公文写作复习六

第一篇：公文写作复习六

公文的分类及名称

一、公文的分类

由于公文所反映的社会现象是极其纷繁复杂的，为了保证机关文书工作有秩序、高效率地进行，就必须从分析和研究机关公文的性质、特点和作用入手，对机关在日常工作活动中所使用的公文进行科学的分类。这是人们认识公文这一事物并探求其科学规律的一种有效的方法。

常见的、基本的公文的分类，主要是从文件的来源、使用范围、行文关系、性质与作用内容与特点等方面来划分的。现分述于下：

1、从公文的来源来划分

一般所来，一个机关或机关内部某个部门的文件，按照他们的来源可以分为外机关发来的文件和本机关制成的文件两大类。其中，由本机关制成的文件按照制发文件的目的、发送对象，又可以分为向外机关发出的文件和在本机关内部使用的文件。因此，按照文件的来源，一个机关的文件可分为三个部分：对外文件、收来文件和内部文件。

（1）对外文件。对外文件简称发文。是指本机关拟制的对外单位发出的文件，它是作为传达本机关的意图发往需要与之联系的针对机关的文件。如林业部1987年9月16日向国务院发出的《关于加强森林防火工作的报告》，就是林业部的对外文件，是发文。而国务院就是这份发文的针对机关。

（2）收来文件。收来文件简称收文，是指由外机关拟制的，作业传达其自身机关的意图，发送到本机关来的文件。比如上面讲的林业部向国务院发出的报告，对国务院来说就是收来文件。又如上级机关发来的指示、通知，下级机关送来的报告、请示，同级机关或不相隶属机关送来的公函等，都是本机关的收文。

（3）内部文件。内部文件就是指制发和使用都限于机关内部的文件。比如机关内部的规章制度、会议记录、工作计划、经验总结以及内部的通知、通报等。如《××工厂1996年度生产计划》、《××大学关于加强校园管理、维护教学秩序的几项规定》，就是限定在某工厂和某大学内部使用的文件。

在机关文书工作中，为了管理文件的方便，对机关的发文、收文和内部文件，一般由文书部门或指定专人分别进行登记。需要说明的是，在实际工作中，对某份具体文件来说，这样划分又不是绝对的。有时会发生交错或互相转化的情况，这是由公文的复杂性所决定的。例如，主要用于机关内部使用的规章制度、工作计划、工作总结等，有时也要报送上级机关备案或发给下级机关参阅与其他机关交流；有时收到上级机关的批示、通知又需要转发给下

级机关贯彻执行。这样，内部文件和收来文件在一定条件下就又转化成发文了。

2、从公文的德文关系上来划分

行文关系，是指发文机关同收文机关之间的文件往来关系。这种关系是根据机关的组织系统、领导关系和职权范围确定的。从一个单位的对外文件来说，可以按照它们的行文关系、文件的去向，划分为上行文、平行文和下行文。

（1）上行文。上行文就是指下级机关向它所属的上级领导机关所发送的文件，也就是自下而上的德文，故称上行文。比如，国务院各部、委，各省、自治区、市给国务院所报送的工作报告和请示就是上行文。一般地说，上行文是作为下级机关向上级领导机关、下级业务部门向上级业务主管部门汇报工作，请示问题，请示给予领导和指导的文件。

（2）平行文。平行文就指同级机关或者不相隶属的没有领导指导关系的机关之间的一种行文。比如，中共中央各个部之间，国各院的各个部、委、局之间，省人民政府之间，各个县委之间，各个县人民政府之间都是平级平行机关。再如，省军区和省人民政府之间，学校和工厂之间，没有领导指导关系，是一些不相隶属的机关。上述这些机关之间，在相互联系或协商工作问题时，一般都适宜于使用公函作为平行文。

需要说明的是，机关之间的上级与下级的关系并不等同于级别高与级别低的关系。在行政和业务上均无隶属关系的单位之间，即使地位有高下之分，但双方之间的行文关系仍然是平行关系。如某县公安局与邻县的县政府，某地方中学与某省军区，它们之间虽然地位、级别不等，但彼此之间联系工作仍应以平等关系行文。

（3）下行文。下行文就是指上级领导机关对所属的下级机关的一种行文。比如，中央给各个省委，国务院给各个部委局和各省人民政府所发的文件就是下行文。下行文一般常用指示、决定、通知、批复等。

下行文是上级机关对下级机关实施领导、指导责任的重要工具。对下级机关来说是重要的收文。一些面向群众的布告、通知等文件，也是下行文。

3、从公文的秘书程度和阅读范围来划分

从公文的内容是否涉及到党和国家的秘书，涉及到秘书的程度，以及公文所限定的阅读范围，又可将公文划分为秘书文件、普通文件和公布文件。

（1）秘密文件。秘密文件是指内容涉及到党和国家的秘密，需要控制知密范围和知密对象的文件。根据文件的秘密程度，又可以确定为秘密、机密、绝密三种，通称“三密”文件。密级越高，传送、阅读和保管的要求也就越严。因此，确定和划分文件的密级要十分慎重，力求准确。否则，密级过高不利于文件内容的传播；密级过低则扩大了知密范围，给党

