物业管理论坛---会议接待方案

第一篇：物业管理论坛---会议接待方案

Xxxx杯·xx市第四届物业管理论坛

会 议 接 待 方 案

论坛主题：文明城市创建物业真抓实干

主办单位：xx市住房和城乡建设局

xx日报传媒集团

冠名单位：xx市xx房地产开发有限公司

xx房地产开发有限公司

xx市xx有限公司

承办单位：xx市规划和建设管理局

xx市物业管理行业协会

xx市邮政局

会议时间：10月18日（暂定），一天；待与主办单位对接后确定会议地点：xx市

与会范围（暂定160人）：

1、与会领导：

市住房和城乡建设局副局长、市物业管理行业协会会长； 局物业科科长、市物业管理行业协会常务副会长；

市物业管理行业协会副会长；

xx日报传媒集团副总编辑、全媒体新闻中心总监；

xx晚报采访部执行主任；

xx日报传媒集团小报童发行有限公司副总经理；

2、邀请列席嘉宾：

市物价局核价科科长；

xx市规划和建设管理局主要领导；

中国xxx党xx委员会副主委、xx市物业管理行业协会副秘书长；

xx市物业管理行业协会法律专业委员会副主任。

3、参会人员：

各县市区物业主管部门的分管领导、物业主管科室（办、处）的主要负责人； 市房协理事以上单位的物业企业董事长或总经理；

部分会员单位的主要负责人。

4、拟邀：

省领导；

媒体：xx电视台、xx电视台、今日xx。

一、论坛筹备阶段：

1、时间：10月7日至10月16日

2、筹备小组（部门）名单:

Xxx、xxx、xxx、xxx、xxx、xxx。

物业公司、策划部、工程部、采购部等部门。

3、各负责人和部门工作范围及时限：

（1）总经理召开相关会议，全面负责活动的实施步骤，协调监督审核各负责人（部门）筹备活动的进行；总经理助理协助总经理工作。

（2）供应部负责活动相关物品的购买和租借（矿泉水、拱门、条幅、签字笔、纪念品、笔记本、签到本、参会证件等）；具体物品及数量由会议承办方和策划公司及各观摩小区确定，及时采购，全部物品在10月16日前到位。

（3）策划部负责制作此次论坛幻灯片和龙族地产简介幻灯片及影音宣传资料，并组织相关介绍文稿、采访稿等，负责活动现场的报道、摄像；具体的资料名目及要求由会议承办方和策划公司及各观摩小区确定，及时制作并报总经理审核，在10月16日前定稿。

（4）王xx负责邀请相关领导，负责与主办单位和承办单位联系接洽，负责与会务外协单位（会议服务单位、会场单位）联系接洽，随时向总经理汇报。

（5）王xx负责此次论坛会场提供方和旅行社的挑选工作，报总经理确定；在10月8日前确定。

（6）工程部负责观摩小区施工现场的整洁工作；在10月16日前完成。

（7）各物业小区负责人负责安排落实所属区片的具体实施步骤，观摩计划安排在10月10日前汇报给总经理，10月16日前确定方案。

4、重点工作：

（1）选聘会议服务单位：拟定“xx旅行社”； 并与会议服务单位洽谈确定接待方案；由王xx负责。

（2）选定会场（包含会议室、客房、宴会厅）：拟定“xx国际会议中心”； 并与会场单位确定接待方案；由王xx负责。

（3）安排会议用车（拟定四辆大巴车、一辆高档中巴），确保停车位的使用数量，预留参会领导的专用停车位；由会议服务单位负责，由王xx监督落实。

（4）确定会场的布置： 根据会议内容，门口安置欢迎和庆祝标语，在场内悬挂横幅；在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花；桌面上摆放矿泉水；坐席的配置要和会议的风格和气氛统一，讲究礼宾次序；主席台的摆放等；由会场单位

负责，由王xx监督落实。

（5）确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作；由会场单位负责，由王xx监督落实。

（6）准备接待资料：与会人员签到后领取资料袋，包含会议日程表、笔记本、笔、xx地产宣传资料（公司总体介绍及开发项目介绍）、xx市xx物业有限公司宣传资料各一份。

①会议日程表根据接待方案精简确定，以一张A4纸排版打印，在10月16日前完成；

②xx地产宣传资料（公司总体介绍及开发项目介绍）、xx市xx物业有限公司宣传资料由公司策划部确定并安排印刷；参会人员证件制作，拟由策划部确定文案，并安排制作；在10月16日前完成。

