会议接待策划方案

第一篇：会议接待策划方案

会议接待策划方案

一、会议主题：“我为家乡做代言”——暨第六届国际食品安全年会GFSF十大品牌“新地标产品”崛起评选

二、会议时间：2015年12月5日至2015年12月6日

（早9：00-晚6：00）

三、下榻酒店：XXX温泉度假酒店

四、会议地点：云南省昆明市经开区出口加工区顺通大道浦发路16号云南创新生物产业孵化器

五、环境布置

（一）会场外区域布置

酒店外围环境：含本次会议主题的欢迎横幅

会议室外围环境：孵化器正门悬挂本次会议主题的欢迎横幅、从入口到会议室导示牌、会议室门口放置签到桌、会议室外设置产品展示区域

（二）会场内主要区域布置

会议桌桌摆放：课桌式摆放，水牌的摆放

会议用品:白纸、签字笔、矿泉水、纸巾等 会场氛围：主题布标、背景音乐

六、会议接待流程细节

1）会前准备要求

1、确认出席会议的人数，参会人员的详细信息、会议名称，参与单位（包含：主办、协办、承办、指导），会议日程安排，会议的主宾身份，会议坐次顺序安排。

2、安排酒店房间、午餐、晚餐及晚宴并安排酒店提供叫早服务。

3、准备会议资料，设计制作会刊，设计制作四份评分表，由承办单位按会议要求根据参会人数印刷。准备领导发言稿以及新闻通稿。准备会后赠送用礼品（由承办方负责）。

4、根据承办单位所提供的资料，在会议室外设置产品展示区。

5、在会议室内为参会宾客提供茶歇服务（热茶、咖啡和糕点）。

6、确认会议室内各种用具和设施符合会议要求（签到台/椅、签到簿/笔、会议桌、椅子、矿泉水、纸/笔）。

7、确认会议设备就位，如：讲台、投影屏幕、LED屏幕。调试好相关设备如：话筒、多媒体投影仪、音响、空调、灯光。

8、核对会议横幅和指示牌内容并制作和放置指定位置。

9、会议摆台标准 签到桌及文具用品

a.在大厅门口处或会议室入口处准备好签到桌、笔、纸或簿。

b.如会议要求配备信纸、便笺、黑色碳素笔等，要每人一份整齐地摆放在会议桌上。各项用品均应在会议前30分钟准备妥当。

10、通知孵化器物管派人清扫公用卫生间，并派专人职守。

11、会议开始前三十分钟需把会议室设备再次检查一遍，包括空调，灯，话筒，投影等。

12、准备安全应急预案

2）会议迎候服务（会议开始前30分钟门口迎候）

1、精神饱满，微笑有礼在门口迎候客人，请宾客签到、发放资料（会议资料、评分表及会刊）、引领宾客就坐。（迎宾是否招募志愿者？还是工作人员？）

2、会议厅入口大门开启，客人集中进入时注意分流指引客人进入会场。

3）会议服务程序

1、工作人员主动询问主办方或负责人会议厅内灯光需求、背景音乐要求、确认会议人数。

2、当客人来到会议厅时，礼貌热情地向客人问好，指引入座。

3、工作人员再次确认话筒是否开启状态（以防其他原因关闭），尤其主席台需特别关注。

4、先到达的客人入座后，提供饮用水服务。

5、服务人员时刻关注会议客人动态及需求，分辨会议客人，防止其它不相关人员对会议客人的干扰，尤其对于在走廊吸烟及大声喧哗的客人要劝阻、引导，尤其是会议主管要加强现场管理。