和国家造成不应有的损失。当然，文件的保密要求不是一成不变的，密件的内容随着时间的推移和形势的发展，其秘密的性质也会发生变化。所以文件的保密要求应当有时间限制，经过一定的时间，应按有关规定对“三密”文件进行清理，该降密的应作降密处理，该解密的则应予解密。

（2）普通文件。普通文件是相对秘书文件而言的，从这个角度说，也可称非密文件。这种普通文件也并非无密可保，可以供任何人阅看。如机关、组织的决议、工作计划、总结，对工作人员的处理决定、通报等。这类普通文件阅读的范围比较宽。但一般只限于本机关、组织内，不对外颂，即不在社会上公布，不向国外传播。

（3）公布文件。公布文件就是向人民群众和国内外公开发布的文件。比如一些公告、通告、公报、法律、法令、中央领导同志的某些重要讲话、报告等，通常都可以采用广播、电视播放、报刊登载，公开张贴或口头传达等方式进行公布。

4、从公文制发机关的性质和公文作用来划分

从公文的制发机关的性质和公文的作用可以将公文分为法规文件、行政文件和党的文件。

（1）法规文件。法规文件是指由中央和地方各级权力机关、行政机关所制发的法律、法令和行政法规文件。法规文件一般分为以下三种：

①法律文件。法律文件是体现统治阶级的利益和意志，以国家强制力来保证其实施的行为规则，是实行阶级专政的一种工具。法律文件在我国是由行使最高立法权的机关——全国人民代表大会按照立法程序制定的。如《宪法》、《刑法》、《刑事诉讼法》等。

②法令文件。法令文件是根据宪法的有关规定所制发的一种文件，通常是以中华人民共和国主席或国务院总理的名义发布的。如公布法律的命令以及宣布施行重大强制性行政措施时发布的命令等。

③行政法规文件。行政法规文件是由国家行政机关和地方行政机关，为具体贯彻执行法律、法令和行政法规，对于行政措施、行政制度和活动规则所制定的条例、办法、细则、规定等。

（2）行政文件。行政文件主要是指国家机关在日常公务活动中所形成和使用的文件。具有行政指挥、领导指导工作和公务联系的作用。例如政府机关、行政管理机关使用比较普遍的指示、通知、请示、报告等。

（3）党的文件。党的文件是指由党的机关、组织形成和使用的文件，反映党的领导、党的工作和党的建设等活动。其中，只限定在党的组织和党员中间阅读和传达的文件，又叫

党内文件。

5、从公文的内容和特点来划分

按照公文的性质、内容和特点，可以将公文分为指挥性公文、规范性公文、报请性公文、知照性公文、记录性公文等。

（1）指挥性公文。指挥性公文是指上级领导机关对下级机关或群众发出的用以领导和指导工作的公文。它需要下级机关单位和有关人员认真学习和贯彻执行，是下级单位决策和进行工作活动的依据。例如命令、指示、决定、意见、批复和政策性通知等。

（2）规范性公文。规范性公文是指由机关、组织、社会团体制定的，要求其成员在活动工作等方面严格遵守的行为规范，它是一种兼有政策性和法规性的公文，有较强的规范性和强制性。例如章程、条例、规定、办法、细则、规则等。

（3）报请性公文。报请性公文是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、请示问题时所使用的陈述性、请求性公文。这类公文主要是报告、请示等。

（4）知照性公文。知照性公文是指机关单位发布的需要周知或遵守，以及各机关单位之间联系工作，通报情况所使用的公文。例如公报、公告、通知、通报、函等。

（5）记录性公文。记录性公文是指各机关、组织用以记载公务活动以备查考的公文。如会议记录、会议纪要、大事记、日志等。

常见的公文的分类还有：从文件的缓急程度上划分，可分为急件和平件，急件又可分为特急件和急件；从文件的使用范围来划分，可分为通用文件、专用文件和技术文件；从文件的发送目的来划分，可分类为主送件、抄送件和批转件、转发件；从文件的处理要求上来划分，可以分为需办文件和参阅文件等。

二、公文的名称

任何事物都有自己的名称。名称就是事物的概念，事物的称号。公文作为国家管理的一种工具，也有自己的名称。如命令、决定、通知、章程、条例、计划、总结等都是公文的名称。在通常情况下，人们把这些具体的公文名称统称为文种。

1957年10月，国务院秘书厅《关于公文名称和体式问题的几点意见（稿）》指出：“不同的公文名称，反映着不同的目的和要求，也反映着行文机关之间的关系和发文机关的权限范围。划清各种公文名称的使用界限，正确地使用公文名称，对于做好文书处理工作，具有重要意义。”也就是说，一份文件的名称并不是随意确定的，它是根据发文机关的权限、发文机关和收文机关之间的关系以及发文的具体目的和要求而确定的。各种不同的文件名称，可以概括地表明和反映各种文件的不同性能和不同作用，有利于机关工作的顺利进行和实现

文书处理的规范化、制度化。

现行机关的行文，必须从实际需要出发，根据本机关的职权范围，所处的地位与发文的目的，正确地使用文件名称，不能滥用。否则，就会妨碍收文机关对文件意图的准确理解，影响文件的及时处理。例如，对于要向上级领导机关请示的问题，如果不使用“请示”，而错误地使用了“报告”这一文件名称，就可能造成上级领导机关认为是一般性的工作报告，不需要作答复，而没有及时处理，以致耽误了工作。再如，同不相隶属的机关联系工作问题，即使发文机关的级别比受文机关级别高一些，也不能使用“命令”、“指示”，因为这不符合本机关的职权范围和所处的地位，而应当使用“公函”。又如，有的机关发文，不分什么内容和性质，总是使用“通知”这一名称，这样也就失去了以文件名称来概括和提示文件意图的作用。

