现代秘书工作中礼仪的重要性与要求

第一篇：现代秘书工作中礼仪的重要性与要求

现代秘书工作中礼仪的重要性与要求 常熟理工学院刘非 秘书学专业 012116122

一、前言

现代社会，作为同一个地球村的居民，彼此间有了空前便捷和频繁的交往，在这种交往中，互相传递的第一个信息便是礼仪，或是以礼仪为外壳所包孕的信息。中华民族素以“礼仪之邦”之称而自豪，这不仅因为我们具有源远流长的礼仪文明历史，还因为“礼治”和“法治”一直是我国传统社会的基本制度，规范着社会和人伦秩序。

礼仪是社会文化的一种表现，是沟通人与人之间关系的重要手段之一，也是礼仪作为社会人群中的一种行为规范和关系润滑剂。那么现代社会的秘书在平时工作中该将礼仪工作放在何种地位呢？现代礼仪对秘书工作者又有哪些要求呢？

二、正文

现代秘书工作“是一种以领导工作为服务对象，以发挥参谋、助手作用为主要服务形式，以处理信息为主要服务或工作内容的服务性职业。”“秘书是以全面处理信息和事务的方式直接辅助领导者实施管理的人员。”我们从专家对秘书和秘书工作的论述中，可知秘书人员作为领导的辅助者，必须完成各种有助于领导管理、决策的工作与事务，这种工作特性，决定了秘书工作是一个外向型的岗位，在各种社会组织的公务行为中广泛地接触各色人等，处理各种关系，安排各种活动，这些行为都含有礼仪的内容，或直接就是一项礼仪活动，如迎送客人、宴请等。由此可知，虽然作为领导的辅助者，却与其他辅助者不同，秘书人员必须代领导处理各种交往接待事宜，与其他职能部门在自己的职权范围内，以自己的工作对领导负责是大不一样的。因此，秘书的礼仪工作是极其重要的。

 秘书礼仪工作对辅助领导工作的重要性

众所周知，礼仪是秘书的常务工作，在辅助领导进行决策的过程中，对礼仪程序作妥善安排，使领导在具体的活动中既体面又掌握主动，是秘书工作者办事能力的反映。如A企业的经理与B企业的经理在A企业晤面，秘书在事先将有关时间、地点通知对方，并认真布置好会客室，安排好茶水和午餐，准备好相关文件材料，精神饱满、态度从容地迎接B企业的经理并向A企业经理介绍，使会晤在以秘书为主营造的良好气氛中进行。这个开始也许会给整个晤面的结果带来影响。礼仪的周到，使人精神放松，心情舒畅，双方开诚布公，容易促使事情成功或好转。这种礼仪性的安排，虽属工作中较琐碎一面，却不可不做，而且事虽小影响却大，为领导个人、企业都塑造了良好形象。礼仪工作做好了，能在很大程度上提高领导的工作效率，实现领导的威信。至于平时的文书往来，其中涉及到的文书礼仪，包括礼仪性的内容和礼仪套话，更是秘书为领导服务、辅助领导决策的一个常规工作，秘书定要掌握这些知识，并要能=娴熟地运用，以使自己更好地尽到秘书的责任。

 秘书礼仪工作对秘书人际关系的重要性

秘书，作为某个社会组织中专为领导处理各种人际关系的辅助者，社会交往活动是其主要工作内容之一。秘书工作的特点是跟“人”打交道。无论是他的服务对象——领导，还是在为领导服务的过程中，所形成的各种关系，归根结底，都是人际关系。处理好各种不同关系，是秘书工作艺术的体现，恰当地运用礼仪来理顺关系，对秘书工作总体效益的提高大有帮助。

首先，秘书与领导形成了紧密的固定关系，由于这种关系十分重要，双方在最初接触磨合的过程中都会小心翼翼，而一旦觉得不称心会立刻撒手。反之，一旦发现配合默契，便越发珍惜和依赖这种关系。一般说来，领导与秘书的关系越紧密，越富有工作创造力，但在实践中却未必如此，关系紧密了，有时也结成了一种“同盟”，起到相反的负面作用。因此，规范领导与秘书的关系，除各种原则制度的保障之外，礼仪的“别异”仍有它有效的作用。礼仪可以帮助秘书把准自己的地位，规范自己的行为，不僭越，不轻浮。尊重领导权威，尊重领导意见，按正常渠道上情下达沟通信息，同时也在礼仪中保全自己的人格尊严。

其次，作为中介机构，秘书还要与各职能部门和外部世界联系沟通，良好的礼仪，在沟通中有助于消除隔阂，增进理解。由于身处领导近旁，会使其他人对秘书有特殊看法，秘书人员这时除了以诚相见之外别无他法。以诚相见之外别无他法。以诚相见不仅是感情的真挚，也包括礼仪的周到。

在与外部世界的交往中，礼仪又是一个窗口，从中可以窥得一个单位的精神面貌和经营品质。即使在不成功的谈判与合作中，坚持有理、有利、有节的原则，从大局出发，从长远出发，或可以做到买卖不成友情在，或可以用原则和礼仪抵制交往中的不正常行为。

 秘书礼仪工作对秘书自身提高的重要性

礼仪是社会的规范，秘书礼仪与整个社会的文明程度有密切关系。通过礼仪的学习和掌握。不仅能提高秘书工作者个人修养，还可由此推动社会的文明与进步。

礼仪是一种综合素质的体现，远不是懂外语、会电脑、人漂亮，就能够胜任礼仪工作的。它的文化内涵十分精深，它的发展也紧随时代步伐，秘书人员必须不断学习，不断提高，才能在礼仪场合游刃有余。