6、会议期间服务人员站于会议厅门口主动为进出门客人拉/关大门。

7、会议中间休息，要尽快整理会场（如：桌椅等），添补和更换各种用品（如：水杯、矿泉水、纸、等）。

4）会议结束服务

1、打开会议厅大门，引领客人到出口。

2、工作人员应站立门口，微笑向客人道别。

3、工作人员应主动检查一遍会场，看是否有遗留物品等，设施设备有否损坏，如有问题及时与会务组联系并做好记录。

4、找合适机会询问主办方意见或建议。

5、通知孵化器物管派人清扫会议现场、桌椅归位，撤下会议所用物品。

七、会议流程细节 12月4日：

全天在酒店或云南创新生物产业孵化器报到

宾客到达酒店入住以后，拨打云南省南亚国家科技商贸促进会对接人员电话，由对接人员进行登记完成报道。或直接来到南亚促进会像工作人员进行报道。12月5日：

8：30-9：00 迎接与会宾客签到并进场就座 9：00-9：15 与会相关领导发言致辞

9：15-9：30 国际食品安全协会及协会项目介绍

9：30-10：30 与会约20家企业演讲并进行打分（企业及企业产品介绍）10：30-10：45 进行茶歇休息

10：45-11：30 与会约15家企业演讲并进行打分 11：30 相关领导或主持人宣布上午会议结束 11：30-14：30 午餐、午休并返回会议室 14：30-15：30 与会约20家企业演讲并进行打分 15：30-15：45 进行茶歇休息

15：45-18：00 与会约35家企业演讲并进行打分 18：00相关领导或主持人宣布当日会议结束

18：00-20：30 返回酒店食用晚餐并举行供应商与销售平台、产业链平台对接活动

注：按照每家企业约3分钟时长来进行演讲安排

12月6日

9：00-10：00 主持人宣布今天会议开始；与会约20家企业演讲并进行打分

10：00-10：15 进行茶歇休息

10：15-11：30 与会约25家企业演讲并进行打分 11：30-14：30 午餐、午休并返回会议室 14：30-15：30 与会约20家企业演讲并进行打分 15：30-15：45 进行茶歇休息

