现代办公自动化对秘书的能力要求

第一篇：现代办公自动化对秘书的能力要求

试论现代办公自动化对秘书能力的要求

摘 要

随着科学技术的发展，高科技的引进，办公自动化的不断革新冲击了秘书人员的理念，改变了文秘工作方式，提高了工作效率，秘书行业越来越向着专业化、职业化和社会化方向迈进。办公自动化要求秘书人员应不断更新知识，完善自身，与时俱进。

关键词：信息技术 办公自动化 文秘能力

办公自动化（Office Automation,简称OA）是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。办公自动化没有统一的定义，凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务，都属于办公自动化的领域。

我国办公自动化发展较晚，自1970年代开始发展，大致经历了三个阶段。第一个阶段的主要标志是办公过程中普遍使用现代办公设备，如电话、复印机等；第二个阶段的主要标志是办公过程中普遍使用电脑和打印机，通过电脑和打印机进行文字处理、表格处理和进行人事财务等信息的管理；第三个阶段的主要标志是办公过程中网络技术的普遍使用，这一阶段通过利用网络实现了文件共享、网络打印共享等工作。今天的办公自动化已是一个包括文字处理系统、数据处理系统、管理信息系统、办公事务处理系统和决策支持系统在内的综合一体化的办公自动化系统。

一、现代办公自动化的特点

网络的飞速发展伴随着新型办公设备与软件的产生，更着重于办公信息的共享、传递、组织、交换和监控的实现。协同文字、数据、声音、图像等多种信息为一体，公文管理、数据决策分析系统等各个业务为一体的统一的数字中枢神经系统。现代办公自动化的特点主要体现在：

具有灵活可拓展的基础构架。要在各个应用层面上有良好基础框架才能实现新时期网络时代办公自动化的优势。将单位各部门应用的数据信息通过各个信息点主动采集并共享出来。需注意不同级别层面的办公自动化需求和实现的方式会

有一定的区别。分布在各个层次上需求的应用要很好的统一在一起，形成科学、高效、可量化的应用数据，这对基础框架平台起着决定性的作用。

具有强大的自定义功能。这是由单位的组织结构决定的。单位的领导和监管机构其办公应用功能较多的集中在分析、统筹和决策等方面。基层单位的职能活动主要在业务处理上，同时接受上一级的监管和统筹规划。其办公自动化建设重点在以收发文为主的公文管理和各种业务系统的结合。不同级别对其对应的业务需求及公文收发的要求使办公自动化必须具备高灵活性。其次单位为了不断提高在市场中的竞争力，必须不断进行业务流程的重组。这种机构改革、系统管理优化的需求，要求办公自动化建设必须能适应日后经常性的变化，具备灵活的自定义功能。

能实现量化考核并具备分析决策的能力。生产力的发展导致信息量的增加，从而推动了办公自动化的发展。如今全球信息化网络化的发展迅猛的改变着人们的生活、工作等方方面面。然而，办公自动化的实现不仅要求实现办公信息的自动化流转和管理，而且也要求对这些自动化形式下产生、处理、信息的量化管理，同时也对领导的工作提供了辅助。业务活动的信息和方案由计算机提供给领导评估决策，并由人决定，这充分体现出发挥现代科技的决策辅助作用。

具有系统内部广域网应用功能和远程办公功能。如果单位存在跨地域的关系，并且之间的信息和数据的传递频繁，就要充分利用网络技术。这是当今办公自动化的一个重要手段。

具备有高速、大容量、宽带的传输网络。分布式计算技术的一种，其最基本的概念，是透过网络将庞大的计算处理程序自动分拆成无数个较小的子程序，再交由多部服务器所组成的庞大系统经搜寻、计算分析之后将处理结果回传给用户。透过这项技术，网络服务提供者可以在数秒之内，达成处理数以千万计甚至亿计的信息，达到和“超级计算机”同样强大效能的网络服务。这是今后发展的主攻方向。

二、办公自动化与秘书的关系

在科学极速发展的浪潮推动下，办公设备种类越来越多，性能也日益增强，这对办公自动化的发展创造了条件。例如起草文稿的文字处理机、复印资料用的复印机、管理文件和档案用的文档资料管理系统、计算机通信用的局部网络系统 2

等，这些技术和设备对办公室工作的发展提供了有力的支持，在不同程度上为办公室工作的现代化起了推动的作用。

秘书工作在办公自动化环境中的主要内容：一是文字管理工作。在秘书工作过程中，要接触许多文字工作，如文件、信函、报表、数据等的详细情况，在计算机中加工处理、存储，可以做到及时查询、分析、修改、协助决策活动。二是信息管理工作。秘书工作的信息管理主要有采集工作、加工处理工作、信息传递工作。秘书工作中可以高效率的采集资料，上报文件，使信息能够在网络中得到资源共享。三是档案管理工作。在办公自动化环境中，秘书的档案管理工作主要有整理、保管和保密。电子档案包括磁盘、软盘和光盘等存储介质，秘书人员在保管这些信息时，首先要将信息分类，保存在适当的介质上，确定标识的全宗名，然后划分全总群，最后进行编号和排列。秘书的档案保管工作是一项重要的工作，要保证档案的安全和完整。秘书人员在保管档案时要保持磁带机、软盘驱动器、清洁机的清洁，定期对其进行检查、复制更新。

