浅谈秘书的辅助决策能力

第一篇：浅谈秘书的辅助决策能力

浅谈秘书的辅助决策能力

伴 随 着 社 会 主 义 市 场 经 济 体 制 的 建 立 和 完 善，领 导 的 职 能 发 生了 重 大 转 变，科 学 化、民 主 化 是 领 导 决 策 的 重 要 前 提，为 确 保 领 导 决 策 的 正 确 性，作 为 辅 助领 导 决 策 的 秘 书，也 要 在 体 制 转 轨 过 程 中，以 积 极 态 势 快 速 跟 进，更 新 观 念，大 胆 创 新，从而 为 秘 书 工 作 开 辟

一 个 新 天 地。

一、迅 速 发 展 的 形 势 给 现 代 秘 书 工 作 提 出 了 新 的 研 究 课 题

WTO的 加 入 和 互 联 网 的 飞 速 发 展，使 中 国 与 世 界 的 距 离缩 短 了，同 时 也 明 显 暴 露 出 我 们 方 方 面 面 的 差 距。变 化 了 的 新 形 势 从 工 作 环 境、工 作 方 式、工 作 内 容 等 方 面 提 出 了 新 的 研 究 课 题。只 有 知 难 而 上 解 决 这 些 问 题，才 能 更 好 地 发 挥 秘 书 的作 用。

1、市 场 经 济 的 开 放 性 扩 大 了 秘 书 工 作 的 范 围。市 场 经济 是 开 放 的 经 济，加 入 WTO加 快 了 中 国 与 世 界 一 体 化 的 进 程，这 种状 况 使 秘 书 工 作 置 于 国 内 外 两 大 环 境 之 中，客 观 上 扩 大 了 工 作 范 围。党 政 机 关、企 事 业 单 位将 出 现 跨 行 业、跨 地 区、跨 国 界 的 政 治、经 济、文 化、军 事 等 活 动，这 就 从 地 域 上 突 破 了 “ 划 地 为 牢 ” 的 小 圈 子。地 域 的 扩 大，既 开阔 了 秘 书 工 作 的 视 野，也 使 秘 书 与 社 会 接 触 的 范 围 日 益 扩 大，交 流 的 渠 道 增 多，各 种 影 响 的程 度 加 剧。秘 书 不 仅 要 了 解 各 行 业、各 地 区，也 要 密 切 注 视 世 界 的 动 向，这 样 一 来 不 仅 仅 是范 围 扩 大 了，而 且 工 作 的 难 度 也 增 加 了。

众 所 周 知，当 今 社 会 迫 切 需 要 的 秘 书 人 才，应 该 是 创 造 型、复 合 型 与 协 作 型 的。

所 谓 创 造 型 秘 书 人 才，主 要 是 具 有 创 造 力 的 人 才。他 们 有 强 烈 的 立 体 型 思 维 和 创 新精 神，在 工 作 岗 位 上 必 须 有 新 发 明、新 发 现、新 开 拓，能 够 对 不 同 层 次、不 同 行 业、不 同 领域 的 服 务 对 象，不 断 提 供 新 创 意、新 设 想 ； 能 够 在 企 业 的 管 理、制 度、技 术、知 识 创 新 等 系统 有 所 作 为。知 识 经 济 社 会，人 才 竞 争 激 烈，创 造 型 人 才 不 仅 能 够 参 与 竞 争，而 且 能 够 积 极协 助 所 服 务 的 对 象 超 越 竞 争。所 谓 超 越 竞 争，是 指 能 够 发 现 更 具 有 战 略 价 值 的 新 领 域、新 技术、新 产 品，不 断 形 成 最 具 创 意 与 活 力 的 “ 人 无 我 有 ” 的 优 势。这 种 人 是 企 业 的 灵 魂。其 内 涵 的 价 值 是 无 法 估 量 的，因 此 也是 最 受 企 业 和 服 务 对 象 的 欢 迎。

所 谓 复 合 型 秘 书 人 才，主 要 是 指 “ 多 功 能 人 才 ”。他 们 的 特 点 是 多 才 多 艺，集 科 技、文 学、经 贸、外 语 于 一 身 的 全 才，能 在 企 业 或 社 会 的 很 多 领 域 大 显 身 手。据 统 计，在 当 今 人 才 市 场 上，复 合 型 人 才 最 吃 香。其 素 质 要 求 是 ： 大 学 本 科 以 上 文 化，3－ 5年工 作 经 验，既 懂 专 业 有 懂 外 语。

所 谓 协 作 型 秘 书 人 才，主 要 是 具 有 协 作 精 神，人 际 关 系 好 的 人 才。在 知 识 经 济 社会的 条 件 下，人 与 人 之 间 的 协 作 由 于 个 人 独 立 性 的 加 强 而 显 得 更 为 重 要。有 的 人 能 力 很 强，但脾 气 古 怪，难 以 与 人 共 事 ； 有 的 人 才 华 横 溢，却 私 心 过 重，只 顾 自 己，不 管 他 人。当 今 社 会最 显 著 的 时 代 特 征 是 合 作 取 胜、协 作 竞 争，即 是 “ 双 赢 ” 时 代，是 共 同 发 展 的 时 代。如 若 不 明 白 这 个 道 理，只 顾 一 己 私 利，那将 是 难 以 融 入 集 体 的 孤 雁，只 能 成 小 才 而 成 不 了 大 器。所 以 说 当 代 的 秘 书 必 须 具 有 团 结 公 关和 协 作 办 事 的 能 力。

二、提 高 秘 书 素 质 是 现 代 秘 书 工 作 的 关 键 环 节

随 着 现 代 制 度 的 逐 步 建 立，对 秘 书 素 质 的 要 求 越 来 越 高。加 强 和 提 高 秘 书 队 伍 的 综合 素 质，是 作 好 秘 书 工 作 的 关 键 环 节。新 的 产 业 结 构 以 及 职 业 结 构 的 变 化，必 将 冲 击 服 务、辅 政 层 次 的 秘 书 岗 位，要 求 这 一 岗 位 必 须 具 有 更 高 素 质 的 人 员 来 充 实 和 加 强。

