礼貌在商务信函的体现

第一篇：礼貌在商务信函的体现

摘要：英国学者G.N.Leech的 礼貌原则不仅适用于口头语言，同样适用于书面语体。本文以该理论为依据，结合 商务信函的特点，通过具体的实例分析了 礼貌原则在 商务信函中的运用和表现，认为，礼貌原则在现今 商务信函中发挥着举足轻重的作用。Abstract: The Politeness Principle, which was proposed by the English scholar G.N.Leech, cannot be only applied to verbal language, but also to formal style.Based on this theory, together with the characteristics of business correspondence, this paper analyzes the application of politeness principle to business correspondence through specific examples.A conclusion is drawn that politeness principle plays an important role in modern business correspondence.日常生活中，礼貌无处不在无时不在，并且在社会关系中发挥着重大的调节作用。礼貌是人类文明的标志，是人类社会活动的一条重要准绳。迄今，许多西方学者诸如Lakoff(1973), Brown & Levinson(1978/ 1987), Leech(1983), Blum-Kulka(1990)等都对语言使用中 礼貌, 礼貌原则, 面子, 威胁面子的言语行为等进行过有影响的讨论。在这些 礼貌现象的研究当中，最具影响力的当推英国学者G.Leech的 礼貌原则(Politeness Principles)以及P.Brown和S.C.Levinson的面子保全论(Face-saving Theory)。当今社会随着对外交流的不断扩大，国际商务往来也在向纵深方向发展，而作为其主要交流形式之一的 商务信函越来越受到人们的广泛关注。作为联系客商的工具，一则好的 商务信函除词汇、语法上准确无误外，在语气的选择与使用上也是十分讲究的，一般都注重 礼貌的传达，只有如此方可博得对方的好感。虽然语用学中对 礼貌现象的研究多以口头语言为主，但其理论基础同样适用于书面语体。商务信函作为一种具有特定商务语境的书面语言形式，礼貌的表现十分显著。笔者拟就此现象探讨一下 礼貌原则在 商务信函翻译中的应用。1.礼貌和 礼貌原则 1.1 礼貌的定义 中国现代汉语中的“ 礼貌”源于古代的“礼”。据《说文解字注》： “礼，履也。所以事神致福也。从示，从丰。”由此看出，“礼”的本义是“事神致福”，是一种祭祀行为。然而，现代意义上的“ 礼貌”与古代的“礼”有着很大的差别。根据《现代汉语词典》的解释: 礼貌，言语动作谦虚恭敬的表现。礼貌已不再作为维护现行社会等差的行为准则，而是作为不分差别，供人们效仿的行为规范。如“ 礼貌语言”、“ 礼貌待人”等便是关于言语行为，待人接物等行为的某种规范。转而看一下英语当中的 礼貌。英语中的 礼貌研究可以追溯到15至17世纪，根据《牛津英语词源辞典》：“一个讲 礼貌的人需具文雅，诚恳的 礼貌品质（of refined courteous manners）”。《牛津高阶英汉双解词典》（第四版）中对polite（礼貌的）这个词是这样定义的：having or showing that one has good manners and consideration for other people.由此可以看出无论是汉语还是英语当中的 礼貌，“尊敬”、“敬意”都是其基本要素之一。1.2 Leech 礼貌原则综述 礼貌原则一直被视为语用学的一个重要内容。1967年美国语言哲学家格莱斯提出了著名的“合作原则”。他把说话者和听话者在会话中共同遵守的准则概括为量的准则、质的准则、关系准则以及方式准则。这一原则提出之后，许多学者对此进行了深入的研究，发现其本身存在着某些缺陷，因为格莱斯提出的各条准则无论如何也难以囊括言语交际中所有的话语策略。在此情况下，礼貌、礼貌策略自然成了与语言使用、语言理解密切联系的因素。R.Lakoff(1973)曾试图将 礼貌与合作原则整合起来，提出了“语用能力规则”(rules of pragmatic competence)，即 礼貌策略。包括三个规则：⑴别强求对方；⑵给对方留有余地；⑶让对方感觉友好。(Jaszczolt.2005: 26)20世纪80年代，英国语言学家Leech在“合作原则”的基础上，从修辞学、语体学的角度出发，提出了著名的“ 礼貌原则”。这一准则又可细分为六大准则，即： A.得体准则(Tact Maxim)：减少表达有损于他人的观点(a)尽量少让别人吃亏；(b)尽量多使别人受益。B.慷慨准则(Generosity Maxim)：减少表达利己的观点(a)尽量少让自己受益；(b)尽量多让自己吃亏。C.赞誉准则(Approbation Maxim)：减少表达对他人的贬低