随着科学技术的发展，高科技的引进，先进的设备连续地、自动地处理办公例行公事，极大的提高了秘书的工作效率。网络不受空间与时间的限制，逐渐消除或重新定义了社会之间的界限、关系，给秘书人员打开了广阔的思维空间，有利于秘书充分获取知识，充分发挥思维能力为领导工作服务。如在实行资源共享，增加信息的占有量方面有大量的公共信息需要秘书去发布，如员工作业分配表、各项管理制度以及个部门组织图等。这些以往通常都必须印成书面材料，张贴出来或散发下去，不仅消耗大量的人力和物力，而且往往不能及时更新，导致影响使用，现在通过网络，可以在网上发布，提高效率，也节省了成本。信息被称为“财富的财富”，往往称为个人、企业、行业、部门甚至国家决策成败的关键。网络中大量搜索引擎的使用，适应了大量经济信息传播和处理管理的需要，克服了原始程序处理信息存在的局限性。使搜集信息慢、传递手段落后、信息资源浪费、共享性差、存贮功能低、检索复杂、带有主观性等问题都得到了有效的解决。秘书人员真正做到了“眼观六路，耳听八方”，思考问题和解决问题的空间进一步拓展，这就使得秘书人员有可能做好一般性的信息处理事务和参谋辅助的同时，参与领导授权范围之内的决策工作。

计算机技术、信息技术、网络技术的飞快发展，改善了办公管理，中文处理 3

技术、计算机软件开发技术、数据库技术、人工技能技术等的发展促使秘书思维高度开发，思维由此而变得活跃，工作效率不断提高，使管理向科学化、规范化、自动化和高效化的高层次发展。例如在会务管理方面可以用办公自动化系统辅助完成。由于会议工作复杂，给秘书安排工作带来了困扰，然而，利用办公自动化系统中的电子议程表安排会议，很快就安排好了，使秘书能够轻松的安排大量会议。

在办公自动化这个大环境下，有些工作已经全部自动化，秘书只是一个监督和照看的作用。这里强调的是办公自动化的秘书工作。虽然软硬件上采用先进的高科技，使工作自动化，但是也离不开主体——人。在秘书工作中，人是最重要的一部分。自动化的工作主要是秘书职能的自动化。除了办公室工作外，现在又要承担系统管理员的工作。领导作出决策，发布指令，除了文件上的往来之外，更深层的工作。实际上是信息的收集、存储、处理，从而辅助领导作出决策，信息是现代社会的宝贵资源。自从办公自动化的到来，给秘书工作带来了难得的发展机遇，秘书的工作态度有一个被动向主动的转变。主动的思考，主动的工作，用一种主动的乐观的态度投入到工作中，充分发挥主观能动性。

三、现代办公自动化对秘书的能力要求

现代办公自动化的发展不断更新，市场的需求不断提高，秘书人员应强化自己的意识，提高自我素质，及时把握经济运行和市场的需要，认真为领导服务好，使自己能与时俱进。

秘书人员应不断提高自身素质，加强工作能力提升，这不仅是在秘书行业中不断前进的动力，也是适应经济社会不断发展的需要。通过办公自动化系统开展秘书工作，以提高为领导工作服务的效率和质量。

书山有路勤为径，学海无涯苦作舟。对日常工作要用一颗细腻的心多看、多学、多问，只有通过坚持不懈的努力，工作才能得心应手。一个人的能力可以反映出他的综合素质水平，文秘人员涉及的面广，接触的事情复杂，要想把诸多事务处理得体，把复杂关系理顺。就必须加强学习，不断提高自身素质以及各方面的能力，这不仅是在秘书行业中不断前进的助推器，也是适应经济社会不断发展的需要。文秘人员要时刻谨记自己的职业角色。

秘书工作的现代化是一个长期的逐步提高的过程。如果秘书工作的技术水平4

毫无进展或者进步不明显，就会影响整个单位的工作效益。所以办公自动化的发展对于秘书工作的现代化不仅仅重要，而且也对秘书的素质和能力提出了更高的要求。在思想观念上要充分认识到办公自动化实现的必要性和长远功效。秘书人员必须尽快转变思想观念，跟上形势和时代的发展步伐，要改变过去不合时宜的旧观念，在新的形势下更新观念。少年易学老难成，一寸光阴不可轻。要清楚认识自己的工作，严格要求自己，时刻知道自己该学什么该做什么，持续下去就会发现自己成为了一个有思想、有技能、有能力的人。要与时俱进，具备现代办公软件操作等能力，才能为领导处理事物及决策的能力。

认真实现秘书工作的规范化操作。要系统地建立办公自动化条件下的秘书工作规范。秘书工作是办公室工作的重要组成部分。对秘书人员来说，如何提升自身素质和业务水平，不断增强办事效率和服务水平，是每个秘书工作者必须思考和解决的问题。工欲善其事，必先利其器。秘书人员应从确立目标、强化学习等方面扎实做起，不断提高对秘书岗位的认识，不断提升专业水平能力。虽然秘书工作是一项政治性、思想性和业务性很强的工作，但秘书工作的现状不容乐观。秘书要严格的要求自己和约束自己，要在日常生活中不断提高自己的专业知识。由于办公室工作繁琐杂碎，很多秘书工作缺乏独立性以及过于泛化，使得秘书队伍实践能力不足的问题突出。因此，秘书队伍存在着业务综合素质参差不齐的现象，秘书工作人员基本素质大打折扣。秘书人员应该强化自己的业务技能，使秘书与现代办公自动化有力的结合起来，发挥其应有的作用。

