会议接待策划方案

第一篇：会议接待策划方案

会议接待方案

一、会议接待前期筹备：

1、会场布置

（1）签到台（1 个）：

布置在酒店大堂门口

（2）指示牌（2 个）：

（其中 1 个放于酒店大堂门口，1 个放于会议室门口）

会议室：可容纳260人正规剧场式，投影仪和屏幕音响设备。（桌面上需摆放

纸 笔、桌牌、水，摆放美观、统一）

（3）会议室背景喷绘：按照主席台背景的尺寸会议的情况制作

（4）会议室宣传横幅：按会场情况会议要求制作尺寸

（6）胸卡制作：按会议参加人数制作

（7）胸卡制作：按会议参加人数制作

（8）摄影、照相：在会议期间进行全程的摄影跟拍及集体拍摄、录制光碟服务。

2.火车站接待

在火车站出站口设接待处人员，根据来客乘坐的车次到达情况持“接待XX老

师”牌，在出站口等候，接待组由此将客人集中带出乘车抵达酒店。

3、酒店入住

1.确定嘉宾入住时间，通知酒店接待人员提前做好相关准备，确定房间住宿安排。

2.嘉宾到达酒店，大厅接待组全员在酒店大厅恭候。

3.进入酒店后，由接待人员的引领下入住提前安排好的房间。

4.用餐（早餐、中餐、晚餐）

1.自助餐，酒店要求50人开餐。

费用预算

（1）房费：

240元 / 间×80 间× 3天 =57600 元

（2）餐费：

60元 / 位×160人× 5餐 =48000元

（3）会议场地费： 4500 元 /天×2天=9000元

（4）摄影、照相师：500元/天

（5）其它：条幅200元、背景板500元、矿泉水2元×24瓶20箱=960元.胸卡3.5元×160人=560元、总计：117320元

第二篇：会议接待策划方案

会议接待策划方案

一、会议主题：“我为家乡做代言”——暨第六届国际食品安全年会GFSF十大品牌“新地标产品”崛起评选

二、会议时间：2015年12月5日至2015年12月6日

（早9：00-晚6：00）

三、下榻酒店：XXX温泉度假酒店

四、会议地点：云南省昆明市经开区出口加工区顺通大道浦发路16号云南创新生物产业孵化器

五、环境布置

（一）会场外区域布置

酒店外围环境：含本次会议主题的欢迎横幅

会议室外围环境：孵化器正门悬挂本次会议主题的欢迎横幅、从入口到会议室导示牌、会议室门口放置签到桌、会议室外设置产品展示区域

（二）会场内主要区域布置

会议桌桌摆放：课桌式摆放，水牌的摆放

会议用品:白纸、签字笔、矿泉水、纸巾等 会场氛围：主题布标、背景音乐

六、会议接待流程细节

1）会前准备要求

1、确认出席会议的人数，参会人员的详细信息、会议名称，参与单位（包含：主办、协办、承办、指导），会议日程安排，会议的主宾身份，会议坐次顺序安排。

2、安排酒店房间、午餐、晚餐及晚宴并安排酒店提供叫早服务。

3、准备会议资料，设计制作会刊，设计制作四份评分表，由承办单位按会议要求根据参会人数印刷。准备领导发言稿以及新闻通稿。准备会后赠送用礼品（由承办方负责）。

4、根据承办单位所提供的资料，在会议室外设置产品展示区。

5、在会议室内为参会宾客提供茶歇服务（热茶、咖啡和糕点）。

6、确认会议室内各种用具和设施符合会议要求（签到台/椅、签到簿/笔、会议桌、椅子、矿泉水、纸/笔）。

7、确认会议设备就位，如：讲台、投影屏幕、LED屏幕。调试好相关设备如：话筒、多媒体投影仪、音响、空调、灯光。

8、核对会议横幅和指示牌内容并制作和放置指定位置。

