浅论现代秘书人员能力的培养

第一篇：浅论现代秘书人员能力的培养

参考书目

冯金祥主编：《秘书学》，中国商业出版社1993年第11期

吕谨主编：《探索高等秘书教育的新模式》，1998年第11期

浅论现代秘书能力的培养

回顾过去，提起“秘书”一词绝大多数人就会想到“花瓶儿”、“青春饭”、“能吃能喝”等词语，似乎当秘书的只要年轻漂亮就可以了。然而，进入21世纪以来，面对我国加入世界贸易组织，面对知识经济时代的到来，一方面企业急需综合能力较强的秘书人才协助上司工作，另一反面企业对秘书人员的能力提出了更高的要求。除此之外，现代秘书工作的复杂性、多样性和秘书活动的丰富性、广泛性，需要秘书人员具有多种能力，远远不止是人们所谓的“花瓶儿”、“青春饭”、“能吃能喝”的无能秘书。但从目前企业秘书队伍的现状看，秘书综合能力偏低的问题令人堪忧。所以，秘书能力的好坏不但是造就高一支业务精、知识强、作风好、纪律严的秘书队伍的基础，更是推动秘书事业健康发展，保证各项工作正常运转的关键。因此，研究现代秘书能力的培养问题具有重要的现实意义。

一、现代秘书的能力结构

由于秘书工作只能趋向专业化、职业化和现代化，对秘书的能力结构提出了新的要求。为了适应发展，秘书人员必须具备以下几方面的能力：

（一）表达能力

表达能力是认识外界的最基本的能力，有文字表达能力，和口头表达能力。

1、文字表达能力

文字表达能力主要指写作能力，即公文和事务应用公文的写作能力。秘书常常需要根据企业发展现状制定措施、编制计划，撰写各种报告，供企业决策时参考，因此书面表达能力是现代秘书必备条件和基本功。秘书人员要写好公文和应用文，应具有语法、修辞、逻辑知识，应掌握大量的词汇和不同的句式，应具有公文和应用文体知识，应掌握用汉字和简化字，掌握标点符号用法，并通过长期实践，将这些知识综合起来转化为写作能力。应该认识到，写作能力不仅仅是文字表达能力，还反映了一个人的思维能力、语言组织能力和观察能力。因此秘书人员要有深厚的文字修养，因为他的工作不仅对材料要进行综合分析，更主要的是对领导者的工作思路要进行演绎或归纳，将领导确定的原则具体化，将零散的思维条理化，将未成型的意图清晰化。所有这些都要靠规范、准确、精练的文字予以表达。

2、口头表达能力

秘书不仅要会写文章，还要能说会道。口头表达能力，就是运用口头语言交流思想、传达信息的能力。它较书面表达使用频率更高，使用范围更广。秘书的口才，直接影响着他参谋和助手效能的发挥。所以，秘书因该会说一口标准而且流利的普通话，要扣此清晰，不急不慢。“说”的过程，一方面是表达自己的理解和见解，另一方面也能跟领导、同事沟通。

（二）应用能力

应用能力是秘书人员必备的一种能力。它包括组织协调能力、社交和公关能力和创新能力。

1、组织协调能力

现代秘书还需要较强的组织协调能力。现代秘书已不是单纯的文书工作者，而是具有一定能力的管理人才。秘书要善于发现机关与机关之间、部门与部门之间、机关与基层之间工作上的矛盾和不平衡；善于发现文件与文件之间政策/提法上的地处或不一致；要善于发现领导与领导、干部与干部之间的误解或不和，并及时加以沟通和协调。因此，秘书人员一方面要通晓办事的渠道，提高办事效率，平

时多接触一些具体事务，出处留意他人和自己的上司是如何处理问题的，不断加强自己的阅历和经验。另一方面要用系统的观察，统筹兼顾安排组织好工作，协调好领导日程并为领导准备好相关的活动资料。