中华人民共和国成立以来，国家对统一公文的名称非常重视。1951年9月，中央人民政府政务院班颁布了《公文处理暂行办法》，规定公文名称为7类12种，即①报告；②签报；③命令；④批复；⑤通报，通知；⑥布告、公告；⑦公函、便函。此后，国务院办公厅在1957年、1981年、1987年、1993年又先后四次对公文处理办法进行修改调整。在1993年11月21日，国务院办公厅经修订后重新发布的《国家行政机关公文处理办法》中，将现行国家行政机关的公文文种调整为12类13种，即：①命令（令）；②议案；③决定；④指示；⑤公告、公告通告；⑥通知；⑦通报；⑧报告；⑨请示；⑩批复；⑾函；⑿会议纪要。

以上党政领导机关用法规性文件的形式发布的主要的公文文种都具有法规的严肃性。其所属的、有关的各级机关组织在行文时都必须严格遵守，不能违反，因而被称作法定公文文种。这些法定的公文文种都具有独立对外行文的资格，可以使用套红的“文件版头”德文，通常称之为“红头文件”；机关中还有一些其他常用的应用文种，如计划、总结、方案、细则等。此外，在企业单位和涉外机构，根据其业务工作范围的特殊需要而专门形成和使用的专业文种。这些文种的使用范围和写作要求将在以下有关章节中分别叙述。

第二篇：公文写作复习整理

一、通知：

1、通知的特点：广泛性、时效性

2、通知的种类及其结构：:1）指示性通知2）办理性通知3）发布性通知4)印发性通知5）转发性通知6）批转性通知7）知照性通知8）会议性通知9）任免通知

3、通知的写作要求：1）重点突出，措施具体2）条理清楚，简明通俗3）明确目的，恰当使用

2012年劳动节和运动会期间调课通知 各部门、院（系）、教学单位：

根据学校放假通知与运动会安排，本学期劳动节放假时间为：4月29日至5月1日，共3天。4月28日（星期六）上班。春季运动会定于5月11日至12日在烟台校区进行。

为保证教学秩序，现将劳动节放假和运动会期间调课事宜通知如下：

一、烟台校区

5月2日（周三）安排5月7日（周一）课程。

。。。。

5月7日（周一）下午至5月10日（周四）上午安排期中考试。

4月29日、5月12日下午因放假和运动会不能按期完成的选修课，可自行调整授课进度。

二、滨州校区和各教学基地

按学校教学和期中考试安排正常进行。

教务处

二〇一二年四月十九日

关于2012年清明节假日期间值班安排的通知

各部门、单位、院（系）：

根据学校《关于2012年部分节假日安排的通知》（滨医院办发〔2011〕15号）安排，2012年清明节放假时间为4月2日至4日，共3天。3月31日（星期六）、4月1日（星期日）上班。现将办公室假期值班安排通知如下：

1.值班时间：上午8：30—11：30

下午2：30—5：30

2.机要值班时间：下午3：00—4：00

3.值班电话：滨州校区：0543-3256054

烟台校区：0535-6913016

办公室

二○一二年三月二十八日

二、通报：

1、通报的特点：典型性、真实性、教育性、时效性

2、通报的种类：1）按内容分：综合性通报、专题性通报 ；2）按作用分： 表彰性通报，批评性通报，情况性通报

3、通报的结构1）标题，2）主送机关，3）正文，4）公文生效标识和成文时间

4、通报的写作要求1）反复调查研究，选好典型材料2）内容真实准确，不可虚构夸张3）议论分析合理，评价分寸得当4）抓住写作时机，及时通报行文5）注意“表彰性通报”与“嘉奖令”、“表彰性决定”的区别

