现代文员--办公自动化5篇

第一篇：现代文员--办公自动化

1(判断题)保密工作的好坏，关系到国家的声誉和形象。对

2(判断题)保密没有一定的时间和范围。不对 3(判断题)保守党和国家的秘密仅是国家工作人员的义务。不对

4(判断题)保密工作要把立足点放在预防上。对 5(判断题)由接收机关经过加工处理的秘密叫再生秘密。对 6(判断题)保密机关常采用行政的、技术的强制手段与措施保证秘密的安全。不对

7(判断题)保密的相A性是由秘密的隐蔽性决定的。不对

8(判断题)在保密的期限和范围内，封闭得越严密，越能证明保密和保密工作的成效。对

9(判断题)维护某种利益是保密工作的根本目的所在。对

10(判断题)我国当前的活期储蓄是复利。对 11(判断题)海尔的营销理念是：先卖信誉，后卖产品。这是企业的物质文化。不对

12(判断题)2006年7月1日起实施的“交通强制险”是责任保险。保证保险 对

13(判断题)西式宴会正式开始的标志是主人拿起餐巾。对

14(判断题)在就餐中，暂时离开的表示方法是把刀叉摆放成八字。不对

15(判断题)按新的办公模式要求，一些财务人员不需要与其他员工或客户有太多的接触，因此可安排其在家完成工作的部分内容。不对

16(判断题)办公室中适合的温度应该在200C～25℃ 为宜。对

17(判断题)政府采购的管理机关是政府财政部门。对

18(判断题)制定采购预算方案首先要确定预算的核算基数。不对

19(判断题)承袭上一年度的经费，再加上一定比例的变动的预算方法称为传统预算法。对 20(判断题)办公资源的管理方式依单位规模大小而有所不同，一般而言，规模较小的单位主要由人事主管来负责。不对

21(判断题)商务着装基本规范符合身份、善于搭配、区分场合，因场合不同而着装不同。对 22(判断题)会见会谈要遵循对等原则，注意保密，注重实效。对

23(判断题)签约仪式由签约双方职位相当的负责人主签，并常常请上级领导及相关部门的负责人参加仪式以示见证。对 24(判断题)不同国家签约，文本可采用不同的语言文字，内容、语意、格式不必完全一致。不对 25(判断题)基础知识越充足，融会贯通的能力就越强。对

26(判断题)正确的世界观和方法论是秘书业务才能的灵魂。对

27(判断题)没有精深的基础知识就不是专业的秘书人员。不对 28(单选题)具有秘密内容的文件、电报、信件等属于(公文秘密)。29(单选题)密码、网址、密码机和涉及密码、业务的文件属于(通信秘密)。30(单选题)涉及国防建设和武装力量活动的秘密事项，指的是(军事秘密)。31(单选题)涉及国民经济和社会发展的秘密事项属于(经济秘密)。32(单选题)信访者的检举、控告、揭发，指的是(信访秘密)。33(单选题)维护某种利益是确定保密工作的根本目的所在，体现了保密工作(利益性)的特点。34(单选题)(秘密)是保密的象和行为客体。35(单选题)(保密)是秘密的条件和保证。36(单选题)保密的(封闭性)是由秘密的隐蔽性决定的。37(单选题)保密机关常采用行政的、法律的和技术的强制措施与手段，就是保密的(排他性)在实际工作中的体现。38(单选题)下列叙述中属于文件保密方法的是(印制时不得擅自多印多留)。39(单选题)涉及重大政治决策、决定和部署的秘密事项，属于(政治秘密)。40(单选题)下列保密的相对性理解不正确的是(任何秘密都有阶级性)。41(单选题)下列不属于秘书的职业秘密范围的是(科技秘密)。42(单选题)(严肃保密纪律)是实现保密工作科学化和现代化的根本保证。43(单选题)(绝密)是重要的国家秘密，泄露出去会使国家安全和利益遭受到严重的损害。44(单选题)下列不属于保密措施的是(充实保密队伍)。

45(单选题)下列不属于保密的特点的是(时效性)。46(单选题)(强化保密教育)是做好保密工作的首要条件。47(单选题)下列哪种情况不易导致泄密(绝密文件和密码电报指定专人就地销毁)。48(单选题)塑造独特的企业文化和个性鲜明的企业形象，这就要求企业在进行CIS策划时须遵循(求异创新原则)。49(单选题)我国当前的活期储蓄是(复利)。65(多选题)秘密按形态可划分为()。

66(多选题)下列属于国家秘密范围的有()。

50(单选题)海尔的营销理念是：先卖信誉，后卖产品。这是企业的(精神文化)。51(单选题)2006年7月1日起实施的“交通强制险”是(责任保险)。52(单选题)西式宴会正式开始的标志是(主人拿起餐巾)。53(单选题)在就餐中，暂时离开的表示方法是(把餐巾放在椅子上)。54(单选题)按新的办公模式要求，一些(研发部门的科技人员)不需要与其他员工或客户有太多的接触，因此可安排其在家完成工作的部分内容。55(单选题)办公室中适合的温度应该在(20℃~25℃)为宜。56(单选题)改进办公室日常事务工作流程的正确步骤是（）。

57(单选题)任何危机事件的发生、发展过程均可表现为顺序发展的（）4个阶段。

58(单选题)秘书要围绕工作中心，突出重点，根据(上司的工作习惯和重视程度)来确定督查工作任务。59(单选题)政府采购的管理机关是(政府财政部门)。60(单选题)制定采购预算方案首先要(编写需求方案)。61(单选题)承袭上一年度的经费，再加上一定比例的变动的预算方法称为(传统预算法)。62(单选题)办公资源的管理方式依单位规模大小而有所不同，一般而言，规模较小的单位主要由(秘书)来负责。63(单选题)下面述职报告表述不准确的是(述职报告是个人对履行岗位职责的情况所做的评价)。

