秘书学——浅谈秘书的工作职能

第一篇：秘书学——浅谈秘书的工作职能

浅谈秘书的工作职能

摘 要：秘书的工作职能在本质上是辅助管理、综合服务，它是各级各类社会组织管理系统中重要的辅助系统，是完整的管理系统中不可或缺的有机构成部分。总体来说，秘书的工作职能主要作用就是为领导工作服务，综合处理机关事务，促进管理机关发挥整体效益。具体来说，它在辅助管理中的作用还体现在参谋咨询、沟通协调、督促检查等方面。

关键词：秘书；工作职能；参谋咨询；沟通协调；督促检查

一、引言

随着信息网络环境的普及和社会的不断进步发展，秘书工作的内容将不断扩大，秘书工作也将呈现出新的作用。在综合辅助管理中，只有了解秘书的工作职能，深入学习秘书工作的特点和作用，秘书人员在不断实践、调节与创新的过程中才能取得更大的进步，以适应新形势下的现代社会高效率的管理，使秘书工作更好地开展，充分发挥其职能作用。因此，研究和探讨秘书工作的职能，有利于秘书人员进一步认识和把握秘书工作的特点和规律，也有利于全面认识秘书工作的具体情况，更有针对性地做好秘书工作。秘书的工作概括起来，就是辅助管理，综合服务。综合辅助既是秘书活动的显著特点，又是指导秘书工作的重要原理；秘书的参谋咨询活动，很大程度上是对领导决策的有效辅助；秘书全面系统地辅助决策，又具体体现在协助领导人分析问题和解决问题的随机事件中；督促检查则是秘书辅助领导决策付诸实施的一项重要服务工作。秘书既要为决策形成提供各方面的服务，又要具体参与决策实施工作，在实施中为领导参谋、协调和检查决策工作过程，确保秘书工作的顺利开展。因此，秘书工作的综合辅助管理特点，要求秘书在职能活动中充分发挥参谋咨询、沟通协调和督促检查的重要作用。

二、参谋咨询

现代管理日趋复杂，各级组织的领导无论才干和精力，都无法独胜其劳，而必须依靠秘书人员，为领导分担部分工作，所以秘书要充分发挥参谋助手作用。参谋咨询工作的开展，是秘书职能自我完善的需要，是领导工作努力提高科学化水平和效能的需要，是不断发展变化的新形势的需要。所以秘书的参谋咨询功能在现代管理中具有不可替代的重要作用。

（一）参谋咨询工作的特点

现代社会领导的重大决策一般都离不开智囊团的智力支持。在西方发达国家，自20世纪上半叶起就出现了专门为各级各类领导提供智力服务的专门的商业性咨询公司，最著名的有美国的兰德公司、日本的野村研究所等，而为企业提供信息调查等智力 服务的信息公司、点子公司更是比比皆是。在我国，国家和省市社科研究机构也承担为领导机关重大决策提供智力服务的职责，市场经济体制建立以后，商业性咨询公司开始大量涌现。

与社科研究机构、商业性点子公司相比，秘书的参谋咨询具有主动性、综合性、从属性、直接性、随机性等特点。

所谓主动性，是指秘书部门不能等领导提出研究任务再开始收集信息、分析情况，而应该积极主动地为领导工作提供智力服务。

所谓综合性，是指秘书部门参谋咨询是全方位的，不是仅限于某一专门领域。

所谓从属性，是指秘书部门必须根据领导工作的需要进行研究，不能像专业研究机关或咨询公司那样完全自主地进行独立的科学研究。

所谓直接性，是指秘书提供的建议、方案等是直接提供给领导的，不需要经过任何中介环节。

所谓随机性，是指秘书除了通过会议、文稿等正规形式外，还可以在出差途中、午餐桌上等非正式场合向领导提供参考意见。

（二）参谋咨询工作的作用

秘书的参谋咨询工作，是秘书参谋职能的具体化，具有其他工作无法替代的作用。

首先，对领导思想具有充实完善的作用。秘书工作者的新鲜思想、观点、认识，通过参谋咨询工作与领导思想溶为一体，就 会对领导者的思想有所帮助。

其次，对领导决策具有辅助取舍的作用。参谋工作往往体现在工作建议、预案等若干方面。提出参谋意见，有利于领导决策的形成。就一个问题提出几个参谋意见，有助于领导决策的优选；提出决策方案的优选意见，有助于领导决策的确定。

再次，对领导工作具有提醒警策的作用。在完成领导者交办工作的同时，主动考虑并提出那些领导者暂时没有想到而需要提出的问题以及秘书部门每天报送领导者的经过精选的有用信息，这些都能提醒领导者注意某种倾向、解决某一问题，或启发、警策领导者避免某些失误，促使领导者不断校正工作的运行轨迹。

参谋咨询工作的这三种作用，有时是独立发挥，更多的时候是同时发挥。参谋咨询工作作用的大小，取决于问题的难易程度、解决办法的优劣、提供方式时机是否得当。

（三）注意参谋咨询工作的方法

工作得法，事半功倍。有参谋之心，不得参谋之法，会南辕北辙，劳而无功。因此，当参谋，拟对策，出谋略，务要熟悉参谋之道。

1.重在调查研究。在参谋咨询工作中，调查研究的目的在于掌握信息。信息是谋略的基础，谋略以信息为根据。因此，事关谋略的调查研究应从宏观、政策、对策上想全局，议大事，求上策，使自己的谋略进入领导的决策圈。

2.善于分析形势。分析客观形势，把握事物发展的趋势，增 强预见性，是做好参谋咨询工作的重要一环。因此，要“审大小而图之，衡彼己而施之，酌缓急而布之”，用马克思主义辩证唯物主义的立场和用系统、联系、层次的观点分析、把握趋势。

3.加强组织领导。秘书直接为领导机关服务，经常接触各级领导，在参谋咨询工作中，要利用良好的组织形式，广开言路，集思广益，提高参谋咨询的整体效用。为了完善参谋咨询活动，也需要建立健全的参谋咨询活动安排、组织工作要求、成果评审、奖励等制度，促使参谋咨询工作逐步走向经常化、规范化、制度化的轨道，进而实现科学化。

4.学会谋略比较。参谋方案应多而好，需全面考虑，详加探查，仔细比较，认真权衡。不同方案，孰优孰劣，不能妄加评说，要靠计算分析取得根据。古语说：“多算胜，少算不胜，何况不算乎！”（《孙子兵法•计篇》）因此，设计和比较方案，要多做定性分析与定量分析，做到多算于前，少失于后。

5.掌握参谋咨询时机。参谋咨询工作要把握好时机，做到言当其时，不失良机。①选择恰当的时机，不要在领导工作繁忙或心情烦躁时进谏。②选择恰当的场合，避免在正式场合进行劝谏，而应在无他人在场时与领导交流。③要注意应用语言的艺术，巧用比喻、典故，学习“邹忌讽齐王纳谏”的高超技巧。④不要一味说“不”，要正面提出建设性的意见。

