秘书能力

第一篇：秘书能力

秘书所具备的能力

对于一个秘书来说，如果她仅仅具备全面的业务知识，那她还不能算是个优秀的秘书；一个优秀的秘书，要能根据工作中出现的具体情况，灵活地运用自己所掌握的知识和技能，做出及时有效的判断，并与各方面进行沟通，圆满完成上司交代的工作，一个成功的秘书除了具备较强的辅佐能力、办事能力、观察能力、创新能力、协调能力、心理承受能力、表达能力和写作能力，她还必须具备高度的理解能力、敏锐的洞察能力、广泛的信息收集能力、优秀的写作能力和出色的交流沟通能力。

一、判断能力与执行能力

秘书于雪已与税务局王局长约好，今天下午2点陪自已的上司钱总登门拜访他，商谈明年本公司环保节能产品免税的事。正准备动身，前台来电话，说东北地区的总代理郑总来访，现在正在会客室。现在已经1点半了。如果按原计划去拜访王局长，那就不能接待郑总；如果在家接待郑总，那就得推迟或取消对王局长的拜访；不仅不好选择是见王局长或是郑总，而且也不好向任何一方解释。现在办公室主任一时也联系不上，没法向他请示。于雪应该怎么办？

1、能分析问题

尽管事情很急，但于雪仍然需要冷静。首先应该分析可以采取哪些补救措施：给王局长或郑总去电话，推迟或者取消拜访；尽快与办公室主任联系上，听取他的指示；如果不能按原计划拜访王局长，那么，在告诉王局长不能践约时，一定要诚实，说明真正原因，尽量注意说话时的语气；在处理好这些问题之后，就要充分估计取消或推迟拜访造成的各种后果；如果有消极后果，就要采取新的措施以把这

种后果减轻到最小程度；另外，由于上司活动日程的变更，要及时与有关方面（比如司机）联系，以保持各部门工作的协调。

当然，秘书应当采取的补救措施不止这些，但是，这些措施要求秘书一气呵成，在两三分钟内完成，因为总共剩下的时间不到半小时了。比如说这次不能践约去拜访王局长，并不意味今后也不去了；把原因说明，王局长不一定就会计较；而对郑总来说，由于与钱总有很深的私交，这次没有接待好，在知道了事情原委之后，也许会一笑了之。于雪在分析这些问题时，实际上就已经把公司的利益摆在了首位。

当问题出现在你面前之后，你要能分析出问题的本质，它到底是一个什么性质的问题。要能做到这一点，就要求秘书经常保持一种“问题意识”；只有这样，你就不管遇到什么问题都会不慌不忙，从容面对。

2、具备解决问题的常识和经验

把问题分析清楚了，还要有具备解决问题的常识和经验。在这种情况下，于雪还应想好孰先孰后，是先给王局长打电话还是先去见郑总？是先听取办公室主任的指示还是先接原计划办，再向办公室主任汇报……哪些措施应该优先，判断的唯一标准是怎么对上司有利就怎么做。反过来说，就是那些没有什么实际意义的东西暂时就不要想那么多。

遇到问题了，就要想出解决问题的办法，因此，秘书必须具备丰富的常识和经验。只有这样，不管遇到什么问题，你都能找到灵活的解决办法。

3、能迅速采取行动

想好了办法就立即付诸实施。在这种时候，秘书一定要镇静，如果你心里一着急，话就不一定说得明白；对方在电话里半天还没听清你说的是怎么回事，那么，他可能也会跟着你着急。这样，不仅浪费时间，而且会把关系弄僵，乱上加错。

无论你把问题看得怎样透彻，也无论你想出了什么高明的解决办法，如果你不迅速采取行动把问题解决，那问题仍然还是问题。对于上司来说他看重的是结果，所以，秘书的实际行动是最重要的。

二、理解能力与洞察能力

小钢是一家生产速冻蔬菜的民营企业的总裁秘书。快到年底了，老板一反常态，既不是与财务经理讨论今年的决算，也没与销售部经理多讨论明年的市场销毁问题，与他们通电话也就三五分钟的事；相反，他经常带着研发部的经理与当地旅游局的人喝酒聊天，似乎一天到晚不务正业。这到底是为什么？小钢通过琢磨，终于理解老总已经看到了生产速冻蔬菜难以形成新的利润增长点，因为出口欧盟和日本的速冻蔬菜的技术壁垒越来越高，所以，决定利用本公司的传统优势，开发以观光和休闲为特色的生态农业……在了解了老板的意图之后，于是他抓紧时间，搜集进入生态观光农业的各种信息，特别是目前一些企业的经验及存在的问题，赶在年初董事会召开之前，把材料交给了老总。老总一看，大加赞赏，当即指示负责这个项目的筹备工作。

