文件收、发管理制度[精选5篇]

第一篇：文件收、发管理制度

一、总经办设专人负责文件的管理工作，对收到的公文做到及时拆封、分类、编号登记和传阅。一般文件收到后应在当日内或次日中午前送批，紧急文件或会议通知收到后立即拆封送阅。

二、一般通知、便函等可由总经办直接送至有关部门办理；其余文件均应交公司领导批示后，再由总经办专人按批示范围进行送阅，严禁个人、部门之间自行横传。部门阅办后的公文（包括按文件要求报出的详细资料、附件等）应及时主动地退给总经办，以做好文件归档工作。

三、凡本公司外发的文件，应严格按照上级有关公文处理的办法及公文格式进行草拟、批发、打英盖章、报出；要求做到一文一事，按级上报，用词及格式规范，严禁多头主送，并由总经办统一进行登记编号。

四、部门或个人借阅文件，应办理借阅手续，总经办定期做好文件的清退工作，做到每月小清退一次，年终大清退一次，清退的文件按文书档案管理有关规定分类整理，装订成册，归档。

五、严格遵守保密制度，对有密级的文件应严加管理，办理完毕后应立即退回，并核点份数，随时存档。绝密文件，仅限于直接有关人员经领导批准后在文件保管处阅读。

六、如文件丢失或违反保密制度，发生泄密的，除及时报告组织人事部外，还须向有关领导报告，情况严重的应提交领导给予责任人必要的处理。

第二篇：文件收、发、存档管理制度

公司文件的收、发、存档管理制度

1、公司办公室负责文件的收、发、存档工作。

2、文件起草打印完毕，需经本部门主管审核签字，报公司副总经理会签，总经理审批签字后，方可下发。

3、建立文件的收、发放登记表，登记表将记录文件名称、收、发放时间及各部门、收件人等内容。

4、发文部门持所发文件及文件发放登记表，由各部门收件人签字后领取文件。

5、文件登记表与所发文件一并存档。

6、各部门建立本各类文件文件夹，文件根据 文号编排顺序放入文件夹。

7、每月对文件夹内的文件进行整理，如有遗漏，尽快与发文部门联系补齐。

8、年底将所有文件夹内的文件整理、分类、装订成册，存入文件柜备查。

9、公司重要文件按、类别装订造册，存入文件柜中，在文件柜门上附有柜内文件目录。

10、凡借阅重要文件者，经部门负责人同意签字后，到办公室打借条，办理借阅手续，借阅文件要按时归还，撤消借条。

11、对于重复、过时和无保存价值的文件，经部门主管审核同意，报办公室粉碎销毁。

第三篇：收发文管理制度

人口计生委收发文管理制度

(2012年3月制定)为规范委机关收发文工作，简化办事程序，安全、保密、快捷地传递和制发文件，加快公文流转速度和办理质量，根据国务院办公厅《国家行政机关公文处理办法》和有关公文处理规定，结合委机关实际，特制定本制度。

一、收文管理

（一）收文归口

凡主送本委的公文，包括邮寄公文、通过党政网传递公文、传真公文、会议分发公文，均应交办公室统一登记、编号、分发。办公室做到当日收文，当日登记，需上网办理的文件，一个工作日内办结。其它因特殊原因签收的文件，应及时送回委机关办公室完成收文手续。

办公室指定专人负责电子公文和邮件的接收发送工作、电子政务办公系统的用户名、用户密码的保管工作和相关设备的维护工作。每个工作日上午、下午至少保证2次网上接收，确保电子公文和邮件及时传输和办理。

（二）收文办理

1、收文签收、登记。收文后委机关办公室立即在收文登记本上进行记录并对文件进行编号，应将公文标题、密级、文件字号、发文机关、收文日期等情况逐项填写入“收文登记本”后再填写“收文、电阅笺”，分发签阅。

合，按时完成交办事项。

5、公文安全与保密。公文传递与办理应严密手续，严格遵守保密制度，确保公文安全、完整。委机关办公室要跟踪好公文的传递，严防文件失密与丢失。

二、发文管理

（一）发文归口

凡以委机关名义发出的公文，均由办公室统一归口管理。具体工作由办公室和发文科室共同完成。专业性文件由相关业务科室负责拟稿；综合性文件由办公室负责拟稿。

（二）行文程序

○1业务科室拟稿→○2到办公室领取《拟文稿纸》，填写拟稿人、科室、标题、主送→○3业务科室负责人初审核稿→○4办公室主任复审核稿，不符合规定要求的退拟稿部门修改或重拟→○5业务科室分管领导审阅→○6主要领导签发→○7办公室编发文号，确定发稿日期并对发文进行登记→○8业务科室对发文进行校对、印制→○9办公室加盖印章→○10业务科室封发→○11办公室归档。