5、通报与通知的比较：1）使用范围及内容不同2）约束力不同3）表现方法不同

三、意见

1、意见的特点：广泛性、灵活性、参考性、政策性

2、意见的种类：1）指导性意见2）建议性意见3）评估性意见

3、意见的结构：标题、主送机关、正文、公文生效标识和成文时间

4、意见的写作要求：1）缘由充分，问题明确2）意见具体，切实可行3）语言得体，层次清晰

5、意见与相近文种的比较：1）意见与报告的比较2）意见与决定、通知的比较3）意见与函的比较

中共山东省委

关于认真贯彻党的十七届六中全会精神

加快建设文化强省的意见

（2011年11月1日中国共产党山东省第九届委员会第十三次全体会议通过）

中国共产党山东省第九届委员会第十三次全体会议，认真学习贯彻党的十七届六中全会精神，研究了深化文化体制改革、加快建设文化强省问题，提出如下意见。

一、认真学习领会党的十七届六中全会精神

二、进一步明确文化强省建设的目标任务

……

各地、各部门要按照十七届六中全会精神和本意见要求，研究制定贯彻落实意见并组织实施。

四、会议报告

1、种类：综合性会议报告与专题性会议报告

2、会议报告的特点:全局性、权威性、阶段性

3、会议报告的结构：标题、报告人及报告时间、称谓、正文构成。

4、会议报告的写作要求 ：1）充分准备，厚积薄发2）立意求新，选材求实 3）语言严谨，轻重得宜

五、会议讲话稿

1、会议讲话稿的特点：针对性、论述性、生动性

2、会议讲话稿的结构：由标题、题下标识和讲话人、称谓、正文组成。

六、会议讲话稿的写作要求：1）定准讲话基调，营造会议氛围2）符合讲话者身份，适应讲话者的语言风格3）言之成理，切合实际4）留有空间，便于临场性发挥

六、演讲稿

1、演讲稿的特点：个体性、临场性、针对性、声传性

2、演讲稿的种类

按内容：政治演讲稿、经济演讲稿、文化演讲稿、社会生活演讲稿、科技教育演讲稿等； 按表达方式：叙述型演讲稿、议论型演讲稿、抒情型演讲稿、说明型演讲稿等； 按篇幅长短：即兴演讲稿、正式演讲稿；

3、按演讲性质，分为三种类型：1）政治鼓动类演讲稿2）学术交流类演讲稿 3）思想教育类演讲稿

4、演讲稿的结构：标题、称谓、正文

5、演讲稿的写作要求：1）选题要贴近听众2）语言要精炼流畅3）逻辑要严密清晰 4）节奏要起伏跌宕5）内容要富于鼓动性和感染力

七、开幕词 闭幕词

（一）开幕词

1、开幕词的结构：通常由标题、称谓及正文组成。

1）标题：一是由大会名称加文种组成，如《中国共产党××市第×次代表大会开幕词》；

二是由致辞人姓名、大会名称、文种组成，如《××同志在××大会上的开幕词》。2）正文：可分为开头、主体、结尾三部分。

（1）开头 一是宣布大会开幕，二是对大会的规模和参加大会人员的身份进行介绍，三是对大会表示祝贺，对来宾表示欢迎。

（2）主体 ：阐明会议的意义；说明会议的主要议程；向与会者提出希望和要求。（3）结尾：一般用祝颂语结束全文。

（二）闭幕词

1、闭幕词的特点：总结性、评价性、激励性

2、闭幕词的结构：由标题、称谓及正文组成。

3、闭幕词的写作要求：1）、正确评价和总结会议。2）、要和开幕词首尾呼应，但内容自有侧重。3）、语言要精炼。

八、会议记录

1、会议记录的种类：摘要记录、详细记录

2、会议记录的特点：真实性、原态性、完整性

3、会议记录的结构

（一）标题：由会议名称加文体名称组成

（二）会议概况：会议时间、会议地点、主持人的职务和姓名、出席人、列席人

缺席人、记录人

4、会议内容：1）、会议的议题、宗旨、目的2）、会议议程3）、会议报告和讲话4）、会议讨论和发言5）、会议的表决情况6）、会议决定和决议7）、会议的遗留问题

5、会议记录的记录要求

（一）会前有准备，精力要集中

（二）记录要准确，方法宜多样

（三）语言要简洁，书写应规范

九、介绍信

1、介绍信的种类：印刷式介绍信、书信式介绍信

2、介绍信的特点：证明性、时效性

3、介绍信的结构：两种介绍信格式基本相同，一般包括标题、称谓、正文和落款。

4、介绍信的写作要求：真实具体、谨防假冒；简明扼要，清楚明了；领导审批，涂改无效

介绍信（书信式）

××医院：

现介绍我校学生会主席王×、团总支书记林××两位同学前往你处，联系开展“世界高血压日义诊活动”的具体事宜，请予接洽。

此致 敬礼

××大学××学院（公章）

二〇〇×年×月×日

十、聘书

1、聘书的种类：临时聘书、正式聘书

2、聘书的特点：时效性，依据性，实用性

3、聘书的结构：一般由标题、称谓、正文和落款组成。

4、聘书的写作要求：形式庄重、内容清楚、语言精练

聘书

×××教授：

为了提高教学质量，以适应现代远程教育发展的迫切需要，我校成立了学科专家委员会。您长期以来一直进行××学科的建设，是资深教授。我校特聘您为学科专家委员会成员。聘期暂定三年。

××大学（公章）校长××（章）

××××年×月×日

十一、求职信

1、求职信的特点：自荐性、指向性、真实性

2、求职信的结构：求职信应按照书信的格式来写，主要由标题、称谓、正文、致敬、落款、附件等部分组成。信的左上角或右上角要留出三行，用以填写家庭地址、国家、城市、邮政编码和日期。