2、社交和公关能力

现代社会中的秘书已不再是整天坐在办公室里整理文件或是伏案写作，而是经常参加各种社会活动，外出联系工作，调查情况，参加各种会议、会谈或宴会。社交可以开阔视野，增长知识。在广泛的社交中，可以博采众长，学习各方面的知识以丰富自己。社交也是办事的辅助。秘书人员办理公务，联系事物，自然是“公事公办”，但社交可以助其选取捷径，克服阻力，提高办事效率。秘书工作还会涉及客户服务，则行业比较爱那个秘书推向公关经理人或者公开发言人的角色。因此，秘书人员必须具有一定的社会和公关能力，才能处理好复杂的人际关系，才能更好的辅助领导，扮好秘书的参谋。只有具有相当强的社交和公关能力，在上下级之间或同事与领导之间工作起来感到游刃有余，提高办事效率。

3、应变能力

现代秘书还要有敏锐的应变能力。虽说秘书的大部分时间都是有章可循，应严格按照政策和规章制度办事。但秘书的一个主要职责就是为上司提供事务性的服务，减少外界对上司的干扰，这就要秘书的随机应变，要有遇急不慌、临危不惧、处事冷静的应变能力，处理问题是既要符合原则，又要有一定的机动性和灵活性。具体来说，在一些正式或非正式的场合中，秘书是还是上司的代表和发言人，这要求秘书密切配合上司，帮上司打圆场，为领导树立良好的形象和营造有价值的人脉关系。

4、创新能力

当代新思想、新总是、新事物层出不穷，秘书人员一个重要的心理素质就是必须具备勇于进取和大胆创新的精神。对秘书来说，创造意识就是要求他们打破旧观念，克服“咋说就咋办”的片面认识，充分发挥工作的积极性和创造性，不因循守旧，不墨守陈规，冲破旧框框，提出新见解，订立新章法，采取新行动，更好地发挥他们的主观能动性，实现自我价值。

秘书人员素质直接关系到秘书能否完成好本职工作，做好的参谋助手，将各项工作落实到实处，促进社会各项事业不断向前发展。造就一支政治强、作风实、业务精、素质高的秘书队伍，是建设社会主义现代化事业的客观要求，也是新时代对我们秘书从业人员提出的一项新课题，是一项长期的任务，秘书工作者要在实践中积极探索，积累经验，逐步提高

社会经济的飞速发展，带来产业结构和职业结构的调整和变化，各类职业和岗位对人的素质要求也愈来愈高，秘书作为一种辅助性的特殊岗位，其整体素质物不断提高已成必然。一名优秀的复合型秘书已对企业起着举足轻重的作用。

（三）专业能力

1、阅读概括能力

秘书要善于阅读，既要精读，如重要文件或经典文本逐字逐句研究，从字里行间领会其微言大义；又要善于快读和泛读，善于从连篇累牍之中摘出其重要的警句或关键词，或是提炼浓缩，写成提纲或摘要。

2、操作先进办公器械的能力

面对竞争日益激烈的社会大环境，秘书工作中传统的、手工的办公模式已经远远不能适应现代社会的发展的需要。各种各样的先进办公器械引进了秘书工作之中，使得从事秘书工作的人员从繁琐的日常工作之中脱离出来，节省了许多时间来考虑工作中的问题，从而不断提高了工作效率。

先进的办公器械主要指电话机、录音机、扩音机、照相机、录像机、复印机、打字机、电子计算机、传真机、网络通讯设备等等。凡是办公室拥有的器械、设备，秘书人员都应该学会使用。其中 计算机操作能力尤为重要。凯斯说：“当多数人上网时，这会以前所未有的方式让人掌握主动权。他们随时都能获得有关他们关心问题的信息，这会在一个比较完善的市场为他们提供比较完善的信息。”商务秘书需要阅读、收集大量信息，或进行日常事务处理，或进行复杂的计算，都离不开计算机。利用网络可以实现资源共享，快捷地了解世界经济发展的现状，节约人力和时间。随着电子商务的兴起和发展，不断提高计算机操作能力对商务秘书而言是大势所趋。

3、掌握外语的能力

随着市场国际化的发展和企业规模的扩大，越来越多的管理者要到国外进行投资、经济管理或进行国际贸易交际、商务谈判，签订合同等，这就要求秘书人员尤其是商务秘书具备一定的外语能力。现在即使是没有涉外经济业务的企业，也要求秘书人员掌握1一2门外语，能够利用外语阅读或查阅资料，并熟练掌握外语会话、写作的能力。

