浅谈档案室的利用与管理[推荐五篇]

第一篇：浅谈档案室的利用与管理

浅谈档案室的利用与管理

要旨：人事ファイル保管室はある意味では人事情報の心臓となり、現代情報

社会において、非常に重要な役割を果たしている。が、人事情報の合理的、ま

たは有効的な利用及び管理は、など様々な問題が存している。本論は、人事

ファイルの定義及び分類を明らかにするうえ、各種類のファイルの情報収集・

整理、また利用法について論じ、人事ファイル管理における諸問題を見出し、その解決法を提案しようとしている

キーワード：ファイル管理情報管理 問題点

随着社会的不断发展进步，档案管理在机关、企事业单位和个人生活中发挥着越来越重要的作用。可以说，当今社会的各个领域都与档案的使用与管理发生着直接或者间接的关系。它已然成为了各个行业的工作中必不可少的组成部分。做好档案管理，能够极大的提高工作效率及工作质量，为各项工作提供咨询参谋的作用，因此，档案室的利用是至关重要的。然而，在现今的社会中，由于档案管理不是独立的职业，很多机关、企事业单位并没有真正意识到其重要性，没有采取规范科学的方式管理档案，不仅没有提高工作效率，反而拖垮了工作的质量，更没有充分利用档案室为工作服务。

对档案室的利用可以说是所有工作开展的基础，每个档案记录和反应了一个单位的发展历史，一定程度上保证了社会的完整，而这一重大意义在日常的工作中是无法表现出来的。在我国，档案管理虽一直在发展完善，但其重要性与其普遍性无法得到统一。因此，对档案室的利用与发展是非常有必要的。而在档案室中利用较为广泛的就是人事档案，究竟什么是档案，什么才算是人事档案，怎样才算合理利用档案来帮助我们的生活。对于我们今后的生活有着极大的意义。

一、什么是档案

中国档案法所称档案是指凡是具有保存价值的历史记录，而不少档案学者则认为档案是由档案机关保存备查的历史纪录。四是因为档案学作为一门新兴学科，还处于尚未成熟的阶段。五是随着社会的进步和科学技术的发展，档案和档案工作也在不断的发展，档案学理论始终处于不断的建设之中，对档案的认识就有一个不断丰富、完善的发展过程。六是人们对客观实践的认识不可能一次完成，将随着实践的发展而不断深化。现举档案定义三例以见一斑：

《法兰西共和国档案法》（1979年公布）：“任何自然人或法人，任何国家机关或组织，任何私人机构或部门，在自身活动中产生或收到的文件整体，不管其形成日期、形式和制成材料，都是档案。”

《苏联大百科全书（第三版）》：“档案是机关、个人、家族在活动中形成的文件材料的总和。”

美国现代著名档案学者谢伦伯格在其名著《现代档案——原则与技术》中说：档案是“经

鉴定值得永久保存的供查考和研究之用，业已藏入或者选出准备藏入某一档案机构的任何公私机构的文件。”

以上档案定义虽然认识有所不同，但都认为档案必须具有三个基本要素：形成者、具有查考价值、载体和形式的多样性。

二、什么是人事档案

人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。高校学生档案则是国家人事档案的组成部分，是大学生在校期间的生活、学习及各种社会实践的真实历史记录，是大学生就业及其今后各单位选拔、任用、考核的主要依据。目前出境、计算工龄、工作流动、考研、考公务员、转正定级、职称申报、办理各种社会保险以及升学等都需要个人档案，特别是在国有企业、事业单位，人事档案相当重要。

三、档案的利用与管理

1、人事档案的利用服务

在以往的人事档案管理理论研究中，人们通常使用“人事档案的提供利用工作”或“人事档案利用工作”等概念来讲述人事档案的利用工作。首先，我们应当知道人事档案的利用应该遵循的基本原则：以用户为尊，服务团队成员满意，掌握档案用户反馈意见，提供优良的服务，用户关怀。“以人为本”的服务才是最好的选择。工作中，上司也会经常告诉我们，虽然是个档案室，但是我们也是服务于用户的，只有用户方便了，我们的服务才有意义。现在有的人事档案利用服务一般为:人事档案查阅服务、人事档案借阅服务、出具人事证明材料服务、人事档案资料卡服务。微笑是打动人心的最佳武器，即使是小小的 服务也只有用心才能做好。

2、档案管理的细节

信息是人类社会的普遍存在方式之一，档案也是信息的一种。随着档案的增加，档案在人们生活中的传递和利用越来越重要，档案室在收集档案的时候也需要做好正确的信息收集。一般来说档案整理的工作主要有3种类型：

①系统排列和编目

在正常条件下，档案室接收文书部门和业务部门按照归档要求立好的案卷，档案馆接收各机关按照入馆要求整理移交的案卷。档案馆和档案室的整理任务，主要是检查案卷质量，制订馆(室)内分类排列方案，进行案卷和全宗的系统排列以及案卷目录的加工

②局部调整

对已接收但不完全符合整理要求的案卷，进行必要的部分加工整理；对由于遭受损失、销毁与移出等各种原因致使整理体系发生重大变化的档案,进行新的系统化调整

③全过程整理。

对必须接收和征集的零散档案，进行包括整理工作全部内容的系统化和编目。

档案整理要求保持文件之间的历史联系，便于保管利用。文件之间的历史联系是指文件

在产生和处理过程中形成的内部相互关系，主要表现在文件的来源、时间、内容和形式等方面的联系。维护文件之间的历史联系有时可采用不同的方法，在优选时应以便于档案保管和利用为其最高要求，并使二者统一起来。

