浅谈信息时代秘书工作的新发展

第一篇：浅谈信息时代秘书工作的新发展

当今信息社会，随着计算机技术和互联网的发展。人类许多传统的工作方式发生了改变，许多新兴事物应运而生，如2o世纪9o年代末美国出现了virtualassistant(简称va)，中文意思即“虚拟助理”“网上秘书”。我们知道，秘书工作是“以处理信息为中心任务的。首当其冲受到了信息浪潮的影响”①，而“网上秘书”作为信息时代的产物，它的基本职能是什么，它与传统意义上的“秘书”有怎样的关系，未来发展趋势如何等相关问题的研究在国内外还处于起步阶段，已有的学术研究成果尚不丰富。本文拟对网上秘书的职业涵义、职业特征、发展前景作一初步探讨，以供商榷。

一、网上秘书的职业涵义

案例：

把一艘20米长、订制建造的游艇从香港挪到纽约或迈阿密需要多少钱?一旦将这艘船挪到纽约，维持它，包括聘请一位24小时待命的经验丰富的船长又得花多少钱?这是54岁的网上秘书苏珊娜•斯特默做网上秘书以来的第一份工作。她花了3个星期的时间为她的客户——一位来自香港的投资银行家找到了答案：将游艇从香港挪到纽约要花97000美元，而要维持它每月得花7000美元。在斯特默的帮助下，银行家决定在香港将游艇出售，然后在纽约买一条新游艇。斯特默从评判客户商业计划到帮助客户挑选婚礼地点什么都做。她说：“我有一个客户打算7月份到旧金山葡萄酒酿造地外举行婚礼，在里面招待来宾，而她只在旧金山停留9o分钟。”到了5月份。新娘手中只有一份候选地名单，由于“请我比请婚礼专家便宜”。于是新娘找到了她。斯特默说：“实际上，我所做的只是整理出一个庞大的电子数据表，而新娘只需要与她的准新郎坐在电脑前挑选出4个地点就可以了。”最后。在斯特默的协助下。新娘选择了最佳婚礼举行地点。

“职业”是指人们在社会生活中所从事的以获得物质报酬为主要生活来源并能满足个人精神需求、在社会分工中具有专门技能的工作。根据这一涵义。我们可以看到案例中的主人公苏珊娜•斯特默，虽然不像大多数人一样与某单位或公司签订有固定年限的劳动合同，不按照传统方式工作，但她确实在从事依靠专门技能满足物质和精神需求的工作。因此我们可以肯定地说，她所从事的信息咨询、事务咨询和策划工作属于“职业”概念范畴。

“网上秘书”既代表了类似苏珊娜•斯特默这样的从业人员，也代表了一种新型职业。那么“网上秘书”的内涵到底是什么呢?维基百科资料对“va”的解释是：“一个独立的承包者，提供行政、技术，有时也为客户提供创意，并协助客户。”还有一种观点认为：“网上秘书是利用网络提供商业服务的自由职业者”。综上，我们就可以对“网上秘书”作如下理解：其工作定位是承包商或自由职业者；工作途径是网络办公；工作形式是根据客户的需求将某些工作在一定时间内完成。并按照工作的数量和质量来获取报酬：工作内容主要是通过与客户沟通，负责资料和信息的收集和处理、档案整理、企业策划文案写作、工作计划制定等。

可见，网上秘书与传统秘书既有联系又有区别，总体上说网上秘书是传统秘书在新时代的新发展。用“新发展”来描述两者之间的关系，是指在人际沟通、文件管理、信息处理等工作内容存有一定交叉的前提下。网上秘书在工作定位工作途径、工作形式等方面是对传统秘书的变革。

二、网上秘书的职业特征

“网上秘书”与传统秘书在信息的收集、处理、传递、反馈等工作内容方面虽有一定的交叉性，但从工作职责来看，二者并没有本质的差别。与传统秘书相比，网上秘书具有以下不同的职业特征：

