工厂安全基础资料档案化管理及电子查阅系统管理制度[五篇范文]

第一篇：工厂安全基础资料档案化管理及电子查阅系统管理制度

安全基础资料档案化管理及电子查阅系统管理制度

一、安全基础资料档案化管理制度

为规范安全基础工作档案化管理，增强档案的实用性和有效性，特制定本制度。

一、归档范围及内容：公司及选煤厂制定和实施的有关安全管理

制度、规定等文件。

二、安全基础工作档案由选煤厂安全副厂长领导，专职安全员负

责保管。

三、档案管理员的职责：爱护档案，保证归档资料齐全完整。

二、电子查阅系统管理制度

电子档案,是指具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。随着电子信息技术飞速发展,电子文件以良好的复制性和复用性、易于传递和异地利用等优点,将逐步代替纸质文件。

电子档案,应做到存储载体外观完好、整洁无损;数据完整、内容

准确、编目规范;记录的字节数、检索条目等著录项目与登记一致。四档案管理人员的职责

档案管理人员的职责，做到不坏、不丢、不散、不乱。不坏，使

档案保管得完好无损，不致因各种不利因素而使档案损坏。对已经破损的档案，要及时抢救。不丢，

第二篇：电子文件档案化管理

浅析电子文件档案化管理

摘要：本文从电子文件档案管理的特点，与传统档案管理的区别，对档案业务管理工作的影响，管理现状，应采取的对策等方面谈了对电子文件档案的管理。

关键词：电子文件 档案 管理

近几年信息技术不断飞速，推进了信息化建设的步伐!着计算机的普及、办公自动化、标准化、网络化。渐趋完善和办无纸代的出现，当代高等院校、行政机关事业单位使用办公动化管理系统代替以往手续繁杂的办公行文、来往函件，使去以纸质格式的文书档案逐步依托计算机形成电子格式的件和数据资料，对通过网络计算机等先进技术产生的各类电文件信息的分类、整理、编目、流转、归档、存储、进馆、利用就为了电子文件档案信息化管理的重中之重“电子文件在计算机和网络环境中形成，并借助办公自动管理系统进行阅读、利用、处理、传递，进行自动化网络化理，使电子档案信息管理更高效、更快捷”

一、电子文件档案管理特点

电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储与磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读处理，并可在网络上传送的文件。电子文件档案化管理，就是在传统档案管理经验和形式基础上，结合电子文件自身的特点，采用先进的计算机和网络技术，对电子档案实行文件级的管理。对单位形成的电子文件实行自动化、网络化管理提供优质、稳定、安全的存储环境和空间，为社会提供真实准确、快捷的档案服务信息。

二、电子文件档案化管理与传统档案管理的区别

第一，电子档案的归档时间与传统档案不同。电子文件档案可以在文件办理结案后随时归档，或在某一时间周期定时统一归档，由文件形成部门通过网络传送给档案部门，并用电子数码签名封签认证，由档案工作人员接收登记，按事由原则给出档案分类号，设定访问限制级别.以便将来用户查找利用。

第二，电子文件的归档方式与传统档案不同。电子文件由于采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹。因此，电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证电子文件的法律凭证地位。

第三,电子文件在保管方式上和传统档案有差异。电子文件载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生和发展,都会影响电子文件的长期可读性。档案部门可以在接收到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份,但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部门的配合,档案部门在接收到电子文件后对文件进行格式转换,以通用、统一的格式存储接收到的电子文件档案,以便将来计算机技术发展后,仍能读取以前存储的档案,保证信息资源方便利用。

第四,电子文件的分类、编目等管理方式与传统档案不同。因为电子文件的特殊性,可以达到文件一级的管理,所以,档案部门在接收到文件同时,可以马上给每份文件编制一个唯一的文件号,并给出相应的分类号和档案号,根据上下行文之间的关系,再给出相关文件号,在归档的同时进行主题词标引、著录。技术条件允许时,可以编制多角度、全方位的检索工具、方便检索查询信息。用户只须给出文件分类号或主题词,即可以找出相应的文件和相关的上下级行文及附件,从而大大减轻档案工作人员的劳动强度

