《企业档案管理办法》

第一篇：《企业档案管理办法》

《企业档案管理办法》

国家档案局、国家经委、国家计委联合颁布

第一章 总则

第一条 根据国务院关于加强企业管理和改善档案工作的要求，为进一步加强企业档案工作，更好地为企业提高经济效益服务，特制定本规定。

第二条 企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和。其构成是以科学技术档案为主体，包括计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、劳动工资、教育卫生和党、政、工、团工作等方面档案。

第三条 企业档案工作是企业管理基础工作的组成部分，是维护企业经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。

第四条 企业档案工作要坚持集中统一的管理原则。

第二章 文件材料的形成与归档

第五条 企业要根据国家法规和有关部门的规定，制定文件材料形成、积累、整理和归档的制度。文件材料的运转要遵循计划、生产（施工）、技术、经营等项工作（以下简称生产活动）和文书处理的程序。

第六条 企业生产（施工）活动中形成的科技文件材料（含缩微胶片，照片，录音、录像和计算机磁带等，以下同），由产品试制、科研课题和工程项目负责人指定有关人员负责积累、整理后归档。

各项管理工作中形成的文件材料，由各职能部门按其业务范围，指定有关人员负责积累、整理后归档。

第七条 企业文件材料归档的基本要求

1、归档的文件材料必须完整。

2、归档的文件材料必须准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。

3、归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。

第八条 企业必须编制文件材料的归档范围。企业文件i材料的归档范围主要有以下几个方面：

1、产品生产方面。有产品设计、工艺、工装的图样和技术文件，原材料检验、产品生产过程和生产调度工作中形成的各种文件材料等。

2、经营销售方面。有企业经营决策和经销管理的各种记录、文件、合同、协议等文件材料，市场经济信息，广告宣传和用户服务工作中形成的文件材料等。

3、设备仪器方面。有设备仪器的图样和技术文件，设备仪器安装、调试和验收过程中的技术性、凭证性文件材料，设备仪器的运行、维修记录，设备改进、改装和报废的文件材料等。

4、技术管理方面。有质量管理、技术引进、技术改造和标准、计量、能源、环保、科技情报、科技档案等管理中形成的各种文件材料。

5、计划统计方面。有各种计划、统计报表和计划管理、统计分析活动中形成的各种文件材料。

6、物资供应方面。有物资、原材料采购、库存保管、供应和工具管理中形成的各种文件材料。

7、劳动工资方面。有定额、定员和劳动调配以及劳动工资、劳动保护等工作中形成的各种文件材料。

8、财务管理方面。有财务管理中的各种帐册、报表、凭证和文件等。

9、教育培训方面。有干部、职工教育和技术培训的文件、教材等。

10、党、政、工、团工作方面。有企业党务工作以及组织、宣传、人事、保卫工作中的各种文件材料，企业行政工作、共青团工作和工会工作中的各种文件材料等。

11、科学技术研究方面和工程建设方面，按有关规定执行。

12、其他方面。

第九条 归档时间

1、产品试制、课题研究、基建工程或其他技术项目，在任务完成后或告一段落时，要将应归档的文件材料组成保管单位，由项目负责人审定后，向档案部门归档。

2、各项管理工作中形成的文件材料，在第二年上半年内，要将应归档的文件材料组成保管单位，由各职能部门负责人审定后，向档案部门归档。

第十条 企业各类文件材料一般归档一式一份，比较重要的和利用频繁的文件材料要适当增加归档份数。

第十一条 企业文件材料的形成、积累、整理和归档工作要列入生产、技术、经营等各项管理程序；列入生产、科研、基建和经营等各项活动的工作计划；列入企业有关部门的职责范围和有关人员岗位责任制。