作为秘书需要有这样准确的判断能力，对自己上司的工作及整个公司的情况有全面而又深刻的了解。如果你能站在上司的角度看问题，那么，你不仅能理解上司对你各项工作的要求，而且能主动提前做好相应的准备工作。当然，作为秘书不能擅作主张甚至超越自己的权限。但是，作为秘书，应该对自己下一步的工作有个基本的把握，对自己应该做的和能够做的工作有个准确的判断。为了节省上司的时间，作为秘书应预先知道上司会把什么工作交办给自己，从而提前做好准备。

三、信息收集能力和写作能力

在上面这个例子中，作为秘书应该有高度的理解能力与敏锐的洞察能力，但是，光有这个还不行，你还要有广泛的信息收集能力和优秀的写作能力。

对于上司来说，秘书的一项主要工作就是为自己调查和收集有用而又全面的决策信息，并且及时地向自己报告。因此，对于秘书来说，你首先要知道“什么是信息”，只有这样你才能知道哪些是上司现在需要的信息。由于情况在不断变化，你收集到的信息也处在变化之中，所以，为了能给上司提供准确无误的信息，秘书应对自己所收集的信息有相当的了解。

你知道了上司准备进入生态观光农业，他需要大量这方面的信息，你在为他收集信息时，当然能从网上和报纸杂志上找到许多，但有些信息如开发成本，投资回报率这些信息在网上找不着，只有通过朋友或熟人帮忙才能找到，所以，作为秘书必须有广泛信息收集的能力

秘书收集到信息后要把它们写成专题报告，另外还经常要起草一些公司内外的商业文书，比要代替上司起草讲话稿等，所以，写作能力对于秘书来说是不可欠缺的。比如上面那个例子，公司准备进入生态观光农业，投资要几千万甚至上亿，对于这么一个重大的项目，秘书小钢不可能只向上司作口头汇报。他必须用规范的商业文书格式把它写出来呈交给上司，因为它不仅只让上司看，还有可能让公司所有

董事看，甚至还要让当地政府有关部门的领导看，所以，这份报告必须规范。

四、交流沟通能力

当今社会己进入信息时代，网络己渗入到秘书工作的各个层面；不仅企业生产的自动化程度越来越高，而且企业管理的自动化程度也越来越高。企业管理的自动化不仅没有削弱人际关系在企业管理中的作用，相反，它要求人们更加重视人际关系，因此，处于企业管理神经枢纽中的秘书，在协助上司与各方面进行交流沟通的作用更加重要。一般来说，上司在公司内外都有广泛的人际关系，作为秘书必须了解上司的这些人脉关系，并在这个基础上协助上司与方方面面进行交流沟通。

09文秘张清雅 30951550126

第二篇：浅议秘书能力升级法则

浅议秘书能力升级法则

——观影片《穿普拉达的女王》所悟

吴彩棉

摘要：本文通过观看影片《穿普拉达的女王》，提炼出作为秘书专业学生对该职业技能与素养的把握与思考的七大“法则”，涉及秘书的面试技巧、形象塑造、工作能力、遵循规则、交际艺术等职业特质，试图为学生的职业能力培养提供探究方向。

关键词：穿普拉达的女王 秘书 职业 特质

引子：为使文秘专业的学生更加直观地了解所学专业的职业性质、要求、技能、素养，笔者结合《演讲与口才》的授课内容，组织学生观看了被全球办公室白领奉为“办公室生存法则”的2006年最佳影片《穿普拉达的女王》，学生们对影片所折射的秘书各种职业能力的提升展开了热议，从中领悟了职业特质的深度与广度的积累方向。经笔者整理归纳与探究，形成下文。

秘书、公关作为一种受人瞩目的职业，因为其工作性质与年轻、貌美、活力挂钩，大多数人将其定为“青春饭”或“花瓶”职业，认为无非是上传下达的简单轻松又体面风光的工作。然而，每个行业都深不可测，从业者要想在业内如鱼得水，除了做到秘书最基本的要求外，还要掌握一定的突破点即“生存法则”，在岗位上不断修炼，从而将工作能力攀升到一定高度，将“青春饭”变成“长春饭”。影片《穿普拉达的女王》中女主角的蜕变、秘书角色的出色演绎给了我们全方位强烈的视觉与心灵的冲击，也为学生的职业能力困惑生动形象地指点了迷津。

影片《穿普拉达的女王》不仅被誉为 “2006年最佳影片”，还被全球办公室白领奉为“办公室生存法则”，这绝非浪得虚名。在影片中，新人安德烈亚（安·海瑟薇饰演）凭着西北大学的漂亮履历、完美的口才、不屈不挠的表现使她得到了一个所有女孩梦寐以求的工作：成为纽约时尚界圣经——知名时尚杂志《Runway》（天桥）总编辑米兰达·普莱斯利（梅丽尔·斯特里普 饰）的私人助理（秘书）。助理的工作是漫长琐碎而痛苦的，可重要的是，一旦有了这段魔鬼般的历炼，将成为到 1

