精致版Microsoft Word 文档秘书的职能

第一篇：精致版Microsoft Word 文档秘书的职能

4.2 秘书的职能

一、导入：

大家都知道比尔·盖茨他是世界级的企业家，然而他的秘书露宝所做的工作也是事务性的琐碎工作，比如，在客户面前替年轻的盖茨疏通关系，安排他的生活起居等。正是这些琐碎的工作给创业初期的比尔·盖茨提供了很大的帮助，也在微软公司的发展过程中起了很大的作用。可见一个好的秘书是一个企业或一个组织的宝贵资源。秘书的重要性主要体现在他们的职能当中。那秘书的职能都有哪些，这些职能的要求是什么，我们应该如何正确看待秘书这一职业？通过这节课的学习大家会对的以上问题有一定的了解。

这节课我们学习第四章第二节的内容：秘书的职能。Ⅰ（板书课题：秘书的职能）

二、主体：

（一）首先，我们来看第一个问题：秘书的主要职能。Ⅱ（板书：主要职能）秘书的职能因其在工作环境中所处的位置可大可小，比如他们可以做端茶送水的小事，也可以做献计献策这样的大事。但是，总之，他们主要职能有：办文、办会、办事这三项。Ⅲ（板书：办文、办会、办事）这里的办字主要体现秘书的工作方式与方法。下面我们依次来看。

1、办文——办文中的文”主要指的是文稿、文书、文字材料等。办文是秘书的特别授权职能。为什么这样说呢？因为秘书没有擅自拟文的特权。秘书撰写公文的目的性很强，就是为了解决工作中存在的问题，所以从这个角度来讲，公文首先充当的是工具。它不像作家诗人那样用艺术化的语言表达个人对现实生活的感悟。所以，公文是用来办理事务的，而不是用来审美的。

2、办会——是秘书的专项职能。（办会顾名思义，就是组办会议）。在具体的办会过程中，在会前秘书要做筹备工作，布置会场，在会中安排流程，在会后要总结经验，撰写会议总结等。办会职能要求秘书要熟练地掌握办公设备的使用技能与现代化的会议管理软件。比如：电视电话会议软件、网络会议软件等。

3、办事——是秘书的日常事务职能（秘书所办的事有随机事务、也有授权事务）。办事职能要求秘书要有眼界、有韬略，还能迅速有效地办理各种事务。

结语：从秘书的这些职能当中，我们可以看出，在工作中秘书就是领导的左右 1

手，并且秘书的职能全面地检验他们的才智与经验。

（二）下面，我们主要学习秘书的办文职能（板书：办文职能）

办文主要包括三项内容：Ⅳ（板书：文稿撰拟、文书运行、文书管理）同学们请看：文稿和文书只有一字之差，但是表达不同的内涵——文稿是指秘书初步拟定的公文的雏形，没有经过领导的审阅，不能进入运行环节；而文书是成形的，经过领导审阅和秘书修改之后的定稿，能进入运行环节。下面我们逐项来看。

（1）文稿撰拟。(考验的是秘书的专业素养)

（2）文书运行。包括收文与发文，比如：

（收文：签收——登记等）

（发文：签发——登记等)

（3）文书管理。主要是公文的保密工作与归档管理工作。

秘书撰写公文是一种命题写作，命题就是指定主题，比如指定让秘书写通告还是通报。秘书在这项命题写作中可以有独到的见解，但不能刻意地求新求异，要以解决公务为主。所以，公文写作有一个基本的结构模式：（副板书）开头一般写行文的根据、目的、意义。主体用来阐明这种意义，提出相应的措施，结尾一般要写明执行要求或者申报要求。公文写作有一个基本的机构模式，相应地秘书写作也有三点要求。

（1）秘书写作是代言写作。代表组织或团体说话，体现集体的意志或领导的意志。所以，秘书永远是辅助角色，要做到“明确角色定位，不失职、不越权”。

那么，作为代言写作，秘书的作用是不是完全是消极被动的呢？也不完全是，因为秘书的知识结构和能力结构与秘书的行文能力密切相关，比如，一个秘书他具有文书学、秘书学等方面的丰厚知识素养，那么，他所做的公文相应地质量就高，也容易得到领导的认可。

（2）秘书写作也是职责写作。公文有“一字入公文，九牛难移动”的严肃性与“下笔千言，倚马可待”的时效性，这就要求秘书有敏捷的文思与迅速行文的能力。它不像作家的创作，作家写一部小说可以写三年五年，甚至更久。

