秘书的基本素养

第一篇：秘书的基本素养

第二讲：秘书的基本素养与特征

秘书的基本能力表达能力2 办事能力3 管理能力4 应变能力5 社交能力6 操作能力

秘书的工作心态

（一）秘书要有干事业的心态

1.秘书的发展空间可大可小

2.秘书面临的是挑战，更是机遇

3.秘书要有一颗事业心

（二）秘书要细心和有悟性

1.细心决定秘书的工作业绩

细心地观察领导的日常工作

细心才能掌握领导的“禁区”

2.悟性让秘书工作富有灵气

悟性让秘书变被动为主动

悟性让秘书了解领导的真实想法

（三）秘书要树立锻炼自己的心态

1.多见世面，主动学习

2.增强素养，提高水平

3.积累才干，走向领导

（四）秘书要先称职再升职

1.把忠心献给组织

2.把放心献给领导

3.把热心献给同事

4.把真心献给客户

5.把恒心献给事业

6.把平常心留给自己

秘书的职业素养

（一）秘书应具备的个人素质

1.严明的纪律；

2.一丝不苟、尽善尽美的办事态度；

3.思想活跃，跟上时代变化。

（二）秘书应具备的职业道德

1、热爱工作甘于平凡

2、自尊自重，克己奉公

3、谦虚谨慎，平等待人

4、严密机密，提高警惕

（三）秘书应树立的职业观念

1.服从观念2.参谋观念3.全局观念4.信息观念5.创新观念6.效率观念

研究个性心理对秘书工作的意义

1.有助于搞好人际关系

2.有助于提高自己的职业素养

3.帮助减轻受挫折的压力

4.有助于保持身心健康

气质理论概述

（一）气质概念内涵

指一个人心理活动的稳定的典型的动力特征。具体表现为人的活动的速度、强度、持久性、灵活性、指向性。

（二）气质的特点

遗传性、稳定性、可变性、外显性、差异性。

正确地认识气质，坚持气质问题上的辩证法

（一）气质无好坏之分，名人的气质有其所长，也有其所短。

（二）气质不能决定人的品德、智力和成就。

（三）气质具有相对稳定性，又具有可塑性。

（四）我们提倡对气质要顺其自然，安之若素，扬长避短，促优弃劣，容人所短，克己所短，掘人所长，学人所长。

在生活中如何培养气质

1：沉稳

（1）不要随便显露你的情绪。

（2）不要逢人就诉说你的困难和遭遇。

（3）在征询别人的意见之前，自己先思考，但不要先讲。

（4）不要一有机会就唠叨你的不满。

（5）重要的决定尽量有别人商量，最好隔一天再发布。

（6）讲话不要有任何的慌张，走路也是。

2：细心

（1）对身边发生的事情，常思考它们的因果关系。

（2）对做不到位的执行问题，要发掘它们的根本症结。

（3）对习以为常的做事方法，要有改进或优化的建议。

（4）做什么事情都要养成有条不紊和井然有序的习惯。

（5）经常去找几个别人看不出来的毛病或弊端。

（6）自己要随时随地对有所不足的地方补位。

3：胆识

（1）不要常用缺乏自信的词句

（2）不要常常反悔，轻易推翻已经决定的事。

（3）在众人争执不休时，不要没有主见。

（4）整体氛围低落时，你要乐观、阳光。

（5）做任何事情都要用心，因为有人在看着你。

（6）事情不顺的时候，歇口气，重新寻找突破口，就结束也要干净利落。4：大度

（1）不要刻意把有可能是伙伴的人变成对手。

（2）对别人的小过失、小错误不要斤斤计较。

（3）在金钱上要大方，学习三施（财施、法施、无畏施）

（4）不要有权力的傲慢和知识的偏见。

（5）任何成果和成就都应和别人分享。

（6）必须有人牺牲或奉献的时候，自己走在前面。

性格形成的影响因素

1.生理因素的影响

2.家庭环境的影响

3.学校教育环境的影响

4.社会因素的影响

气质和性格

（一）相互区别

气质

1.无好坏之分，无优劣之分

2.行为速度、强度、持久性等

3.变化缓慢，可塑性小

4.无社会道德评价意义

5.先天因素起较大的作用

性格

1.有好坏之分，有优劣之别

2.惯常的态度和行为方式

3.变化较快，可塑性大

4.有社会道德评价意义

5.后天因素起较大的作用

（二）性格与气质的相互联系

1、两者同属个性心理特征，是个性心理的构成要素

2、气质使性格带上独特的色彩

3、气质对性格有不可或缺的影响作用

4、性格对人的气质具有改造作用

秘书的女性特征

1.秘书职业特点

综合性、服务性、程序性、保密性、体力要求低、技术要求不高、工作稳定待遇不低等

