第四章秘书的素养

第一篇：第四章秘书的素养

第四章：秘书的素养

一、教学目标

使学生了解秘书工作机构的设置，秘书机构的地位与性质，秘书机构的职能与工作要求以及秘书部门和人员的管理。

二、教学重点、难点

秘书工作机构的设置，秘书机构的地位与性质。

三、教学设想

1、课时安排：4课时

2、教学方法：讲授法、问答法、讨论法

四、教学过程：

我们通过前面几章的学习，对秘书的工作职能和工作要求有了大概的了解，可以看出秘书工作大概是世界上事务最繁重、工作最紧张的职业之一。因此，这就势必决定了秘书人员必须努力提高自身素养，才能更好地为领导服务，充分发挥助手参谋作用。秘书工作的基本规律，决定着秘书人员应当具备以下几个方面的素养：政治素养、能力素养、智能素养、心理素养、职业道德素养。书上讲的很详细，条条框框讲了很多。对于要掌握哪些知识（基础知识、专业知识）、要具备哪些能力（协调能力、调研能力、操作能力）这些大家可以看书了解，我们今天结合一些实际的案例，从一些秘书人员的切身体会来谈秘书应该具备哪些素养，具体来说，可以用十个字来概括：就是识博、脑勤、嘴懒、手巧、腿快。

一、秘书的素养

识博，就是见识广博。见识广博是对每个人素质的共同要求，也是共同渴求；但对于秘书工作者来讲，这一要求就更高了。因为秘书除了正常的服务保障外，还要随时准备回答领导提出的问题。

最近看到纪东回顾自己给周总理做秘书时两次被提问的经历，很受启发。一次是总理突然问他：“唱歌和唱戏，什么事‘真嗓’，什么事‘假嗓’？怎么区分？中国的民歌唱法是不是真嗓？京剧行当很多，哪些是真嗓，哪些是假嗓？美声唱法是真嗓还是假嗓？”他没有相应的声乐知识，只能简单地回答：“总体上讲应该是发生部位和运气方法不同。”至于总理提出的那么多问题，他都答不上来。碰到这种情况，他一般都在事后查阅资料或请教有关专家，再找个方便的时间向总理报告。

还有一次，更让他尴尬。他替高振普值班，总理从大会堂去钓鱼台看范文同，外交部的韩念龙副部长也陪同前往。上车后，总理突然问他：“今天什么节气？”说实在话，因为总理对天气意向特别关注，二十四节气他背得滚瓜烂熟，但只会背诵，没有联系实际，一时反应不过来。正当他在心里倒腾的时候，韩念龙同志看他没有立即回答，马上接着说：“小雪！”也巧了，那天还真的是下着雪。

这样的经历其实做过秘书工作的都会有此经历。（“三湘四水”一词对中国人来说是非常熟悉的，无论是媒体还是人们在日常交流中都爱用“三湘四水”来代指湖南。“四水”是指湘江、资江、沅江、澧水；湘水发源与漓水合流后称漓湘，中游与潇水合流后称潇湘，下游与蒸水合流后称蒸湘，故名“三湘”。）所以，要达到领导的要求，就必须不断拓宽知识领域，改善知识结构，增强吸纳更新知识的能力，实现专博统一。

当然，实现专博统一也还有起码的要求，只有学会巧妙地运用，才能锦上添花。清代的纪晓岚就是一位既有学问又善于利用学问的人。有一次给慈禧太后题扇，写的是唐代诗人王之涣的《凉州词》（黄河远上白云间，一片孤城万仞山。羌笛何须怨杨柳，春风不度玉门关。）可由于心情紧张，书写者竟漏写了一个“间”字。慈禧太后看后勃然大怒，说这个书法家轻视讽刺她没学问，要推出午门斩首。纪晓岚集中生智，慌忙解释：“此处并非一楼，二是填写的一阕小词。”随即唱诵：“黄河远上，白云一片，孤城万仞山，羌笛何须怨？杨柳春风，不度玉门关。”慈禧听了觉得也是一番情趣，有感纪晓岚的聪明才智，便赐酒嘉奖。

由此可见，做秘书工作，如果能够做到学识渊博、运用自如、一派儒雅，那么这种自然而然流露出来的气质和风范，一定会得到领导的赏识。

脑勤，就是勤于思考。秘书要养成勤于思考的良好习惯，学会用全面的、辩证的、发展的方法，从不同角度、不同层面去思考问题，力争给领导提出最全面、最合理、最完善的意见建议。

有这样两个青年，一个叫爱若，一个叫布若，两个差不多同时受雇于一家超级市场。开始的时候大家都一样，都是从最底层干起。可没过多久爱若受到总经理的青睐，一再被提升，从领班知道部门经理。布若却像被遗忘了一般，还在最底层混。终于有一天布若忍无可忍，向总经理递交了辞呈，并痛斥总经理狗眼看人，辛勤工作的人不提拔，倒提那些吹牛怕马的人。总经理耐心地听着，他了解这个小子，工作肯吃苦，但似乎缺了点什么，缺什么呢？三言两语说不清楚，说清楚了他也不服，于是就想了个主意。“布若先生”，总经理说，“您马上到集市上去，看看今天又什么卖的。”布若很快从集市上回来说，刚才集市上只有一个农民拉了车土豆在卖。“一车大约有多少袋，多少斤？”总经理问。布若又跑去，回来说有40袋。“价格是多少？”布若再次跑到集上。总经理望着跑得气喘吁吁的他说：“请休息一会吧，看看爱若是怎么做的。”说完叫来爱若对他说：“爱若先生，您马上到集市上去，看看今天有什么卖的。”爱若很快从集市上回来了，汇报说到现在为止只有一个农民在卖土豆，有40袋，价格适合，质量很好，他还带回几个让总经理看。这个农民一会儿还将弄几箱西红柿上市，据他看价格含公道，可以进一些货。想这种价格的西红柿总经理大约会要，所以他不仅带回来几个西红柿作样品，把那个农民也带来了，他现在正在外面等回话呢。听到这里，布若惭愧地低下了头。

其实，爱若胜出的理由很简单，就是因为多想了几步。对于秘书工作，这恰恰是最难能可贵的。所以，对于秘书工作，要做到“学”与“思”相结合。

嘴懒，就是慎重说话。秘书岗位的特殊性，为说话提供了许多时机和场合，但因为秘书身份特殊，说话的分量又非同一般。所以，该说还是不该说，该多说还是少说，该先说还是后说，是大有学问的。总的一条原则是要少说慢说。有时，宁可少说或者慢说。有时，宁可少说或者慢说挨批，也比因多说或者抢说闯祸好。

有位秘书陪领导参加宴会，领导一个好友的孩子大学毕业想就业，正苦于没有门路，宴会相聚格外高兴，举杯之际，一再恳请这位领导帮忙，正在领导犹豫之时，秘书当即表态，说这事好办，无需领导费心，自己回去跟人事部门打个招呼即可。实际情况是，招聘计划已满，人事部门的招聘报告翌日上午就呈报给了领导。秘书抢答给领导造成的被动可想而知。记得看过吴建民在回忆录中谈对自己职业看法的一段话，受益匪浅。他说：作为发言人，他履行的是国家职责，不能随便发表个人的意见。如果没有高层的认可，任何重要信息都不能随便发布，更不能信口开河。“很多事情出去各种考虑，我可以不说，但我自己给自己定了一个规矩，就是绝对不能说假话，因为那样损害的不仅是我吴某人的声誉，更会损害国家利益。”如果发言人没有得到授权，就不能想当然地就自己可能并不完全知情的事情发表议论。“有一件事给我印象很深。某国有一位发言人在评论其国家领导人健康状况时候说得太慢，不料当天晚上该国家领导人就因病去世了。”

有些事情可能是巧合，但你说了，又因为你是敏感人物，可能造成的负面影响就无法挽回，就会留下终生遗憾。当然，笔者倡导嘴懒并非是要秘书不要说话，或者说起话来吞吞吐吐，二是要把握住度，需要说时一定要说的流畅、简洁、清晰。

手巧，就是要做事精细。心灵手巧、做事精细是对秘书最基本的要求。秘书如果想在事业上获得更大的发展空间，一项必不可少的重要指标就是具备较强的文字表达能力，也就是要写得一手好文章。

有“党内第一枝笔”之称的胡乔木，在做文章上堪称秘书的楷模。1941年，胡乔木担任毛泽东的秘书。不久，他开始为《解放日报》写社论，显示出很高的理论水平和极强的写作能力。在文风上，胡乔木和毛泽东有颇多共同之处。毛泽东的意图，胡乔木能够心领神会；对毛泽东所作的重要报告，胡乔木总能及时地通过社论的形式加以具体而透彻的阐述。为了开展整风运动，毛泽东在延安作了三次重要报告：《改造我们的学习》、《整顿党的作风》、《反对党八股》。对毛泽东这三次重要报告，胡乔木迅速作出反应，他在《解放日报》上连续撰写社论，论述整风运动的重要性。在众多社论中，有一篇的标题是《教条和裤子》，在这篇社论中，胡乔木写道：“毛泽东同志在他2月1日的讲演里，曾经说今天党的领导路线是正确的，但是在一部分党员中间，还有三风不正的问题，于是你也来呵，我也来呵，大家把主观主义、宗派主义、党八股的尾巴割下来呵，大叫一通，尾巴完事，那么我们的党岂不就十全十美了吗？可惜尾巴是叫不下来的。大家怕脱裤子，正因为里面躲着一条尾巴，必须脱掉裤子才看得见，又必须用刀割，还必须出血„„”胡乔木的这篇社论从标题到内容都是对毛泽东的一句话的具体阐述和进一步发挥。这样的社论，毛泽东当然满意。而胡乔木也凭借这些出色的社论，赢得了毛泽东的信赖。

关于毛泽东为何赏识胡乔木，新加坡《南侨日报》的剖析颇为精当：“在胡乔木担任毛泽东主席的政治秘书这一期间，他的思想、修养，获得极大的进步，深得毛的赏识。他的长处是思想周密，眼光透彻，才文并茂。他随毛氏到重庆期间，中共在政治上所遭受的各种歪曲的职责，都由他在《新华日报》上经常撰文予以驳斥。他的文章，紧凑锋利，短而有力，学的是鲁迅先生的作风，常把最精彩的意思用精炼的笔调描写出来，精辟动人。”

现实工作中，有的秘书认为领导的文字有机关保障，自己在中间做好协调，把领导的工作事务和私事办好就行。这恰恰是制约日后发展的主要因素。秘书因经常与领导接触交谈，对领导的思想领悟得相对较深，文字服务最能体现领导的思想和风格，也最能赢得领导的信任和赏识。

腿快，就是雷厉风行。秘书的作风事关领导决策的形成、传达与落实。秘书偶尔的一次懈怠所造成的损失，是多少努力都无法挽回的。纪东在回忆录中讲述了给周总理当秘书时经历的一件事，可以给我们很深的警示。事情的经过是这样的：一天中午，通讯员送来一份外交电文的手抄件，他看了看，不是急事，便放在一边。不到十分钟，通讯员又打来电话，说外交部又有一份挂“特急”的电报文件袋，是不是马上送来？他根据平时的情况判断，这个文件袋应是前一件的正式印件，不是新的特急件。况且是夏日的中午，他真想睡一会儿，再说总理还没起床，过一会再说吧。于是，他便对通讯员说：先放在你那里吧，需要时我给你打电话。然后他安然地躺在床上。当然，也就是闭会儿眼睛，咪上一阵儿。总理在家，哪敢真睡呵！事情就那么巧，越觉得没事越是有事，越觉得坦然越是麻烦，问题恰恰就出在自我感觉良好，自以为没问题的时候。