9、会议摆台标准 签到桌及文具用品

a.在大厅门口处或会议室入口处准备好签到桌、笔、纸或簿。

b.如会议要求配备信纸、便笺、黑色碳素笔等，要每人一份整齐地摆放在会议桌上。各项用品均应在会议前30分钟准备妥当。

10、通知孵化器物管派人清扫公用卫生间，并派专人职守。

11、会议开始前三十分钟需把会议室设备再次检查一遍，包括空调，灯，话筒，投影等。

12、准备安全应急预案

2）会议迎候服务（会议开始前30分钟门口迎候）

1、精神饱满，微笑有礼在门口迎候客人，请宾客签到、发放资料（会议资料、评分表及会刊）、引领宾客就坐。（迎宾是否招募志愿者？还是工作人员？）

2、会议厅入口大门开启，客人集中进入时注意分流指引客人进入会场。

3）会议服务程序

1、工作人员主动询问主办方或负责人会议厅内灯光需求、背景音乐要求、确认会议人数。

2、当客人来到会议厅时，礼貌热情地向客人问好，指引入座。

3、工作人员再次确认话筒是否开启状态（以防其他原因关闭），尤其主席台需特别关注。

4、先到达的客人入座后，提供饮用水服务。

5、服务人员时刻关注会议客人动态及需求，分辨会议客人，防止其它不相关人员对会议客人的干扰，尤其对于在走廊吸烟及大声喧哗的客人要劝阻、引导，尤其是会议主管要加强现场管理。

6、会议期间服务人员站于会议厅门口主动为进出门客人拉/关大门。

7、会议中间休息，要尽快整理会场（如：桌椅等），添补和更换各种用品（如：水杯、矿泉水、纸、等）。

4）会议结束服务

1、打开会议厅大门，引领客人到出口。

2、工作人员应站立门口，微笑向客人道别。

3、工作人员应主动检查一遍会场，看是否有遗留物品等，设施设备有否损坏，如有问题及时与会务组联系并做好记录。

4、找合适机会询问主办方意见或建议。

5、通知孵化器物管派人清扫会议现场、桌椅归位，撤下会议所用物品。

七、会议流程细节 12月4日：

全天在酒店或云南创新生物产业孵化器报到

宾客到达酒店入住以后，拨打云南省南亚国家科技商贸促进会对接人员电话，由对接人员进行登记完成报道。或直接来到南亚促进会像工作人员进行报道。12月5日：

8：30-9：00 迎接与会宾客签到并进场就座 9：00-9：15 与会相关领导发言致辞

9：15-9：30 国际食品安全协会及协会项目介绍

9：30-10：30 与会约20家企业演讲并进行打分（企业及企业产品介绍）10：30-10：45 进行茶歇休息

10：45-11：30 与会约15家企业演讲并进行打分 11：30 相关领导或主持人宣布上午会议结束 11：30-14：30 午餐、午休并返回会议室 14：30-15：30 与会约20家企业演讲并进行打分 15：30-15：45 进行茶歇休息

15：45-18：00 与会约35家企业演讲并进行打分 18：00相关领导或主持人宣布当日会议结束

18：00-20：30 返回酒店食用晚餐并举行供应商与销售平台、产业链平台对接活动

注：按照每家企业约3分钟时长来进行演讲安排

12月6日

9：00-10：00 主持人宣布今天会议开始；与会约20家企业演讲并进行打分

10：00-10：15 进行茶歇休息

10：15-11：30 与会约25家企业演讲并进行打分 11：30-14：30 午餐、午休并返回会议室 14：30-15：30 与会约20家企业演讲并进行打分 15：30-15：45 进行茶歇休息