总的来说，礼仪工作都是沟通交流的手段之一，但秘书人员的岗位特殊，工作性质特殊，所以区别于一般的礼仪工作，秘书工作中的礼仪内容有其独具的特点。

 日常礼仪与专项礼仪的统一

总秘书人员既要在各种专项活动中表现礼仪行为，又要在日常工作中从事礼仪活动，相对于其他人员礼仪工作的单一性而言，秘书人员的礼仪工作就是日常与专项的统一。

第二篇：秘书工作中的礼仪

秘书工作中的礼仪

在各个领域，秘书人员都是一个不可缺少的群体，在趋于知识化、年轻化、女性化的现代社会。现代的秘书人员有机会随同领导或上司单独外出联系工作、访问、调查研究、或参加各种会议、集会。秘书活动的目的可以是传达某项指标，检查督促某项工作，或是获取信息，也可以是取得经验或教训，或是增进友谊，或是完成领导或上司赋予的特殊使命等等。秘书将出入各种机关和企事业单位，出入各种公共交际场合，将接触各行各业的人。秘书社会活动往往是被动的，要根据领导和上司的指示办事，但这只是针对秘书活动的目的和范围而言的，秘书活动的方式、过程、结果并不能有领导和上司来一一规定，而应该由秘书人员的主观能动性或者说是秘书个人才华与魅力来决定的。这就要求秘书要约束自己的一言一行，在遵纪守法的前提下，学会遵守不同交际场合，不同民族地域的礼仪。洛克说，礼仪是在他的一切别种美德之上加上一层藻饰,使它们对他具有效用,去为他获得一切和他接近的人的尊重与好感。众所周知，世界上无论哪个国家，大至国家政府首脑，小至个体企业的老板，在日常工作和生活中们都少不了秘书；无论是行政单位、事业单位还是企业，在日常运行过程中，都需要通过秘书进行上传下达，辅助上司做好各项工作，其中免不了与人交往，而秘书要在工作者能够运筹帷幄，获得同时和他人的好感，不管在什么样的场合,在什么样的地点, 文明礼仪在秘书工作中都起了至关重要的作用。那么注重礼仪，就是秘书进行人际交往的润滑剂了。

所谓秘书礼仪是指秘书在与人交往时所使用的表示友好和互敬的具体的行为举止，是指秘书人员在各种公务活动和日常工作场合中待人处事的准则,是对秘书个人的仪表、仪容、姿态、言谈举止、待人接物等方面的具体规定,是秘书个人的道德品质、内在素质、文化素养、精神风貌的外在表现。对于个人来说，能否表现出对他人的礼貌，是一个修养问题，有时还涉及到个人的道德水准问题。对于一个组织来说，秘书礼仪应用得得当与否，则体现出了该组织的管理水平和人员素质。这不仅有助于人际交往，现代社会，人际交往非常重要。良好的礼仪修养表现的是自尊、对他人的尊敬以及对交往双方平等地位的强调。有助于事业发展，不论是个人还是组织，要想使事业得到发展，都离不开他人的帮助。适度的礼仪，能营造出良好的合作范围。

秘书礼仪所涉及的范围较广，办公礼仪规范、接待礼仪规范、社交礼仪规范、形象礼仪规范等等，哪个方面都不可偏废。个别秘书人员认为，在工作中只要注意办公礼仪规范就可以了，至于个人形象，那是自己的事情，“穿衣戴帽，各有所好”，与他人无关。其实，这是对秘书礼仪认识的误区。总体说来，秘书礼仪的内容大致有：

一、办公室礼仪

办公室礼仪规范在很多方面都有明确的规定，例如电话礼仪，会议礼仪，行为举止礼仪，同事之间的礼仪，等等。电话是秘书处理日常事务时最常用、不可缺少的交流工具,凡上级指示、下级意见、商务联系、人际交往、业务咨询等都要通过电话来进行。因此,接打电话是办公室最普遍的日常工作,是公司和外单位接触的第一渠道。电话是无形的接待员。电话虽然是机械,只能传声,不能传情,但人人要打电话,偶尔一次小小的疏忽也许会铸成极大的失误。如何接打电话,接听电话应注意那些基本的礼节,尤其是政府公务机构、企业单位接打电话是否得体适度,直接影响自己的公众形象和社会美誉度。因此,接打电话的礼节颇为重要,正确使用电话能提高工作效率,创造友好气氛,可能使人留下对你公司的最好印象。接打电话是一个只凭声音话语传达意义的过程,因此要格外讲究说话的技巧。接打电话时注意力一定要集中,要认真应答,态度要真诚,记录要详细,动作要轻柔。吐字要清晰,声音要平稳,语言要简洁,措辞要得体,解释要耐心,传话要准确。

举止行为是一个人外在美的有机组成部分,一个人即使长得漂亮,如果姿势不雅,他的外在美就不完善。秘书是一个单位的门面和窗口,一举一动都反映着秘书本人及企业的形象,举止规范的基本原则是保持端庄、文静、温和的形象,使对方产生尊重和信赖。秘书的日常姿势主要包括站姿、走姿、坐姿和蹲姿。站姿是其他人体动态造型的基础和起点,站立时,头部要保持挺拔,目光平视,肩平直,胸略挺,双肩打开,自然放松,手臂下垂,双腿成小八字或丁字步站法,身体重心落在两个前脚掌。坐姿是人体的静态造型,端庄优美的坐姿给人以文雅、稳重、自然大方的美感。秘书坐姿的基本要领是:腰背挺直,肩放松。女秘书两膝并拢;男秘书膝部可分开一些,但不要过大,一般不超过肩宽。走姿的基本要求:轻巧、自如、稳健、大方。走路要尽量走成一条直线,步伐要稳健,步态要轻盈,脚步朝前跨时有一点点朝前踢的感觉,跨出后,身体重心应在前脚大拇指处,着地后延伸至前脚掌,千万不能用后跟着地。

