毕业论文 试论外贸企业档案管理工作

第一篇：毕业论文 试论外贸企业档案管理工作

试论外贸企业档案管理工作

内容摘要：随着我国对外贸易的发展和加入世贸组织，给外贸企业带来了巨大的冲击。如何适应新形势，与世界接轨，正确做好档案实体管理与信息的开发利用，是外贸企业档案管理工作中至关重要的问题。该文从外贸企业档案管理工作的难点与对策出发，对外贸企业档案与质量认证以及外贸企业档案信息的开发，作了简要的论述。

关键词：对外贸易；企业档案；质量论证

随着我国对外贸易的不断发展和世贸组织的加入，给外贸企业带来了巨大的冲击。如何适应新形势，与世界接轨，正确做好档案实体管理与信息的开发利用，是外贸企业档案管理工作中至关重要的问题。“档案管理系现代化”和“档案信息的开发利用”是近年来被档案界普遍接受的理论认识，这一认识具有重要的理论意义和现实意义，它是档案管理实践进一步科学化、精确化和人们对档案工作的理性认识进一步向纵深发展的具体体现和成果。

一、外贸企业档案管理工作的难点与对策

（一）工作难点

1．企业档案实体集中统一管理不易到位。

外贸企业大多是集约型大型专业公司，下属许多子公司，这样，处在不同层次的领导对档案集中管理在认识上就出现了差距，即对企业档案综合管理与“统一领导、分级管理”原则缺乏认识上的统一。主要有两种认识：一种认为，只要分管领导明确，分级管理上可以各自为政，各自一摊管理，没有必要非要档案实体集中。另一种认为，统一领导，实体集中，统一了本单位的主要档案，但不包括人事档案或其它专门档案。这两种做法一种是处于本位思想，不愿档案资源共享，或从眼前利益出发，认为查阅方便；另外一种是对企业档案综合管理与全宗理论在认识上还缺乏一致性。

2．外贸档案干部队伍人员缺乏、稳定性差

具体表现一是机构削弱，一些企业档案机构被撤销或降格（被列为辅助机构），管理关系不顺；二是队伍削弱，档案人员被裁减，且一岗多职，造成档案 1

工作兼而不顾，近乎取消，有些企业档案人员更换频繁，业务素质不高，难以胜任档案工作。

3．外贸档案干部现代化水平难以提高

当今科学技术日新月异，档案的种类不断增加，档案工作内容日益扩大，档案管理形势发生了改变，档案工作电子化、数字化已提到议事日程。过去那种凭经验和热情，看门守摊的思想已不适应当前档案事业的发展，档案人员需要不断学习、自我完善，但由于企业领导对档案部门缺乏认识和了解，不关心档案人员的培训和学习；档案人员不思进取，有当一天和尚撞一天钟的思想，得过且过；加之档案人员待遇低，许多人不安于本职工作，更无心思进行现代化管理。以上原因制约着外贸企业档案干部现代化水平的提高。

（二）工作对策

1．外贸企业档案实行综合整体管理的必然性

外贸企业档案是企业各项活动中形成的各类档案的总和，其档案作为一个全宗，必须是一个有机的整体，只有实体综合管理才能更全面、更集中、更突出地发挥档案“整体优势”，从而有效地、最大限度地综合开发档案信息资源，为外贸企业再创辉煌打下良好的基础。

2．外贸企业档案人员要到位

搞好外贸企业档案管理工作，档案人员素质与档案管理水平的提高要相适应，完善档案管理网络，建立一支专职和兼职人员组成的档案工作队伍，使档案工作有可靠的组织保证。档案人员要具备档案方面的专业知识了解相关业务知识，具有综合协调能力。

3．外贸企业档案工作应不断提高现代化水平

档案人员肩负着维护档案的完整和安全的重任，由于生产力和科学技术的不断进步，档案人员要能运用现代化的科学技术手段，在微观上能精通档案、情报图书的业务工作，在宏观上能推动“一体化”的发展，这就需要档案人员要转变观念不断自我充电，档案管理部门还应不定期举办档案知识及业务培训班及讲座、交流，以期不断提高档案人员的知识水平。

二、外贸企业质量论证与档案工作

（一）贯彻ISO9000标准是外贸企业发展的必然趋势

当前许多外贸企业已经贯彻ISO9000系列标准。国际标准ISO9000、ISO9001、ISO9002、ISO9003、ISO9004，统称ISO9000标准族或ISO9000系列标准。随着国际贸易的发展，市场竞争越来越激烈，质量战逐渐白热化，推动了各国企业积极采用这套标准，它被企业誉为进入国际市场的“通行证”。对于一个外贸企业来讲，获得ISO9000认证就显得格外重要和有意义了。