三、沟通协调

沟通协调是保持组织机能的整体性的重要手段，是秘书人员 的重要职责。现代组织系统结构复杂，分工密细，必须以有效的沟通协调维系其整体性。

秘书是组织内外信息集散的重要枢纽，秘书在处理信息的过程中，能够及时发现组织管理中的局部失调现象和潜在的失调危险，然后有的放矢地加强信息沟通协调，使各有关方面了解事情的真相，促进上情下达，下情上达，相互理解、信任和各相关方面的配合与合作，维系组织和谐运转。

怎样才能做好协调工作，要注意秘书工作中的沟通协调艺术：

（一）秘书的沟通协调既重要又微妙，必须遵循协商办事的原则

1.把握身份，不以势压人。把握身份，动之以情，晓之以理，以情感人，以理服人，在沟通协调工作中是十分重要的。如果只凭自己的身份和手里的“尚方宝剑”，居高临下，盛气凌人，甚至以势压人，不仅无助于问题的解决，反而会使矛盾激化。

2.公正处事，不偏心偏爱。在日常工作中，上级与下级，部门与部门之间出现意见或分歧是难免的。秘书在协调这类问题时，应依据分歧的客观情况，从维护大局、有利于工作出发，客观公正地协调，把领导的指示与客观实际结合起来，把对上负责与对下负责统一起来，在充分沟通协商的基础上搞好“微调”，并认真听取各方的意见，从中找出“共同点”，并以“参谋”的角色，提出容易被双方接受的意见和建议，使他们逐步取得共识，以达到令人满意的结果，从而既保证领导意图的落实，又符合客观实 际，能够被群众所接受。

3.诚实为本，不欺骗他人。沟通协调时，要光明磊落、实实在在，不要在牵头承办一项重大活动，开始沟通协调时，需要别的部门出钱出力，就陪着笑脸与大家商量，一旦大功告成，就一人独揽功劳，翻脸不认人。这种过河拆桥的做法，不仅不利于调动方方面面的积极因素，也有损秘书工作者的形象。在与同级部门进行工作协调时，首先要想一想自己能够做些什么，怎样才能为对方完成工作创造便利条件；在与下级部门协调时，首先要想一想怎样帮助下级解决困难，是不是理解了下级的苦衷，是不是调动了下级的积极性。

（二）秘书的沟通协调既琐碎又繁杂，必须强化主动办事的意识

1.准备预案，确保沟通协调的超前性。“凡事预则立，不预则废”，秘书只有不断提高超前思维能力，才能把握协调的主动权。对一个时期和一个阶段的工作，从上级指示要求、本级机关工作内容到所属单位工作动态，以及领导当前思考的问题、思路等，都要进行全面的考虑和思索，从中预测出下一步工作形势的发展变化及可能要做的协调工作。

2.信息畅通，确保沟通协调的及时性。信息沟通是整个协调工作的主线，任何协调无不以信息为依据，达到认识的统一和行动的一致。秘书要了解和收集各部门的工作动态和短期内的工作安排，为领导安排近期工作和调整各部门之间的工作提供依据； 传达和通报领导的指示和各部门的工作进程，使各部门了解整个机关工作的全局，明确自己所负责的工作与全局是否协调，并以领导指示和各部门工作情况为向导，调整和确定自己的下一步工作。

3.周密筹划，确保沟通协调的稳妥性。1999年 5月8日，美国战机悍然袭击中国驻南斯拉夫大使馆，中美关系顿时跌入低谷，中美双方关于中国加入世贸组织的谈判中断。4个月后，两国领导人准备在新西兰召开的亚太经济合作组织领导人非正式会议期间举行会晤。如何协调安排两国元首会面，是一个非常敏感的问题。会晤的地点选在新西兰总督在奥克兰的官邸，有关方面在会见细节的安排上煞费苦心：会晤厅设了两个门，分别通向两侧的休息室。中美两国首脑来到这里后，先各自在休息室里休息，这样就不必让谁去等谁了。下午5时，江泽民主席和克林顿总统分别从休息室走出来，相聚在大厅中央，在中美两国记者的闪光灯下握住了手。由于有关方面的精心安排和妥善协调，使两国元首的会晤达到了预期的效果。秘书的协调，就需要这样深思熟虑、周密筹划和谨慎稳妥。

（三）秘书的沟通协调既必办又难办，必须探索科学办事的方法

1.讲究语言艺术。语言是沟通协调的重要媒介和基本载体。沟通协调工作能否顺利进行，语言艺术是关键。常言道：“良言一句三冬暖”。得体的语言既能简明扼要地表达自己的意图，又 能使对方愉快地接受。要发挥好语言在沟通协调中的作用，除加强语言修养外，在应用中还要注意区别对象选择适宜的说辞，多用商量征询的口气，态度随和。

2.做到灵活应变。凡事因人、因事、因时而异，要善于捕捉时机，根据不同人的不同特点，有针对性地进行沟通协调，不同的事情也要用不同的方式解决。

四、督促检查

检查督办是上级领导机关检查、督促所属子系统对上级的决策指令执行情况的重要管理手段。秘书是领导人的助手，直接受命于领导人，于领导人保持着密切的信息沟通，所以领导经常把督促检查的任务委派给秘书去执行，从而直接将督促检查的情况，反馈给领导人，以避免贻误时机，反馈信息失真或受到干扰。

秘书参与了决策指令形成前后的全过程，因此对决策指令的背景、目的、内容和实质，能够全面深入的理解，有利于督促检查中把握目的、标准，分析执行决策指令的状况和发现存在的问题以及评价执行决策指令的效果。秘书具有熟练高效的信息处理手段和丰富的经验，在督促检查中，秘书能够迅速准确捕捉信息，了解情况，摸清执行决策指令的情况，发现执行决策指令的差距和问题，起到督查作用。

（一）督促检查的目的

督促检查的目的是为了保证决策指令能够及时、完整地贯彻实施。秘书督促检查不仅有明确的督促检查对象，而且在内容 上也是明确地以督促、检查下级对上级的某项决策指令执行行为为目的。秘书督促检查的内容是执行上级决策指令的系统情况。催促办理，不是简单地检查是否办理，而是系统地督查对上级决策指令执行的情况，包括决策指令是否办理、怎样在办理，以及办理的效果怎样等，形成层次分明紧密联系的督办内容体系。秘书代表上级机关到下级单位督办，但并不是上级领导人。一方面，秘书要严肃认真，实事求是，深入具体的了解情况；另一方面，秘书必须平等待人，态度谦和，行为检点。

（二）督促检查包含以下三个内容：

1.督查内容与领导决策相联系。秘书督查的内容，无论是重大事项，还是领导批办专项，都与领导决策密切相关。因此，秘书在督查工作中，必须把领导决策事项作为督查的重点，跟踪追击，检查督促，狠抓落实。