（三）行文规则

1、行文书写规定。公文起草、审核、签发用黑色钢笔、签字笔书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红笔（修改可用）、纯蓝钢笔书写，书写字迹清楚工整。

2、行文核稿规定。以委机关名义发出的各种公文、领

第四篇：收发文管理制度

收发文管理制度

为使本单位公文的收发文管理规范化、制度化、科学化，依照《国家行政机关公文处理办法》等有关规定，结合我单位实际情况，特制定本制度。

第一条收文办理

收文的办理程序包括签收、登记、批办、承办、督办、回复、归档等。具体办理规范如下：

（一）收文由办公室收发文人员负责签收、登记、送办公室主任阅批。收文登记应将公文标题、密级、文件字号、发文机关、收文日期等情况逐项填写清楚。

（二）送办文件由办公室收发文人员交送办公室主任阅批。阅批的文件应在2日内签批并退回收发文人员处进行分类处理。

（三）办公室主任阅批文件后，应由收发文人员及时转送承办人办理。急件即送批办，密件注意传阅范围。

（四）收发文人员要督促承办人公文办理工作，确保公文按时限办结。

（五）承办人按时限完成公文办理工作，并向收发文人员书面反馈，向来文单位回复结果。文件办理完毕，由承办人签字后及时送回收发文人员处。

（六）收发文人员在认真做好登记的基础上，定期进行公文处理的统计和归卷工作。

第二条发文办理

（一）发文一般按拟稿、核稿、审稿、签发、登记、复校、印制、用印、分发等程序办理。

（二）拟稿、核稿和审稿，由主办公文拟制的部门负责，要求符合国家有关法律、法规和政策规定，操作简便可行，文种使用恰当，内容准确全面，结构简洁完整。

（三）发文登记由办公室收发文人员专门负责，包括填写发文字号、记录签发人、按领导审定的印发范围和存档要求确定公文印发份数等。

（四）复校，由办文的同志负责。办文的同志负全面校对责任，包括文字、格式、内容等。

（五）分发，由文件主办部门负责文件的装订、分发，办理完毕后，文件一式三份连同签文单送办公室收发文人员处存档。

（六）严格以下发文程序：

1、部门草拟公文未经部门负责人核稿的，办公室退回拟文部门核稿；

2、公文签发后未经发文登记和复校的，不予印制，送由办文同志和科室复校；

3、未完善手续的公文，办公室不予用印，退回办文同志完善手续。

新晃县创国卫办公室

第五篇：文件管理制度

文件管理制度

(一)总则

第一条、为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据县委、政府关于文书处理的有关规定，结合我单的实际情况，特制订本制度。

第二条、文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本单位上报下发的各种文件、资料。

第三条、按照党政分工的原则，本单位各类文件(党支部和行政)统一由办公室归口管理。

(二)收文的管理

第四条、公文的签收

1.单位所有文件(除领导订启的外)均由办公室登记签收、拆封(由上级或邮电局机要通讯员直送的机要文件除外)。在签收和拆封时，办公室需注意检查封口,对开口和邮票撕毁函件应查明原因。

2.对上级部门发来的文件，要进行文件、文号、机要编号的核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级部门，并登记差错文件的文号。

第五条、公文的编号保管

1.办公室拆封和签收后应及时附上文件处理传阅单，作 分类登记编号、保管。

2.本单位外出人员开会带回的文件及资料应及时送交办公室进行登记编号保管，不得个人保存，如职工工作需要借阅的可复印或借用。

第六条、公文的阅批与分转

1.凡正式文件均需由办公室主任根据文件内容和性质阅签后，由收发员(文书)分送领导和承办部门阅办，重要文件或急件应立刻呈送领导(或分管领导)阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完。

2.一般礼仪性质的函、电、单据等，可由办公室直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同各单位联系后再分转处理。

3.为加速文件运转，收发员(文书)应在当天或第二天将文件送到领导和承办部门，如关系到两个以上部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天(特殊情况例外)。

第七条、文件的传阅与催办。

1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

2.阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交收发员(文书)，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导批示、拟办意见办公室应责成有关部门 和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