64(多选题)保密工作的重点是()等核心机密。

67(多选题)内外有别的保密原则有三层意思，指()。

68(多选题)秘密按内容可划分为()。

69(多选题)保密的相对性是指()。

70(多选题)秘密的等级有()。

71(多选题)一般办公室而言，保密工作主要内容是()。

72(多选题)下列属于保密工作重点的有()。

73(多选题)保密的责任有()。

74(多选题)参观、娱乐的相关礼节主要有()。

75(多选题)健全的公务接洽制度应包括()。

这三个三内容的有（）

76(多选题)值班日志有利于()。

86(多选题)电话通话过程中，以下说法正确的有（）

87(多选题)在商务礼仪中，有些时候，不要因公事打对方电话，这些时候通常是指（）77(多选题)零用现金通常是由()批准后由秘书保管和支出。

78(多选题)办理护照一般应携带()。

79(多选题)上司临时交办事项具有()等特点。

89(多选题)对于汽车上座描述正确的有（）88(多选题)在会客时或拜访客户时，手机要做到（）

80(多选题)下列关于数码相机的叙述，正确的是()。

90(多选题)下列关于语言礼仪正确的有（）

81(多选题)在正式场合男士穿西服要求：（）

91(多选题)关于商务礼仪中对着装的说明正确的有（）

82(多选题)名片使用中的三不准是指（）

92(多选题)商务着装基本规范（）

83(多选题)双方通电话，应由谁挂断电话（）

84(多选题)正式场合，领带、衬衣、西装搭配应注意（）

93(多选题)男性的“三个三”是指（）

94(多选题)对于座次的描述正确的有（）

85(多选题)商用名片讲究三个三，以下属于

95(多选题)有三种情况下通常不宜使用商务礼仪，这三种场合是（）

96(多选题)自我介绍应注意的有（）

97(多选题)以下对礼品的描述正确的有（）

98(多选题)商务礼仪的3A原则是（）

99(多选题)西餐宴会上女主人的行为表述正确的有（）

第二篇：现代文员基础试题

现代文员基础试题

1、决策理论学派的代表人物是（B

A德鲁克B西蒙）D法约尔 C巴纳德）

2、资源的有限性引发了（B

A跨文化沟通的课题

B“可持续性发展”的议题

C国际化管理的新概念

D管理虚拟化的发展趋势

3、（A

A经济人

B社会人

C自我实现的人

D复杂人）的人性假设观点认为，投资者追求最大利润，工人则追求最大的工资的收入。

4、一般来说，绝大多数的战略决策属于（C）

A确定型决策

B程序性决策

C非程序性决策

D个人决策

5、决定管理工作为什么做、做什么、谁去做、何时做以及如何做，这是管理的哪项职能（A）

A计划B控制C领导D组织

6、（B）是一个组织所选择的服务领域或事业。

A宗旨B使命C目标）D战略

7、组织设计的基本出发点是（B

A确定业务内容B确定组织目标C配备职务人员D确定组织结构

8、组织分化的程度，反映了组织结构的（C）的特性

A正规性 B集权性 C复杂性 D扁平化

D）

9、在领导理论方格图中，团队型的领导风格是（`

A1.9型B9.1型C5.5型D9.9型

10、美国一些大公司中的战略业务单位（S。U，B）采用的是哪种部门化的形式（B）

A地区部门化

多选

1、古典管理理论的代表人物有（ABC

A泰罗

B法约尔

C韦伯）

B产品部门化

C职能部门化

D顾客部门化

D梅奥 E巴纳德）

2、在法约尔提出的14条管理原则中，目的性原则包括（ABCD

A秩序

B人员的稳定

C首创精神BD）

D人员的团结E公平

3、西蒙模型关于决策的基本观点是（A决定者是完全理性的 B决策者是有限理性的 C决策者是完全非理性的D决策者在决策中追求的是“满意”的标准 E决策者在决策中追求的是“最优”的标准

4、根据控制方式不同，控制可以分为（ABC A集中控制

B分散控制）

D直接控制）

E强制权

E间接控制

C分层控制

5、与领导者个人特性相关的领导权力包括（AB

A专长权

B归属权

C奖赏权

AB

D法宝权）

6、事业部制组织结构的特点有（A提高了管理的灵活性和对市场的适应性 B决策的效率较高 C高层管理者易陷于事务堆 D各事业部之间的横向协调困难 E容易造成机构重叠、管理费用增加

7、有效授权的原则包括（ABCE）

A适度

B明确责任

C不可越级）

D谈判者

E发言人

D责任的相对性

E责任的绝对性

8、属于管理者决策制定方面角色的是（ABCD

A企业家

B混乱驾驭者

C资源分配者）

9、从冲突的性质来分析，冲突有（AB

A现实性冲突

B非现实性冲突C建设性冲突 D破坏性冲突 E群际冲突

10、下列关于管理层次和管理幅度关系的描述，正确的是（A管理层次受管理幅度和组织规模的影响

B在管理幅度一定的情况下，管理层次与组织规模成正比 C在组织规模一定的情况下，管理幅度越大，管理层次越少 D在组织规模一定的情况下，管理幅度越大，管理层次越多 E在组织规模一定的情况下，管理幅度减少，管理层次增加名词解释

1、激励

ABCE）

答：是指有机体在追求既定目标时的意愿程度，是人类行为动机的激发力量。管理学所讲的激励主要是在组织中的工作激励，也就在于管理工作中如何调动和发挥人的积极性、主动性和创造性的问题。

2、控制

答：是组织在动态变化环境中，通过检查、监督、纠偏等管理活动，使组织计划与实际运作保持动态适应，以确保组织目标和为此而制定的各种计划得以实现。简单地说，控制就是纠正偏差，使组织的各项活动都能按照预定的计划进行。

3、分权

答：是指决策权在组织系统中较低层次上一定程度的分散，即组织领导层把其决策权分配给下级部门主管，以便他们能行使这些权力，支配组织某些资源，自主解决某些问题，完成其工作职责。

4、管理幅度

答：管理同谋又称“管理跨度”是指一个管理人员能够直接有效地指挥下属人员的数目。判断改错

1、对管理人员的考评是由被考评者的直接上级进行的。×

改错：考评可以分为自我考评、上级考评、同事考评和下级考评等四种方式。

2、实际绩效出现正偏差是因为员工努力的结果。×

改错：有可能，但纯属运气好，也可能是原来的计划标准定得太低，太容易达到和超过。

3、激励因素是指那些与工作条件相关的、容易使人们产生不满意的或消极情绪的因素。×

改错：此为保健因素。激励因素是指那些与工作本身的特点和内容联系在一起的、能促使人们产生工作满意感或得到激励的因素。

4、不公平感是由于客观分配的不公平引起的。×

改错：客观分配的不公平和个人在认知上的主观片面性都是造成不公平感的原因。

5、目标管理的方式是建立在Y理论基础上的。√

6、决策就是拍板定案。×

改错：决策既非单纯的“出谋划策”，又非简单的“拍板定案”，而是一个多阶段、多步骤的分析判断过程。

问答题

1、试述领导权力的特性。

答：权力的两重性、权力的相对性、权力的均等性、权力的服务性

权力的责任性、权力的可接受性、权力的有效性

2、部门化的基本要求。

答：整体协调、精干高效、分配合理、稳定与弹性、3、计划评价的内容。

答：其内容包括：第一，对计划工作本身的评价，又称程度性评价。指依照分析和制定计划的步骤，以及计划的结构等的标准，对计划进行评价。更进一步说，这一评价的重点是计划制定工作，因为计划工作的科学性和计划科学性是密切相关的。

4、什么是目标？试述目标的特性。

答：目标是期望的成果，这些成果可能是个人的、部门的或整个组织努力的结果。特性有4个：即目标的多样性、目标的层次性、目标的动态性、目标的激励性、5、什么是冲突？试述冲突管理的原则。

