论秘书和辅助职能

第一篇：论秘书和辅助职能

摘要：秘书，在我国主要是指党政机关、企事业单位、社会团体、军队、院校内的一种行政职位。秘书工作概括起来，就是辅助管理，综合服务。在组织结构体系中，秘书是组织活动的中介，秘书的有效职能活动，能够使人们的工作效力、生产和管理成果得到有效的提高。秘书的职能活动不能脱离社会，具有鲜明的对立统一性。总的来说，秘书就是为领导服务。

在秘书的工作实践中，充分发挥着参谋咨询、辅佐决策、检查督办、沟通协调、工作效益和执行效益等重要作用，真正达到管理机关对秘书工作的要求。

关键词：秘书的职能活动、辅助职能

一、秘书工作有辅助性被动性，决定秘书对领导的从属地位

1.综合辅助是秘书活动的显著特点

秘书活动的综合辅助特点，要求秘书在职能活动中充分发挥参谋咨询、辅佐决策和检查督办的重要作用。

秘书部门被称为综合办公部门，秘书工作的要旨，是为领导工作提供服务。秘书的实践活动，大多带有综合辅助性。综合辅助既是秘书活动的显著特点，又是指导秘书工作的重要原理。在组织运转中，下级各方面的情况，需要通过秘书调查研究、接待来访和处理来信，将下级各方面的请示、汇报、报表，收集起来并进行综合，提供给领导，以辅助其了解下情。同时，秘书通过撰拟情况简报、通报，组织各类会议，授权传达上级指示等活动，综合上级各项指示和要求，使下级能够正确地理解上级领导的各项活动意图，理解长远的计划和近期的安排，在行动上彻底贯彻执行。

2.辅佐决策在秘书职能活动中具有重要作用。

秘书的辅佐决策作用，体现在日常的调查研究，处理来信来访，收集处理信息，参与讨论起草工作计划等实务中。秘书的参谋咨询活动，很大程度上也是对领导决策的有效辅佐。秘书在领导机关工作，上传下达，沟通四方，便于领会决策意图，检验决策执行效果，收集反馈意见，对决策的形成、实施、修正、补充和优化，能够起到重要的作用。因为秘书职能工作大多与领导决策有着密切联系，因此便于在各方面为决策提供有效的依据。秘书在决策执行中的各项职能活动，能够有效地加速决策的进程，保证决策的实施。在优化决策和实施决策的过程中，秘书能够起到不可低估的作用。

秘书要发挥综合办公的职能优势，全面系统地辅佐决策，不仅从可行性，还可以从组织内外环境条件的发展的角度，考虑决策执行的适度性和决策宗旨的维持性。全面地协助领导人进行科学决策，系统地跟踪决策目标实现全过程，是秘书辅助决策的一大特点。秘书全面系统地辅佐决策，又具体体现在其日常工作中发现问题，协助领导人分析问题和解决问题的随机事件中。在这个全过程的具体工作中，无论发现哪一方面、某个因素出现问题，便能立即协助领导人分析和解决问题，这就形成了秘书全面系统地辅佐决策与随机性地辅佐决策的有机结合。

秘书既要为决策形成提供各方面的服务，又要具体参与决策实施工作，在实施中为领导指挥、协调和控制决策实施过程，确保决策目标的实现。这种对决策的形成辅佐与实施辅佐的结合，有利于秘书在形成决策的辅佐中，更具体的从实施决策的各步骤、各环节和各项具体措施，深入细致地考虑决策方案的科学性、可行性和可受性；在决策实施的辅助中，完整全面地考虑实施方向与决策目标的一致性，决策要求与实施效果的统一性。

3.沟通协调是秘书部门和秘书人员的重要职责。

沟通协调是保持组织机能的整体性的重要手段，是秘书部门和秘书人员的重要职责。现代组织系统结构复杂，分工密细，必须以有效的沟通协调维系其整体性。

秘书部门是组织内外信息集散的重要枢纽，秘书在处理信息的过程中，能够及时发现组织管理中的局部失调现象和潜在的失调危险，然后有的放矢地加强信息沟通，使各相关方面了解事情的真相，促进相互的理解和信任，就可以消除误解，化解矛盾，解决不少失调问题，从而促进各相关方面的相互配合与合作，维系组织和谐运转。

秘书既能全面地领会领导决策层对工作的总体计划和各个阶段的工作重点；又能比较充分执行基层的具体情况以及实际存在的困难和要求。因此，当上下出现矛盾和失调时，秘书有着从中沟通协调的便利条件，促进上情下达，下情上达。在领导机关的各职能部门中，秘书既能了解每个部门的业务要求和运转状态，又能了解各部门间的相互配合关系。当职能部门间出现事权交叉、事权冲突的失调状况时，秘书能够及时发现问题，及时向领导人报告有关情况，协助领导人进行协调和仲裁。