2.女性的特质

富于同情心、善于关心体贴人、容易给人温暖感和信任感、笑容多、文明礼貌、温柔、细心耐心等

秘书十忌

一忌说话简单粗暴

二忌讲假话、大话、空话

三忌架空领导办事

四忌作风飘浮

五忌泄露机密

六忌误传信息

七忌打断他人讲话

八忌报喜不报忧

九忌无原则的承诺

十忌办事虎头蛇尾

秘书的职业特征

1.服务性

2.知识化

3.年轻化.初级中级秘书女性化

5.高级秘书男性化

秘书工作的涵义：广义和狭义

即一般意义上的秘书工作与严格意义上的秘书工作。

一般意义上的秘书工作,既服务于领导工作，又服务于机关工作，服务的对象与范围较为广泛；

严格意义上的秘书工作，主要服务于领导工作，侧重于为领导者的决策与管理服务。

秘书工作的内容（任务）

（1）文书撰写（2）文书制作（3）文书处理

（4）档案管理（5）会议组织、会展工作

（6）调查研究（7）信息资料工作（8）信访工作

（9）接待工作（10）协调工作（11）督查工作

（12）日程安排（13）日常事务（14）办公室管理

（15）其他临时交办事项

简单地说：参与政务、管理事务、搞好服务。

秘书工作的性质

（1）辅助性：相对于主导，助手和配角，从属与被动

（2）服务性：属于第三产业，服务的直接性、稳定性和广泛性

（3）机密性：保守秘密和看管文书

（4）综合性：政务和事务；例行和突发

秘书工作的特点

综合性与专业性

事务性与政务性

文牍性与管理性

常规性与突击性

机要性与群众性

被动性与主动性

补偿性与潜隐性

做好秘书工作的要求（指导方针原则内容手段）

三服务方针：为上级、同级服务、为人民群众服务、为社会服务。三原则：准确、迅速、保密

三适度：时间适时、手段适当、规格适度

四转变

由单纯办文办事——既办文办事，又出谋划策；

由单纯传递信息——综合处理信息；

由被动服务——主动服务；

由凭老经验办事——科学化管理；

五依靠：机构建制、法规制度、办公设备、文书信息、领导授意

六强调：调研、信息、信访、协调、督察、政务

七趋势：职业社会化、任职资格化、职能脑力化、办公现代化、年轻化、初级秘书女性化、高级秘书男性化

秘书长、办公厅（室）主任的任务

有明确规定。1951年颁布的《政务院关于各级政府机关秘书长和不设秘书长的办公厅主任的工作任务和秘书工作机构的决议》规定了7项任务： 协助首长综合情况，研究政策，推行工作；

协助首长密切各方面的工作联系；

协助首长掌管机关内部统一战线工作；

协助首长掌管保密工作；

掌管机要工作；

支持日常行政事务（公文处理、会议组织、检查督促政府决议的执行等； 掌管机关事务性工作（机关财务、生活管理、学习文娱活动等事项）。

第二篇：秘书应具备哪些基本素养（定稿）

秘书应具备哪些基本素养？

在当代，秘书工作成为一项十分重要的工作。秘书人员要胜任工作，必须具备以下素养：

一、秘书的知识素养

秘书工作的综合性要求秘书人员横向具有较宽广的知识面；秘书工作又具有自己的专业特点，这又要求秘书人员纵向具有较深厚的专业知识。秘书应有四方面知识的纵横结合：

（一）秘书应具备的基础知识分为两个方面：一方面是社会科学基础知识，；另一方面是自然科学知识。高中文化程度是秘书人员应有知识的基本层次。

（二）秘书也要具备专业知识，即秘书人员都应具备的秘书业务知识。主要包括：公文和应用文写作知识、文书制作和文书处理知识、档案保管知识、办公室管理知识、调查研究知识、会议组织知识、信访工作知识、信息科学知识、行为科学知识和公共关系知识等。

（三）行业知识即秘书人员所在行业、系统的专业知识，如政府机关工作的必须具有行政管理知识。

（四）相关知识。这是秘书人员为适应时代的需要，学习相关知识可以使秘书人员从更广阔的领域去从事秘书工作。相关知识包括：经济学、法学、社会学、心理学等等。

二、秘书的能力素养

秘书工作的复杂性、多样性、和秘书活动的丰富性、广泛性，需要秘书人员具有多种能力。主要是：

（一）写作能力。具体指公文和事务应用文的写作能力。秘书人员应具有语法、修辞、逻辑知识，应掌握大量的词汇和不同的句式，应具有公文和应用文文体知识，应掌握常用汉字和简化字，掌握标点符号用法，并通过长期实践，将这些知识转化为写作能力，同时要练书法，把字写得端正、匀称、流利。

