秘书人员的基本能力

第一篇：秘书人员的基本能力

秘书人员作为领导的参谋和助手，一方面要积极主动地献计献策，另一方面还要具备瘵自己的聪明才智融进领导者的决策过程之中的能力。这就要求秘书人员不仅掌握足够的知识，还要具有合理的能力结构。合理的能力结构，是一个广义的概念，它主要是指由基本能力和专业能力组成的立体的能力结构。

一、秘书人员的基本能力所谓基本能力，主要是指秘书人员的智力，包括敏锐的观察能力、良好的记忆能力、丰富的想象能力和科学的思维能力。这是秘书人员赖以吸收外界知识的能力，也是其他能力的基础。

（一）敏锐的观察能力。

（二）良好的记忆能力。

（三）丰富的想象力。

（四）科学的思维能力。来源：温州秘书网

第二篇：秘书人员的能力特征

秘书人员的能力特征

与秘书工作人员的品质修养、知识结构相适应，秘书人员的能力特征也很突出。

一、善干与领导相处的能力

人，可分为“善与人相处型”与“不善与人相处型”两类，在前者中，又不见得秘书人员都善于与领导相处。而由于秘书工作的性质所决定，善于与领导相处的能力是秘书诸种能力中一项最基本的要素，舍此，便无以谈及其它。秘书和领导人的关系自然是领导与被领导的工作关系。秘书是秉承领导的意图进行工作，因此秘书应当认真理解、领会领导的意图，按领导的指示办事。在参与政务的过程中，应当为领导提供真实的全面的情况和意见，并参与问题的分析，给解决问题出主意、想办法。但是在工作中，特别是在撰文和执行中，决不可掺杂个人的感情或意志，利用自己所处的特殊地位自行其是．擅自专权，更不应改变领导已经作出的决定。在讨论一些问题时如果与领导的看法有分歧，秘书可以在适当的时机或场合，表述自己的意见，阐明自己的看法。但是，绝不可当面唯唯诺诺，背后说三道四，表里不一。尊重领导，服从领导，秉承领导意图办事，这是秘书工作中应遵循的原则，但又不意味着事事处处地盲从，秘书更不能使自己成为留声机、传声筒。尊重和服从固然是原则，但尊重与服从又是有条件的。当领导作出的决定不妥或失误时，应出于公心予以提醒或谏议；当领导者违反原则，干了违犯党纪国法的事时，又绝不能沆瀣一气，同流合污。

领导者和秘书都是受党的派遣进行工作的，他们之间的关系是平等的同志式的关系。在工作上，秘书作为领导人的助手，应当尊重、协助和支持领导的工作，在生活上应给予领导以细致周到的安排和照顾，这是秘书工作“服务性强”的特点所决定的，是正常的工作关系，无可非议。但是秘书必须明确自己是国家的一个工作人员，在工作中也要注意尊重自己的人格，不能一味地去迎合领导，以求博得领导的青睐和欢心，使自己变成一个吹牛拍马、阿谀献媚、卑躬屈膝的势利小人。

二、分析综合能力

“心之官则思”。从事任何工作都需要进行思考，当秘书尤其如此。所谓分析和综合，就是善于透过现象看本质，在大量的、个别的事物中找出它们的联系(规律)。秘书的这种分析综合的能力主要表现在；一是阅读概括能力，每看一个文件、一篇文章、一份材料，要能比较迅速地概括其中心、要点，并找

出其新的提法等；二是注重政治经济形势的分析，研究以经济工作为中心的各项工作中出现的新情况、新经验、新问题，并据此提出打开工作新局面的新设想、新办法，摸索和总结适应新时期工作的新路子，三是在秘书工作实践中逐步摸索和总结机关工作及秘书工作的特点和规律，提高秘书工作的自觉性。实践证明：一个秘书能否较好地发挥参谋助手作用，很大程度上取决于其分析综合能力之强弱。因此，作为一个秘书，应当注重解放思想，养成深思熟虑的习惯。