③各观摩小区的情况介绍、交流学习文稿由各小区物业负责人组织文稿，由策划部协助，报总经理审核确定，在10月16日前完成。

④领导讲话稿、代表发言稿、媒体的采访搞等，由公司策划部负责，报总经理审核确定，在10月16日前完成。

⑤提供给媒体单位的新闻通稿，由公司策划部负责文案，由媒体单位编辑定稿，根据媒体要求时限提供，由王xx负责与媒体单位沟通。

⑥印刷代表通讯录，拟定在签到时发放。

⑦选定会议全体人员拍照人员，并负责冲洗照片

（7）观摩小区的安排：

①观摩小区：拟定“xxxx”、“xxx”；

②确定观摩路线，观摩小区应保证大巴车抵达时的停车位；

③各观摩小区要组织培训、提升精神面貌、整顿卫生、检修物业设施，观摩当

天全员到岗，并且制定观摩方案书面汇报给公司，公司在会前到各观摩小区进行现场彩排审核；

④各观摩小区的拱门、标语等迎宾设施自行联系安置，由供应部协助。

（8）会前考察（审核）：10月16日邀请会议主办单位和公司领导实地考察会议举办场所和观摩小区等准备工作，10月17日对考察中发现的问题改正情况进行复查。

二、会议阶段：

1、时间：10月18日上午10：00至10月18日晚宴结束

2、地点：会场（大厅）、观摩小区、会议室、宴会厅

3、报到环节：

（1）10月18日上午10点前参会人员自行到会场报到；

（2）签到：设一张签字台，备签字笔、钢笔和签到本，配2名工作人员（待定： 公司人员或派礼仪小姐承担），签到后发放会议资料和宾馆房卡（方便参会人 员将不方便携带的随身物品放置宾馆房间），接待人员应经常向会议组织者汇 报到会人数。

（3）对重要领导应先引入休息室，由xx市和公司领导（待定）亲自作陪，乘车时由xx市和公司领导（待定）陪同乘坐专车（中巴）。

4、第一部分：（上午现场参观）

（1）10：20到会场门前乘坐大巴车（四辆），10：30出发参观拟定的观摩小区物业管理项目（2个），现场听取相关情况介绍，交流学习等；讲解人员待定：公司人员或会议服务单位人员。