第一，工作角色的新颖性。

传统秘书只是行政单位或企业单位的雇职，在一定时期或范围内其工作权责与报酬是相对固定的；而网上秘书的工作很灵活，“他们与客户之间的关系很独特，网上秘书不是雇员，而是合作者，他们与客户共同寻找更佳的做事方式”。网上秘书利用各种通讯设施与客户取得联系，通过远程操作与客户交流和沟通，客户很少甚至根本见不到自己的秘书。网上秘书除了满足客户的需求之外，与客户没有职务上的隶属关系。网上秘书可以同时与多个客户开展业务合作，与客户不存在固定的业务关系。至于报酬，网上秘书在为客户开始工作之前就已与客户商定好；另外网上秘书还可以与客户共同完成一项工作并合理分配酬劳。

第二，工作手段的网络化。

从某种意义上说，网上秘书所从事的就是信息处理工作。因此，网上秘书需要使用现代化的办公设备，如电话、打印机、复印机、传真机等，并熟练掌握电脑操作和网络运用技术，完全采用网络化的办公方式。网上秘书运用收发电子邮件、gprs+wap高速移动电话通信、网络聊天网络论坛留言、ftp文件传输、使用搜索引擎网络下载、网上交易等途径，方便、快速、高效、准确地收集与处理信息。如果离开网络，他们根本无法开展工作。

第三，工作方式的弹性化。

一直以来，人们形象地描述网上秘书为“穿着t恤和短裤办公的人”或“穿着丝绸睡衣上班的人”。可见，网上秘书的工作状态非常轻松自由。另外，网上秘书的工作方式也呈现出弹性化的职业特征。首先，网上秘书通过互联网与客户联络和交流，足不出户就可以满足客户的需求。网上秘书通常在家办公，或者根据个人需要选择合适的小型工作间。其次，网上秘书可以按照自己的喜好和习惯来布置工作环境。再次，网上秘书不像传统秘书那样必须在公司或单位规定的时间内工作，而是根据客户的需求来灵活安排和掌握自己的工作时间。

三、网上秘书的职业发展前景

网上秘书可以说是信息时代发展的产物，属于当今时尚的soho(smallofficehomeof—fice)一族。美国著名作家玛丽安•萨尔兹曼早在1998年就指出，“展望21世纪的生活方式，就经济与技术层面而言，网上秘书将发挥智能代理人的作用。负责收集你最感兴趣的消息。并处理商业和社会函件。”因为这一职业的自由性与独立性，它越来越受到从业者的青睐，从业人数日益增多。同时，随着全球经济的快速增长和全球一体化进程的加快，商务和商贸活动日益增多，规模不断扩大，既能提高办事效率又能节约人力和财力成本就成为许多公司追求的目标。网上秘书的出现因此成为一种必然。从目前情况来看，市场对网上秘书的需求很大，但这一职位的缺口也很大。可见，网上秘书的出现是符合市场经济规律和时代发展要求的，其发展空间非常广阔。目前，我国最大的网上秘书基地浙江秘书网在浙江温州成立，并已经步入快速发展阶段，作为网上秘书行业的领跑者，该公司的发展是对我国网上秘书事业的发展的一个重要促进和规范作用！据采访调查，该公司目前已来自海内外的网上秘书1500名左右，业务服务遍及国内外企业和个人客户。浙江秘书网负责人表示，目前，这一新兴行业在我国发展非常迅速，也开始广受客户的欢迎和接受，越来越多的客户开始使用网上秘书服务，但是要真正成规模和规范化，还有很长一段路要走！讲这个行业规模化，职业规范化，将这个行业产业化是我们正在做的事！

第二篇：浅谈移动信息时代下的秘书工作

秘书学段考作业

浅谈信息时代环境下的秘书工作

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3摘要：随着信息时代的发展和移动信息时代的到来，秘书工作迎来新的挑战和契机，本文主要通过列举其变化和要求，对秘书从业者提出学习建议，以促进秘书行业的进步和使秘书从业者工作更高效。