哪都备受欢迎的职业达人。安德烈亚痛苦而快乐地蜕变着，她的蜕变足迹展现了职场新人成长必备的精彩生存法则：

法则一：成功面试，善于察言观色、灵活应变的有效沟通是至上法则。安德烈亚的求职面试可谓一波三折，首先因为她浑身上下没有一点时尚元素而被认为不是该职位最佳人选，被第一助理艾米丽拒绝；接着因老板米兰达不满艾米莉先前挑人的眼光，此次亲自面试，安德烈亚得以在心不在焉的老板面前叙说自己的辉煌史：什么在校获得新闻大赛奖，想当新闻记者等等，看到老板反应冷淡，安德烈亚在最后关头道出:“但是我很聪明好学、、、、、，在老板似乎鄙夷的目光中她沮丧地离开了；出乎意料的是正要走出办公室大厅的她被艾米莉不解地换回去了，她成功了！

要谋求助理职位，有效沟通是第一要诀。作为求职新人，女主角的面试经历值得我们玩味，她绝地逢生的境遇出乎我们的意料。她的失与得细分析如下：失的层面——准备没有针对性。首先从她的衣着看来，以一身朴实的休闲着装出现在时尚达人面前，显得十分另类与滑稽。无言的服饰传递地给对方的是极为丰富的信息：她并不知道所谋求的时尚杂志主编助理职位的素质与要求到底是什么，从而引起对方的不悦与讥讽；再者从她言谈来看，一开始的自我推介没有针对性职位的要求娓娓道来，只是说自己的辉煌史。这些隔靴搔痒的内容都是老板不感兴趣的，难怪对方心不在焉。这是面试中有效沟通技巧的缺失，也是面试的大忌。而“得”则是女主角几乎黯淡转身时的急中生智：“但我很聪明好学”云云，事实证明，使她获得转机的正是这句话，击中了老板的要穴，其实最聪明的老板看中的不是毕业生以前头上曾经有过多么绚丽的光环，而在于新人的发展特质：善于学习的能力。新闻专业出身、成为记者与秘书，二者的职业素养要求相差甚远，能让老板动心的就是这句话“聪明好学”，弥补了所有的缺憾。而她的善于亡羊补牢，则拜她出色的察言观色与灵活应变所赐，这正好证明了她能胜任秘书工作的潜在特质：敏而好学！

法则二：注重形象塑造，从“新人”迅速成长成“老人”。

新人安德烈亚是凭借聪明的头脑，暂时征服米兰达，加盟这个引领时尚潮流世界的。初入职场时她认为自己的工作与时尚的穿着没有关系，穿着朴实古板的她就被嘲笑为“穿着奶奶的裙子”，与周围环境格格不入。直到老板疑惑不满的眼神频频掠过，工作备受打击后，才想到要改变自己的形象，当得体大方的职业装束让她惊 2

艳职场，所有人对她刮目相看的那一刻起，不得不释然：她的成长迅速自然，继而顺风顺水融入工作环境。

谈及形象总不免想起香港女作家梁凤仪的一句话：“一个秘书的形象与教养可以代表上司的江湖地位和份量。”秘书的形象蕴含丰富，毫无疑问是职业规范的表率，讲究着装礼仪，巧妙搭配服饰，让你的形象美凸显你高雅的品味，更重要的是体现一种维护企业商业形象的意识。把追求卓越的自我意识不断调整转移到塑造完美丰满的秘书形象上来，这样能使你先入为主融入工作环境，是成长成熟的标志。不少新人（特别是80后），总以为穿着打扮应由个性喜好、张扬自我为准则。殊不知，另类的你在职场中会让同类侧目，既而排斥或远离，不知不觉中你会成为孤家寡人。初入职场，若对工作中该穿什么衣服感到狂惑，那就用心揣摩周围的同事，他们穿制服，你不能穿休闲装；他们中规中距，你不能哈韩哈日。欲被同事接受，就不要太过于个性。随大流，准没错。记住：你的形象价值百万。

法则三：把琐碎的工作当成一种磨炼，提升抗压力。

安德烈亚虽说是一名新人，但老板可没有时间等她长大。从工作的第一天开始，就要求她“自来熟”,适应所有的工作。影片以快速的切换让我们看到她跑上跑下整理老板衣物，冲咖啡、接电话、联系客户、甚至怀抱一大堆文件帮老板溜狗„„一大堆事情让她应接不暇。当她做事效率不佳，还遭受到老板劈头盖脸的一顿臭斥，她在办公室里泪流满面，可过往的同事只是漠然或同情地扫她一眼，没有人停下来拍拍她的肩膀安慰她、、、、、这就是米兰达的助理能干满一年的可能性不大的原因。安德烈亚则在不断的压力与考验中逐渐成长。