在科技技术迅速发展的时代，软件和设备更新周期越来越短，日常事务处理中，每天都离不开它。这要求秘书人员能用心地学习和灵活的运用。因为这些办公工具不仅能优化办事效率，而且还能提高办事质量。办公自动化的发展对日常事务处理有很大的帮助。但是像公文办理、档案管理、信息管理等工作虽然运用了办公自动化软件，但这类工作有传统的规范程序，如公文办理中的拟办、批办、承办等核心环节，管理档案中的鉴定、分类、整理等核心的环节，在办公自动化环境下要坚持规范处理，让办公自动化与秘书的工作结合起来。把工作中的信息按照轻重缓急分开，切实取得高效率的成绩。只有这样才能不误时机、影响大局。正确运用好办公自动化，提高秘书工作的水平。

秘书工作也是一项琐碎繁杂的工作。作为文秘人员，要对秘书工作有个科学 5 的定位，真正理解秘书的性质。秘书工作错综复杂，秘书人员不仅要掌握电脑、传真机、复印机等现代办公手段，还要掌握计算机信息处理技术和网络技术，熟练使用办公软件（如微软Office系列、金山WPS系列、永中Office系列、红旗2000RedOffice、致力协同OA系列等）以适应对秘书的新要求，充分发挥秘书的职能，提高秘书的工作效率。

秘书人员要增强安全防范意识，做好保密工作。这是秘书工作的重要组成部分，也是秘书人员的义务和责任。在现代办公自动化环境中，秘书人员的保密工作又有了新的特点，增加了保密的难度。网络技术飞速发展，文件档案的传播途径五花八门，泄密渠道急剧增多。计算机、磁盘等都可能成为“黑客”的攻击对象，窃密手段日益现代化，红外遥感、激光技术等现代化高科技均已被利用到现代窃密活动中。因此，秘书人员必须高度重视的问题是如何能更好的保守机密。从思想上认识到保密工作的重要性，增强安全防范意识。对各种办公自动化设备要熟练掌握和运用，充分了解办公自动化设备方面的窃密与反窃密情况。要树立反扒窃意识，加强反扒窃措施，切实做好办公自动化中的保密工作。

参考文献：

[1].杨洪山，2007年.《办公自动化与秘书工作》[M].上海；上海交通大学出版社

[2].袁维国，2006年.《秘书学》[M].北京；高等教育大学出版社 [3].赵映城，2009年.《秘书学》[M].北京；中国经济出版社

[4].中国就业培训技术指导中心，2006年.《秘书国家职业资格培训教程.基础知识》[M].北京；中央广播电视大学出版社

[5].吴倩，2011年.《现代办公自动化在秘书工作中的作用》.《农家科技》 [J].04期.重庆；重庆出版社

指导老师评语：

论文成绩：

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第二篇：办公自动化对现代文秘的影响

办公自动化对现代文秘的影响

林琳

（黄河水利职业技术学院，河南 开封475001）

摘 要：办公自动化改变了传统文秘工作方式，提高了工作效率，适应了当前社会的需要，也给文秘工作带来了极大的影响和冲击。从办公自动化的发展切入，分析了办公自动化在文秘工作中应用的必要性及影响。

关键词：办公自动化 文秘工作 办公自动化设备

引言

随着社会的发展进步以及市场经济体制的改革,各个领域工作中处理的信息量大增,企业的生产经营正不断向集约化、现代化迈进,产品的科技含量不断提高,在这种背景下,传统文秘工作中存在着许多弊端而无法满足现代办公的需求。办公自动化作为一种可以有效提高工作效率和质量的科学应运而生，在当今的文秘工作中发挥了巨大作用。

许多事务工作,如速记、誊写等普遍由手工操作转向使用电脑,不仅如此,由于一些办公自动化软件(Excel、Powerpoint 等)的应用,使报表统计、会议安排等大量繁琐的日常工作趋于智能化。可以说,现代文秘工作最大的特点就是办公自动化,文秘工作已经进入了办公自动化时期。网络通信技术和计算机技术的融入,使现代办公室不再是孤军奋战,不再是闭门造车。当代秘书工作推崇一种新概念“OA”。OA(office automation)即指办公自动化,是指利用现代信息技术提供的技术手段改善办公室工作的环境,提高办公室工作的效率与水平。随着信息技术的发展与整个国家经济信息化的深入发展,计算机及通信等现代信息技术越来越广泛地应用于各行各业。秘书工作本来就是以处理信息为中心任务的,当然就首当其冲地受到这个浪潮的影响。

1办公自动化概述

1.1办公自动化涵义

办公自动化是指利用计算机、通信和自动控制等技术与设备,实现办公业务的自动化。英文简称OA。它是提高办公效率、办公质量和实现科学管理与科学决策的一种辅助手段。现代办公自动化系统是由计算机、通信网络和自动化办公设备以及相应的软件所组成的人机信息处理系统。具有办公信息采集、加工、传

输和存储等功能，对文字、数据、语音、图形、图像等信息能进行综合处理。

1.2办公自动化系统的主要功能

①文字处理。办公业务中最大量的工作是文字处理，包括对中外文字进行编辑、排版、存储、打印和文字识别等功能。

②数据处理。包括数值型和非数值型办公信息的处理。

③资料处理。包括对各种文档资料进行分类、登记、索引、转存、查询和检索等。④行政事务处理。包括机关本身的行政业务，如人事、工资、财务、营房、基建和办公用品等的管理。

⑤图形、图像处理。包括对图形和图像的输入、编辑、存储、检索、识别和输出等。

⑥语音处理。包括语音的输入、存储和输出，语音识别和合成以及语音和文字之间的转换等功能。

⑦网络通信。网络通信技术是实现办公自动化的关键技术之一。它可以沟通系统内部各部门之间的联系,实现信息交流,使办公人员更有效地共享办公自动化系统的资源，同时便于和外界的信息联系。

