第一篇:秘书学与秘书工作-网上作业参考答案1
2012年春《秘书学与秘书工作》网上作业
参考答案
1、请简述秘书工作的作用和原则。(第一章)
答:作用:参谋助手作用;沟通协调作用;督促检查作用;信息反馈作用;中介枢纽作用。原则:准确原则;及时原则;严谨原则;同步原则;保密原则。
2、结合你自身的实际,根据秘书的T型知识结构和能力要求,分析你自身的优势和劣势(针对劣势,提出提高的计划)。(第二章)
答:优秀的秘书既要有横向比较广泛地综合知识能量,又要有纵向颇为深厚的专业知识方面的能量。运用社会科学与自然科学知识得以综合各方面的全面情况,运用比较深厚的专业知识,才能熟练地完成本职工作任务。
我个人认为根据秘书的T型知识结构和能力要求,自己在基础知识和专业知识掌握较好,但在一些相关知识掌握方面有所欠缺,未能跟上时代步伐,知识结构老化。要在今后的工作中加强学习和进修,不断提高综合知识水平,拓宽知识面。
3、请论述秘书如何更好的体现辅佐决策的职能。(第三章)
答:
一、全面系统和随机辅佐相结合。秘书要发挥综合办公的职能优势,全面系统地辅佐决策。他不仅从可行性,还可以从时空变化,组织内外环境条件发展的角度,考虑决策执行的适度性和决策宗旨的维持性。秘书是追踪决策目标实现全过程的实际工作者,无论其发现哪一方面、某个因素出现问题,便能立即协助领导人分析和解决问题,这就形成了秘书全面系统地辅佐决策与随机性的辅佐决策的有机结合。
二、决策辅佐与实施辅佐相结合。秘书既要为决策形成提供各方面的服务,又要具体参与决策实施工作,在实施中帮助领导指挥、协调和控制实施过程,确保决策目标的实现。更具体地从实施决策地各步骤、各环节和各项具体措施,深入细致地考虑决策方案的科学性、可行性和可受性;在决策实施的,完整全面地考虑实施方向与决策目标的一致性,决策要求与实施效果的统一性。
三、超脱性辅佐和参与性辅佐相结合。秘书的辅佐决策是超脱于决策的权力与责任。这有利于秘书用不同于领导人的比较超脱的目光更客观地观察问题和分析问题;又不同于局外人或第三者对决策的议论。秘书自始至终参与决策,与决策成败有着不可分割的相关性,使其必须认真负责、全力以赴地投入决策全过程。
4、请述秘书在实践活动中如何运用对立统一原理。(第四章)
答:第一是随机参与。秘书与领导在一起工作,对领导的工作意图、工作内容、工作方式、工作态度和工作能力等都十分了解,同时也了解问题发生、发展的始末,这就是有利于秘书随时发现问题,相机提出意见和建议。
第二是务实与超前。要处理好秘书活动中被动与主动的关系,必须在实际工作中既要注重务实求真,准确地了解现状,又要注重分析各方面的变化和发展,把握未来发展的态势,工作中具有一定的超前性。这样不仅能够提高工作效率,而且能促进组织取得长远的工作效果。
第三是T型能量。优秀的秘书既要有横向比较广泛地综合知识能量,又要有纵向颇为深厚的专业知识方面的能量。运用社会科学与自然科学知识得以综合各方面的全面情况,运用比较深厚的专业知识,才能熟练地完成本职工作任务。
第四是同步与异步。秘书与领导思维和行为同步,才能够配合默契,领导所想的,需要的,正是秘书想到的,在做的,这样的秘书才是领导得心应手的助手。秘书与领导思维和行为,秘书根据发展的态势,进行预测,才能提出对未来对策有价值的参谋建设方案;并且对已做出的决策和措施,根据实践的效果,分析研究发现问题,提出补充修正性意见和建议,才能志到劝谏性参谋作用。
第五是开放与控制。秘书职能活动既要把领导的决策指令船长地传递给各组织成员,又要保守机密,既是对外联系的窗口和门户,又要保存机密材料,做到守口如瓶。
5、假设你是某单位的党务秘书,“七·一”计划组织各支部书记及成员参观西柏坡,请拟一个请示给你的单位主管领导。(要求:格式符合请示要求,内容简练,用词准确。)(第五章)
答:
关于前往西柏坡参观学习的请示
尊敬的单位领导:
为继承发扬革命先辈优良传统,增强单位党员的党性修养和政治觉悟,我单位拟于“七·一”前夕组织各支部书记及成员共X名(详见附件)前往河北省平山县西柏坡进行为期X天的参观学习。本次活动旨在通过此次参观学习,增强联系社会、理论联系实际的能力。
妥否,请予审批。
附件:“七·一”参观西柏坡人员名单
XXX支部委员会
XXXX年X月X日
6、请述保密的范围和方法。(第六章)
答:保密的范围:从秘密的等级来说,绝密是重点;从秘密的层次上来说,国家秘密是重点;从秘密的产生来说,首脑机关的秘密是重点;从秘密的内容来说,秘密集中的地点、部门和人员是重点;从秘密的内容来说,常务、政务和军事秘密是重点。
保密的方法:熟记范围、按章办事、弄清身份、判断用意、以礼拒绝、佯装不知。
7、请述秘书调查研究的方法和原则。(第七章)
答:调查研究的方法:现场观察,个别访查,集体座谈,书面问卷,查阅资料,综合统计。
调查研究的原则:实事求是,近源亲受,切题有效,调、研结合,追求效率。
8、假设你所在的单位现在需要组织中高层管理者在承德避暑山庄举办一个为期三天的半年会,会议的组织安排负责人是你,请拟定一个会议安排(分会前、会中、会后)。(第八章)
9、假设你工作单位的性质是一家中美合资的生物制品公司,下星期美国的合资方来你单位研讨某新产品在中国市场的推广问题,你是董事长秘书,也是作为此次接待活动的负责人,请拟定接待方案。(第九章)
10、最近某县的某镇因被规划为经济开发区,这个镇部分人员对搬迁的安置费用问题不满,到县委上访,假设你是县长秘书,被安排负责接访,请谈谈你是如何接访的。(第十章)
第二篇:北大行政管理:秘书学与秘书工作
1、请简述秘书工作的原则及发展趋势。
答:秘书工作的原则:
1.准确原则;准确原则是秘书工作的质量要求
2.及时原则;及时原则,是对秘书工作的效率要求。3.严谨原则;严谨原则,是对秘书工作的作风要求。4.同步原则;同步原则,是对秘书工作的态势要求。5.保密原则。保密原则,是对秘书工作的纪律要求。
秘书工作的发展趋势:
建国以后,尤其自改革开放以来,我国进入了现代化建设的新时代。新时期的秘书工作,有了新的发展。
1、指导思想上的发展。
2、工作方式上的发展。
3、工作内容上的发展。
4、管理模式上的发展。
5、办公手段上的发展。
2、请结合个人工作实际,阐述秘书所必备的知识结构。
答:秘书工作的综合性、要求秘书人员又有自己的专业特点,这就要求秘书人员要在纵向方面具有较深厚的专业知识。
一、基础知识:一方面是社会科学基础只是;另一方面是自然科学只是。
二、专业知识:一方面是作为所有秘书人员都应具有的秘书业务只是。另一方面是秘书人员所在工作部门的专业知识。
三、相关知识:这一部分是秘书人员为适应时代的需要,做好工作,应加以进修提高的知识,是秘书人员知识结构中的较高层次。
3、请根据书中阐述的秘书性格要求,分析您自身性格特点的优、劣势,对于劣势打算如何改进?