二、接待礼仪

接待来客是秘书最频繁的日常事务之一。秘书是代表单位接待来客的,其接待态度如何,直接影响着单位的形象,决定了来客对单位的印象,关系着业务能否顺利进行。所以,秘书应当尽量做到让每一位来客满意而归,这就得掌握接待的基本礼节。

秘书接待来客时要面带微笑,温和亲切,热情有礼,落落大方,不卑不亢。秘书的打扮要得体,精神要饱满,办公室和办公桌要整理得整整齐齐。秘书不能随便离开岗位,特别是知道有客人要来,应耐心等待。如有急事离开,回来时客人已在等待,应该立即向客人致歉。秘书说话时声音应舒缓,咬字吐音要清楚。表达要简洁流畅。对初次来访的人,引见时,秘书要走在来客左前方一尺处,并随时转头注意客人,引导方向。要热情友好地送别来客,客人离开后要将接待结果记载在约会簿上。

三、社交礼仪

一个人在社会中要生存、发展,都必须以各种形式与其他人进行交往,因为没有交往就难以合作,没有合作就难以生存、发展。交际礼仪是人们在日常交往过程中形成的约定俗成的道德行为规范,是调节人际关系的重要手段。在日常生活和工作中广为运用。在与人交往过程中,自如得体地运用交际礼节,能给人们留下良好的印象。熟悉礼仪,应用得体。坚持原则,灵活应变。讲究谈吐,文明礼貌。社交礼仪作为一种文化，是人们在社会生活中处理人际关系，用来对他人表达友谊和好感的符号。讲礼仪可以使一个人变得有道德，讲礼仪可以塑造一个理想的个人形象，讲礼仪可以使你的事业成功，讲礼仪可以使得社会更加安定。礼仪是个人乃至一个民族素质的重要组成。

社交礼仪是在社会交往中使用频率较高的日常礼节。秘书生活在社会上，要想让别人尊重自己，首先要学会尊重别人。掌握规范的社交礼仪，能为交往创造出和谐融洽的气氛，建立、保持、改善人际关系。人们在创造优美物质环境的同时还应创造和谐的人际环境。生活的意义在于不断创造和进取。同时，还应在复杂的人际关系中表现、欣赏和发展自己，从中享受无尽的乐趣。秘书能否对现实社会或周围环境有良好的、积极的适应是衡量他心理健康状况的重要标准。

四、形象设计礼仪 它具体涉及秘书人员的穿着打扮、仪容仪表、言谈举止，是对秘书人员的礼仪修养所提出的具体要求，是其自尊自爱的具体表现形式。秘书人员的礼仪形象向来被视为个人素质非常重要的组成部分。形象体现于细节，细节展示素质。衣着打扮、言谈举止、待人接物，其实都是素养问题。有些同志在正式场合甚至在国际交往中不修边幅，歪戴帽子斜穿衣，当众“打扫”个人卫生，这些都是礼仪修养不够的表现，都会给交往对象留下不良的印象。不过，秘书也应该学会在服饰打扮上面有所变通，一味追求职业化，有时候可能会闹出笑话。

例如，秘书小刘和陪同公司的客户参加一次聚会，为了表示对客户的尊重，星期天一大早，小刘就西服革履地打扮好，对照镜子摆正漂亮的领结前去赴约。北京的八月天气酷热，他们来到一家酒店就餐，边吃边聊，大家好不开心快乐！可是不一会儿，小刘已是汗流浃背，不住地用手帕檫汗。饭后，大家到娱乐厅打保龄球，在球场上，小刘不断为朋友鼓掌叫好，在朋友的强烈要求下，小刘勉强站起来整理好服装，拿起球做好投球准备，当他摆好姿势用力把球投出去时，只听到“嚓”的一声，上衣的袖子扯开了一个大口子，弄得小刘十分的尴尬。这个案例当中，小刘的出发点是正装赴会，表示对聚会的重视和对客户的尊重，但是，他忽略了盛夏的时候是不适宜穿西装的，可以穿休闲装赴约。这也就反映了，小刘作为秘书对礼仪的不了解，所以才闹了这样的笑话，秘书在赴会之前必须搞清楚聚会的性质，提前做好准备，才不会失礼于人。