秘书部门代表领导机关办理组织管理中的各项工作事务，在办理过程中不仅与各子系统、各相关方面，能保持密切的联系，而且能取得各相关方面的信任和支持，这是秘书为各相关方面提供办公办事的服务所取得的效果。当有关方面出现某些矛盾分歧等失调现象

第二篇：论秘书的协调职能

浅析秘书的协调职能

专业:农业推广

姓名：曹洪彬

学号：2013110271

论秘书的协调职能

摘 要：协调是管理学的重要职能之一，而协调关系是秘书的重要工作。秘书协调在领导工作、机关工作和秘书工作中都占有重要地位，具有重要的现实意义。在实际工作中，领导亲自协调具有很强的权威性和有效性，但领导者的主要任务是搞决策，因而不可能事无巨细，事必躬亲。这就需要秘书人员发挥其参谋助手作用，参与或领导授权承办协调任务。秘书协调就是领导活动的延伸与补充，有利于领导工作的正常运行。秘书部门处于机关的枢纽位臵，承担协调任务，辅助领导化解矛盾，理顺关系，可以提高机关工作质量和效率，也拓宽了秘书工作的领域，有利于提高秘书工作的水平，强化秘书部门的参谋助手作用，推动秘书工作向深度和广度发展，更好地为社会主义四化建设服务。关键词：工作 秘书 协调职能

秘书工作是一个围绕领导活动的需求和目标而开展的辅助性工作。在新时期我国秘书工作的指导思想在围绕党的基本路线，搞好“三个服务”的同时，工作方式出现了“四个转变”：即从偏重办文办事转变为既办文办事，又出谋献策；从收发传递信息转变为综合处理信息；从单纯凭老经验办事转变为实行科学化管理；从被动服务转变为力争主动服务。

协调关系是秘书的重要职能之一。特别在当前新的历史时期，随着社会主义市场经济的迅猛发展，秘书工作的内涵和外延必将不断得到加

深和拓宽，并直接影响机关工作的质量和效率。秘书协调职能的强化，在当前已成为秘书工作的一项重要任务。

任何管理工作，特别是现代管理工作，都需要有效的协调。协调是指在其职责范围内，或在领导的授权下，调整和改善组织之间、工作之间、人际关系之间的关系，促使各项活动趋向同步化与和谐化，以实现共同目标的过程。

协调活动是一种复杂的管理过程，它由诸多相互联系，相互作用的要素构成，包括协调者、协调对象、协调意图、协调目标和协调环境。协调工作是一个内涵很宽泛的概念。由于其工作所涉及的主、客体都是公共关系机构，所以它又具有处理和调解公共关系机构之间的工作的某些功能。从协调要素看，协调工作应包含以下三层意思：

1．协调必须是双方或多方的，一方无所谓协调。如一个人对某项活动作为事前事后产生不同的或者是相反的看法，这只是人的头脑思维过程，是人脑的自我调节。

2．协调必须通过主客体之间的内力作用。必须是双方或多方发生关联。

3．协调的目的是使双方或多方意见尽量达成统一。

由于秘书协调的政务事务工作又属于领导管理科学的范畴，因此，它又包含有管理科学的方法和艺术。可以说协调是公共关系和领导艺术相结合的具有独立特点的综合职能。秘书协调在领导工作、机关工作和秘书工作中都占有重要地位，具有重要的意义。

首先，从领导工作来看。领导亲自协调具有很强的权威性和有效性，但领导者不可能事无巨细，事必躬亲，即使重大事项的协调，也不必包揽其中的事务性工作。这就需要秘书人员发挥参谋助手作用，参与或由

领导授权承办协调任务。从这个意义上讲，秘书协调就是领导活动的延伸与补充，有利于领导工作的正常运行。

其次，从机关工作上看。由于专业分工需要，组织机构一般由领导机关和职能部门组成统一工作整体。而任何一项机关工作又都涉及到许多部门和个人，这就需要相互支持与合作。在实际工作中，因目标上的不一样，认识不一致和行动上的不统一，往往会发生各种各样的矛盾。秘书部门处在机关的枢纽位臵，承担协调任务，辅助领导化解矛盾，理顺关系，可以提高机关工作质量和效率。

第三，从秘书工作看。随着形势的发展，秘书工作的转变，协调工作日益突出，已成为秘书工作的重要职能之一。它既拓宽了秘书工作的领域，又提高了秘书工作的水平，从而强化了秘书部门的参谋助手作用，推动秘书工作向深度和广度发展。一般说来，秘书协调的范围有以下三个方面：