三、观察能力

从心理学上讲，观察能力是构成人的智力的五大要素之一。各种专门家都有各自独到的观察力，这是进行创造性工作的前提，作为秘书工作人员，也有其秘书工作特点和规律的观察能力。这种观察能力主要是指观察的目的、观察的对象与重点、观察的敏锐性以及观察的升华。由于秘书部门处于机关的枢纽地位，而文字秘书又处于枢纽的中心，秘书这种特定的地位决定着他观察的范围非常广泛，为此，秘书必须“眼观六路，耳听八方”，处处、时时做个“有心人”。秘书观察的目的又决定其观察的重点应放在领导活动的特点与规律、党内生活、社会生活以及机关工作效率等方面。在观察中，秘书人员又须注意锤炼观察的敏锐性，即善于发现为一般人所不易发现或容易忽略的那些东西，捕捉干部群众和社会现象中一切有价值的问题或倾向。例如，参加领导班子会议，秘书在认真做好记录的同时，还应时刻关注与会者发言时的语气语调、情绪、等等，以帮助了解其对某个问题的基本态度以及认识程度。在观察中，秘书不仅要掌握每一时期群众在关心什么，思考什么，而更要掌握领导(特别是 主要领导)每一时期在关心什么、思考什么。这种“察颜观色”同阿谀奉承、揣摩迎合领导心理并无共同之处。这种观察完全是为了提高辅佐领导的主动性。秘书在观察中还要注重进行符合逻辑的联想、判断、推理，即观察的升华。

四、文字表达能力

文字表达能力是秘书工作人员的基本功。秘书人员从事公文写作，主要是运用逻辑思维。公文写作极少用文艺创作中的描写与抒情，完全排斥夸张手法，侧重于逻辑性极强的叙事、议论和说明，还必须遵守一定的规范。公文写作是一个独立的体系，有它自己的许多特殊要求。因此，秘书工作人员的文字表达能力与一般意义上的文字表达能力虽有相通之处，但又有区别。

秘书人员在公文写作中若文思敏捷、行文迅速、言简意赅，格式正确，符合党的方针政策，切合实际，则对宣传党的方针政策、解决具体问题就有所促

进。反之，秘书工作人员文字水平低，写出的公文思路不清、冗长杂乱，或内容空泛，不着边际，照抄照转，则必然贻误工作。

秘书工作人员的文字表达能力，并不是单纯的文笔技巧问题。缺乏必要的理论修养写作就很难有深度，不能触及事物的本质；知识不足，必然会才思枯竭，还会出现常识性的错误；不作周密的调查研究，闭门造车，必然主观武断，脱离实际；对现行政策不熟悉，文字表达就不能准确清晰，一语破的，打中要害。凡此种种，都说明秘书的文字表达能力是一种综合性能力。

秘书工作人员文字表达能力的形成和提高，有一个实践过程，要仔细揣摩优秀范文的写作技巧，勤写多练，反复修改自己起草的公文，并定期总结公文起草的经验，教训。

公文写作是一项创造性劳动，秘书工作人员的文字表达能力也决非套用现成的“公文尺牍”所能提高的，只有多去请教，不断钻研，彻底掌握公文写作的规律，才能务去陈言，有所创新，形成准确简练、严谨有力的公文文风。此外，秘书工作人员的文字表达能力还应包括书写技能。书写技能包括字体的工整与美观和书写的速度。书写技能差，不仅直接妨碍工作效率的提高，有时甚至还会影响他人的正确理解，造成过失。秘书工作人员练就一手好书法，书写的文稿文件不仅可以使人感到清新悦目，也有利于别人正确理解文稿内容。

五、口头表达能力

所谓口头表达能力，是指口齿清楚条理分明，表达准确，应对敏捷，说话得体。口头表达能力是秘书工作人员的基本功之一。秘书工作人员汇报情况，提出建议，传达指示，协调工作，接待来访，除一部分是使用书面文字外，大量的是使用口头语言。

文字表达还有仔细推敲的时间，口头表达则往往即席而发，从一定意义上讲，难度更大。口头陈述事理，需要头脑清晰，思想敏锐，反应迅速，善于归纳，当然首先要正确理解对话人的原意。秘书工作人员接触面广，很多时候需要从对方不连贯的语句中抓住说话要点，马上思考回答的内容。秘书工作人员对领导或对下级单位谈话，都要态度从容、不卑不亢，语言语气恰当得体，口齿清楚，语言简洁，观点明确，条理分明。