1、更 新 观 念、深 化 认 识。秘 书 除 增 强 工 作 的 自 豪 感 和责 任 感 以 外，更 多 的 是 接 受 新 事 物，突 破 传 统 的 思 维 模 式，从 观 念 上 大 胆 创 新。一 是 增 强 科技 意 识。既 要 多 掌 握 一 些 现 代 科 技 知 识，不 断 拓 宽 自 己 的 知 识 领 域，把 握 时 代 脉 搏 ； 又 要 用新 思 维 改 造 传 统 观 念，增 强 分 析 问 题 和 解 决 问 题 的 能 力。二 是 倡 导 创 新 精 神。在 科 学 的 基 础上，大 胆 突 破 想 前 人 之 未 想，真 正 树 立 “ 无 新 不 成 文，无 新 不 出方 案 ” 的 意 识，做 到 人 无 我 有，人 有 我 新，人 新 我 特。在 领 导 划定 的 圈 子 里 想 问 题 办 事 情 固 然 不 用 承 担 任 何 风 险，但 长 此 以 往 将 扼 杀 自 己 的 创 造 性，最 终 不会 进 步。三 是 保 持 团 队 意 识。秘 书 既 要 强 调 个 人 素 质，更 要 具 有 团 队 意 识。过 去 那 种 靠 一、二 个 人 打 天 下 的 时 代 已 经 不 复 返 了，必 须 靠 一 支 有 敬 业 和 协 调 能 力 强 的 队 伍 才 能 成 功。

2、加 强 管 理，从 工 作 机 制 上 适 应。一 是 优 化 结 构。将懂 经 营、会 管 理 有 丰 富 经 验 的 优 秀 人 才 充 实 到 秘 书 队 伍 中 来，从 根 本 上 改 善 秘 书 的 知 识 结 构。二 是 运 用 现 代 手 段 培 训 现 有 的 秘 书 队 伍。目 前 在 岗 秘 书 一 般 都 不 可 能 离 开 岗 位 培 训，便 捷的 培 训 渠 道 就 是 通 过 互 联 网 实 现 远 程 教 育。这 样 既 可 提 高 水平，又 能 熟 悉 互 联 网 技 术，可 谓简 便、省 时、实 用。三 是 建 立 秘 书 动 态 管 理 机 制。对 有 能 力 有 水平的 秘 书 尽 快 提 拔 到 领 导 岗位 发 挥 更 大 作 用 ； 不 能 胜 任 的 秘 书 应 尽 快 调 离。四 是 改 善 秘 书 待 遇。拨 出 专 款 用 以 提 高 秘 书生 活 福 利 待 遇，同 时 配 置 必 要 的 通 讯、交 通 工 具，为 秘 书 创 造 一 个 宽 松、愉 悦 的 工 作 环 境。

3、积 极 探 索，从 工 作 方 法 上 适 应。一 是 建 立 秘 书 信 息交 流平台。依 托 秘 书 网 站，实现 秘 书 信 息 交 流。开 发 秘 书 软 件，提 高 工 作 效 率，使 秘 书 腾 出更 多 的 时 间 去 思 考 一 些 大 事。为 单 位 建 设 献 技 献

策。二 是 建 成 网 上 秘 书。实 现 远 程 咨 询 和 调研，召 开 网 络 会 议 集 中

一 大 批 优 秀 秘 书 共 同 完 成 高 难 度 课 题。率 先 提 高 办 事 效 率，减 少 不 必要 的 应 酬 和 开 支。实 现 无 纸 化 办 公，降 低 成 本。三 是 秘 书 工 作 职 业 化。探 索 秘 书 无 固 定 服 务部 门、无 固 定 的 领 导、无 固 定 的 收 入，实 现 秘 书 服 务 有 偿 化，最 终 达 到 规 范 服 务 的 目 的。

三、秘 书 在 辅 助 领 导 决 策 过 程 中 的 作 用

秘 书 的 首 要 职 责 就 是 为 领 导 制 定 正 确 的 决 策 提 供 多 方 位 的 服 务。领 导 的 基 本 责 任 就是 决 策，而 领 导 决 策 前 的 大 量 工 作 都 是 由 秘 书 来 做 的，所 以 说，秘 书 在 辅 助 领 导 决 策 过 程 中起 着 十 分 重 要 的 作 用。

1、在 改 革 开 放 和 社 会 主 义 现 代 化 建 设 的 大 潮 中，各 级政 府 决 策 的 责 任 必 然 越 来 越 重。

作 为 辅 助 领 导 决 策 的 秘 书，要 紧 紧 围 绕 经 济 建 设 这 个 中 心，在 政 治 大 方 向 上 当 好 领导 的 参 谋。衡 量 和 考 核 一 个 秘 书 部 门 的 参 谋 工 作，首 先 就 看 为 这 个 中 心 服 务 得 怎 么 样，就 看你 的 工 作 是 否 有 助 于 领 导 的 决 策，是 否 有 利 于 社 会 发 展 的 潮 流。

2、秘 书 人 员 要 参 “ 谋 ”，而 不 要 参 “ 断 ”，参 谋 的 目 的 在 于 为 领 导 决 策 服 务。秘 书 的 参 谋 工 作，同 其 它 部 门 一 样，都 对 领 导 具 有 从 属 性，都 是 为 领 导 服 务，只 不 过 它 更 直 接 从 属 于 领 导 的 决 策 行 为，是 在 决 策 行 为 全 过 程 中 提 供 参谋 性 质 的 服 务。

