第一篇:会议接待方案7701616153
小型会议接待方案
一、接待时间:2011年X月X日—X月X日
二、接待地点: 接送机地点:
下榻酒店:XX大酒店 会议地点:
三、接待对象:
嘉宾等一行人及其陪同人员
四、接待负责人员: 总负责:接待办
接待小组:相关领导,秘书组,行政组,宣传组,后勤组
五、接待前期准备工作:
1.制发邀请函,邀请嘉宾,协调时间 2.食宿安排,提前预定 3.迎接车辆安排
4.迎宾(嘉宾到达前20分钟,相关人员需做好迎宾工作)5.相关接待人员,负责相关接待工作
六、机场接待
1.机场一层到达厅内设接待处人员,根据来客乘坐的航班到达情况持“热烈欢迎XX贵宾”牌,在一层到达电梯口等候,接到嘉宾后负责引导至接待处(签到台桌子规格1.8×0.5×0.75)。接待组由此将客人集中带出乘车。
2.在廊桥出口、候机厅二层到达电梯口及接待处放置简易欢迎标语牌(80×180cm以下易拉宝)。
3.由服务科按照按正常要客接待程序接待。
4.对于重要领导或VIP等特殊客人,接待组需向机场申请办理有关接待人员通行证,安排相关人员协助在廊桥出口处迎接。
硬件附注:易拉宝2个(其中1个2米),接待处牌子和桌子,笔若干支,迎宾牌,授带10条„„
七、酒店入住
1.确定嘉宾入住时间,通知酒店接待人员提前做好相关准备,确定房间住宿安排。2.嘉宾到达酒店,大厅接待组全员在酒店大厅恭候,摄像记录组安排摄像拍照。3.进入酒店后,由接待人员的引领下入住提前安排好的房间。
4.如饭后休息需要安排人员将嘉宾带领回房间。餐后安排客房服务人员带入房间休息,并问询是否需要叫醒服务。
八、用餐(早餐、中餐、晚餐)
1.由接待人员引领嘉宾在入住酒店进行用餐。由客房服务人员进行相关服务。2.餐后安排客房服务人员带入房间休息,并问询是否需要叫醒服务。
九、会议前的筹备工作
1.选择会议厅。根据会议参加人员的人数确定会议厅规模。
2.会场布置。根据会议内容,在场内悬挂横幅。门口张贴欢迎和庆祝标语。可在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花;为使会场更加庄严,主席台上可悬挂国旗、党旗或悬挂国徽、会徽。桌面上需摆放纸笔、水果、饮料,擦洗干净,摆放美观、统一
3.会议前的接待礼仪。提前准备礼仪人员做好相关接待工作。
4.会前检查。提前检查音像、文件、锦旗等是否准备齐全。
十、会议接待
1.欢迎词(电子屏幕)提前15分钟播放“热烈欢迎各位XX贵宾莅临我公司考察指导”
2.会场整理及布置
1)提前30分钟清洁并布置会场,保持会场整齐有序,空气清新
2)摆放会场物品,桌面上如需摆放水果、饮料,擦洗干净,摆放美观、统一,香烟可交于陪同人员级别最高者代为分发,调试投影仪,音响等设备,放映相关资料。
3.联系陪同人员,讲解员。根据客户考察目的及需要,确定陪同人员并及时告知其准备事宜,以便顺利沟通:会谈开始前1小时,再次提醒相关人员
4.领导嘉宾到达会议厅,由礼仪引入会场就座。
十一、座谈 1.主题会议 2.分组交流 3.会场服务
4.拍照(依重要程度,进行拍照留档)5.摄像(依重要程度,进行摄像留档)
十二、会后服务准备
做好会后服务的准备。提前将场地、椅子等布置好,摄影师做好摄影准备。会后用车在会议结束前妥善安排。
十三、会后服务 1.会议结束,摄影师做完摄影工作后,由接待人员负责将领导嘉宾送回入住酒店
2.征求与会者对接待工作的意见 3.协助与会者结算住宿
4.落实返程安排及送行车辆,送站
第二篇:会议接待方案
会议接待方案
一、接待时间:2011年X月X日—X月X日
二、接待地点:
接送机地点:西宁机场