1．内向协调，亦称内部协调。它是同一组织机构中部门与部门之间各种关系的协调，如协调同一政府内各部门之间的各种关系。内向协调是秘书协调的重点。由于这类协调属于平行协调，秘书人员应在相互沟通，有利于工作的前提下，通过协商解决矛盾。

2．纵向协调。又称上下级协调，就是同一组织系统中不同层次之间各种关系的协调。其中以下行协调较多，而且难度较大。由于纵向协调是上下级关系的协调，秘书人员应按组织之间的隶属关系，正确对待上下级，谨慎处理各种矛盾。如协调下级正确理解上级决策意图，反复与下级部门协商修改报告、请示，再重新上报上级机关等。

3．横向协调，亦称外部协调。就是不同组织或不相隶属组织之间各种关系的协调。这种协调工作主要有二类，一是秘书部门将本机关与

相关机关的事项进行协调。这类情况常见的是联合机关的上行文或联合机关的下行文。二是同级机关为实现目标采取行动前与秘书部门先行协商、制定预案，比如同级机关联合召开会议的会前协商准备。

随着社会主义市场经济的发展，横向协调在秘书协调中日益增多，特别是在党政职能分开的今天显得更加重要。由于这类协调具有较强的开放性和动态性，秘书人员应通过良好的信息交流和公关艺术，去处理矛盾，建立合作关系。

秘书协调范围的广泛性决定了秘书协调内容的多样性。纵观各类秘书部门的协调活动，其主要内容有：

1．决策协调。科学决策，特别是宏观决策往往涉及到许多机构和人员，可以说是一项系统工程，在管理体制上它需要各机关的统一行动；在管理职能上，它需要各组织的密切配合；在管理主体上，它需要员工们的共同努力。实践证明，通过秘书部门的决策协调，将各种机构、各种力量和各种活动和谐有序地统一起来，才能取得满意的决策效益。

2．政策协调。由于政策的形成、生效和终止，关系到许多组织、集团和个人利益，因此某项政策的制定和执行，常常会产生各种矛盾乃至冲突，这就需要秘书人员做好政策要素、政策系统、政策沿革和政策环境的协调活动，才能维护和增强政策的权威性、完整性、可行性和实效性。

3．计划协调，也就是协调编制和执行工作计划过程中的各种关系，如计划、中心工作计划和决策实施计划的协调。

4．事务协调。就是协调所做或要做事情的各种关系，它主要包括(1)办文方面的协调，如联合行文、联合承办、联合催办的协调；(2)办会方面，如会议议题、文件、会议活动的协调；

(3)办事方面的协调，如大型调查的协调，规模督查的协调及来访接待的协调等等，此外，还有临时交办事项和突发性事项的协调。

5．人际协调。即协调公务活动中人与人之间的各种关系。它包括秘书与公务人员或其他社会成员之间所形成的关系；协调同事关系；协调同级关系和协调领导者关系。协调人际关系，可以建立良好的人际环境，能够消除人们之间的矛盾，融洽人们之间的关系，从而为领导工作和秘书工作创造和谐的人际环境。通过协调人际关系，可以消除领导与被领导之间，同级和同事之间的分歧或冲突，进一步调动各方面的积极性，发挥机关工作的整体功能。同时，协调人际关系还能和谐人际关 系，激发人的创造性，最大限度地发挥人的潜能。

由此看来，协调好人际关系，对于建立改善良好的人际环境，提高领导效能，维护领导形象，推动秘书工作和促进秘书成长等都有着重要的实践意义，也是秘书协调的重要内容。

协调工作是有一定严格程序的，这个程序主要包括以下内容： 1．受托。即秘书部门接受他人委托的协调任务。其内容包括受托者、受托日期、受托内容、受托要求、受托处理。它是协调工作的起点，也是秘书协调的依据。

2．审理。就是对受托项目进行审议，以决定是否受理和如何受理。审理是协调工作的“关口”，其目的在于限制协调范围，控制协调数量，为此，秘书部门应制定协调的职责和受理的标准，从制度上规定秘书协调的范围和任务。

3．核查。对已受理的协调事项进行调查、核实和研究，以便统一认识和行动。秘书人员在该阶段的主要任务是收集协调对象的背景材料，查阅有关政策规定，进行必要的实地调查，听取主管部门意见和要

求。核查是协调工作的前提和基础。

4．协商。将受理问题的方案同协调各方见面，并通过共同商量以取得一致意见。协商是协调工作的关系环节，也是秘书协调的原则。秘书人员应以平等、谦和的态度，善于同协调各方商量问题，形成共识，解决矛盾。

5．受理。就是在充分协商的基础上，对协调各方一致接受的受理意见作出决定并付诸实施。受理是秘书工作的终结环节，从协调到受理这一环节，协调过程基本结束，任务也基本完成。事物都有一定的规律。在机关事务工作中，任何事情都要遵循一定的原则，否则就干不好工作。行政机关特别是党政机关的协调工作具有很强的政治性、政策性，协调人员要顺利完成协调工作必须遵循下列原则：