3、为 领 导 决 策 服 务 的 参 谋 工 作 要 努 力 适 应 建 立 健 全 决策 的 程 序，就 一 般 而 言 有 以 下 步 骤 ： 一 是 确 定 决 策 目 标 ； 二 是 拟 定 备 选 决 策 方 案，进 行 论 证评 估 ； 三 是 确 定 决 策 ； 四 是 决 策 实 施 过 程 中 的 控 制 与 反 馈。具 体 地 说，秘 书 部 门 参 谋 工 作 的程 序 大 体 如 下 ：

（1）当 领 导 选 择 决 策 目 标 时，秘 书 部 门 要 依 据 领 导 打算 解 决 什 么 问 题 的 意 向，通 过 信 息 和 调 研，广 泛 深 入 地 了 解 有 关 的 真 实 情 况，分 析 和 发 现 工作 中 的 问 题，为 领 导 确 定 决 策 目 标 时 提 供 参 考。（2）当 领 导 酝 酿决 策 方 案 时，秘 书 部 门 要 围 绕 领 导 已 定 的 决 策 目 标，收 集 和 处 理 有 关 的 信 息，充 分 调 查 研 究，广 泛 听 取 各 方 面 的 意 见，准 确 及 时 地 向 领 导 反 映 对 各 种 备 选 决 策 方 案 反 复 进 行 比 较、鉴 别，并 提 出 自 己 的 建 设 性 意 见，报 告 领 导 供 决 策 时 参 考。（3）当 领导 审 定 决 策 方 案 时，秘 书 部 门 要 为 领 导 集 体 的 决 策 会 议 做 好 会 前 准 备 和 会 中 服 务 工 作，以 便领 导 在 民 主 讨 论 的 基 础 上 实 行 正 确 的 集 中。同 时，还 要 做 好 有 关 文 件 的 起 草、校 核 等 工 作，准 确 地 将 领 导 作 出 的 决 策 表 述 出 来 并 及 时 下 达。（4）领 导 的 决 策下 达 后，秘 书 部 门 要 通 过 信 息、调 研、督 促 检 查 等 手 段，及 时 了 解 和 反 馈 决 策 的 贯 彻 落 实 情况，总 结 经 验，找 出 典 型，促 进 决 策 的 最 后 落 实。

4、强 化 秘 书 部 门 的 整 体 功 能。领 导 决 策 是 一 个 复 杂 的系 统 工 程，不 仅 仅 是 秘 书 部 门 的 事 ,需 要 各 部 门 的 通 力 合 作，不 但要 加 强 秘 书 部 门 内 的 分 工 协 作，还 要 协 调 好 各 个 部 门 的 关 系，营 造 出 一 个 良 好 的 工 作 氛 围，最 大 限 度 的 发 挥 秘 书 部 门 的 整 体 功 能

第二篇：管理秘书怎样做好辅助决策工作

从工作特点看管理秘书怎样做好辅助决策工作

管理秘书是一个富有挑战性的的职位，是关于管理文秘工作规律及其应用的科学，为领导机关、社会团体或个人提供辅助管理，综合服务的人员。上传下达，不仅仅要将情况向上级传递，也要辅助上级做好决策，决策事关重大，这就非常讲究技巧和尺度了。

一、了解管理秘书

想要知道如何更合适的开展工作，把握尺度，找准定位，首先需要对秘书部门有所了解，否则一切都是空谈

1、秘书部门工作特点：政治性，辅助性，机要性，事务性，综合性，被动性

2、秘书部门的职能作用

参谋作用、助手作用、枢纽作用、耳目作用、门面作用

3、管理秘书工作的基本原则 保密、准确、迅速、务实、创新

二、1、前期

①找准定位——辅助性

这是一切的前提，必须明白秘书的定位，是一个辅助性的部门，而不是决策的决定者，秘书所需要做的，就是辅助，具体展开而言，就是为上级呈现定制决策所需要的相关资料，帮助分析上级面临的一些情况，决策执行的可能后果，协助上级周全的考虑事情可能的路线，罗列各种因素，考虑事情的突发情况的应急预案，积极的提出自己意见和建议。这些，都是辅助性的，上级与自己的看事情的角度以及掌握的信息量不尽相同，秘书要做的是辅助，而不是定制

② 注重平时积累

我们看到，秘书工作充满着被动性，没有自己主办发动的活动，大都是接受上级的指示、执行上级下达任务、处理突发情况，不可预见，充满者被动，所以必须注重平时的积累，能准确了解上级所要处理的相关领域的基本概况，资料安放，最新动态动态，所谓出谋划策，怎样做好辅助决策工作

必须先要心中有所了解，处理烦乱与琐细的资料本来就是秘书存在的重要意义之一，所以必须自己先要了解，否则需要用时再冒冒失失翻上翻下，必然会给上级工作带来极大的阻碍以及不便。“书到用时方恨少”，是秘书大忌。

2、中期 ①高执行力

秘书工作原则中明确强调，要求工作迅速，衍生出来，就是要求高执行力，既然无法未雨绸缪，就反应迅速，接到任务命令，马上着手调查，翻阅资料，收集信息，尽最快速度完成前期准备，马上向领导进行汇报，让领导掌握最新动态。对于可能出现以及可以预见的问题，要及早以及跟领导进行沟通和反馈，切不可任务截止完成之时再说，否则会耽误事情甚至产生巨大的不良后果。

②资料分门类别梳理，协调，客观上报

收集信息过程中，无疑会收到来自各个社会阶级、利益团体的意见，他们代表的是不同的权利需求，其中甚至某些意见和信息截然相反，这就要求秘书务必要客观公正，不带私人利益和感情色彩，客观，公证的处理信息，向上汇报，以及积极提醒上级综合考虑各方面利益需求。

不仅如此，秘书还会收集到来自不同学科领域专家的意见和建议，基于学科背景以及专业出身不同，这些信息对于同一件事考虑的角度，方法，伦理观，结论是不尽相同甚至有所冲突的，这也要求秘书在进行资料收集时，多多注意综合各方面的信息，给领导递呈完整客观的信息。

