机关秘书和企业秘书的职能差别分析

第一篇：机关秘书和企业秘书的职能差别分析

摘 要;本文重点论述的机关秘书和企业秘书从性质上说均属于公务秘书。由于我国长期计划经济体制的影响,政企不分,政府同时掌管国有企业的局面在过去长期存在,所以政府机关秘书同时也充当着企业秘书的角色。然而,随着国有企业改革的深化,实行政企分开,企业秘书的独立地位得以凸显。探讨机关秘书和企业秘书的职能不仅有利于秘书学的发展,秘书工作的明晰,也有利于对国企改革的进一步深化和完善。关键词;秘书;职能;差别

一般而言,对于秘书职能可分为办公事务辅助、参谋智能辅助和管理协调辅助三个方面。三个方面既有内容上的区别又是相互渗透的,其共同的目的都是为领导工作的有效和有序提供辅助与服务,以促进领导工作效率的提高。准确理解和把握机关秘书和企业秘书的职能及其差异,是深入理解解政府和企业的关系,已经在各自岗位做好秘书工作的前提。

一、在办公事务辅助职能方面机关秘书和企业秘书的差异分析

(一)机关秘书和企业秘书在办文上的差异

办文在秘书工作中主要指文稿撰拟、运行、整理及保管利用。

机关秘书进行办文最终大多是以国家政策法规的形式出现的,是国家行使统治权利的载体和工具,最终目的是实现政府的管理职能。所以,机关秘书的办文工作体现出强烈的政策性,同时会对整个社会产生强制力(如论是软强制还是硬强制),其影响将涉及整个社会。然而,企业秘书的办文大多是涉及企业内部运作的过程,其影响力只是在企业内部有效,同时办文的内容大多是涉及企业内部的管理,并不必然与政治挂钩,因此体现为更多的现实性和实用性。

(二)机关秘书和企业秘书在办会上的差异

秘书办会指的是协助领导者筹备会议、操办会务、为会议有序进行和取得预期的会议效果提供服务。由于机关和企业在职权和性质上差异,其所办的会议也体现为不同的目的。

机关秘书所办会议大多是作出决议、发布决策指令、行使权力等。多数会议是作为信息的沟通和发布渠道。机关秘书在传统上更多的关注会议对政令传达的准确性以及发布的效果。然而目前值得注意的是,随着我国民主化进程的推进,当前机关的管理思路更趋于成熟和民主,在制定决策的过程中更多的引入了公众参与制度。机关秘书的办会已经不仅仅局限于初期的内部会议或是新闻发布会、记者招待会等传统模式,因此,机关秘书的办会思路也应该与时俱进,改变机关主办方高高在上的固有模式形成平等议事形式,这期间还要求机关秘书在办会过程中平等的兼顾各方与会者。企业秘书的办会大多是为了沟通、集散信息、形成共识、布置或商洽工作、增强组织凝聚力或是推进工作实现管理目标。企业秘书大多筹办和服务经理办公会、董事会、股东会、职工代表会、业务洽谈会等。

(三)机关秘书和企业秘书在办事上的差异

秘书为领导操办事务的范围相当广泛,大体上可分为日常事务、随机性事务和受权理事三类。

机关秘书在办事方面更多的体现出权力的特征。无论是在处理日常事务、随机性事务还是授权性事务,在负责的职权范围内起到了主导和信息的控制者的地位。因此,便会催生出腐败的问题。比如秘书在处理授权性事务的时候,可以利用信息优势,将信息作为资源,从利益相关方收取回报;再如机关秘秘书常常要对领导的来访、电话和事务等进行挡驾和截留,但机关秘书也可以根据自己的利益利用它来堵塞信息通道,不让对自己或与自己有关的不利的信息进入领导的视线。同时,也可利用这种方式来截取信息,将有价值的信息拦截后告知利益相关方,甚至其在中间起协调和疏通的作用,将单位的利益转化成个人的利益。近年暴露出来的多起机关秘书腐败案件,值得人们警醒。

企业秘书在办事方面跟多的时间花在处理日常性事务上。秘书每天都要操办的事务,如整理领导办公室,保证领导办公不受干扰,处理公务电话,收发、传递领导阅知,根据领导工作需要协助领导安排工作日程并做好准备,整理机关内务,值班事务、内外沟通和来客接待工作等。企业秘书在办事方面更多的体现为分内工作的按时、按量完成。

二、在参谋职能辅助职能方面机关秘书和企业秘书的差异分析

秘书人员自始就被称为领导者身边的参谋助手。在秘书工作历史发展中,秘书对领导工作辅助的方式、内容等虽然一直处于变化发展中,但参谋智能辅助一直是秘书职能范畴中的重要组成部分,而且随着社会的发展,领导者对其秘书参谋智能辅助的需要越来越强烈。在当代社会,大凡事业有成的机关领导者身边,都有精于办事、善于参谋的秘书人员。机关秘书在某种程度上充当了领导顾问的角色。秘书因其近身性和领导建立了彼此信任的关系,同时由于秘书工作需要沟通各方面的关系,接触和处理大量的信息,所以其看问题的角度更加全面,加之某方面的专业技能,更能为领导提供有价值的参考意见。机关秘书在参谋决策方面更多的体现为帮助领导从多个角度分析问题以及提供可行性的建议。

