第一篇：关于做好二00八年度政务接待工作需把握的几个问题
关于做好二00八年度
政务接待工作需把握的几个问题
近年来，县机关事务管理局（接待处）在县委、县政府的正确领导下，从县情实际出发，围绕中心，服务大局，按照“热情、周到、节俭、安全”的原则，为来高的内（外）宾客提供了“优质、文明、高效”的服务，取得了一定的成绩，从07年接待工作呈现出的“批次多、数量大、规格高”的特点看，政务接待工作的任务比较繁重。为落实好霍书记在县委常委扩大会上关于做好接待工作的讲话精神，把“规范、周到、有品位、不铺张浪费”的要求贯穿于新年度整个接待工作的全过程，在前期工作的基础上，下一步，县机关事务管理局将尽全力做好以下几项工作：
一、坚持“三化”标准，进一步规范政务接待工作。针对政务接待工作涉及面广、时间紧、要求高的特殊情况，统一标准、统一程序、统一管理。完善接待工作规章制度及相应流程，力求服务程序化。针对不同层次的客人，提供相应的规格服务，确立统一的标准，力求操作标准化。只有按规定、按制度、按流程办事，努力使接待工作走上规范化、程序化、制度化轨道，才能保证接待工作井井有条。要进一步转变观念，彻底改变接待工作只是管吃管住和迎来送往的传统认识，大胆创新工作方式方法，不断拓展服务领域，坚持精细化、个性化和特色化标准，做细每一个服务项目，努力提升整体接待水平。一是创新接待模式，推行
1“四个一”模式，即一份微笑，一份接待手册，一张特色桌签和一张欢迎卡，让人一到高唐就有一种宾至如归的感觉；二是提高个性化饮食服务，充分发挥我县的资源优势，积极推出当地的特色食谱，并根据宾客个人的饮食习惯要求及时做出合理调整，以满足不同宾客的饮食之需，努力提供个性化、亲情化服务；三是严格工作流程。严格遵守接待流程，力求向每一项环节要质量，在每一个细节中体现接待服务的规范化。
二、从完善机制入手，多措并举抓接待。一是进一步完善重要接待活动例会制度，形成统一指挥、上下贯通、左右协调的工作体制，达到思想上重视、力量上保证、工作上落实的接待工作格局。对每一次重要任务都组织召开接待任务工作会，对接待工作各个环节，各个方面做出具体部署安排，层层分解，责任到人，任务到岗；二是不定期举行接待工作座谈会，为政务接待工作的各部门互通情况、沟通思想、衔接工作、交流经验搭建平台；三是强化我局在政务接待工作中的“统筹牵头”作用，统一协调接待任务重的政务与事务工作，牵头处理好接待前、接待中、接待后的关系，及时检查、督办、反馈接待工作进展情况，以保证接待工作有序、有效进行。
三、狠抓接待队伍素质，提高接待工作的品味和内涵。针对新形势下，接待人员既要当好接待员，又要当好宣传员的实际需要，一方面狠抓接待人员基本接待常识的培训，为每个科室购买《中国公务接待》一书，订阅《接待与交际》、《中国烹饪》杂志，并认真组织学习；另一方面教育培训的重点放在熟悉、了解本地基本情况上，从高唐本地的经济、社会发展状况，自然、人文景观，名优特产，先锋模范人物等方面加大教育培训力度，使接待人员对县情有一个比较全面的了解，提高接待工作的品味和内涵。三是在文化型接待上做文章，尽快完成由传统型生活礼仪接待向文化型接待的转变，文化型接待是一种品味接待，也是一种 功力接待，大到领导考察单位的选定，小到餐桌的名卡，卧室拖鞋的摆放，礼品的选择，都要浸透“润物细无声”的文化底蕴，可设计各具特色的参观考察路线，诸如人文旅游、工业园区、发展旅游等，客人有什么要求，马上能拿得出，而不用临时抱佛脚、凑典型，可以说文化型接待不仅可以成为名扬本地的载体；也可提升市民的整体素质。为接待工作注入高品位的内涵。