③准确有效的提供信息，做好记录

经过详细以及深入现实中调查，秘书掌握了一定的信息以及资料，领导是要在短期内接收自己较长期准备和理解的资料，所以秘书必须要以简单，准确，到位，客观，有条理的形式为领导呈现以及罗列各种复杂的情况，让领导有清晰地认识以及清醒的思考，与此同时，秘书还要事先为领导想到一些可能出现的突发情况和应急预案，使领导的决策更加完善，详尽和周全。

凡事无绝对，不可能每一件事情都尽善尽美，所以要求秘书要认真做好笔记，记录各方面的意见以及方法，面对定制决策过程中的讨论内容，甚至是争执内容，要充分详尽的记录，除了最终领导采纳的意见，对于那些领导没有采纳的意见和方法、对于领导对这些意见方法的判断，态度，意见，也要详尽记录，一边做好信息的向下传达，还有作为日后方法的备案。

3、后期

③ 做好决策实行的沟通

从一开始简介管理秘书我们了解到，秘书除了起到耳目作用，还起着重要的门面作用，之前收集了各方面的甚至是有利益冲突的信息，决策制定，毕竟难完完全全顾及，决策下达，下级难免产生不理解，所以作为秘书，必须为领导协调好各个人员出现的状况，耐心为各方面人员解释清楚，做好人员沟通与协调工作，传达好领导的意见，避免人员冲突以及对政策的不理解，不支持。同时，对于下级的情绪以及对待决策的意见和建议，秘书也要及时的做好反馈工作，做到上情下达，下情上达。

②做好监督，留意决策实行最新动向

决策只有实行，并且长时间到位的实行才有效果，作为秘书，应替领导做好监督工作，对于突发情况以及执行不到位，或者决策执行遇到的新问题新情况，都要做好及时的汇报，让领导掌握最新动向，一边采取有效而及时的措施进行补救以及改进。

三、总结

秘书的工作时琐细有繁重的，需要找准自己的定位，需要提前做好准备，需要考虑多方面的因素，需要掌握一定的人事技巧，需要高执行力以及缜密的思维，需要一颗负责到底的心。只有做到这些，才能更好的为领导分担，协助好领导做决策工作。

四、参考文献

1、“了解秘书”参考自 书名：管理文秘

作者：徐世雨，林静 主编

出版社：山东人民出版社

出版时间：2011年8月1日

2、“资料分门类别梳理，协调，客观上报”参考自 《做好辅助决策中的协调工作》作者：中共山西省汾阳市委党校

来源期刊：《办公室业务》2003年 第2期

第三篇：略论现代秘书的辅助决策职能1

略论现代秘书的辅助决策职能

改革开放30年来的实践证明，随着我国改革开放的不断深入和社会主义市场经济体制的不断完善，整个社会的管理体制正在发生着一系列深刻的变化。决策作为组织管理的中心，正逐步向科学化、规范化发展。由于现代管理日趋复杂，各级组织的决策者或领导人无论从才干上还是精力上，都无法在决策过程中仅凭个人的智慧和努力能胜任其责，必须充分发挥各种辅助力量的作用，比如智囊团、顾问团以及各种咨询机构等。其中,秘书作为领导的参谋助手，由于具有显著的职位优势、独特的视角优势、明显的层次优势和突出的沟通优势等，在辅助领导决策的过程起着重要的作用。因此，辅助决策已成为现代秘书的主要职能之一。一、迅速发展的形势给现代秘书工作提出了新研究课题

WTO的加入和互联网的飞速发展，使中国与世界的距离缩短了，同时也明显暴出 我们方方面面的差距。变化了的新形势从工作环境、工作方式、工作内容等方面 提出了新的研究课题。只有知难而上解决这些问题，才能更好地发挥秘书的作用。

1、市场经济的开放性扩大了秘书工作的范围。市场经济是开放的经济，加入WTO加快了中国与世界一体化的进程，这种状况使秘书工作置于国内外两大环境之 中，客观上扩大了工作范围。党政机关、企事业单位将出现跨行业、跨地区、跨 国界的政治、经济、文化、军事等活动，这就从地域上突破了“划地为牢”的小 圈子。地域的扩大，既开阔了秘书工作的视野，也使秘书与社会接触的范围日益 扩大，交流的渠道增多，各种影响的程度加剧。秘书不仅要了解各行业、各地区，也要密切注视世界的动向，这样一来不仅仅是范围扩大了，而且工作的难度也增 加了。众所周知，当今社会迫切需要的秘书人才，应该是创造型、复合型与协作型的。

所谓创造型秘书人才，主要是具有创造力的人才。他们有强烈的立体型思维和创 新精神，在工作岗位上必须有新发明、新发现、新开拓，能够对不同层次、不同 行业、不同领域的服务对象，不断提供新创意、新设想；能够在企业的管理、制 度、技 术、知识创新等系统有所作为。知识经济社会，人才竞争激烈，创造型人才不仅能够参与竞争，而且能够积极协助所服务的对象超越竞争。所谓超越竞 争，是指能够发现更具有战略价值的新领域、新技术、新产品，不断形成最具创 意与活力的“人无我有”的优势。这种人是企业的灵魂。其内涵的价值是无法估 量的，因此也是最受企业和服务对象的欢迎。

所谓复合型秘书人才，主要是指“多功能人才”。他们的特点是多才多艺，集科技、文 学、经贸、外语于一身的全才，能在企业或社会的很多领域大显身手。据统计，在当今人才市场上，复合型人才最吃香。其素质要求是：大学本科以文 化，3－5年工作经验，既懂专业有懂外语。

所谓协作型秘书人才，主要是具有协作精神，人际关系好的人才。在知识经济社会的条件下，人与人之间的协作由于个人独立性的加强而显得更为重要。有的人能力很强，但脾气古怪，难以与人共事；有的人才华横溢，却私心过重，只顾自 己，不管他人。当今社会最显著的时代特征是合作取胜、协作竞争，即是“双赢” 时代，是共同发展的时代。如若不明白这个道理，只顾一己私利，那将是难以融 入集体的孤雁，只能成小才而成不了大器。所以说当代的秘书必须具有团结公关 和协作办事的能力。

