仪器设备文件归档整理规范

第一篇：仪器设备文件归档整理规范

仪器设备类档案工作规范

：

一、设备档案工作的基本原则

（一）凡是作为学校固定资产的仪器、设备，在其购置、验收、调试、运行、管理、维修、改造、报废等活动过程中直接形成的、具有保存利用价值的文字、图表、声像等文件材料和实物(包括相应必要的电子文件)，以及随机材料均属设备档案。学校设备和固定资产管理部门均为设备档案归档文件整理单位。

（二）设备档案的管理，必须坚持集中统一管理的原则，确保完整、准确、系统、安全，便于开发和利用。

（三）设备档案是国家的重要技术储备，是学校仪器、设备管理工作的组成部分和重要环节。设备档案工作必须纳入学校设备管理工作之中，与设备计划管理，设备采购供应和设备使用等工作紧密结合。保证设备文件材料的完整、准确、系统，应作为学校设备管理部门的职责之一。

（四）学校设备和固定资产管理部门要有一位负责人分管本单位的档案工作，并确定适当的档案人员，协同学校档案馆认真做好仪器设备档案的积累、组卷和移交工作。

二、设备档案归档原则、主要内容、重点和不归档范围

各归档文件整理单位平时按以下归档原则、主要内容、重点和范围，收集文件材料。

（一）归档原则：归档的设备管理工作和仪器设备申购、验收、使用、维修、改造各个环节中形成的文件材料，必须对学校、社会有史料和研究价值，有参考或凭证作用；能够反映设备管理和仪器设备项目从申购到改造的全过程；保证完整、准确、系统；必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，必须与实物一致并有成套性。

（二）归档的主要内容包括综合管理、仪器设备项目依据性材料、开箱验收、安装调试、运行维修、随机图样等六个方面，具体范围见《仪器设备类档案归档范围和保管期限表》。

（三）归档的重点是仪器设备项目(特别是价值5万元以上的)各个环节形成的不同载体的文件材料，包括全套随机图样。

（四）本校自制、作为学校固定资产符合建档条件的仪器设备，除研制文件材料作为科研成果归入科研类档案外，其余均按仪器设备类档案要求处理。

（五）作为学校固定资产的各种国产、进口的高、精、尖、新、稀的仪器设备，均须归档。

（六）不归档的文件材料

1．上级普发(非专指高校)、不办的文件；

2．未定稿的管理性文件材料；

3．未生效的合同、协议书；

4．重份文件、校内单位发来的文件；

5．无查考价值的一般性函件；

6．仪器设备广告、宣传材料、定货会、展销会宣传品。

其他有关条目见《文件材料归档流程》第三条。

以上不归档材料如认为必要，也可自行作资料暂存。

三、仪器设备文件材料的部门立卷及归档流程

（一）立卷分工

见《文件材料归档流程》第一条。

（二）形成积累

1．仪器设备档案由仪器设备文件材料形成部门立卷。

2．学校设备管理部门是学校设备文件材料的形成积累、汇总部门，必须有专(兼)职档案员集中管理本校的设备文件材料。学校的设备计划、采购供应和保管使用等环节，都应指定专人负责设备文件的积累与管理工作。

3．各归档文件整理单位档案员根据本单位历年文件材料的形成规律，预计新的一年可能产生新内容，参照《仪器设备类档案归档范围和保管期限表》，编制案卷类目。

4．各归档文件整理单位的专职文书或档案员，平时应严格按文书处理制度做好文件材料的收集工作，根据案卷类目分别归档。

5．从申购设备到验收完毕(进口设备到索赔期满)过程中的管理性文件和技术性文件，均归入设备管理部门负责，有关档案管理人员应及时将形成的设备文件材料积累、归档。

6．设备保管使用部门要负责设备随机文件材料以及设备开箱、调试验收、使用记录等文件材料的积累并及时整理登记，移交设备管理部门。

7．重大设备的开箱验收必须有学校档案部门参加，以监督、检

查、指导设备文字材料和技术文件的清点、验收工作，并在验收记录上签字、盖章。对文字材料和技术文件不全的设备，有权拒绝签字并通知财务部门暂缓结算，待设备定购部门让厂家补齐后，方可办理相应手续。

8．学校各级设备使用单位的负责人，要认真抓好设备文件材料的形成、积累、管理工作，科技人员和实验人员要爱护设备的技术文件，对设备的使用、维修和改造做到有活动就有完整的记录，确保设备文件的完整、系统、准确。

9．仪器设备文件材料归档数量：文书档案正件二份，底稿一份；项目档案随机；重要和经常使用的应酌加副本。

10．归档的设备仪器文件材料应保持字迹工整、格式统一、签字手续完备。书写和载体使用见《归档文件材料书写规定》。

（三）整理组卷

仪器设备档案由仪器设备各归档文件整理单位档案员将形成积累的全部文件材料按要求整理组卷。

1．仪器设备文书类档案以件为单位进行整理；项目档案以卷为单位进行整理。

2．归档立卷方法、检查案卷质量、整理组卷见《文件材料归档流程》第四、第五、第六条。

3．将最能反映设备购置概况的文件材料，如申购报告、批复文件、论证文件、投资文件、订购合同、验收报告、索赔文件等整理组成案卷，排放在各卷之首，其余设备技术文件材料按设备的工作程序

及重要程度，依次系统排列。

4．引进设备中专用文件夹，可以保持原状，不予拆除。

5．设备文件材料采用卷装、盒装2种保管形式，引进设备文件用卷、盒保管有困难的，可按其自然状态保管。

6．确定设备档案卷内文件的保管期限应注意：对最能反映设备购置概况和设备技术性能的文件材料，如申购报告、批复文件、论证文件、投资文件、订购合同、验收报告、索赔文件等，定为定期保管；设备随机的技术文件和使用维修、改造等文件，由于其价值是作为设备的组成部分而存在的，原则上随设备而存在，保管期限定位与设备共存。

7．设备档案的密级：除自制设备的科研部分随科研成果档案定密级外，设备档案文件材料原则上无密级。

8．填写卷内文件目录、备考表、案卷封面、装订、整盘等详见《文件材料归档流程》第七条。

（四）归档移交

1．档案移交见《文件材料归档流程》第八条。

2．归档时间：设备验收完毕投入使用后2个月，引进设备为索赔期满后2个月，其他次年3月底以前。

3．需要补充的文件材料整理后应及时向档案馆移交，若需要对档案馆归档的文件材料进行修改，必须经所在部门主管领导的批准。

仪器设备类档案归档范围和保管期限表

SBll 资产处

SBll综合序号

类目名称 上级有关仪器、设备、物质管理工作的文件 设备工作计划、报告、总结、调查材料。仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案 仪器、设备移交清册及设备仪器报废，调拨报告和批复 仪器、设备业务工作的综合性统计材料 其他有保存价值的文件材料、声像材料和实物 保管期限 长期 长期 长期 长期 永久 永久或长期

SBl2仪器设备项目

序号

类目名称 申购报告、计划、论证报告(论证会文件、记录等)上级或主管领导批复和准购批示 定购合同、协议及会谈纪要、记录等 进口设备过程中有关的技术商务文件 开箱记录及装箱单 安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单 验收报告及文件材料 索赔来往函件及结果文件、重大事故的调查分析及处理意见 设备说明书及全套随机文件材料 使用、检修、故障事故记录(设备履历书)技术改造和开发过程中形成的技术文件材料 其他有价值的文件材料 保管期限 与设备共存 与设备共存 与设备共存 与设备共存 与设备共存 与设备共存 与设备共存 与设备共存 与设备共存 与设备共存 与设备共存 长期

第二篇：建设项目文件归档要求及档案整理规范

建设项目文件归档要求及档案整理规范

一、项目文件形成的质量控制

建设项目档案是项目建设活动形成的文件中具有保存价值的部分。它是由项目参建各方共同形成的，是项目建设的真实记录，是对建设项目进行稽查、审计、监督、管理、验收以及维护、改扩建的重要形式，项目建设单位、筹建部门、勘察设计单位、监理单位、施工单位等均应按照国家对项目档案工作的有关要求，把项目建档工作作

为项目建设的重要组成部分，列入建设计划，明确各自的职责。使之与项目建设同步进行。为此，参与项目建设的主要单位应在项目建设过程中对项目文件形成与积累的质量进行监控。

（一）建设单位文件的质量控制

1、建设单位的职责

建设单位应承担起项目档案工作的统筹规划、组织协调、监督指导的职责。

2、建设单位的任务(1)明确项目档案工作计划。

(2)建立档案工作网络，明确各岗位任务。(3)规范做法，打好基础。(4)申报登记，接受监督(二)设计单位文件的质量控制

设计文件材料的规范，对竣工档案的内在质量有着密切联系。

如果设计单位提供的施工图线条、字迹不清晰，就很难保证竣工图的字迹线条清晰；如果设计修改通知单没有统一的编号或者不体现修改的图号和修改内容(题名)，将对日后文件的整理和提供利用带来不便。因此，设计单位应在明确设计任务或者在各专业分工时，应明确形成文件的内在质量和外在质量要求，把不合格的产品控制在文件发出之前。保证设计文件的质量，尤其要注意每张施工图应有图号、图名、设计人、校对人、审核人签名；规范设计变更文件的编制和传送。设计修改通知单不能一文修改多专业，同时要在有关栏目揭示修改内容、被修改图号。设计修改通知单要按专业统一编号，变更人、审核人签名要完备。对急于施工先发传真的，事后要补发原件；

口头变更的要及时形成文件发往有关单位，必须明确行之有效的特别办法。

设计文件要按专业、文号顺序进行积累。在项目的设计(含变更设计)全部完成后，设计单位需向建设单位移交经规范整理的全套档案(纸质、电子)，并移交一份由项目设计技术负责人签署的设计及修改变更文件材料目录，详列该项目全部的技术文件、设计变更文件、图纸勘误表目录。

(三)监理单位文件的质量监控

1、监理单位职责

(1)《中华人民共和国建筑法》(以下简称(建筑法》赋予了建设

监理督促检查项目参建各方做好项目文件的归档工作，检查、审核项目档案的完整、准确、系统的责任。监理应注意把好文件形成的质量关，在对施工记录进行确认时，要检查所填各荐是否符合要求，对试验单位、设计单位移交的档案也应把好质量关。