四、从严内部管理，勤俭节约抓接待。管理出效益。我们将在敢于管理、善与管理、严于管理上下功夫，从理顺内部关系入手，努力提高接待质量，不断降低接待成本。花少钱、办大事、促成效。一方面严格管理制度，建立并完善《高唐县机关事务管理局接待工作规范》、《接待程序暨结算办法和规定》等规章制度，对接待范围、程序、标准、纪律、组织领导等环节做出明确具体要求，严格实行“宾客报告制度”和“接待工作台帐制度”，实行“一餐一单，一事一签，一任务一汇总审核”做到有章可循，照章办事，杜绝“跑、冒、漏、滴”，最大限度的降低接待成本。另一方面严格队伍管理，围绕“一专多能型”队伍为目标，强化
服务意识，效率意识、奉献意识和创新意识，加强管理教育和业务能力培训，通过开展经验交流、岗位练兵等方式提高工作人员的综合素质能力，让每一位工作人员既是接待工作的专才，同时也是懂县情、会办文、精业务、善交际的通才，努力实现接待工作人员由单一型向复合型、由传统型向创新型人才转变，积极推进政务接待工作再上新台阶。
五、以聊城市委、市政府关于进一步规范和改进县级机关公务接待和会务工作的意见为指导，进一步转变作风，提高工作效能。认真执行上级规定，严格接待标准，简化礼仪，严格控制陪餐规格、次数和人员。凡副厅（局）及部队副师以上领导来高及县级以上党政考察团来高的接待任务，由机关事务管理局安排食宿，所需经费由县财政专项列支，县机关事务管理局统一结算。
由县委、县政府的大力支持，由上级业务部门的指导，通过全体接待人员的艰苦努力，一定会自我加压，再攀新高，以更加优质、高效地接待服务，营造更加优越的发展环境，不断开创全县政务接待工作的新局面。
高唐县机关事务管理局
2008年2月22日
第二篇：关于做好政务接待工作的几点思考
关于做好政务接待工作的几点思考
张松涛
一、做好政务接待工作，必须围绕大局工作，不断丰富接待内涵。
政务接待是区域软环境建设的重要组成部分，是一个地区、城市对外的窗口和桥梁。因此，做好新时期政务接待工作，就必须从以往将接待工作简单视为安排食宿、迎来送往等的旧接待观念中解放出来，始终坚持科学发展，紧紧围绕工委(区委)、管委(区政府)的中心工作，服务于工作大局，从新区改革开放和经济社会发展的新实践、新要求出发，进一步丰富接待内涵，充分发挥接待部门的职能和作用，最大限度的为宾客提供生活保障和工作协助，积极挖掘接待的政策效应、信息效应、广告效应、投资效应和感情效应，不断推动政务接待新发展、新提高，努力增强接待辅政能力和水平。要通过接待，全面、真实地反映发展过程中遇到的困难和问题，积极赢得上级的政策扶持和帮助;要通过接待，最大范围的与宾客交流发展信息和形势动向，为有利于全区大局工作决策积累第一手资料;要通过接待，宣传推介新区的发展成果，扩大知名度，提高美誉度，为经济和社会实现更快更好的发展营造氛围;要通过接待，积极搭建好投资桥梁和平台，为资金流涌入我区创造良好的发展机会;要通过接待，用真挚的情感，广交朋友、善交朋友、交好朋友，增进友谊，赢得上下左右和各方面的理解支持和协作。
二、做好政务接待工作，必须围绕整合资源，努力构建“大接待”格局。
政务接待工作是一项系统工程。通畅、高效、协作、规范的政务接待网络，是做好政务接待活动的前提和保障。青岛开发区地处东部沿海，人文景观、自然景点和知名企业等政务接待资源相当丰富，但接待优势并未充分的发挥出来。因此，着力于做好政务接待工作，就必须进一步整合并优化接待资源，理顺与相关职能单位、酒店和景点等间的关系，明确责任，强化协作，充分调动各方面的力量和积极性，变资源优势为政务接待优势，努力在全区构建“集中管理，齐抓共管，协调灵活，运作高效”的“大接待”工作格局，做到人尽其责、物尽其用，确保优质地完成各项接待任务。工委管委接待办将进一步发挥自身职能和作用，积极搭建协作与交流的平台，切实加强与上级业务单位、同级职能部门及新闻媒体、记者、酒店、宾馆、景点等间的协调配合，争取业务支持和帮助，加强业务协助与配合，引导各职能部门和单位从全区的工作大局出发，跳出部门(行业)利益、个人利益和封闭接待的小圈子，逐步适应新区改革发展形势的需要，打破条块分割、各自为主的接待工作局面，努力建立起部门之间协调配合、资源共享、信息共享、共同参与、共同服务的开放型大接待新格局，做