五、沟通技巧

沟通技巧是秘书礼仪的核心内容，因为我们从事任何一项具体工作都需要与其他人打交道。如果不善于同对方进行必要的沟通，在沟通时缺乏必要的礼仪，往往会给工作带来障碍，甚至事倍功半。例如，公务宴请的目的在于促进部门、单位之间的沟通，并为此提供一个临时性的交流场所。因此，参加公务宴请时应当注意适度的交际，适当地进行沟通。但是，有些同志在公务宴席上对身边的人不闻不问，爱搭不理，甚至一声不吭，只顾埋头吃喝，吃完就撤。还有些同志却表现得过度热情，不分对象地劝酒夹菜，非要对方吃下去不可。这些不当的举止都扭曲了公务宴请的作用，并没有实现真正意义上的沟通与交流。除此之外，秘书礼仪还要求秘书谨记，尊重领导，秘书主要是为领导提供服务的。这种特殊性，决定了秘书有时具有“很大”的权力。因此，作为秘书人员一定要保持清醒的头脑，充分把握好自己的角色地位和作用，甘当“绿叶”和“小草”，参谋而不决断，服务而不越位，认真做好本职工作，切实为领导搞好服务，决不能代替领导决策。注意仪表。秘书人员在工作和社交场合都应该注意自己的仪表举止，体现出优雅的风度和较高的修养。大体要求是:穿着要端庄大方，打扮要美观得体，仪容要整洁，举止要文雅，不能标新立异，穿奇装异服，也不要扭扭捏捏，矫揉造作，不管什么场合，都应站有站相，坐有坐姿，精神饱满，以显成熟、精干、高效，给人以良好形象。热情文明，秘书人员经常要与各方面、各层次的人群接触，这些人群由于地位、经历、学识、水平和修养的不同，性格各异，感情丰富，这就对秘书人员的待人接物提出了较高要求。秘书人员决不能因为自己处于领导身边，就自我感觉特殊，趾高气扬。要坚持做到尊重他人、热情亲切、诚恳友善、办事耐心，努力为每一个对象提供最佳服务。此外，秘书人员还应该养成说文明话、办文明事的良好习惯，多讲文明用语，谈笑要有节制，处事体现水平，努力做到亲切、准确、得体、诚挚、热情，充分表现良好的道德素养。

现代社会，文明程度空前发展，对人类礼仪素质提出了较高要求。良好的礼仪修养，不仅能折射出一个人的文化素质、道德修养、精神风貌和工作态度，给人留下深刻的印象，也有助于同他人进行沟通和交流，方便工作开展。秘书人员的性质和特点决定了秘书必须具备较高的礼仪修养。注重礼仪,是一种态度,展示了秘书美好的个人魅力,做到真正注重礼仪,将会给秘书工作如鱼得水,无往而不利!

商学院

金融（2）班

曾勤勤 20080737

第三篇：工作中的现代礼仪

我国素有礼仪之邦的美誉，礼仪文化源远流长，并有着完备的礼仪体系。“中国有礼仪之大，故称夏，有服章之美，故称华”。随着社会的进步，市场经济的发展，人们对内外交往的日益频繁，礼仪成为人们社会生活中不可缺少的内容。

现代礼仪

礼仪的内容丰富多彩。随着时代的变迁、社会的进步和人类文明程度的提高，礼仪的内容也在不断地推陈出新。礼仪是礼节和仪式的总称，是人们在各种社会交往中，互相尊重而约定俗成、共同认可的行为规范和程序。

仪表

仪表指人的外表，包括仪容、服饰、体态等。仪表属于美的外在因素，反映人的精神状态。仪表美是一个人心灵美与外在美的和谐统一，美好纯正的仪表来自于高尚的道德品质，它和人的精神境界融为一体。端庄的仪表既是对他人的一种尊重，也是自尊。自重、自爱的一种表现。

礼貌

礼貌是指人们在社会交往过程中良好的言谈和行为。它主要包括口头语言的礼貌、书面语言的礼貌。态度和行为举止的礼貌。礼貌是人的道德品质修养的最简单最直接的体现，也是人类文明行为的最基本的要求。在现代社会，使用礼貌用语，对他人态度和蔼，举止适度，彬彬有礼，尊重他人已成为日常的行为规范。

社交礼节

礼节是人们在交际过程中逐渐形成的约定俗成的和惯用的各种行为规范之总和。礼节是社会外在文明的组成部分，具有严格的礼仪性质。它反映着一定的道德原则的内容，反映着对人对己的尊重，是人们心灵美的外化。在阶级社会，由于不同阶级的人在利益上的根本冲突，礼节多流于形式。在现代社会中，由于人与人之间地位平等，其礼节从形式到内容都体现出人与人之间相互平等、相互尊重和相互关心。现代礼节主要包括：介绍的礼节、握手的礼节、打招呼的礼节、鞠躬的礼节、拥抱的礼节、亲吻的礼节、举手的礼节。脱帽的礼节、致意的礼节；作揖的礼节、使用名片的礼节、使用电话的礼节、约会的礼节、聚会的礼节、舞会的礼节、宴会的礼节等等。

当今世界是个多元化世界。不同国家、不同民族、不同地区的人们在各自生存环境中形成了各自不同的价值观、世界观和风俗习惯，其礼节从形式到内容都不尽相同。

仪式

仪式指行礼的具体过程或程序。它是礼仪的具体表现形式。仪式是一种比较正规、隆重的礼仪形式。人们在社会交往过程中或是组织在开展各项专题活动过程中，常常要举办各种仪式，以体现出对某人或某事的重视，或是为了纪念等等。常见的仪式包括成人仪式、结婚仪式、安葬仪式、凭吊仪式、告别仪式、开业或开幕仪式。闭幕仪式、欢迎仪式、升旗仪式、入场仪式、签字仪式、剪彩仪式、揭匾挂牌仪式、颁奖授勋仪式、宣誓就职仪式、交接仪式、奠基仪式、洗礼仪式；捐赠仪式等等。仪式往往具有程序化的特点，这种程序有些是人为地约定俗成的。在现代礼仪中，仪式中有些程序是必要的，有些则可以简化。因此，仪式也大有越来越简化的趋势。但是，有些仪式的程序是不可省略的，否则就是非礼。