正在睡意朦胧之际，忽然听到总理在办公室按电铃叫他。他一下子惊醒了，总理什么时候到办公室了？他急忙跑过去，推门而进。总理问：“外交部的电报送来没有？”“就这份。”总理说：“还有一份”。他说：“通讯员打电话来了，我马上叫他送来。”

回到办公室，他让通讯员送来电报一看，傻眼了：并不是他以为的前一份电报的正式印件，二是姬鹏飞外长在欧洲访问期间发来的急电，其中请示的问题急需国内答复。外交部等不到总理的答复，乔冠华副外长不得不直接给正在睡觉的总理打电话。没办法，他硬着头皮进了总理的办公室。总理接过电报看了看，瞪了他一眼，生气地说：“你知不知道鹏飞同志在国外着急！本来你是很勤快的，不管我在哪里，有事都能及时报告。今天怎么了，是不是通讯员压了？”他赶忙解释说：“通信员告诉我了，和通信员没关系，完全是我的过错。”他把过程简单地向总理说了几句，并表示今后一定注意，不再犯类似的错误。总理见他承认了错误，气也就消了一些，说了一句：“不能这样主观臆断，想当然，对什么事都要搞实在，不然会误事的。”好在总理已经根据乔副部长的电话及时给予了答复，没有耽误大事，造成损失。所以，有人谈起秘书工作的体会时会说：“领导的嘴，秘书的腿”，这是有道理的。也就是说，秘书是不能腿懒的，凡领导交办的事，都要亲历亲为，尽量不要有中间环节，避免腿懒一时，误己一世。

我们再回过头来看这十个字，识博、脑勤、嘴懒、手巧、腿快，这其实就是我们书上所说到的秘书要具备相应的知识素养、能力素养以及职业道德素养。

首先，作为一个秘书，必须具备广博的知识，特别是现在要有获取新知识的能力。因为，当今的时代是知识爆炸的时代,知识更新速度加快,新的知识层出不穷,如果稍有懈怠就有可能落后于时代,导致知识落伍,难以胜任新时代的工作,特别是随着我国改革开放深入,新的方针政策不断出台、新的法令法规不断制定,新的工作大环境不断改变,这些都对秘书人员获取新知识的能力提出了高要求,秘书人员只有紧跟时代步伐,坚定“终身学习”信念,努力成为“复合型”通才,才能使自己胜任今天的秘书工作。为此秘书人员要不断拓展自己的知识面和更新知识结构。要改变过去只懂得秘书专业知识,其他专业知之甚少的局面,应该在精通秘书专业知识和业务知识的基础上主动努力学习其它相关知识,如经济学、管理学、心理学、社会学等,努力使自己成为一个知识较全面的“多面手”,以适应当今时代“需求多样化”的要求。另外，脑勤，秘书人员必须善于思考；嘴懒，说的是秘书人员必须能够忠于职守、严守机密，在说之前必须认真考虑这话能不能说，适不适合在那种场合说，尽量多听少说；手巧，主要是指秘书工作者要有书面表达能力，因为写作各类公文是各行各业秘书最为经常性的工作；腿快，其实更多是是指秘书要有兢兢业业、认认真真的办事态度，不能做到认真务实的话，少则可能贻误工作,多则会给单位带来不良影响,甚至造成严重损失。这些知识、能力和职业道德，尽管书上说了主要在工作实践中才能加深体会，巩固、完善和提高，但是，在学校中，我们可以不断加强学习，努力完善自己各方面的知识水平和能力水平等，为将来从事秘书工作打好基础。

二、秘书的性格与心理

性格与气质是心理学的知识，二者是相互制约、相互影响的，但是在实际生活中，人们经常把二者混淆起来，把气质特征说成性格，或把性格特征说成气质。例如，有人常说某人的性格活泼好动，有的人性子太急或太慢。其实是讲的气质特点，性格与气质是既有区别又有联系的两种不同的个性心理特征。

1、秘书的气质

气质是指人们比较稳定的心理活动特征，它更多地受个体高级神经活动类型的制约，主要是先天的。人的所有心理活动和行为都受气质的影响，气质具有稳定性。古希腊医生希波克拉底提出“四体液学说”，认为气质取决于人体内的四种液体，即血液、粘液、黄胆汁、黑胆汁的混合比例，并以何种体液占优势而把人的气质分为胆汁质、多血质、黏液质、抑郁质。

胆汁质类型的人特点是性“急”，精力旺盛，性情直率，待人热情，但容易激动，易感情用事，性急、暴躁、爱发火，在行为上表现出极大的不平衡性。心血来潮时不怕困难工作热情很高，否则，情绪会一落千丈。心理活动具有迅速而爆发的色彩。多血质类型的人特点是性“活”，有很高的灵活性，善于适应变化的生活环境，适应性强，在集体中善于处事，显得朝气蓬勃，但注意力易转移，情绪易变；他们富于幻想，办事凭兴趣，不愿做耐心细致的工作，因而勇于创新，但难以持久。黏液质类型的人特点是性“稳”，稳重踏实，具有较强的自我克制力，生活有规律，不为无为的事而分心，做事踏实认真，有耐久力，不喜欢作空泛的清谈，交际适度，不卑不亢，但生气不足，有些死板，反应缓慢，思维言语动作迟缓，很适宜从事有条理和持久地工作。巴甫洛夫称之为安详的、始终是平稳的、坚定和顽强的实际劳动者。抑郁质类型的人特点是性“慢”，忸怩、怯懦、多愁善感，办事犹豫不决，优柔寡断；反应缓慢，但细心、谨慎、感受力强。生活中遇到波折易产生沉重的感情。善于觉察别人行动中的细微变化，情感细腻，富有自我体验。

上述是四种气质类型的典型特征。然而实际生活中，纯属于某种气质类型的人仅是少数，大部分的人是综合型的，即兼有多种气质类型的特征，但又都带有一定的倾向性。以前有种说法是认为胆汁质和多血质的人不适合做秘书，后来这种说法得到了反驳。事实证明，气质只是表现在人的情绪和行为活动中的动力特征(即强度、速度等)，无好坏之分，任何气质类型的人都适合做秘书。每种气质类型都有利有弊，就看你怎样扬长避短、取长补短。

2、秘书的性格

性格表现为人对现实的态度和行为方式中的比较稳定的、独特的心理特征的总和。性格更多地受社会生活条件的制约，主要是后天的。气质无所谓好坏之分，但是性格是指行为的内容，表现为个体与社会环境的关系，在社会评价上却有好坏之分。

因而，拥有好性格，是做好秘书工作的至关重要的条件之一，秘书性格也是秘书心理素质的核心部分。我这里归纳总结了几点，秘书健全性格的特点，大家可以朝这几个方面努力，培养自己良好的性格。（同P76-p77）（1）开朗随和而不孤傲。（2）敏捷灵活而不冒失。（3）坚毅执着而不固执。（4）幽默诙谐而不尖刻。（5）自制稳健而不轻佻。

3、秘书的心理健康问题

心理健康问题是当今世界越来越关注的一个话题。1992年，由世界精神病学协会发起、由世界卫生组织确定，把每年的10月10日定为“世界精神卫生日”。2003年世界精神卫生日的主题是：“抑郁影响每个人”。据专家介绍，随着社会竞争的加剧，轻度的精神疾病如抑郁症、孤独症、焦虑症等心理障碍病人像感冒一样普遍。流行病学调查显示：抑郁症的终身患病率高达3.2～5.9％；全世界每年有1000万个人有自杀意念，而其中50～70％为各类抑郁症患者，抑郁症自杀成功者达到100万人。抑郁症的核心症状包括情绪低落、持续性疲劳和内在动力缺乏、精力减退。抑郁症患者通常会感到心情压抑、焦虑、兴趣丧失、精力不足、悲观失望、生不如死等。统计显示，在我国每年以自杀方式结束生命的20万人中，有80％的自杀者患有抑郁症。台湾作家三毛、香港歌手张国荣、《歌德巴赫猜想》作者徐迟等等，都因为抑郁症缘故，他们各自以特有的方式离别了人世，留下了无穷的遗憾。此外，当今大学生的心理健康也是学校、家长及社会非常关注的问题。2002年卫生部召开的青少年心理健康问题座谈会显示：我国大学生中16％至25.4％的有心理障碍，以焦虑不安、神经衰弱、强迫症状等为主，因心理问题不能正常学习和生活而休学或退学的学生人数逐年上升，其中因为精神疾病休学的人数占因病休学人数的37.9％，因精神疾病退学的人数已经占到因病退学的总人数的64.4%。2004年7月4日《中国青年报》的一份调查结果显示，14%的大学生出现抑郁症状，17%的人出现焦虑症状，12%的人存在敌对情绪。此外，专家估计中国近年来每年至少有100名大学生轻生，而且这个数字呈上升趋势。因而，现在每个大学都要开设心理健康课程，还要专设心理咨询、心理辅导办公室。

可以看得出，容易引发心理健康问题的都是承受高压力、重负担的人群。而秘书工作相对而言是非常辛苦的，既累心又费力，它的紧张性、快节奏、负担重和高压力，都对秘书人员的心理品质提出了越来越高的要求。因而，秘书人员不仅应当具有知识能力素养和职业道德素养，还必须加强心理素养，使自己能够在成功与失败、荣誉与屈辱面前，保持心理平衡，顺利完成各项工作任务。

秘书心理素养主要包括两大方面：一方面是秘书人员心理健康的基本品质。也就是我们之前讲的秘书健全的性格，它包括忠诚、稳重、坚毅、随和、机敏和幽默等几方面，秘书心理健康的标志为智力正常、情绪成熟、行为协调、工作专注、关系和谐；另一方面是秘书人员的心理调适。善于控制自己的情绪与行为，是秘书人员具有良好心理素质的表现。秘书人员要控制和驾驭情绪，做情绪的真正主人。对于你们还没有进入这个行业的人来说，我们今天主要讲讲新任秘书容易出现的消极心理及如何调适的办法。新任秘书消极心理冲突的表现有四个方面：

（1）失落。刚从学校毕业从事秘书工作的大学生任职之初，大多都是带着神圣感和成就欲开始秘书工作的，对未来工作有着美好憧憬，对工作的重要性有着较为充分的认识，甚至有类似“天降大任”的感觉。但一段时间过后，与预想截然不同的现实则会使他们产生失望情绪，发出“怀才不遇”的感慨。因为绝大多数新任秘书事实上最初承担的往往都是既琐碎又繁重的事务性工作。“电话铃声不停，迎来送往不断；校对时念念由词，开会时默默无言；来得最早，走得最晚；整日头昏脑胀，成果遍寻不见”，这是对秘书工作的最好写照。这种情形与新任秘书原来的想象存在较大的反差，失落感油然而生。当现实与理想不一致时候，他们就从热情高涨转为悲观失望，觉得秘书工作“原来如此”、“不过如此”，有人甚至为自己的选择而后悔。这种心态导致工作积极性降低，对工作被动应付，遇到困难躲避退却，责任感、进取心不强，最后领导也不再把重要工作交给他去完成。长此以往，“恶性循环”，他的失落感只会越来越重。

