人文学院毕业论文-论秘书的协调职能（小编整理）

第一篇：人文学院毕业论文-论秘书的协调职能

论秘书的协调职能

前言：

秘书的工作具有参谋、管理、协调三大职能，其中协调关系是秘书工作最重要的职能之一。在实际工作中，领导亲自协调具有极强的权威性和有效性，但是领导工作主要在于企业发展规划，主要任务有决策，不可能事必躬亲，这就需要秘书在工作中的发挥完美的协调职能，首先协调内部关系，搞好基础，使领导与领导、同事之间相处融洽，保证企业稳定、快速发展；协调好外部关系，真诚对待客户，顺应政府发展，友善对待媒体，树立企业良好形象，保证企业健康，长久的发展。所以秘书协调职能的强弱直接影响着领导工作和部门工作。

关键词：秘书 协调 职能

一、秘书协调职能的作用

协调从字面上理解即是指协商、沟通、调和、调解、调节等。从管理学角度看，协调是指管理者从系统整体利益出发，运用各种手段，正确妥善地处理系统之间、人们之间的各种关系，为实现系统目标而共同奋斗的—种管理职能。

秘书协调是指在其职责范围内，或在领导的授权下，调整和改善组织之间、工作之间、人际关系之间的关系，促使各项活动趋向同步化与和谐化，以实现共同目标的过程。而其基本要素包括：协调者、协调对象、协调意图、协调目标、协调环境。秘书协调是领导工作的延伸，是秘书部门的重要职责，是秘书人员的基本素质和能力，是秘书工作的基本职能，是推动秘书工作向深度和广度发展的重要保障。

二、秘书协调工作的分类

（一）关系协调

关系协调，从广义上来讲它一方面包括创造一个亲密合作、团结一致的内部环境；另一方面包括争取一个共同发展的外部环境，使组织与它面临的内部和外部公众之间的关系处于一个和谐的状态，让组织在与公众的沟通、协调中建立和发展良好的形象。专就秘书职业来讲，它指同一组织机构中协调部门与部门间的各种关系，同事关系以及上下级关系等。从协调方式来看，关系协调又可分为纵向协调和横向协调。

纵向协调，又称为上下级协调，就是同一组织系统中不同层次之间的各种关系的协调。其中以下行协调较多，而且难度较大。由于纵向协调是上下级关系的协调，秘书人员应该按组织之间的隶属关系，正确对待上下级，谨慎处理各种矛盾。如协调下级正确理解上级决策意图，反复与下级部门协商修改报告、请示，再重新上报上级机关等。（如图1）

图1 纵向协调图

横向协调，亦称为外部协调。就是不同组织或不相隶属组织之间的各种关系的协调。这种协调工作主要有两类，一是秘书部门讲本机关与相关机关的事项进行协调。（如图2）这类情况常见的是联合机关的上行文或联合机关的下行文。二是同级机关为实现目标采取行动前与秘书部门先行进行协商、制定预案，比如同级机关联合召开会议的会前协商准备。

图2 横向协调图

（二）工作协调

工作协调，是秘书工作的一个重要组成部分，很多人过分强调秘书职业的协调作用，单纯的将秘书工作是为组织机构的润滑油，起到调和上下级，同级，内外组织之间的关系，提高组织机构运作效率，这样的理解虽不是错误，但有些以偏概全之意。

秘书在领导部门除了消除关系矛盾的作用外，在日常的工作传达中，要避免简单的传声筒式重复工作，这样不仅使自身感到无聊乏味，也会使下级部门感到反感，同时也不能完整传达上级精神。

在传递任务时，首先要做到自身对任务的理解领会，这样才能更好地帮助下级部门完成任务，同时也要关注任务进展情况，及时向上级汇报反馈任务进度，使上下级、各部门间建立高效联动桥梁，这样才能成为一名优秀的秘书人才。

三、秘书协调职能的特点及原则

（一）秘书沟通协调的特点

在管理体系内，秘书没有法定的支配权利，所以秘书的沟通协调工作与领导的不同，具有以下特征。

1、附属性

（1）附属性是秘书沟通协调工作的首要特点。

（2）秘书的沟通协调，往往是领导授权去处理矛盾。

（3）秘书的沟通协调，尤其是协调行为，必须受领导活动的制约。

2、全面性

（1）主要指本单位各项工作的全面协调。

（2）表现为多方面、多层次、多领域。要协调的工作无大小、内外之分。

3、中介性

秘书的协调一般只起沟通、联络、协商、调节作用，不如领导协调时具有权威性。

（二）秘书协调工作的原则

在实际工作中，协调原则是我们从事秘书工作时必须遵循的基本准则。主要有以下几点。

1、从属原则

秘书部门是为领导机关服务的，它必须在同级机关的领导下进行工作，这种从属性决定了秘书协调是一种非权力性的协调，须遵循从属原则。对领导授权协调的事项，要准确领会领导意图，不能自行其事，另搞一套。当然这不是说秘书人员只能消极地等待和处理协调事项，但秘书人员的地位 决定了他们的工作必须做到尽职尽责又不越权。

2、依法原则

依法原则是文秘人员从事管理活动的基本要求，在理论上往作为行为的基本原则来看待。在执行工作时也要考虑合法性原则和行政合理性原则。虽然秘书工作不具有独立性、权威性，但是依然要对自身行为负有相应的责任。

3、调查研究原则

注意调查研究，坚持实事求是，一切从实际出发，是协调处理问题的基础，也是做好协调工作的基本功。“正如毛泽东说的：没有调查就没有发言权，协调工作要切忌“下车伊始”就哇嘞哇呲地发议论提意见。毛主席说这种人十个有十个要失败的。”所以调查研究是协调工作的前提与基础，只有情况明是非，协调才能依照客观实际实事求是的进行。

4、平等协调原则

平等协商原则是指秘书部门在协调中要平等待人，始终以平等协商的态度进行对话。秘书部门作为综合部门介入协调工作，它与协调对象之间的关系并非领导与被领导的关系。因此，协调工作应立足于“协商”，要以平等的态度同各方面进行沟通和商量，力求处事公正，合情合理。

5、分级负责原则

即协调事项所涉及的内容，应根据部门职责进行分工，按照各负责的办法，明确责任，分工落实。该由哪一层次负责协调，不要把矛盾上交。上级领导也不要越级处理属于下级职能范围的问题，免得下面遇到问题时都把眼睛盯在领导人身上，而且口味越来越高，非找主要领导人不能解决问题。

四、秘书协调职能的实际应用

（一）与领导群体关系的协调

面对领导，既是一件令人头痛的事情，又是一件令人感到十分有意思的事情，关键在于以什么心态，怀着什么目的去面对领导。凡是以工作为重、不计较一时一事得失的人，在面对领导时都会以一种放松、自然、得体的态度积极配合领导的工作；而凡是以工作为轻、处处事事计较个人得失的人，在面对领导时，必然会以一种紧张、做作、夸张的态度迎合领导的言行。前一种人，因为不为私心所累，所以工作起来也许一时得不到什么实惠，但开心、愉快、奋进，最终会为领导信任和重用的；后一种人，因为私心太重，所以工作起来虽然眼前能得到很多好处，但猥琐、紧张、不思上进，最终是要被人唾弃的。由此总结，秘书在与领导相处时应当注意以下四种基本态度：