2.督查方法与秘书工作性质相一致。督促检查本是一种领导行为，具有很大的权威性。但是，秘书的辅助性质，要求秘书督查不能采用领导督查的方法，而必须采用秘书督查的方法，即协助领导者进行督查，在督查活动中，其所做所为以及方式方法和语言都必须符合秘书的身份。否则，将会出现越位、擅权和独断等错误行为。

3.督查效果与决策落实相一致。检验秘书督查效果的惟一标准，就是看领导决策落实情况如何。因此秘书的督查必须看实绩，重实效，绝不能摆花架子走过场。这就要求秘书在督查工作中，必须坚持把推动领导决策落实作为出发点和归宿点。

五、结语

随着网络信息化时代的到来，秘书已经成为一种独特的职业，正在为社会经济的发展做着巨大的贡献。时至今日，无论是在各企事业单位，还是各党政机关，秘书都是其不可缺少的一部分，它已成为推进整个社会发展的重要力量之一。秘书工作是一个富于挑战的职业，秘书人员是领导和群众的桥梁，是领导的参谋和助手，在快节奏的现实工作中，要求领导高效率的工作，更离不开秘书的协调和帮助。秘书的工作职能在本质上是辅助管理、综合服务，它是各级各类社会组织管理系统中重要的辅助系统，是完整的管理系统中不可或缺的有机构成部分。作为一名现代秘书，要想在人群中脱颖而出，出类拔萃，就必须充分发挥秘书的参谋咨询、沟通协调和督促检查三大作用，即为领导工作服务、综合处理机关事务和促进管理机关发挥整体效益。只有这样，秘书人员在处理繁杂的文秘工作时，才能顺利适应现代社会高效率的管理，才能在本职岗位上得心应手并取得更大的成绩。

参考文献：

[1] 李欣.中国现代秘书工作基础[M].高等教育出版,1989(12).[2] 方国雄著.秘书学[M].高等教育出版社,2001(3).[3] 范立荣主编.现代秘书学教程[M].首都经济贸易大学出版 社,2005(6).[4] 杨树森.秘书学概论[M].安徽人民出版社,2005(6).[5] 颜利平.关于秘书工作的参谋职能的探讨[J].产业与科技论坛.2009(7).[6] 张宇著.现代商务秘书工作实务[M].中国农业出版社, 2006(8).

第二篇：北大行政管理：秘书学与秘书工作

1、请简述秘书工作的原则及发展趋势。

答：秘书工作的原则：

1.准确原则；准确原则是秘书工作的质量要求

2.及时原则；及时原则，是对秘书工作的效率要求。3.严谨原则；严谨原则，是对秘书工作的作风要求。4.同步原则；同步原则，是对秘书工作的态势要求。5.保密原则。保密原则，是对秘书工作的纪律要求。

秘书工作的发展趋势：

建国以后，尤其自改革开放以来，我国进入了现代化建设的新时代。新时期的秘书工作，有了新的发展。

1、指导思想上的发展。

2、工作方式上的发展。

3、工作内容上的发展。

4、管理模式上的发展。

5、办公手段上的发展。

2、请结合个人工作实际，阐述秘书所必备的知识结构。

答：秘书工作的综合性、要求秘书人员又有自己的专业特点，这就要求秘书人员要在纵向方面具有较深厚的专业知识。

一、基础知识：一方面是社会科学基础只是；另一方面是自然科学只是。

二、专业知识：一方面是作为所有秘书人员都应具有的秘书业务只是。另一方面是秘书人员所在工作部门的专业知识。

三、相关知识：这一部分是秘书人员为适应时代的需要，做好工作，应加以进修提高的知识，是秘书人员知识结构中的较高层次。

3、请根据书中阐述的秘书性格要求，分析您自身性格特点的优、劣势，对于劣势打算如何改进？

答：成熟的性格表现为各个特征之间的相互关系、相互制约、相对稳定。秘书人员需要在有意识的自我调解中发展、改造自己的性格，争取做到：

1、开朗。具有乐观饱满的兴许，善于接受复杂而艰巨的工作任务而无怨无悔。

2、敏捷。思想敏捷、动作敏捷、笔头敏捷。

3、稳健。遇事细心，观察细致、考虑周详。

4、坚毅。做事要有百折不回、坚持到底的勇气和毅力。

5、幽默。幽默是智慧、机灵、学识、风趣的综合表现，而不是油腔滑调或开低级庸俗的玩笑，更不是对别人的作弄或嘲笑。

6、自制。要培养和提高自制能力。

和成功的秘书性格要求相比，现在我自己还和要求有一定的距离，相比来说，我需要在学的开朗和幽默，多学习，多练习。

4、简述秘书工作能力的结构。

答：

1、表达能力，就是通过言语、文字和行为等形式沟通信息、相互交往、合作共事的本领。表达能力又分为三种形式：1.口头表达能力；2.书面表达能力；3.行为表达能力。

2、办事能力,就是秘书人员有效的处理各种日常工作的本领。

3、管理能力，秘书作为领导者的参谋和助手，理应具有一定的辅助决策与管理能力。1.辅助决策能力；2.辅助计划能力；3.辅助沟通能力；4.辅助协调能力；5.辅助控制能力。

4、应变能力，就是适应变化这的环境和事物完成原定任务的本领。要学会适应社会环境、地域环境、职业环境、岗位环境、事物环境的变化。

5、社交能力，就是与他人进行社会交往的本领。

6、操作能力，就是掌握和使用与工作有关的设备。工具和技术的本领。

5、请简述秘书参谋决策的方法。

答：秘书辅佐决策，可以采用多种方式。随着决策内容、决策类型、决策环境的不同，方式也应该有所不同。这里仅按决策形成、决策实施和决策总结的过程，说明各个决策阶段的辅佐方式。

1、决策前服务式辅佐，秘书在领导决策钱，要为领导决策做准备，提供各方面的服务。

2、决策形成中协助式辅佐，秘书在形成决策的过程中，不是主持者和表决者，而是重要的协助者。

3、决策执行中协调辅佐，在决策执行中，秘书是重要的协调者，辅佐决策按计划实施。

4、决策小郭评估中鉴戒式辅佐，秘书既参与拟定决策计划，又参与决策实施的全过程，还要参与决策效果的评估。

6、请述秘书沟通协调的特点和方法。

答：秘书沟通协调的特点：1.非权利支配性；2.非职责限定性；3.非确定地位性；4.认同疏导性。

秘书沟通协调的方法：1.沟通化解矛盾；2.变通淡化矛盾；3.融合缓解矛盾。

7、请简述秘书活动特征中间接效益原理及其运用。

答：秘书间接效益原理，体现在以下几个方面：1.铺垫性效应2.传播性效应3.督策性效应4.职能协同效应。

1.铺垫性效应，秘书的职能活动通常为领导者成功的完成任务做铺垫，由此，素质高的秘书不仅根据领导的吩咐，为领导活动提供服务，做好听命铺垫，而全面了解工作的目的要求、价值标准，把握事物发展的规律，能动的做主动铺垫，发现错误或偏向性主动提出建议，采取恰当的方式，做修正性铺垫，以保证领导活动的有效性。