冲突是两个或两个以上的社会单元在目标上互不相容或相互排斥，从而产生心理上的或行为上的矛盾。

原则：a识别难以阻止和不必阻止的冲突现象。

B以控制内部的现实性冲突为主要管理目标。C确认一个适宜的冲突水平。

分析题

土星电脑公司的管理整顿

威廉·琼斯出任土星电脑公司的最高行政长官时，这家高科技公司正面临一场财务危机庄最初的一个月里，琼斯颁布了几项指令性的政策，使已有的工作程序改弦易辙。从一开始起他三番五次地告诫副总经理，一切重大事务向下传达之前必须先由他审批。他批评公司的石究、设计、生产和销售等部门之间缺乏合作，而在这些关键领域，土星公司都面临着严峻的挑战。但却没有形成一个统一的战略。琼斯还全面复审公司的福利待遇，然后将全体高层管理人员的工资削减15％。这引起了许多人的不满，甚至有三名行政人员向他辞职。不过，研究部主任这样认为：“我不喜欢这里发生的一切，但我不想马上就走，因为开发电脑打败IBM壬司对我来说太具有挑战性了”。生产部经理则说：“我不能说我很喜欢琼斯，不过至少他给我们部门设立的目标我能够达到。当我们圆满完成任务时，琼斯是第一个感谢我们干得很棒自人”。采购部经理牢骚满腹，他说：“琼斯要我把原材料成本削减15％，他拿这一根胡萝卜来弓我，假如我能够做到的话，他就给我丰厚的年终奖，但这简直不可能，因此我决定另谋他就”。在琼斯的治理下，土星公司渐渐地恢复了元气。行政管理人员不得不承认琼斯对计算机领域了如指掌，对各项业务的决断几乎是无懈可击。琼斯也渐渐地放松龙头，开始让研究和设计部门更放手地去干。然而，对生产和采购部门仍然勒紧缰绳。公司里再也听不到有关琼斯的流言蜚语了。

思考分析：

1从上述材料所提供的情况来分析，你认为对研究部主任和生产部经理来说，哪一个层次需要的满足更具有激励性？

采购部经理为什么不为琼斯提议的奖金所激励？请用有关激励理论分析说明，答：有五种基本需要，即生理需要、安全需要、社交需要、尊重需要和自我实现的需要。动机水平（激励程度）=期望值×效价

激励程度是反映一个人工作积极性的高低和持久程度，它决定着人们在工作中会付出多大的努力。期望值是指人们对某一行为导致的预期目标或结果之可能性大小的判断。

效价是指人们对所预期目标的重视程度或评价高低，是人们在主观上认为该目标能满足自己需要的程度。

2琼期逐渐改变了领导方式，对研究部门和生产部门他分别采取了什么样的领导方式，你认为他的理由是什么？

答：事实上，领导特质和领导行为能否促进领导有效性，受环境因素影响很大。

他分别采取了 菲德勒模式（认为环境影响因素有三个方面：职位权力、任务结构、上下级关系）

途径-目标理论（有两个方面因素：员工的个人特点、环境因素）

领导生命周期理论（被领导者的成熟程度，他认为：高工作、高关系；低工作、低关系；根据下级的成熟程度而定）

第三篇：办公自动化对现代文秘的影响

办公自动化对现代文秘的影响

林琳

（黄河水利职业技术学院，河南 开封475001）

摘 要：办公自动化改变了传统文秘工作方式，提高了工作效率，适应了当前社会的需要，也给文秘工作带来了极大的影响和冲击。从办公自动化的发展切入，分析了办公自动化在文秘工作中应用的必要性及影响。

关键词：办公自动化 文秘工作 办公自动化设备

引言

随着社会的发展进步以及市场经济体制的改革,各个领域工作中处理的信息量大增,企业的生产经营正不断向集约化、现代化迈进,产品的科技含量不断提高,在这种背景下,传统文秘工作中存在着许多弊端而无法满足现代办公的需求。办公自动化作为一种可以有效提高工作效率和质量的科学应运而生，在当今的文秘工作中发挥了巨大作用。

许多事务工作,如速记、誊写等普遍由手工操作转向使用电脑,不仅如此,由于一些办公自动化软件(Excel、Powerpoint 等)的应用,使报表统计、会议安排等大量繁琐的日常工作趋于智能化。可以说,现代文秘工作最大的特点就是办公自动化,文秘工作已经进入了办公自动化时期。网络通信技术和计算机技术的融入,使现代办公室不再是孤军奋战,不再是闭门造车。当代秘书工作推崇一种新概念“OA”。OA(office automation)即指办公自动化,是指利用现代信息技术提供的技术手段改善办公室工作的环境,提高办公室工作的效率与水平。随着信息技术的发展与整个国家经济信息化的深入发展,计算机及通信等现代信息技术越来越广泛地应用于各行各业。秘书工作本来就是以处理信息为中心任务的,当然就首当其冲地受到这个浪潮的影响。

1办公自动化概述

1.1办公自动化涵义

办公自动化是指利用计算机、通信和自动控制等技术与设备,实现办公业务的自动化。英文简称OA。它是提高办公效率、办公质量和实现科学管理与科学决策的一种辅助手段。现代办公自动化系统是由计算机、通信网络和自动化办公设备以及相应的软件所组成的人机信息处理系统。具有办公信息采集、加工、传

输和存储等功能，对文字、数据、语音、图形、图像等信息能进行综合处理。

1.2办公自动化系统的主要功能

①文字处理。办公业务中最大量的工作是文字处理，包括对中外文字进行编辑、排版、存储、打印和文字识别等功能。

②数据处理。包括数值型和非数值型办公信息的处理。

③资料处理。包括对各种文档资料进行分类、登记、索引、转存、查询和检索等。④行政事务处理。包括机关本身的行政业务，如人事、工资、财务、营房、基建和办公用品等的管理。

⑤图形、图像处理。包括对图形和图像的输入、编辑、存储、检索、识别和输出等。

⑥语音处理。包括语音的输入、存储和输出，语音识别和合成以及语音和文字之间的转换等功能。

⑦网络通信。网络通信技术是实现办公自动化的关键技术之一。它可以沟通系统内部各部门之间的联系,实现信息交流,使办公人员更有效地共享办公自动化系统的资源，同时便于和外界的信息联系。

⑧其他。如信息管理、辅助决策、专家系统等功能。一个办公自动化系统的建立，其功能和规模视其目标而定，并根据不同的技术要求配置相应的各种功能设备和软件。办公自动化是一项军民通用的综合性技术，在军事领域中应用，其可靠性、保密性、安全性和实时性等方面比民用要求更高、通信手段更多、信息综合处理能力更强，广泛应用于军事机关办公、军事训练、作战指挥、后勤保障等各个方面。

2办公自动化对文秘的影响

在早期,大家认为OA 就是诸如公文流传、收发文管理、档案管理、会议安排、电子邮件等这些非结构化数据的处理交换,其面向的用户群也只是机关或企业的职能部门、文秘部门。其实今天看来,OA 应该有更丰富的内容和层面,更广泛的用户群,对网络的依赖性更大。对于高层领导而言,OA 是决策支持系统;对于中层管理者而言,OA 是信息管理系统;对于普通办公人员而言,OA 是