（3）秘书写作还是一种法定写作。公文不是任何单位或任何部门能够任意使用的，要必须具有法定资格才能写作和发布公文。而且文种不同，对法定资格的限制也不同。比如，公告是有较高级别的国家权力机关，行政机关向国内外宣布重要事项时所使用的公文。一般单位，一般部门，在一般情况下无权使用公告。由此可见，秘书写作首先要符合国家制定的公文规范。

（三）重点：在掌握了秘书写作的三点要求之后，接下来我们要具体学习文稿撰拟：在文稿撰拟中主要讲两个问题，第一是文稿撰拟的规程，文稿撰拟的归程可以分为三个阶段：准备阶段——撰拟阶段——审改阶段）。Ⅴ（板书：准备阶段——撰拟阶段——审改阶段）

准备工作阶段

（1）在准备阶段，领导要交代发文意图。公文是一种命意写作（副板书：命意），命意是指明立意，具体指公文要传达什么意思，起到什么作用。所以，在准备阶段要求秘书要全面、准确、深入地领会领导的意图。只有领会了发文意图，秘书才能有明确的拟文方向。秘书还要围绕发文意图学习本单位相关的方针政策。尤其是对指导性、规范性公文的起草更应如此。

（2）领会了领导的发文意图，接着就要确定发文的主旨和文种。给文稿拟定一个鲜明的主旨，选定一个恰当的文种。秘书所能撰写的文种非常之多，不同的文种表达不同的内涵。但是有些公文的作用十分接近，如报告和请示（副板书：报告、请示）报告与请示的共同点是它们是都是上行文（上行文通俗来讲就是：下级向上级的行文），它们的不同点是报告是向上级反映情况、答复上级的询问，这里需要注意一点，报告中不得含有请示事项。而请示是专门向上级请求指示与批准的公文。（在这里我们可以从文件内容上作出区分报告与请示这两种公文）。那么除了文件内容，还可以根据国家的公文规范选用文种；另外，还能依据文件中的工作关系与职责地位选用恰当文种。

（3）在准备阶段，秘书还要收集和选择所需的材料。材料要求要准确全面，真实典型。在选材的过程中要删繁就简、去粗取精。

（1）在准备阶段秘书做了充分的准备工作之后，在撰拟文稿阶段安排结构，拟写提纲。

（2）拟写好提纲后，落笔起草，拟写正文（拟定好文稿之后，工作还没有完成）最后一步，在审改阶段

（1）要反复认真地修改，精益求精，最终形成定稿。

结语：以上我们树梳理了文稿撰拟的规程。

这是一份撰写通知的材料，其中有具体的写作要求，课后发给大家，请同学们根据刚才所学的内容分组完成这个通知的撰拟规程：第一组：完成准备阶段的工作。然后交给第二组：完成撰拟阶段的工作。再交给第三组：完成审改阶段的工作。这是第一个课后作业。

（四）难点：

我们接着来看，在文稿撰拟中还需要强调两个问题：

1.一是注意公文的规范性。公文的规范性进一步来说，就是要规范拟文。在这里需要补充一点：1999年国家制定的《国家行政机关公文格式》现已废止，如今启用的是2012年国家新制定的《党政机关公文格式》。与旧版相比，新版主要变化有六点。

第一点变化是公文的适用范围扩大了，这我们可以从文件的名称当中看出来。（还有五点变化有待同学们在课后自己学习完成：主要的任务是对比分析公文的格式变化，并识记2012年新的格式要求。）这是你们的另一项课后作业。

2．刚才讲了第一点要注意公文的规范性，第二点要注意公文的严密性。要求公文在表达上要有严密的逻辑性，在内容上也要符合逻辑，不能因为在表达上与内容上的模棱两可造成执行上的混乱。所以秘书要必须掌握科学有效的思维方式与表达方式。

这是需要强调的两点问题，希望同学们注意！

三、总结：我们回过头来看，这节课我们学习了三点内容

1.秘书的职能体现了他们在集体中的位置。

2.秘书的职能体现了他们的综合素质。

3.秘书写作，或者说公文写作要有一定的规范性。

专业的前景：

培养从事汉语言文学教学和研究、文化宣传、新闻出版、文秘及行政管理等方面的复合型高素质专门人才。毕业生因适用面广、适应性强而受到社会欢迎，历年就业率均居本校文科专业前列。