(a)尽量少贬低别人；(b)尽量多赞誉别人。D.谦逊准则(Modesty Maxim)：减少对自己的赞誉(a)尽量少赞誉自己；(b)尽量多贬低自己。E.一致准则(Agreement Maxim)：减少自己与别人在观点上的不一致(a)尽量减少双方的分歧；(b)尽量增加双方的一致。F.同情准则(Sympathy Maxim)：减少自己与他人在感情上的对立(a)尽量减少双方的反感；(b)尽量增加双方的同情。（何自然,冉永平.2002:123－4）简言之，Leech 礼貌原则的核心内容就是尽量使自己吃亏，而使别人获益，以便取得对方好感，从而使交际顺利进行，并使自己从中获得更大的利益。礼貌原则可以看作是合作原则的补充，而Leech则更进一步认为 礼貌原则“拯救”了合作原则。就某种程度而言，较之合作原则，礼貌原则具有更广泛的适用范围。2.商务信函的特点 商务信函是商贸活动中的一种重要通讯方式，其内容常常是一种业务安排、一项协议、一个合同的证件，等等。商务信函属于比较拘谨正式的公文体，行文端正、用字洗练，一般遵守商业英语的写作原则，即七“C”原则：correctness（正确）、conciseness（简练）、clearness（清楚）、completeness（完整）、concreteness（具体）、courtesy（礼貌）、consideration（体谅）。（王治奎.2002: 265）由此，笔者总结出 商务信函具有如下特点：⑴ 准确完整。商务信函涉及到买卖双方的权利、义务和利害关系，必须准确。内容上要力求完整具体，以便及时得到对方迅速准确的反应。同时，由于这种信函实际上已具备某种法律效力，一旦发出对双方都将具有约束力，如果不完整周详很可能引起不必要的纠纷。⑵ 清晰简洁。c 商务信函要写得清楚明白，避免模糊艰涩，同时又要言简意赅，避免罗嗦及不必要的重复。⑶ 礼貌体谅。礼貌是书写 商务信函的基本原则。写信避免居高临下、命令和粗鲁，顾及对方的要求、愿望和情感等，着重“正面地”、“肯定地”谈问题，尽量避免“否定地”谈问题。3.礼貌原则在 商务信函中的应用 在上面的篇章中已经详细阐明了Leech的 礼貌原则，分为六大准则：策略（得体）准则、慷慨准则、赞誉准则、谦逊准则、一致准则、同情准则。这些准则解释了为什么有的交际语言比较 礼貌，有的不那么 礼貌。当然这并不意味着最 礼貌的形式总是最合适的，因此在 商务信函的写作翻译中我们也要这样对待。⑴ 策略准则和慷慨准则。这两项准则常用于指令和承诺，对于咨询信息、发盘还盘、商议付款条件、索取免费产品以及就赔付方式进行交涉等方面比较适用。如： Should you desire, we would be pleased to send you catalogs together

with export prices and estimated shipping costs for these items.(若贵方需要，本公司将乐意寄上目录以及这些项目的出口价格以及预估的运输费。)We should be obliged if you would let us have some names and addresses of likely importers of good standing from your customers, together with brief credit reports on them.(如蒙告知你们客户中你们认为可靠的进口商号的名称和地址，并附来他们的资信简报，将十分感谢。)以上两则例子从不同侧面体现了尽量令对方受益、自己吃亏的 礼貌精神。如，“Should you desire, we would be pleased to„”(若贵方需要，本公司将乐意„)以及“We should be obliged if you„”(如蒙„将十分感谢)这可以视作是典型的“you-attitude”(对方态度)的书写方式。它从对方立场出发看待事情，淡化了以第一人称写作的主观立场，使对方最大限度受益。⑵ 赞誉准则和谦逊准则。这两项准则要求尽量减小对别人的贬损，夸大对别人的赞扬以及缩小对自己的赞扬，夸大对自己的贬损。在 商务信函中这两项准则常见于试探合作意向、商谈合作细节，或是感谢信当中。如： We were pleased to know from your letter of 24th October of your interest in our products and enclose the catalogue and pricelist asked for.Also enclosed you will find details of our conditions of sale and term of payment.(奉读10月24日来函，欣悉你们对我们的产品有兴趣。兹附上你们所要求的商品目录和价目表，并附上我们的售货条件和付款方式。)⑶ 一致准则。根据这一原则，贸易双方应尽量扩大一致，减少分歧。因此，这一准则对于我们写作关于投诉、谴

责这一类型的书信回函很有帮助。We have gone into the matter and we are prepared to make you a reasonable compensation, but not the amount you claimed, because we cannot see why the loss should be 50% more than the actual value of the goods.写信人在指出对方索赔金额数目不合理之前首先表明愿意承担相应责任，目的在于尽量消除谈判的障碍，从而扩展了双方的一致，确保了合作的顺利进行。⑷ 同情准则。与一致准则相似，同情准则也要求尽力缩小自身对他人的感情对立，增加自己对他人的同情。如： At any rate, we deeply regret to learn from you about this unfortunate incident and should it be necessary we shall be pleased to take the matter up on your behalf with the shipping company concerned.以上这一事例真切表达了贸易一方对遭受损失一方的慰问及希望给予对方帮助之意，充分体现了同情准则的要求。以上截取的这一些 商务信函的例子都具备了成功沟通的条件，而且所反映出的 礼貌现象也恰是Leech 礼貌原则具体体现。4.结语 基于上文分析，Leech的 礼貌原则不仅是对语用学的重大贡献，而且对 商务信函的书写及翻译具有重要的意义。一封 礼貌的 商务信函重视对方观点、尊重对方权利、迎合对方心理，因而能产生令人愉快的感觉，从而促成和扩大商贸往来。据此笔者认为，在具体的 商务信函的写作中应重视 礼貌原则的应用，以期达到最佳商业效果。参考文献 [1] Hickey, Leo.(ed.)The Pragmatics of Translation.Shanghai Foreign Language Education Press, 2001.[2] Jaszczolt, K.M..Semantics and Pragmatics----Meaning In Language and Discourse.Peking University Press, 2005.[3] Leech, G.N..Principles of Politeness.London and New York: Longman, 1983.[4] 何兆熊.新编语用学概要[M].上海: 上海外语教育出版社, 2000.[5] 何自然, 冉永平.语用学概论（修订本）[M].长沙: 湖南教育出版社, 2002.[6] 金立.合作与会话----合作原则及其应用研究[M].北京: 中国社会科学出版社, 2005.[7] 姜望琪.语用学----理论及应用[M].北京大学出版社, 2000.[8] 林旭涛.浅析语用 礼貌在对外经贸英语函电中的运用[J].广州广播电视大学学报.2005,(2): 51-5.[9] 李露营, 李天梅.外贸函电中的合作原则和 礼貌原则[J].渝西学院学报（社会科学版）.2004,(1): 62-4.[10] 梅桂能.当代外贸信函英语的 礼貌原则[J].中国科技翻译.2004,(1): 29-31.[11] 王治奎(主编).大学汉英翻译教程[M].山东大学出版社, 1997.[12] 章云燕.浅谈Leech的 礼貌原则在商业书信上的运用[J].泰山乡镇企业职工大学学报.2005,(2): 27-8.[13] 张迪, 张爱华(主编).实用英语教你写----商务信函[M].北京航空航天大学出版社, 2004.

