培养秘书口头报告能力[★]

第一篇：培养秘书口头报告能力

培养秘书口头报告能力

秘书人员的口头报告能力，是一个人分析能力、协调能力、应变能力、表达能力的综合体现。迅速、简洁、准确的口头报告，有利于领导及时掌握情况，迅速作出决策。培养秘书人员的口头报告能力，要从以下细节着于：

一、精心过滤，区别处理、区别对待、慎重处理，以免干扰领导的正常工作，甚至给领导造成被动。

二、弄清原委，力求准确。视信息的真实性、完善性为生命，按时间、地点、人物、事件、经过、结果六要素调查了解，构建完善的信息。

三、打好腹稿，简明扼要。说话要讲究层次，抓住主要事实；语言要精炼，不能重复；客观陈述，不搀杂个人观点，以免影响领导独立思考。

四、举止沉稳，口齿清晰。无论大事小事、难事易事、急事缓事，都要做到举止沉稳，语调节器平和，口齿清晰，不卑不亢。

五、把握时机，灵活对待。在人员较多的场合，一般应注意保密，宣向领导个别报告。领导情绪不好时，要尽量做到语言平实、平铺直述，以免引起领导情绪波动，影响对事情的正确答复或处理。不是特别急的事情，还可缓一步报告。领导正在讲话或聚精会神地处理某一文件，一般不要立即报告。

第二篇：口头报告能力

培养口头报告能力

秘书人员的口头报告能力，是一个人分析能力、协调能力、应变能力、表达能力的综合体现。迅速、简洁、准确的口头报告，有利于领导及时掌握情况，迅速作出决策。培养秘书人员的口头报告能力，要从以下细节着于：

一、精心过滤，区别处理、区别对待、慎重处理，以免干扰领导的正常工作，甚至给领导造成被动。

二、弄清原委，力求准确。视信息的真实性、完善性为生命，按时间、地点、人物、事件、经过、结果六要素调查了解，构建完善的信息。

三、打好腹稿，简明扼要。说话要讲究层次，抓住主要事实；语言要精炼，不能重复；客观陈述，不搀杂个人观点，以免影响领导独立思考。

四、举止沉稳，口齿清晰。无论大事小事、难事易事、急事缓事，都要做到举止沉稳，语调节器平和，口齿清晰，不卑不亢。

五、把握时机，灵活对待。在人员较多的场合，一般应注意保密，宣向领导个别报告。领导情绪不好时，要尽量做到语言平实、平铺直述，以免引起领导情绪波动，影响对事情的正确答复或处理。不是特别急的事情，还可缓一步报告。领导正在讲话或聚精会神地处理某一文件，一般不要立即报告。

第三篇：口头报告（模版）

安踏体育营销实务调研

口头报告讲稿

马总经理及全体与会代表：

大家好！

我公司受贵公司委托，承担了安踏体育营销实务调研项目，经过五周紧张的调研工作，我们圆满地完成了调研任务，下面就具体情况作以汇报：

一、调研目的（与调研方案中的调研目的相同）。

二、调研过程

（说明调研的时间、地点、参加人员和具体的活动等，即说明清楚本公司是怎么进行调研的）。

三、调研结果

（说明收集到哪些数据资料，即是用文字、表格和图形陈示经过数据整理的数据资料）。

四、调研结论

（在此说明经过数据分析所得出的调研结论）。

五、调研建议

（在此说明经过数据分析后提出来的建议）

六、局限性和忠告

（在此客观的说明本次调研的不足，以便引起调研报告使用者的注意。调研的局限性可以从调研时间方面、调研广度和广度方面、调研员的专业水平方面等来寻找和挖掘。说这些的目的是增强委托方的信任度）