第十二条 企业产品试制定型、科研成果鉴定、基建工程竣工验收，必须有档案部门参加。文件材料不完整、不准确、不系统，不能进行鉴定、验收。

第十三条 企业产品和工程创优、科研成果评奖，归档的文件材料是否完整、准确、系统要作为一项考核内容，档案部门不签署意见不得申报成果。

第十四条 企业新购重要设备仪器和引进项目的文件材料到货时，有关专业部门应会同档案部门检查验收文件材料；并及时归档。

第十五条 企业工作人员因公外出参观学习、考察和参加各种会议，收集获得的文件材料要按照归档范围的规定，及时向档案部门归档。

第十六条 企业档案部门要对企业文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督、检查。

第三章 档案管理

第十七条 企业要建立健全各项档案管理制度，列入企业的经济责任制体系，并制定严格的考核和奖惩办法。

第十八条 档案分类

1、根据国家和有关部门档案分类编号的规定，编制企业档案分类编号方法。

2、分类编号要遵循文件材料的形成规律，并且要便于保管和提供利用。

3、企业生产、技术等管理性文件要按其文件内容分别归入生产、科研、基建、设备等类中统一编号。

4、常用的分类方法有：

（1）按产品型号分类；（2）按设备型号分类；（3）按科研课题分类；（4）按工程项目分类；

（5）按专业性质分类；（6）按组织机构分类；（7）按时间分类。

第十九条 档案编目与编制检索工具

1、要编制档案总目录、档案分类目录、底图目录和保管单位目录。

2、要根据需要编制档案检索工具，并且进行档案著录工作，著录方法按照国家标准GB3792.5一85《档案著录规则》执行。

第二十条 档案保管

1、接收档案必须认真验收，并办理接交手续。

2、存放档案必须有专用柜、架，排架方法要科学和便于查找。

3、底图除修改，送晒外，不得外借。修改后的底图入库，认真检查其修改、补充等情况。底图存放以平放为宜。

4、缩微胶片、照片、磁带等的保管：

（1）存放胶片、照片、磁带要用特制的密封盒、胶片页夹和影集等，按编号顺序排列在胶片柜或防火柜内。缩微母片和拷贝片应分别存放；

（2）胶片库房应设置在没有臭氧、氧化氮、硫化氢，二氧化硫等有害气体和物理性污染地段，库房内应设有防火和空气调节设施，温度、湿度应符合规定的要求。

5、要定期进行库藏档案的清理核对工作，做到帐、物相符，对破损或载体变质的档案，要及时进行修补和复制，库藏档案因移交，作废、遗失等注销帐卡时，要查明原因，保存依据。

6、档案库房的一般要求：

（1）保存档案必须有专门的库房，并且具备良好的卫生环境和防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物和防污染等安全措施；

（2）档案库房建设要列入企业基本建设计划，库房建筑设计按照《档案馆建筑设计规范》执行。第二十一条 图纸的修改、补充

1、修改已归档的图纸要有经过领导批准的图纸修改、补充通知单。

2、修改内容较小时，可直接在图画“杠改”、“刮改”或者发送“变更通知单”，采用“杠改”、“刮改”时应在修改处 标注“修改标记”。

3、修改内容较多时，应另出新图代替，原来图纸作废。新图列入原图纸目录，并且注明所代替的原图图号。作废的图纸应注明新图的编号，根据需要另行保管。

4、整个保管单位内图纸作废，由新图代替时，应重新编制保管单位，并且注明原保管单位编号。原保管单位标注新保管单位的编号后，根据需要另行保管。

第二十二条 档案鉴定、企业要根据国家利有关部门的规定，编制档案保管期限表，档案保管期限分永久、长期、短期三种。确定保管期限的基本原则是：

（1）对企业有长远利用价值的档案应永久保存：

（2）对企业在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存；

（3）凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。

2、鉴定工作要组织由企业领导、专业技术人员和档案人员参加的鉴定小组，直接对档案进行鉴定。每次鉴定要写出鉴定报告，在保管单位备考表中注明鉴定意见，由小组负责人签名，并且注明鉴定日期。

3、鉴定工作应该定期进行，具体由企业根据实际需要确定。

4、档案通过鉴定，要求达到划定保管期限准确，保管单位质量达到标准规定，鉴定中发现档案不准确、不完整，企业应及时责成有关部门和人员负责修改、补充。

5、销毁档案必须严格掌握，慎重从事，销毁前要造具清册，提出销毁报告，经企业领导审批，并报送有关档案管理机关备案。销毁档案时要严格执行保密规定。

第二十三条 档案统计

1、企业档案管理要建立健全统计工作，统计数据以原始记录为依据，做到准确、可靠。

2、档案统计主要有档案管理基本情况统计，档案数量统计，档案提供利用及其效果的统计等。第二十四条 档案管理现代化

1、企业档案管理现代化是企业现代化管理的组成部分，要列入企业现代化管理的整体计划中统筹考虑。

2、企业档案部门要应用现代管理方法。有条件的大中型企业要逐步应用电子计算机为主，包括缩微技术和先进的监控装置、通讯设施和办公自动化等现代管理手段。

第二十五条 档案管理经费按照财政部、国家档案局（1980）财企字第629号文《关于企业档案库房建设和购置设备所需费用如何列支的规定》执行。

第二十六条 企业要按照国家有关规定向有关档案馆移交有关档案或复制件。

第二十七条 企业破产以后，除设备档案、基建档案等随同实物移交外，其余档案应向有关档案馆移交。

第四章 档案信息开发利用

第二十八条 企业档案信息开发利用是企业档案管理的一项重要内容，开发工作主要是指对生产、技术和经营管理的档案信息开发。档案信息开发利用要重点服务于改善企业经营管理、提高产品质量、降低物质消耗和增加经济效益等方面。