答:成熟的性格表现为各个特征之间的相互关系、相互制约、相对稳定。秘书人员需要在有意识的自我调解中发展、改造自己的性格,争取做到:
1、开朗。具有乐观饱满的兴许,善于接受复杂而艰巨的工作任务而无怨无悔。
2、敏捷。思想敏捷、动作敏捷、笔头敏捷。
3、稳健。遇事细心,观察细致、考虑周详。
4、坚毅。做事要有百折不回、坚持到底的勇气和毅力。
5、幽默。幽默是智慧、机灵、学识、风趣的综合表现,而不是油腔滑调或开低级庸俗的玩笑,更不是对别人的作弄或嘲笑。
6、自制。要培养和提高自制能力。
和成功的秘书性格要求相比,现在我自己还和要求有一定的距离,相比来说,我需要在学的开朗和幽默,多学习,多练习。
4、简述秘书工作能力的结构。
答:
1、表达能力,就是通过言语、文字和行为等形式沟通信息、相互交往、合作共事的本领。表达能力又分为三种形式:1.口头表达能力;2.书面表达能力;3.行为表达能力。
2、办事能力,就是秘书人员有效的处理各种日常工作的本领。
3、管理能力,秘书作为领导者的参谋和助手,理应具有一定的辅助决策与管理能力。1.辅助决策能力;2.辅助计划能力;3.辅助沟通能力;4.辅助协调能力;5.辅助控制能力。
4、应变能力,就是适应变化这的环境和事物完成原定任务的本领。要学会适应社会环境、地域环境、职业环境、岗位环境、事物环境的变化。
5、社交能力,就是与他人进行社会交往的本领。
6、操作能力,就是掌握和使用与工作有关的设备。工具和技术的本领。
5、请简述秘书参谋决策的方法。
答:秘书辅佐决策,可以采用多种方式。随着决策内容、决策类型、决策环境的不同,方式也应该有所不同。这里仅按决策形成、决策实施和决策总结的过程,说明各个决策阶段的辅佐方式。
1、决策前服务式辅佐,秘书在领导决策钱,要为领导决策做准备,提供各方面的服务。
2、决策形成中协助式辅佐,秘书在形成决策的过程中,不是主持者和表决者,而是重要的协助者。
3、决策执行中协调辅佐,在决策执行中,秘书是重要的协调者,辅佐决策按计划实施。
4、决策小郭评估中鉴戒式辅佐,秘书既参与拟定决策计划,又参与决策实施的全过程,还要参与决策效果的评估。
6、请述秘书沟通协调的特点和方法。
答:秘书沟通协调的特点:1.非权利支配性;2.非职责限定性;3.非确定地位性;4.认同疏导性。
秘书沟通协调的方法:1.沟通化解矛盾;2.变通淡化矛盾;3.融合缓解矛盾。
7、请简述秘书活动特征中间接效益原理及其运用。
答:秘书间接效益原理,体现在以下几个方面:1.铺垫性效应2.传播性效应3.督策性效应4.职能协同效应。
1.铺垫性效应,秘书的职能活动通常为领导者成功的完成任务做铺垫,由此,素质高的秘书不仅根据领导的吩咐,为领导活动提供服务,做好听命铺垫,而全面了解工作的目的要求、价值标准,把握事物发展的规律,能动的做主动铺垫,发现错误或偏向性主动提出建议,采取恰当的方式,做修正性铺垫,以保证领导活动的有效性。
2.传播效应,在实际工作中,不同的传播对象、不同的传播环境、不同的传播手段,秘书取得的传播效应足不同的。如果在撰拟文稿时,不同的阅听对象、不同的内容和环境,应选用恰当的表述方式,运用有效的语言手段。
3,督策效应,秘书没有掌管指挥控制的权利,但其有效的职能活动,能过产生一定的督策效应。
4,职能协同效应,秘书的公务活动,在组织整体运转中,能促进各职能系统的协同配合,发挥职能协同效益。
8、请简述公文办理的要求。
答:
1、准确无误,指公文在办理阶段的各个环节上,其行为的内容、方向和方式及其结果,都完全符合行文制度和实际情况。公文办理的准确性表现在:
1、工作内容准确。
2、工作方向要准确。
3、工作方式要准确。
2、讲究时效,公文的办理要及时迅速,讲究时效。这是对办文的效率要求,也是实现机关工作高效化的重要条件之一。加快公文办理的速度,从以下几个方面入手:
1、强化时间观念。
2、缩短运转周期。
3、简化办文程序。
3、安全保密,一是要保证所经办的文件完整无缺、无损,做到不丢失、不损坏,这就是安全的意思,二是要严格遵守公文管理的保密规定,做到泄密、不失密,这就是保密的意
思。
4、统一管理,公文的办理,包括公文的撰制和保管,都必须由秘书部门统一管理。要是先公文办理的集中与统一,必须要做到三点:
1、统一于秘书部门;
2、统一于公文法规;
3、统一于主管领导。
9、根据个人理解,请述秘书人员如何做到保密(至少谈5点)?
答:
1、对文件的内容要精读,确定文件内容是密或非密,核心秘密与非核心秘密,都要事先加以确定。
2、按章办事,有序秘密关系到国家和集体的利益,凡需要对外公开的是想,都必须按照制度办事,履行规定的程序和手续,绝对不能自行其事,更不能先斩后奏。
3、在交往中要通过正式的或非正式的,直接或鉴戒的渠道弄清对方身份,以确定那些该说,那些不该说,以及说到什么程度,防止秘密的泄漏和被窃取。
4、对于探听文件内容的人,可以假装不知道或转移话题。
5、以礼拒绝,在交往场合下,为了不损害友谊,要以礼拒绝。
10、请简述秘书强化信息运用效果的方式。
答:1:切中需要,秘书掌握了大量信息,必须针对信息客体的实际需要,准确的给予,尽可能提高信息运用的命中率。秘书提供信息,首在准确、有效。要使传输的信息切中信息客体的实际需要,所供给所求。次在信息量适中,所提供的信息不够不行,不便信息客体比较。判断,但也并非多多益善,过多果篮的信息,往往会使信息客体陷于材料堆中,困惑不定,费时费事。
2、全面有效,秘书调研信息贴别是运用提供信息,要具有辩证的广义的有效信息观,针对可能的需要,全面但要恰当的获取、贮存各具潜在用处的信息,切中实用的,也要恰当的去全面的运用,提供广义有效信息,充分发挥在握的职能信息的各种作用。
3、及时沟通,任何信息要起作用,关键在于能及时运用。其价值与其被运用时效成正比效应。再有价值的信息,错过运用时机,则过期作废。玉树运用所掌握信息,也就的高度注意其运用的失效特征。秘书一旦获取有效信息,五笔立即加以鉴别,清楚其价值,明确其需要对象,判明其运用时效;与机关关系重大、运用失效明显的有效性信息,务须迅速输达,若其需要对象是机关领导,就更应立即传达,千万不可错失运用时机。
4、综合开发,秘书的综合职能,决定秘书会账务带综合性的多方位信息,信息量是会相当大的。综合运用,一是利用同一信息,侧重点不同的提供个需要对象,多方面的发挥其参考作用,二是善于讲多种表面无关、实际有关的信息组合运用,综合获取并提供新的信息。开发运用,一指深入把握信息,不浮于表象,获取并提供从现象到本质的更是价值的信息。二是从参谋职能出发,尤其是想领导提供信息时,既提供客观情况,同时陈述自己的看法、建议,以使领导提供信息时既提供客观情况,同时陈述自己的看法建议,以使领导获得更多一些,更深刻一些的信息参考。
11、请结合个人工作实际,简要介绍某此重大会议是如何组织安排的?