二、现代秘书辅助职能的基本特点

所谓辅助决策就是在决策的过程中，在知识(包括理论)、能力(包括技术)、经验和精力等方面给予决策主体的补偿，以提高决策的科学性和时效性。失去了辅助决策的支持，任何决策都将成为个人主观、盲目甚至武断的行为，因为任何一个科学的决策都包括提出问题、搜集信息、确定目标、拟定方案、分析评估、方案选择、试验证实、普遍实施、监督检查和反馈修正等环节，如果没有决策前的准备工作，决策所需要的各种信息将无法得到或者缺乏准确性；如果没有决策后的实施反馈信息，将无法判定决策的正确性，决策的目标也将无法达到；作为辅助决策的秘书人员在领导决策过程中就起着这种“鞍前马后”的作用。具体说来，秘书辅助活动具有以下特点：

1.内容的综合性。秘书的辅助活动所向，不限于单—或局部的职能范围，应该跨越系统、各个职能方面，其内容所及或单一，或局部，少有限制，无需定向，表现出明显的综合特性。这与秘书工作的综合规律相一致，是秘书总体活动规律在其辅助活动中的体现。因为秘书是领导同系统各职能方面的中介桥梁，领导综观全局。秘书自然要与领导相应，领导视野所及，秘书的视野及辅助指向，也应随之所从，以保证及时有效地为领导提供综合服务。2.活动的受限制性。秘书的职能作用主要是为领导服务，直接从属领导的职能责任，决定了他们的全部活动，包括参谋辅助作用，必须紧紧围绕和依据领导的决策管理意向进行，原则上不得脱离或违背，更不能各行其是。必须随时适应领导即时之需，做出灵敏反应，尽可能及时子以满足。具所提供的信息与建议，只起辅助作用，只供领导选择、参考。

3.作用的随机性。秘书是领导的助手，经常伴随领导左右，因而有更多时间和机会了解接触领导，同领导存在较为密切、贴近的关系，领导正是依靠同秘书的这种近身密切的职能关系，随时方便地得到秘书人员的各种辅助，秘书也正是凭借同领导的这种近身相处的职能条件，随机地为领导提供综合服务，包括参谋性服务。他们可以利用贴近、了解领导的职能条件，根据具体情况，选择适当的时间、场合进行有效的参谋活动，还能就某种决策管理问题，随时向领导进行补充或复述，以至进行谏诤。领导同秘书直接贴近，密切相处的职能关系，以及由此而来可能随机发挥参谋辅助作用的显著特点，构成秘书角色的重要内涵。

三、现代秘书辅助决策的原则

1.定位原则。决策的主体是领导者，秘书在参谋过程中要掌握好—个度，即牢记自己是“辅助”而不是领导，是帮助“谋划”而不是决断。秘书只是在本职分内，精心辅助领导迅速、切实形成决策，顺利、有效施行决策，在此进程中，发挥接近了解领导、职能综合、能更多获取全局情况的职能优势，向领导提供情况、提出见解、参谋建议，供领导参考，是拾遗补缺，而不是统揽全局。

2.超前原则。即在科学预测的基础上搞好超前决策，以防止问题的发生，或者尽可能在问题初露端倪时便及时予以解决。秘书系统要做好以下三方面的工作：认真做好信息的预测工作，积极向领导系统提供超前性、防范性决策的课题及方案；做好领导系统决策活动的各项事务性准备工作，以保证决策活动的顺利进行。

3.信息原则。信息是决策的基础和依据，科学决策的过程就是信息环流的过程？秘书系统要实现辅助决策的职能，就应当做好信息工作，为领导系统提供及时、准确和适用的信息，起到领导系统的“耳目”和“喉舌”作用。往复才能实现。秘书辅助决策系统要善于发现领导决策中的偏差或失误，发挥接近领导、了解领导、职能综合、能更多获取全局情况的职能优势，实事求是地向领导提供情况、提出调节或修正原来决策的意见、建议供领导参考。

四、现代秘书辅助决策的方式

秘书因其特定的职业性质又与领导者的特殊关系，要真正实现参谋辅助的功能，充分发挥参谋辅助的作用，就必须掌握恰当的参谋辅助方法。

1.预测式参谋辅助。科学准确地预测性参谋辅助，能使组织管理适应环境条件的变化，从而采取科学的应对之策，求得事业的不断发展。秘书的预测性参谋辅助是根据各方面的信息资料，把握事物发展的客观规律，对组织未来的发要状况进行描述，并提出相应的策略供决策者参考采纳。预测的前提是信息，由于秘书处于组织信息的集散中心，便于收集来自各方面的信息资料和数据，因而能够对未来可能出现的变化做出比较准确可靠的分析，并能有针对性地提出相应的对策。秘书预测性的参谋辅助越是有效，对领导者的意义就越大。

2.进谏式参谋辅助。这是秘书就某一课题、某一问题对领导者提出的规劝或建议。进谏式参谋辅助是秘书一种主动的服务方式，领导者通常会根据对进谏者和建议的认知程度及管理需要，决定对该建议的采纳与否以及采纳的程室和范围。进谏式参谋辅助的具体方式很多，有类比式、论辩探讨式、漫谈交流式、补充完善式等，秘书可根据情况选择使用。

3.追踪式参谋辅助。任何计划在实施过程中，由于主客观条件的变化，都会出现一些偏差和问题。秘书的追踪式参谋辅助就是随计划或决策的实施过程，在每个执行环节中追踪发现问题，分析问题，对领导者进行参谋辅助。秘书进行追踪式参谋辅助是因为其熟悉计划或决策的全部内容和实施的系统过程，了解计划或决策实施的各个环节和步骤。当然，秘书要真正发挥追踪式参谋辅助的功能，同时还必须把握住总体目标和各部分、各环节的局部目标及其相互影响，把握实施的状况和出现的偏差，这样才能保持参谋建议的方向与管理目标的一致性，才能在实施的过程中不断优化原来的计划或决策方案。