大、做强政务接待工作，努力让政务接待工作真正成为宣传开发区的阵地、展示形象的窗口和招商引资的平台。
三、做好政务接待工作，必须围绕运作机制，加强接待规范建设。
规范、高效、热情、周到、统一、有序是现代政务接待发展的一个趋势和必然。因此，做好政务接待工作就必须围绕优化政务接待运作机制，从源头抓起，以制度建设为突破口，始终坚定不移的走规范化建设之路。重点是推进“三化”：一是工作制度化。健全完善以政务接待信息搜集制度、政务接待信息报告制度、政务用餐标准规定等在内的业务工作制度和以学习制度、工作人员工作纪律等在内的部门管理制度等制度体系，同时，切实加大对制度的贯彻执行力度，强化监督检查，确保制度被不折不扣的执行，努力形成靠制度管理、按制度办事、用制度管人的良好氛围。二是操作流程化。建立和完善《政务接待流程》和《餐饮、住宿安排流程》等在内的接待工作流程体系，规范接待程序，严格接待标准，强化服务监督，努力做到工作流程明确、人员操作得当、服务合量到位，各个环节丝丝入扣，不出纰漏，积极推进政务接待工作流程化建设。三是服务规范化。以“五个一”政务接待模式为框架，突出餐饮、住宿、参观等关键环节和重点细节的服务，积极制定规范化服务标准体系，明确服务标准，细化服务要求，加强对接待人员的业务指导和培训，确保政务接待活动服务标准统一、执行到位，同时，积极开展“工作零差错”、“服务零失误”等服务竞赛活动，以赛促学，不断优化规范化服务水平。
四、做好政务接待工作，必须围绕服务质量，打造精品接待品牌。
服务质量是接待活动的重要评价指标之一。立足于提高服务质量，我们认为可以从五个方面入手：一是做好细节服务。大事必作于细，细微之处见功夫、见水平。因此，要善于从大局着眼、小处入手，在“细”字上下功夫,做好每一个细小环节、每一件细小琐事，做到“以小见大”，增强接待效果。二是打造个性化服务。从宾客来区的角度出发，换位思考，充分考虑接待对象的民族、职业、文化背景和饮食习惯等特点，力争在餐饮、住宿等方面做到兼顾大众与照顾个别、框架式服务与订单式服务相结合，努力提升宾客对服务的满意度。三是突出人性化服务。要融“情”于接待当中，做到接待用心、以情感人，努力在“亲情式”、“订单式”等人性化服务中进一步丰富接待内涵和外延，提升接待质量和服务效果。四是开发文化型服务。努力让文化为接待赋予生机和活力，努力在接待中体现区域资源文化、饮食文化、民俗文化和廉政文化。即要围绕餐饮、住宿、礼品等重点服务内容，坚持突出地方性、体现特色性、富含文化性的服务内容和服务项目，融文化于接待当中，开发文化型服务，提升政务接待的档次和品位。五是深挖特色服务。“特色”是政务接待活动的生命力。因此，要积极深挖特色服务，培育特色服务品牌，同时，要大力宣传特色品牌，扩大知名度，提高美誉度，增强区域政务接待的战斗力和竞争力。
五、做好政务接待工作，必须围绕队伍建设，做到坚持以人为本。