（二）贯彻ISO9000系列标准与外贸档案工作的关系

就外贸档案工作而言，实施ISO9000系列标准并不意味着档案工作将会贯彻这个标准，而是为了明确外贸企业在贯彻这一标准时将会对档案工作产生何种影响，档案部门应当如何配合。

1．贯彻ISO9000系列标准，严格要求形成一套文件，因此为档案的完整、准确奠定了基础。根据ISO9000系列标准的精神，质量体系的正规化必须具有符合要求的“文件化”作为表现形式，没有文件的质量体系是不被承认的。如果不能证明质量体系的客观存在，不可能通过质量认证。

2．贯彻ISO9000系列标准有利于强化外贸企业领导和员工的文件和档案意识。ISO9000标准是一个可持续、不断改进的过程，一切贯标单位为了通过质量体系认证，以及认证后的每年两次复查，都十分重视“文件化”的实践。他们一般都组织质量保证体系委员会，并经常开展内部质量自查活动，对于不合格的限期纠正，并处以惩罚。因此作为外贸企业档案人员应牢牢抓住机遇，加强企业各类人员的文件、档案意识，在贯标活动中发挥应有的作用。不能坐享其成，而是要努力工作，积极参与企业的贯标活动，根据“文件化”的要求，督促检查质量体系按质按量地形成文件；还要为企业申请认证和复查提供成套、合格的档案文件；最重要的是要运用“认证”所创造的条件，推动企业的整个档案工作。同时，档案部门还应当充分利用企业领导和员工提高文件、档案意识这一有利条件，建立和健全整个行业档案管理工作制度，提高文书工作和档案工作水平，更好的为外贸企业的各项工作服务。

总之，贯彻ISO9000系列标准是外贸企业争取生存和发展所必须采取的重大活动，这一活动的展开无疑会给档案部门做好工作带来有利的机遇，当然也会增添新的职责，而且只有履行好职责才能使机遇成为具有良好效果的现实。档案部门应当抓住机遇，履行职责，使外贸企业档案管理工作建立起一种新机制，推陈出新，上一个新台阶。

三、外贸企业档案管理现代化建设

随着对外贸易的发展和外贸企业文化的进步，传统的企业档案管理方法和管理手段已明显滞后，为企业服务的功能和功效也愈加削弱。如管理信息覆盖面窄，资料信息量小，手工调阅传递慢等等。这一状况已不同程度的制约了生产力的发展，影响到企业的进步。外贸企业档案管理不改革就没有出路，不改革就不能更好的为企业的生存和发展服务。必须采取有力措施开创档案工作新局面，向管理现代化跨越，以适应形势发展的需要。

首先应抓好档案工作标准化、规范化，对现有档案还没达到标准化、规范化要求的，抓紧整改，真正做到标准化、规范化。第二，在标准化基础上逐步实现管理方式、手段的现代化。即：以计算机技术为核心，结合现代通信、信息处理、缩微摄影、光盘存储和复印等现代化技术，对档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和开发利用等各个环节进行现代化的管理。这些先进的技术和设备，可根据各企业生产力发展水平的需要和经济条件全面考虑、科学安排、逐步实现。第三，在企业系统内联网后再创造条件逐步向区域性联网迈进。第四，加大投入，解决档案工作必要的设施。要实现档案管理的现代化，就必须有一定的库房、橱柜、微机、复印机、扫描仪等设备。外贸企业要把档案建设列入企业发展规划和年度财务预算，为档案管理及发展花些钱有计划分步骤的解决资金问题，添置必要设备，为档案管理现代化创造必要的条件。

实现档理现代化管理不是一蹴而就的，需要一个相当长的时间过程，因此在未实现现代化管理之前，应在狠抓档案管理现代化的同时继续注意开发档案信息资源，为企业服务。这是外贸企业档案的根本宗旨，也是实现档案管理现代化的根本途径。不能因抓现代化管理而影响当前的开发利用。

四、外贸企业档案信息的开发利用

(一)提供利用是档案管理的目的1，企业成员利用需求

企业成员利用需求是指企业全体成员对档案信息的总体需求状况及其发展变化情况。这是一个外延很大、内容很复杂且不断发展变化的问题，是档案的提供利用必须正确认识的一大问题。因为外贸企业档案的提供利用乃至档案工作的存在是以适应企业对档案信息的利用为前提的。如果企业对档案信息没有任何利用需求，档案就无需保存，档案工作也不复存在了，因此企业成员对档案的利用需求与档案的提供利用处在一种互相依存的总体关系中。

2．强化外贸企业档案服务意识

档案利用工作对于档案的生存和可持续发展有着重要的意义，因此外贸企业档案人员要强化档案服务意识，这是企业发展的需要。在新形势下，外贸档案人员要从自我封闭中走出来，去适应企业的需要。只有这样，档案部门生存发展的空间才能拓宽，档案工作才能得到重视，否则，没有明确的目标和强烈的服务意识，为保管而保管为整理而整理，档案部门的道路就会越走越窄。