3.阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。

4.文件阅完后，应交收发员(文书)，切忌横传。

5.办公室对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。

6.按照阅文范围，离、退休干部，一般由有关部门定期组织学习有关文件，或由办公室通知到单位阅文。

(三)发文的管理

第八条、发文的规定

1.单位上报下发正式文件的权力分别集中党支部和行政办公室，各群众团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

2.各群众团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应分别向党支部、行政办公室提出发文申请，并将文件底稿分别交党支部、行政办公室审核。党支部、行政办公室同意发文，方可按党、政机构设置与业务分工统一归口以党×字、政×字发文。群众团体文件由党支部批转。

3.对单位影响较大，涉及多个以上领导分管范围的文件，须经领导班子研究决定后批准签发。其余文件均由主要领导批准签发。

第九条、发文的范围：

1.凡是以党支部、行政办公室名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。

2.党支部、行政办公室下发文件主要用于：(1)公布单位规章制度；

(2)转发上级文件或根据上级文件精神制订的文件；(3)公布单位体制机构变动或干部任免事项；

(4)公布单位重大生产、技术、管理、政治工作、生活福利等工作的决定；

(5)发布有关奖惩决定和通报；(6)其他有关重大事项；

3.党支部、行政办公室上行文、外发文主要用于：(1)对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定；(2)同兄弟单位联系有关重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、管理、党群工作等事宜。

4.日常生产、技术、管理、党群工作中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管领导批准后，由各科室书面或口 头自行通知执行，一般不用发文。

5.各科室如会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以科室名义用《工作简讯》发会议纪要。

(四)发文程序与要求

第十条 发文程序规定：

1.各科室需要发文，应事先向党支部、行政办公室提出申请；

2.党支部、行政办公室同意发文后，主办科室应以党的方针、政策和国家法令，上级指示或工作实际需要草拟文件初稿；

3.草拟文稿必须从本单位角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写；

4.文稿拟就后，拟搞人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人，并签名、盖章、标定日期和密级；

5.办公室应根据党支部、行政的要求和上级有关指示精神，有关文件规定，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿；

6.经办公室审查修改后的文稿，送分管领导核稿(对文稿内容、质量负责)；

7.对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟搞部门重新整理写清楚；

8.需经会签的文稿，应在交付打印前送会签部门会签；

9.文稿审核会签后，按批准权限的规定分别呈送党政领导审定批准签发；

10.经领导批准签发后的文稿交办公室收发员(文书)统一编号送打字室打印；

11.文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名；

12.文件打字后，由办公室派专人按数印刷，再由收发员(文书)分发并检查落实情况。

(五)文件的借阅和清退

第十一条、各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人签写便条，对有密级的文件须分管领导或办公室主任同意后方可借阅。

第十二条、借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。

第十三条、办公室收发员(文书)对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的本单位文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。(一般为月底一小清，季末一 中清、年终一总清)。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。

(六)文件的立卷与归档

第十四条、文件的归档范围：

1.凡下列文件统一分别由办公室收发员(文书)负责归档：

(1)上级机关来文，包括上级对单位报告、申请的批复；(2)党支部、行政办公室发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产工作的各类计划统计、季度、报表等；

(3)党支部会、主任办公会议、中层干部会议、职工委员会以及各种例会记录；

(4)支部党代会、职代工、工会会员代表大会、团代会等组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等；

(5)有保存价值的人民来信来访记录及处理结果；

(6)参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本单位在会上汇报表言材料等；

(7)上级机关领导同志来单位检查视察工作的报告、指示记录，以及本单位向上级进行汇报的提纲和材料；

(8)反映本单位生产活动、先进人物事迹及领导工作等的音、像摄制品；(9)单位日志和大事记；

(10)单位向上级请示批复的文件及上报的有关材料。

2.业务科室，各群众团体日常工作中形成的活动资料，由各业务科室、群众团体负责立卷归档。

第十五条、立卷要求

1.文件立卷应按照内容、名称、时间顺序，分门别类地进行整理归档。

2.立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。

3.要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。

4.上形成的文件材料，要求在下7月份以前整理完。

(七)文件的销毁

第十六条、对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，办公室应定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续。

第十七条、经审核同意销毁的文件，应在办公室收发员(文书)和正副主任以及分管领导的共同监督下销毁。

第十八条、实施及修改本办法经决策会通过后实施，修改时亦同。