（2）11：30开始返回会场，中午在xx会议中心就餐（自助餐）。

（3）餐后在各自房间午休。

5、第二部分：（下午论坛议题）

（1）会议时间：14：30—16：30

（2）14：20参会人员开始入席，对重要领导应先引入休息室，由xx市和公司领导（待定）亲自作陪，会议开始前几分钟再到主席台就座。

（3）14：30（主持人：市住房和城乡建设局物业管理科科长、市物业管理行业协会常务副会长）致辞并宣布论坛开幕。

（4）xx市规划和建设管理局相关领导贺词。

（5）市住房和城乡建设局副局长、市物业管理行业协会会长讲话。

（6）xx日报传媒集团副总编辑、全媒体新闻中心总监讲话。

（7）此次活动赞助商代表发言，拟定：xx地产总经理。（发言稿由策划部起草，经总经理审核定稿）

（8）与会代表围绕论坛议题典型交流发言，每人发言不超过7分钟。

（9）与会代表自由交流发言，接受媒体记者现场采访。

（10）领导作总结讲话，待定。

（11）主持人宣布会议结束（告之到门口合影）。

6、第三部分：（会后合影）

（1）16：10将照相场地、椅子等布置好，摄影师做好摄影的准备；

（2）16：30会议结束后，引到参会人员到照相场地，由xx市和公司领导（待定）陪同参会领导到第一排就座照相。

7、第四部分：（晚宴）

（1）17：30晚宴开始，xx市和公司领导（待定）陪同参会领导在VIP房间就餐。

（2）晚宴结束后，有当晚返回的，由组织方（拟定王xx）送别参会人员；参会领导由xx市和公司领导（待定）送别。

三、经费预算：

1、会议服务费：待定，选定会议服务单位后确定。

2、会场（会议室、宾馆）费：待定，选定会场单位后确定。

3、餐（午餐、晚宴）费：待定，根据标准与会场单位确定。

4、材料费：待定，参会证件制作、签字笔、笔记本、文件袋、宣传资料、通讯录、矿泉水、签到本、拱门租赁、条幅制作、公司宣传资料、纪念品等费用。

5、汽车租赁费：待定，与车辆出租方确定（四辆大巴、一辆高档中巴）。

6、摄影费：待定，全程拍照摄影、会议后的合影。

7、拟邀领导费用：待定。

8、拟邀媒体费用：待定。

9、其他：待定，用以支付不确定项目。

共计约：

第二篇：论坛会议接待细则

第六届河南课改先锋公益论坛

暨菊潭学校QGP学本课堂观摩研讨会接待细则

为保障第六届河南课改先锋公益论坛暨菊潭学校QGP学本课堂观摩研讨会在我校成功召开，特制定此方案：

一、会议概况：

会议时间：2015年5月9日 会议地点：内乡县会议中心

报到地点：天贵大酒店

参会领导：刘肖：教育时报总编

杨曙光：内乡县政府县长

韩立福：中国教育科学研究院研究员、博士 杨 ：南阳市教育局副局长 李世杰：南阳市教研室主任 唐新庆：内乡教育局局长 彭丰功：内乡教育局副局长

二、会议日程：

1、会议时间：2015年5月9—5月10日

2、会议日程：5月8日下午和9日上午代表报到，5月9日下午，10日上午会议

三、会务分工：

（一）、会务组：

组长：樊聪丛、副组长：张乐、陆战伟、邢泰安

组员：张小虎 邢向慧 张晓娟 李明彩 张玉薄 马涛 封毅 职责：保障会议顺利召开，展示学校良好形象。

（二）、材料组：

组长：陆战伟

组员：袁保恒 王阳 李莎 王翠 李娇

职责：按时完成会议材料的装袋、发放和展示材料的装订、展示、保存及会场会标、台签、花卉租赁、音响、摄像、发言席鲜花、桌布等。具体安排如下：材料务于5月8日上午袋装完毕，下午准时开始发放，校长报告、作课教师一案三单及意见反馈表于9日晚晚餐时发放，展示材料（根据会议要求的七大类材料整理，催收及装订过程中对于上交不力或者准备应付的学部、班级及个人做好记录，以便会后总结整改）务于8日下午装袋完毕，10日上午9：30放学校主路旗杆处展示，若有雨，则放小学部大厅，但不能影响学生课间操出入，展示台上放两个提示牌：请勿带走学校档案材料，谢谢合作！展示期间，要有4人值班，严格把关学校材料外泄。展示结束后及时回收至档案室存档。会场氛围营造务于5月8日上午完成。

（三）、接待组：

组长：李莎 王薇

组员：栗宇鹏、吴锦峰、李娟、郭甜（1组），杨牧村、张红茹、王学垒、李震（2组），梁克、赵帅、闫洋、周弈存（3组），高剑、刘航、陶冶（流动人员）职责：保障与会人员顺利入住、就餐、参会，展示学校良好形象及接待能力。

1、教育时报领导及市教育局领导接待：

要求：5月8日在天贵酒店预定房间8个左右，接待人员要提前拿到房卡，并熟知房间位置，领导到达酒店后，起身迎接引导至房间门口。

2、参会嘉宾接待：

（1）、5月8日下午至5月9日上午，在天贵酒店大厅设置接待处，接待人员：栗宇鹏、郭甜、李娟、吴锦峰

职责：引领来宾到签到处签到，并根据签到单位实到人员发放会议材料及座位票。（客人签到递钢笔时，应脱下笔套，笔尖对自己，将笔双手递上）。根据报名登记表，指引提前预定酒店的单位到预定酒店入住。

(2)、5月9日下午，在内乡会议中心设置两个接待处，一个标明：内乡教育系统领导签到处，接待已报名但迟到的参会人员，内乡教育系统参会人员持座位票签到、领取材料袋，另一个标明：家长代表签到处，家长代表由庞动敏老师负责签到、解释、导引等全程陪同工作。会后总结汇报家长参会情况。会议开始10分钟前停止一切人员报到。

（3）、会场入口接待：需熟知会场区域分布，快速根据座位票分流参会人员。会议期间在各个出口处，服务与会人员的问询及解释引导。

（4）、5月10日上午，大门口需有两名接待人员，指引参会领导至旗杆处，其他接待人员在旗杆处等候，手持要引导的学科标示，待人员基本聚齐后，引领参会老师至目的教室。作课期间在会场外侯场服务。作课结束后引导与会人员至小学部大厅、广场观看展示材料及大课间。

（四）服务组：

1、会前服务：

器材准备：组长：邢泰安 宋铁牛

组员：刘航、吴锦峰、赵帅、高剑、李震、陶冶 职责：

（1）统计5.9日各演示环节所需桌凳数量、所需教具类型。准备学生用的蓝色桌凳56套、黑板、粉笔、教具、无线麦。另准备200个备用凳子，保证桌凳清洁无损、高低统一，器具电源充足。数量只多不少、并于5月7日下午准备完善。

（2）5月8日上午将器材运抵会务中心，5月8日下午彩排、5月9日全程服务。

（3）会场放置饮水机6个，饮用水8箱。

（4）电源插板、帐篷等服务器材准备及时充足。器材运抵会场上下车点数、登记。

器材运输：组长：刘刚

组员：宋铁牛 樊显峰

职责：

保障会议准备、彩排、进行、结束期间的各类器材运输及时，数量完备。

2、会中服务：

组长：王阳 李莎

组员：校办室人员、栗宇鹏、郭甜、闫洋、杨牧村、李娟、张红茹、刘航、吴锦峰、赵帅、高剑、李震、陶冶、梁克、王学磊

职责：

（1）、熟悉会场场地分布，特别是出入口、卫生间、上下场、座位分区等。做到有问必答。

（2）、贵宾进退场引领服务。

（3）、茶水服务：注意观察每一位与会者，以便及时添茶水。倒水时动作轻盈、快捷、规范。杯盖的内口不能接触桌面，手指不能放在杯口上，不能发生杯盖碰撞的声音。一般是左手拿开杯盖，右手持水壶，杯子放在与会者桌上的右上面。如果操作不慎，出了差错，应不动声色地尽快处理，不能惊动其他人。重要领导讲话时不要添水，添水时要沉稳大方，不能慌慌张张，来回奔跑

（4）、导播及电力保障：由袁保恒、冯伟、李卿，胡书田负责，要求：保障会场内音响正常播放，音量适中。协调尚品影视转播，提前熟悉领导讲话稿子，保障幻灯片同步、正常切换。