第二十九条 企业档案信息开发利用的几种形式

1、在企业内部实行档案开架阅览。

2、编制并交流档案目录。

3、对档案进行加工整理，汇编专题资料或编制产品、科研成果、基建工程简介、文摘和数据手册、图表手册、市场信息、用户反映、国内外同行业生产情况介绍等。

第三十条 企业档案开发与提供利用，必须严格执行保密制度。

第三十一条 对于积极主动开发与提供利用档案，为发展企业生产、提高产品质量、降低物质消耗和增加经济效益等做出贡献的人员，企业应给予表扬和奖励。奖励办法按国家有关规定执行。

第五章 档案管理体制

第三十二条 企业档案管理涉及生产活动和党、政、群等各个部门，应由一位副厂长（副经理）分工领导，并且列入企业领导议事日常，作为考核企业领导人政绩的一部分。

第三十三条 要加强和充实企业档案管理机构，集中统一管理企业档案工作。有条件的大型企业要建立企业档案馆或企业档案资料信息中心。

第三十四条 企业档案部门是企业档案、资料的贮存基地和利用中心，负责统筹、协调、组织、管理企业的档案、资料工作。

第三十五条 档案管理人员

1、企业要配备适应档案、资料工作需要的专职档案人员，并且应有一定数量的专业技术人员。

2、大中型企业档案部门的主要负责人应具备中级以上专业技术职务的学识水平和工作能力。

3、企业档案管理人员享受专业技术管理人员待遇，按工程技术专业或档案专业技术职务聘任。

第六章 附则

第三十六条 企业党、政、工、团档案管理按照中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《机关档案工作条例》的有关规定执行。

第三十七条 企业会计档案管理按照财政部和国家档案局制发的《会计档案管理办法》的有关规定执行。

第三十八条 企业人事档案管理按照中共中央组织部的有关规定执行。

第三十九条 集体企业、乡镇企业可参照本规定执行。

第四十条 本规定由国家档案局负责解释。

第四十一条 本规定自发布之日起执行。

第二篇：企业档案管理办法

为了将公司档案纳入规范化管理，特制订本制度。

1、档案管理内容：公司将规划、方案、各级文件、内部规章制度、董事会、股东会及重要会议材料、人事资料、信用材料、合同、工资档案、学习材料、发言材料、技术资料、设备资料、各级报告、荣誉证书、土地、房产资料等具有可查性或参考价值的文件资料归档管理。各部门内部形成的文件、规定、资料等应主动整理好提交公司档案室存档，以便备查，整理事记等。

2、档案登记：档案室建立档案登记簿，将所有档案详细分类登记，分类管理。存档者须在登记簿上签名，方可将资料入档，否则档案管理员不予接受。

3、档案的查阅：

（1）任何人查阅档案，如需在档案室内短时间查阅可不打借条；如需在档案室之外查阅使用，必须打借条方可借给。每次最长时间不得超过五天。

（2）公司各部门经理及相当于此级别以上管理人员查阅档案可通过档案管理员直接办理查阅手续。其他人员需查阅档案时，必须有本部门经理以上管理人员书面证明，方可到档案管理员处办理查阅手续。如遇特殊情况，必须由综合管理部经理批准证明方可查阅。

4、档案的保护：

（1）查阅者必须爱护档案，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密。

（2）严禁擅自翻印、抄录、拷贝、转借，更不得遗失。如确实需要抄录和复制，必须由总经理签字的批准申请方可抄录或复制。

（3）微机室及有电脑的部门严禁为无总经理签名（复印签名视为无签名）的档案资料（特别是技术、设备、标准资料）打印、拷贝或复印。否则，对责任人每次罚款200元。

（4）任何档案严禁带出公司大门。如确因外出加工配件等须携带有关技术资料或图纸，必须由分管经理签字批准，保卫方可放行。否则，如被保卫查出未经分管经理批准蓄意带出者，须查明原因报综合管理部，并每次对当事人罚款200元-XX元。如保卫未查出，被带出公司以外而造成损失的，除对当事人罚款外，由当事人承担一切损失，同时对责任保卫失职罚款100元。未造成损失的，除对当事人罚款外，对责任保卫失职罚款50元。

5、公司购买设备时的随机技术资料、说明书、装箱单等，员工外出学习时发放的学习资料，聘请师傅提供的技术资料、设备资料等，申请购买的技术资料等，必须在到达公司24小时到档案管理员处办理登记存档手续，否则每拖延24小时对责任人罚款50元。

6、需长期借出专人使用的，必须由专用人员写出书面借条，报总经理签名批准后借出，并由档案员办理登记手续。专用人员必须妥善保存，严禁外传、泄露秘密。否则，视情节轻重罚款1000-10000元，并承担公司一切损失。

7、人力资源科将公司人事资料、员工罚款资料建立微机档案，进行微机管理，并确保查询打印的资料完整准确无误。

8、档案管理员每年1-2月份对公司上在微机内存贮的规划、规章制度、人事资料、合同、协议、工资档案、学习材料、发言材料、技术资料、报告等具有可查考价值的文件资料分类整理拷贝，标明名目后，存档备查。