人是接待工作的主体，既是服务对象，同时也是接待任务的具体落实者。接待工作能不能做好，关键在人、关键在队伍。因此，做好政务接待工作就必须坚持以人为本，大力推进接待队伍建设。要强化接待人员的服务意识、规范意识、细节意识、保密意识、节俭意识、效率意识、协作意识和创新意识等八种意识的培养，切实加强理论教育和业务能力培训，增强接待人员的大局意识，增强政治责任感和使命感;以“岗位大练兵”等服务竞赛活动为载体，营造“学、比、赶、超”的氛围，引导接待人员做到勤动脑多思考、勤总结多学习、勤动手多记录，不断提高自身的综合素质和业务工作能力，努力做好政务接待工作的讲解员、信息员、联络员和服务员;以开展“践行社会主义荣辱观”活动为载体，引导接待人员树立艰苦奋斗、勤俭创业的优良传统，严明工作纪律，切实加强自身的培养和管理，争做一名优秀机关工作者和接待工作者。通过深入扎实的开展工作，引导接待工作人员提高认识，摆正位置，演好角色，搞好服务，以“爱岗敬业，乐于奉献，积极进取，勇于创新”的工作精神，使自身成为具有较好的交际能力、较快的反应能力和较强的组织能力的接待工作“专才”，同时，又是通区情、会公文、懂外语、精业务、善交际的通才，不断提高接待人员的综合素质和能力，逐步实现接待工作人员由单一型向复合型、由传统型向创新型人才的转变，从而更加有效地推进政务接待工作的创新。
(作者系青岛开发区工委管委接待办公室主任)
第三篇：如何做好接待工作
接待工作：
一、认真细致地做好接待前准备
首先，沟通情况，了解意图。
在接到上级部门或对方的通知或电话后，应立即向有关领导汇报，并主动与对方取得联系，了解清楚上级或对方来访的人数、身份、民族、性别、日程安排等，还应掌握上级领导来检查指导哪些工作或来访客人的主要目的、有什么要求、活动的方式等等，以便安排好餐饮、车辆，确定参观或会务 类型及地点等各项工作。
其次，超前考虑，周密安排。
主要包括所需材料的准备、会务地点的确定、餐饮的安排、结束送行的礼节及其他有关注意事项等。
接待工作考虑成熟之后，及时向主管领导汇报，征求领导意见，并按照领导要求进一步完善接待工作。
接下来，就进入了具体实施阶段：
一是迅速召集办公室有关人员对接待工作进行详细安排，让每个参与人员都明确自己的职责和任务。
二是对开会时所需材料的撰写、打印进行督促办理，必须在会前整理出来，同时对开会时所需的水果、茶水等接待物品进行准备，发现不足，及时采购，以防会议期间不够用。
三是通知餐饮部门做好桌次的安排、饭菜的准备工作。各项细节都必须考虑到、安排到，确保万无一失。
如有时召开会议按通知要求有这么多人参加，准备了这么多的会场和桌椅，结果有些单位多派一些人参加，临时找人摆座椅弄得手忙脚乱，使与会人员不能按时就座。有时出席会议领导有变化，本来了解到一位领导出差未回，座牌就没有放，结果在临开会的几分钟这位领导突然来了，弄得措手不及。不管怎么说这都是由于工作考虑不细造成的。所以说办会要经得起检验，办事要经得起核查。计划要周详，行动要谨慎。接待人员必须使自己养成细心再细心的工作习惯。
二、热情周到地做好接待中服务
首先是迎接上级领导或兄弟单位。
出发时间前，与其随行负责人员取得联系，以便得知领导何时出发，以防领导有什么重要事务推迟出发时间而作为接待单位不知道。
如果通过联系确定领导已出发，作为接待负责人就要及时通知领导，让领导做好下楼接待准备。迎接领导时还要注意自身行走的位置、问候握手时的动作、介绍领导的顺序及会议座次的安排等。
其二，要注意会务过程中服务的细节，服务人员在倒水时，定点定时，每隔15分钟或半个小时到会议室倒水一次，作为接待负责人在会务期间，如发现那位领导水已喝完，要及时通知服务人员来倒水。
其三，餐饮要提前征求意见，及早安排。作为接待负责人要与来查、来访领导的随身人员及早进行沟通，了解他们一行中有无少数民族或其他注意事项，在安排餐饮时，更得心应手，更容易使到来人员感觉考虑的周到、服务的到位。最后，注意送行时的礼节。各项活动、议程结束后，应安排好送行，提前通知司机到餐厅门口，等候领导。在领导上车前，握手送行，上车后，挥手告别，祝
来查、来访人员一路顺风。还要注意必须等来查、来访人员乘坐的车辆启动后再离开。
三、及时全面地做好接待后总结