秘书应当掌握一门外语。随着改革开放的深入发展，秘书参与外事活动的机会越来越多；同时，秘书如果能从外文书刊报纸中直接获取最新的信息资料，就容易使我们的管理工作近于世界先进水平，这些都对秘书人员的外语知识提出了较高的要求。发达国家对秘书人员的外语水平要求都很高，我们也应战略的看待这个问题搞好秘书人员的外语知识的学习。

（四）认知道事物的能力

这种能力是指人们在时间经验基础上，对客观事物的本质和规律能够正确地了解和把握。秘书人员工作综合性强，接触面宽，经常会遇到各种事物和问题，如何去认识和解决需要较强的认识和识别能力。具体讲，需要培养以下几种能力：

1、观察感知能力

观察的客观性和观察的敏锐性，准确地掌握住观察的目的、对象与重点、并及时将观察加以升华，形成合乎实际的理性认识，对秘书人员十分重要。秘书只有具备较强的观察感知能力，时时、事事、处处做有心人，善于观察，善于发现容易忽略的“死角”，扑捉政治生活中一切有价值的信息，才能变被动服务为主动服务。

2、辨别是非能力

秘书人员工作于身边，又介于和群众之间，在提供信息、综合协调、接待来访、洽谈工作、解决问题等方面，必须明辨是非，处理得当。所谓辨别是非能力就是用辨证唯物主义认识论来观察分析事物，把握事物的本质，从而作出正确的判断。这种能力由秘书本身的政策水平、思维能力以及综合知识、社会阅历等因素决定。

二、现代秘书能力培养的途径和方法

面对知识经济给我国人才市场带来的机遇和挑战，以及我国秘书队伍整体能力偏低的现状，在此就如何加强秘书人才的能力培养作些初步探讨。

（一）秘书个人

对于想要从事秘书行业的个人而言，除了接受培训机构的教育外，必须加强自主学习，增强自己的能力。主要从以下五点着手：第一，培养良好的思想修养和工作作风。具体做到全心全意为人民服务、谦虚谨慎、实事求是、简洁干练和富裕创造。第二，严守职业道德。须忠于职守、严守机密、恪守信用、文明礼貌、廉洁奉公。第三，了解并善于调节自己的心理，努力培养自己完美的性格。做到开朗、敏捷、建议、幽默、自制。第四，博览群书，开阔胸襟，培养广泛的兴趣。第五，加强计算机操作训练，掌握并使用先进现代办公设备。

（二）教育机构

南宋时期的理学大师朱熹说过：“事必有法，然后可成；师舍是则无以教，弟子舍是则无以学。”由此可见，教学方法与教学质量、效益关系密不可分。因此，对于秘书人才的培养离不开教育机构的教学方法和教学质量。由于秘书学科有很强的应用性，秘书专业学生能力的培养就离不开社会生活实践。所以，国家教育机构要强化实践教学环节，有计划地把实践活动纳入秘书教学的重要环节之中去。我们可以从三个层面来强化实践教学环节，让学者“在游泳中学会游泳”。

首先，要将秘书教学与社会实践相结合。

其次，要将秘书教学与校园实践相结合。

最后，要将秘书教学与家庭实践相结合。

除此之外，教育机构应该相应的改革考试方法。目前的考试基本上只考书本上的理论知识，而忽视对学生实践能力的考核。所以在考试命题是，多出能培养、启发学生创造性的试题，尽量少考死记硬背的条条，多考查学生运用和分析知识、解决问题的能力，鼓励学生有创造性的见解。

（三）企事业单位

为提高工作人员的整体素质，提高工作效率，企事业单位应该为新聘请的秘书人员提供岗前培训或在职培训的机会。

岗前培训可以由单位或者专门的组织进行，目的在于促使学员将知识转化为技能，熟悉并应用秘书工作和秘书活动的方法、程序、技术和规律。岗前培训可以与秘书专业学员的实习结合起来，由原来教师和用人单位有经验的秘书联合指导。

同时，已经担任秘书职位的人员为了更新知识，提高素质和能力，也可以参加相关的短期培训。与岗前培训不同的是，在职培训必须由单位上级组织进行，或请专家作专题学术报告，或请富有经验的高级秘书介绍工作经验，组织学员交流、互相学习启发等。