第三篇：企业合同档案管理办法（模版）

合同档案管理制度

为进一步规范合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本办法。

一、本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种协议、合同文本（不

包含劳动合同）。

二、合同档案管理原则

1、合同档案实行公司财务部集中统一管理，以确保档案的完整、完全和

有效利用。

2、财务部应指定专人负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同

文档，并负责监督指导各部门的合同管理工作。

3、需以公司名义订立各种履约性质的协议、文件的部门，为合同承办部

门，承办部门应根据合同项目需要指定承办人，试用期内员工非经总经办允许不得作承办人。

三、合同文档的管理办法

1、合同文档以部门名称结合签署日期年月份进行分类编号。

2、合同编号规则：承办部门名称首字母－合同签署年、月份（六位）－

顺序号（三位）。示例：TGB－201102－00113、合同管理实行承办部门与相关部门审查会签相结合的制度，承办部门

对合同订立、履行全过程负全部责任。承办部门主管为第一责任人，承办人为直接责任人。总经办和审查会签部门对应当提出相关意见而未提出的，应当承担相应的责任。

4、各相关部门和总经办依其职能对合同订立、履行、变更、解除全过程

进行监察、审计。

5、公司内各职能部门一律不得以个人名义对外发出要约，作出承诺，签

订合同或具有履约性质的书面文件。

6、合同承办部门和财务部应分别建立合同台账，实行履行跟踪报告责任

制，合同履行及原始资料必须由财务部保管，承办部门只留存影印件。

7、保存的合同文档每年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任；对超过两年以上（包含本数）的已履行完毕的合同协议，由财务部甄别并予以归案。

8、财务部要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单，以有效开展合同文档的查询、利用工作。

9、各部门员工可在财务部查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须

进行登记，方可在财务部办理相关借阅手续，以影印件借出。合同原件无特殊情况不得外借。

10、合同文档的保存条件有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同

文档的安全。

11、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。

12、合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，违者视情

节予以处罚。

13、已签署的合同应明确支付方式及付款时间，并交予财务部及时催款。

四、合同文档的移交

1、各部门在正式签署合同后，须在一周内将合同正本原件移交财务部存

档。

2、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。倘若合同发生变更，则合同编号不予改变。

3、合同文档移交时，必须编制合同移交清单并当面清点。以双方签字认

可后方可完成交接手续。

第四篇：企业养老保险业务档案管理办法

市企业养老保险业务档案

管理办法(试行)

第一条 为规范全市企业养老保险业务档案管理，确保养老保险办理工作的顺利开展，更好地为参保单位和个人以及社会有关方面提供服务，根据《中华人民共和国档案法》、《社会保险业务档案管理规定(试行)》和国家、河南省相关法律、法规，结合养老保险工作实际，制定本办法。

第二条 本办法所称企业养老保险业务档案（以下简称“业务档案”），是指企业养老保险经办机构在办理养老保险业务过程中形成并办理完毕的，具有保存和利用价值的文字材料、电子文档、图像、声像等不同载体的历史记录。

第三条 本办法所称企业养老保险经办机构，包括：县(市)区企业养老保险经办机构、农村养老保险经办机构。

第四条 企业养老保险业务档案记录着参保单位和个人履行的社会保险义务和享受的社会保险权益，反映着养老保险基金收支和经办管理运行过程，是国家民生档案的重要组成部分。企业养老保险档案管理是社会保险经办机构最重要的一项基础工作。

第五条 企业养老保险业务档案管理坚持统一领导、分级负责、分别保存的原则。市级经办机构负责全市业务档案管理工作的组织、监督、指导、统计和考核；县级经办机构负责管理本单位所形成业务档案的保存、使用。

第六条 全市养老保险经办机构应成立档案管理领导小组和档案管理机构，配备专职档案管理人员，经办机构内设机构要至少配备一名兼职档案管理人员。建立档案工作责任制，负责本单位养老保险业务文件材料的收集、整理、立卷、保管、统计、利用、鉴定和销毁，维护档案和数据的完整与安全。

第七条 按照企业养老保险经办工作流程和岗位操作规程，业务档案的归档范围包括经办过程中填报、打印的业务报表和通过网络传输的电子文件，需留存的重要审核凭证，统计报表，稽核监督文件，以及省级经办机构与相关服务机构签订的协议等。

第八条 企业养老保险业务档案分类应当按照养老保险业务经办的规律和特点，以方便归档整理和检索利用为原则，采用“一业务环节”的方法对养老保险业务材料进行分类、整理。企业养老保险业务档案管理部门应对接收的档案及时进行检查、分类、整理、编号、入库。

第九条 按照国家对民生档案的管理要求，根据利用价值，业务档案保管期限分为永久和定期两类。定期分为100年、50年、30年、10年。业务档案保管期限自形成之日的次年1月1日开始计算。