(2)《工程建设监理规定》，第十四条第五款规定：“建设监理业务完成后，向项目法人提交工程建设监理档案材料。”这就意味着建设监理在审核参建各方档案的基础也要整理好监理过程中的文件移交项目法人。

2、监理单位任务

(1)参与招标工作时，在协助项目法人做好项目招标文件的有关款项中，应明确文件的归档条款，如：竣工档案的数量、案卷的内在质量和外在质量、电子文件的归档等。

(2)从事设计阶段监理时，在协助项目法人单位选择设计单位

后，除对设计方案的评选、审查和施工图绘制过程中的监控外，还要指定文件积累、归档工作的责任人。并对设计文件、图纸进行检查、归档和验收。由于设计中出现的质量问题对工程影响极大，有关资料已表明，工程出现的质量问题40％在于设计原因，投资问题则80％决定于设计。所以，提高设计质量、增加投资效益一定要把好设计质量关。同时要做好设计监理过程中自身项目文件的形成积累。

(3)从事施工阶段监理时，一是在监理机构内部要指定项目文件的积累、归档工作的责任人；二是对各施工单位项目文件的形成、积累、进行内在质量监控；三是各级监理人员要对所监理项目的档案完整、准确、系统进行审核。建设监理工作中形成的内部文件进行监控的主要内容有： ①来自项目法人的文件。监理工程师受聘于项目法人，按照签

定的合同条款对项目进行监理。合同条款是监理工程师进行监理的依据，签定合同后项目法人还会就工程建设的投资、进度、质量等方面，提出要求或提供有关动态管理的文件。如：在材料供应、设备采购、项目部分功能的修改、工期的调整、施工期的水文地质、水文气象等到，对这些文件，信息管理监理工程师应妥善保管；

②来自设计单位的文件。这类文件对监理工程师正确理解设计意图，保证施工质量至关重要，除了设计单位正式颁发的设计图纸、设计修改通知单以及设计变更等材料外，其设计参数及计算方法也是收集范围；

③来自施工单位的文件。施工进度计划、施工方法说明、施工

作业报表、施工质量检验报告、月支付申请以及向监理工程师递交的各种有关进度、质量、费用、材料、设备、劳备、关税、索赔等方面的文件。这部分文件是监理工程师进行进度、投资、质量控制的重要依据。如果施工单位提出索赔的话，还要建立索赔档案；

④来自项目建设的主管部门、质量监督站、项目所在地政府的

环保、公安、交通、税务、保险等方面的文件。这些文件也是监理工程师需要知晓、处理的工作范畴。

(四)施工单位文件的质量监控

施工单位形成的施工文件和负责编制的竣工图是反映项目真实面貌和质量的主要依据，其数量在整个项目档案中占了最大的比重，是项目档案的主要组成部分。这一阶段也是项目文件积累的关键，其质量控制可从以下几方面进行：

一是以公文形成的文件，要注意统一文号。施工单位围绕项目建设，将形成公文形式的文件，如请示监理及项目法人等的文件要规范，如有统一的格式、统一的文号，同时，每一份文件要有准确的题名；

二是施工记录，必须真实、准确、耐久、有序、规范和完备的签署手续； 三是竣工图必须字迹、线条清晰，图面整洁，修改到位。

施工单位在签订承、发包合同后，应建立与工程承、发包方式相适应的项目档案工作网络，按照国家规定对需向建设单位移交的施工文件做好积累、整理工作。建设项目除了土建部分外，大多数的建设项目也都会有设备。在大型的生产设施方面，施工是由两个不同类型的施工单位进行的，所以做法上有相通之处，但也有其各自的特点。

1、土建施工积累的方法应符合施工文件形成的规律和质量监督部门检查的要求，施工管理性文件可按问题积累。施工记录一般从部分到整体的，按分项、分部、单位工程积累。

2、设备文件主要有三个方面。一是设备报价、询价等来往文件(这一部分文件一般由建设单位监控)；二是设备随机文件；三是安装、调式文件。设备部分的文件质量监控，主要从设备的开箱起把好关。设备随机文件的监控是从设备开箱时进行，是根据设计文件、装箱清单等进行。

(五)项目质量监督部门的监控(六)档案行政管理部门的监控

二、建设项目文件的整理

建设项目文件的整理，要求在完整收集的基础上进行，遵循文件材料的自然形成规律，保持项目文件材料的成套性，按照一定的原则与方法进行分类、组卷、排列、编目，形成符合国家档案工作规范的系统。

(一)归档文件的质量要求

1、归档文件应是原件

建设单位产生的文件归档时应收集原始手稿和打印件，盖章签字方可归档； 建设单位作为直接的收文单位，其文件归档时应保存正本；

有些文件如发至上级主管单位，建设单位作为间接接收单位，且没有抄送字样的，归档时可保存复制件：

施工单位移交给建设单位的文件除原材料质量证明单和个别材料试验报告可用复印件外，其余施工文件均应移交原始文件，供建设单位归档保存。

2、归档文件的内在质量要求

(1)归档文件内容要真实，必须在项目建设过程中直接形成的

(2)归档文件要准确、有效。图物相符、签署完毕，已按照一定的审批、检查、验收程序，负有责任的各方在文件指定位置上签署意见、签名、盖章、著明日期。(3)归档文件必须耐久、易读。所使用的笔墨纸张、胶片、相纸、磁带等必须质量优良。不得使用普通圆珠笔、各色铅笔、红色和纯蓝墨水等易褪色的材料，文件中的字体端正、图像音质清晰易辨。

(二)归档文件整理的基本要求

1、整理步骤

项目档案材料的整理主要分以下几点：

(1)划分阶段。凡是归入建设项目档案的文字材料、图表、图纸，按立项、设计、施工、竣工四个阶段归类划分，不同形成阶段的文件材料不能混淆在一起。

(2)鉴别。按建设项目档案归档范围对收集整理的文件材料进行鉴定，剔除不属归档范围及重份的文件，以确保项目档案的完整性，对计划任务书的批复、项目任务书的上报、征地权属证书等材料，应将原件归入项目档案。

(3)划分单位、分部(项)工程。同一单项工程的文件先按单位工程划分，同一单位工程再进一步划分分部(项)工程。同一分部(项)工程的文件再按不同专业分别排列。

(4)排列。根据文件的形成阶段规律和查找利用规律分别排列，如管理性文件按问题一时间排列；原材料、构件的出厂证明、试验报告可按结构或批量分类排列，质量检查、评定记录按单位、分部、分项工程分类排列。

(5)卷内文件排列。如果一个项目形成的同类型文件数量不多，可以组织为一个案卷，其卷内文件的排列要按形成的先后顺序排列：如果图纸、文字性文件分别组卷时，图纸的排列可按图纸目录的顺序进行，文字性文件遵循反映同一问题、同一结构的文件排列在一起的原则，同一案卷中有若干个问题时，按问题的时间顺序或重要程序排列：同一案卷中既有文字性文件，也有竣工图文件时，反映同一个问题、同一工作进程的文件排列，文件性文件材料在前，竣工图文件在后。

2、组卷原则和要求

组卷要遵循项目文件的形成规律，保持案卷内项目文件的有机联系，便于档案的安全保管和提供利用的原则。组卷时应注意：

(1)案卷内文件要准确反映项目建设活动的真实内容。(2)案卷内文件要齐全、完整。破损的文件修复后才能组卷，幅面不一致的文件必须折成或裱成一致的幅面。鉴于目前文件使用的纸张有16开和A4两种规格，现阶段允许在一个案卷内两种规格纸张存在(最好能统一为A4规格)，对于其他规格的文件，小于16开的文件用A4标准的白纸托裱，文件右边和下边分别与托裱纸右边和下边靠齐。托裱时，不可将文字图表和数据掩盖，签署意见在装订线以内的要粘贴补宽订装部分。

(3)卷内文件材料的制作和书写材料必须益于长期保存。不能用热敏纸(传真纸)文件，不能有铅笔、圆珠笔、复写纸书写的文件。

(4)案卷内文件的保管期限应基本一致。

(三)项目文件的组卷方法

案卷：是一组具有有机联系的、价值大体相同的科技文件材料的集合体定的分类集中，按一定的方法排列，形成保管和利用的基本单元。它按一

案卷组成包括两部分材料：经过整理的科技文件材料；在整理工作中形成的卷内目录、卷内备考表、案卷封面封底以及卷盒。

l、综合管理性文件材料的组卷

管理性文件材料主要是在项目准备阶段形成的涉及范围广泛的文件，如：立项申报与审批材料、可行性研究报告、征地拆迁材料、报建材料、合同、协议、设计和在设计施工阶段形成的招标、投标文件、竣工验收阶段形成的竣工验收文件。(重点是依据性材料)这类型的文件材料的组卷，应先按问题，后按时间的原则组卷。如：立项、征地拆迁、报建、招投标形成的文件材料自然分成几个问题，可把不同问题的文件材料分开，同一问题形成的文件材料按时间顺序排列。文件材料数量多的，可以组成几个案卷，不多的可组成一卷。卷内反映同一问题的文件应排列在一起，可按时间顺序或重要程度排列。如：征地拆迁包括征地拆迁合同协议、征地批文、征地数量一览表、占地图及土地证等，这些材料不能与招、投标文件放在一起。建设单位在对管理性文件组卷时，应注意签发稿的归档；合同支付未委托监理业务的，组卷时应将支付申请月报和监理审核意见及批准支付材料同时归档；在竣工验收阶段应将验收委员会对项目的凭借材料及评分表一同归档。

2、图纸的组卷方法 施工图和竣工图在建设项目文件中占有很大比重，图纸是按阶段、结构、专业形成的，图纸一般有图纸目录控制其排列顺序，因而在组卷时可按设计图纸目录的顺序进行排列。若反映一个单位工程图纸数量少，可以组成一卷，卷内图纸排列按目录进行；若图纸数量多，可按不同专业组成若干案卷。如果一张施工图由若干单位施工，建设单位应指定汇总人，各施工单位完成自己负责的部分后交有关单位汇总。竣工图与施工图数量不一致时(有增有减)应重新填写目录，同时保留原图纸目录。