4.信息资料式参谋辅助。当决策者由于信息资料不足，出现处理问题失误，或因没有充足的依据对计划或决策进行决断时，秘书的信息资料式参谋辅助便能弥补其不足与缺陷，进行信息资料式参谋辅助，秘书人员应充分注意信息资料的及时、准确、全面、动态和有效。综上所述，在现代领导活动中，秘书的参谋辅助功能具有不可替代的价值，它既迎合了现代组织管理体系的需要，也是秘书自身素质发展的必然，更是领导活动效率和效益的可靠保证。

五、现代秘书人员在辅助决策过程中应注意的几点事项

秘书在科学化决策的过程中，作为决策辅助人员，应注意以下几项事宜，确保辅助作用的正常发挥，决策程序的合理运行。

1.摆正“辅助”的位置。决策是领导部门的主要职能之一，因此决策方案的选择、判断等关键性步骤，必须由决策者来完成，最后的决策也还是需要领导者做出。秘书只是领导决策的参谋、助手，必须摆正自己的“辅助”位置，才能保证秘书辅助作用的正常发挥。

2.必须遵循科学决策的程序。科学的决策要求领导者个人的主观随意性随时受到规范化决策程序的约束和限制，秘书人员在辅助决策的过程中，不仅自身要遵循科学决策的程序要求，还要随时提醒领导者注意科学决策的程序，做好“谏诤”工作。

3.不滥用“决策”的概念。各地区、各部门存在的许多问题并不是都可以使用“决策”的概念，秘书人员在实际工作中要学会划分决策与非决策问题的界线，许多具体工作按照分工的范围，由职能部门就可以解决，不要把所有的问题都划入决策程序系统。

4.在辅助决策的过程中注意做好机要保密工作。秘书人员在参与决策的过程中，往往会接触到许多机密事项，因此必须树立高度的责任性和使命感，注意机要保密，不随意谈论、泄露决策中的机密内容，维护国家和集体的利益安全，并同一切不遵守保密纪律的人和行为作斗争。六、秘书在辅助领导决策过程中的作用

秘书的首要职责就是为领导制定正确的决策提供多方位的服务。领导的基本责 任就是决策，而领导决策前的大量工作都是由秘书来做的，所以说，秘书在辅助 领导决策过程中起着十分重要的作用。

1、在改革开放和社会主义现代化建设的大潮中，各级政府决策的责任必然越来 越重。作为辅助领导决策的秘书，要紧紧围绕经济建设这个中心，在政治大方向 上当好领导的参谋。衡量和考核一个秘书部门的参谋工作，首先就看为这个中心服务得怎么样，就看你的工作是否有助于领导的决策，是否有利于社会发展的潮 流。

2、秘书人员要参“谋”，而不要 参“断”，参谋的目的在于为领导决策服务。秘 书的参谋工作，同其它部门一样，都对领导具有从属性，都是为领导服务，只不 过它更直接从属于领导的决策行为，是在决策行为全过程中提供参谋性质的服 务。

3、为领导决策服务的参谋工作要努力适应建立健全决策的程序，就一般而言有 以下步骤：一是确定决策目标；二是拟定备选决策方案，进行论证评估；三是确 定决策；四是决策实施过程中的控制与反馈。具体地说，秘书部门参谋工作的程 序大体如下：

（1）当领导选择决策目标时，秘书部门要依据领导打算解决什么问题的意向，通过信息和调研，广泛深入地了解有关的真实情况，分析和发现工作中的问 题，为领导确定决策目标时提供参考。（2）当领导酝酿决策方案时，秘书部门要围绕领导已定的决策目标，收集和处理有关的信息，充分调查研究，广泛听取各方 面的意见，准确及时地向领导反映对各种备选决策方案反复进行比较、鉴别，并 提出自己的建设性意见，报告领导供决策时参考。（3）当领导审定决策方案时，秘书部门要为领导集体的决策会议做好会前准备和会中服务工作，以便领导在 民主讨论的基础上实行正确的集中。同时，还要做好有关文件的起草、校核等工 作，准确地将领导作出的决策表述出来并及时下达。（4）领导的决策下达后，秘书部 门要通过信息、调研、督促检查等手段，及时了解和反馈决策的贯彻落实情况，总结经验，找出典型，促进决策的最后落实。

4、强化秘书部门的整体功能。领导决策是一个复杂的系统工程，不仅仅是秘书部门的事,需要各部门的通力合作，不但要加强秘书部门内的分工协作，还要协 调好各个部门的关系，营造出一个良好的工作氛围，最大限度的发挥秘书部门的 整体功能。

综上所述，现代秘书在科学决策过程中的辅助作用是十分重要而且广泛的。在秘书职业逐步社会化的今天，要做一名称职的秘书人员，我们就应当从以上所分析的几个方面，不断地加强自身的综合素质修养，提高秘书工作服务水平，改变社会上人们对秘书工作的误解，改变秘书职能的传统观念，使自己不仅能在科学化决策的过程中发挥更大的作用，也使秘书工作能进入一个崭新的发展阶段。

第四篇：论秘书和辅助职能

摘要：秘书，在我国主要是指党政机关、企事业单位、社会团体、军队、院校内的一种行政职位。秘书工作概括起来，就是辅助管理，综合服务。在组织结构体系中，秘书是组织活动的中介，秘书的有效职能活动，能够使人们的工作效力、生产和管理成果得到有效的提高。秘书的职能活动不能脱离社会，具有鲜明的对立统一性。总的来说，秘书就是为领导服务。