关键词：信息时代，秘书，工作

如今，我们正处于信息时代的大环境之下，作为秘书人员，收集、筛选、整理和加工各种有效信息，为领导者提供全面、准确、及时的信息服务成为秘书工作一个及其重要的方面。努力做好信息工作，学会和充分利用信息技术开展秘书工作，以提高文书处理和事务管理、办公室管理等工作的效率和质量，是信息时代环境下的秘书工作重中之重。

一、信息时代和移动信息时代的含义

信息时代，是指在上世纪六七十年代开始，随着计算机的出现和逐步的普及,信息对整个社会的影响逐步提高到一种绝对重要的地位，信息量、信息传播的速度、信息处理的速度以及应用信息的程度等都以几何级数的方式在增长的一个时代。信息技术的发展对人们学习知识、掌握知识、运用知识提出了新的挑战。由于计算机技术和网络技术的应用，人们的学习速度在不断加快，也就是说从数字处理时代到微机时代，到网络化时代，学习速度越来越快，这要求我们的管理模式也要适应新的特点和新的模式。

而移动信息时代，则是在进入二十一世纪后，随着手机的多功能化、个人电脑的便携化和移动网络的快速发展，人们由原来的主要依靠台式电脑收集、处

理信息发展成为由手机、平板电脑、台式电脑三者移动地收集和处理信息。因此，在移动信息时代的大环境下，秘书的工作应该更灵活，更能有效地帮助领导收集、处理信息和协助管理事务。

二、移动信息时代下秘书工作的变化

2007年，苹果发布iphone一代，谷歌发布安卓处理系统；2010年，微软推出新WP系统，苹果发布ipad一代。随着手机的大屏化和智能化、平板电脑的产生和发展、网络连接速度从2G升级为3G和4G，移动信息时代正式到来。

那么，移动信息时代会给秘书工作带来哪些的变化呢？

（一）秘书的信息收集工作会更加灵活和快捷

现在诸多的信息资源网站都推出了手机版客户端和手机版网页（例如百度搜索客户端、搜狐新闻客户端和腾讯新闻手机版网页等），为手机的查询和收集信息提供了极大的便利，而手机相对比与电脑更具有便携性。这意味着秘书的信息收集和处理工作，可以随时随地地展开，例如在早上坐公交或者地铁的时候，秘书就可以拿手机来查询和收集今天一天所要做的工作的有关信息，这样一回到公司就可以将信息上报给自己的领导，以供领导更好的判断和利用。

（二）秘书的文案管理工作会更加方便

以前秘书的文案编写、制作、处理等，主要是依靠台式电脑完成，而进入移动信息时代后，秘书可以在任何时间、任何地点使用手机或者平板电脑完成文案的编写工作，这会为秘书节省下许多的时间，提高了工作的效率。例如，领导安排秘书编写一份讲话稿，秘书本来要回到家后利用台式电脑加班才能完成，但是进入移动信息时代之后，秘书只需要在回家的公交车上，使用手机版的office从网络云上下载讲话稿模板，然后直接在公车上编写，要是车程长一点的话下车的时候基本已经完成了。

（三）秘书的日常事务会更加轻松

协助领导督查工作、管理日常事务、处理临时交办事务，使领导工作更加方便高效，是秘书工作的一大中心。在移动信息时代的大环境下，秘书可以直接和领导通过手机视频举行一场小会议，倘若领导有急事要马上飞到北京，秘书可以直接用手机订机票后使用手机打车软件叫上一辆出租车在公司楼下等着，极大地

节省时间，提升了工作效率。

（四）秘书工作保密性得到提高

严守机密是秘书的职业道德之一，保证公司资料的安全不外漏也是秘书的基础工作之一。进入移动信息时代后，机密文件可以直接发到秘书手机，以市面上常见的安卓手机为例，手机病毒基本可以算是零，只要不安装恶意软件文件就不会向外传播，只需加上手机屏幕锁就不可以查看里面的内容，要强制解锁的话必须清除用户数据和缓存数据，那么手机里面的文件也不见了。由此可见，使用手机处理文件比使用电脑处理文件的安全性高了许多。