事务/ 业务处理系统。计算机技术是OA 的前提,没有了计算机技术,来阔谈OA ,无异于痴人说梦。

网络通信技术是OA 的基础,OA 是利用网络通信技术来实现人与机器、机器与机器以及人与人的交流,没有网络的支持,OA 便成了空中楼阁。

2.1对日常工作的影响

秘书的日常工作中,单位内部的沟通协调、事务管理类的工作居多、计算机技术及网络的应用使这类办公变得更方便、更轻松。主要表现在:

① 资源共享,使信息和资源由整个机构共享,使得众多人员能够一起处理项目;

②节省资金,在一个网络上,昂贵的硬件(例如彩色打印机、传真/ 调制解调器)都可以由这个网络上的每个人员所共享,这种硬件共享方式就是节省开支的一种替代方案;

③效率高,一封电子邮件可以使你在几秒或十几秒的时间里便与你的业务对象进行联系。而对于一个企业而言,在一个普通的发文系统中,可以定制批阅流程,工作人员起草了发文以后,根据批阅流程,由相关人员批阅,最后交由领导签发,如果同时配备了档案管理系统,对于需要进行归档的文件,在领导签发后,还可自动进行归档管理,整个事务处理过程非常清晰有条理,从而避免了工作中人为地推诿和拖延,极大地利用网络的高效率传递来提高办公效率。

④网络改进了内部信息控制的可靠性和准确性,内部办公公自动化系统可以根据各个岗位设置资源存取权限,可以对邮件、数据加密,还可结合电子签名技术等来确保办公的安全可靠进行;

⑤网络使远程办公成为可能,现在许多大型集团性企业由于业务发展的需要,在各地建立分公司,或者由于销售网络的开拓,在各地建立销售网点,相互之间的办公文件可以通过电子邮件传送,商务会谈也可以在网上进

行,这可以大量节省办公费用,大大提高工作效率。

2.2对其他工作的影响

秘书的职能中,除了日常事务管理、沟通协调外,还有更重要的参谋咨询、辅助决策职能,秘书要做好领导的助手,除了练就扎实的业务功底,还需要经常进行调查研究,掌握和本行业、本单位、本部门密切相关的前沿性、动态性、苗头性的信息,只有这样才能在领导集团的决策过程中,提供高质量、有价值的资料,真正当好领导的参谋助手。通常,依靠报纸、杂志、电视等手段获得信息费时费力,效

率很低,而计算机技术和网络技术的融入,使得秘书调研工作的效率成倍提高。首先,网络的速度优势能为秘书调研提供第一手资料,秘书调研中常会遇到一些突发事件,需要赶写紧急材料,这些工作的关键是充分占有材料,网络无与匹敌的速度,能解“燃眉之急”;

其次,网络集信息之大成,它的丰富信息是秘书调研的“资料库”,需要某方面的信息,只需输入关键字,即可搜索到与此相关的所有信息,秘书可以从中仔细挑选,下载打印,细细研究。秘书可以方便快捷地利用这些手段搜索到大量的有效信息,深入开展调查研究,协助做好工作活动中的分析、判断、预测,高节奏、高效率地为领导提供服务,更好地发挥助手作用。

3如何组织办公自动化环境下的秘书工作

办公自动化给秘书工作带来如此大的冲击和改革,那么,秘书工作在办公自动化条件下的新情况、新特点及应当注意的事项,是我们应当认真考虑和研究的。秘书工作是办公室行政工作中最常见、最普通的一类,OA 对于秘书工作来说,只是一种技术手段的更新,从管理的内容或对象来说,推行办公自动化还存在着一些误解。

如何正确运用好办公自动化,提高秘书工作水平,实现秘书工作现代化呢? 在秘书工作中,应当有计划有步骤地从长远发展的角度去组织这项工作：

一、认真实现秘书工作的规范化操作。要科学有效地建立办公自动化条件下的秘书工作规范,严格规范秘书工作制度和程序。

办公自动化的实现对日常性的事务处理有极大的帮助;但是,象公文办理、档案管理等工作虽然运用了自动化软件,由于这类工作有传统的规范程序,例如,公文办理中的拟办、批办、承办等核心环节,档案管理中的鉴定、分类、整理等核心环节,即使在办公自动化环境下仍要坚持规范处理,使OA 与传统秘书工作真正相结合。

二、认真分析工作中所需要的信息处理功能,分清轻重缓急,把有限的办公自动化设备与软件用在刀刃上,切实取得成效和经验。

三、随着办公自动化进程的推进,秘书人员的素质需要不断提高。

除了在日常工作中不断完善自己的专业知识,提高自己的业务技能,单位或部门还应组织或培训秘书人员熟悉常用的现代化办公设备以及常用的办公系统软件,使秘书真正成为一个办公自动化时代的行家里手,在办公

自动化环境中从容高效地处理业务工作。

四、重视设备与软件的购置,更要重视它们的使用与管理。

4秘书如何适应办公自动化

办公自动化的实现从方方面面对传统秘书工作提出了挑战,处于转型期的秘书人员应努力适应办公自动化新环境。

首先,从思想观念上应充分认识到办公自动化实现的必要性和长远功效;其次,应落实到自己的行动上。秘书工作千头万绪,错综复杂,秘书人员不仅要掌握电脑、传真机、复印机等现代办公手段,尤其要掌握计算机信息处理技术和网络技术,熟练使用办公自动化软件(如Word、Excel、Powerpoint),以适应新环境对秘书的新要求,充分发挥秘书职能;最后,要能逐渐地在日常工作中,把传统工作环节和先进的自动化手段相结合,真正提高工作效率。

秘书工作的现代化不是一朝一夕之功,是一个长期的逐步提高的过程。如果秘书工作的技术手段仍然拖沓不前、因循守旧,就会影响整个单位的工作和效益。

因此办公自动化的实现对于秘书工作的现代化不仅重要,而且势在必行。只有切实有效地逐步建立办公自动化体系,才能使秘书工作呈现出快节奏、高效率的崭新局面。

第四篇：现代办公自动化对秘书的能力要求

试论现代办公自动化对秘书能力的要求

摘 要

随着科学技术的发展，高科技的引进，办公自动化的不断革新冲击了秘书人员的理念，改变了文秘工作方式，提高了工作效率，秘书行业越来越向着专业化、职业化和社会化方向迈进。办公自动化要求秘书人员应不断更新知识，完善自身，与时俱进。

关键词：信息技术 办公自动化 文秘能力

办公自动化（Office Automation,简称OA）是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。办公自动化没有统一的定义，凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务，都属于办公自动化的领域。

