物业项目档案管理办法（五篇范文）

第一篇：物业项目档案管理办法

某物业项目档案管理办法

第一章总 则

第一条为了搞好**物业项目档案的管理，加强物业管理工作的运作，根据《档案法》和《天津市物业管理条例》以及《天津市物业管理企业档案管理工作指导意见》的规定特制定本办法。

第二条物业项目档案是指：为了从事物业项目管理接收或在管理活动形成的文件材料（包括小区规划详图、竣工总平面图、单体建筑、结构、设备的竣工图[安装图]、绿化平面图、附属配套设施、地下管网工程竣工图等基础管理文件材料以及房屋管理与维修养护等业务管理中形成的文件材料），按照文件形成的自然规律、保持文件之间的历史联系、便于保管和利用的原则，经过分类、组合起来的案卷。

第三条为了便于管理和妥善保管物业项目档案，根据档案管理原则，凡在物业项目管理工作中形成的文件材料都应按其形成的规律立卷归档，定期向档案室移交，实行集中统一管理，项目单位和个人不得据为己有或拒绝归档。

第二章项目档案的分类与归档

第四条物业项目档案的归档范围包括：基础管理文件材料、房屋管理与维修养护、共用设施设备管理和公共秩序维护、消防、车辆管理以及环境卫生管理、绿化管理、社区文化管理、项目管理效益等文件材料（详见《**物业各类文件归档范围及保管期限表》）。

第五条物业项目档案的归档时间规定在第二年由各项目单位兼职档案人员整理立卷5月底前向档案室移交归档。

第六条物业项目档案分类是按照文件材料的来源与形成结合载体的不同分为“基础管理类”和“业务管理类”两个二级类目，结合文件材料的形成过程在二级类目下设置若干个三级类目，如下表：

第三章项目档案的整理

第七条物业项目类档案按照三级类目结合文件材料内容和数量分别组卷。

第八条基础管理类档案的组卷与编目

基础管理类档案分为3个三级类目，组卷的方法有所不同：

（一）建筑类是指接收物业服务项目的竣工图文件及竣工验收报告、交付使用证与接管验收手续等基础管理文件。

1、图样文件参照建设工程档案整理标准进行。区分专业的不同结合图纸目录组合成一个或若干个案卷，案卷内文件按照图号的顺序排列并编制卷内目录。

2、文字材料采取“卷”、“件”结合的方法组卷。即：按单件文件或多件文件组合的整理方法。

（1）单份文件整理是指以“件”为保管单位整理，逐份文件编制“件号”，按件号的顺序编制卷内目录。

（2）多件文件整理是指一组密不可分的相关文件组合立卷，卷内文件要编制页号，以确定文件在案卷内的位置并编制卷内目录，用统一的软卷皮装订成册装入档案盒内保管。

（二）设备类是指共用设备的使用说明书、合格证及质量验收文件等。其组卷方法按照基建类第2条的规定执行。

（三）业主档案是指为每个业主建立的档案包括：业主公约、业主购房合同、钥匙发放单、业主基本情况登记及有关协议书等。

1、业主档案要以每户业主为保管单位，组成一卷，卷内以“件”为单位按文件产生的先后顺序排列，每件盖档号章。整理完结后装入档案袋，档案袋封面填写项目名称、楼栋号、房间号及业主名称。

2、档案袋按楼栋楼层排列编写卷号，装入档案盒，盒内视档案袋材料多少，可装入若干档案袋，档案盒外填写项目名称、楼栋号、房间及案卷起止号等内容。

第八条业务管理类档案的组卷与编目

业务管理类档案是指项目管理过程中形成的有关业务文件共分为7个三级类目，一般均属于文字材料，其立卷方法可按照基建类第2条的规定执行。即：在二级类目下区分三级类目所产生的文件材料分别组卷。

第九条物业项目类档案的排列与编号

物业项目档案的案卷编号是：在每个项目单位下，按照二级类目的顺序分别进行排列并编制案卷顺序号，其档号是由项目代号——二级类目号——案卷顺序号组成。（详见附件：物业项目名称与代号表）