第十条 业务文件材料立卷归档执行如下操作流程和质量标准：

(一)文件材料收集

1、文件材料形成岗位经办人员对办理完毕的业务文件，根据企业养老保险档案归档范围的业务文件进行整理分类、组卷，按照主表在前、附件在后，审核结果在前、审核依据在后，重要凭证在前，次要凭证在后的原则排序，文件材料的字迹、印章、日期应齐全、完整、清晰，案卷内的件数、页数编制准确，确保文件材料的完整、准确、有序。

2、全市企业养老保险经办机构的兼职档案人员，定期将分散在本部门经办人员手中办结完毕的文件资料及时收集齐全，做好预立卷。

3、经兼职档案人员检验，符合质量要求的文件材料，由经办人员编制《档案资料移交目录》一式两份，经办人员、兼职档案人员双方签字确认后移交给本机构专职档案员进行整理立卷；不符合质量要求的，退回经办人员限期整改，合格后方可移交。

(二)文件材料整理

1、业务文件材料一般按年、月组卷。不同类别、不同保管期限、不同的业务文件材料不得混合组卷。

2、养老保险稽核类按项目的稽核周期组卷，依结论性、证明性、立项性和其他备查文件材料四个单元次序排列。

(1)结论性文件材料，指各类工作报告、会议纪要、报告征求意见书、意见书、回访报告等审计稽核结束期间形成的材料，按逆审计稽核程序结合重要程度排列。

(2)证明性文件材料，指各类工作底稿、证据(含回访工作底稿、取证材料)等审计稽核实施期间形成的材料，按审计稽核工作方案所列事项排列。

(3)立项性文件材料，指各类方案、通知书(含回访方案、通知书)等立项期间形成的材料，按文件形成的时间顺序并结合文件重要程度排列。

(4)其他备查文件材料，指其他应归档文件材料，按文件形成的时间顺序并结合文件重要程度排列。

3、案卷内文件材料应剔除金属物，确保纸型规格一致。破损的予以修复、不符合归档要求的要进行复制；装订时文件材料应折叠整齐，确保案卷的美观。

4、编制页码，用打码机按顺序在每页归档文件右上角2cm*2cm处，背面有内容时在左上角相同位臵打印页码，不得出现重号、空号、错号。

(三)建立索引目录

编制案卷目录、卷内文件目录、索引等手工检索工具，同时建立计算机索引目录。

(四)案卷装订

1、案卷包括封皮、卷内文件目录、文件材料和备考表。备考表应由立卷人、检查人签名或盖章，并标明立卷时间。

2、案卷装订时按照卷皮、卷内文件目录、归档文件、备考表的顺序排列，采取三孔一线的左侧边距为 0.9cm位臵装订。

3、卷合脊背全宗号、目录号、案卷号和等项目应分别使用阿拉伯数字填写和中文数字印章，红色印油加盖。

第十一条 短期保管的业务档案采取简易方式组卷，案卷内的文件材料不再打印页码，金属物可不剔除。通过档案管理系统著录打印封皮、目录、备考表、排列文件材料顺序后放入档案袋内。档案袋侧面用黑色记号笔标明案卷号。

档案袋竖立按由左向右顺序内外两排装入档案箱，按统一格式打印箱体标识，项角粘贴于箱体正面右上角位臵，顶端、右侧与箱体边缘对齐。

第十二条 全市企业养老保险经办机构的档案部门要定期接收本单位形成的业务档案。经办人员要填写《养老保险档案交接单》一式两份，档案部门按交接单逐卷审核案卷质量和目录数据，确保档案真实、完整、账物相符。经档案部门验收合格的，双方办理移交手续，双方负责人复核监交，签字或盖单后，档案移交档案部门集中管理。《养老保险档案交接单》由档案管理部门作为文书档案永久保存，业务部门作为工作资料保存满一年后销毁。

第十三条 集中管理的业务档案，按保管期限、档案类别和归档日期排序，按照由左向右、自上而下的顺序排架保存。柜架上标明案卷所属保管期限、档案类别、归档、案卷起止号等。

第十四条 全市企业养老保险经办机构应定期逐级上报《企业养老保险业务档案统计月(年)报表》。县级经办机构于每月5－10日、每年1月5－10日分别将月报表和年报表上表市级经办机构；市级经办机构于每月10－15日、每年1月10－15日分别将汇总后的月报表和年报表上报省社保局。

第十五条 借阅档案由借阅部门或人员向档案部门办理借阅手续，填写利用登记单。归还时双方清点、核对档案内容和页数，确保档案齐全、完好，并做好利用效果统计。借阅档案应在阅览室内进行，因特殊情况需要将档案借出时，须经档案部门分管领导批准，借出时间不超过两星期。借阅档案部门或人员应爱护档案资料，严禁在档案上打点、划线、折角、做记号以及涂改、撕、拆档案。未经档案部门分管领导批准不得擅自公布档案内容。