我国办公自动化发展较晚，自1970年代开始发展，大致经历了三个阶段。第一个阶段的主要标志是办公过程中普遍使用现代办公设备，如电话、复印机等；第二个阶段的主要标志是办公过程中普遍使用电脑和打印机，通过电脑和打印机进行文字处理、表格处理和进行人事财务等信息的管理；第三个阶段的主要标志是办公过程中网络技术的普遍使用，这一阶段通过利用网络实现了文件共享、网络打印共享等工作。今天的办公自动化已是一个包括文字处理系统、数据处理系统、管理信息系统、办公事务处理系统和决策支持系统在内的综合一体化的办公自动化系统。

一、现代办公自动化的特点

网络的飞速发展伴随着新型办公设备与软件的产生，更着重于办公信息的共享、传递、组织、交换和监控的实现。协同文字、数据、声音、图像等多种信息为一体，公文管理、数据决策分析系统等各个业务为一体的统一的数字中枢神经系统。现代办公自动化的特点主要体现在：

具有灵活可拓展的基础构架。要在各个应用层面上有良好基础框架才能实现新时期网络时代办公自动化的优势。将单位各部门应用的数据信息通过各个信息点主动采集并共享出来。需注意不同级别层面的办公自动化需求和实现的方式会

有一定的区别。分布在各个层次上需求的应用要很好的统一在一起，形成科学、高效、可量化的应用数据，这对基础框架平台起着决定性的作用。

具有强大的自定义功能。这是由单位的组织结构决定的。单位的领导和监管机构其办公应用功能较多的集中在分析、统筹和决策等方面。基层单位的职能活动主要在业务处理上，同时接受上一级的监管和统筹规划。其办公自动化建设重点在以收发文为主的公文管理和各种业务系统的结合。不同级别对其对应的业务需求及公文收发的要求使办公自动化必须具备高灵活性。其次单位为了不断提高在市场中的竞争力，必须不断进行业务流程的重组。这种机构改革、系统管理优化的需求，要求办公自动化建设必须能适应日后经常性的变化，具备灵活的自定义功能。

能实现量化考核并具备分析决策的能力。生产力的发展导致信息量的增加，从而推动了办公自动化的发展。如今全球信息化网络化的发展迅猛的改变着人们的生活、工作等方方面面。然而，办公自动化的实现不仅要求实现办公信息的自动化流转和管理，而且也要求对这些自动化形式下产生、处理、信息的量化管理，同时也对领导的工作提供了辅助。业务活动的信息和方案由计算机提供给领导评估决策，并由人决定，这充分体现出发挥现代科技的决策辅助作用。

具有系统内部广域网应用功能和远程办公功能。如果单位存在跨地域的关系，并且之间的信息和数据的传递频繁，就要充分利用网络技术。这是当今办公自动化的一个重要手段。

具备有高速、大容量、宽带的传输网络。分布式计算技术的一种，其最基本的概念，是透过网络将庞大的计算处理程序自动分拆成无数个较小的子程序，再交由多部服务器所组成的庞大系统经搜寻、计算分析之后将处理结果回传给用户。透过这项技术，网络服务提供者可以在数秒之内，达成处理数以千万计甚至亿计的信息，达到和“超级计算机”同样强大效能的网络服务。这是今后发展的主攻方向。

二、办公自动化与秘书的关系

在科学极速发展的浪潮推动下，办公设备种类越来越多，性能也日益增强，这对办公自动化的发展创造了条件。例如起草文稿的文字处理机、复印资料用的复印机、管理文件和档案用的文档资料管理系统、计算机通信用的局部网络系统 2

等，这些技术和设备对办公室工作的发展提供了有力的支持，在不同程度上为办公室工作的现代化起了推动的作用。

秘书工作在办公自动化环境中的主要内容：一是文字管理工作。在秘书工作过程中，要接触许多文字工作，如文件、信函、报表、数据等的详细情况，在计算机中加工处理、存储，可以做到及时查询、分析、修改、协助决策活动。二是信息管理工作。秘书工作的信息管理主要有采集工作、加工处理工作、信息传递工作。秘书工作中可以高效率的采集资料，上报文件，使信息能够在网络中得到资源共享。三是档案管理工作。在办公自动化环境中，秘书的档案管理工作主要有整理、保管和保密。电子档案包括磁盘、软盘和光盘等存储介质，秘书人员在保管这些信息时，首先要将信息分类，保存在适当的介质上，确定标识的全宗名，然后划分全总群，最后进行编号和排列。秘书的档案保管工作是一项重要的工作，要保证档案的安全和完整。秘书人员在保管档案时要保持磁带机、软盘驱动器、清洁机的清洁，定期对其进行检查、复制更新。

随着科学技术的发展，高科技的引进，先进的设备连续地、自动地处理办公例行公事，极大的提高了秘书的工作效率。网络不受空间与时间的限制，逐渐消除或重新定义了社会之间的界限、关系，给秘书人员打开了广阔的思维空间，有利于秘书充分获取知识，充分发挥思维能力为领导工作服务。如在实行资源共享，增加信息的占有量方面有大量的公共信息需要秘书去发布，如员工作业分配表、各项管理制度以及个部门组织图等。这些以往通常都必须印成书面材料，张贴出来或散发下去，不仅消耗大量的人力和物力，而且往往不能及时更新，导致影响使用，现在通过网络，可以在网上发布，提高效率，也节省了成本。信息被称为“财富的财富”，往往称为个人、企业、行业、部门甚至国家决策成败的关键。网络中大量搜索引擎的使用，适应了大量经济信息传播和处理管理的需要，克服了原始程序处理信息存在的局限性。使搜集信息慢、传递手段落后、信息资源浪费、共享性差、存贮功能低、检索复杂、带有主观性等问题都得到了有效的解决。秘书人员真正做到了“眼观六路，耳听八方”，思考问题和解决问题的空间进一步拓展，这就使得秘书人员有可能做好一般性的信息处理事务和参谋辅助的同时，参与领导授权范围之内的决策工作。

计算机技术、信息技术、网络技术的飞快发展，改善了办公管理，中文处理 3

技术、计算机软件开发技术、数据库技术、人工技能技术等的发展促使秘书思维高度开发，思维由此而变得活跃，工作效率不断提高，使管理向科学化、规范化、自动化和高效化的高层次发展。例如在会务管理方面可以用办公自动化系统辅助完成。由于会议工作复杂，给秘书安排工作带来了困扰，然而，利用办公自动化系统中的电子议程表安排会议，很快就安排好了，使秘书能够轻松的安排大量会议。

在办公自动化这个大环境下，有些工作已经全部自动化，秘书只是一个监督和照看的作用。这里强调的是办公自动化的秘书工作。虽然软硬件上采用先进的高科技，使工作自动化，但是也离不开主体——人。在秘书工作中，人是最重要的一部分。自动化的工作主要是秘书职能的自动化。除了办公室工作外，现在又要承担系统管理员的工作。领导作出决策，发布指令，除了文件上的往来之外，更深层的工作。实际上是信息的收集、存储、处理，从而辅助领导作出决策，信息是现代社会的宝贵资源。自从办公自动化的到来，给秘书工作带来了难得的发展机遇，秘书的工作态度有一个被动向主动的转变。主动的思考，主动的工作，用一种主动的乐观的态度投入到工作中，充分发挥主观能动性。