15：45-17：00 与会约30家企业演讲并进行打分 17：00-17：30 根据打分表统计进行优秀产品/企业评选

17：30-18：00 公布第六届国际食品安全年会——农业（食品）十大品牌评选入选名单公布

18：00 主办方宣布本次会议圆满结束并致答谢辞 18：30返回酒店举行晚宴并由主办方向与会宾客赠送礼品 注：按照每家企业约3分钟时长来进行演讲安排

第二篇：会议接待策划方案

会议接待策划方案

为确保各项会议接待工作的顺利进行，特制定会议方案如下：

一、会议主题：

重庆肉协

肉牛产业研讨会

长博集团

二、会议时间：

2014年7月25日—2014年7月27日

三、会议地点：邀请函为准

四、环境布置

（一）会场涉及区域

政府,茶海之心景区，长博生态产业园

五、会议内容

第一板块会 议 安 排

（一）会议时间：2014年7月25日下午

会议地点：现场及长博会议室

会议内容：莅临凤冈重庆长博生态产业园参观并交流

（二）会议时间：2014年7月26日上午8：:30-12:00 会议地点：政府会议中心（暂定）

会议内容：

1）主持人介绍参会来宾，致辞。

2）县政府领导致辞

3）介绍重庆长博生态产业园发展规划

4）遵义市相关单位对遵义市肉牛现状及发展做简介

5）做专项研讨

（三）会议时间：2014年7月26日下午14:00-18:00

1）会议地点：政府会议中心（暂定）

2）会议内容：专项讨论

3）会议结束：致答谢辞

（三）会议场地布置：

1）多功能设备：电脑，投影仪设备

2）会议用品：会议记录薄，笔，茶杯

（四）会后合影：

时间：在会议结束前，告知大家不要急于离场，按

序下楼，在指定地点合影留念。

第二板块餐饮，住宿安排

（一）2014年7月25日 晚宴时间：18:30

住宿地点：茶海之心酒店

（二）2014年7月26日午餐时间：12:00-14:00

晚餐时间：19:30-20：30

住宿地点：茶海之心景区

（三）2014年7月27日早餐时间：8:00

午餐时间：12:00

1）8：30-12:00参观茶海之心景区

2）做好部分嘉宾回程工作

（三）晚宴方式：

1）圆桌形式，10人一桌

2）菜品：热菜，凉菜，甜品

第三板块交 通 接 送

1驾驶组应全力配合综合协调组

1）驾驶组负责嘉宾接送（及时对嘉宾的行程跟踪）

2）嘉宾回程安排：根据嘉宾具体实际情况安排回程事宜（及时对嘉宾的行程跟踪）

3）备用车辆准备两辆

第四板 块 会 议 接 待

（一）工作内容

1、会议议程策划：

2、编撰、印刷会议邀请函

3、机场、火车站等埠提供窗口接送机服务；

4、会议前期报名的接待、物品分发等；

6、协助酒店住宿、餐食服务等工作；

7、提供会议期间车辆的调配、服务工作；

8、提供机（车）票的订购服务工作；

9、提供专业接待人员服务工作；

10、根据需要，提供其他公务活动服务工作；

（二）、组织机构及职责

1、综合协调组：以行政办公室为组织核心展开工作

（1）负责总体接待方案的制定等文件编制工作；

（2）负责到会嘉宾信息收集、整理等对外联系

（3）工作负责对外具体联系落实与会嘉宾的初步行程、人数、往返时间。

（4）负责与本次会议全面对接工作；

（5）负责落实政府领导领导的接车辆安排；

（6）负责组织、牵头一切有关接待工作的参与人员沟通、协调工作；

2、接待服务组

工作职责：驾驶组配合协调组

（1）负责嘉宾的接送工作。

（2）负责为与会嘉宾提供接待服务人员、住宿、餐饮、交通、内部会议组织、考察游览、等其他会议服务；

（3）根据嘉宾的实际情况，具体提供接送、车（机）票安排；酒店房间安排；参加会议活动的详尽日程安排；嘉宾的其他公务活动和三餐的具体安排；会议期间车辆的调配、机（车）票的订购；接待服务人员的组织领导；