3、档案分类的规律

一般说来，档案的分类就是把立档单位所形成的档案，按照档案的来源、时间。内容和形式上的联系，分成若干层次和类别，构成有机的体系。档案分类必须符合科学性、客观性、逻辑性、实用性和思想性的要求。现在常用的分类方法有：

①年度分类法

即是根据形成和处理文件的年度对档案进行分类。每一年设一类，年度即类名。采用年度分类法简便易行，通过年度分类，将档案按其形成的自然或专业年度加以区分，使每一年度的文件相对集中，可以反映出一个单位每年工作的特点和逐年发展变化的情况。而且，安年度分类，可以同现行机关文书处理制度所要求的以年度为单位对文件进行整理和移交的规定相吻合，从而使文件一年一归档、一年一个类，类目设置标准清楚、明确，便于人们按时间查找利用档案，因而成为最常见、运用最广泛的一种分类方法。

②组织机构分类法

即是根据立档单位的内部机构设类和归类，将档案按文件形成或承办的部门来分类，一个机构设置一个类，机构名称就是类名。采用组织机构分类法，能保持全宗内文件在来源方面的固有联系，客观地反映立档单位的历史面貌；同时由于每个机构都承担某方面的职能和任务，按组织机构分类在一定程度上集中反映了某一方面工作内容的文件，便于按照一定的专题查找和利用档案。特别是对于现行机关和单位，归档前由各个机构分别保存整理，每个机构每年向档案室归档时，就自然构成一类，方法简单，标准客观，便于掌握。但不适合单位内部机构经常变动的情况。

③问题分类法

即是按照文件内容所说明的问题对档案文件划分类别。类名由分类者根据该类问题共性主观概括。采用问题分类法，符合文件形成时的特点和规律，可以避免或减少同类问题文件分散的现象；能使内容性质相近的文件汇集在一起，便于按专题查找和利用档案。特别是按问题设类可以不受内部机构的限制，单位的中心任务和主要活动可以单独设类，从而能够比较突出地反映一个单位职能活动的主要面貌。

四、档案利用与管理的不足之处及解决办法

不足之处：

1、管理机制不完善

档案管理机制不健全，宣传和利用力度不足。虽然公司建立了档案室，但档案工作流于形式，不规范、职责不明确、任务不落实、人员不到位；由于管理不严，档案员和利用人员不遵守制度，借阅的档案没有及时归还档案室，造成文件材料的缺失。而且公司没有开展多种载体的档案宣传，职员对档案认识不足，甚至有点职员不知道什么是档案。还有几十年的档案放在档案柜里，从没有查阅过，尘土堆积，没有合理的整理摆放。

2、档案工作条件艰苦，不受重视。

在我国，很多档案馆尚存在馆舍面积不够，档案库房紧张工作设备落后，资金缺乏等问题，对于级别更低的档案室而言，这些问题更加突出，某区法院以法律审判工作为主要业务，所以，档案工作不被重视也在情理之中，不过，包括法院所有人在内的工作者都知道诉讼档案对于法院审判工作的重要性，因此，诉讼档案的利用率特别高，这有别于其他档案，鉴于此，档案库房和办公室资源紧张的问题特别凸显，亟待解决。

3、档案工作人员不足、队伍素质不高。

很多档案室仅有一个到两个工作人员。档案室不仅有归档工作，整理工作还有提供利用的业务，而档案室人员编制不足不仅导致工作拖沓，无法按时按量完成，而且，繁重的工作量也使得工作人员没有工作积极性，并且，工作人员并非专业领域出生，对于档案管理工作仅靠经验和自我学习，这无法推进工作有序进行。

4、档案工作专业、科学得不到很好的贯彻。

人员素质无法保证，工作也就无法实现专业和科学，在人才引进方面，也没有很好的培养相关方面人才，这不利于业务衔接，形成良性的业务，另外，档案工作人员没有定期的业务培训，没有充裕的时间学习，工作也就随意、固定、经验，这随着时间的推移，社会的进步和档案工作的革新，落后的管理方法和理念无法适应时代，无法为将来工作打下基础。

5、保密工作不完善

虽然档案作为信息的一种，是被人们利用的对象。但是不正当的使用可能会造成信息的流失，严重的可能会给公司带来损失惨重的影响。很多公司在保管档案时并未严格管理，档案室内职员进进出出。

解决办法:

1、稳定人员队伍，提升人员素质。

由于档案工作的枯燥和无名，很多人无法长期从事该工作，这导致工作人员更换频繁，人员素质无法得到保证，业务衔接也就难以保证，工作态度不同，工作方法不一，档案管理也就难免出现阴差阳错，各自为政的现象，就此，各档案室应该提升档案室的地位，提高人员的工资福利待遇等，留住人才，招揽贤才，另外，可以依托当地档案局、高校科研机构等，进行人员定期培训，与时俱进，跟上时代步伐，做好新时期的档案工作，为档案工作的信息化、现代化打下基础。

2、档案室须加强保管措施

库房必须专用，并与档案人员办公室或生活区分开。库房门窗要有较好的密封性，应对门窗采取加固措施，符合防盗、防尘、防虫、防有害气体的要求。库房应远离水源、火源和污染源，以符合防火、防水、防潮等基本要。另外，为了长远保存起见，在分配库房的时候，还有考虑设置专门存放特殊载体档案的专用库房。