（2）迷茫。一些新任秘书由于缺乏工作经验，工作不能从容以对，再加上没有作出自己的职业生涯规划，没有近期目标和长远打算，对工作缺乏方向感且毫无兴趣，所以就懒于花时间和精力去提高自己的职业技能和业务素养，产生“做一天和尚撞一天钟”的迷茫心理。例如一位刚参加工作的初级文员，打字排版工作效率低下，缺乏工作目标，且不愿意通过加班练习、参加电脑培训等方式提高自己的电脑操作水平，于是就产生了迷茫心理。这样一来，工作成绩必然无所作为，不能加薪、晋职，得不到领导的认可和赏识，但因摆脱不了对这份工作的依赖，于是就陷入自我矛盾的郁闷境地。

（3）自卑。自卑、信心不做是新任秘书常见的消极心理障碍。一是因为中国传统官本位的思想比较严重，秘书工作为领导服务，人们普遍对领导怀有一种神秘感，对为领导服务的秘书及秘书工作也有一种特殊的看法，认为秘书工作只有水平较高的人才能胜任。二是新任秘书对工作环境缺乏了解的情况下，说话做事甚为小心，担心自己知识或能力方面的欠缺会为领导所不容，不知道领导对自己的期望与要求，因而在兴奋期过后，普遍赶到信心不足，工作中表现拘谨、胆怯，瞻前顾后，有如履薄冰、如临深渊之感，唯恐做错事、说错话。（4）焦虑。焦虑是个体对环境即将出现的变故或需要做出的努力在主观上产生的一种紧张不安的情绪状态。它具体表现为：经常疑惑忧虑，经常怨天尤人，对微不足道的小事也会紧张不安等，这种情绪状态，主要是由于新任秘书对业务不熟悉、工作压力过大、先入为主的紧张或缺乏耐心等原因引起的。有这种情绪的秘书，在面对突发状况或领导、同事的批评指正时会比较敏感和不知所措，常常会沉浸在钻牛角尖的自我折磨中。这种焦虑情绪不仅不利于秘书职业性格的塑造，也不利于做好秘书工作。

失落、迷茫、自卑、焦虑是新任秘书消极心理冲突的典型表现，这种心态若不能既是调整，不但对工作不利，对秘书的身心健康也会带来损害，甚至会影响终生的发展。那么如何调适和消除新任秘书的这些消极心理冲突呢？书上78页介绍了几种有效的办法。第一是博览群书，开阔胸襟。实践证明，基于对秘书职业的了解，学习是尽快熟悉秘书职业、掌握工作方法、进入工作状态的捷径。除了专业知识以外，还要读万卷书，行万里路。第二是培养广泛兴趣，丰富业余生活。新任秘书除了做好本职工作外，还应当积极参加社交活动。一来可以结交新朋友，开阔眼界，学习他人成功的饿经验，培养豁达的性情和乐观的精神。二来有助于建立良好的人际关系。秘书工作具有综合性，在人际交往中认识不同行业的人士，学会与形形色色的人打交道，有助于培养新任秘书人际交往能力，让他们尽快与单位同事在工作上建立默契。第三是善于反省，自我调适。美国著名成人教育家卡耐基说过：“你要学习控制生活的机器，生活在独立的今天之中，确保你航行的需要。你要用铁门把过去——逝去的过去关在身后，用铁门把未来——还没有到来的明天给遮挡掉。”他形象地道出了一个简单的道理，就是要努力做好今天的事情。不要以为盲目地与别人比较，要敢于在具体的工作中不懈追求自我价值的实现。遇到困难挫折，第一不要想到怨天尤人，觉得老天爷不公平，而是想着要怎样克服这些困难。第四是倾诉、宣泄、调节情绪。这不管是秘书，我觉得是我们每个人都应该学会的一点，这有很多种有效的办法。一是倾吐式宣泄。有什么烦心、不顺的事，不要压在心理，向父母、恋人、兄弟姐妹、老师、亲朋好友、信得过的人倾吐真情，以便获得帮助，得到理解和感情的接纳，使自己的不良感情得以宣泄，精神得以解脱。二是出气式宣泄，用踢球、用木棒击打枕头、沙袋、撕碎废纸等，以物出气，达到心理平衡。郑州一中学设宣泄室，校长漫画供老师捶打。三是娱乐式宣泄，外出旅游、参加舞会、看电影、打麻将、玩扑克、下棋等娱乐，使不良情绪得以转移。四是哭泣式宣泄，哭泣是宣泄不良情绪常见的方式，尤其是女性。大声哭泣，发泄愤怒和不快，使心理得到平衡。五是求医式宣泄，找心理咨询部门或心理医生求治。

这样才能经得住种种失意和挫折保持良好的精神状态。健康的体魄是当好秘书的生理基础条件。秘书工作是相当辛苦的，既累心又费力。因此，秘书人员要保持身体健康、精力旺盛、脑力充沛，就应当做到工作起来有张有弛掌握好工作、学习和生活的规律并使之协调。同时，应保持乐观开朗、心胸开阔，不要让工作中的不愉快长时间地影响自己的心情。

三、秘书的性别特征

在第一章中我们在讲秘书的职业特征的时候就分析了，不管是中国，还是全世界范围内，秘书都有着明显的女性化特征。女性从事秘书工作，有其自身的优势，我们之前就归纳了，比如语言优势、交际优势、动手能力强、有亲和力等。但与此同时，女性从事秘书工作，当然也有劣势。有份报道显示，最容易遭性骚扰的有10个职业，分别是导游、护士、保姆、秘书、空姐、演员、学生、教师、的姐、售楼小姐，其中女秘书排第4。因为女秘书的身份很特殊，长期工作在公司管理者和行政领导的身边，因此与领导单独相处的机会很多，同时其升迁、奖惩、聘辞直接受到领导的左右。如今，在人们的心目中“女秘书”似乎与了情人的代名词。在这样的社会大环境中，她们可能面对很多的性骚扰。有些领导赤裸裸地在工作时间用语言、身体挑逗她们；以获得或者保持某种工作中的好处为条件，向她们提出性的要求；如果她们不服从其性要求，便以压制、打击相威胁。在这样的情况下，也许她们中的大多选择了默许。从而也将这样的这样的性骚扰演变成为一种“交易”，成为日后升迁一个重法码。因而，就这个问题，书上专门提到了女性秘书自我保护的意识和方法，特别是82页列举了15条具体的方法，大家好好看一下，总而言之，一方面要加强自身修养，自尊、自爱、自强、自立，能抵挡住外界的诱惑；另一方面，要有法律意识和自我保护意识，要确保自己的感情和身体都不受到伤害。最易遭性骚扰的10个职业：

1、导游。随着人们生活水平的提高，旅游成了人们生活的一种时尚。导游本身就是一个容易遭遇性骚扰的职业，更何况那些漂亮的女导游。当然大多是一些言语上的性骚扰，一些男游客经常用一些“荤段子”来骚扰女导游经常出现。也不怪有些导游在文章中写道：“难道遭遇性骚扰就是导游工作的一部分？难道我们导游员就不能用法律武器保护自己的权益？遇到性骚扰只能哑忍？！拒绝性骚扰就会被客人投诉？！”。

2、护士。护士被尊称为“白衣天使”，他们给人的印象永远都是那么体贴、温柔、细心。美丽的女护士在医院大受男病人的欢迎，浪漫、多金的追求者众多，当然，也自然少不了遇到很多的性骚扰。在医院，护士遭遇医生性骚扰的不在少数，当然都在各种掩护之下进行，如果护士不从，很容易被扣上“缺乏职业道德”的大帽子。

3、保姆。保姆属于家政服务业。随着生活水平的提高，人们对家政服务的需求也越来越多。现在的家政服务业虽然逐渐职业化，但从业者大多文化层次低、自我保护能力弱，很担心因让雇主不高兴而丢掉了工作，面对性骚扰往往不知所措。男性雇主也正是抓住了她们的这些弱点，从态度暧昧发展成性骚扰。这样报道也是屡见不鲜，其表现形式大致有：男雇主若无其事地向她们暴露身体、要求她们触摸身体、裸体或者穿内衣随意走动、找各种机会不怀好意地看她们甚至偷窥。

4、秘书。女秘书的身份很特殊，长期工作在公司管理者和行政领导的身边，因此与领导单独相处的机会很多。同时其升迁、聘辞直接受到领导的左右。如今，在人们的心目中“女秘书”似乎与了情人的代名词。在这样的社会大环境中，她们可能面对很多的性骚扰。有些领导赤裸裸地在工作时间用语言、身体挑逗她们；以获得或者保持某种工作中的好处为条件，向她们提出性的要求；如果她们不服从其性要求，便以压制、打击相威胁。在这样的情况下，也许她们中的大多选择了默许。从而也将这样的这样的性骚扰演变成为一种“交易”，成为日后升迁一个重法码。

5、空姐。空姐作为一种服务行业，以姣好的容貌体态为很多人注目，同时也会遭遇很多的性骚扰。这种性骚扰不仅仅来自飞机上不怀好意的乘客，甚至于空姐们上班途中都有可能。

6、演员。中国演艺圈的2006年，可谓是一个“潜规则年”。一起又一起的“潜规则”事件，其核心无疑是那些漂亮的女演员遭遇性骚扰的例证。N多的艺人在博客上张贴文章，大爆艺人饱受导演、主管、广告商性等等骚扰过程。当然，这些人中有演员，也有模特，还有N多的选秀选手。也不怪有人说：演员遭遇性骚扰是一个永恒但很难说清楚的一个话题。

7、学生。在女性遭遇性骚扰如此普遍的现实面前，青春亮丽的女大学生自然无法幸免。女大学生经常在家教时、在求职应聘时、在影楼拍照时、医院看病时、在公共汽车上、在泳池里都会遭遇不同程度的性骚扰。当然，还有一些来自于自己的老师或者是同学。

8、教师。在2003年，武汉女教师何某状告上司盛某性骚扰最终胜诉。据悉，这是全国首例“性骚扰”胜诉案。同样的报道也是比比皆是，如海口一女教师校内遭遇性骚扰愤而辞职等事件也频频发生。女教师所遭遇的性骚扰大多来源于那些身边的同事，当然还有一些也来源于部分品行极差的学生。

9、的姐。随着社会的进步，男女平等的思想体现得越来越充分。女性司机现在越来越多，“的姐”也成了一个新名词。的姐经常遭遇一些男性乘客的言语骚扰，甚至于性的侵犯。经常有报道称：的姐被强暴、抢劫等，甚至于遭到杀害。