第十六条 企业养老保险经办机构的档案机构应当对已到期的养老保险业务档案进行鉴定。

鉴定工作应由养老保险经办机构相关负责人、业务人员和档案人员，以及人力资源社会保障行政管理部门有关人员组成鉴定小组，负责对达到保管期限的档案进行鉴定并提出处理意见。

鉴定中如发现业务档案保管期限划分过短，有必要继续保存的，应当重新确定保管期限。第十七条 对超过保管期限的业务档案，向档案鉴定工作小组提交鉴定申请，工作小组鉴定后提出存毁意见。确实推动查考价值的，编制《商丘市企业养老保险档案销毁清册》，报档案鉴定领导小组批准后，由指定销毁人、监销人负责销毁，销毁清册作为文书档案永久保管。严禁其他任何单位、部门和个人擅自转让、出卖和销毁档案。

第十八条 通过网络传输的养老保险数据应保存电子文件。按照归档电子文件的保管期限、档案类别、案卷名称、归档日期建立电子档案数据库。应采取必要的技术手段，确保电子档案的安全、完整、有效。

第十九条 档案库房管理应严格按照“以防为主，防治结合”原则，健全必要的防护设备和措施，做好防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防霉变、防尘、防高温工作。

第二十条 全市企业养老保险经办机构的档案人员应重视档案数据安全，定期做好档案数据的异机和脱机备份。

第二十一条 当经办业务发生变化或上级有关部门提出新的要求时，各级企业养老保险经办机构业务部门应及时提出意见，根据实际情况调整完善本办法。

第二十二条 各类企业养老保险业务档案中涉及会计、电子文档等档案材料，国家有特别规定的，按其规定执行。

第二十三条 本办法自2010年1月1日起实施。

9、实现了处机关业务、文书、会计、声像、荣誉、电子档案等集中统一管理。

各类档案集中存放库房、统一管理

各类档案集中存放的目录

会 计 档 案

文书档案

声像档案 科技档案

10、组织本处工作人员和兼职档案人员学习、宣传、贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策和《中华人民共和国档案法》、《XX省档案管理条例》。

第五篇：房地产企业档案管理办法

档案管理办法

第一章 档案管理机构与职责

第一条 组织结构图下发后5日内，公司组织成立档案管理小组，总经理任组长，分管领导任副组长，明确公司档案员和部门档案员，形成档案管理网络图。

第三条 更换部门档案员的，应通知公司档案员，并由公司档案员向组长、副组长报备；由部门负责人组织、公司档案员监督新老部门档案员档案交接工作。

第四条 更换公司档案员的，由直接上级向组长、副组长报告审批；直接上级监督新老公司档案员档案交接工作。

第五条 档案管理小组成员职责

（一）组长对公司档案工作负全面责任，负责档案管理督导工作，审核批准档案管理网络图。

（二）副组长负责档案管理具体指导工作。

（三）公司档案员职责：

1、负责档案管理制度及办法的宣贯工作。

2、根据公司业务开展和人员变更情况完善档案管理网络图。

3、制定档案管理工作计划并实施。

4、拟定档案归档通知，明确归档范围、要求、责任分工及时间安排，并负责监督实施。

5、接收、检查部门档案员归档的档案文件并正式立卷归档。

6、负责公司档案的保管和查询、借阅。

7、负责公司大事记汇总整理工作。

（四）部门档案员职责

1、负责本部门文件材料的收集、鉴别、整理和归档工作。

2、对本部门所属的文件材料进行预立卷，并按规定移交档案室。

3、负责本部门档案资料的日常保管和利用工作。

4、负责编写本部门业务范围内大事记。

第二章 档案分类、归档范围和时间

第一条 结合公司实际情况，将档案统一划分为以下十一大类：经营及开发 1

类证书档案、合同档案、基建类档案、行政文书档案、销售文书档案、设备（仪器）档案、财务档案、人事档案、声像档案、实物档案、电子档案。

第二条 部门档案员按本章规定的归档范围、分类标准和时间要求，对本部门档案进行收集、整理、预立卷和归档；部门档案员和公司档案员应加强沟通，结合实际情况，优化分类标准。

第三条 经营及开发类证书档案

（一）范围或分类

1、资质证书：主要包括与企业经营管理有关的各类证书，如营业执照、房地产开发企业资质证书、开户许可证等。

2、基建证书：主要指与项目开发建设有关的各类证书及批文，如土地证、建设用地规划许可证、立项批复、建筑工程规划许可证、绿化规划许可证、建筑工程施工许可证、质量监督证书、结建人防工程施工许可证、商品房预售许可证等。

（二）归档时间和要求：形成后5日内，由部门档案员负责收集、移交档案室。

第四条 合同类档案

（一）范围或分类：指业务往来合同及审批附件。

（二）归档时间和要求：

1、合同盖章后，发起部门档案员将1份合同移交公司档案员，公司档案员在每页页眉处加盖“归档章”后归档，该份存档合同只接受查询校阅，不可借出；可分设计与工程、材料（设备）采购、营销推广、行政及其他等类别。