3、档案室保密工作的重要点

职员需高度认识档案保密工作的重要性，严格遵守有关法规和制度。查阅涉密档案或内部材料，须经有关部门和办公室负责人批准，必要时报请有关校领导审批。查阅时须严格履行登记手续，注明查阅目的和内容。未经批准，任何人不得私自带档案出馆；档案工作人员不得私自摘抄、复制、传播具有保密性质的档案内容。因需要经批准摘录或复制涉密档案材料的，须妥善保管，用后销毁，如发生涉密问题，后果由利用者负责。不归档的重份文件及内部材料，须交由学校集中销毁。在校保密委员会的指导下，做好档案密级变更和解密工作。档案馆工作人员或利用者，如有违反保密规定的，视情节轻重按有关规定处理。

随着时代的发展，档案管理的工作内容会越来越繁杂，工作负担也会越来越重，对于各机关，企事业单位来说都应该更加重视档案管理，充分利用档案室，提高效率，自己想想。对于个人来说，档案管理的工作会越来越重要，也可能和秘书一样发展成为独立的职业，变得越来越重要，因此要不断提升自己的耐心，细心程度以及工作能力，更好的立足于社会。

对于档案管理及档案室的利用与管理，并不是几千字可以说清楚的，但是不论是哪个行业，哪个领域，正是由于人们的不断探索与研究，才会不断的发展与进步。虽然对于档案的管理与利用正是上升趋势，但它所存在的缺陷与不足势必会拖慢其发展速度，因此，对档案室的利用与管理的研究是摆在眼前的，也是十分必要的。

参考文献

1.百度百科

2.《档案学概论》冯惠玲。

3.《信息时代的人事档案管理》王英玮、中共党史出版社、第十二章。

4.《目录学》陈传夫、武汉大学出版社、第一章。

第二篇：档案室管理规定

档案室管理制度

一、档案资料的分类及权限界定

（一）普通文件：

1、分类：

其他公司的一些宣传资料、光盘等； 其他公司的投标书；

公司购买的生产、技术、管理方面的书籍，光盘。

2、权限：

本公司员工可随时借阅、查看；

除本公司外的其他人员，须持综合部部长签字的工作联系单方可借阅； 如有需要，可由档案室管理员复印使用。

（二）保密文件：

1、分类：

公司技术部的图纸、工艺卡； 外来图纸、工艺卡；

公司内各部门存档的资料、文件等。

2、权限：

存档时，存档部门需界定可借阅、查看的部门、人员等范围，存档范围内的部门、人员可随时借阅、查看；

存档范围外的人员要借阅、查看时，需持经部门领导、综合部部长签字的工作联系单方可查看、借阅；

如有需要，使用人可持有部门领导、综合部部长签字的工作联系单方可复印。

（三）机密文件：

1、分类：

各部门认为不可对外人公开的文件、资料等： 领导界定为机密的文件、资料等。

2、权限：

原则上不允许任何人借阅、查看，如有特殊情况，借阅人须持公司综合部部长、副总经理签字的工作联系单，方可借阅；

原则上不允许复印，如有需要使用人必须持有经部门领导、副总经理签字的工作联系单方可复印。

二、档案归档制度

档案室负责收集（征集）、整理、分类、鉴定、保管、统计公司各类档案及有关资料。

（一）各部门存档时，需界定资料的存档级别，以方便查阅、管理。

（二）档案室资料在归档时，在分级的基础上，原则上按部门进行归档，公司购买的图书实行综合归档，技术部的图纸和工艺卡单独进行归档。

（三）档案室的每一个档案柜都要进行编号、整理，分类存放，并做好档案索引记录，方便使用时的及时查找。

（四）技术部的图纸和工艺卡进行存档时，必须是完整的2套图纸和4套工艺卡，并且是同时存档，并确保此时存档的图纸和工艺卡经审核已经没有错误，每套图纸和工艺卡的每一页都有技术部长的签字。

（五）技术部存档的每套图纸和工艺卡必须是经过编号的，档案袋的正面需填写部门、类别、密级、编号、总页数、发放范围等信息，缺一不可。存档时，档案室管理员需要查看每套图纸的编号是否则正确，填写是否有漏项等，否则不予存档。

（六）公司购买的每本书籍都要及时存档，并整理好档案目录。

三、档案借阅使用制度

档案是公司的宝贵财富，档案的开放利用工作，是整个档案工作的重要环节之一，也是档案工作的根本目的。

（一）在查阅档案时，只准查阅自己需要的部分，不得随便翻阅其他部分的内容，阅后要当面交点清楚。

（二）查阅档案者，不准拆卷、涂改，不准在档案上乱划或做标记，违者将依据有关规定予以处理。如需复制，须经档案馆允许。密件不准复制。

（三）借阅档案，原则上不超过半个月（15天），届时未用完者，可到档案馆办理续借手续；借阅人出差时，借阅期限可适当放宽；借阅人调离的，应将所借档案及时归还。如需转借他人使用，须到档案馆办理转借手续。