三、移动信息时代中的秘书应如何提升工作能力

（一）将电脑和手机等现代化信息设备升级到主流配置

这点看起来可能有点多虑，但这却是移动信息时代中秘书提升工作能力的前提和基础，倘若秘书还是使用十年前的老式电脑和诺基亚功能手机的话，那是无法应付信息时代下的秘书工作的。因此，无论是公司还是秘书个人，都应该将电脑和手机等升级到主流的配置，这样才能够更高效地应付信息时代下的秘书工作。

（二）秘书应主动去学习应用移动设备办公

移动信息时代的秘书应该不断地、主动地学习新的办公技术，不要墨守成规只是习惯用台式电脑，要积极地使用更加方便高效的办公方法，学习使用新的信息接收技术（例如微博和微信），并根据自身情况制定计划目标等，提高工作效率。

（三）教导其他同事使用移动信息技术

促进上级和下级沟通和协助其工作是秘书工作的职责，为公司创造更大的利益是所有员工的使命。因此，秘书不仅要自己学会使用移动信息技术，还要教导其他同事使用，这样不仅能使公司工作效率提升，也能为自身的秘书工作提供便利。

四、结语

移动信息时代对秘书人员提出了更高的要求，但也提供了更大的契机。作为

21世纪的秘书，要清楚新时代带来的变化和要求，并主动学习新知识，只有这样，才能更高效地应付移动信息时代大环境下的秘书工作。

参考文献：

1、陆瑜芳《秘书学概论》2013年3月第二版

2、百度百科：信息时代2013年12月22日编辑版

第三篇：网络信息时代

摘要：阐述了网络时代用户信息需求的变化及由此产生的图书馆的新的信息服务模式的变化。

关键词：图书馆；信息需求；信息服务

中图分类号：G251.2 文献标识码：B 文章编号：1009-9166（2011）0017(C)-0339-0

2图书馆作为文献信息中心，在科学技术发展的今天，无论是用户的信息需求，还是图书馆信息服务的内容、方式、技术手段等，都将面临新的调整与变化。

一、网络环境下图书馆的信息需求特点

加强用户信息需求的研究是图书馆信息服务的基石。网络时代，图书馆用户的信息需求有了很大的变化，图书馆只有充分研究和了解用户的信息需求特点，才能积极迎合、引导、开发用户的信息需求，提供多种方式的信息服务。

（一）信息需求用户的多元化

随着信息化的发展，人们的信息意识日益增强，用户对信息的需求与使用己成为日常行为的必需，社会上每一位成员都将是信息和知识的需求者，对信息与知识的需求已成为人们自觉努力的方向和习惯，这使得用户对图书馆的信息需求呈现出多元化的特点。

图书馆信息服务的对象也有了全新的变化，从有条件限制地为本地区用户服务，转变成无条件地向全社会用户服务，因此用户群迅速庞大起来。

（二）信息需求的多样化

在网络环境下，信息概念己渗透到社会的各个领域，广泛应用于经济建设以及人们生活的各个方面。用户除了需要学术研究方面的文献外，还需要其他一些全方位的综合性信息，内容涉及众多的学科领域，而且，图书馆信息用户的多元化也加剧了信息需求的多样化。

（三）信息需求的多层次性

随着科技的发展、知识量的激增，学科的交叉渗透、综合化、整体化越来越强，用户对信息的需求也是多方面的，既有动态的，也有回溯的；既有国内的，也有社会娱乐方面的；既有科学研究、生产应用方面的，又有社会娱乐方面的。在网络环境下，这种需求更加突出，呈现出明显的多层次性。而且由于信息用户的职业、专业不同，受教育的程度不同，用户个体的知识特征和知识储备不同，也决定了他们对信息需求的层次不同。随着社会分工的不断细化，这种多元化和多层次的信息需求将越来越突出。