3、施工文件的组卷方案

施工文件的组卷要符合各自的形成规律。一般来说，原材料、构件的出厂证明按批量形成；试验报告按结构形成：质量检查、评定记录是先形成分项、分部工程评定记录，最后形成单位工程评定记录。因此，施工文件的组卷按分项工程施工工序排列组卷。原则上可按以下方法组卷：按结构组卷。如果同一单位工程形成的施工文件少，可组成一卷；如果数量多的，可区分分部、分项工程分别组卷。

(1)整个单位工程和分部工程的工程质量评定表及统计表集中统一组卷；(2)分项工程质量评定表及分部工程的各种工程质量检验报告单，试验检测报告按分项工程组卷，分项工程质量评定表置于相应的分项工程施工记录及质量检测报告之上；

(3)原材料试验报告、合格证等按批量形成，能区分工程部位的归入分部工程部位不能区分按单位工程统一组卷；

(4)围绕具体单位(项)工程的会议纪要、监理文件等可按单位(项)工程组卷；(5)施工中遇到的非正常情况记录及对工程质量影响分析，施工中如发生质量事经处理补救后达到设计要求的认可证明材料应注意归档；

(6)重大的质量事故处理要单独组卷(包括事故发生的原因、事故处理方案、事故处理结果)；

(7)设备部分文件材料单独组卷，已独立成册并编有页码的可保持原状，不需再编页码;(8)设备安装、调试文件、设备随机文件按台套集中组卷，外文设备文件拟写案卷题名时，应翻译中文题名。修改通知单施工修改是经常发生的，因此会形成若干“修改通知单”，修改通知单一般不能直接附在被变更的竣工图的后面，一般是将一个单项工程、单位工程形成的所有变更通知单集中起来，前面附上跟工程变更通知单目录，组成一卷。数量多的，可按专业分别组卷。

5、监理文件的组卷方法

建设项目监理文件组成：项目监理工作依据性文件；监理工作性文件。(1)项目监理依据性文件的整理。项目监理的依据性文件产生于项目监理组织内部，形成时间一般在项目实施前和实施的全过程中。随着建设项目工作的展开，形成了各专业的监理实施细则，建筑、结构、机电、地质、测量、环保、档案信息管理等专业的实施细则。在收集这一部分文件时，要依据该项目形成情况进行收集。项目监理依据性文件应该在项目批准实施后整理归档。排列方法一般按专业的先后顺序。

(2)项目监理工作性文件的形成、积累、整理。项目监理工作性文件产生于整个项目建设的各有关方面，它反映项目建设参建各方的有关建设项目情况的记录，是建设项目的实质性文件。监理内部也要有统一的发文规范。每个项目要设立几个文种要有统一规定，每一个文种的文件要有统一的编号。如，开工令、复工令等可设文种，围绕工程质量、支付、会议纪要、备忘录也应分别设文种、文号。不同的专业和业务范围分别设立文种，这样一来文件管理才能有序。监理文件排列时按发文程序，一份文件如在拟稿、签发、审批记录，应将请示、批复放一起，以便于文件的管理。同时，也便于随时了解发文数量等。

对于监理过程中产生的文件材料，应按文种(或专业)一一时间整理组卷。如变更支付、进度款支付、索赔支付要分别单独组卷，同时应把过程文件材料作为附件一并归档。监理月报、按组卷。以项目有关的来往文件应整理归档，以工程有关的但没有批文，没有结果的报告，应单独立卷，待竣工验收后处理。具体组卷的排列方法参考如下：

①监理依据性文件归档时间在其形成后组卷。如；监理大纲、监理合同、监理规划、监理实施细则；

②监理工作性文件的组卷工作在次年第开工、停工、复工令、监理文件、会议纪要、监理日志等； —季度或积累到一定厚度及时组卷。如：备忘录、工程款项支付、监理简报、监理工作中形成的照片、录音、录像带可按形成内容随时组卷。

6、特殊载体档案材料的整理

随着信息技术的普及，它是建项目建设中积累了大量的非纸质载体的文件内容，它是建设项目档案的补充，更是日后工作查考的重要的信息。它们涉及的内容相当广泛，可以说上述几种文件中都有。由于它的信息记录形式比较特殊，在立卷中应单独处理。

(1)照片的整理

照片档案应以本项目建设活动为主，选用具有查考价值大体可以包括以下几个方面：

①本项目大筹建、施工、竣工过程中产生的具有凭证和参考价值的照片； ②本项目领导活动的照片，上级有关领导在本项目视察活动的照片； ③本项目向有关单位提出内容和要求、组织拍摄或征集的照片 ④本项目在工作中选用的外单位的照片。

照片档案的构成应当由底片(向外单位收集的可以没有底片)、照片和文字说明等部分构成。

一组(若干张)联系密切的照片按顺序排列后拟写组合照片说明。采用组合照片说明的照片，其单张照片说明可以从简。如一组初步设计审查会的照片，可能在查看线路现场的照片，有在会议室具体讲座的照片，可以把这一闪会议形成的若干张照片作为一组照片。又如一个单项工程的建设，可以把施工前的地形、地貌拍摄下来，连同开工仪式领导到场奠基的若干张照片作为一组。组合照片说明应概括揭示该组照片所反映的全部信息内容及其他需要说明的事项。同组中的每一张照片均应在单张照片说明的左上角或右上角标出组联符号。组联符号按组依次采用“①”、“②”、“③”„同组中的照片其组联符号相同。组联符号不应越册。组合照片说明放在本组第一张照片的上方。

对于某次活动只收集了单张照片的，则要以单张照片为单位拟写说明。照片说明“六要素”的内容：

． ①事由：照片所反映事件、事物的情由；

②时间：事件发生或事物变化、产生的时间和照片拍摄的时间； ③地点：被拍摄物所在的具体地点；

④人物：照片所反映的主要人物的姓名、单位和身份； ⑤背景：对揭示照片主题具有一定作用的背景； ⑥摄影者：照片的拍摄单位和拍摄人。

伴随着施工进程，各阶段都应留一些反映施工具体过程的照片。它们是工程竣工文件主要组成部分，项目竣工时将照片档案应移交一份给建设单位，施工单位移交前，根据分组说明写出照片档案的总说明。总说明应该介绍整个项目或单位工程设计、竣工、管理情况，如果照片中有施工工艺的改进，质量问题的处理，还应重点介绍相关整个工程项目的照片整理完成后，还要编制照片档案目录。

凡是归档的声像文件，必须图像清晰、声音清楚，并附以必要的文字说明，必须是原版、原件。

录音、录像档案以自然盒(盘)为一卷，每盒(盘)的外套上要帖有标签，注明其内容、主要人物、形成日期、带长(分钟)、编号、型号和保管期限等，并填写目录。

(四)案卷的装订

装订的案卷卷内文字材料、图纸统一折叠为A4标准(297X210)，整册A3幅面的图纸可不折叠。竣工图采用装订和不装订两种形式，整册A3规格的竣工图装订成册后对折成A4规格入盒：大于A3图幅折叠成A4规格入盒，并在折叠好的图纸右上角加盖“档号章”，归档图纸折叠时按手风琴式，图幅内折，以便长久保护档案寿命。

文字材料一律用线装订，采用三孔一线方法(孔距8cm，装订线距纸边1．25cm)，装订孔在案卷左侧，具体要求为：

1、装订前必须除去原用于装订的金属物，以免锈蚀纸张；

2、检查案卷封面、案卷目录、卷内目录、备考表等是否符合国标要求；

3、每卷厚度，以薄卷为主，不宜太厚，图纸案卷一般不超过3 cm，如同类材料数量较多，可分成几卷，但每卷都必须有各自的封面、目录、备考表和封底。

4、每卷内容排列顺序为：封面一一卷内目录一一文件材料一一备考表。

第三篇：建设工程文件归档整理规范GB50328-2001

建设工程文件归档整理规范

GB/T 50328—200总 则

1．0．1 为加强建设工程文件的归档整理工作，统一建设工程档案的验收标准，建立完整、准确的工程档案，制定本规范。

1．0．2 本规范适用于建设工程文件的归档整理以及建设工程档案的验收。专业工程按有关规定执行。

1．0．3 建设工程文件的归档整理除执行本规范外，尚应执行现行有关标准的规定。术 语

2．0．1 建设工程项目(construction project)

经批准按照一个总体设计进行施工，经济上实行统一核算，行政上具有独立组织形式，实行统一管理的工程基本建设单位。它由一个或若干个具有内在联系的工程所组成。

2．0．2 单位工程(singie projeot)

具有独立的设计文件，竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程，并构成建设工程项目的组成部分。

2．0．3 分部工程(subproject)

单位工程中可以独立组织施工的工程。

2．0．4 建设工程文件(constructionprojectdocument)

在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，也可简称为工程文件。

2．0．5 工程准备阶段文件(seedtime document Of aconstructionproject)工程开工以前，在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。

2．0．6监理文件(projectmanagementdocument)

监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件。

2．0．7 施工文件(constructingdocument)

施工单位在工程施工过程中形成的文件。

2．0．8 竣工图(as—builddrawing)

工程竣工验收后，真实反映建设工程项目施工结果的图样。

2．0．9竣工验收文件(handingoverdocument)

建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。

2．0．10 建设工程档案(projectarchive)

在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，也可简称工程档案。

2．0．11 案卷(file)

由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。

2．0．12 立卷(filing)

按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类整理成案卷，亦称组卷。2．0．13 归档(puttingintorecord)

文件形成单位完成其工作任务后，将形成的文件整理立卷后，按规定移交档案管理机构。基 本 规 定

3．0．1 建设、勘察、设计、施工、监理等单位应将工程文件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。

3．0．2 在工程文件与档案的整理立卷、验收移交工作中，建设单位应履行下列职责：在工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求；收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件，并应进行立卷归档；3 负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作；也可委托监理单位监督、检查工程文件的形成、积累和立卷归档工作；收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案；在组织工程竣工验收前，应提请当地的城建档案管理机构对工程档案进行预验收；未取得工程档案验收认可文件，不得组织工程竣工验收；对列入城建档案馆(室)接收范围的工程，工程竣工验收后3个月内，向当地城建档案馆(室)移交一套符合规定的工程移交。