答:所谓重大回忆是指内容重要、规模较大、时间较长的会议。召开这种会议往往有完整的过程与程序,一般可以分为三个阶段。
1、会前准备阶段
为使会议达到预想的效果,事前事做好充分的准备,仓促的开会,不仅会拖长会议时间,而且还会影响会议的效果。会前的准备工作有:1,了解、掌握有关情况,确定会议主题,民却通过开会要解决什么问题。2,起草文件材料,组织发言文稿,会上分发讨论的材料要准备好人手一册。3,确定并通知开会对象,要把会议的内容、时间、地点、对象和注意事项通知给有关单位和个人,使有关单位和个人及早做好准备。4,做好行政性的事务准备工作。除布置好会场外,还要事物安排好与会人员的接待工作,包括交通、食宿、医疗和参观访问等。
2、会议进行阶段
1,会议开始后,首先要检查、核对与会人员,特别是立法法制性的会议,还要进行代表资格审查,发现问题要采取措施,妥善安排。2,汇总情况,编写简报。汇总请款共包括分组讨论情况,整理提案,送给大会主席团或提案审查委员会。编写会议简报,要少而精,供领导掌握会议进程和存在的问题,一边及时部署工作,使会议健康发展。
3、做好会议记录,包括大会报告、小组发言等。
3、会议结束阶段
1,收有关文件。根据保密原则,该收回的收回,该汇总的汇总,做到会内会外有别。
2、整理会议记录,根据会议需要,形成大会决议或会议纪要。3,立卷归档。把会议过程中的一整套材料,包括通知、领导报告、各种文件、简报、群众来信、报刊上的有关报道等都要进行分类立卷,最后归档。
12、请您结合个人工作单位情况,从接待工作的程序、方法、礼仪等视角出发,简要分析一次接待工作中的优点和存在的不足(可以是自己组织、参与的,也可以是自己知晓的;一般接待、内部接待、外事接待三者选一个即可)。答:接待工作的一般程序通常有以下几个步骤:
(一)收集来宾情况,判断来访用意。获取来访者的情况和意图,是做好接待工作的基础。
(二)拟定接待方案。重要的接待都应拟定接待方案,作为接待工作的依据和指南。
(三)准备接待材料。重要的接待活动,要求秘书人员准备有关文字材料,如汇报材料、发言材料、参考材料。欢迎词、祝酒词、答谢词、协议书、会议纪要、接待简报、视察纪要等。
(四)组织双方活动。接待方案经主客双方同意后,秘书人员要据此加以精心组织实施。
(五)处理善后工作。一项接待活动结束后,秘书人员还要主动做好善后工作,如总结本次接待工作的经验、教训、向领导者进行报告,结算有关费用,对接待中的文字材料进行处理和立卷、归档等。
13、请简述接待来访的基本要求。
答:接待工作的要求有:
1、热情大方。对于来访的客人,秘书人员都要热情、诚恳,以礼相待,使其有一种宾至如归的感觉。对于来访者的正当要求,应尽量地予以满足,不能满足的也要讲明情况和理由,力求取得对方的理解。
2、细致周到。接待工作无小事,必须有认真、严谨的态度和细致、周到的作风。秘书人员要处处替来宾着想,时刻关注来宾的需要,为来宾作出周到的安排,使其感到方便和满意。
3、确保安全。确保接待中的安全,是接待工作的重要任务之一,也是接待工作必须坚持的重要原则。尤其是高层人士的政事来访,保证安全和保守秘密就更显重要。
4、俭省节约。接待是一项消费型的事务活动,接待者不仅要投入人力,还要投入物力和财力。秘书人员在接待工作中要精打细算,厉行节约,抵制那种讲排场、摆阔气、奢侈铺张、大吃大喝的陈规陋习,抵制各种不正之风的侵袭。
5、内外有别。内外有别是指在接待中要注意本系统内和本系统外、党内和党外、国内来宾和国内来宾有所区别。特别是在外事接待中,既要做到热情友好、尊重对方、文明礼貌,又要严格按照国家有关政策和规定办事,内外有别,严守纪律。
秘书工作的作用:
一、参谋助手作用
二、沟通协调作用
三、督促检查作用
四、信息反馈作用
五、中介枢纽作用
秘书在实践中运用对立统一原理应注意:
1、随机参与,提出参谋建议,辅佐决策,参与政务,一般是随机性的,在实际工作中,秘书与领导在一起工作,对领导的工作意图、工作内容、工作方式、工作态度和工作能力等都十分了解,同时也了解问题发生、发展的始末,这就有利于秘书随时发现问题,相继提出意见和建议。这样,发现问题及时,协助领导解决问题也就比较迅速。
2、务实与超前,要处理好秘书活动中被动与主动的关系,必须在实际工作中既要注重务实求真,准确的了解现状,又要注重分析各方面的变化和发展,把握未来发展的态势,工作中具有一定的超前性。
3、“T”型能量,优秀的秘书应当具备“T”型能量,也就是既要有横向比较广阔的综合知识能量,又要有总想颇为深厚的专业知识方面的能量。运用广泛的社会科学与自然科学知识得以综合各方面的全面情况,运用比较深厚的专业知识,才能熟练地完成本职工作任务。
4、同步与异步,秘书必须为领导工作提供公务服务,既要听命于领导,充当其助手;又要随时提出劝谏发挥参谋作用。
5、开发与控制,秘书职能活动既要把秘书的决策指令透彻的传递给各组织成员,又要保守机密。既是对外联系的窗口与门户,又要保存机密材料,做到守口如瓶。
关于“七·一”计划组织各支部书记及成员参观西柏坡的请示
今年恰逢中国共产党建党九十周年,为进一步推动对党史知识的学习研究,增进对革命先辈优良传统的继承发扬,增强党员群众的党性修养和政治觉悟,计划在“七〃一”期间组织各支部书记及成员参观西柏坡,旨在通过此次参观学习,增强专业联系社会、理论联系实际的能力。特此请示单位主管领导批准前行。
以上请示妥否,盼复。
中高层管理着召开半年会的通知
第三篇:北大行政管理:秘书学与秘书工作
1、请简述秘书工作的原则及发展趋势。
答:原则:
1、准确原则,是对秘书工作的质量要求。
2、及时原则,是对秘书工作的效率要求。
3、严谨原则,是对秘书工作的作风要求。
4、同步原则,是对秘书工作的态度要求。
5、保密原则,是对秘书工作的纪律要求。
发展趋势:
1、指导思想上的发展,新时期秘书工作的指导思想是:围绕“一个基本任务”,当好参谋助手,做好“三个服务”,即以邓小平同志建设有中国特色社会主义理论和党的基本路线为指针,为领导工作服务,为同级和上下级机关服务,为人民群众服务。
2、工作方式上的发展,新时期的秘书工作,在工作方式和工作方法上出现了
“四个转变”,也就是四个方面的发展,即从偏重办文办事转变为既办文办事、又出谋献策;从收发传递信息转变为综合处理信息;从单凭老经验办事转变为实行科学化管理;从被动服务转变为力争主动服务。
3、工作内容上的发展,新时期的秘书工作内容有了新发展。突出地表现在“四
个强化”上,即辅助决策的强化,信息工作的强化,协调工作的强化,督查工作的强化。