（二）口头表达能力。秘书应会说一口标准流利的普通话，口齿清晰，不紧不慢。语言要简明扼要，有条有理，不要信口开河也不要沉默寡言。

（三）听知能力。秘书要耐心倾听和正确理解别人的发言，抓住重点后简明扼要地复述。还要掌握方言、外语和民族语言。

（四）阅读概括能力。秘书要善于阅读，既要善于精读，对经典逐字逐句研究；也要善于泛读和快读，概括浓缩。

（五）社交活动能力。秘书人员必须具备一定的社会活动能力，懂得各种场合的礼仪、礼节，善于待人接物以及处理复杂的人际关系。

（六）协调能力。秘书要善于发现机关与机关、部门与部门、机关与基层之间在工作上的矛盾或不平衡；要善于发现文件与文件之间政策、提法上的抵触或不一致；要善于发现领导与领导、干部与干部之间的误解或不和，并及时加以沟通、协调。

（七）观察分析能力。秘书在工作中要善于观察，善于发现问题、分析问题、提出解决问题的方法。(八)应变能力。秘书人员要有遇急不慌、临危不惧、处事冷静的应变能力。

（九）使用先进办公器械的能力。如：录像机、照相机、打印机、复印机、网络通讯设备等。

（十）预测能力。秘书人员应锻炼自己的预测能力，这有助于进行主动服务和预防工作差错。

三、秘书的理论修养和思想修养

(一)秘书人员必须认真学习和掌握马克思主义的基本理论、学习中国革命史、学习毛泽东思想和邓小平理论。更要熟悉和深入领会党的各项基本政策和各种法规，主要包括：经济改革政策、政治体制改革政策、开放政策、民族政策、宗教政策、统战政策、外交政策等。

（二）秘书人员还必须具有良好的思想修养和工作作风。具体有：全心全意为人民服务，任劳任怨，不为名不为利；对党和人民负责，敢于坚守原则，不盲目服从，在领导意志和党的意志相抵触之时，要秉承党的意志，在集体利益、个人利益与国家利益、人民利益发生矛盾时，要服从国家利益、人民利益；密切联系群众，不能脱离群众，要依靠群众；谦虚谨慎，平等待人，不能狐假虎威，盛气凌人；实事求是，拟写文稿、引用材料、检查工作、汇报情况都要实事求是，不能弄虚作假；踏实细致，耐心细致，一丝不苟；敏捷干练，讲究时效，反应敏捷，办事干净利落，抓紧时间，讲究效率；富于创造，勇于开拓，善于发现新问题，敢于进行改革，提高工作效率，勇于接受新工作，探索新的工作领域。

四、秘书的职业道德

秘书的职业道德包括：忠于职守，忠于国家利益、人民利益，忠于本机关本单位的政治利益和经济利益，对工作一丝不苟，认真负责，恪守本分；严守机密，严守党和国家机密，不泄露或出卖本单位的政治、经济、军事、科技情报，也不议论别人隐私；恪守信用，包括：约定会晤、安排会议、组织会议、收发函件、传递文件都要准时，如不能准时要及时汇报，不拖延或擅自改变，绝不轻易答应自己力所不能及的事；文明礼貌，举止大方，谈吐优雅，与人谈话专心聆听，不傲慢不阿谀做作；廉洁奉公，不以权谋私，不接受贿赂。

五、秘书的心理素养

（一）秘书人员应培养对自己职业的兴趣，认真耐心地做好各种秘书工作，还要培养和发展职业外的兴趣爱好以丰富知识、陶冶性情，提高素养。

（二）秘书人员还要努力强化自己的意志力。确定目的时要有自觉性，克服盲目性；在选择、判断是非正误时的要有果断性，克服冲动性；完成工作、执行任务中碰到挫折、困难时要有坚韧性，克服脆弱性；发现错误或走上危险道路时要能悬崖勒马、改弦易辙，在工作顺利、取得成绩时不能得意忘形、忘乎所以，克服顽固性。

（三）秘书人员要善于保持积极乐观平静的情绪，防止并善于克服消极的、悲观的、烦躁的情绪。

（四）秘书人员应培养和锻炼自己的思维能力，使思维敏捷、缜密、合乎逻辑、，使思维具有深度、广度和批判性，掌握辩证唯物论。

（五）秘书人员要增强自己的记忆能力，还要借助文字记录、磁带或软盘来进行更好记录，养成重要材料随身记录的习惯。

六、秘书的气质、性格素养

秘书应有顺从性、被动性的一面，也要有坚定性、灵活性、开拓性的一面。秘书人员要了解自己的气质，要有意识地克服自己气质特征的缺点，发挥其优点，要善于控制和调节自己的心理活动，培养自己完美的性格。

秘书人员要开朗，具有乐观饱满的情绪；要思维敏捷，对事物敏感，易于接受，善于分析，动作敏捷，做事干净利落；要遇事细心，观察细致，办事稳当，待人稳重，临危不惧，从容处理；要有百折不回、坚持到底的勇气和毅力，任劳任怨，自信、自重、自爱；要幽默风趣；要培养和提高自制力。

七、秘书的心理调适素养

秘书人员要善于调适自己的心理，保持稳定、乐观、健康的心态。秘书人员要调适心理可以博览群书，开阔胸襟；培养广泛兴趣，丰富业余生活；善于反省，自我调适；倾诉、宣泄、调节情绪。