三、在管理协调辅助职能方面机关秘书和企业秘书的差异分析

在现代管理实践中,由于环境条件的变化、认知水平的差异、资源状况的不同、利益配置的问题或工作上出现的各种失误等,往往使组织协同配合的有序运转出现种种失调和矛盾。为了化解失调和矛盾,现代领导者特别重视管理协调,除了在各职能管理方面强化协调功能外,还要求秘书工作加强对管理协调的辅助。机关秘书对管理协调的辅助,主要体现在督促检查、信访事务等方面。机关在工作中要辅助领导对不同部门进行协调管理,同时接待和协调不同社会群体之间的关系。企业秘书的管理协调辅助职能主要体现在对领导活动安排及随机调处矛盾等方面。为了保证领导合理而高效的利用和分配时间,企业秘书承担着对领导时间的管理和规划者,同时为了保证领导能够有充分的时间和精力去处理最为重要的问题,企业秘书还需对随机发生冲突和矛盾进行调处和化解,保证企业各项工作有序开展。(免费看电影tang)

四、机关秘书与企业秘书职能未来的发展趋势

随着当前经济全球化和一体化的进程,以及我国国企改革的进一步深化,机关秘书与企业秘书在职能上将呈现出更为复杂的关系,二者在职能上呈现出分化与融合的可能性

时代为机关秘书和企业秘书设置了不同的职能背景,机关和企业又为秘书提出了各异的职能目标。那些原来在机关和企业秘书职能中共有的内容,会在今后产生分化,那些已经粗略分化了的东西今后可能趋向细致分化。机关秘书与企业秘书做的都是秘书性工作,因此,两者又有较厚实的相互融合、容纳的基础。两类秘书通过客观的职业性交流、交往以及主观的互相学习,必将带来对秘书管理职能的新认知,在互相知晓职能差异性的同时也会清楚双方融合的切入点,使差异性成为自我提升和向对方学习的一种动力来源。

第二篇：企业与机关秘书管理职能比较

企业与机关秘书管理职能比较

【摘要】秘书是管理层的人，随着有不同的行业，单位秘书工作的具体内容也有着诸多的不同，但是最主要的是管理。随着世界的发展，秘书的管理职能也日趋明显，企业与机关对秘书的管理素质要求也是越来越明显的。主要是因为社会进步的整体步伐加快，行业之间以及职业之间的交往日趋频繁，人际关系、业务关系日趋复杂，需要协调处理的方面也是越来越多，需要秘书不仅仅具备原有的职能，还需要具备一定的管理职能，精通管理职能。

【关键词】企业秘书机关秘书管理职能比较

任何一个团体，不论它是企业团体、政府机构，教育部门或公商企业，为了实现自己的目标，都要建立不同层次的领导和指挥关系。企业或机关，要完成其组织目标，就必须要有完善的管理制度。[1]管理职能必然要包括计划组织控制其全部资源，领导和指挥人们，去完成统一安排的生产目标。秘书是管理层中的人，更应该为企业或机关做好管理方面的事物。管理职能在企业秘书与机关（党委、市政等机构）秘书身上有体现出了共性与差别。

一、企业秘书与机关秘书的管理职能存在的共性

不管是晴天还是阴天，最终还是天气。企业秘书与机关秘书在管理职能上存在的共同性，秘书职能的一般要求是企业秘书，与机关秘书的管理职能在根本上是同源的，其出发点是相近的。企业秘书与机关秘书在管理职能上存在着以下的共同性：信息资料管理、公文写作管理、档案实物管理、人力资源管理、会议事务管理、人际关管理、财务帐目管理、宣传传播管理等。在行使这几方面的工作时，企业与机关秘书都必须寻找一条路径，把管理原理的一般要求同各自的具体职能的特殊要求结合起来。

企业秘书与机关秘书不仅存在内容上的共同性，在管理对象上也是大体相同的：有对上级领导的管理，有对中层部门的管理，也有对下层职工的管理，还有面对外层社会的管理等。管理对象大体相同使他们可以增加秘书工作的实践经验，提高秘书的业务水平。

企业秘书与机关秘书管理职能的属性也是相同的，都是非自主性而属他主性的，他们的管理职能管理权限以及产生效用的形式是在辅助、协同、决策的特殊情况下拥有的某种权力，但是这种权力是暂时性的，通常不具有事物决断力，只能执行决策，而不能做出决策，这是秘书管理职能属性中具有决定性的。