1、谦虚而不傲上凌下

秘书都是经过挑选而派任的，一般都是老老实实工作，很守本份，对上尊重，对下谦虚。但是也不乏个别人自以为地位重要，对下口大气粗、盛气凌人，性格急躁，自以为正确，有时甚至会同领导人顶撞、争吵起来。这样的人必定不会令人喜欢，甚至可被炒鱿鱼。三国时有个人叫祢衡，此人很有才能，很会写文章，但是性格怪僻、傲慢无羁。他见曹操，嫌礼遇不厚就把曹操大骂一顿；到刘表那里，又多次冒犯刘表；再到江夏太守黄祖处当秘书，黄祖重用他，很佩服他的文采，但终究在下棋时又把黄祖骂了，导致不可收拾的后果。祢衡虽然很有才华，但是却因为高傲而失去了多个施展才华的机会。而作为秘书人员，做事做人都应当谦虚、本分、实实在在，这样才能得到领导的赞同与欣赏，从而使工作顺利，与领导关系融洽，个人的价值也能得到很好的体现。

2、公正而不搬弄是非

秘书在领导人身边工作，随时随地需要向领导人汇报情况，提供对事物的看法。这种工作条件就要求秘书公正、客观，涉及人事，绝不可借工作之便挟私向领导人说别人的坏话。其实，如果是挟私、有偏见，说别人的“好”话，也是不应当的。这不仅是一条美德，也是秘书应该遵循的一条纪律。

3、主动而不越权

在工作中，秘书始终是处于辅助地位的，秘书必须找准自己的位置，不能越位越权。“越位”，就是犯规。在行政管理中，不准“越位”是为了避免混乱，不干扰上级层次的工作、不影响下级层次的各种关系。当今社会，秘书工作已经成为一种广泛的社会职业，秘书人员队伍迅速壮大，秘书的服务范围不断扩大，服务领域逐渐拓宽。在这种新形势下，一些秘书人员参与意识增强，主动服务的积极性日益高涨，如果秘书工作者个人位置摆放不当，就不能很好地把握自己的角色特点，很容易导致擅权越位的现象发生。在领导决策过程中，秘书可以提供信息，提出建议，而不能做决断。凡涉及重要事项，重大问题，须由领导表态，秘书不能随意表态，秘书只有在领导授权的情况下才可以表态。在传达领导指示时，如果要表明自己的看法和意见，一定要与领导的指示区别开来，领导的指示要贯彻落实，秘书的意见只能作参考。所以，一个称职的秘书应时时刻刻替领导着想,做好领导的“二传手”,积极为领导出谋划策,但又不越权越位,做到只参谋,不决策,让领导自己拍板决定,对领导已作出的决策、方案,要带头贯彻执行。

4、忠诚而不作假弄权

做秘书，根本的一条就是踏踏实实、尽心尽责地工作。邓颖超同志曾经为《秘书工作》杂志写过一篇文章，说秘书的高尚可贵之处，恰恰在他的献身精神、埋头苦干精神、热爱事业的精神、不计较报酬待遇的精神。诚，是指对待我们服务的领导人而言。设想秘书对领导人有所虚假，那还有什么好关系可言！有个别秘书传假旨，冒用领导人名字批条子、签字等，就是做假弄权的行为，已构成违反纪律，情节严重的还有可能构成犯罪。

（二）与同事关系的协调

首先，要强调的是秘书处理与同事的人际关系的总的原则就是实现原则性、全局性和灵活性的统一。实现工作效率的最大化。具体原则如下：

1、积极配合而不越位擅权

秘书无论是高级、中级还是低级秘书必须做到属于别人职能范围的事，决不干预，属于自己的责任也绝不推卸，在有能力和必要帮助他人工作时，一定要掌握好分寸和尺度，掌握好时机和方法，避免产生负效应。

2、明辨是非而不斤斤计较

秘书之间要顾全大局，从维护团结的良好愿望出发，坚持做到“是非问题弄清楚，一般问题不在乎”。涉及大是大非问题，一定要坚持原则不妥协，不让步。但要讲究方式方法，避免言辞激烈，伤害对方的感情。对一些无关紧要的“小事”，应该采取不细究，不计较的态度，对己严，待人宽，谦和忍让，豁达大度。

3、见贤思齐而不嫉贤妒能

处理好同级处理好同级关系，不仅要有容人之短的度量，而且要有容人之长的胸怀，见贤思齐，不怕别人超过自己。要虚心学习别人的长处，增长才干，共同进步。

4、相互沟通而不怨恨猜忌

实践证明，善于沟通的秘书，就容易被对方理解和信任，彼此之间的“心理防线”也容易迅速消除。相反，若彼此之间缺乏相互沟通的精神、彼此“各踹心腹事”，最容易发生心理冲突，怨恨猜忌，造成“僵局”。只要经常注意沟通思想，就可以减少矛盾，消除不必要的猜忌，增进感情，增进团结。

5、支持帮助而不揽功推过

同级之间，常常会遇到一些工作上的交叉，也会有一些需要共同处理的交叉事务。对这些交叉工作，同级之间应当互相支持、互相配合。其他秘书在工作中遇到困难时，也要主动帮助排忧解难；当对方出现失误和差距时，应当主动补台，不能看人家的笑话，更不要落井下石，趁机拆台。不能好大喜功，有了功劳往自己身上揽，有了过错往别人身上推。

（三）与部门单位关系的协调

从某种意义上来看，一个企业就像一支军队，企业的工厂、销售部、市场部等职能部门像战斗在一线的作战部队，而秘书部门则像军队的参谋作战室，为前线的部队提供信息、给养等方面的服务。因此，为了能在激烈的市场竞争中取得胜利，秘书部门应当与各职能部门搞好关系，相互配合，相互支持。

1、甘当小学生

秘书部门是个综合部门，对于整个公司的运营状况和业务流程，秘书可能比职能部门的人了解得多一些，但是具体到某一个部门的业务，秘书就不一定比人家占优势了，所以，在与职能部门的人沟通时，你最好先抱着当学生的态度多学习，多了解，多询问，多做功课。

2、有求必“应”

由于秘书的特殊位置，经常会有人求你帮忙办事。无论是对公司内部的职员，还是对公司外面的客人，不合理的或自己做不到的请求，当然要拒绝，但是在拒绝之前，最好先要耐心听对方把话说完，不让人觉得你在敷衍搪塞。对于有些人的要求，你虽然拒绝了，但可以针对他的情况，提出自己的建议。如果是能提出有效建议或替代方案，对方一样会感激你。另外，拒绝时除了提出替代建议，还可以每隔一段时间，去问问对方情况，让他们也了解自己的苦衷与立场，这样就可以减少因拒绝而带来的负面影响。如果只是敷衍了事，对方其实心里也清楚，这样，不仅会让人觉得你不诚实，也会堵死自己的后路。