口头应对，要在极短的时间内完成。如果缺乏逻辑思维训练，缺乏创造性的思维能力，反应迟钝，就很难完成即席应对的任务。这种能力的形成，要经过科学的训练和长期的实践，秘书工作人员须自觉地加强这方面的锻炼。

六、听知能力

所谓听知能力，就是听话并理解口语的能力。在秘书工作范围内，需要有各种各样的听知能力，例如，要有听电话，简短回答问题、商洽事情等的简单听知能力；又要有调查访问，召开座谈会，听取各种发言、意见，并加以择要撷取，综合组织的较复杂的听知能力；有听取领导交待工作、交办事情、接受指示、字字句句认真铭记的特殊听知能力；又要有听取讨论、辩论、申诉及对有争议的复杂问题迅速作出判断的判断性听知能力；还要有根据领导一、二条指示，就能触类旁通，举一反三，具有创造性的听知能力等等。秘书工作者的多种听知能力，必须经过科学的训练或在实际工作中长期磨炼，才能逐步形成并达到较高的水平。没有经过训练的一般人的听知能力，往往停留在低级阶段上，如听了后句忘了前句；听了一个会，遇到领导有发挥性的较长的指示、意见，或许多领导七嘴八舌地议论某个问题，听了半天，不知所云，理不出头绪来，抓不到要领，因此就更不能创造性地听话，也不能根据领导的简要观点，便把他们的意图论证清楚。

要具有较高的听知能力，关键还在于听，要听得快，听得清，记得牢。因为口语在空中传播，要受到时间的限制，稍纵即逝，又不能让领导或他人多次重复。要想使口语中表达的意思在瞬间能保留在大脑中，不被忘记，这就要求秘书工作人员在听话时，要有集中的注意力，灵敏的反应力，深刻的理解力，牢固的记忆力，机智的组合力和精湛的品评力。

领导在指示工作、交待事情时常常用口语，而口语大多是随想随讲，较少周密思考和细心锤炼，因此，有时难免粗糙，不严密，不准确，这就需要听话者迅速提醒，敏捷理解，善于去粗取精，捕捉基本思想。还有一种情况，有些领导与秘书长期相处，关系密切，因此，和秘书讲话时随便，简略，有时不完整，不连贯，甚至不合语法，个人习惯语也较多，这就需要秘书工作者注意掌握领导在不同场合的表达方式，从而了解他的思维活动和所要表达的完整内容。

七、独立办事能力

秘书工作固然具有从属的性质，但作为秘书工作人员自身来讲，又需具有独立办事的能力。有的时候，秘书工作只有独立性强，才会更好地实现其从属性和辅助性。不可想象，一个一刻也离不开领导指点的秘书，会成为领导的得力助手。

常言道：“领导不在家，秘书来当家”。这当然不是说秘书可以代行领导职

权，发号施令，这主要是指办理领导交办事务、临时性的专题调查以及在紧急情况下，凭借秘书工作经验，果断沉着地处置有关问题。此外，秘书所从事的管理事务，诸如衣、食、住、行和医疗、接待、值班以及跟随出外的一切准备工作等等，都须秘书工作人员去独立地考虑，独立地完成，以尽少分散领导同志的精力。

八、掌握实用技术能力

主要包括掌握速记、打字机、微机以及驾驶汽车等技能。这可说是秘书工作人员能力特征中的“硬件”。应当看到，在科学技术飞速发展的今天，这些技能并非“节外生枝”。在这方面，也是“技不压身”，多一种技能总比少一种技能强。况且，这些目前在国外已经成为秘书工作人员的起码常识。

九、管理时间能力

时间是有价值的。一个秘书只要有效地管理自己的时间，就可以在相同的时间内做更多的事。反之，如果让时间放任自流，势必会“时倍功半”。秘书工作的性质决定了秘书在很大程度上没有时间的自主权，如何有效地管理自己的时间，关键在于接受交办任务后和处理繁杂事务时有效地计划和组织。

以下几点是行之有效的；

(一)分轻重缓急安排工作顺序。一个秘书最困难也是最容易忽视的就是面对众多的工作怎样确定自己的工作顺序。这也是当好秘书的基本功。办事前一定要认真思考、分轻重缓急，先集中精力办最重要的事，然后办其他事情。切忌先办轻的，后办重的；先办缓的，后办急的；或者不分主次机械地按领导交办次序办事。