又人戏称，秘书就是让上司“秘密地舒服”。作为上司的“贴身人”，你要秘密地让他“舒服”，良好的秘书素养要体现在每一个细节之中了。所谓细节，就是琐碎的工作，你要有有条不紊、化整为零的应对能力。职场节奏越来越快，越来越残酷，新任秘书若遇上闲散仁慈的老板，可能会觉得非常惬意，但慢慢地你的意志开始被腐蚀，让你懒散堕落，一事无成，像在凉水里慢慢被煮熟的青蛙，死到临头都不会跳一跳。而相反，你的第一份工作充满了挑战，你的老板极为挑剔冷酷、傲慢严厉得如同一个恶魔，在老板身边的你更是“近水楼台”，在你看来可能苦不堪言。那么，请别放弃。宝剑锋从磨砺出，老板在变相催你成长成熟。磨练与考验是一名职场新人走向成熟的催化剂。正如影片中所说的，只要干满一年米兰达的助理，以 3

后再从事任何工作都难不倒你——还有比米兰达这样的老板更会摧残人的吗？在她身边干满一年，这是个极限

另外，因为作为上司的“贴身人”，你会给人很大的想象空间。你受了委屈，可以痛哭，但不要在工作场所流露你的个人情绪，不要让个人情绪左右你的工作，不要让所有人看到你的脆弱，而被视为弱者、笨蛋，若是这样你就违背了职场天条。你可以到卫生间默默流泪，抹抹眼泪回来，努力把每一件事情做得圆满漂亮，总比你在大庭广众之下用眼泪昭示你的脆弱，让大家忍不住怀疑你的职业素质和抗压能力好多了！总而言之，你要迅速成长起来，否则可能面临扫地出门命运——外面有无数的大学毕业生拿着一张写满优秀实习鉴定的简历，在觊觎你的岗位呢！

法则四：巧用心思，与人为善，善于积累人脉。

安德烈亚谦和的气质让眼光刁钻形象设计师纳秋颇为欣赏，调教她如何把时髦行头成套穿上身，帮她改变了自身的形象，与工作环境融为一体。在一次聚会中，她认识了业界的一位仰慕她的同仁。她没有一口回绝对方的好意，留下了通讯方式。果然，让她绝处逢生的就是这位不起眼的仁兄——帮她找到未出版的《哈里波特》的手稿。连老板都觉得是她创造了奇迹！从此对她的看法发生了颠覆性的改观。

秘书的工作并不是一个发展空间巨大的职位，但是这项工作之中潜藏着一个优势：与人打交道的机会。企业中只有经理及以上的人员才可以配备秘书，与他们工作或业务往来的人大多身居要职。所以，跟随在上司身边，秘书就拥有了和这些人员交流的绝佳机会。留意这些人际资源就是把握了秘书一职的优势资源，他们或许就成为你明日的合作伙伴。美国著名学者卡耐基说：“一个人的成功，有15%是由于他的专业技术，85%则要靠人际关系和他的为人处世能力。”

另外，作为新上任的秘书应该明白，在竞争者林立的职场中，乐于手把手地教你学走路的“唐僧”越来越少，因而与人为善、广积人脉是职场新秘的必备工作。你不知道在什么时候你会用到别人，所以学会分门别类贮存电话，在适当的时候问候一下对方，让别人记住你，说不定你会获得更多机会。记住，职场中没有用不到的人，有心插柳柳成荫，好的人际关系是走向成功的一大要素。

法则五：幸运喜欢垂青有准备的人。

因为第一助理艾米丽感冒了，所以安德烈亚被临时获准一起陪同米兰达参加时尚晚宴。安德烈亚的主要任务是在短短的几个小时内马上记熟几大本来宾的身份手 4

册，在米兰达忘记对方的的时候提醒她，这是个棘手的任务，安德烈亚做到了！

交际艺术中招呼技巧的作用在职场上意义重大，每个人的名字在他本人听来不亚于一支动听的曲子，且充满亲切与友善，是交际场上的润滑剂，精明的老板深谙此道，渴望运用起来能游刃有余。职场新秘在关键时刻的表现是给老板排忧解难，这让新人面临许多细节的考验，强学博记必不可少。幸运喜欢垂青有准备的人，多用些心，在机会来临之时才能好好把握。但无论你多么风光，别忘了，风头是老板的，记得永远站在老板身后，学会低调，这会为你的表现加分。

法则六: 坚持自我，学会放弃。

安德烈亚因为繁忙而与众不同的工作离男友越来越远，最终分道扬镳。在巴黎，她目睹老板为了私己利益宁可牺牲合作了20年的老伙伴，家庭大厦也岌岌可危，内心极为不安，这看似春光明媚的微笑背后是不少人心酸的眼泪。她明白，再走下去，她会成为下一个米兰达，甚而至于更加变本加厉。在影片结尾，她开始忏悔：“我背叛了我的家人、我的朋友，还有我曾经相信的一切，到底是为了什么？”“为了鞋子、衬衫、外套、腰带„„”“奈特”，她抬起头，认真而笃定地看着男友，“对不起。”重新去面试归来路过原公司大楼时，恰逢米兰达被前拥后挤极度风光，她在与米兰达意味深长对视而笑后优雅转身离去。