礼仪的种类

礼仪内涵丰富，渗透于我们生活的每一个细节中。从识人到交人到工作，可以说处处都要应用礼仪。

那么，礼仪有哪几种类型呢？总的来说，礼仪分为四大种：

1．日常生活礼仪。包括见面礼仪、介绍礼仪、交谈礼仪、宴会礼仪、会客礼仪、舞会礼仪、馈赠礼仪、探病礼仪。

2．节俗节庆礼仪。包括春节礼仪、清明礼仪、端午礼仪、重阳礼仪、中秋礼仪习俗及结婚礼仪、殡葬礼仪和祝寿礼仪。

3．涉外交际礼仪。包括见面礼节、交谈礼节、拜访和赴宴礼节等。

4．商务礼仪。包括会议礼仪、谈判礼仪、迎送礼仪及谈判禁忌知识等。

其他还有公关礼仪、公务礼仪、家居礼仪和求职礼仪等。一般而言，礼仪知识并不是生搬硬套就可以达到预期效果的。要想活学活用礼仪知识，最重要的是要有良好的修养和文化知识，所谓腹有诗书气自华，讲的就是这个道理。

礼仪与仪态

仪态是指人在行为中的姿势和风度。姿势是指身体呈现的各种形态，而风度则是一种气质。有些人长相端正，妆饰得体，却毫无风度可言，这是因为其内在修养不够高深，展现不出那种属于精神层次的气质。

在礼仪知识中，仪态是很重要的一环。我们常常凭借一个人的仪态来判断其品格、学识及道德的修养程度。

仪态是礼仪的体现，风度优雅、举止得体的人无论在任何场合，都会受到人们的欢迎和喜爱。

仪态与长相并无直接的关系。天生相貌好，固然是一种优势，但如果没有相应的仪态，只能被称之为绣花枕头。相反，有些相貌平平的人，却让人感到他浑身充满魅力而乐于同他交往，这便是仪态的魅力了。

在人际交往中，人的感情流露和交流往往借助于人体的各种姿态去体现，这就是我们常说的“身体语言”。许多时候，适当的身体语言往往比口若悬河更有效。人要培养良好的仪态，并不是一朝一夕的功夫，所谓“冰冻三尺，非一日之寒”，只有在日常生活中时时注意纠正不正确的姿势，养成良好的“身体语言习惯”，才可以在任何场合都一展风华，令人羡慕和称赞。

第四篇：秘书工作中的接待礼仪

秘书工作中的接待礼仪

【摘要】秘书接待礼仪在秘书工作中占据重要地位，为此，需要掌握好接待工作的各个流程中的礼仪工作，以便秘书更好履行职责，为公司树立良好形象。

【关键词】接待秘书礼仪

一、接待前的准备工作

（一）接待环境布置

1、环境布置

接待环境应该清洁、整齐、明亮、美观，没有异味。前台或会客室可摆放花束、绿色植物，表现出“欢迎您”的气氛，会使对方产生好感。办公桌上的文件、文具、电话等物要各归其位、摆放整齐。不常用的东西和私人物品，应该放在抽屉里固定的地方，以便用时马上能找到。

2、办公用品准备

（1）前厅。

应为客人准备座椅，让客人站着等候是不恭敬的。座椅样式应该线条简洁、色彩明快。还应配有茶几。

（2）会客室。

桌椅应摆放整齐，桌面保持清洁没有水渍、污渍。墙上可挂与环境协调的画。挂公司领导或国家领导的合影，或某次成功的大型公关活动的照片，可提高公司的可行度。桌上可放介绍公司情况的资料。另外，茶具、茶叶、饮料要准备齐全。接待一般客人可用一次性纸杯，接待重要客人还是用正规茶具为好。会客室应具良好照明及空调设备。要配备一部电话，复印机、传真机等即便不放在会客室内，也不要离得太远。