（四）信息需求的知识性

信息时代，人类社会生活进一步个性化、多样化，从事的工作更具专业化和创新性，人们再也不满足直接提供文献信息的初级信息提供方式，而是更需求以解决问题、形成方案为目标的、注重知识内容的针对性极强的深层次服务。这使得图书馆不再满足于为信息用户提供一般性服务，而要通过知识信息分析、综合、整序，以新的序列化的知识单元提供给用户。

（五）信息需求的经济性

在信息时代，人们获取信息的渠道是多方面的。除图书馆外，互联网、新闻媒体、其他信息机构等也是读者获取信息的主要渠道。因此读者在获取信息时，其方便程度、信息成本等成为读者的一个重要考虑因素。

（六）信息需求的系统性

过去，用户的信息需求只能在一个图书馆或一定范围内得到满足，所以用户需求的全面性与系统性是相当有限的。随着科学技术的飞跃发展，交叉学科和边缘学科的不断涌现，读者需求已由单一学科向多学科综合信息发展，希望能一次性地获取有关某一主题的目录、论文和著作的全文、照片、图像、声音等全面系统的信息。

（七）用户信息需求的精确性

信息资源的网络化在给人们创造了无限的信息能力的同时，也带来了巨大的信息污染，大量信息垃圾造成了信息缺乏。重复的低水平的网上资源占用了大量的上网时间却找不到所需要的、有价值的信息。因此，在信息爆炸的今天，用户在要求获取全面系统的信息时，不再认为信息愈多愈好，而更注重信息获取的精确性。

（八）信息需求的新颖及时性

社会在不断向前发展，知识在不断更新，及时新颖的信息是抓住机遇，正确决策的生命；同时它又是启迪创新思维，激发创造智慧的火花。因此，用户对信息的新颖性和时效性显得越来越注重。

二、网络环境下图书馆信息服务的模式

网络环境下，随着图书馆信息资源的虚拟化，用户的信息需求发生了巨大的变化，促使图书馆信息服务也将要朝着电子化、虚拟化方向发展，图书馆将为用户提供主动的、全天候的交互式的信息服务。

（一）服务方式虚拟化

因特网的普及使越来越多的图书馆设立自己的网站，建立自己的网络信息导航系统，以求在网络上收集资源与相关网址链接形成虚拟馆藏。目前许多高校图书馆在自己的主页上设立了“网海导航”栏目，链接全国的大学、学院、在线图书馆、搜索引擎、大众媒体等，对网络信息进行收集、组织、整理和有序化的重组，建立为特定用户群所需的信息资源指南系统，为用户充分利用网络信息资源提供导航服务。图书馆从单纯的以馆藏为基础的文献服务方式，转向文献服务和信息服务相结合的方式，全球范围内的资源共享将成为现实。

（二）服务系统网络化

网络所具备的点对点、点对面的实时和双向的多媒体信息传递与分布功能，在电子信息服务系统中得到了充分的发挥。一方面，图书馆可在网上发布信息、提供信息服务，把其服务半径从本地扩展到整个网络空间，而成为网上虚拟图书馆。另一方面，读者利用电子邮件、文件传输、远程登录等网络技术向图书馆提出服务需求，并反馈自己的意见和建议，而不必考虑时间、空间的因素，由此成为图书馆的“虚拟读者”。

（三）服务模式动态化

图书馆电子信息服务系统将是一个随时间而变化的动态系统，可实现1对N、N对1和N对N的信息传递方式。它改变了传统信息服务的静态式、被动式、直接式、实物交互式的服务模式，以一种更为主动的姿态和超前意识向读者提供多维的、动态的信息服务，这包括对网络信息在内的各类信息进行系统化、逻辑化的分析和深加工，不断激活静态信息并挖掘其潜在价值，为信息主动寻找最合适的读者，以提供增值信息服务等。