部门档案员负责将合同及审批附件按归档。第五条 基建类档案

（一）范围或分类：指项目提出、立项、审批、勘察设计、施工、材料（设备）采购、监理、验收等工程建设及管理过程中形成的文件资料，主要包括勘察测绘及设计文件（图纸）、招标（议标）资料、设计变更、签证及批价资料、结算资料、施工管理文件、报批报建资料、施工文件、监理文件、验收资料、竣工资料等。

（二）归档时间和要求

1、勘察测绘及设计文件：主要包括规划方案、单体设计方案、请照图、施

工图、勘察或测绘报告等；形成成果性资料后5日内归档，报审过程中形成的有明确修改意见的批复文件及过程稿资料一并存档。

2、招标（议标）资料：主要包括招标申请、招标公告、招标控制价、工程量清单、招标文件、考察报告、签收文件、招标答疑、开标签到表、中标单位投标文件正本、唱标表、清标对比表、评标表、谈判记录、定标审批表、中标通知书等招标过程资料文件及未中标单位投标文件；由部门档案员负责收集、预立卷，于签订合同后10日内归档。未中标单位投标资料（正本）单独存放。

3、设计变更：以单位工程为主线进行分类（文件较少时可合并）、按归档。

4、签证及批价资料：以合同为主线进行分类,次月5日前归档，并与往月已归档文件合并。

5、隐蔽工程检查资料：由部门档案员负责收集、洗印、编制照片说明后，按分部工程分类，于次月5日前归档。

6、工程结算书：以合同为主线进行分类、立卷，于结算完成后15日内归档。

7、成本控制资料：包括项目目标成本及审批文件，审批完成后5日内归档，动态调整资料随时归档，并与已归档文件合并。

8、施工管理文件：联络文、函件按接收单位分类，文件较少的可合并，按归档；会议纪要分为内部会议纪要、与外部单位会议纪要（文件较少时可合并），按归档；施工日志于次月5日前归档。

9、报批报建资料：包括申报资料、过程成果资料和最终成果资料。申报资料指根据行政审批规定提交的资料和表格；过程成果资料指报批过程中行政审批部门批复的、作为后续审批流程必备材料的文件；最终成果资料指单项报批流程结束后取得的批复文件。

对于重要节点报批过程中的申报资料（主要包括申报所需资料目录及申报表格或文件，提交的已另行存档的证书、图纸等资料不包括在内），应扫描作为电子档案、于报批流程结束后5日内归档，以备日后参考用；不能留存过程成果资料原件的，需留存复印件并注明原因，与最终成果资料一同归档；最终成果资料形成后5日内归档。

报批过程中形成的批复类成果资料单独立卷保存，以便查询利用。

10、施工文件：主要包括由施工单位主导的施工过程中形成的、竣工验收（备

案）所需的资料，由部门档案员督促施工单位每半年归档一次。

11、监理文件：包括监理规划、工作总结、会议纪要等，按归档。

12、竣工资料：包括总包工程、分包工程和监理竣工资料，由部门档案员督促施工（监理单位）于竣工验收后30日归档。

第六条 行政文书档案

（一）范围或分类：包括通知、通报、联络文、会议纪要、申请批示、考勤、考核、资产处置文件及各种外来文件等所有日常经营管理工作中形成的具有保存价值的文件；按文件类型分类，某类文件较少时可与相近类别文件合并归档。

（二）归档时间和要求：按归档。第七条 销售文书档案

商品房销售合同、公共维修基金缴费单、车位销售协议以楼栋分类、按归档，并与以往已归档文件合并，销售结束后正式立卷。

申请批示可分为销售政策申请、价格审批、特例审批等，按归档。第八条 设备仪器档案

（一）范围或分类：包括电梯、消防设施（控制室设备、水泵、巡检柜、水箱）、无负压供水设备、变电站设备、IT设备、车辆等。

（二）归档时间和要求：部门档案员现场收集相关资料（合格证、出厂保修单、使用说明书、保养手册、零件图册等随机文件），于7日内预立卷后归档；设备运行过程中形成的文件资料，按归档。

第九条 财务档案

会计终了后由财务部门保管1年，于次年按归档通知要求归档。第十条 人事档案

（一）范围或分类：包括员工档案卡、求职登记表、员工录用申请、身份证复印件、毕业证及学历证复印件、职称及职业资格证书复印件、体检表、员工转正评定资料、劳动合同档案、招用人员登记表、聘用合同、职称证书、员工新取得证书、人事异动资料等。