4、管理模式上的发展,新时期秘书工作的管理模式,开始由经验型向科学型
转化。群书工作的“三化”,即规范化、制度化和科学化,就是这种转化的重要标志。
5、办公手段上的发展,在新技术革命的推动下,秘书工作的办公手段也发生
了重大的变化,即以电子计算机为主的现代化办公设备,开始进入秘书机构,己经或正在替代手工操作的办公设备和办公技术。
2、请结合个人工作实际,阐述秘书所必备的知识结构。
答:必备的知识结构:
1、基础知识:秘书应具有的基础知识分为两方面:一方面是社会科学基础知识,即一定水平的语文、政治、历史、地理、外语知识;另一方面是自然科学知识。即物理、化学、数学、生物等自然科学方面的知识,以及一些工农业生产和科技常识。
2、专业知识:专业知识包括两个方面:一方面是作为所有秘书人员都应具有的秘书业务知识,包括:公文和应用文写作知识,文书制作和文书处理知识,档案保管知识,调查研究知识,会议组织知识,信访工作知识,资料工作和信息科学知识,保密工作知识等。另一方面是秘书人员所在工作部门的专业知识,如在政府机关部门工作的必须具有行政管理知识,在工商企业部门工作的必须具有企业管理知识,其他处在文艺、体育、教育、军事、外事、科学、出版、医疗等等行业系统的秘书人员应分别具有各自的专业基础知识。专业知识是秘书人员知识结构中的基本层次。
3、这一部分是秘书人员为适应时代需要,做好工作,应加以进修提高的知识,是秘书人员知识结构中的较高层次。有经济学、法学、社会学、心理学、公共关系学、传播学、领导科学、统计学、计算机科学等。
3、请根据书中阐述的秘书性格要求,分析您自身性格特点的优、劣势,对于劣势打算如何改进?
答:秘书的性格要求有:
1、开朗。具有乐观饱满的情绪,善于接受复杂而艰巨的工作任务而无抱怨之心和牢骚之言。
2、敏捷。思想敏捷,对事物敏感,易于接受,善于分析。动作敏捷,做事干净利落。
3、稳键。遇事细心,观察细致,考虑周详。办事稳当,不冒失从事,也不敷衍了事。
4、坚毅。做事要有百折不回、坚持到底的勇气和毅力。
5、幽默。幽默是智慧、机灵、学识、风趣的综合表现,而不是油腔滑调或开低级庸俗的玩笑,更不是对别人的作弄或嘲笑。
6、自制。要培养和提高自制力。在不同场合、不同情景、不同对象面前要善于选择和控制自己的情绪和行为方式。
由于自己的年龄可能还是偏小,所以感觉上自己的稳健度不够,办事还是不能够考虑周详,有时候在自己情绪低落的时候还会出现敷衍了事的心理。将来要在生活中不断地锻炼自己的稳健。
4、请简述秘书工作能力的结构。
答:能力结构有:
1、表达能力:就是通过言语、文字和行为等形式沟通信息、相互交往和合作共事的能力。主要有以下三种形式,(1)口头表达能力。(2)书面表达能力。(3)行为表达能力。
2、办事能力:就是秘书人员有效地处理各种日常工作的本领。
3、管理能力:秘书管理能力有以下几方面,(1)辅助决策能力。(2)辅助计划能力。
(3)辅助沟通能力。(4)辅助协调能力。(5)辅助控制能力。
4、应变能力:就是适应变化着的环境和事物完成原定任务的本领。适应社会环境的变化,即现实社会发生了变动,秘书要尽快适应之;适应地域环境的变化,即当自然地域发生了变动,秘书要.尽快适应之;适应职业环境的变化,即当从事的工作发生了变动,秘书要尽快适应之;适应岗位环境的变化,即当工作的分工发生了变动,秘书要.尽快适应之;适应事物环境的变化,即当某一事态变化或出现突发性事件时,秘书要.尽快适应之。
5、社交能力:就是与他人进行社会交往的本领。
6、操作能力:就是掌握和使用语工作有关的设备、工具和技术的要领。
5、请简述秘书参谋决策的方法。
答:参谋方法有:
1、预测性参谋,是秘书根据各方面的信息资料,把握住事物发展的客观规律,对组织未来的状况加以描述,并针对未来发展的状况,提出相应的策略供领导人参考。
2、跟踪性参谋:是指秘书人员随着计划实施的过程,在各个实施环节、步骤中,追踪发前问题,分析问题,进行参谋咨询。
3、进谏性参谋:是指秘书就组织管理中存在的某些问题,向领导人提出规劝或建议,或者提出问题,引起领导人重视后,再提供咨询。
4、提供资料性参谋:当领导由于信息资料不足,出现处理问题失误,或虽有正确的办法,但没有充足的依据难下决断时,秘书可采取提供资料性参谋,让领导人根据大量准确的信息资料,修改错误或对正确地计划早下决断。
辅助决策方法:
1.决策前服务式辅佐,为领导决策前做准备,提供各方面服务。
2.决策形成中协助式辅佐,秘书在形成决策的过程中,不是主持者和表决者,而是重
要的协助者。
3.决策执行中协调式辅佐,在决策执行中,秘书是重要的协调者,辅佐决策按计划实
施。
4.决策效果评估中借鉴式辅佐:秘书既参与拟定决策计划,又参与决策实施的全过程,还要参与决策效果的评估。
6、请述秘书沟通协调的特点和方法。
答:协调的特点:
1.非权力支配性,在管理体系内,秘书没有待掌法定的支配权力。
2.非职责限定性,没有确定的职责范围的限定。
3.非确定地为性,秘书沟通协调,具有非职责限定性,因而也就没有确定的地位。
4.认同疏导性,不能用直接强制手段,而是从信息沟通、感情沟通、加以疏导。协调的方法:
1.沟通化解矛盾。2.变通淡化矛盾。3.融合缓解矛盾。
7、请简述秘书活动特征中间接效益原理及其运用。
答;秘书间接效益原理,体现在以下几个方面:
1、铺垫性效应:秘书的职能活动,通常是为领导人或机关其他部门及人员的工作提供服务,或为其决策作好准备,或为其了解问题实质,寻求解决的办法调查研究,或为其决策的彻底实施检查督办,或为工作顺利进行提供必要的事务服务,或为其传达决议精神操办会议事务等等。
2、传播效应:根据秘书活动间接效益原理,秘书在日常信息沟通工作中,要注意传播效应。
3、督策效应:秘书没有掌管指挥控制的权力,但其有效的职能活动,能够产生一定的督策
效应。
4、职能协同效应:秘书的公务活动,在组织整体运转中,能促进各职能系统的协同配合,发挥职能协同效应。
8、请简述公文办理的要求。
答:公文办理的要求有:
1.准确无误:表现在以下几方面,(1)工作内容准确。(2)工作方向要准确。(3)
工作方式要准确。
2.讲究实效:从以下几方面着手,(1)强化时间观念。(2)缩短运转周期。(3)
简化办文程序。
3.安全保密:有两层含义,一是要保证经办的文件完整无缺、无损,做到不丢失、不损坏,这就是安全的意思。二是要严格遵守公文管理的保密规定,做到泄密,不失密,这就是保密的意思。
4.统一管理:做到以下几个方面:(1)统一于秘书部门。(2)统一于公文法规。
9、根据个人理解,请述秘书人员如何做到保密(至少谈5点)?