这是影片的尾声，安德烈亚幡然醒悟，终于明白了自己想要的究竟是什么。当你有能力去做米兰达时，你愿不愿意放弃你的做人原则？时尚界的纸醉金迷一向是极具诱惑力的，然而，名利场中的浮华又让多少人丧失了自我？所幸的是安德烈亚还保持着一份清醒，坚持自我，放弃了这来之不易的“荣耀”，也回归了自我内心的安宁。

法则七：要另觅高枝，要选择优雅转身，不必莫名消失。

安德烈亚是在米兰达毫不知情的状况下扬长而去的，并将米兰达的追寻来电手机扔入喷泉水池中，这个毅然决然的潇洒动作似乎更加张扬了她的个性，也似乎是充满了对魔头般上司报复的快感，让人心潮起伏，释然而笑。而后在安德烈亚的新一轮求职面试中，却得到前任老板米兰达的极力推荐，她幸运极了！

作为秘书，会受到上司为人处事风格的潜移默化的熏陶与影响。重要的是自己要有明辨是非的聪明头脑，学会扬长避短，取长补短，提升能力，积累经验，完善人格。在职场中，好聚好散向来是达人们所信奉的原则。可从影片中我们看到，女 5

主角要另觅高枝，用玩失踪的方式不算上策，倒折射自己为人处事缺乏厚道与涵养。要知道，精明的上司之所以选择你在他身边是有足够的理由的，想必赏识更多于其他，这种爱始终在暗香浮动，即使是历练也是给你最好的。细想没有受到老板恶魔般的炼狱，安德烈亚会有后来灿若奇葩的惊艳吗？所以别忘了感恩。你的人生足迹的链条是环环相扣的，有哪一节松落了，都会影响你的前行。我们说女主角幸运，因为即使她用极端的方式向老板说“不”，但老板毕竟是老板，不跟她一般见识，在他另一轮求职的关键时刻对她不吝赞词，可见老板的风度与胸襟。所以，你要能确定你的老板是否是米兰达型了，否则别随意学着潇洒地扔手机，而是在每一件事上表现出你良好的处世之道与优雅的涵养！

通过影片与职场的亲密接触，学生们对职业特质培养的困惑一扫而光，深感职场新秘确实不容易，从为人处事的跌跌撞撞到抬手投足的游刃有余，无不需要掌握办公室法则，心中记取法则秘诀，让能力经验天天升级，靠自己的力量去打开光明的前景！

参考文献

1、《穿普拉达的女王》又名《时尚女魔头》

2、《你的形象价值百万》 英 英格丽〃张著 2008、1

3、《别说你是新人》 《大学生》杂志2009年第9期

第三篇：秘书素质与能力

秘书（公益型）

工作描述：

秘书是传统的职业之一，就是负责掌管文档、安排事务并协助机构或部门负责人处理日常工作的人员。秘书的工作非常繁琐，大致有以下几项：

 接听电话，向电话询问者提供信息，记录留言，转接电话；

 收发与回复日常邮件；

 撰写会议通知、会议记要、日常信件和工作报告；

 会谈、会务安排；安排商务旅行，做好预订工作；

 将信件及其他记录归档；备份信件及其他文档；

 接待访客；

 采购、分发和控制办公用品等等。

秘书工作的范围十分广泛，既是业务人员，也是管理人员，可以说，秘书自身的素质及工作效率直接影响到整个部门或机构的形象及竞争力，可见秘书岗位的重要性。

核心竞争力：

知识要求：一般情况下，企业要求秘书具备中文或行政专业大专以上学历，有文书写作、档案管理、财务会计等基本知识，并有一定的外语基础。

技能要求：文字功底深厚，具备较强的沟通协调能力和逻辑思维与分析能力，熟练使用各种办公自动化设备，在授权范围内有一定的预见能力和判断能力。

经验要求：具有一年以上相关职位的工作经验，对所在行业和企业状况有所了解。

职业素养：能够和各种类型的上司和谐相处，办事细致、处事谨慎，具有较高的自我管理能力、工作积极主动并持久，具备较强的心理承受力和保密意识。

职业现状：

秘书职业向来是职场上上供需两旺的人才需求热点，据不完全统计，目前我国的秘书从业人员达2300万人。随着社会的发展和企业竞争的日益加剧，秘书工作的重要性越来越受到重视，秘书已经不是以前众人眼里“端茶递水”的角色，而是日渐成为企业内参与管理的特殊助手，他们不仅要熟练掌握办公室的工作技巧，还要能在上司没有过问的情况下表现出责任感，以实际行动显示主动性和判断力，并在给予的权力范围内果断做出决定。这也是为什么秘书需求不断上涨的原因所在。

风险与回报：

秘书的工作繁杂、琐碎，辛苦又重要。在企业中秘书起着承上启下的作用，是上司与员工之间的纽带。秘书还要能够正确理解上司的意图，替上司过滤重要的事物。另外，秘书是辅助型角色，而不是决策型角色，所以把握分寸是关键。