七、致谢

本次调研得到了×××的关怀、支持和帮助，对此表示衷心的感谢。本次调研由于时间仓促，难免会出现疏忽和遗漏之处，敬请批评指正。

刨根问底调研公司

2011年××月××日

第四篇：浅论现代秘书人员能力的培养

参考书目

冯金祥主编：《秘书学》，中国商业出版社1993年第11期

吕谨主编：《探索高等秘书教育的新模式》，1998年第11期

浅论现代秘书能力的培养

回顾过去，提起“秘书”一词绝大多数人就会想到“花瓶儿”、“青春饭”、“能吃能喝”等词语，似乎当秘书的只要年轻漂亮就可以了。然而，进入21世纪以来，面对我国加入世界贸易组织，面对知识经济时代的到来，一方面企业急需综合能力较强的秘书人才协助上司工作，另一反面企业对秘书人员的能力提出了更高的要求。除此之外，现代秘书工作的复杂性、多样性和秘书活动的丰富性、广泛性，需要秘书人员具有多种能力，远远不止是人们所谓的“花瓶儿”、“青春饭”、“能吃能喝”的无能秘书。但从目前企业秘书队伍的现状看，秘书综合能力偏低的问题令人堪忧。所以，秘书能力的好坏不但是造就高一支业务精、知识强、作风好、纪律严的秘书队伍的基础，更是推动秘书事业健康发展，保证各项工作正常运转的关键。因此，研究现代秘书能力的培养问题具有重要的现实意义。

一、现代秘书的能力结构

由于秘书工作只能趋向专业化、职业化和现代化，对秘书的能力结构提出了新的要求。为了适应发展，秘书人员必须具备以下几方面的能力：

（一）表达能力

表达能力是认识外界的最基本的能力，有文字表达能力，和口头表达能力。

1、文字表达能力

文字表达能力主要指写作能力，即公文和事务应用公文的写作能力。秘书常常需要根据企业发展现状制定措施、编制计划，撰写各种报告，供企业决策时参考，因此书面表达能力是现代秘书必备条件和基本功。秘书人员要写好公文和应用文，应具有语法、修辞、逻辑知识，应掌握大量的词汇和不同的句式，应具有公文和应用文体知识，应掌握用汉字和简化字，掌握标点符号用法，并通过长期实践，将这些知识综合起来转化为写作能力。应该认识到，写作能力不仅仅是文字表达能力，还反映了一个人的思维能力、语言组织能力和观察能力。因此秘书人员要有深厚的文字修养，因为他的工作不仅对材料要进行综合分析，更主要的是对领导者的工作思路要进行演绎或归纳，将领导确定的原则具体化，将零散的思维条理化，将未成型的意图清晰化。所有这些都要靠规范、准确、精练的文字予以表达。

2、口头表达能力

秘书不仅要会写文章，还要能说会道。口头表达能力，就是运用口头语言交流思想、传达信息的能力。它较书面表达使用频率更高，使用范围更广。秘书的口才，直接影响着他参谋和助手效能的发挥。所以，秘书因该会说一口标准而且流利的普通话，要扣此清晰，不急不慢。“说”的过程，一方面是表达自己的理解和见解，另一方面也能跟领导、同事沟通。

（二）应用能力

应用能力是秘书人员必备的一种能力。它包括组织协调能力、社交和公关能力和创新能力。

1、组织协调能力

现代秘书还需要较强的组织协调能力。现代秘书已不是单纯的文书工作者，而是具有一定能力的管理人才。秘书要善于发现机关与机关之间、部门与部门之间、机关与基层之间工作上的矛盾和不平衡；善于发现文件与文件之间政策/提法上的地处或不一致；要善于发现领导与领导、干部与干部之间的误解或不和，并及时加以沟通和协调。因此，秘书人员一方面要通晓办事的渠道，提高办事效率，平

时多接触一些具体事务，出处留意他人和自己的上司是如何处理问题的，不断加强自己的阅历和经验。另一方面要用系统的观察，统筹兼顾安排组织好工作，协调好领导日程并为领导准备好相关的活动资料。

2、社交和公关能力

现代社会中的秘书已不再是整天坐在办公室里整理文件或是伏案写作，而是经常参加各种社会活动，外出联系工作，调查情况，参加各种会议、会谈或宴会。社交可以开阔视野，增长知识。在广泛的社交中，可以博采众长，学习各方面的知识以丰富自己。社交也是办事的辅助。秘书人员办理公务，联系事物，自然是“公事公办”，但社交可以助其选取捷径，克服阻力，提高办事效率。秘书工作还会涉及客户服务，则行业比较爱那个秘书推向公关经理人或者公开发言人的角色。因此，秘书人员必须具有一定的社会和公关能力，才能处理好复杂的人际关系，才能更好的辅助领导，扮好秘书的参谋。只有具有相当强的社交和公关能力，在上下级之间或同事与领导之间工作起来感到游刃有余，提高办事效率。