15：45-17：00 与会约30家企业演讲并进行打分 17：00-17：30 根据打分表统计进行优秀产品/企业评选

17：30-18：00 公布第六届国际食品安全年会——农业（食品）十大品牌评选入选名单公布

18：00 主办方宣布本次会议圆满结束并致答谢辞 18：30返回酒店举行晚宴并由主办方向与会宾客赠送礼品 注：按照每家企业约3分钟时长来进行演讲安排

第三篇：会议接待策划方案

会议接待策划方案

为确保各项会议接待工作的顺利进行，特制定会议方案如下：

一、会议主题：

重庆肉协

肉牛产业研讨会

长博集团

二、会议时间：

2014年7月25日—2014年7月27日

三、会议地点：邀请函为准

四、环境布置

（一）会场涉及区域

政府,茶海之心景区，长博生态产业园

五、会议内容

第一板块会 议 安 排

（一）会议时间：2014年7月25日下午

会议地点：现场及长博会议室

会议内容：莅临凤冈重庆长博生态产业园参观并交流

（二）会议时间：2014年7月26日上午8：:30-12:00 会议地点：政府会议中心（暂定）

会议内容：

1）主持人介绍参会来宾，致辞。

2）县政府领导致辞

3）介绍重庆长博生态产业园发展规划

4）遵义市相关单位对遵义市肉牛现状及发展做简介

5）做专项研讨

（三）会议时间：2014年7月26日下午14:00-18:00

1）会议地点：政府会议中心（暂定）

2）会议内容：专项讨论

3）会议结束：致答谢辞

（三）会议场地布置：

1）多功能设备：电脑，投影仪设备

2）会议用品：会议记录薄，笔，茶杯

（四）会后合影：

时间：在会议结束前，告知大家不要急于离场，按

序下楼，在指定地点合影留念。

第二板块餐饮，住宿安排

（一）2014年7月25日 晚宴时间：18:30

住宿地点：茶海之心酒店

（二）2014年7月26日午餐时间：12:00-14:00

晚餐时间：19:30-20：30

住宿地点：茶海之心景区

（三）2014年7月27日早餐时间：8:00

午餐时间：12:00

1）8：30-12:00参观茶海之心景区

2）做好部分嘉宾回程工作

（三）晚宴方式：

1）圆桌形式，10人一桌

2）菜品：热菜，凉菜，甜品

第三板块交 通 接 送

1驾驶组应全力配合综合协调组

1）驾驶组负责嘉宾接送（及时对嘉宾的行程跟踪）

2）嘉宾回程安排：根据嘉宾具体实际情况安排回程事宜（及时对嘉宾的行程跟踪）

3）备用车辆准备两辆

第四板 块 会 议 接 待

（一）工作内容

1、会议议程策划：

2、编撰、印刷会议邀请函

3、机场、火车站等埠提供窗口接送机服务；

4、会议前期报名的接待、物品分发等；

6、协助酒店住宿、餐食服务等工作；

7、提供会议期间车辆的调配、服务工作；

8、提供机（车）票的订购服务工作；

9、提供专业接待人员服务工作；

10、根据需要，提供其他公务活动服务工作；

（二）、组织机构及职责

1、综合协调组：以行政办公室为组织核心展开工作

（1）负责总体接待方案的制定等文件编制工作；

（2）负责到会嘉宾信息收集、整理等对外联系

（3）工作负责对外具体联系落实与会嘉宾的初步行程、人数、往返时间。

（4）负责与本次会议全面对接工作；

（5）负责落实政府领导领导的接车辆安排；

（6）负责组织、牵头一切有关接待工作的参与人员沟通、协调工作；

2、接待服务组

工作职责：驾驶组配合协调组

（1）负责嘉宾的接送工作。

（2）负责为与会嘉宾提供接待服务人员、住宿、餐饮、交通、内部会议组织、考察游览、等其他会议服务；

（3）根据嘉宾的实际情况，具体提供接送、车（机）票安排；酒店房间安排；参加会议活动的详尽日程安排；嘉宾的其他公务活动和三餐的具体安排；会议期间车辆的调配、机（车）票的订购；接待服务人员的组织领导；

（4）负责协助嘉宾入住酒店之前的登记。（在接到嘉宾后，将事先准备好的房间钥匙登记名称后，交给入住嘉宾，并送嘉宾进入房间，房间内布置鲜花、茶歇、会议流程等）

3、会议现场保障组

工作职责：

（1）负责接待服务组的有关活动安排，如：会议现场拍照、会前投影仪调试、检查会议资料是否到位、多媒体播放是否正常、速记安排、会议位置安排

（2）当地媒体邀请安排

（2）负责本组工作人员的一切后勤保障工作。

第五板块 内 部 会 议 总 结

会议时间：2014年7月27日下午 会议地点：长博生态产业园办公楼会议室

会议内容：对此次肉牛产业研讨会做内部工作总结

第四篇：会议接待策划活动方案

会议接待策划方案

一、会议主题：“我为家乡做代言”——暨第六届国际食品安全年会GFSF 十大品牌“新地标产品”崛起评选 二、会议时间：2015 年 12 月 5 日至 2015 年 12 月 6 日