据权威部门统计，80%以上的秘书月薪在3000元以下，月薪在5000—8000元之间的秘书有

4.31%；月薪在8000以上的秘书只有2.02%。

职业趋势：

发展路径：做秘书得先有“秘书证”，国家劳动和社会保障部将秘书职业资格分为三个等级：初级秘书、秘书、高级秘书。要求秘书持证上岗。

转型机会：根据秘书的知识结构和技能，秘书还可从事行政助理、行政管理等既要与事又要与人打交道、并需要较高的沟通协调能力的工作，如果外语水平高，还可从事涉外文秘的工

作。

第四篇：培养秘书口头报告能力

培养秘书口头报告能力

秘书人员的口头报告能力，是一个人分析能力、协调能力、应变能力、表达能力的综合体现。迅速、简洁、准确的口头报告，有利于领导及时掌握情况，迅速作出决策。培养秘书人员的口头报告能力，要从以下细节着于：

一、精心过滤，区别处理、区别对待、慎重处理，以免干扰领导的正常工作，甚至给领导造成被动。

二、弄清原委，力求准确。视信息的真实性、完善性为生命，按时间、地点、人物、事件、经过、结果六要素调查了解，构建完善的信息。

三、打好腹稿，简明扼要。说话要讲究层次，抓住主要事实；语言要精炼，不能重复；客观陈述，不搀杂个人观点，以免影响领导独立思考。

四、举止沉稳，口齿清晰。无论大事小事、难事易事、急事缓事，都要做到举止沉稳，语调节器平和，口齿清晰，不卑不亢。

五、把握时机，灵活对待。在人员较多的场合，一般应注意保密，宣向领导个别报告。领导情绪不好时，要尽量做到语言平实、平铺直述，以免引起领导情绪波动，影响对事情的正确答复或处理。不是特别急的事情，还可缓一步报告。领导正在讲话或聚精会神地处理某一文件，一般不要立即报告。

第五篇：浅谈秘书应具备的能力

浅谈秘书应具备的能力

引言

随着我国的改革开放向深度和广度推进，商品经济日益发达，信息服务的市场扩大，对秘书的需求量也日益增大。可以预测，到下世纪初，随着工业化的现代结构的生成以及我国经济的逐步发展，秘书工作将更受社会的重视。它已不仅仅是一种较高级的职业，而且会成为吸引千万劳动大军的一门新兴行业。在现代化日益成熟的今天，对企业起到举足轻重的秘书人员的素质要求也是相当的之高，不仅仅是对专业素质的单要求，更多的是对自身能力的建设和培养，乃至全方面的素质的要求。企业秘书必须是思想品德上的“马列者”，工作上的“老黄牛”，文字能力上的“作家”，综合素质上的“军师”，办事上的“经纪人”，思想上的“战略家”。

秘书的能力构成：

现代企业制度的建立 ,是现代经济高速发展的必须 ,同时也对秘书工作提出更高的标准 ,与传统意义的 “秘书” 相比 ,现代企业要求秘书更是 “全才”，必须具有科学的预见和广博的知识，集多能于一身，构建自身的能力结构，同时，还必须具有高尚的职业道德和良好的心理素质。

一、具有较高的文化专业素质

企业文秘人员应具有广博的基础文化知识。

1、是社会科学基础文化知识,如历史、政治、思想史,社会发展史,哲学理论等。在世界经济日趋一体化的今天，企业要生存发展，必然要进入世界市场参于竞争,这就要求文秘人员不仅要了解本国文化,而且要了解国外业务伙伴所属国家的历史变迁和民族文化形成。例如日本企业倡导的是儒家理论,强调职员、公司是一家。而美国企业则更多地倡导开拓、奋斗、竞争精神,强调创新和自我实现。了解本国文化,了解不同国家的历史，准确把握不同国家的特点，对于开展办公室工作有很大帮助，在经济联系日益国际化的今天，这一点更是突出;

2、是自然科学基础文化知识。当代社会的工作与生活离不开自然科学知识,高科技含量的企业生产，以自然科学知识为基础。同时，现代办公设备日益复杂化、高技术化，没有一定的自然科学知识很难学习了解其原理和性能。总之,文秘人员没有一定的自然科学知识,就很难学习掌握办公自动化的新技术,就不能为企业内各部门提供高效率的服务。