（二）外贸企业档案的利用特点

1.使用价值。档案的使用价值，是指它的有用性，档案的使用价值往往是潜在的，难以预测的。例如：某外贸公司在清理原纺织部下属公司欠款过程中，由于该下属公司经营不善，已资不抵债，档案人员发现，该合同是原纺织部为其下属公司与该外贸公司签订的进口合同，且外经贸部下达的进口批文也为纺织部，于是该外贸公司主管部门将原纺织部推向被告，由于证据充分，终于清回几十万元的欠款。

2.间接性。外贸企业档案以知识形态存在，其使用价值不能直接感知。如,某外贸公司在进口快速直升电梯过程中以原进口相关设备价格为依据，在与外商的谈判过程中，由于掌握了第一手资料，使谈判进展顺利，为企业节省了时间，赢得了效益。

3.拓展性。外贸企业档案的利用表现为一种拓展，即有纵向的也有横向的。从形式上看档案利用的对象是单一的，然而利用的结果可能会出现事先预想不到的收获。这种无法预见的收获是企业档案利用的拓展性所决定的。

4.共享性。外贸企业档案信息利用可以共享，并不意味着外贸企业档案的管理权可以共享。实物资源的利用，一般为其所有者独享，如有人共享，则每一位利用者的利益会因共享人数的变化而变化。外贸企业档案信息资源一旦被共享，所有者自己获得的垄断性利润将大为降低。

5.保密性。外贸企业档案多被企业以制度进行严格的保密，因为外贸企业档案的垄断可以为企业带来垄断效益并防止损失。外贸企业档案构成企业的秘密，市场行为要求对企业秘密进行保密以维护其企业的利益。

6.损耗的非实体性。外贸企业档案的利用属于知识型利用，可以做到资源共享，而对资源本身并不造成损耗。

外贸企业档案由于具有以上特点，对我们认识外贸企业档案的本质有重要的意义，外贸档案的利用与企业的经济效益相关，利用的好，企业的效益就高，反之则低。为此，外贸企业应该建立以利用为中心的管理模式。

外贸企业档案一方面构成企业的商业秘密，另一方面又构成企业的资产。也就是说，一方面要保守秘密，一方面又要通过档案的利用为企业获取经济利益。因此，在外贸企业档案管理中，对档案的利用要树立和强化服务意识。