从表面上看，确实是人家求你的时候多，你求人家的时候少。但实际上这个“求”是双向对等的，你的工作也需要各职能部门的配合与支持。比如，上司要你给他整理一份关于明年市场预测的材料，你就要“求”市场和销售这两个部门给你提供素材；又比如上司外出办事，你就要“求”行政或总务部门提供车辆等方面的配合。可以说，你用什么方式回复他，下次他就会用同样的方式回复你。

3、切忌狐假虎威考试通

作为一个秘书，一定要对自已的身份有清醒的认识，上司分管的工作不是自己分管的工作，上司的部下不是自己的部下；秘书本身并没有任何权力，自已仅仅是执行上司的指令。因此，秘书在跟各部门打交道时，千万不能用上司的口吻说话。

由于秘书经常代理上司行使职权，一些秘书常常会产生一种错觉，以为自己和上司一样拥有实权，因而自我良好的感觉。特别是在代理上司处理一些矛盾和纠纷的时候，拥有良好自我感觉的秘书就会迷信压服的方式，认为只有采取“高压”，别人才能俯首贴耳。久而久之，他就会养成了飞扬跋扈、欺上瞒下的习惯，最终给自己带来四面“楚歌”。

代理就是代理，代理绝对不是实权！秘书部门是个综合协调部门，因此，除非情况紧急，非动用上司赐予的“尚方宝剑”不可，在协调和解决各种矛盾时，应该尽量采取疏导说明、商量互让的“软”手段解决问题。

4、相互体谅

由于看问题的角度不同，秘书部门与其他部门发生一些矛盾，造成一些误会是正常的。在实际工作中，有些秘书只要听到别人在背后议论自已几句，就马上针锋相对，将正常的工作矛盾转化为个人恩怨，人事纠纷，使事情越来越复杂；一旦有机会就假公济私，给对方“穿小鞋”。

即使是在本公司内部，许多人也不一定了解秘书部门的工作。他们以为各种报告批不批，领导想见谁不想见谁，都是秘书部门说了算，所以，一些人见不到领导或自己的申请报告得不到批复，就认为是秘书从中作梗，所以，他们老朝秘书部门发火。当然，也有人知道这并不是秘书部门的责任，但是他们又不好直接朝领导发火，所以只好把秘书部门当作出气筒。

5、远离是非

在公司内部，人事关系是最为复杂、最为敏感的关系。如果在一些同事之间出现了是非漩涡，除非与自己有关，作为秘书，最好远离这种漩涡，而且离得越远越好。如果你掺和进去，即使你保持不偏不倚的态度，凭良心发表自己的看法或办事，也有可能被人曲解；如果有人说你是在替某某说话，你跟某某是一伙的，那事情就会变得更加复杂杂。在实际工作中，确实也有些秘书喜欢利用这种错综复杂的人际关系拉帮结伙，私仇公报，混水摸鱼。所以，一般的领导都讨厌自己的秘书卷入单位内部的人事纠纷，免得给自己帮倒忙，添乱子。公司的利益永远高于个人的利益，这是作为职业秘书必须遵守的起码准则。

五、总结

总而言之，一个单位的各部门、各方面方面在工作过程中产生意见分歧和各种各样的矛盾是难以避免的，有其存在的客观必然性。作为这个组织的一员，特别是处于特殊位臵的秘书人员，只要强化自身的角色意识，明确自身角色定位，适当选择协调方式，讲究协调艺术，加强自身协调能力，协助领导更好地进行协调工作，就能够有效化解矛盾，消除分歧与隔阂，实现组织内部的团结与协作，营造一个和谐融洽的组织氛围，以促进组织机关又好又快地健康发展。由此看来，协调工作对秘书工作和组织机构来说是十分必要和重要的。

第二篇：论秘书的协调职能

浅析秘书的协调职能

专业:农业推广

姓名：曹洪彬

学号：2013110271

论秘书的协调职能

摘 要：协调是管理学的重要职能之一，而协调关系是秘书的重要工作。秘书协调在领导工作、机关工作和秘书工作中都占有重要地位，具有重要的现实意义。在实际工作中，领导亲自协调具有很强的权威性和有效性，但领导者的主要任务是搞决策，因而不可能事无巨细，事必躬亲。这就需要秘书人员发挥其参谋助手作用，参与或领导授权承办协调任务。秘书协调就是领导活动的延伸与补充，有利于领导工作的正常运行。秘书部门处于机关的枢纽位臵，承担协调任务，辅助领导化解矛盾，理顺关系，可以提高机关工作质量和效率，也拓宽了秘书工作的领域，有利于提高秘书工作的水平，强化秘书部门的参谋助手作用，推动秘书工作向深度和广度发展，更好地为社会主义四化建设服务。关键词：工作 秘书 协调职能

秘书工作是一个围绕领导活动的需求和目标而开展的辅助性工作。在新时期我国秘书工作的指导思想在围绕党的基本路线，搞好“三个服务”的同时，工作方式出现了“四个转变”：即从偏重办文办事转变为既办文办事，又出谋献策；从收发传递信息转变为综合处理信息；从单纯凭老经验办事转变为实行科学化管理；从被动服务转变为力争主动服务。

协调关系是秘书的重要职能之一。特别在当前新的历史时期，随着社会主义市场经济的迅猛发展，秘书工作的内涵和外延必将不断得到加

深和拓宽，并直接影响机关工作的质量和效率。秘书协调职能的强化，在当前已成为秘书工作的一项重要任务。

任何管理工作，特别是现代管理工作，都需要有效的协调。协调是指在其职责范围内，或在领导的授权下，调整和改善组织之间、工作之间、人际关系之间的关系，促使各项活动趋向同步化与和谐化，以实现共同目标的过程。

协调活动是一种复杂的管理过程，它由诸多相互联系，相互作用的要素构成，包括协调者、协调对象、协调意图、协调目标和协调环境。协调工作是一个内涵很宽泛的概念。由于其工作所涉及的主、客体都是公共关系机构，所以它又具有处理和调解公共关系机构之间的工作的某些功能。从协调要素看，协调工作应包含以下三层意思：

1．协调必须是双方或多方的，一方无所谓协调。如一个人对某项活动作为事前事后产生不同的或者是相反的看法，这只是人的头脑思维过程，是人脑的自我调节。

2．协调必须通过主客体之间的内力作用。必须是双方或多方发生关联。

3．协调的目的是使双方或多方意见尽量达成统一。

由于秘书协调的政务事务工作又属于领导管理科学的范畴，因此，它又包含有管理科学的方法和艺术。可以说协调是公共关系和领导艺术相结合的具有独立特点的综合职能。秘书协调在领导工作、机关工作和秘书工作中都占有重要地位，具有重要的意义。

首先，从领导工作来看。领导亲自协调具有很强的权威性和有效性，但领导者不可能事无巨细，事必躬亲，即使重大事项的协调，也不必包揽其中的事务性工作。这就需要秘书人员发挥参谋助手作用，参与或由

领导授权承办协调任务。从这个意义上讲，秘书协调就是领导活动的延伸与补充，有利于领导工作的正常运行。

其次，从机关工作上看。由于专业分工需要，组织机构一般由领导机关和职能部门组成统一工作整体。而任何一项机关工作又都涉及到许多部门和个人，这就需要相互支持与合作。在实际工作中，因目标上的不一样，认识不一致和行动上的不统一，往往会发生各种各样的矛盾。秘书部门处在机关的枢纽位臵，承担协调任务，辅助领导化解矛盾，理顺关系，可以提高机关工作质量和效率。