客人走后，要及时清理会客室，清洗茶具、烟灰缸，换空气，然后关好门。否则，会使下一批客人感到不受重视。

（二）前台值班

在前台值班室，当没有客人时，秘书应做好：

1、布置接待室

2、了解上次活动安排

3、填写公司职员出入登记表

4、填写客人预约登记簿

二、接待的基本礼仪

（一）接待客人的基本礼仪

秘书接待客人时应该注意以下几点：

1、无论接待什么样的客人，都需做到公平和礼貌，应按先来后到的原则接待每一个客人。

2、无论接待什么样的客人，都要和颜悦色、千万不能皱眉头。

3、接待客人时态度要郑重，但说话要留有余地。

4、对于有预约的客人要迅速转达他的要求，不让客人等候。

5、为避免出错，对于客人说的一些重要事项要确认一遍。

6、尽快记住客人的相貌和姓名，了解他们与本公司的关系。

7、要请客人填写接待登记簿。

8、上司没确认要见的客人，就不要让他进去。

9、在不了解对方身份时，若对方问到上司在不在甚至上司的整个工作日程安排，则不要直接回答在不在，而应尽可能地从对方那里了解一些有用信息。

10、陌生客人来访时，一定要注意听清有关他的姓名、所在公司等基本情况的介绍；根据情况的不同，对来客的意图和目的要打听清楚，但在打听时不失礼仪。

（二）介绍的礼仪

在作介绍的过程中，介绍者与被介绍者的态度要热情得体、举止大方，在整个介绍过程应面带微笑。一般情况下，介绍时，双方应当保持站立姿势，相互热情应答。

1、自我介绍

在某种场合自我介绍对秘书来说非常必要。介绍的内容以具体场合而定，公务场合除介绍自己以外还要介绍自己的职务。

2、为他人作介绍

当你要将某人介绍给别人时确认被介绍的双方哪一方更应该被尊重。按礼宾顺序应该是：向年长者引见年轻者，不论男女都是按这样的顺序作介绍；向女士引见男士，向职位高的引见职位低的人，同时连同双方的单位、职称一起简单作介绍。在人数众多的场合，如果其中没有职位、身份特殊的人在场，又是年龄相仿的人聚会，则可按照一定的次序一一介绍。为他人作介绍时，应简洁清楚，不能含糊其辞。介绍时，还可简要地提供一些情况，如双方的职业、籍贯等等，便于不相识的两人相互交谈。如果你是单独介绍两人相识，应该事先了解一下他们彼此是否都有想认识对方的愿望，免得造成不必要的尴尬。在向他人介绍某人时，不可用手指指指点点，而应有礼貌地以手掌示意。

在社交场合，国际通行的是“女士优先”原则，即需要把男士介绍给女士。被介绍者正确的做法应是：如果原本是坐着，此时应站起来，走上前去，在距离对方一臂左右的距离站好，注视对方，面带微笑，待介绍以后，握手或点头致意。

3、被他人介绍

（三）握手的礼仪

1、握手的姿式。

一般地，握手的两个人手掌相握呈垂直状态，表示平等而自然的关系，这是最稳妥的握手方式。如要表示谦虚或恭敬，则可掌心向上同他人握手。而如果是伸出双手去捧接，就更是谦恭备至了。但切不可掌心向下握住对方的手，这通常是傲慢无礼的表示。握手时应伸出右手，决不能伸左手与人相握。

2、握手的顺序。

在上下级之间，应先上级伸出手后，下级才能接握；在长幼之间，应长辈先伸手后，晚辈才能接握；在男女之间，应女方先伸手后，男方才能接握。

3、握手的力度也应注意。

一般情况，相互间握下即可。如果是热烈握手，可以使劲摇晃几下，这是十分友好的表示

4、握手的时间通常以三至五秒为宜，除非关系亲近的人可以长时间握手外，一般都是握一下即可。握手时应两眼注视对方的眼睛，表示诚意。

（四）交换名片

1、名片的内容

名片分公务名片和社交名片

（1）公务名片

公务名片的主要内容主要包括所在单位和部门、姓名、职务或职称、地址、电话等联络方式。名片上数字不宜太多，名字在名片中应该是最大的几个字，头衔不应太多。名片颜色最好为白色，显朴素、大方。

公务名片上一般不印私人电话号码。若不介意私人时间被打扰则可以印。若他人名片上没有私人电话号码，则不必问对方。

（2）社交名片

社交名片用于社交场合。随身携带的名片应放在名片盒或名片夹，不要直接放在衣袋或钱包里，这样既不利于保存，也是对自己的不尊重。女性可把名片放在手提包里，男性可放在西服上衣内侧口袋里或公文包内。

2、交换名片礼仪

（1）递名片时机

初次见面的人在做完自我介绍或被他人介绍后，便可递交名片。告辞是递交名片也是常见。在谈话时如果提及公司地址、联系方式等内容也可递交名片。

（3）递名片礼仪

一般来说，应是来访者、男性、身份低者先向被来访者、女性、身份高者递名片，后者应在接到名片是回赠对方自己定的名片。递交名片时应站起来（在餐桌上就免了），以齐胸的高度递上。双手拿着名片上方，让名片上的字体正面朝向对方，以便对方接过后就能马上看清楚。如果对方也同时拿出名片，来访者、男性、身份低者应使自己的名片低于对方的名片，以示尊敬。如果对方不止一人，应按职位从高到低或按位置从近到远递上。

（4）接名片礼仪

当别人站起来递名片时，你应该马上站起来双手接过。接收对方名片后，不可立马放进口袋，而应看清楚对方姓名、身份。如果对方的名字中某个字认不准的话，应恭维地向对方请教。拜读完后要郑重的把它放在桌上，注意不要把文件压在上面。如果在会谈，可把名片按对方座次摆在自己面前，便于名片与人对号，加深印象。如遇到自己名片正好用完，无法回赠对方时，可说明原因，表歉意，并手写姓名、地址、联络方式送给对方。

3、名片保存与整理

事后把名片名片盒或名片夹，按一定次序把名片归档。

三、日常接待要领

（一)迎接、招待客人

接待客人要注意以下几点。

1、客人要找的负责人不在时

要明确告诉对方负责人到何处去了，以及何时回本单位。请客人留下电话、地址，明确是由客人再次来单位，还是我方负 责人到对方单位去。

2、客人到来时

我方负责人由于种种原因不能马上接见，要向客人说明等待理由与等待时间，若客人愿意等待，应该向客人提供饮料、杂志，如果可能，应该时常为客人换饮料。

3、接待人员带领客人到达目的地，应该有正确的引导方法和引导姿势。

（1）在走廊的引导方法。

接待人员在客人二三步之前，配合步调，让客人走在内侧。

（2）在楼梯的引导方法。

当引导客人上楼时，应该让客人走在前面，接待人员走在后面，若是下楼时，应该由接待人员走在前面，客人在后面，上下楼梯时，接待人员应该注意客人的安全。

（3）在电梯的引导方法。

引导客人乘坐电梯时，接待人员先进入电梯，等客人进入后关闭电梯门，到达时，接待人员按“开”的钮，让客人先走出电梯。

4、客厅里的引导方法。

当客人走入客厅，接待人员用手指示，请客人坐下，看到客人坐下后，才能行点头礼后离开。如客人错坐下座，应请客人改坐上座（一般靠近门的一方为下座）。

（二）恭送客人

1、帮助宾客确认所携带的行李物品，帮助宾客小心提送到车上。安放好行李后，向宾客作一下交代，并施礼感谢光临和致告别语，如“祝您旅途愉快，欢迎下次再来！”、“祝您一路平安，同时希望我们合作愉快！”等。