(二)集中时间做重要工作。要尽量把自己的时间集中起来，集中时间的多少要根据重要工作的需要而定，在确定的时间里，要把自己的绝大部分精力用在此刻该做的事情上。最忌把时间切成零星的碎片，把一件亟需办的事肢解，分几次完成。

(三)利用时间的“边角料”。无论怎样计划和组织，零碎时间总还会有的。千个秘书绝不可视这些时间的“边角料”为废物，随便抛弃，而要很好地加以利用。这段时间可以做些相对次要，需要时间也不多，又不很急的工作。例如看文件、整理资料、找人谈话、浏览书报等。

(四)及时分析自己利用时间的情况，检查有多少时间被浪费掉了，不断完善时间管理措施，并最终杜绝浪费时间的现象。

十、交际能力

随着社会的发展，人与人之间的交往更加广泛、频繁，人与人之间的关系更加复杂，位处领导部门的秘书必须具有很强的善与人交际的能力。单纯的内向型的人，是干不好秘书工作的。秘书应善于在交际中获取信息，同时进行工作。

这样看来，秘书工作人员应当是个“杂家”，是个“通才”。这一方面是由秘书职业本身所具有的特性决定的，同时也是当代社会管理事务发展的必然趋势。

第三篇：秘书人员的专业能力

秘书人员的专业能力秘书人员的专业能力，主要是指语言文字应用能力、组织能力、判断能力、应变能力和社交能力。

（一）较高的文字水平。秘书人员工作中的一个重要任务，就是从事大量的文字工作，几乎天天都要修改或草拟文稿。因此，秘书人员必须具备扎实的文字功底，不仅要精通语法、修辞和逻辑知识，还要掌握一定的写作规律。汉语词语浩瀚，文体广博，这为文字工作者提供了良好的条件。但是，写作是一种综合能力的表现，要做到内容与形式的统一，既要有好的表现形式，又要有充实的内内容，并不是一件轻而易举的事。这就要求秘书人员加强写作实践，熟练掌握各类公文的特点、写作要求和语言表达技巧，随时注意积累资料，不断提高写作水平。要注意文风的改革，培养洗炼的文字表达能力。

（二）较强的组织能力。现代的秘书人员，既不是那种整天伏案看文件、写文章的纯“文牍性”人才，也不是那种只会“捆捆扎扎、收收发发”的简单劳动者，而是具有一定的组织和管理能力的人才。根据职责的要求，秘书人员经常要按照领导的意图组织各类活动，如果缺乏一些现代的、科学的组织管理能力，就无法把工作搞好。对此，秘书人员一方面要通晓办事的渠道，提高办事的效能，平时多接触一些具体事物，处处留意他人和自己的上级是如何处理问题的，不断增加自己的阅历和经验。另一方面要用系统的观点，统筹安排工作。

（三）准确的判断能力。

（四）敏捷的应变能力。

（五）广泛的社交能力。当前，社会交往已成为社会各阶层的一项“热门”活动。社交对于秘书人员来说同样重要。首先，社交可以开阔视野，增长知识。在广泛的社交中，可以博采众长，学习各方面的知识以丰富自己。知识出才智，智是谋之本，这样在实际工作中就能更好地发挥参谋助手作用。其次，社交是办事的辅助。秘书人员办理公务，联系事务，自然是“公事公办”但社交可以帮助选取捷径，克服阻力，提高办事效率。秘书人员的能力结构是一个多层次、多因素的综合体。建立起合理的能力结构，决不是一件轻而易举的事情，需要终身为之奋斗。来源：温州秘书网

第四篇：市场人员基本能力要求

市场人员需要具备的基本能力

随着我国调查公司的大面积兴起，作为一个行业而言，由于准入门槛较低，所以在建立最初的行业秩序和行业准则上，各公司因对调查的理解不同，所以其执行的标准并不一致。同时也无法准确理解我国特殊的政治体系和意识形态下的调查业势必将在很长一个阶段中，处于一个相对混乱和复杂的状态。社会短期内的调查需求又使各公司的执业内容显得过于单一，并且风险很高，这在调查公司的能力提高上受到极大的限制。同样使调查从业人员的业务素质和个人品行参差不齐。作为一个市场调查人员，需要有良好的表达能力，阅读、书写和记忆能力，还要有良好的注意力分配能力、独立外出能力和自我约束能力。而人际交往能力，探测能力和减少拒绝率的技能更是现代市场调查人员必不可少的技能，除此之外，以下一些基本素质，也是成为一个合格市场调查人员的前提。