第十条 项目档案整理标准

（一）案卷的编目与装订要求

1、卷内文件材料页号的编写

案卷内文件材料均以有书写内容的页面编写页号。单面书写的文件材料在其右下角编写页号；双面书写的文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角编写页号。图样页号编写在标题栏外。

成套图样印刷成册的文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号；与其他材料组成一卷的，应排在卷内文件材料最后，将其作为一份文件填写卷内目录，不必重新编写页号，可在备注中注明总页数。

卷内目录、卷内备考表不编写页号。

2、案卷封面的编制

案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件材料的内容，主要包括项目名称或代字、代号及其结构、阶段的名称等，案卷题名一般由立卷人拟写。

立卷单位：填写负责文件材料组卷的项目管理单位。

起止日期：填写案卷内文件材料形成的起止日期。

保管期限：依据有关规定填写组卷时划定的保管期限。

密级：应依据保密规定填写卷内文件材料的最高密级。

档号：应填写全宗号、分类号、案卷号。全宗号可为空；分类号是指按分类方案规则划分该卷档案类别号；案卷号指档案按一定顺序排列后的流水号。

3、案卷脊背的编制

案卷脊背的项目有保管期限、档号、案卷题名（由档案室输入软件自动生成后编制，项目单位移交时用铅笔只编写顺序号）。

4、卷内目录的编制（由各项目单位按照统一电子版格式编制）

序号：用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件材料的顺序。文件编号：填写文件材料的文号或图样的图号、设备代号等。责任者：填写文件材料的形成部门或主要责任者。

文件材料题名：填写文件材料的全称。

日期：填写文件材料的形成日期。

页号：填写每件文件材料的首尾页上标注的页号。

卷内目录排列在卷内文件材料首页之前。

5、卷内备考表的编制

卷内情况说明包括:案卷内文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。

立卷人：由责任立卷人签名（指兼职档案员）。

立卷日期：填写完成立卷的日期。

检查人：由项目负责人签名。

检查日期：填写审核的日期。

6、案卷的装订

（1）案卷可采用装订和不装订两种形式。案卷内不允许有金属物。

（2）案卷内不同幅面的图样文件材料要折叠为统一幅面,破损的要先修复，幅面一般采用国际标准A4型（297mm×210mm），图样折叠时标题栏露在右下角。图样文件可采取不装订的形式。

（3）不装订的案卷（这里指文字材料按“件”整理）,应在每件文件材料的右上角加盖档号章。档号章的内容有：档号、年度、件号。

7、“件”的确定原则与整理

（1）文件材料原则上每份自然件为一件；正文（正本）与定稿为一件；正文（正本）与附件为一件；原件与复印件为一件；正文与文件处理单为一件；转发文与被转发文为一件；报表、名册、图册等每本（册）为一件。

（2）文件材料的装订是按“件”装订，永久和长期保管的要去除金属物。文件页数多的采取三孔一线装订或两孔塑料钉的方法；文件页数少的采取塑料曲别针或线缝的装订方式，不得使用胶水或浆糊粘贴。

第四章项目档案的管理

第十条物业项目类档案的管理要遵循物业管理工作的实际，以方便利用为前提。项目基础管理类档案由项目单位按照规定整理立卷并按

照规定与档案室办理移交手续，档案室进行输机编目后可由原项目单位借出，项目单位安排专人负责保管并提供利用。

第十一条物业项目档案的借阅利用及相关档案管理环节按照《**物业企业综合档案管理办法》和有关档案管理制度执行。

附件：**物业项目名称与代号表

第二篇：项目公司档案管理办法

沙洋县沙河线项目管理有限公司

沙洋县沙河线项目管理

有限公司

档案管理办法

实施日期：二〇一七年十二月

沙洋县沙河线项目管理有限公司

目录

沙洋县沙河线项目管理有限公司

沙洋县沙河线项目管理有限公司

(三)负责敦促部门兼职档案人员做好本部门文件材料的收集、归档工作；

沙洋县沙河线项目管理有限公司

沙洋县沙河线项目管理有限公司

沙洋县沙河线项目管理有限公司

沙洋县沙河线项目管理有限公司

档案移交表

第三篇：物业项目清欠管理办法

厦门鸿鹰物业管理有限公司 清缴欠费工作暂行规定

根据市属国有企业及控股公司“国有资产损失责任追究办法”的相关规定，结合公司实际，为加强清缴欠费工作（以下简称清欠工作），保障公司合法权益，防止因超过法律规定的诉讼时效期间而导致部分欠费无法向业主追缴，特作如下规定：