（5）换场服务：由宋铁牛书记负责，要求熟悉会议各流程需要的桌凳数及摆放要求，换场时迅速麻利，上下场有序、到位、不慌乱。无差错。

3、会后服务：（1）、会议新闻发布 周晓阳

（2）、会议材料收集、视频剪辑 王阳（3）、会议物品归位整理 邢泰安（4）、会场打扫清理 宋铁牛（5）、会后休闲服务 李莎（6）、送机服务 杜晓明

（五）医疗卫生组：

组长：杨志伟 负责会议期间，着白大褂，带上应急药品，在会场候场，处理突发医疗事故。

（六）安全保卫组：组长：范光华 负责组织保卫人员验票入场，会议开始前5分钟关闭大门，任何与会议无关人员不得进入，会议期间，全天侯岗，处理突发事件，保障会议安全顺利。

（七）、食宿接待组：

组长：侯小红、刘刚、张德平

组员：餐饮部全体成员

职责：

1、确保5月9日晚晚餐提供准时，品种丰富、营养均衡、色泽亮丽、口味适宜。

2、确保服务人员热情大方，分发快速及时。

3、全体人员着工装、戴口罩、帽子、一次性手套、头发整齐，操作规范。

4、餐后迅速及时收拾饭盒及遗留的垃圾，保障会议顺利进行。5月10日工作要求：

1、校园卫生

校门口卫生 责任人：邢泰安

两部教学楼后窗卫生 责任人：陈召慧（外请保洁公司清理）

报告厅卫生 责任人：宋铁牛（张定栓组织人员打扫，重点：窗台、台阶、桌屉、贵宾席、主席台、北边小屋等，宋书记负责督查，当天中午会议结束后也需立即打扫干净）

各卫生间卫生 责任人：张定栓（要求专人专岗，全天候保洁）

校园卫生（各班级、功能室、办公室要求窗明几净，走廊、广场、花带要求无任何杂物，边角整洁）责任人：所在学部情感中心主任

生活部（含教师宿舍）卫生（要求无卫生死角，无乱堆乱放，除晾衣区外任何可视地方不得出现晾挂衣服现象）责任人：侯小红

2、车辆管理：

教师车辆：汽车必须持通行证方可入内，其他车辆统一按照日常标准停放到指定位置

校外车辆：门卫统一指挥摆放，要求有序、整齐。门卫需全员上岗、统一制服、戴制帽、面容整洁、落落大方。

责任人：邢泰安

3、茶水供应：

地点：阶梯教室对面、报告厅净水机处、初中部厕所处饮水机。要求：在阶梯教室对面放置4台饮水机、数提一次性水杯、茶叶、4箱纯净水。

责任人：邢泰安

4、备用坐凳：

地点：中学部5楼阶梯教室对面 数量：150张

要求：干净、完好无损。

责任人：邢泰安

第三篇：会议接待方案

会议接待方案

一、会议概况：

(一)会议时间：xx

(二)会议地点：xx

地址：xxx

电话：xxxxxxx

联系人：xx

(三)参加会议人员

东北九城市公安局主管政治工作局长、政治部主任、政治部秘书处处长、干部处处长，特邀佳木斯市公安局有关领导与会，约50人。

二、活动日程(见日程安排表)

三、工作分工

成立会议筹备领导小组

组长：xxx

副组长：xxx

领导小组下设办公室，负责人xxx，具体负责整个会议期间的各项工作。

成员单位：政治部各处、机关党委、指挥部宣传处、行政处、后勤保障中心、朝阳分局、净月分局、锦程分局、巡警支队、交警支队领导各1人。

办公室下设材料组、会务组。

(一)材料组

负责人：xxx

成员：秘书处有关人员

职责：

1.领导讲话、主持稿、论文集

2.代表报到、登记，制定花名册、通讯录

3.会议须知、日程表

4.代表、工作人员住宿、餐饮分配表

5.制做文件袋、配记事本、笔、相册

6.材料装袋、印制代表证、工作人员证、桌签

7.乘车编号及分配代表、工作人员乘坐车辆

(二)会务组

负责人：xxx

成员：交警支队、巡警支队、政治部各处、行政处、后勤保障中心、指挥部宣传处、机关党委。

职责：具体负责请领导参加开幕式、联系开、闭幕式会议室、会议接站、食宿、宴请、各项活动统筹安排、纪念品的购买发放、后勤保障及各项协调工作。

1.车辆

负责人：xxx

(1)会议抽调政治部秘书处轿车3台、干部处2台、组织处2台、老干部处2台主要用于迎接代表团。行政处2台轿车主要用于会务。

(2)会议抽调行政处、后保中心、巡警支队丰田面包车各1台，交警支队前导车1台。主要用于参观、游览。

(3)各单位抽调公务车于8月9日上午8：30分到名门饭店会务组报到，接受任务;交警前导车、3辆中客8月10日11：30到名门饭店会务组报到。

(4)联系交警支队，确定具有长春特色参观路线。游览期间，沿线主要街路由交警安排勤务。

(5)各单位抽调的车辆要做到整洁干净、无故障、无灰尘。

(6)车辆市内用油由各出车单位自行解决。

(7)联系各代表团铁路定票，为代表自带车辆加油及送站工作。

2.接站

负责人：xxx

8月9日，各代表团报到当天，由政治部有关领导及政治部各处处长负责迎接。对坐车来的代表，派车在高速公路出口处迎接;对乘火车来的代表，派车到车站迎接(由责任单位自制接站牌)。