文秘教育专业主要培养德、智、体、美全面发展，系统掌握文秘和办公管理的基本理论和知识，具有突出的办文、办会、办事实践能力，具有较强的学习能力、工作能力和创新能

力，适应区域经济社会发展生产、管理服务一线文秘工作要求的高素质技术开发应用型人才。但是本专业中国几乎是没有学校设有研究生。作为一种全球性的职业，文秘工作越来越趋于现代化、科学化和专业化。它在辅助各级领导进行综合管理、树立企业形象、沟通内外关系、处理信息交流等方面发挥着越来越重要的作用。

1999年公文格式与2012年党政机关公文格式：

1.主题词儿不再标：删除主题词

2.密级紧急左上角：密级、紧急程度从右上角改为左上角

3.印章署名要齐全：增加发文机关署名格式要素

4.成文日期用数字：成文日期用阿拉伯数字标注

5.公文页码不可少：增加页码格式要素

第二篇：秘书职能

《秘书职能》教学设计

颍州职业教育中心 张洪锋

教学目的：

一、理解掌握秘书基本职能范畴的特征；

二、掌握秘书文稿撰拟要领。教学重点：

掌握秘书的基本职能 教学课时：一课时 教学过程：

一、秘书的基本职能

《现代汉语小词典》这样解释“职能”——人、事物、机构应有的作用。秘书的职能，是在秘书机构、秘书职位功能的框架内，领导根据组织目标与管理工作的需要而明确赋予秘书机构或秘书职位的具体职责权限。

秘书职能，在具有一定的规范性和相对稳定性的同时，也具有一定的可变性。这种可变性缘于组织目标与管理工作的需要，缘于办公手段的更新，也缘于领导对秘书的信任度。

秘书的基本职能可以概况为：办理事务、协调关系、辅助决策、综合服务，具体来说就是“管理事务，参与政务”。

1、办理事务

秘书的事务工作是相对于领导人的政务工作而言的。政务是指领导者所从事的具有全局性和战略性意义的公务活动，如决策。事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作，如电话接打、会议服务、信访工作、文书处理等。

政务是事务的统帅和核心，事务是政务的基础和保证。两者是相辅相成的。秘书的事务工作无论是经常重复出现的还是偶发的，在办理的过程中都有一定的程序性。秘书人员在办理事务的过程中要遵循被动中求主动、原则中求灵活、繁杂中求规范的原则。

2、协调关系

现代管理活动处处离不开协调。任何组织只有通过协调，才能形成整体的合力，实现共同目标。

秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。

与领导部门和职能部门的协调不同，秘书部门的协调有从属性、广泛性、间接性等特征，在协调关系的过程中要遵循政策指导、客观公正、平等协商、注重整体、灵活适度等原则。

3、辅助决策 在实际工作中，任何决策都是一个过程而不仅仅只是拍板这一个环节。因此，辅助决策定义为：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。

秘书人员辅助领导进行决策一般要经过：协助领导确定目标、协助领导设计方案、协助领导评优选优、协助领导实施反馈等四个阶段。

4、综合服务

秘书是为以领导为核心的集团服务的，秘书通常提供的是全方位的服务，既包含公务，如果领导需要，有时也包括办理一些私事。所以，秘书一定要有牢固的服务意识，“全心全意地为领导及其集团服务”。当然，在服务的过程中要注意方式方法，还要善于运用资源。

二、秘书日常事务职能

1、办公用品管理

2、接待

3、安排领导活动

4、值班

5、通讯工作

6、印章管理

7、机要保密

三、秘书专项职能

1、信息管理

2、调查研究

3、会务工作

4、公文处理

5、档案管理

6、信访工作

四、秘书特别受权职能

1、公文写作

秘书在撰拟文稿时要注意一下几个方面：要明确自己代笔者的地位，要准确使用规范文种，要选用准确而不含糊、庄重而不易产生歧义的语言表达，要反复进行认真修改，要有可靠依据，要有精益求精认真负责的态度。

2、督查

3、协调

4、谈判

受权谈判中秘书工作的任务：①协助领导确定谈判的中心议题和准备达到的目标。②准备好谈判各方的有关材料。③对谈判中意外情况的预测和准备。④把握谈判进程。⑤总结和评价谈判的经验教训，及时搞好信息反馈。