（早 9：00-晚 6：00）

三、下榻酒店：XXX 温泉度假酒店 四、会议地点：云南省昆明市经开区出口加工区顺通大道浦发路 16号云南创新生物产业孵化器 五、环境布置

（一）会场外区域布置 酒店外围环境：含本次会议主题的欢迎横幅 会议室外围环境：孵化器正门悬挂本次会议主题的欢迎横幅、从入口到会议室导示牌、会议室门口放置签到桌、会议室外设置产品展示区域

（二）会场内主要区域布置 会议桌桌摆放：课桌式摆放，水牌的摆放

会议用品:白纸、签字笔、矿泉水、纸巾等 会场氛围：主题布标、背景音乐

六、会议接待流程细节 1 1）

会前准备要求

1、确认出席会议的人数，参会人员的详细信息、会议名称，参与单位（包含：主办、协办、承办、指导），会议日程安排，会议的主宾身份，会议坐次顺序安排。

2、安排酒店房间、午餐、晚餐及晚宴并安排酒店提供叫早服务。

3、准备会议资料，设计制作会刊，设计制作四份评分表，由承办单位按会议要求根据参会人数印刷。准备领导发言稿以及新闻通稿。准备会后赠送用礼品（由承办方负责）。

4、根据承办单位所提供的资料，在会议室外设置产品展示区。

5、在会议室内为参会宾客提供茶歇服务（热茶、咖啡和糕点）。

6、确认会议室内各种用具和设施符合会议要求（签到台/椅、签到簿/笔、会议桌、椅子、矿泉水、纸/笔）。

7、确认会议设备就位，如：讲台、投影屏幕、LED 屏幕。调试好相关设备如：话筒、多媒体投影仪、音响、空调、灯光。

8、核对会议横幅和指示牌内容并制作和放置指定位置。

9、会议摆台标准 签到桌及文具用品

a.在大厅门口处或会议室入口处准备好签到桌、笔、纸或簿。

b.如会议要求配备信纸、便笺、黑色碳素笔等，要每人一份整齐地摆放在会议桌上。各项用品均应在会议前 30 分钟准备妥当。

10、通知孵化器物管派人清扫公用卫生间，并派专人职守。

11、会议开始前三十分钟需把会议室设备再次检查一遍，包括空调，灯，话筒，投影等。

12、准备安全应急预案 2 2）

会议迎候服务（会议开始前 0 30 分钟门口迎候）

1、精神饱满，微笑有礼在门口迎候客人，请宾客签到、发放资料（会议资料、评分表及会刊）、引领宾客就坐。（迎宾是否招募志愿者？还是工作人员？）

2、会议厅入口大门开启，客人集中进入时注意分流指引客人进入会场。3）

会议服务程序

1、工作人员主动询问主办方或负责人会议厅内灯光需求、背景音乐要求、确认会议人数。

2、当客人来到会议厅时，礼貌热情地向客人问好，指引入座。

3、工作人员再次确认话筒是否开启状态（以防其他原因关闭），尤其主席台需特别关注。

4、先到达的客人入座后，提供饮用水服务。

5、服务人员时刻关注会议客人动态及需求，分辨会议客人，防止其它不相关人员对会议客人的干扰，尤其对于在走廊吸烟及大声喧哗的客人要劝阻、引导，尤其是会议主管要加强现场管理。

6、会议期间服务人员站于会议厅门口主动为进出门客人拉/关大门。

7、会议中间休息，要尽快整理会场（如：桌椅等），添补和更换各

种用品（如：水杯、矿泉水、纸、等）。4）

会议结束服务

1、打开会议厅大门，引领客人到出口。

2、工作人员应站立门口，微笑向客人道别。

3、工作人员应主动检查一遍会场，看是否有遗留物品等，设施设备有否损坏，如有问题及时与会务组联系并做好记录。

4、找合适机会询问主办方意见或建议。

5、通知孵化器物管派人清扫会议现场、桌椅归位，撤下会议所用物品。

七、会议流程细节 12 月 4 日：

全天在酒店或云南创新生物产业孵化器报到 宾客到达酒店入住以后，拨打云南省南亚国家科技商贸促进会对接人员电话，由对接人员进行登记完成报道。或直接来到南亚促进会像工作人员进行报道。月 5 日：