在秘书的工作实践中，充分发挥着参谋咨询、辅佐决策、检查督办、沟通协调、工作效益和执行效益等重要作用，真正达到管理机关对秘书工作的要求。

关键词：秘书的职能活动、辅助职能

一、秘书工作有辅助性被动性，决定秘书对领导的从属地位

1.综合辅助是秘书活动的显著特点

秘书活动的综合辅助特点，要求秘书在职能活动中充分发挥参谋咨询、辅佐决策和检查督办的重要作用。

秘书部门被称为综合办公部门，秘书工作的要旨，是为领导工作提供服务。秘书的实践活动，大多带有综合辅助性。综合辅助既是秘书活动的显著特点，又是指导秘书工作的重要原理。在组织运转中，下级各方面的情况，需要通过秘书调查研究、接待来访和处理来信，将下级各方面的请示、汇报、报表，收集起来并进行综合，提供给领导，以辅助其了解下情。同时，秘书通过撰拟情况简报、通报，组织各类会议，授权传达上级指示等活动，综合上级各项指示和要求，使下级能够正确地理解上级领导的各项活动意图，理解长远的计划和近期的安排，在行动上彻底贯彻执行。

2.辅佐决策在秘书职能活动中具有重要作用。

秘书的辅佐决策作用，体现在日常的调查研究，处理来信来访，收集处理信息，参与讨论起草工作计划等实务中。秘书的参谋咨询活动，很大程度上也是对领导决策的有效辅佐。秘书在领导机关工作，上传下达，沟通四方，便于领会决策意图，检验决策执行效果，收集反馈意见，对决策的形成、实施、修正、补充和优化，能够起到重要的作用。因为秘书职能工作大多与领导决策有着密切联系，因此便于在各方面为决策提供有效的依据。秘书在决策执行中的各项职能活动，能够有效地加速决策的进程，保证决策的实施。在优化决策和实施决策的过程中，秘书能够起到不可低估的作用。

秘书要发挥综合办公的职能优势，全面系统地辅佐决策，不仅从可行性，还可以从组织内外环境条件的发展的角度，考虑决策执行的适度性和决策宗旨的维持性。全面地协助领导人进行科学决策，系统地跟踪决策目标实现全过程，是秘书辅助决策的一大特点。秘书全面系统地辅佐决策，又具体体现在其日常工作中发现问题，协助领导人分析问题和解决问题的随机事件中。在这个全过程的具体工作中，无论发现哪一方面、某个因素出现问题，便能立即协助领导人分析和解决问题，这就形成了秘书全面系统地辅佐决策与随机性地辅佐决策的有机结合。

秘书既要为决策形成提供各方面的服务，又要具体参与决策实施工作，在实施中为领导指挥、协调和控制决策实施过程，确保决策目标的实现。这种对决策的形成辅佐与实施辅佐的结合，有利于秘书在形成决策的辅佐中，更具体的从实施决策的各步骤、各环节和各项具体措施，深入细致地考虑决策方案的科学性、可行性和可受性；在决策实施的辅助中，完整全面地考虑实施方向与决策目标的一致性，决策要求与实施效果的统一性。

3.沟通协调是秘书部门和秘书人员的重要职责。

沟通协调是保持组织机能的整体性的重要手段，是秘书部门和秘书人员的重要职责。现代组织系统结构复杂，分工密细，必须以有效的沟通协调维系其整体性。

秘书部门是组织内外信息集散的重要枢纽，秘书在处理信息的过程中，能够及时发现组织管理中的局部失调现象和潜在的失调危险，然后有的放矢地加强信息沟通，使各相关方面了解事情的真相，促进相互的理解和信任，就可以消除误解，化解矛盾，解决不少失调问题，从而促进各相关方面的相互配合与合作，维系组织和谐运转。

秘书既能全面地领会领导决策层对工作的总体计划和各个阶段的工作重点；又能比较充分执行基层的具体情况以及实际存在的困难和要求。因此，当上下出现矛盾和失调时，秘书有着从中沟通协调的便利条件，促进上情下达，下情上达。在领导机关的各职能部门中，秘书既能了解每个部门的业务要求和运转状态，又能了解各部门间的相互配合关系。当职能部门间出现事权交叉、事权冲突的失调状况时，秘书能够及时发现问题，及时向领导人报告有关情况，协助领导人进行协调和仲裁。

秘书部门代表领导机关办理组织管理中的各项工作事务，在办理过程中不仅与各子系统、各相关方面，能保持密切的联系，而且能取得各相关方面的信任和支持，这是秘书为各相关方面提供办公办事的服务所取得的效果。当有关方面出现某些矛盾分歧等失调现象

第五篇：秘书能力

秘书所具备的能力

对于一个秘书来说，如果她仅仅具备全面的业务知识，那她还不能算是个优秀的秘书；一个优秀的秘书，要能根据工作中出现的具体情况，灵活地运用自己所掌握的知识和技能，做出及时有效的判断，并与各方面进行沟通，圆满完成上司交代的工作，一个成功的秘书除了具备较强的辅佐能力、办事能力、观察能力、创新能力、协调能力、心理承受能力、表达能力和写作能力，她还必须具备高度的理解能力、敏锐的洞察能力、广泛的信息收集能力、优秀的写作能力和出色的交流沟通能力。

一、判断能力与执行能力

秘书于雪已与税务局王局长约好，今天下午2点陪自已的上司钱总登门拜访他，商谈明年本公司环保节能产品免税的事。正准备动身，前台来电话，说东北地区的总代理郑总来访，现在正在会客室。现在已经1点半了。如果按原计划去拜访王局长，那就不能接待郑总；如果在家接待郑总，那就得推迟或取消对王局长的拜访；不仅不好选择是见王局长或是郑总，而且也不好向任何一方解释。现在办公室主任一时也联系不上，没法向他请示。于雪应该怎么办？