具体分工：秘书处负责迎接沈阳、哈尔滨、佳木斯代表;干部处负责迎接鞍山、大连代表;组织处负责迎接吉林、抚顺代表;老干部处负责迎接大庆、齐齐哈尔代表。

3.纪念品

负责人：xxx

(1)用于登长白山准备雨衣60件，秘书处负责统计会议代表服装号，于8月10日发到会议代表及工作人员手中。

(2)奥迪A6车模60辆，由秘书处购买并在会议代表入住时送到房间。

(3)准备给白山市局纪念品10份，以表感谢。

4.住宿

负责人：xxx

(1)住宿。会议代表统一住名门饭店。各市局主管政工局长，党委委员、政治部主任安排单独住一标准间，其它代表2个人住一标准间，各代表房间内摆放水果、香烟和主要地方报纸。

(2)宴请。9日各代表团报到后，市局在名门饭店举行欢迎晚宴，拟请x座陪(摆牌)。

(3)要求。会议用餐依签牌固定餐位，一楼正厅悬挂欢迎横幅;会议室挂会标，摆放鲜花，代表座签等，要体现隆重、端庄、整洁。

5.参观、娱乐活动

(1)游览长白山及市区内伪皇宫、一汽大众公司。

责任人：xxx

负责游览期间住宿、用餐、游玩等活动(净月分局、锦程分局负责联系和派出警卫人员4人、并安排解说人员)。

要求：游览长白山要确保安全，每辆车要配备350兆对讲机I台(共5台)，前后呼应加强联系(联系指挥部通讯处);鉴于路途较远及长白山西坡封闭的实际情况，要与白山市公安局沟通，协助做好保障工作;车辆进入白山市界，要有白山交警前导车迎接并导，要请白山市局联系3名导游，随同代表一同上山沿途介绍长白山然风光;负责培训3男3女既6名随车导游(拟从政治部内挑选)。

(2)8月11日晚，举办联欢晚会。

责任人：xxx

负责联系晚会场所、邀请乐队、主持人、在局内挑选5名歌手，制定由各代表团参与的演出计划(请与朝阳分局联系)。

6.宣传报道

责任人：xxx

(1)负责会议摄、录像工作。

(2)派摄影、录像记者各1人，全程跟踪服务(迎接、会议、游览)。

(3)将代表的照片装入相册，录像刻制光盘，在代表返程前交到代表手中。

7.医疗保障

责任人：xxx

门诊部派1名医生全程保障。每天要定时到代表房间巡、问诊，要分考虑到去长白山、路途遥远易晕车，高山缺氧、爬山困难的实际，备有关药品和医疗器械。

为成功圆满接待“xxx”，按照贵公司的要求，河南康辉国际旅行社特拟定以下方案，请指正、修改。

原则：河南康辉国际旅行社本着“热情、周到、安全、卫生、快捷”的宗旨确保圆满完成任务。

一、接待前准备：

1、熟悉接待计划日程安排，所接待客人名单、抵达时间及交通工具(火车/飞机)，落实接站车辆车次，接站人员。

2、掌握客人的餐饮、住宿特殊要求和注意事项，做好住宿和餐饮安排工作。

3、提前按要求做好旅游及行程计划、安排好旅游车辆，驾驶人员，导游人员，旅游景点，旅游途中就餐点。

二、接站：

根据客人具体抵达时间，提前半小时抵达(火车站/机场)。举牌接到客人后安全、迅速的将客人及行李安全送达指定的酒店。为客人办理好入住手续，并让客人及时了解到酒店的基本情况和注意事项。

三、旅游及行程的安排：

1、导游要求：

知识丰富，技能技巧熟练，语言生动，具有较高的导游业务知识和讲解、服务水平、实践经验丰富。

2、车辆要求：

安排专业旅游车队的空调旅游车，车况好、干净，设备齐全。安排多年驾驶经验专业的司机，确保客人安全。

四、旅游保险：

确保此次旅游活动的安全顺利，我社可代办每位旅游投保10万元旅游人身意外伤害险。

五、会议日程安排：

月日：机(08：00-18：00)，提前得知每个客人的航班号航班时间安排接机时间，人员接机，带领客人上车，司机送客人抵达酒店休息。

A：在大堂内摆放接待台及欢迎条幅

B：在大堂接待桌上摆放贵公司签到牌、赐名片、并安排3名专业人员在接待台协助会务组，为客人签到办理登记，并为VIP客户提供优质服务入住手续。在客人到达酒店时，引导客人前往签到台办理入住等。

C：代定客人往返大交通

D：举行主题晚宴(根据客户要求);若有演出，请客户提出有关演出的主题语言类，歌曲类，小品类，戏剧类等。

E：协助主办单位安排参会事议

19：00-21：00晚上举办宴会厅欢迎宴会

xx月xx日：参加会议。

本酒店参会：上午：8：00-10:00上半场10：00-10：30茶歇

10：30-12：00下半场12：00-13：00中餐

下午:14:00-16:00上半场16：00-16：30茶歇

16：30-18：00下半场19：00-21：00晚宴

xx月xx日：(根据实际情况安排时间)