⑧其他。如信息管理、辅助决策、专家系统等功能。一个办公自动化系统的建立，其功能和规模视其目标而定，并根据不同的技术要求配置相应的各种功能设备和软件。办公自动化是一项军民通用的综合性技术，在军事领域中应用，其可靠性、保密性、安全性和实时性等方面比民用要求更高、通信手段更多、信息综合处理能力更强，广泛应用于军事机关办公、军事训练、作战指挥、后勤保障等各个方面。

2办公自动化对文秘的影响

在早期,大家认为OA 就是诸如公文流传、收发文管理、档案管理、会议安排、电子邮件等这些非结构化数据的处理交换,其面向的用户群也只是机关或企业的职能部门、文秘部门。其实今天看来,OA 应该有更丰富的内容和层面,更广泛的用户群,对网络的依赖性更大。对于高层领导而言,OA 是决策支持系统;对于中层管理者而言,OA 是信息管理系统;对于普通办公人员而言,OA 是

事务/ 业务处理系统。计算机技术是OA 的前提,没有了计算机技术,来阔谈OA ,无异于痴人说梦。

网络通信技术是OA 的基础,OA 是利用网络通信技术来实现人与机器、机器与机器以及人与人的交流,没有网络的支持,OA 便成了空中楼阁。

2.1对日常工作的影响

秘书的日常工作中,单位内部的沟通协调、事务管理类的工作居多、计算机技术及网络的应用使这类办公变得更方便、更轻松。主要表现在:

① 资源共享,使信息和资源由整个机构共享,使得众多人员能够一起处理项目;

②节省资金,在一个网络上,昂贵的硬件(例如彩色打印机、传真/ 调制解调器)都可以由这个网络上的每个人员所共享,这种硬件共享方式就是节省开支的一种替代方案;

③效率高,一封电子邮件可以使你在几秒或十几秒的时间里便与你的业务对象进行联系。而对于一个企业而言,在一个普通的发文系统中,可以定制批阅流程,工作人员起草了发文以后,根据批阅流程,由相关人员批阅,最后交由领导签发,如果同时配备了档案管理系统,对于需要进行归档的文件,在领导签发后,还可自动进行归档管理,整个事务处理过程非常清晰有条理,从而避免了工作中人为地推诿和拖延,极大地利用网络的高效率传递来提高办公效率。

④网络改进了内部信息控制的可靠性和准确性,内部办公公自动化系统可以根据各个岗位设置资源存取权限,可以对邮件、数据加密,还可结合电子签名技术等来确保办公的安全可靠进行;

⑤网络使远程办公成为可能,现在许多大型集团性企业由于业务发展的需要,在各地建立分公司,或者由于销售网络的开拓,在各地建立销售网点,相互之间的办公文件可以通过电子邮件传送,商务会谈也可以在网上进

行,这可以大量节省办公费用,大大提高工作效率。

2.2对其他工作的影响

秘书的职能中,除了日常事务管理、沟通协调外,还有更重要的参谋咨询、辅助决策职能,秘书要做好领导的助手,除了练就扎实的业务功底,还需要经常进行调查研究,掌握和本行业、本单位、本部门密切相关的前沿性、动态性、苗头性的信息,只有这样才能在领导集团的决策过程中,提供高质量、有价值的资料,真正当好领导的参谋助手。通常,依靠报纸、杂志、电视等手段获得信息费时费力,效

率很低,而计算机技术和网络技术的融入,使得秘书调研工作的效率成倍提高。首先,网络的速度优势能为秘书调研提供第一手资料,秘书调研中常会遇到一些突发事件,需要赶写紧急材料,这些工作的关键是充分占有材料,网络无与匹敌的速度,能解“燃眉之急”;

其次,网络集信息之大成,它的丰富信息是秘书调研的“资料库”,需要某方面的信息,只需输入关键字,即可搜索到与此相关的所有信息,秘书可以从中仔细挑选,下载打印,细细研究。秘书可以方便快捷地利用这些手段搜索到大量的有效信息,深入开展调查研究,协助做好工作活动中的分析、判断、预测,高节奏、高效率地为领导提供服务,更好地发挥助手作用。

3如何组织办公自动化环境下的秘书工作

办公自动化给秘书工作带来如此大的冲击和改革,那么,秘书工作在办公自动化条件下的新情况、新特点及应当注意的事项,是我们应当认真考虑和研究的。秘书工作是办公室行政工作中最常见、最普通的一类,OA 对于秘书工作来说,只是一种技术手段的更新,从管理的内容或对象来说,推行办公自动化还存在着一些误解。

如何正确运用好办公自动化,提高秘书工作水平,实现秘书工作现代化呢? 在秘书工作中,应当有计划有步骤地从长远发展的角度去组织这项工作：

一、认真实现秘书工作的规范化操作。要科学有效地建立办公自动化条件下的秘书工作规范,严格规范秘书工作制度和程序。

办公自动化的实现对日常性的事务处理有极大的帮助;但是,象公文办理、档案管理等工作虽然运用了自动化软件,由于这类工作有传统的规范程序,例如,公文办理中的拟办、批办、承办等核心环节,档案管理中的鉴定、分类、整理等核心环节,即使在办公自动化环境下仍要坚持规范处理,使OA 与传统秘书工作真正相结合。