2.传播效应，在实际工作中，不同的传播对象、不同的传播环境、不同的传播手段，秘书取得的传播效应足不同的。如果在撰拟文稿时，不同的阅听对象、不同的内容和环境，应选用恰当的表述方式，运用有效的语言手段。

3，督策效应，秘书没有掌管指挥控制的权利，但其有效的职能活动，能过产生一定的督策效应。

4，职能协同效应，秘书的公务活动，在组织整体运转中，能促进各职能系统的协同配合，发挥职能协同效益。

8、请简述公文办理的要求。

答：

1、准确无误，指公文在办理阶段的各个环节上，其行为的内容、方向和方式及其结果，都完全符合行文制度和实际情况。公文办理的准确性表现在：

1、工作内容准确。

2、工作方向要准确。

3、工作方式要准确。

2、讲究时效，公文的办理要及时迅速，讲究时效。这是对办文的效率要求，也是实现机关工作高效化的重要条件之一。加快公文办理的速度，从以下几个方面入手：

1、强化时间观念。

2、缩短运转周期。

3、简化办文程序。

3、安全保密，一是要保证所经办的文件完整无缺、无损，做到不丢失、不损坏，这就是安全的意思，二是要严格遵守公文管理的保密规定，做到泄密、不失密，这就是保密的意

思。

4、统一管理，公文的办理，包括公文的撰制和保管，都必须由秘书部门统一管理。要是先公文办理的集中与统一，必须要做到三点：

1、统一于秘书部门；

2、统一于公文法规；

3、统一于主管领导。

9、根据个人理解，请述秘书人员如何做到保密（至少谈5点）？

答：

1、对文件的内容要精读，确定文件内容是密或非密，核心秘密与非核心秘密，都要事先加以确定。

2、按章办事，有序秘密关系到国家和集体的利益，凡需要对外公开的是想，都必须按照制度办事，履行规定的程序和手续，绝对不能自行其事，更不能先斩后奏。

3、在交往中要通过正式的或非正式的，直接或鉴戒的渠道弄清对方身份，以确定那些该说，那些不该说，以及说到什么程度，防止秘密的泄漏和被窃取。

4、对于探听文件内容的人，可以假装不知道或转移话题。

5、以礼拒绝，在交往场合下，为了不损害友谊，要以礼拒绝。

10、请简述秘书强化信息运用效果的方式。

答：1：切中需要，秘书掌握了大量信息，必须针对信息客体的实际需要，准确的给予，尽可能提高信息运用的命中率。秘书提供信息，首在准确、有效。要使传输的信息切中信息客体的实际需要，所供给所求。次在信息量适中，所提供的信息不够不行，不便信息客体比较。判断，但也并非多多益善，过多果篮的信息，往往会使信息客体陷于材料堆中，困惑不定，费时费事。

2、全面有效，秘书调研信息贴别是运用提供信息，要具有辩证的广义的有效信息观，针对可能的需要，全面但要恰当的获取、贮存各具潜在用处的信息，切中实用的，也要恰当的去全面的运用，提供广义有效信息，充分发挥在握的职能信息的各种作用。

3、及时沟通，任何信息要起作用，关键在于能及时运用。其价值与其被运用时效成正比效应。再有价值的信息，错过运用时机，则过期作废。玉树运用所掌握信息，也就的高度注意其运用的失效特征。秘书一旦获取有效信息，五笔立即加以鉴别，清楚其价值，明确其需要对象，判明其运用时效；与机关关系重大、运用失效明显的有效性信息，务须迅速输达，若其需要对象是机关领导，就更应立即传达，千万不可错失运用时机。

4、综合开发，秘书的综合职能，决定秘书会账务带综合性的多方位信息，信息量是会相当大的。综合运用，一是利用同一信息，侧重点不同的提供个需要对象，多方面的发挥其参考作用，二是善于讲多种表面无关、实际有关的信息组合运用，综合获取并提供新的信息。开发运用，一指深入把握信息，不浮于表象，获取并提供从现象到本质的更是价值的信息。二是从参谋职能出发，尤其是想领导提供信息时，既提供客观情况，同时陈述自己的看法、建议，以使领导提供信息时既提供客观情况，同时陈述自己的看法建议，以使领导获得更多一些，更深刻一些的信息参考。

11、请结合个人工作实际，简要介绍某此重大会议是如何组织安排的？

答：所谓重大回忆是指内容重要、规模较大、时间较长的会议。召开这种会议往往有完整的过程与程序，一般可以分为三个阶段。

1、会前准备阶段

为使会议达到预想的效果，事前事做好充分的准备，仓促的开会，不仅会拖长会议时间，而且还会影响会议的效果。会前的准备工作有：1，了解、掌握有关情况，确定会议主题，民却通过开会要解决什么问题。2，起草文件材料，组织发言文稿，会上分发讨论的材料要准备好人手一册。3，确定并通知开会对象，要把会议的内容、时间、地点、对象和注意事项通知给有关单位和个人，使有关单位和个人及早做好准备。4，做好行政性的事务准备工作。除布置好会场外，还要事物安排好与会人员的接待工作，包括交通、食宿、医疗和参观访问等。

2、会议进行阶段

1，会议开始后，首先要检查、核对与会人员，特别是立法法制性的会议，还要进行代表资格审查，发现问题要采取措施，妥善安排。2，汇总情况，编写简报。汇总请款共包括分组讨论情况，整理提案，送给大会主席团或提案审查委员会。编写会议简报，要少而精，供领导掌握会议进程和存在的问题，一边及时部署工作，使会议健康发展。

3、做好会议记录，包括大会报告、小组发言等。

3、会议结束阶段

1，收有关文件。根据保密原则，该收回的收回，该汇总的汇总，做到会内会外有别。

2、整理会议记录，根据会议需要，形成大会决议或会议纪要。3，立卷归档。把会议过程中的一整套材料，包括通知、领导报告、各种文件、简报、群众来信、报刊上的有关报道等都要进行分类立卷，最后归档。

12、请您结合个人工作单位情况，从接待工作的程序、方法、礼仪等视角出发，简要分析一次接待工作中的优点和存在的不足（可以是自己组织、参与的，也可以是自己知晓的；一般接待、内部接待、外事接待三者选一个即可）。答：接待工作的一般程序通常有以下几个步骤：

（一）收集来宾情况，判断来访用意。获取来访者的情况和意图，是做好接待工作的基础。

（二）拟定接待方案。重要的接待都应拟定接待方案，作为接待工作的依据和指南。

（三）准备接待材料。重要的接待活动，要求秘书人员准备有关文字材料，如汇报材料、发言材料、参考材料。欢迎词、祝酒词、答谢词、协议书、会议纪要、接待简报、视察纪要等。

（四）组织双方活动。接待方案经主客双方同意后，秘书人员要据此加以精心组织实施。

（五）处理善后工作。一项接待活动结束后，秘书人员还要主动做好善后工作，如总结本次接待工作的经验、教训、向领导者进行报告，结算有关费用，对接待中的文字材料进行处理和立卷、归档等。