参考文献：

1．邓绍兴.档案管理学.首都师范大学出版社.2004年10月

2．刘银平、王淑范.论市场经济条件下如何强化企业档案管理意识.牡丹江师范学院学报.2005年05期

3．李宏.论档案管理现代化.呼伦贝尔学院学报.2005年06期

4．陈奇星.对档案管理的探讨.科技情报开发与经济.2005年24期

5．陈永芳、张宏芳.浅议新形势下企业档案工作的创新.宁夏电力.2005年S1期

第二篇：档案管理工作

管理工作（25分）管理措施

（3分）

（1）学习、宣传、贯彻《档案法》及《档案法实施办法》，对档案工作有部署、有检查、有切实可行的考核办法、奖励措施。听汇报、实地考核，查看有关文件与原始记录

（2）机关档案工作已纳入机关工作计划或目标管理。

（3）机关档案工作已列入分客领导的岗位责任制，作为考绩内容。机构人员

（1）建立了与本机关档案工作任务相适应的综合档案机构。

（2）配备了与本机关档案工作任务相适应的档案人员。

（3）所配档案干部具有大专以上学识水平，经过市级以上档案专业五门主要课程的培训和业务培训。

（4）档案人员忠于职守、遵守纪律、熟悉业务。管理体制（3分）

（1）明确有1名机关领导分管档案工作；明确有1名机关综合部门负责人主管档案工作。

（2）对档案和档案工作实行了综合管理，即对本机关档案工作实行了统一领导、统一制度、统一标准；对本机关各种门类、各种载体的档案实体及资料实行了集中保管。

（3）建立了以机关档案综合管理机构为中心的档案管理网络。职能任务（7分）

（1）对本机关文书部门和业务部门形成的各种门类和载体的文件材料归档工作进行了指导和监督；并将文件材料的收集、归档工作列入了有关人员、部门的职责范围。

听汇报、实地考核，查看有关文件与原始记录

（2）对本机关所属单位的档案工作开展了正常的业务指导与监督工作，并取得了显著成绩。5 管理制度（5分）

制订了符合规范化的档案管理制度：立卷归档制度、档案保管制度、档案保密制度、档案利用制度、档案人员岗位责任制等制度。并得到落实。业务联系（3分）

（1）主动接受档案行政管理机关的指导与监督，切实改进本机关的档案工作。

（2）积极参加协作组活动，并较好地完成档案行政管理部门交办的任务。

二 保管设施（15分）用房（5分）

（1）有保管档案的专门库房。

2．5

现场考核

（2）档案库房安全适用，有防火、防盗、防鼠、防尘、防强光、防潮等措施。

2．52

装具（10分）

（1）有足够的档案柜、箱，并统一规范。

2．5

（2）配有温湿度计、消防器材、吸尘器、去湿机。

4．5

（3）档案库房和柜箱内配有防虫、防霉等药物。

三 业务建设（40分）立卷（16分）

（1）采取了与本机关工作相适应的立卷方法。现场考核，查看有关文件，抽查案卷（跨度较长）

（2）制订了本机关的档案分类类目、归档范围、保管期限表，并符合业务建设规范。2

（3）归档文件材料齐全、完整，归档率、完整率达95%。

（4）1986年来档案立卷质量基本符合《机关档案工作业务建设规范》要求：组卷合理，保管期限划分准确；案卷标题拟写准确；案卷封面按规定填写清楚；卷内文件排列有序；卷内目录清晰；备考表填写完整；装订结实整齐，装具统一规范。

（5）档案字迹材料基本符合国家有关规定的质量要求。

收集（4分）

（1）按期做好各种门类、各种载体档案的接收工作，对档案资料实行了集中保管。2 各类档案实体（人事档案除外）与目录未实行统一管理的酌情扣分。

（2）应归档保存的各种门类、各种载体档案的资料收集齐全，归档及时。

整理（8分）

（1）各类档案、资料均已整理编目、上架，并符合规范编制了目录号，无积存文件。4 现场考核

（2）已按机关档案、资料的内容和载体，制订了统一的、科学的分类方案。

（3）已按不同门类、载体和不同的保管期限分别排列，并做到规范、有序、方法一致。24

保管（7分）

（1）建立了全宗卷，卷内材料不少于三种；有档案资料存放示意图。

现场考核，查看有关原始资料

（2）测记库房温湿度正常，在高温、高湿季节采取了积极措施。

（3）档案基本无霉变、褪色、尘污、破损、虫蛀、鼠咬等现象，并开展了定期检查、有原始记录。

（4）对永长破损、褪色档案进行了修复或复制，并80%完成。

鉴定统计（3分）

（1）建立了档案鉴定工作制度，成立了鉴定小组，定期进行鉴定、销毁工作，手续完备。

1（2）档案的收进移出登记及时，统计数据准确，帐物相符，各类档案统计台帐齐全。1

查看有关文件、台帐，查看原始记录。

（3）准确编制档案工作情况统计年报，上报及时

移交（2分）

（1）按规定向档案馆及时移交档案、案卷质量符合进馆要求。

（2）档案人员工作变动时，交接制度健全、移交手续完备。

四

利用服务（20分）

检索工具（9分）

（1）按不同门类、不同保管期限，不同载体分别编制室藏全部档案的案卷目录。4

如编有其它简便适用的检索工具可予适当加分，计算机检索档案可加1分，加分不超过2分。

（2）永久、长期档案全部编制了全引目录或文件卡片。

（3）有文卷号索引，并有五种专题目录（索引）或卡片（三年以上）。

利用（5分）

（1）档案人员熟悉室藏，调卷迅速准确，四分钟内准确查到一份永久和长期档案。2

现场考核查看有关材料

（2）有档案资料查借阅和利用效果登记簿，并坚持做好利用效果收集工作。

（3）编有利用事例汇编。

编研（6分）

编有：（1）全宗指南；（2）组织沿革；（3）发文汇编；（4）基础数据汇编；（5）专题汇编；

（6）机关历年大事记。

如编定了有衫价值，能反映本单位特色的可以适当加分；加分不超过2

中华人民共和国档案法

第一章 总 则

第一条 为了加强对档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，为社会主义现代化建设服务，制定本法。

第二条 本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条 一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务。

第四条 各级人民政府应当加强对档案工作的领导，把档案事业的建设列入国民经济和社会发展计划。

第五条 档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用，第二章 档案机构及其职责

第六条 国家档案行政管理部门主管全国档案事业，对全国的档案事业实行统筹规划，组织协调，统一制度，监督和指导。

县级以上地方各级人民政府的档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业，并对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导。

乡、民族乡、镇人民政府应当指定人员负责保管本机关的档案，并对所属单位的档案工作实行监督和指导。

第七条 机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构或者档案工作人员，负责保管本单位的档案，并对所属机构的档案工作实行监督和指导。

第八条 中央和县级以上地方各级各类档案馆，是集中管理档案的文化事业机构，负责接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范围内的档案。