8：30-9：00 迎接与会宾客签到并进场就座 9：00-9：15 与会相关领导发言致辞 9：15-9：30 国际食品安全协会及协会项目介绍 9：30-10：30 与会约 20 家企业演讲并进行打分（企业及企业产品介绍）

10：30-10：45 进行茶歇休息 10：45-11：30 与会约 15 家企业演讲并进行打分 11：30 相关领导或主持人宣布上午会议结束 11：30-14：30 午餐、午休并返回会议室 14：30-15：30 与会约 20 家企业演讲并进行打分 15：30-15：45 进行茶歇休息 15：45-18：00 与会约 35 家企业演讲并进行打分 18：00 相关领导或主持人宣布当日会议结束 18：00-20：30 返回酒店食用晚餐并举行 供应商与销售平台、产业链平台对接活动

注：按照每家企业约 3 分钟时长来进行演讲安排月 6 日 9：00-10：00 主持人宣布今天会议开始；与会约 20 家企业演讲并进行打分 10：00-10：15 进行茶歇休息 10：15-11：30 与会约 25 家企业演讲并进行打分 11：30-14：30 午餐、午休并返回会议室 14：30-15：30 与会约 20 家企业演讲并进行打分 15：30-15：45 进行茶歇休息 15：45-17：00 与会约 30 家企业演讲并进行打分 17：00-17：30 根据打分表统计进行 优秀产品/企业评选

17：30-18：00 公布 第六届国际食品安全年会——农业（食品）十大品牌评

选入选名单公布 18：00 主办方宣布本次会议圆满结束并致答谢辞 18：30 返回酒店举行晚宴并由主办方向与会宾客赠送礼品 注：按照每家企业约 3 分钟时长来进行演讲安排

精 品 文 档 资 料

第五篇：会议接待方案

会议接待方案

一、会议概况：

(一)会议时间：xx

(二)会议地点：xx

地址：xxx

电话：xxxxxxx

联系人：xx

(三)参加会议人员

东北九城市公安局主管政治工作局长、政治部主任、政治部秘书处处长、干部处处长，特邀佳木斯市公安局有关领导与会，约50人。

二、活动日程(见日程安排表)

三、工作分工

成立会议筹备领导小组

组长：xxx

副组长：xxx

领导小组下设办公室，负责人xxx，具体负责整个会议期间的各项工作。

成员单位：政治部各处、机关党委、指挥部宣传处、行政处、后勤保障中心、朝阳分局、净月分局、锦程分局、巡警支队、交警支队领导各1人。

办公室下设材料组、会务组。

(一)材料组

负责人：xxx

成员：秘书处有关人员

职责：

1.领导讲话、主持稿、论文集

2.代表报到、登记，制定花名册、通讯录

3.会议须知、日程表

4.代表、工作人员住宿、餐饮分配表

5.制做文件袋、配记事本、笔、相册

6.材料装袋、印制代表证、工作人员证、桌签

7.乘车编号及分配代表、工作人员乘坐车辆

(二)会务组

负责人：xxx

成员：交警支队、巡警支队、政治部各处、行政处、后勤保障中心、指挥部宣传处、机关党委。

职责：具体负责请领导参加开幕式、联系开、闭幕式会议室、会议接站、食宿、宴请、各项活动统筹安排、纪念品的购买发放、后勤保障及各项协调工作。

1.车辆

负责人：xxx

(1)会议抽调政治部秘书处轿车3台、干部处2台、组织处2台、老干部处2台主要用于迎接代表团。行政处2台轿车主要用于会务。

(2)会议抽调行政处、后保中心、巡警支队丰田面包车各1台，交警支队前导车1台。主要用于参观、游览。

(3)各单位抽调公务车于8月9日上午8：30分到名门饭店会务组报到，接受任务;交警前导车、3辆中客8月10日11：30到名门饭店会务组报到。

(4)联系交警支队，确定具有长春特色参观路线。游览期间，沿线主要街路由交警安排勤务。

(5)各单位抽调的车辆要做到整洁干净、无故障、无灰尘。

(6)车辆市内用油由各出车单位自行解决。

(7)联系各代表团铁路定票，为代表自带车辆加油及送站工作。

2.接站

负责人：xxx

8月9日，各代表团报到当天，由政治部有关领导及政治部各处处长负责迎接。对坐车来的代表，派车在高速公路出口处迎接;对乘火车来的代表，派车到车站迎接(由责任单位自制接站牌)。