一、欠费及诉讼时效

费、公维金、公摊水电费、车位管理费等费用。

2、《民法通则》第135条规定“向人民法院请求保护民事权利的诉讼时效期间为二年，法律另有规定的除外”。追缴欠费的诉讼时效期间适用这一规定。

二、追缴欠费的方法及措施

1、针对欠费时间在1年6个月内的业主，由各分（子）公司、服务处采取向业主发送催费函或电话、上门形式进行催缴；若采用上述方式无效果，服务处应及时提请公司协助向欠费业主发送律师函或向法院提起诉讼来催缴欠费，同时应提供欠费业主姓名、电话、地址、欠费明细等准确信息（详见附件）。滞纳金的计算标准依据物业服务合同的约定，合同没有约定的，参照有关法规规定执行。如遇无法联系业主本人的情形，应优先考虑通过业主身份证上的地址发送催缴函或律师函。

2、采用EMS发送律师函时应在邮件详情单上的内件品名中注明“关于催收****（项目名）**号楼**单元*年*月*日至*年*月*日期间物业管理费、公维金、公摊水费....**元的律师函”，并在函件发送过后及时前往邮政局打印签收回执，若遇收件人拒收的，应在邮政局打印相关投递记录，且回执和投递记录上都要求加盖邮政局公章。

1、欠费是指业主未按照物业服务合同的约定按时缴纳物业管理

3、对于新项目，各服务处在交接房时须将业主的身份证复印件留存备档并将业主购房时在开发商处留下的联系地址做好详细的登记，若业主欠费期间将届满两年仍无法联系到业主时，服务处应及时上报公司，并同时将项目内此类情形物业信息做好登记重点跟踪。

4、退出项目由原项目负责人及管理人员为主组成欠费清缴小组，具体负责欠费的清缴工作。项目退出六个月后仍无法收回的欠费，清缴小组应汇总后报请公司采取诉讼的方式进行催缴。

三、资料的归档

1、公司清缴欠费小组、各分（子）公司、服务处应做好清缴欠费资料、发送催缴函或律师函及签收回执的存档工作。

四、奖惩办法

1、若因服务处未按本规定采取相应催缴措施导致欠费超过法定诉讼时效期间，公司将依据欠费数额的 50 %对服务处相关责任人进行扣罚。

2、若服务处将超过时效部分的欠费追回，公司将按以上比例予以返还；对没有做好存档工作的服务处和个人，公司将视情况予以处罚。

3、对退出项目欠费收缴，公司下设的欠费催缴工作指导小组将根据各退出项目实际欠费情况同欠费清缴小组核定一定时间（半年内）应收缴欠费的比例，若完成，公司将按实际收回欠费金额的20%给予奖励；未完成，按照核定数额与实际收回数额差额的20%进行处罚。

五、附则

1、本规定适用于鸿鹰物业管理有限公司及下属各分、子公司。

2、本规定自2012年8月1日执行。

二Ｏ一一年六月十五日

第四篇：北京市物业项目交接管理办法（推荐）

北京市物业项目交接管理办法

目 录 第一章 总 则 第二章 交接类型 第三章 交接程序 第四章 交接行为规范 第五章 应急物业服务 第六章 监督管理 第七章 附 则

第一章 总则

第一条【目的】为规范物业项目交接工作，维护业主、建设单位和物业服务企业的合法权益，促进物业管理行业健康有序发展，根据《北京市物业管理办法》，结合本市实际，制定本办法。

第二条【适用范围】本市行政区域内，建设单位、物业服务企业与全体业主之间进行物业项目交接的，适用本办法。

第三条【含义】本办法所称物业项目交接，是指建设单位或物业服务企业与全体业主之间对物业共用部分进行查验交接以及对物业管理相关资料进行移交和承接的行为。

第四条【交接主体】已经成立业主大会的物业项目，由业主委员会代表全体业主交接；未成立业主大会的，由全体业主授权的业主代表交接。全体业主可以委托选聘的物业服务企业进行交接，也可以委托物业服务评估监理机构进行交接。