3．0．3 勘察、设计、施工、监理等单位应将本单位形成的工程文件立卷后向建设单位移交。

3．0．4 建设工程项目实行总承包的，总包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，并应及时向建设单位移交；各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总包单位。建设工程项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理立卷其承包项目的工程文件，并应及时向建设单位移交。3．0．5 城建档案管理机构应对工程文件的立卷归档工作进行监督、检查、指导。在工程竣工验收前，应对工程档案进行预验收，验收合格后，须出具工程档案认可文件。工程文件的归档范围及质量要求

4．1 工程文件的归档范围

4．1．1 对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。4．1．2 工程文件的具体归档范围应符合本规范附录A的要求。

4．2 归档文件的质量要求

4．2．1 归档的工程文件应为原件。

4．2．2 工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。

4．2．3 工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。

4．2．4 工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔复写纸、铅笔等。

4．2．5 工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。

4．2．6 工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面(297mmX210nmm)。图纸宜采用国家标准图幅。

4．2．7 工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。

4．2．8 所有竣工图均应加盖竣工图章。竣工图章的基本内容应包括： “竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。竣工图章示例如下：竣工图章尺寸为：50mmX80mm。竣工图章应使用不易褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处。

4．2．9 利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据；凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1／3的，应当重新绘制竣工图。

4．2．10 不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》(GB／10609．3--89)统一折叠成A4幅面(297mm×210mm)，图标栏露在外面。工程文件的立卷

5．1 立卷的原则和方法

5.1.1 立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。

5，1．2 一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷。

5.1．3 卷可采用如下方法：工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件5部分；工程准备阶段文件可按建设程序、专业、形成单位等组卷；监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；竣工图可按单位工程、专业等组卷；竣工验收文件按单位工程、专业等组卷。

5．1．4 立卷过程中宜遵循下列要求：案卷不宜过厚，一般不超过40mm。案卷内不应有重份文件；不同载体的文件一般应分别组卷。

5．2 卷内文件的排列

5．2．1 文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。

5．2．2 图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。

5．2．3 既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。

5．3 案卷的编目

5．3．1 编制卷内文件页号应符合下列规定：卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1”开始。页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。

5．3．2 卷内目录的编制应符合下列规定：卷内目录式样宜符合本规范附录B的要求。序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。责任者：填写文件的直接形成单位和个人。有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。文件编号：填写工程文件原有的文号或图号。文件题名：填写文件标题的全称。日期：填写文件形成的日期。页次：填写文件在卷内所排的起始页号。最后一份文件填写起止页号。8 卷内目录排列在卷内文件首页之前。

5．3．3 卷内备考表的编制应符合下列规定：卷内备考表的式样宜符合本规范附录C的要求。卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数(照片张数)，以及立卷单位对案卷情况的说明。卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。

5．3．4 案卷封面的编制应符合下列规定：案卷封面印刷在卷盒、卷夹的正表面，也可采用内封面形式。案卷封面的式样宜符合附录D的要求。案卷封面的内容应包括：档号、档案馆代号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷。档号应由分类号、项目号和案卷号组成。档号由档案保管单位填写。档案馆代号应填写国家给定的本档案馆的编号。档案馆代号由档案馆填写。5 案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件的内容。案卷题名应包括工程名称、专业名称、卷内文件的内容。编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者。起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期。保管期限分为永久、长期、短期三种期限。各类文件的保管期限详见附录A。永久是指工程档案需永久保存。

长期是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命。

短期是指工程档案保存20年以下。

同一案卷内有不同保管期限的文件，该案卷保管期限应从长。密级分为绝密、机密、秘密三种。同一案卷内有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级。

5．3．5 卷内目录、卷内备考表、案卷内封面应采用70g以上白色书写纸制作，幅面统一采用A4幅面。

5．4 案 卷 装 订

5．4．1 案卷可采用装订与不装订两种形式。文字材料必须装订。

既有文字材料，又有图纸的案卷应装订。装订应采用线绳三孔左侧装订法，要整齐、牢固，便于保管和利用。

5．4．2 装订时必须剔除金属物。

5．5 卷盒、卷夹、案卷脊背

5．5．1 案卷装具一般采用卷盒、卷夹两种形式。卷盒的外表尺寸为310mmx220mm，厚度分别为20、30、40、50 mm。2 卷夹的外表尺寸为310mmX220mm，厚度一般为20～30 mm。卷盒、卷夹应采用无酸纸制作。5．5．2 案卷脊背案卷脊背的内容包括档号、案卷题名。式样宜符合附录E。工程文件的归档

6．0．1 归档应符合下列规定：归档文件必须完整、准确、系统，能够反映工程建设活动的全过程。文件材料归档范围详见附表A。文件材料的质量符合4．2的要求。归档的文件必须经过分类整理，并应组成符合要求的案卷。

6．0．2 归档时间应符合下列规定：根据建设程序和工程特点，归档可以分阶段分期进行，也可以在单位或分部工程通过竣工验收后进行。勘察、设计单位应当在任务完成时，施工、监理单位应当在工程竣工验收前，将各自形成的有关工程档案向建设单位归档。

6.0．3 勘察、设计、施工单位在收齐工程文件并整理立卷后，建设单位、监理单位应根据城建档案管理机构的要求对档案文件完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查。审查合格后向建设单位移交。

6．0．4 工程档案一般不少于两套，一套由建设单位保管，一套(原件)移交当地城建档案馆(室)。

6．0．5 勘察、设计、施工、监理等单位向建设单位移交档案时，应编制移交清单，双方签字、盖章后方可交接。

6．0．6 凡设计、施工及监理单位需要向本单位归档的文件，应按国家有关规定和本规范附录A的要求单独立卷归档。工程档案的验收与移交

7．0．1 列入城建档案馆(室)档案接收范围的工程，建设单位在组织工程竣工验收前，应提请城建档案管理机构对工程档案进行预验收。建设单位未取得城建档案管理机构出具的认可文件，不得组织工程竣工验收。

7．0．2 城建档案管理部门在进行工程档案预验收时，应重点验收以下内容：1 工程档案齐全、系统、完整；工程档案的内容真实、准确地反映工程建设活动和工程实际状况；3 工程档案已整理立卷，立卷符合本规范的规定；竣工图绘制方法、图式及规格等符合专业技术要求，图面整洁，盖有竣工图章；文件的形成、来源符合实际，要求单位或个人签章的文件，其签章手续完备；6 文件材质、幅面、书写、绘图、用墨、托裱等符合要求。

7．0．3 列入城建档案馆(室)接收范围的工程，建设单位在工程竣工验收后3个月内，必须向城建档案馆(室)移交一套符合规定的工程档案。

7．0．4 停建、缓建建设工程的档案，暂由建设单位保管。

7．0．5 对改建、扩建和维修工程，建设单位应当组织设计、施工单位据实修改、补充和完善原工程档案。对改变的部位，应当重新编制工程档案，并在工程竣工验收后3个月内向城建档案馆(室)移交。

7．0．6 建设单位向城建档案馆(室)移交工程档案时，应办理移交手续，填写移交目录，双方签字、盖章后交接。

第四篇：电子文件归档与电子档案管理规范

电子文件归档与电子档案管理规范

2007-01-15 09:28范围

本标准规定了在公务活动中，具有长期保存价值的电子文件的收集、积累、归档及电子档案管理的一般方法。

本标准适用于国家机关、社会团体、企事业单位等办公自动化过程中产生的电子文件及电子档案的管理。其他种类的电子文件的管理可参照本标准。2 引用标准（略）定义

本标准采用下列定义。

3.1 电子文件 Electronic Records

能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网上传送的数字代码序列。

3.2 电子档案 Electronic Archives

具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据

3.3 逻辑归档 Logical Filing

指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。

3.4 物理归档 Physical Filing

指把计算机及其网络中的电子文件集中传输至独立的或可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。总则

4.1 电子文件形成单位指定专门机构或人员负责对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理,保证管理工作的连续性。

4.2 电子文件形成部门负责电子文件的收集、积累、保管和整理工作, 档案部门要进行指导与监督。

4.3 电子文件的管理由档案部门负责,电子文件形成部门要提供协助和支持。

4.4 档案部门应明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等归档要求,以保证电子档案的质量。

4.5 为保证电子档案的可利用性,从电子文件形成时就应有严格的管理制度和技术措施,确保其信息的真实性、安全性和完整性。

4.6 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时,则应在内容、相关说明及描述上保持一致。

4.7 具有长期或永久保存价值的文本或图形电子文件,如没有纸质等拷贝件的必须制成纸质文件或缩微品等。进行归档时,必须将电子文件与相应的纸质文件或缩微品一并归档。电子文件的收集与积累

5.1 收集范围

电子文件的收集范围为有可能作为档案保存的文件，除按国家关于文件归档的有关规定执行外，还应包括相关的支持软件和数据等。

5.2 收集积累要求

5.2.1 记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保

留。当正式文件是纸质的,如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留,否则可根据实际条件或需要,确定是否保留。

5.2.2 保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，应在彼此间建立准确、可靠的标识关系。

5.2.3 在“无纸化”办公或事务处理系统中产生的电子文件,应采取更严格的安全措施,保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份,存储于能够脱机保存的载体上,并对有长期或永久保存价值的电子文件制成纸质文件或缩微品保留。

5.2.4 用文字处理技术形成的电子文件,收集时应注明文件存储格式、属性和文字处理平台。

5.2.5 用扫描仪等设备获得的图像电子文件,如果采用非标准压缩算法,收集时应转换成统一格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。

5.2.6 用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件,收集时应注意其软硬件环境和相关数据。

5.2.7 用视频设备获得的动态图像文件,收集时应注意收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。

5.2.8 用音频设备获得的文件,应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。

5.2.9 由计算机多媒体技术制作的文件,其中包含前面所示的两种以上的信息形式,收集时应保证参数准确、数据完整。

5.2.10 通用软件产生的电子文件,应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件，原则上应转换成通用型电子文件；如不能转换，则收集时必须连同专用软件一并收集。

5.2.11 计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。

5.3 收集、积累方法

5.3.1 及时接照要求制作电子文件备份。

5.3.2 每份电子文件均需在电子文件登记表中登记。见附录A

5.3.3 电子文件登记表应与电子文件同时保存。

5.3.4 电子文件登记表如果制成电子表格,应与电子文件一同保存,并附有纸张打印件。

5.3.5 电子文件性质代码:R—草稿性电子文件;U—非正式电子文件;O—正式电子文件。

5.3.6 电子文件类别代码：T—文本文件;I—图像文件:G一图形文件;V一影像文件;A一声音文件;M一多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件。6 电子文件的整理