第九条 档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识。

在档案的收集、整理、保护和提供利用等方面成绩显著的单位或者个人，由各级人民政府给予奖励。

第三章 档案的管理

第十条 对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为已有。

国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档。

第十一条 机关、团体、企业事业单位和其他组织必须按照国家规定，定期向档案馆移交档案。

第三篇：档案管理工作鉴定

档案管理工作鉴定

1)编制档案保管期限表

档案保管期限表是用表册形式列举档案的来源、内容和形式，并指明档案保管期限的一种指导性文件，档案管理工作鉴定。它是鉴定档案保存价值和确定档案保管期限的依据。

档案保管期限表通常由顺序号、条款、保管期限、附注以及总的“说明”等部分组成，其中，条款和保管期限是最基本的项目。

(1)顺序号。

顺序号是按照条款的系统排列顺序统一编的序号。它起着固定条款的排列位置和顺序的作用，也可作为鉴定时引用条款的代号。

(2)条款。

条款是一组类型相同的文件的名称和标题。每一条款应代表一组有内在联系的价值相同的文件。有时，为了使条款简洁醒目，也可以将价值不同的而有联系的一组文件写成一个条款，在条款下面分别指出其不同的保管期限。条款的拟制一般不宜过多过细，应具有一定的概括性，但范围也不能过宽。条款较多的保管期限表还须把条款加以分类。

(3)保管期限。

保管期限分为永久保存和定期保存。永久保存就是无限期地尽可能长远地保存下去，定期保存就是只保存一定的年限，保管期满后即可销毁。长期保存一般是指档案须保存16～50年;短期保存一般是指15年以下。

定期保存的时间计算方法一般是从文件产生后的第二年起计算，有些特殊文件和专门文件可以从其失效、结案后算起。所有确定为定期保存的档案到保管期满后还须复查，如发现有继续需要保存的，仍应保存下去，有的延长保管期限，有的转为永久保存。

对于机关档案保管期限表，其中，短期和长期的期限也可视需要指出明确的年限，如

短期保管的文件保管年限又可分为3年、5年、10年等，长期保管的文件保管年限分为20年、25年、30年等，工作鉴定《档案管理工作鉴定》。

(4)附注。

附注是在条款之下对条款及其保管期限所作的必要的注解或说明。例如，有些合同、协议书、借据的保管期限往往需要从有效期满后算起，就可在保管期限后注明“失效后”字样。

(5)说明。

说明是对保管期限表所作的总的说明，一般包括保管期限表的适用范围、结构、制定的依据、保管期限的计算方法以及其他需要说明的事项。

以上只是档案保管期限表一般的结构，可以根据各种档案保管期限表的特点增加或减少某些项目。

2)编制“档案销毁清册”

档案销毁清册是准备剔除销毁的档案文件的登记簿，它是供领导人审查批准的表册，同时也是日后查考档案销毁情况的凭据。

档案销毁清册应由登记顺序号、案卷或文件的题名、起止日期、数量、原保管期限、销毁原因、备注等项目组成。每一清册应编制一式两份，一份留档案馆(室)备查，一份送机关领导人审查批准。如果须送上级机关或档案行政管理机关批准，就应多备一份。同时报送两份，其中一份经审批后退回。

3)档案的销毁

为了慎重起见，已经被批准准许销毁的档案不应立刻销毁，而应暂时存放一段时间，待确认确实无价值时再进行销毁，以免造成不可挽回的损失。

批准销毁的档案一般应该直接送造纸厂化为纸浆或者就地焚毁。为了保守机密，应销毁的档案一般不得留作它用，更不允许倒卖出售。档案销毁工作是一个非常严肃的工作，一般由档案部门会同保卫、保密部门进行，并由专人销毁、专人监销。销毁完毕后，销毁人和监销人都要在销毁清册上签名盖章，并注明“已销毁”字样和销毁日期。

如有个别档案未被批准销毁，可在“销毁清册”上做出适当的说明。对于已销毁的档案，也应在检索工作上注明“销毁”字样加以说明。

第四篇：档案管理工作心得体会

学校档案管理工作心得体会

本人从事学校档案管理工作已经十多年了，在这十多年中本人一边工作一边不断的学习，使自己由一名对档案工作一无所知的教师转娈成了一名合格的档案管理员。通过学习，我系统地了解了档案与档案工作概述的基本知识，以及如何对各类档案进行收集、分类、立卷、归档、利用等管理程序，全方位地了解档案管理工作的重要性、档案管理人员应该具备的职业素养，看到了日后管理档案工作的发展方向。虽然，目前工作中还有很多问题，但这些正是我以后继续努力的方向，它促使我不断地思索，不断地进步。

下面我谈谈自己的认识、收获和体会。

一、规范化、科学化的档案管理，是学校必须做好的一项基础性工作，也是成为一所名校的一项重要保障。

当今世界已进入知识经济和信息时代，信息已成为比资产本更为重要的战略资源。档案管理工作作为信息业的组成部分，档案作为一种信息资源，作为学校教育管理、教学研究、教师、学生管理等活动的真实记录和一项基础性工作，同时作为与学校同步发展的无形资产，在学校管理等各方面正积极地发挥应有的重要作用。