2、帮宾客关车门时，时间要恰倒好处，不能太重，也不能太轻。太重会惊吓客人，太轻车门会关不上。还要注意不要让宾客的衣服裙裤被车门夹住。

3、车门关好后，不能马上转身就走，而应等宾客的车辆启动时，面带微笑，挥手告别，目送车子离开后才能离开。

（三）接待预约客人

在最初的问候之后，客人会做自我介绍，说出要见之人姓名，秘书首先应确定是否有预约。

（四）给上司挡驾

1、除个别极为特殊的情况外，上司在办公室时应向其请示，不要凭自己个人判断，将客人回绝，说上司不在。

2、即便是在拒绝对方时，也应该注意礼仪，说话留有余地。

（五）接待同时到访的客人

1、坚持先来后到，一视同仁原则

2、可在接待先到客人的同时，微笑着请后到客人稍等。

3、请先到客人作登记，然后问候后到客人。

4、切记以貌取人

（六）接待不速之客

1、首先问明对方来意，若对方不说，则应向其表明这是工作需要。

2、如来访客人点名要与某人员会谈，就应立即与当事人联系。但是，联系好之前，不应该给客人以肯定的答复。

3、不要当着客人的面就给当事人打电话，免得当事人拒绝接见时不好找借口。要让客人与秘书保持一定的距离，是客人听不清秘书讲话。

4、要用委婉拒绝客人

5、尽量不要让客人在前台久留。

（七）接待上门投诉的客人

1、把客人带到会见室，为客人创造一个良好的接待环境。

2、尽量满足客人的情感需求和专业需求。

（八）接待媒体记者

1、要热情配合，为其提供方便。

2、对于所要报道的内容要谨慎考虑，提供信息要实在。

3、没有把握的事情不擅自决定。

4、要注意内外有别，保守公司秘密。

秘书工作中的接待礼仪涉及的内容很广泛，需要秘书掌握好接待工作的各个流程中的礼仪工作，灵活应变，不断积累经验，提高职业素养。

参考文献：

[1]陆瑜芳.秘书学概论.第二版2007

[2] 未来之舟”礼仪手册”2005

[3] 雷鸣 吴良勤.秘书日常工作实训.北京：中国人民大学出版社，2008

第五篇：现代女性礼仪的重要性

现如今, 女性在社会当中的地位与日俱增, 优雅得体的女性形象能够潜移默化地展现个人的魅力, 下面是小编带来的是现代女性礼仪的重要性，希望对您有帮助。

女性是社会文化礼仪的实践者和传播者。随着社会地位的提升，女性逐渐成为开社会风气之先的领潮人。女性不仅用礼仪优雅着自己，也为这个世界缔造着美丽，并在身体力行中传递着礼仪文化的温润如玉。在现代女性的工作、生活中，离不开礼仪与修养。有人说，女性最关注的是自己的外在形象。没错，女性对自己的形象确实非常关注，例如皮肤的保养、发饰的选择、服装的搭配，等等，但是千万不要以为这就是女性形象的全部。现代女性的形象包括很多方面的内涵，例如女性要参加一场重要宴会，在这样的场合除了外在形象外，礼仪也尤为重要，诸如该如何赴宴、宴会上如何与到场宾客应酬等。宴会不仅是为了吃，而且是一种重要的交际手段。如果在这样的场合有失礼的表现，轻则可能失去朋友，重则可能影响自己的职业前途。

礼仪是门大学问，现代女性需要学习的礼仪有很多，形象礼仪、公共礼仪、交际礼仪、职场礼仪、商务礼仪、服务礼仪、涉外礼仪以及在爱情婚姻中女性应该注意的礼仪与修养都需要我们去学习了解。学礼仪修炼优雅女性、知礼仪传播文明理念、讲礼仪美化国家形象、懂礼仪促进社会和谐。印在《现代女性礼仪》封底的这几行字，醒目且耐人寻味，引人开卷阅读。中国素以“礼仪之邦”著称于世，讲“礼”重“仪”是我们民族世代相传的优秀传统，源远流长的礼仪文化是先人留给我们的一笔丰厚遗产。礼仪在社会生活中的作用是不言而喻的。它的一个人、一个组织乃至一个国家和民族内在的精神文化素养的显示，也是协调人际关系的约定俗成的行为规范。

礼仪的重要性不言而喻，为什么要学礼仪呢？有人是这样回答的：

“我们可以说是为了形象、为了效能、为了服务等等，但如果概括成一个字，学礼仪就是为了“美”，为了个人拥有一种美好的形象，为了组织享有一种美好的声誉。对任何组织来说，不管它是营利，还是非营利，形象是最根本的。形象是我们的立身之本，也是赢得他人了解、理解、支持、信任的基础和条件。”我认为这是很有道理的，一个人给人的第一印象是很重要的，作为现代人我们不仅要知礼仪、懂礼仪、还更要学会用礼仪。