6.1 电子文件的整理,应按、机构、问题、保管期限、密级等因素相对集中。

6.2 电子文件应填写电子文件登记表，参照《档案著录规则》著录，并制成机读目录。

6.3 归档电子文件应以盘为单位填写登记表首页，以份为单位填写续页，见附录B。电子文件的归档

应定期把符合归档条件的电子文件信息向档案部门移交，并按档案管理要求的格式存储到可长期保存的脱机载体上。

7.1 归档范围

电子文件的归档范围,参照国家关于文件归档的现行有关规定执行，并应包括相应的支持软件和相关数据。

7.2 归档时间

逻辑归档可实时进行,物理归档应按照纸质文件的规定定期完成。

7.3 检测

在进行电子文件归档工作时,应按其基本技术条件进行检测。其内容包括:硬件环境的有效性、软件环境有效性及其信息记录格式、有无病毒感染等。

7.4 归档前的鉴定

电子文件的归档鉴定工作,参照国家关于文件鉴定的有关规定执行,鉴定结果,在电子文件的机读目录上制作相应的标识。

7.4.1 有效性和完整性鉴定

归档前应由文件形成单位对电子文件的有效性和完整性进行审核,并由负责人签署意见。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的有效性和完整性，则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。

7.4.2 保管期限的划分

电子文件保管期限的划分,参照国家关于文件保管期限的有关规定执行。

7.5 归档要求

7.5.1 电子文件的逻辑归档，按照归档鉴定标识进行，将管理权从网络上移交档案部门。其归档工作，除存储格式和位置不变外，其它均应参照国家文件归档的有关规定执行。

7.5.2 把带有归档标识的电子文件集中,拷贝至耐久性的载体上,一式三套，一套封存保存,一套供查阅使用。第三套异地保存。对于加密电子文件,则应解密后再完成上述工作。

7.5.3 本标准推荐采用的载体,按优先顺序分别是:只读光盘、一次写光盘、磁带、硬磁盘、可擦写光盘等。禁用软磁盘作归档电子文件长期保存的载体。

7.5.4 存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签,标签内填写档号、题名、密级、保管期限、硬件及软件环境等。电子文件的载体应设置成禁写操作的状态。

7.5.5 将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档,并附归档电子文件登记表。

7.5.6 需要长期保存的电子文件；应当把归档电子文件与相应的机读目录存在同一类型载体上,如果采用专用软件,应将软件及相关数据存在同一载体上。

7.5.7 原电子文件载体在完成电子文件归档后,在其形成部门保留时间至少1年。

7.5.8 在网络中进行了逻辑归档操作的电子文件，应按上述归档过程完成物理归档。电子档案的移交与保管

电子文件归档后按有关规定移交至档案馆等档案保管部门，作为电子档案进行集中保管。

8.1 检验

8.1.1 档案保管部门应配备满足对电子文件进行读取处理的设备，以保证完成电子档案的检验工作。归档的每套载体均应接受检验，合格率应达到100%。

8.1.2 检验项目

8.1.2.1 载体有无划痕，是否清洁。

8.1.2.2 有无病毒。

8.1.2.3 核实电子档案的完整性、有效性和审核手续。

8.1.2.4 核实登记表、软件、说明资料等是否齐全。

8.1.3 将检验结果填入电子档案接收检验登记表，见附录C。检验不合格的，应退回形成单位，重新制作。

8.2 移交手续

验收合格后，档案保管部门应填写电子档案接收检验登记表，见附录C，并签字盖章。登记表一式2份，一份交电子文件形成单位，一份自存。

8.3 保管要求

电子档案保管除应具备纸质档案一般的要求外，还应符合下列条件。

8.3.1 归档载体应作防写处理。不得擦、划、触摸记录涂层。

8.3.2 环境温度选定范围：17℃-20℃；相对湿度选定范围：35℃-45℃。

8.3.3 存放时应注意远离强磁场，并与有害气体隔离。

8.4 有效性保证

8.4.1 每满1年，对电子档案涉及的形成单位和档案保管部门与电子文件读取处理有关的设备更新情况进行一次检查登记。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行电子档案的载体转换工作，原载体同时保留时间不少于3年。

8.4.2 对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验。抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施。

8.4.3 磁性载体上的电子档案，每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。

8.4.4 定期检验结果应填入 电子档案管理登记表，见附录D。

8.5 利用

8.5.1 电子档案的封存载体不得外借。未经批准任何单位或人员不得擅自复制电子文件。

8.5.2 利用时使用拷贝件。

8.5.3 利用时要遵守保密规定。对具有保密要求的电子档案，采用联网的方式利用时，必须符合国家或部门有关保密的规定，要有稳妥的安全保密措施。

8.5.4 利用者对电子档案的使用应在权限规定范围之内。

8.6 电子档案的鉴定销毁

8.6.1 电子档案的销毁鉴定，参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行。

8.6.2 电子档案的销毁，应在办理审批手续后，方可实施。

8.6.3 非保密电子档案可进行逻辑删除。属于保密范围的电子档案被销毁时，如存储在不可擦除的载体上，须连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除。

8.7 统计

档案保管部门应及时按对电子档案的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。

第五篇：仪器设备招标文件范本

仪器设备招标文件范本

农业部农产品质量安全监督检验测试中心（**）

原子吸收光谱仪、气相色谱仪和定氮仪采购公告

农业部农产品质量安全监督检验测试中心（**）（以下简称“中心”）因检测业务需要，需购置****光谱仪、**定氮仪各**台。现就仪器技术指标与有关服务进行公开询价采购，欢迎具有本采购项目生产供应能力和法人资格的供应商参加本次采购活动。

1、本次采购的仪器设备为原子吸收光谱仪、气相色谱仪和定氮仪各一台，每一台设备为一标的。

2、招标文件为免费材料，请供应商与中心联系，查看、索取招标文件，也可从网上下载。

3、凡拟参加投标的供应商须于****年*月*日8：00时（北京时间）前以书面形式向中心声明欲投的标的，并按600元/标的交纳有关费用（此款不退）。

4、中心将于****年*月*日9：00时（北京时间），在中心会议室公开招标，届时请参加投标的代表光临。

5、参加本次采购活动的供应商代表要求是法人代表或者具有法人代表授权资格的代表。

地址：**省**市

电话：****-5563392

传真：****-2626918

邮编：230031

联系人：***

第一章招标书

一、投标人须知前附表

序号内容

1项目名称：原子吸收光谱仪、气相色谱仪、定氮仪采购

2招标单位：农业部农产品质量安全监督检验测试中心（**）招标单位地址：**省**市樊洼路18号省仪器公司院内

3招标方式：议标

4招标有效期：开标后30天

5投标书递交至：农业部农产品质量安全监督检验测试中心（**）投标截止日期：****年*月*日8：00时投标书接收人：***电话：****-传真：****-

6开标时间：****年*月*日9：00时开标地点：农业部农产品质量安全监督检验测试中心（**）

7交货地点：农业部农产品质量安全监督检验测试中心（**）

8正本份数：1份副本份数：4份

9签订合同地点：农业部农产品质量安全监督检验测试中心（**）

10交货时间：签订合同日起**个月内

二、投标人须知

（一）、总则

1、资金来源

1.1资金来源于项目专项资金，资金可靠。

2、招标方式及投标人资质要求

2.1本次招标采取“投标人须知前附表”序号3规定的招标方式。

2.2凡有能力提供本次招标货物并符合招标公告中规定资质要求的法人或其他经济组织，均可参加投标。

3、投标费用

3.1投标人应自行承担所有与参加投标有关的费用。不论投标的结果如何，招标方在任何情况下均无义务和责任承担这些费用。

3.2招标文件为免费材料。凡拟参加投标的供应商须于****年*月*日8：00时（北京时间）前以书面形式向本中心声明欲投的标的（每台仪器为一标的），并按600元/标的交纳有关费用（此款不退）。

（二）、招标文件

4、招标文件构成4.1招标文件包括：

第一章

一、投标人须知前附表

二、投标人须知

三、合同条款前附表

四、合同条款

五、合同格式及履约保证金格式

六、预购仪器设备技术参数

第二章

一、投标书格式

二、投标一览表

三、供货及投标报价表

四、规格响应表

五、合同条款偏离表

六、法定代表人授权书

七、资格证明文件

4.2投标人应认真阅读和充分理解招标文件中所有的内容。如果没有满足招标文件的有关要求，其风险由投标人自行承担。

5、招标文件的澄清

5.1投标方有权要求农业部农产品质量安全监督检验测试中心（**）对采购文件中的有关问题进行答疑和澄清。

5.2任何要求对招标文件进行澄清的投标人，均应以书面形式（如传真、信件、电报等）通知农业部农产品质量安全监督检验测试中心（**）。农业部农产品质量安全监督检验测试中心（**）对其在投标截止期十五天以前收到的对招标文件的澄清要求均以书面形式予以答复，同时将书面答复发给每个已申明参与竞标的投标人（答复中不包括问题的来源）。

6、招标文件的修改

6.1在投标截止期前的任何时候，无论出于何种原因，招标机构可主动地或在解答投标人提出的澄清问题时对招标文件进行修改。

6.2招标文件的修改将在网上公告，或以书面形式通知已正式申明参与竞标的投标人，并对其具有约束力。已申明竞标投标人在收到上述通知后，应立即向招标机构回函确认。

6.3为使投标人准备投标时有充分时间对招标文件的修改部分进行研究，招标机构可适当延长投标截止日期。

（三）、投标书的编写

7、投标的语言及度量衡单位

7.1投标人提交的投标文件以及投标人与农业部农产品质量安全监督检验测试中心（**）就有关投标的所有来往函电均应使用中文。

7.2投标人提交的支持文件和印制的文献可以用中文以外的其他语言，但相应内容应附有中文的翻译本，在解释该文件时以翻译本为准。

7.3除技术要求中另有规定外，投标书所使用的度量衡单位，均需采用公制。

8、投标书构成

8.1投标人应确保其投标书的真实性与准确性。投标人一旦中标，其投标文件将作为合同的重要组成部分。

8.2投标人不得在未征得农业部农产品质量安全监督检验测试中心（**）许可的情况下，擅自对招标文件的格式、条款和技术要求进行修改。否则，其投标书有可能被认为未对招标文件作出实质性的响应。