3、应变能力

现代秘书还要有敏锐的应变能力。虽说秘书的大部分时间都是有章可循，应严格按照政策和规章制度办事。但秘书的一个主要职责就是为上司提供事务性的服务，减少外界对上司的干扰，这就要秘书的随机应变，要有遇急不慌、临危不惧、处事冷静的应变能力，处理问题是既要符合原则，又要有一定的机动性和灵活性。具体来说，在一些正式或非正式的场合中，秘书是还是上司的代表和发言人，这要求秘书密切配合上司，帮上司打圆场，为领导树立良好的形象和营造有价值的人脉关系。

4、创新能力

当代新思想、新总是、新事物层出不穷，秘书人员一个重要的心理素质就是必须具备勇于进取和大胆创新的精神。对秘书来说，创造意识就是要求他们打破旧观念，克服“咋说就咋办”的片面认识，充分发挥工作的积极性和创造性，不因循守旧，不墨守陈规，冲破旧框框，提出新见解，订立新章法，采取新行动，更好地发挥他们的主观能动性，实现自我价值。

秘书人员素质直接关系到秘书能否完成好本职工作，做好的参谋助手，将各项工作落实到实处，促进社会各项事业不断向前发展。造就一支政治强、作风实、业务精、素质高的秘书队伍，是建设社会主义现代化事业的客观要求，也是新时代对我们秘书从业人员提出的一项新课题，是一项长期的任务，秘书工作者要在实践中积极探索，积累经验，逐步提高

社会经济的飞速发展，带来产业结构和职业结构的调整和变化，各类职业和岗位对人的素质要求也愈来愈高，秘书作为一种辅助性的特殊岗位，其整体素质物不断提高已成必然。一名优秀的复合型秘书已对企业起着举足轻重的作用。

（三）专业能力

1、阅读概括能力

秘书要善于阅读，既要精读，如重要文件或经典文本逐字逐句研究，从字里行间领会其微言大义；又要善于快读和泛读，善于从连篇累牍之中摘出其重要的警句或关键词，或是提炼浓缩，写成提纲或摘要。

2、操作先进办公器械的能力

面对竞争日益激烈的社会大环境，秘书工作中传统的、手工的办公模式已经远远不能适应现代社会的发展的需要。各种各样的先进办公器械引进了秘书工作之中，使得从事秘书工作的人员从繁琐的日常工作之中脱离出来，节省了许多时间来考虑工作中的问题，从而不断提高了工作效率。

先进的办公器械主要指电话机、录音机、扩音机、照相机、录像机、复印机、打字机、电子计算机、传真机、网络通讯设备等等。凡是办公室拥有的器械、设备，秘书人员都应该学会使用。其中 计算机操作能力尤为重要。凯斯说：“当多数人上网时，这会以前所未有的方式让人掌握主动权。他们随时都能获得有关他们关心问题的信息，这会在一个比较完善的市场为他们提供比较完善的信息。”商务秘书需要阅读、收集大量信息，或进行日常事务处理，或进行复杂的计算，都离不开计算机。利用网络可以实现资源共享，快捷地了解世界经济发展的现状，节约人力和时间。随着电子商务的兴起和发展，不断提高计算机操作能力对商务秘书而言是大势所趋。

3、掌握外语的能力

随着市场国际化的发展和企业规模的扩大，越来越多的管理者要到国外进行投资、经济管理或进行国际贸易交际、商务谈判，签订合同等，这就要求秘书人员尤其是商务秘书具备一定的外语能力。现在即使是没有涉外经济业务的企业，也要求秘书人员掌握1一2门外语，能够利用外语阅读或查阅资料，并熟练掌握外语会话、写作的能力。