3、求职信的写作要求：礼貌周到，言辞恳切；显示个性，引人注目；简明扼要，短小精悍；实事求是，突出重点；以情动人，不落俗套；字迹工整，推敲文字 尊敬的领导：

您好！首先感谢您百忙中抽空来阅读我的信件。

我叫XXX，男，20岁，XX大学XX专业XX届毕业生。。。。。。。。。。。。。。。。。诚挚的希望领导能给我这次机会，企盼佳音。谢谢！

祝愿贵单位事业蒸蒸日上！

此致

敬礼！

求职人：XXX

XXXX年X月X日

十二、简历

1、简历的特点：纪实性、简洁性、自主性

2、简历的结构：基本情况、教育背景、工作经历、业绩水平、能力特长

3、简历的写作要求：突出重点，富有特色、强调优势，展示自我、准确无误，行文规范

自 荐 信

尊敬的领导：

您好！

首先感谢您在百忙之中阅读此信.我是。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。

无论录用与否都很感激贵单位给我这个机会，希望能得到您的垂青使我能有机会为这个集体添砖加瓦，敬盼回音！

此致 敬礼！

自荐人：***

十三、祝辞

1、祝辞的特点：祝愿性、抒情性、交际性

2、祝辞的种类：1）祝贺对象：祝贺辞、祝寿辞、婚姻祝辞和祝酒辞。

2）祝贺的方式：现场致辞和远距离致辞。

3、祝辞的结构：通常由标题、称谓、正文和落款组成。

4、祝辞的写作要求：

1、材料具体

2、情感真实

3、语言得体

祝寿词

尊敬的各位来宾，各位亲朋好友：

。。。。。。。。

祝福在座的所有来宾身体健康、工作顺利、合家欢乐、万事如意！

谢谢大家！

×××年×月×日

十四、贺辞

1、贺辞的结构：一般由标题、称谓、正文和落款组成。

2、标题：四种写法（1）单独由文种名称构成（2）由发文者加文种组成（3）由被祝贺对象加文种组成（4）由发文者及被祝贺对象加文种构成

3、正文：1）概况叙述对方所取得的成就，并有分寸地点明对方取得成就的主客观原因2）结合历史背景和当前形势论述成就的意义，或重要会议召开的历史条件。3）给对方以热情洋溢的鼓励和鞭策，并提出殷切的希望和共同的理想。4）最后写上表示祝愿或祝福的话

4、贺辞的写作要求：

1、主题明确，简明扼要

2、感情充沛，语言精练

十五、欢迎辞

1、欢迎辞的特点：欢愉性、口语性

2、欢迎辞的结构：通常由标题、称谓、正文和落款组成。

3、欢迎辞的写作要求：主题突出，表达委婉；感情真挚，格调高雅；短小精悍，言简意赅

十六、答谢辞

1、答谢辞的特点：礼貌周到、真情实感、短小精悍

2、答谢辞的结构：通常由标题、称谓、正文和落款组成。

3、答谢辞的写作要求：热情礼貌，真诚自然；内容充实，区分场合；语言委婉，文字精炼

十七、请柬

1、请柬的特点：礼貌性、郑重性、公开性

2、请柬的结构：通常由标题、称谓、正文、落款四部分组成。

3、请柬的撰写及制作要求：1）文字方面的要求：语言简洁明了，说清内容即可。2）、发送时间的要求：最好在举行活动时间的前三至五天发送。3）、设计制作的要求：要烘托出喜庆和欢乐地气氛，具有艺术性。

十八、邀请书

1、邀请书的特点：广泛性、庄重性、详尽性

2、邀请书的结构：通常由标题、称谓、正文、落款四部分组成。

3、邀请书的写作要求：礼貌恭敬、事项周详

4、邀请书与请柬的比较：相似处：都是邀请有关人员参加某一活动的礼仪文书，都是为了表示邀请者的礼貌和郑重而制作的。

区别：适用范围不同、主办者不同、内容不同、形式不同

十九、慰问信

1、慰问信的种类：敬奉类慰问信和安抚类慰问信。

2、慰问信的结构：由标题、称谓、正文、落款四部分组成。

3、慰问信的写作要求：明确慰问对象，突出感情色彩

二十、感谢信

1、感谢新的特点：对象的明确性、事实的具体性、感情的鲜明性

2、感谢信的结构：由标题、称谓、正文、落款四部分组成。

3、感谢信的写作要求：真实性、文采性、规范性

第三篇：公文写作复习要点

公文写作复习要点

一、公文概述

（一）、含义

公文，即公务文书的简称，属于应用文。公文有广义和狭义之分。广义的公文，是指党政机关、社会团体、企事业单位为处理公务而形成的文字材料。狭义的公文，是指党政机关处理公务时所使用的公文。

（二）、分类

公文按其行文方向，可分为上行文、下行文、平行文。

1、上行文是指下级机关向上级机关报送的公文，如请示、报告等。

2、下行文是指上级机关向所属下级机关的行文，如决定、指示、公告、通知、通知、通报等。

3、平行文指同级机关或不同隶属机关之间的行文，如函等。

（通知、公文纪要有时也可作为平行文）

（三）、行文其他注意事项：

主送与抄送应准确得当；一般应一文一事；准确把握联合行文规定、公布公文如不另行文，应在公布时注明。

（四）、公文种类

公文的种类简称文种。根据国务院办公厅1993年修订发布的《国家行政机关公文处理办法》规定，公文种类主要包括：命令（令）、议案、决定、指示、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。

日常办公主要使用的公文：

1、通知

适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

2、通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项。

3、报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况。（★“报告”不得夹带请示事项。）

4、请示

适用于向上级机关请求指示、批准。（★ “请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。）

5、批复

适用于答复下级机关的请示事项。（★“批复”与“请示”是配套使用的，即有“请示”，就必须有“批复”）

6、函

适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

7、会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

二、使用OA系统拟写公文

（一）拟稿人拟稿

1、进入OA系统，地址http://work.gz.chinamobile.com/，输入用户名和密码，登陆。

2、点击办公首页“办公系统”的“公文处理系统”，出现公文处理系统界面。

3、以“公司发文”为例，拟写新文档一份

（2）填写“发文编号”（公司发文由综合秘书统一核稿、编号，部门通知及签报等由部门自行编号、管理）、文件标题、主送部门、抄送部门。（主送部门和抄送部门可点击出现对话框选择）