整个接待活动结束后，接待人员要对本次活动进行认真全面的总结，看看哪些方面是领导最满意的，哪些方面还存在一些问题或不足，好的方面要继续发扬，不足之处注意弥补改进。要通过总结不断提高接待质量和效率，使今后的接待工作责任分工明确，头绪层次清楚，既让客人满意，又能降低接待成本。一个单位能不能给来访领导留下良好的印象，除了这个单位的硬件设施之外，接待人员的素质也是一个重要因素。这就要求接待人员要十分注意接待礼仪，在接待时要衣着整洁得体，言谈热情文雅，举止庄重大方，注意把握分寸，掌握尺度，做到朴实、真诚、热情，使来访领导有“宾至如归”的感觉。同时，工作人员要注意平时的学习积累，了解掌握各方面的知识，特别是对本单位的情况要了如指掌，以便更好地做好接待工作。
第四篇：浅谈如何做好接待工作
浅谈如何做好接待工作
会务接待工作是各级机关的一项常规性工作，代表着一个地方一个部门的窗口形象，对于推动工作、加强交流有着十分重要的作用。随着我区农业农村经济的发展，我办的接待量和调研任务不断增加，工作量也日益加重，接待工作的高效优质也就显得尤为重要，所以我办应努力创新和完善会务接待工作的标准化流程，充分发挥办公室的组织协调作用，树立我办良好形象，使接待工作不断规范。就我办实际情况，我个人认为应做好以下几个方面：
一、明确接待工作的主要任务和原则
（一）我办主要的接待任务
1、上级部门领导的各种检查、考察、督查、调研等活动；
2、上级部门、兄弟单位、各业务联系的部门、人员的来访；
3、办理各种大小型会议的会务工作；
4、协调农口各单位之间关系，做好接待的各种衔接工作。
（二）接待工作的原则
坚持严密有序的原则；坚持规范标准的原则。
二、确立标准化流程，确保会务接待工作有章可循
会务接待工作是围绕会议、考察、调研等工作开展的一系列协调性和事务性的服务工作，包括会务接待安排、相关协调、会前准备、现场服务和决定事项的落实等。接待的具体工作纷繁复杂、面面俱到，任何一个方面、一个环节有所忽视或考虑不周，都可能造成混乱，甚至有可能导致会务接待工作无法进行。因此，科学确立标准化流程，能全面规范地搞好各项准备工作，有序推进会议和接待活动，有效避免和减少会务接待工作中的失误。
（一）明确流程。
接待工作有两个方面：一是会务工作流程；二是接待工作流程。会议工作流程包括：领导安排——拟定会议方案——会前准备——会中服务——会后总结。其中会前服务包括五大项工作：签发通知、协调筹备、后勤保障、会场布置、邀请记者。会中服务包括四大项工作：会议签到、内外联系、茶水服务、会议记录。会后服务包括六大项工作：清理会场、材料收集、会议小结、会议纪要、会议议决事项督办、会议的新闻报道（由记者完成）。
接待工作包括八大流程：领导安排——方案制订——迎接来宾——组织调研（督查、检查等）——情况汇报——就餐（住宿）安排——欢送来宾——资料归档。
（二）明确要求。
标准化流程应对每一项工作有十分明确具体的要求。会议标准化流程里，如会前服务中的通知下发环节，具体要求包括时间、地点、与会人员、座次安排和记者等是否明确到位。筹备协调环节包括相关部门任务安排和提示领导入场等要求。会场布置包括座位安排、音响空调、会标制作、会场卫生、花卉摆放等要求。
接待标准化流程里，方案制订中应明确七个要求：包括确定调研（督查、检查等）的准确时间、来宾名单和注意事项；确定我区（办）陪同人员；确定行程及线路；确定调研（督查、检查等）点，准备相关材料（简介）；安排车辆、记者、就餐（住宿）等相关事项；接待方案报送领导审定；下发通知。
三、严格实施标准化流程，确保接待工作有条不紊
为确保会务接待流程严格实施到位，使会务接待工作有条不紊，应着重做好三个方面的工作：
一是按流程环节分解任务，确保责任到人。上级有明确指示或领导有明确要求后，应立即按照标准化流程进入会务和接待活动的相关准备工作。根据会议和接待活动的规模大小确定具体负责的领导和工作人员，把标准化流程中的各项任务具体分解到每一个人，把责任落实到每一个人，不留空档。