二、具有较强的是表达能力

表达能力是文秘人员的重要能力之一。汇报工作、接待来客、协调沟通等都要通过表达。文秘人员应当准确、及时、简洁、规范地表达工作情况,准确把握何时该说什么，何时该写什么，说该怎么说,写该怎么写,只有在这些问题上把握适度,才算是真正具备了较强的表达能力。表达能力靠什么?在口头表达中,要靠驾驭语言的能力,靠丰富的词汇量，敏捷的思维，清晰的语言以及语气、手势、表情、体态等。在书面表达中，要靠准确的词汇使用、严谨缜密的思维、得当的文章体式、清新流畅的语言表达等。书面表达的要求就是准确、规范、简捷。随着企业办公自动化水平的提高，对办公室人员的书面表达提出了更高的要求，文秘人员必须学会熟练地在计算机上进行文字处理。四是公关协调能力。通过文秘的公关协调工作使企业与企业之间,企业与公众之间建立良好的合作关系，为本企业提供其他企业的信息,提高企业应变能力。协调就是协调本企业内部上下级、各职能部门之间的和谐关系,并通过我们的工作构建以“和谐”为核心的企业文化,追求人与人之间的和谐，人与自然和社会的和谐,营造一个祥和、互助、奋发向上的企业氛围。

三、具有主动性和一定的前瞻能力

领导交待了什么,自己便干什么;领导没有吩咐,自己就乐得无事。像这样被动地接受领导交办的任务,是远远不够的,一个称职的秘书还要善于“没事找事”。秘书要有灵活的大脑，从行为表征上就是会思考问题、会办事情、会出点子、会应付各种突发事件、会对过失进行补救。这“五会”有着丰富的内涵，每一会都有很高的要求，要当好一个现代的优秀秘书，必须勤恳磨练，不断学习，努力创新，适应时代发展的变化和要求。在领导作出指示前,秘书头脑中就要先有一个工作思路。凡事预则立,不预则废,秘书时刻想到领导的需要,工作走在前面，有前瞻性，及时为领导提供所需情况,主动协助领导做好工作,既能减轻领导的压力,促进领导提高工作成效,也有助于秘书找出差距,提高自身能力。

另外，秘书是领导或企业的参谋或军师，是领导或企业的思想库和智囊团。秘书应当发挥顺风耳和千里眼的作用,把平时搜集整理的信息,特别是市场竞争信息、超前预测的方案、调查研究的情况及时、准确地提供给领导或企业，并把超前思考的优良方案提供出来,以便领导或企业及时掌握情况,做出相应的决策和反应。这就要求秘书在完成日常性服务工作的同时,要围绕领导的主管或分管工作,积极深入基层,开展调查研究，掌握一线实情,敏锐地发现问题,提供领导决策参考;广泛阅读报刊,收集信息资料,听取多方意见,获取正反两方面情况,促进领导全面、系统地分析问题,做出科学决策加强对有关单位完成领；导所布置工作情况的督促检查,确保领导的决策落实到位。

四、政治鉴别能力。

政治鉴别能力就是辨别方向，把握大局的能力。秘书工作虽然是领导的辅助工作，但同样要有较强的政治鉴别能力。秘书工作者的政治鉴别能力由以下三方面要素构成：

1、是基本政治知识和政治理论的理解能力。

2、是现实形势的政治判别能力，秘书工作者要善于从政治上判断形势、观察思考和处理问题。

3、是抵御腐朽思想侵蚀的能力。当前，秘书已经成为腐败的高发人群，秘书工作者必须具有正确的世界观、人生面、价值观和是非观，自觉抵制各种腐朽思想的侵蚀。

五、学习能力。

秘书的学习能力，是指通过各种手段，获取新知，并具备实践新的行动的能力。当前形势的发展瞬息万变，秘书工作者只有不断学习，才能适应形势发展的需要。秘书工作者的学习能力主要有以下三方面要素构成：

1、是学的能力，主要是通过观察、发现问题并解决问题、对话以及行动等方式，攫取信息，从而建构或重构知识的过程。

2、是“习”的能力，主要是根据习得的知识，主动行动、反复练习，应用知识，从而提高行动能力的过程。

3、是其他构成要素：包括学习的动机、态度、方法；特定学习环境；环境中的信息与知识等。

六、创新能力。

秘书的创新能力，是秘书工作者根据一定的目的，运用已有的知识，通过思维活动，产生新认识，创造新事物的能力。当前，新世纪新阶段新任务给各级秘书工作者提出了新要求，秘书必须不断创新工作方法与工作思路，才能更好地发挥作用。秘书工作者的创新能力主要有以下四个方面要素构成：

1、是洞察能力。是透过事物表面观察事物本质的能力。

2、是想像能力。指在过去经验和知识的基础上通过思维产生新的形象或新的设想的能力。

3、是创新胆识。要敢创敢闯，又善于总结经验。

4、是超前意识和务实态度。即具有把前瞻性与现实性、必要性与可能性有机结合起来的能力。

七、沟通能力。

秘书工作者的沟通能力，是通过一定的渠道，将信息发送给接受者，并寻求反馈以达到相互理解的能力。秘书工作本身就是桥梁和纽带，起到联系领导和基层工作的重要作用。

秘书工作者要善于和领导沟通，领会领导的意图，又要善于和基层的干部群众沟通，准确传达党和政府的政策、措施以及领导的意见，及时将基层的信息传达到上级和领导那里，进行有效地沟通。