秘书应当掌握一门外语。随着改革开放的深入发展，秘书参与外事活动的机会越来越多；同时，秘书如果能从外文书刊报纸中直接获取最新的信息资料，就容易使我们的管理工作近于世界先进水平，这些都对秘书人员的外语知识提出了较高的要求。发达国家对秘书人员的外语水平要求都很高，我们也应战略的看待这个问题搞好秘书人员的外语知识的学习。

（四）认知道事物的能力

这种能力是指人们在时间经验基础上，对客观事物的本质和规律能够正确地了解和把握。秘书人员工作综合性强，接触面宽，经常会遇到各种事物和问题，如何去认识和解决需要较强的认识和识别能力。具体讲，需要培养以下几种能力：

1、观察感知能力

观察的客观性和观察的敏锐性，准确地掌握住观察的目的、对象与重点、并及时将观察加以升华，形成合乎实际的理性认识，对秘书人员十分重要。秘书只有具备较强的观察感知能力，时时、事事、处处做有心人，善于观察，善于发现容易忽略的“死角”，扑捉政治生活中一切有价值的信息，才能变被动服务为主动服务。

2、辨别是非能力

秘书人员工作于身边，又介于和群众之间，在提供信息、综合协调、接待来访、洽谈工作、解决问题等方面，必须明辨是非，处理得当。所谓辨别是非能力就是用辨证唯物主义认识论来观察分析事物，把握事物的本质，从而作出正确的判断。这种能力由秘书本身的政策水平、思维能力以及综合知识、社会阅历等因素决定。

二、现代秘书能力培养的途径和方法

面对知识经济给我国人才市场带来的机遇和挑战，以及我国秘书队伍整体能力偏低的现状，在此就如何加强秘书人才的能力培养作些初步探讨。

（一）秘书个人

对于想要从事秘书行业的个人而言，除了接受培训机构的教育外，必须加强自主学习，增强自己的能力。主要从以下五点着手：第一，培养良好的思想修养和工作作风。具体做到全心全意为人民服务、谦虚谨慎、实事求是、简洁干练和富裕创造。第二，严守职业道德。须忠于职守、严守机密、恪守信用、文明礼貌、廉洁奉公。第三，了解并善于调节自己的心理，努力培养自己完美的性格。做到开朗、敏捷、建议、幽默、自制。第四，博览群书，开阔胸襟，培养广泛的兴趣。第五，加强计算机操作训练，掌握并使用先进现代办公设备。

（二）教育机构

南宋时期的理学大师朱熹说过：“事必有法，然后可成；师舍是则无以教，弟子舍是则无以学。”由此可见，教学方法与教学质量、效益关系密不可分。因此，对于秘书人才的培养离不开教育机构的教学方法和教学质量。由于秘书学科有很强的应用性，秘书专业学生能力的培养就离不开社会生活实践。所以，国家教育机构要强化实践教学环节，有计划地把实践活动纳入秘书教学的重要环节之中去。我们可以从三个层面来强化实践教学环节，让学者“在游泳中学会游泳”。

首先，要将秘书教学与社会实践相结合。

其次，要将秘书教学与校园实践相结合。

最后，要将秘书教学与家庭实践相结合。

除此之外，教育机构应该相应的改革考试方法。目前的考试基本上只考书本上的理论知识，而忽视对学生实践能力的考核。所以在考试命题是，多出能培养、启发学生创造性的试题，尽量少考死记硬背的条条，多考查学生运用和分析知识、解决问题的能力，鼓励学生有创造性的见解。

（三）企事业单位

为提高工作人员的整体素质，提高工作效率，企事业单位应该为新聘请的秘书人员提供岗前培训或在职培训的机会。

岗前培训可以由单位或者专门的组织进行，目的在于促使学员将知识转化为技能，熟悉并应用秘书工作和秘书活动的方法、程序、技术和规律。岗前培训可以与秘书专业学员的实习结合起来，由原来教师和用人单位有经验的秘书联合指导。

同时，已经担任秘书职位的人员为了更新知识，提高素质和能力，也可以参加相关的短期培训。与岗前培训不同的是，在职培训必须由单位上级组织进行，或请专家作专题学术报告，或请富有经验的高级秘书介绍工作经验，组织学员交流、互相学习启发等。