为了做好第二届中国餐饮业博览会会务接待工作，组委会办公室委托西安市成立餐博会会务接待组，并制定了第二届中国餐饮业博览会接待工作实施方案，具体如下：

一、接待时间

20XX年10月17日至21日午前。

10月17日全天报到。

二、住宿安排

组委会负责接待由各省、自治区、直辖市和计划单列市统一组团参会的代表。请各省、自治区、直辖市和计划单列市组团单位在8月25日前将参会人数、入住宾馆等级及要求报会务接待组(餐博会代表团拟入住宾馆回执表附后)，并将定金(500元/人)于8月31日前汇入餐博会会务组账户。

三、用餐安排

10月17日至20日的用餐由会务接待组统一安排。用餐安排在入住宾馆，形式为自助餐或地方风味餐饮，代表凭餐券在规定时间用餐。有特殊用餐要求的代表，请各地代表团联络员及时与住店会务接待小组联系。

四、交通安排

10月17日会议报到当天，接待组在西安咸阳国际机场、西安火车站设接待点，各省、自治区、直辖市和计划单列市组团的代表请提前以传真形式将航班、车次及抵达西安的时间报接待组。

餐博会期间，代表参加活动的市内区间交通用车由接待组统一安排。

10月21日会务接待组为代表安排送站，需提前离西安的代表请及时与住店会务接待小组联系。会后需自行参观考察的代表，会务接待小组可代为联系酒店和旅行社，费用自理。

五、收费标准

(一)会务费：每位代表会务费600元，会务费包括餐博会资料费、区间交通费、参观交流场馆门票、仿唐入城式和盛唐迎宾宴暨餐厨文艺表演费、大唐芙蓉园门票、闭幕式晚宴费、纪念品等。团体报名超过50人的以及要求参加部分活动的代表可与会务接待组具体协商。

(二)食宿费：根据所住的不同宾馆设A类：1500元/人，B类：1200元/人两个等级标准。对于住宿、用餐有其他要求的代表团，也请在8月25日前与接待组联系。

(三)减免事项：各省、自治区、直辖市和计划单位列市代表团团长免收食宿费、会务费;各地组团参会人数超过20人的，免收联络员(1名)的食宿费和会务费。

六、其他

因代表离西安返程日期相对集中，接受统一安排食宿的代表需预定返程机(车)票的，请提前与会务接待组或入住宾馆会务接待小组联系。

七、联系办法

餐博会组委会办公室会务接待组：

联系人：肖来利xxxxxx

刘勇029-8xxxxxx

传真：029-xxx

缴费账号：xxxxx

开户银行：中国工商银行西安北大街支行

开户名称：第二届中国餐饮业博览会会务组

一、接待时间：XX年X月X日—X月X日

二、接待地点：

接送机地点：西宁机场

下榻酒店：XX大酒店(银龙大酒店，神旺大酒店，青海宾馆等)

会议地点：XX大酒店会议厅(银龙大酒店会议厅，神旺大酒店会议厅，青海宾馆会议厅等)

三、接待对象：

嘉宾等一行人及其陪同人员

四、接待负责人员：

总负责：接待办

跨部门接待小组：相关领导，秘书组，行政组，宣传组，保卫组

五、接待前期准备工作：

1.制发邀请函，邀请嘉宾，协调时间

2.食宿安排，提前预定

3.迎接车辆安排

4.迎宾(嘉宾到达前20分钟，相关人员需做好迎宾工作)

5.相关接待人员，负责相关接待工作

六、机场接待

1.机场一层到达厅内设接待处人员，根据来客乘坐的航班到达情况持“热烈欢迎XX贵宾”牌，在一层到达电梯口等候，接到嘉宾后负责引导至接待处(签到台桌子规格)。接待组由此将客人集中带出乘车。

2.在廊桥出口、候机厅二层到达电梯口及接待处放置简易欢迎标语牌(80x180cm以下易拉宝)。

3.由服务科按照按正常要客接待程序接待。

4.对于重要领导等特殊客人，由团省委提出要求，机场团委负责申请办理有关接待人员通行证，安排相关人员协助在廊桥出口处迎接。

硬件附注：易拉宝2个(其中1个2米)，接待处牌子和桌子，笔若干支，迎宾牌，授带10条.七、酒店入住

1.确定嘉宾入住时间，通知酒店接待人员提前做好相关准备，确定房间住宿安排。

2.嘉宾到达酒店，大厅接待组全员在酒店大厅恭候，摄像记录组安排摄像拍照。

3.进入酒店后，由接待人员的引领下入住提前安排好的房间。

4.如饭后休息需要安排人员将嘉宾带领回房间。餐后安排客房服务人员带入房间休息，并问询是否需要叫醒服务。

八、用餐(早餐、中餐、晚餐)

1.由接待人员引领嘉宾在入住酒店进行用餐。由客房服务人员进行相关服务。

2.餐后安排客房服务人员带入房间休息，并问询是否需要叫醒服务。

九、会议前的筹备工作

1.选择会议厅。根据会议参加人员的人数确定会议厅规模。

2.会场布置。根据会议内容，在场内悬挂横幅。门口张贴欢迎和庆祝标语。可在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花;为使会场更加庄严，主席台上可悬挂国旗、党旗或悬挂国徽、会徽。桌面上需摆放纸笔、水果、饮料，擦洗干净，摆放美观、统一