档案工作为形成和发展具有我校特色的学校文化、教育管理、教研活动等各方面积累了丰富的资源。在学校发展的同时档案工作不被削弱，建立一套适应本校特点、体现办学规范化、科学管理水平的档案体系，使得档案工作的发展不置后于学校发展速度，全面地记录和反映学校建设和发展的历史过程，是办公室行政管理的重要组成部分和必须做好的一项基础性工作，成为一项紧迫的任务。它将为学校各项综合业务、研究工作的开展创造必要条件。

二、进一步增强做好档案管理工作的自觉性，尽快突破办公室当前档案初级保管管理，行政、人事档案保管单一的阶段，在规范档案的管理的前提下，积极拓展档案信息资源。

目前，我校办公室的档案管理是将平时上级下发的收文、学校内部发文和签报分别收集，于当年年底、次年年初再次筛选，将上一的文件分成上述三大类目立卷装订保存，内容是简单地将行政、党群、人事、管理制度多方面的集中起来，基本处在档案管理的初级保管的阶段。

工作几年后，我深深地感受到了所面临档案管理思路的冲击，冲击来自于资源的搜集、档案的分类方法，来自于所探究的如何针对学校特点构建档案体系、拓展档案信息资源的冲击。通过不断学习档案知识，并把理论知识服务于实践。如何把学习到的知识应用到实际工作中去，是近年来我应该面对和解决的首要问题，也是日后档案管理工作的重中之重。所以，重新构建适宜学校业务发展实际的综合档案管理系统性框架、拓展档案信息资源是重中之重，是有利于综合档案管理工作的开展和日常管理的关键点。

首先，要熟悉、掌握学校的业务情况和专业知识，针对学校的业务性质以及内部组织结构重新调整档案的类目；其次，还要系统地整理历史档案，积极开发档案信息资源。直至现在，我校档案管理工作还存在的问题：各办公室档案工作开展并未形成制度，这一问题主要表现在以下几个方面：一是各办公室没有把档案工作纳入他们的职责范围，导致部分档案信息的流失。二是，在日常活动中形成的大量档案均分散自己保存，档案散失情况严重。学校档案信息的流失问题主要表现在：各办公室人员对学校的调查论证、申报立项、洽谈协议、审批登记等档案大多掌管在相应的当事人手中，不能及时归档。有的即便归档也不注意归原件，经常归复印件。这些问题直接随着人员的流动导致档案信息资源的部分流失。

上述档案信息资源流失部分，正是亟需拓展、开发的档案资源。再比如，建立并完备教研、声像载体、实物、设备、外事、会议及等文书，此项内容也是整体档案管理工作顺利进行的前提。只有将档案有条理地进行分门别类，才能保证档案准确、有效地收集和利用。为档案的收集、整理、立卷、归档、鉴定与统计等管理工作提供基础，体现档案的价值所在。

三、档案管理模式上集中统一，实体分部门保管利用是档案管理工作的发展方向

档案工作许多传统的做法和管理模式对做好不同时期的档案工作起到了积极作用，但结合学校具体实际情况来看，有一些传统做法似乎不能适应当前学校发展的需要，必须进行重视和创新。其中包括档案工作收集、整理、鉴定、保管、统计和利用六个环节和一些具体的操作手段的革新。

根据学校特点，要在加强对档案的管理的同时，确定学校档案文件材料的归档范围，并在立卷制度上更新。在结合教育局档案室档案管理工作精神的前提下，从组卷的形式到装订的手段，尽量简化档案管理长期推行的一些繁琐的操作步骤和不必要的过程、环节，在模式上集中统一，尽快完成归档程序，尽量缩短立卷归档周期。在模式上集中统一，即要求学校各办室协作完成收集。管理的档案要相对集中到一人，这样不致因各办公室档案的分散保管而使档案管理不便，甚至造成档案损坏或丢失等严重情况。同时各办公室都要复制一套目录归档案室备份保存，也就是我们常说的目录交流，这样会更清楚地整体记录学校发展和业务管理的轨迹，档案管理工作做到有条不紊，整齐规范，有规可循，有目可查。

四、努力提高档案管理人员的专业知识和业务能力

档案工作既是一项业务性工作，又是一项管理服务性工作。这要求从事档案工作的档案人员，既要有扎扎实实的业务功底，又要有较强的管理能力和服务意识。当前教育的挑战和网络信息时代的冲击，以及出现的许多新型载体的档案和全新的管理手段、方式，给档案管理人员提出了更高的要求。

目前学校档案工作没有设立专门的档案人员，采取的是兼职的办法。为加强档案方面的系统理论和实践知识，建立有效的档案管理制度，使兼职档案人员成为一名掌握科学的、先进的工作方法，一专多能的档案工作人才，学校应该多派出各科室主管人员加强档案管理的专业学习和培训。