13、请简述接待来访的基本要求。

答：接待工作的要求有：

1、热情大方。对于来访的客人，秘书人员都要热情、诚恳，以礼相待，使其有一种宾至如归的感觉。对于来访者的正当要求，应尽量地予以满足，不能满足的也要讲明情况和理由，力求取得对方的理解。

2、细致周到。接待工作无小事，必须有认真、严谨的态度和细致、周到的作风。秘书人员要处处替来宾着想，时刻关注来宾的需要，为来宾作出周到的安排，使其感到方便和满意。

3、确保安全。确保接待中的安全，是接待工作的重要任务之一，也是接待工作必须坚持的重要原则。尤其是高层人士的政事来访，保证安全和保守秘密就更显重要。

4、俭省节约。接待是一项消费型的事务活动，接待者不仅要投入人力，还要投入物力和财力。秘书人员在接待工作中要精打细算，厉行节约，抵制那种讲排场、摆阔气、奢侈铺张、大吃大喝的陈规陋习，抵制各种不正之风的侵袭。

5、内外有别。内外有别是指在接待中要注意本系统内和本系统外、党内和党外、国内来宾和国内来宾有所区别。特别是在外事接待中，既要做到热情友好、尊重对方、文明礼貌，又要严格按照国家有关政策和规定办事，内外有别，严守纪律。

秘书工作的作用：

一、参谋助手作用

二、沟通协调作用

三、督促检查作用

四、信息反馈作用

五、中介枢纽作用

秘书在实践中运用对立统一原理应注意：

1、随机参与，提出参谋建议，辅佐决策，参与政务，一般是随机性的，在实际工作中，秘书与领导在一起工作，对领导的工作意图、工作内容、工作方式、工作态度和工作能力等都十分了解，同时也了解问题发生、发展的始末，这就有利于秘书随时发现问题，相继提出意见和建议。这样，发现问题及时，协助领导解决问题也就比较迅速。

2、务实与超前，要处理好秘书活动中被动与主动的关系，必须在实际工作中既要注重务实求真，准确的了解现状，又要注重分析各方面的变化和发展，把握未来发展的态势，工作中具有一定的超前性。

3、“T”型能量，优秀的秘书应当具备“T”型能量，也就是既要有横向比较广阔的综合知识能量，又要有总想颇为深厚的专业知识方面的能量。运用广泛的社会科学与自然科学知识得以综合各方面的全面情况，运用比较深厚的专业知识，才能熟练地完成本职工作任务。

4、同步与异步，秘书必须为领导工作提供公务服务，既要听命于领导，充当其助手；又要随时提出劝谏发挥参谋作用。

5、开发与控制，秘书职能活动既要把秘书的决策指令透彻的传递给各组织成员，又要保守机密。既是对外联系的窗口与门户，又要保存机密材料，做到守口如瓶。

关于“七·一”计划组织各支部书记及成员参观西柏坡的请示

今年恰逢中国共产党建党九十周年，为进一步推动对党史知识的学习研究，增进对革命先辈优良传统的继承发扬，增强党员群众的党性修养和政治觉悟，计划在“七〃一”期间组织各支部书记及成员参观西柏坡，旨在通过此次参观学习，增强专业联系社会、理论联系实际的能力。特此请示单位主管领导批准前行。

以上请示妥否，盼复。

中高层管理着召开半年会的通知

第三篇：北大行政管理：秘书学与秘书工作

1、请简述秘书工作的原则及发展趋势。

答：原则：

1、准确原则，是对秘书工作的质量要求。

2、及时原则，是对秘书工作的效率要求。

3、严谨原则，是对秘书工作的作风要求。

4、同步原则，是对秘书工作的态度要求。

5、保密原则，是对秘书工作的纪律要求。

发展趋势：

1、指导思想上的发展，新时期秘书工作的指导思想是:围绕“一个基本任务”，当好参谋助手，做好“三个服务”，即以邓小平同志建设有中国特色社会主义理论和党的基本路线为指针，为领导工作服务，为同级和上下级机关服务，为人民群众服务。

2、工作方式上的发展，新时期的秘书工作，在工作方式和工作方法上出现了

“四个转变”，也就是四个方面的发展，即从偏重办文办事转变为既办文办事、又出谋献策;从收发传递信息转变为综合处理信息;从单凭老经验办事转变为实行科学化管理;从被动服务转变为力争主动服务。

3、工作内容上的发展，新时期的秘书工作内容有了新发展。突出地表现在“四

个强化”上，即辅助决策的强化，信息工作的强化，协调工作的强化，督查工作的强化。

4、管理模式上的发展，新时期秘书工作的管理模式，开始由经验型向科学型

转化。群书工作的“三化”，即规范化、制度化和科学化，就是这种转化的重要标志。

5、办公手段上的发展，在新技术革命的推动下，秘书工作的办公手段也发生

了重大的变化，即以电子计算机为主的现代化办公设备，开始进入秘书机构，己经或正在替代手工操作的办公设备和办公技术。

2、请结合个人工作实际，阐述秘书所必备的知识结构。

答：必备的知识结构：

1、基础知识：秘书应具有的基础知识分为两方面:一方面是社会科学基础知识，即一定水平的语文、政治、历史、地理、外语知识;另一方面是自然科学知识。即物理、化学、数学、生物等自然科学方面的知识，以及一些工农业生产和科技常识。

2、专业知识：专业知识包括两个方面:一方面是作为所有秘书人员都应具有的秘书业务知识，包括:公文和应用文写作知识，文书制作和文书处理知识，档案保管知识，调查研究知识，会议组织知识，信访工作知识，资料工作和信息科学知识，保密工作知识等。另一方面是秘书人员所在工作部门的专业知识，如在政府机关部门工作的必须具有行政管理知识，在工商企业部门工作的必须具有企业管理知识，其他处在文艺、体育、教育、军事、外事、科学、出版、医疗等等行业系统的秘书人员应分别具有各自的专业基础知识。专业知识是秘书人员知识结构中的基本层次。

3、这一部分是秘书人员为适应时代需要，做好工作，应加以进修提高的知识，是秘书人员知识结构中的较高层次。有经济学、法学、社会学、心理学、公共关系学、传播学、领导科学、统计学、计算机科学等。

3、请根据书中阐述的秘书性格要求，分析您自身性格特点的优、劣势，对于劣势打算如何改进？

答：秘书的性格要求有：

1、开朗。具有乐观饱满的情绪，善于接受复杂而艰巨的工作任务而无抱怨之心和牢骚之言。

2、敏捷。思想敏捷，对事物敏感，易于接受，善于分析。动作敏捷，做事干净利落。

3、稳键。遇事细心，观察细致，考虑周详。办事稳当，不冒失从事，也不敷衍了事。

4、坚毅。做事要有百折不回、坚持到底的勇气和毅力。

5、幽默。幽默是智慧、机灵、学识、风趣的综合表现，而不是油腔滑调或开低级庸俗的玩笑，更不是对别人的作弄或嘲笑。

6、自制。要培养和提高自制力。在不同场合、不同情景、不同对象面前要善于选择和控制自己的情绪和行为方式。

由于自己的年龄可能还是偏小，所以感觉上自己的稳健度不够，办事还是不能够考虑周详，有时候在自己情绪低落的时候还会出现敷衍了事的心理。将来要在生活中不断地锻炼自己的稳健。