3.会议前的接待礼仪。提前准备礼仪人员做好相关接待工作。

4.会前检查。提前检查音像、文件、锦旗等是否准备齐全。

十、会议接待

1.欢迎词(电子屏幕)提前15分钟播放“热烈欢迎各位XX贵宾莅临我公司考察指导”

2.会场整理及布置

1)提前30分钟清洁并布置会场，保持会场整齐有序，空气清新

2)摆放会场物品，桌面上如需摆放水果、饮料，擦洗干净，摆放美观、统一，香烟可交于陪同人员级别最高者代为分发，调试投影仪，音响等设备，放映相关资料。

3.联系陪同人员，讲解员。根据客户考察目的及需要，确定陪同人员并及时告知其准备事宜，以便顺利沟通：会谈开始前1小时，再次提醒相关人员

4.领导嘉宾到达会议厅，由礼仪引入会场就座。

十一、座谈

1.企业宣讲(集团，产业宣传片，企业介绍PPT)

2.技术交流(技术人员PPT讲解，互动)

3.会场服务(每20-30分钟添加茶水或视情况而定)

4.拍照(依重要程度，进行拍照留档)

5.摄像(依重要程度，进行摄像留档)

十二、会后服务准备

做好会后服务的准备。提前将场地、椅子等布置好，摄影师做好摄影准备。会后用车在会议结束前妥善安排。

十三、会后服务

会议结束，摄影师做完摄影工作后，由接待人员负责将领导嘉宾送回入住酒店。

第四篇：会议接待方案

会议接待策划方案

为确保各项会议接待工作的顺利进行，特拟定方案如下：

一、会议主题：客户培训

二、会议时间：2017年8月23日——24日

三、会议地点：杭州萧山瑞莱克斯酒店2楼杨歧厅

四、参会人数：110人左右

五、工作职责

（一）会务期间招待、安排及接待工作。做到态度热情，服务周到，食宿安全。

（二）会议会场布置和组织工作。

（四）做好出席会议嘉宾、客户的组织联络工作。

（四）负责组织、协调，会务的方案设计,各种票证制作和物料采购。

（五）做好宾客的迎送、住宿、乘车等具体接待事宜。

（六）组织好会务期间客房、餐厅、和会议室的食品安全、通信、设备保障工作。

六、具体工作任务

会前：会议举办场所确定后，与领导确认会议接待方案费用标准等。制定会议工作人员服务标准及会议接待流程。

（一）准备会议物料（会务组任务）

1、确定邀请嘉宾及客户名单、接待资料、会议配套的商务服务，将航班、车次及抵达时间报接待组。

2、确定领导发言稿、签到表、会议指南、会议日程等, 按要求根据参会人数印刷。

3、制作票证：桌签：15cm×40cm，签到处1块，签约处1块，住宿登记处1块，导引路牌3块，签到登记表2本。为宾客们订制入场证，工作人员工作证、贵宾席姓名台卡胸花、会议用餐券。

4、统计人数，提前订制嘉宾证、画册、会议指南、会议日程等统一装袋。

5、根据会议会场布置要求准备好广告牌、欢迎标语、宣传标语、喷绘、展架等设计，制作。

（二）会场布置：主席台搭建及座区安排（会务组任务）。（1）宣传推广用品的准备:

1、悬挂横幅：（酒店门口和会场内部）表示对各位参会的嘉宾和客户的热烈欢迎。

2、导引牌：（3-4个，摆放在分岔口）引导客户按照指定路线到达会场

3、易拉宝：（需要制作三种内容的：A、主讲老师介绍；B、主办方公司介绍；C、主要产品服务介绍）分别摆放在会场进口的两边（2）重点做好会场以及主席台、嘉宾席的布置。做好座区标牌、并摆放桌签。

（3）做好会议主席台鲜花摆放，摆放的形式为主席台前端一周摆放鲜花。主席台后摆放高大绿色植物。台面铺设红地毯。嘉宾桌上摆放水果、矿泉水等。

（4）根据会务组要求布置好（广告牌、会议标语、喷绘墙、灯光、音响、麦克风、多媒体、投影仪及服务员安排）按部落实到位。（5）安排好公司展示及宣传设备的摆设位置，布置好签到签约台。检查好通道畅通、消防疏散等情况，杜绝安全隐患的发生。

（6）在大堂、楼层、餐厅、会议室、电梯等处帖上会议指引路牌。

（三）会议报到安排：

成立生活服小组负责住房登记（用餐）和引导（引导至房间、餐厅、电梯、会议室）

1、据酒店提供的房况表，会务组人员要协商确定参加会议人员的房间，选定专家、门店培训人员及主要领导入住的楼层、房间类型、房号、以及客房消费品撤销等工作。

2、做好与会人员的联络和接待工作。发放相关资料、卡证、餐券等，分发房间号统一办理入住手续。

3、向嘉宾告知酒店名称、生活组负责人姓名，联系方式等。

4、对接酒店: 做好接待工作，叫早服务、开会时间提醒服务。安排住宿和23日中餐、晚餐和24日早餐、中餐，负责生活安排，告知注意事项，做好食宿接待各项准备工作以及最后的退房工作。

5、成立生活服务组，具体管理就餐住宿事务，确保会议期间的生活服务。安排用餐时间人数、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。