(一)信息沟通原则。信息是协调的基础，协调的过程就是信息沟通的过程。秘书人员在协调中，一要收集与协调内容有关的信息，熟悉协调对象的历史与现状，并及时向领导者报告有关情况；二是要收集协调对象的现实态度、情绪和要求，及时在被协调者之间传递；在结束阶段，还要收集协调对象对受理决定的贯彻执行情况，并向领导反馈。(二)整体优化原则。任何社会组织都是一个特定的系统，有它的整体性。秘书协调的根本目的，就是通过正确受理局部与全局的关系，充分发挥组织系统的整体功能，努力实现组织的总体目标。这就要求秘书人员在协调时，要以全局为重，引导协调各方自觉地服从全局利益。(三)平等协商原则。秘书协调的性质和特点要求秘书人员必须坚持平等协商的原则。即把自己与协调对象摆在平等的位臵上，待人以诚，商量共事，公平合理地受理各种矛盾。切不可摆出“二首长”架式，做强加于人的事情，同时也要防止协调中不讲原则，避免“各打五十大板” 的现象发生。

(四)利益均衡原则。在社会生活中，特别是在当今改革开放时期，矛盾主要表现为：国家、集体、个人三者利益之间的矛盾，矛盾的焦点又多是经济利益。这就要求秘书人员在协商受理问题时，既要说服协调各方顾全大局，并以局部利益服从全局利益，同时也要引导协调各方坚持合法利益，并以法维护和满足他们的正当要求。正确的结论应该是：统筹兼顾，利益均衡。

(五)分级负责原则。要求秘书人员在协调中按照科学管理的等级原理，哪一级的协调，就由哪一级负责。凡是部门之间能够自行协商解决的问题，或由综合职能部门出面能够协商解决的问题，就不要上推；凡是能够协调而没有协调的问题，或者是未能先行协调的问题，上级组织特别是秘书部门，也不应予以受理，以防止推诿、扯皮等不良作风发生，从而提高机关工作质量和效率。秘书协调的方法分为基本的协调方法和具体的协调方法。基本的协调方法按其内容有以下四种方法：(一)行政方法。是指秘书人员依靠行政组织通过行政渠道，运用行政手段进行协调的一类方法。这类方法凭借组织之间的隶属关系，常采取下达命令、指示和指令，或运用行政法规规章和行政措施等形式，以保障协调工作的正常运行。行政方法具有较强的权威性，强制性效果也很显著，但秘书人员必须要把握住自己的职业角色，不可以领导者身份发号施令。秘书的任务只是传达命令，并协助和监督行政命令的贯彻执行。

(二)经济方法。它是秘书人员依靠经济规律运用经济手段和经济形式进行协调的一类方法。如利用价格、工资、利润、税收、利息、资金和罚款等手段，以及经济合同、经济责任制等等管理形式，使被协调者 的行为与经济利益相联系，从而促进协调工作的成功。采用经济方法进行协调，要求秘书人员必须懂得经济理论、经济规律和现行政策。

(三)法律方法。它是秘书人员依靠现行的法律、法令和法规，运用经济司法和行政司法手段进行协调的一类方法。如利用国家权力机关和国家行政机关制定并颁布的计划法、统计法、经济合同法、企业法、水法、税法、土地法等来规范被协调者行为，如土地纠纷，在协调中必须以土地法规为准则，依法办事，才能保证协调结果的正确性。对此，要求秘书人员必须懂法知法，熟悉司法程序，具备良好的依法办事的能力。

(四)疏导方法。是指秘书人员依靠思想教育，运用各种疏导性措施，进行协调的一类方法。如利用引导，即带领被协调者向协调目标行动。劝说，即用启发、忠告、说理来说服被协调者而激励其通过肯定、批评来满足被协调者的某种需求。疏导方法在协调上下级人员关系时较为普遍。在运用该法时应做到既要实事求是，又要注意针对性，富有感染力，做到合情合理。在一定意义上说，秘书协调就是一个连续疏导过程。协调工作是有一定的艺术的。艺术是一个文学概念。艺术被借用到协调工作中，是指富有创造性的协调工作的方式和方法。各种艺术现象普遍存在于我们的工作之间，比如，同样是用召开会议方法协调事件，有的 协调人员主持会议，与会者发言踊跃，紧围中心，很快达成协议。有的协调会议则话说一堆，但不明含意，发言不着边际，与会者不满，协调者丧气。上下对比，就可以看出这方面个人的协调艺术是有差别的。那么协调艺术主要包括哪些内容呢? 首先是沟通艺术。从管理学角度看，沟通是前提，协调是结果。因此，学会运用沟通艺术，可以促进有效的协调。沟通艺术包含以下几方面要素：