第三，从秘书工作看。随着形势的发展，秘书工作的转变，协调工作日益突出，已成为秘书工作的重要职能之一。它既拓宽了秘书工作的领域，又提高了秘书工作的水平，从而强化了秘书部门的参谋助手作用，推动秘书工作向深度和广度发展。一般说来，秘书协调的范围有以下三个方面：

1．内向协调，亦称内部协调。它是同一组织机构中部门与部门之间各种关系的协调，如协调同一政府内各部门之间的各种关系。内向协调是秘书协调的重点。由于这类协调属于平行协调，秘书人员应在相互沟通，有利于工作的前提下，通过协商解决矛盾。

2．纵向协调。又称上下级协调，就是同一组织系统中不同层次之间各种关系的协调。其中以下行协调较多，而且难度较大。由于纵向协调是上下级关系的协调，秘书人员应按组织之间的隶属关系，正确对待上下级，谨慎处理各种矛盾。如协调下级正确理解上级决策意图，反复与下级部门协商修改报告、请示，再重新上报上级机关等。

3．横向协调，亦称外部协调。就是不同组织或不相隶属组织之间各种关系的协调。这种协调工作主要有二类，一是秘书部门将本机关与

相关机关的事项进行协调。这类情况常见的是联合机关的上行文或联合机关的下行文。二是同级机关为实现目标采取行动前与秘书部门先行协商、制定预案，比如同级机关联合召开会议的会前协商准备。

随着社会主义市场经济的发展，横向协调在秘书协调中日益增多，特别是在党政职能分开的今天显得更加重要。由于这类协调具有较强的开放性和动态性，秘书人员应通过良好的信息交流和公关艺术，去处理矛盾，建立合作关系。

秘书协调范围的广泛性决定了秘书协调内容的多样性。纵观各类秘书部门的协调活动，其主要内容有：

1．决策协调。科学决策，特别是宏观决策往往涉及到许多机构和人员，可以说是一项系统工程，在管理体制上它需要各机关的统一行动；在管理职能上，它需要各组织的密切配合；在管理主体上，它需要员工们的共同努力。实践证明，通过秘书部门的决策协调，将各种机构、各种力量和各种活动和谐有序地统一起来，才能取得满意的决策效益。

2．政策协调。由于政策的形成、生效和终止，关系到许多组织、集团和个人利益，因此某项政策的制定和执行，常常会产生各种矛盾乃至冲突，这就需要秘书人员做好政策要素、政策系统、政策沿革和政策环境的协调活动，才能维护和增强政策的权威性、完整性、可行性和实效性。

3．计划协调，也就是协调编制和执行工作计划过程中的各种关系，如计划、中心工作计划和决策实施计划的协调。

4．事务协调。就是协调所做或要做事情的各种关系，它主要包括(1)办文方面的协调，如联合行文、联合承办、联合催办的协调；(2)办会方面，如会议议题、文件、会议活动的协调；

(3)办事方面的协调，如大型调查的协调，规模督查的协调及来访接待的协调等等，此外，还有临时交办事项和突发性事项的协调。

5．人际协调。即协调公务活动中人与人之间的各种关系。它包括秘书与公务人员或其他社会成员之间所形成的关系；协调同事关系；协调同级关系和协调领导者关系。协调人际关系，可以建立良好的人际环境，能够消除人们之间的矛盾，融洽人们之间的关系，从而为领导工作和秘书工作创造和谐的人际环境。通过协调人际关系，可以消除领导与被领导之间，同级和同事之间的分歧或冲突，进一步调动各方面的积极性，发挥机关工作的整体功能。同时，协调人际关系还能和谐人际关 系，激发人的创造性，最大限度地发挥人的潜能。

由此看来，协调好人际关系，对于建立改善良好的人际环境，提高领导效能，维护领导形象，推动秘书工作和促进秘书成长等都有着重要的实践意义，也是秘书协调的重要内容。

协调工作是有一定严格程序的，这个程序主要包括以下内容： 1．受托。即秘书部门接受他人委托的协调任务。其内容包括受托者、受托日期、受托内容、受托要求、受托处理。它是协调工作的起点，也是秘书协调的依据。

2．审理。就是对受托项目进行审议，以决定是否受理和如何受理。审理是协调工作的“关口”，其目的在于限制协调范围，控制协调数量，为此，秘书部门应制定协调的职责和受理的标准，从制度上规定秘书协调的范围和任务。

3．核查。对已受理的协调事项进行调查、核实和研究，以便统一认识和行动。秘书人员在该阶段的主要任务是收集协调对象的背景材料，查阅有关政策规定，进行必要的实地调查，听取主管部门意见和要

求。核查是协调工作的前提和基础。

4．协商。将受理问题的方案同协调各方见面，并通过共同商量以取得一致意见。协商是协调工作的关系环节，也是秘书协调的原则。秘书人员应以平等、谦和的态度，善于同协调各方商量问题，形成共识，解决矛盾。

5．受理。就是在充分协商的基础上，对协调各方一致接受的受理意见作出决定并付诸实施。受理是秘书工作的终结环节，从协调到受理这一环节，协调过程基本结束，任务也基本完成。事物都有一定的规律。在机关事务工作中，任何事情都要遵循一定的原则，否则就干不好工作。行政机关特别是党政机关的协调工作具有很强的政治性、政策性，协调人员要顺利完成协调工作必须遵循下列原则：

(一)信息沟通原则。信息是协调的基础，协调的过程就是信息沟通的过程。秘书人员在协调中，一要收集与协调内容有关的信息，熟悉协调对象的历史与现状，并及时向领导者报告有关情况；二是要收集协调对象的现实态度、情绪和要求，及时在被协调者之间传递；在结束阶段，还要收集协调对象对受理决定的贯彻执行情况，并向领导反馈。(二)整体优化原则。任何社会组织都是一个特定的系统，有它的整体性。秘书协调的根本目的，就是通过正确受理局部与全局的关系，充分发挥组织系统的整体功能，努力实现组织的总体目标。这就要求秘书人员在协调时，要以全局为重，引导协调各方自觉地服从全局利益。(三)平等协商原则。秘书协调的性质和特点要求秘书人员必须坚持平等协商的原则。即把自己与协调对象摆在平等的位臵上，待人以诚，商量共事，公平合理地受理各种矛盾。切不可摆出“二首长”架式，做强加于人的事情，同时也要防止协调中不讲原则，避免“各打五十大板” 的现象发生。

(四)利益均衡原则。在社会生活中，特别是在当今改革开放时期，矛盾主要表现为：国家、集体、个人三者利益之间的矛盾，矛盾的焦点又多是经济利益。这就要求秘书人员在协商受理问题时，既要说服协调各方顾全大局，并以局部利益服从全局利益，同时也要引导协调各方坚持合法利益，并以法维护和满足他们的正当要求。正确的结论应该是：统筹兼顾，利益均衡。