答: 熟记范围;牢记保密的范围,哪些是密和非密,核心秘密和非核心秘密。熟记并记住
秘密的范围。
按章办事:由于秘密关系到国家和集体的利益,凡需要对外公开的事项,包括解密和降密,都必须按照制度办事,履行规定的程序和手续,绝不可自行其事,更不可先斩后奏。
弄清身份:秘书人员要同各种人交往,包括同外宾交往。为了知密不泄。秘书在交往中要通过正式的或非正式的,直接或间接的渠道,首先弄清对方的身份,以使确定哪些该说,哪些不该说,以及说到什么程度,严防秘密的泄露和被窃。
判断用意:在社会交往中,交往双方的行为都受到交往目的支配,秘书人员要通过观察与分析,准确判断对方来访的真正用意。如果察觉对一方旨在试探秘密,套取情报,秘书就要及时采取对策,防止落入圈套。
以礼拒绝:对于秘书事项,秘书一般应公开告对方不能打听,不能阅读,不能参观,不能介绍,不能拍照。但是,在某种交往关系和场合下,为了不损害友谊,常常要以礼拒绝。拒绝的方法有:直言、谢绝、婉言谢绝、托辞谢绝等。
佯假不知:探听秘密的人,有些是秘书的朋友、亲属、同学、同乡等。为了不使对方、产生误会,秘书可假装不知,或转移话题等。
10、请简述秘书强化信息运用效果的方式。
答:
1、切中需要:秘书掌握了大量信息,:必须针对洁息客体的实际需要,准确地给予,尽可能提高信息运用的命中率。此乃作为信息主体的秘书。扩大运用效果、发挥信息有效性的基点。秘书提供信息,首在准确、有效。要使传输的信息切中信息客体的实际需要,所供即所求。次在信息量适中,所提供的信息不够不行,不便信息客体比较、判断,但也并非多多益善,过多过滥的信息,往往会使信息客体陷于材料堆中,困惑不定,费时费事。
2、全面有效:秘书运用信息,就是向信息客体传输起正面作用的绝对有效信息,排除绝对的无效信息以至干扰信息。然而,向秘书索取信息者,在不少情况下,并非只需要这种绝对有数信息。亦如进行决策活动的领导,他当然首先需要绝对有效信息,但是,进行正确决策的规律,还令他同时需要某些相关的无效信息以至干扰信息,用以开阔思路,进行反证比较,排除不利因素,作出预后安排,力保决策的全面、正确、周密和可行。从这个意义上讲,这种起反证比较作用的无效信息或者干扰信息,相对而言,又可谓有效信息或说有用信息了。因此,秘书调研信息特别是运用提供信息,要具有辩证的广义的有效信息观,针对可能的需要,全面但要恰当地获取、贮存各具潜在用处的信息,切中实用地,也要恰当地去全面运用,提供广义有效信息,充分发挥在握的职能信息的各种作用。
3、及时沟通:任何信息要起作用,关键在于能及时运用。其价值与其被运用时效成正比效应。再有价值的信息,错过运用时机,则过期作废。秘书运用所握信息,也就得高度注意其运用的时效特征。秘书一旦获取有效信息,务必立即加以鉴别,清楚其价值,明确其需要对象,判明其运用时效;于机关关系重大、运用时效明显的有效信息,务须迅速输达,若其需要对象是机关领导,就更应立即.传达,千万不可错失运用时机。
4、综合开发:秘书的综合职能,决定秘书会掌握带综合性的多方位信息,信息量是会相当大的。综合运用,一指利用同一信息,侧重点不同地提供各需要对象,多方面地发挥其参考作用。二指善于将多种表面无关、实际有关的信息组合运用,综合获取并提供新的信息。开发运用,一指深入把握信息,不浮于表象,获取并提供从现象到本质的更是价值的信息。
11、请结合个人工作实际,简要介绍某此重大会议是如何组织安排的?
答:如科级干部述职大会:
1.会前准备阶段:确定会议主题为“科级干部述职大会”,通过开会进行干部述职演讲,再通知的阶段中,给每个需要述职的人员一个述职PPT模板,进行述职报告制作。
2.会议进行阶段:在开会的前五分钟,进行人员签到与核查未签到人员。调整好述职
所需设备,然后根据已做好的述职顺序名单,进行干部述职。
3.会议结束阶段:大会后,将科级干部的述职材料进行收集汇总。将领导干部的评分
表进行保密装订后进行统计。
12、请您结合个人工作单位情况,从接待工作的程序、方法、礼仪等视角出发,简要分析一次接待工作中的优点和存在的不足(可以是自己组织、参与的,也可以是自己知晓的;一般接待、内部接待、外事接待三者选一个即可)。
答:接待是一项细致而重要的公关工作。一个组织或单位在他人心中第一印象的好坏,往往看初次接待工作是否做的细致到位。
准备了四天的陕汽集团接待工作已经结束,由于其中变数太多,加之初次面对如此重要的接待任务,很多方面都考虑不周,缺乏突发事件的应对能力,因此,很有必要对这次活动做一个总结,以便在以后的接待事务中,吸取教训,使我们准备的更周到,做的更好。首先,我们应该拟定整体接待方案,列出方案的主要几大部分。其中包括:访问目的、来访人员名单、接待人员名单、日程安排、会议及访问参观具体内容、其他相关事宜及联系人联系方式、两地近期天气情况等。
第二,对整体方案各环节的每个细节做详细描述和分工,整理成文发给每位工作人员,使他们做到心中有数,各负其责。每人对于自己管辖和负责的事项从开始准备到最后结束都要全程跟进,不得疏忽。无论是接站时车上预备的应急药品和矿泉水,还是引导入住时的鲜花和欢迎辞,我们要从这些细节上让客人感受到我们的热情和细心。
第三,要做到团队之间相互帮助,与其他相关单位和部门密切合作。没有完美的个人,只有完美的团队。一个人的思想和力量是有限的,团队之间各成员应积极主动互相配合,随时保持联络,出现问题及时想办法解决,不应相互埋怨,推卸责任。同时,还要注意加强跟其他相关单位和部门的联系和沟通,希望得到他们的协助和配合,完善我们的接待工作。第四,物品的购买和接待宣传材料的设计应先征集大家的意见,确定好样式和内容之后
再去购置和制作,同时要注意在保证整体效果的前提下节约成本,减少开支。
第五,接待过程中如果遇到突发事件和紧急情况,不要慌张,尽量不要擅自处理,应及
时向领导反应,征求意见,妥善解决。
通过这次接待活动,使我了解了更多接待礼仪,提高了自身的综合素质,让我充分认识
到沟通与合作的重要性,为今后的接待工作积累了宝贵的经验
13、请简述接待来访的基本要求。