（四）借出档案者应对档案的保密、安全和完整负责，不能泄密、丢失、转借、涂改、污损、拆散，违者将依据有关规定予以处理。

（五）借阅人持有的工作联系单，一定明确表明要借阅的文件名称，文件级别、查阅目的，查阅时间等详细内容，如果存在词语模糊，界定不明的现象，档案室管理员有权拒绝外借。

四、档案室管理制度

要科学地管理好档案，确保档案的安全，使之有效地为本公司的各项工作提供服务。

（一）对于档案室的管理，坚持“以防为主、防治结合”的原则。着重做好防火、防盗、防水、防尘、防霉、防虫、防鼠工作和档案室内湿度的控制、调节及照明管理方面的工作。

（二）档案室内严禁吸烟，严禁将易燃、易爆、易腐物品带进档案室。

（三）采取有效措施防治鼠、虫、霉害，定期进行检查，一经发现及时处理。

（四）档案室周围配备适当的消防器材，并按器材要求定期检查更换，档案室管理员应该懂得消防器材性能及使用方法，做到遇火能救。经常进行安全防火检查，确保万无一失。

（五）下班前，要检查所有门窗是否关严，检查灯是否关闭。周末及假期要切断档案室电源。

五、图书资料的购买制度

档案室管理员负责公司员工及领导的图书及其他资料的购买。

（一）员工填写图书资料购买通知单，经部门领导、单位领导签字后，交档案室管理员。

（二）档案室管理员本着“适用、节约”的原则，采用合适的方式购买所需资料，要求必须有正规发票。

（三）图书买来后，携带书和发票去集团公司档案室进行存档和盖章，并办理《图书资料借阅手续》，然后由总部档案管理员在发票上签字。盖章后的图书资料需在本单位档案室进行存档后，方可通知所需部门办理图书借阅手续。

（四）填写《发票报销申请单》，后附发票，经部门领导，单位领导签字后交公司统计。

六、档案鉴定销毁制度

做好档案鉴定销毁工作，剔除失去价值的档案材料，更好地保护珍贵档案和重要档案，是一项既严肃又细致的工作，必须以科学态度对待。

（一）档案鉴定工作，就是通过甄别和鉴定，将有价值的档案更好地保存

下来，达到室藏档案既完整又精练。

（二）进行档案鉴定时，须由档案管理员和有关业务部门组成鉴定小组共同进行。采取直接鉴定的方法，逐件地审查文件，准确地进行分析，判断其价值。

（三）档案鉴定后，对没有保存价值或保管期限已过的需要销毁的档案，报请相关的部门领导审批。重要档案文件需报请公司总经理审批后，方可销毁。

（四）要销毁的文件资料都必须编制销毁清册，方可销毁。

七、档案保密制度

档案管理涉及公司的很多机密文件，档案管理员必须有高度的保密观念，严格遵守公司的档案保密制度。

（一）非档案管理员未经允许不得随意进入档案室，任何人未经批准不得将档案带出档案室，不得私自复制档案。

（二）档案室管理员不得私自摘抄和向外传播存档内容，不得以任何理由为借口对外泄露档案机密。

（三）档案管理员必须严格界定公司的档案文件的密级，对于机密、绝密档案必须使用专门的档案柜进行存放，并将档案柜上锁保存。

（四）对于需要销毁的档案或材料，必须经有关领导签字批准，并编制清册，由两人监销。办公废纸、废件、重复件等，要妥善保存，不得随意当垃圾倾倒，与需销毁档案或材料一并送机要局指定单位销毁。

（五）管理好档案室及档案橱门锁钥匙是档案管理员的责任，不得丢失、不得外借。

（六）档案管理员要有高度的责任心，要相互监督执行，经常进行保密检查，发现失密现象，及时报告，及早处理。

丛林汽车 2010-4-29

第三篇：档案室管理规定

公司档案室档案管理及保密制度

第一条： 总则

本制度的档案指公司日常工作中发生的重要书面文件、音像资料，包括：国家政府部门重要公文、工程技术档案、财务档案、法律文书、各种文书档案及其他专门档案（人事档案由人事部中心管理）。公司对档案实行集中管理。

第二条： 档案管理架构

公司档案管理由办公室主管，并设有综合档案室。

综合档案室由办公室档案管理员负责管理，各部门设兼职档案管理员。综合档案室负责公司全部重要档案原件的管理。各部门由兼职档案保管员负责档案的收集、整理和移交工作。

第三条： 档案分类：

文书类档案

政府部门各类文件

公司对外、对内各类正式发文

法律公文

项目文件

工程技术类

开发档案

预算合同档案

工程档案

财务类档案

合同类档案

公司各类证照

第四条： 归档工作流程

一、档案工作分为八个环节：收集、整理、鉴定、保管、编目、检索、统计、利用。各部门以工程项目为单位，按档案分类要求，在第一时间将文件、证照原件整理后，负责移交至公司综合档案室归档。

二、各部门按要求建立档案，做好档案登记目录，经部门负责人审签后，及时交送公司综合档案室备查，并依据要求将档案原件移交公司综合档案室。如部门确需留存原件的，应与公司综合档案室办理档案借阅手续。

第五条： 归档要求

一、归档文件必须完整齐全。

归档文件必须按规定分类整理、编目。

档案编目

文书类档案：+（项目）部门+案卷号

如：2004/市场/001

工程类档案：+工程项目+档案分类+案卷号

如：2004/某某项目 /工程/001

财务类档案：会计设置

合同类档案：部门（项目）+合同类型+年份+案卷号

二、归档文件不能用铅笔、圆珠笔、彩笔和蓝色复印纸书写。热敏纸类的传真件、复印件均不能归档。

三、音像档案要求:磁带、录像带、光盘要原版；计算机软盘、光盘要可运行。照片、底片要求清晰完整，并附有说明文字材料，包括事件、时间、人物、背景、摄影者五要素。装入照片档案盒。