第五条【交接协议】物业项目交接应当签订交接协议。

交接协议一般包括：物业项目名称、交接主体、交接时间、权利和责任分界点、交接内容、交接查验方法和标准、相关债权债务的处理、争议解决方式等。

第六条【原则】物业项目交接工作应当遵循依法有序、平等协商、维护社区和谐与社会稳定的原则。

第二章 交接类型

第七条【交接类型】物业项目交接包括建设单位与全体业主之间的交接、物业服务企业与全体业主之间的交接。

第八条【建设单位与全体业主之间的交接】 建设单位与全体业主之间交接物业项目的，应当移交《北京市物业管理办法》第十条第一款规定的资料，并进行物业共用部分的查验交接。

第九条【物业企业与全体业主之间的交接】物业服务企业与全体业主之间交接物业项目的，应当按照《北京市物业管理办法》第二十七条第一款的规定执行。

第十条【查验符合标准但业主不承接，建设单位撤出】

前期物业管理期间，物业共用部分经查验符合相关标准，建设单位向全体业主发出书面交接通知后业主不履行交接义务，建设单位决定撤出物业管理区域的，应当提前3个月告知全体业主和物业所在地街道办事处、乡镇人民政府。物业所在地街道办事处、乡镇人民政府应当及时组织业主共同决定物业管理方式，并完成承接查验。

第三章 交接程序

第十一条 【建设单位与全体业主交接程序】业主共同决定解除前期物业服务合同并确定物业管理方式的，全体业主与建设单位应当按照下列程序进行交接：

（一）全体业主将业主共同决定书面告知建设单位；

（二）双方协商签订交接协议；

（三）全体业主及时将业主共同决定、交接协议等相关情况书面告知物业所在地街道办事处、乡镇人民政府及区县房屋行政主管部门；

（四）双方按照本办法第八条规定和交接协议约定，对物业共用部分进行查验交接并对物业管理相关资料进行移交和承接。

《北京市物业管理办法》施行前订立的前期物业服务合同解除的，由全体业主与物业服务企业按照本办法第十二条的规定交接。第十二条【全体业主向物业企业发起交接】业主共同决定不再接受事实服务的，或者在物业服务合同期限届满后不再续聘原物业服务企业的，全体业主与物业服务企业应当按照下列程序进行交接：

（一）全体业主将业主共同决定书面告知物业服务企业；签订物业服务合同的，应当在合同期限届满前3个月书面告知物业服务企业；

（二）双方协商签订交接协议；

（三）全体业主及时将业主共同决定、交接协议等相关情况书面告知物业所在地街道办事处、乡镇人民政府及区县房屋行政主管部门；

（四）双方按照本办法第九条规定和交接协议约定，对物业共用部分进行查验交接并对物业管理相关资料进行移交和承接。

业主共同决定选聘新的物业服务企业的，全体业主与物业服务企业应当按照前款

（二）、（三）、（四）项的规定交接。

第十三条【物业企业向全体业主发起交接】物业服务企业决定不再提供事实服务的，或者在物业服务合同期限届满后不再续签物业服务合同的，应当与全体业主按照下列程序进行交接：

（一）物业服务企业提前3个月书面告知全体业主；

（二）双方协商签订交接协议；

（三）物业服务企业及时将决定、交接协议等相关情况书面告知物业所在地街道办事处、乡镇人民政府及区县房屋行政主管部门；

（四）双方按照本办法第九条规定和交接协议约定，对物业共用部分进行查验交接并对物业管理相关资料进行移交和承接。

物业服务企业告知之日至合同期限届满之日不足3个月的，应当自告知之日起3个月后方可撤出物业管理区域，不得擅自停止物业服务。第十四条【交接时限】本办法第十一条、第十二条第一款和第十三条规定的物业项目交接，建设单位、物业服务企业应当在60日内与全体业主完成交接，并撤出物业管理区域。交接的起算时间为：