8.3投标书应包括第4.1条第二章所包括的全部内容。

9、投标报价

9.1投标文件的投标报价表上应清楚地标明投标人拟提供货物的单价和总价。如果单价和总价不符，以单价为准。除原子吸收光谱仪外，每一投标文件只允许有一个方案、一个报价，多方案、多报价的投标文件将不被接受。

9.2投标报价表上货物的价格应为交货地点的验收价格，其总价即为履行合同的固定价格。

9.3技术要求中规定的安装、调试、培训和售后服务的费用应包括在投标报价中。

10、投标货币

10.1投标以美元报价。

11、证明投标人合格的资格文件

11.1投标人在其投标文件中，应包括证明其有资格参加投标和中标后有能力履行合同的资质证明文件。

11.2投标人按照合同提供的关键货物如果不是自己制造的，投标人应得到货物制造厂家正式授权同意提供该货物。

11.3投标人必须具有履行合同所必需的生产、技术、服务和财务管理等方面的能力。

11.4由两家或两家以上供应商组成的联营体进行投标应满足以下要求：

（1）联营体应签订联合投标的协议，并指定其中的一个成员作为投标人，其他联营体成员应授予该主办人代表联营体任何成员和全体成员承担责任。此协议授权书应作为投标文件的一部分。

（2）联营体投标人应能全权处理投标过程中的有关问题。一旦联营体中标，联营体投标人应负责合同的全面实施，包括合同款项的收付。

（3）联营体的每一成员应在投标书中提交11.1至11.3节要求的资质证明文件。

12、证明货物的合格性和符合招标文件规定的文件

12.1投标人应提交证明文件证明其拟供的合同项下的货物和服务的合格性符合招标文件规定，该证明文件作为投标文件的一部分。

12.2为使所采购的关键性货物正常、连续的使用，投标人应提供关键性货物正常使用两年期间所需的完整的零配件、特种工具等清单，以及他们的货源及现行价格，此价格包括在总报价中。

12.3采购文件在技术要求中指出的工艺、材料等仅作为说明并没有限制性，投标人可以在其提供的文件资料中选用替代标准，但这些替代标准要优于或相当于技术规格中要求的标准。

13、投标有效期

13.1投标有效期在“投标人须知前附表”序号中有效期的规定。投标人承诺的投标有效期短于此规定时间的，将被视为非响应性投标而予以拒绝。

13.2在特殊情况下，农业部农产品质量安全监督检验测试中心（**）可于原投标有效期之前，向投标人提出延长投标有效期的要求。这种要求与答复均应采用书面形式如传真、信件或电报等。投标人可以拒绝农业部农产品质量安全监督检验测试中心（**）的这种要求。同意延长的投标人既不能要求也不允许修改其投标书。

14、投标书份数和签署

14.1投标人应准备投标人须知前附表序号8规定份数的投标书。每套投标书必须清楚地标明“正本”或“副本”；若正本和副本不符，以正本为准。

14.2投标文件的正本需打印或用不褪色墨水书写，并由投标人或经正式授权的代表在投标书上签字。授权代表须将以书面形式出具的“授权证书”附在投标文件中。除没有修改过的印刷文献外，投标书的每一页都应由投标人或其授权代表签字。投标书的副本可采用正本的复印件。

14.3任何行间插字、涂改和增删，必须由投标书签字人用姓在旁边签字才有效。

（四）、投标书的递交

15、投标书的密封和标记

15.1投标人应将投标文件正本和所有的副本分开密封装在单独的信封中，且在信封上标明“正本”、“副本”字样。然后再将所有信封封装在一个外层信封中。

15.2内外层密封袋均应：

（A）按“投标人须知前附表”注明的地址发至农业部农产品质量安全监督检验测试中心（**）；

（B）注明项目名称、正本或副本，及“请勿在****年2月25日上午9：00时（开标时间）之前启封”的字样。

15.3投标人应在内外层信封应写明投标人名称和地址，以便若其投标被宣布为“迟到”投标时，能原封退回。

16、迟交的投标书

16.1按照第15条的规定，农业部农产品质量安全监督检验测试中心（**）将拒绝并原封退回其在规定的截止期后收到的任何投标书。

17、投标书的修改和撤回

17.1投标人在递交投标书后，可以在规定的投标截止期之前修改或撤回其投标书。但这种修改或撤回，必须以书面通知递交到农业部农产品质量安全监督检验测试中心（**）。

17.2投标人的修改书或撤回通知书，应有法人代表或其授权代表签署，并按第15条的规定进行密封、标记和发送。

（五）、开标与评标

18、开标

18.1农业部农产品质量安全监督检验测试中心（**）将在“投标人须知前附表”中规定的日期、时间和地点组织开标、议标。开标时邀请所有投标人代表参加，参加议标的代表应签名报到以证明其出席。

18.2开标前，可由投标人或其推选的代表检查投标文件的密封情况，也可以由公证机构检查并公证。经确认无误后，由工作人员当众拆封。

18.3开标时，农业部农产品质量安全监督检验测试中心（**）当众宣读投标人名称、修改和撤回投标的通知、投标价格、折扣声明以及本中心认为合适的其他内容。

18.4农业部农产品质量安全监督检验测试中心（**）将做开标记录。

19、评标办法

19.1开标会结束后，评标随即开始。

19.2评标由评标委员会主任主持，有关专家、行政主管人员和招标人代表组成（奇数）评标委员会（简称评委会）。

19.3评委会按先初审、后复审的程序对投标文件进行评审。

19.4在初审阶段，属于下列情况的投标书将不得进入复审阶段

（1）投标书未经法人代表或其授权代表签字、盖章的；

（2）投标书编排混乱、且擅自修改招标文件格式化的；

（3）未能满足招标公告或招标文件要求资质条件的。

19.5在复审阶段，评委会将采用打分法，从经济、技术、资信、服务四个方面按开标前确定的评标办法，对投标书进行评审。打分法采取百分制。

（1）经济上的评审，主要是评审投标人的现场交货价格，该价格包括货物的生产成本、运输费用、保险费用、运输和保管过程中发生的合理损耗费用、国家对供应商征收的各种税费、安装调试费、培训费和相关的服务费用等。

（2）技术上的评审，主要是审查投标书对招标文件技术要求的响应程度。如招标文件有要求，评委会还将评审投标技术方案等。

（3）资信上的评审，主要是针对招标文件要求投标人提供的资格证明文件进行评审，以确定投标人承担本项目信誉、经验方面的能力，以及所提供货物与服务的正当性、可靠性等。

（4）服务上的评审，主要评审投标书所承诺的技术服务。

19.6评委会在评标时将分别与各投标人就其产品的质量、服务、价格进行咨询。其后，评委会将根据议定的结果，综合评价各投标人的条件，排出拟授标人的名单。

20、投标书的澄清

20.1为有助于对投标书的审查、评价和比较，评委会可分别要求投标人对投标书中含义不清的内容进行澄清。

21、评标过程的保密性

21.1开标后，直到授予中标人合同止，凡是与标书审查、澄清、评价、比较以及授标建议等方面的情况，均不得向投标人或其他无关的人员透露。

21.2在评审过程中，投标人如向评委会成员施加任何影响，都将会导致其投标被拒绝。

22、议标结果的公示

22.1议标结束后，农业部农产品质量安全监督检验测试中心（**）将现场通报议标结果。

（六）、授予合同

23、合同授予标准

23.1评委会将评审情况写出评标报告提交项目招标领导小组，对进入复审阶段（实质上响应招标文件）的投标人，按其得分的高低，由高到低排出第一中标人、第二中标人、第三中标人等拟授标的先后顺序。

23.2评标报告经项目招标领导小组批准后，买方与第一中标人（卖方）签定合同。

24、买方授标时更改采购货物数量的权利

24.1买方在授予合同时，有权对规定的采购货物的配置和服务的数量予以适量增加或减少。

25、否决所有投标和重新招标

25.1如评委会认为所有投标书均未能对招标文件作出实质性响应，可以否决所有的投标，经项目招标领导小组批准，农业部农产品质量安全监督检验测试中心（**）宣布本次招标无效，并重新组织招标。

26、中标通知书

26.1在投标有效期满之前，农业部农产品质量安全监督检验测试中心（**）将以传真、电报等书面形式，将中标通知书发至中标人。

26.2中标通知书是合同不可分割的组成部分。

27、履约保证金

27.1中标人在签订合同的同时，必须按照合同规定向农业部农产品质量安全监督检验测试中心（**）提交由国内的一家银行出具的总额为合同金额10%的履约保证金保函（也可为银行保函或现金）。

28、签订合同

28.1中标人应按中标通知书指定的时间、地点与买方签订合同。

28.2如果中标人没有按照第27条的规定去做，农业部农产品质量安全监督检验测试中心（**）将取消该授标。在此情况下，经项目招标领导小组研究决定后，农业部农产品质量安全监督检验测试中心（**）可将合同授予第二中标人，或重新招标。

（七）、投标人须知的补充与修改

29、未尽事宜

29.1如以上投标人须知不能满足项目的要求，其具体的补充与修改内容见“投标人须知补充事项”。

三、合同条款前附表

序号内容

1付款人：农业部农产品质量安全监督检验测试中心（**）

2付款条件：合同签定后买方开具银行信用证，其中90%即期凭单支付，10%买方验收合格后支付

3履约保证金：投标人在签订合同时应向农业部农产品质量安全监督检验测试中心（**）提交合同总价10%的履约保证金

四、合同条款

1、定义

本合同条款中的下列术语应解释为：

（1）合同价：系指根据合同规定，卖方在完全履行合同义务后农业部农产品质量安全监督检验测试中心（**）应支付给卖方的价款。

（2）货物：系指卖方根据合同规定须向买方提供的一切设备、机械、仪表、备件、工具、手册和其他技术资料及其他材料。

（3）服务：系指根据合同规定卖方承担与供货有关的技术支持，如安装、调试、维修、培训和其他类似的义务。

（4）工程施工：系指卖方根据合同规定须向买方提供的、与货物安装相关的房屋改造、装修等。

2、技术规格

2.1买方提供和交付的货物技术规格、工程施工应与招标文件规定的技术要求以及所附的技术规格响应表相一致。

3、专利权

3.1卖方应保证买方在使用该货物或其任何一部分时，不受第三方提出侵犯其专利权、商标权和工业设计权的起诉。

4、包装要求

4.1除合同另有规定外，卖方供应的全部货物均应按标准保护措施进行包装。该包装应适应远距离运输、防潮、防震、防锈和防野蛮装卸，确保货物安全无损运抵现场。由于包装不善所引起的货物锈蚀、损坏和损失均由卖方承担。