五、秘书深层职能

秘书的深层职能主要指的是秘书的参谋辅助职能。

秘书参谋的原则：①明确角色定位，不失职不越权。②明确参谋定位，谋而不断。③立足规劝层面，谏而有度。

六、思考与联系

（一）、案例分析

方秘书作茧自缚

一个大型会议的晚会内容怎么定，方秘书先请示分管办会的黄副主任，定为“举办电影晚会”。黄没有说要再往上请示，而方秘书自认为再请示一把手贾主任也许会更好办事。在请示贾时又没有把已请示黄所定的意见告诉贾，贾的批复定为“观看戏剧演出”。这样，一个晚会出现两种不同安排的领导意见，该怎么办？方秘书左右为难。几个办会秘书研究，最近定为按贾主任的意见执行。由方秘书向黄副主任作自我批评，说明拟按贾主任的意见办，请黄谅解。当时黄对方秘书多头请示很不高兴，但还是同意了按贾的意见执行。

1、请分析此案例中方秘书做法的不妥之处。

2、如果你是方秘书，你认为最好的挽回此事的办法是什么？

（二）、学写一篇发言稿。

第三篇：秘书职能

秘书的基本职能

★辅助决策：

秘书的决策职能体现在调查研究、处理来信来访、收集处理信息、参与讨论起草工作计划等实际工作中。

就决策的形成、实施、检验过程中秘书对领导的辅佐决策职能。秘书辅佐决策的职能基础、职能特点及其方法。

一、秘书辅佐决策的职能基础。

秘书在领导机关上传下达、沟通四方，便于领会决策意图，掌握觉得依据，收集决策反馈，检验决策执行效果，对决策的形成、论证、实施、修正、补充和优化都能起到重要的作用，秘书辅佐觉得的职能基础主要体现在以下几个方面：

▲秘书为决策提供有效的依据。

觉得最忌凭空杜撰和依据不足。秘书具有为领导工作综合服务的职能，以此有着为决策提供有效依据之使命。

——掌管文件材料，便于为决策提供政策依据；

——经常深入基层，调查研究，便于为决策提供群众可受性信息依据；

——在各职能部门间起到沟通协调作用，便于为决策提供各职能系统综合信息依据； ——组织对外联系，是对外联系的窗口，便于为决策提供环境变化状态依据； ——组织会议事务，便于为决策提供群体意识依据。

总之，秘书的职能工作，大多与领导决策有着密切联系，便于在各方面为决策提供有效的依据。▲秘书加速决策实施的进程。

——受权督办、查办与催办，有利于加速各执行系统实施决策并检查其结果；

——发挥协调作用，调解决策执行中出现的矛盾和问题，有利于加速决策执行的进程；

——收集各子系统、各有关方面的反馈信息，有利于决策调整、补充、修正，保证决策的顺利进行； ——协助领导人处理突发事件，有利于消除决策实施过程中随机出现的障碍；

——接待处理人民来信来访，有利于在决策执行中发现、分析和处理问题，转化消极因素，调动群众积极性。

总之，秘书在决策执行中的各项职能活动，能够有效地加速决策的进程，保证决策的实施。▲秘书促进决策的优化。

——拟定和收集多种可行方案，有利于决策的选优；

——提供参谋咨询，收集群众的意见和建议，有利于发挥群体智能作用； ——参与并组织有关学者行家进行决策讨论，有利于在反复论证中优化决策； ——参与决策效果的考核评价，有利于发现疏漏和失误，采取必要的补救措施；

——撰拟总结、汇报材料，对决策形成、实施过程以及效果进行全面系统的分析研究，有利于为制定和实施新的决策提供有益的经验和教训。

总之，在优化决策和实施决策的过程中，秘书能够起到不可低估的作用。

二、秘书辅佐决策的特点。▲全面系统和随机辅佐相结合。

秘书辅佐决策与从事某一方面专项管理的职能部门工作人员不同。他要发挥综合办公的职能优势，全面系统地辅佐决策。他不仅从可行性，还可以从时空变化，组织内外环境条件发展的角度，考虑决策执行的适度性和决策宗旨的维持性。全面地协助领导人进行科学决策，系统地跟踪决策目标实现的全过程，这是秘书辅佐决策的一大特点。但是，秘书全面系统地辅佐决策，有具体体现其日常工作中发现问题，协助领导人分析问题和解决问题的随机事件中。秘书不是专门研究决策的智囊人物，而是追踪决策目标实现全过程的实际工作者。在这个全过程的具体工作中，无论发现哪一方面、某个因素出现问题，便能立即协助领导人分析和解决问题，这就形成了秘书全面系统地铺位决策与随机性地辅佐决策的有机结合。