（一）约定期限的物业服务合同终止的，应当自物业服务合同期限届满之日起算；

（二）物业服务企业决定不再提供事实服务的，应当自物业服务企业告知之日起3个月后起算；

（三）其他情形，应当自接到全体业主书面告知之日起算。第十五条【原物业服务合同续签】物业服务合同期限届满前，业主共同决定续聘原物业服务企业的，应当提前30日与原物业服务企业协商签订物业服务合同。

第四章 交接行为规范

第十六条【查验依据】物业项目交接可以参照《北京市新建物业项目交接查验标准》相关规定进行交接查验。

第十七条【禁止行为】物业项目交接时，建设单位、物业服务企业、业主委员会及相关业主应当履行配合义务，建设单位和物业服务企业不得出现下列行为：

（一）拒不移交物业服务用房和相关资料；

（二）拒不配合承接查验；

（三）拒不撤出物业管理区域；

（四）强行接管；

（五）法律、法规、规章禁止的其他行为。

第十八条【拒不撤出认定】本办法第十七条所称拒不撤出物业管理区域，是指建设单位、物业服务企业违反本办法第十四条规定，逾期不撤出物业管理区域的行为。

第十九条【强行接管的认定】本办法第十七条所称强行接管，是指物业服务企业的下列行为：

（一）未经业主共同决定选聘为物业服务单位而进驻物业管理区域，但政府相关部门组织接管的除外；

（二）原物业服务企业尚未撤出时，未协商达成一致或者未经诉讼、仲裁而进驻物业管理区域。

第五章 应急物业服务

第二十条【应急物业服务范围】有下列情形之一，住宅小区无人管理，不能维持正常物业管理秩序的，物业所在地街道办事处、乡镇人民政府应当会同相关部门在2个工作日内组织提供应急物业服务：

（一）物业服务合同期限届满，建设单位或原物业服务企业依法撤出物业管理区域，全体业主未能依法确定物业管理方式的；

（二）物业服务合同期限内，建设单位或物业服务企业违反约定单方解除物业服务合同，撤出物业管理区域的；

（三）物业服务合同期限内，建设单位或物业服务企业因破产、资质被注销等原因致使其法律上或者事实上不能履行物业服务义务的。第二十一条【组织形式】应急物业服务的方式根据辖区实际情况确定，可以专门成立应急物业服务队、指定或者聘请物业服务企业等。第二十二条【公告】组织应急物业服务前，物业所在地街道办事处、乡镇人民政府应当将服务内容、服务收费、服务期限等相关内容在物业管理区域内公告。

第二十三条【服务内容】应急物业服务内容仅限于二次供水、垃圾清运、电梯运行、秩序维护等维持业主基本生活的服务事项。第二十四条【服务收费】应急物业服务费用由全体业主承担，业主委员会应当协助收取。

第二十五条 【服务期限】应急物业服务期限一般不超过3个月。应急物业服务期间，业主应当在物业所在地街道办事处、乡镇人民政府的指导下依法共同决定物业管理方式和内容。

第六章 监督管理

第二十六条【行政处罚】违反本办法规定，建设单位、物业服务企业拒不移交物业服务用房和相关资料、拒不配合承接查验、擅自停止物业服务、拒不撤出物业管理区域、强行接管的，由区县房屋行政主管部门按照《北京市物业管理办法》相关规定依法处罚。

第二十七条【信用管理】违反本办法规定，物业服务企业不履行交接义务、不按规定交接、擅自停止物业服务、拒不撤出物业管理区域、强行接管的，由房屋行政主管部门按照本市物业服务企业信用信息管理和物业服务项目管理的相关规定对物业服务企业及相关责任人予以处理。

第二十八条【交接冲突处罚】违反《中华人民共和国治安管理处罚法》、《保安服务管理条例》相关规定，物业服务企业及其保安员采用暴力或者以暴力相威胁的手段处置交接纠纷，扣押、没收他人证件、财物等行为，由公安机关依法处罚。

第七章 附则

第二十九条 本办法自2010年 月 日起施行。北京市建设委员会《关于住宅物业项目交接有关问题的指导意见》（京建物[2006]23号）同时废止。

第五篇：中物联物业集团档案管理办法

档案管理办法

中物联物业集团有限公司

[为了有效的保护和利用中物联物业集团及下属各子公司、分公司、物业项目部档案，充分发挥公司、项目历史资料的作用，规范公司、项目的档案管理，特制定本制度。]