三、结论

我国加入WTO之后，给企业的生存和发展带来了新的机遇和挑战，新的形势和任务给新时代的企业秘书工作者提出了更高的要求。然而，目前我国众多秘书人员中真正较强综合技能的复合型秘书人才是少之又少。因此，复合型秘书人才的发展趋势是秘书人员的培养方向。这就要求秘书工作者必须具有超前意识，迎难而上，勤奋进取，具备较强的表达能力、应用能力和专业能力，提高自身综合素质和能力。其次，育机构应不断强化与秘书工作有关的实践教学，同时改革秘书考试或考核方法，从而提高学者的实践能力、综合分析能力和创造能力。再次，事业单位则可以通过岗前培训或在职培训的方法，提高秘书人员的工作质量，增强企业实力。如此，才能促进整个秘书行业的健康有序发展，满足企事业单位对秘书人才的真正需求，从而推动整个社会的进步。

第五篇：秘书能力

秘书所具备的能力

对于一个秘书来说，如果她仅仅具备全面的业务知识，那她还不能算是个优秀的秘书；一个优秀的秘书，要能根据工作中出现的具体情况，灵活地运用自己所掌握的知识和技能，做出及时有效的判断，并与各方面进行沟通，圆满完成上司交代的工作，一个成功的秘书除了具备较强的辅佐能力、办事能力、观察能力、创新能力、协调能力、心理承受能力、表达能力和写作能力，她还必须具备高度的理解能力、敏锐的洞察能力、广泛的信息收集能力、优秀的写作能力和出色的交流沟通能力。

一、判断能力与执行能力

秘书于雪已与税务局王局长约好，今天下午2点陪自已的上司钱总登门拜访他，商谈明年本公司环保节能产品免税的事。正准备动身，前台来电话，说东北地区的总代理郑总来访，现在正在会客室。现在已经1点半了。如果按原计划去拜访王局长，那就不能接待郑总；如果在家接待郑总，那就得推迟或取消对王局长的拜访；不仅不好选择是见王局长或是郑总，而且也不好向任何一方解释。现在办公室主任一时也联系不上，没法向他请示。于雪应该怎么办？

1、能分析问题

尽管事情很急，但于雪仍然需要冷静。首先应该分析可以采取哪些补救措施：给王局长或郑总去电话，推迟或者取消拜访；尽快与办公室主任联系上，听取他的指示；如果不能按原计划拜访王局长，那么，在告诉王局长不能践约时，一定要诚实，说明真正原因，尽量注意说话时的语气；在处理好这些问题之后，就要充分估计取消或推迟拜访造成的各种后果；如果有消极后果，就要采取新的措施以把这

种后果减轻到最小程度；另外，由于上司活动日程的变更，要及时与有关方面（比如司机）联系，以保持各部门工作的协调。

当然，秘书应当采取的补救措施不止这些，但是，这些措施要求秘书一气呵成，在两三分钟内完成，因为总共剩下的时间不到半小时了。比如说这次不能践约去拜访王局长，并不意味今后也不去了；把原因说明，王局长不一定就会计较；而对郑总来说，由于与钱总有很深的私交，这次没有接待好，在知道了事情原委之后，也许会一笑了之。于雪在分析这些问题时，实际上就已经把公司的利益摆在了首位。

当问题出现在你面前之后，你要能分析出问题的本质，它到底是一个什么性质的问题。要能做到这一点，就要求秘书经常保持一种“问题意识”；只有这样，你就不管遇到什么问题都会不慌不忙，从容面对。

2、具备解决问题的常识和经验

把问题分析清楚了，还要有具备解决问题的常识和经验。在这种情况下，于雪还应想好孰先孰后，是先给王局长打电话还是先去见郑总？是先听取办公室主任的指示还是先接原计划办，再向办公室主任汇报……哪些措施应该优先，判断的唯一标准是怎么对上司有利就怎么做。反过来说，就是那些没有什么实际意义的东西暂时就不要想那么多。