4、请简述秘书工作能力的结构。

答：能力结构有：

1、表达能力：就是通过言语、文字和行为等形式沟通信息、相互交往和合作共事的能力。主要有以下三种形式，（1）口头表达能力。（2）书面表达能力。（3）行为表达能力。

2、办事能力：就是秘书人员有效地处理各种日常工作的本领。

3、管理能力：秘书管理能力有以下几方面，（1）辅助决策能力。（2）辅助计划能力。

（3）辅助沟通能力。（4）辅助协调能力。（5）辅助控制能力。

4、应变能力：就是适应变化着的环境和事物完成原定任务的本领。适应社会环境的变化，即现实社会发生了变动，秘书要尽快适应之;适应地域环境的变化，即当自然地域发生了变动，秘书要.尽快适应之;适应职业环境的变化，即当从事的工作发生了变动，秘书要尽快适应之;适应岗位环境的变化，即当工作的分工发生了变动，秘书要.尽快适应之;适应事物环境的变化，即当某一事态变化或出现突发性事件时，秘书要.尽快适应之。

5、社交能力：就是与他人进行社会交往的本领。

6、操作能力：就是掌握和使用语工作有关的设备、工具和技术的要领。

5、请简述秘书参谋决策的方法。

答：参谋方法有：

1、预测性参谋，是秘书根据各方面的信息资料，把握住事物发展的客观规律，对组织未来的状况加以描述，并针对未来发展的状况，提出相应的策略供领导人参考。

2、跟踪性参谋：是指秘书人员随着计划实施的过程，在各个实施环节、步骤中，追踪发前问题，分析问题，进行参谋咨询。

3、进谏性参谋：是指秘书就组织管理中存在的某些问题，向领导人提出规劝或建议，或者提出问题，引起领导人重视后，再提供咨询。

4、提供资料性参谋：当领导由于信息资料不足，出现处理问题失误，或虽有正确的办法，但没有充足的依据难下决断时，秘书可采取提供资料性参谋，让领导人根据大量准确的信息资料，修改错误或对正确地计划早下决断。

辅助决策方法：

1.决策前服务式辅佐，为领导决策前做准备，提供各方面服务。

2.决策形成中协助式辅佐，秘书在形成决策的过程中，不是主持者和表决者，而是重

要的协助者。

3.决策执行中协调式辅佐，在决策执行中，秘书是重要的协调者，辅佐决策按计划实

施。

4.决策效果评估中借鉴式辅佐：秘书既参与拟定决策计划，又参与决策实施的全过程，还要参与决策效果的评估。

6、请述秘书沟通协调的特点和方法。

答：协调的特点：

1.非权力支配性，在管理体系内，秘书没有待掌法定的支配权力。

2.非职责限定性，没有确定的职责范围的限定。

3.非确定地为性，秘书沟通协调，具有非职责限定性，因而也就没有确定的地位。

4.认同疏导性，不能用直接强制手段，而是从信息沟通、感情沟通、加以疏导。协调的方法：

1.沟通化解矛盾。2.变通淡化矛盾。3.融合缓解矛盾。

7、请简述秘书活动特征中间接效益原理及其运用。

答;秘书间接效益原理，体现在以下几个方面:

1、铺垫性效应：秘书的职能活动，通常是为领导人或机关其他部门及人员的工作提供服务，或为其决策作好准备，或为其了解问题实质，寻求解决的办法调查研究，或为其决策的彻底实施检查督办，或为工作顺利进行提供必要的事务服务，或为其传达决议精神操办会议事务等等。

2、传播效应：根据秘书活动间接效益原理，秘书在日常信息沟通工作中，要注意传播效应。

3、督策效应：秘书没有掌管指挥控制的权力，但其有效的职能活动，能够产生一定的督策

效应。

4、职能协同效应：秘书的公务活动，在组织整体运转中，能促进各职能系统的协同配合，发挥职能协同效应。

8、请简述公文办理的要求。

答：公文办理的要求有：

1.准确无误：表现在以下几方面，（1）工作内容准确。（2）工作方向要准确。（3）

工作方式要准确。

2.讲究实效：从以下几方面着手，（1）强化时间观念。（2）缩短运转周期。（3）

简化办文程序。

3.安全保密：有两层含义，一是要保证经办的文件完整无缺、无损，做到不丢失、不损坏，这就是安全的意思。二是要严格遵守公文管理的保密规定，做到泄密，不失密，这就是保密的意思。

4.统一管理：做到以下几个方面：（1）统一于秘书部门。（2）统一于公文法规。

9、根据个人理解，请述秘书人员如何做到保密（至少谈5点）？

答： 熟记范围；牢记保密的范围，哪些是密和非密，核心秘密和非核心秘密。熟记并记住

秘密的范围。

按章办事：由于秘密关系到国家和集体的利益，凡需要对外公开的事项，包括解密和降密，都必须按照制度办事，履行规定的程序和手续，绝不可自行其事，更不可先斩后奏。

弄清身份：秘书人员要同各种人交往，包括同外宾交往。为了知密不泄。秘书在交往中要通过正式的或非正式的，直接或间接的渠道，首先弄清对方的身份，以使确定哪些该说，哪些不该说，以及说到什么程度，严防秘密的泄露和被窃。

判断用意：在社会交往中，交往双方的行为都受到交往目的支配，秘书人员要通过观察与分析，准确判断对方来访的真正用意。如果察觉对一方旨在试探秘密，套取情报，秘书就要及时采取对策，防止落入圈套。

以礼拒绝：对于秘书事项，秘书一般应公开告对方不能打听，不能阅读，不能参观，不能介绍，不能拍照。但是，在某种交往关系和场合下，为了不损害友谊，常常要以礼拒绝。拒绝的方法有:直言、谢绝、婉言谢绝、托辞谢绝等。

佯假不知：探听秘密的人，有些是秘书的朋友、亲属、同学、同乡等。为了不使对方、产生误会，秘书可假装不知，或转移话题等。

10、请简述秘书强化信息运用效果的方式。

答：

1、切中需要：秘书掌握了大量信息，:必须针对洁息客体的实际需要，准确地给予，尽可能提高信息运用的命中率。此乃作为信息主体的秘书。扩大运用效果、发挥信息有效性的基点。秘书提供信息，首在准确、有效。要使传输的信息切中信息客体的实际需要，所供即所求。次在信息量适中，所提供的信息不够不行，不便信息客体比较、判断，但也并非多多益善，过多过滥的信息，往往会使信息客体陷于材料堆中，困惑不定，费时费事。