第二篇：英文商务信函中的“合作”和“礼貌”

摘要：近年来，许多学者把合作及礼貌语用理论的基本分析模式运用到会话语料分析中。本文认为它们同样也适用于书面语料的分析。文中通过对一系列英文商务信函中合作原则和礼貌策略应用情况的分析，论证了二者之闻进退相让的互补关系，同时也阐述了商务信函并非静态酌、格式化的文体，而是互动交际的产物。关键词：商务信函；合作原则；礼貌策略；互补性 1 引言

目前人们普遍认识到有关合作及礼貌的语用理论在语篇分析中起着举足轻重的作用(Kasper，l990；B1unl—Kulka．1997)。近年来人们对合作及礼貌语用理论的研究大多是建立在会话语料分析基础之上。本文认为合作及礼貌理论的基本分析方法同样可以应用到书面语篇的研究中，作者收集了一系列英文商务信函样本，研究其中合作原则和礼貌策略的应用。本文所使用的语料主要来自罗伊·波(1999)的《商业书信手册》和阎善明(1998)编著的《现代商业书信手册》。文中不仅分析了一些常见的消极及积极礼貌策略，还分析了较少见的非公开施行面子威胁行为及公开施行面子威胁行为等礼貌策略。作者之所以提出这个观点并为之进行了一系列论证，不是为了进一步论证合作原则和礼貌策略的普遍适用性，而是要以此证明二者之间的互补性，而这种进退相让的互补关系又使我们能够推断出写信人与收信人所处的特殊语境。

2．合作原则和礼貌理论

Grice(1975：45)曾说过在任何有意义的言语交际过程中，交谈双方存在着一种默契，一条双方都必须遵守的原则，即合作原则。它包括四条基本准则：(1)质量准则；(2)数量准则；(3)方式准则；(4)相关准则。正是合作原则确保了交谈双方的所有话语与交际目的一致，从而引导有意义交际的顺利开展在交际过程中，不同言语行为具有本质上的礼貌性或不礼貌性(Leech，1983)，几乎所有的言语行为都对说话人或听话人的消极面子(不希望别人强加于自己的需要)或积极面子(希望得到别人的赞扬或喜爱的需要)形成潜在的威胁(Brown and Levinson，1978)因而Leech等人的礼貌理论成为合作理论的必要补充，推动交际顺利进行。Leech(1983)提出礼貌原则的主要目的是解释合作原则无法解释的语言现象。其礼貌原则的最大不足是对礼貌的得体性未给予充分的考虑(何兆熊．1999)．因而他的礼貌原则在很大程度上是消极理论．并不能补救诸多本质上不礼貌的言语行为。

Brown和Levinson(1978)提出的礼貌概念在本质上是策略性的 他们在Erring Goffman(1967)的“面子”概念的基础上提出了具有积极和消极面子的“典型人”(Model Person)的理论系统：典型、能够根据决定面子威胁行为(Face Threatening Act)的三变量，即说话人和听话人之间的社会距离、相对权势和言语行为本身固有的强加的绝对级别，理性地选择礼貌策略以满足交际双方的面子(Brown and Levinson．1987：58)。他们提出了以下五种礼貌策略；(1)公开施行面子威胁行为(bold or record without repressive actions)；(2)积极礼貌策略(positive politeness)；(3)消极礼貌策略(negative politeness)；(4)非公开施行面子威胁行为(off record)}(j)不施行面子威胁行为(don’t do the FIA)3 合作原则及礼貌理论与商务信函