错误！未找到引用源。中物联物业集团档案管理办法（CPAG-XZ-DA-001）

档案管理流程总部各部门/项目公司及其他子公司各部门A提交归档文件资料及存期建议总部综合管理部B收集各种归档资料并审核资料完备性总部分管副总C总裁D根据保管期限、类别分类立卷、归档存档存档提出借阅需求经部门负责人审批汇总借阅/复印资料需求N综合管理部经理审批Y结束借阅/复印登记Y是否需要复印NY是否需要归还复印资料发放给承办人N查阅人在档案室查阅资料档案借阅借阅人使用后归还资料归还登记结束多余存档资料超出保管期档案资料提出销毁或延期保管建议档案资料整理并提出销毁申请汇总形成销毁文件资料清单N延长档案保管期并办理相关手续造具清册提出销毁报告N审核Y审批YN审批档案销毁结束销毁档案Y 1.目的

为了有效的保护和利用档案，充分发挥公司历史资料的作用，规范公司档案管理，特制定本制度。2.适用范围

中物联物业集团有限公司及下属各子公司、分公司、物业项目部。3.定义： 4.职责： 4.1.综合管理部

4.1.1.负责收集、整理、立卷、鉴定、保管公司的所有文书档案。4.1.2.负责对档案的借阅进行审批、登记管理。

4.1.3.负责档案销毁申请的提出及审批后的档案销毁执行。4.2.集团各职能部门及各子公司

4.2.1.负责收集、整理、立卷、鉴定、保管与本部门/子公司业务有关的所有文书档案。4.2.2.负责对与本部门/子公司业务有关的文书档案销毁申请的审核。

4.2.3.负责在本部门/子公司阶段业务结束后将有关重要文书档案移交集团综合管理部。5.程序和内容： 5.1.档案立卷范围

5.1.1.公司成立所形成的一切文件。5.1.2.公司章程类文件。5.1.3.公司管理规章制度。5.1.4.重要会议记录、会议纪要。5.1.5.经营计划、工作总结；

5.1.6.意向书、合同、协议、立项报告及可行性报告。5.1.7.重要的来往信函。

5.1.8.一切与公司业务、技术、项目有关的资料。5.2.档案立卷要求： 5.2.1.各部门立卷要求

5.2.1.1.凡是各部门在业务活动中所形成的、具有查考利用价值的文字材料及音像资料均属归档范围，不得由部门或个人分散保存，必须由业务部门整理后，定期交给综合管理部集中管理保存。

5.2.1.2.各项业务一旦结束，其有关该项业务往来的一切材料、函件都应移交综合管理部正式存档（所签合同、协议、意向书、委托书需在签订后立即交到综合管理部存档），业务部门如有需要，可建立复印件的业务档案，以便工作。

5.2.1.3.业务部门形成的文件应由本部门指定的专人保管。

5.2.1.4.业务部门文件保管人员有责任将本部门形成的文件收集齐全，并对文件材料进行初步分类整理、打出文件目录。目录中应包括文件名称、摘要、形成时间、页数、份数、备注（注明是原件或复印件）。

5.2.1.5.财务部独立管理会计档案---凭证、账薄、财务报表类、借款、贷款合同（注：财务部只留一份原件，其余原件交综合管理部保管；如原件只一份，财务部留复印件。）

5.2.2.综合管理部立卷要求：

5.2.2.1.立卷的文件材料应按照自然形成、保持历史联系的原则和立卷要求特征及文件内容进行立卷。

5.2.2.2.在一个卷内要按问题或文件形成的时间，系统排列。5.2.2.3.拟订案卷标题要简明、准确。

5.2.2.4.整理好的案卷要确定案卷的保管期限。文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为10年、30年。专门档案另有保管期限和销毁规定的按有关规定执行。

5.2.2.4.1.永久保管的文书档案主要包括： 5.2.2.4.1.1.公司制定的规章制度类文件材料。

5.2.2.4.1.2.公司召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料。5.2.2.4.1.3.公司职能活动中形成的重要业务文件材料。

5.2.2.4.1.4.公司关于重要问题的请示与上级主管部门的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等。