(一)善于观察。秘书人员通过观察、倾听，了解被协调者所表露出的各种语言和非语言信息，并加以判断、分析，来确定协调各方的态度和倾向，如谁赞成什么和为何赞成，以及协调各方必保的目标、争取的目标和让步的目标等都可以通过观察找到根据。

(二)巧用幽默。当协调气氛呈现紧张状态时，秘书人员可使用双关语、轶事、故事、格言、警句、反语等幽默形式，从而给协调对象带来欢乐和喜悦，以冲淡或消除彼此间的对立、僵持、争执等消极情绪。可以说，幽默是调节人际关系的特殊良方，会产生一种积极的力量。(三)私下交往。私下交往的形式有拜访、游玩、娱乐、宴请、探病等。私下交往的主体可以是协调者本人，也可以委托他人，通过私下交往，可以增进友情、互通信息、消除隔阂，起到正式沟通所起不到的作用。

其二是应变艺术。针对事物发展变化的动态过程，协调者必须根据变化了的情况，随时对协调的内容、程序、目的和协调方式等作出相应的调整。应变艺术主要有：

(一)一鼓作气。某些协调活动，由于协调内容单一，或被协调者有诚意或协调者经验丰富常出现顺利局面，无须按原计划进行，这时，秘书人员应见机行事，一鼓作气，尽快结束协调活动。

(二)迂回前进。当协调遇到难题而出现僵局时，协调者应避重就轻，迂回前进，如当协调受阻时，可先就被协调者乐于接受的方案进行协调，待条件成熟时，再回过头来攻关，这在协调中应灵活掌握。(三)变通执行。在行政事务中，经常会出现按现行政策行事，出现矛盾而难以解决，协调无法进行的情况。这就需要秘书人员从实际出发，作出非原则性的变动，以促进协调的成功。变通的方法有：沿用惯例、比照办理、折衷行事，特殊情况下，也不妨破例行事。

第三，驾驭艺术。所谓驾驭艺术，就是协调中的控制之术。控制是协调不可分割的组成部分。协调者掌握了驾驭之术，就等于掌握了协调的主动权。

(一)捕捉时机。常言道，机不可失，时不再来。任何事物的发展变化都存在着时机，协调是一种动态的管理过程，也同样存在时机。由于时机因人、因地、因事而异，秘书人员要能及时发现问题，把握战机，认准形势，当机立断，在捕捉时机时要看准“火候”，学会“察颜观色”。当领导人正为某事不高兴时，你去协调他与其他人的关系，非砸锅不可。同时还应具备随机应变、等待时机等应变本领。

(二)把握环境。协调环境是协调活动赖以存在和发展的空间条件，大凡成功的协调，都与协调者把握环境有关。把握环境，首先要熟悉组织概况、社会动向和协调中可能发生变化等背景因素。其次要合理利用视觉空间，正确安排听觉空间和掌握情感空间。第三还要因地制宜，采取不同的办法。只有这样，才能创造一个良好的协调环境。

(三)留有余地。为减少非常规性协调的盲目性，应付协调环境的意外变化，要求协调者在确定协调目标、拟定协调方案、实施协调计划和商定处理意见等方面，都要留有余地，做多种打算，这种“留一手”的协调艺术，可以增加协调工作的主动性，使协调者立于不败之地。

第四，调和的艺术。调和是缓和矛盾、化解矛盾的常规方法，也是一种协调艺术。有效的调和不仅能淡化和平息对立情绪，为协调创造和谐气氛，而且能促进协调各方作出一定妥协或让步，重归于好，作为秘书人员应成为调和的能手。调和的主要手法有：

(一)长于劝说。为防止矛盾的扩大和激化，秘书人员就要运用技巧，如说长不道短，重提旧情等对协调对象进行劝导、劝告和劝阻，做到以理服人，达到协调的目的。

(二)模棱两可。对无关大局的是非问题，协调者宜采取模棱两可的策略，在语言上，多用模糊语句，转变话题和佯装不知等技巧，这并非回避矛盾，而是避免纠缠枝节问题以便解决主要矛盾。

(三)略试中庸。在协调各方固执己见，相持不下时，适当采取不偏不倚、调和及折中的态度和作法，可以打破僵局，给协调带来转机。

综上所述，可以看出，协调工作是秘书工作的一项重要职能，它不仅涉及的范围广泛，对秘书人员要求高，而且对整个秘书工作有极大影响，也是行政工作中的一项重要环节。随着我国行政体制改革的不断深化，对秘书人员的素质和能力要求也在不断提高，做为秘书人员应全面系统地掌握运用协调职能，理顺和协调公务活动中存在的各种矛盾和问题，保证和促进行政活动的顺利进行，充分发挥参谋和助手作用，不断提高工作效率，促进依法行政，使行政活动日趋科学化、规范化、制度化，更好地为改革开放和经济建设服务。