第三篇：浅论秘书素养

浅论秘书素养

摘要：素养，孕育人才的土壤，素养愈厚，德才智能愈高。素养方面包括秘书人员的综合素养、法律素养、智能素养、语言素养、人际素养、心理素养等，它们虽然不是最直接的工作能力，却是一切工作能力有效发挥的根本保证，可以说是秘书人员的软实力。

关键词：素养

秘书人员

工作能力

工作质量

素养，孕育人才的土壤，素养愈厚，德才智能愈高。素养方面包括秘书人员的综合素养、法律素养、智能素养、语言素养、人际素养、心理素养等，它们虽然不是最直接的工作能力，却是一切工作能力有效发挥的根本保证，可以说是秘书人员的软实力。

（一）综合素养

秘书工作具有多元性、复合性的特点，作为领导身边的辅助管理人员，秘书常常是既要提供智力服务，又要亲自出面操持；既要运筹帷幄，又要捉刀代笔；对内是领导的左膀右臂，对外是单位的脸面喉舌。一个合格的秘书得是“出得厅堂，下得灶房”的角色，应是“通才”、“杂家”，也就是说要具有适应多方面工作要求的“综合素养”。

1、准、细、实、探——秘书的基本素质 秘书具有什么样的素质，对其工作质量有着至关重要的影响。在实践中我们体会到，要真正适应新形势，适应领导的高标准、严要求，广大秘书人员必须做到准、细、实、深。准就是反映情况、报告信息一定要准确无误，实就是观察问题、分析问题一定要细致周到，实就是工作态度、学习态度一定要“实”字当头，深就是参谋、服务一定要“深”人一等。

2、优秀秘书必备的四种素养

如何做一个优秀的秘书，怎样才能在秘书岗位上成才，这是很多青年秘书都在关心的问题。一个秘书人员要想在平凡的岗位上脱颖而出，需要具备以下四种素养：珍惜参与机会、善于张扬个性、从不轻言拒绝、勇敢接受挑战。

3、秘书道德“德仁义礼智信勇严”

中国古代大军事家孙武，在其著名的《孙子兵法》中，曾用“将者，智、信、仁、勇、严也”的警句，道出了作为将领应具备的素质，时下用“德仁义礼智信勇严”要求秘书工作人员，道也十分恰当中肯。

4、在领导身边工作“十要”

在日常工作中，每个人都要同领导打交道。特别是在领导身边工作的同志，更需要懂得一点与领导相处的艺术。重点把握以下十个方面：要谨言慎行严律己、要取长补短勤交流、要接受批评不猜疑、要是非面前不搬弄、要维护形象负责任、要正常交流等距离、要勇于实践挑重担、要勤于思考善总结、要思前想后找准位、要对上对下一个样。

5、秘书“十忌”

称职的秘书人员，在工作中必须注意“十忌”：忌说话简单粗暴、忌讲假话、大话、空话、忌架空领导办私事、忌作风漂浮、忌泄露机密、忌误传信息、忌打断他人讲话、忌报喜不报忧、忌无原则的承诺、忌办事虎头蛇尾。

（二）法律素养

随着我国法制社会和市场经济的日益成熟和完善，任何团体和个人的社会行为都要受到法律的约束。秘书的主要服务机构是党政机关和企事业单位，他们为领导出谋划策、替单位拟写文书、参与各类公务活动。这些工作或者关系国计民生，或者关系合法经营，无不与法律法规息息相关。因此，秘书的法律素养是依法行政和守法经营的重要保证，也是秘书素养的重点。

1、正确认识几个法律关系

法律意识是指依法办事、依法行政、依法律己、依法行使权利和履行义务的意识。秘书人员要当好领导的助手，必须依法办事、依法行政、依法律己，提高法律意识。秘书人员要提高法律意识，必须正确认识以下几个关系：必须正确认识“人治”与“法治”的关系、政策与法律的关系、权利和法律的关系。

2、秘书要严把保密关 由于工作岗位的重要性和工作环境的特殊性，领导秘书接触秘密多，知道秘密早，了解秘密深，因而保密的责任也就特别重大。在平常的工作生活中一定得收好自己的口，关好自己的门，把好报道的度。

（三）智能素养

总体而言，秘书对领导主要是提供智力上的服务，如沟通情况、协调关系、拟写公文、处理信息、出谋划策、辅助管理等等。这些工作要求秘书具有较高的知识与能力素养。知识是对客观事物及其本质规律的认识，能力是运用知识来解决实际问题的本领。前者偏于理论，后者偏于实践。秘书工作恰恰是在理论和实践两方面都具有较高的要求。离开智能素养，秘书将寸步难行。

1、秘书知识结构的合理化

知识结构是指一个人知识体系的构成情况与组合方式。文秘人员知识结构的合理化既是有效从事本职工作之必须，也是进一步发展与成才的基础。

知识结构合理化是在遵循目标整体原则、层次原则、动态原则、个性原则、外贮原则的条件下得以完善的。文秘人才的知识结构是多样的，成才的途径是广阔的。但在建造合理、高效的知识结构时，应注意以下几个问题，即循序渐进、系统完善、主辅结合、不断更新。