二是按流程要求完成任务，确保落实到位。任务分工明确以后，责任人按照标准化流程各项任务的要求严格实施。具体操作中，对照标准化流程图，一条一条抓落实，一项一项抓到位。接待流程的落实到位，能确保会议和接待活动有条不紊的进行。
三是按流程标准统筹兼顾，确保协调到位。由于接待工作环节较多，要求精细，各责任人和相关部门可能出现工作上的脱节，因此，在按流程实施的过程中，必须加强协调，统筹兼顾，要有一名领导督查各项流程和细节是否到位，及时组织相关人员相互合作、查漏补缺，对没有到位的流程事项紧急处理，灵活安排。同时要与
接待的相关部门保持密切联系，及时发现和协调解决在准备、进行过程中的各种问题和矛盾。
四、不断创新接待流程，确保接待工作高效优质
由于会务接待工作灵活多样，会务接待工作中有很多意想不到的情况发生，所以接待流程的实施也需要不断完善和改进，确保会务和接待工作高效优质。在具体工作中还需做好三个方面的工作：
一是及时总结。在完成会务接待工作后，分管领导要组织相关工作人员及时做好资料归档工作。认真总结成绩，查找问题，特别是对领导的指示精神要认真思考，反复领悟，不断提高服务水平。
二是认真完善。在会务接待工作中，要针对不够精细、不够完美的环节及时进行改善，对具体要求及时进行补充，确保同样的问题不重复发生，失误一次比一次少，力求零失误。
三是不断创新。为进一步提高会务接待工作效率，在资料归档的基础上，要建立健全会务接待工作基础资料库，包括会议（接待）方案、汇报材料、调研点简介等比较完善的数据信息，这样才能有效提高工作效率。
会务接待水平的高低、组织协调的好坏能够集中反映一个地方或部门的整体形象，可以说，接待工作就像一扇窗户，能展示接待人员的素质和能力，也可直接反映出外界对我区（办）的直观印象。我区是一个农业大区，我办又是农口部门的牵头单位，所以我办的接待工作也是我区农业工作对外宣传的一个重要平台，其成效直接影响到外界对我区农业发展的印象，所以我们的工作要围绕大局，在各种接待任务中，努力搭建平台，为我区的农业发展创造一个良好的软环境。
附：接待工作流程图
接待工作流程图
接待后，总结归档，及时收集资料，整理归纳，建立资料电子档案
接待中，随时上下联系做好衔接协调工作，确保接待工作顺利进行
待领导审定后，通知相关人员和有关单位做好接待准备工作（参观点、会场等）
根据批示，送主要领导审签，需要多个领导审签时，需逐级审签
根据领导安排，拟定方案（时间、地点、行程安排等）送领导审阅
确认来宾的基本情况（人数、职位、性别等）及活动计划，及时汇报
确认来宾的基本情况（人数、职位、性别等）及活动计划，及时汇报
接到电话、明传电报、书面通知等后，认真阅读并及时向领导汇报
第五篇：如何做好接待工作
如何做好接待工作
接待工作是的一项重要工作。随着社会经济的快速发展，各企业之间信息、技术、资金的交流日益频繁，并由此及彼带来大量的人员流动，上级领导的视察、兄弟单位以及合作伙伴之间参观、学习及业务洽谈的人次也与日俱增，这就使用权得接待工作越发重要。那么在新形势下，怎样才能做好接待工作呢？笔者以为，应重视以下几个方面：
1、更新观念、传播文化
在新形势下，要充分认识到接待工作是企业看似被动、实则主动的一种广义的公关行为，是企业联系内外的纽带和桥梁。通过接待工作，企业可以展示实力，树立形象，可以积累丰富的关系资源，可以吸引投资、扩大合作，从而推动经济的快速发展。因此，必须反接待工作看作企业经济工作的一个重要组成部分，而不能仅仅停留在迎来送往、安排食宿的低层次上。