第三篇：秘书职能和职责

秘书职能和职责

区分职能和职责的区别

了解两者之间的性质很关键：

职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，处理的是秘书应该做什么的问题。

职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅要解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题，相比职责来讲，范围无疑是扩大了。

【秘书的职能】

1.辅助决策

辅助决策的含义：在决策过程中，在知识(包括理论)、能力(包括技术)、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。

2.协调关系

协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。

3.处理信息

处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。

4.办理事务

(1)办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。

(2)办理事务的特征

综合性,服务性,繁琐性,突击性

秘书的职责

具体的也划分为以下11个方面：

日常事务管理(办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理)

接待事务(来访接待、安排服务等)

会议事务(会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等)

行政事务

信访事务(群众的来信来访或顾客的投诉处理等)

调查研究事务(搜集信息，提供可行性的方案供领导选择)

文书档案事务(文书撰写、制作、处理和档案管理)

写作事务(各种文体的写作)

协调工作(政策、工作、地区、部门、人际关系等)

督察工作(督促、检查领导交办批办工作的落实情况)

其他领导临时交办的任务

第四篇：秘书职能

秘书职能推荐阅读：[论文关键词]: 秘书职能 某事 参谋工作 [论文摘要]: 秘书工作具有很强的职能性和艺术性，一个好的秘书工作者要在自身的素质培养上做到全面而细致。秘书之职在于参谋，古语说:“谋事在人，成事在天”，成事者必先谋事。

一、秘书工作的定义 何谓秘书，秘书是一种职务名称，还是一种社会职业，秘书的主要职能作用是助„

秘书职能范文

[论文关键词]: 秘书职能 某事 参谋工作

[论文摘要]: 秘书工作具有很强的职能性和艺术性，一个好的秘书工作者要在自身的素质培养上做到全面而细致。秘书之职在于参谋，古语说:“谋事在人，成事在天”，成事者必先谋事。

一、秘书工作的定义

何谓秘书，秘书是一种职务名称，还是一种社会职业，秘书的主要职能作用是助手、参谋。秘书工作在80年代以前是一种规范性的工作，各自为各自的领导服务，固守成规，局限性比较大。进入80年代就大变了样，党的十一届三中全会后的十多年，中国秘书工作有了飞跃性的发展。中央领导同志多次提倡秘书部门要充分发挥参谋助手作用。参谋工作的开展，是不断发展变化的新形势的需要，是领导工作努力提高科学化水平和效能的需要，是秘书部门职能自我完善的需要。各地秘书部门的实践也说明，做好参谋工作，是秘书工作有所突破的关键所在。参谋工作的突出地位，不是人为地推上去的，而是秘书部门的特殊地位与任务所决定的。

二、秘书工作的职能

服从领导，当好参谋 跟从领导，这是秘书人员职业性质所决定的。作为领导工作的参谋和助手，应当严格按照领导的指示和意图办事，离开领导自行其是，别出心裁，都是职业道德所不允许的。个人的积极性、创造性只能在服从领导的前提下发挥（更多地限于建议、献策等方面）。其中特别要注意，不能用个人不成熟的想法甚至情绪化的意见，去影响和干扰领导的工作及决策。当好参谋，就是要发挥参谋作用，为领导出谋献策。在领导决策民主化、科学化的今天，尤其要求秘书人员改变以往办事即是称职的旧观念，要提高参谋意识和能力，明确不能出谋献策者就不是好的秘书人员的新观念。

秘书工作是以领导工作为轴心，要紧紧围绕这一轴心，进行上下、左右、前后同步运行的辅助性工作。辅助性决定了秘书工作的被动性。怎样变被动为主动，要看秘书的工作艺术。有四个方面:一是争取同领导者一样了解和掌握全局性工作；二是争取同领导者一样了解和掌握一个时期的中心工作，能够分清工作的轻重缓急，主动排除干扰中心工作的事项；三是研究领导工作的思路，分析领导的意图，并加以理解、完善和落实，四是积累和储存有关工作资料，该记住的要记熟，该保存的要保存。有了这四个方面的基础，工作中才能与领导者有一致的认识，才有共同情感和语言，商量工作时，补充和修正的意见，才能提到点子上。日常工作中，要善于将领导的决策内容、实施方案和一个时期的中心工作进行分解、立项，明确先做什么、后做什么和怎样做的措施等，按计划列出个明细运行图