具体分工：秘书处负责迎接沈阳、哈尔滨、佳木斯代表;干部处负责迎接鞍山、大连代表;组织处负责迎接吉林、抚顺代表;老干部处负责迎接大庆、齐齐哈尔代表。

3.纪念品

负责人：xxx

(1)用于登长白山准备雨衣60件，秘书处负责统计会议代表服装号，于8月10日发到会议代表及工作人员手中。

(2)奥迪A6车模60辆，由秘书处购买并在会议代表入住时送到房间。

(3)准备给白山市局纪念品10份，以表感谢。

4.住宿

负责人：xxx

(1)住宿。会议代表统一住名门饭店。各市局主管政工局长，党委委员、政治部主任安排单独住一标准间，其它代表2个人住一标准间，各代表房间内摆放水果、香烟和主要地方报纸。

(2)宴请。9日各代表团报到后，市局在名门饭店举行欢迎晚宴，拟请x座陪(摆牌)。

(3)要求。会议用餐依签牌固定餐位，一楼正厅悬挂欢迎横幅;会议室挂会标，摆放鲜花，代表座签等，要体现隆重、端庄、整洁。

5.参观、娱乐活动

(1)游览长白山及市区内伪皇宫、一汽大众公司。

责任人：xxx

负责游览期间住宿、用餐、游玩等活动(净月分局、锦程分局负责联系和派出警卫人员4人、并安排解说人员)。

要求：游览长白山要确保安全，每辆车要配备350兆对讲机I台(共5台)，前后呼应加强联系(联系指挥部通讯处);鉴于路途较远及长白山西坡封闭的实际情况，要与白山市公安局沟通，协助做好保障工作;车辆进入白山市界，要有白山交警前导车迎接并导，要请白山市局联系3名导游，随同代表一同上山沿途介绍长白山然风光;负责培训3男3女既6名随车导游(拟从政治部内挑选)。

(2)8月11日晚，举办联欢晚会。

责任人：xxx

负责联系晚会场所、邀请乐队、主持人、在局内挑选5名歌手，制定由各代表团参与的演出计划(请与朝阳分局联系)。

6.宣传报道

责任人：xxx

(1)负责会议摄、录像工作。

(2)派摄影、录像记者各1人，全程跟踪服务(迎接、会议、游览)。

(3)将代表的照片装入相册，录像刻制光盘，在代表返程前交到代表手中。

7.医疗保障

责任人：xxx

门诊部派1名医生全程保障。每天要定时到代表房间巡、问诊，要分考虑到去长白山、路途遥远易晕车，高山缺氧、爬山困难的实际，备有关药品和医疗器械。

为成功圆满接待“xxx”，按照贵公司的要求，河南康辉国际旅行社特拟定以下方案，请指正、修改。

原则：河南康辉国际旅行社本着“热情、周到、安全、卫生、快捷”的宗旨确保圆满完成任务。

一、接待前准备：

1、熟悉接待计划日程安排，所接待客人名单、抵达时间及交通工具(火车/飞机)，落实接站车辆车次，接站人员。

2、掌握客人的餐饮、住宿特殊要求和注意事项，做好住宿和餐饮安排工作。

3、提前按要求做好旅游及行程计划、安排好旅游车辆，驾驶人员，导游人员，旅游景点，旅游途中就餐点。

二、接站：

根据客人具体抵达时间，提前半小时抵达(火车站/机场)。举牌接到客人后安全、迅速的将客人及行李安全送达指定的酒店。为客人办理好入住手续，并让客人及时了解到酒店的基本情况和注意事项。