四、录音带、录像带、计算机软件应在盒套贴有标签注明：题目（内容）、制作日期、制作人、盘数、序号等。

五、档案号以一案一号为原则，遇有一档案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，再编列档案号。

六、档案号应自左而右编列，右方装订的档案，应将档号填写于案件首页的左上角；左方装订者则填写于右上角。

七、归档文件，应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内，并视实际需要使用“见出纸”注明目次号码，以便翻阅。

八、档案夹的背脊应标明档案夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。

第五条文件整理

一．文件点收

文件结案移送归档时，根据如下原则点收：

1．检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，应立即追查归入。

2．文件如经过抽查，应有管理部门主管的签认。

3．文件的处理手续必须完备，如有遗漏，应立即退回经办部门补办。

4．与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应立即退回经办部门。

5．有价证券或其他贵重物品，应退回经办部门，经办部门送指定保管部门签收后，将文件归档处理。

二、文件如有皱褶、破损、参差不齐等情形，应先补整、裁切、折叠，使其整齐划一。

第六条： 档案借阅、移交

一、档案借阅者必须做到：

1、爱护档案，保持整洁，严禁涂改。、注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

二、内部借阅程序

1、各部门经办人员因业务需要需借阅档案时，应填写“借阅单”，经其部门主管办公室主任副总核准后向主管档人员借阅。

2、档案管理人员接到“借阅单”，经核查后取出该项档案，并于“借阅单”上填注借出日期后，将档案交与借阅人员。“借阅单”则按归还日期先后整理以备催还。

3、在档案室当场借阅者，免填“借阅单”。

4、档案归还时，经档案管理人员核查无误后，档案即归入档案夹。“借阅单”由档案管理人员留存备查。

5、“借阅单”以一案一号为原则，借阅时间最长以一周为限，如有特殊情形应延长调阅期限时，应按借阅程序重新办理。

6、借阅人员对于所借档案，不得抽换增损，如有拆开必要时，亦须报明原因，请管档人员负责处理。

7、借阅人员借阅档案，应于规定期限内归还，如有其他人员借阅同一档案时，应变更借阅登记，不得私自授受。

8、借阅档案限与经办业务有关，如借阅与经办业务无关之案件，应经相关部门主管同意。、各部门只能借阅本部门形成档案，若跨部门借阅，须经各主管部门负责人批准。

三、外部借阅程序、公司档案室档案原则上不外借其他单位，如确需外借，需经公司主管总经理批准。借阅档案、证照一律办理借阅手续，档案需妥善保管，不得私自涂改、拆卷、复印及转借他人。

四、移交

公司档案管理人员在调离岗位、或离职时，由办公室主任负责监督办理档案的交接工作, 将档案移交表填写清楚。

第七条： 保管和保密制度、存放档案的档案柜排放整齐；采用统一的档案盒，且要求标识明确。档案保管要做到防火、防光、防尘、防盗、防鼠、防潮。、档案的保密严格执行档案保密制度，采取相应保管措施。销毁档案要由专人监销，防止泄密。、节假日期间，档案库房、档案柜要加封条。、公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案原则上禁

止借阅，如确需要经总经理同意方可在档案室借阅，不准外借；机密级档案秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过一周。机密级档案秘密级档案的借阅必须由部门主管办公室主任同意及副总批准。副总经理因公外出时可委托办公室主任审批，日后要补办补签手续。

第八条保存期限与销毁

一、文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理：

1.永久保存：（1）公司章程；（2）股东名册；（3）组织规程及办事细则；（4）董事会及股东会纪录；（5）财务报表；（6）政府机关核准文件；（7）不动产所有权及其他债权凭证；（8）工程设计图；（9）其他经核定须永久保存 的文书。

2.10年保存：（1）预算、决算书类；（2）会计凭证；（3）事业计划资料；（4）其他经核定须保存10年的文书。

3．5年保存：（1）期满或解除之合约；（2）其他经核定保存5年的文书。

4．1年保存：结案后无长期保存必要者。

5．各种规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。

第九条档卷清理

1．档案管理人员应随时擦拭档案架，维护档案清洁，以防虫蛀腐朽。每年更换时，依规定清理一次，已到保存期限者，给予销毁，销毁前应造册呈总经理核准，并于目录表附注栏内注明销毁日期。

2．保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，管档人员应注明继续需保存日期，并呈报副总经理批准。

二、档案的销毁

1.公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。

2.当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。

3.凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁；一般的档案资料，由副总经理批准后方可销毁。

4.经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。

5.在销毁公司档案资料时，必须由总经理或分管副总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁。

第八条： 附则

工程档案、财务档案管理制度细则由部门另行制定。

附：

《公司档案资料销毁审批表》《公司档案资料销毁登记表》《借阅单》《档案登记目录》

第四篇：档案室管理规章制度

档案室管理规章制度1

一、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。

二、归档范围

公司的规划、计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。

三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。

四、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

五、资料的收集与整理

1.公司的归档资料实行“季度归档”及“归档”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。

2.在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。

3.凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。

4.各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。

5.档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。

六、资料的分类与归档

1.公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。

2.公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。

七、档案的借阅

1.总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。

2.因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。

3.公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时

档案室管理规章制度2

第一条为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。

第二条档案管理机构及其职责

1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合管理部的统筹管理;二级管理是指各部门的档案资料管理工作。