（4）负责协助嘉宾入住酒店之前的登记。（在接到嘉宾后，将事先准备好的房间钥匙登记名称后，交给入住嘉宾，并送嘉宾进入房间，房间内布置鲜花、茶歇、会议流程等）

3、会议现场保障组

工作职责：

（1）负责接待服务组的有关活动安排，如：会议现场拍照、会前投影仪调试、检查会议资料是否到位、多媒体播放是否正常、速记安排、会议位置安排

（2）当地媒体邀请安排

（2）负责本组工作人员的一切后勤保障工作。

第五板块 内 部 会 议 总 结

会议时间：2014年7月27日下午 会议地点：长博生态产业园办公楼会议室

会议内容：对此次肉牛产业研讨会做内部工作总结

第三篇：会议接待策划方案

会议接待方案

一、会议接待前期筹备：

1、会场布置

（1）签到台（1 个）：

布置在酒店大堂门口

（2）指示牌（2 个）：

（其中 1 个放于酒店大堂门口，1 个放于会议室门口）

会议室：可容纳260人正规剧场式，投影仪和屏幕音响设备。（桌面上需摆放

纸 笔、桌牌、水，摆放美观、统一）

（3）会议室背景喷绘：按照主席台背景的尺寸会议的情况制作

（4）会议室宣传横幅：按会场情况会议要求制作尺寸

（6）胸卡制作：按会议参加人数制作

（7）胸卡制作：按会议参加人数制作

（8）摄影、照相：在会议期间进行全程的摄影跟拍及集体拍摄、录制光碟服务。

2.火车站接待

在火车站出站口设接待处人员，根据来客乘坐的车次到达情况持“接待XX老

师”牌，在出站口等候，接待组由此将客人集中带出乘车抵达酒店。

3、酒店入住

1.确定嘉宾入住时间，通知酒店接待人员提前做好相关准备，确定房间住宿安排。

2.嘉宾到达酒店，大厅接待组全员在酒店大厅恭候。

3.进入酒店后，由接待人员的引领下入住提前安排好的房间。

4.用餐（早餐、中餐、晚餐）

1.自助餐，酒店要求50人开餐。

费用预算

（1）房费：

240元 / 间×80 间× 3天 =57600 元

（2）餐费：

60元 / 位×160人× 5餐 =48000元

（3）会议场地费： 4500 元 /天×2天=9000元

（4）摄影、照相师：500元/天

（5）其它：条幅200元、背景板500元、矿泉水2元×24瓶20箱=960元.胸卡3.5元×160人=560元、总计：117320元

第四篇：会议接待方案

会议接待方案

一、接待时间：2011年X月X日—X月X日

二、接待地点：

接送机地点：西宁机场

下榻酒店：XX大酒店（银龙大酒店，神旺大酒店，青海宾馆等）

会议地点：XX大酒店会议厅（银龙大酒店会议厅，神旺大酒店会议厅，青海宾馆会议厅等）

三、接待对象：

嘉宾等一行人及其陪同人员

四、接待负责人员：

总负责：接待办

跨部门接待小组：相关领导，秘书组，行政组，宣传组，保卫组

五、接待前期准备工作：

1．制发邀请函，邀请嘉宾，协调时间

2．食宿安排，提前预定

3．迎接车辆安排

4．迎宾（嘉宾到达前20分钟，相关人员需做好迎宾工作）

5.相关接待人员，负责相关接待工作

六、机场接待

1．机场一层到达厅内设接待处人员，根据来客乘坐的航班到达情况持“热烈欢迎XX贵宾”牌，在一层到达电梯口等候，接到嘉宾后负责引导至接待处（签到台桌子规格1.8×0.5×0.75）。接待组由此将客人集中带出乘车。

2．在廊桥出口、候机厅二层到达电梯口及接待处放置简易欢迎标语牌（80×180cm以下易拉宝）。

3．由服务科按照按正常要客接待程序接待。

4．对于重要领导等特殊客人，由团省委提出要求，机场团委负责申请办理有关接待人员通行证，安排相关人员协助在廊桥出口处迎接。

硬件附注：易拉宝2个（其中1个2米），接待处牌子和桌子，笔若干支，迎宾牌，授带10条„„

七、酒店入住

1.确定嘉宾入住时间，通知酒店接待人员提前做好相关准备，确定房间住宿安排。

2.嘉宾到达酒店，大厅接待组全员在酒店大厅恭候，摄像记录组安排摄像拍照。

3.进入酒店后，由接待人员的引领下入住提前安排好的房间。

4.如饭后休息需要安排人员将嘉宾带领回房间。餐后安排客房服务人员带入房间休息，并问询是否需要叫醒服务。

八、用餐（早餐、中餐、晚餐）

1.由接待人员引领嘉宾在入住酒店进行用餐。由客房服务人员进行相关服务。

2．餐后安排客房服务人员带入房间休息，并问询是否需要叫醒服务。

九、会议前的筹备工作

1．选择会议厅。根据会议参加人员的人数确定会议厅规模。

2．会场布置。根据会议内容，在场内悬挂横幅。门口张贴欢迎和庆祝标语。可在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花;为使会场更加庄严，主席台上可悬挂国旗、党旗或悬挂国徽、会徽。桌面上需摆放纸笔、水果、饮料，擦洗干净，摆放美观、统一

3.会议前的接待礼仪。提前准备礼仪人员做好相关接待工作。

4.会前检查。提前检查音像、文件、锦旗等是否准备齐全。

十、会议接待

1．欢迎词（电子屏幕）提前15分钟播放“热烈欢迎各位XX贵宾莅临我公司考察指导”