（3）编辑正文。点击“新建正文”按纽，出现正文WORD界面。可直接打字，也可用复制、粘贴，将拟好的正文粘贴到界面上。点击菜单栏“保存”图标，保存文件，然后关闭正文回到拟文稿界面，点击“保存正文”按纽，提示“保存成功”。（必须两次保存，否则，正文丢失）

（4）粘贴附件。点击菜单条“附件操作”，出现附件上载界面。点击“浏览”按纽，找到需要上载附件的文件名，打开，点击“上传附件”，附件即上载。如有多个附件，一一操作即可。

关闭“附件操作”对话框，回到拟文稿界面。

（5）会签。文件如需要业务部门会签，点击“选择会签部门”，选择需要会签的部门，可选择多个。如选择建设维护部、市场部同时会签。

（6）拟稿人拟稿完毕，点击“流程处理”按纽，可送部门领导审核、送副主任处理。点击“发送流程“，即送出文件。

（二）部门领导审核

（1）、可修改正文、主送、抄送、增删附件等。操作与拟稿人操作基本一致。（2）送会签部门。由部门领导送部门会签，如有两个以上部门，系统自动一一会签完毕后返还到拟稿部门领导手中。

（3）检查无误后，提交综合秘书核稿、编号。文件继续按以下流程流转：综合秘书核稿、编号——办公室主任审核——送分管领导签发

（其中，在部门领导审核、综合秘书核稿、编号、办公室主任审核、分管领导签发4个环节，如对文件有疑义，可退还拟稿人重新修改或终止发文）

（三）综合秘书核稿、编号（略）

（四）办公室主任审核（略）

（五）分管领导签发（略）

第四篇：公文写作复习第一步[定稿]

公文写作复习第一步：常见公文文体的区分

2010-05-22 10:24 作者：华图教研中心 顾炜 来源：华图教育

【导读】公文是公务员、事业单位等从事政府相关工作人员办公的常用工具。华图以公文写作第一步——文体区分来说明公文写作的复习。

公文具有上传下达、互通情报、宣传教育，作为工作依据和凭证，规定人们行为规范等作用，是公务员系统、事业单位等从事政府相关工作人员办公的常用工具。所以，无论是公务员考试、事业单位的公共基础知识、军转干考试等无不涉及公文应用与写作这一块。它可能出现在行政职业能力传有常识判断、申论公文写作、综合应用能力试卷的文书改错等。公文写作复习说难不难、说易不易，下面华图教研中心以公文写作第一步——文体区分来说明。学习公文写作的第一步是要能够区分在何种情况下用何种文体，首先需要将学过的几种文体进行分类，在党政机关常用的14种文体中，着重要区别的有这么几对：请示和报告、公报和公告、通告和公告、指示和意见、决议和决定等。

1．请示和报告的关键区别在于时间和语气的不同，请示是询问请准的语气，发生在事前，报告则是陈述语气，写作时间不定。

2．公报和公告的区别在于两者涉及的内容范围有所不同，公告是告知单独事件，而公报则涵盖事件的经过和结果，一般比公告的事件复杂。

3．通告和公告的区别是公告比通告告知的范围要大，所涉及的事件要更为重要。

4．指示与意见都是指导工作的公文，区别在于指示是上级对下级，而意见的行文方向不限。

5．决议和决定的区别在于决议通过的事项要更宏观，一般决议要由会议通过。

6．其他的几种文体，如会议纪要是专门与会议相关的；批复是与请示成对出现的；通知和通报在日常生活中比较常见；函的使用较为广泛，特别是在不相隶属的机关之间；命令必然是上对下，而且有很强的权威性。

第五篇：公文写作复习一

一、什么是公文？

1、公文的定义。

公文是公务文书的简称，是国家机关、人民团体和企事业单位在公务活动中用以处理公务的具有特定格式的文字材料。《国家行政机关公文处理办法》第二条明确指出：“行政机关的公文(包括电报，下同)，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具。”这段话阐明了公文的性质和作用,即公文是行政机关管理国家事务、进行公务活动的工具。公文有广义和狭义之分。广义的公文泛指各单位之间在公务活动中产生的具有现实作用和历史作用的所有文字材料，包括收进和发出的一切反映公务活动的往来文书，如文件、信函、简报、技术资料，还有电报、表册、图片、图纸，以及电子文本的文件、资料等；狭义的公文是指《国家行政机关公文处理办法》和《中国共产党机关公文处理条例》两个文件明确规定的文书种类(其中：行政机关公文13种，党的机关公文14种)，我们一般称之为“文件”。

2、公文的起源和发展。

公文是随着文字的出现、社会生产的发展、国家(部落)的建立而逐步产生的。斯大林在《马克思主义与语言学问题》一文中说：“生产往前发展,出现了阶级,出现了文字,出现了国家的萌芽。国家进行管理工作需要比较有条理的文书。商业发展了,更需要有条理的来往书信”。这说明公文的产生有两个前提,一是比较成熟的文字；二是产生了国家。