二、认真分析工作中所需要的信息处理功能,分清轻重缓急,把有限的办公自动化设备与软件用在刀刃上,切实取得成效和经验。

三、随着办公自动化进程的推进,秘书人员的素质需要不断提高。

除了在日常工作中不断完善自己的专业知识,提高自己的业务技能,单位或部门还应组织或培训秘书人员熟悉常用的现代化办公设备以及常用的办公系统软件,使秘书真正成为一个办公自动化时代的行家里手,在办公

自动化环境中从容高效地处理业务工作。

四、重视设备与软件的购置,更要重视它们的使用与管理。

4秘书如何适应办公自动化

办公自动化的实现从方方面面对传统秘书工作提出了挑战,处于转型期的秘书人员应努力适应办公自动化新环境。

首先,从思想观念上应充分认识到办公自动化实现的必要性和长远功效;其次,应落实到自己的行动上。秘书工作千头万绪,错综复杂,秘书人员不仅要掌握电脑、传真机、复印机等现代办公手段,尤其要掌握计算机信息处理技术和网络技术,熟练使用办公自动化软件(如Word、Excel、Powerpoint),以适应新环境对秘书的新要求,充分发挥秘书职能;最后,要能逐渐地在日常工作中,把传统工作环节和先进的自动化手段相结合,真正提高工作效率。

秘书工作的现代化不是一朝一夕之功,是一个长期的逐步提高的过程。如果秘书工作的技术手段仍然拖沓不前、因循守旧,就会影响整个单位的工作和效益。

因此办公自动化的实现对于秘书工作的现代化不仅重要,而且势在必行。只有切实有效地逐步建立办公自动化体系,才能使秘书工作呈现出快节奏、高效率的崭新局面。

第三篇：古代秘书对现代秘书启示

古代秘书对现代秘书的启示

白梦婕

文秘（2）班2012072095

摘要：我国秘书工作在经历了几千年的发展变化后，形成了丰富的秘书工作传统。现代秘书借鉴秘书工作，杜新时代秘书工作具有现实指导意义。

关键词：古代现代秘书工作启示

在中华民族走向现代化的征途上，传统是一个必须正视的问题，对于秘书工作的传统来讲也不例外。我国古代秘书工作在经历了几千年的发展变化后，形成了自己丰富的、独特的的诸多传统，级秘书工作的传统。这些传统也如同其他传统一样，有精华亦有糟粕。现代秘书人员借鉴中国古代秘书工作的优良传统，对于做好新时期秘书工作具有现实指导意义。[1]

世界上最古老的秘书工作，大约可溯源到新石器时代的母系氏族社会时期，约在公元前5000年左右，我国古代的秘书，诞生于殷商后期，距今约三四千年之间。秘书的历史源远流长。可以说，人类社会有了公共事务的管理与社会组织分工，有了领导工作，出现了领导人与领导集团，也就有了秘书工作。秘书在历史上不同时期，称呼不同，如“御史”、“尚书”、“吏”等在历史上都有秘书的工作职能。古代的“秘书”情况与名称多种多样，很难与今天的秘书简单相比，所以“秘书”这一词语实际上只是近代的产物。

一、古代优秀秘书事迹

我国历代的许多优秀史官（秘书）历来都把秉笔直书视为持义、别善恶的神圣事业和崇高美德。为了直书，他们不畏风险，不避斧钺，求实求真，善恶必记，忠于职守，表现了中国古代史官人格上的高风亮节。文天祥在《正气歌》里，把“在齐太史简，在晋董狐笔”作为“塞于天地之间、至至刚”的浩然正气表现之

一。这两则古代史官故事，都高扬着一种誓死遵守史官的职业道德、捍卫史官直书实录传统的精神。

齐太史的故事（《左传·襄公二十五年》）：公元前548年，齐国臣崔杼弑其君齐庄公，齐太史乃秉笔直书：“崔杼弑其君。”崔杼知道后要求史官立即删改，史官坚决不改，崔杼怒，杀了齐太史。齐太史的两个弟弟继承兄长遗志，前仆后继，仍然秉笔直书，也遭到杀害。接着，太史的小弟又义凛然，直书如故。崔杼慑于太史秘书兄弟仨的浩然正气，无可奈何，只好由他直书下去。为了维护记史的直书实录传统，对历史和后代负责，齐国的太史们一个接一个地不畏强暴，不惜以身殉义，视死如归，成为秘书史上秉笔直书的著名范例！

“董狐笔”的故事发生在公元前607年，晋灵公是个昏君，而晋国正卿（宰相）赵盾（赵简子）是个正直的臣，经常谏劝晋灵公。晋灵公嫌赵盾碍手碍脚，多次派刺客去暗杀赵盾。赵盾只得逃亡，不过在尚未逃亡出境外时，赵盾的族人赵穿便起兵弑杀了晋灵公。晋太史董狐便在史书上写道：“赵盾弑其君”，并且“示之于朝”。赵盾对董狐说：“我并未弑君。”董狐说：“你是正卿，逃亡没有出境，国君就被杀了，你回来后又默认事实，并未法办弑君的人，当然就等于是你弑君了。”赵盾毫无办法，只好长叹一声，听任董狐书写自己弑君了。后来孔子称董狐为“古之良史”、“书法不隐”。同时，孔子也认为，赵盾不干涉史官秉笔直书的权力，也是“良夫”。董狐这种不畏权势、刚正不阿，坚持直书实录的史笔精神，自古以来，都是史家和士人学习的典范。[2]

二、秉笔直书中得到的启示

在中国古代史学漫长的发展过程中，逐渐形成了许多优秀的史学文化传统，它是古代优秀史官们立德修身和学识智慧的集中表现。正由于有了中国古代秘书文化的“直笔”精神，通过历代诸多史家的努力，不仅为后人留下了量真实可信的文化史料，而且留下了许多举世罕见的、内容宏丰的精神财富与瑰宝。