（一）管理职能内容的共同性

信息资料管理包括对信息的收集、传递、处理反馈的过程。[2]秘书对国内外的以及上级的信息进行收集整理。信息是领导决策的基础，秘书各种的重要任务是有效的获取信息，为领导提供全面、准确、适用的信息。领导决策后，跟踪了解事态的发展，不断获取反馈信息，作为领导补充。完善和调整政策的依据，也是办公室信息资料管理的重要内容。这就要求无论是企业秘书人员还是机关秘书人员都要具有敏锐的认知新事物，发现新事物的眼光，捕捉事物关键问题的洞察力。只有这样才可以为领导尽到信息资料管理的能力。

公文写作管理是为领导书写公文以及为领导书写所需要的稿件的能力，除了按照领导的意见把所需要的意思表达清楚以外还要把文字功底把握好有时候一个字就可以导致发生很大的失物。需要把握好领导的写作意图以及工作效用。最重要的是把领导没有想到的地方按照所需文件的要求及时的补充反馈给领导。这就要求秘书人员具有全面的思考及对事件的观察和反馈能力。

档案事务管理是把领导使用完毕的文件，以及处理完毕上级的发文及时的整理归档并按照类别、时间、事件、处理情况等分类存放，以便以后在需要时可以及时查阅和使用。一些事物需要按照事物的重要程度来处理完成。要求秘书人员细致的处理问题能力，和及时收集整理的好习惯，要做到不遗漏不超时归档。把握好事物的重要程度来分别完成事物，不要一件事情还没处理完成就去做另外一件事情。

人力资源管理是秘书人员协助企业及机关领导进行的管理工作，而秘书人员只是在领导需要帮助的情况下才进行的工作，一般不会参与。[3]对下属的部门进行工作的分配活动组织的安排等工作，在工作中起到了很重要的作用，因为秘书人员可以为领导起到推荐以及安排的作用。这就要求秘书人员具有很强的判断能力，分析能力以及较强的组织协调能力。

会议事物管理，领导除了参与自己各自稿件的编写外，在会议的准备阶段基本上是不参与的。而秘书人员就要全面的负责会议，从会议的筹备，会议的年进行到会后的反馈工作要求秘书人员要全面的监督及负责到会议最后阶段。会议前的准备，要求秘书人员拟订与会人员，到他们的位置排列，会场布置，到会议中的组织及安排以及会后的反馈和会议效果进行全面的总结，秘书要进行全方位的管理。要求秘书人员具有多方面的组织能力、协调能力以及到会人员的安排以及对上下级的管理全面的负责。

人际关系管理，所谓的人际关系是在社会交往过程中形成的社会关系的网络，在情绪的基础上形成的人与人的心理关系。[4]秘书人员在工作的过程中要把握好人际关系的管理，不仅仅是与领导的关系更重要的是处理好领导在社会交往中的人际关系，因为领导只有处理好了社会上的关系才可以有利于企业或机关的有序而正常的发展，要是处理的好的话就更加有利于企业或机关的发展。秘书人员就要把握好领导的人际管理的处理，领导做的不好的地方或着不当的，作为秘书人员要及时、适时的提出，这样才更有利于企业或机关的发展。这样就要求秘书人员要了解自身行为、真实准确的看待他人行为的方法，作出正确的判断作出适时的调整和及时、适时的提出领导人际交往中的不足。

财务帐目管理是对企业的资金进行规划和控制的一项管理活动。[5]秘书人员一般是一般不会参与帐目的管理的，而在领导分配的情况下才进行帐目的管理。要求秘书人员要做好每一笔帐目的合理使用和正常的流通，防止资金的不当使用，要求秘书人员要做到时刻保持清醒的头脑，而不能见钱眼开。更要为领导管理好他们的帐目，防止领导的贪污受贿。

传播是带有社会性、共同性的人类信息交流的行为和活动。[6]一个企业一定要有信息的流通和社会的交往，不然企业将故步自封，造成很严重的后果。所以企业一定要把自己的企业文化和生产产品作出一定的宣传和与外界进行一定的交往。这样产品才可以进行很好的流通使企业很好的进行发展。这样就决定了秘书要把握好社会上最新、最快的信息，这样就决定了秘书人员有敏锐的信息发现和洞察力。

（二）管理对象的共同性

管理职能的管理对象大体是相同的：对上级的管理，管理上级领导的日常工作时间安排，以及会晤工作和对各项工作的处理等；对中层部门的管理主要是要协调好各个部门之间协同工作的关系，使整个企业或机关工作有序而高效的运行；对下层职工的管理是对下层职工进行工作的安排以及工作的需要进行安排和分工以及协作来进行全面管理。

（三）管理职能的属性的共同性

管理职能的属性是非自主性而属他主性的，企业秘书与机关秘都是受到了某种上级的命令和支配而具有的暂时性的管理职能。秘书在进行一般工作时是不具备管理的职能而是在接到领导的具体工作时才具有的。

在实习期间，我受到了领导的命令去和其他同事一起去办一个晚会，这样我们就具有了这一特性，在其他的时候我们是不具备这种能力的。接到命令后然后开始主办这台晚会，晚会的舞台、灯光、音响、演员等这时候就受到了我们的管理，我们这时就可以调配所有的一切人员具备了这样的一种能力。