1、品德要求

要做事，先做人。只有德才兼备的人，才能称为人才。只有品德端正，别人才能尊重你，才能成为工作上值得信任的伙伴。

品德在客户开发和客户维护中的应用。客户是通过所接触到的具体人员来考察企业的形象、业务的素质、企业的层次。每一个调查人员都是同客户接触的第一点，是向客户反映调查公司的一面镜子，也是客户持续了解公司的渠道。客户也是通过对调查员工作的认可，来接受我们的服务。如一个专家型调查人员工作态度好、敬业、品德高尚，那么客户就能很快地接受我们的产品。

2、信心

信心对于调查员而言，应该包括三个方面：第一，是对公司的信心。第二，对工作目的的信心。第三，建立对自己的信心。

公司是调查员工作的平台，这个平台给你发挥才能的空间，为你提供最有力的支援，当自己的一切活动完全纳入公司整体行为时，会让你对成为团队中的一员而感到骄傲，时刻感到一种归属感和自豪感，只有对公司认同，才会具有忠诚的信念。调查员的信心是相信我们的工作是最优秀的，我们是在向客户提供最好的服务，而这种服务是解决客户问题的最好的办法。同时，作为一位敬业的优秀的调查人员，你必须相信你自己能做好，因为你必须克服一切困难，才能最好的完成你的工作。

3、思考习惯

要想成为一位优秀的调查员，必须随时观察身边每一个细小变化，做出相应的分析、总结，并不断提升对事物的敏锐感觉。思考是提高对事物认知力的唯一途径，勤于思考，习惯思考，才能改进我们的工作方法，才能更好的领悟事务的细微区别，才能提高自己看待事务的能力，做得更好。

4、持久力

持久力是一切成功的前提条件。坚持，是一种精神、一种态度，缺乏了这种精神、这种态度，任何事情都干不下去，起码是干不好的。持久的工作习惯，是调查人员必备的，同时也是一位专家型调查人员的资本。当我们遇到困难时，便要耐心的寻找解决的方案，并时刻调整应对的策略。

5、心理素质

调查工作充满各种挑战，工作中的挫折，现实环境的压力，均是无法避免的。没有良好的心理素质，没有开朗的性格是无法进行的。有许多调查人员在受到持续的挫折后，逐步对自己失去了信心，甚至掉队转行。调查人员必须具备良好的心理素质，胜不骄，败不馁。

良好的工作心理状态，还表现在优秀的调查工作中的心理承受力，心理伪装能力和随机处理事务的能力。只有具备良好的心理素质才能在具体的调查工作中产生良好的效果。

6、交际和反应力

一般说来一名优秀的调查人员，一定同时也是一名优秀的公关人员。因为在实际工作中经常会遇到不同层次的，不同职业的，不同地方的，三教九流的朋友。可以说你认识的人多就是资本，专家型调查人员必须有一博大胸襟来容纳一切人员。对于一名优秀的专家型调查人员来说，更是尽可能抓住一切时间、一切机会来交朋友。同时无论在社交或是实际的调查工作中，调查人员都要具备足够的机敏。调查人员应善于感受身边的任何信息，并据此做出足够的反应。

7、热情的工作态度

兴趣是工作的基础，才能是做好工作的基础，而热情是保证发挥才能的基础。一个人的能力可以发挥多少，不但取决于个人的基本素质，也同投入的热情多少有关。同时在团队工作中，热情也是可以相互鼓励，相互影响，从而带动大家对一个目标的共同努力。因此热情积极的工作态度是团队向上不可或缺的动力。