2、全面有效：秘书运用信息，就是向信息客体传输起正面作用的绝对有效信息，排除绝对的无效信息以至干扰信息。然而，向秘书索取信息者，在不少情况下，并非只需要这种绝对有数信息。亦如进行决策活动的领导，他当然首先需要绝对有效信息，但是，进行正确决策的规律，还令他同时需要某些相关的无效信息以至干扰信息，用以开阔思路，进行反证比较，排除不利因素，作出预后安排，力保决策的全面、正确、周密和可行。从这个意义上讲，这种起反证比较作用的无效信息或者干扰信息，相对而言，又可谓有效信息或说有用信息了。因此，秘书调研信息特别是运用提供信息，要具有辩证的广义的有效信息观，针对可能的需要，全面但要恰当地获取、贮存各具潜在用处的信息，切中实用地，也要恰当地去全面运用，提供广义有效信息，充分发挥在握的职能信息的各种作用。

3、及时沟通：任何信息要起作用，关键在于能及时运用。其价值与其被运用时效成正比效应。再有价值的信息，错过运用时机，则过期作废。秘书运用所握信息，也就得高度注意其运用的时效特征。秘书一旦获取有效信息，务必立即加以鉴别，清楚其价值，明确其需要对象，判明其运用时效;于机关关系重大、运用时效明显的有效信息，务须迅速输达，若其需要对象是机关领导，就更应立即.传达，千万不可错失运用时机。

4、综合开发：秘书的综合职能，决定秘书会掌握带综合性的多方位信息，信息量是会相当大的。综合运用，一指利用同一信息，侧重点不同地提供各需要对象，多方面地发挥其参考作用。二指善于将多种表面无关、实际有关的信息组合运用，综合获取并提供新的信息。开发运用，一指深入把握信息，不浮于表象，获取并提供从现象到本质的更是价值的信息。

11、请结合个人工作实际，简要介绍某此重大会议是如何组织安排的？

答：如科级干部述职大会：

1.会前准备阶段：确定会议主题为“科级干部述职大会”，通过开会进行干部述职演讲，再通知的阶段中，给每个需要述职的人员一个述职PPT模板，进行述职报告制作。

2.会议进行阶段：在开会的前五分钟，进行人员签到与核查未签到人员。调整好述职

所需设备，然后根据已做好的述职顺序名单，进行干部述职。

3.会议结束阶段：大会后，将科级干部的述职材料进行收集汇总。将领导干部的评分

表进行保密装订后进行统计。

12、请您结合个人工作单位情况，从接待工作的程序、方法、礼仪等视角出发，简要分析一次接待工作中的优点和存在的不足（可以是自己组织、参与的，也可以是自己知晓的；一般接待、内部接待、外事接待三者选一个即可）。

答：接待是一项细致而重要的公关工作。一个组织或单位在他人心中第一印象的好坏，往往看初次接待工作是否做的细致到位。

准备了四天的陕汽集团接待工作已经结束，由于其中变数太多，加之初次面对如此重要的接待任务，很多方面都考虑不周，缺乏突发事件的应对能力，因此，很有必要对这次活动做一个总结，以便在以后的接待事务中，吸取教训，使我们准备的更周到，做的更好。首先，我们应该拟定整体接待方案，列出方案的主要几大部分。其中包括：访问目的、来访人员名单、接待人员名单、日程安排、会议及访问参观具体内容、其他相关事宜及联系人联系方式、两地近期天气情况等。

第二，对整体方案各环节的每个细节做详细描述和分工，整理成文发给每位工作人员，使他们做到心中有数，各负其责。每人对于自己管辖和负责的事项从开始准备到最后结束都要全程跟进，不得疏忽。无论是接站时车上预备的应急药品和矿泉水，还是引导入住时的鲜花和欢迎辞，我们要从这些细节上让客人感受到我们的热情和细心。

第三，要做到团队之间相互帮助，与其他相关单位和部门密切合作。没有完美的个人，只有完美的团队。一个人的思想和力量是有限的，团队之间各成员应积极主动互相配合，随时保持联络，出现问题及时想办法解决，不应相互埋怨，推卸责任。同时，还要注意加强跟其他相关单位和部门的联系和沟通，希望得到他们的协助和配合，完善我们的接待工作。第四，物品的购买和接待宣传材料的设计应先征集大家的意见，确定好样式和内容之后

再去购置和制作，同时要注意在保证整体效果的前提下节约成本，减少开支。

第五，接待过程中如果遇到突发事件和紧急情况，不要慌张，尽量不要擅自处理，应及

时向领导反应，征求意见，妥善解决。

通过这次接待活动，使我了解了更多接待礼仪，提高了自身的综合素质，让我充分认识

到沟通与合作的重要性，为今后的接待工作积累了宝贵的经验

13、请简述接待来访的基本要求。

答：1.热情大方：对于来访的客人，秘书人员都要热情、诚恳，以礼相待，使其有一种宾至如归的感觉。对于来访者的正当要求，应尽量地予以满足，不能满足的也要讲明情况和理由，力求取得对方的理解。在接待中既要讲求礼仪，又要注重实效，做到礼仪周到而不繁琐，接待热情而不铺张。秘书在接待中要不卑不亢，落落大方，自然得体，以自己的努力，树立“门好进，脸好看，话好听，事好办”的良好风气。

2、细致周到：接待工作无小事，必须有认真、严谨的态度和细致、周到的作风。秘书人员要处处替来宾着想，时刻关注来宾的需要，为来宾做出周到的安排，使其感到方便和满意。

3、确保安全：确保接待中的安全，是接待工作的重要任务之一，也是接待工作必须坚持的重要原则。尤其是高层人士的政事来访，保证安全和保守秘密就更显重要。安全包括住地安全、交通安全和饮食安全等;保密包括会谈保密、文件保密和活动安排保密等。秘书人员要有强烈的安全和保密意识，以确保接待工作的顺利进行。

4.俭省节约：接待是一项消费型的事务活动，接待者不仅要投入人力，还要投入物力和财力。秘书人员在接待工作中要精打细算，厉行节约，抵制那种讲排场、摆阔气、奢侈铺张、大吃大喝的陈规陋习，抵制各种不正之风的侵袭。

5、内外有别：内外有别是指在接待中要注意本系统内和本系统外、党内和党外、国内来宾和国外来宾有所区别。特别是在外事接待中，既要做到热情友好、尊重对方、文明礼貌，又要严格按照国家有关政策和规定办事，内外有别，严守纪律。

第四篇：秘书工作的起源、发展和秘书学的形成

秘书的定义，秘书是直接为领导服务的办公室人员，协助领导处理政务和日常办公事务，是领导的参谋和助手。他的从业范围很宽，凡是有管理组织、有领导的地方都有秘书，主要分布在党政机关、群众团体和企事业单位等。