▲决策辅佐与实施辅佐相结合。

秘书辅佐决策，与专职出谋划策的研究咨询机关的专家学者不同。专家学者受聘制定某项决策方案，但不参与决策方案的具体实施工作。秘书则不然，他既要为决策形成提供各方面的服务，又要具体参与决策实施工作，在实践中帮助领导指挥、协调和控制实施过程，确保决策目标的实现。这种对决策的形成辅佐与实施辅助的结合，有利于秘书在形成决策的辅佐中，更具体地从实施决策的个步骤、各环节和各项具体措施，深入细致地考虑实施方向与决策目标的一致性，决策要求与实施效果的统一性。这些正是组织领导人在决策形成和实施中必须要全面考虑的问题。

▲超脱性辅佐与参与性辅佐相结合。

领导人及其副职，执掌着决策权（即决断权、表决权和否决权），承担着决策效果是否符合组织要求的全部责任。秘书则不同，既不执掌决策权，又不对决策效果的好坏直接承担责任。秘书的辅佐决策，从某种意义上说，是超脱于决策的权力与责任的。

但是，秘书实际工作中又参与了决策形成实施的全过程，秘书的工作成效，事业与期望，功过与报酬，无不与决策的成败有着密切的关系。这就形成了秘书超脱性辅佐与参与性辅佐的有机结合。这有利于秘书用不同于领导人的比较超脱的目光更客观地观察问题和分析问题；有不同于“局外人”、“第三者”对决策的议论。秘书自始至终参与决策，与决策成败有着不可分割的相关性，使其必须认真负责、全力以赴地投入决策的全过程。

秘书的知识结构

秘书工作的综合性，要求秘书人员在横向上要有较宽广的知识面，但又要有自己的专业特点，在纵向上要有深厚的专业知识。这样纵横结合，可以用大写的英文“T”字母来表示，或者说秘书人才应该是“T”型人才。

秘书人员应该有三个方面的知识结构：基础知识、专业知识、其他方面相关知识。

★基础知识。分为两个方面：一是社会科学基础知识，即语文、政治、历史、地理、外语知识；另一方面是自然科学知识，即物理、化学、数学、生物等自然科学知识，以及一些工农生产和科技知识。

★专业知识。专业知识包括两方面：一是秘书人员应具有的秘书业务知识，包括：公文和应用文写作，文书写作和文书处理，档案保管，调查研究知识，会议组织知识，信访工作知识，资料工作和信息科学知识，保密工作知识等。二是秘书所在工作部门的专业知识。如在政府机关部门工作的必须具有行政管理知识，在工商企业部门工作的必须具有企业管理知识等。

专业知识是秘书人员知识结构中的基本层次。

★专业知识。这一部分是秘书人员为适应时代需要，做好工作，应加以进修提高的知识，是秘书人员知识结构中的较高层次。有经济学、法学、社会学、心理学、公共关系学、传播学、领导科学、统计学、计算机科学等。学习这些知识，可以使秘书人员从更宽更广阔的领域从事秘书工作，比如我国当前的工作重点已转移到经济建设上来，那经济学、统计学、法学就要成为较高层次的重点知识，哪行哪业都不例外。

第四篇：秘书职能

秘书职能推荐阅读：[论文关键词]: 秘书职能 某事 参谋工作 [论文摘要]: 秘书工作具有很强的职能性和艺术性，一个好的秘书工作者要在自身的素质培养上做到全面而细致。秘书之职在于参谋，古语说:“谋事在人，成事在天”，成事者必先谋事。

一、秘书工作的定义 何谓秘书，秘书是一种职务名称，还是一种社会职业，秘书的主要职能作用是助„

秘书职能范文

[论文关键词]: 秘书职能 某事 参谋工作

[论文摘要]: 秘书工作具有很强的职能性和艺术性，一个好的秘书工作者要在自身的素质培养上做到全面而细致。秘书之职在于参谋，古语说:“谋事在人，成事在天”，成事者必先谋事。