答:1.热情大方:对于来访的客人,秘书人员都要热情、诚恳,以礼相待,使其有一种宾至如归的感觉。对于来访者的正当要求,应尽量地予以满足,不能满足的也要讲明情况和理由,力求取得对方的理解。在接待中既要讲求礼仪,又要注重实效,做到礼仪周到而不繁琐,接待热情而不铺张。秘书在接待中要不卑不亢,落落大方,自然得体,以自己的努力,树立“门好进,脸好看,话好听,事好办”的良好风气。
2、细致周到:接待工作无小事,必须有认真、严谨的态度和细致、周到的作风。秘书人员要处处替来宾着想,时刻关注来宾的需要,为来宾做出周到的安排,使其感到方便和满意。
3、确保安全:确保接待中的安全,是接待工作的重要任务之一,也是接待工作必须坚持的重要原则。尤其是高层人士的政事来访,保证安全和保守秘密就更显重要。安全包括住地安全、交通安全和饮食安全等;保密包括会谈保密、文件保密和活动安排保密等。秘书人员要有强烈的安全和保密意识,以确保接待工作的顺利进行。
4.俭省节约:接待是一项消费型的事务活动,接待者不仅要投入人力,还要投入物力和财力。秘书人员在接待工作中要精打细算,厉行节约,抵制那种讲排场、摆阔气、奢侈铺张、大吃大喝的陈规陋习,抵制各种不正之风的侵袭。
5、内外有别:内外有别是指在接待中要注意本系统内和本系统外、党内和党外、国内来宾和国外来宾有所区别。特别是在外事接待中,既要做到热情友好、尊重对方、文明礼貌,又要严格按照国家有关政策和规定办事,内外有别,严守纪律。
第四篇:秘书学作业答案3
秘书学平时作业 3 注:答案内容如有错误,请自行修正。制作人:万永忠
二、作业内容
(一)名词解释:
1、“三服务”P141
答:“三服务”是秘书工作的宗旨,本着准确、简洁的原则应该表述为:为领导工作服务、为各部门和所管辖地区或下级单位服务、为人民群众服务。
2、问卷调查P157
答:问卷调查就是根据调查内容设计出相应的便于回答的问题(以选这题为主),交给被调查者填写,然后集中统计、分析,以获得所需要的数据和情况。
3、民意测验P157
答:民意测验是专门为了解公众对某一特定事物的评价或态度所作的问卷调查,它和一般问卷调查的差别在于调查项目的单一性。
4、岗位责任制P179
答:岗位责任制就是根据组织的总任务,明确规定并公布每个部门、每个岗位的职责权限,并定期进行考核、检查和奖惩的一种工作制度。
5、职业道德P194 答:职业道德是人们在职业活动中遵循的行为准则。秘书的职业道德是秘书在履行公务的活动中应遵循的行为准则。
6、能力P214 答:广义的“能力”是指一个人成功地完成某种活动所必需的主观条件。可以分为三个层次:一般能力、业务能力、操作技能。
狭义的“能力”专指业务能力,即一个人能胜任某项具体工作或完成某项任务的主观条件。
(二)简答题:
1、秘书工作的宗旨是什么?P141
答:秘书工作的宗旨是:为领导工作服务、为各部门和所管辖地区或下级单位服务、为人民群众服务,简称“三服务”。
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2、明确秘书工作宗旨的意义是什么?P142 答:将“三服务”确定为秘书工作的宗旨,主要是强调秘书工作的辅助性,帮助秘书人员提高服务意识,端正服务态度,培养奉献精神;其次是强调秘书工作服务对象的广泛性,明确服务对象除“顶头上司”外,还有各部门和下级单位,还有广大群众。
3、秘书工作的原则是什么?P143-144 答:秘书工作有以下六条原则:(1)守法遵纪原则(2)求真务实原则(3)超前服务原则(4)服从大局原则(5)团结协作原则(6)联系群众原则4、5、秘书工作的基本要求是什么?P147 简述秘书人员必须牢记并严格遵守的保密纪律“十不准”。P151 答:秘书工作的基本要求是主动、高效、准确、保密。
答:(1)不该说的秘密,绝对不说。
(2)不该问的秘密,绝对不问。(3)不该看的秘密,绝对不看。(4)不该记录的秘密,绝对不记录。(5)不在非保密本上记录秘密。(6)不在私人通信中涉及秘密。
(7)不在公共场所和家属、子女、亲友面前谈论机密。(8)不在不利于保密的地方存放机密文件、资料。
(9)不在普通电话、明码电报、普通邮件、普通信息网上传达机密事项。(10)不携带机密材料游览、参观、探亲、访友和出入公共场所。
6、秘书确定工作方法的原则有哪些?P155 答:秘书在确定工作方法是要遵循以下原则:(1)合法性原则;(2)科学性原则;(3)适应性原则;(4)灵活性原则。
7、调查的方法有哪些?P156 答:调查的方法有以下几种:(1)现场观察;(2)个别访谈;(3)开调查会;
(4)问卷调查和民意测验;
秘书学平时作业3第2页(共8页)
(5)统计调查;(6)专家咨询和论证
8、对调查材料和其他信息进行研究的方法有哪些?P158 答:对调查材料和其他信息进行研究的方法主要有:(1)归纳和演绎;(2)比较和分类;(3)分析和综合;
(4)定量研究和定性研究;(5)系统研究的方法;
9、协调的方法有哪些?P161 答:常用的协调方法主要有:(1)文件协调法;(2)会议协调法;(3)信息交流法;(4)组织协调法;(5)个别沟通法。
10、简述受意和传达的方法。P165 答:受意就是接受指示、领会领导的意图。秘书在接受指示的时候,要高度集中注意力,结合领导表情和语调,准确判断领导的用意,并且要认证做好记录,记下指示要点,接受指示后要尽按指示落实有关事项。
传达是指秘书将领导者的指示或意见转告有关人员,通常用口头方式(电话或直接电话)传达。秘书在传达领导意见时,不可掺杂自己自作聪明的理解和随意发挥,应尽量做到准确无误,必要时刻根据记录“照本宣科”。
11、简述引见和挡驾的方法。P166 答:对预约的来访者,秘书应按照一般接待程序热情接待,对于重要来客,应到单位大门口或预定地点迎接,必要时领导也应前往迎接;
对于事先没有预约的求访者,秘书应礼貌问清来访者身份与目的,初步确定有无必要引见给领导,如无必要引见,应当态度和蔼说明领导正忙于工作或外出,如拿不定主意可以请示领导后再行处理。
挡驾的目的是使领导工作少受干扰,绝不能挡住了两道与群众之间的联系。
12、秘书工作的管理应该建立哪些制度?P178 答:秘书工作的管理应该建立如下制度:
(1)目标管理制度(2)岗位责任制度(3)廉政建设制度(4)请示报告制度(5)具体工作制度