三、结论

我国加入WTO之后，给企业的生存和发展带来了新的机遇和挑战，新的形势和任务给新时代的企业秘书工作者提出了更高的要求。然而，目前我国众多秘书人员中真正较强综合技能的复合型秘书人才是少之又少。因此，复合型秘书人才的发展趋势是秘书人员的培养方向。这就要求秘书工作者必须具有超前意识，迎难而上，勤奋进取，具备较强的表达能力、应用能力和专业能力，提高自身综合素质和能力。其次，育机构应不断强化与秘书工作有关的实践教学，同时改革秘书考试或考核方法，从而提高学者的实践能力、综合分析能力和创造能力。再次，事业单位则可以通过岗前培训或在职培训的方法，提高秘书人员的工作质量，增强企业实力。如此，才能促进整个秘书行业的健康有序发展，满足企事业单位对秘书人才的真正需求，从而推动整个社会的进步。

第二篇：培养秘书口头报告能力

培养秘书口头报告能力

秘书人员的口头报告能力，是一个人分析能力、协调能力、应变能力、表达能力的综合体现。迅速、简洁、准确的口头报告，有利于领导及时掌握情况，迅速作出决策。培养秘书人员的口头报告能力，要从以下细节着于：

一、精心过滤，区别处理、区别对待、慎重处理，以免干扰领导的正常工作，甚至给领导造成被动。

二、弄清原委，力求准确。视信息的真实性、完善性为生命，按时间、地点、人物、事件、经过、结果六要素调查了解，构建完善的信息。

三、打好腹稿，简明扼要。说话要讲究层次，抓住主要事实；语言要精炼，不能重复；客观陈述，不搀杂个人观点，以免影响领导独立思考。

四、举止沉稳，口齿清晰。无论大事小事、难事易事、急事缓事，都要做到举止沉稳，语调节器平和，口齿清晰，不卑不亢。

五、把握时机，灵活对待。在人员较多的场合，一般应注意保密，宣向领导个别报告。领导情绪不好时，要尽量做到语言平实、平铺直述，以免引起领导情绪波动，影响对事情的正确答复或处理。不是特别急的事情，还可缓一步报告。领导正在讲话或聚精会神地处理某一文件，一般不要立即报告。

第三篇：秘书人员的专业能力

秘书人员的专业能力秘书人员的专业能力，主要是指语言文字应用能力、组织能力、判断能力、应变能力和社交能力。

（一）较高的文字水平。秘书人员工作中的一个重要任务，就是从事大量的文字工作，几乎天天都要修改或草拟文稿。因此，秘书人员必须具备扎实的文字功底，不仅要精通语法、修辞和逻辑知识，还要掌握一定的写作规律。汉语词语浩瀚，文体广博，这为文字工作者提供了良好的条件。但是，写作是一种综合能力的表现，要做到内容与形式的统一，既要有好的表现形式，又要有充实的内内容，并不是一件轻而易举的事。这就要求秘书人员加强写作实践，熟练掌握各类公文的特点、写作要求和语言表达技巧，随时注意积累资料，不断提高写作水平。要注意文风的改革，培养洗炼的文字表达能力。

（二）较强的组织能力。现代的秘书人员，既不是那种整天伏案看文件、写文章的纯“文牍性”人才，也不是那种只会“捆捆扎扎、收收发发”的简单劳动者，而是具有一定的组织和管理能力的人才。根据职责的要求，秘书人员经常要按照领导的意图组织各类活动，如果缺乏一些现代的、科学的组织管理能力，就无法把工作搞好。对此，秘书人员一方面要通晓办事的渠道，提高办事的效能，平时多接触一些具体事物，处处留意他人和自己的上级是如何处理问题的，不断增加自己的阅历和经验。另一方面要用系统的观点，统筹安排工作。