2、现代企业秘书的几种能力（1）经济工作能力：具有较高的政策水平、思想要敏锐、要通晓本企业情况、善于收集经济信息、搞好公关工作。（2）善于协调的能力：上下关系的协调、秘书与领导的关系协调、领导成员之间的关系协调、职能部门之间的协调。（3）敢于创新的能力：要有自强不息的进取心、梳理敢为人先的竞争观念、具有改革意识、具有获取信息的超前意识，即强烈的信息意识、具有换位思维意识、要有一种坚韧不拔的毅力。

一个优秀的秘书工作者，除了应具备观察能、协调能力、分析综合能力、写作能力、独立工作和管理事务的能力外，还应具备驾驭时间的能力。在现代社会中，随着管理职能的不断扩大，组织机构的日臻复杂，信息量的增加和社会的加速发展，作为管理者有力助手的秘书，能得心应手地驾驭管理时间，乃是提高工作效率的一项必不可少的能力。主要是能够分析自己的时间耗费、有效地计划和组织、保持自己的工作重点及消除时间浪费的方法。

（四）人际素养

人际素养其实是智能素养的一个方面。由于秘书的特殊地位，这方面的智能素养显得尤为重要。在单位内部，秘书岗位是当然的枢纽位置，起着沟通上下、协调左右的作用；在单位外部，秘书又被视为单位的形象代表和代言人，起着沟通内外的作用。要充分发挥这两方面的作用，秘书必须具备协调、合作、公关、礼仪等素养，有建立和维持良好人际关系的高超智能。

1、重视人际关系能力的培养

人们常说，最复杂的是人际关系，最难学的是关系学，而秘书人员恰恰最需要增强人际交往能力，处理好人际关系，而这时因为增强人际关系能力不仅是秘书职业上的需要，同时处理人际关系也是一种管理智能。

2、亲密有度，情感有节

秘书与领导在工作中接触的机会比较多，除了完成领导大脚板的事项之外，常常还需要照顾好领导的私人生活，如出访时生活物品的竹内，外出时个人生活的照顾等，这样，秘书与领导之间的感情也随之加深。但对于这种情感，秘书要处理恰当，应该做到与领导亲密有度，情感有节。近些年，秘书职业呈现女性化趋向，女性秘书在与领导相处时更要正确把握好这种关系，掌握好分寸。

（1）关系处理不当造成的危害：一是从工作上看，易对决策产生私情干扰；二是领导与秘书的关系容易产生错位；三是有损领导的尊严；四是秘书自身易导致感情的发展；五是容易引起周围同事的误解。

（2）解决办法：一是工作上尽职尽责；二是关系上服从领导；三是感情上尊重领导；四是空间上保持距离；五是利益上公私分明；六是心态上积极健康；七是人品上明白做人。

3、秘书与领导的有限合作

秘书与领导的关系，实质上是一种合作关系。有些同志有意无意地主张这是一种无限合作，但这应该是“有限合作”的模式。顾名思义，有限的合作是指在某一领域、某一方面、某种程度上的合作，而非广泛的无所不包的全面合作。

4、秘书的角色意识

社会学的角色概念是指在一定的社会关系中占某一社会地位或具有某种身份并遵守相应行为规范的一类人物。秘书作为一种社会角色，其独特的社会地位决定了必须遵循相应的行为规范。实践证明，秘书人员只有不断强化角色意识，才能顺利完成所承担的各项工作，做到游刃有余、得心应手。

5、秘书的认同意识

为领导服务是秘书工作的核心内容，秘书常常需要充当领导代言人的角色。因此，秘书人员必须对领导者这一特定的服务对象，具有自觉的认同意识。包括语言习惯认同、角色认同、理论水平认同。秘书人员的认同意识，是基本的工作意识，是每个秘书工作者必须具备的。认同意识的培养和运用，应该是主动的、积极的，并且是具有创造性的。秘书人员必须积极主动地增强自己的认同意识，创造性地工作，更好地为领导服务。

（五）语言素养

语言素养是人际素养的有一个方面，当然也是其中最重要的一个方面。建立和维持好的人际关系，需要懂得合作、识礼仪；但更重要的是长于沟通，尤其是语言上的沟通。现代秘书既要在撰写文件材料、领导讲话时善于“舞文弄墨”，又要在接听电话、接待采访、汇报工作、参与谈判时能够“巧舌如簧”，随着社会信息化程度的加深，秘书将面临越来越高的语言素养要求。

1、秘书与语言文字修养

语言文字工作关系到社会各行各业，促进语言文字的规范化、标准化、对教育、科学和文化事业的发展，加强国内外经济、文化的交流都有十分重要的意义。因此，全体秘书人员都应该努力提高自己的语言文字修养，注意用字用词规范。以下几个问题便值得一个秘书工作者高度重视，即滥用繁体字、写不规范的简化字、随便写错别字、文白混用、随便使用外来词语或方言词语、随意使用新词。