1.求真求实的经世致用精神。

2．德、识、才、学并举的史学人格。

3．对皇（王）权产生一定的制约力量。

4．推进了史学文化、秘书文化的纯洁和社会历史的进步。

三、对现代秘书工作的启示

我们常说的批判地继承古代史学文化遗产，即不仅要研读古代史家所积累的史学研究成果，而且应从中概括和总结出体现于古代史家身上的优秀史学传统和文化价值。不容置疑，秉笔直书、刚正不阿，历来是古代秘书史官遵循的道德准则，也是他们坚持真理的精神支柱。那些可歌可泣的事迹，曾激励历代秘书史官前赴后继、一往无前；秉笔直书、刚正不阿也被誉为中国史学和秘书文化中，最重要的道德价值与优良传统，世代倡导之，秉承之，发扬之!

1.继承和发扬不为名、不为利、实事求是、秉笔直书的优良传统，保持“淡泊名志、宠辱不惊”的心理常态。

2.秘书是领导身边的助手，应该做到不越位揽权，不以权谋私，不现示炫

耀。刚正硬直

3.做到自尊、自重和自爱，无“贪欲”

4.具有坚强的党性、纯正的品德、谦虚的态度、细致的作风

5.思想开放、与时俱进、说实话、干实事的精神

6.埋头务实、富有创造性，长于辞章、娴于辞令，善于出谋划策

7.尊重领导、服务领导，又有自己独立的人格和个性。

[1]侯璐《轮古代秘书工作传统对现代秘书工作的影响》[A]黑龙江教育学院报2003.1第22卷第1期

[2] 《中国历代文学作品选》中编第二册203—204页，上海古籍出版社，1980年第1版

第四篇：浅论现代秘书人员能力的培养

参考书目

冯金祥主编：《秘书学》，中国商业出版社1993年第11期

吕谨主编：《探索高等秘书教育的新模式》，1998年第11期

浅论现代秘书能力的培养

回顾过去，提起“秘书”一词绝大多数人就会想到“花瓶儿”、“青春饭”、“能吃能喝”等词语，似乎当秘书的只要年轻漂亮就可以了。然而，进入21世纪以来，面对我国加入世界贸易组织，面对知识经济时代的到来，一方面企业急需综合能力较强的秘书人才协助上司工作，另一反面企业对秘书人员的能力提出了更高的要求。除此之外，现代秘书工作的复杂性、多样性和秘书活动的丰富性、广泛性，需要秘书人员具有多种能力，远远不止是人们所谓的“花瓶儿”、“青春饭”、“能吃能喝”的无能秘书。但从目前企业秘书队伍的现状看，秘书综合能力偏低的问题令人堪忧。所以，秘书能力的好坏不但是造就高一支业务精、知识强、作风好、纪律严的秘书队伍的基础，更是推动秘书事业健康发展，保证各项工作正常运转的关键。因此，研究现代秘书能力的培养问题具有重要的现实意义。

一、现代秘书的能力结构

由于秘书工作只能趋向专业化、职业化和现代化，对秘书的能力结构提出了新的要求。为了适应发展，秘书人员必须具备以下几方面的能力：

（一）表达能力

表达能力是认识外界的最基本的能力，有文字表达能力，和口头表达能力。

1、文字表达能力

文字表达能力主要指写作能力，即公文和事务应用公文的写作能力。秘书常常需要根据企业发展现状制定措施、编制计划，撰写各种报告，供企业决策时参考，因此书面表达能力是现代秘书必备条件和基本功。秘书人员要写好公文和应用文，应具有语法、修辞、逻辑知识，应掌握大量的词汇和不同的句式，应具有公文和应用文体知识，应掌握用汉字和简化字，掌握标点符号用法，并通过长期实践，将这些知识综合起来转化为写作能力。应该认识到，写作能力不仅仅是文字表达能力，还反映了一个人的思维能力、语言组织能力和观察能力。因此秘书人员要有深厚的文字修养，因为他的工作不仅对材料要进行综合分析，更主要的是对领导者的工作思路要进行演绎或归纳，将领导确定的原则具体化，将零散的思维条理化，将未成型的意图清晰化。所有这些都要靠规范、准确、精练的文字予以表达。

2、口头表达能力

秘书不仅要会写文章，还要能说会道。口头表达能力，就是运用口头语言交流思想、传达信息的能力。它较书面表达使用频率更高，使用范围更广。秘书的口才，直接影响着他参谋和助手效能的发挥。所以，秘书因该会说一口标准而且流利的普通话，要扣此清晰，不急不慢。“说”的过程，一方面是表达自己的理解和见解，另一方面也能跟领导、同事沟通。

（二）应用能力

应用能力是秘书人员必备的一种能力。它包括组织协调能力、社交和公关能力和创新能力。

1、组织协调能力

现代秘书还需要较强的组织协调能力。现代秘书已不是单纯的文书工作者，而是具有一定能力的管理人才。秘书要善于发现机关与机关之间、部门与部门之间、机关与基层之间工作上的矛盾和不平衡；善于发现文件与文件之间政策/提法上的地处或不一致；要善于发现领导与领导、干部与干部之间的误解或不和，并及时加以沟通和协调。因此，秘书人员一方面要通晓办事的渠道，提高办事效率，平