2.会场整理及布置

1）提前30分钟清洁并布置会场，保持会场整齐有序，空气清新

2）摆放会场物品，桌面上如需摆放水果、饮料，擦洗干净，摆放美观、统一，香烟可交于陪同人员级别最高者代为分发，调试投影仪，音响等设备，放映相关资料。

3.联系陪同人员，讲解员。根据客户考察目的及需要，确定陪同人员并及时告知其准备事宜，以便顺利沟通：会谈开始前1小时，再次提醒相关人员

4．领导嘉宾到达会议厅，由礼仪引入会场就座。

十一、座谈

1．企业宣讲（集团，产业宣传片，企业介绍PPT）

2．技术交流（技术人员PPT讲解，互动）

3.会场服务（每20-30分钟添加茶水或视情况而定）

4.拍照（依重要程度，进行拍照留档）

5.摄像（依重要程度，进行摄像留档）

十二、会后服务准备

做好会后服务的准备。提前将场地、椅子等布置好，摄影师做好摄影准备。会后用车在会议结束前妥善安排。

十三、会后服务

会议结束，摄影师做完摄影工作后，由接待人员负责将领导嘉宾送回入住酒店

第五篇：会议接待方案

会议接待策划方案

为确保各项会议接待工作的顺利进行，特拟定方案如下：

一、会议主题：客户培训

二、会议时间：2017年8月23日——24日

三、会议地点：杭州萧山瑞莱克斯酒店2楼杨歧厅

四、参会人数：110人左右

五、工作职责

（一）会务期间招待、安排及接待工作。做到态度热情，服务周到，食宿安全。

（二）会议会场布置和组织工作。

（四）做好出席会议嘉宾、客户的组织联络工作。

（四）负责组织、协调，会务的方案设计,各种票证制作和物料采购。

（五）做好宾客的迎送、住宿、乘车等具体接待事宜。

（六）组织好会务期间客房、餐厅、和会议室的食品安全、通信、设备保障工作。

六、具体工作任务

会前：会议举办场所确定后，与领导确认会议接待方案费用标准等。制定会议工作人员服务标准及会议接待流程。

（一）准备会议物料（会务组任务）

1、确定邀请嘉宾及客户名单、接待资料、会议配套的商务服务，将航班、车次及抵达时间报接待组。

2、确定领导发言稿、签到表、会议指南、会议日程等, 按要求根据参会人数印刷。

3、制作票证：桌签：15cm×40cm，签到处1块，签约处1块，住宿登记处1块，导引路牌3块，签到登记表2本。为宾客们订制入场证，工作人员工作证、贵宾席姓名台卡胸花、会议用餐券。

4、统计人数，提前订制嘉宾证、画册、会议指南、会议日程等统一装袋。

5、根据会议会场布置要求准备好广告牌、欢迎标语、宣传标语、喷绘、展架等设计，制作。

（二）会场布置：主席台搭建及座区安排（会务组任务）。（1）宣传推广用品的准备:

1、悬挂横幅：（酒店门口和会场内部）表示对各位参会的嘉宾和客户的热烈欢迎。

2、导引牌：（3-4个，摆放在分岔口）引导客户按照指定路线到达会场

3、易拉宝：（需要制作三种内容的：A、主讲老师介绍；B、主办方公司介绍；C、主要产品服务介绍）分别摆放在会场进口的两边（2）重点做好会场以及主席台、嘉宾席的布置。做好座区标牌、并摆放桌签。

（3）做好会议主席台鲜花摆放，摆放的形式为主席台前端一周摆放鲜花。主席台后摆放高大绿色植物。台面铺设红地毯。嘉宾桌上摆放水果、矿泉水等。

（4）根据会务组要求布置好（广告牌、会议标语、喷绘墙、灯光、音响、麦克风、多媒体、投影仪及服务员安排）按部落实到位。（5）安排好公司展示及宣传设备的摆设位置，布置好签到签约台。检查好通道畅通、消防疏散等情况，杜绝安全隐患的发生。

（6）在大堂、楼层、餐厅、会议室、电梯等处帖上会议指引路牌。

（三）会议报到安排：

成立生活服小组负责住房登记（用餐）和引导（引导至房间、餐厅、电梯、会议室）

1、据酒店提供的房况表，会务组人员要协商确定参加会议人员的房间，选定专家、门店培训人员及主要领导入住的楼层、房间类型、房号、以及客房消费品撤销等工作。

2、做好与会人员的联络和接待工作。发放相关资料、卡证、餐券等，分发房间号统一办理入住手续。

3、向嘉宾告知酒店名称、生活组负责人姓名，联系方式等。

4、对接酒店: 做好接待工作，叫早服务、开会时间提醒服务。安排住宿和23日中餐、晚餐和24日早餐、中餐，负责生活安排，告知注意事项，做好食宿接待各项准备工作以及最后的退房工作。