一、秘书工作的定义

何谓秘书，秘书是一种职务名称，还是一种社会职业，秘书的主要职能作用是助手、参谋。秘书工作在80年代以前是一种规范性的工作，各自为各自的领导服务，固守成规，局限性比较大。进入80年代就大变了样，党的十一届三中全会后的十多年，中国秘书工作有了飞跃性的发展。中央领导同志多次提倡秘书部门要充分发挥参谋助手作用。参谋工作的开展，是不断发展变化的新形势的需要，是领导工作努力提高科学化水平和效能的需要，是秘书部门职能自我完善的需要。各地秘书部门的实践也说明，做好参谋工作，是秘书工作有所突破的关键所在。参谋工作的突出地位，不是人为地推上去的，而是秘书部门的特殊地位与任务所决定的。

二、秘书工作的职能

服从领导，当好参谋 跟从领导，这是秘书人员职业性质所决定的。作为领导工作的参谋和助手，应当严格按照领导的指示和意图办事，离开领导自行其是，别出心裁，都是职业道德所不允许的。个人的积极性、创造性只能在服从领导的前提下发挥（更多地限于建议、献策等方面）。其中特别要注意，不能用个人不成熟的想法甚至情绪化的意见，去影响和干扰领导的工作及决策。当好参谋，就是要发挥参谋作用，为领导出谋献策。在领导决策民主化、科学化的今天，尤其要求秘书人员改变以往办事即是称职的旧观念，要提高参谋意识和能力，明确不能出谋献策者就不是好的秘书人员的新观念。

秘书工作是以领导工作为轴心，要紧紧围绕这一轴心，进行上下、左右、前后同步运行的辅助性工作。辅助性决定了秘书工作的被动性。怎样变被动为主动，要看秘书的工作艺术。有四个方面:一是争取同领导者一样了解和掌握全局性工作；二是争取同领导者一样了解和掌握一个时期的中心工作，能够分清工作的轻重缓急，主动排除干扰中心工作的事项；三是研究领导工作的思路，分析领导的意图，并加以理解、完善和落实，四是积累和储存有关工作资料，该记住的要记熟，该保存的要保存。有了这四个方面的基础，工作中才能与领导者有一致的认识，才有共同情感和语言，商量工作时，补充和修正的意见，才能提到点子上。日常工作中，要善于将领导的决策内容、实施方案和一个时期的中心工作进行分解、立项，明确先做什么、后做什么和怎样做的措施等，按计划列出个明细运行图

三、培养秘书人员的基本素养,提高业务能力

1、德行操守

“德才兼备,以德为重”。一个秘书人员,若不能把“德”放在首位,即使有“满腹经纶”、“张良之才”,也不能算是一个合格的秘书。秘书不为名,不为利,任劳任怨,甘当无名英雄。经常拟稿,但自己不著名,也不拿稿费;经常组织会议,但自己从不 上主席台。经常熬夜,但白天还得正

常工作,节假日他人逛公园、溜马路、与家人共享天伦之乐,但自己还得值班,不能休息。其它人员受了委屈还可嘟噜几句,而秘书必须以绝对服从为天职,等等。而这一切,还往往得不到家人的支持,别人的理解和社会的公认。凡此种种,都说明一点,没有一个全心全意为人服务的心是当不了一个秘书的。特别是当前秘书人员物质待遇相对社会上一些行业、一 些人员公务员之家http://普遍差距较大而工作往往“出力不讨好”的情况下,在国内外环境错综复杂多变的形势下,没有“富贵不淫,贫贱不移”,“宁公而贫,不私而富”,“君子修道重德,不为困而改节”的思想品德,廉洁奉公、勤政为民、艰苦奋斗、一尘不染的政治本色,忍辱负重、任劳任怨的工作态度,是干不好秘书工作的。同时由于秘书人员的“德”是领导形象的“补充”、机关效率的“折射”、自身素养的“反映”,要求秘书人员必须诚实正直、心明步正,谦虚谨慎、兢兢业业,恪尽职责、严守机密，互相补台、竞而不妒。