（三）准确的判断能力。

（四）敏捷的应变能力。

（五）广泛的社交能力。当前，社会交往已成为社会各阶层的一项“热门”活动。社交对于秘书人员来说同样重要。首先，社交可以开阔视野，增长知识。在广泛的社交中，可以博采众长，学习各方面的知识以丰富自己。知识出才智，智是谋之本，这样在实际工作中就能更好地发挥参谋助手作用。其次，社交是办事的辅助。秘书人员办理公务，联系事务，自然是“公事公办”但社交可以帮助选取捷径，克服阻力，提高办事效率。秘书人员的能力结构是一个多层次、多因素的综合体。建立起合理的能力结构，决不是一件轻而易举的事情，需要终身为之奋斗。来源：温州秘书网

第四篇：秘书人员的能力特征

秘书人员的能力特征

与秘书工作人员的品质修养、知识结构相适应，秘书人员的能力特征也很突出。

一、善干与领导相处的能力

人，可分为“善与人相处型”与“不善与人相处型”两类，在前者中，又不见得秘书人员都善于与领导相处。而由于秘书工作的性质所决定，善于与领导相处的能力是秘书诸种能力中一项最基本的要素，舍此，便无以谈及其它。秘书和领导人的关系自然是领导与被领导的工作关系。秘书是秉承领导的意图进行工作，因此秘书应当认真理解、领会领导的意图，按领导的指示办事。在参与政务的过程中，应当为领导提供真实的全面的情况和意见，并参与问题的分析，给解决问题出主意、想办法。但是在工作中，特别是在撰文和执行中，决不可掺杂个人的感情或意志，利用自己所处的特殊地位自行其是．擅自专权，更不应改变领导已经作出的决定。在讨论一些问题时如果与领导的看法有分歧，秘书可以在适当的时机或场合，表述自己的意见，阐明自己的看法。但是，绝不可当面唯唯诺诺，背后说三道四，表里不一。尊重领导，服从领导，秉承领导意图办事，这是秘书工作中应遵循的原则，但又不意味着事事处处地盲从，秘书更不能使自己成为留声机、传声筒。尊重和服从固然是原则，但尊重与服从又是有条件的。当领导作出的决定不妥或失误时，应出于公心予以提醒或谏议；当领导者违反原则，干了违犯党纪国法的事时，又绝不能沆瀣一气，同流合污。

领导者和秘书都是受党的派遣进行工作的，他们之间的关系是平等的同志式的关系。在工作上，秘书作为领导人的助手，应当尊重、协助和支持领导的工作，在生活上应给予领导以细致周到的安排和照顾，这是秘书工作“服务性强”的特点所决定的，是正常的工作关系，无可非议。但是秘书必须明确自己是国家的一个工作人员，在工作中也要注意尊重自己的人格，不能一味地去迎合领导，以求博得领导的青睐和欢心，使自己变成一个吹牛拍马、阿谀献媚、卑躬屈膝的势利小人。

二、分析综合能力

“心之官则思”。从事任何工作都需要进行思考，当秘书尤其如此。所谓分析和综合，就是善于透过现象看本质，在大量的、个别的事物中找出它们的联系(规律)。秘书的这种分析综合的能力主要表现在；一是阅读概括能力，每看一个文件、一篇文章、一份材料，要能比较迅速地概括其中心、要点，并找

出其新的提法等；二是注重政治经济形势的分析，研究以经济工作为中心的各项工作中出现的新情况、新经验、新问题，并据此提出打开工作新局面的新设想、新办法，摸索和总结适应新时期工作的新路子，三是在秘书工作实践中逐步摸索和总结机关工作及秘书工作的特点和规律，提高秘书工作的自觉性。实践证明：一个秘书能否较好地发挥参谋助手作用，很大程度上取决于其分析综合能力之强弱。因此，作为一个秘书，应当注重解放思想，养成深思熟虑的习惯。