2、秘书的语言交际艺术

交际，又称交往，是人与人之间相互联系的一种行为；语言是人类最重要的交际工具，秘书的语言交际是秘书职业活动不可缺少的内容之一。

（六）心理素养

秘书处于单位的枢纽地位，承担着复杂多元的工作。这些决定了在秘书身上外界的要求和自身的工作都是相当沉重的。在大多数情况下，秘书比本单位的其他职工承受着更多的压力。而且秘书始终处于领导的辅助地位，做的多半是幕后工作，业绩难以体现。这两方面的反差，常常另一些秘书心态失衡。因而加强心理素养，是做好秘书工作的基本保证。

1、性格

气质

能力

个性心理特征在个性结构中是比较稳定的构成物，主要包括性格、气质、能力。这三个要素是秘书扮演好自己角色的基础。

2、秘书的意志品质

意志就是自觉地确定目的，并根据目的来支配、调节自己的行动，克服各种困难，进而实现目的的心理活动。秘书工作在很多情况下是“人自为战”，上级领导对秘书工作人员的管理基本上是目标管理，主要靠秘书自觉地完成任务。因此，外界对秘书的强制管理力量相对比其他行业要弱一些，因而为了达到预期的工作目的，对秘书意志力的要求也就要高一点。而一个意志坚强的秘书则应该具备以下几种意志，即自觉性、果断性、坚持性和自制性。以上，便是我关于秘书素养做的浅要论述。

参考文献：

1、吕秀梅，张庆来主编《秘书》，机械工业出版社，2011-8-1

2、徐宪江编著《秘书的秘密2》，中国法制出版社，2010-09-11

第四篇：秘书的素养

第四章 秘书的素养

【教学目的】

1、通过学习，使学生了解秘书任职标准。

2、明确秘书任职标准与素质优化的区别与联系的。

【教学重点、难点】

1、秘书的能力要求的具体体现

2、秘书的职业道德

【教学内容】

1、秘书的政治思想素质，秘书的职业道德

2、秘书的知识与能力结构

3、秘书的心理品质

第一节 秘书的知识和能力

[案例导入]1：不可忽略的财富

一家公司招聘总经理助理，经过多次筛选淘汰，最后剩下5位竞聘者，决定胜出者的最后一轮考试，让他们终生难忘。

考场是座5层的办公楼，5位竞聘者由工作人员带进考场，当他们沿着阶梯逐级而上，最后进入5楼时，只见总经理和主考人员已经坐在办公室等候。当5位竞聘者坐下后，总经理宣布，考试已经结束，优胜者已经考出来了，就是走在最后面的这位先生。顿时，5位竞聘者大惑不解，总经理接着解释道：“你们进入办公室的过程就是考试。请看录像：你们走到第二层楼梯途中，地上有一枚一毛的硬币，前四位无动于衷，最后这位先生捡了起来。进办公室后，他就交给了我。在你们走到第三层楼的出入口时，有位员工捧着一大摞资料出来，不小心滑了一下，资料撒了一地，前四位先生视而不见，还是最后这位先生帮助捡了起来。这两件事虽小，却反映了一个人的修养，别忘了，修养也是一种宝贵的财富，也是一种竞争优势。

修养与知识的关系，就如同舵与桨的关系，有了好的修养和品质，才能为行为把好舵，才能把知识、智慧和能力正确地发挥到极致。

2：最好的介绍信

一天，某著名跨国公司在X市报上登了一则广告，要招聘一名办公室的秘书人员。近100人前来面试，其中不乏名牌高校的毕业生和很有些背景的应聘者。最终总经理却选中了一位普通学校毕业的、毫无背景的年轻人。这让不少人大为惊讶。总经理向大家解释到，“其实这位年轻人带来了最好的介绍信。他在门口蹭掉脚下带的土，进门后随手关上了门，说明他做事小心谨慎。当他看到残疾老人时，他立即起身让座，表明他心地善良，体贴别人。进了办公室他先脱去帽子，回答我的问题干脆果断，证明他既懂礼貌又有修养。”总经理顿了一顿，接着说：“其他所有的人都从我故意放在地上的那本书上迈过去，而这位年轻人却拣起那本书，放回桌上。当我和他交谈时，我发现他衣着整洁，头发梳得整整齐齐，指甲修得干干净净，难道诸位不认为这是最好的介绍信吗？我认为，这比介绍信更为重要?”