10、售楼小姐。作为楼盘与客户的直接对接人，地产商对售楼小姐的形象、气质有较高要求，而这些美丽、干练的姑娘往往被心怀不轨的大款盯上，不幸的例子很多很多。

（廉洁奉公：近些年揭发出的许多官员腐败案件，往往是“拔出罗卜带出泥”，内中都少不了秘书的肮脏活动，引发了对“秘书腐败”这一问题的关注。影响较大的，有陈希同的秘书陈健受贿40.9万元，判刑15年；王宝森的秘书闫振利贪污1万元，判刑7年；铁英秘书段爱华受贿5.6万元，判刑5年；黄超秘书何世平受贿24.3万元，判刑16年。还有慕绥远的秘书，涉及远华案的一个省领导秘书等。原河北省省委书记程维高的秘书李真因受贿、贪污罪于2003年11月13日被执行死刑，其受贿财物折合人民币1051、09万元，另有巨额贪污，其贪婪远远超过他的前辈。这个“河北第一秘”，确创造了当今的“秘书腐败”之最。李真说秘书的权力来自三方面：一是领导默许，二是制度赋予，三是自己开辟。）

第二篇：浅论秘书素养

浅论秘书素养

摘要：素养，孕育人才的土壤，素养愈厚，德才智能愈高。素养方面包括秘书人员的综合素养、法律素养、智能素养、语言素养、人际素养、心理素养等，它们虽然不是最直接的工作能力，却是一切工作能力有效发挥的根本保证，可以说是秘书人员的软实力。

关键词：素养

秘书人员

工作能力

工作质量

素养，孕育人才的土壤，素养愈厚，德才智能愈高。素养方面包括秘书人员的综合素养、法律素养、智能素养、语言素养、人际素养、心理素养等，它们虽然不是最直接的工作能力，却是一切工作能力有效发挥的根本保证，可以说是秘书人员的软实力。

（一）综合素养

秘书工作具有多元性、复合性的特点，作为领导身边的辅助管理人员，秘书常常是既要提供智力服务，又要亲自出面操持；既要运筹帷幄，又要捉刀代笔；对内是领导的左膀右臂，对外是单位的脸面喉舌。一个合格的秘书得是“出得厅堂，下得灶房”的角色，应是“通才”、“杂家”，也就是说要具有适应多方面工作要求的“综合素养”。

1、准、细、实、探——秘书的基本素质 秘书具有什么样的素质，对其工作质量有着至关重要的影响。在实践中我们体会到，要真正适应新形势，适应领导的高标准、严要求，广大秘书人员必须做到准、细、实、深。准就是反映情况、报告信息一定要准确无误，实就是观察问题、分析问题一定要细致周到，实就是工作态度、学习态度一定要“实”字当头，深就是参谋、服务一定要“深”人一等。

2、优秀秘书必备的四种素养

如何做一个优秀的秘书，怎样才能在秘书岗位上成才，这是很多青年秘书都在关心的问题。一个秘书人员要想在平凡的岗位上脱颖而出，需要具备以下四种素养：珍惜参与机会、善于张扬个性、从不轻言拒绝、勇敢接受挑战。

3、秘书道德“德仁义礼智信勇严”

中国古代大军事家孙武，在其著名的《孙子兵法》中，曾用“将者，智、信、仁、勇、严也”的警句，道出了作为将领应具备的素质，时下用“德仁义礼智信勇严”要求秘书工作人员，道也十分恰当中肯。

4、在领导身边工作“十要”

在日常工作中，每个人都要同领导打交道。特别是在领导身边工作的同志，更需要懂得一点与领导相处的艺术。重点把握以下十个方面：要谨言慎行严律己、要取长补短勤交流、要接受批评不猜疑、要是非面前不搬弄、要维护形象负责任、要正常交流等距离、要勇于实践挑重担、要勤于思考善总结、要思前想后找准位、要对上对下一个样。

5、秘书“十忌”

称职的秘书人员，在工作中必须注意“十忌”：忌说话简单粗暴、忌讲假话、大话、空话、忌架空领导办私事、忌作风漂浮、忌泄露机密、忌误传信息、忌打断他人讲话、忌报喜不报忧、忌无原则的承诺、忌办事虎头蛇尾。

（二）法律素养

随着我国法制社会和市场经济的日益成熟和完善，任何团体和个人的社会行为都要受到法律的约束。秘书的主要服务机构是党政机关和企事业单位，他们为领导出谋划策、替单位拟写文书、参与各类公务活动。这些工作或者关系国计民生，或者关系合法经营，无不与法律法规息息相关。因此，秘书的法律素养是依法行政和守法经营的重要保证，也是秘书素养的重点。

1、正确认识几个法律关系

法律意识是指依法办事、依法行政、依法律己、依法行使权利和履行义务的意识。秘书人员要当好领导的助手，必须依法办事、依法行政、依法律己，提高法律意识。秘书人员要提高法律意识，必须正确认识以下几个关系：必须正确认识“人治”与“法治”的关系、政策与法律的关系、权利和法律的关系。

2、秘书要严把保密关 由于工作岗位的重要性和工作环境的特殊性，领导秘书接触秘密多，知道秘密早，了解秘密深，因而保密的责任也就特别重大。在平常的工作生活中一定得收好自己的口，关好自己的门，把好报道的度。

（三）智能素养

总体而言，秘书对领导主要是提供智力上的服务，如沟通情况、协调关系、拟写公文、处理信息、出谋划策、辅助管理等等。这些工作要求秘书具有较高的知识与能力素养。知识是对客观事物及其本质规律的认识，能力是运用知识来解决实际问题的本领。前者偏于理论，后者偏于实践。秘书工作恰恰是在理论和实践两方面都具有较高的要求。离开智能素养，秘书将寸步难行。

1、秘书知识结构的合理化

知识结构是指一个人知识体系的构成情况与组合方式。文秘人员知识结构的合理化既是有效从事本职工作之必须，也是进一步发展与成才的基础。

知识结构合理化是在遵循目标整体原则、层次原则、动态原则、个性原则、外贮原则的条件下得以完善的。文秘人才的知识结构是多样的，成才的途径是广阔的。但在建造合理、高效的知识结构时，应注意以下几个问题，即循序渐进、系统完善、主辅结合、不断更新。

2、现代企业秘书的几种能力（1）经济工作能力：具有较高的政策水平、思想要敏锐、要通晓本企业情况、善于收集经济信息、搞好公关工作。（2）善于协调的能力：上下关系的协调、秘书与领导的关系协调、领导成员之间的关系协调、职能部门之间的协调。（3）敢于创新的能力：要有自强不息的进取心、梳理敢为人先的竞争观念、具有改革意识、具有获取信息的超前意识，即强烈的信息意识、具有换位思维意识、要有一种坚韧不拔的毅力。

一个优秀的秘书工作者，除了应具备观察能、协调能力、分析综合能力、写作能力、独立工作和管理事务的能力外，还应具备驾驭时间的能力。在现代社会中，随着管理职能的不断扩大，组织机构的日臻复杂，信息量的增加和社会的加速发展，作为管理者有力助手的秘书，能得心应手地驾驭管理时间，乃是提高工作效率的一项必不可少的能力。主要是能够分析自己的时间耗费、有效地计划和组织、保持自己的工作重点及消除时间浪费的方法。

（四）人际素养

人际素养其实是智能素养的一个方面。由于秘书的特殊地位，这方面的智能素养显得尤为重要。在单位内部，秘书岗位是当然的枢纽位置，起着沟通上下、协调左右的作用；在单位外部，秘书又被视为单位的形象代表和代言人，起着沟通内外的作用。要充分发挥这两方面的作用，秘书必须具备协调、合作、公关、礼仪等素养，有建立和维持良好人际关系的高超智能。

1、重视人际关系能力的培养

人们常说，最复杂的是人际关系，最难学的是关系学，而秘书人员恰恰最需要增强人际交往能力，处理好人际关系，而这时因为增强人际关系能力不仅是秘书职业上的需要，同时处理人际关系也是一种管理智能。

2、亲密有度，情感有节

秘书与领导在工作中接触的机会比较多，除了完成领导大脚板的事项之外，常常还需要照顾好领导的私人生活，如出访时生活物品的竹内，外出时个人生活的照顾等，这样，秘书与领导之间的感情也随之加深。但对于这种情感，秘书要处理恰当，应该做到与领导亲密有度，情感有节。近些年，秘书职业呈现女性化趋向，女性秘书在与领导相处时更要正确把握好这种关系，掌握好分寸。

（1）关系处理不当造成的危害：一是从工作上看，易对决策产生私情干扰；二是领导与秘书的关系容易产生错位；三是有损领导的尊严；四是秘书自身易导致感情的发展；五是容易引起周围同事的误解。

（2）解决办法：一是工作上尽职尽责；二是关系上服从领导；三是感情上尊重领导；四是空间上保持距离；五是利益上公私分明；六是心态上积极健康；七是人品上明白做人。

3、秘书与领导的有限合作

秘书与领导的关系，实质上是一种合作关系。有些同志有意无意地主张这是一种无限合作，但这应该是“有限合作”的模式。顾名思义，有限的合作是指在某一领域、某一方面、某种程度上的合作，而非广泛的无所不包的全面合作。

4、秘书的角色意识

社会学的角色概念是指在一定的社会关系中占某一社会地位或具有某种身份并遵守相应行为规范的一类人物。秘书作为一种社会角色，其独特的社会地位决定了必须遵循相应的行为规范。实践证明，秘书人员只有不断强化角色意识，才能顺利完成所承担的各项工作，做到游刃有余、得心应手。

5、秘书的认同意识

为领导服务是秘书工作的核心内容，秘书常常需要充当领导代言人的角色。因此，秘书人员必须对领导者这一特定的服务对象，具有自觉的认同意识。包括语言习惯认同、角色认同、理论水平认同。秘书人员的认同意识，是基本的工作意识，是每个秘书工作者必须具备的。认同意识的培养和运用，应该是主动的、积极的，并且是具有创造性的。秘书人员必须积极主动地增强自己的认同意识，创造性地工作，更好地为领导服务。

（五）语言素养

语言素养是人际素养的有一个方面，当然也是其中最重要的一个方面。建立和维持好的人际关系，需要懂得合作、识礼仪；但更重要的是长于沟通，尤其是语言上的沟通。现代秘书既要在撰写文件材料、领导讲话时善于“舞文弄墨”，又要在接听电话、接待采访、汇报工作、参与谈判时能够“巧舌如簧”，随着社会信息化程度的加深，秘书将面临越来越高的语言素养要求。

1、秘书与语言文字修养

语言文字工作关系到社会各行各业，促进语言文字的规范化、标准化、对教育、科学和文化事业的发展，加强国内外经济、文化的交流都有十分重要的意义。因此，全体秘书人员都应该努力提高自己的语言文字修养，注意用字用词规范。以下几个问题便值得一个秘书工作者高度重视，即滥用繁体字、写不规范的简化字、随便写错别字、文白混用、随便使用外来词语或方言词语、随意使用新词。

2、秘书的语言交际艺术

交际，又称交往，是人与人之间相互联系的一种行为；语言是人类最重要的交际工具，秘书的语言交际是秘书职业活动不可缺少的内容之一。

（六）心理素养

秘书处于单位的枢纽地位，承担着复杂多元的工作。这些决定了在秘书身上外界的要求和自身的工作都是相当沉重的。在大多数情况下，秘书比本单位的其他职工承受着更多的压力。而且秘书始终处于领导的辅助地位，做的多半是幕后工作，业绩难以体现。这两方面的反差，常常另一些秘书心态失衡。因而加强心理素养，是做好秘书工作的基本保证。