（四）服务内容多元化

尽管网络上的虚拟图书馆有着信息量大、便于查阅的优点，但也不可能完全取代传统图书馆，因为如果没有传统图书馆的选择、收集、加工文献信息，虚拟图书馆中的信息资源就会匮乏。相反，如果没有虚拟图书馆提供新的信息环境，传统图书馆也不可能突破原有工作的局限，有限的馆藏和服务就难以充分满足用户的需求。因此，传统图书馆与网络图书馆之间不存在替代关系，而是互相依赖、互相促进、相辅相成的关系。因此，图书馆要继续做好传统的信息服务。

电子信息服务系统将一改传统信息服务系统中收集、处理、存贮和流通物质形态的文献信息产品的单一局面，为读者提供更为多元化、纵深化的服务，如二、三次文献的开发利用、数据库服务、系统集成服务、专题咨询、定题服务、用户能力培训等，以此满足网络环境下社会日益增长的多方位信息需求。因此，高校图书馆应根据用户的专业、研究领域和信息需求等情况，以文献跟踪服务的方式，主动、持续、系统地向用户提供满足其需要的文献信息服务，并不断调整检索策略，把经过筛选、分析后的检索结果定期、及时地传递给用户。

结语：网络，为图书馆的发展带来了巨大冲击，使用户对图书馆的信息需求产生了巨大的变化，但它带给我们更多的是工作的便利，以及信息服务的周到。网络也离不开图书馆，网络的发展拓展了图书馆事业，为图书馆发展注入了新的活力。网络，将为图书馆信息服务开创更美好的前景。

作者单位：黑龙江省双鸭山市集贤县图书馆

参考文献：

[1]方玮.网络环境下图书馆信息服务应重视的几个问题.图书馆论坛,2002年第1期.[2]伍昭嫦.新时期深化高校图书馆信息服务的思考.图书馆论坛,2002年第1期.[3]金业阳.网络环境下深化图书馆信息服务的若干问题及对策.深圳大学学报(人文社会科学版),2002年第1期.[4]马燕.网络环境下开展信息服务的新思路.科技情报开发与经济,2002年第1期.[5]刘彩虹,杨玉红.论图书馆信息服务的尝新.图书馆工作与研究,2002年第1期.

第四篇：秘书工作（范文模版）

秘书是办公室的重要组成人员，办公室工作的好坏，秘书人员起着关键的作用。因此，秘书人员必须做到以下方面。

（一）建立与领导“对接”的工作语言。秘书位居领导身边，直接为领导工作服务，是领导的助手，因此领导与秘书双方的有效沟通至关重要。两人之间要建立一种可以“对接”的工作语言。一是秘书要能准确把握和理解领导的意图和思想，即解决“听懂”的问题；二是秘书要能够及时向领导提供他最好关心的信息，即解决“回答”的问题，这就需要秘书注意培养自己的政治修养和政策水平；三是要重视反馈，秘书要肩负起督促，跟踪领导批示和指示的责任，并随时向领导反馈进展情况，以便领导心中有数；四是想领导所想，急领导所急。当前的中心工作是什么？承待解决的问题有哪些，解决问题的切入点在哪里，秘书要了熟于心，即可相应做些准备，从而使自己的工作具备超前性和预见性。真正成为领导的参谋助手。

（二）做一个纯正的人。做秘书首先不能帮倒忙。何为纯正？我认为就是要做一个纯朴正直的人。有人说秘书是领导的一面镜子，不可避免要打上领导的烙印。在旁观者眼里，秘书的言行举止折映出领导的为人风格。因此，秘书谨言慎行，时刻牢记自己的一言一行不是个人行为，若行事只顾打自己的小算盘或借机谋利，就会不仅害了自己，误了工作，帮了倒忙，也败坏了领导的名声，甚至会带来严重后果。组织安排我们为领导服务，是信任，也是考验。因此，要经得住考验，要在“纯”、“正”两字下功夫，纯净自己的心灵，端正自己的人生观。

