样等

（2）科研文字材料：各种合同（协议书）、任务书、科研报告、调查报告、开题报告、实验报告、鉴定证书、发明申请书等

（3）基建文字材料：各种建议书、任务书、计算书、开工报告、概（预、决）算、检验分析材料、施工图样等

（4）设备文字材料：各种申请书、说明书、技术规程、维护保养规程、设备图样等

三、财务档案

会计原始凭证和报表中所附的各种借据、书面证明材料、分析报告等。

四、人事档案

职工的招聘、履历、培训等

五、电子档案

计算机磁带、磁盘和光盘等

六、声像档案

照片、缩微胶片、电影胶片、录像片、录音磁带和唱片等

第三篇：档案材料分类

档案材料分类

第一类：（1）干部履历表，简历表。

（2）干部、教师、医务人员、学生等各类登记表。（3）个人简历材料，更改姓名材料。

第二类：自传及属于自传性质的材料 第三类：（1）鉴定类（含自我鉴定）。

（2）考察、考察材料；以鉴定为主要内容的各类人员登记表，组织正式出具的鉴定性干部表现情况材料，作为干部任免、调动依据的正式考察材料。（3）考核登记表

（4）干部考核和民主评议的综合材料。

第四类：（1）学历、学位、学绩、培训和专业技术情况的材料（报考高等院校学生登记表、审查表，毕业登记表，学习（培训结业）成绩表，学历证明材料。

（2）教师资格过渡申请表等（要有上海市教育委员会教师资格认定章）

（3）专业技术职务任职资格申报表，聘用专业技术职务审批表等。（4）干部创造发明、科研成果、论文等目录。

第五类：政治审查材料；入团入党政审材料 第六类：（1）人团志愿书、入团申请书、团员登记表

（2）入党志愿书（形成时间为支部大会通过入党时间）、入党申请书、转正申请书、党员登记表、不合格党员被劝退或除名的材料，取消党员资格的组织意见。

（3）因私出境保留党籍审批表报党委批准后留档。

（4）民主党派只收集登记表、通知或批复材料即可。

第七类：（1）奖励材料（包括科技业务奖励、各种先进人物登记表、模范事迹通报材料等

（2）手续齐全的学生奖学金审批表或登记表。第八类：违纪处分材料

第九类：（1）工资变动登记表（排九类1号，日期写用该新表时的日期填写）工资变动情况（按时间顺序排）（85年工改以来的材料）

（2）干部任免审批表、录用和聘用审批表、聘用干部合同书、续聘解聘审批表（按时间顺序排）（90年以来干部任免材料）（3）出国出境人员审批表。（4）民主党派代表会代表登记表（5）延长退休时间审批表归入九类

第十类：其他组织参考的有保存价值的材料，如就业报到证、协议书、工会会员表、残疾体检表等

 材料形成时间：为材料落款标明的最后时间

 干部职务变动登记表放在目录后面第一类第一号前面，不编号不记页  工龄津贴、职务（岗位）津贴、养老保险补贴不登记在“工资变动登记表”内  97年后“干部任免审批表”缺的必须补全

 1977后入学的大学生，应有《高校学生登记表》、高校学习成绩表。硕士要有报考登记表、授予硕士学位决定、学习成绩表、专家推荐表。博士要有报考登记表、学习成绩表、专家推荐表、博士学位决定。党校须有登记表或毕业鉴定、学习成绩、学历证明。

第四篇：档案分类

档案分类

一、文书档案：

（1）党群工作类：党务工作、组织工作、宣传工作、纪检工作、工会工作、共青团工作、协会工作等。

（2）行政管理类：行政事务、治安保卫、审计工作、人事劳资、教育工作、医疗卫生、后勤福利、外事工作等。

（3）经营管理类：经营决策、计划工作、财务管理、物质管理、企业管理

等。

（4）生产管理类：生产调度、质量管理、能源管理、安全管理、科技管理、环境保护、计量工作、标准化工作、档案与信息管理、基建管理、设备管理、合同等。

二、科技档案

（1）产品文字材料：各种任务书、建议书、协议书、说明书、鉴定书、试验大纲、试验报告、分析报告、审查报告、运行报告、总结、产品图样等。

（2）科研文字材料：各种合同（协议书）、任务书、科研报告、调查

报告、开题报告、实验报告、鉴定证书、发明申请书等。

（3）基建文字材料：各种建议书、任务书、计算书、开工报告、概（预、决）算、检验分析材料、施工图样等。

（4）设备文字材料：各种申请书、说明书、技术规程、维护保养规程、设备图样等。

三、财务档案

会计原始凭证和报表中所附的各种借据、书面证明材料、分析报告等。

四、人事档案

职工的招聘（包括公司与员工签订的劳动合同）、履历、培训等。

五、电子档案

计算机磁带、磁盘和光盘等。

六、声像档案

照片、缩微胶片、电影胶片、录像片、录音磁带和唱片等。

第五篇：档案整理分类（本站推荐）

档案整理分类

1卷、政工档案：包括年底考核汇总表、调动分配证明、介绍信、上报的各种人事统计表、调查表、人事公布文件、职称聘任、竟聘材料、年终责任制考核结果、中心文件、文明单位申报、自查材料等。

2卷、半年和年终总结及整顿报告、工作打算、日常汇报材料、上级及本市重要文件通知、重要活动安排、中心有关发言材料、人大政协提案答复、其它重要材料等。