思考：

1、为什么修养也是秘书人员的一种宝贵财富？

2、作为一名秘书人员，至少应具备哪些修养和品质？

秘书的任职标准既是秘书人员的努力方向，也是对秘书工作的评价标准，同样也是考量秘书晋升的客观要素。

一、秘书的知识结构

知识结构，是指人们所学的知识在头脑中的有机联结与组合，也是一个人知识层次的构成的情况。

秘书的知识结构应是：

（1）秘书应具备的基本知识

基础知识是所有秘书工作人员赖以工作，学习的基础，是吸收其他专业知识，相关知识和发展各种能力的前提条件。

（2）知识结构

A、秘书工作专业知识

主要包括：秘书学、文书学、档案管理学、办公室现代化知识等。

B、秘书人员所在行业的专业知识

秘书在特定专业待业中工作，要得心应手必须懂得这方面的知识才能当一个同行的辅助管理者。

例：商务秘书应具备的行业专业知识包括：行政管理学，商业企业管理学、企业市场营销学、物价学、统计学等。

C、建立最佳知识结构的方法

* 博与精相结构

* 理论与实践相结合* 定向积累与灵活调节相结合。

D、秘书知识的更新

秘书一定要努力地积累知识，成为广学博闻，专业精深的人才。

二、秘书的业务能力

1、办事能力

“知识面广，头脑清楚，思维敏捷，手脚勤快，经验丰富”。办事能力是多种能力综合成的，如理解和领会能力，分析能力，应变能力。

2、交际能力

3、表达能力

包括口头表达能力与书面表达能力，能说会道是秘书的“看家本事”

4、操作能力

办公自动化、驾驶、摄影技术等

三、案例分析：（1）跳槽

小丽刚毕业半年，最初在一家广告公司做文案，但她对这项工作并不满意。她请在猎头公司工作的好朋友为她特色一份更好的工作。在朋友的帮助和“包装”下，她成功地应聘到一份美资出口加工企业的总经理秘书的工作。但小丽在高兴之余，不免开始担心起来：我对秘书工作可是知之甚少，我能做得了吗，可是放弃这个机会又多可惜？几番往复，但她还是经不住那位“猎头”朋友的鼓动，辞职高就了。但是，接下来的两个月，她因为不懂基本的秘书技能，又加上不懂外贸函件的处理，工作陷入极度窘境，最终，她被辞退了。

思考：

1、请帮小丽总结一下跳槽失败的教训。

2、如果应聘秘书职位，你认为至少应具备哪些基本的素养？

（二）差距

同窗王芳和李兰几乎同昌应聘在某农产品超市当办公室文员。不久，李兰受到总经理的青睐，一再被提升，很快就做到了部门经理，可工作起来同样肯吃苦的王芳却一南在做着文员。终于有一天。王芳忍无可忍，向总经理提出辞呈，并痛斥总经理用人不公。

总经理耐心地听着，若有所思。忽然他说：“年轻人，别忙着辞职，先帮我到今天的集市上看看，有什么可卖的。”王芳很快从集市回来说：“只有一个农民拉了一车土豆在卖产。”“一车大约有多少袋，多少斤？”总经理问，王芳又跑回去，回来说有10袋。“价格是多少？”总经理又问，王芳欲再次跑回集市，总经理望着气喘吁吁的她说，“请休息一会儿吧，你可以看看李兰是怎么做的。”说完，叫来李兰对她说：“请你马上到集市去看看，今天有什么可卖的。”

李兰很快从集市上回来了，汇报说到现在为止，只有一个农民在卖土豆，有10袋，价格适中，质量很好，她带回几个让总经理看看。这个农民过会儿还将弄几筐西红柿上市，据李兰看价格还公道，这种价格的西红柿总经理可能会要，所以，她不仅带回了几个西红柿做样品，还把那个农民也带来了，他现在正在外面等着回话呢！

面对着一切，王芳忽然明白了，李兰比她多想了几步，于是她在工作上总会取得成功。

思考：

1、王芳和李兰的差距在哪里？

2、秘书应该如何为领导提供优质的服务？

（三）“开天窗”

在一次县长办公会议上，新上任的县长指着一份报告说：“这份东西开天窗的地方太多。”记录秘书百思不得其解，何谓“开天窗”？事后，他向别人求教，才知道县长所谓的“开天窗”意味着漏洞太多。

思考：

1、这个案例中，秘书的哪方面能力有所欠缺？为什么？

2、作为秘书应如何提高自己的听辨能力？

（四）提前退休的许大姐

许大姐是一家国家机关的老秘书了，工作非常认真，将办公室的事务安排得井井有条，深得领导的喜欢，领导总是夸许大姐是个得力的好帮手。前几年，办公自动化逐渐普及的时候，领导曾有意安排许大姐去接受培训，许大姐觉得那个东西没什么用，她心里想：秘书工作我都干了这么十几年了，驾轻就熟，完全应付得来。于是就委婉地谢绝了领导的好意，将机会让给了刚分到单位的小朱秘书。

许大姐的丈夫听说了，责备许大姐说：“好好的培训机会让给了别人，现在没有办法，那你就自己平时买点书看看，再利用节假日到电脑培训中心学习吧，这些东西多学学还是有用的，俗话说：技多不压身嘛。”可许大姐也没有把这些话放在心上，只是想：“你也不看看，我一作一天到晚多忙。