4.2每件包装箱内应付一份详细装箱单和质量合格证。

5、装运条件

5.1卖方负责安排运输，运费由卖方承担。

5.2卖方装运的货物不应超过合同规定的数量或重量。否则，卖方应对超交数量或重量而产生的一切后果负责。

6、支付

6.1卖应按照签订的合同规定交货。交货后卖方应向买方提供下列单据，买方依合同规定审核后依合同条款前附表规定的付款条件付款：

⑴运输部门出具的凭证；

⑵发票；

⑶制造厂家出具的质量检验证书和数量证明书；

⑷装箱单；

⑸验收证书。

7、技术资料

7.1卖方应在交货的同时----最迟应不晚于项目的竣工验收结束时，向买方移交所有与项目有关的技术资料，如样本、图纸、操作手册、使用指南、应用软件开发文档、维修指南等。

7.2如合同的标的物为进口货物，买方除必须向买方提供一套完整的原版的技术资料外，还必须向买方提供一套与原版技术资料相对应的中文技术资料。

8、质量保证

8.1卖方应保证货物是全新、未使用过的，并完全符合合同规定的质量、规格和性能的要求的正品。卖方应保证其货物在正确安装、使用和保养条的件下，在其使用寿命内应具有满意的性能。在货物最终验收的后的二十四个月质量保证期内，卖方应对由于设计、工艺或材料的缺陷而发生的任何不足或故障负责，费用由卖方负担。

8.2卖方在收到买方关于产品质量问题的通知后期七天内，应免费维修更换有缺陷的货物或部件。

8.3如果卖方在收到通知七天后没有弥补缺陷，买方可采取必要的补救措施，但风险和费用将由卖方承担。

9、检验

9.1在发货前，卖方应对货物的质量、规格、性能、数量和重量等进行标准而全面各自我检验，并出具一份证明货物符合合同的自我检验报告。该报告应作为卖方向买方要求付款时提交的付款单据之一。但有关质量、规格、性能、数量或重量的检验不能视为最终检验。

10、索赔

10.1如果货物的质量和规格与合同不符，或在质量保证期内证实货物是有缺陷的，包括潜在缺陷或使用不符合要求的材料，买方应报请当地质检局或有关部门进行检查，并有权凭质检证书向卖方提出索赔。但应由保险公司或运输部门承担责任的除外。

10.2在合同质量保证期内，如果卖方对差异负有责任，当买方提出索赔时，卖方应按照买方同意的下列一种或多种方式解决索赔事宜：

A.卖方同意退货，并将货款退还给买方，并承担由此发生的一切损失和费用，包括利息费、银行手续费、运费、保险费、检验费、仓储费、装卸费以及为保护拒收的货物所需的其他必要费用。

B.根据货物的低劣和损坏的程度，以及买方所遭受损失的数额，由买卖双方协商降低货物的价格。

C.卖方用符合合同规定要求的新零件、部件或设备来更换有缺陷的部分，卖方应承担一切费用和风险并负担买方所遭受的一切直接损失费用。同时，卖方应按合同的第8条规定，对更换件相应延长质量保证期。

10.3买方发出索赔通知后20天内，如果卖方未作答复，上述索赔将被视为已被卖方接受；如卖方未能在买方提出索赔通知后20天内或买方同意的延长时间内，按照本合同第10.2条规定的任何一种方法解决索赔事宜，买方将通过从卖方开具的履约保证金中获得赔偿。

11、卖方误期赔偿

11.1卖方承担的项目须严格按照其在投标函中确定的完工日期完工,并经规定的各方验收合格后交付买方使用。

11.2卖方在履行合同过程中，如果遇到不能按时交货和提供服务的情况，应及时以书面形式将不能按期履行合同的理由、延误的时间通知买方。买方在收到卖方通知后，应对情况进行分析、研究，以决定是否修改合同、酌情延长合同的履行时间，或终止合同。

11.3除合同第12条规定外，如果卖方由于自身的原因未能按期履行完合同，买方可从应支付给卖方未履行完的合同款项中获得经济上的赔偿。其标准为按每延期一周收取0.5%，但误期赔偿总额不得超过为履行完合同额的5%。一周按7天计算，不足7天按一周计算。如果达到最高限额，买方可考虑终止合同。在此情况下，卖方不得要求买方退还其履约保证金。

12、不可抗力

12.1如果双方中任何一方由于战争、地震、洪涝、火灾等不能预见、不能避免的，并不能克服的不可抗力事件影响合同履行时，履行合同的期限应予以延长，延长的期限应相当于事故所影响的时间；如不可抗力事件导致整个全部或部分合同无法履行时，受事件影响的一方可部分或全部免除责任。

13、税费

13.1卖方的投标报价中应包含国家规定的应交纳的所有税费。

14、履约保证金

14.1卖方应在收到中标通知书后通过国内的任何一家银行，向买方提供合同条款前附表中序号3规定比例的履约保证金。履约保证金的有效期到合同标的物质保证期期满为止。

14.2卖方提供的履约保证金保函应按照标文件所附的格式提供，与此有关的费用由卖方负担。

14.3如卖方经农业部农产品质量安全监督检验测试中心（**）正式确实未能履行其合同规定的义务，买方有权要求从履约保证金中取得补偿。

15、买方的责任

15.1在合同其实施期间，买方应指派专人配合卖方工作，并为卖方履行合同提供必要的场地、资料、人员上的帮助。

15.2买方不得强迫卖方接受合同以外的无理要求。在此情况下，卖方可拒绝买方的此类要求而不被视为违约。

15.3在合同实施期间，买卖双方可就合同的未尽事宜签订补充协议，但不得签订背离原合同实质内容的协议；合同履行期间的重大问题，买卖双方应及时相互通报。

15.4在由买方直接支付货款的情况下，当卖方忠实地履行了合同，向买方提交了付款所必须的凭证和相关文件并经买方审查合格后，买方应按合同条款前附表中规定的条件付款，不得无故拖延。

16、仲裁

16.1在本合同执行中所发生的一切争端，买卖双方通过友好协商的办法加以解决。如从协商开始30天内仍的不到解决,双方应将争端提交有关省、市政府的行业主管部门寻求解决的办法。如仍得不到解决，则应申请仲裁。

16.2仲裁应根据《中华任命共和国仲裁法》的规定，向当地有管辖权的仲裁机构申请仲裁。仲裁裁决为终局裁决，对双方均有约束力。

17、转让

17.1除买方同意外，卖方不得将自己应履行的全部或部分合同义务转让给他人。

18、合同生效及其它

18.1本合同一式四份，以中文书就，买方、卖方各执贰份。

18.2合同应在买卖双方签字、盖章，并在买方收到卖方提交的履约保证金后即开始生效。

19、本合同条款未尽事宜

19.1本合同条款未尽事宜由买卖双方协商解决。

五、合同格式及履约保证金格式

（一）合同格式

买方：电话：

卖方：电话：

买方通过公开询价，经评标委员会的认真评审并经招标领导小组批准，决定将本项目采购合同授予卖方。为进一步明确双方责任，确保合同的顺利履行，买卖双方商定同意按如下条款和条件签订本合同：