1、性格

气质

能力

个性心理特征在个性结构中是比较稳定的构成物，主要包括性格、气质、能力。这三个要素是秘书扮演好自己角色的基础。

2、秘书的意志品质

意志就是自觉地确定目的，并根据目的来支配、调节自己的行动，克服各种困难，进而实现目的的心理活动。秘书工作在很多情况下是“人自为战”，上级领导对秘书工作人员的管理基本上是目标管理，主要靠秘书自觉地完成任务。因此，外界对秘书的强制管理力量相对比其他行业要弱一些，因而为了达到预期的工作目的，对秘书意志力的要求也就要高一点。而一个意志坚强的秘书则应该具备以下几种意志，即自觉性、果断性、坚持性和自制性。以上，便是我关于秘书素养做的浅要论述。

参考文献：

1、吕秀梅，张庆来主编《秘书》，机械工业出版社，2011-8-1

2、徐宪江编著《秘书的秘密2》，中国法制出版社，2010-09-11

第三篇：秘书的素养

第四章 秘书的素养

【教学目的】

1、通过学习，使学生了解秘书任职标准。

2、明确秘书任职标准与素质优化的区别与联系的。

【教学重点、难点】

1、秘书的能力要求的具体体现

2、秘书的职业道德

【教学内容】

1、秘书的政治思想素质，秘书的职业道德

2、秘书的知识与能力结构

3、秘书的心理品质

第一节 秘书的知识和能力

[案例导入]1：不可忽略的财富

一家公司招聘总经理助理，经过多次筛选淘汰，最后剩下5位竞聘者，决定胜出者的最后一轮考试，让他们终生难忘。

考场是座5层的办公楼，5位竞聘者由工作人员带进考场，当他们沿着阶梯逐级而上，最后进入5楼时，只见总经理和主考人员已经坐在办公室等候。当5位竞聘者坐下后，总经理宣布，考试已经结束，优胜者已经考出来了，就是走在最后面的这位先生。顿时，5位竞聘者大惑不解，总经理接着解释道：“你们进入办公室的过程就是考试。请看录像：你们走到第二层楼梯途中，地上有一枚一毛的硬币，前四位无动于衷，最后这位先生捡了起来。进办公室后，他就交给了我。在你们走到第三层楼的出入口时，有位员工捧着一大摞资料出来，不小心滑了一下，资料撒了一地，前四位先生视而不见，还是最后这位先生帮助捡了起来。这两件事虽小，却反映了一个人的修养，别忘了，修养也是一种宝贵的财富，也是一种竞争优势。

修养与知识的关系，就如同舵与桨的关系，有了好的修养和品质，才能为行为把好舵，才能把知识、智慧和能力正确地发挥到极致。

2：最好的介绍信

一天，某著名跨国公司在X市报上登了一则广告，要招聘一名办公室的秘书人员。近100人前来面试，其中不乏名牌高校的毕业生和很有些背景的应聘者。最终总经理却选中了一位普通学校毕业的、毫无背景的年轻人。这让不少人大为惊讶。总经理向大家解释到，“其实这位年轻人带来了最好的介绍信。他在门口蹭掉脚下带的土，进门后随手关上了门，说明他做事小心谨慎。当他看到残疾老人时，他立即起身让座，表明他心地善良，体贴别人。进了办公室他先脱去帽子，回答我的问题干脆果断，证明他既懂礼貌又有修养。”总经理顿了一顿，接着说：“其他所有的人都从我故意放在地上的那本书上迈过去，而这位年轻人却拣起那本书，放回桌上。当我和他交谈时，我发现他衣着整洁，头发梳得整整齐齐，指甲修得干干净净，难道诸位不认为这是最好的介绍信吗？我认为，这比介绍信更为重要?”

思考：

1、为什么修养也是秘书人员的一种宝贵财富？

2、作为一名秘书人员，至少应具备哪些修养和品质？

秘书的任职标准既是秘书人员的努力方向，也是对秘书工作的评价标准，同样也是考量秘书晋升的客观要素。

一、秘书的知识结构

知识结构，是指人们所学的知识在头脑中的有机联结与组合，也是一个人知识层次的构成的情况。

秘书的知识结构应是：

（1）秘书应具备的基本知识

基础知识是所有秘书工作人员赖以工作，学习的基础，是吸收其他专业知识，相关知识和发展各种能力的前提条件。

（2）知识结构

A、秘书工作专业知识

主要包括：秘书学、文书学、档案管理学、办公室现代化知识等。

B、秘书人员所在行业的专业知识

秘书在特定专业待业中工作，要得心应手必须懂得这方面的知识才能当一个同行的辅助管理者。

例：商务秘书应具备的行业专业知识包括：行政管理学，商业企业管理学、企业市场营销学、物价学、统计学等。

C、建立最佳知识结构的方法

* 博与精相结构

* 理论与实践相结合* 定向积累与灵活调节相结合。

D、秘书知识的更新

秘书一定要努力地积累知识，成为广学博闻，专业精深的人才。

二、秘书的业务能力

1、办事能力

“知识面广，头脑清楚，思维敏捷，手脚勤快，经验丰富”。办事能力是多种能力综合成的，如理解和领会能力，分析能力，应变能力。

2、交际能力

3、表达能力

包括口头表达能力与书面表达能力，能说会道是秘书的“看家本事”

4、操作能力

办公自动化、驾驶、摄影技术等

三、案例分析：（1）跳槽

小丽刚毕业半年，最初在一家广告公司做文案，但她对这项工作并不满意。她请在猎头公司工作的好朋友为她特色一份更好的工作。在朋友的帮助和“包装”下，她成功地应聘到一份美资出口加工企业的总经理秘书的工作。但小丽在高兴之余，不免开始担心起来：我对秘书工作可是知之甚少，我能做得了吗，可是放弃这个机会又多可惜？几番往复，但她还是经不住那位“猎头”朋友的鼓动，辞职高就了。但是，接下来的两个月，她因为不懂基本的秘书技能，又加上不懂外贸函件的处理，工作陷入极度窘境，最终，她被辞退了。

思考：

1、请帮小丽总结一下跳槽失败的教训。

2、如果应聘秘书职位，你认为至少应具备哪些基本的素养？

（二）差距

同窗王芳和李兰几乎同昌应聘在某农产品超市当办公室文员。不久，李兰受到总经理的青睐，一再被提升，很快就做到了部门经理，可工作起来同样肯吃苦的王芳却一南在做着文员。终于有一天。王芳忍无可忍，向总经理提出辞呈，并痛斥总经理用人不公。

总经理耐心地听着，若有所思。忽然他说：“年轻人，别忙着辞职，先帮我到今天的集市上看看，有什么可卖的。”王芳很快从集市回来说：“只有一个农民拉了一车土豆在卖产。”“一车大约有多少袋，多少斤？”总经理问，王芳又跑回去，回来说有10袋。“价格是多少？”总经理又问，王芳欲再次跑回集市，总经理望着气喘吁吁的她说，“请休息一会儿吧，你可以看看李兰是怎么做的。”说完，叫来李兰对她说：“请你马上到集市去看看，今天有什么可卖的。”

李兰很快从集市上回来了，汇报说到现在为止，只有一个农民在卖土豆，有10袋，价格适中，质量很好，她带回几个让总经理看看。这个农民过会儿还将弄几筐西红柿上市，据李兰看价格还公道，这种价格的西红柿总经理可能会要，所以，她不仅带回了几个西红柿做样品，还把那个农民也带来了，他现在正在外面等着回话呢！

面对着一切，王芳忽然明白了，李兰比她多想了几步，于是她在工作上总会取得成功。

思考：

1、王芳和李兰的差距在哪里？

2、秘书应该如何为领导提供优质的服务？

（三）“开天窗”

在一次县长办公会议上，新上任的县长指着一份报告说：“这份东西开天窗的地方太多。”记录秘书百思不得其解，何谓“开天窗”？事后，他向别人求教，才知道县长所谓的“开天窗”意味着漏洞太多。

思考：

1、这个案例中，秘书的哪方面能力有所欠缺？为什么？

2、作为秘书应如何提高自己的听辨能力？

（四）提前退休的许大姐

许大姐是一家国家机关的老秘书了，工作非常认真，将办公室的事务安排得井井有条，深得领导的喜欢，领导总是夸许大姐是个得力的好帮手。前几年，办公自动化逐渐普及的时候，领导曾有意安排许大姐去接受培训，许大姐觉得那个东西没什么用，她心里想：秘书工作我都干了这么十几年了，驾轻就熟，完全应付得来。于是就委婉地谢绝了领导的好意，将机会让给了刚分到单位的小朱秘书。

许大姐的丈夫听说了，责备许大姐说：“好好的培训机会让给了别人，现在没有办法，那你就自己平时买点书看看，再利用节假日到电脑培训中心学习吧，这些东西多学学还是有用的，俗话说：技多不压身嘛。”可许大姐也没有把这些话放在心上，只是想：“你也不看看，我一作一天到晚多忙。

过了不久，机关里逐渐开始实现办公自动化，电脑、复印机都用上了，许大姐这下可傻眼了，她什么都不会，而小朱秘书工作起来越来越如鱼得水，领导也愈益重视小朱秘书了。

又过了一两年，国家机关精简人员，不会操作先进设备的许大姐不得不提前退休了。

思考：

1、许大姐为什么被淘汰？

2、为什么秘书人员也要提倡“终身学习”？

第四篇：秘书的基本素养

第二讲：秘书的基本素养与特征

秘书的基本能力表达能力2 办事能力3 管理能力4 应变能力5 社交能力6 操作能力

秘书的工作心态

（一）秘书要有干事业的心态

1.秘书的发展空间可大可小

2.秘书面临的是挑战，更是机遇

3.秘书要有一颗事业心

（二）秘书要细心和有悟性

1.细心决定秘书的工作业绩

细心地观察领导的日常工作

细心才能掌握领导的“禁区”