三、观察能力

从心理学上讲，观察能力是构成人的智力的五大要素之一。各种专门家都有各自独到的观察力，这是进行创造性工作的前提，作为秘书工作人员，也有其秘书工作特点和规律的观察能力。这种观察能力主要是指观察的目的、观察的对象与重点、观察的敏锐性以及观察的升华。由于秘书部门处于机关的枢纽地位，而文字秘书又处于枢纽的中心，秘书这种特定的地位决定着他观察的范围非常广泛，为此，秘书必须“眼观六路，耳听八方”，处处、时时做个“有心人”。秘书观察的目的又决定其观察的重点应放在领导活动的特点与规律、党内生活、社会生活以及机关工作效率等方面。在观察中，秘书人员又须注意锤炼观察的敏锐性，即善于发现为一般人所不易发现或容易忽略的那些东西，捕捉干部群众和社会现象中一切有价值的问题或倾向。例如，参加领导班子会议，秘书在认真做好记录的同时，还应时刻关注与会者发言时的语气语调、情绪、等等，以帮助了解其对某个问题的基本态度以及认识程度。在观察中，秘书不仅要掌握每一时期群众在关心什么，思考什么，而更要掌握领导(特别是 主要领导)每一时期在关心什么、思考什么。这种“察颜观色”同阿谀奉承、揣摩迎合领导心理并无共同之处。这种观察完全是为了提高辅佐领导的主动性。秘书在观察中还要注重进行符合逻辑的联想、判断、推理，即观察的升华。

四、文字表达能力

文字表达能力是秘书工作人员的基本功。秘书人员从事公文写作，主要是运用逻辑思维。公文写作极少用文艺创作中的描写与抒情，完全排斥夸张手法，侧重于逻辑性极强的叙事、议论和说明，还必须遵守一定的规范。公文写作是一个独立的体系，有它自己的许多特殊要求。因此，秘书工作人员的文字表达能力与一般意义上的文字表达能力虽有相通之处，但又有区别。

秘书人员在公文写作中若文思敏捷、行文迅速、言简意赅，格式正确，符合党的方针政策，切合实际，则对宣传党的方针政策、解决具体问题就有所促

进。反之，秘书工作人员文字水平低，写出的公文思路不清、冗长杂乱，或内容空泛，不着边际，照抄照转，则必然贻误工作。

秘书工作人员的文字表达能力，并不是单纯的文笔技巧问题。缺乏必要的理论修养写作就很难有深度，不能触及事物的本质；知识不足，必然会才思枯竭，还会出现常识性的错误；不作周密的调查研究，闭门造车，必然主观武断，脱离实际；对现行政策不熟悉，文字表达就不能准确清晰，一语破的，打中要害。凡此种种，都说明秘书的文字表达能力是一种综合性能力。

秘书工作人员文字表达能力的形成和提高，有一个实践过程，要仔细揣摩优秀范文的写作技巧，勤写多练，反复修改自己起草的公文，并定期总结公文起草的经验，教训。

公文写作是一项创造性劳动，秘书工作人员的文字表达能力也决非套用现成的“公文尺牍”所能提高的，只有多去请教，不断钻研，彻底掌握公文写作的规律，才能务去陈言，有所创新，形成准确简练、严谨有力的公文文风。此外，秘书工作人员的文字表达能力还应包括书写技能。书写技能包括字体的工整与美观和书写的速度。书写技能差，不仅直接妨碍工作效率的提高，有时甚至还会影响他人的正确理解，造成过失。秘书工作人员练就一手好书法，书写的文稿文件不仅可以使人感到清新悦目，也有利于别人正确理解文稿内容。

五、口头表达能力

所谓口头表达能力，是指口齿清楚条理分明，表达准确，应对敏捷，说话得体。口头表达能力是秘书工作人员的基本功之一。秘书工作人员汇报情况，提出建议，传达指示，协调工作，接待来访，除一部分是使用书面文字外，大量的是使用口头语言。

文字表达还有仔细推敲的时间，口头表达则往往即席而发，从一定意义上讲，难度更大。口头陈述事理，需要头脑清晰，思想敏锐，反应迅速，善于归纳，当然首先要正确理解对话人的原意。秘书工作人员接触面广，很多时候需要从对方不连贯的语句中抓住说话要点，马上思考回答的内容。秘书工作人员对领导或对下级单位谈话，都要态度从容、不卑不亢，语言语气恰当得体，口齿清楚，语言简洁，观点明确，条理分明。

口头应对，要在极短的时间内完成。如果缺乏逻辑思维训练，缺乏创造性的思维能力，反应迟钝，就很难完成即席应对的任务。这种能力的形成，要经过科学的训练和长期的实践，秘书工作人员须自觉地加强这方面的锻炼。