1、合同的名称、技术规格和数量

本合同所采购货物的名称、技术规格和数量在卖方投标书“供货及投标报价表”中有明确规定。

2、合同文件内容

以下文件是合同不可分割的部分：

（1）本项目招标文件合同条款及前附表；

（2）卖方提交的投标书；

（3）中标通知书；

（4）本合同的补充协议。

3、合同金额

根据招标文件的要求和卖方承诺，本合同的总金额为美元（美元大写：），分项价格在卖方投标书的投标报价表中有明确规定。

4、付款条件

按招标文件中合同条款前附表第2条。

5、项目完工时间

卖方应于合同签字生效后开始计算的二个月内，完成合同规定的全部责任与义务，提交一份完整的自我验收报告，提交买方进行验收。

6、合同生效

本合同经买卖双方代表签字盖章、并在买方收到卖方提交的履约保证金后立即生效。履约保证金的金额为元（大写：）。

买方：卖方：

单位盖章：单位盖章：

代表签字：代表签字：

日期：年月日

（二）履约保证金保函

（本保函签定合同后提交）

**省土壤肥料测试中心：

本保函是（银行全称）为（以下简称为卖方）根据公开询价结果与买方签订的合同提供的担保。保证金额为（大写），即合同金额的10%。

当我行在收到贵方说明卖方违约的书面通知后，就无条件地向贵方支付保函限额之内的一笔或数笔款项，而贵方无须证明说明要求的原因。

本保函的有效期自开出之日起，至年月日前一直有效。

银行全称：

（盖章）

开具人：

（盖章）

职务：

日期：

六、预购仪器设备技术参数及性能需求

（一）定氮仪

1、用途：

用于土壤、肥料、植株等样品中氮的分析及农产品中蛋白质含量的测定。

2、供货要求：

2.1仪器类型：自动凯氏定氮仪，包括消化、蒸馏、滴定等全套设备。

2.2数量：一台。

2.3内容：

2.3.1全套可操作系统；

2.3.2仪器正常使用2年所需的备品备件。

3、技术规格要求：

3.1仪器工作环境：

3.1.1电压：220VAc±10%；

3.1.2频率：50Hz；

3.2仪器性能参数：

3.2.1蒸馏时间：≤5分钟/样品（30mg氮）；

3.2.2蒸馏能力：≥40ml/分钟；

3.2.3测定范围：0.1-200mg氮；

3.2.4重现性：1%消化误差；

3.2.5回收率：≥99.5%（0.1-200mg氮之间）。

3.3消化炉：

3.3.1数字控温并带温度显示；

3.3.2可同时消化5个以上样品；

3.3.3配有2套消化管和消化管架；

3.3.4消化管容积为250ml以上。

3.4蒸馏装置：

3.4.1稀释、加碱、蒸馏、排空消化管等可程序控制；

3.4.2带有化学试剂缺液报警系统或可方便检测到液体缺少；

3.5滴定装置：

3.5.1数字显示，滴定精度≤0.1ml；

3.5.2最大滴定体积≥50ml。

4、技术服务：

4.1安装：仪器制造厂授权的技术人员现场安装调试，仪器技术指标验收合格后附验收报告。

4.2培训：提供技术服务和买方要求进行人员培训；

4.3保修：提供两年的免费保修服务。

（二）原子吸收光谱仪

1、用途：

用于土壤、肥料、水、农产品等样品中多种常量及微量元素的定量分析。

2、供货要求：

2.1仪器类型:①火焰/石墨炉原子吸收光谱仪，具备两种背景校正功能；

②或石墨炉原子吸收光谱仪（参数为去掉“*”号部分，可在“类型①”的投标书中标注并提供报价，或单独提供一套投标文件）。

2.2数量：一台。

2.3内容：

2.3.1全套可操作系统；

2.3.2仪器正常使用2年所需的备品备件。

3、技术规格要求：

3.1仪器工作环境：

3.1.1电压：220VAc±10%；

3.1.2频率：50Hz；

3.2性能指标：

*3.2.1火焰：5mg/kgCu吸光度≥0.5Abs，RSD≤0.5%；

3.2.2石墨炉特征质量：Cd≤1.0pg，RSD≤6%。

3.3光学系统：

3.3.1波长190-870nm；

3.3.2双光束光路设计；

3.3.3灯座4个以上，进口、国产元素灯均可使用；

3.3.4光栅刻线≥1200条/毫米；

3.3.5狭缝：多级，自动选择；

*3.4火焰原子化系统：

3.4.1雾化-原子化系统安全可靠，有完整的安全连锁功能，包括水封、火焰监测、突发性断电断气保护、紧急气路切断等；

3.4.2雾化及原子化系统各部件拆卸方便，维护保养容易；

3.4.3雾化室为耐腐蚀材料，包括撞击球和扰流器；

3.4.5雾化器为Pt/Ir毛细管和耐腐蚀喷嘴；

3.4.6燃烧器耐腐蚀、耐高温，自动点火，调节方便；

3.5石墨炉系统：

3.5.1温度范围：室温～3000℃；

3.5.2升温速率最大可达2000℃/秒；

3.5.3升温程序：升温步骤设定≥20个；

3.5.4能对气体的压力和流量、炉温、冷却水等进行监控并具有异常情况报警和保护功能；

3.5.6进口、国产石墨管均可使用；

3.5.7石墨炉自动进样器：50个以上样品杯位，进样量≥70μg,增量≤2.0μg。

4、技术服务：

4.1安装：仪器制造厂授权的技术人员现场安装调试，仪器技术指标验收合格后附验收报告。

4.2培训：提供技术服务和买方要求进行人员培训；

4.3保修：提供两年的免费保修服务。

（三）气相色谱仪

1、应用领域：

用于农药残留定性和定量检测。

2、工作条件：

2.1电源：220V±10%，50Hz；

2.2温度：10-30℃；

2.3相对湿度：40-80%。

3、气相色谱仪主机：

3.1可安装≥2个进样口；

3.2可安装≥2个检测器。

4、进样系统：

4.1自动进样器：100位或100位以上，可使用不同型号的进样瓶，可大体积和快速进样；另外，无需取下自动进样器即可手动进样。

4.2进样口：用于安装毛细管柱的进样口，具有电子流量/压力控制功能，可独立控温且具过热保护功能。

5、柱温箱：

5.1控制温度：室温+4℃—450℃；

5.2程序升温阶数：≥6阶；

5.3最大升温速率：≥100℃/min；

5.4冷却效率：从450℃冷却至50℃≤6分钟；

5.5柱温随室温变化精度（温度稳定性）：≤0.01℃/1℃；

5.6可独立控温且具有过热保护功能。

6、检测器：

6.1电子捕获检测器（ECD）

6.1.1最高使用温度：≥400℃；

6.1.2最低检测限：≤0.05pg/s；

6.1.3线性范围：104；

6.1.4可独立控温且具有过热保护功能；

6.1.5生产厂家最好提供放射源回收业务。

6.2火焰光度检测器（FPD）

6.2.1最高使用温度：≥350℃

6.2.2检测限：P≤0.2pg/s，S≤5pg/s；

6.2.3线性范围：P为104，S为103；

6.2.4可独立控温且具有过热保护功能。

7、载气系统：

所有气路系统都需具备电子流量/压力控制功能。

8、数据处理系统：

提供所需相关工作软件。

9、技术服务：

9.1安装：仪器制造厂授权的技术人员现场安装调试，仪器技术指标验收合格后附验收报告。

9.2培训：提供技术服务和买方要求进行人员培训；

9.3保修：提供两年的免费保修服务。

10、其它：

10.1用于常规有机氯、有机磷类农残检测的毛细管色谱柱各2根；

10.2满足2年使用的备件包；

10.3至少为3名操作人员提供1次相关软硬件培训（除现场安装培训）。

其他要求

投标人应按技术规格提出的标准要求提供仪器。如仪器设计、制造、安装、检测和试验依据是其他相当的标准，则应明确提出其差异，并提交相应的标准供买方审查。投标人提供的货物品质须相当于或优于各包技术细则提出的技术要求。

投标人对本应响应的内容采取回避、或本应提供提供技术数据而以文字叙述所答非所问的，评标时将被视为不能满足要求。随同投标文件提供的技术资料包括有关法定检测机构提供的测试报告、鉴定文件（复印件）和样本。所提供的技术资料必须规范、完整、统一、清晰，且须与技术规格对应一致，不接受似是而非的资料。实行生产、推广许可证的产品还须提供生产、推广许可证复印件。

每台仪器都须附有出厂产品检验合格证。不接受用试制品或未定型的仪器。各仪器在质量保证期（交货验收后两年）内必不可少的随机易损件、常用工具，此项费用金额包含在投标总报价中。

卖方负责安装调试，并应在接到买方要求指导安装调试通知7天内到达安装调试现场。负责安装调试的技术人员应有一定资质。只有经安装调试并且技术性能达到技术规格提出的要求后，买方才能接受货物。所有安装调试的费用都应包含在投标报价中。

如需培训的，在买方验收仪器之后，卖方应为买方选送的有关人员进行技术培训。培训人数、培训内容（仪器构造特点、操作程序、使用操作注意事项、仪器的日常保养、常见故障排除方法等）及培训时间、教材等由投标人自报。

第二章

投标书

项目名称：

投标人：

年月日

附

一、投标书格式

投标书

致：农业部农产品质量安全监督检验测试中心（**）：

根据编号为***********************的招标书及相应的补充事项，（投标人法定名称）授权签字代表（名称、职务）提交投标书正本一套、副本四套和相应的二份计算机软盘，投标书由下列文件构成：

----投标书

----投标一览表

----供货及投标报价表

----规格响应表

----合同条款偏离表

----资质证明文件

----投标人授权投标人代表签署投标书的授权书

我们已详细审阅全部招标文件及相应的补充事项，如果中标，我们将按招标文件的规定履行合同的责任和义务，保证于合同签字生效后日内完成项目的施工、安装、调试，并交付买方验收、使用。

我们愿意按招标文件及相应补充事项的要求，向买方提供所需的货物与服务，总投标价为（美元大写）。

此外，签字代表授权同意如下：

1.本投标书有效期为自开标日起六十（60）天；

2.我们同意提供按贵方要求的与投标有关的一切数据或资料，并保证我方已提供和将要提供的文件是真实的、准确的；

3.我们完全理解贵方不一定要接受最低价的投标或收到的任何投标；

4.如果我们中标，我们将按招标文件要求，于收到中标通知书20天（日历日）内提供履约保函，其金额为合同金额的10%；

5.如果我们中标，我们将按招标文件要求与业主（或代理）签订正式供货合同，本投标文件和贵方的招标文件，以及相应的有效修改书及澄清文件，将构成正式供货合同及合同附件的基础。

投标单位名称：

（公章）

投标单位授权代表姓名（签字）：

日期：

通讯地址：

邮政编码：电话：传真：

投标单位开户行：帐号：

附

二、投标一览表格式

投标一览表

投标人名称：

项目名称

所投设备名称

型号

投标报价美元大写：美元小写：

交货期合同签字后交货。

备注

投标人代表签字：

注：请将此表一式两份放入正本包装袋中密封标记单独存放。

附

三、供货投标报价表格式

供货及投标报价表

投标人名称：

序号货物名称型号规格原产国单价（美元）数量金额（美元）货物分类

备注：货物总价

设计费

资料费

软件费

培训费

专利和技术秘密费

调试费

技术指导费

投标总价

投标人代表签字：

附

四、规格响应表格式

规格响应表

投标人名称：

序号货物名称技术参数响应情况备注

买方填写部分卖方填写部分

投标人代表签字：

注：买方填写部分就是货物需求一览表中技术规格，投标人应在所提供的文件中填写上，再将拟提供货物的技术参数如实在卖方填写栏中一一对应填上，并在响应情况中注明是否响应。如完全一样就填响应，低于就填低于，优于就填优于。决不允许弄虚作假，若投标人不如实填写，一经发现作为欺诈行为处理。

附

五、合同条款偏离表格式

合同条款偏离表

投标人名称

序号招标文件条目号招标文件技术参数投标文件技术参数说明

投标人代表签字：

附

六、法定代表人授权书格式

法定代表人授权书

致：**省土壤肥料测试中心

本授权书声明：（投标人名称）的（法人代表姓名、职务）授权（被授权人的姓名、职务）为我方就***号“”项目投标活动的合法代理人，以我方名义全权处理与该项目投标、签订合同以及合同执行有关的一切事务。

特此声明。

法定代表人签字盖章：

职务：

单位名称：

代理人（被授权人）签字盖章：

职务：

单位名称：

投标人名称：

（公章）

日期：年月日

附

七、资格证明文件

1、营业执照和税务登记表（复印件）；

2、法定代表授权书（格式见附七）；

3、贸易公司（作为代理）的资格声明及授权书；

4、售后服务承诺；

5、业绩证明材料；

6、财务状况资料；

7、制造厂家资格声明；

8、其他有关资格证书。