据考古学家考证发现,距今六千多年前的我国仰韶文化(原始社会)时期,已经有了文字的萌芽,原始社会的结绳、刻契记录、反映人们的社会实践活动,具有备忘、信守、凭证的作用。距今三千多年前的殷商时代，产生了比较成熟的文字——甲骨文。甲骨文是商王朝利用龟甲、兽骨占卜凶吉时,刻在龟甲、兽骨上面的卜辞和与占卜有关的记事文字。这种具有记录、凭证作用的文字，可以说是我国最古老的以甲骨为材料载体的文书。甲骨文书具有一定的结构,如一篇占卜文书大致包含四个部分,即前辞、命辞、占辞、验辞,程式比较简单,文字也不长,一般约几十个字。甲骨文的文字结构，由独体趋向合体,由象形趋向会意。甲骨文书可说是我国公文的雏形。

作为统治阶级管理政务的工具,随着社会的进步和发展,公文包括内容、形式，以及管理方式等方面都在不断的完善、变化。从商代至现代,从公文的制作材料看,由甲骨而青铜、竹木、铁质、石头、丝帛、纸张，一直发展到现代的磁介质和感光材料；从对公文的称谓看，殷商时称其为“典册”；周代称其为“中”；秦时称其为“典籍”；汉代的书籍中出现了“文书”、“公文”等词汇,荀悦的《汉记·武帝纪一》中有：“苞苴（音包居，包装礼品的蒲包）

盈于门庭，聘问交于道路，书记繁于公文，私务众于官事”，但当时统称公务文书为“文案”；三国时开始称其为“公文”,《三国志·魏志·赵俨传》中有“辄白曹公，公文下郡，绵绢悉以还民”；唐宋时称其为“文卷”、“案卷”；元时称其为“文卷”、“簿籍”；明时称其为“文牍”、“案牍”；清时称“牌子”、“本章”；民国时又称“文书”了。至于具体的公文种类的名称,在历代使用过程中,有的出新,有的消失,有的代代相沿。

1949年中华人民共和国成立后,公文成为国家管理公务活动的重要工具。党和政府十分重视公文制度的建设,吸取了解放区文书工作的经验,改革了旧政府的文书制度和办法,逐步建立了统一的新的文书制度。随着时代的发展和公务活动的需要,国家行政机关公文种类和功能的发展演变主要有六次。

第一次是1951年9月,中央人民政府政务院颁布《公文处理暂行办法》,当时规定公文有七类十二种:“报告、签报”、“命令”、“指示”、“批复”、“通报、通知”、“布告、公告、通告”、“公函、便函”。

第二次是l957年IO月,国务院发布《国务院秘书厅关于公文名称和体式问题的几点意见(稿)》,对1951年“暂行办法”中的公文类别进行了修改,仍是七类十二种,但各类别的内容有变化,减去了“签报”、“公告”,将“公函、便函”合而为一,增加了“令”、“请示”、“批示”三个文种,对公文种类的排列次序也作了调整,依次为:“命令、令”,“指示”，“报告、请示”，“批示、批复”，“通知、通报”,“布告、通告”，“函”。

第三次是1981年2月，国务院办公厅颁布《国家行政机关公文处理暂行办法》,对公文种类作了增删,由七类十二种增加为九类十五种,减去了“批示”,增加了“指令”、“决定”、“决议”,恢复了“公告”,公文种类的排列依次为:“命令、令、指令”,“决定、决议”,“指示”,“布告、公告、通告”,“通知”、“通报”,“报告、请示”,“批复”,“函”。第四次是1987年2月,国务院办公厅印发《国家行政机关公文处理办法》,该办法对公文种类修改不多,把“命令、令”合并为一种,新增了“会议纪要”。文种为十类十五种。第五次是1993年11月，国务院办公厅修订《国家行政机关公文处理办法》，把机关公文分为十三类十三种，取消了“决议”、“布告”，增加了“议案”，把“请示”、“报告”分为两类。

第六次是2000年8月，国务院发布《国家行政机关公文处理办法》，把机关公文分为十三类。取消了“指示”，增加了“意见”，将“公告”、“通告”分为两类。

3、公文的特点。

（1）从内容上看，公文具有法定的效力，具有行文机关赋予的某种处理公务的效能和

权威，具有行政约束力。也就是说，对于上级的指示和决定，下级必须坚决贯彻执行。

（2）从制作过程看，公文是按照特定的体例和格式，经过一定的办文程序形成的书面文字材料。也就是说，具有一定的规范体式和程序，不能随心所欲，独出心裁，自我创新

（3）从写作特点上来看，公文的语言运用庄重、简洁、朴实，提出问题开门见山，叙述说明问题平铺直叙，叙述道理言简意赅，使人容易理解，便于操作实施，它的表述方式主要运用叙述、议论、说明，一般不用文学作品写作中惯用的描写和抒情的手法进行表述。

二、公文的种类。

（1）国家行政机关公文种类。根据国务院办公厅2000年8月24日发布，2001年1月1日开始执行的《国家行政机关公文处理办法》，行政机关公文共有13种。具体是：命令（令）；决定；公告；通告；通知；通报；议案；报告；请示；批复；意见；函；会议纪要。