二、企业秘书与机关秘书的管理职能存在的特殊性

企业秘书与机关秘书不仅存在存在着共同性，也具有很多的差异性。企业与机关从生产方式上看，企业是直接从事生产的，而机关是间接从事生产的。从社会功能上看，企业从事提供商品的经济生产以及生产产品的流通，机关则是从事提供政策作为的监督管理。生产方式和

社会功能方面的差异，决定了企业秘书与机关秘书在管理职能上的特殊性。

（一）从生产方式上看存在的特殊性

企业是直接从事生产的，而机关则是间接从事生产的。这就决定了企业秘书与机关秘书管理职能的特殊性：企业秘书从企业的生存、发展的需要，对那种原自狭义上的经济层面上的信息、资料、情报等要比机关秘书更为敏感。只有这样才可以更好的为协助企业的领导为企业创造更大的经济价值。

又根据企业的不同要求企业秘书又具有对不同企业的知识的了解和熟悉相关的知识。而机关秘书相对而言更注重信息资料所蕴涵的政治、政策成分与色彩，更看中信息和所得到资料的宏观作用。

同样是一条信息，企业秘书可能将其作为重要的信息来处理，看作是对企业的发展和经济价值有重大作用的信息，而机关秘书可能作为一般的信息来处理，对机关的政策和政治影响不大。

某市政建设单位有一则信息，将做出规划开发新城区，企业秘书则会很看中这样的信息，想到新城区的开发是否会用到本企业生产的产品以及相关物品，是否对企业的客源受到影响等；而机关秘书则不会这样去看待这样的一则消息，他们大部分只会想到是否会影响该地区的人口耕地、住房、工作以及在该地区的企业占地等一些影响该地区的政治问题。

（二）从社会功能上看存在的特殊性

企业是从事商品的经济生产以及商品流通的，而机关是为从事提供政策作为的监督管理的。这就决定了企业秘书与机关秘书在管理职能上的特殊性：企业秘书要了解该企业所从事的是何种经济商品的经销以及怎样来进行商品的流通和怎样来生产该商品，以及与其他相关的可以进行经济往来的单位的关系的交往和经济的协调。这就要求企业秘书不仅要做好自己的本职工作，还要对所在企业的从生产到流通的各个环节都要了解和熟悉，这样可以更好的进行秘书工作。机关是为企业的生产、货物的流通以及各个企业之间的往来制订政策法规来进行监督管理的，这就决定了机关秘书的工作，为企业内的生产，企业间的交往制定了一系列的规章制度，以保证他们之间可以正常有序的进行生产和企业间的交往。机关秘书起到了企业与机关之间的纽带作用。要求机关秘书具有了解企业间的生产和交流以便协助领导来完成其工作，还要具有了解社会行政政策的敏锐观察力。

三、企业秘书与机关秘书在管理职能上分化与融合的可能性

现在世界的经济和政策逐渐趋于全球化，而作为秘书，除了要紧跟时代，适应时代对秘书管理职能提出新、高要求以外就别无选择了。

时代作为企业秘书与机关秘书设置了不同的职能背景，企业和机关又为秘书提出了各不相同的职能目标。那些原来在企业和机关秘书管理职能中共有的内容，会在今后产生分化，那些已经粗略分化的东西今后可能趋向细致分化。

以配备外语翻译为例，以前配备有外语翻译的企业极少，而一贯反而较多，今后的发展趋势是中国加入WTO，经济逐渐趋于全球一体化，企业特别是大中型企业将普遍配备有书面和口头翻译水平俱佳的翻译人才，机关在这方面的要求将变化不明显。

两者在在管理职能上分化的目的之一是更为专业、更有效率，这是在突显秘书管理职能上的分化，是改变、转变形式内容的分化，而非改变或舍去秘书管理职能的分化。因此，每出现一点分化，都是以提升秘书管理职能水平为前提的。

企业秘书与机关秘书做的都是秘书性工作，因此，两者又有厚实的相互融合、容纳的基础。两类秘书通过客观的职业性交流、交往以及客观的相互学习，必将带来对秘书管理职能的新认识，在互相知晓职能差异性的同时也会清楚双方融合的切入点，使差异性成为自我提升和向对方学习的一种动力来源。企业秘书在企业环境中养成的那种特殊素质，在履行秘书管理职能上给人以精细、干练、条理性强的印象；机关秘书在机关环境中养成的基本素养，在旅

行管理职能中常常使人觉得其办事全面、周到、政策性强。企业秘书拥有的秘书管理经验，机关秘书并不是不能学习，反过来也是一样。实际上，企业秘书和机关秘书在以往的工作中经常有业务层面上的交流、融合，只是今后双方更需要从业务层面上找出那种属于管理性质的、管理在职能的、管理方式的内容进一步交流、融合。在层面上更向上、向深推进。参考文献:

[1]B.L.吉林 N.F.考劳斯《行政办公室管理》中国人民大学出版社,1991

[2]赵锁龙《管理秘书学初论》.秘书,2005(4)

[3]胡占友《办公室管理行动指南》北京机械工业出版社,2005

[4] http:///px/down/glxlx3.ppt

[5]王庆成王化成《西方财务管理》1993年版

[6]http://post.baidu.com/f?kz=175899050

第三篇：秘书职能

秘书职能推荐阅读：[论文关键词]: 秘书职能 某事 参谋工作 [论文摘要]: 秘书工作具有很强的职能性和艺术性，一个好的秘书工作者要在自身的素质培养上做到全面而细致。秘书之职在于参谋，古语说:“谋事在人，成事在天”，成事者必先谋事。

一、秘书工作的定义 何谓秘书，秘书是一种职务名称，还是一种社会职业，秘书的主要职能作用是助„

秘书职能范文

[论文关键词]: 秘书职能 某事 参谋工作

[论文摘要]: 秘书工作具有很强的职能性和艺术性，一个好的秘书工作者要在自身的素质培养上做到全面而细致。秘书之职在于参谋，古语说:“谋事在人，成事在天”，成事者必先谋事。

一、秘书工作的定义

何谓秘书，秘书是一种职务名称，还是一种社会职业，秘书的主要职能作用是助手、参谋。秘书工作在80年代以前是一种规范性的工作，各自为各自的领导服务，固守成规，局限性比较大。进入80年代就大变了样，党的十一届三中全会后的十多年，中国秘书工作有了飞跃性的发展。中央领导同志多次提倡秘书部门要充分发挥参谋助手作用。参谋工作的开展，是不断发展变化的新形势的需要，是领导工作努力提高科学化水平和效能的需要，是秘书部门职能自我完善的需要。各地秘书部门的实践也说明，做好参谋工作，是秘书工作有所突破的关键所在。参谋工作的突出地位，不是人为地推上去的，而是秘书部门的特殊地位与任务所决定的。

二、秘书工作的职能

服从领导，当好参谋 跟从领导，这是秘书人员职业性质所决定的。作为领导工作的参谋和助手，应当严格按照领导的指示和意图办事，离开领导自行其是，别出心裁，都是职业道德所不允许的。个人的积极性、创造性只能在服从领导的前提下发挥（更多地限于建议、献策等方面）。其中特别要注意，不能用个人不成熟的想法甚至情绪化的意见，去影响和干扰领导的工作及决策。当好参谋，就是要发挥参谋作用，为领导出谋献策。在领导决策民主化、科学化的今天，尤其要求秘书人员改变以往办事即是称职的旧观念，要提高参谋意识和能力，明确不能出谋献策者就不是好的秘书人员的新观念。

秘书工作是以领导工作为轴心，要紧紧围绕这一轴心，进行上下、左右、前后同步运行的辅助性工作。辅助性决定了秘书工作的被动性。怎样变被动为主动，要看秘书的工作艺术。有四个方面:一是争取同领导者一样了解和掌握全局性工作；二是争取同领导者一样了解和掌握一个时期的中心工作，能够分清工作的轻重缓急，主动排除干扰中心工作的事项；三是研究领导工作的思路，分析领导的意图，并加以理解、完善和落实，四是积累和储存有关工作资料，该记住的要记熟，该保存的要保存。有了这四个方面的基础，工作中才能与领导者有一致的认识，才有共同情感和语言，商量工作时，补充和修正的意见，才能提到点子上。日常工作中，要善于将领导的决策内容、实施方案和一个时期的中心工作进行分解、立项，明确先做什么、后做什么和怎样做的措施等，按计划列出个明细运行图

三、培养秘书人员的基本素养,提高业务能力

1、德行操守

“德才兼备,以德为重”。一个秘书人员,若不能把“德”放在首位,即使有“满腹经纶”、“张良之才”,也不能算是一个合格的秘书。秘书不为名,不为利,任劳任怨,甘当无名英雄。经常拟稿,但自己不著名,也不拿稿费;经常组织会议,但自己从不 上主席台。经常熬夜,但白天还得正

常工作,节假日他人逛公园、溜马路、与家人共享天伦之乐,但自己还得值班,不能休息。其它人员受了委屈还可嘟噜几句,而秘书必须以绝对服从为天职,等等。而这一切,还往往得不到家人的支持,别人的理解和社会的公认。凡此种种,都说明一点,没有一个全心全意为人服务的心是当不了一个秘书的。特别是当前秘书人员物质待遇相对社会上一些行业、一 些人员公务员之家http://普遍差距较大而工作往往“出力不讨好”的情况下,在国内外环境错综复杂多变的形势下,没有“富贵不淫,贫贱不移”,“宁公而贫,不私而富”,“君子修道重德,不为困而改节”的思想品德,廉洁奉公、勤政为民、艰苦奋斗、一尘不染的政治本色,忍辱负重、任劳任怨的工作态度,是干不好秘书工作的。同时由于秘书人员的“德”是领导形象的“补充”、机关效率的“折射”、自身素养的“反映”,要求秘书人员必须诚实正直、心明步正,谦虚谨慎、兢兢业业,恪尽职责、严守机密，互相补台、竞而不妒。