2、善谋善书

秘书部门的参谋工作，尽管千头万绪，归结到一点是“谋略”二字，谋略指的是计谋与方略，实际就是解决问题、处理矛盾的方法。秘书“善谋”一旦博得领导者的赏识,就能在辅助决策的过程中发出璀璨的火花。要深刻领悟领导意图，“参”到点子上，“谋”到关键处，要善于通过间接或者直接方式,把领导的所思所想、所筹所划弄清楚,做到既能按领导意图正确“发挥”,又不自作聪明,越殂代疱。在此基础上,以敏锐的观察力抓住工作中的关键环节,经过深思熟虑,形成有价值的参谋意见。第三,注重进言技巧。要根据领导的心理、行为特征,选择适当场合和最佳时机, 从要害问题切入,用委婉、含蓄的语言,巧妙地说出自己的见解或不同意见。写的能力其实是秘书工作的外在表现形式，一个好的文秘工作者在公文写作中一定要准确而细腻。在公文写作中，由于国家政策、法律的规范，一定要准确无误，半点错误不能出，这就要求文秘人员须符合党的一切政策、方针、路线，这也是文秘写作最重要的一条，这也能适应现在的社会。一方面,要求秘书人员要经常博采来自方方面面、正正反反的信息,汲取精华,为已所用;另一方面,要经常派秘书人员赴各地学习考察,解放思想,开阔视野,增长见识、才干。

三、增强秘书人员工作意识

改革开放的不断深入和发展,人们的思想观念发生了巨大变化。现代管理方法作为提高工作效率、促进事业发展的有效手段,在党政机关和各企事业单位得到广泛应用。秘书人员在管理中起着参与政务、管理事务的作用,要加强秘书人员的职业素养建设,不仅要强化传统的服务意识、调研意识等,而且还要具有并增强自我意识、责任意识等，以适应市场经济和国内外形势发展的需要。

1、自我意识

秘书的自我意识是指秘书人员对自身和所处环境关系的认识和感受,它是秘书人员现代意识的内容之一。虽然秘书工作具有很强的服从性、服务性特点,但秘书人员又都是具有独立人格和独立思维能力的个体,特别是在改革开放的今天,秘书人员一方面受开放环境的影响,应该具有较强的主动性和能动性;另一方面,今天的秘书人员多半受过较高层次的教育,他们更应有思考的独立性。如果没有自我意识,何言“参与政务”?又何言“管理事务”?因此,作为一个秘书人员,应该 炼和培养自己的独立思考和独当一面的能力 ,以便在领导决策前为之提供有效的依据,在领导决策后正确领会并执行其意图。

2、责任意识

秘书人员工作态度和工作质量的好坏,在一定程度上直接影响着一个单位的作风建设。只有树立较强的责任意识,秘书人员才能随时随地注意维护单位的形象和声誉,才能做到工作认真、态度端正、处事果断,在任何人面前、在处理任何事上,都表现出良好的思想文化和职业道德素养,才能真正提高秘书工作的质量和水平。

在建设有中国特色社会主义宏图大业中，各行各业、各级党政机关需要有大批精明能干的秘书，才能适应现代社会高效率的管理。尽管秘书人员级别不同，行业各异，“闻道有先后，术业有专攻”，其秘书意识与气质不能不具备，不能不深化。有较高的秘书意识与气质的修养，秘书功能才能得到最佳发挥，秘书职能才会高效运转。因此，秘书人员在不断扩充理论、应用知识、提高各种办事能力的同时，必须自觉加强秘书意识与气质的修养。

参考资料: http://

第五篇：秘书职能和职责

秘书职能和职责

区分职能和职责的区别

了解两者之间的性质很关键：

职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，处理的是秘书应该做什么的问题。

职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅要解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题，相比职责来讲，范围无疑是扩大了。

【秘书的职能】

1.辅助决策

辅助决策的含义：在决策过程中，在知识(包括理论)、能力(包括技术)、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。

2.协调关系

协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。

3.处理信息

处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。

4.办理事务

(1)办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。

(2)办理事务的特征

综合性,服务性,繁琐性,突击性

秘书的职责

具体的也划分为以下11个方面：

日常事务管理(办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理)

接待事务(来访接待、安排服务等)

会议事务(会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等)

行政事务

信访事务(群众的来信来访或顾客的投诉处理等)

调查研究事务(搜集信息，提供可行性的方案供领导选择)

文书档案事务(文书撰写、制作、处理和档案管理)

写作事务(各种文体的写作)

协调工作(政策、工作、地区、部门、人际关系等)

督察工作(督促、检查领导交办批办工作的落实情况)

其他领导临时交办的任务