2.悟性让秘书工作富有灵气

悟性让秘书变被动为主动

悟性让秘书了解领导的真实想法

（三）秘书要树立锻炼自己的心态

1.多见世面，主动学习

2.增强素养，提高水平

3.积累才干，走向领导

（四）秘书要先称职再升职

1.把忠心献给组织

2.把放心献给领导

3.把热心献给同事

4.把真心献给客户

5.把恒心献给事业

6.把平常心留给自己

秘书的职业素养

（一）秘书应具备的个人素质

1.严明的纪律；

2.一丝不苟、尽善尽美的办事态度；

3.思想活跃，跟上时代变化。

（二）秘书应具备的职业道德

1、热爱工作甘于平凡

2、自尊自重，克己奉公

3、谦虚谨慎，平等待人

4、严密机密，提高警惕

（三）秘书应树立的职业观念

1.服从观念2.参谋观念3.全局观念4.信息观念5.创新观念6.效率观念

研究个性心理对秘书工作的意义

1.有助于搞好人际关系

2.有助于提高自己的职业素养

3.帮助减轻受挫折的压力

4.有助于保持身心健康

气质理论概述

（一）气质概念内涵

指一个人心理活动的稳定的典型的动力特征。具体表现为人的活动的速度、强度、持久性、灵活性、指向性。

（二）气质的特点

遗传性、稳定性、可变性、外显性、差异性。

正确地认识气质，坚持气质问题上的辩证法

（一）气质无好坏之分，名人的气质有其所长，也有其所短。

（二）气质不能决定人的品德、智力和成就。

（三）气质具有相对稳定性，又具有可塑性。

（四）我们提倡对气质要顺其自然，安之若素，扬长避短，促优弃劣，容人所短，克己所短，掘人所长，学人所长。

在生活中如何培养气质

1：沉稳

（1）不要随便显露你的情绪。

（2）不要逢人就诉说你的困难和遭遇。

（3）在征询别人的意见之前，自己先思考，但不要先讲。

（4）不要一有机会就唠叨你的不满。

（5）重要的决定尽量有别人商量，最好隔一天再发布。

（6）讲话不要有任何的慌张，走路也是。

2：细心

（1）对身边发生的事情，常思考它们的因果关系。

（2）对做不到位的执行问题，要发掘它们的根本症结。

（3）对习以为常的做事方法，要有改进或优化的建议。

（4）做什么事情都要养成有条不紊和井然有序的习惯。

（5）经常去找几个别人看不出来的毛病或弊端。

（6）自己要随时随地对有所不足的地方补位。

3：胆识

（1）不要常用缺乏自信的词句

（2）不要常常反悔，轻易推翻已经决定的事。

（3）在众人争执不休时，不要没有主见。

（4）整体氛围低落时，你要乐观、阳光。

（5）做任何事情都要用心，因为有人在看着你。

（6）事情不顺的时候，歇口气，重新寻找突破口，就结束也要干净利落。4：大度

（1）不要刻意把有可能是伙伴的人变成对手。

（2）对别人的小过失、小错误不要斤斤计较。

（3）在金钱上要大方，学习三施（财施、法施、无畏施）

（4）不要有权力的傲慢和知识的偏见。

（5）任何成果和成就都应和别人分享。

（6）必须有人牺牲或奉献的时候，自己走在前面。

性格形成的影响因素

1.生理因素的影响

2.家庭环境的影响

3.学校教育环境的影响

4.社会因素的影响

气质和性格

（一）相互区别

气质

1.无好坏之分，无优劣之分

2.行为速度、强度、持久性等

3.变化缓慢，可塑性小

4.无社会道德评价意义

5.先天因素起较大的作用

性格

1.有好坏之分，有优劣之别

2.惯常的态度和行为方式

3.变化较快，可塑性大

4.有社会道德评价意义

5.后天因素起较大的作用

（二）性格与气质的相互联系

1、两者同属个性心理特征，是个性心理的构成要素

2、气质使性格带上独特的色彩

3、气质对性格有不可或缺的影响作用

4、性格对人的气质具有改造作用

秘书的女性特征

1.秘书职业特点

综合性、服务性、程序性、保密性、体力要求低、技术要求不高、工作稳定待遇不低等

2.女性的特质

富于同情心、善于关心体贴人、容易给人温暖感和信任感、笑容多、文明礼貌、温柔、细心耐心等

秘书十忌

一忌说话简单粗暴

二忌讲假话、大话、空话

三忌架空领导办事

四忌作风飘浮

五忌泄露机密

六忌误传信息

七忌打断他人讲话

八忌报喜不报忧

九忌无原则的承诺

十忌办事虎头蛇尾

秘书的职业特征

1.服务性

2.知识化

3.年轻化.初级中级秘书女性化

5.高级秘书男性化

秘书工作的涵义：广义和狭义

即一般意义上的秘书工作与严格意义上的秘书工作。

一般意义上的秘书工作,既服务于领导工作，又服务于机关工作，服务的对象与范围较为广泛；

严格意义上的秘书工作，主要服务于领导工作，侧重于为领导者的决策与管理服务。

秘书工作的内容（任务）

（1）文书撰写（2）文书制作（3）文书处理

（4）档案管理（5）会议组织、会展工作

（6）调查研究（7）信息资料工作（8）信访工作

（9）接待工作（10）协调工作（11）督查工作

（12）日程安排（13）日常事务（14）办公室管理

（15）其他临时交办事项

简单地说：参与政务、管理事务、搞好服务。

秘书工作的性质

（1）辅助性：相对于主导，助手和配角，从属与被动

（2）服务性：属于第三产业，服务的直接性、稳定性和广泛性

（3）机密性：保守秘密和看管文书

（4）综合性：政务和事务；例行和突发

秘书工作的特点

综合性与专业性

事务性与政务性

文牍性与管理性

常规性与突击性

机要性与群众性

被动性与主动性

补偿性与潜隐性

做好秘书工作的要求（指导方针原则内容手段）

三服务方针：为上级、同级服务、为人民群众服务、为社会服务。三原则：准确、迅速、保密

三适度：时间适时、手段适当、规格适度

四转变

由单纯办文办事——既办文办事，又出谋划策；

由单纯传递信息——综合处理信息；

由被动服务——主动服务；

由凭老经验办事——科学化管理；

五依靠：机构建制、法规制度、办公设备、文书信息、领导授意

六强调：调研、信息、信访、协调、督察、政务

七趋势：职业社会化、任职资格化、职能脑力化、办公现代化、年轻化、初级秘书女性化、高级秘书男性化

秘书长、办公厅（室）主任的任务

有明确规定。1951年颁布的《政务院关于各级政府机关秘书长和不设秘书长的办公厅主任的工作任务和秘书工作机构的决议》规定了7项任务： 协助首长综合情况，研究政策，推行工作；

协助首长密切各方面的工作联系；

协助首长掌管机关内部统一战线工作；

协助首长掌管保密工作；

掌管机要工作；

支持日常行政事务（公文处理、会议组织、检查督促政府决议的执行等； 掌管机关事务性工作（机关财务、生活管理、学习文娱活动等事项）。

第五篇：浅论秘书的职业素养范文

ANSHUN

UNIVERSITY 本科生毕业论文（设计）

（2010～2014年）

题 目： 浅论秘书的职业素养

系 别： 人文学院

专业班级： 汉语言文学（文秘方向）2010级 学生姓名： 王秀 学号： 201001044033 指导教师： 周辉 职称： 副教授

起讫日期： 2013.9.1～2014.4.9

目 录

引言.................................................1

一、相关理论概述.....................................1

（一）秘书的概念................................................2

（二）职业素养的定义............................................3

二、秘书应具有的基本职业素养.........................4

（一）心理素养..................................................5

（二）才干素养..................................................6

（三）职业能力素养..............................................6

三、秘书职业素养的重要性.............................7

四、培养秘书职业素养的途径

（一）严谨细致、办事稳当........................................7

（二）平衡心理、控制情绪........................................8

（三）积累经验、灵活办事........................................8

（四）协调好人际关系..........................................................................................9

（五）完善自身性格、终身学习...........................................................................9 结语.................................................9 参考文献............................................10 致谢................................................11

浅论秘书的职业素养

专业：汉语言文学(文秘方向)学 号：201001044033 姓名：王秀 指导教师：周辉

摘要

秘书是社会生活中不可或缺的一个特殊职位，秘书人员自身职业素质修养直接影响着所在单位的质量与效率。在科学技术日新月异的21世纪，人类将逐步进入一个以智力资源的占有、配置以及知识的生产、分配，使用或消费为最主要特征的经济时代，即知识经济时代。随着我国经济的不断发展，21世纪需要的是实用型、技能型、复合型的高素质的综合性秘书人才。本文主要论述了秘书应具备的以下几种职业素养，即：心理素养、才干素养、职业能力素养。以及秘书培养自身职业素养的几方面途径，即：严谨细致，办事稳当；平衡心理，控制情绪；积累经验，灵活办事；协调好人际关系；完善自身性格，终身学习。

关键词：秘书 心理素养 才干素养 职业能力 重要性

引言：

秘书的职业素养是指秘书工作者个人在政治、知识、技能、品格以及作风等方面经过锻炼与学习所达到的水平和境界。恩格斯说过：“每一个阶段，甚至每一个行业都各有各的素养。”素养是一种社会意识形态，是人们调整自身和相互关系意识的行为准则。职业素养是同人们的职业活动相联系，具有自身职业特征的道德准则和规范。21世纪的今天，随着社会经济的不断发展，为适应社会的需要，减少秘书在工作上的认识错位，我国有关专家对秘书的职业素养作了相关研究。其中，赵中利在《现代秘书心理学》中对秘书工作活动的心理学问题进行了较为细致的分析与探讨，借鉴了心理学和其他学科研究的最新成果，讨论了秘书人员加强自身心理修养，提高心理素质，保证心理健康的重要性。岳凯华在《秘书学》中也对秘书的职业道德和能力以及秘书职业素质的培养进行了具体阐述。另外，西方国家也特别重视对秘书职业素养的培养，其中，《秘书》杂志为国际秘书领域主要刊物，其内容主要是交流介绍秘书工作方面的新思想、新观念、新动态以及新技术；《职业秘书道德准则》一书建立和传播了秘书职业行为标准，体现了秘书的职业道德观念。

一．相关理论概述

（一）秘书的概念：

秘书概念是秘书实践的产物，也是研究者科学抽象的结果。也就是说，秘书概念的形成，是一个不断实践和不断认识的过程。对于秘书的概念，历来是众说纷纭。为此，秘书有狭义秘书和广义秘书之分。

“狭义的秘书，是指掌管文书并直接辅助领导者全面处理事务的专门人员。通常是指文字秘书、领导者的机要秘书、个人秘书以及经常参与政务活动的秘书人员。广义的秘书，是指在领导者身边或中枢机构工作，以办文、办会和承办领导者交办之事为最主要辅助任务的专门人员，我们统称为秘书人员。”在我看来，往大了讲，秘书就是领导者的助手。详细来说，就是为领导者处理日常文书信息和提供事物服务。

如今，21世纪的今天，我国劳动和社会保障部颁发的《秘书国家职业标准》规定：“秘书是专门从事办公室程序性工作，协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员。”为此，本文研究的是广义上的秘书。秘书工作更多的是与人接触的工作，人的思想以及情感都是复杂难懂的，秘书人员只有掌握一定的职业素养，才能更好的处理人与人、人与事以及事与事之间凌乱复杂的关系，才能提高工作的质量与效率，从而得到领导者以及他人的认可。

秘书是一种职务，也是一种职称，秘书工作看似简单，其实需要工作者有很强的综合素质。秘书工作是一项综合服务的辅助性管理工作，不仅需要秘书人员端正思想，立足本职，准确定位，还需要其掌握丰富的科学文化知识，熟练掌握并运用各项秘书技能技巧，更重要的是要懂得一系列工作方法和拥有一系列的基 ①：赵中利：《现代秘书心理学》，高等教育出版社，2008年版。

①本职业素养。

（二）职业素养的定义: 职业素养是指具备与各种类型的上司和谐相处，办事细致、处事谨慎、具有较高的自我管理能力、工作积极主动并持久、具备较高的心里承受能力和保密意识，是一定行业的从业人员在本职工作中所应具有的职业品质，是担负一定社会职责和义务的职员应当具有的行业特色的职业素质。二.秘书应具有的基本职业素养