2、综合管理部档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理，各部门的档案管理员负责本部门档案资料的使用管理。

3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。

4、综合管理部档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，每年对二级档案管理进行一次检查验收。

第三条归档制度

1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。

2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。

3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，综合部保存复印件。

4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档;以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。

5、业务活动中涉及金融财税方面的资料，由财务部保存原件;属于人事方面的资料，由人力资源部保存原件;属于工程建设方面的，由规划建设部保存原件。以上部门应将涉外事务的复印件报综合管理部备案。

6、由公司对外签订的'经济合同，应保留三份原件，综合管理部保存一份，财务部及合同执行(或签订)部门各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由综合部保存原件。

7、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交综合管理部档案室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。

第四条档案保管制度

1、公司综合管理部设存放档案的专门库房，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。

2、归档资料要进行登记，编制归档目录。

3、档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录;根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。

4、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。

5、库存档案必须图物相符，帐物相符。

6、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。

7、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，每年年终据此进行整理、剔除。

8、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

9、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。

10、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。

第五条档案借阅制度

1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。

2、借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经档案保管部门负责人批准。

3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。

4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经分管副总经理批准。

5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。

6、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。

7、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。

8、重要档案、机密档案不得借阅，必须借阅的要经分管副总经理同意，必须外借的，由总经理审批。

第六条二级档案应根据资料的性质和部门需要，每三年移交一次，必须保留的尽量留复印件，其余资料交综合管理部统一保存。

档案室管理规章制度3

1、档案管理在校长、副校长的领导下，由办公室具体抓好档案建设工作。

2、档案管理人员要认真学习有关档案管理的法律法规，学习并熟悉档案管理。

3、档案管理人员要严守有关档案机密，确保档案工作的严密性。

4、档案管理人员要坚守工作岗位，按时登记和整理相关资料归档，确保来件及时收存、及时归类。

5、学籍档案、“两基”档案、教师业务档案、行政档案等按习水县教育局关于档案管理的相关要求，制定管理措施，分门别类地完善工作，特别是加强教师业务档案的完善工作，确保学校档案能真实、客观地记载教职工的工作情况。

6、学校档案分门别类专柜管理，划拨一定资金添置档案设施，力求各类档案放置有序、查找方便、管理顺当。

7、每学期期末是整理和完善档案的终结时间，各部门、各处、要认真收集开展工作的相关文字资料、图片、表册等整理，移交办公室存档。

8、档案管理人员必须熟悉档案的建设情况，对外调档案做到：“取一件、记一件、还一件、装一件”，并负责追回外调时间较长的档案，保证档案不流失。

档案室管理规章制度4

搞好档案管理，充分发挥档案的作用，为各项工作服务，是提高工作效率和工作质量的必要条件，也是维护单位历史真实面貌的一项重要工作。

（一）教育学会的档案由学会指定专人保管。除此之外的档案，如文书档案、业务档案、财务档案等，由档案室统一归档保存。

（二）凡是本单位工作活动中办理完毕的具有保存价值的各种材料均应归档。第一次归档时间为6月底7月初，第二次为12月至次年1月。

（三）档案室保存的主要档案目录：

1、单位的工作计划、工作总结。

2、单位的重要会议记录。

3、重点调研活动的总结或调研报告。

4、综合性教研活动、教改实验、课题研究的材料。

5、各类培训方案。

6、较重要的评选活动材料。

7、学期、学年个人总结考核表。

8、各类获奖资料。

9、本单位人员情况资料。

10、各校和全县学生学业成绩统计资料。

11、上级指导性公文。

12、本单位其它重要公文。

（四）、借阅档案时，不得在案卷上涂划、删改、剪插；外单位人员借阅档案须凭介绍信经办公室主任或单位领导同意。案卷一般不得带出查案室。

档案室管理规章制度5

第一条为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本规定。

第二条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整。结案后及时交专职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

第三条凡本公司缮印发出的公文一律由办公室统一收集管理。

第四条档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。

第五条归档范围：

1、公司的规划、计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委任书、协议、合同、项目方案等具有参考价值的文件材料。

2、本公司的请示与上级机关的批复以及对外的正式发文与有关单位来往的文书。

3、本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

第六条档案的借阅与索取：

1、借阅档案要认真填写《借阅档案登记薄》。

2、借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总经理批准方可摘录和复制，一般内部档原因总经理办公室主任批准方可摘录和复制。