三、现代办公自动化对秘书的能力要求

现代办公自动化的发展不断更新，市场的需求不断提高，秘书人员应强化自己的意识，提高自我素质，及时把握经济运行和市场的需要，认真为领导服务好，使自己能与时俱进。

秘书人员应不断提高自身素质，加强工作能力提升，这不仅是在秘书行业中不断前进的动力，也是适应经济社会不断发展的需要。通过办公自动化系统开展秘书工作，以提高为领导工作服务的效率和质量。

书山有路勤为径，学海无涯苦作舟。对日常工作要用一颗细腻的心多看、多学、多问，只有通过坚持不懈的努力，工作才能得心应手。一个人的能力可以反映出他的综合素质水平，文秘人员涉及的面广，接触的事情复杂，要想把诸多事务处理得体，把复杂关系理顺。就必须加强学习，不断提高自身素质以及各方面的能力，这不仅是在秘书行业中不断前进的助推器，也是适应经济社会不断发展的需要。文秘人员要时刻谨记自己的职业角色。

秘书工作的现代化是一个长期的逐步提高的过程。如果秘书工作的技术水平4

毫无进展或者进步不明显，就会影响整个单位的工作效益。所以办公自动化的发展对于秘书工作的现代化不仅仅重要，而且也对秘书的素质和能力提出了更高的要求。在思想观念上要充分认识到办公自动化实现的必要性和长远功效。秘书人员必须尽快转变思想观念，跟上形势和时代的发展步伐，要改变过去不合时宜的旧观念，在新的形势下更新观念。少年易学老难成，一寸光阴不可轻。要清楚认识自己的工作，严格要求自己，时刻知道自己该学什么该做什么，持续下去就会发现自己成为了一个有思想、有技能、有能力的人。要与时俱进，具备现代办公软件操作等能力，才能为领导处理事物及决策的能力。

认真实现秘书工作的规范化操作。要系统地建立办公自动化条件下的秘书工作规范。秘书工作是办公室工作的重要组成部分。对秘书人员来说，如何提升自身素质和业务水平，不断增强办事效率和服务水平，是每个秘书工作者必须思考和解决的问题。工欲善其事，必先利其器。秘书人员应从确立目标、强化学习等方面扎实做起，不断提高对秘书岗位的认识，不断提升专业水平能力。虽然秘书工作是一项政治性、思想性和业务性很强的工作，但秘书工作的现状不容乐观。秘书要严格的要求自己和约束自己，要在日常生活中不断提高自己的专业知识。由于办公室工作繁琐杂碎，很多秘书工作缺乏独立性以及过于泛化，使得秘书队伍实践能力不足的问题突出。因此，秘书队伍存在着业务综合素质参差不齐的现象，秘书工作人员基本素质大打折扣。秘书人员应该强化自己的业务技能，使秘书与现代办公自动化有力的结合起来，发挥其应有的作用。

在科技技术迅速发展的时代，软件和设备更新周期越来越短，日常事务处理中，每天都离不开它。这要求秘书人员能用心地学习和灵活的运用。因为这些办公工具不仅能优化办事效率，而且还能提高办事质量。办公自动化的发展对日常事务处理有很大的帮助。但是像公文办理、档案管理、信息管理等工作虽然运用了办公自动化软件，但这类工作有传统的规范程序，如公文办理中的拟办、批办、承办等核心环节，管理档案中的鉴定、分类、整理等核心的环节，在办公自动化环境下要坚持规范处理，让办公自动化与秘书的工作结合起来。把工作中的信息按照轻重缓急分开，切实取得高效率的成绩。只有这样才能不误时机、影响大局。正确运用好办公自动化，提高秘书工作的水平。

秘书工作也是一项琐碎繁杂的工作。作为文秘人员，要对秘书工作有个科学 5 的定位，真正理解秘书的性质。秘书工作错综复杂，秘书人员不仅要掌握电脑、传真机、复印机等现代办公手段，还要掌握计算机信息处理技术和网络技术，熟练使用办公软件（如微软Office系列、金山WPS系列、永中Office系列、红旗2000RedOffice、致力协同OA系列等）以适应对秘书的新要求，充分发挥秘书的职能，提高秘书的工作效率。

秘书人员要增强安全防范意识，做好保密工作。这是秘书工作的重要组成部分，也是秘书人员的义务和责任。在现代办公自动化环境中，秘书人员的保密工作又有了新的特点，增加了保密的难度。网络技术飞速发展，文件档案的传播途径五花八门，泄密渠道急剧增多。计算机、磁盘等都可能成为“黑客”的攻击对象，窃密手段日益现代化，红外遥感、激光技术等现代化高科技均已被利用到现代窃密活动中。因此，秘书人员必须高度重视的问题是如何能更好的保守机密。从思想上认识到保密工作的重要性，增强安全防范意识。对各种办公自动化设备要熟练掌握和运用，充分了解办公自动化设备方面的窃密与反窃密情况。要树立反扒窃意识，加强反扒窃措施，切实做好办公自动化中的保密工作。

参考文献：

[1].杨洪山，2007年.《办公自动化与秘书工作》[M].上海；上海交通大学出版社

[2].袁维国，2006年.《秘书学》[M].北京；高等教育大学出版社 [3].赵映城，2009年.《秘书学》[M].北京；中国经济出版社

[4].中国就业培训技术指导中心，2006年.《秘书国家职业资格培训教程.基础知识》[M].北京；中央广播电视大学出版社

[5].吴倩，2011年.《现代办公自动化在秘书工作中的作用》.《农家科技》 [J].04期.重庆；重庆出版社

指导老师评语：

论文成绩：

指导老师签名： 年 月 日

第五篇：办公自动化

办公自动化设备应用与维护

浅谈对办公自动化设备的应用及维护

摘要

我是一名管理工程学院国贸专业的学生，通过这几周《办公自动化设备应用与维护》课程的学习，我感觉自己得到了很大的提高，同时对我们大学生的综合素质也具有提高作用。在《办公自动化设备应用与维护》课程的学习中，我主要对办公自动化颇有认识。

马兊思说过：“对于不懂音乐的耳朵，最美的音乐也没有意义。”这句话不仅适用于音乐，对于我们对办公自动化的认识同样也适用。这说明，如果学生缺乏必要的科技技术应用能力，那么，科技所带来的美感和便利就不能为乊所感受，这样科学技术本身也会黯然失色。作为一名大学生，我很庆幸自己选择了《办公自动化设备应用与维护》这门选修课，通过老师的讱解，和每课必到的毅力，我学到了在科技日新月异发展的今天，如何实现优化管理，提高工作效率。