1、能分析问题

尽管事情很急，但于雪仍然需要冷静。首先应该分析可以采取哪些补救措施：给王局长或郑总去电话，推迟或者取消拜访；尽快与办公室主任联系上，听取他的指示；如果不能按原计划拜访王局长，那么，在告诉王局长不能践约时，一定要诚实，说明真正原因，尽量注意说话时的语气；在处理好这些问题之后，就要充分估计取消或推迟拜访造成的各种后果；如果有消极后果，就要采取新的措施以把这

种后果减轻到最小程度；另外，由于上司活动日程的变更，要及时与有关方面（比如司机）联系，以保持各部门工作的协调。

当然，秘书应当采取的补救措施不止这些，但是，这些措施要求秘书一气呵成，在两三分钟内完成，因为总共剩下的时间不到半小时了。比如说这次不能践约去拜访王局长，并不意味今后也不去了；把原因说明，王局长不一定就会计较；而对郑总来说，由于与钱总有很深的私交，这次没有接待好，在知道了事情原委之后，也许会一笑了之。于雪在分析这些问题时，实际上就已经把公司的利益摆在了首位。

当问题出现在你面前之后，你要能分析出问题的本质，它到底是一个什么性质的问题。要能做到这一点，就要求秘书经常保持一种“问题意识”；只有这样，你就不管遇到什么问题都会不慌不忙，从容面对。

2、具备解决问题的常识和经验

把问题分析清楚了，还要有具备解决问题的常识和经验。在这种情况下，于雪还应想好孰先孰后，是先给王局长打电话还是先去见郑总？是先听取办公室主任的指示还是先接原计划办，再向办公室主任汇报……哪些措施应该优先，判断的唯一标准是怎么对上司有利就怎么做。反过来说，就是那些没有什么实际意义的东西暂时就不要想那么多。

遇到问题了，就要想出解决问题的办法，因此，秘书必须具备丰富的常识和经验。只有这样，不管遇到什么问题，你都能找到灵活的解决办法。

3、能迅速采取行动

想好了办法就立即付诸实施。在这种时候，秘书一定要镇静，如果你心里一着急，话就不一定说得明白；对方在电话里半天还没听清你说的是怎么回事，那么，他可能也会跟着你着急。这样，不仅浪费时间，而且会把关系弄僵，乱上加错。

无论你把问题看得怎样透彻，也无论你想出了什么高明的解决办法，如果你不迅速采取行动把问题解决，那问题仍然还是问题。对于上司来说他看重的是结果，所以，秘书的实际行动是最重要的。

二、理解能力与洞察能力

小钢是一家生产速冻蔬菜的民营企业的总裁秘书。快到年底了，老板一反常态，既不是与财务经理讨论今年的决算，也没与销售部经理多讨论明年的市场销毁问题，与他们通电话也就三五分钟的事；相反，他经常带着研发部的经理与当地旅游局的人喝酒聊天，似乎一天到晚不务正业。这到底是为什么？小钢通过琢磨，终于理解老总已经看到了生产速冻蔬菜难以形成新的利润增长点，因为出口欧盟和日本的速冻蔬菜的技术壁垒越来越高，所以，决定利用本公司的传统优势，开发以观光和休闲为特色的生态农业……在了解了老板的意图之后，于是他抓紧时间，搜集进入生态观光农业的各种信息，特别是目前一些企业的经验及存在的问题，赶在年初董事会召开之前，把材料交给了老总。老总一看，大加赞赏，当即指示负责这个项目的筹备工作。

作为秘书需要有这样准确的判断能力，对自己上司的工作及整个公司的情况有全面而又深刻的了解。如果你能站在上司的角度看问题，那么，你不仅能理解上司对你各项工作的要求，而且能主动提前做好相应的准备工作。当然，作为秘书不能擅作主张甚至超越自己的权限。但是，作为秘书，应该对自己下一步的工作有个基本的把握，对自己应该做的和能够做的工作有个准确的判断。为了节省上司的时间，作为秘书应预先知道上司会把什么工作交办给自己，从而提前做好准备。

三、信息收集能力和写作能力

在上面这个例子中，作为秘书应该有高度的理解能力与敏锐的洞察能力，但是，光有这个还不行，你还要有广泛的信息收集能力和优秀的写作能力。

对于上司来说，秘书的一项主要工作就是为自己调查和收集有用而又全面的决策信息，并且及时地向自己报告。因此，对于秘书来说，你首先要知道“什么是信息”，只有这样你才能知道哪些是上司现在需要的信息。由于情况在不断变化，你收集到的信息也处在变化之中，所以，为了能给上司提供准确无误的信息，秘书应对自己所收集的信息有相当的了解。

你知道了上司准备进入生态观光农业，他需要大量这方面的信息，你在为他收集信息时，当然能从网上和报纸杂志上找到许多，但有些信息如开发成本，投资回报率这些信息在网上找不着，只有通过朋友或熟人帮忙才能找到，所以，作为秘书必须有广泛信息收集的能力

秘书收集到信息后要把它们写成专题报告，另外还经常要起草一些公司内外的商业文书，比要代替上司起草讲话稿等，所以，写作能力对于秘书来说是不可欠缺的。比如上面那个例子，公司准备进入生态观光农业，投资要几千万甚至上亿，对于这么一个重大的项目，秘书小钢不可能只向上司作口头汇报。他必须用规范的商业文书格式把它写出来呈交给上司，因为它不仅只让上司看，还有可能让公司所有

董事看，甚至还要让当地政府有关部门的领导看，所以，这份报告必须规范。

四、交流沟通能力

当今社会己进入信息时代，网络己渗入到秘书工作的各个层面；不仅企业生产的自动化程度越来越高，而且企业管理的自动化程度也越来越高。企业管理的自动化不仅没有削弱人际关系在企业管理中的作用，相反，它要求人们更加重视人际关系，因此，处于企业管理神经枢纽中的秘书，在协助上司与各方面进行交流沟通的作用更加重要。一般来说，上司在公司内外都有广泛的人际关系，作为秘书必须了解上司的这些人脉关系，并在这个基础上协助上司与方方面面进行交流沟通。

09文秘张清雅 30951550126