下榻酒店:XX大酒店(银龙大酒店,神旺大酒店,青海宾馆等)
会议地点:XX大酒店会议厅(银龙大酒店会议厅,神旺大酒店会议厅,青海宾馆会议厅等)
三、接待对象:
嘉宾等一行人及其陪同人员
四、接待负责人员:
总负责:接待办
跨部门接待小组:相关领导,秘书组,行政组,宣传组,保卫组
五、接待前期准备工作:
1.制发邀请函,邀请嘉宾,协调时间
2.食宿安排,提前预定
3.迎接车辆安排
4.迎宾(嘉宾到达前20分钟,相关人员需做好迎宾工作)
5.相关接待人员,负责相关接待工作
六、机场接待
1.机场一层到达厅内设接待处人员,根据来客乘坐的航班到达情况持“热烈欢迎XX贵宾”牌,在一层到达电梯口等候,接到嘉宾后负责引导至接待处(签到台桌子规格1.8×0.5×0.75)。接待组由此将客人集中带出乘车。
2.在廊桥出口、候机厅二层到达电梯口及接待处放置简易欢迎标语牌(80×180cm以下易拉宝)。
3.由服务科按照按正常要客接待程序接待。
4.对于重要领导等特殊客人,由团省委提出要求,机场团委负责申请办理有关接待人员通行证,安排相关人员协助在廊桥出口处迎接。
硬件附注:易拉宝2个(其中1个2米),接待处牌子和桌子,笔若干支,迎宾牌,授带10条„„
七、酒店入住
1.确定嘉宾入住时间,通知酒店接待人员提前做好相关准备,确定房间住宿安排。
2.嘉宾到达酒店,大厅接待组全员在酒店大厅恭候,摄像记录组安排摄像拍照。
3.进入酒店后,由接待人员的引领下入住提前安排好的房间。
4.如饭后休息需要安排人员将嘉宾带领回房间。餐后安排客房服务人员带入房间休息,并问询是否需要叫醒服务。
八、用餐(早餐、中餐、晚餐)
1.由接待人员引领嘉宾在入住酒店进行用餐。由客房服务人员进行相关服务。
2.餐后安排客房服务人员带入房间休息,并问询是否需要叫醒服务。
九、会议前的筹备工作
1.选择会议厅。根据会议参加人员的人数确定会议厅规模。
2.会场布置。根据会议内容,在场内悬挂横幅。门口张贴欢迎和庆祝标语。可在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花;为使会场更加庄严,主席台上可悬挂国旗、党旗或悬挂国徽、会徽。桌面上需摆放纸笔、水果、饮料,擦洗干净,摆放美观、统一
3.会议前的接待礼仪。提前准备礼仪人员做好相关接待工作。
4.会前检查。提前检查音像、文件、锦旗等是否准备齐全。
十、会议接待
1.欢迎词(电子屏幕)提前15分钟播放“热烈欢迎各位XX贵宾莅临我公司考察指导”
2.会场整理及布置
1)提前30分钟清洁并布置会场,保持会场整齐有序,空气清新
2)摆放会场物品,桌面上如需摆放水果、饮料,擦洗干净,摆放美观、统一,香烟可交于陪同人员级别最高者代为分发,调试投影仪,音响等设备,放映相关资料。
3.联系陪同人员,讲解员。根据客户考察目的及需要,确定陪同人员并及时告知其准备事宜,以便顺利沟通:会谈开始前1小时,再次提醒相关人员
4.领导嘉宾到达会议厅,由礼仪引入会场就座。
十一、座谈
1.企业宣讲(集团,产业宣传片,企业介绍PPT)
2.技术交流(技术人员PPT讲解,互动)
3.会场服务(每20-30分钟添加茶水或视情况而定)
4.拍照(依重要程度,进行拍照留档)
5.摄像(依重要程度,进行摄像留档)
十二、会后服务准备
做好会后服务的准备。提前将场地、椅子等布置好,摄影师做好摄影准备。会后用车在会议结束前妥善安排。
十三、会后服务
会议结束,摄影师做完摄影工作后,由接待人员负责将领导嘉宾送回入住酒店
第三篇:会议接待方案
会议接待策划方案
为确保各项会议接待工作的顺利进行,特拟定方案如下:
一、会议主题:客户培训