六、听知能力

所谓听知能力，就是听话并理解口语的能力。在秘书工作范围内，需要有各种各样的听知能力，例如，要有听电话，简短回答问题、商洽事情等的简单听知能力；又要有调查访问，召开座谈会，听取各种发言、意见，并加以择要撷取，综合组织的较复杂的听知能力；有听取领导交待工作、交办事情、接受指示、字字句句认真铭记的特殊听知能力；又要有听取讨论、辩论、申诉及对有争议的复杂问题迅速作出判断的判断性听知能力；还要有根据领导一、二条指示，就能触类旁通，举一反三，具有创造性的听知能力等等。秘书工作者的多种听知能力，必须经过科学的训练或在实际工作中长期磨炼，才能逐步形成并达到较高的水平。没有经过训练的一般人的听知能力，往往停留在低级阶段上，如听了后句忘了前句；听了一个会，遇到领导有发挥性的较长的指示、意见，或许多领导七嘴八舌地议论某个问题，听了半天，不知所云，理不出头绪来，抓不到要领，因此就更不能创造性地听话，也不能根据领导的简要观点，便把他们的意图论证清楚。

要具有较高的听知能力，关键还在于听，要听得快，听得清，记得牢。因为口语在空中传播，要受到时间的限制，稍纵即逝，又不能让领导或他人多次重复。要想使口语中表达的意思在瞬间能保留在大脑中，不被忘记，这就要求秘书工作人员在听话时，要有集中的注意力，灵敏的反应力，深刻的理解力，牢固的记忆力，机智的组合力和精湛的品评力。

领导在指示工作、交待事情时常常用口语，而口语大多是随想随讲，较少周密思考和细心锤炼，因此，有时难免粗糙，不严密，不准确，这就需要听话者迅速提醒，敏捷理解，善于去粗取精，捕捉基本思想。还有一种情况，有些领导与秘书长期相处，关系密切，因此，和秘书讲话时随便，简略，有时不完整，不连贯，甚至不合语法，个人习惯语也较多，这就需要秘书工作者注意掌握领导在不同场合的表达方式，从而了解他的思维活动和所要表达的完整内容。

七、独立办事能力

秘书工作固然具有从属的性质，但作为秘书工作人员自身来讲，又需具有独立办事的能力。有的时候，秘书工作只有独立性强，才会更好地实现其从属性和辅助性。不可想象，一个一刻也离不开领导指点的秘书，会成为领导的得力助手。

常言道：“领导不在家，秘书来当家”。这当然不是说秘书可以代行领导职

权，发号施令，这主要是指办理领导交办事务、临时性的专题调查以及在紧急情况下，凭借秘书工作经验，果断沉着地处置有关问题。此外，秘书所从事的管理事务，诸如衣、食、住、行和医疗、接待、值班以及跟随出外的一切准备工作等等，都须秘书工作人员去独立地考虑，独立地完成，以尽少分散领导同志的精力。

八、掌握实用技术能力

主要包括掌握速记、打字机、微机以及驾驶汽车等技能。这可说是秘书工作人员能力特征中的“硬件”。应当看到，在科学技术飞速发展的今天，这些技能并非“节外生枝”。在这方面，也是“技不压身”，多一种技能总比少一种技能强。况且，这些目前在国外已经成为秘书工作人员的起码常识。

九、管理时间能力

时间是有价值的。一个秘书只要有效地管理自己的时间，就可以在相同的时间内做更多的事。反之，如果让时间放任自流，势必会“时倍功半”。秘书工作的性质决定了秘书在很大程度上没有时间的自主权，如何有效地管理自己的时间，关键在于接受交办任务后和处理繁杂事务时有效地计划和组织。

以下几点是行之有效的；

(一)分轻重缓急安排工作顺序。一个秘书最困难也是最容易忽视的就是面对众多的工作怎样确定自己的工作顺序。这也是当好秘书的基本功。办事前一定要认真思考、分轻重缓急，先集中精力办最重要的事，然后办其他事情。切忌先办轻的，后办重的；先办缓的，后办急的；或者不分主次机械地按领导交办次序办事。