合作原则与礼貌策略不仅充分体现在会话中．在书面语篇中也被广泛实施。商务信函因其特殊的功能要求普遍体现了这二者的运用．人们通常把商务信函的功能归纳为：(1)建立业务关系，(2)提供或接受一项服务，(3)涉及商务谈判，(4)投诉或调解投诉，(5)促进业务扩大等等。由此可以得出商务信函与写信人及收信人的利益息息相关 它并不是写信人单边选定的格式，而是交际双方互动过程的结果其语言也是人们根据报告语境，情景语境等诸多语用因素，在长期使用过程中形成的语言功能变体。因合作原则与礼貌策略通常应用于互动交际，它们在商务信函中也起着重要的调节作用。人们把成功商务信函的特征总结为：完整(completeness)，简洁(concise)清晰(clarity)和礼貌(courtesy)等(阎善明 1998)。其中前三条与合作原则基本相符，最后一条也谈及礼貌理论的应用。商务信函中合作原则把握得好与不好与礼貌策略运用得是否得当在很大程度上决定着商贸业务的成败与否。Leech(1983，104)说过“不同场合需要不同种类的礼貌原则，而不同种类的商务信函也因为具有本质上的礼貌性或不礼貌性，需要使用不同的礼貌策略和相应的合作原则。Leech按言语行为对礼貌的要求将言语行为分为四类：竞争类+和谐类，合作类和冲突类。本文把商务信函归在相应的类别中是因合作类与礼貌关联不太，在此处忽略，分别阐述其中合作原则及礼貌策略的运用。3．1和谐类信函

虽然询问在言语行为理论中被列为竞争类言语行为，但商务询问从礼貌角度考虑应属于施惠行为，因为它由一位潜在顾客所写，对收信人意味着可能的利润。其回函在言语行为中属于提供行为，即本质礼貌行为。所以商务询问及回函在文中均被列为和谐类信函。见下面两例中合作原则和礼貌策略的运用情况：

(1)We are glad to inform you that we are interested in your hand made gloves in a variety of genuine leather． There is a steady demand here for gloves of high quality and+ although sales are not part curably higher good prices can be obtained will you please send I copy of your catalogue for gloves with details of your prices and of payment? We should find it trios c helpful if you could also supply samples of the various leathers of which the gloves are made.(2)We “very pleased to receive your enquiry of 20th August and enclose a copy.Four illustrated catalogue.Also by separate post, we glare sending to you samples of so~le of the skins we u ．(3)lgre also manufacture a wide range of handmade leather handbags in which we think you may be interested． They are fully illustrated in the 至于(a)段和(b)段．有人台认为它们不属于收信人询问的范围，违背了数量准则，但事实上它们遵循着(1’hair(1969：45)提出的质量数量准则(Maxim n{quMity—quarltily)他的质量数量准则要求 除非有特别显著的理由．一旦听话』、(凄者)町能会对说话^(作者)所传递的信息感兴趣的话，后者都应该给予一个较强力度的陈述而不是弱势陈述”。他所说的“力度 就是交际所传递的信息量(Leech．1983：85)在此信中．写信人通过提供收信人可能会感兴趣的信息．吸引了收信人的注意力．同时也起到了促销的作用 信中斜体处均为积极礼貌策略的运用．写信^以此表明与收信』、的共同之处，建立二者间的伙伴关系 由“ 上例中．我们初步得出推论 在商务书信中人们普遍遵守质量、数量、及相关准则．却常常为了礼貌起见而放弃方式准则。3．2竞争类信函

还盘(counter offer)是一种率质上不礼貌的行为t因为其目的是要求收信人降低价格，它使后者利益受损．威胁着收信凡的消极面子在还盘信中严格遵守舍作原则 以直截丁当的方式提出要求非常不妥，所“ 有必要牺牲方式准则，采用各种礼貌策略来缓解这种面子威胁行为 “赞誉(compllmen1)也是Brown和Le~inson提出的补救面子威胁行为的积极礼貌策略之一 Ho[mes(1 988 l 66)把赞誉定艾为说话』、或直接或含蓄地赞扬除己之外(通常是听话』、)的』、所具备的双方都推岽的某些优点”，』、们常常通过赞誉突出正面的、给予对方面子的信息，来满足听话』、的面子要求．从而为即将出现的面子威胁行为设置良好的语言环境以减弱其强制。见例(3)：

(3)We appreciate the exceptional quality of your prodttc1 and 1he way in which you have handled Our enquiry．W e would like 1i0 rake this opportunity 10 conclude strike transacllons with you．bur I am afraid the price you quelled is not comparative enough． We would，there re suggest ￡ha1 you make me allowance，sa 10 on you ¨unfed priest。enacted us to in traduce your products to Ollr 1 t。mers If，however．you c&n no1 do s0，1hen we shalf have 110 a【1era1ive but 10 leave 1he business⋯ t is．

在这一例中，写信^ 首先就赞扬收信^ 产品的质量及其处理询问信的方式．这些都是用来引人面子威胁行为的礼貌策略．信中的面子威胁行为就是一则关于 J OW 1he price．c}r we wilt nor buy”的带有强制的要求和轻微的威胁 如果写信』、遵循方式准则，直截了当地说出来，则会严重损伤收信人的面子并 f起收信^的反感．从而导致交易的失败投诉信函在车质上也是不礼貌的 通常写信』、在陈述事实、提出要求的同时，会注意礼貌策略的使用。下面是两侧投诉信常用的表达方式：(a)“n is With grea1 regret we have to com plain about．．(b)We have always been able to rely Oil 1he hlgb quality of your malerla[ and packing in the past．．．其中（a)是一个用作消极礼貌策略的负面情绪表达．写信、以此使收信人确信他并无意干涉对方行为自由，使对方利益受损。(b)是用作积极礼貌策略的赞誉，用“ 束得二者之间的共同立场。3．3冲突类信函