3、归还档案时，档案管理人员要严格检查，如发现遗失、污损、或随意涂改情况的，要追究借阅者责任，并及时报告公司主管领导。

第六条档案的销毁：

1、任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料。

2、若按规定需要销毁时，必须编制《档案销毁清册》，属密级档案须经总经理批准后方可销毁，一般内部档案，须经公司办公室主任批准核对清楚后方可销毁。

3、经批准销毁的公司档案。档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。

档案室管理规章制度6

一、档案的建立

（一）建立健全校各类档案，目的主要在于为学校领导、上级有关部门领导全面分析、总结、部署及调度学校工作作出决策提供科学可靠的依据。

（二）全面系统地建立健全学校“两基”档案。

二、档案立卷归档

（一）凡是具有查考价值的文件材料均属归档范围。

（二）档案人员应按档案资料收集范围及时收集各种档案资料，并将筛选后的资料分类、编制目录，进盒入档。

（三）凡档案资料收集范围目录中未编入，但确有使用、保存价值的其他资料，学校可根据需要自行决定是否保存。

（四）校长室、教务处、少先大队、总务处等部门应将有关材料分类保存，每学期结束时，集中交档案人员立卷归档。

三、档案查阅

（一）校内人员借阅业务性档案、学生学籍档案须经有关领导同意后方可查阅，并要办理登记手续，在规定期限内完好无损地归还。

（二）凡未经整理、登记完毕的档案，一律不得外借或查阅。

四、档案安全保密

（一）严守有关保密守则，加强档案管理人员的组织纪律。

（二）档案资料室门窗要加固，要备有消防器材，保持整洁干燥，自然通风，严禁吸烟和放置易燃、易爆、易引鼠入室的物品。

第五篇：档案室管理工作总结

档案室管理工作总结

本，在园领导及同事们的关心、支持和指导帮助下，较好地履行了自己的职责，圆满地完成了各项工作任务。现将一年来的工作总结如下：

一、政治思想、职业道德

能够积极参加党的群众路线教育实践活动，贯彻执行党和国家的路线、方针、政策，牢固树立正确的人生观和价值观。作为一名档案管理人员，已有一年的经验了，虽经验不足，但我本着学中干、干中学的思想，尽自己最大的努力把档案管理工作做好。能爱岗敬业，有强烈的事业心和责任感，严格要求自己的言行，提高自己的政治素质和个人修养。在档案管理繁杂琐碎的工作中，能潜心钻研业务，做到了任劳任怨、埋头实干, 时时处处以工作为重，在认真扎实地完成好本职工作的同时，乐于接受园领导安排的临时性工作及保育工作。

二、档案管理工作

本人深知档案管理是幼儿园管理向制度化、规范化、科学化方向发展的重要标志，是不断提高管理水平的需要，并在幼儿园建设和幼教事业发展中发挥着越来越重要的作用。档案管理工作的好坏，充分体现了幼儿园的基础管理水平。干好这项工作不仅需要细心、耐心，而且还需要掌握档案管理和相关法律法规的知识。一年来，本人能始终把学习和钻研业务知识作为干好工作的抓手，向书本学、向领导和同志们虚心请教，较好的`掌握现代档案管理应具有的相关知识。认真管理好本单位的全部档案，保证档案的完整和安全；仔细整理本单位

的文件、资料，按照档案管理要求，结合工作实际，立卷形成正式档案，存档保存以便查阅；积极对本单位其他部门的归档工作进行指导和协助，使档案更加规范化。

1、加强服务意识，做好利用服务工作。为幼儿园中心工作服务，为职工服务。具体体现在日常的工作及管理之中，能积极配合幼儿园中心工作，做到不厌其烦，对所需资料查阅迅速、及时。对每一位利用者都能做到热情接待，百拿不厌，百问不烦，想方设法为他们排忧解难，让每一位利用者希望而来，满意而去。

2、加强对文件资料的管理。首先加强对来文的登记与管理，每份领导和相关部门交给的文件和资料都要先经过认真填好入档登记册后再装盒。每一学期末，我都能分门别类，妥善保管，为以后装订档案做好准备。每一件从档案室拿走的文件或资料都要填好档案借出登记册，以便归还，如未归还，便及时向其索要，以防丢失，保障了档案的安全。

三、不足和努力方向

在总结本年工作的同时，针对自己经验不足及档案管理知识面薄弱等问题，力争在下一个学年里坚持高标准、严要求，做到业务素质和道德素质双提高。并且希望在今后的工作中能够有参加档案管理的培训，以便更快提高自身专业素质，使自己的工作技能能够上一个新台阶。

档案室管理工作总结2

时光匆匆，转眼我已经在XXXX公司渡过了四个多月的时光。这是我人生中第一份正式的工作，对我来说意义特别。在这四个多月的学习中，在上级领导的带动下，在全体成员的帮助下，我紧紧围绕档案室的中心工作，充分发挥岗位职能，不断改进工作方法，提高工作效率，较好地完成了各项工作任务，现作以简要汇报。

一、20xx主要工作

（一）按照档案管理要求，定期整理打扫档案室，做好档案室环境工作和档案信息的保护工作

（二）与各部门沟通协调资料归档相关工作；

（三）做好电子数据的收集、整理，维护和利用好文书档案管理系统，努力做到收一份文，及时存录一份文件；

（四）按照档案管理制度，对单位档案室进行常态化管理，专人管理，按照标准对已入库档案进行保存，做好档案的收藏和保密工作。

（五）严格按照档案借阅制度，完善借阅程序，一般只限于在“档案阅览室”使用，并进行登记。严格履行借阅手续，借阅者要认真填写《档案借阅登记表》，不得转借、涂改、圈划、批注、增删、抽页、裁剪、拆卷、摘抄、拍照等，不得擅自公布档案内容，确保档案的保密、完整与安全。

（六）耐心细致，搞好档案工作。档案服务工作的.内容比较繁琐，面对大量的日常性档案保管工作和领导临时交办的事项，我都能抓紧时间，高效、圆满、妥善地办理好，为档案室工作的正常开展提供了有效保证。

二、20xx主要问题及原因分析

（一）在工作初期，对工作认识不够深刻，操作中缺乏全局观念，对公司档案管理缺少认识和分析，没有把实际工作上升到全局的体系中来。通过这一段时间脚踏实地的工作，我认识到每个岗位都是非常重要的环节，作为整个工作链条的一部分，都是至关重要的。档案管理工作虽然有些枯燥，可是却是公司工作中至关重要的一环，对公司成长过程的一种忠实反映和记载，直接影响到公司最终