(五)分级负责原则。要求秘书人员在协调中按照科学管理的等级原理，哪一级的协调，就由哪一级负责。凡是部门之间能够自行协商解决的问题，或由综合职能部门出面能够协商解决的问题，就不要上推；凡是能够协调而没有协调的问题，或者是未能先行协调的问题，上级组织特别是秘书部门，也不应予以受理，以防止推诿、扯皮等不良作风发生，从而提高机关工作质量和效率。秘书协调的方法分为基本的协调方法和具体的协调方法。基本的协调方法按其内容有以下四种方法：(一)行政方法。是指秘书人员依靠行政组织通过行政渠道，运用行政手段进行协调的一类方法。这类方法凭借组织之间的隶属关系，常采取下达命令、指示和指令，或运用行政法规规章和行政措施等形式，以保障协调工作的正常运行。行政方法具有较强的权威性，强制性效果也很显著，但秘书人员必须要把握住自己的职业角色，不可以领导者身份发号施令。秘书的任务只是传达命令，并协助和监督行政命令的贯彻执行。

(二)经济方法。它是秘书人员依靠经济规律运用经济手段和经济形式进行协调的一类方法。如利用价格、工资、利润、税收、利息、资金和罚款等手段，以及经济合同、经济责任制等等管理形式，使被协调者 的行为与经济利益相联系，从而促进协调工作的成功。采用经济方法进行协调，要求秘书人员必须懂得经济理论、经济规律和现行政策。

(三)法律方法。它是秘书人员依靠现行的法律、法令和法规，运用经济司法和行政司法手段进行协调的一类方法。如利用国家权力机关和国家行政机关制定并颁布的计划法、统计法、经济合同法、企业法、水法、税法、土地法等来规范被协调者行为，如土地纠纷，在协调中必须以土地法规为准则，依法办事，才能保证协调结果的正确性。对此，要求秘书人员必须懂法知法，熟悉司法程序，具备良好的依法办事的能力。

(四)疏导方法。是指秘书人员依靠思想教育，运用各种疏导性措施，进行协调的一类方法。如利用引导，即带领被协调者向协调目标行动。劝说，即用启发、忠告、说理来说服被协调者而激励其通过肯定、批评来满足被协调者的某种需求。疏导方法在协调上下级人员关系时较为普遍。在运用该法时应做到既要实事求是，又要注意针对性，富有感染力，做到合情合理。在一定意义上说，秘书协调就是一个连续疏导过程。协调工作是有一定的艺术的。艺术是一个文学概念。艺术被借用到协调工作中，是指富有创造性的协调工作的方式和方法。各种艺术现象普遍存在于我们的工作之间，比如，同样是用召开会议方法协调事件，有的 协调人员主持会议，与会者发言踊跃，紧围中心，很快达成协议。有的协调会议则话说一堆，但不明含意，发言不着边际，与会者不满，协调者丧气。上下对比，就可以看出这方面个人的协调艺术是有差别的。那么协调艺术主要包括哪些内容呢? 首先是沟通艺术。从管理学角度看，沟通是前提，协调是结果。因此，学会运用沟通艺术，可以促进有效的协调。沟通艺术包含以下几方面要素：

(一)善于观察。秘书人员通过观察、倾听，了解被协调者所表露出的各种语言和非语言信息，并加以判断、分析，来确定协调各方的态度和倾向，如谁赞成什么和为何赞成，以及协调各方必保的目标、争取的目标和让步的目标等都可以通过观察找到根据。

(二)巧用幽默。当协调气氛呈现紧张状态时，秘书人员可使用双关语、轶事、故事、格言、警句、反语等幽默形式，从而给协调对象带来欢乐和喜悦，以冲淡或消除彼此间的对立、僵持、争执等消极情绪。可以说，幽默是调节人际关系的特殊良方，会产生一种积极的力量。(三)私下交往。私下交往的形式有拜访、游玩、娱乐、宴请、探病等。私下交往的主体可以是协调者本人，也可以委托他人，通过私下交往，可以增进友情、互通信息、消除隔阂，起到正式沟通所起不到的作用。

其二是应变艺术。针对事物发展变化的动态过程，协调者必须根据变化了的情况，随时对协调的内容、程序、目的和协调方式等作出相应的调整。应变艺术主要有：

(一)一鼓作气。某些协调活动，由于协调内容单一，或被协调者有诚意或协调者经验丰富常出现顺利局面，无须按原计划进行，这时，秘书人员应见机行事，一鼓作气，尽快结束协调活动。

(二)迂回前进。当协调遇到难题而出现僵局时，协调者应避重就轻，迂回前进，如当协调受阻时，可先就被协调者乐于接受的方案进行协调，待条件成熟时，再回过头来攻关，这在协调中应灵活掌握。(三)变通执行。在行政事务中，经常会出现按现行政策行事，出现矛盾而难以解决，协调无法进行的情况。这就需要秘书人员从实际出发，作出非原则性的变动，以促进协调的成功。变通的方法有：沿用惯例、比照办理、折衷行事，特殊情况下，也不妨破例行事。

第三，驾驭艺术。所谓驾驭艺术，就是协调中的控制之术。控制是协调不可分割的组成部分。协调者掌握了驾驭之术，就等于掌握了协调的主动权。

(一)捕捉时机。常言道，机不可失，时不再来。任何事物的发展变化都存在着时机，协调是一种动态的管理过程，也同样存在时机。由于时机因人、因地、因事而异，秘书人员要能及时发现问题，把握战机，认准形势，当机立断，在捕捉时机时要看准“火候”，学会“察颜观色”。当领导人正为某事不高兴时，你去协调他与其他人的关系，非砸锅不可。同时还应具备随机应变、等待时机等应变本领。

(二)把握环境。协调环境是协调活动赖以存在和发展的空间条件，大凡成功的协调，都与协调者把握环境有关。把握环境，首先要熟悉组织概况、社会动向和协调中可能发生变化等背景因素。其次要合理利用视觉空间，正确安排听觉空间和掌握情感空间。第三还要因地制宜，采取不同的办法。只有这样，才能创造一个良好的协调环境。

(三)留有余地。为减少非常规性协调的盲目性，应付协调环境的意外变化，要求协调者在确定协调目标、拟定协调方案、实施协调计划和商定处理意见等方面，都要留有余地，做多种打算，这种“留一手”的协调艺术，可以增加协调工作的主动性，使协调者立于不败之地。

第四，调和的艺术。调和是缓和矛盾、化解矛盾的常规方法，也是一种协调艺术。有效的调和不仅能淡化和平息对立情绪，为协调创造和谐气氛，而且能促进协调各方作出一定妥协或让步，重归于好，作为秘书人员应成为调和的能手。调和的主要手法有：

(一)长于劝说。为防止矛盾的扩大和激化，秘书人员就要运用技巧，如说长不道短，重提旧情等对协调对象进行劝导、劝告和劝阻，做到以理服人，达到协调的目的。

(二)模棱两可。对无关大局的是非问题，协调者宜采取模棱两可的策略，在语言上，多用模糊语句，转变话题和佯装不知等技巧，这并非回避矛盾，而是避免纠缠枝节问题以便解决主要矛盾。