（二）归档时间和要求：由人力资源管理人员收集、预立卷，于人员入职后7日内归档，新产生的资料随时补充归档。

第十一条 声像档案

包括奠基、重大庆典、重要会议和具有重要价值的社会活动及关键营销推广

活动形成的照片、影像等资料；于活动结束后15日内归档。

第十二条 实物档案

（一）范围或分类：主要包括工法、专利、荣誉证书、奖状、奖杯、奖牌、牌匾等实物。

（二）归档时间和要求：形成后3日内归档。第十三条 电子档案

（一）范围或分类：包括反映公司主要职能活动、存有重要数据信息的U盘、硬盘、光盘。

（二）归档时间和要求：由部门档案员收集，确保载体清洁、无划痕、无病毒，按档案归档通知要求归档，同时留存一套供日常利用。

第十四条 大事记

部门档案员负责本部门业务范围内大事记编写工作，每季度结束后5日内提交给公司档案员。

第三章 归档程序和要求

第一条 档案立卷以部门为主，在此基础上按业务内容分类；多个部门参与业务形成的档案，由首先发起部门或业务联系最密切部门主导、其他部门配合完成文件资料收集、整理和归档工作，公司档案员按照业务联系紧密、便于查找原则决定正式立卷归档所属部门；经营及开发证书档案、电子档案、声像档案、人事档案、实物档案和设备仪器档案分别单独立卷。

第二条 部门档案员负责本部门档案的预立卷工作，主要工作内容为：收集资料；确定资料符合归档要求；分类；整理（更换钢钉装订）；编制目录；标注件号和页码；明确盒脊内容（档案内容、类别、盒号）；入盒。

第三条 部门档案员根据档案归档范围和时间要求，按或随时将预立卷档案移交公司档案员，双方当面清点、确定是否符合归档要求并签署移交清单或互相在收发文本上签字确认。

第四条 公司档案员每年5月底完成上档案正式归档工作，主要工作内容有：检查各部门移交的预立卷档案完整程度；检查目录与内容是否一致；合理排列各部门档案并确定总盒数；粘贴盒脊，确保盒号连续统一；编制档案检索目录；进行档案统计。

第五条 文件归档应遵守以下要求：

（一）归档的文件材料应完整、准确、系统，签署齐全。

（二）归档的文件资料应质地优良、字迹线条清晰、工整、耐久，符合档案保管要求。

（三）不符合要求的档案材料，公司档案员应退还部门档案员要求限期整改。

（四）归档文件材料应是原件，有盖电子章归档的，应注明原因。

（五）归档的电子文件，应有相应的纸质文件目录一并归档。

（六）归档纸质文件材料中，有重要修改意见、批示的修改稿、行文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。

（七）不同的文件一般不得放在一起归档，跨的请示与批复放在批复归档，没有复文的放在请示归档。

第四章 档案借阅与利用

第一条 公司档案员负责建立公司档案电子目录，确保目录内容合理、完整、准确，便于查询。

第二条 只允许公司内部人员借阅档案，借阅者须如实填写《借阅档案申请单》，报请部门负责人、分管领导、总经理批准后方可借阅；财务档案只能由财务人员方能借阅。

第三条 借阅者须填写《借阅档案登记簿》，负责维护档案的完整与安全，不得遗失，并按时归还；公司档案员应每月至少三次清查登记簿情况，督促档案借阅人按时归还档案；归还时当面认真清点和检查，并在借阅登记簿上注销。

第四条 各类档案原则上均应在指定地点查阅，确因工作需要借出使用的，可办理借阅手续，期限不得超过1周，若继续使用，须办理续借手续，但最多不得超过三次，连续累计借阅时间不得超过1个月。

借阅的档案不准再转借他人，借用者须爱护档案，不准在文件上勾划、圈点、批注、涂改，不准折卷、抽页和玷污档案。

第五章 档案保管及库房管理

第一条 各类档案按纸质、电子、声像、实物分类存放。档案放置必须有满足需要的档案橱柜、装具，档案柜架摆放合理；要有专用的档案室。

第二条 公司档案员对案卷保存情况应定期检查，定期更换防虫药物，发现霉变、破损等情况，应及时采取抢救措施。

第三条 为确保档案的安全和有效提供利用，须将档案库房、阅览室、办公

室三分开；档案库房须保持适宜的温、湿度，档案库房温度范围14-24℃±2℃，相对湿度范围45-60%±5%（注：±2℃、±5%表示一昼夜内允许波动的幅度）。同时必须具备防火、防盗、防高温、防潮湿、防光、防尘、防鼠、防虫、防污染防有害气体等“十防”措施。

第四条 严禁在档案库房内吸烟及存放易燃易爆物品，须配备足够灭火器并定期检查。

第五条 档案库房是机要重地，未经档案管理人员许可，不得擅自进入库房。档案库房应随手关门，妥善保管好库房钥匙，下班前要检查门窗，切断电源。

第六章 档案统计

第一条 公司档案员负责档案统计工作。档案的统计数据以原始记录为依据，做到统计内容全面，统计数据准确。

第二条 档案统计主要有档案管理基本情况统计、档案利用及反馈情况统计等。

第三条 公司档案员建立统计台帐《室藏档案结构与数量统计表》，定期（每半年一次）报向上级公司档案管理部门报送统计数据