三、旅游及行程的安排：

1、导游要求：

知识丰富，技能技巧熟练，语言生动，具有较高的导游业务知识和讲解、服务水平、实践经验丰富。

2、车辆要求：

安排专业旅游车队的空调旅游车，车况好、干净，设备齐全。安排多年驾驶经验专业的司机，确保客人安全。

四、旅游保险：

确保此次旅游活动的安全顺利，我社可代办每位旅游投保10万元旅游人身意外伤害险。

五、会议日程安排：

月日：机(08：00-18：00)，提前得知每个客人的航班号航班时间安排接机时间，人员接机，带领客人上车，司机送客人抵达酒店休息。

A：在大堂内摆放接待台及欢迎条幅

B：在大堂接待桌上摆放贵公司签到牌、赐名片、并安排3名专业人员在接待台协助会务组，为客人签到办理登记，并为VIP客户提供优质服务入住手续。在客人到达酒店时，引导客人前往签到台办理入住等。

C：代定客人往返大交通

D：举行主题晚宴(根据客户要求);若有演出，请客户提出有关演出的主题语言类，歌曲类，小品类，戏剧类等。

E：协助主办单位安排参会事议

19：00-21：00晚上举办宴会厅欢迎宴会

xx月xx日：参加会议。

本酒店参会：上午：8：00-10:00上半场10：00-10：30茶歇

10：30-12：00下半场12：00-13：00中餐

下午:14:00-16:00上半场16：00-16：30茶歇

16：30-18：00下半场19：00-21：00晚宴

xx月xx日：(根据实际情况安排时间)

为了做好第二届中国餐饮业博览会会务接待工作，组委会办公室委托西安市成立餐博会会务接待组，并制定了第二届中国餐饮业博览会接待工作实施方案，具体如下：

一、接待时间

20XX年10月17日至21日午前。

10月17日全天报到。

二、住宿安排

组委会负责接待由各省、自治区、直辖市和计划单列市统一组团参会的代表。请各省、自治区、直辖市和计划单列市组团单位在8月25日前将参会人数、入住宾馆等级及要求报会务接待组(餐博会代表团拟入住宾馆回执表附后)，并将定金(500元/人)于8月31日前汇入餐博会会务组账户。

三、用餐安排

10月17日至20日的用餐由会务接待组统一安排。用餐安排在入住宾馆，形式为自助餐或地方风味餐饮，代表凭餐券在规定时间用餐。有特殊用餐要求的代表，请各地代表团联络员及时与住店会务接待小组联系。

四、交通安排

10月17日会议报到当天，接待组在西安咸阳国际机场、西安火车站设接待点，各省、自治区、直辖市和计划单列市组团的代表请提前以传真形式将航班、车次及抵达西安的时间报接待组。

餐博会期间，代表参加活动的市内区间交通用车由接待组统一安排。

10月21日会务接待组为代表安排送站，需提前离西安的代表请及时与住店会务接待小组联系。会后需自行参观考察的代表，会务接待小组可代为联系酒店和旅行社，费用自理。

五、收费标准

(一)会务费：每位代表会务费600元，会务费包括餐博会资料费、区间交通费、参观交流场馆门票、仿唐入城式和盛唐迎宾宴暨餐厨文艺表演费、大唐芙蓉园门票、闭幕式晚宴费、纪念品等。团体报名超过50人的以及要求参加部分活动的代表可与会务接待组具体协商。

(二)食宿费：根据所住的不同宾馆设A类：1500元/人，B类：1200元/人两个等级标准。对于住宿、用餐有其他要求的代表团，也请在8月25日前与接待组联系。

(三)减免事项：各省、自治区、直辖市和计划单位列市代表团团长免收食宿费、会务费;各地组团参会人数超过20人的，免收联络员(1名)的食宿费和会务费。

六、其他

因代表离西安返程日期相对集中，接受统一安排食宿的代表需预定返程机(车)票的，请提前与会务接待组或入住宾馆会务接待小组联系。

七、联系办法

餐博会组委会办公室会务接待组：

联系人：肖来利xxxxxx

刘勇029-8xxxxxx

传真：029-xxx

缴费账号：xxxxx

开户银行：中国工商银行西安北大街支行

开户名称：第二届中国餐饮业博览会会务组

一、接待时间：XX年X月X日—X月X日

二、接待地点：

接送机地点：西宁机场

下榻酒店：XX大酒店(银龙大酒店，神旺大酒店，青海宾馆等)