三、培养秘书人员的基本素养,提高业务能力

1、德行操守

“德才兼备,以德为重”。一个秘书人员,若不能把“德”放在首位,即使有“满腹经纶”、“张良之才”,也不能算是一个合格的秘书。秘书不为名,不为利,任劳任怨,甘当无名英雄。经常拟稿,但自己不著名,也不拿稿费;经常组织会议,但自己从不 上主席台。经常熬夜,但白天还得正

常工作,节假日他人逛公园、溜马路、与家人共享天伦之乐,但自己还得值班,不能休息。其它人员受了委屈还可嘟噜几句,而秘书必须以绝对服从为天职,等等。而这一切,还往往得不到家人的支持,别人的理解和社会的公认。凡此种种,都说明一点,没有一个全心全意为人服务的心是当不了一个秘书的。特别是当前秘书人员物质待遇相对社会上一些行业、一 些人员公务员之家http://普遍差距较大而工作往往“出力不讨好”的情况下,在国内外环境错综复杂多变的形势下,没有“富贵不淫,贫贱不移”,“宁公而贫,不私而富”,“君子修道重德,不为困而改节”的思想品德,廉洁奉公、勤政为民、艰苦奋斗、一尘不染的政治本色,忍辱负重、任劳任怨的工作态度,是干不好秘书工作的。同时由于秘书人员的“德”是领导形象的“补充”、机关效率的“折射”、自身素养的“反映”,要求秘书人员必须诚实正直、心明步正,谦虚谨慎、兢兢业业,恪尽职责、严守机密，互相补台、竞而不妒。

2、善谋善书

秘书部门的参谋工作，尽管千头万绪，归结到一点是“谋略”二字，谋略指的是计谋与方略，实际就是解决问题、处理矛盾的方法。秘书“善谋”一旦博得领导者的赏识,就能在辅助决策的过程中发出璀璨的火花。要深刻领悟领导意图，“参”到点子上，“谋”到关键处，要善于通过间接或者直接方式,把领导的所思所想、所筹所划弄清楚,做到既能按领导意图正确“发挥”,又不自作聪明,越殂代疱。在此基础上,以敏锐的观察力抓住工作中的关键环节,经过深思熟虑,形成有价值的参谋意见。第三,注重进言技巧。要根据领导的心理、行为特征,选择适当场合和最佳时机, 从要害问题切入,用委婉、含蓄的语言,巧妙地说出自己的见解或不同意见。写的能力其实是秘书工作的外在表现形式，一个好的文秘工作者在公文写作中一定要准确而细腻。在公文写作中，由于国家政策、法律的规范，一定要准确无误，半点错误不能出，这就要求文秘人员须符合党的一切政策、方针、路线，这也是文秘写作最重要的一条，这也能适应现在的社会。一方面,要求秘书人员要经常博采来自方方面面、正正反反的信息,汲取精华,为已所用;另一方面,要经常派秘书人员赴各地学习考察,解放思想,开阔视野,增长见识、才干。

三、增强秘书人员工作意识

改革开放的不断深入和发展,人们的思想观念发生了巨大变化。现代管理方法作为提高工作效率、促进事业发展的有效手段,在党政机关和各企事业单位得到广泛应用。秘书人员在管理中起着参与政务、管理事务的作用,要加强秘书人员的职业素养建设,不仅要强化传统的服务意识、调研意识等,而且还要具有并增强自我意识、责任意识等，以适应市场经济和国内外形势发展的需要。

1、自我意识

秘书的自我意识是指秘书人员对自身和所处环境关系的认识和感受,它是秘书人员现代意识的内容之一。虽然秘书工作具有很强的服从性、服务性特点,但秘书人员又都是具有独立人格和独立思维能力的个体,特别是在改革开放的今天,秘书人员一方面受开放环境的影响,应该具有较强的主动性和能动性;另一方面,今天的秘书人员多半受过较高层次的教育,他们更应有思考的独立性。如果没有自我意识,何言“参与政务”?又何言“管理事务”?因此,作为一个秘书人员,应该 炼和培养自己的独立思考和独当一面的能力 ,以便在领导决策前为之提供有效的依据,在领导决策后正确领会并执行其意图。

2、责任意识

秘书人员工作态度和工作质量的好坏,在一定程度上直接影响着一个单位的作风建设。只有树立较强的责任意识,秘书人员才能随时随地注意维护单位的形象和声誉,才能做到工作认真、态度端正、处事果断,在任何人面前、在处理任何事上,都表现出良好的思想文化和职业道德素养,才能真正提高秘书工作的质量和水平。

在建设有中国特色社会主义宏图大业中，各行各业、各级党政机关需要有大批精明能干的秘书，才能适应现代社会高效率的管理。尽管秘书人员级别不同，行业各异，“闻道有先后，术业有专攻”，其秘书意识与气质不能不具备，不能不深化。有较高的秘书意识与气质的修养，秘书功能才能得到最佳发挥，秘书职能才会高效运转。因此，秘书人员在不断扩充理论、应用知识、提高各种办事能力的同时，必须自觉加强秘书意识与气质的修养。