尽管人们普遍认为投诉信应该措词小心．但是在一些投诉信中．写信^会全然放弃补救策略，公开施行面子威胁行为。此处需要考虑Brown 和Lmvinson提出的决定言语行为礼貌程度的三要素如果交际双方之商的社会距离、权势基本相同，而收信人先前行为的强加过太．使当前的写信、严重受损．后者此时在回信中有充分理由放弃任何补救策略，公开施行面子威胁行为。下例就是由一位非常守信用的常年顾客在不欠该公司任何款项的情况下，收到一封“不付款等着瞧 的催款警告信后写的投诉信：

(4)I am very annoyed with you for sending iTle a threatening eol[eclion letter when wp owe your company nothing． The amoun1 you referred to($6442)was paid six weeks ago!Don’ you think you Owe role an apology? 顾客与公司之间的身份区别很大，受到冒犯的一方作为常年顾客的权势又相当可观，而谈公司在写警告信时．却采取公开施行面子威胁行为．其行为的强加绝对级别非常大 相反．当设顾客写这封投诉信时+他对该公司错误行径进行谴责的强加远远低于他受到的警告的强加；又因为他急于澄清事实 他对交际效率的要求远远超出了对对方面子需求的考虑．由此他在回信中未采取任何补救措施，公开施行面子威胁行为(bold—OD—record s1ralegy)，表述了自己真实的情感和要求。在此信中，写信时全面执行合作原则，礼貌成分则未可见 3．4催款信中的合作和礼貌

合作及礼貌的互补性在催款信中也随处可见。任何公司都希望顾客能够及时付清账单，但顾客们并不总是这样做．因此公司需要一而再，再而三地写催款信(eo]leetion letter)催款信通常经历以下几十步骤：(1)提醒(reminder)．(2)询问(inquiry)和恳请(appeM)，(3)最后通牒(ultimatum)。在晟初阶段．写信八台放弃方式准则而采取一些娄如非公开施行面子威胁行为，积极礼貌策略和梢极礼貌策略来满足收信^ 的面子要求，从而降低催款行为的强加 如最初，写信^ 常以便条提醒对方，除账单之外仅附上一句：Do you forget?若对方仍无答复，在随后的信中他常会谈及收信人的一贯良好信誉，并把其过久未付归结为粗心大意或是他无法控制的第三方的错误造成的，见例(5)：

(5)We have 1ways been relying on you paging promptly． However· to date— no payments have been received from you and arcurious~ to know why，perhaps it is merely an oversight． If there are other reason we should he aw are ol，please let us know Otherwise，m ay we have your check Ior $1 295．357 但是若收信人仍旧没有答复，该行为的强加使他作为顾客的优势权力被忽略不计，而当时写信^对交际效率的要求远远超出对礼貌的需要，所以在后来的信中，写信^不再使用补救策略，公开地施行面子威胁行为 如：This is to noti[y you that unless your check is received by NIay l，your account will be口[seed in the hands of Oilr attorney for co[]ection。三十阶段的催款信清楚地反映了合作和礼貌之间进退相让的互补关系。多考虑礼貌便不得不牺牲合作原则，多考虑合作就只能少顾忌礼貌策略。4．结论

通过对英文商务信函中合作原则和礼貌策略运用情况的分析，我们可以得出结论：在商务信函中一写信时总是遵循合作原则的质量、数量及相关准则，而为了礼貌起见放弃方式准则。但是在某些情况下，如对交际效率的要求超出对礼貌的要求时，写信时会放弃礼貌策略而全面执行合作原则的四准别。所以说礼貌与合作理论是互补的．这种互补性体现在：若没有礼貌．合作只会做出错误的语用预测(Brownand Levinson．1 978}1)，从而导致敌意的产生和交际的失败；若没有合作，单纯礼貌会给人以不真诚的感觉并引起低效甚至无效交际 此处阐述的各项都充分证明了商务书信并不是一种静态的．格式化的文体．而是互动交际的产物。catalogue and re of the ㈣e high quality as ollr gloves(b)W e are happy to inform you that We can guarantee delivery within three weeks of receipt of your order．W e ∞ r~,ard w w much to “ Fpleasure。{rPcPt ing mI order f 3,mr．例{1)是一封询问信。此信中作者遵循了相关准则 因为他的询问不仅与他的实际意图有关，还与收信人的业务有关。此外他明确表达了所需信息，可“说他也遵守着质量及数量准则 虽然该信属于本质上礼貌的施惠行为 写信人还是放弃执行方式准则，采取了一系列的礼貌策略。第一句话“we are glad to．．”就是一种积极礼貌策略用以强调其传递的信息是收信人所希冀之物。紧接着，“will you please．．．”作为一个暗示性的模糊限制语(hinting hedge 3表达了作者对收信人是否会接受下述要求的不确定性 由此加大了收信人自由选择的余地，降低了该要求对对方的强加(imposition)。在 we should find it most helpful if you could also supply．．．”一句中，虚拟语气的使用又是一个消极礼貌策略，写信人以此为收信人设置了一种假设的行为 因而在回信时，收信人可以在给予肯定回答的同时不受真实世界中任何承诺的束缚，由此收信人的消极面子及写信人的积极面子都得以保全 双方都不会因拒绝或被拒绝而感到尴尬．