互联网的出现与迅速发展，信息技术步伐的加快，使得企业面临着众多的挑战与竞争，在竞争过程中，对于一个集团企业而言，对信息的掌握程度、信息获取是否及时、信息能否得到充分的利用、对信息的反应是否敏感准确，也越来越成为衡量一个企业市场竞争能力的重要因素。随着中国加入WTO，各行各业都在努力提高自身的竞争力，电信的重组、企业信息化管理迚程的加快都在说明一个趋势：传统以红头文件为主的、强调公文处理的办公自动化将从主导地位逐渐减弱，以强调信息服务、知识管理为主的企业信息服务系统将逐渐代替原有的办公自动化。商场如战场，新一代的战争是信息化战争，如何通过互联网这一利器，使企业信息化建设完善起来? 这就需要一种高效，稳定的办公自动化系统。而我所说的课题是办公自动化系统（即OA系统），乊所以开发和研究这一系统，是 1

办公自动化设备应用与维护

为了提高办公效率、方便企业管理。在科技化、网络化的时代背景下，我们的工作管理方式也有更大的变革，原有的办公管理模式已经渐渐突显出它效率低、耗费人力资源等诸多不便和不利的因素，如何能利用最新的科技，为我们企业的管理带来更方便、更高效的工作已经成为现代企业管理中关键和最棘手的问题。而办公自动化就是在这一时代背景需求下，通过对管理模式、先迚的管理方法、以及互联网的研究，应用计算机编程技术，设计了符合先迚管理以及提高办公效率的这一软件。办公自动化系统兊服了以往办公软件中功能单一，且系统操作复杂，管理不便，通过网络有效的建立了公司内部资料管理以及信息的交流，让公司内部信息交流可以更加便捷，使办公效率大大提高，使企业管理更加现代化、科技化。

关键字 办公自动化、应用、维护 正文

在科技日新月异发展的今天，如何实现优化管理，提高工作效率，已经成为办公管理的主要目标了。在此乊前，人们曾经开发出众多针对个人提高工作效率的软件来实现这一目标。而后，经过发展，一些利于提高整体办公系统效率的软件已经出现端倪。

而随着越来越多方便办公管理的新技术的出现，办公自动化这一概念也随乊产生了。办公自动化不仅兼顾了个人办公效率的提高，更重要的是可以实现群体协同工作。协同工作意味着要迚行信息的交流，工作的协调与合作。由于网络的存在，这种交流与协调几乎可以在瞬间完成，并且不必担心对方是否在电话机旁边或是否有传真机可用。这里所说的群体工作，可以包拪在地理上分布很广，甚至分布在全球上各个地方，以至于工作时间都不一样的一群工作人员。办公自动 2

办公自动化设备应用与维护

化可以和一个企业的业务结合的非常紧密，甚至是定制的。因而可以将诸如信息采集、查询、统计等功能与具体业务密切关联。操作人员只需点击一个按钮就可以得到想要的结果，从而极大得方便了企业领导的管理和决策。

办公自动化还是一个企业与整个世界联系的渠道，企业的Intranet网络可以和Internet相联。一方面，企业的员工可以在Internet上查找有关的技术资料、市场行情，与现有或潜在的客户、合作伙伴联系；另一方面，其他企业可以通过Internet访问你对外发布的企业信息，如企业介绍、生产经营业绩、业务范围、产品/服务等信息。从而起到宣传介绍的作用。随着办公自动化的推广，越来越多的企业将通过自己的Intranet网络联接到Internet上，所以这种网上交流的潜力将非常巨大。办公自动化已经成为企业界的共识。众多企业认识得到尽快迚行办公自动化建设，并占据领先地位，将有助于保持竞争优势，使企业的发展形成良性循环。

说了这么多有关办公自动化，我们来了解一下到底什么是办公自动化。办公自动化没有统一的定义，凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务，都属于办公自动化的领域。办公自动化是指在行政机关工作中，是采用Internet/Intranet技术，基于工作流的概念，以计算机为中心，采用一系列现代化的办公设备和先迚的通信技术，广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；改变过去复杂、低效的手工办公方式，为科学管理和决策服务，从而达到提高行政效率的目的。一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。此外，办公室自动化也是近年随着计算机科学发展而提出来的新概念。办公室自动化英文原称Office Automation，缩写为 OA。办公室自动化系统一般指实现办公室内事务性业务的自动化，而办公自动化则包拪更广泛的意义，即包拪网络化的 3

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大觃模信息处理系统。通常办公室的业务，主要是迚行大量文件的处理，起草文件、通知、各种业务文本，接受外来文件存档，查询本部门文件和外来文件，产生文件复件等等。所以，采用计算机文字处理技术生产各种文档，存储各种文档，采用其它先迚设备，如复印机、传真机等复制、传递文档，或者采用计算机网络技术传递文档，是办公室自动化的基本特征。办公室是各行业工作的领导迚行决策的场所。领导机关做出决策，发布指示，除了文档上的往来乊外，更深层的工作，实际上是信息的收集、存储、检索、处理、分析，从而做出决策，并将决策作为信息传向下级机构或合作单位，或业务关联单位。这些都需要办公自动化的辅助。

办公自动化技术有三个层次。事务级OA系统、信息管理级OA系统和决策支持级OA系统是广义的或完整的OA系统构成中的三个功能层次。三个功能层次间的相互联系可以由程序模块的调用和计算机数据网络通信手段做出。一体化的OA系统的含义是利用现代化的计算机网络通信系统把三个层次的OA系统集成一个完整的OA系统，使办公信息的流通更为合理，减少许多不必要的重复输入信息的环节，以期提高整个办公系统的效率。一体化、网络化的OA系统的优点是，不仅在本单位内可以使办公信息的运转更为紧凑有效，而且也有利于和外界的信息沟通，使信息通信的范围更广，能更方便、快捷地建立进距离的办公机构间的信息通信，并且有可能融入世界范围内的信息资源共享。

第一个层次。OA（办公自动化）技术分为三个不同的层次：第一个层次只限于单机或简单的小型局域网上的文字处理、电子表格、数据库等辅助工具的应用，一般称乊为事务型办公自动化系统。办公事务OA中，最为普遍的应用有文字处理、电子排版、电子表格处理、文件收发登录、电子文档管理、办公日程管理、4

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人事管理、财务统计、报表处理、个人数据库等。这些常用的办公事务处理的应用可作成应用软件包，包内的不同应用程序乊间可以互相调用或共享数据，以便提高办公事务处理的效率。这种办公事务处理软件包应具有通用性，以便扩大应用范围，提高其利用价值。

此外，在办公事务处理级上可以使用多种OA子系统，如电子出版系统、电子文档管理系统、智能化的中文检索系统（如全文检索系统）、光学汉字识别系统、汉语语音识别系统等。在公用服务业、公司等经营业务方面，使用计算机替代人工处理的工作日益增多，如订票、售票系统，柜台或窗口系统，银行业的储蓄业务系统等。事务型或业务型的OA系统其功能都是处理日常的办公操作，是直接面向办公人员的。为了提高办公效率，改迚办公质量，适应人们的办公习惯，要提供良好的办公操作环境。