秘书工作者的沟通能力主要有以下三个要素构成：

1、是信息表达能力。能过会话、文字等方式向信息接受者表达的能力。

2、是理解他人的能力。在沟通过程中，认同、理解他人的一种能力。

3、是交往能力。善于营造良好的氛围，掌握交往所需的规范的语文行为和仪表举止，形成与他人和谐、平等、互助关系的能力。

八、决断能力。

秘书工作者的决断能力，是指按照最优化的要求，从若干准备实施的方案中选择行动对策，能过实施以达到一定目标的能力。从一定程度上讲，领导就是决策。秘书在其工作中，为领导决策提供服务，本身也涉及大量的决策问题。因此，秘书工作者必须不断提高自身的决策水平与决断能力。秘书工作者的决断能力主要有以下四个方面要素构成：

1、是价值分析能力。明确价值主体、辨析价值取向、界定体现价值取向的导向标准的能力。

2、是态势诊断能力。指对决策对象现实状况评估的一种能力。

3、是科学预测能力。是以现实为中介、以过往发展轨迹为基础、对未来发展的可能走势与发展程度进行判断的能力。

4、是制定对策能力。是应具备的目标选择、对策分析、战略选择方面的能力。

九、应对突发事件的能力。

秘书工作者应对突发事件的能力，是预防和有效处理突发事件的能力。突发事件对各级政府和各级领导都是有害的冲击，秘书应该成为这种冲击的有效的缓冲，通过自己卓有成效的工作化解、缓解危机，给领导提供有效的参考意见。秘书工作者应对突发事件的能力主要有以下三个方面要素构成：

1、是有效掌握有关信息，及时捕捉带有倾向性、潜在性问题，制定可行预案，争取把问题解决在萌芽状态的能力。

2、是面对突发事件时，保持头脑清醒、对事件进行科学分析、敏锐把握事件潜在影响，密切掌握事态发展情况的能力。

3、是应对突发事件中的准确判断、果断行动能力和及时整合各种资源、有序应对突发事件的能力。

十、心理调适能力。

秘书工作者的心理调适能力，指利用一定的方法，通过特定的途径，调节自己的心理，使之适应外在变化和环境、保持心理平衡、健康的能力。秘书工作具有工作强度大、责任大的特点，对秘书工作者的心理承受能力提出了特殊的要求。秘书工作者必须具备较强的心理调适能力，摆正自己的位置，调整好自己的心态，才能承担高强度、高标准的秘书工作。

秘书工作者的心理调适能力主要有以下三个方面要素构成：

1、是保持心理正常张力，以适应现实工作环境、人际环境的能力。

2、是缓解、调节自己在处理日常事务、公共生活、社会交往行为中所产生的心理压力和精神紧张状态，获得心理、保持心理健康的能力。

3、是在心理调适中选择某种途径和掌握、运用一定方法的能力。

结论

综上所述，秘书工作者应该具备的全方面能力，不是一朝一夕就能完全具备的，需要广大秘书工作者不断学习、勇于实践、善于总结经验教训，在工作中不断提高。正所谓实践出真知，根据马克思哲学观点，量变达到一定程度就会形成质变，前方是光明的，道路是曲折的，相信量的积累会形成质的飞跃，并时刻正确的分析自己，从而找到自身的不足，勇于面对自己，才会提高我们的综合能力和素质，从而更好的发挥自己，实现自我的价值。当然我们也不能盲目的去学习，而是要有计划有目地的去学习和规划自己，做到踏踏实实的去认真学习，一步一个脚印的去争取，同时听取一些正确的客观观点和意见，不要太过主观，我们的工作是一群人在一起战斗，讲求的是团队合作，每个人有不同的工作职责，尽力做好本职工作，不要越界越权，一定要职责分明。我们要更加加强与他人沟通协作的能力，首先我们要真诚待人，其次要公平对人，不能把自己的情绪和个人的恩怨带到工作上去，以礼和能力服人。

尽力以自己的能力打开一个好的新的并对企业有利的局面。

企业秘书必须利用自身优势,发挥自身能力,以周密的思维、严细的作风、勤奋的状态、渊博的学识、出色的才华,履行岗位职责,切实发挥联系左右、协调内外、沟通上下的枢纽作用，为领导和企业辅助好,服务好,为企业奉献青春和才华，在工作的同时实现自身的价值。在这期间要做到与时俱进，根据社会的不断变化来调整自己的思想和理念，学会创新。

因为为创新是一个国家的灵魂，亦是一个企业的灵魂，尤其是在现代化日益成熟的今天，新的思想就是一个企业的动力和活力，也就是竞争力，一个创新的思想贯穿着一个企业，从基层员工至高层领导，因此我们要摒弃一成不变的腐朽思维，开创创新的思想和一意念。最后让我们为企业的发展和民族的发展而努力奋斗，奉献青春。