（一）心里素养

在当今社会条件下，随着社会经济的不断发展，为适应社会的需求，高校文秘教育与社会文秘教育应在秘书职业品质等方面进行综合教育，减少秘书在工作上的认识错位。赵中利在《现代秘书心理学》中对秘书工作活动中的心理学问题进行了较为细致的分析与探讨，借鉴了心理学和其他学科研究的最新成果，讨论了秘书人员加强自身心理修养，提高心理素质，保证心理健康等方面的问题，并提出了许多新的见解。

21世纪的现代社会，市场经济越来越显示出它的巨大作用，人类社会经济活动的各个领域都充满了竞争，尤为企业更甚。因此，秘书人员应具备良好的心里素质，因为良好的心里素质是确保秘书在各种环境中都能够保持一种良好的心里效应状态，是能够随环境变化而及时调节心理结构，对社会作出积极的反应，达到同外界的平衡，从而达到符合当今社会需要的健全的秘书人格。

在《时尚女魔头》中，刚刚大学毕业的安德里亚通过考试，进入挤满时尚杂志社的伊莱亚斯大楼，开始为这本美国销量最大，最有声望的《天桥》服务。她是主编米兰达的初级助理，不过，帮助这个时尚界最有影响力的女人完成日常事务，看她编辑杂志，会见作家和模特到底意味着什么呢？米兰达是魔鬼一般的女人——她穿零号一线时装，吃熏肉，冰淇淋加喝星巴克却从不发胖，每天看九种报纸和七种杂志，嗜好爱马仕纱巾，永远弄不清自己助理的名字。《时尚女魔头》中有个细节，安德里亚下班后在家里帮米兰达的孩子写作业。按理说，这不是她工作的范围，何况是在下班后，但她还是做了。这算什么，这算是对米兰达的无偿服务吗？还有，米兰达让安德里亚去买《哈利波特》给她的孩子们看，而且需要的是未出版的手稿，找不到安德里亚就要走人。这些和工作其实都没有太大的关系。可是你的领导让你做了，不做就没有工作，你能不做？诸如此类的事情还有很多，尽管如此，安德里亚还是能够每时每刻都保持乐观而稳定的情绪，在工作中充满活力。米兰达一会儿让她停车，一会儿让她订机票，一会儿让她订酒店，一会儿让她去接宠物，一会儿又让她去给她买各种需要的东西等等。而且，更不可思议的是，我们来看看米兰达是怎么安排工作的吧，短短炮弹式的几句话包含了多少事情。她从来不会把任何事情给自己的助理交代清楚，就像她让安德里亚去给她接宠物一样，米兰达根本没有交代麦德琳只是一只法国牛头犬，因此才会让安德里亚以为那是一个人。面对这样的上司，安德里亚任何时候都紧张焦虑。但尽管如此，安德里亚还是始终保持着积极乐观的心情，她总是能够很好的找到控制自己情绪的方法。就像她在文中说：“我决定从现在起凡事要往好处想，也许米兰达会在我回来之前死掉。也许，只是也许，她会被什么奇怪的东西绊倒，然后我们就此从悲惨中解脱。”这些无不需要秘书人员具备良好的心理素质。

对于秘书人员来说，秘书工作头绪繁多，需要联系各方面的事务，工作量极大，常常加班加点，超负荷运转，因此，这很容易引起人身体和心理上的疲惫，造成心里失调。为此，秘书人员要具有一定的心里承受力，万不可有半点自卑心理，要充满自信，能够吃苦耐劳，任劳任怨，甘当无名英雄。总之，要做好秘书，首先要保证在如此繁杂的事情中有清晰的思路，什么事情要先做，什么事情要做到什么程度才行，这些都是需要在工作中不断学习的。

秘书处在一个涉及上下、左右、内外等各种人际关系的网络中，如果能够正确地处理这些关系，就会心情舒畅，干劲倍增，提高工作效率；反之，如果人际关系紧张，相互猜忌和怀疑，就会产生摩擦和内耗，引起心里冷漠，从而影响秘书工作的开展。

被誉为中国“职业秘书”培训第一人的谭一平在接受《秘书》杂志记者专访的时候，记者问到：“您似乎很看重秘书的性格？”谭一平回答：“是的，性格开朗是我选择秘书的必备条件。如果一个人性格开朗的话，那她就能给被钢筋和水泥包围的办公室带来勃勃生机，与此同时，也能够说明她具有一定的交际和沟通能力。”另外,谭一平在接受这次《秘书》杂志记者专访中还对“为人稳重”作了详细解释。他说：“为人稳重就是成熟，也就是说她至少是一个已经具备了自我管理能力了的社会公民。为人稳重表现在这么几个方面：一是办事不是毛手毛脚，今天这里给你把文件打一串错别字，明天那里把客户的电话号码少记一位数；二是口紧，看见的当作没有看见，不该说的绝对不说；三是不耍小孩子脾气，有点小事就跟人家急眼，甚至置气，狐假虎威。”也就是说秘书人员要善于自我克制，提高自身情感修养的自觉性，掌握自我调节本领，通过意志努力，抵制和战胜不良情感，凡事要以秘书活动的需要为目的，不能得意忘形，也不能忧郁悲伤。

在秘书活动中，不同气质类型的秘书具有不同的特征，总之，秘书人员要具备坚强与豁达的个性素质，要具有正确的人生态度，这样才能心有所恃，情有所依，经受得住种种失意和挫折，始终保持一种良好的精神状态。由此可见，性格品质是秘书的主导心里品质，它制约甚至支配着其他一些心理品质，也是秘书各项心里素质的核心。

（二）才干素养

秘书的才干素养主要从办事，撰文，技术等三个方面来体现。总体来说，一切应从提高效率，做好工作出发，予以认真研究和安排。21世纪的现代社会是“创新者存，守旧者忘”。市场经济的开放性、法治性和创新性，要求秘书人员要树立与之相适应的思维方式和工作方法，要有新思路和新举措。这就要求秘书办事速度要快，效率要高，在处理不同的事务中要能够准确运用不同的处理手段和方法，撰文要及时妥当，内容要适宜，简繁得体，当日常问题出现的时候可以自己应付，在技术方面也可以稍微独当一面。对于秘书人员来说，做工作要尽可能做得出色，那就得需要有充足的才干，要具有一定的办事能力，要能够理解和领会上司所交代的一切任务，要听得懂，听得快，记得牢。为此，这就要求秘书人员要有集中的注意力、灵敏的反应力、深刻的理解力、牢固的记忆力以及机智的组合力和精湛的品评力。如果生活中我们遇到的是像米兰达那样的上司，那么，以上能力就显得尤为重要了。

秘书工作从总体上看具有一定的被动性，但同样需要具有较强的目标意识，特别是在企业中工作的商务秘书，则要根据商业环境的变化和不同阶段企业经营管理的不同要求，具备一定的主动性和灵活性。因为一些涉及巨大经济利益的决定往往是在一瞬间完成的，那么这个时候，时间就是效益，时间就是金钱。因此，没有充足才干的秘书人员，其工作就不可能快节奏地运转，就不可能和市场经济的变化同步，也就不可能为获得更大的经济效益赢得时间。

如今，随着社会现代化程度的提高，以及社会步入经济全球化，信息网络化的时代，人际间的交往显得日益频繁，因此，秘书人员必须要适应新形势下的发展要求，学会掌握现代化的办公技术手段。此外，秘书的才干素养还要求秘书人员要具备了解问题，分析问题以及解决问题的能力。对于秘书人员来说，在工作中遇到问题是很常见的，甚至是不可避免的，万不可有半点自卑心理，要相信没有战胜不了的困难，没有过不去的难关，只要具备良好的心态，充足的才干以及必胜的信念，认真履行好自己的工作职责，踏实认真，一丝不苟，就能够保质保量的完成领导交代给自己的各项任务，就能够成为一位合格的秘书。

现代企业的生命力取决于企业自身的竞争力，而决定企业竞争力强弱的关键是领导者决策的正确性、科学性和前瞻性。那么，秘书人员作为领导的辅助者和献策人，其提出的方案和建议会直接或间接地影响领导者的决策。同时，在决策的实施以及对企业内部的科学管理过程中，秘书人员必须要具备充足的才干，才能够综合来自各方面的反馈信息，帮助领导者修正、完善和优化决策，提高其工作的效率。所以，现代企业秘书人员本身是否具有科学的预见意识、是否具有为科学和真理据理力争的才干精神，所有的这些都直接关系着企业的命运。

（三）职业能力素养

秘书人员的职业能力素质是指秘书人员的知识水平，道德修养以及各种能力等方面的综合素养。随着科技的进步，现代社会秘书人员的工作目标日趋升高，企业也对秘书人员的工作要求日趋严格，秘书人员工作的内容日趋程序化和标准化，因此，秘书人员职业素质的全面提高是秘书工作发展的一般要求和趋势。尤其是现当代人类已迈入知识经济时代，秘书人员具备良好的职业能力素养就显得尤为重要了。

俗话说：“一个好汉三个帮”。能力再强的经理老板们每天也只有二十四小时的时间，日理万机的老板们都离不开一位强有力的“左右手”来协助他们处理各项日常事务，而秘书人员扮演的正是这样的角色。秘书人员的特殊地位以及秘书工作的特殊性，要求秘书人员具备较高的综合职业能力素养。如今，随着市场经济的日趋发展与成熟，企业对现当代秘书人员的职业能力素养提出了更高的要求。也就是说秘书人员不仅要做到恪尽职守，还要在当今物欲横流的社会中，具有较强的抗腐蚀性能力，要始终保持高度的警惕性和自洁性，避免利用工作之便为他人或自己谋好处，要时刻注意思想品格的修养。秘书人员只有不断学习，不断磨练，在秘书实践活动中不断提高与丰富，摆正自己的位置，对上不可卑躬屈膝，阿谀逢迎；对下不可颐指气使，盛气凌人，要做到平易近人，时刻注意自己的形象，才能成为一位合格的综合性秘书人才。