备注：培训人员同性别的4人一个房间（双人标间），公司工作人员同样安排，各门店的老板另外单独安排房间。

会中：

1：提前检查会议室以及餐厅环境卫生，桌椅摆设、餐具的完好程度，再次落实菜单、茶点及相关服务到位情况。

2、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作。杜绝工作人员大声喧哗、扎堆聊天、吸烟

3、安排司仪在会场入口处迎接来宾

4、第一时间解决来宾提出的合理建议或问题，如果客户提出的问题解决不了的向上级反映，不能隐瞒不报或越权处理。

5、确认特殊客人（含相关部门领导、老总朋友、重要客户等）的安排及接待工作。

6、协调会议期间的交通工具的安排。

7、代办会议代表返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。备注：（第二天同样标准执行）

会后：

1、收集整理会议剩余、可再利用物资物料等。

2、会务总结、评估、会议代表的意见反馈及处理。

3、汇总参会人员的相关资料。

4、与会议协办方的费用结算工作。备注：（第一天会议结束后，应及时召开总结会议，总结当天问题，并落实第二天会议安排。）

七、人员配置：

（一）会前布置：

1、工作人员必须在活动前一天的下午13:00到达酒店，先确定嘉宾及客户的房间安排；14:00去会场开始布景布置；16:00完成布景，开始节目演练彩排；18:30结束演练彩排。

2、工作人员于23日上午08：30准时安排就位，设接待人员六名（四人负责现场接待，两人负责房卡办理手续）。

（二）会中布置：安排三名我公司员工，进行会中服务，一名工作人员将为讲师服务，配合讲师顺利完成此次培训；一名工作人员负责会场内引领疏导等工作；另一名工作人员负责相关物品的保管与礼品发放。

（三）会后布置：培训完毕后，可按两名员工，进行疏导与会人员离开会场，引领他们前往餐厅用餐，用晚餐后再重新引导回会场继续开展会议培训，晚餐也参照此流程。

（四）总结会：当日活动结束后，所有工作人员必须在指定房间参加会议，总结当天活动问题，提出建议，同时进一步落实第二天活动安排。

（五）分组安排： 总指挥:章总 现场协调：林老师

1、生活服务组：汤娟（组长）、吴婷、李娟、李文静、谢小钗、李统行

汤娟和谢小钗：负责和酒店对接住宿事务以及签到台签到工作。其他人：分别负责对自己服务的店家人员开展接待引领、住宿手续办理、用餐引领、服务咨询等事务。

2、会务组：吴小慈（组长）、黄春蕊、朱绍业、高彦宁、陈馨皓、王奎、章杰

吴小慈：负责会场座次摆设、餐厅餐位摆设、引领设置以及现场和酒店方对接等工作

黄春蕊：负责所有的会议物资管理 王奎：负责车辆管理和现场拍照工作

朱绍业：负责宣传物品管理、会场设备对接以及现场装点布置的工作 章杰：协助黄春蕊

高彦宁、陈馨皓：现场机动安排，无特殊安排时主要协助吴小慈现场舞台对接工作。

备注：（所有工作人员在活动期间必须统一穿工装）

八、接待礼仪

1、为树立公司良好形象，公司员工在接待与会人员时，还需要使用必要的礼貌用语，如：会前接待时，可说：您好，欢迎光临！请这边走等；会议结束后，可说：再见，请慢走，欢迎您下次光临我们吉祥医美总部等。

2、在接待客户时，需按照标准的商务礼仪，严格要求自己的形体以及行为举止。比如：引导客户时要面带微笑，手指并拢，手心朝上，切忌“指点江山”等

吴小慈 2017.08.21

第五篇：会议接待方案

会议接待策划方案

为确保各项会议接待工作的顺利进行，特拟定方案如下： 一．会议主题：待定

二．会议时间：2012年6月7日星期四9：00-16：00 三．会议地点：淄博汇科机电设备有限公司二楼会议室 四．参会人数：35人左右 五．环境布置：

（一）会场外区域布置：悬挂横幅，表示对各位参会的企业家的热烈欢迎。

（二）会场内区域布置：

1.购置白板，准备好相应的办公文具等。

2把原来的围桌撤掉，放进大约40张椅子，供与会人员就做。（必要时可以给领导安排座椅，座椅上贴有领导的名字，以便对号入座）3.需饮水机一台，以便于与会人员休息时饮水。六．人员配置：

（一）.会前布置：人员于8：40左右安排就位，公司一楼门前设接待人员一名，二楼会议室门前设接待一名。

（二）会中布置：安排三名我公司员工，进行会中服务，一名服务人员将为讲师服务，配合讲师顺利完成此次培训；一名服务人员负责饮水等工作；另一名服务人员，在办公室，负责行政保障工作。

（三）会后布置：培训完毕后，可按派我公司一到两名员工，进行疏导企业家离开会场。

（四）午休时间布置：会议人员如有需要，可由我公司派出员工与通力机电城接待处联系解决中午就餐问题，午休时，需安排一名员工在前台坐班，为与会人员提供服务。七.礼貌用语

为树立我公司良好形象，我公司员工在接待与会人员时，还需要使用必要的礼貌用语，如：会前接待时，可说：你好，欢迎来到汇科机电/请这边走等；会议结束后，可说：再见，请慢走，欢迎您下次光临等。