例(2)是例(1)的回信 当公司收到商务询问信时．通常会在48小时内做出答复(迅速回信本身就属于一种言外札貌行为)=此处写信人也遵循了相关准则，因为他提供的是收信人索取的一切相关信息． 参考文献

Blum-Kulka Shoshana Discourse Pragmatics 1997

Brown P.S Levinson Universals in language usage: politeness phenomena 1978 Goffman E Interaction Ritual 1967 Grice H P Logic and conversation 1975

Holmes J Paying compliments: A sex-preferential politeness strategies 1988 Kasper G Linguistic Politeness: Current Rearch Issues 1990 Leech G N Principles of Pragmatics 1983 O'Hair S G Meaning and implication 1969 何兆熊 新编语用学概论 1999

阎善明 现代商业英语书信手册 1998 罗伊W·波.华经 商业书信手册 1999

第三篇：商务信函

将下列信函译为英语

先生： Dear Sirs:

从贵处商会获悉贵公司行名和地址，并得知你们是一家大的钢铁出口商，具有多年经营经验。此类产品属于我公司业务范围，特致此函，以期与贵公司建立兴旺互利的贸易关系。We have got your name and address from your Chamber of Commerce and learned that you are a large exporter of iron and steel with many-year experiences in this field.As these products happen to fall in our line, we are glad to write to you in the hope of establishing our mutually beneficial business relationships

若贵公司能保证价格可行，品质优良，交期迅速，我们将能大量订货。为此，特请提供你们最新的全套目录和各项出口产品的价目表。如蒙尽速办理，当不胜感激。

If you can assure us an acceptable price, excellent quality and speedy delivery, we might be able to place a large order.We, therefore, suggest that you should send us a complete set of your latest catalogues together with a price list of all your export products.It will be greatly appreciated if you will pay your attention to it as soon as possible.至于我们的信用情况，可向当地的中国银行查询。

As to our credit standing, we suggest you refer to the Bank of China at your end.谅能惠予合作，预致谢意。

We are looking forward to your cooperation and thank you in advance.谨上

Yours faithfully,

第四篇：商务信函

商务信函Business letter

英文信头写法 Heading 信头也称信端，其内容包括发件公司的名称、标志、通信地址、电话号码、传真号、电子邮箱等。书写信头的目的是为了方便收件人了解信函来自何处，并为回复提供联系方式。

很多公司都会印制带信头的信纸。一般来说，人们喜欢将简单的信头放在信纸上端居中，将复杂的信头放在信纸的右侧或上下两端。在使用这种信纸打印信函时，一定要注意为信头留出足够的空间。

对于私人商务信函，如求职信等，信头通常写在信纸的右上方。如果信函的长度超过两页，那么从第2页开始就不再需要信头了，只需写上页码、收件人姓名及日期。

英 文地址的书写和中文地址的书写有很大区别，应遵循从小到大的原则。特别值得注意的是，地址中的标点符号需正确使用。当前的习惯做法是，行末一般不加标点符 号，但行中间该加标点的地方，还是不应省略。门牌号码与街道名称之间不加标点，但是在城市与国家名称之间必须用逗号分开。

英文信函编号写法 Reference number 如果信函上有编号，收件人和发件人都能快速了解所指的是哪一封信。这样既便于文件存档，又便于日后查阅。

信函编号常见的书写形式有两种：

一种比较简单的形式“Re: XXX”，例如, Re: Invoice 12345或Re: Your letter dated January 20, 2006。

一种比较常用的形式“Your ref: XXX, Our ref: XXX”，提供一组缩写信息，包括：文件编号、起草人、录入人的姓名缩写和部门代号等。例如一封由我方Jutta Brawn 起草，由Hugh John Davies 录入的信函编号为“Our ref: JB/HJD”

英文日期写法 Date 商务信函必须写日期，它对于文件存档及信息查考都有重要意义。

书写日期应注意以下几点：

1.“年”应完全写出，如2006，不能简写成 06； 2.在正式信函中“月”最好不用缩写，而是完整地写出来； 3.书写“日”可以用序数词，但最好用基数词；

英式信函日期按日、月、年的顺序，且中间没有逗号，如：12 July 2006；美式信函日期按月、日、年的顺序，中间加逗号，如：July 12，2006。

第五讲：英文信内地址写法 Inside address

由于不同国家书写地址的习惯不同，收件人地址应按照对方公司信纸中的信头书写，切勿擅自更改。写国际地址时，不要忘记在最后一行写上国家名。航空投递的信函，要在信内地址之上注明。以下为几种信内地址的写作实例：

致某公司：

Messrs.Lake Kane＆ Co.，Ltd.66 Martins Lane London EC3V 7BH 致公司中某职位： The Manager Eagle Press Inc.66 Martins Lane London EC3V 7BH 致公司某人： Mrs.Jutta Brown Eagle Press Inc.66 Martins Lane London EC3V 7BH 英文请某人注意行写法Attention/Attn.请某人注意行（Attention，缩写：Attn.）用于写信人在把信寄给一个单位时，希望把信递交给某人或某部门处理。

Attention位于信内地址下空一行，加上底线；写法分英式和美式两种，例如：For the attention of Mr.David Schiller（英式），Attention: Mr.David Schiller（美式）。使用Attention时，因为信函实际上是寄给公司的，所以开头的称呼（Salutation）为Dear Sirs,（英式）和Gentlemen（美式）。