做好接待工作不仅是企业长远发展的需要，也是从更高层次上展示企业形象的需要。我们对于每一项接待工作都要高度重视并树立强烈的机遇意识、责任意识，作为一项政治任务来完成；要树立“每一个人都代表企业形象，每一个人的一言一行都是企业文化的折射”的思想意识，保证高质量地完成每一次接待任务。有些客人可能一生只到某企业造访一次，如果这一次的接待工作热情周到、精心细腻，企业良好的精神风貌、浓厚的文化氛围和高水平的服务将会给客人留下终生的印象。
2、精心策划，突出特色
要做好每一项接待工作，首先必须进行方案的策划与制定。只有精心策划、充分准备，接待活动才有可能成为成功的公关活动，否则就可能沦为低层次的迎来送往的应酬活动，甚至可能损害企业的形象。每一项接待活动，都要以实现来宾的目的和企业的公关期望为原则，制订出符合来宾身份的完善的接待工作方案和实施细则，详细安排日程、接站、用车、就餐、住宿、参观等各项活动，充分考虑到各方面的细节，并体现一定的创意与创新。
每个企业都有自己的企业文化，作为展示企业形象的“窗口”，接接工作同样需要有自己的特色和风格。因此，要通过公关接待活动的每一个环节着力体现企业的特色。不论是宏观的整体方案的策划还是微观的接站牌的设计、汇报材料的写作甚至接待车辆的停放，都要努力凸显企业与众不同之处，让来宾从接待工作的点点滴滴中感受到企业的个性，感受到企业文化的特色。
3、优化流程、规范运作
接待方案制定以后，就要严格按照方案进行程序化运作，使接待工作中的各个环节有序衔接、首尾相连，必要时可以制作接待工作清单，对接待工作中的各要素进行全面清点，以确保工作进程的有序性、稳定性和连续性。同时，对接待工作中的每一道程序都要事先进行规范，这样才能确保整个接待工作有序进行。比如，在作接待工作总结时，接待记录的填写、总结会的召开、书面总结材料的撰写、资料的归档都必须按规范操作。此外，要注意收集和掌握接待工作的相
关知识，不断提高自身素养并注意实现资源共享。
4、关注细节、注重实效
细节决定成败。接待工作来不得半点马虎，必须处处留心，周密考虑，谨慎行事。在重大的接待工作中，接待工作负责人在对全局进行总体把握的前提下要随时根据接待工作的需要对接待方案予以调整；具体接待人员则要主动进行全程模拟思考，从准备会议室到用车，从参观到进餐，对每一个细节都要细致地思索一遍，以便及时弥补可能存在的疏漏。接待工作人员要“眼观六路、耳听八方”，对来宾的一个眼审、一个动作、不经意的一句话，都要留意和体会，以便及时采取应变措施。这就要求接待人员加强灵活应变能力、临场发挥能力的训练，提高处理突发事件、意外发挥能力的训练，提高处理突发事件、意外情况我水平，以便将各类有操作企业形象有细节问题解决在萌芽状态，确保接待工作实现“零失误”。
通过接待工作，企业不仅可以展示企业作风和企业文化，也可以对外树立良好形象、推销自我。接待工作做好了，不仅会给上级领导和来宾留下深刻的印象，而且无形中会为企业带来商机，带来社会效益和经济效益。因此，要充分利用接待工作的每一个细节展示企业的全新风采和企业独具魅力的特色文化，提升企业的知名度和影响力。同时，还要对接待交果进行科学的评估与监测，及时做好来宾反馈信息的收集和处理工作，不断优化接待流程，力求接待活动效益的最大化。
5、不断创新、追求桌越
在新形势下，只有结合企业自身的实际，自觉创新公关工作思路，丰富公关工作内容，才能推动接待工作不断创新。比如制订方案时可以考虑运用统一的模板，汇报材料可以得用多媒体技术来制作，而不仅仅限于传统的纸质材料等等。这样的接待工作才具有时代特征和企业特色。同时，企业秘书要积极探索能够更好地反映企业精神与企业亮点、体现企业文化的接待方式和方法，与时俱进、开拓创新，使接待工作在企业发展中发挥更大的作用。
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