提高档案管理人员的业务能力和工作技能，我认为主要体现在三个方面：一是要认真学习档案管理知识，提高认识档案知识的水平。不仅要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤，而且还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法，夯实理论基础。二是对档案工作自身的要求，要全面了解、掌握学校的业务，要不断提高档案管理方面的业务水平和工作技能；三是要勤总结，勤改进，不断创新。

五、要认真研究档案工作中遇到的新情况、新问题，完善档案管理制度加强档案管理的规范化建设，健全各项档案制度，制定相关管理制度。

档案信息是一种无形资产，也是学校的宝贵财富。为使档案信息资源不流失，要建立健全档案管理制度，有了规章制度的规范和约束，才能保证档案工作合理化的实施开展，这也是档案管理工作顺利进行的保证。

我认为档案工作制度管理应该包含三个方面内容：一是将档案管理制度正式纳入学校管理制度，明确管理档案的部门或人员。二是建立健全学校档案工作各项制度，依据制度对有关办室进行档案目录汇集和使用调控。旨在提高教职工档案意识，确保档案完整、准确和安全。三是办公室档案管理人员对档案管理的主要环节要照章管理，并纳入学校管理运行程序，有利于从文件材料的形成、积累、管理、归档有序进行。从而切实把学校档案管理纳入制度化轨道。

比如，确定分管领导和专(兼)职档案人员，负责对档案管理的组织协调工作和档案的收集和整理工作。各办室确定专门人员协助收集资料，负责本办、室的档案收集、接收、整理、分类、鉴定、保管、统计、移交等工作。档案室档案管理人员平时也要认真做好收集、整理、管理工作。做到及时、主动收集存档的资料；按时归档、定期整理并经常检查，反复过滤；整理有序，科学管理，分柜存放，方便查找。

以上，是我多年从事档案后对档案工作的认识、收获和体会。我坚信在领导的重视和学校各办、室齐心协力的配合下，档案工作不仅会成为学校工作的参谋助手，同时也会对提高学校工作效率和工作质量有很大的帮助，一定会推动整个学校教育管理水平更上一层楼。

浏阳市达浒初级中学：孔 跃 电话:***

2015 年5月25日

第五篇：如何做好档案管理工作

如何做好档案管理工作

进入21世纪，随着改革的不断深化，档案工作也随之发生了变化。面对新时期档案工作的需要，如何做好档案管理工作，笔者认为，应从以下几个方面抓起。

一、搞好档案工作，领导重视是关键。

一个单位的任何一项工作，都必须有领导的重视，才能使这项工作顺利开展；如果领导不重视，许多具体的工作都会困难重重。领导对档案工作的价值和认识程度，决定着他们对档案工作的态度，从而在很大程度上决定着档案工作的发展。因此，把档案工作列入领导的议事日程，是时代发展的需要，是规范档案工作的需要。对档案管理人员来说，则应该充分发挥其主观能动性，以自己的实际行动去影响，去争取领导的重视。如果只是一味的指责、埋怨领导不重视档案工作也是很难做好的。要使一个单位的档案工作有起色，领导和档案人员都必须重视档案工作。就档案工作而言，档案人员的工作态度、工作效率、工作质量、工作成果是决定档案工作好坏的根本原因。这个根本工作是内因，领导的重视是外因，外因必须通过内因起作用。那么应如何发挥主观能动性，去争取领导重视档案工作呢？

(一)爱岗敬业，使领导满意自己的工作。领导是否重视档案工作，很大程度上取决于对档案工作人员的工作满意不满意。因此作为一名档案工作人员首先要热爱本职工作，忠于职守，在领导和群众心目中留下一个好的印象。

－1－(二)积极宣传，使领导增强档案意识。有些单位领导对档案工作重视不够，很多都是因为缺乏档案意识，认为档案工作在一个单位里不是生产一线，可有可无，对领导加强有关档案方面的宣传是十分必要的，要经常把有关文件、材料给领导看，次数多了，自然会在领导的脑海里留下痕迹，产生作用。尤其是一些与本单位密切相关的材料，很可能会使领导看后受到启发，并在实践中力图仿效。要经常向领导汇报档案工作情况，多谈一些搞好档案工作对单位的益处，诱导和启发领导重视档案工作。要努力服务，作为一名档案人员主要是及时地提供信息。使档案发挥其作用，从而更好地为单位的发展服务。

二．实现档案管理现代化

随着改革的深入发展，档案管理面临着许多亟待解决的问题，诸如档案数量越来越多，数量的庞大给保管和提供利用带来困难：管理方法手段的落后直接影响档案的质量，只有实现档案管理现代化，才能有效地解决新形式下出现的新问题。

(一)加强管理意识。档案管理是一门专业性很强的工作，他要求管理人员既要有高度的工作责任感，良好的职业道德，办事细心的工作态度，乐于奉献的工作精神，又要有扎实的档案管理的理论知识、科技知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能。因此，档案管理工作者只有涉猎广博的专业知识，开拓视野，优化知识结构，提高综合素质，才能做好新时期的档案管理工作。