(三)略试中庸。在协调各方固执己见，相持不下时，适当采取不偏不倚、调和及折中的态度和作法，可以打破僵局，给协调带来转机。

综上所述，可以看出，协调工作是秘书工作的一项重要职能，它不仅涉及的范围广泛，对秘书人员要求高，而且对整个秘书工作有极大影响，也是行政工作中的一项重要环节。随着我国行政体制改革的不断深化，对秘书人员的素质和能力要求也在不断提高，做为秘书人员应全面系统地掌握运用协调职能，理顺和协调公务活动中存在的各种矛盾和问题，保证和促进行政活动的顺利进行，充分发挥参谋和助手作用，不断提高工作效率，促进依法行政，使行政活动日趋科学化、规范化、制度化，更好地为改革开放和经济建设服务。

第三篇：论秘书和辅助职能

摘要：秘书，在我国主要是指党政机关、企事业单位、社会团体、军队、院校内的一种行政职位。秘书工作概括起来，就是辅助管理，综合服务。在组织结构体系中，秘书是组织活动的中介，秘书的有效职能活动，能够使人们的工作效力、生产和管理成果得到有效的提高。秘书的职能活动不能脱离社会，具有鲜明的对立统一性。总的来说，秘书就是为领导服务。

在秘书的工作实践中，充分发挥着参谋咨询、辅佐决策、检查督办、沟通协调、工作效益和执行效益等重要作用，真正达到管理机关对秘书工作的要求。

关键词：秘书的职能活动、辅助职能

一、秘书工作有辅助性被动性，决定秘书对领导的从属地位

1.综合辅助是秘书活动的显著特点

秘书活动的综合辅助特点，要求秘书在职能活动中充分发挥参谋咨询、辅佐决策和检查督办的重要作用。

秘书部门被称为综合办公部门，秘书工作的要旨，是为领导工作提供服务。秘书的实践活动，大多带有综合辅助性。综合辅助既是秘书活动的显著特点，又是指导秘书工作的重要原理。在组织运转中，下级各方面的情况，需要通过秘书调查研究、接待来访和处理来信，将下级各方面的请示、汇报、报表，收集起来并进行综合，提供给领导，以辅助其了解下情。同时，秘书通过撰拟情况简报、通报，组织各类会议，授权传达上级指示等活动，综合上级各项指示和要求，使下级能够正确地理解上级领导的各项活动意图，理解长远的计划和近期的安排，在行动上彻底贯彻执行。

2.辅佐决策在秘书职能活动中具有重要作用。

秘书的辅佐决策作用，体现在日常的调查研究，处理来信来访，收集处理信息，参与讨论起草工作计划等实务中。秘书的参谋咨询活动，很大程度上也是对领导决策的有效辅佐。秘书在领导机关工作，上传下达，沟通四方，便于领会决策意图，检验决策执行效果，收集反馈意见，对决策的形成、实施、修正、补充和优化，能够起到重要的作用。因为秘书职能工作大多与领导决策有着密切联系，因此便于在各方面为决策提供有效的依据。秘书在决策执行中的各项职能活动，能够有效地加速决策的进程，保证决策的实施。在优化决策和实施决策的过程中，秘书能够起到不可低估的作用。

秘书要发挥综合办公的职能优势，全面系统地辅佐决策，不仅从可行性，还可以从组织内外环境条件的发展的角度，考虑决策执行的适度性和决策宗旨的维持性。全面地协助领导人进行科学决策，系统地跟踪决策目标实现全过程，是秘书辅助决策的一大特点。秘书全面系统地辅佐决策，又具体体现在其日常工作中发现问题，协助领导人分析问题和解决问题的随机事件中。在这个全过程的具体工作中，无论发现哪一方面、某个因素出现问题，便能立即协助领导人分析和解决问题，这就形成了秘书全面系统地辅佐决策与随机性地辅佐决策的有机结合。

秘书既要为决策形成提供各方面的服务，又要具体参与决策实施工作，在实施中为领导指挥、协调和控制决策实施过程，确保决策目标的实现。这种对决策的形成辅佐与实施辅佐的结合，有利于秘书在形成决策的辅佐中，更具体的从实施决策的各步骤、各环节和各项具体措施，深入细致地考虑决策方案的科学性、可行性和可受性；在决策实施的辅助中，完整全面地考虑实施方向与决策目标的一致性，决策要求与实施效果的统一性。

3.沟通协调是秘书部门和秘书人员的重要职责。

沟通协调是保持组织机能的整体性的重要手段，是秘书部门和秘书人员的重要职责。现代组织系统结构复杂，分工密细，必须以有效的沟通协调维系其整体性。

秘书部门是组织内外信息集散的重要枢纽，秘书在处理信息的过程中，能够及时发现组织管理中的局部失调现象和潜在的失调危险，然后有的放矢地加强信息沟通，使各相关方面了解事情的真相，促进相互的理解和信任，就可以消除误解，化解矛盾，解决不少失调问题，从而促进各相关方面的相互配合与合作，维系组织和谐运转。

秘书既能全面地领会领导决策层对工作的总体计划和各个阶段的工作重点；又能比较充分执行基层的具体情况以及实际存在的困难和要求。因此，当上下出现矛盾和失调时，秘书有着从中沟通协调的便利条件，促进上情下达，下情上达。在领导机关的各职能部门中，秘书既能了解每个部门的业务要求和运转状态，又能了解各部门间的相互配合关系。当职能部门间出现事权交叉、事权冲突的失调状况时，秘书能够及时发现问题，及时向领导人报告有关情况，协助领导人进行协调和仲裁。

秘书部门代表领导机关办理组织管理中的各项工作事务，在办理过程中不仅与各子系统、各相关方面，能保持密切的联系，而且能取得各相关方面的信任和支持，这是秘书为各相关方面提供办公办事的服务所取得的效果。当有关方面出现某些矛盾分歧等失调现象

第四篇：论秘书如何做好协调工作

论秘书如何做好协调工作

摘要：协调关系是秘书工作的一项重要职能和长期任务，如何正确认识协调关系在工作中重要性，并采用怎样的方法开展协调工作，是秘书工作不可缺少的重要内容。文章就秘书具体协调的工作内容和方法进行了讨论，浅析了新时期秘书如何去认识协调关系和开展协调工作。

关键字：秘书；协调能力；协调工作

随着市场经济的深入，新的运作机制冲击着传统秘书工作体制，协调工作作为秘书工作的重要职能之一，越来越受到人们的关注。所谓协调，,指事物相互适应和有序的关系状态。而文中所说的协调,是指通过协商和调解,减少和化解各类错综复杂的矛盾,使各相关方面形成共识,有序配合,以利于推进工作,实现共同目标。协调是公共关系的基础,是秘书工作的一个重要组成部分。秘书通过具体的协调行为,运用协调艺术,使社会组织与相关公众的关系达到良好状态,以利于组织更好地生存与发展。

秘书的协调能力，对于秘书从业者高效地进行工作，快捷地解决问题、把握机会、建立一个群策群力、生产力高的团队十分重要。这种能力推动着秘书从业者与组织内不同职位的人员进行友好合作并开展有建设性的工作。而合理的协调事务作为人类一种极为普遍的社会活动，自古有之。伴随着中国经济高速、平稳地驶入市场经济快车道，协调即可作为通过沟通消除分歧、创造价值的有效手段，已经渗透到现代社会的各个领域。我们可以这样说，沟通协调能力是秘书从业人员必不可少的基本技能之一。