参考资料: http://

第五篇：秘书职能

《秘书职能》教学设计

颍州职业教育中心 张洪锋

教学目的：

一、理解掌握秘书基本职能范畴的特征；

二、掌握秘书文稿撰拟要领。教学重点：

掌握秘书的基本职能 教学课时：一课时 教学过程：

一、秘书的基本职能

《现代汉语小词典》这样解释“职能”——人、事物、机构应有的作用。秘书的职能，是在秘书机构、秘书职位功能的框架内，领导根据组织目标与管理工作的需要而明确赋予秘书机构或秘书职位的具体职责权限。

秘书职能，在具有一定的规范性和相对稳定性的同时，也具有一定的可变性。这种可变性缘于组织目标与管理工作的需要，缘于办公手段的更新，也缘于领导对秘书的信任度。

秘书的基本职能可以概况为：办理事务、协调关系、辅助决策、综合服务，具体来说就是“管理事务，参与政务”。

1、办理事务

秘书的事务工作是相对于领导人的政务工作而言的。政务是指领导者所从事的具有全局性和战略性意义的公务活动，如决策。事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作，如电话接打、会议服务、信访工作、文书处理等。

政务是事务的统帅和核心，事务是政务的基础和保证。两者是相辅相成的。秘书的事务工作无论是经常重复出现的还是偶发的，在办理的过程中都有一定的程序性。秘书人员在办理事务的过程中要遵循被动中求主动、原则中求灵活、繁杂中求规范的原则。

2、协调关系

现代管理活动处处离不开协调。任何组织只有通过协调，才能形成整体的合力，实现共同目标。

秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。

与领导部门和职能部门的协调不同，秘书部门的协调有从属性、广泛性、间接性等特征，在协调关系的过程中要遵循政策指导、客观公正、平等协商、注重整体、灵活适度等原则。

3、辅助决策 在实际工作中，任何决策都是一个过程而不仅仅只是拍板这一个环节。因此，辅助决策定义为：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。

秘书人员辅助领导进行决策一般要经过：协助领导确定目标、协助领导设计方案、协助领导评优选优、协助领导实施反馈等四个阶段。

4、综合服务

秘书是为以领导为核心的集团服务的，秘书通常提供的是全方位的服务，既包含公务，如果领导需要，有时也包括办理一些私事。所以，秘书一定要有牢固的服务意识，“全心全意地为领导及其集团服务”。当然，在服务的过程中要注意方式方法，还要善于运用资源。

二、秘书日常事务职能

1、办公用品管理

2、接待

3、安排领导活动

4、值班

5、通讯工作

6、印章管理

7、机要保密

三、秘书专项职能

1、信息管理

2、调查研究

3、会务工作

4、公文处理

5、档案管理

6、信访工作

四、秘书特别受权职能

1、公文写作

秘书在撰拟文稿时要注意一下几个方面：要明确自己代笔者的地位，要准确使用规范文种，要选用准确而不含糊、庄重而不易产生歧义的语言表达，要反复进行认真修改，要有可靠依据，要有精益求精认真负责的态度。

2、督查

3、协调

4、谈判

受权谈判中秘书工作的任务：①协助领导确定谈判的中心议题和准备达到的目标。②准备好谈判各方的有关材料。③对谈判中意外情况的预测和准备。④把握谈判进程。⑤总结和评价谈判的经验教训，及时搞好信息反馈。

五、秘书深层职能

秘书的深层职能主要指的是秘书的参谋辅助职能。

秘书参谋的原则：①明确角色定位，不失职不越权。②明确参谋定位，谋而不断。③立足规劝层面，谏而有度。

六、思考与联系

（一）、案例分析

方秘书作茧自缚

一个大型会议的晚会内容怎么定，方秘书先请示分管办会的黄副主任，定为“举办电影晚会”。黄没有说要再往上请示，而方秘书自认为再请示一把手贾主任也许会更好办事。在请示贾时又没有把已请示黄所定的意见告诉贾，贾的批复定为“观看戏剧演出”。这样，一个晚会出现两种不同安排的领导意见，该怎么办？方秘书左右为难。几个办会秘书研究，最近定为按贾主任的意见执行。由方秘书向黄副主任作自我批评，说明拟按贾主任的意见办，请黄谅解。当时黄对方秘书多头请示很不高兴，但还是同意了按贾的意见执行。

1、请分析此案例中方秘书做法的不妥之处。

2、如果你是方秘书，你认为最好的挽回此事的办法是什么？

（二）、学写一篇发言稿。