(二)掌握现代化管理技能，提高综合素质。以前，档案材料的形成从文件的起草、修改、删减到定稿打印、传阅、整理、－2－ 归档都是以手工抄写为主。而电子计算机技术在档案管理中的运用，可以系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、汇集统计等工作，使文件的形成、运行、转换等各个环节与自动化办公衔接起来，这种现代化科技手段和先进操作管理技术，都迫切需要档案管理工作者去掌握和运用。档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的要求，也是档案工作者的必然方向。所以，档案管理工作者要结合自己的岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息文化的学习掌握上，努力使自己具备信息知识和网络文化的综合型档案管理人才。

(三)利用现代化技术，整理档案。档案汇集着大量的指示，也记载着丰富的信息，成为一种丰富的信息资源。但档案的整理工作繁琐，重复劳动多，劳动强度大。而利用计算机等现代化手段整理档案，则可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，尽管都仿照统一的标准，但因每个人的理解能力不同，对同一个文件有不同的分类，因此不可避免的产生分类不准的现象，影响案卷的质量，给利用工作带来不便。而利用计算机模拟人工立卷，然后按类别将属于条目的内容打印出来，作为以前的那种以“卷”为单位时案卷目录这一检索工具的替代物，也可按文件形成的先后顺序排列打印，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又发挥计算机的管理优势，减少了手工操作，提高了工作效率。更好的服务于社会。

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三、提高档案人员业务素质，加强继续教育。档案管理人员的业务素质水平直接影响档案管理工作的质量，为了使档案工作人员能够适应档案管理工作的需要，首先要充分发挥档案工作人员的积极主动性、创造性，努力提高档案人员的知识水平和管理能力。由于设备的现代化，档案种类和载体的多样化，管理方法要不断改革，因此，对档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原来那些传统的业务知识与工作方法，已不能适应新的形势，所以必须对档案人员加强继续教育，尽快培养一批既能掌握新技术，又能熟悉档案专业知识的人才，才能完成档案管理现代化的任务。

(一)提高认识水平，强化继续教育。发展继续教育需要解决的问题很多，首先，要解决思想认识问题。要充分认识到档案人员继续教育在档案事业发展中的战略作用和实际意义，认识档案事业的发展，档案服务质量的提高，其根本出路在于档案人员整体素质的不断提高；其次，21世纪的档案管理工作者的机遇挑战并存，必须真正启动档案人才工程，培养世纪人才，将档案管理工作者的继续教育列入重要的议事日程。

(二)加强制度建设，建立相关运行机制。可以说，加强制度建设，建立良性运行机制是开展档案工作者继续教育的关键和保证。首先，要建立和健全继续教育的管理制度，如登记、统计、考核、评估、奖励制度；其次，要建立继续教育的约束和激励机制。约束和激励机制可以促使档案管理工作者产生紧迫感和危机感，主动地参加定期的继续教育，更新知识，提高 －4－ 业务能力和水平。比如，档案管理工作者上岗前和轮岗后的岗位培训，档案专业技术人员获得的专业技术职务可由终身有效改为动态管理，这样，便可以激励档案工作者增强参加继续教育的主动性和积极性。

(三)明确继续教育的原则，选择课程内容。相对于正规学校教育而言，继续教育具有更直接的目的性、现实性和和时效性。继续教育应从实际出发，按岗位、分层次、多渠道、多形式的进行。坚持“学用结合、按需施教、重视实效”的方针，切实遵守学以致用的原则。第一，档案专业知识。继续教育应给档案专业人员提供全面系统学习档案专业知识的机会，尽快提高其专业水平。给档案专业人员提高吸收、补充档案学新理论、新方法、新观念的机会，弥补一次性教育的不足；第二，相关学科知识。档案工作融会了许多相关学科知识，如哲学、历史学、心理学、行为学、公共关系学等，档案工作者的继续教育应注重对相关科学知识的补充和更新；第三，现代科技知识。现代科学技术的广泛应用是档案工作的特征之一，也是档案现代化的标志之一，档案工作者应加强对信息技术、计算机、科技软件等新技术的学习，为此，继续教育肩负着更为重要的职责。

(四)进一步提高档案管理人员对档案管理工作的认识，要通过各种形式对他们进行《档案法》和国家有关档案工作规定的宣传教育，使档案管理人员充分认识到搞好档案管理工作是自己应尽的法律责任和义务，增强自觉性，为提高效率创造条件。把档案材料的积累工作纳入档案管理人员的责任制，加强

－5－ 对档案材料的控制、积累并进行检查考核，做到奖罚分明。要建立一个档案管理组织的领导体系，加强对档案工作的领导、检查和考核，不断提高档案管理工作水平。

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