一、秘书协调工作的地位和作用

秘书同普通干事不一样，要适应角度转换，用一半的精力搞协调，一半的精力搞文字。作为一名秘书，必须充分认识到协调工作的地位和重要作用。

（一）协调是秘书部门的首要职责

从一定意义上讲，秘书部门就是协调部门。协调工作的质量如何，直接关系到领导工作的成效，关系到整个机构能否高效运转。协调不及时不行、不到位不行、不周全也不行，稍有差错就可能使领导工作陷入被动，有时甚至会影响领导之间、领导与部门之间的默契； 而且协调环节一旦出了问题、造成损失，再努力也很难弥补、很难挽回。因此，一名称职的秘书应把协调工作作为首要职责，时时事事想到协调工作，尽心尽力做好协调工作。

（二）协调是领导工作的延伸

工作中的一些重点难点问题，只有领导亲自出面协调，才能得到及时、妥善的处理。但在日常工作中，领导不可能事必躬亲，大量的协调工作还是要由秘书人员来做。秘书人员只有自觉地主动地做好协调工作，才能为领导分忧，为领导工作分流。

（三）协调是秘书人员的基本功

写材料、抓业务是秘书人员的基本功，搞协调、办事务，同样是秘书人员的基本功。秘书人员只有具备一定的协调能力，掌握一定的协调方法和技巧，才能理顺上下左右的关系，确保每一项任务的圆满完成。

二 如何做好秘书的协调工作

（一）秘书协调工作的原则

为了做好协调工作，一个合格的秘书必须把握以下原则： 1.通览全局的原则。

秘书部门处于中枢地位，在一定意义上代表着领导行使各种职能。无论是参与服务，还是管理事物，只有胸装全局，才能保证协调工作忙而不乱、紧张有序。秘书尤其要有大局意识、中心意识，一言一行都要为中心服务。在国内外形势异常复杂、矛盾众多、新生事物层出不穷的当下，只有把握全局，才能协调各方面利益，为共同的目标而奋斗。2.尊重事实的原则。

协调工作不能靠主观臆断。只有在充分掌握事实的基础上，才能把握矛盾的重要方面，准确找到协调工作的主攻点。3.公道正派、一视同仁的原则。

公道正派，是做好协调工作的灵魂。在协调工作中，必须坚持按照党的政策、国家的法规办事，做到以事实为依据，以规章制度为准绳；不可人云亦云，更不能感情用事。应在实事求是、深入调查的基础上，确定协调的性质，找到解决问题的办法；只有坚持原则、以理服人并人性化操作，才会得到各方满意的结果。4.分层推进的原则。

调协工作必须坚持按程序办事，先办什么，后办什么，应遵循一定的程序规范。按程序规范办事，明确轻重缓急，工作才会有条理；绝不能眉毛胡子一把抓，让工作陷入被动。每项工作都应该由表及里、抓住重点

（二）做好秘书协调工作的具体内容 1.要有全局观念

是否了解和把握全局，对能否搞好协调至关重要。把握了全局，才能掂量出每件事情的分量；想到全局，才能与领导的思维同频共振。要做到胸有全局，首先就要善于捕捉关系全局的重要信息。这样，协调工作的立足点就高了，想问题就会更深刻、更全面；其次，要自觉维护大局、服从大局，真正从大局出发，把增进领导之间、领导与部门之间、部门之间的团结作为协调的出发点和落脚点。2.要讲究策略

从本质上讲，秘书部门的协调是一种非权力性的“软”协调，是一种说服式、商量式的协调。这就要求秘书人员在协调中谦虚谨慎、摆正位置、掂身量言，不能“扛牌”，不要动不动就搬出领导压人，要学会商量、学会处事，慎用指示性、命令性语言，即使是传达领导的意见也要注意态度，口气不能太硬。对于好办的事情要商量，不好办的事情更要商量；应该办的事情要商量，可办可不办或需要变通处理的事情更要商量。这里讲究语言艺术十分重要，总的要求是语言不能太急、太冲，口气不能太大、太硬，而且要做到，能当面讲的不要用电话，能电话讲的不要用条子，能亲自登门处理的不要让别人转达。3.要注重时效

当秘书要学的第一件事就是有效管理时间。协调中的秘书许多问题往往就出在对时间的把握上。实践证明，对工作时间的协调，按部就班不行，满打满算也不行，一定要提早介入，留有余地；要善于捕捉时机，把握火候，在适当的时间做适当的事情。4.要严谨细致

在协调工作中，既要想宏观也要抓具体，要抓大不忘小，特别对那些可能影响全局的小环节、小细节、小事情、小部位要格外重视。要主动不盲动，保持清醒的头脑，要严谨细致，沉着应付，防止忙中出错，要到位不越位，自觉按程序搞好协调工作。

三、提高秘书协调能力，做好协调工作

（一）提高自身的理论知识水平

协调工作在多数时候是一种说服疏导工作，特别是在化解矛盾和冲突的时候更是如此。秘书只有提高理论知识水平，才能在劝导中站得高、看得远，说得深切有力，说得丰富感人。

（二）要提高自身的政策水平

秘书开展协调工作，有着鲜明的政策性，离开了政策这一尺度，协调工作就寸步难行。因此，秘书不仅要熟悉国家有关的路线方针政策法规等常识，还要领会其精神，这样秘书在协调工作中才能做到自觉按政策办事。

（三）提高各种相关能力

协调工作具体复杂、灵活多变，是一种具有很强的行动特点的工作，要求秘书要有精干的能力，如调研能力、口语表达能力、交际能力、组织能力、应变能力等。秘书要提高协调能力，做好协调工作还应掌握协调技巧。

首先，要善于捕捉时机，灵活行事。被协调人情绪好的时候是协调的最佳时机。其次，在协调时要做到冷静谦和、耐心细致。协调是在人与人之间进行，由于人与人的素养不同、情况不同，会产生语言、态度上的差异，态度蛮横，出言不逊的情况时有发生，作为协调者的秘书应保持冷静，给个好态度，遇到上司发脾气，不可轻易动怒或甩手走人。协调时要做耐心细致地说服劝慰工作，在劝慰时做到均衡劝慰，弥合缝隙、消除矛盾、加强团结，而不能从中掺合，扩大矛盾。

再次，发挥人缘和情感作用。要搞好协调工作，秘书应充分发挥人缘优势，有人缘，做起事来会一通百通。有了友情，有了人缘，再利用高超的语言艺术，针对不同的协调者采用不同的语气、不同的话语，协调工作就顺利多了。

四、结语

总之，秘书协调的内容复杂，范围宽广，本身固有的内在的若干特征，要求秘书人员采取灵活多样的协调方法和技巧，由此对秘书提出了很高的要求。并且随着改革开放的进一步深入，中国经济与世界经济的联系越来越紧密，新的形势，新的要求下，秘书的协调内容将会更丰富、更复杂，这就要求秘书人员要不断学习，加强自身修养，立足国情，立足自身的工作特点，采取更为灵活多样的协调技巧去处理各种纷繁复杂的工作，只有这样，才会使秘书工作开展得富有生气、佳绩不断，从而推动所在单位的各项事业又好又快地向前发展。