英文称呼写法 Salutation 如果信是写给公司的，并没有直接的联系人，称呼应为：“Dear Sirs,”（英式）或“Gentlemen:”（美式）。在不能确定收信人性别的情况下，还可以使用To Whom It May Concern或Dear Sir or Madam。在写信给特定的组织时，更愿意使用Dear Member, Dear Customer, 和Dear Human Resources Manager这样的称呼。

如果知道收件人的姓名，就应该直接把姓名用入称呼里。

商务信函一般用Dear Miss Brown，Dear Mr.Smith。Dear纯属公务上往来的客气形式。写给亲人、亲戚和关系密切的朋友时，用Dear或My dear再加上表示亲属关系的称呼或直称其名。例如：My dear father，Dear Tom等。

英文主题写法 Subject 书写Subject能便于收件人迅速了解信的主要内容。一般来说如果信内有Reference Number，就不一定再写Subject。

Subject位于Salutation下空一行。一般有三种书写形式：直接书写、Subject:和Re:。为了突出还可以加底线、加粗、全大写等，例如：

INVOICE 12345 Re: Invoice 12345 Subject: Invoice 12345

英文信正文写法 Body 正文是信函的核心内容。一封内容得体的商务信函，不仅能够达到把事情办好的目的，而且还能促进双方的友谊。在商业界人们通常用5个C来衡量一封信函的好坏：Conciseness(简洁)、Clarity(明了)、Correctness(正确)、Completeness(完整)、Courtesy(礼貌)。

Dear Mr.Smith，As we mentioned in our previous quotation, the price is likely to rise.Since material price is a very crucial element for our cost accounting, we are compelled to shift this rise to our customers.The price for 33 Euro has increased to 33.5 Euro, packing charge and freight remaining unchanged.We thank you for your understanding and look forward to having a good cooperation with you.Yours sincerely，Ming Li

英文结尾敬辞写法 Complimentary close 几乎所有的商务信函都会用到结尾敬辞。它写在正文下面，第一个字母要大写，最后一个词的后面有逗号。

至于要选用怎样的字句，通常由作者自行决定，一般来说结尾敬辞和开头的称呼有较强的关联关系，例如：

1.如果不知到收件人的姓名，开头的称呼是Dear Sirs，（英式）或Gentelmen:（美式），则结尾敬辞采用Yours faithfully，（英式）或Yours truly，（美式）；

2.如果知到收件人的姓名，开头的称呼是Dear Mr.Brown，则结尾敬辞采用Yours sincerely，（英式）或Sincerely，（美式）。

3.如果是写给朋友，家人或同事，开头的称呼是Dear David，则结尾敬辞采用 Best wishes 英文签名、附件写法 Signature/Enclosure 签名代表了写信人，所以其形体和写法应保持固定。签名最好用钢笔。署名既要难以模仿又要清晰易解。为便于辨认，一般商务书信，还应在签名下方将发信人的姓名用打字形式打出。

签名格式和规则有以下一些约定：

1.签名者代表公司、某单位名义时，应在结束词下方打出全部大写的单位名称，然后再签名。

2.女性签名时，为便于回信人正确使用称呼，应在打字的姓名前加注（Miss）或（Mrs.）。

3.当负责人不在而由经办人员代签名时，要加上by, for, perpro或P.P.字样。

如果信函中有附件，在信纸的左下角，与签名间隔1行或是2行的位置打上“Enclosure”或其缩写Encl.或Enc.。

如果附件不止一项，应写成Encls.或Encs.，并应注明有几个附件，以便收信人查点，例如： Encl.One check

Encls.Catalogue and 2 Photos

Encl.a/s（指附件如信中所述，a/s即As stated）

英文抄送、附言写法 Carbon copy/Postscript 如果本信函需要抄送他人阅览，则须注明抄送人的名称，例如： cc.Mr.David Schiller, Executing Manager

附言（Postscript，简写为P.S.）用来说明没有包括在信中的想法和内容。有时一封信写完了，突然又想起遗漏的事情，这时可用附言填补遗漏内容。在促销和私人信件中，附言也可以用来强调写信人请求收信人采取的行动和做出的考虑。附言应尽量做到简明扼要。附言通常在签名下方，从左侧顶格书写，例如：

P.S.Each individual’s E-mail address remains unchanged

英文书信格式及英美差异

英文书信通常由下列五个部分组成：

A 信头（Heading）

信头包括写信人地址和写信日期，通常写在信笺的右上角。在比较熟识的朋友之间的通信，写信人的地址常可略去。本课的信头就只写了写信日期，而没有写信人的地址。日期通常有下列两种定法：（a）月、日、年：如August 15, 200__