时多接触一些具体事务，出处留意他人和自己的上司是如何处理问题的，不断加强自己的阅历和经验。另一方面要用系统的观察，统筹兼顾安排组织好工作，协调好领导日程并为领导准备好相关的活动资料。

2、社交和公关能力

现代社会中的秘书已不再是整天坐在办公室里整理文件或是伏案写作，而是经常参加各种社会活动，外出联系工作，调查情况，参加各种会议、会谈或宴会。社交可以开阔视野，增长知识。在广泛的社交中，可以博采众长，学习各方面的知识以丰富自己。社交也是办事的辅助。秘书人员办理公务，联系事物，自然是“公事公办”，但社交可以助其选取捷径，克服阻力，提高办事效率。秘书工作还会涉及客户服务，则行业比较爱那个秘书推向公关经理人或者公开发言人的角色。因此，秘书人员必须具有一定的社会和公关能力，才能处理好复杂的人际关系，才能更好的辅助领导，扮好秘书的参谋。只有具有相当强的社交和公关能力，在上下级之间或同事与领导之间工作起来感到游刃有余，提高办事效率。

3、应变能力

现代秘书还要有敏锐的应变能力。虽说秘书的大部分时间都是有章可循，应严格按照政策和规章制度办事。但秘书的一个主要职责就是为上司提供事务性的服务，减少外界对上司的干扰，这就要秘书的随机应变，要有遇急不慌、临危不惧、处事冷静的应变能力，处理问题是既要符合原则，又要有一定的机动性和灵活性。具体来说，在一些正式或非正式的场合中，秘书是还是上司的代表和发言人，这要求秘书密切配合上司，帮上司打圆场，为领导树立良好的形象和营造有价值的人脉关系。

4、创新能力

当代新思想、新总是、新事物层出不穷，秘书人员一个重要的心理素质就是必须具备勇于进取和大胆创新的精神。对秘书来说，创造意识就是要求他们打破旧观念，克服“咋说就咋办”的片面认识，充分发挥工作的积极性和创造性，不因循守旧，不墨守陈规，冲破旧框框，提出新见解，订立新章法，采取新行动，更好地发挥他们的主观能动性，实现自我价值。

秘书人员素质直接关系到秘书能否完成好本职工作，做好的参谋助手，将各项工作落实到实处，促进社会各项事业不断向前发展。造就一支政治强、作风实、业务精、素质高的秘书队伍，是建设社会主义现代化事业的客观要求，也是新时代对我们秘书从业人员提出的一项新课题，是一项长期的任务，秘书工作者要在实践中积极探索，积累经验，逐步提高

社会经济的飞速发展，带来产业结构和职业结构的调整和变化，各类职业和岗位对人的素质要求也愈来愈高，秘书作为一种辅助性的特殊岗位，其整体素质物不断提高已成必然。一名优秀的复合型秘书已对企业起着举足轻重的作用。

（三）专业能力

1、阅读概括能力

秘书要善于阅读，既要精读，如重要文件或经典文本逐字逐句研究，从字里行间领会其微言大义；又要善于快读和泛读，善于从连篇累牍之中摘出其重要的警句或关键词，或是提炼浓缩，写成提纲或摘要。

2、操作先进办公器械的能力

面对竞争日益激烈的社会大环境，秘书工作中传统的、手工的办公模式已经远远不能适应现代社会的发展的需要。各种各样的先进办公器械引进了秘书工作之中，使得从事秘书工作的人员从繁琐的日常工作之中脱离出来，节省了许多时间来考虑工作中的问题，从而不断提高了工作效率。

先进的办公器械主要指电话机、录音机、扩音机、照相机、录像机、复印机、打字机、电子计算机、传真机、网络通讯设备等等。凡是办公室拥有的器械、设备，秘书人员都应该学会使用。其中 计算机操作能力尤为重要。凯斯说：“当多数人上网时，这会以前所未有的方式让人掌握主动权。他们随时都能获得有关他们关心问题的信息，这会在一个比较完善的市场为他们提供比较完善的信息。”商务秘书需要阅读、收集大量信息，或进行日常事务处理，或进行复杂的计算，都离不开计算机。利用网络可以实现资源共享，快捷地了解世界经济发展的现状，节约人力和时间。随着电子商务的兴起和发展，不断提高计算机操作能力对商务秘书而言是大势所趋。

3、掌握外语的能力

随着市场国际化的发展和企业规模的扩大，越来越多的管理者要到国外进行投资、经济管理或进行国际贸易交际、商务谈判，签订合同等，这就要求秘书人员尤其是商务秘书具备一定的外语能力。现在即使是没有涉外经济业务的企业，也要求秘书人员掌握1一2门外语，能够利用外语阅读或查阅资料，并熟练掌握外语会话、写作的能力。

秘书应当掌握一门外语。随着改革开放的深入发展，秘书参与外事活动的机会越来越多；同时，秘书如果能从外文书刊报纸中直接获取最新的信息资料，就容易使我们的管理工作近于世界先进水平，这些都对秘书人员的外语知识提出了较高的要求。发达国家对秘书人员的外语水平要求都很高，我们也应战略的看待这个问题搞好秘书人员的外语知识的学习。

（四）认知道事物的能力

这种能力是指人们在时间经验基础上，对客观事物的本质和规律能够正确地了解和把握。秘书人员工作综合性强，接触面宽，经常会遇到各种事物和问题，如何去认识和解决需要较强的认识和识别能力。具体讲，需要培养以下几种能力：