知性美是一种聪明的美，智慧的美。相信很多人都渴望成为一个自信的知性美女。但是要怎样才能达到“知性美”呢？我想礼仪是其中关键的一个环节。著名主持人杨澜在《天下女人》中说：完美的女人有三条：第一、貌美，她在我的审美标准中是美的；第二、高贵感，不是指贵族气质，而是她有知识、有修养；第三、性感，不是指挠首弄姿，而是一种女性魅力，一种从内而外流露出来的气质。一个人的气质和修养是由内散发出来的东西，古语云腹有诗书气自华，说的是一个人学识丰富，见识广博的话，这样的人不需要刻意装扮，就会由内而外产生出一种气质，相反，如果没有内涵的话，不管怎么打扮，都不会显得有气质风度。

魅力不像容貌是与生俱来的，而是完完全全靠后天的修养凝聚而成。一个魅力十足的女人，她必定外表精致优雅，举止得体大方，言谈丰富时尚，声音轻缓悦耳，眼神充满善意。魅力的内涵是外在形象与内在素质的完美结合，而形象和素质都是可以通过学习而得以提高的。一个全方位美丽的女人，应该是一个自立、自强、自尊、自信的女人。我们都知道女人的美丽来自容貌和形体。不过大多数女人往往把大部分精力放在了容貌上，而忽略了形体。你时刻应该展示出女人的优雅体态与动作，做一个有魅力的女人，学习礼仪是必需的。

从个人修养的角度来看，礼仪可以说是一个人内在修养和素质的外在表现。从交际的角度来看，礼仪可以说是人际交往中适用的一种艺术。从传播的角度来看，礼仪可以说是在人际交往中进行相互沟通的技巧。大家都熟知的著名节目主持人杨澜已是不惑之年，她由内而外的气质是大家所知的也是大家所羡慕的，她的言谈举止她的音容笑貌她的外表装着无不例外是礼仪的现代人。这也就是大家所说的一个有修养有品位有风度有气质是一辈子的财富。注重每个最细微之处，是所有出色表现的共同标记。“身有礼则身修，心有礼则心泰。”人们常说，“礼是德行的外露”。女性要提高自身修养，就要从完善公众形象、提高自身素质、学会听与说、掌握幽默艺术等方面进行努力。千里之行始于足下，于细微之处见精神，做一个知性美的女性应从日常生活中的一言一行中做起，一个优雅、得体、大方、自然的女性，是日常生活中所熏陶、培养出来的。

我们都知道学礼、知礼、用礼的重要性，那我们要如何把自己优雅得体大方的一面表现出来呢？酒香也怕巷子深，你知道你内心充满了美丽与浪漫的色彩，你是一个心灵无比美丽的女人，你很有修养，但是，你要知道，所有内在的表现人们并不能马上就能够识别出来，只有你的内在美和外在美完美结合的时候，才能真正展现一个真正的你，一个充满了无限魅力的你。

首先：站姿展示你的自信：

站一定要挺，抬头挺胸收腹，头别仰上天，胸别挺出去了，一切要平，这是最起码的站姿，而且不管在哪里，在哪种场合，只要是站就要保持这种形态，长久下来就会形成一种习惯。如果你说不行，我站不出那效果，那就回家，脚跟、臀部，两肩、后脑勺贴着墙，两手垂直下放，两腿并拢做立正姿势站上个半小时，天天如此，不相信你站不出那效果来。21天就可以养成习惯。其次：坐姿体现你的优雅：

坐姿一定要雅，上身要正，臀部只坐椅子的三分之一，腿可以并拢向左或向右侧放，也可以一条腿搭在另条腿上，两腿自然下垂。但切忌不能两腿叉开，腿也不能翘在椅子上，如果你还没习惯的话，就利用工作中休息的时候来锻炼一下自己。再次：走路体现你的风度：

走先用一下站的词，抬头挺胸收腹，别总是低头数自己的脚趾头。走在路上就把路当你家的，你的T型舞台，但也不是要你走得横行霸道，而是要走得旁若无人，目不斜视，走出自己的气势，不要急步流星，也不要走得生怕踩了路上的蚂蚁，不快不慢，稳稳当当。剩下的就是走姿了，可以扭，臀部的扭动更显你的腰姿，但不要上身全跟着动起来，给人看上去轻浮感，两手垂直，轻轻前后摇摆，不是走军姿，也不是走正步，要自然。

最后：服装体现你的审美，自信体现你的风度

外型上还有一点要注意的就是服装了，不一定要非是名牌，但是一定要舒适，适合自己的年龄，身材，要穿出自己的风范。外型已具备，那现在要的就是自信，气质由心生，保持一颗纯洁善良的心吧。不管你是高的矮的，还是美的丑的，给自己一点信心，相信自己就是最有个性的，展现你的自信，给自己多加一分，你就是一个富有魅力的女人，自信你是最美丽，最优秀的。自信是自己给自己的信心，是成功最重要的因素，其实服装最大的功能也不只是让人漂亮而是增加自信的，所以一身合宜的装扮，带给别人不仅是感观的享受，更是自信的表现。

魅力是一种看不见的吸引力，现代社会的各行各业中，每个人都会非常注意自己的着装。作为现代女性，更加需要注意自己的言行举止得体与否。严格地讲，现代人应该一切都是美丽的。用伟大的俄罗斯作家契诃夫的话来讲，人的一切都应该是美的，美的心灵，美的语言，美的仪表。让我们从现在开始做一个魅力的、美丽的女人。