档案室管理工作总结3

档案归档看似简单，其实是一项复杂而又严谨的工作，需要很强的专业知识，马虎不得。

作为学校的档案管理老师。之前，这对我来说是一项完全陌生的工作。于是在整理归档的过程中边整理边摸索，不懂的地方虚心请教詹荔芝副校长，她给我提供了许多帮助和指导。经过大家的耐心指导和自己认真学习、钻研，很快地就进入了角色，并不时地改进方式、方法，来提高档案整理的效率。

1、开学初制定了学校档案目录集，按目录分配好各线要上交的资料。如财务档案、个人业务档案、特种载体档案、科技档案、学籍档案、文书教学档案、照片档案、基建档案、实物档案、光盘档案、设备档案。

2、按照计划有条不紊地进行工作，档案室时刻保持干净整洁，各种档案基本整理好。

3、期末收集好各线的资料按要求归档。

通过了第一阶段的努力，工作终于接近了尾声。当然，我也发现工作还存在许多不足之处。比如：在档案整理过程中细节方面的.问题;缺少专业知识。通过整理档案，我也有所启发，在以后的工作中，我会更加认真、仔细地做好每一件事。遇到不懂的、有困难的及时请教老师，加强交流沟通。

档案室管理工作总结4

20xx年档案室认真贯彻领导指示，在各科室大力支持下，档案工作建设不断加强，服务创新工作有序开展，档案综合管理水平稳定发展。现将一年工作汇报如下：

加快档案信息化建设，根据国家档案局要求，推进数字档案室建设，完善以服务为主导的档案信息化体系，进一步做好纸质档案和电子档案双轨并存的各项工作。今年初，积极配合322地质队在我中心进行的马鞍山宗地代码转换项目档案扫描工作中，完成了个人自建房部份2524宗、国有土地登记档案部分15187宗共计57980幅，较好的完成了上级下达的任务，得到了同志们的一致好评。

加强档案宣传工作，做好档案业务指导，认真做好机关档案归档指导及档案接收、检查和总结工作，确保归档档案收集齐全、整理归范。6月中旬，在中心领导的带领下对三区一县分局档案管理人员进行了业务培训，并开展了档案工作课题指导，提升了各县区局档案管理水平。20xx年将地籍档案和业务档案的纸质资料和电子目录进行了检查梳理，及时发现问题，大大提高了查档利用率。本共接收20xx各类档案10635卷，其中地籍档案9639卷，地籍凭证档案3册55本，业务档案377卷，电子光盘及硬盘35张，图纸105份，各类荣誉奖牌4块，并接收图书105套，按局

领导要求建立了市国土资源图书阅览室，丰富了广大干部职工的业余生活。

档案资料保管保护，负责对局内档案资料的安全管理，定期对其数量和保管状况进行全面检查，填写登记薄。对档案资料库内温湿度按要求进行调控，并对档案资料进行定期库房卫生清理。发现问题及时处理，今年将地籍档案进行全面移库，将库架安全隐患排除，未出现事故。

做好机关档案查询利用服务，充分利用档案资源为中心工作服务这一宗旨，结合安全保密的具体要求，截止12月31日，档案查询利用共计3982卷，其中电子数据光盘23份、图纸212幅，并能积极配合今年审计所需查阅的'所有档案，能及时完成上级下达的领导干部地籍调查任务共计2127份数。在年末市档案局关于开展本档案行政执法督察的工作中得到了上级的充分肯定。

20xx年即将过去，取得的成绩也将成为过去，在今后的工作中我们将发扬成绩，弥补工作中的不足，进一步提高标准，提高档案信息的利用率，更好地为经济建设和国土管理事业提供优质高效的服务。

档案室管理工作总结5

根据档案管理的有关要求，局综合档案室需每年组织一次档案基本情况检查。本次检查由综合档案室牵头，以档案整理和收集工作为重点，促进档案管理工作更加规范化。

一、检查内容

可以归纳以下几点：

1. 对档案整理情况进行了抽查，无霉变、掉页、被毁等情况，符合档案管理要求。

2. 各类档案移交手续清楚、健全。借阅等级手续完备。

3. 对档案柜里面樟脑清块进行及时添置，以防档案虫蛀。

4. 梅雨季节开除湿机进行及时除湿，夏季可开空调进行降温。

5. 针对检查发现问题，采取减少开户窗户通风换气时间，并加强卫生打扫，改善档案保护措施。

二、检查人员

三、检查结果

1. 库房检查：库房门销完好，窗玻璃等完好无损，消防器材正常。

2. 案卷检查：经清点。1985年至20xx年案卷保存完整，无遗失。各档案柜内均放置樟脑块。抽查每年案卷，经检查卷内档案材料无蛀孔，无霉变情况。

3. 查看了案卷借阅登记簿，基本做到借阅登记及时，项目填写齐全，字迹清楚。

4. 温湿度登记及时。温湿度控制情况良好。

5. 办公用房清洁，壁无灰尘，蜘蛛网，卫生状况良好。经过检查我们认为综合档案室的'各项设施已基本符合上级规定的要求，库房“六防”要求措施基本落实，案卷保管情况良好。档案员责任心强，工作认真，为档案工作上等级做出了较大的贡献。

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20xx年10月28日