遇到问题了，就要想出解决问题的办法，因此，秘书必须具备丰富的常识和经验。只有这样，不管遇到什么问题，你都能找到灵活的解决办法。

3、能迅速采取行动

想好了办法就立即付诸实施。在这种时候，秘书一定要镇静，如果你心里一着急，话就不一定说得明白；对方在电话里半天还没听清你说的是怎么回事，那么，他可能也会跟着你着急。这样，不仅浪费时间，而且会把关系弄僵，乱上加错。

无论你把问题看得怎样透彻，也无论你想出了什么高明的解决办法，如果你不迅速采取行动把问题解决，那问题仍然还是问题。对于上司来说他看重的是结果，所以，秘书的实际行动是最重要的。

二、理解能力与洞察能力

小钢是一家生产速冻蔬菜的民营企业的总裁秘书。快到年底了，老板一反常态，既不是与财务经理讨论今年的决算，也没与销售部经理多讨论明年的市场销毁问题，与他们通电话也就三五分钟的事；相反，他经常带着研发部的经理与当地旅游局的人喝酒聊天，似乎一天到晚不务正业。这到底是为什么？小钢通过琢磨，终于理解老总已经看到了生产速冻蔬菜难以形成新的利润增长点，因为出口欧盟和日本的速冻蔬菜的技术壁垒越来越高，所以，决定利用本公司的传统优势，开发以观光和休闲为特色的生态农业……在了解了老板的意图之后，于是他抓紧时间，搜集进入生态观光农业的各种信息，特别是目前一些企业的经验及存在的问题，赶在年初董事会召开之前，把材料交给了老总。老总一看，大加赞赏，当即指示负责这个项目的筹备工作。

作为秘书需要有这样准确的判断能力，对自己上司的工作及整个公司的情况有全面而又深刻的了解。如果你能站在上司的角度看问题，那么，你不仅能理解上司对你各项工作的要求，而且能主动提前做好相应的准备工作。当然，作为秘书不能擅作主张甚至超越自己的权限。但是，作为秘书，应该对自己下一步的工作有个基本的把握，对自己应该做的和能够做的工作有个准确的判断。为了节省上司的时间，作为秘书应预先知道上司会把什么工作交办给自己，从而提前做好准备。

三、信息收集能力和写作能力

在上面这个例子中，作为秘书应该有高度的理解能力与敏锐的洞察能力，但是，光有这个还不行，你还要有广泛的信息收集能力和优秀的写作能力。

对于上司来说，秘书的一项主要工作就是为自己调查和收集有用而又全面的决策信息，并且及时地向自己报告。因此，对于秘书来说，你首先要知道“什么是信息”，只有这样你才能知道哪些是上司现在需要的信息。由于情况在不断变化，你收集到的信息也处在变化之中，所以，为了能给上司提供准确无误的信息，秘书应对自己所收集的信息有相当的了解。

你知道了上司准备进入生态观光农业，他需要大量这方面的信息，你在为他收集信息时，当然能从网上和报纸杂志上找到许多，但有些信息如开发成本，投资回报率这些信息在网上找不着，只有通过朋友或熟人帮忙才能找到，所以，作为秘书必须有广泛信息收集的能力

秘书收集到信息后要把它们写成专题报告，另外还经常要起草一些公司内外的商业文书，比要代替上司起草讲话稿等，所以，写作能力对于秘书来说是不可欠缺的。比如上面那个例子，公司准备进入生态观光农业，投资要几千万甚至上亿，对于这么一个重大的项目，秘书小钢不可能只向上司作口头汇报。他必须用规范的商业文书格式把它写出来呈交给上司，因为它不仅只让上司看，还有可能让公司所有

董事看，甚至还要让当地政府有关部门的领导看，所以，这份报告必须规范。

四、交流沟通能力

当今社会己进入信息时代，网络己渗入到秘书工作的各个层面；不仅企业生产的自动化程度越来越高，而且企业管理的自动化程度也越来越高。企业管理的自动化不仅没有削弱人际关系在企业管理中的作用，相反，它要求人们更加重视人际关系，因此，处于企业管理神经枢纽中的秘书，在协助上司与各方面进行交流沟通的作用更加重要。一般来说，上司在公司内外都有广泛的人际关系，作为秘书必须了解上司的这些人脉关系，并在这个基础上协助上司与方方面面进行交流沟通。

09文秘张清雅 30951550126