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13、简述办公室主任的工作艺术。P183 答:
一、立足全局,统筹安排。办公室主任要胸有全局,要站在领导的角度来统筹安排头绪繁多的事物。
二、突出重点,抓大放小。办公室主任要把自己的工作重点放在直接为领导决策服务的工作上,而对于常规的业务工作或日常事务性工作,可以放手让一般秘书去做。
三、知人善任,人尽其才。办公室主任应该根据各人特点,用其所长,避其所短,熟悉部下的实际才能和业务特长,并根据他们的特长安排相应的工作。
四、严于律己、宽以待人。办公室主任只有严格要求自己,才能为部下做出表率,主动承担责任,而不是将错误都推到部下身上,在处理上要尽量宽容。
五、以人为本,关心下属。办公室主任要关心、爱护部下,积极帮助下属解决实际困难,与部下融洽关系,成为部下的“知音”。
14、简述秘书应该具有的工作作风。P201 答:秘书应该具有的工作作风概括为“五要五忌”:(1)要任劳任怨,忌患得患失(2)要勇于负责,忌互相推诿(3)要雷厉风行,忌拖拉磨蹭(4)要一丝不苟,忌粗枝大叶(5)要井然有序,忌杂乱无章
15、秘书必须具备哪些基础知识?P208 答:秘书必须具备以下基础知识:
(1)哲学常识
(2)政治、法律、社会常识(3)经济学常识(4)文学、艺术常识(5)历史、地理常识(6)自然科学常识(7)数学常识(8)计算机常识
16、秘书应具有哪些业务能力?P218 答:秘书应具有以下业务能力:(1)书面表达能力;(2)口头表达能力;(3)信息处理能力;(4)协调和社交能力;(5)独立办事能力;
17、现代秘书需要掌握的操作技能主要有哪些?P221 答:现代秘书需要掌握的操作技能主要有:(1)文字处理技术;(2)现代通讯技术;(3)计算机及网络技术;(4)现代办公设备的使用和保养技术;(5)汽车驾驶技术;(6)书法和快速记录的技术;
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(三)论述题:
1、秘书工作的宗旨是什么?明确秘书工作宗旨的意义是什么? 答:秘书工作的宗旨是:为领导工作服务、为各部门和所管辖地区或下级单位服务、为人民群众服务,简称“三服务”。
将“三服务”确定为秘书工作的宗旨,主要是强调秘书工作的辅助性,帮助秘书人员提高服务意识,端正服务态度,培养奉献精神;其次是强调秘书工作服务对象的广泛性,明确服务对象除“顶头上司”外,还有各部门和下级单位,还有广大群众。
2、举例说明秘书应该怎样向领导请示、汇报工作?P164 答:首先,必须明确请示和汇报的内容。秘书请示的应是自己难以处理或无权处理的事项,请求领导给予指示或授权。常规工作或自己职权范围内的事项无需请示。秘书主动汇报情况,要区分轻重缓急,注意不要干扰领导的工作和休息。
其次,要根据不同情况采取不同的方式。重大而不紧急的事项,或需要领导授权批准的事项,应该采取书面的形式;一般是事务性工作,宜多用口头请示或汇报的方式;紧急的事项,不管是否重要,都只能用口头方式,其中重大事项在紧急处理后可以补写书面请示,补办批复程序,留档备查。不管采用哪种方式,对于领导的指示或批复,秘书都要留下书面记录,以便留档备查。
再次,秘书请示、汇报工作,要注意对口。一般事项想分管该方面工作的直接领导请示、汇报,涉及多方面的综合性事项则向主要领导请示、汇报,不要多头请示、交叉请示,否则可能会引起多头指示,若领导人意见不一,还会是问题复杂化。
最后,不管请示还是汇报,秘书事前都要做好准备,内容较多的要有提纲,以使请示、汇报的事项调理分明。书面请示要坚持一文一事制度,避免一份文间请示多项事务,造成领导批复困难。
3、秘书的职业道德有哪些?结合实际谈谈如何遵守秘书的职业道德?P194 答:秘书的职业道德概括为:实事求是、甘当配角、廉洁奉公、平等待人、履约守时、严守机密。
-、忠于职守,自觉履行各项职责。作为秘书人员忠于职守就是要忠于秘书这个特定的工作岗位,自觉履行秘书的各项职责,认真辅助领导做好各项工作。不擅权越位,不掺杂私念,不渎职。
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二、服从领导,当好参谋。严格按照领导的指示和意图办事,离开领导自行其是,别出心裁,都是职业道德所不允许的。个人的积极性、创造性只能在服从领导的前提下发挥。不能用个人不成熟的想法甚至情绪化的意见,去影响和干扰领导的工作及决策。
三、兢兢业业,甘当无名英雄。要围绕领导的工作来展开活动,要求招之即来,来之能干,脚踏实地,密切联系实际和群众,不计个人得失,有着吃苦耐劳甚至委曲求全的精神。
四、谦虚谨慎,办事公道。秘书人员不能因为在领导身边工作而自命不凡、自以为是,要平等地同各职能部门商量工作,虚心听取他们的意见。办事要公道正派,一视同仁,秉公办事,平等相待。切忌因人而异,亲疏有别,更不能看来头办事情。
五、遵纪守法,廉洁奉公。不假借领导名义以权谋私遵纪守法、廉洁奉公,是秘书人员职业活动能够正常进行的重要保证。
六、恪守信用,严守机密。秘书人员恪守信用,就是要遵守信用、遵守时间、遵守诺言,言必信,行必果。严守机密,要求秘书人员必须具备严守机密的职业道德,自觉加强保密观念。
七、实事求是,勇于创新。一切从实际出发,理论联系实际,坚持实践是检验真理的唯一标准。秘书工作的各个环节都要求准确、如实地反映客观实际,从客观存在的事实出发。勇于开创新的工作局面。不空谈、重实干,在思想上是先行者,在实践上是实干家,不断提出新问题,研究新方法,走出新路子。
4、下面是某公司总经理秘书某天上班时遇到的十项待办事务,请从紧急程度、重要程度、所需时间三个方面确定它们的等级,然后按照教材提供的原则排列处理它们的先后顺序。
①总经理感觉近一段时期各种业务会议太多,耗去了大量时间,要求秘书拟定一个控制会议次数和时间的方案。
②今天下午×国汽车销售商亨德尔先生将来公司商谈代理本公司产品在该国的销售的具体事宜(意向书已于5月上海车展时交换),秘书需做好谈判准备工作。
③本市××大学秘书学系欲与我公司建立长期合作关系,将我公司设为该校秘书专业学生的“实习基地”,人力资源部问秘书部门是否愿意接纳实习生,是否愿意建立长期协作关系?