从一定程度上来说，秘书是和领导最接近的人，了解领导很多的个人习惯甚至秘密。时间久了，秘书和领导之间就会形成一种特殊的依赖关系。秘书的前途大都是和领导相关联的，一荣俱荣，一损俱损。比如《时尚女魔头》中，最后当安德里亚得知杰奎琳将取代米兰达时，她第一时间想到的是立刻告诉米兰达，看看还有没有回旋的余地。这中间固然有安德里亚对米兰达更深了解后的关心，但换个角度来讲，如果米兰达被换了，她自己的工作也就丢了。试问哪个人会愿意用自己以前对手的秘书呢。所以对于秘书来说，不仅有来自领导的职业压力，同样还有来自外界的威胁，真正是一份高危工作。对于从事如此琐碎又危险工作的秘书者本身，他们又有怎样的心理情绪呢，首先，秘书可以说是一个单位比较基础的工作，对于刚参加工作，或者跳槽到一家新公司的人来说，干的最多的就是秘书。这些人中真正心甘情愿做这个工作的怕是不多，很多都是把秘书这一工作当做职业生涯中的一个跳板。所以，如何摆正自身的位置很重要。很多人可能觉得自己很有能力，做秘书的工作是屈才了，眼高手低，大事做不了，小事不愿做。长此以往，期望值和现实回报不对等，就会产生厌倦的心理，工作只会越做越差。从《时尚女魔头》和《杜拉拉升职记》这两本书中，你会发现两位女主人公都有一个共同点，那就是都熟悉且热爱自身的公司及工作。安德里亚一开始是一个不懂时尚的人，但在奈杰尔的帮助下，她变身一个时尚女秘书，工作也是越做越顺利。另外，杜拉拉在进公司伊始，就认真了解了公司的发展历史，并做了一个非常用心的简报，从而得到总裁的赏识。所以说，培养对工作的兴趣很重要，即使你并不是真正喜欢它。多数的领导都有过做秘书的经历，秘书工作更像是一种锻炼。对于秘书人员，他们又有怎样的出路呢。秘书是一个让人又爱又恨的职业。作为和领导关系最近的秘书们，他们可以接触各种各样，各行各业和领导有来往的人，这就是一个非常广的人脉资源，利用好了，对自身的职业生涯有极大帮助。《时尚女魔头》中，安德里亚正是因为有了汤普森的帮助，才能顺利完成米兰达交给她的几乎不可能的任务。但有的时候领导出事了，秘书也逃不过。所以身居秘书之职，必须要有明确的思想认识，切莫走上歧途，害人害己。秘书工作其实是一个对综合素质要求很高的工作，领导们常常需要你能扮演各种角色，领导不会管你来自哪，不会管你学的什么专业，不会管你之前的工作经历，他要的是你这个秘书能符合他的要求。但从另一个角度看，这恰恰是最锻炼人的工作。做秘书不容易，做一个好的秘书更不容易，做一个像米兰达那样人的秘书那是非常不容易。这两本书让我们对秘书这一工作有了初步的认识。秘书是一门广博的学问，想要学好还得多实践。

秘书人员作为领导身边的参谋和助手，承担着为领导出主意、想办法、提预案、收集信息以及提供材料的职能。只有广泛、及时、全面的获得准确的信息和资料，领导者才能做出正确的、战略的决策。因此，在掌握一定的文化理论、法律知识以及哲学知识的同时，还需要掌握一定的经济学知识以及软科学知识。

另外,秘书人员还应该具备一定的社会交际知识,秘书机构沟通上下,在一定程度上,不仅代表着领导的形象,也关系着部门、机关工作的荣辱和成败。因为良好的社会关系不仅可以为秘书人员获取资料提供方便，使秘书工作能够顺利开展，同时，更利于决策的反馈以及信息的获得，从而提高工作的效率。谭一平在《职业秘书实务》中就加大了如何处理人际关系等内容的篇幅，他认为“随着办公自动化程度的提高，IT技术和因特网日益渗透到文秘人员的日常工作与生活之中。在秘书工作中，像打字、存档这类工作的比重正在逐步下降，而在帮助上司收集信息和协调各方面关系等工作的比重在逐步增加。”所以，谭一平在《职业秘书实务》中的内容上增加了对秘书职业素质的篇幅，特别是人际关系处理能力方面的比重。试想，寒风中气冲而来的上访者，一杯开水，一个微笑，也许就能起到缓解矛盾的作用。

秘书人员的活动，渗透在各行各业的领导管理活动的各个环节。它不仅参与着方针、政策的实施，而且还影响着国家、社会的发展以及进步。由此可见，提高秘书人员个人的职业素质显得尤为重要。

三．秘书职业素养的重要性 在21世纪的今天，面对新时代的发展特点，在以知识与信息为发展动力的时代，人类将逐步进入一个以智力资源的占有、配置，以及知识的生产、分配、使用或消费为最主要特征的经济时代，即知识经济时代。而又随着经济全球化的不断发展，秘书成为了社会生活中不可或缺的一个特殊职位，因此，秘书人员自身职业素质修养直接影响着所在单位的工作质量与效率。所以，在科学技术日新月异的21世纪，社会发展把现代企业推到代表社会文明进步的重要位置，因此也对现代企业秘书人员的职业素质提出更高的要求。21世纪竞争的最大资本是人才，而21世纪人才的支点就在于职业素质的提高。如今，中国教育改革和发展纲要已经把职业素质教育列为教育改革的重要内容。而人才资源作为特殊的资源，在企业生存和发展中占有十分重要的地位，企业的优势最根本的也就是体现在拥有大量高素质的人才上。

秘书人员的工作能力和工作方法要依靠职业素养来集中体现，一个秘书人员只有在工作中勤于学习，勤于专研，勤于调查，勤于总结，才能不断提高自己的政治水平和文化水平。秘书人员只有在工作中不断提高自己的办事能力，准确理解和领会上司的意图、指示，熟悉职权范围，知晓办事渠道，遵循办事程序，了解有关业务，掌握有关工作规律，并具有较强的交际能力和应变能力，才能够保证各项业务可以顺利完成。

当今社会是知识经济社会，知识量剧增，浩如烟海，谁掌握的知识多，谁就能跟上时代的发展，与时俱进，开拓创新。秘书人员由于处在领导层之中，接触的范围较广，遇到的事情也相对较多，为此，为做好秘书工作，秘书人员必须具备相当广泛的知识以及良好的职业素养。

职业素养还体现在一个人的为人上，“人无信不立，业无信不存，国无信不兴”。诚实可靠是指赤诚无私，真心实在，说真话，办实事。秘书人员只有诚实守信，才能取得他人的信任，组织的各项活动才能落到实处。因此，良好的职业素养有助于秘书人员各项活动的开展。

李晓丽在《语文学刊》发表的《改革文秘专业教学模式培养秘书职业素养》中写到，高校文秘专业的教学应注重秘书职业素养的培养，改革秘书专业的教学模式，正确引导文秘专业学生的学习理念，充分发挥学生的主体主动性，围绕学生实施教学，形成课堂教学、实训、实习三者遗体的教学模式。柳雯在《人力资源管理（学术版）》上发表的《秘书职业素养培养探析》中也写到秘书职业素养对于秘书工作的重要性，所以培养秘书从业人员正确的职业素养是秘书教育和秘书培训的一项重要工作，从形成基本的职业认知、培养正确的职业认同、形成自信的职业自豪感三个层次分析了树立正确秘书职业素养的重要性。四．培养秘书职业素养的途径

（一）严谨细致，办事稳当

严谨细致就是认真筹划，周密部署，有程序有章法，一步一个脚印地把工作推向前进。它是做好秘书工作的基本要求，特别是对于现当代秘书而言，更应该高度重视，自觉加强此方面的锻炼和修养。古人说：“诸葛一生唯谨慎，吕端大事不糊涂”。对于秘书人员来说，更应该要做到取二者之长，大事不糊涂，小事能谨慎，无论大事还是小事，要确保办一件就能成一件。秘书岗位是机关的枢纽，既要保证政令的畅通，又要抓好工作的落实，因此可以说是位置紧要，责任重大。秘书人员肩负如此重要的工作职责，办文要准确，办事要稳当，井井有条，做到细致周密。无论是向领导者提供信息情况，还是协助领导审核文稿，其中的数字、时间、概念、地名以及相关的人名都要准确，考虑问题要详尽周到，既不能使用“可能”、“大概”、“差不多”之类字句，也不能任意省略，以免导致误解，要养成一丝不苟的良好作风。

谭一平在接受《秘书》杂志记者专访中说：“我认为一个秘书至少要有5年以上的工作经验才有可能成为一个合格的职业秘书（professional secretary）。刚刚从学校毕业的秘书，她们可能朝气十足，知识新鲜，外语不错，但是，对于一个职业秘书来说，最重要的是经验；28岁以下的秘书不管她悟性多高，毕竟工作年限短，阅历浅。”

（二）平衡心理，控制情绪

秘书的情绪，是秘书人员对客观事物是否符合其需要而产生的内心体验，是人的情感较强烈，带冲动性的外部表现，也是秘书实践活动主观方面的前提条件。因此，在此种环境下，秘书人员必须要做到尽可能冷静地对待以及评价所发生的一切，要经常保持积极，乐观，平静的心态，以保证各项工作的顺利开展。

（三）积累经验，灵活办事

俗话说：“实践出真知”。对于秘书人员来说，秘书工作是非常繁杂的，秘书人员面对周围所发生的一切，要能够见微知著，一叶知秋，善于在复杂的环境中把握住事务的本质特征。要多接触各方面的情况，多做事，秘书工作者要善于在实际工作中积极探索，积累经验，逐步提高，准确领会上司的意图，绝不能见风使舵，投老总之所好，看眼色行事。

秘书人员要学会从被动中求主动，要善于观察以及掌握老总的性格、作风等个性特征，以便主动配合，形成工作上的默契一致。要运用自身的智慧提高工作效率，运用自己的智慧调动各方面的积极性，努力把各项工作做好。

（四）协调好人际关系

“秘书的成败往往不在效率第一，而在人缘第一”。

人际关系对当今秘书工作的影响日在加剧，现代秘书工作正在发生一场悄悄的但又深刻的革命，传统的秘书工作如存档，起草文件等，在当今秘书日常工作中所占的比重越来越小。随着办公自动化进程的加快以及现代通讯技术的发展，尤其是互联网越来越渗透到我们的日常工作和生活中，打破了种种阻隔，使人们的交流变得更加便利，真正体现了全球化范围内的人际交往，体现了人与人之间的“无限互联”以及“无限交涉”。秘书人员处理人际关系的能力决定了秘书收集信息的质量与数量，所以，有学者提出了秘书学就是人际关系学，并不是耸人听闻。

（五）完善自身性格，终身学习

性格，是人对显示态度及相应的习惯行为方式中比较稳定的，独特的心理特征的总和。秘书的性格，是秘书人员在个性生活过程中所形成的对显示稳定的态度以及与之相对应的习惯了的行为方式，是表现在态度和行为上比较稳定的心里特征。

秘书工作岗位是一个“外向型”的岗位，秘书人员处在这样一个阶层中，需要接触各种各样不同类型的人，秘书在处理各种关系以及安排各种活动中的有效性也就取决于与他人沟通与协调的有效性。因此，性格品质是秘书的主导心里品质，它制约甚至支配着其他的一些心理品质，所以，秘书人员要善于培养自身的职业品质。

1994年在罗马举行的首届“终身学习会议上”提出了终身学习的定义，明确说明：“终身学习是21世纪的生存概念，生存方式和生存手段”。人类社会进入21世纪的今天，知识和信息容量日益增多，人的智力因素将决定知识经济发展的水平，知识经济的崛起必然使信息的飞跃发展，并导向一个学习意识普遍化，学习行为社会化的学习型社会。面对瞬息万变的知识经济时代，学习的重要性不言而喻。因此，“终身教育”“终身学习”的问题便很自然的摆在了每个人的生活日程中。

结语

秘书的职业素养是一个长期的磨练和实践的过程，需要秘书人员作出多方面的努力，理论与实践相结合是秘书职业素养的基本原则，也是秘书职业素养的最根本问题，更是秘书人员在实践活动中改造主观世界的集中体现。秘书作为领导者的得力助手，就是要做到勤于学习，积累广博的知识，发挥好参谋作用。秘书人员时时刻刻都要做到身体力行，把对职业素养的认识贯切到实际工作和日常生活中去，努力使自己成为一个具有高尚品质的合格的综合性秘书人才。

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