2、善谋善书

秘书部门的参谋工作，尽管千头万绪，归结到一点是“谋略”二字，谋略指的是计谋与方略，实际就是解决问题、处理矛盾的方法。秘书“善谋”一旦博得领导者的赏识,就能在辅助决策的过程中发出璀璨的火花。要深刻领悟领导意图，“参”到点子上，“谋”到关键处，要善于通过间接或者直接方式,把领导的所思所想、所筹所划弄清楚,做到既能按领导意图正确“发挥”,又不自作聪明,越殂代疱。在此基础上,以敏锐的观察力抓住工作中的关键环节,经过深思熟虑,形成有价值的参谋意见。第三,注重进言技巧。要根据领导的心理、行为特征,选择适当场合和最佳时机, 从要害问题切入,用委婉、含蓄的语言,巧妙地说出自己的见解或不同意见。写的能力其实是秘书工作的外在表现形式，一个好的文秘工作者在公文写作中一定要准确而细腻。在公文写作中，由于国家政策、法律的规范，一定要准确无误，半点错误不能出，这就要求文秘人员须符合党的一切政策、方针、路线，这也是文秘写作最重要的一条，这也能适应现在的社会。一方面,要求秘书人员要经常博采来自方方面面、正正反反的信息,汲取精华,为已所用;另一方面,要经常派秘书人员赴各地学习考察,解放思想,开阔视野,增长见识、才干。

三、增强秘书人员工作意识

改革开放的不断深入和发展,人们的思想观念发生了巨大变化。现代管理方法作为提高工作效率、促进事业发展的有效手段,在党政机关和各企事业单位得到广泛应用。秘书人员在管理中起着参与政务、管理事务的作用,要加强秘书人员的职业素养建设,不仅要强化传统的服务意识、调研意识等,而且还要具有并增强自我意识、责任意识等，以适应市场经济和国内外形势发展的需要。

1、自我意识

秘书的自我意识是指秘书人员对自身和所处环境关系的认识和感受,它是秘书人员现代意识的内容之一。虽然秘书工作具有很强的服从性、服务性特点,但秘书人员又都是具有独立人格和独立思维能力的个体,特别是在改革开放的今天,秘书人员一方面受开放环境的影响,应该具有较强的主动性和能动性;另一方面,今天的秘书人员多半受过较高层次的教育,他们更应有思考的独立性。如果没有自我意识,何言“参与政务”?又何言“管理事务”?因此,作为一个秘书人员,应该 炼和培养自己的独立思考和独当一面的能力 ,以便在领导决策前为之提供有效的依据,在领导决策后正确领会并执行其意图。

2、责任意识

秘书人员工作态度和工作质量的好坏,在一定程度上直接影响着一个单位的作风建设。只有树立较强的责任意识,秘书人员才能随时随地注意维护单位的形象和声誉,才能做到工作认真、态度端正、处事果断,在任何人面前、在处理任何事上,都表现出良好的思想文化和职业道德素养,才能真正提高秘书工作的质量和水平。

在建设有中国特色社会主义宏图大业中，各行各业、各级党政机关需要有大批精明能干的秘书，才能适应现代社会高效率的管理。尽管秘书人员级别不同，行业各异，“闻道有先后，术业有专攻”，其秘书意识与气质不能不具备，不能不深化。有较高的秘书意识与气质的修养，秘书功能才能得到最佳发挥，秘书职能才会高效运转。因此，秘书人员在不断扩充理论、应用知识、提高各种办事能力的同时，必须自觉加强秘书意识与气质的修养。

参考资料: http://

第四篇：秘书职能

《秘书职能》教学设计

颍州职业教育中心 张洪锋

教学目的：

一、理解掌握秘书基本职能范畴的特征；

二、掌握秘书文稿撰拟要领。教学重点：

掌握秘书的基本职能 教学课时：一课时 教学过程：

一、秘书的基本职能

《现代汉语小词典》这样解释“职能”——人、事物、机构应有的作用。秘书的职能，是在秘书机构、秘书职位功能的框架内，领导根据组织目标与管理工作的需要而明确赋予秘书机构或秘书职位的具体职责权限。

秘书职能，在具有一定的规范性和相对稳定性的同时，也具有一定的可变性。这种可变性缘于组织目标与管理工作的需要，缘于办公手段的更新，也缘于领导对秘书的信任度。

秘书的基本职能可以概况为：办理事务、协调关系、辅助决策、综合服务，具体来说就是“管理事务，参与政务”。

1、办理事务

秘书的事务工作是相对于领导人的政务工作而言的。政务是指领导者所从事的具有全局性和战略性意义的公务活动，如决策。事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作，如电话接打、会议服务、信访工作、文书处理等。