④通知销售部落实一名业务骨干(最好是经理或副经理),后天陪同总经理去东北出差。
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⑤发动机车间一技师的女儿考上了清华大学,昨天已拿到通知书,要以公司总部名义给他打祝贺电话,通知他到财务部领取本公司颁发的奖学金3000元。
⑥省党报记者写了一篇报道国务院总理视察我公司的通讯稿,已发到电子信箱,要求公司领导过目确认事实,打印件加盖公章后传真过去。
⑦总部各部门和各分公司今年新招聘了一批管理人员,将于下周开始进行岗前集中培训,人力资源部要求总经理秘书给新职员开一次公文处理讲座。
⑧海尔公司企业文化顾问×××先生被本市××集团请来做专场企业文化建设的讲座,询问总经理或思想文化部主任是否参加(每人入场费用为350元)。
⑨总经理后天要出差大连,需要落实往返机票。
⑩十天后香港刘德华来本市开演唱会,会议组织者来函问本公司是否需要优惠集体入场券(60%,每张价90~180元不等),如果不回电,视作自动放弃。
答:
一、先处理⑨,约3分钟。打电话定机票之所以排在第一,是因为稍微延迟几分钟就可能订不到合适的航班。,二、处理④,约3分钟。因为此事与⑨直接相关。
三、处理⑤,约3分钟。这是不是很重要,也不是非常紧迫,只需打个电话,即办即了,不会占用太多时间。
四、处理⑧,问总经理是否派人参加(建议不派人,因为可以找到相关书面资料),约3分钟。
五、处理⑥,将报道稿打印出来交给总经理,约需10分钟,总经理
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看稿时间可能稍微长一点。
六、处理②,约需2小时,上午处理完毕。
七、处理⑩,午饭时间问总经理,估计总经理对此不感兴趣,约3分钟。
八、处理⑦,转告人力资源部,可以请大学教师来主讲。此事下午进行。
九、处理③,向人力资源部作出解释,为保守商业秘密,本公司不宜接纳实习生。此事下午进行。
十、最后处理①,需要询问专家、搞调查研究,了解本公司会议状况及其原因。此事当天无法完成。
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第五篇:秘书学作业答案2
秘书学平时作业2
注:答案内容如有错误,请自行修正。制作人:万永忠
二、作业内容
(一)名词解释:
1、综合部门
答:综合部门与办公室一样是典型的的秘书机构,但综合部门除承担组织的全部秘书工作以外,还要承担该组织主要业务以外的一切杂物,如机关的人事工资管理、财务管理等。
2、政策研究室p-79 答:是我国党政机关和大型国有企事业单位设置的一种高级秘书机构。
3、领导(者)P-89 答:领导(者)是社会组织中拥有决定权力并负有明确责任的人,很多时候也用来指起领导作用的集体或机构。
4、领导工作p-90 答:领导工作时领导人、领导集体、领导机构为实现组织的既定目标所做的工作。
5、决策p-93 答:决策就是人们对未来的实践活动作出的寻求最理想预定目标的决定。
6、民主决策p-95 答:民主决策是由领导集团通过民主讨论最后采取表决方式进行的决策。
7、科学决策p-95 答:科学决策是指领导者依据全面可靠地信息,充分尊重专家学者的意见,并有严格论证程序的决策。
8、领导决策服务p-107 答:领导决策服务是指直接为领导决策(不限于党政机关的政治决策,也包括企业的商务决策)服务的综合性工作,包括调查研究、信息工作、参谋咨询、协调工作、督查工作、议案建议、提案工作、文字工作。
9、信息工作p-108 答:信息工作是秘书部门一项重要业务,包括信息的收集、筛选、分类、加工、输出、反馈、贮存等程序。
10、文书工作p-112 答:主要是指公文从起草到归档或销毁全过程的处理工作,是秘书部门最重要的秘书学平时作业2第1页(共4页)
业务之一。
11、会务工作p-114 答:是指直接为召开会或举行集会服务的工作,从时间看,包括会前准备、会间服务和会后处理三个阶段;从内容看,包括文字工作个事务工作两个方面。
12、公共关系p116 答:公共关系是一个社会组织运用传播手段使自身与公众互相了解、互相适应以达到和谐的一种管理职能。
13、机关日常事务p117 答:机关日常事务是指一些专业性不强、主要依靠经验和责任心来处理的机关具体事务,主要包括领导日程安排、随从工作、通讯联络、接待和礼仪、值班和突发事件处理、印信管理、机关环境和办公条件的管理等。
14、辅助性
答:辅助性是相对于主导性而言的,处于从属地位,任何情况下多不能越权行事,只能当好助手和参谋,提供辅助性服务。
15、事务性
答:为一个单位的中心工作或者业务工作提供的生活、后勤、保障、辅助等服务或基础性工作。具有长期重复的特点,而非一次性的任务。
(二)简答题:
1、秘书机构的设置原则有哪些?p-72
答:
1、适应性原则;
2、分级管理原则;
3、精简、高效原则;
4、相对稳定原则
2、我国秘书机构的名称有哪些?p76—p83
答:我国秘书机构的名称有:
(1)办公厅(室);
2、政策研究室(调研室、研究室);
3、信访办公室(信访局);
4、综合部;
5、机关事务管理局;
6、秘书处(科)
2、上级机关秘书部门如何对下级机关秘书部门进行工作业务上的指导?p-84、85 答:
1、制定工作规范;
2、综合性业务培训;
3、专项性业务培训;
4、业务检查
5、组织经验交流、现场参观、外出进行业务考察
3、领导工作具有哪些特征?p-90、91 答:领导工作具有方向性、主导性、综合性、全局性四个特征。
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4、现代领导应该具备哪些领导观念?p-91 答:现代领导应该具备法制观念、系统观念、竞争观念、效益观念、未来观念。
5、决策的分类有哪些?p-94、95 答:
1、常规性决策和非常规性决策;
2、宏观决策和微观决策;
3、民主决策和个人决策;
4、科学决策和经验决策
6、科学决策的原则有哪些?p96 答:
1、信息准全原则;
2、可行性原则;
3、系统性原则;
4、对比优选原则
5、动态原则
7、简述科学决策的程序。P-97 答:科学决策通常分为发现存在问题、确定决策目标、拟定备选方案、选择确定方案、实施完善决策五个程序。
8、领导宏观管理的主要内容有哪些?p100、101 答:
1、组织和用人;
2、计划和指挥;
3、协调和监督;
4、教育和培训
9、秘书常规业务有哪些?p112—116 答:
1、文书工作;
2、档案工作;
3、资料工作;
4、会务工作;
5、信访工作;
6、保密工作;
7、网站管理;
8、谈判事务;
9、公关工作
10、秘书工作的性质是什么?P125 答:秘书学的性质概括为辅助性、综合性、政策性、机要性、事务性。
11、秘书工作的特点有哪些?P129—131 答:
1、被动型与主动性的统一;
2、事务性与思想性的统一;
3、机要性与群众性的统一;
4、经常性与突击性的统一;
5、综合性与专业性的统一。
(三)论述题:
结合实际情况谈谈秘书工作的作用有哪些?P132
答:秘书工作的作用主要有以下几种:
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(1)助手作用:这是秘书工作最基本的作用。承担了领导决策和管理中的绝大多数具体事务,节省了领导的时间和精力,使领导人能够集中精力思考大政方针和全局性问题。领导的足迹到哪里,秘书的助手作用就发挥到哪里。(2)参谋作用:秘书的参谋作用主要体现在为领导的决策提供准确完整的高质量信息和决策事项的备选方案上。
(3)协调作用:在决策实施过程和宏观管理中,秘书部门协助领导,或在领导授权下对整个组织进行协调。例如,领导和员工之间的关系、各职能部门之间、组织与外界的关系,都会经常出现问题,这就需要及时进行协调。(4)督查作用:无论是党政机关还是公司企业,领导决定的事项都需要秘书部门督查工作的跟进,从而保证领导机关决策目标得以顺利实现的必要措施。
(5)信息作用:是秘书部门为领导的决策活动提供准确、全面的信息,在组织系统中起着信息交换站的作用,在党政机关的信息网络中,秘书部门还承担着向上级领导机关及时反馈信息的职责。
(6)窗口作用:是指秘书部门在工作中的表现直接关系到组织和领导的形象。如:发文格式不对、语言不文明、工作态度不好等等多会影响到组织形象。(7)保障作用:秘书部门的保障作用指的是秘书部门要为机关工作的正常运转提供后勤保障服务。
(8)桥梁作用:秘书部门处于领导与职能部门、下级单位之间的额枢纽位置,起着下情上达、上情下达、沟通左右、联系内外的桥梁作用。
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