秘书工作是个古老的职业、秘书的出现，必须具备两个条件，一是管理组织的出现。原始社会，生产力低下，没

有领导和被领导之分，随着生产力的发展，出现了社会管理组织，出现了领导和公务活动，也就需要秘书协助领导处理公务，秘书与领导有着天然的联系，先有领导，后有秘书。二是文字的出现，有文字才能有公文，而公文的制作、传递、管理，是秘书工作的重要内容。因此，秘书同文字、公文是密不可分的。

秘书起源于什么时代？一般地说，起源于距今4500年至4100年的黄帝至禹时期，这个时期是部落联盟的昌盛时期，国家尚未形成，社会管理组织已产生。因为部落联盟是由多个部落组成的，地域广、人口多，单靠口头指挥难以实施管理，因为语言在空间上不能传于异地，在时间上不能传于异时，语言不能及时、准确传遍整个部落联盟。这个时候，公文应运而生，秘书和秘书工作也就产生了。秘书是生产发展和社会进步到一定程度才产生的，秘书产生后，作为领导的参谋和助手，又促进了生产的发展和社会进步。

夏朝是我国第一个奴隶制国家。那时已有了正规的文书，“尚书”就是一部最早的文书集，收入该书的多是帝王的作战命令。西周时期，开始有了秘书机构，叫太史尞，就是现在的办公室，并且有了文书档案，“左传”、“国语”，就是根据文书档案编写而成的。东周（战国）时期，开始有了私人秘书，当时的高级官僚，养了不少门客，这些门客就是做秘书工作的，大家听说过毛遂自荐的故事，毛遂是当时赵国平原君的秘书。秦汉时期，秘书工作已经形成制度，并通过法律的形式固定下来。著明的政治家、文学家李斯就是秘书出身，曾当过秦朝长史（政府秘书长）写过著名的《谏逐客书》，对秦朝统一中国，建立一个中央集权国家发挥了重要作用。魏晋南北朝时期，秘书工作有了比较大的发展，公文成为独立的文种，开始对公文进行研究，涌现出秘书工作的优秀人才。被称为建安七子的陈琳是个出色的秘书，曾写文章骂过曹操。因为公文写的好，曹操不但没杀他，反而收他为秘书，称陈琳写的公文可以治疗他的头痛病。唐宋时期，秘书工作为成熟期，文书、档案分流，文体正齐化一。唐初政治家魏征，也是秘书出身，向皇帝提出200多条批评建议。“兼听则明，偏听则暗”，“水能载舟，亦能覆舟”等名言，就是他提出来的。明清时期是秘书工作的强化时期，通过科举选拔人才，秘书的地位有很大提高。

新中国成立以后，特别是改革开放以后，秘书工作从内容到形式都有很大的发展。明确了三服务的思想，一为直接领导服务；二为同级和上下级领导机关服务；三为人民服务。三服务中，最直接最大量的是为领导服务，是秘书工作的立足点，为机关服务是秘书工作的责任和义务，为人民服务是秘书工作的出发点和归宿。三个服务是一致的。在工作方式上强调四个转变：一，从偏重于办文办事转变为既办文办事，又出谋献策；二，从单纯的收发传递信息，转变为综合处理信息；三，从单纯凭老经验办事，转变为实行科学化管理；四，从被动服务转变为主动服务。工作内容上突出四个强化。一辅助决策的强化；二信息工作的强化；三督查工作的强化；四协调工作的强化。办公手段自动化，节约了时间和经费，提高工作效率。

秘书工作虽然有了4000多年的历史，但在我国形成一门系统的科学，还是近20多年的事，也可以说党的改革开放政策促进了秘书学的形成。大家可以回顾一下，在20世纪80年代以前，秘书工作没有一本系统的教材，没有专门培养秘书的院校。那时，秘书工作是封闭的，重点是处理事务性工作，效率很低。培养秘书的方法是老秘书带新秘书，或在工作中摸索。

1985年，中央召开了全国秘书长和办公厅主任会议，这次会议在我国秘书发展史上树立了新的里程碑，明确新的历史时期秘书工作的指导思想，从内容到形式都有许多创新，把秘书工作提高到新水平。在这之后，涌现出一批秘书学专著和秘书学带头人，全国有120多所高等院校开设了秘书专业，一批秘书工作学术团体相继成立，一批秘书工作杂志相继创刊，秘书科学研究十分活跃。这些都标志着秘书学的诞生。

《秘书工作的起源、发展和秘书学的形成》

第五篇：行政秘书工作职责职能描述

行政秘书工作职责职能描述

1、负责律所的日程安排做好预约工作;对周、月计划做到及时提醒;

2、负责为行政部起草相关文件、报告，并负责相关文件的收发的日常流转、追踪;

3、汇总整理上报律所的各类文件，提醒律师及时处理有关文件资料和档案的整理、归档工作;

4、收发、检查，过滤应传递的签字票据;

5、为律所准备召开的各种会议做资料准备、与会人员__通知、协调落实会议场地;

6、负责客人的引导接待服务，并做好会面接洽等相关事项的安排;

7、吸取基层意见，为律所工作决策提供依据;

8、接受律所上级安排的其他临时性工作。

行政秘书工作职责2

___处理领导交代的临时性工作;

2.会议室的安排、利用及打扫工作;

3.服从领导安排的工作;配合管理人员完事工作任务;

4.领导办公室的打扫工作。

行政秘书工作职责31、负责各部门提交的文件整理，上报总经理;

2、负责总经理文件起草、制度执行、上传下达工作;

3、负责公司各类文稿写作、宣传;

3、负责进行各部门之间的沟通协调工作;

4、负责领导安排的其他工作。

行政秘书工作职责4

1.负责支持部门负责人的日常工作;

2.负责部门内部的日常业务支持工作;

3.负责团队和其他部门的沟通和联谊;

4.负责团队内部的娱乐文化活动的组织、策划和实施;

5.完成部门其他的工作。

行政秘书工作职责51、负责公司的接待工作及公共关系维护

2、在公司领导下全面负责公司的行政、后勤工作

3、负责公司的会务工作：会议通知、会前准备、会议服务、会议记录(纪要)等

4、负责公司规章制度、行政公文的草拟、送审、发放、张贴及归档工作

5、负责公司各种文件、用品的归档及管理

6、负责公司财务管理及审核

7、负责公司部分人力资源工作

8、负责公司项目申报及管理

9、负责公司办公环境的维护、协调等工作

10、负责完成每日领导交付其他任务

行政秘书工作职责61、负责协助总经理日常接待及函电文件的处理;

2、陪同总经理与客户面谈，并记录相关信息，整理后发送给相关人员;

3、合理安排总经理的日常行程，协助总经理每天的日常安排及每天的工作计划并及时提醒;

4、负责总经理会议筹备、通知、记录及会议相关文件的整理和存档工作;

5、保持总经理办公室及会议室卫生整洁干净。

行政秘书工作职责7

1.负责公司平常业务的日程管理;

2.负责公司对内对外接待事宜;

3.负责公司文件的归类整理;

4.做好前台接待及报考杂志的订阅。