8、尽可能广泛的知识结构

调查人员在工作中需要同各行各业、各种层次类型的人接触。而调查过程中无论是测试性调查，还是同被调查方的直接接触，首先需要与对方有共同的话题作为切入点，认知感是使被调查方解除戒备的唯一途径。要找到使被调查方有认知感的话题，尤其是些专业性比较强的话题，便需要调查人员对相关专业知识有一定的了解。这种知识面对调查员来讲仅仅是广、博，而不一定要求深、精。因为我们没有时间、机会去做太深入的了解和研究。所以调查员的知识结构可以说是一种杂学的集合，大到上知天文，下知地理、新闻时事政治，小到甚至“打鱼摸虾”等。广泛的知识结构主要是为适应各类人群的共同话题。这在调查工作中会有非常实际的作用。

9、责任心

对待工作的态度，对待同事的态度，对待客户的态度等综合为责任心。而责任心是工作的基础。一个调查人员的一言、一行、一举、一动都在代表公司形象，公司形象也是靠每一个员工向社会，直至最终的客户反映。可以说专家型调查人员是一个企业的外在形象、企业文化和理念。如果一个人没有责任心，不注重言行举止，那势必会给目前尚不成熟的市场留下恶劣的影响，而影响一旦产生，将很难扭转。另外具体到实际工作里，对待具体工作的态度是否有责任心，也是是否能够出色完成工作的保证，因此一个调查人员一定要具备责任心。

第五篇：秘书人员的能力素养

秘书人员作为领导的参谋和助手，一方面要积极主动地献计献策，另一方面还要具备瘵自己的聪明才智融进领导者的决策过程之中的能力。这就要求秘书人员不仅掌握足够的知识，还要具有合理的能力结构。合理的能力结构，是一个广义的概念，它主要是指由基本能力和专业能力组成的立体的能力结构。

一、秘书人员的基本能力所谓基本能力，主要是指秘书人员的智力，包括敏锐的观察能力、良好的记忆能力、丰富的想象能力和科学的思维能力。这是秘书人员赖以吸收外界知识的能力，也是其他能力的基础。

（一）敏锐的观察能力

（二）良好的记忆能力

（三）丰富的想象力

（四）科学的思维能力

二、秘书人员的专业能力秘书人员的专业能力，主要是指语言文字应用能力、组织能力、判断能力、应变能力和社交能力。

（一）较高的文字水平。秘书人员工作中的一个重要任务，就是从事大量的文字工作，几乎天天都要修改或草拟文稿。因此，秘书人员必须具备扎实的文字功底，不仅要精通语法、修辞和逻辑知识，还要掌握一定的写作规律。汉语词语浩瀚，文体广博，这为文字工作者提供了良好的条件。但是，写作是一种综合能力的表现，要做到内容与形式的统一，既要有好的表现形式，又要有充实的内内容，并不是一件轻而易举的事。这就要求秘书人员加强写作实践，熟练掌握各类公文的特点、写作要求和语言表达技巧，随时注意积累资料，不断提高写作水平。要注意文风的改革，培养洗炼的文字表达能力。

（二）较强的组织能力。现代的秘书人员，既不是那种整天伏案看文件、写文章的纯“文牍性”人才，也不是那种只会“捆捆扎扎、收收发发”的简单劳动者，而是具有一定的组织和管理能力的人才。根据职责的要求，秘书人员经常要按照领导的意图组织各类活动，如果缺乏一些现代的、科学的组织管理能力，就无法把工作搞好。对此，秘书人员一方面要通晓办事的渠道，提高办事的效能，平时多接触一些具体事物，处处留意他人和自己的上级是如何处理问题的，不断增加自己的阅历和经验。另一方面要用系统的观点，统筹安排工作。

（三）准确的判断能力。

（四）敏捷的应变能力。

（五）广泛的社交能力。当前，社会交往已成为社会各阶层的一项“热门”活动。社交对于秘书人员来说同样重要。首先，社交可以开阔视野，增长知识。在广泛的社交中，可以博采众长，学习各方面的知识以丰富自己。知识出才智，智是谋之本，这样在实际工作中就能更好地发挥参谋助手作用。其次，社交是办事的辅助。秘书人员办理公务，联系事务，自然是“公事公办”但社交可以帮助选取捷径，克服阻力，提高办事效率。秘书人员的能力结构是一个多层次、多因素的综合体。建立起合理的能力结构，决不是一件轻而易举的事情，需要终身为之奋斗。来源：温州秘书网