政务是事务的统帅和核心，事务是政务的基础和保证。两者是相辅相成的。秘书的事务工作无论是经常重复出现的还是偶发的，在办理的过程中都有一定的程序性。秘书人员在办理事务的过程中要遵循被动中求主动、原则中求灵活、繁杂中求规范的原则。

2、协调关系

现代管理活动处处离不开协调。任何组织只有通过协调，才能形成整体的合力，实现共同目标。

秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。

与领导部门和职能部门的协调不同，秘书部门的协调有从属性、广泛性、间接性等特征，在协调关系的过程中要遵循政策指导、客观公正、平等协商、注重整体、灵活适度等原则。

3、辅助决策 在实际工作中，任何决策都是一个过程而不仅仅只是拍板这一个环节。因此，辅助决策定义为：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。

秘书人员辅助领导进行决策一般要经过：协助领导确定目标、协助领导设计方案、协助领导评优选优、协助领导实施反馈等四个阶段。

4、综合服务

秘书是为以领导为核心的集团服务的，秘书通常提供的是全方位的服务，既包含公务，如果领导需要，有时也包括办理一些私事。所以，秘书一定要有牢固的服务意识，“全心全意地为领导及其集团服务”。当然，在服务的过程中要注意方式方法，还要善于运用资源。

二、秘书日常事务职能

1、办公用品管理

2、接待

3、安排领导活动

4、值班

5、通讯工作

6、印章管理

7、机要保密

三、秘书专项职能

1、信息管理

2、调查研究

3、会务工作

4、公文处理

5、档案管理

6、信访工作

四、秘书特别受权职能

1、公文写作

秘书在撰拟文稿时要注意一下几个方面：要明确自己代笔者的地位，要准确使用规范文种，要选用准确而不含糊、庄重而不易产生歧义的语言表达，要反复进行认真修改，要有可靠依据，要有精益求精认真负责的态度。

2、督查

3、协调

4、谈判

受权谈判中秘书工作的任务：①协助领导确定谈判的中心议题和准备达到的目标。②准备好谈判各方的有关材料。③对谈判中意外情况的预测和准备。④把握谈判进程。⑤总结和评价谈判的经验教训，及时搞好信息反馈。

五、秘书深层职能

秘书的深层职能主要指的是秘书的参谋辅助职能。

秘书参谋的原则：①明确角色定位，不失职不越权。②明确参谋定位，谋而不断。③立足规劝层面，谏而有度。

六、思考与联系

（一）、案例分析

方秘书作茧自缚

一个大型会议的晚会内容怎么定，方秘书先请示分管办会的黄副主任，定为“举办电影晚会”。黄没有说要再往上请示，而方秘书自认为再请示一把手贾主任也许会更好办事。在请示贾时又没有把已请示黄所定的意见告诉贾，贾的批复定为“观看戏剧演出”。这样，一个晚会出现两种不同安排的领导意见，该怎么办？方秘书左右为难。几个办会秘书研究，最近定为按贾主任的意见执行。由方秘书向黄副主任作自我批评，说明拟按贾主任的意见办，请黄谅解。当时黄对方秘书多头请示很不高兴，但还是同意了按贾的意见执行。

1、请分析此案例中方秘书做法的不妥之处。

2、如果你是方秘书，你认为最好的挽回此事的办法是什么？

（二）、学写一篇发言稿。

第五篇：秘书职能

秘书的基本职能

★辅助决策：

秘书的决策职能体现在调查研究、处理来信来访、收集处理信息、参与讨论起草工作计划等实际工作中。

就决策的形成、实施、检验过程中秘书对领导的辅佐决策职能。秘书辅佐决策的职能基础、职能特点及其方法。

一、秘书辅佐决策的职能基础。

秘书在领导机关上传下达、沟通四方，便于领会决策意图，掌握觉得依据，收集决策反馈，检验决策执行效果，对决策的形成、论证、实施、修正、补充和优化都能起到重要的作用，秘书辅佐觉得的职能基础主要体现在以下几个方面：

▲秘书为决策提供有效的依据。

觉得最忌凭空杜撰和依据不足。秘书具有为领导工作综合服务的职能，以此有着为决策提供有效依据之使命。

——掌管文件材料，便于为决策提供政策依据；

——经常深入基层，调查研究，便于为决策提供群众可受性信息依据；

——在各职能部门间起到沟通协调作用，便于为决策提供各职能系统综合信息依据； ——组织对外联系，是对外联系的窗口，便于为决策提供环境变化状态依据； ——组织会议事务，便于为决策提供群体意识依据。