（b）日、月、年：如15th august, 200__

地址的写法通常是由小到大，如：门牌号、街道名、市（县）名、省名、国名（邮政编码通

常写在城市名之后）。这同中文书信的地址写法完全相反。地址可以写1～3行，日期写在地址的下方（见信笺格式）。

B 称呼（Salutation）

称呼指写信人对收信人的称呼，如Dear Xiaojun，写在信头的下方和信笺的左边。称呼一般用Dear„或My dear„开头，称呼后一般用逗号。

C 正文（Body）

这是书信的主体部分，即写信人要表达的内容。正文要求文字通顺，层次分明，表意清楚。可以手书，也可以打写。

D 结束语（Complimentary Close）

它是书信结尾的恭维话，相当于文中书信最后的“祝好”、“致礼”之类的话语。本课书信中的“Best wishes”（致以最好的祝愿）就是结束语。

E 签名（Signature）

签名通常签在结束语下方的中间偏右的位置，如本课信中的Charlie.签名应是亲笔书写，即使是打写机打出的信件，最后仍需亲笔签名。在签名的上方可 根据写信人和收信人的关系写上Sincerely yours/Yours sincerely（用于长辈或朋友之间），或Respectfully yours/Yours respectfully（用于对长辈或上级）。

英文书信格式称谓差异

商务英语书信（Business or Commercial English Correspondence）是指交易时所使用的通信。在美国，常用Business writing，它包括书信、电报、电话、电传、报告书、明信片等。英语和美语在书信体例方面存在着一定的差异，比如信头和称呼、书信格式、遣词、结尾客 套语等均有所不同。

一般来说，英国书信较为保守，许多英国人喜欢用老式书 信体，用词较为正式刻板，而美国书信语言非常生气、有活力，格式也较为简便。因此当我们写信的对象是英国或其旧殖民地国家时，要使用标准式英语 Queen's English；如果写信的对象是美国或美国势力范围的地区时，就要用美国英语。当然，英国式的语言文化近年来也有变化，但总体来说，两者间的差异是很明 显的。

商业英文书信，一般都要求用打字机或电脑整齐地打印，左边各行开头 垂直的，称为垂直式或齐头式（Block style），美国常用这种格式；每段的第一个词缩进去，称为缩进式或锯齿式（indented style），英国常用此格式。垂直式的职务及签名都在左边的边栏界线，这种格式，在极度尊重工作效率的美国公司，已普遍采用。正式的商业英语书信要在称 呼的上方写上收信公司名称和地址或收信人的名字全称、职务及地址，称为信内地址（Inside address）。信内地址的写法也有垂直式和缩进式之分，垂直式和称美国式将各行并列，缩进式或称英国式将各行依次退缩。

不过，近来英国商业书信信内地址并未依次缩进，似乎与美国式相同。此外，在美国还流行一种普通收信人地址的写法，就是在书信的Inside Address中，把门牌号和街名都省略掉。在英文书信中要使用敬语，最普遍的敬语是Mr, Mrs和Miss（用于未婚女性）。英国人常在男性的姓名之后用Esq.（Esquire的缩写），不过在商业上也在慢慢地改用Mr.Mmes.（Madam的复数形式），用于二个女士以上。Messrs（Mr的复数形式）用于二个以上的男人，或用于二个以上的男人组成的公司或团体。在英国式英文 信里，Mr, Mrs, Messrs，均不加缩写句点，相反地趋向于进步自由的美语反而加缩写句点如Mr., Mrs., Messrs„„在称呼方面，商业上最普遍的有Gentlemen（美国式）与Dear Sirs（英国式）二种，相当于我国的“敬启者”或“谨启者”.如果信是写给某个公司单位的，不是写给某个具体人的，美语用Gentlemen（复数形 式），英语用Dear Sirs.如果对方公司只一人时，必须使用Sir/Dear Sir.称呼后一般要使用标点符号，英国式采用逗号（comma），美国式用分号（colon）。书信结尾客套语（complimentary close）有多种，相当于我国书信在结尾时使用的“敬礼”、“致敬”、“顺安”等句。最为典型的美国式写法是Sincerely和Best regards，典型的英国式表达有Yours sincerely和yours faithfully（不知姓名）；Best wishes, kind regards（熟人或知道对方姓名）。此外，英国式的客套语还有特别礼貌的格式，但除了特殊情况外，现在不再使用。

第五篇：商务信函

1.称呼和结束句：Dear SirYours faithfully Dear MadamYours faithfully Dear SirsYours faithfully Dear MadamYours faithfully Dear MadamYours faithfully Dear Ms BrownYours sincerely Dear MrMithYours sincerely

2.介绍这封信的背景：

With reference to:

With reference to your advertisement in the Times of 12th December,…

With reference to your phone call today,…

3.解释写信原因：

I am writing to…

I am writing to confirm the arrangement.I am writing to enquire about the price and discount of your products.I am writing to inform you that we have sent your goods on July 21.I am writing to apologise for the delay of the goods.4.提出要求：

I would be grateful if you could send me a catalogue.I would appreciate it if you could deliver them as soon as possible.Could you possibly give a presentation at the annual sales conference?

5.表示感谢

Thank you for…

Thank you for your telephone call today.Thank you for sending the catalogue to me.6.随信寄去的材料

Please find enclosed a cheque.I am enclose a price list.We enclose a brochure.7.表示道歉

I am sorry that our cashier charged you too much.I apologize for not attending the meeting.I am sorry for not replying to your letter.8.确认某事

I am pleased to confirm the booking of the conference room on Monday ,March 3—5.I can assure you that we can deliver the goods by the required date.9.讲述不好的消息

Unfortunately, the handles of the teapots were missing.I am afraid that only two of the ten microphones can work.10.结束一封信

Thank you for your help.Please contact us again if we can help in any way./ you have any questions.I look forward tohearing from you soon./meeting you./ seeing younext Friday.