（2）党的机关公文种类。党的机关公文与行政机关公文有所不同，它适应了党的工作的需要。根据中共中央办公厅1996年5月3日印发的《中国共产党机关公文处理条例》，党的机关公文共有14种，其中有9种是与行政机关公文相同的（决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要），此外还有5种是党的机关特有的，分别是决议；指示；公报；条例；规定。

三、公文的格式

公文格式的规范性是公文权威性、严肃性的具体体现。按照规定，公文由文头（或称眉首）、正文（或称主体）、文尾（或称版记）三部分组成。

公文的眉首即文件开头红线以上的部分，包括秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、公文字号、签发人。

公文的主体包括公文标题、主送机关、正文、附件说明、成文时间、印章、附注、附件。

公文的版记是指公文末尾主题词以下的部分，包括主题词、抄送（抄报）机关、内部发送单位、印发机关、印发日期、份数等。

1、密级划分。对涉及保密事项的公文，应根据《国家秘密范围和管理规定》及《国家秘密保密期限一览表》确定密级和保密期限。公文的秘密等级分为绝密、机密、秘密三级。秘密等级标注在文件首页右上角，其中“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。

2、紧急程度。对涉及紧急事宜的公文,应根据公文送达的时间要求标注紧急程度。紧急文件分为“特急”、“急件”两级，紧急电报分为“特提”、“特急”、“加急”、“平急”四级。公文紧急程度的确定由主办部门提出意见，办公室确认。

紧急程度标注在文件首页右上角。如既是保密又是紧急文件，先标注秘密等级，再标注

紧急程度。

3、发文机关标识。标明公文制发机关的字样，应当使用发文机关全称或规范化简称；联合行文，主办机关排列在前。

4、公文字号。一般包括机关代字、文件类别字号、年份、序号。联合行文，只标注主办机关发文字号。

局发文、局办公室发文、局党委发文均由办公室统一编号，部门发文和其他发文由主办单位参照局发文编号样式自行编号。

5、签发人。凡上报的公文以及发出的电报应当标注签发人。上报的公文在发文字号右侧标注“签发人”及签发人姓名；电报的签发人姓名标注在报头“领导签批”栏内。“请示”还应在附注中标明联系人的姓名和电话。

6、标题。公文标题一般由发文机关，相关介词“关于”、“对”，内容摘要，文种词三部分构成。公文标题应准确、简练地概括公文的主要内容并正确注明公文种类。除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。公文标题可分一行或多行居中书写，分行排列时，在断句上要注意保持词义的完整性。

7、正文。正文是公文的主体部分，用以表述公文的内容。

8、发送范围。公文的发送范围包括主送机关、抄送（抄报）机关和内部发送单位。主送机关是公文的主要受理单位，即需按照公文内容答复事项、办理工作的单位。

抄送（抄报）机关是除主送机关外需要执行或知晓公文的其他单位、主送机关的相关领导或管理机关。

公文的主送机关、抄送（抄报）机关的名称应使用全称或者规范化简称、统称。

公文有两个以上的主送机关或抄送（抄报）机关时，应按照级别高低或与公文内容联系的紧密程度顺序排列。

内部发送单位为机关内部需要了解公文内容的单位，按办公室、主办单位、会签单位、其他需要阅知单位的顺序排列。

所有局发文、部门发文和其他发文均应发送办公室。

9、附件。公文的附件是指随公文正文发出的文字材料或表格。公文如有附件，应标明附件（或附表）的顺序和名称。

10、印章。公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖公章。

当正文排版后不能容下印章位置时，应采用调整行距、字距的措施加以解决，务使印章

与正文同处一面，不得采用“此页无正文”的方式解决。

11、成文日期。公文的成文日期以负责人签发的日期为准；联合行文，以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报，以发出日期为准。

12、附注。公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。

13、主题词。主题词是用于文献的分类和检索的标识符号。标引公文主题词，所选用的词目应是《公文主题词表》或《金融类公文主题词表》中规定使用的，书写形式应与词表中的词形一致。上行文应按照上级机关规定的主题词表及要求标注主题词。

标引公文主题词要按照“先内容后形式”的顺序排列词目。每一公文标引主题词的数量一般不超过5个词目。

14、公文的印制要求。

（1）公文用纸。应采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。排版从左向右横写、横排。

（2）公文字体与字号的选用。

公文大标题一般使用二号小标宋体字，小标题一般使用三号小标宋体字或黑体字。秘密等级、紧急程度,一般使用三号黑体字；主题词使用三号黑体字，词目用三号小标宋体字。

公文正文、主送机关、附注、发文字号、成文日期等，一般使用三号仿宋体字。抄送（抄报）机关、内部发送单位、印发单位及印发日期,使用小四号宋体字。

四、行文规则

1、行文应当确有必要，注重效用。

2、上行文（特别是“请示”）的主送机关一般只有一个。如受双重领导，也只能有一个主送机关，对另外一个领导机关可用抄报的形式报送。“请示”应当一文一事；“报告”中不得夹带请示事项。

3、向下级或平级单位发出的重要公文，应抄报上级机关。上报的公文一般不抄送平级或下级机关。

4、行文规格要恰当，并遵循“明来明复、密来密复”的原则。

5、严格遵守党政分开的原则，以行政名义发出的公文，不能夹带党务方面的内容，更不得对党的部门提要求，作指示；以党委名义发出的公文，原则上不对具体的业务工作进行部署。