总之，秘书的职能工作，大多与领导决策有着密切联系，便于在各方面为决策提供有效的依据。▲秘书加速决策实施的进程。

——受权督办、查办与催办，有利于加速各执行系统实施决策并检查其结果；

——发挥协调作用，调解决策执行中出现的矛盾和问题，有利于加速决策执行的进程；

——收集各子系统、各有关方面的反馈信息，有利于决策调整、补充、修正，保证决策的顺利进行； ——协助领导人处理突发事件，有利于消除决策实施过程中随机出现的障碍；

——接待处理人民来信来访，有利于在决策执行中发现、分析和处理问题，转化消极因素，调动群众积极性。

总之，秘书在决策执行中的各项职能活动，能够有效地加速决策的进程，保证决策的实施。▲秘书促进决策的优化。

——拟定和收集多种可行方案，有利于决策的选优；

——提供参谋咨询，收集群众的意见和建议，有利于发挥群体智能作用； ——参与并组织有关学者行家进行决策讨论，有利于在反复论证中优化决策； ——参与决策效果的考核评价，有利于发现疏漏和失误，采取必要的补救措施；

——撰拟总结、汇报材料，对决策形成、实施过程以及效果进行全面系统的分析研究，有利于为制定和实施新的决策提供有益的经验和教训。

总之，在优化决策和实施决策的过程中，秘书能够起到不可低估的作用。

二、秘书辅佐决策的特点。▲全面系统和随机辅佐相结合。

秘书辅佐决策与从事某一方面专项管理的职能部门工作人员不同。他要发挥综合办公的职能优势，全面系统地辅佐决策。他不仅从可行性，还可以从时空变化，组织内外环境条件发展的角度，考虑决策执行的适度性和决策宗旨的维持性。全面地协助领导人进行科学决策，系统地跟踪决策目标实现的全过程，这是秘书辅佐决策的一大特点。但是，秘书全面系统地辅佐决策，有具体体现其日常工作中发现问题，协助领导人分析问题和解决问题的随机事件中。秘书不是专门研究决策的智囊人物，而是追踪决策目标实现全过程的实际工作者。在这个全过程的具体工作中，无论发现哪一方面、某个因素出现问题，便能立即协助领导人分析和解决问题，这就形成了秘书全面系统地铺位决策与随机性地辅佐决策的有机结合。

▲决策辅佐与实施辅佐相结合。

秘书辅佐决策，与专职出谋划策的研究咨询机关的专家学者不同。专家学者受聘制定某项决策方案，但不参与决策方案的具体实施工作。秘书则不然，他既要为决策形成提供各方面的服务，又要具体参与决策实施工作，在实践中帮助领导指挥、协调和控制实施过程，确保决策目标的实现。这种对决策的形成辅佐与实施辅助的结合，有利于秘书在形成决策的辅佐中，更具体地从实施决策的个步骤、各环节和各项具体措施，深入细致地考虑实施方向与决策目标的一致性，决策要求与实施效果的统一性。这些正是组织领导人在决策形成和实施中必须要全面考虑的问题。

▲超脱性辅佐与参与性辅佐相结合。

领导人及其副职，执掌着决策权（即决断权、表决权和否决权），承担着决策效果是否符合组织要求的全部责任。秘书则不同，既不执掌决策权，又不对决策效果的好坏直接承担责任。秘书的辅佐决策，从某种意义上说，是超脱于决策的权力与责任的。

但是，秘书实际工作中又参与了决策形成实施的全过程，秘书的工作成效，事业与期望，功过与报酬，无不与决策的成败有着密切的关系。这就形成了秘书超脱性辅佐与参与性辅佐的有机结合。这有利于秘书用不同于领导人的比较超脱的目光更客观地观察问题和分析问题；有不同于“局外人”、“第三者”对决策的议论。秘书自始至终参与决策，与决策成败有着不可分割的相关性，使其必须认真负责、全力以赴地投入决策的全过程。

秘书的知识结构

秘书工作的综合性，要求秘书人员在横向上要有较宽广的知识面，但又要有自己的专业特点，在纵向上要有深厚的专业知识。这样纵横结合，可以用大写的英文“T”字母来表示，或者说秘书人才应该是“T”型人才。

秘书人员应该有三个方面的知识结构：基础知识、专业知识、其他方面相关知识。

★基础知识。分为两个方面：一是社会科学基础知识，即语文、政治、历史、地理、外语知识；另一方面是自然科学知识，即物理、化学、数学、生物等自然科学知识，以及一些工农生产和科技知识。

★专业知识。专业知识包括两方面：一是秘书人员应具有的秘书业务知识，包括：公文和应用文写作，文书写作和文书处理，档案保管，调查研究知识，会议组织知识，信访工作知识，资料工作和信息科学知识，保密工作知识等。二是秘书所在工作部门的专业知识。如在政府机关部门工作的必须具有行政管理知识，在工商企业部门工作的必须具有企业管理知识等。

专业知识是秘书人员知识结构中的基本层次。

★专业知识。这一部分是秘书人员为适应时代需要，做好工作，应加以进修提高的知识，是秘书人员知识结构中的较高层次。有经济学、法学、社会学、心理学、公共关系学、传播学、领导科学、统计学、计算机科学等。学习这些知识，可以使秘书人员从更宽更广阔的领域从事秘书工作，比如我国当前的工作重点已转移到经济建设上来，那经济学、统计学、法学就要成为较高层次的重点知识，哪行哪业都不例外。