（三）不要“贪污”信息，秘书是领导最重要的信息渠道，必须保持这个信息渠道的畅通无阻，最重要的是不“贪污”信息。秘书不应是信息的受体，而是载体，不能独占信息。领导身边无小事，需要领导来过问信息的重要性不言自明。秘书的职责就是把信息原原本本，原汁原味地传递给领导。在信息传递过程中不得“损耗”式“增值”，更不能遗失。如果信息走样，必将影响领导决策，畅通而准确的信息将有助于领导的正确决策。

（四）秘书既要谨慎，又要开放。秘书在领导身边一定谨慎，但这不是说只能唯唯喏喏，畏畏缩缩，相反，要放开手脚，在领导面前展现自我，敢于表达自己的想法和看法。与领导朝夕相处，最重要的要坦诚相待，要做一个坦然的人。就是心底无私，无私则无畏。只要一切从工作考虑，为领导着想，何为之有？工作中难免出错，也有不顺心的时刻，只要心底坦然承认错误，加以改正，明天又是暂新的一天。工作要有激情，没有激情就会迟钝，不能进入工作状态，更谈不上创造性地工作。喜怒哀乐顺其自然

第五篇：秘书工作

单元

一、秘书/助理的角色认知

秘书/助理职能

初级秘书/助理：事务性文员

中级秘书/助理：事务性文员＋辅助管理

高级秘书/助理：独立管理＋事务处理

怎样清晰自己的岗位职责――学会编写岗位说明书

优秀秘书与一般秘书的能力差异

秘书助理的职业形象——合宜的装扮及姿态举止

秘书/助理的职业生涯规划

关键的三个观念转变——销售意识、产品化、细节

单元

二、提升秘书/助理的沟通技巧

老板/同事心目中坐标系――什么是五星级秘书/助理/行政人员 沟通的本质和过程是什么

为什么总是有沟通障碍——沟通的乔哈里视窗和沟通漏斗

认识你的沟通对象——PDP技术和NLP技术

学会管理你的上司——四项限和5W1H工具的使用

小游戏：听懂经理的话了吗？

跟上级沟通的原则

如何在特殊情况下对上及对下沟通——冲突、小报告、越级指挥、谈判等 单元

三、办公室的5S管理

5S的涵义

怎样做好办公室的整理工作

怎样做好办公室的整顿工作

怎样做好办公室的清洁工作

怎样做好办公室的清扫工作

推动变革的注意事项和操作方法

单元

四、会议管理

成功会议的5个特点

会议管理的两个“三三三”法则

会议时间安排的技巧

会前准备——会议议题的收集和安排

会中协助——如何主持会议：开场白、会中异常情况的灵活应对 会后整理——如何做会议纪要及会议决议的跟进工作

练习：如何组织一场讨论会议

单元

五、时间管理和计划管理

时间管理的五个原则和三个工具

PDCA工具在制定计划时的灵活使用

确定SMAC的目标，制定工作计划

怎样做/月度/周度工作计划，提供样表

出差日程的安排——案例分享：国内出差及国外出差的日程安排 单元

六、事物性项目性工作的组织管理

事务工作有哪些

学会列事务清单

沙盘演练：怎样组织一场周年庆典大会

用项目手册管理工作

事务性项目工作组织的12字口诀

制作项目手册的方法

案例分享

哪些现代化的办公软件你要熟练使用

单元

七、文档管理

文档管理标准规范

文档分类的工作规范

文档存储的工作规范

文档查阅的工作规范

文档分装的工作规范

文档销毁的工作规范

文档保密的工作规范

单元

九、企业秘书与助理礼仪常识

接待礼仪

办公室仪礼

电话礼仪与应对技巧

单元

八、商务公文写作

商务公文写作的概念及公文的要素

公文写作的步骤

确定目标

确定文章的正式程度

决定文章的风格

选择文章的层次结构

列大纲——案例分享及练习：通知/报告/总结三种具体文体的大纲如何写 撰写初稿

常用公文写作及公文格式要素范例

通知

报告

请示

批复

会议纪要

邀请信

总结

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