二、会议时间:2017年8月23日——24日
三、会议地点:杭州萧山瑞莱克斯酒店2楼杨歧厅
四、参会人数:110人左右
五、工作职责
(一)会务期间招待、安排及接待工作。做到态度热情,服务周到,食宿安全。
(二)会议会场布置和组织工作。
(四)做好出席会议嘉宾、客户的组织联络工作。
(四)负责组织、协调,会务的方案设计,各种票证制作和物料采购。
(五)做好宾客的迎送、住宿、乘车等具体接待事宜。
(六)组织好会务期间客房、餐厅、和会议室的食品安全、通信、设备保障工作。
六、具体工作任务
会前:会议举办场所确定后,与领导确认会议接待方案费用标准等。制定会议工作人员服务标准及会议接待流程。
(一)准备会议物料(会务组任务)
1、确定邀请嘉宾及客户名单、接待资料、会议配套的商务服务,将航班、车次及抵达时间报接待组。
2、确定领导发言稿、签到表、会议指南、会议日程等, 按要求根据参会人数印刷。
3、制作票证:桌签:15cm×40cm,签到处1块,签约处1块,住宿登记处1块,导引路牌3块,签到登记表2本。为宾客们订制入场证,工作人员工作证、贵宾席姓名台卡胸花、会议用餐券。
4、统计人数,提前订制嘉宾证、画册、会议指南、会议日程等统一装袋。
5、根据会议会场布置要求准备好广告牌、欢迎标语、宣传标语、喷绘、展架等设计,制作。
(二)会场布置:主席台搭建及座区安排(会务组任务)。(1)宣传推广用品的准备:
1、悬挂横幅:(酒店门口和会场内部)表示对各位参会的嘉宾和客户的热烈欢迎。
2、导引牌:(3-4个,摆放在分岔口)引导客户按照指定路线到达会场
3、易拉宝:(需要制作三种内容的:A、主讲老师介绍;B、主办方公司介绍;C、主要产品服务介绍)分别摆放在会场进口的两边(2)重点做好会场以及主席台、嘉宾席的布置。做好座区标牌、并摆放桌签。
(3)做好会议主席台鲜花摆放,摆放的形式为主席台前端一周摆放鲜花。主席台后摆放高大绿色植物。台面铺设红地毯。嘉宾桌上摆放水果、矿泉水等。
(4)根据会务组要求布置好(广告牌、会议标语、喷绘墙、灯光、音响、麦克风、多媒体、投影仪及服务员安排)按部落实到位。(5)安排好公司展示及宣传设备的摆设位置,布置好签到签约台。检查好通道畅通、消防疏散等情况,杜绝安全隐患的发生。
(6)在大堂、楼层、餐厅、会议室、电梯等处帖上会议指引路牌。
(三)会议报到安排:
成立生活服小组负责住房登记(用餐)和引导(引导至房间、餐厅、电梯、会议室)
1、据酒店提供的房况表,会务组人员要协商确定参加会议人员的房间,选定专家、门店培训人员及主要领导入住的楼层、房间类型、房号、以及客房消费品撤销等工作。
2、做好与会人员的联络和接待工作。发放相关资料、卡证、餐券等,分发房间号统一办理入住手续。
3、向嘉宾告知酒店名称、生活组负责人姓名,联系方式等。
4、对接酒店: 做好接待工作,叫早服务、开会时间提醒服务。安排住宿和23日中餐、晚餐和24日早餐、中餐,负责生活安排,告知注意事项,做好食宿接待各项准备工作以及最后的退房工作。
5、成立生活服务组,具体管理就餐住宿事务,确保会议期间的生活服务。安排用餐时间人数、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。
备注:培训人员同性别的4人一个房间(双人标间),公司工作人员同样安排,各门店的老板另外单独安排房间。
会中:
1:提前检查会议室以及餐厅环境卫生,桌椅摆设、餐具的完好程度,再次落实菜单、茶点及相关服务到位情况。
2、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作。杜绝工作人员大声喧哗、扎堆聊天、吸烟