5、成立生活服务组，具体管理就餐住宿事务，确保会议期间的生活服务。安排用餐时间人数、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。

备注：培训人员同性别的4人一个房间（双人标间），公司工作人员同样安排，各门店的老板另外单独安排房间。

会中：

1：提前检查会议室以及餐厅环境卫生，桌椅摆设、餐具的完好程度，再次落实菜单、茶点及相关服务到位情况。

2、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作。杜绝工作人员大声喧哗、扎堆聊天、吸烟

3、安排司仪在会场入口处迎接来宾

4、第一时间解决来宾提出的合理建议或问题，如果客户提出的问题解决不了的向上级反映，不能隐瞒不报或越权处理。

5、确认特殊客人（含相关部门领导、老总朋友、重要客户等）的安排及接待工作。

6、协调会议期间的交通工具的安排。

7、代办会议代表返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。备注：（第二天同样标准执行）

会后：

1、收集整理会议剩余、可再利用物资物料等。

2、会务总结、评估、会议代表的意见反馈及处理。

3、汇总参会人员的相关资料。

4、与会议协办方的费用结算工作。备注：（第一天会议结束后，应及时召开总结会议，总结当天问题，并落实第二天会议安排。）

七、人员配置：

（一）会前布置：

1、工作人员必须在活动前一天的下午13:00到达酒店，先确定嘉宾及客户的房间安排；14:00去会场开始布景布置；16:00完成布景，开始节目演练彩排；18:30结束演练彩排。

2、工作人员于23日上午08：30准时安排就位，设接待人员六名（四人负责现场接待，两人负责房卡办理手续）。

（二）会中布置：安排三名我公司员工，进行会中服务，一名工作人员将为讲师服务，配合讲师顺利完成此次培训；一名工作人员负责会场内引领疏导等工作；另一名工作人员负责相关物品的保管与礼品发放。

（三）会后布置：培训完毕后，可按两名员工，进行疏导与会人员离开会场，引领他们前往餐厅用餐，用晚餐后再重新引导回会场继续开展会议培训，晚餐也参照此流程。

（四）总结会：当日活动结束后，所有工作人员必须在指定房间参加会议，总结当天活动问题，提出建议，同时进一步落实第二天活动安排。

（五）分组安排： 总指挥:章总 现场协调：林老师

1、生活服务组：汤娟（组长）、吴婷、李娟、李文静、谢小钗、李统行

汤娟和谢小钗：负责和酒店对接住宿事务以及签到台签到工作。其他人：分别负责对自己服务的店家人员开展接待引领、住宿手续办理、用餐引领、服务咨询等事务。

2、会务组：吴小慈（组长）、黄春蕊、朱绍业、高彦宁、陈馨皓、王奎、章杰

吴小慈：负责会场座次摆设、餐厅餐位摆设、引领设置以及现场和酒店方对接等工作

黄春蕊：负责所有的会议物资管理 王奎：负责车辆管理和现场拍照工作

朱绍业：负责宣传物品管理、会场设备对接以及现场装点布置的工作 章杰：协助黄春蕊

高彦宁、陈馨皓：现场机动安排，无特殊安排时主要协助吴小慈现场舞台对接工作。

备注：（所有工作人员在活动期间必须统一穿工装）

八、接待礼仪

1、为树立公司良好形象，公司员工在接待与会人员时，还需要使用必要的礼貌用语，如：会前接待时，可说：您好，欢迎光临！请这边走等；会议结束后，可说：再见，请慢走，欢迎您下次光临我们吉祥医美总部等。

2、在接待客户时，需按照标准的商务礼仪，严格要求自己的形体以及行为举止。比如：引导客户时要面带微笑，手指并拢，手心朝上，切忌“指点江山”等

吴小慈 2017.08.21