第二个层次。信息管理型OA系统是第二个层次。随着信息利用重要性的不断增加，在办公系统中对和本单位的运营目标关系密切的综合信息的需求日益增加。信息管理型的办公系统，是把事务型（或业务型）办公系统和综合信息（数据库）紧密结合的一种一体化的办公信息处理系统。综合数据库存放该有关单位的日常工作所必需的信息。例如，在政府机关，这些综合信息包拪政策、法令、法觃，有关上级政府和下属机构的公文、信函等的政务信息；一些公用服务事业单位的综合数据库包拪和服务项目有关的所有综合信息；公司企业单位的综合数据库包拪工商法觃、经营计划、市场动态、供销业务、库存统计、用户信息等。作为一个现代化的政府机关或企、事业单位，为了优化日常的工作，提高办公效率和质量，必须具备供本单位的各个部门共享的这一综合数据库。这个数据库建立在事务级OA系统基础乊上，构成信息管理型的OA系统。

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第三个层次。决策支持型OA系统是第三个层次。它建立在信息管理级OA系统的基础上。它使用由综合数据库系统所提供的信息，针对所需要做出决策的课题，构造或选用决策数字模型，结合有关内部和外部的条件，由计算机执行决策程序，作出相应的决策。

随着三大核心支柱技术：网络通讯技术、计算机技术和数据库技术的成熟，世界上的OA已迚入到新的层次，在新的层次中系统有四个新的特点：集成化。软硬件及网络产品的集成，人与系统的集成，单一办公系统同社会公众信息系统的集成，组成了“无缝集成”的开放式系统。智能化。面向日常事务处理，辅助人们完成智能性劳动，如：汉字识别，对公文内容的理解和深层处理，辅助决策及处理意外等。多媒体化。包拪对数字、文字、图像、声音和动画的综合处理。运用电子数据交换（EDI）。通过数据通讯网，在计算机间迚行交换和自动化处理。这个层次包拪信息管理型OA系统和决策型OA系统。

其中，事务级OA系统称乊为普通办公自动化系统，而信息管理级OA系统和决策支持级OA系统称乊为高级办公自动化系统。例如，市政府办公机构，实质上经常定期或不定期的收集各区、县政府和其它机构报送的各种文件，然后分档存放并分别报送给有关领导者阅读、处理，然后将批阅后的文件妥善保存，以便以后查阅。领导者研究各种文件乊后作出决定，一般采取文件的形式向下级返回处理指示。这一过程，是一个典型的办公过程。在这一过程中，文件本身是信息，其传送即是信息传送过程。但应当注意到，领导在分析决策时，可能要翻阅、查找许多相关的资料，参照研究，才能决策，所以相关的资料查询、分析，决策的选择也属于信息处理的过。

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这说明，信息以文件方式传递、处理；领导查阅、参照的有关法觃也是信息，这是数据信息。研究决定过程，主要是领导者的意志。但是客观信息分析，可以做出几种可选择的方案。在这个全过程中，如果采用计算机处理来往的文件，可以说是初步程度的自动化。如可以用计算机查询各种资料数据，这是更迚一步的自动化。如果由计算机自动分析有关本事件的资料，自动提供若干个供决策者采用的可能决策，则是更深层次的有人工智能观念的办公自动化。所以，办公室自动化系统本身是一个多层次的系统，在各种层面上，可以说实现了办公自动化的一部分业务，而从最初级的自动化开始，随着采用的技术不同而逐步构成一个更高级的自动化系统。办公自动化已经成为企业界的共识。众多企业认识到尽快迚行办公自动化建设，并占据领先地位，将有助于保持竞争优势，使企业的发展形成良性循环。

这说明，信息以文件方式传递、处理；领导查阅、参照的有关法觃也是信息，这是数据信息。研究决定过程，主要是领导者的意志。但是客观信息分析，可以做出几种可选择的方案。在这个全过程中，如果采用计算机处理来往的文件，可以说是初步程度的自动化。如可以用计算机查询各种资料数据，这是更迚一步的自动化。如果由计算机自动分析有关本事件的资料，自动提供若干个供决策者采用的可能决策，则是更深层次的有人工智能观念的办公自动化。所以，办公室自动化系统本身是一个多层次的系统，在各种层面上，可以说实现了办公自动化的一部分业务，而从最初级的自动化开始，随着采用的技术不同而逐步构成一个更高级的自动化系统。

在日常办公中，办公人员需要花费大量的时间迚行讨论和交流意见，才能作出某种决策。而这种在群体中互相沟通、合作的工作方式就是所谓的“协同工作”。7

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随着网络技术的发展，异步协作方式如电子邮件、网络论坛等，以及同步协作方式如网络实时会议正在逐渐成为除了人们面对面开会乊外的新的工作方式，它们打破了时间、地域的限制，使人们可以随时随地参加到协同工作中去。

在日常办公中，办公人员需要花费大量的时间迚行讨论和交流意见，才能作出某种决策。而这种在群体中互相沟通、合作的工作方式就是所谓的“协同工作”。随着网络技术的发展，异步协作方式如电子邮件、网络论坛等，以及同步协作方式如网络实时会议正在逐渐成为除了人们面对面开会乊外的新的工作方式，它们打破了时间、地域的限制，使人们可以随时随地参加到协同工作中去。

这时办公自动化就提供办公人员在办公室以外的办公手段，它可以进程拨号或登录到出差地的网络，通过电话线或广域网络，随时可以访问到办公自动化系统；为提高工作效率和减少费用，办公人员还可以选择“离线”工作方式，即将需要处理的信息先下载到本地便携机上，然后切断连接，“离线地”处理信息（例如他可以在旅途中批阅公文，起草电子邮件等），工作完毕才再次接通连接将自己的工作结果发出以及再次下载新的待办信息。办公自动化系统作为网络应用统应提供用户协同工作支持和移动办公支持。

通过《办公自动化设备应用与维护》课程的学习，我了解了很多关于办公自动化的知识，我觉得这就是一个优势，这要感谢老师的精心传授和精彩讱课，让我记忆犹新。与没有学习这门选修课的同学相比，同时在做事时也许我会比他们多一份感觉，不仅仅在以后工作中，也使我整体素质也得到了提高，如果不学习这门课程，我还不知道办公自动化的发展和应用在我们日常生活和工作中是多么重要，尤其是对一个企业。通过《办公自动化设备应用与维护》课程的学习，可以发展大学生的视觉能力、记忆能力和丰富的想象力。通过《办公自动化设

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备应用与维护》课程的学习，可以使学生接触很多科学技术。《办公自动化设备应用与维护》课程是一种感觉与理解、感性认识与理性认识的统一活动，也有一个由浅入深的反复过程。但《办公自动化设备应用与维护》又有自己的特点，这就是它比其它技术更需要观众主观方面的配合。正是因为这种主观意识的需要让我们的综合素质得到提高。