3、安排司仪在会场入口处迎接来宾
4、第一时间解决来宾提出的合理建议或问题,如果客户提出的问题解决不了的向上级反映,不能隐瞒不报或越权处理。
5、确认特殊客人(含相关部门领导、老总朋友、重要客户等)的安排及接待工作。
6、协调会议期间的交通工具的安排。
7、代办会议代表返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。备注:(第二天同样标准执行)
会后:
1、收集整理会议剩余、可再利用物资物料等。
2、会务总结、评估、会议代表的意见反馈及处理。
3、汇总参会人员的相关资料。
4、与会议协办方的费用结算工作。备注:(第一天会议结束后,应及时召开总结会议,总结当天问题,并落实第二天会议安排。)
七、人员配置:
(一)会前布置:
1、工作人员必须在活动前一天的下午13:00到达酒店,先确定嘉宾及客户的房间安排;14:00去会场开始布景布置;16:00完成布景,开始节目演练彩排;18:30结束演练彩排。
2、工作人员于23日上午08:30准时安排就位,设接待人员六名(四人负责现场接待,两人负责房卡办理手续)。
(二)会中布置:安排三名我公司员工,进行会中服务,一名工作人员将为讲师服务,配合讲师顺利完成此次培训;一名工作人员负责会场内引领疏导等工作;另一名工作人员负责相关物品的保管与礼品发放。
(三)会后布置:培训完毕后,可按两名员工,进行疏导与会人员离开会场,引领他们前往餐厅用餐,用晚餐后再重新引导回会场继续开展会议培训,晚餐也参照此流程。
(四)总结会:当日活动结束后,所有工作人员必须在指定房间参加会议,总结当天活动问题,提出建议,同时进一步落实第二天活动安排。
(五)分组安排: 总指挥:章总 现场协调:林老师
1、生活服务组:汤娟(组长)、吴婷、李娟、李文静、谢小钗、李统行
汤娟和谢小钗:负责和酒店对接住宿事务以及签到台签到工作。其他人:分别负责对自己服务的店家人员开展接待引领、住宿手续办理、用餐引领、服务咨询等事务。
2、会务组:吴小慈(组长)、黄春蕊、朱绍业、高彦宁、陈馨皓、王奎、章杰
吴小慈:负责会场座次摆设、餐厅餐位摆设、引领设置以及现场和酒店方对接等工作
黄春蕊:负责所有的会议物资管理 王奎:负责车辆管理和现场拍照工作
朱绍业:负责宣传物品管理、会场设备对接以及现场装点布置的工作 章杰:协助黄春蕊
高彦宁、陈馨皓:现场机动安排,无特殊安排时主要协助吴小慈现场舞台对接工作。
备注:(所有工作人员在活动期间必须统一穿工装)
八、接待礼仪
1、为树立公司良好形象,公司员工在接待与会人员时,还需要使用必要的礼貌用语,如:会前接待时,可说:您好,欢迎光临!请这边走等;会议结束后,可说:再见,请慢走,欢迎您下次光临我们吉祥医美总部等。
2、在接待客户时,需按照标准的商务礼仪,严格要求自己的形体以及行为举止。比如:引导客户时要面带微笑,手指并拢,手心朝上,切忌“指点江山”等
吴小慈 2017.08.21
第四篇:会议接待方案
会议接待策划方案
为确保各项会议接待工作的顺利进行,特拟定方案如下: 一.会议主题:待定
二.会议时间:2012年6月7日星期四9:00-16:00 三.会议地点:淄博汇科机电设备有限公司二楼会议室 四.参会人数:35人左右 五.环境布置:
(一)会场外区域布置:悬挂横幅,表示对各位参会的企业家的热烈欢迎。
(二)会场内区域布置:
1.购置白板,准备好相应的办公文具等。
2把原来的围桌撤掉,放进大约40张椅子,供与会人员就做。(必要时可以给领导安排座椅,座椅上贴有领导的名字,以便对号入座)3.需饮水机一台,以便于与会人员休息时饮水。六.人员配置:
(一).会前布置:人员于8:40左右安排就位,公司一楼门前设接待人员一名,二楼会议室门前设接待一名。
(二)会中布置:安排三名我公司员工,进行会中服务,一名服务人员将为讲师服务,配合讲师顺利完成此次培训;一名服务人员负责饮水等工作;另一名服务人员,在办公室,负责行政保障工作。
(三)会后布置:培训完毕后,可按派我公司一到两名员工,进行疏导企业家离开会场。
(四)午休时间布置:会议人员如有需要,可由我公司派出员工与通力机电城接待处联系解决中午就餐问题,午休时,需安排一名员工在前台坐班,为与会人员提供服务。七.礼貌用语
为树立我公司良好形象,我公司员工在接待与会人员时,还需要使用必要的礼貌用语,如:会前接待时,可说:你好,欢迎来到汇科机电/请这边走等;会议结束后,可说:再见,请慢走,欢迎您下次光临等。
第五篇:会议接待方案
铜仁市脑血管病诊疗新进展学习班
接 待 方 案
二〇一四年六月四日
一、活动名称:铜仁市脑血管病诊治新进展
二、主办单位:铜仁市医学会
贵州省铜仁市人民医院
三、报到时间、地点:
1、时间:2014年6月13日上午9:00~18:00
2、地点:铜仁市人民医院门诊综合大楼13楼大厅
四、学习时间、地点:
1、学习时间:2014年6月14日上午8:00~12:00;下午13:00~17:00
2、学习地点:铜仁市人民医院门诊综合大楼11楼大会议室
五、参会专家接待:
1、贵阳医学院刘健副院长
接待人员:李陈 王海全
接待时间、地点:2014年6月13日下午
铜仁南收费站出口
2、贵州省人民医院神经外科:刘窗溪教授、韩国强教授、尹浩教授
科室参加接待人员:王海全、王振宇、刘坤明(神经外科)
接待时间、地点:2014年6月11日 10:30 铜仁凤凰机场
3、贵阳医学院附属医院神经外科:杨华教授
科室参加接待人员:吴波(放射介入科)
接待时间、地点:2014年6月13日 下午 南长城国际大酒店
4、遵义医学院附属医院神经外科:王培教授、王玉玉教授、谢明祥教授、李毅教授等5人
科室参加接待人员:韦林(重症医学科)
接待时间、地点:2014年6月13日下午
南长城国际大酒店
5、遵义医学院附属医院脑血管病科:姚声涛教授、李刚教授
科室参加接待人员:韦林(重症医学科)
接待时间、地点:2014年6月13日下午
南长城国际大酒店
6、贵阳市第二人民医院神经外科:田军教授
科室参加接待人员:王宏略 高霞(神经外科)
接待时间、地点:2014年6月13日下午
南长城国际大酒店
六、参会学员接待:
1、院内接待:张洋(院办)、任思思(科教科)
2、酒店接待:刘敏、代丽萍(重症医学科)
七、联系人:
李陈:***
王振宇:*** 韦林:***
刘敏:*** 王弘略:***
高霞:***
八、餐饮接待: 1、6月11日接待省医刘窗溪主任一行接机后赴酒店入住,中餐?下午韩国强主任查房看病人,与全体驻铜省医专家晚餐。科室陪同人员为:
王海全、王振宇,王宏略,高霞。(院办)2、6月12日上午韩国强主任手术,刘窗溪主任,尹浩博士赴新院区参观,刘窗溪主任下午向全院授课,中餐及晚餐由院办安排。3、6月13日接待晚宴由吴波(放射介入科)安排,地点:梵天索菲特酒店。(1)科室陪同人员为:王海全、王振宇、王弘略、韦林、高霞、刘敏;(2)科教科陪同人员为:田应强、蒋青、吴静妮、任思思;(3)医务科陪同人员:田景坤、科员2人。4、6月14日中餐盒饭由刘敏、吴波负责安排;专家在食堂三楼用餐(院办)晚餐由吴波、韦林安排,地点:梵天索菲特酒店。5、6月15日各对口接待人员分别送别各自对接的专家,任务圆满完成。
铜仁市人民医院神经外科
二〇一四年六月四日