(二)集中时间做重要工作。要尽量把自己的时间集中起来，集中时间的多少要根据重要工作的需要而定，在确定的时间里，要把自己的绝大部分精力用在此刻该做的事情上。最忌把时间切成零星的碎片，把一件亟需办的事肢解，分几次完成。

(三)利用时间的“边角料”。无论怎样计划和组织，零碎时间总还会有的。千个秘书绝不可视这些时间的“边角料”为废物，随便抛弃，而要很好地加以利用。这段时间可以做些相对次要，需要时间也不多，又不很急的工作。例如看文件、整理资料、找人谈话、浏览书报等。

(四)及时分析自己利用时间的情况，检查有多少时间被浪费掉了，不断完善时间管理措施，并最终杜绝浪费时间的现象。

十、交际能力

随着社会的发展，人与人之间的交往更加广泛、频繁，人与人之间的关系更加复杂，位处领导部门的秘书必须具有很强的善与人交际的能力。单纯的内向型的人，是干不好秘书工作的。秘书应善于在交际中获取信息，同时进行工作。

这样看来，秘书工作人员应当是个“杂家”，是个“通才”。这一方面是由秘书职业本身所具有的特性决定的，同时也是当代社会管理事务发展的必然趋势。

第五篇：秘书人员的能力素养

秘书人员作为领导的参谋和助手，一方面要积极主动地献计献策，另一方面还要具备瘵自己的聪明才智融进领导者的决策过程之中的能力。这就要求秘书人员不仅掌握足够的知识，还要具有合理的能力结构。合理的能力结构，是一个广义的概念，它主要是指由基本能力和专业能力组成的立体的能力结构。

一、秘书人员的基本能力所谓基本能力，主要是指秘书人员的智力，包括敏锐的观察能力、良好的记忆能力、丰富的想象能力和科学的思维能力。这是秘书人员赖以吸收外界知识的能力，也是其他能力的基础。

（一）敏锐的观察能力

（二）良好的记忆能力

（三）丰富的想象力

（四）科学的思维能力

二、秘书人员的专业能力秘书人员的专业能力，主要是指语言文字应用能力、组织能力、判断能力、应变能力和社交能力。

（一）较高的文字水平。秘书人员工作中的一个重要任务，就是从事大量的文字工作，几乎天天都要修改或草拟文稿。因此，秘书人员必须具备扎实的文字功底，不仅要精通语法、修辞和逻辑知识，还要掌握一定的写作规律。汉语词语浩瀚，文体广博，这为文字工作者提供了良好的条件。但是，写作是一种综合能力的表现，要做到内容与形式的统一，既要有好的表现形式，又要有充实的内内容，并不是一件轻而易举的事。这就要求秘书人员加强写作实践，熟练掌握各类公文的特点、写作要求和语言表达技巧，随时注意积累资料，不断提高写作水平。要注意文风的改革，培养洗炼的文字表达能力。

（二）较强的组织能力。现代的秘书人员，既不是那种整天伏案看文件、写文章的纯“文牍性”人才，也不是那种只会“捆捆扎扎、收收发发”的简单劳动者，而是具有一定的组织和管理能力的人才。根据职责的要求，秘书人员经常要按照领导的意图组织各类活动，如果缺乏一些现代的、科学的组织管理能力，就无法把工作搞好。对此，秘书人员一方面要通晓办事的渠道，提高办事的效能，平时多接触一些具体事物，处处留意他人和自己的上级是如何处理问题的，不断增加自己的阅历和经验。另一方面要用系统的观点，统筹安排工作。

（三）准确的判断能力。

（四）敏捷的应变能力。

（五）广泛的社交能力。当前，社会交往已成为社会各阶层的一项“热门”活动。社交对于秘书人员来说同样重要。首先，社交可以开阔视野，增长知识。在广泛的社交中，可以博采众长，学习各方面的知识以丰富自己。知识出才智，智是谋之本，这样在实际工作中就能更好地发挥参谋助手作用。其次，社交是办事的辅助。秘书人员办理公务，联系事务，自然是“公事公办”但社交可以帮助选取捷径，克服阻力，提高办事效率。秘书人员的能力结构是一个多层次、多因素的综合体。建立起合理的能力结构，决不是一件轻而易举的事情，需要终身为之奋斗。来源：温州秘书网