过了不久，机关里逐渐开始实现办公自动化，电脑、复印机都用上了，许大姐这下可傻眼了，她什么都不会，而小朱秘书工作起来越来越如鱼得水，领导也愈益重视小朱秘书了。

又过了一两年，国家机关精简人员，不会操作先进设备的许大姐不得不提前退休了。

思考：

1、许大姐为什么被淘汰？

2、为什么秘书人员也要提倡“终身学习”？

第五篇：公司员工基本素养

公司员工要具备以下11个方面素养(择自书籍)

一、懂得服从

服从，是最基本的职业准则。一个企业的成败很大程度上就取决于企业员工是否完美地贯彻了服从的观念，从而实现步调一致。没有服从就没有执行，没有执行就意味着企业的各种决策、战略、目标不能实施，企业无法生存。

在组织的决定、命令面前，必须要认真执行，做到不做则已，做就要做到最好的精神境界。

服从不是被动的应付，而是主动负责，将本职工作和有利于单位的都主动做好，让结果远远超过领导的期望。

二、结果说话

只为成功找方法，不为失败找理由。

在市场竞争中，企业衡量一个人的能力是不看起点看终点，不看苦劳看功劳，不看过程看结果。员工的能力是在为企业解决困难的过程中体现的。要想成为有价值的员工，就要为这个企业创造效益、获得结果。

三、公私分明

一个合格的员工，一定是一个公私分明的人。既要有做事的才干，也要有做人的品德。

工作的一个重要目的就是为了生存，所以薪酬及物质回馈是每个人的正常需求。但君子爱财取之有道，该得的得，不该得的一定不能伸手。在公司里不要利用上班时间做私 事，也不可趁机用公司所提供的办公场所、设备（如电话等）办个人的事情，更不可溜出去做自己的事，这就是做事的原则和做人的底线。

四、坚守岗位

对待工作要做到：黑天和白天一个样；心情好和心情不好一个样；领导在场和不在场一个样；有人检查和没人检查一个样。

在市场竞争中，企业需要的是想干事、能干事、干成事、善共事、干好事的员工。只有这样的员工，才有在企业中生存的价值，在这个市场中才具有竞争力。

五、认真做事

对待工作要有严格的要求、严密的组织、严肃的态度、严明的纪律。要当老实人，说老实话，做老实事。

忠于职守要求企业员工做正确的事、用正确的态度做事、用正确的方法做事。

六、承担责任

言行一致不仅是职业操守，而且是做人的基本道德底线。

作为一名合格的企业员工，就是能够按照岗位所赋予的权利，担负起与之相对应的责任。而一名优秀的员工，不仅能够履行与自己的岗位相对应的责任，而且为了组织的利益，还能够超越自己的岗位，担负起更多的责任。一个不能 承担领导责任的领导是不合格的领导；一名不能独立履行职责的员工是不称职的员工。日常工作能看出来，关键时刻能站出来，利益面前能让出来，危险关头能豁出来。

七、精神饱满

要做到不抱怨：有功劳时不伸手，有苦劳时不计较，有委屈时不抱怨，要吃亏时不计较；要学会“苦”中作乐，长期保持阳光心态，以乐观的精神面对困难。

做愉快的事，愉快地去做事。在这样一个竞争激烈的社会，如果想要获得成功，首先就要改变自己的心态，改变自己的思想，让自己变得能够适应公司和事业的需要。

八、团结互助

想成为一名合格的企业员工，必须要有大局意识，一切从全局利益出发。以企业最高利益为重，以未来为重。只有维护了企业利益，个人利益才能得到保障。尊重、理解、信任、合作、支持是处理内部关系的基本原则。组织成员之间是以工作为纽带结成的事业伙伴，在这种关系下，组织成员应该以事业为基础，相互支持、相互尊重、相互帮助。

九、维护荣誉

对于组织中的每个成员来说，品德塑造应当包含以下“三爱”：爱组织——忠于组织，忠于工作。恪守职业道德规范和行为准则，忠诚于自己的职业。爱领导——懂得感恩。一是感谢领导的知遇之恩；二是感谢领导的培养之恩。爱自 己——道德的自我约束。爱自己就是要给自己一个比较光明的前景、一个可持续发展的未来。

十、遵守契约

契约的核心之一，是当事者的诚信。诚信，简单来说，就是不欺上不瞒下，不违背公共道德。每个人都要对自己的职业生涯负责。

十一、不断学习

善于总结，成绩是总结出来的。人一生就做两件事：积累和改变。学习是一种为了改变而进行的积累。成绩，是总结出来的。善于总结，是一种大思维、大智慧、大境界。总结是一种成功的思维方式——通过总结，可得出有益的经验和教训，用以指导未来的工作。总结是一种高效的工作方式——通过总结，可及时发现不足、及时改进，有益于工作的良性循环。总结是一种较高的工作情商——考察的是工作者智慧做事的能力。总结，并在总结中提高。这是每个人发展自我、壮大自我的必经之路。