参考文献：

[1] 徐晓健，企业秘书协调工作初探[J].秘书之友,2001（3）

[2] 胡 霞，论秘书工作的协调性特点和实践意义[J].教育随笔2010.3 [3] 蔡 军，秘书如何做好协调工作[J].石家庄理工职业学院学术研究.2009.3 [4] 张传禄，谈谈秘书工作中的协调秘书工作[J].2007（1）[5] 欧阳琼，浅谈秘书部门综合协调中的几个问题[J].2003(2)[6] 陈合宜，秘书学［M］.广州：暨南大学出版社，2005 [7] 文 杰，办公室文秘工作标准［M］.北京：蓝天出版社，2005 [1]

LUOYANG NORMAL UNIVERSITY

管理文秘期中论文作业

论秘书如何做好协调工作

院（系）名称 专 业 名 称 学学指导教生姓

名 号 师

管理科学系 行政管理专业

董 蕾 091424026 王晓燕老师 2010年5月28日 完 成 时 间

第五篇：论新形势下秘书协调工作

传统的秘书的协调工作在我国计划经济的不同时期以及由计划经济向市场经济转轨的过程中对推进部门的职能工作起到过重要作用。但是随着我国市场经济的深入，特别是中国加入WTO以来，在新的形势和新的要求下，我国秘书协调工作面临着新的挑战。

（1）立足传统的协调工作观念，端正心态，正确对待企业工作中的新的协调工作。

秘书协调工作的作用、秘书协调工作的内容与特点、秘书协调工作的方法与形式以及协调工作对秘书人员的素质要求，这些作为我国秘书工作的经典部分，作为秘书人员要融会贯通，运用自如，但是随着中国加入WTO，中国与世界各国交往更加频繁，部门的职能工作将由过去“主内”转变为“内外兼顾”。由过去以管理职能为主，而今变为以引导和服务职能为主，例如：计划经济时期，政府为了贯彻自己的行政意图总是通过各种会议，利用各种行政公文，采取行政干预手段对基层以及所属企事业单位的运转和经营进行指令性调控，要求基层和所属企事业单位严格按照自己的意图行事。这样造成自上而下的遵循、服从，由此造成各种权力牢牢地控制在政府手里，严格制约着基层和组织的经本文来自文秘之音，更多精品免费文章请登陆www.xiexiebang.com查看营自主权，随着中国加入WTO，市场经济的成份更加完善，部门权力下放，基层特别是企业单位按照经济规律，依据国家法律自主经营的成分更多、更广，由此，秘书人员的角色在转变，秘书协调工作的内容和方式也在转变，那种传统的行政命令的会议和公文传达的行政管理手段应该逐渐以政策引导和积极服务方式来代替，引导外商来投资，引导自己的企业纳入国际竞争，走向国际市场。为国内外企业的生产经营作好服务，提供优质的市场环境。

（2）秘书人员要懂经济，懂法律，懂管理，懂国际惯例，使中国秘书协调工作逐步与世界接轨

中国加入了WTO，一方面体现的是中国的经济与世界各国经济的渗透与融合，另一方面体现的是中国与世界各国的全方位的交往，政府职能部门作为维护国家的利益，促进商贸往来的主体，其秘书人员势必有大量的协调工作要做。

首先要懂经济，熟悉经济学原理，能够运用会计手段，对各项经济事务进行及时、准确、有效的监控和预测，以便争取中方经济的更大利益，避免由于政府人员的失察，失职，造成国有资产的流失和中方经济的损失；其次，秘书人员要懂中国的现行法律，特别是各国与各地区的法律和国际法。同时还要认识并了解到中国现有法律条文和外商交往过程中相抵触的部分而又未重本文来自文秘之音，更多精品免费文章请登陆www.xiexiebang.com查看新立法的新情况新问题，立足中方利益，灵活协调；再次，秘书人员在协调过程中要懂管理，系统掌握管理学，财政金融学，会计学，生产管理、市场营销管理、国际工商管理以及战略管理等相关管理学科的知识，合理组织、领导、决策、规划并执行，使企业行为更适应市场经济规律，使中外企业在政府的宏观调控和直接引导下，各项经济工作有序运转；再次，熟悉国际惯例，国际惯例是长期以来，世界各国在公共交往过程中逐渐形成的而成为习惯性的处理事务方式的一些先例。在纷繁复杂的往来过程中，往往存在许多棘手问题，作为秘书协调工作往往需要熟悉国际惯例，按国际公共准则行事。

（3）秘书人员要迅速充实自己，提高协调工作的能力

传统的协调工作中掌握政策尺度，利用灵活的协调技巧手段，在应对一般政府职能工作中起到过重要作用，然而，随着市场经济的深入，我国与世界各国交往日益频繁，在各种协调工作中，秘书人员要熟练运用语言，应准确无误的利用语言进行书面表达和口头表达。用外语进行广泛的协调工作，过去我们外事活动较少，政府专门设置了外事机构协调，那是以外事活动单一且数量版权所有:文秘知音较少为前提的，而今面临的是外事活动骤增，我们所面临的是全方位的多空间的外事往来，那么，单靠外事机构人员来处理纷繁复杂的外事活动是不够的，企业秘书人员在协调过程中运用外语进行公文制作和传递，进行外文翻译的文字工作和口头表达能力尤为重要。除了外语能力外，计算机技术的应用也很重要，秘书人员在处理各种政务工作中，可以利用计算机使其有序化，更主要的是进行远距离传输和存贮，由此节约时间、节约经费、提高效益。

（4）加强修养，不卑不亢，树立中国政府秘书人员良好形象。

近代中国，由于中国的落后，中国人民受尽了西方列强的欺压，中国政府成了西方列强的傀儡政府，洋人成了统治中国的太上皇，政府人员成了洋人的奴才。新中国成立后，中国人民站起来了，但是几十年来，我们几乎是半封闭状态，十版权所有:文秘知音一届三中全会以后，我们逐渐打开了国门与更多的国家进行交往。而今我们面临的是中国与世界各国的接轨与融合，企业的事务日益国际化，秘书人员将处理日益纷繁复杂的国际事务，由此，秘书人员必须加强自身修养，协调内外事务热情大方，注重效率，维护国家利益。尤其是对外不卑不亢，实事求是，树立中国政府秘书人员良好形象，树立中国人民的良好形象。

总之，秘书的协调工作的作用是更好地贯彻落实党的路线方针政策，完成具体工作任务的必要手段，实现思想统一、政策统一、步调统一的有效方式。秘书协调的内容复杂，范围宽广，本身固有的内在的若干特征，要求秘书人员采取灵活多样的协调方法和技巧，由此对秘书提出了很高的要求。然而，随着改革开放的深入，市场经济的形成，特别是中国加入了WTO，中国经济与世界经济正逐步接轨，新的形势，新的要求下，秘书的协调内容将会更丰富、更复杂，这就要求秘书人员要不断学习，加强自身修养，立足国情，放眼世界，洋为中用，采取更为灵活多样的协调技巧去处理各种纷繁复杂的工作，这是新时期秘书工作要研究的一个非常紧迫的问题。