会议地点：XX大酒店会议厅(银龙大酒店会议厅，神旺大酒店会议厅，青海宾馆会议厅等)

三、接待对象：

嘉宾等一行人及其陪同人员

四、接待负责人员：

总负责：接待办

跨部门接待小组：相关领导，秘书组，行政组，宣传组，保卫组

五、接待前期准备工作：

1.制发邀请函，邀请嘉宾，协调时间

2.食宿安排，提前预定

3.迎接车辆安排

4.迎宾(嘉宾到达前20分钟，相关人员需做好迎宾工作)

5.相关接待人员，负责相关接待工作

六、机场接待

1.机场一层到达厅内设接待处人员，根据来客乘坐的航班到达情况持“热烈欢迎XX贵宾”牌，在一层到达电梯口等候，接到嘉宾后负责引导至接待处(签到台桌子规格)。接待组由此将客人集中带出乘车。

2.在廊桥出口、候机厅二层到达电梯口及接待处放置简易欢迎标语牌(80x180cm以下易拉宝)。

3.由服务科按照按正常要客接待程序接待。

4.对于重要领导等特殊客人，由团省委提出要求，机场团委负责申请办理有关接待人员通行证，安排相关人员协助在廊桥出口处迎接。

硬件附注：易拉宝2个(其中1个2米)，接待处牌子和桌子，笔若干支，迎宾牌，授带10条.七、酒店入住

1.确定嘉宾入住时间，通知酒店接待人员提前做好相关准备，确定房间住宿安排。

2.嘉宾到达酒店，大厅接待组全员在酒店大厅恭候，摄像记录组安排摄像拍照。

3.进入酒店后，由接待人员的引领下入住提前安排好的房间。

4.如饭后休息需要安排人员将嘉宾带领回房间。餐后安排客房服务人员带入房间休息，并问询是否需要叫醒服务。

八、用餐(早餐、中餐、晚餐)

1.由接待人员引领嘉宾在入住酒店进行用餐。由客房服务人员进行相关服务。

2.餐后安排客房服务人员带入房间休息，并问询是否需要叫醒服务。

九、会议前的筹备工作

1.选择会议厅。根据会议参加人员的人数确定会议厅规模。

2.会场布置。根据会议内容，在场内悬挂横幅。门口张贴欢迎和庆祝标语。可在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花;为使会场更加庄严，主席台上可悬挂国旗、党旗或悬挂国徽、会徽。桌面上需摆放纸笔、水果、饮料，擦洗干净，摆放美观、统一

3.会议前的接待礼仪。提前准备礼仪人员做好相关接待工作。

4.会前检查。提前检查音像、文件、锦旗等是否准备齐全。

十、会议接待

1.欢迎词(电子屏幕)提前15分钟播放“热烈欢迎各位XX贵宾莅临我公司考察指导”

2.会场整理及布置

1)提前30分钟清洁并布置会场，保持会场整齐有序，空气清新

2)摆放会场物品，桌面上如需摆放水果、饮料，擦洗干净，摆放美观、统一，香烟可交于陪同人员级别最高者代为分发，调试投影仪，音响等设备，放映相关资料。

3.联系陪同人员，讲解员。根据客户考察目的及需要，确定陪同人员并及时告知其准备事宜，以便顺利沟通：会谈开始前1小时，再次提醒相关人员

4.领导嘉宾到达会议厅，由礼仪引入会场就座。

十一、座谈

1.企业宣讲(集团，产业宣传片，企业介绍PPT)

2.技术交流(技术人员PPT讲解，互动)

3.会场服务(每20-30分钟添加茶水或视情况而定)

4.拍照(依重要程度，进行拍照留档)

5.摄像(依重要程度，进行摄像留档)

十二、会后服务准备

做好会后服务的准备。提前将场地、椅子等布置好，摄影师做好摄影准备。会后用车在会议结束前妥善安排。

十三、会后服务

会议结束，摄影师做完摄影工作后，由接待人员负责将领导嘉宾送回入住酒店。