1、观察感知能力

观察的客观性和观察的敏锐性，准确地掌握住观察的目的、对象与重点、并及时将观察加以升华，形成合乎实际的理性认识，对秘书人员十分重要。秘书只有具备较强的观察感知能力，时时、事事、处处做有心人，善于观察，善于发现容易忽略的“死角”，扑捉政治生活中一切有价值的信息，才能变被动服务为主动服务。

2、辨别是非能力

秘书人员工作于身边，又介于和群众之间，在提供信息、综合协调、接待来访、洽谈工作、解决问题等方面，必须明辨是非，处理得当。所谓辨别是非能力就是用辨证唯物主义认识论来观察分析事物，把握事物的本质，从而作出正确的判断。这种能力由秘书本身的政策水平、思维能力以及综合知识、社会阅历等因素决定。

二、现代秘书能力培养的途径和方法

面对知识经济给我国人才市场带来的机遇和挑战，以及我国秘书队伍整体能力偏低的现状，在此就如何加强秘书人才的能力培养作些初步探讨。

（一）秘书个人

对于想要从事秘书行业的个人而言，除了接受培训机构的教育外，必须加强自主学习，增强自己的能力。主要从以下五点着手：第一，培养良好的思想修养和工作作风。具体做到全心全意为人民服务、谦虚谨慎、实事求是、简洁干练和富裕创造。第二，严守职业道德。须忠于职守、严守机密、恪守信用、文明礼貌、廉洁奉公。第三，了解并善于调节自己的心理，努力培养自己完美的性格。做到开朗、敏捷、建议、幽默、自制。第四，博览群书，开阔胸襟，培养广泛的兴趣。第五，加强计算机操作训练，掌握并使用先进现代办公设备。

（二）教育机构

南宋时期的理学大师朱熹说过：“事必有法，然后可成；师舍是则无以教，弟子舍是则无以学。”由此可见，教学方法与教学质量、效益关系密不可分。因此，对于秘书人才的培养离不开教育机构的教学方法和教学质量。由于秘书学科有很强的应用性，秘书专业学生能力的培养就离不开社会生活实践。所以，国家教育机构要强化实践教学环节，有计划地把实践活动纳入秘书教学的重要环节之中去。我们可以从三个层面来强化实践教学环节，让学者“在游泳中学会游泳”。

首先，要将秘书教学与社会实践相结合。

其次，要将秘书教学与校园实践相结合。

最后，要将秘书教学与家庭实践相结合。

除此之外，教育机构应该相应的改革考试方法。目前的考试基本上只考书本上的理论知识，而忽视对学生实践能力的考核。所以在考试命题是，多出能培养、启发学生创造性的试题，尽量少考死记硬背的条条，多考查学生运用和分析知识、解决问题的能力，鼓励学生有创造性的见解。

（三）企事业单位

为提高工作人员的整体素质，提高工作效率，企事业单位应该为新聘请的秘书人员提供岗前培训或在职培训的机会。

岗前培训可以由单位或者专门的组织进行，目的在于促使学员将知识转化为技能，熟悉并应用秘书工作和秘书活动的方法、程序、技术和规律。岗前培训可以与秘书专业学员的实习结合起来，由原来教师和用人单位有经验的秘书联合指导。

同时，已经担任秘书职位的人员为了更新知识，提高素质和能力，也可以参加相关的短期培训。与岗前培训不同的是，在职培训必须由单位上级组织进行，或请专家作专题学术报告，或请富有经验的高级秘书介绍工作经验，组织学员交流、互相学习启发等。

三、结论

我国加入WTO之后，给企业的生存和发展带来了新的机遇和挑战，新的形势和任务给新时代的企业秘书工作者提出了更高的要求。然而，目前我国众多秘书人员中真正较强综合技能的复合型秘书人才是少之又少。因此，复合型秘书人才的发展趋势是秘书人员的培养方向。这就要求秘书工作者必须具有超前意识，迎难而上，勤奋进取，具备较强的表达能力、应用能力和专业能力，提高自身综合素质和能力。其次，育机构应不断强化与秘书工作有关的实践教学，同时改革秘书考试或考核方法，从而提高学者的实践能力、综合分析能力和创造能力。再次，事业单位则可以通过岗前培训或在职培训的方法，提高秘书人员的工作质量，增强企业实力。如此，才能促进整个秘书行业的健康有序发展，满足企事业单位对秘书人才的真正需求，从而推动整个社会的进步。

第五篇：办公自动化作业要求

简历建议包括以下几个部分：

1、封皮，封皮要设计的美观、简单、大方，能够与你的求职意向相吻合。

2、自荐信，自荐信要写的简单、明了，同时要精炼，主要介绍你的个人基本情况、专业、院校、求职意向、技能、经验、性格与自我评价、祝福语、联系方式附后等。

3、简历的表格，表格设计一定要美观大方，字体字号要设计的合适，简历表格尽量放在同一页上，要写明个人基本情况，学习专业院校，培训、技能、社会实践、其他工作经验，自我评价。

4、附上你的成绩单，证书等。

基本情况（个人情况，学历，毕业时间、院校，爱好、特长，联系方式）教育情况（主修课程（最高学历），选修课，证书）

语言能力（英语、普通话）

计数机水平（）

其他技能（驾驶证等）

获奖情况（一等奖等）

社会实践情况（×××实习）

自我评价（为人××××××，做事××××××。。。。）

针对你个人的基本情况适当的修改，这样就好了。

5、要有页眉、页脚（什么样的页眉、页脚都行，要美观就行）、页脚不要加页码。

6、内容中要有水印

7、满足基本要求的前提下，可以自由发挥，越美观越有特色越好。

作业最迟第十周交。不交作业的同学作为零分处理。