第五，电子文件查询利用方式和传统档案不同。只有符合一定条件，利用者才能注册、登记成为电子文件中心或电子档案馆的会员，会员就可以通过远程登录等方式，经电子文件中心进行确认身份并确定查阅权限获得许可后，才可以查询有关的电子档案信息，并要进行借阅登记和缴纳查询费用。

二、电子文件对档案业务管理工作的影晌

(一)传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则，如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而

电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是”办理完毕，具有保存价值.，的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。(二)由于电子文件信息与载体的可分离性，档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代，因为实体分类的结果只能体现一种属性联系，这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要，但在当今电子文件的环境中，文件的形式特征和内容特征均发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，不再需要对它进行象纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。(三)由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性，其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化，原有的档案价值理论分析范围也将扩大，要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论，文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限，而电子文件一方面由于制作方便，将产生比以往更多的文件，另一方面由于用户的需要，信息和数据不断地修改和补充，因此很难划定固定的保管期限，况且目前电子文件的凭证价值尚无法律保证。因此，其鉴定、管理方法亦无定论。此外，由于电子文件信息载体的特殊性，其保管方法、要求以及检索和对外利用等方面也与纸质文件有许多不同之处。

三、电子文件档案管理的现状

(一)档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。(二)在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。(三)标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，馆室藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差;档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。(四)档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信

息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档”文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。(五)档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。

四、对电子文件档案应采取的对策

(一)做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深人到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为”只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与

纸质文件一样发挥社会效用。(二)解决好电子文件的保存问题。以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存，因为它的信息读出是无接触式的，不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，所以，电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深人研

究和探讨的重要课题。目前，对于长久保存的电子文件，需要

定期进行复制，以防止信息损失。

(三)使档案管理向立体化方向发展。以前的档案管理是呈直线状态的，随着人们对利用服务工作的重视，使利用工作和其它基础工作构成一个平面。这种平面结构只反映纸质档案的情况，随着电子文件的介人，档案种类在增加，其基础工作和利用工作也都具有各自的个性。因此，在原有平面结构基础上，又增加了一项档案信息载体内容，就构成三维空间，形成了立体化的管理结构。

4变革档案人员知识构我国档案人员要适应信息技术和档案事业的发展必须采取积极措施抓好知识更新，引进、消化和吸收信息技术的成果，使档案人员拥有广博的知识，以适应信 息技术发展的需要。可以肯定，加快档案人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才，是档案工作迎接信息技术苹命最根本的对策。

第三篇：实验室生物安全资料档案管理制度

实验室生物安全资料档案管理制度

1、与生物安全相关的各类活动的记录均应按照本制度执行。

2、与生物安全相关的各类活动的记录均应按照本制度执行。

3、生物安全实验室的记录、资料保存不得少于20年。

4、生物安全实验室记录、资料应至少包括：生物安全手册、生物安全管理制度、人员培训考核记录、健康监护档案、事故报告、分析处理记录、废物处置记录、菌（毒）种和样本收集、运输、保存、领用、销毁等记录、生物安全柜记录、消毒、灭菌效果监测记录等。