5.2.2.4.1.5.公司机构演变、人事任免等文件材料。

5.2.2.4.1.6.公司房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料。

5.2.2.4.1.7.上级主管部门制发的属于公司经营业务的重要文件材料。

5.2.2.4.1.8.下属机构关于重要业务问题的来函、请示与公司的复函、批复等文件材料。

5.2.2.4.2.定期保管的文书档案主要包括：

5.2.2.4.2.1.公司职能活动中形成的一般性业务文件材料。

5.2.2.4.2.2.公司召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料。5.2.2.4.2.3.公司人事管理工作形成的一般性文件材料。

5.2.2.4.2.4.公司一般性事务管理文件材料。

5.2.2.4.2.5.公司关于一般性问题的请示与上级主管部门的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等。

5.2.2.4.2.6.上级主管部门制发的属于公司经营业务的一般性文件材料。

5.2.2.4.2.7.上级主管部门制发的非公司经营业务但要贯彻执行的文件材料。5.2.2.4.2.8.下属机构关于一般性业务问题的来函、请示与公司的复函、批复等文件材料。

5.2.2.4.2.9.下属机构报送的或以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。

5.2.2.5.按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录备考表。

5.2.2.6.全部案卷组成后，要对案卷统一排列编写文档号，然后逐卷登记，填写案卷目录。

5.2.2.7.原则上每年年终做一次归档立卷工作，将当年所形成的公司所有文件按上述要求进行统一整理。

5.3.档案存档程序

5.3.1.集团各部门/项目公司及其他子公司各部门对于需要在集团进行归档的资料进行整理，提交集团综合管理部，并提出存期建议。

5.3.2.集团综合管理部收集归档资料，审核归档资料及手续的完备性。

5.3.3.集团综合管理部根据资料的性质、存档单位建议的存期，对资料进行分类立卷、存档，做好存档登记（附表1）。5.4.档案借阅

5.4.1.需要借阅档案的部门或个人需首先提出借阅/复印需求，填写《档案借阅/复印审批单》（附表2），经部门负责人同意后报中物联物业集团综合管理部。5.4.2.中物联物业集团综合管理部汇总各单位的档案借阅/复印需求，报综合管理部负责人审批。5.4.3.审批通过后，综合管理部要对借阅/复印的档案进行登记（附表3），并要求借阅人签字。

5.4.4.借阅档案，不得在文件上圈点、划线和涂改，未经批准不得复印。

5.4.5.对于需要复印的资料，由集团综合管理部负责将资料复印并下发给借阅人/承办人，未经集团执行总裁批准，严禁将档案原件带出档案室。5.4.6.如不需复印，借阅人可在档案室查阅资料。

5.4.7.对于需要归还的档案资料，综合管理部要登记明确的归还日期，借阅人需要在期限内归还资料，综合管理部负责在档案到期前催还。5.4.8.档案资料归还后，集团综合管理部登记销帐。5.5.档案销毁

5.5.1.对于多余的档案资料以及超出保管期限的档案资料，中物联物业集团综合管理部定期进行整理，并提出销毁申请（附表4：《文件资料销毁请示》）。5.5.2.销毁申请经资料存档提交部门进行审核，对是否销毁或延长保管期限提出建议，并提交分管副总裁审核，总裁审批。

5.5.3.对审批未通过的档案，由中物联物业集团综合管理部延长保管期限，并办理相关手续。

5.5.4.审批通过的档案，中物联物业集团综合管理部造具清册，由档案交存部门负责人和中物联物业集团综合管理部负责人现场监督，对档案进行销毁。5.5.5.档案销毁后，由见证人在《档案销毁证明书》（附表5）上签字确认。5.6.附则

5.6.1.本制度自2016年9月1日起施行。

5.6.2.本制度由中物联物业集团综合管理部解释并修改。6.支持性文件： 7.相关记录：

7.1.《档案保管登记台帐》

CPAG-XZ-DA-002 CPAG-XZ-DA-003 CPAG-XZ-DA-004 CPAG-XZ-DA-005 CPAG-XZ-DA-006 7.2.《档案借阅/复印审批单》

7.3.《档案借阅/复印登记台账》 7.4.《文件资料销毁请示》

7.5.《档案销毁证明书》