5、生物安全实验室资料档案原则上不外借。

6、因工作需要复制档案资料者需经批准。

7、超过保存期限的档案资料、记录，应通过生物安全领导小组的讨论、鉴定，批准是否实施销毁，销毁应至少两人实施，做好销毁记录。

第四篇：安全内业资料档案管理制度

乘风庄地区环境及公共建设施建设工程

安 全 资 料 管 理 制 度

华冉建设集团有限公司 2012年 月 日

安全资料管理制度

第一章 总 则

第一条 为加强安全管理，规范安全生产会议的召开及落实，依据国家和上级主管部门有关规定要求，制定本制度。

第二条 本制度适用于乘风庄地区环境及公共设施建设工程项目。第三条 项目部根据需要建立安全管理台帐 第二章 安全资料日常管理 第四条 安全资料的日常管理

1、安全资料必须收集及时、真实完整、分类明确，应能够全面反映安全监督人员依法履行安全监督职责的情况。

2、安全资料应按岗位职责分工，由安全管理人员编制与填写。

3、安全资料的管理应由安全负责人全权管理，并指定专人负责安全内业资料的整理、分类及立卷归档。

4、安全资料应采用书面文字和音像形式，并以文字形式作为传递、反馈、记录各类信息的凭证，安全管理人员应做好资料的收发记录和签证。

5、安全日志中应当记录施工现场安全监督工作情况，记录发现和处理的安全问题及现状。

6、安全管理人员应做好安全例会及安全专题会议的记录和纪要，纪要会签要及时。

第五条 安全资料的归档管理

1、安全资料应在工作结束后，及时整理归档。

2、安全档案的验收和移交应履行相关手续。

3、安全资料的编制整理必须符合《施工现场安全生产保证体系的建立和实施》的有关规定，并与现场建立的安全保证体系实际相结合，实行规范化收集管理。

4、安全资料的编目要齐全、内容要真实、字迹要清楚、填写要及时、收集要认真，要能如实地反映整个施工过程中的安全生产及文明施工现状，并保持可追溯性，及时上报安全工作总结、计划和相关报表。

5、安全保证计划的编制要有可靠性和可操作性，一旦形成文件，必须加以控制。

6、安全资料的收集整理工作由项目安全员负责，施工员必须及时提供安全技术交底记录和安全监控以及安全隐患评审处理记录等，材料员、仓库保管员必须及时提供合格材料供应商的相关证明资料，以确保安全资料的完整性。

7、安全资料内的相关验收检查项目以及安全交底、交接手续等签字必须齐全，禁止一人多签或他人代签，验收检查结果及结论必须先定量、后定性，不得笼统语言，不得用含糊词语加以修饰，不得用模棱两可的结论。

8、除按安保体系编制要求外的相关资料必须进行统一编目编号，要有总目录、分目录，确保索引简便，查阅简单，一目了然。

9、如在检查中，资料员不能及时提供相关正确资料或资料不全以及相关人员未能及时提供归档资料等情况，项目部将对责任人实施经济处罚。

华冉建设集团有限公司

创业城(项目部)

2012.03.05

第五篇：安全监控系统资料管理制度

安全监控系统资料管理制度

1、安全监控机构必须绘制安全监控设备布置图和断电控制接线图，图上标明传感器断电器、分站等设备的位置、断电范围、传输电缆，该图应按季绘制，及时修改，与现场一致。-

2、安全监控机构应统一规范以下记录：

(1）设备、仪表台帐；

(2）监控设备故障登记表；

(3）检修记录；

(4）巡检记录；

(5）中心站运行日志；

(6）传感器调校记录；

（7）断电试验记录；

（8）监控瓦斯报警记录；

（9）测点定义配置表。、各类记录操作和填写标准：

(1）主机运行日志：该日志必须由机房值班监控员填写，填写内容为观察到的监控系统所有设备运行状况、故障情况，设备包括主机、分站、各类传感器、分站等。机房值班员时刻观察机房内设备运行状况和显示屏各测点的变化，发现不正常及时通知值班人员安排处理。

(2）断电试验记录：监控断电功能要求不超过 7 天进行断电试验一次，确保瓦斯超限能切断被控设备电源。断电试验应在被控开关负荷有电时进行，出现断电失灵必须立即通知区队相关人员进行处理。

(3）监控瓦斯报警记录：填写内容为日期、报警探头名称及地点、测点号、报警起始时间、报警值、终止时间、最大值、通知有关人员、报警原因、追查情况等。瓦斯报警时监控操作员应通知的有关人员包括通风组和有关领导。

(4）测点定义配置表：监控场所的定义，要严格按照规程措施和有关规定如实进行定义，对删除或变更的测点应及时在该定义配置表修改。当一个传感器控制多个断电器时，所有测点要全部填齐。

(5）传感器调校记录：传感器调校记录分为地面维修室和井下传感器调校记录。

(6)以上记录必须按照样表格式进行填写，此外的如设备台帐、设备故障登记表、监控日报和月报等记录，可根据监控系统情况自行填写。资料保存期不低于 1 年。